1. Entorno fsico y digital. 2. Qu mejoramos? 3. Atacamos los despilfarros ocultos. 4. A por la mejora sostenible. 5. El proyecto 5S digital.

1. ENTORNO FSICO Y DIGITAL

5S fsico

Disposicin de un ptimo entorno fsico de trabajo: punto de partida para la mejora.

5S digital

Disposicin de un ptimo entorno digital de trabajo: punto de partida para la mejora.

ENTORNO FSICO Y DIGITAL

El escritorio fsico 5S

El escritorio digital 5S
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ENTORNO FSICO Y DIGITAL

1. 2. Organizado: eliminados los innecesarios. Ordenado: identificado y ubicado aquello que es necesario. Limpio: eliminados los focos de suciedad y los apaos. Visualmente controlado: actuando rpido ante la desviacin. Sostenible: generado el hbito para mantenerlo.
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3. 4.

El escritorio fsico 5S

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ENTORNO FSICO Y DIGITAL

1. 2. Organizado: eliminados los innecesarios. Ordenado: identificado y ubicado aquello que es necesario. Limpio: eliminados los focos de suciedad y los apaos. Visualmente controlado: actuando rpido ante la desviacin. Sostenible: generado el hbito para mantenerlo.
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3. 4.

El escritorio digital 5S

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ENTORNO FSICO Y DIGITAL

El iceberg digital
Lo fsico oculta las 9/10 partes de la documentacin digital, oculta bajo el mar y generando constantes prdidas de eficacia y eficiencia. La capacidad de almacenamiento se rige por la primera ley de Moore: la capacidad de los chips (tanto los de memoria como los de proceso) se duplica cada 18 meses: donde todo cabe todo entra . Lo digital ha agredido a la gestin y ha conducido a situaciones de bloqueo cultural frente a las nuevas tecnologas: ya te deca yo que el .com iba a fracasar . Sin embargo, en ocasiones slo mediante lo digital podemos ser competitivos.
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2. QU MEJORAMOS?
1 - La gestin de la informacin: Just-In-Time. Accesible: s dnde est. Fiable: s que es correcta. Decisiones til: s que es la adecuada para este de mayor problema. calidad A tiempo: cuando me hace falta. Slo la necesaria. 2 - Las competencias ante las nuevas tecnologas. Valor de uso: s para qu me sirven y las uso.
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3. ATACAMOS LOS DESPILFARROS OCULTOS

1. La informacin digital innecesaria (contra la polucin informativa): Duplicados, triplicados... Obsoletos. 2. La escasa capacitacin y actitud para manejar lo digital. 3. Las fuentes de suciedad que provocan retrabajos. 4. Los movimientos digitales innecesarios: lo necesario a mano, ubicado e identificado.
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Menos tiempo

4. A POR LA MEJORA SOSTENIBLE

1. Usuario, directivo, rea de TIC y facilitador: el equipo necesario. 2. Capacitamos al tiempo que implantamos. 3. Eliminamos vicios y creamos rutinas saludables ayudados por la tecnologa. 4. Tres mbitos de actuacin: La tecnologa. La organizacin de la informacin. La cualificacin y las actitudes.
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5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
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Alcance y Marco Estratgico

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Formacin Bsica 5S + digital

Despliegue de cada fase Reunin de Trabajo + Formacin Revisin y Anlisis de Resultados Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados

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Alineacin con la estrategia. Configuracin del equipo de proyecto. Alcance del proyecto. Indicadores y resultados esperados.

Visin global de 5S. Lo digital y lo fsico: particularidades en 5S. Gestin de la informacin en soporte digital. El PC, herramienta y almacn, logstica avanzada. Escritorio. El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi PC, la red (Intranet), la Red (Internet). La gestin del correo electrnico a travs de 5S. Buscar... y encontrar.

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Formacin. Accin. Revisin.

Revisin general. Anlisis para la extensin.

