Balanced Scorecard

Cara dan Tahapan Menyusun Balanced Scorecard

Download free ebook, free KPIs, dan free powerpoint slides tentang balanced scorecard pada web kami di:

www.manajemenkinerja.com

Contents :
1. Four Perspectives in Balanced Scorecard

2. Identifying Strategic Objectives

3. Identifying Key Performance Indicators 4. Cascading Corporate Scorecard to Department Scorecard

Empat Perspektif dalam Balanced Scorecard

Balanced Scorecard Measurements

Financial Perspective Customer Perspective Hasil keuangan seperti apa yang diharapkan oleh manajemen? Bagaimana memenuhi kebutuhan pelanggan organisasi Proses kerja kunci yang harus dilakukan untuk meningkatkan kontribusi lembaga Bagaimana mutu SDM, organisasi, IT, dan anggaran dikelola dan dikembangkan
5

Internal Process Perspective

Learning & Growth Perspective

Balanced Scorecard Measurements

Financial Perspective Strategic Outcome Customer Perspective

Internal Process Perspective

Strategic Drivers

Learning & Growth Perspective

Learning & Growth

6

Strategy and Balanced Scorecard

Mission Why We Exist

Strategic Outcomes Satisfied Shareholders Delighted Customers Excellent Processes Motivated Workforce

Vision What We Want to Be

Strategy : Our Game Plan

Balanced Scorecard: Map and KPI

Values Whats Important to Us

Corporate Balanced Scorecard Map An Example

Enhance Long-term Shareholder Value

Manage Cost Efficiency

Financial

Increase Revenue Growth

Nurture Customer Satisfaction Customer

Expand Market Share

Increase Customer Acquisition

Achieve Operational Excellence

Drive Demand via Customer Relation Management

Manage Dramatic Growth through Innovation

Implement Good Environmental Policy

Business Process Learning & Growth Develop Employee Satisfaction Enhance Employee Productivity Improve Employee Appraisal System

Sumber dalam Perumusan Sasaran Strategis atau Strategic Objectives

Visi dan Misi

Analisa Lingkungan Eksternal Analisa Proses Kerja Kunci

Sasaran Strategis

Sasaran Strategis
Sasaran-sasaran yang bersifat penting, strategis, dan memperoleh prioritas yang tinggi dari jajaran manajemen. Sasaran ini jika dicapai, akan membantu mewujudkan visi dan misi perusahaan.

10

Sasaran Strategis
Sasaran strategis merefleksikan cita-cita dan aspirasi perusahaan yang ingin dicapai dimasa mendatang. Sasaran dibangun dengan memperhatikan: Ekspektasi Stakeholder (pemegang saham), pelanggan dan juga karyawan Analisa atas kapabilitas internal -- aspek apa saja yang perlu ditingkatkan kinerjanya secara signifikan?

11

Sasaran Strategis
Secara keseluruhan, sasaran strategis dalam satu Strategy Map umumnya berjumlah 10 - 25.

12

Identifying Key Performance Indicators (KPI)

13

Balanced Scorecard
Vision Mission Strategy Balanced Scorecard

Key Performance Indicators

Company strategy

Identifying Defining Measuring Monitoring Reporting

14

Key Performance Indicators (KPI)

Vision Mission and Values
KPI = Ukuran atau Indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan Key Performance Indicators Key Performance Indicators Key Performance Indicators

Strategy

Strategic Objectives
Finance Customer Internal Business Process Learning

15

KPI Guidelines
Guidelines in Formulating the KPI
Ukuran keberhasilan harus menunjukkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable) Ukuran keberhasilan harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur Biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor Ukuran Keberhasilan sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah.

