Gestin Documental

Coordinacin de Archivo y Correspondencia Sistema de Gestin de la Calidad Universidad del Magdalena

21 de Noviembre de 2006

Introduccin
La adecuada Gestin Documental de una Empresa, es determinante para la conservacin de su memoria institucional; mxime cuando se trata de una Entidad del sector Pblico, ya que existe un marco jurdico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivstica desde la produccin del documento hasta su destinacin final.

Temtica

Generalidades Marco jurdico de la Gestin Archivstica Tablas de Retencin Documental (TRD) Gestin de Correspondencia Procedimientos del Proceso de Gestin Documental y Normativa del SGC

Generalidades

Archivstica
La Archivstica o Gestin Archivstica se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

Archivo

Archivo

Servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Principios generales de la funcin archivstica

Finalidad de los Archivos
Disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.

Principios generales de la funcin archivstica

Importancia de los Archivos
Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Principios generales de la funcin archivstica

Institucionalidad e instrumentalidad
Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

Principios generales de la funcin archivstica

Responsabilidad
Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

Principios generales de la funcin archivstica

Administracin y Acceso
Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.

Principios generales de la funcin archivstica

Modernizacin
El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos.

Principios generales de la funcin archivstica

Funcin de los Archivos
Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Principales normas que regulan la funcin archivstica

Principales normas que regulan la funcin archivstica

Decreto 264 de 1963: los archivos nacionales son considerados objetos de valor artstico e histrico y deben ser salvaguardados.

Acuerdo 09 de 1995 del AGN: reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin

Principales normas que regulan la funcin archivstica

Ley 190 de 1995

Artculo 79: Ser causal de mala conducta el hecho de que un funcionario pblico obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.

Principales normas que regulan la funcin archivstica Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Principales normas que regulan la funcin archivstica

Cdigo nico Disciplinario (Ley 734 de 2002), Artculo 34 Deberes de los Funcionarios Pblicos: Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.

Tablas de Retencin Documental

TRD

Definicin de TRD
Las Tablas de Retencin Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Definicin de TRD
Produccin Circulacin Almacenamiento Disposicin Final

FORMATO TRD
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL Tipologa 1 Tipologa 2

Tipologa n
Cada Serie y sus respectivas Subseries tendrn un cdigo de identificacin asociado.

FORMATO TRD
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el tramite de cada asunto. Tipologa 1 Tipologa 2 Tipologa n Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

Ejemplo
SERIE DOCUMENTAL: HISTORIA LABORAL Es producida por la Oficina de Recursos Humanos y su contenido es singular, razn por la cual se considera SERIE

SUBSERIE DOCUMENTAL: De Funcionarios de Planta Esta clasificacin obedece al tipo de vinculacin de cada persona a la institucin y los documentos especficos que se requieren para tal vinculacin. Tipologas
Formato de Necesidades de Personal

Nombramiento *
Oficio de notificacin del nombramiento * Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo * Documentos de identificacin Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

Acta de posesin
Certificado de Antecedentes Penales

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA COORDINACIN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL ADMINISTRACIN CENTRAL MAYO DE 2006 Dependencia Productora: Acta de Aprobacin: CDIGO Seccin de Contabilidad Comit de Archivos Universidad del Magdalena RETENCIN EN AOS GESTIN CENTRAL 2 2 ORIGINAL COPIA Original DISPOSICIN FINAL C S E O x PROCEDIMIENTO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES INFORMES BIMESTRAL DE DEVOLUCIN DE IVA Formato de Solicitud de Devolucin de IVA (DIAN) Autorizacin del Representante Legal Certificacin de Contador Certificacin del Ministerio de Educacin de la Calidad de la Institucin y del Representante Legal Copias de Ordenes de Pago Factura Original Acta de Visita Carta de Notificacin de Aceptacin de Valores del IVA CONTABLE TRIMESTRAL Balance General Estado de Resultados Estado de Cuentas De Orden Estado de Cuentas Recprocas Estado de Cgn 001 Estado de Cgn 002 Estado de Cgn 003 Certificado De La Deuda Pblica ESTADO FINANCIERO COMPARATIVO Anexo 1 CGN Anexo 2 CGN Anexo 3 CGN Anexo 4 CGN Anexo 5 CGN DE CIERRE DE VIGENCIA EXGENA PARA LA DIAN Pagos o Abonos en Cuenta a Terceros Retenciones en la Fuente Practicadas Ingresos Recibidos Saldo de Cuentas por Cobrar Saldo de Cuentas por Pagar Convenios de Cooperacin y Asistencia Tcnica Identificacin de Contratos celebrados por Convenios Pagos o Abonos a Contratistas NOTAS ESTADOS FINANCIEROS Formato de Presentacin de la Solicitud Informe de Control Interno Contable CONVENIOS Convenio firmado Presupuesto del Convenio Oficios de Certficacin de Desembolsos Correspondencia Consignaciones Informe parcial de ejecucin financiera Informe final de ejecucin financiera rden de Pago de liquidacin Acta de liquidacin Actas de Revisin de la Entidad Financiadora

Original

La Serie se digitaliza o microfilma finalizado el tiempo de retencin documental y se conserva permanentemente en este medio y luego se elimina el soporte en papel. 2 3 Original x

1 1

4 2

0 Original Original

x x

Original

La Serie se digitaliza o microfilma finalizado el tiempo de retencin documental y se conserva permanentemente en este medio y luego se elimina el soporte en papel.

