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ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLGICOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

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EL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD


Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos.

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EL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD


Debe estructurarse a partir de la normatividad archivstica vigente. Contempla situaciones tendientes a la simplificacin de trmites y racionalizacin de recursos.

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EL COMIT DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos
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COMPONENTES DE UN PGD Consideraciones bsicas de tipo administrativo y archivstico. Aspectos de planeacin relacionados con la necesidad de un diagnstico y los requisitos previos al PGD.

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COMPONENTES DE UN PGD La adopcin e implementacin de las tablas de retencin documental. La formacin de archivos segn el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestin, Central e Histrico)

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COMPONENTES DE UN PGD Identificacin de los procesos de un programa de gestin documental y sus correspondientes flujos de informacin La implementacin y seguimiento.

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1. PRODUCCIN 2. RECEPCIN PROCESOS DE UN PGD 8. DISPOSICIN FINAL

3. DISTRIBUCIN

7. CONSERVACIN

4. TRMITE 5. ORGANIZACIN

6.CONSULTA

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PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

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PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS


Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales Ley 527 de 1999 Art. 7 Sobre mensajes de datos y firmas digitales Ley 962 de 2005 Ley Antitrmites Cdigo Penal Art. 218-228 Sobre la falsificacin de los documentos pblicos. Art. 231 sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos Cdigo de Procedimiento Penal Art. 261, 352 sobre el valor probatorio de documento pblico. Art. 262-263 sobre valor probatorio de documento privado. Art. 373 solicitud de copias Cdigo de Comercio Art. 48, 51, 54 Conformacin libros contables Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Art. 123 Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de Comercio Decreto 2150 de 1995 Art. 11,12, 23, 24 Uso de formatos nicos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas. Art. 4.6, 9, 14 Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta hmeda .
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PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS


NTC 1673. Papel y cartn: papel para escribir e imprimir NTC 2223:1986. Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir NTC 2676. Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas. NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales NTC 4436. Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
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PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Medios y tcnicas de produccin y mtodos de impresin Determinacin de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

1. Creacin y diseo de documentos

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PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinacin de uso y finalidad de los documentos Diplomtica:imagen corporativa, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas

1. Creacin y diseo de documentos

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PROCESO DE PRODUCCIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Identificacin de dependencias 2. Normalizacin productoras de la produccin Definicin de tipologas documentales, formatos y formularios documental segn TRD Determinacin de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas Directrices relacionadas con el nmero de copias
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PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS


Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

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PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS


Constitucin Poltica Art. 15 Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Ley 962 de 2005 Ley Antitrmites Cdigo de Procedimiento Penal Art. 372 sobre detencin de la correspondencia por orden judicial Decreto 2150 de 1995. Art. 1, 11, 32 Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica y Acuerdo AGN 060 de 2001. Art. 3, 5, 8, 10, 11, 12 Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
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PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Radicacin:

Procedimiento por el cual, se asigna un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo

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PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Registro:

Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o cdigo de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta
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PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Definicin de medios de recepcin Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignacin de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2

1. Registro de documentos

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PROCESO DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

2. Radicacin deAsignacin de consecutivo, fecha y hora documentos

Impresin de rtulo de radicacin Registro de planillas de radicacin y control

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS


Ley 962 de 2005 Ley Antitrmites Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Art. 25 Utilizacin del correo para el envo de informacin y Ley 962 de 2005 Acuerdo 060 de 2001. Art. 3 Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTO 1.Distribucin de documentos recibidos ACTIVIDADES Identificacin de dependencias y determinacin de competencia Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO 2. Distribucin de documentos internos

ACTIVIDADES Identificacin de dependencias Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos

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PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTO 3. Distribucin de documentos enviados ACTIVIDADES Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros Control y firma de guas y planillas de entrega Organizacin mensajera externa

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PROCESO DE TRMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa

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PROCESO DE TRMITE DE DOCUMENTOS


Constitucin Poltica. Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones Ley 962 de 2005 Ley Antitrmites Decreto 01 de 1984 Derecho de peticin Decreto 2150 de 1995. Art. 6,16-17, 22. El Art. 25 establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de Adpostal Decreto 1222 de 1999 Art. 33 Derecho de turno Acuerdo AGN 060 de 2001. Art. 3, 6, 8 Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos,