16

Tingkatan Key Performance Indicators

Strategic Objective

Measure Results

KPIs RESULT

KPI yang mengukur pencapaian hasil akhir yang ingin dituju oleh Sasaran Strategis

Measure Activity

KPIs PROCESS

KPI yang mengukur pencapaian proses atau aktivitas yang dilakukan untuk mencapai Result

18

Tingkatan Key Performance Indicators

Improve customer satisfaction on service

Measure Results

Customer Satisfaction Index Number of complaints

Measure Activity

# of follow-up call after product/service delivery

19

Tingkatan Key Performance Indicators

Increase Sales Revenue

Measure Results

Sales Revenue

Measure Activity

Jumlah Kunjungan ke Klien Prospektif Jumlah pameran produk yang dilakukan

20

Tingkatan Key Performance Indicators

Develop Competent Employee

Measure Results

Rata-rata Skor Kompetensi Karyawan

Measure Activity

Jumlah Pelatihan Per Karyawan Per Tahun % Karyawan yang Merealisasikan Individual Development Plan

21

Corporate Balanced Scorecard Map An Example

Enhance Long-term Shareholder Value

Manage Cost Efficiency

Financial

Increase Revenue Growth

Nurture Customer Satisfaction Customer

Expand Market Share

Increase Customer Acquisition

Achieve Operational Excellence

Drive Demand via Customer Relation Management

Manage Dramatic Growth through Innovation

Business Process Learning & Growth Develop Employee Satisfaction Enhance Employee Productivity Improve Employee Appraisal System

22

Tabel BSC dan KPI

Perspektif Sasaran Strategis Enhance Long Term Shareholder Value KPI Target

Profitability (Rp)
Profitability Growth (%)

5,000
10 50,000

Financial (bobot 25)

Increase Revenue Growth

Revenue (Rp)

Revenue Growth (%) Manage Cost Efficiency Nurture Customer Satisfaction Customer (bobot 25) Expand Market Share Increase Customer Acquisition Overhead Cost Ratio (%) Customer Satisfaction Index Market Share per Product (%) Percentage of Loyal Customers (%)

12 8 8 40

50 23

Perspektif

Sasaran Strategis

KPI Number of Product Defects - Time To Response Customers' Request - Number of Customer Gatherings - Number of New Products Launch

Target

Achieve Operational Excellence

Drive Demand via Customer Relationship

100 per 1 million

max 24 hours 6 per year

Business Process (bobot : 25)

Manage Growth via Innovation

2 in this year

- Number of New Initiatives Implemented for Continous Improvement

- Employee Satisfaction Index - Sales Revenue Per Employee (Rp) - Persentase Penyelesaian Sistem Manajemen Kinerja Baru

10 8 500 per employee 100 % ready in November 2008 24

Develop Employee Satisfaction Learning (bobot : 25) Enhance Employee Productivity Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja

Perspektif

Sasaran Strategis
Enhance Long Term Shareholder Value - Profitability

KPI

Target
5,000 10 50,000 12 8 8 40 50 100 per 1 million max 24 hours

Achievement
5,100 11 52,000 12 8 7.80 37 45 100 per 1 million average 25 hours 102 110 104 100 100 98 93 90 100 96

Score
103 25.80

- Profitability Growth - Revenue - Revenue Growth

Financial (25)

Increase Revenue Growth Manage Cost Efficiency Nurture Customer Satisfaction

- Overhead Cost Ratio - Customer Satisfaction Index - Market Share per Product - Percentage of Loyal Customers - Number of Product Defects - Time To Response Customers' Request - Number of Customer Gatherings - Number of New Products Launch

93

23.33

Customer (25)

Expand Market Share Increase Customer Acquisition Achieve Operational Excellence

99

24.80

Business Process (25)

Drive Demand via Customer Relationship

6 per year

100

2 in this year

100

Manage Growth via Innovation

- Number of New Initiatives Implemented for Continous Improvement - Employee Satisfaction Index - Sales Revenue Per Employee - Persentase Penyelesaian Sistem Manajemen Kinerja Baru

10 8

10 7.60

100 95 95 23.75

Mengembangkan Employee Satisfaction

Learning (25)

Mengembangkan Produktivitas Karyawan

Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja

500 per employee 100 % ready in November 2008

450 100 % ready on time

90

100

97.68 25

Developing Division Scorecard

26

Integrasi antara Corporate dengan Department/Division Scorecard Visi Misi Strategi Corporate Scorecard Divisional/ Department Scorecard
27

Proses Menurunkan (Cascading) Scorecard

Identifikasi sasaran strategis (SS) pada level korporat yang seluruh atau sebagian pencapaiannya menjadi tanggungjawab departemen Anda

