EQUIPO NO.

DEFINICIN
El Presupuesto Base Cero es un proceso operativo de planificacin y presupuestos que requiere cada gerente para justificar su demanda de un presupuesto completo en detalle a partir de cero y que transfiere la carga de la prueba a cada gerente para justificar por que tiene que erogar. Este enfoque requiere que se identifiquen todas las actividades en PAQUETES DE DECISIONES que se evaluaran mediante un anlisis sistemtico y se clasificaran por orden de importancia.

OBJETIVO
Es un mtodo de presupuestacin que trata de revaluar cada ao todos los programas y gastos de una organizacin. En este mtodo deben ser justificados todos los gastos para cada nuevo periodo y por cada unidad de la organizacin; al contrario de slo explicar las cantidades requeridas como un simple incremento de los importes presentados en periodos anteriores. Responde a las siguientes preguntas: * Por qu debe gastarse? * La forma elegida es la mejor? Consiste en identificar actividades organizacionales y clasificarlas mediante anlisis y evaluacin del costo beneficio. En consecuencia, este mtodo puede ser aplicado a toda actividad, funcin u operacin donde sea posible determinar la relacin costo-beneficio.

VENTAJAS
VENTAJAS
Favorece la eficiente ubicacin de fondos, con base en necesidades y beneficios para la organizacin. Evita que los costos salgan de control.

Permite a los administradores encontrar caminos costo-efectivos para mejorar sus operaciones. Incrementa la motivacin del personal satff al brindarle mayor iniciativa y responsabilidad en la toma de decisiones. Incrementa la comunicacin y la coordinacin dentro de la organizacin. Identifica y elimina operaciones obsoletas o innecesarias.

Destierra la prctica, bastante usual, de inflar los presupuestos pensando que luego sern recortados, cubriendo as a los administrativos.

DESVENTAJAS
DESVENTAJAS

Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de decisin. Es un trabajo arduo y exhaustivo, que requiere de mucho tiempo. Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos.

Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base cero debe ser entendido por los administradores a varios niveles en la organizacin. Implica utilizar anlisis, imaginacin y creatividad para programar, defender y fundamentar las acciones a realizar en cada unidad y en la organizacin.

ELABORACIN
Para instrumentar el Presupuesto Base Cero es necesario:

3.Priorizacin de los paquetes de decisin 2. Determinacin de los beneficios esperados. 1.Establecimiento de un sistema de costeo estndar.

4.Establecimiento de un sistema permanente de capacitacin

1.ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE COSTEO ESTNDAR.

Determinar la cartera de servicios. Establecer los procesos de la organizacin. Dividir a la organizacin en unidades de decisin (centros de costos). Esta divisin deber ser conforme a los procesos. Es un paso muy importante ya que de ella depender la optimizacin del trabajo para revaluar anualmente todos los programas y gastos Formular los paquetes de decisin para cada centro de costos: a) Identificar actividades por unidad de decisin, incluyendo su costo (considerando insumos y recursos humanos, financieros y materiales). b) Analizar los planes para el siguiente ao, ayudndose de las suposiciones formales emitidas por la alta gerencia. c) Preparar los paquetes de decisin, basndose en: Niveles de actividad esperados, aumentos estimados en gastos operativos y lista de actividades vigentes, nuevas y por eliminar.

2. DETERMINACIN DE LOS BENEFICIOS ESPERADOS.

Beneficios del primer ao de operacin (por proceso y por actividad). Tarifas de los servicios para cada mercado a atacar. Volmenes de operacin de cada mercado y servicio.

3.PRIORIZACIN DE LOS PAQUETES DE DECISIN

Clasificar los paquetes en funcin de su mayor grado de beneficio, con el objeto de facilitar la colocacin eficiente de los fondos en las unidades ms promisorias. La jerarquizacin inicial debe hacerse a nivel bsico o de centro de costos, con objeto de que cada gerente de unidad evale la importancia de sus propias actividades y categorice sus paquetes conforme a ella. Posteriormente, el administrador de siguiente nivel conjuntamente con el gerente departamental, revisa y estudia la clasificacin y la utiliza como gua para elaborar un consolidado organizacional.

