Benchmarking

Ing. Maruja E. Blas Rebaza

Historia del Benchmarking

Creada por Xerox Corpotation en 1979 Comparaban sus productos con los de sus competidores 1983 se aplic a otras areas Finalmente se busc superar la competencia

Se basa en el anlisis comparativo: se trata de buscar al mejor en una tarea, producto, etc., y tomarlo como referencia

Definiciones de Benchmarking
Definicin formal: Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prcticas contra los competidores ms duros o aquellas compaas reconocidas como lderes en la industria. (David T. Kearns, director general de Xerox Corporation).

Definiciones de Benchmarking
Todas las definiciones de Benchmarking tienen en comn cuatro puntos: Desarrollar ventajas competitivas Estudiar las mejoras prcticas de cualquier industria. Comparar el desempeo entre industrias para lograr una mejora en su organizacin y/o produccin. Es un proceso de mejora continua.

Interno

Competitivo Funcional Genrico Estratgico Operativo

profundidad modelo de referencia cmo, por qu y en qu forma acta analiza y trata de incorporar las mejores prcticas

mbito de aplicacin

Etapas del Benchmarking

Bsqueda de oportunidad de mejora. Seleccin de oportunidad de mejora. Seleccin del equipo de benchmarking. Planificacin del equipo de benchmarking. Identificacin y eleccin con quienes compararnos. Programacin de la informacin a recopilar y la visita. Deteccin de la informacin de performance superior. Planificacin del rediseo propuesto. Implementacin del plan de accin aprobado. Monitoreo del mejoramiento continuo.

Planificacin Anlisis Integracin Accin

qu se va a someter compaas comparables mtodo para datos recopilar datos

brecha de desempeo
=

desempeo futuro

comunicar resultados obtener aceptacin establecer metas funcionales

desarrollar planes implantar acciones y supervisar recalibrar los benchmarks

Bsqueda de oportunidades de mejora

Principales fuentes de oportunidades
Las que crean valor agregado para los clientes. Las que generan contribuciones competitivas significantes. Las que aportan una contribucin econmica considerable. Las que son factores claves para la industria o actividad. Capacidades crticas fundamentales. Competencias crticas principales. reas crticas de desempeo. Procesos crticos.

Bsqueda de oportunidades de mejora

Metodologa de bsqueda
Identificar necesidades de los clientes Clientes internos Clientes externos Capacidades fundamentales Competencias fundamentales reas claves comparativas con la competencia Establecer insatisfacciones y sugerencias Encuestas comparativas con competidores

Vincular las necesidades con los procesos que deben mejorarse

Management Performance del producto

Personal Servicio Precio Innovacin Tiempos de distribucin Distribucin Rpida produccin Ventas Tecnologa de producto Publicidad Posventa

Analizar y comparar las medidas de desempeo actual con las de los competidores y determinar brechas

Seleccin de la oportunidad de mejora

Aspectos esenciales a tener en cuenta

Coherencia

Satisfaccin

Desempeo Actual

Conveniencia

Seleccin de la oportunidad de mejora

Prioridades en la seleccin

Alto Impacto en la satisfaccin del cliente Medio PRIORIDAD MEDIA PRIORIDAD ALTA PRIORIDAD MUY ALTA

Bajo

PRIORIDAD MUY BAJA Bajo

PRIORIDAD MEDIA Alto

Medio Oportunidad de mejora

Seleccin del equipo de benchmarking

DESIGNAR MANAGEMENT COORDINADOR DEL PROYECTO PREFERENTEMENTE DEL AREA RPINCIPAL QUE CONDUCE LA MEJORA CAPACITACION NECESARIA DEFINIR PERFIL Y ACTITUDES DE LOS INTEGRANTES HABILIDADES TIEMPO CONFIABILIDAD Y RESPETO HACIA LOS INTEGRANTES

ELEGIR UN LIDER

EN FUNCION DEL PROCESO A ANALIZAR: RESPONSABLE Y CONOCEDOR DEL PROCESO DE SECTORES DE APOYO, ORGANIZACIN Y METODOS, SISTEMAS, ETC.

