Gestion axe sur les rsultats

Objectifs de la formation:

la fin de la session le participant sera en mesure de:

Dfinir les concepts cls et outils de la GAR laborer une chane de rsultats tablir le cadre de mesure de rendement Raliser une analyse de risques Intgrer les concepts et outils de la GAR dans le contexte de projets en ducation

Principes et fondements de la GAR

Quest-ce quun rsultat ?

Un rsultat est un changement descriptible et\ou mesurable qui dcoule dune relation de cause effet

Principes et fondements de la GAR

Quest-ce que la GAR :

La GAR est une philosophie, une approche qui aide planifier et grer en vue de changements court, moyen et long terme.

Le but de la GAR est de consigner les changements qui soprent court, moyen et long terme

Principes et fondements de la GAR

Caractristiques :

On entend para GAR :

La dfinition des rsultats anticips grce analyse approprie La participation des intervenants toutes les tapes du cycle La conception des programmes adapte aux besoins Lidentification et gestion des risques Le suivi des rsultats en fonction dindicateurs appropris La prise en compte des leons tires La prparation de rapports sur les rsultats et ressources dployes

Principes et fondements de la GAR

Importance de montrer les rsultats : La crdibilit La responsabilit face la collectivit, aux bnficiaires, aux intermdiaires, aux donateurs Lapprentissage continu

La prise de dcision claire

Laffectation pertinente des ressources

Principes et fondements de la GAR

La GAR repose sur 6 grands principes Trois principes fondamentaux :

Le partenariat La responsabilit La transparence Trois principes lis aux modes dapplication

La simplicit Lapprentissages sur le tas Lapplication tendue

Principes et fondements de la GAR

La GAR repose sur 6 grands principes

Trois principes fondamentaux :

1.- Le partenariat Implication et engagement des parties prenantes dans toutes les phases du cycle du projet Dfinition des rsultats et indicateurs Suivi valuation continue Rapports annuels

Principes et fondements de la GAR

La GAR repose sur 6 grands principes Trois principes fondamentaux :

2.- La responsabilit Responsabilit assume grce un pouvoir de gestion et de dcision. Les AE sont responsables de : Raliser les activits Atteindre les rsultats de niveau extrant Grer les risques Runir les conditions pour latteinte des effets Se rapporter sur les progrs et problmes

Principes et fondements de la GAR

La GAR repose sur 6 grands principes Trois principes fondamentaux :

3.- La transparence Les ministres et les AE grent des fonds publics do limportance de la transparence La mise en place dun cadre de rendement bas sur une dfinition claire des rsultats et indicateurs
Rapports mieux documents qui amliore la prise de dcision

Principes et fondements de la GAR

La GAR repose sur 6 grands principes Trois principes lis aux modes dapplication :

4.- La simplicit
La trop grande complexit du systme de collecte de donnes et de mesure de rendement nuit une application efficace de la GAR Mieux vaux limiter le nombre dnoncs de rsultats et dindicateurs

Principes et fondements de la GAR

La GAR repose sur 6 grands principes

Trois principes lis aux modes dapplication :

5.- Apprentissage sur le tas

Allons-y de faon progressive

La mthode de lessai-erreur permet le dveloppement des capacits dutilisation de la GAR

Principes et fondements de la GAR

La GAR repose sur 6 grands principes

Trois principes lis aux modes dapplication :

6.- Application tendue

Les bailleurs de fonds tendent de plus en plus la GAR tous leurs projets
On peut commencer par les projets nayant pas dpass la moiti de leur cycle de vie

Concepts cls et outils

Quest-ce que la GAR?

La GAR est un concept bas sur le travail dquipe et une approche participative qui cherche aligner les efforts dune organisation ou dun projet avec les rsultats attendus

Concepts cls et outils

Prrequis la GAR

Analyses appropries (tude de faisabilit)

Les rsultats escompts doivent tre dfinis et convenus mutuellement Une approche participative est garante de lacceptation et lengagement de la collectivit Une gestion itrative et souple afin de modifier les stratgies en cours de route, si ncessaire

Concepts cls et outils

Quest-ce quun rsultat ?

