Metodologia de Anlise e Soluo de Problemas

Seqncia do Instituto Juran

Felipe Bier de Mello

Viso Geral
Definir e organizar o projeto

Identificar projetos

Identificar problemas Priorizar projetos Estabelecer a misso

Estabelecer o projeto

Selecionar e nomear o time Verificar a misso Analisar sintomas

M A S P

Jornada de diagnstico das causas

Formular teoria das causas Testar teorias Identificar causas primrias Considerar solues alternativas

Jornada de remediar as causas

Designar solues e controles Identificar resistncias mudana Implementar solues e controles Verificar desempenho

Reter os benefcios

Padronizar a atividade Monitorar o sistema de controle

Rompimento com Paradigmas

U N P R
Na atitude Buscar identificar problemas e aprimorar processos Estabelecer a organizao para a qualidade Na organizao Nomear Times de Trabalho para atender a projetos prioritrios Coletar dados Formular teorias No conhecimento Testar teorias Identificar causas primrias Treinar times No modelo cultural Lidar com resistncia mudanas Implementar solues propostas Avaliar e monitorar continuamente os processos No resultado Utilizar novos mtodos para aferir os resultados Padronizar rotinas visando a reter os benefcios e criar base de avaliao contnua

Elementos para a soluo dos problemas

Dados e informaes Ferramentas Metodologia estruturada Trabalho em equipe

Dados e Informaes
D D S Q S S
Os dados var am se forem coletados de manh, a tarde ou noite? Tempo Os dados variam conforme o dia da semana? Existem evidncias que o tempo influencia no efeito observado? Os efeitos variam conforme a posio considerada? Local H maior incidncia do efeito em algum local em especial? Os efeitos mudam em relao a produtos de tipos diferentes? Tipo de produto Os efeitos ocorrem da mesma maneira em produtos de tipos similares Os efeitos se apresentam sempre da mesma maneira? Tipo de sintomas Os sintomas variam quanto a forma de apresentao?

Coleta de Dados
Dados confiveis:
Ter sido coletado por operador habilitado Atravs de mtodo referenciado tilizando equipamento calibrado

Atividade dos Times de Trabalho:

ual o dado que se deseja coletar? ue tamanho de amostra considerada significativa para se analisado? ual a grandeza a ser considerada para dimensionar o tamanho da amostra? Tempo de coleta, quantidade de elementos, local, posio ou outra caracterstica especfica?

As Ferramentas
o mnimo, conhecimento em Ferramentas Estatsticas Bsicas para controle de processos Caso os Times de Trabalho no possuam conhecimento nestas ferramentas, funo dos facilitadores planejar cursos ou consultorias para habilitao Ferramentas:
Estratificao Lista de verificao Diagrama de causa e efeito Diagrama de Pareto Diagrama de disperso Grfico de controle Histograma

Mtodo Estruturado e Trabalho em Equipe

a pressa inimiga da perfeio!
tilizao do raciocnio lgico de forma estruturada

s membros dos times de trabalho devem estar preparados para o trabalho em equipe Evitar a todo custo o imediatismo e tomada de decises em funo do sentimento e opinies
Baseado em que fatos so feitas as afirmaes? ual a base factual para tomada de aes? Foi considerada a relao custo-benefcio da ao? custo-

O Ciclo do MASP
Mudana na atitude Mudana nos resultados Controle demonstrado no novo nvel Mudana na organizao

Reteno dos benefcios

Definio e organizao do projeto

Implementao da soluo

Declarao da misso e seleo do time

Jornada de remediao

Jornada de diagnstico

Identificao das causas primrias Controle demonstrado no novo nvel

Mudana no conhecimento

Detalhamento do MASP
1) 2) 3) 4) Definir e organizar o projeto Jornada de diagnstico Remdio para o problema Reter os benefcios

Identificao do Problema
O processo de identificao de problemas pode ser dividido em quatro etapas
Orientao por pontos fracos Explorao do problema Seleo cuidadosa do tema Declarao clara do tema

Orientao por pontos fracos

A orientao por ponto fraco concentra-se na eliminao concentrada diferena entre o atual e meta, ou seja, eliminar o ponto fraco como base de melhoria

meta Ponto fraco

atual

Explorao do problema
Seguir a cadeia de causa e efeito
Custo excessivo Excesso de agente expansor Variao de espessura Produto defeituoso Insatisfao do cliente

