Diplomado en Gerencia Moderna de RRHH Administracin de RRHH y Planificacin de Personal

AUDITORIA DE RRHH

febrero-marzo de 2010

Lic. Jorge Martnez Quijano

Concepto/propsitos
La Auditora de RRHH es el anlisis de las polticas y prcticas de personal de una empresa evaluando su funcionamiento actual, acompaado de recomendaciones para mejorar. Los propsitos fundamentales de una Auditora de RRHH son: 1. Mostrar cmo est funcionando la administracin 2. Localizar prcticas y condiciones perjudiciales para la empresa o que no estn justificando su costo 3. Identificar prcticas que deben incrementarse
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Aspectos que la propiciaron

Diversos cambios influyeron en la tendencia a la sistematizacin de los exmenes formales de la ARH. Los ms importantes son: 1. Cambio de las teoras administrativas, en particular las que consideran la participacin e identificacin del empleado como influencias significativas y positivas en incentivar a las organizaciones y volverlas exitosas. 2. Cambio del papel que desempea el Gobierno y su creciente influencia en la vigilancia de la administracin del potencial humano y en la proteccin de los intereses de los empleados. 3. Expansin de los sindicatos y la determinacin bilateral de la poltica de empleo en las relaciones con los empleados.
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4. Incrementos salariales, que implican un costo ms alto de la fuerza laboral y mayores oportunidades de desarrollar una ventaja competitiva en la administracin de personal. 5. Cambios en las habilidades requeridas para desempear las labores, con mayor nmero de trabajadores tcnicos y profesionales, que presentan problemas administrativos muy difciles y asumen una actitud ms crtica frente a la administracin. 6. Competencia internacional ms agresiva producto de la globalizacin de la economa. La auditora de recursos humanos tiene un fuerte impacto educativo sobre la organizacin.
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Amplitud y profundidad
La cobertura de la Auditora de RRHH es tan amplia como las mismas funciones de ARH. Las decisiones relacionadas con la cobertura profundidad de la auditora guan su procedimiento. y

Las auditoras empiezan por una evaluacin de las relaciones empresariales que afectan la administracin del potencial humano, incluido el de lnea y el de staff. A partir de ah se aplican una variedad de estndares y medidas: 1. Se examinan los registros e informes del personal. 2. Se analiza, compara y prepara un informe final que incluye recomendaciones sobre cambios.
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Dependiendo de la poltica de la organizacin, la Auditora de RRHH puede enfocarse en uno o en todos los siguientes niveles de productividad: 1. Resultados: establecer las realizaciones concretas y resolucin de problemas actuales. 2. Programas: prcticas y procedimientos de RRHH. 3. Polticas: incluida la explcita, formalizada por la empresa y la implcita. 4. Filosofa de la administracin: sus prioridades, valores, metas y objetivos. 5. Teora: relaciones y explicaciones que detallan y relacionan la filosofa, la poltica y las prcticas de personal.
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6. Objetivos y polticas: saber si se estn cumpliendo o estn bien definidos en la empresa. 7. Funciones de los Departamentos: a fin de comprobar si estn escritas y su estructura organizacional. 8. Proceso de reclutamiento y seleccin: con el fin de conocer sus niveles de eficacia y funcionamiento. 9. Capacitacin y adiestramiento: para determinar si se imparten cursos que son realmente tiles. 10. Tabla salarial: establecer si se est dentro de los estndares que maneja la competencia. 11. Indice de rotacin de personal: a efecto de identificar qu hace que los empleados cambien de trabajo. 12. Higiene y seguridad: cumplimiento del RIT, identificar causas de accidentes.
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Etapas de la Auditora de RRHH

