Gestão do

Tempo

me
Adaptação e tradução para português ti
objetivos
 Eu aprenderei técnicas que me ajudarão a
conduzir o meu trabalho em vez de apenas
gerirem o meu tempo.
 Eu aprenderei a construir uma estrutura para

me
desenvolver a Missão e a Visão que darão
motivo e direção ao meu trabalho.
 Eu aprenderei a priorizar as minhas atividades

ti
mais importantes de forma a aumentar
significativamente a minha eficácia.
O processo dos 6 passos
Ligar-se à missão
Rever papéis
Identificar objetivos

me
Organizar a semana
Trabalhar integramente

ti
Avaliar
O relógio e a bússola
O relógio A bússola
compromissos visão
reuniões valores
horários princípios

me
objectivos consciência
Actividades direção

ti
O que fazemos e como O que achamos
gerimos o tempo. importante e como
levamos nossas vidas.
Gestão de tempo tradicional
 1ª geração— notas e checklists
 2ª geração— planeamento e preparação
 3ª geração — planeamento, priorização e
controlo

me
ti
1º geração
Ir na corrente
 Baseado em lembretes
 Atento a registar o que se vai fazendo com o
nosso tempo

me
 Notas simples e checklists
 Levar as listas consigo e ordenadas de forma

ti
a lembrar
 Tarefas incompletas transferidas para amanhã
1º geração
Pontos fortes Fraquezas
 flexível  Sem estrutura real
 Ajustado a pessoas  As coisas “caem em
 Não sobre-estruturado buracos”
 Menor stress  Os compromissos sofrem

me
 Registos de “a fazer”  É feito pouco
 De crise em crise

ti
 As primeiras coisas a
serem feitas são as que
estão mesmo à sua frente
2ª Geração
Planeamento e Preparação
 Registo de calendários e compromissos
 Eficiência no planeamento de objectivos e
planeamento antecipado

me
 Marque reuniões, escreva os compromissos e
identifique datas limite

ti
 Coloque a informação no pc ou na rede
2ª Geração
Pontos Fortes Fraquezas
 Registo de compromissos  Coloca os horários acima
e reuniões das pessoas
 Mais resultados através  Consegue mais do que
de planeamento e você quer, não

me
definição de resultados necessáriamente do que
 Reuniões e é necessário
apresentações mais  Pensamento

ti
eficazes devido ao independente. Pessoas
planeamento são meios ou barreiras
 Primeiras coisas– as que
estão planeadas
3ª geração
Planeamento, Prioritização e Controlo
 Gaste tempo classificando valores e prioridades
 Estabeleça objectivos a curto, médio e longo prazo
para atingir valores prioritizados numa base diária

me
 Utilize uma variedade de ferramentas com formulários
detalhados para o planeamento diário
 Consegue mais em menos tempo – mas ainda assim

ti
sente-se frustrado
3ª geração
Pontos Fortes
 Assume responsabilidade
pelos resultados
 Liga-se a valores
 Utiliza o poder dos
objetivos a curto, médio e
longo prazo
 Transforma valores em
objectivos e ações
 Fornece estrutura e
ordem à vida
Fraquezas
 Pode levar a um falso
sentimento de controlo e
orgulho
 Pode levar a sentimentos
me
de culpa e
desbalanceamento de
papéis
ti
 Menor flexibilidade e
espontaneidade
 Primeiras coisas definidas
pela urgência e valores
4ª geração
Gestão da Vida
 Coloca pessoas à frente de horários e
bússolas à frente de relógios
 Utiliza o melhor das gerações1, 2, e 3

me
 Você quer uma vida de significado e
contribuição mas bem balanceada

ti
4ª geração
Elementos Porquê a necessidade de
 eficácia uma 4ª geração na
gestão do tempo?
 principios
 liderança
 relacionamentos

me
Bom, uma boa definição
 As primeiras coisas
de insanidade é
devem estar em 1º lugar “continuar a fazer as

ti
coisas da mesma forma
e esperar resultados
diferentes”.
Compreendendo o tempo
“Um não dito com a maior das convicções é
melhor que um sim dito apenas para
agradar, ou o que é pior, apenas para evitar
problemas.”

me
Mahatma Gandhi

ti
Compreendendo o tempo
“Porquê ter um registo do tempo?

