AUDITORA DE GESTIN EN SALUD

Universidad de Chiclayo Facultad de Medicina

AUDITORA DE GESTIN

AUDITORA DE GESTIN: Definicin

Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos y el control gerencial, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el pblico.

RESPONSABILIDAD: Definicin
Es el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el pblico por los fondos o bienes del estado a su cargo y/o por una misin u objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene que ver con la moral del individuo que gua su propia conciencia y se refleja en las creencias, compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales cvicos e ideolgicos , adquiridos durante su existencia.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE GESTIN

Determinar el grado en que se estn logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o proyecto segn sea el caso. Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y econmica. Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economa. Establecer si los controles gerenciales implementados por la entidad o proyecto son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

ENFOQUES DE LA AUDITORA DE GESTIN

Auditora orientada hacia la efectividad
INSUMOS: Recursos financieros, HH. Fsicos, Tecnologa
Anlisis de causas en controles gerenciales y procedimientos

IMPACTO: en beneficiarios, medio ambiente pblico Examen de resultados logrados

Determinar uso eficiente de los recursos e implicancia en los resultados

PRODUCTOS Bienes y Servicios

PROCESOS: Operaciones y actividades

Examen de controles gerenciales y procedimientos

Auditora orientada hacia la eficiencia y economa

METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Las

etapas que integran esta metodologa son: Planeacin Instrumentacin Examen Informe Seguimiento

PLANEACIN

Su objetivo es determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos. Esta fase est orientada a garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigacin preliminar, el proyecto de auditora y el diagnstico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.

INSTRUMENTACIN

En esta etapa se seleccionan y aplican las tcnicas de recoleccin, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva, de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que emplear, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva. Son tcnicas de recoleccin:
Investigacin documental. Observacin directa. Acceso a redes de informacin. Entrevistas Cuestionarios Cdulas

EXAMEN

Consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento. El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas, as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. Formulacin del diagnstico administrativo: Recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta y susceptible de cuantificarse y cualificarse.

EXAMEN

Son tcnicas del anlisis administrativo:

Comprobar cmo se estn ejecutando las

etapas del proceso administrativo. Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos. Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin. Revisar las circunstancias que inciden en los resultados. Verificar los niveles de efectividad. Conocer el uso de los recursos. Determinar la medida de consistencia en procesos especficos.

EL INFORME

Deber reunir atributos tales como:

Es un documento que rene los hallazgos, resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditora. Identifica claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc., auditando, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.

Objetividad: Visin imparcial de los hechos. Oportunidad: Que evidencia conveniencia de lugar y tiempo. Que no sea tardo. Claridad: Fcil comprensin del contenido. Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin. Calidad: Apego a las normas de calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios. Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades.

Presentacin del Informe: Titular de la organizacin. rgano de gobierno. Niveles directivos. Mandos medios y nivel operativo. Grupo(s) de filiacin, corporativa(s) o sectorial(es). Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones pblicas).

SEGUIMIENTO

Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben sujetarse a un estricto seguimiento. Este seguimiento no slo se orienta a corregir las fallas detectadas sino tambin e evitar su recurrencia. El seguimiento hace posible que la auditora no slo se limite a aportar observaciones o deficiencias, sino que se aporten elementos de crecimiento de la organizacin.

El seguimiento hace posible: Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea, funcin, proceso, programa, proyecto o recursos revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados. Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones. Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como stas se atendieron.

EJEMPLOS DE INDICADORES DE CALIDAD Y EFICIENCIA EN LA GESTIN HOSPITALARIA

Tasa de mortalidad general hospitalaria N de defunciones 100 x _____________________ Total egreso
N total de muertos en las primeras 24 horas 100 x _____________________________________ Total de ingresos en el servicio Total de infecciones nosocomiadas identificadas 100 x ________________________________________ Total de ingresos N de reclamos de pacientes hospitalizados 100 x __________________________________________ Total de ingresos N de reclamos de pacientes de consulta externa 100 x ____________________________________________ N total de consultas atendidas

Mortalidad en el servicio de urgencias Infecciones intra-hospitalarias

Reclamos de clientes y usuarios

EJEMPLOS DE INDICADORES DE CALIDAD Y EFICIENCIA EN LA GESTIN HOSPITALARIA

Hemoterapia N de unidades de sangre con prueba de VIH 100 x ________________________________________ N de unidades de sangre transfundida

N de unidades de sangre con prueba VDRL 100 x __________________________________________ N de unidades de sangre transfundida
N de unidades de sangre con prueba de hepatitis 100 x _________________________________________ N de unidades de sangre transfundida

Servicio quirrgico: a. Oportunidad quirrgica. b. Ciruga de urgencias

Total de infecciones nosocomiales identificadas 100 x _________________________________________ Total de infecciones

INDICADORES Y ESTNDARES PARA LA EVALUACIN DE LA GESTIN

TIPOS DE INDICADORES

ESTRATGICOS: Miden el cumplimiento de los objetivos en: Actividades Programas especiales Proyectos organizacionales y de inversin.