Un rsultat est un changement descriptible et\ou mesurable qui dcoule dune relation de cause effet

Concepts cls et outils

Les rsultats doivent tre :

S M A R T

spcifique mesurable appropri ralisable dans le temps

Concepts cls et outils

Lnonc du rsultat doit exprimer le changement rel dans le dveloppement humain. Exemples : Une amlioration Ltat de sant des femmes de la rgion X du Ghana sera amlior Une augmentation Le revenus des familles dex combattants ayant particip au programme de micro crdits aura augment de 50% en 3 ans Un renforcement Les ONGs locales auront implant les mcanismes de gestion axe sur les rsultats

Concepts cls et outils

Lnonc du rsultat doit exprimer le changement rel dans le dveloppement humain. Exemples (suite):

Une rduction Le taux de morts violentes dans les rue de la capitale aura diminu de 25% Un changement de comportement ou dattitude Les conflits de territoire de la rgion X sont rsolus par voies lgales et non par la violence

Concepts cls et outils

Facteurs influant la dfinition des rsultats:
Connaissance approfondie du contexte socio-conomique, politique et culturel Lanalyse comparative entre les sexes Le niveau de ressources disponibles La capacit oprationnelle des collectivits, organismes, institutions et partenaires locaux La participation des intervenants locaux Les grandes orientations des donateurs (ex. rduction de la pauvret, environnement, galit entre les sexes)

Concepts cls et outils

Deux types de rsultats:
Rsultats de type oprationnel

lefficience

Gestion des intrants Ralisation des activits Rsultats de type dveloppemental

lefficacit

Extrant (court terme) Effet (moyen terme) Impact (long terme

Concepts cls et outils

Chane de rsultats

Intrants Activits

Extrants

Effets moyen terme

Impact long terme

court terme

Concepts cls et outils

Chane de rsultats
Activit

Activit
Activit Activit Activit Activit Activit

Extrant Effet Extrant Extrant Extrant Extrant Effet IMPACT

Effet

Concepts cls et outils

Rayonnement du projet

Le rayonnement vient prciser les groupes et institutions qui bnficieront directement ou qui seront affects indirectement par le projet rpartition selon le genre qui parmi ces groupes bnficiera

Concepts cls et outils

Schma rcapitulatif

Comment? Ressources
Intrants Activits

Quoi?
Extrants court terme

Pourquoi?
Rsultats
Effets moyen terme Impact long terme

Partenaires dexcution de projet

Groupes intermdiaires

Utilisateurs Bnficiaires

Socit

Avec qui?

Concepts cls et outils

quilibre des 3R
Rayonnement
Partenaires Gr. Intermdiaires Bnficiaires Socit

Rsultats
Extrants Effets Impact

Ressources
Financires Organisationnelles Matrielles Humaines

Concepts cls et outils

quilibre des 3R

Crer lquilibre de dpart au moment de la planification

Veiller conserver lquilibre au niveau du suivi

Concepts cls et outils

Test / Quiz

Quest-ce quun rsultat?

1. Le produit administratif et de gestion atteint par une organisation ?
2. Un changement qui sobserve dans le pays o le projet a lieu ? 3. Un changement descriptible ou mesurable rsultant dune relation de cause effet

Concepts cls et outils

Test / Quiz

Lequel des rsultats suivants est un rsultat dveloppemental ?

1. 300 jours/personnes de formation raliss
2. Rapports de rendement annuels remis un mois avant la fin de lanne fiscale 3. Livraison de deux annes/personnes dassistance technique 4. 2 500 coles oprationnelles et dotes de personnel dans les rgions rurales

Concepts cls et outils

Test / Quiz

Quest-ce quune chane de rsultat ?

1. Les rglements qui rgissent les rsultats requis
2. Le lien entre les objectifs et les effets

3. Le terme utilis pour faire rfrence aux liens entre les intrants, les activits et les rsultats
4. Un processus circulaire qui relie tous les participants dun projet

Concepts cls et outils

Test / Quiz

Quest-ce quun extrant ?