Kembangkan sasaran strategis dan KPI yang membantu perwujudan sasaran pada level korporat tersebut, dengan mengacu pada proses kunci dalam departemen Anda Indirect Method

Jadikan sasaran strategis tersebut sebagai sasaran departemen Anda

Direct Method

28

Review - Corporate Scorecard

Enhance Long-term Shareholder Value

Tanda BINTANG menunjukkan kontribusi Divisi HR dalam pencapaian sasaran strategis level Korporat

Manage Cost Efficiency

Financial

Increase Revenue Growth

Nurture Customer Satisfaction Customer

Expand Market Share

Increase Customer Acquisition

Achieve Operational Excellence

Drive Demand via Customer Relation Management

Manage Dramatic Growth through Innovation

Implement Good Environmental Policy

Business Process Learning & Growth Mengembangkan Employee Satisfaction Mengembangkan Produktivitas Karyawan Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja

29

Divisi HR
Mengembangkan Produktivitas Karyawan
Financial Customer

Mengembangkan Kepuasan Karyawan (employee satisfaction)

Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja

Sasaran Strategis (SS) XYZ yang secara langsung di-cascade menjadi SS Divisi HR

Business Process

Learning & Growth

30

Analisa Proses Internal Departemen/Divisi HR

No.
1

OUTPUT
Sistem dan pedoman pelaksanaan rekrutmen karyawan Sistem dan pedoman pelaksanaan penilaian kinerja dan perencanaan karir SDM Sistem Pelatihan yang Berkelanjutan

"customer"
Semua karyawan

EKSPEKTASI
Terpenuhinya kebutuhan karyawan baru secara tepat baik dari segi kuantitas maupun kualitas Terlaksananya sistem penilaian kinerja dan perencanaan karir yang mampu mendorong pengembangan kapasitas individual dan sekaligus sinergis dengan peningkatan kinerja organisasi Terlaksananya pola pelatihan yang disertai dengan monitoring regular untuk memastikan penerapan materi yang telah diajarkan Terbangunnya lingkungan kerja yang kondusif serta kapabilitas yang solid diantara para karyawan internal bagian HR Terlaksananya pola pengelolaan biaya karyawan yang efisien dan optimal

Semua karyawan

Semua karyawan

Lingkungan Kerja yang Kondusif serta Kapabilitas Karyawan Internal HR Division Pengelolaan Biaya Karyawan yang Optimal

Karyawan Internal HR

Manajemen

31

Financial

Mengembangkan Produktivitas Karyawan

Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien

Sasaran Strategis bertanda BINTANG adalah Sasaran Divisi yang Didesain dengan Mengacu pada Internal Core process

Mengembangkan Employee Satisfaction

Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja

Sasaran Strategis XYZ yang secara langsung di-cascade menjadi SS Divisi HR

Menerapkan Sistem Rekrutmen Berbasis Kompetensi

Business Process People Development

Membangun Sistem Perencanaan Karir yang Efektif

Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan

Mengembangkan Kompetensi Karyawan Internal Divisi HR

Membangun Lingkungan Kerja di Depertamen HR yang Kondusif

32

HR Scorecard
Financial

Mengembangkan Produktivitas Karyawan

Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien

Mengembangkan Employee Satisfaction

Customer

Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja

Membangun Sistem Perencanaan Karir yang Efektif

Menerapkan Sistem Rekrutmen Berbasis Kompetensi

Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan

Business Process People Development

Mengembangkan Kompetensi Karyawan Internal Divisi HR Membangun Lingkungan Kerja di Depertamen HR yang Kondusif

33

HR Key Performance Indicators

Sasaran Strategis Key Performance Indicators Target

Mengembangkan Produktivitas Karyawan

Sales per Employee Net Profit per Employee

Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien

Biaya Kesehatan Per Karyawan Rasio HR Cost terhadap Overall Cost

Mengembangkan Employee Satisfaction

Indeks Kepuasan Karyawan

34

Sasaran Strategis Menerapkan Sistem Rekrutmen Berbasis Kompetensi

Key Performance Indicators

Tingkat kinerja karyawan baru yang direkrut dengan pendekatan kompetensi -- enam bulan setelah penerimaan Jumlah Jam Pelatihan Per Karyawan Per Tahun Tingkat Kepuasan Peserta Pelatihan