DE GESTIN: Informan sobre procesos y funciones clave. Se utilizan en el proceso administrativo para:

Controlar la operacin. Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratgicos. Determinar costos unitarios por reas y programas. Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones.

DE SERVICIO: Miden la calidad con que se generan productos y servicios, en funcin de estndares, as como del grado de satisfaccin de clientes y proveedores. Se emplean para: Implantar acciones de mejoramiento. Elevar la calidad de la atencin a clientes.

TIPOS DE INDICADORES

DE EJECUCIN: Son empleados para apoyar la evaluacin cuantitativa de los hallazgos: Rentabilidad Liquidez Financiamiento Vantas Produccin Abastecimiento

DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: Para evaluar el puntual cumplimiento de las etapas del proceso administrativo. Pueden ser:

Cualitativos: Nivel en que enmarca el logro de aspiraciones comunes. Cmo fomenta el nivel de compromiso. Cmo eleva la moral y el espritu de equipo.

Cuantitativos: Empleados que la conocen _____________________________ Total de empleados

INSTRUMENTOS PARA LA REALIZACIN DE LA AUDITORA DE GESTIN

CUESTIONARIOS

Representan un recurso idneo para captar la informacin de la organizacin en todas sus versiones, mbitos y niveles, pues permiten no slo la recopilacin de datos sino la interpretacin del medio ambiente, la cultura organizacional predominante y el nivel de calidad del trabajo, en funcin de su gente. Su contenido es susceptible de adaptarse o ampliarse, considerando las condiciones de operacin de cada instancia, ya sea pblica, privada o social, as como los resultados que se persiguen.

CUESTIONARIOS CUESTIONARIOS

PASOS A EFECTUAR EN EL ESBOZO DE CUESTIONARIOS: Realizar un recuento de la documentacin descriptiva, archivos, estudios y datos estadsticos existentes, para ubicar el contexto de anlisis en la determinacin de las preguntas, Llevar a cabo una observacin directa para validar el orden y la secuencia a seguir. Someter las propuestas de cuestionario a un proceso de control y evaluacin conocido como prueba previa o pretest.

CUESTIONARIOS CUESTIONARIOS
AREAS DE APLICACIN POR ELEMENTO ESPECFICO POR ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Objetivos

Planeacin

Polticas
Procedimientos Programas Sistemas Proyectos Coordinacin Comunicacin Proveedores Almacenes e inventarios Servicios generales Distribucin del espacio.

Adquisiciones Importaciones Recursos humanos Recursos financieros y contabilidad Produccin Comercializacin Investigacin y desarrollo Calidad Servicio a clientes Asesora interna Asesora externa.

Organizacin
Direccin Control

CDULAS Y GRFICOS

Para definir la estructura de una cdula, es necesario precisar con claridad el objetivo que se debe cumplir, el rea a la cual est dirigida, el tipo de informacin que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan obtener. Por sus caractersticas, la cdula facilita el enriquecimiento de la informacin que se recaba al asociar las variables conceptuales con las prcticas, las variables generales con las particulares y relacionar los avances con los objetivos de LA AUDITORA.

CDULAS Y GRFICOS

Para que las cdulas logren el efecto esperado, en su diseo, deben observar los criterios siguientes:
Destinar un espacio en la parte superior para datos de

identificacin de la organizacin, ttulo, fecha y nmero de pgina. De preferencia, dividir la cdula en forma modular, para ordenar y estandarizar la informacin. Reunir y jerarquizar la informacin de acuerdo con su importancia y utilidad. El diseo debe prever el tamao de los espacios para no limitar la extensin del contenido, as como la secuencia y movimiento necesario para su llenado. Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones, anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su aplicacin, de quien la revisa y de quien la autoriza. Las cdulas que se autorizan para agrupar informacin evaluatoria deben prepararse de acuerdo con los requerimientos especficos de su objetivo.