4.ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA PERMANENTE DE CAPACITACIN

Capacitacin a nivel central de un contador, por tiempo completo, que se dedique especficamente a la elaboracin de este tipo de presupuestos. Preparacin de un taller a nivel de mandos medios y altos, con el objeto de familiarizarlos con este nuevo mtodo de presupuestacin y sus implicaciones.

CASO PRCTICO EJEMPLO DE PRESUPUESTO BASE CERO

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios Metas: 1. Ventas nacionales 2. Anuncios y promocin 3. Servicios de mercadotecnia Definicin del programa: Lograr una operacin de ventas nacionales en un plazo de un ao de tal manera que los clientes reciban servicios satisfactorios y las ganancias sobre ventas se aumente un 15% Promover las ventas de produccin mediante publicidad y propaganda en peridicos y en la televisin cuando la mayora de la gente se encuentre en sus hogares por ejemplo a las 15:00 hora y otra opcin podra se la seccin amarilla. Proporcionar a la gerencia investigacin de mercados la cual podr contener los factores que influyen en la compra de los productos que lanzamos al mercado, opinin del consumidos como gustos preferencias, su ingreso y precios de otros bienes similares a los nuestros.

CASO PRCTICO EJEMPLO DE PRESUPUESTO BASE CERO

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios Beneficios: Este es el nivel mnimo que se requiere para incrementar los ingresos por medio de ventas nacionales de computadoras y accesorios Personal: 4 gerentes de ventas regionales (todas las regiones) 3 agentes de netas para la zona norte y sur del pas Costo: $ 38,000.00

Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios Consecuencia de la no aprobacin: La disminucin de dos agentes de ventas producira una carga de trabajo para que los tres agentes puedan cubrir o desempear su trabajo en toda la Repblica. La eliminacin de un agente de anuncios podr provocar que los gerentes de ventas no puedan coordinar toda la planeacin, creacin y ejecucin de los anuncios publicitarios.

CASO PRCTICO EJEMPLO DE PRESUPUESTO BASE CERO

Paquetes incrementales Volver a aadir a los dos agentes de ventas con costo de $ 4,000.00 recomendado. Aadir un gerente de anuncios con costo de $ 2,000.00. Paquete para incrementar las ventas de computadoras y accesorios

Paquete alternativo Contratacin de un publicista experto que ponga en prctica los programas de publicidad. Esto resulta un exceso en los costos para los cuales se cuenta con un gerente de anuncios que puede desempear esa funcin.

Recursos requeridos Para 2004 $ 44,000.00 (personal 9) Para 2005 $ 38,000.00 (personal 7) Cambio $ 6,000.00 (personal -2) El mtodo de planeacin y presupuesto base cero, proporciona grandes oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta herramienta de operacin se tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo que es la entidad en su conjunto (nada ms lejos de la verdad), de utilizar ms informacin para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera ms efectiva, y de reducir los costos en forma lgica y no arbitrariamente, en forma integral.

CONCLUSIN
El diseo del proceso, debe ser desarrollado tomando en cuenta los diversos factores ambientales que afectan a la organizacin. Este mtodo no viene a desplazar el sistema presupuestal que se tanga implantado mucho menos a ese gran progreso presupuestal. No de todo se pueden hacer paquetes de decisiones, ms bien es un conjunto de paquetes para tomar decisiones sobre lo ms importante, o sobre lo que se crea conveniente, y con base en lo resultante, tomar la decisin que servir de fundamento para la elaboracin del Presupuesto. Si se llegara a implantar este mtodo presupuestal a gran escala, es lgico que se considere como un enfoque de ocupacin de recursos, con eleccin sobre diferentes alternativas, y no como un conjunto uniforme, que deba aplicarse rutinariamente.