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Auditoria y Monitoreo

Introduccin

El Monitoreo es una herramienta complementaria en el trabajo de auditora.

Por lo cual todos los procesos de una organizacin necesitan ser evaluados regularmente a travs del tiempo para verificar su calidad y suficiencia en cuanto a los requerimientos de control, integridad y confidencialidad.

Cuyo principal objetivo es detectar, en tiempo real, situaciones anmalas que denoten deficiencias, en correspondencia con sus niveles de riesgos, que demanden una respuesta inmediata y razonable de su origen y una toma de decisin consecuente para su solucin.

AUDITORIA

DEFINICION:
Es evaluar la forma como se administra y opera (situacin auditada), teniendo al mximo el aprovechamiento de los recursos; verificando si la informacin financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veras y oportuna. Adems de revisar que los hechos, fenmenos y operaciones se den como fueron planeados.

DEF. AUDITOR:
Persona capacitada y experimentada designada por una autoridad para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestin administrativa y financiera de una dependencia o entidad, con el propsito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeo.

OBJETIVO:
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas.

FINALIDAD:
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial, financieros y el estado reditual. Descubrir errores y fraudes.

Prevenir los errores y fraudes

CLASIFICACION:
AUDITORIA EXTERNA

AUDITORIA INTERNA

Auditoria externa:
Mtodos empleados por una firma externa de profesionales para averiguar la exactitud del contenido de los estados financieros presentados por una empresa. Se trata de dar carcter pblico, mediante la revisin, a unos estados financieros que en principio eran privados. Datos cuantitativos.

Objetivo:
Proporcionar a la direccin y a los propietarios de la empresa unos estados financieros certificados por una autoridad independiente e imparcial. Proporcionar asesoramiento a la gerencia y a los responsables de las distintas reas de la empresa en materia de sistemas contables y financieros Suministrar informacin objetiva que sirva de base a las entidades de informacin y clasificacin crediticia.

Servir de punto de partida en las negociaciones para la compraventa de las acciones de una empresa. Reducir y controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales.

Principios:
a) Exposicin: Los estados financieros deben recoger por completo y con claridad todas las transacciones de la empresa. b) Uniformidad: la base utilizada en la preparacin de los estados financieros de un ejercicio no debe experimentar ninguna variacin con respecto al ejercicio precedente.

c) Importancia o materialidad: Este es el criterio que debe presidir el trabajo del auditor es la importancia econmica o materialidad de las partidas. d) Moderacin: De dos o ms posibilidades igualmente validas se debe escoger siempre la que d los resultados ms desfavorables

Auditoria Interna:
Se ocupa del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, polticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficacia operativa y optimizar la calidad de la informacin econmico-financiera.

Surge con posterioridad a la auditora externa, ante la necesidad de mantener un control permanente y ms eficaz dentro de la empresa y la necesidad de hacer ms rpida y eficaz la funcin del auditor externo. Arroja resultados cualitativos.

Objetivo:
Ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionndole anlisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas.

Etapas:
1. Comprende la necesidad de obtener precisin en las cuentas y la prevencin del fraude. 2. Implantar en las empresas un control financiero y contable, as como a intervenir en cuestionar las tomas de decisiones, la salvaguarda de activos y el profundizar en aspectos relativos a la gestin empresarial 3. Comprende la actuacin de la auditora interna en el rea de administracin, tanto operacional, como financiera, proporcionando servicios de implementacin y de proteccin.

TIPOS DE AUDITORIAS:
Auditoria fiscal Auditoria contable (de estados financieros) Auditoria operacional Auditoria administrativa Auditoria integral Auditoria gubernamental.

Auditoria fiscal
Proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso.

Auditoria contable (de estados financieros)


Es un examen sistemtico de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las polticas establecidas por la direccin y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente aceptadas.

La auditora financiera es una revisin de los estados financieros similar a la auditora externa. Su objetivo es expresar una opinin sobre si las cifras del balance y la cuenta de resultados presentan razonablemente la situacin actual de la empresa de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Auditoria operacional
Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente de una funcin o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el area de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin, que sus objetivos se cumplan, y determinar que condiciones pueden mejorarse. A continuacin se dan algunos ejemplos de la autoridad de operaciones: * Evaluacin del cumplimiento de polticas y procedimientos.

* Revisin de prcticas de compras.

Auditoria administrativa
Es un examen detallado de la administracin de un organismo social realizado por un profesional de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, sus mtodos y controles, y su forma de operar

Auditoria integral
Es un examen que proporciona una evaluacin objetiva y constructiva acerca del grado en que los recursos humanos, financieros y materiales son manejados con medidas econmicas, eficacia y eficiencia.

Auditoria gubernamental
Es la revisin y examen que llevan a cabo las entidades fiscalizadoras superiores a las operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del gobierno central, estatal y municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales.