DETERMINAR EL TAMAO Y QUIENES CONFORMAN EL RESTO DEL EQUIPO

INTEGRANTES DEL AREA DONDE RECAERA LA MEJORA. COSULTORES EXTERNOS COMO ORIENTADORES DEL AVANXCE CONTINUO DEL PROCESO

Cmo seleccionar y armar el equipo de benchmarking

A QUIEN ELEGIR
 ELEGIR A LOS QUE MAS CONOCEN E INTEGRAN EL PROCESO O TEMA A INVESTIGAR Y COMPARAR.  NO ELEGIR A ESPECIALISTAS EN BENCHMARKING QUE NO CONOZCAN EL PROCESO O EL TEMA A ESTUDIAR, ES MAS FACIL Y EFECTIVO CAPACITAR EN BENCHMARKING A LOS QUE CONOZCAN EL TEMA O PROCESO QUE HACERLO AL REVES. TAMAO DEL EQUIPO  DE 3 A9 PERSONAS COMO MAXIMO, YA QUE MAS QUE ESA CANTIDAD TIENDE A SER IMPRODUCTIVO Y DESMOTIVADOR  EL TAMAO NO ES EL PROBLEMA, PERO LO PUEDE SER LA FALTA DE ACTITUD POSITIVA Y DE UN OBJETIVO DE GENERAR VALOR AGRAGADO POR PARTE DE SUS INTEGRANTES

CAPACITACION
ES RECOMENDABLE QUE LOS INTEGRANTES ESTEN CAPACITADOS EN: TRABAJO EN EUIPO Y RESOLUCION DE PROBLEMAS. METODOLOGIA PARA LA ADMINISTRACION DE LOS PROCESOS. METODOLOGIA DE INGENIERIA Y ANALISIS DE VALOR. MANEJO DE HERRAMIETNAS DE MEJORAMIENTO DE CALIDAD  MANEJO DEL PROCESO DE BENCHMARKING Y HABILIDADES QUE SE REQUIEREN PARA EL MISMO.

Cmo seleccionar y armar el equipo de benchmarking

HABILIDADES, RECURSOS Y CONFIABILIDAD
ALTA MOTIVACION Y CAPACIDAD DE TRABAJO. NUNCA TERMINAR DE ESFORSARSE. BUENA COMUNICACIN. FLEXIBLE Y NEGOCIADOR EFECTIVO. SENTIDO DE CUMPLIMIENTO CON LOS OBJETIVOS, LA PLANIFICACION DEL PROYECTO Y LOS TIEMPOS FIJADOS. TIEMPO: UN TIEMPO MEDIO BASICO Y NECESARIO ASIGNADO AL PROYECTO EXIGE REALMENTE DISPONER DE LOS INTEGRANTES
SOLO A MODO DE SUGERENCIA

HABILIDADES

RECURSOS

SI LA PLANIFICACION SE EXTIENDE 6 MESES 4 MESES 3 MESES

PORCENTAJE DE TIEMPO TOTAL DIARIO AFECTADO AL BENCHMARKING 30 % 40 % 50 %

EN CALIDAD TOTAL LOS PROCESOS SE MIDEN EN MESES, EN AOS, NO SE MIDEN NI EN DIAS NI EN HORAS.

CONFIABILIDAD Y RESPETO HACIA LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO

DEL MANAGEMENT DEL PERSONAL DE SU AREA ESPECIFICA BUEN CONCEPTO GENERAL POR LA EFECTIVIDAD LOGRADA ANTERIORMENTE.

Estructura y alcance del equipo de benchmarking.

MANAGEMENT COORDINADOR DEL PROYECTO
EL BENCHMARKING EXIGE UN MANAGEMENT QUE GERENCIE EL PROYECTO Y EL PROCESO. FUNCIONES DE FORMADOR DE EQUIPO, MONITOR, ENLACE, NEGOCIADOR Y FACILITADOR DE VIAS DE ACCESO. INFORMACION Y RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO.