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PROCESO DE TRMITE DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTOS 1.Recepcin solicitud o trmite ACTIVIDADES de-Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite -Determinacin de competencia -Preparacin y proyeccin de respuesta

2. Respuesta

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos
220.13 ACTAS
220.13.03 Actas Comit
Directivo

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


Constitucin Poltica Artculo 113. Ley 4 de 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ARTICULO 289. ARTICULO 337. Ley 80 de 1993. Artculo 55. Cdigo de Comercio. Art. 60 Tiempos de retencin Decreto 2274 de 1988. Sobre el inventario de documentos Decreto 855 de 1994 Sobre contratacin pblica. Art. 3 Decreto 856 de 1994 Reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cmaras de Comercio. Art. 11 Decreto 1382 de 1995: Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D Decreto 254 de 2000 Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional. Art. 36

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de las TRD Acuerdo AGN 12 de 1995. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos", "Organos de Direccin, Coordinacin y Asesora Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluacin de TRD Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de servicios de archivo Acuerdo AGN 039 de 2002 Regula procedimiento elaboracin TRD

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen Acuerdo AGN 042 de 2002. Organizacin archivos de gestin Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona pargrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relacin con la integracin Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organizacin de fondos acumulados Circular AGN 07 de 2002 Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional Circular AGN 01 de 2003 O Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003 Organizacin de historias laborales Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004 Organizacin de historias laborales Circular AGN 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


Resolucin AGN 147 de 1997 Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histrica al Archivo General de la Nacin. Resolucin MinSalud 1995 de 1999 Establece normas para el manejo de la Histrica Clnica (Expedida por el Ministerio de Salud) Resolucin AGN 081 de 2001 Adopta el Programa de Gestin Documental y se aprueba la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental del AGN. Resolucin AGN 083 de 2004 Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de Archivo del Archivo General de la Nacin. (Derogada por Resolucin 183 de 2004) NTC 4095 Norma General para la Descripcin Archivstica NTC 5029 Norma sobre Medicin de Archivos

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTOS 1.Clasificacin documental ACTIVIDADES -Identificacin de unidades administrativas funcionales -Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia -Conformacin de series y subseries documentales

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTOS 2. Ordenacin documental ACTIVIDADES -Conformacin y apertura de expedientes -Determinacin de los sistemas de ordenacin -Organizacin de series documentales -Foliacin

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

Transferencias documentales

Organizacin y entrega de transferencias documentales

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PROCESO DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

3. Descripcin documental

-Anlisis de informacin y extraccin de contenidos -Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS


Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS


Constitucin Poltica. Artculo 20, 27, 74, 112. Ley 4 de 1913. Sobre Rgimen Poltico y Municipal. ART. 315, 316, 320. Ley 57 de 1985. Art. 1, 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos Decreto 01 de 1984. Cdigo Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de peticin de informacin. Decreto 2126 de 1992 Art. 51 Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores Decreto 650 de 1994. Por el cual se asegura el suministro de informacin de las diferentes entidades pblicas al sistema de informacin jurdica documental del Estado Colombiano Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTO 1. Formulacin de la consulta ACTIVIDADES

-Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta -Determinacin de competencia de la consulta -Condiciones de acceso -Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin -Reglamento de consulta

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO 2. Estrategia de bsqueda

ACTIVIDADES -Disponibilidad de expedientes -Disponibilidad de fuentes de informacin -Establecimiento de herramientas de consulta -Ubicacin de los documentos

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO 3. Respuesta a consulta

ACTIVIDADES Infraestructura de servicios de archivo -Sistemas de registro y control de prstamo -Uso de testigos y formatos para el control de devolucin -Implantacin de medios para localizacin de informacin

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PROCESO DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

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PROCESO DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


Constitucin Poltica. Art. 8, 95, Ley 47 de 1920 Art. 22 Defensa y conservacin de los bienes muebles e inmuebles Ley 45 de 1923 Art. 99 Conservacin de documentos bancarios Ley 20 de 1974 Art. 38 Defensa y promocin del patrimonio cultural colombiano inventario de archivos Ley 39 de 1981 Artculos 1,2,3 y 4 Sobre conservacin copias mediante microfilmacin Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohibe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.