Os 5 pecados que causam insatisfao do cliente ou desperdcio Defeitos Erros Espera Desperdcio Acidente

Explorao do Problema
Ouvir sistematicamente a voz dos clientes externos, observando suas necessidades, suas expectativas, suas reclamaes e suas opinies Realizar auditorias nos processos do negcio, seguindo critrios e padres previamente estabelecidos, com objetivo de medir sua adequao e eficcia Analisar criticamente os resultados destas auditorias para medir o estado atual destes processos do negcio, aferir a sua capacidade para atender s polticas e objetivos da qualidade, e identificar o gap existente entre ele e processos similares internos ou externos (benchmarking) (benchmarking) Analisar relatrios de no-conformidades de produtos, observadas nonos processos, com a finalidade de verificar a existncia de problemas crnicos, que pelo risco, custo e benefcio, necessitem ser solucionados Analisar os planos do negcio, as metas e estratgias de curto, mdio e longo prazos para identificar os processos crticos cujo desempenho e capabilidade sejam considerados no satisfatrios

Explorao do Problema
Analisar outros projetos de melhoria que precisam ser desdobrados em partes administrveis, uma vez que, s vezes, a soluo de um problema incorre em outro problema anteriormente encoberto Analisar listas anteriores de projetos potenciais que ainda no foram atendidos Ouvir sistematicamente a voz do cliente interno: empregados, gerentes, supervisores; o cliente interno o primeiro observar efeitos indesejveis e reconhecer as oportunidades de melhoria IMPORTA TE:
Sentir as conquistas a serem obtidas Dificuldade da situao rgncia / efeito Rapidez das solues potenciais

Seleo Cuidadosa do Tema

Depois de listados, os problemas devem ser priorizados pelo Conselho da ualidade, face a sua significncia e ao impacto que produzem sobre:
As expectativas e a situao dos clientes externos O nvel de desempenho dos processos quando comparado com a concorrncia Custo da m qualidade ou oportunidade de aprimoramento A motivao e a participao do cliente interno

Caractersticas Bsicas
Deve se relacionar a um problema crnico Deve ser significante em relao aos fatores de sucesso do negcio Deve ter dimenso administrvel Deve ter caractersticas para ser um projeto campeo

ual o nmero de problemas que devem ser atacados? A rotina da fbrica deve permanecer igual sem alteraes Tcnica projeto a projeto

Estabelecer a Misso
Identificao do problema
Especfico Observvel Mensurvel Administrvel

Misso
A descrio clara do problema As metas esperadas na soluo dos problemas O prazo esperado para a soluo A importncia ou significncia do problema em relao aos objetivos da organizao

Selecionar o Time de Trabalho

O Time deve ser nomeado com a maior abrangncia e representatividade possvel em relao s partes envolvidas com o problema o deve ser grande mais que 4 e menos que 8 Para a composio:
Onde o problema observado ou sentido Onde podem estar as fontes ou causas do problema uem tem conhecimento, informao ou habilidade para pesquisar as causas primrias do problema uem poderia ser til na implementao das solues e na remoo de provveis barreiras Habilitados:
Descrever os elementos mais importantes do processo em questo Explicar como as partes do processo se relacionam entre si Trabalhar em seus departamentos para auxiliar na implementao do remdio

Verificar a Misso
Os Times de trabalho devem ser empossados atravs de uma declarao especfica, a qual lhes d autoridade e responsabilidade para atuarem no processo de anlise e soluo e problemas. Esta declarao deve conter:
Problema Misso do Time Importncia do projeto Metas esperadas com o projeto Prazo esperado de implementao Time de Trabalho
Facilitador Lder Membros A Misso pode ser redefinida caso no seja especfica, ou seja, a Misso pode estar em um nvel de especificidade que no permita que a mesma seja administrvel

Anlise dos Sintomas

Requer uma ampliao do universo de observaes sobre o problema:
ual a misso Onde ocorre o problema ual a terminologia apropriada ual o processo em questo uais as funes envolvidas