EQUIPO DE BENCHMARKING

LIDER DE EQUIPO
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION. PLANIFICA Y MONITOREA LAS TAREAS DEL EQUIPO. COMUNICACIN FLUIDA CON EL MANAGEMENT COORDINADOR SOBRE AVANCES Y OBSTACULOS. TIENE CONTACTO CON LA/S EMPRESA/S CON QUE SE COMPARAN. APOYA EL MEJORAMIENTO, EL CAMBIO VENTAJOSO Y QUE EL EQUIPO REALICE ESFUERZOS EN ESE SENTIDO. FUERTE DEDICACION Y ENTREGA.

RESTO DEL EQUIPO DE BENCHMARKING

ALTA IDENTIFICACION Y PARTICIPACION EN EL PROCESO Y EN LA REUNIONES DE TRABAJO. ELABORAR UN PLAN DE ACCION DETALLADO. ALTO CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO ASIGNADO PARA EL PROYECTO DEL PARTICIPANTE Y FACILIDAD DE SU SUPERIOR. ELIMINAR EN LA RPIMERA REUNION LOS ENFRENTAMIENTOS, PROBLEMAS Y FALTA DE COMUNICACIN INTERPERSONALES. RESPETAR EN FORMA EQUITATIVA APORTES Y TIEMPOS DE EXPOSICION. DEMOSTRAR BUENA ACTITUD Y HECHOS SEGN LAS CONSIGNAS ENCOMENDADAS Y LA PLANIFICACION. EVALUA LA GESTION, ACTIVIDAD POR ACTIVIDAD, Y LO COMUNICA Y CORRIGE A PARTIR DE LA RPOXIMA ACTIVIDAD.

Planificacin del equipo de benchmarking

REVISAR LA INFORMACION INTERNA RECOPILADA PARA COMPRENDER EL PROCESO ANTES DE LA VISITA EL EQUIPO DEBE ORGANIZAR TODA LA INFORMACION: DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DESCRIBIR LOS DETALLES Y FACTORES CLAVE DEL PROCESO MEDICIONES DEL DESEMPEO DEL PROCESO INFORMACION SOBRE HECHOS CRITICOS

PROGRAMACION SOBRE: QUE HACER QUIENES SON LOS INTEGRANTES FECHA DE COMIENZO ESTIMADO DETERMINACION DE CADA CASO COSTO ESTIMADO DE CADA PASO PLANIFICACION

SOLICITAR APROBACION DE RECURSOS Y TIEMPOS PRESUPUESTADOS

Identificar y elegir con quien compararse

Tener claro sobre qu hacer benchmarking Procesos de negocio Procesos de apoyo al negocio Productos o sevicios

Lleva a precisar
Cual proceso, estrategia, etc. Objetivos a alcanzar Entregas de pedidos dentro de las 18hs, eficiencia, costo, tiempo

Reunir informacin complementaria sobre quienes son los mejores

Fuentes de Socios Potenciales

Empresas con prcticas especficas de clase mundial Organizaciones que hayan obtenido premios de benchmarking. Organizaciones que en todo el mundo hayan logrado ganar premios nacionales de calidad, o bien, que hayan logrado reconocimientos o mritos por la mejora continua. Organizaciones que administran los PNCs, tanto del sector privado como del pblico Organizaciones que apliquen fuertemente procesos de calidad Consultores, especialistas y acadmicos en cada tema especfico Redes o clubes de benchmarking (sobre todo existentes en EE.UU., Japn, Alemania e Italia) Asociaciones y consejos profesionales de cada disciplina y en cada pas Cmaras Empresariales Instituciones Pblicas y privadas Investigacin Bibliogrfica Investigacin a travs de Internet Su propia base de datos