memória

me
energia

ti
Compreendendo o tempo
Urgente Não Urgente
importante

I. II.

me
Quadrante de__________ Quadrante de__________
importante
não

III. IV.

ti
Quadrante de__________ Quadrante de__________
Compreendendo o tempo
Vá para o quadrante II
 Quadrante I—gestão: o quadrante das
necessidades; as coisas são urgentes e
importantes

me
 quadrante II—liderança e qualidade: o
quadrante do foco; as coisas são importantes
mas não urgentes

ti
Compreendendo o tempo
Vá para o quadrante II
 quadrante III—(EVITE): o quadrante das
desilusões; as coisas são urgentes mas não
importantes

me
 quadrante IV—(EVITE): o quadrante do
desperdício; as coisas não são nem urgentes
nem importantes

ti
Vá para o quadrante II
Como chegar lá ? Pelo processo dos 6 passos
Ligue-se à missão
Reveja os papéis

me
Identifique objetivos
Organize a semana

ti
Exercitar integridade
Avaliar
1º passo: ligue-se à visão e à missão
Considere a imagem  O que é o mais
global. A chave paa importante ?
esta ligação tem a
ver com a clareza da  O que dá significado à
sua visão sua vida ?

me
relativamente a
perguntas do tipo:  O que você quer ser e
quer fazer da sua vida ?

ti
2º passo: identifique seus papéis
 Nós desempenhamos papéis importantes no
trabalho, na família, na comunidade ou
noutras áreas de nossas vidas
 Os papéis representam responsabilidades,

me
relacionamentos e áreas de contribuição

ti
3º passo: selecione os objectivos do quad
II para cada papel
 Qual a coisa mais importante que eu poderia
fazer em cada papel e que teria o maior
impacto positivo ?
 Considere os relacionamentos para cada

me
papel
 Reveja uma lista de ideias “talvez”

ti
 Identifique os passos necessários para atingir
objectivos de longo prazo
4º passo: organize a semana
 A tradução dos altos objetivos do quad Ii exige
uma estrutura
 A maioria das pessoas estão sempre tentando
encontrar tempo nos seus quadrantes I /III

me
sempre cheios
 Move-se, delega-se, cancela-se e adia-se –
sempre com esperança de “colocar as

ti
primeiras coisas em primeiro”
O segredo é agendar as suas prioridades e não
priorizar a sua agenda
4º passo: organize a semana
Elementos distintivos de uma semana com
objetivos eficazes
 Podem ser tanto uma área de foco como
actividades específicas

me
 São normalmente objetivos do quad II em vez
dos típicos “to-do’s” ou items de tarefas diárias

ti
 São gerados pela consciência
Pistas para começar o seu dia
Pista #1
Antecipe a sua agenda— oriente-se:
 Reveja a sua bússola

me
 Olhe para o dia no contexto da semana
 Renove o seu poder de responder a
mudanças de uma forma significativa

ti
Pistas para começar o seu dia
Pista #2
priorize: identifique atividades em QI ou QII—
mantenha QIII eIV fora da sua agenda
 Enfatisa o paradigma da importância

me
 Mantem-no consciente de suas escolhas
Entenda que a priorização inclui apenas items

ti
que colocou na sua estrutura
Pistas para começar o seu dia
Pista #3
Planeamento do T: Atividades sensíveis ao
tempo do lado direito, qualquer outra atividade
temporal do lado esquerdo

me
 Ajuda a um agendamento de decisões eficaz
 Ajuda a estar sensível a compromissos

ti
Melhor uso do seu tempo: a importância
sobrepõe-se à urgência !
5º passo: seja integro no momento

Devo executar o meu plano ou efectuar

alterações sugeridas pela consciência ?

me
ti
 6º passo: avalie
Para ter sucesso deve  Que objetivos atingi?
fazer com que o
sucesso de uma  Que desafios encontrei?
semana seja o
alicerce da semana  Que decisões tomei?

me
seguinte. No final
da semana  Coloquei “as primeiras
interrogue-se: coisas em 1º lugar “?

ti
6º passo: avalie
Diferentes formas de avaliação
 Assinale obetivos atingidos na bússola
semanal
 Mantenha um registo diário e analise-o

me
 Reveja as bússolas de semanas passadas
 Faça perguntas específicas da sobre a sua

ti
actuação
6º passo: avalie
Avaliação semanal
 O que aprendi desta semana como um todo?
 Será que os meus objetivos são realistas
embora desafiadores?

me
 Fui eficaz na comunicação interna na
empresa?

ti
 Tive sucesso na manutenção de uma
perspectiva no Quadrante II?
Pensamento final

Uma viagem de 1.000Km começa

com um simples passo.

me
Lao-Tzu

www.enginea.com.br ti
www.tempointeligente.com.br