Para a obteno de evidncias objetivas que possam ser utilizadas no processo de anlise, devem ser estabelecidas medidas no processo, visando a coleta de dados.

m sintoma sempre um resultado observvel ou evidncia objetiva de um fato

Coleta de Dados
O que medir Como medir uais as unidades de medidas
Verificar claramente se os sistemas de medio e coleta de dados existentes satisfazem as necessidades de obteno destes dados melhor projetar um novo sistema especificamente para os esforo de resoluo de problemas ao invs de lutar contra as falhas e hipteses incorporadas nos sistemas j existentes A pesquisa de dados histricos existentes e confiveis uma forma aconselhvel para o incio do processo de anlise dos sintomas

necessria utilizao de algumas ferramentas, tais como:

Folha de verificao Estratificao Tcnicas de amostragem

Tempo de coleta de dados?

Aproximadamente dois meses

Conhecimento do Processo
Conhecimento do processo, na sua forma atual, imprescindvel importante a construo de fluxogramas, com o estabelecimento claro de suas fronteiras internas (entre funes) e externas Com o conhecimento do processo possvel avaliar se o projeto de melhoria foi estabelecido em uma dimenso administrvel ou necessita ser desdobrado em novos projetos O foco deve ser aplicado nos poucos mas vitais relacionados com a misso

Exemplo

Dispersar os ingredientes conforme tempo padro

Retirar amostra de plastisol

Adicionar os ingredientes mistura Pesar ingredientes de ajustes de viscosidade Encaminhar o tacho para o dispersor

Medir a viscosidade da amostra

Comparar viscosidade medida com viscosidade padro

o
OK?

Sim
Preencher no carto de identificao a viscosidade medida Encaminhar tacho de pasta para linha de revestimento

Liberao de plastisol de PVC com viscosidade correta para linha de revestimento

Formular Teorias das Causas

As hipteses ou teorias para as causas primrias do problema devem ser levantadas com base nas observaes e na anlise dos sintomas
necessrio estimular o pensamento criativo de todos os membros do Time, de forma a aumentar o universo de possibilidades a serem estudadas e pesquisadas Deve ser evitado o julgamento de hipteses e teorias cujos dados e fatos para sustentao no existam A ferramenta que proporciona a organizao das idias e opinies de forma clara e estratificada o diagrama de causa e efeito
O grande nmero de idias e opinies geradas sugere que estas sejam agrupadas em bases primrias

Exemplo de Diagrama de Causa e Efeito

Mo-deMo-de-obra Treinamento Experincia Superviso Consistncia entre turnos Temperatura ambiente Temp. resfriamento Correntes de ar Umidade MeioMeio-ambiente Matria_prima Mquina Design rosca Design matriz Velocidade da rosca Temperatura do cilindro Medio Sensores

Preciso e Exatido Procedimento Variao de Espessura

Variaes composto Material reciclado Contaminao Aditivos Mtodo

Velocidade da linha Temperatura programada Procedimentos de partida

Testar as Teorias Formuladas

Para os elementos isolados em causas primrias, devem ser planejados mtodos de coleta de dados que possam confirmar a real influncia e medir a fora da relao desses elementos com o problema
Amostragem e diagrama de disperso

O Time deve tratar os dados coletados com as ferramentas adequadas para decidir:
ue teorias tem sustentao nos dados ue teorias devem ser eliminadas ue novas teorias podem surgir neste ponto

Caso exista a necessidade de repetir novamente esta fase de formulao de teorias e coleta de dados, a mesma deve ser realizada tentas vezes quanto sejam necessrias

Exemplo de Diagrama de Disperso

Efeito da temperatura ambiente na taxa de resfriamento do molde de rotomoldagem

Identificar Causas Primrias

Estabelecer prioridade entre as teorias e hipteses testadas e aprovadas
Muito cuidado com a validade dos dados levantados
Reavaliadas a consistncia dos dados e a possibilidade de controle das causas levantadas

Validadas as medidas realizadas, aquelas teorias que demonstrarem ser inconsistentes ou que no puderem ser controladas devem ser descartadas Devem ser consideradas como causas primrias aquelas que, comprovadas pelos dados, apresentam maior impacto sobre o problema em questo