1. Les rsultats de dveloppement court terme qui sont une consquence logique des activits dun projet
2. Un rsultat moyen terme 3. Des ressources humaines, organisationnelles et humaines que lon dploie pour raliser des activits

4. Aucune de ces rponses

Concepts cls et outils

Exercice 1: Chane de rsultats Ressources (Comment) Rsultats (Quoi et pourquoi)

Intrants

Activits Extrants

Effets

Impact

Concepts cls et outils

Analyse et gestion de risques Hypothses : Conditions ncessaires pour que les activits se transforment en extrants Conditions ncessaires pour que se ralise la relation de cause effet entre les niveaux de rsultats

Ces conditions peuvent tre : Internes

Externes

Concepts cls et outils

Identification des risques

Pour chacune des hypothses identifies, il faut prciser le niveau de risque

Lanalyse de risque vise dterminer les probabilits que les conditions identifies ne se concrtisent pas

lev Le risque peut tre : Modr Faible

Concepts cls et outils

Pourquoi une analyse de risques ? Dvelopper des stratgies permettant de rduire le niveau de risque Raffecter des ressources Introduire de nouvelles activits

Afin dassurer la viabilit des rsultats

Concepts cls et outils

Identification des hypothses
Hypothses Hypothses Hypothses

Intrants Activits

Extrants

Effets

Impact

Concepts cls et outils

Identification des risques
Hypothses Risque faible Hypothses Hypothses

Risque modr

Risque lev

Intrants Activits

Extrants

Effets

Impact

Concepts cls et outils

Exercice 2 : Analyse de risques

Identifier les risques, les valoriser et identifier mesures de mitigations

Cadre de mesure du rendement

Dfinition

Un outil qui sert planifier de faon systmatique la collecte de donnes sur le niveau datteinte des rsultats

Cadre de mesure du rendement

Pourquoi?

Constituer une base de donnes qui alimentera le systme de suivi en vue dinformer les dcideurs Dterminer ltat davancement des rsultats

Prise de dcision

Garantir une cueillette de donnes sur le rendement intervalles rgulier et en temps voulu

Cadre de mesure du rendement

lments cls Les indicateurs de rendements Les sources de donnes Les mthodes de collecte de donnes Le calendrier pour la collecte de donnes Les rles et responsabilits de chacun dans la collecte de donnes

Cadre de mesure du rendement

Rsultats Impact Indicateurs Sources Mthodes Frquence Responsable

Effet 1 Effet 2 Effet 3 Extrant 1A Extrant 1B Extrant 2A

Extrant 2B Extrant 3A
Extrant 3B

Cadre de mesure du rendement

Les indicateurs

Les indicateurs de rendement sont des mesures qualitatives ou quantitatives des rsultats dveloppementaux

Indicateurs quantitatifs Nombre de Frquence % Ratio

Indicateurs quantitatifs Niveau de Prsence Qualit de Porte de

Cadre de mesure du rendement

Les indicateurs

Un indicateur est un moyen de mesurer les rsultats obtenus par rapport aux rsultats prvus ou escompts, sur le plan de la qualit, de la quantit et du calendrier de ralisation. Les indicateurs fournissent les informations permettant de dmontrer quun rsultat a t atteint, ou est en voie de ralisation.

Cadre de mesure du rendement

Types dindicateurs Le rendement se mesure l aide d indicateurs quantitatifs ou qualitatifs (ou d une combinaison des deux). Les indicateurs quantitatifs mesurent les changements de quantits et sont exprims en nombre, en frquence, en pourcentage, en taux, etc. Les indicateurs qualitatifs traduisent les jugements, les opinions, les perceptions ou les attitudes des gens. Ils sont exprims en degrs de satisfaction, de pertinence, de perception du changement, etc.