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5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
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Alcance y Marco Estratgico Cmo se alinea el proyecto de mejora de 5S digital dentro de los objetivos estratgicos de la empresa. Nivel del proyecto 5S digital: 1. Organizacin personal de la informacin digital. 2. Organizacin de la informacin digital en el rea/proceso. 3. Organizacin de la informacin digital en la organizacin. 4. Organizacin de la informacin digital con el entorno. Actores implicados en el proyecto: 1. El rea TIC. 2. El nivel directivo. 3. Los usuarios. 4. El facilitador. Tctica de implantacin: qu rea, con qu expectativas de mejora, con qu barreras de entrada, con qu actitudes previas... Predefinicin de indicadores: en qu vamos a impactar.
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Alineacin con la estrategia. Configuracin del equipo de proyecto. Alcance del proyecto. Indicadores y resultados esperados.

5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
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Formacin Bsica 5S + digital Capacitar tcnicamente y generar las actitudes adecuadas para el xito para el proyecto. 1. Visin global de 5S. La metodologa 2. Lo digital y lo fsico: particularidades en 5S. 3. Gestin de la informacin en soporte digital. Empresa = informacin Niveles de la informacin 4. El PC, herramienta y almacn, logstica avanzada. 5. Escritorio. El nuevo entorno de trabajo virtual. 6. El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi PC, la red (Intranet), la Red (Internet). 7. La gestin del correo electrnico a travs de 5S. Defensas activadas y rigor 8. Buscar... y encontrar.

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5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Despliegue de cada fase Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados

Formacin. Accin. Revisin.

Orden y organizacin  Cultura de manejo de la informacin digital en la empresa.  Estructura: personal-rea/proceso-empresa-entorno.  Describir la estructura de la informacin que manejamos: los cajones del armario .  Identificar los documentos duplicados, triplicados...y eliminarlos!  Consensuar criterios de identificacin de documentos.  Plantear el paralelo fsico-digital: escritorio (fsico-digital), armarios (fsicos-digitales).  Criterios de archivado de la documentacin.  Criterios del rea de TIC.
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5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Despliegue de cada fase Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados

Formacin. Accin. Revisin.

Limpieza  Hbitos a generar en el usuario.  Lugares prohibidos y focos de suciedad: repaso peridico.  Activar la tecnologa para rastrear.  Elementos no usados.  La seguridad, en dos planos: el usuario y el rea TIC.  Eliminacin de apaos ( cuando la gente se busca la vida ).  Retroinformacin para la limpieza.
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5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Despliegue de cada fase Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados

Formacin. Accin. Revisin.

Control visual  Alarmas sobre lo que tiene riesgo de no cumplirse.  Sitios despejados: la cultura del escritorio. Ejemplo en escritorio Windows: Mesa despejada. Iconos de acceso directo. Barra de tareas. Men Inicio. Apariencia de carpetas e identificacin de documentos: propiedades .  Ventanilla nica. Integracin en un puesto de control. Ejemplo en Microsoft Outlook. Integracin en un puesto de control. Ejemplo en Internet Explorer.

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5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Despliegue de cada fase Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados

Formacin. Accin. Revisin.

Disciplina y hbito: la sostenibilidad del proyecto  Monitorizacin desde el rea de TIC.  Tareas automatizadas ejecutadas por el usuario: Duplicados. Ubicaciones nicas. Documentos sin acceso. Documentos de tamao excesivo.  Ciberpaseos. Rutinas para mantener el sistema  Auditoras de informacin, segn plan anual.
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5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
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Revisin y Anlisis de Resultados Balance del proyecto implantado.  Recursos invertidos / Resultados conseguidos.  Anlisis de las mejoras conseguidas. Documentacin.  Cualificacin y actitudes en el equipo de proyecto.  Situacin antes despus. Anlisis de la extensin.  Impacto / Facilidad de implantacin.  Plan de avance del proyecto. Recursos necesarios. Integracin en las rutinas de gestin.  Marco EFQM.  Ciclo anual de plan de gestin.  Ciclo plurianual de reflexin estratgica.

Revisin general. Anlisis para la extensin.

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