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Aprovechamiento del tiempo

Curso: Administracin Efectiva del Tiempo

El Tiempo
Una Nos
de las habilidades de mayor importancia para optimizar las posibilidades de xito, es saber utilizar el ms valioso recurso que se tiene: EL TIEMPO. vemos esclavos del tiempo, porque a veces carecemos de una cultura de la Administracin del Tiempo y nos dedicamos a atender lo urgente en lugar de lo importante.

Algunos mitos sobre el tiempo


Todos los trabajadores independientemente de

su labor tiene mitos sobre la utilizacin del tiempo. Veamos algunos de ellos. Las decisiones lentas y demoradas son mejores. Quien tiene mucho trabajo es ms productivo. El tiempo est en contra nuestra. No hay tiempo suficiente. Que rpido se ha ido el tiempo.

Las realidades
Las mejores decisiones son las que se planean, se evalan, se ejecutan y se controlan. El ms productivo es el que es ms eficiente y eficaz. El tiempo est de nuestro lado... cuando lo organizamos. Todos contamos con el mismo tiempo. El tiempo se queda, nosotros nos vamos.

Las tres pruebas del tiempo


Vamos a analizar tres pruebas que se

relacionan con la capacidad de hacer un uso efectivo del tiempo. Antes veamos algunos aspectos que se deben considerar para lograr superar estas pruebas.

Primer paso
El primer paso para lograr un mejor control
del tiempo es analizar la forma en que actualmente lo utilizo. Se debe contar con informacin especfica y confiable antes de que pueda determinar las oportunidades para mejorarlo. La mejor manera de reunir la informacin es llevarse un registro del tiempo.

Segundo paso
Una vez anotada la informacin, debes de
examinarla desde tres puntos de vista: necesidad, aptitud y eficiencia. Esto le permitir suspender ciertas tareas, delegar otras y/o encontrar formas de incrementar su eficiencia a travs de la tecnologa, procedimientos nuevos hbitos de trabajo personales.

Tercer paso
Con frecuencia, un cuidadoso anlisis pueden
proporcionarte otras ocho o diez horas a la semana para que puedas aprovecharlas en actividades de tu eleccin.

Primera prueba:
LA PRUEBA DE LA NECESIDAD: Primero, se
debe examinar cada actividad para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable). Es muy comn seguir haciendo cosas que ya no son tiles. Esta prueba de la necesidad debe ayudarle a reducir sus tareas a los elementos esenciales.

Segunda prueba:
LA PRUEBA DE LA APTITUD: Una vez
identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determinar quien debe hacerlas (por ejemplo, alguien que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o de nivel habilidad). Es probable que descubra actividades que pudieran darse a otros, o que est realizando actividades por debajo de su nivel de habilidad, las cuales podran ser reasignadas.

Tercera prueba:
LA PRUEBA DE LA EFICIENCIA: EL tercer
anlisis estudia las tareas restantes, una vez satisfecho con el trabajo que le toc hacer pregunte Hay alguna forma mejor de hacerlo?. Esto e animar a buscar cmo realizar ms rpidamente el trabajo, usar tecnologa ms apropiada o establecer procedimientos para manejar actividades repetitivas.

Entonces
Para poder combatir los problemas que se
enfrentan a diario en la utilizacin de este importante recurso, vamos a conocer algunos principios bsicos que pueden ser tiles para administrarlo en forma eficiente.

Principios
Hacer una lista de las actividades de una
semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo.

Principios
Esta comprobado y es un principio
fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados.

Principios
Una tcnica recomendable para
administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente.

Principios
El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza
exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

Principios
Los resultados ms efectivos se logran
teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad.

Principios
El tiempo disponible debe ser asignado a
tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades

Principios
El establecer un determinado tiempo o
fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza.

Principios
Evitar perder de vista los objetivos o los
resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

Principios
No confundir movimientos con
realizaciones y actividades o acciones con resultados.

Principios
El tiempo utilizado en dar
respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

Principios
Posponer o aplazar la toma de decisiones
puede convertirse en hbito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas.

Principios
Las actividades de rutina de bajo valor
para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

Principios
Las actividades similares se deben agrupar
para eliminar la repeticin de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas.

Principios
El mantener a la vista la agenda del da
facilita el administrar correctamente el tiempo.

Principios
El registro de como se piensa utilizar el tiempo en
el da, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


Ahora vamos a analizar las caractersticas
de personas eficientes. Analizaremos algunos elementos que son fundamentales y que todo buen profesional debe tomar en consideracin en su trabajo.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


El 80% de los asuntos que llegan al
escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


Recopilan toda la informacin existente
sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


Delegan con claridad y precisin para
asegurase que se ha comprendido lo asignado.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


Establecen los objetivos de las decisiones
que se tomen.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


Establecen los posibles cursos de accin
que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo ms corto.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


Definen alternativas de accin y previenen
posibles consecuencias positivas y negativas.

Caractersticas del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:


Analizan y eligen la que parece la mejor
opcin en cada caso.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


Llevan un control de lo delegado, mediante
informes sobre lo realizado, para asegurase que se estn logrando los resultados planeados.

Caractersticas del quienes administran eficientemente el tiempo:


Dan seguimiento diario a la lista de
pendientes importantes.

Recuerde que:
La administracin del tiempo es
esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinacin de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronizacin conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Recuerde que:
Administrar el tiempo eficazmente, es un
don, que se puede desarrollar por la mayora de las personas que se lo propongan.

Ms informacin en www.auladeeconomia.com