Target

Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan

Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja

Persentase penyelesaian sistem penilaian kinerja baru

Membangun Sistem Perencanaan Karir yang Efektif

Persentase penyelesaian blueprint perencanaan karir Jumlah karyawan yang telah di-ases melalui metode assessment center

35

HR Key Performance Indicators

Sasaran Strategis Mengembangkan Kompetensi Karyawan Internal Divisi HR

Key Performance Indicators Jumlah internal knowledge sharing session yang diselenggarakan Rata-rata skor kompetensi karyawan internal HR

Target

Membangun Lingkungan Kerja di Depertamen HR yang Kondusif

Tingkat kepuasan karyawan internal Divisi HR terhadap pimpinan di Divisi HR

36

Marketing Strategy Map Template

Drive Long term Shareholder Value Increase Sales Revenue

Optimize Marketing Efficiency

Financial

Create Satisfied and Loyal Customers

Enhance Brand Image

Customer

Develop Effective Customer Relation Management

Develop Innovative Marketing Communication Program

Develop Marketing Business Intelligence

Accelerate New Product Development Ideas

Internal Process Learning & Growth

Develop Strategic & Functional Marketing Competencies Foster Creative Thinking & Innovative Solutions

37

IT Strategy Map Template

Drive Long term Shareholder Value Enhance IT Impact on Enterprise Outcome

Optimize IT Efficiency

Financial

Deliver Consistent, High Quality IT Service

Provide Business Units with Innovative IT Solutions

Customer

Maintain a Reliable IT Infrastructure

Develop Effective Decision Support System

Propose and Deliver Transformational Applications

IT Internal Process Learning & Growth

Develop Strategic & Functional IT Competencies Promote Customerfocused Culture

38

Jika kantor Anda membutuhkan workshop atau konsultasi pengembangan Bsc dan KPI karyawan, silakan hubungi kami di :
Yodhia Antariksa, Msc in HR Management Managing Partner, PT. Manajemen Kinerja Utama Phone : 0817 482 3235

Email : antariksa@exploreHR.org
Web : www.manajemenkinerja.com
39

39

Daftar Klien Business Company

Perusahaan/ Organisasi Bisnis yang telah menggunakan jasa kami dalam bidang pengembangan SDM dan manajemen kinerja:
Otsuka Indonesia Ernst and Young Summit Oto Finance Oto Multi Artha Surveyor Indonesia Perkebunan Nusantara IV PLN (Persero) Perusahaan Gas Negara Deli Tyre International Gleneagle International Hospital Intercallin (Baterei ABC) Wahana Makmur Sejati (Honda Main Dealer) Tugu Pratama Indonesia Merbau Indahraya Group
40

Daftar Klien Government Organization

Organisasi Pemerintahan yang telah menggunakan jasa kami dalam bidang pengembangan manajemen kinerja:
Kantor Kementerian Koordinator Ekonomi RI Badan Kebijakan Fiskal Kementerian Keuangan RI Pusat Investasi Pemerintah Kementerian Keuangan RI BPPT (Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi) BPKP (Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan) BKKBN (Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional) Komisi Yudisial RI
41

Sampel Projek
Projek Pengembangan Key Performance Inditors untuk para pegawai pada salah satu perusahaan agro industri terbesar di Indonesia. Penyusunan tabel key performance indicators untuk beragam level karyawan, mulai dari level direksi hingga level supervisor. Proses pengembangan KPI juga disertai dengan penyusunan panduan pengembangan KPI dan sosialisasi cara penerapan sistem KPI dalam performance management karyawan. Projek Pengembangan Key Performance Indicators untuk para karyawan di sebuah Financing Company terbesar di tanah air. Penyusunan KPI karyawan dimulai dari penyusunan Balanced Scorecard Level Perusahaan. Kemudian scorecard ini dicascade (diturunkan) pada level scorecard direktur, kemudian level manajer dan asisten manajer. Dengan demikian diharapkan ada keselarasan (alignment) antara corporate performance scorecard dengan KPI para karyawannya.

42

Thank You

43