ETAPAS DE LA AUDITORIA:
Se comprenden en 6 partes y son las siguientes:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Exploracin Planeamiento Supervisin Ejecucin Informe Seguimiento

Exploracin:
Etapa en la cual se realiza el estudio o examen previo al inicio de la Auditora con el propsito de conocer en detalle las caractersticas de la entidad a auditar.

Planeamiento:
El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe seguir en la Auditora; planear los temas que se deben ejecutar de manera que aseguren la realizacin de una Auditora de alta calidad y que se logre con la economa, eficiencia, eficacia y prontitud debidas.

Despus de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecucin de cada comprobacin o verificacin se procede a elaborar el plan global o general de la Auditora, el que se debe recoger en un documento que contenga como mnimo:

Definicin de los temas y las tareas a ejecutar. Nombre del o los especialistas que intervendrn en cada una de ellas. Fecha prevista de inicio y terminacin de cada tarea. Se considera desde la exploracin hasta la conclusin del trabajo.

Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada especialista, considerando como mnimo: -Nombre del especialista. -Definicin de los temas y cada una de las tareas a ejecutar. -Fecha de inicio y terminacin de cada tarea.

Supervisin:
El propsito esencial de la supervisin es asegurar el cumplimiento de los objetivos de la Auditora y la calidad razonable del trabajo. Una supervisin adecuada debe asegurar que: Todos los miembros del grupo de Auditora han comprendido, de forma clara y satisfactoria, el plan de Auditora, y que no tienen impedimentos personales que limiten su participacin en el trabajo.

Ejecucin:
El propsito fundamental de esta etapa es recopilar las pruebas que sustenten las opiniones del auditor en cuanto al trabajo realizado, es la fase del trabajo de campo, esta depende grandemente del grado de profundidad con que se hayan realizado las dos etapas anteriores, en esta se elaboran los Papeles de Trabajo y las hojas de nota, instrumentos que respaldan excepcionalmente la opinin del auditor .

Informe:
En esta etapa el Auditor se dedica a formalizar en un documento los resultados a los cuales llegaron los auditores en la Auditora ejecutada y dems verificaciones vinculadas con el trabajo realizado. El informe de Auditora debe cumplir con los principios siguientes: -Que se emita por el jefe de grupo de los auditores actuantes. -Por escrito. -Oportuno.

Que sea completo, exacto, objetivo y convincente Que todo respondan a los hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes. Que refleje una actitud independiente. Que muestre la calificacin segn la evaluacin de los resultados de la Auditora.

Seguimiento:
En esta etapa se siguen, los resultados de una Auditora generalmente evaluada de Deficiente o mal ,as que pasado un tiempo aproximado de seis meses o un ao se vuelve a realizar otra Auditora de tipo recurrente para comprobar el verdadero cumplimiento de las deficiencias detectadas en la Auditora

Monitoreo

El monitoreo es un procedimiento sistemtico empleado para comprobar la efectividad y eficiencia del proceso de ejecucin de un proyecto.

Verifica de manera continua el cumplimiento de las metas y objetivos prioritarios establecidos por los departamentos administrativos.

Para as, hacer realidad los planes y programas prioritarios de una empresa.

Monitoreo

Quien lo realiza?
El monitoreo es un subsistema de la gestin de la empresa, por lo tanto debe existir personal encargado dentro de la estructura organizacional del mismo.

Aunque los resultados se reportan directamente a la gerencia, el encargado debe estar en una posicin con suficiente autonoma para llegar a conclusiones y juicios propios.

Adems, el personal encargado debe contar con la confianza y respaldo de los diversos involucrados para que los resultados del monitoreo sean tomados en cuenta.

En muchos casos los trminos Monitoreo y Evaluacin se usan como sinnimos. Pero, si bien el Monitoreo y la Evaluacin estn interrelacionados, no se refieren a las mismas actividades.

Diferencias
Monitoreo
Levantamiento de datos continuo como parte rutinaria del programa Compara lo planificado con la situacin real del proyecto Normalmente a travs de personal interno

Evaluacin
Actividad espordica

Cuestiona el concepto y los objetivos Llevado a cabo por personal externo

El monitoreo tiene que ajustarse a las necesidades de informacin de una organizacin Por lo tanto existen:

CRITERIOS DE CALIDAD PARA EL MONITOREO.

Utilidad

credibilidad

Eficiencia

Participacin

imparcialidad

Conclusin

El monitoreo tiene su mxima utilidad, como herramienta interna de gestin, cuyo objetivo instrumental es contribuir al desempeo efectivo de la organizacin, la cual requiere de conocimientos y experiencia.

Dentro de los mercados se depositan alta confianza en los reportes financieros,

Por ello el papel de la auditora es asegurar su calidad y las revelaciones suficientes es ms importante que nunca.

Permitiendo as prever los riesgos y tomar las medidas pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.