Programacin de la informacin a recopilar y de la visita

MAYOR CLARIDAD, COMPERNESION DE LOS SIGNIFICADOS Y UTILIDAD DE LA INFORMACION OBTENIDA

A MAYOR PROGRAMACION DE LA INFORMACION A RECOPILAR Y DE LA VISITA

Programacin de la informacin a recopilar y de la visita

Redactar una breve misin de lo que se quiere lograr (el tener un objetivo escrito ayuda muchas veces a no desviarnos) Manejo de filtros: realidad, disponibilidad, autoridad, utilizacin y documentacin Formalizar por escrito todo lo acordado (evita malos entendidos) Brindar el tiempo necesario por el socio para recopilar la informacin Combinar mtodos de recoleccin de informacin: entrevistas personales por telfono, entrevista, publicaciones, base de datos, archivos, etc. Prolijar la informacin evitando superposiciones o repeticiones

Entrevistas

LA CALIDAD DE LAS PREGUNTAS IMPACTA EN

LA CALIDAD DE LAS RESPUESTAS

Informe ejecutivo: contenido principal

Objetivo que pretende lograrse Cuales son los motivos que hace necesario practicar el benchmarking Que necesidades de informacin debera satisfacer el socio Tiempos y recursos asignados para el estudio Rol de cada integrante del equipo, as como su telfono y direccin de correo electrnico Quienes sern los entrevistados, recorriendo la cadena formal hasta llegar al dueo del proceso o a quien sabe ms del tema Hacer hincapi en el compromiso de confidencialidad y legalidad

Deteccin de la informacin de desempeo superior

Precisar como logra el mejor el desempeo superior Determinar las brechas de desempeo Analizar la informacin de desempeo Identificar los facilitadores claves, hard y soft que logran el rendimiento superior Localizar las brechas de desempeo Documentar y fundamentar las brechas Medir y cuantificar las brechas:costo eficiencia, tiempo, satisfaccin al cliente.

Clarificar los descubrimientos

Validacin de los descubrimientos

Se han contactado las mejores empresas para el tema de nuestra bsqueda?

Tener en cuenta al recopilar la informacin...

 Medir peras con peras y manzanas con manzanas. Las empresas miden los procesos de distintas formas, para lo cual si nos queremos comparar deberemos medir nuestros procesos de la misma forma que lo hace la empresa comparada.  Tanto para la informacin interna como la externa lo rico de la informacin esta despus de profundizar varias capas hasta llegar a lo mas trascendente. Ejemplo: Igual que el alcaucil, para llegar al corazn, que es lo mas rico, se debe ir sacando y analizando capa por capa.

Planificacion del rediseo propuesto

Utilizar los dos aprendizajes,el de nuestra empresa y el del mejor, como base para: Comprension por parte del equipo de los facilitadores. Documentar los aprendizajes y acompaarlos de suficiente informacion.

Elaborar un plan de accion propuesto con metas, progresos, tiempos, costos, resultados para superar al mejor.

Disear, un plan claro, dado que es la base para: Lograr la aprobacion Y efectuar la implementacion La aprobacion esta sujeta a: El mejor lenguaje es el dinero, por lo que deben cuantificarse todo tipo de mejoras La mejora debe superar por lo menos el 25% del rendimientto actual Credibilidad del proyecto Ver al benchmarking como una iniciativa de cambio al mostrar las mejoras practicas y explicar la forman en que estas operan.

Lograr la aprobacion necesaria.

Implementar el plan de accin aprobado

Lograr el apoyo de la gerencia Recomendar rpida aplicacin Eliminar barreras y obstculos Lograr implementacin paulatinamente hasta que se instale totalmente

Acta de manera segura

Lder del proyecto

Monitorear el mejoramiento continuo

REALIMENTACIN

Medir el rendimiento y compararlo con el estndar

Analizar los procesos frente al plan y objetivos fijados Brindar recompensa a los encargados de llevar a cabo el Benchmarking Propugnar la recalibracin continua. Cul ser el prximo Benchmarking

Bibliografa complementaria
Horngren, C.T.; Foster, G. y Datar, S. 2007 Contabilidad de costos: Un enfoque gerencial. Prentice Hall.

GRACIAS