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EL COMIT DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos
Marlene Palomino Garavito - instructora archivstica Sena - Regional Santander 5/69
COMPONENTES DE UN PGD Consideraciones bsicas de tipo administrativo y archivstico. Aspectos de planeacin relacionados con la necesidad de un diagnstico y los requisitos previos al PGD.
COMPONENTES DE UN PGD La adopcin e implementacin de las tablas de retencin documental. La formacin de archivos segn el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestin, Central e Histrico)
COMPONENTES DE UN PGD Identificacin de los procesos de un programa de gestin documental y sus correspondientes flujos de informacin La implementacin y seguimiento.
3. DISTRIBUCIN
7. CONSERVACIN
4. TRMITE 5. ORGANIZACIN
6.CONSULTA
PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Radicacin:
Procedimiento por el cual, se asigna un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo
Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o cdigo de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta
Marlene Palomino Garavito - instructora archivstica Sena - Regional Santander 20/69
1. Registro de documentos
ACTIVIDADES Identificacin de dependencias Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos
PROCESO DE TRMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa
2. Respuesta
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
Transferencias documentales
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
3. Descripcin documental
-Anlisis de informacin y extraccin de contenidos -Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices
-Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta -Determinacin de competencia de la consulta -Condiciones de acceso -Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin -Reglamento de consulta
ACTIVIDADES -Disponibilidad de expedientes -Disponibilidad de fuentes de informacin -Establecimiento de herramientas de consulta -Ubicacin de los documentos
ACTIVIDADES Infraestructura de servicios de archivo -Sistemas de registro y control de prstamo -Uso de testigos y formatos para el control de devolucin -Implantacin de medios para localizacin de informacin
Sistema Sensibilizacin y toma de conciencia Integrado Reproduccin, duplicacin y migracin de de informacin Conservac Inspeccin y mantenimiento de in instalaciones Control de condiciones ambientales Limpieza
CONSERVACIN TOTAL
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
SELECCIN DOCUMENTAL
La conservacin total
Recepcin de transferencias secundarias Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservacin y preservacin de los documentos
Eliminacin Aplicacin de lo estipulado en la TRD o de TVD documentos Valoracin avalada por el Comit de Archivo. Levantamiento de acta y determinacin de procedimiento.
Aplicacin de mtodo elegido Seleccin documental Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio
Digitalizacin