Original

La Serie se digitaliza o microfilma finalizado el tiempo de retencin documental y se conserva permanentemente en este medio y luego se elimina el soporte en papel.

Definicin de TRD
La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental debe basarse en la estructura orgnico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la informacin.

Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentacin ante las instancias correspondientes.

Definicin de TRD
El tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales.

Una vez elaboradas las Tablas de Retencin Documental, y aprobadas por la instancia correspondiente, debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una gua explicativa a fin de facilitar su comprensin y aplicacin.

Beneficios de las TRD

Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

Administrativos
Archivsticos

Beneficios de las TRD

Administrativos:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados.

Beneficios de las TRD

Administrativos:
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

Beneficios de las TRD

Archivsticos:
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Beneficios de las TRD

Archivsticos:
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.

Tarea estratgica

Por dependencias, vamos a revisar las TRD que hasta el momento se encuentran estructuradas. Para el caso de aquellas que no estn estructuradas an, vamos a hacer una primera aproximacin a lo que seran las TRD de la dependencia.

Procedimientos del Proceso de Gestin Documental y Normativa del S.G.C.

Observaciones finales

Gestin de Comunicaciones

La radicacin y distribucin de las comunicaciones se ejecuta en dos cortes, uno a las 10:30 a.m. y otro a las 4:30 p.m. La recepcin de comunicaciones externas a enviar es hasta las 4:30 p.m. El uso de los formatos de comunicaciones internas externas, es de carcter obligatorio. El no uso de los formatos de comunicaciones podra convertirse en una no conformidad para el S.G.C.

Gestin de Comunicaciones

El nmero consecutivo de comunicaciones de cada dependencia, es fundamental para el control de las comunicaciones internas y comunicaciones externas. La Coordinacin de Archivo y Correspondencia no controla esa numeracin, sin embargo su uso inapropiado afecta el S.G.C. Abstngase de efectuar alguna modificacin, por mnima que sea, a los formatos de comunicaciones internas y externas.

Gestin de Comunicaciones

La recepcin o entrega de documentos que no hayan surtido su trmite a travs del filtro centralizado de correspondencia, es una violacin a una norma interna que ha sido establecida y acarrea sanciones. Mxime si esa norma hace parte del marco legal que se establece en el S.G.C. La administracin y control de las comunicaciones oficiales, se establece en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nacin.

Administracin Archivstica

Archivar los documentos respetando el principio de procedencia y clasificarlos, ordenarlos y organizarlos de manera eficiente. Archivar los documentos dejando en la parte superior el ms antiguo y al final el ms reciente, para ello se debe usar el gancho de modo que el ingreso de los documentos recientes resulte fcil.

Administracin Archivstica

Tener especial control con los expedientes que tienen un carcter importante o trascendental para la Institucin. Vigilar y custodiar los archivos de gestin. Los documentos deben archivarse en la medida en que se producen. Acumularlos para archivarlos despus, aumenta el riesgo de prdida de los mismos.

Administracin Archivstica

Al momento de transferir los documentos al archivo central, se debern realmacenar aquellos documentos que se encuentren en carpetas A-Z y pasarlos a carpetas de yute. Usar ganchos legajadores plsticos, ya que los metlicos deterioran la documentacin. Al efectuar transferencias documentales, se debe eliminar todo tipo de material metlico como ganchos, grapas o clips.

Administracin Archivstica

A partir del momento en que se aprueben las TRD, la Coordinacin de Archivo y Correspondencia, slo recibir aquellos documentos que se encuentren contemplados en las mismas. Cualquier otro documento, ser susceptible de eliminacin, a menos que la dependencia productora solicite su inclusin en las TRD, justificando su valor primario. (Valor legal, administrativo, etc.)

Todos somos actores importantes en el proceso de modernizacin de la administracin documental de la Institucin. Seamos multiplicadores de toda la informacin que nos ha sido suministrada y colaboremos para darle cumplimiento a todas las polticas y directrices que, en materia de archivos, se establezcan en la Universidad del Magdalena y a aquellas normas externas que nos sean aplicables.

Gracias por su atencin.