Indicateurs quantitatifs

Indicateurs qualitatifs

Nombre de femmes occupant des postes de dcision

Taux demploi des femmes et des hommes dans la fonction publique Pourcentage de garons et de filles inscrits lcole Revenu annuel selon le sexe par rapport un niveau de rfrence

Degr de satisfaction des bnficiaires lgard dun programme ou d'un service

volution de la perception masculine sur la participation des femmes aux activits ou la direction dun projet

Adquation entre la formation reue et le poste occup par une personne

Intrt et participation accrus de la collectivit aux activits du projet ou du programme

Cadre de mesure du rendement

Critres de slection des indicateurs

Validit Fiabilit Reprsentativit Simplicit Cot abordable

Recommandations

La contribution des parties prenantes et des bnficiaires du projet lidentification des indicateurs permet de sassurer que ces indicateurs sont ralistes.
Les indicateurs doivent tenir compte du sexe, de lethnie, de la race, de lge ou de la classe sociale, selon le projet ou le programme et en fonction du contexte socioconomique. Le recours des indicateurs quantitatifs et qualitatifs donnera un portrait plus complet des rsultats. Il est essentiel , si lon veut mesurer le changement , de disposer de donnes de rfrence qui constituent la base zro dcrivant la situation avant le dbut du projet ou du programme. On recommande de ne pas employer plus de deux ou trois indicateurs par rsultat.

Cadre de mesure du rendement

Sources de donnes

Les sources sont des personnes ou organisations

Dterminer la source pour chaque indicateur

Changer de source peut nuire la fiabilit

Dvelopper les capacits en collecte de donnes, si ncessaire

Cadre de mesure du rendement

Mthodes et techniques de cueillette

valuation rurale participative Apprentissage et actions participatives Auto valuations Tmoignages personnelles Groupes de discussion Observation participative Questionnaires Groupes de discussions Entrevues individuelles et/ou de groupe Sondages Analyse documentaire Etc.

Cadre de mesure du rendement

Frquence de la cueillette Auto valuation continue Apprciation annuelle valuation dimpact

Intrants Activits

Extrants court terme

Effets moyen terme

Impact long terme

Cadre de mesure du rendement

Responsabilits

Qui va faire la cueillette de donnes ?

Qui va faire lanalyse de donnes et prparer linformation de rendement ? Qui va prsenter linformation sur le rendement aux partenaires ?

Qui va prendre les dcisions bases sur le rendement ?

Cadre de mesure du rendement

Exercice 3 : Cadre de mesure de rendement

partir de ltude de cas, laborer un cadre de mesure de rendement

Suivi du rendement
Processus de suivi

Cueillette de donnes selon le cadre de rendement Comparer le planifi et le ralis Grer les risques Prendre dcisions correctives, le cas chant laborer rapport

Suivi du rendement
Processus de suivi

Le suivi est une valuation continue de ltat davancement qui permet de comparer ce que le projet a ralis et ce qui avait t planifi

Suivi du rendement
Processus de suivi

Analyser les arbitrages stratgiques avec linformation sur le rendement Favoriser lapprentissage avec linformation sur le rendement Renforcer les relations de causes effets

Suivi du rendement
Analyser les arbitrages stratgiques avec linformation sur le rendement
Rayonnement
Partenaires Gr. Intermdiaires Bnficiaires Socit

Rsultats
Extrants Effets Impact

Ressources
Financires Organisationnelles Matrielles Humaines

Suivi du rendement

Renforcer les liens de causes effets avec l'information sur le rendement

Gestion de programme/projet :
l'intrieur d'un cadre d'examen participatif bas sur des donnes valides et fiables sur le rendement, les intervenants dcident o seront affectes ou raffectes les ressources, afin de garantir la viabilit des projets et obtenir de meilleurs rsultats.

Extrants
Indicateurs de rendement

Effets
Indicateurs de rendement

Impact
Indicateurs de rendement

Intrants Activits du proj. du proj. Intrants du proj. Activits du proj.

Dcisions concernant l'affectation ou la raffectation des ressources

Suivi du rendement

Favoriser l'apprentissage avec l'information sur le rendement

valuation de l'impact du programme Auto-valuation du rendement continu
Gestion de programme/projet : - planification axe
sur les rsultats - mise en oeuvre - auto-valuation - leons et mesures

Extrants

Effets

Impact

Mise en oeuvre itrative du projet Gestion itrative du programme