1. Obtencin de los datos e informes Debe contemplar los aspectos siguientes: a. Diseo de las herramientas a ser utilizadas: Cuestionarios, Clculo de Ratios, Entrevistas y Anlisis de Documentacin. b. Adiestramiento de los Auditores. 2. Anlisis de los datos obtenidos Es la parte ms importante y se centra en el sealamiento de las fallas encontradas, la investigacin de sus causas y en establecer si stas pueden mejorarse. Se debe considerar la discusin con las jefaturas para conocer sus puntos de vista al respecto.
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Funciones bsicas Registros y estadsticas A. Anlisis y descripcin de puestos 1. Especificaciones de los puestos 2. Cuestionarios de personal y tablas de requisitos 3. Costos del anlisis de puestos 1. Aplicacin de cuestionarios de solicitud de B. Reclutamiento empleos y tablas de verificacin 2. Nmero de candidatos por: a. Fuentes b. Anuncios c. Referencias de empleados d. Medios de comunicacin 3. Costos de reclutamiento por: a. Fuentes b. Medios de comunicacin C. Seleccin 1. Bases para la seleccin: a. Resultados en las pruebas b. Listas de verificacin de entrevistas c. Educacin, entrenamiento d. Experiencia e. Referencias e indicaciones f. Estado civil 2. Registro de seguimiento y de desarrollo de personal 3. Registros individuales del personal 4. Costos de: a. Entrevistas b. Pruebas c. Interpretacin d. Seguimiento D. Entrenamiento 1. Nmero de empleados entrenados por clase de entrenamiento 2. Grados y resultados de entrenamiento 3. Tiempo necesario de entrenamiento 4. Costos de entrenamiento por clase de Lic. Jorge Martnez Quijano entrenamiento

Registros y estadsticas 1. Registros de productividad 2. Costos del programa de registros F. Ascensos y transferencias 1. Registro de ascensos y transferencias, por clases 2. Registro de tiempo de servicio 3. Costos de sistematizacin G. Mantenimiento de la moral y la 1. Registro y evaluacin general: disciplina a. Datos acerca del nivel de la moral b. Actos disciplinarios, por clases c. Incidentes d. Registros de asesora e. Uso de beneficios, servicios, por los empleados f. Sugerencias g. Registro de observaciones diversas 2. Costos por tipo de actividad H. Salud y seguridad 1. Registro de sanidad 2. Registro de accidentes I. Control de personal 1. Registro de empleados 2. Registro de rotacin J. Administracin de salarios 1. Datos sobre pagos: a. Niveles de salario b. Incentivos salariales c. Premios, bonificaciones d. Costos de administracin de incentivos 2. Valor de los puestos 3. Costo unitario de trabajo K. Acuerdos colectivos 1. Listado de sindicalizados 2. Acuerdos interrumpidos en arbitraje 3. Suspensin de trabajos 4. Clusulas contractuales Lic. Jorge Martnez Quijano 5. Costos de los acuerdos colectivos

Funciones bsicas E. Nivel de empleados

3. Informe de Auditora A efecto de asegurar su precisin, el resultado final debe contener: a. Indicacin de las fallas en procedimientos que han sido encontradas, con estimacin de los daos a la organizacin que stas han causado. b. Identificacin de lo adecuado o no de los programas en relacin con los objetivos establecidos en materia de personal. c. Recomendaciones acerca de lo que se debe cambiar, reducir, potenciar, mejorar, actualizar o suprimir y la razn de ello. d. El detalle de lo que no pudo auditarse y qu fue lo que lo impidi.
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Proceso de la Auditora de RRHH

OBTENCION DE DATOS E INFORMES

Diseo de herramientas: Cuestionarios Clculo de ratios Entrevistas Anlisis de documentos

ANALISIS DE LOS DATOS OBTENIDOS

Adiestramiento de los Auditores

Sealamientos de fallas Discusin con Jefaturas

Fallas Relacin programas objetivos Recomendaciones No auditado

INFORME DE AUDITORIA

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Beneficios
1. Detecta problemas crticos de personal. 2. Estimula la uniformidad de polticas y prcticas de personal, especialmente en empresas descentralizadas. 3. Reduce los costos de RRHH a travs de procedimientos de personal ms eficientes. 4. Identifica el grado de contribucin del Departamento de RRHH a la organizacin. 5. Estimula un mayor nivel de reponsabilidad y profesionalismo entre los miembros del Departamento de RRHH. 6. Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales. 7. Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en la organizacin.
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Cuanto mayor es la organizacin y mientras ms descentralizada est, mayor es la necesidad de una cobertura sistemtica de auditora. En ocasiones sirve de refuerzo al entrenamiento que se le brinda a ejecutivos de RRHH. Dejando su carcter fiscalizador, la auditora puede desencadenar un fuerte impacto educativo, pues permite relacionar la calidad de la ARH con los diversos indicadores de eficiencia de la organizacin. En sntesis, la auditora permite verificar: 1. Hasta qu punto es aceptable la teora que fundamenta la poltica de RRHH. 2. Hasta qu punto se adeca la prctica a la poltica y teora adoptadas.
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