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PROCESO DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico nacional y se dictan otras disposiciones. Ley 80 de 1993. Art. 39. Seg. Prr. Las entidades estatales establecern medidas para preservar contratos. Cdigo de Comercio. Art. 48 y 60 Autoriza la utilizacin del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio Cdigo Procedimiento Civil. Art. 251 Valor probatorio documentos

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PROCESO DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


Ley 962 de 2005 Ley Antitrmites Decreto 1798 de 1990 Conservacin de libros y papeles de los comerciantes. (Art. 31) Decreto 422 de 1991. Art. 6 Conservacin de copias de cintas de mquinas registradoras Decreto 2620 de 1993 Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de 1995 Conservacin de los documentos Acuerdo AGN 007 de 1994 Art. 23 Reglamento General de Archivos valoracin documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin documental a partir de su valoracin.

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PROCESO DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


Acuerdo AGN 11 de 1996 Criterios de conservacin y organizacin de documentos Acuerdo AGN 047 de 2000 Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por razones de conservacin. Acuerdo AGN 048 de 2000 Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental Acuerdo AGN 049 de 2000 Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos Acuerdo AGN 050 de 2000 Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

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PROCESO DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


PROCEDI MIENTOS ACTIVIDADES

Sistema Sensibilizacin y toma de conciencia Integrado Reproduccin, duplicacin y migracin de de informacin Conservac Inspeccin y mantenimiento de in instalaciones Control de condiciones ambientales Limpieza

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PROCESO DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


PROCEDI MIENTOS ACTIVIDADES Sistema Control de plagas Integrado Almacenamiento, realmacenamiento y de empaste Conservac Primeros auxilios y reparaciones menores in Prevencin de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, proteccin en incendios, robos, inundaciones, catstrofes naturales, atentados)

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


Decisin resultante de la valoracin en cualquier etapa del ciclo vital del documento

CONSERVACIN TOTAL

ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS

MICROFILMACIN Y/O DIGITALIZACIN

SELECCIN DOCUMENTAL

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


Constitucin Poltica Artculo 63, 70, 71, 72 Ley 47 de 1920 Proteccin del patrimonio documental y artstico Ley 14 de 1936 Por la cual se autoriza al Poder Ejecutivo a adherir al Tratado sobre la proteccin de muebles de valor histrico LEY 163 DE 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la Nacin. Ley 39 de 1981 Artculos 1,2,3 y 4 sobre la microfilmacin y certificacin de archivos Ley 80 de 1993. Artculo 39. Segundo Prrafo. Las entidades estatales establecern las medidas que demande la preservacin, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


Decreto 2527 de 1950. por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad Decreto 264 de 1963 Defensa y conservacin patrimonio Decreto 960 de 1970 Estatuto Notarial Decreto 1798 de 1990 Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio. Artculo 31.

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


Decreto 2620 de 1993 Uso medios tecnolgicos para conservacin de archivos Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Art. 134 Conservacin y destruccin de libros Decreto 998 de 1997 Transferencias secundarias Decreto 1145 de 2004 Guarda y custodia hojas de vida Acuerdo AGN 007 de 1994 Art. 18, 23, 25

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


Acuerdo AGN 08 de 1995 Transferencias secundarias Circular AGN 03 de 2001 Transferencias secundarias Circular AGN 01 de 2004 Inventario documentos a eliminar NTC 3723 Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin. NTC 4080 Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado, aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes. NTC 5174 Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC 5238 Micrografa : microfilmacin de series : Procedimientos de operacin

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

La conservacin total

Recepcin de transferencias secundarias Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservacin y preservacin de los documentos

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIE NTOS ACTIVIDADES

Eliminacin Aplicacin de lo estipulado en la TRD o de TVD documentos Valoracin avalada por el Comit de Archivo. Levantamiento de acta y determinacin de procedimiento.

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

Aplicacin de mtodo elegido Seleccin documental Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio

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PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS


PROCEDIMIENTO Microfilmacin ACTIVIDADES Determinar metodologa y plan de trabajo Fines en la utilizacin de la tcnica Control de calidad durante todo el proceso Determinar la metodologa y plan de trabajo Definir calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere Control de calidad durante todo el proceso
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Digitalizacin

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