ADMINISTRACION I

PLAN 2011

DIANA EDITH CARRERA HUITRON

Administracin I 1

Conceptos fundamentales y la divisin de trabajo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. La divisin del trabajo. Conceptos Principios Objetivos La Organizacin Formal La Organizacin informal Estructuras Cultura Organizacional
Administracin I 2

LA ORGANIZACIN:

3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACION-

CONCEPTO

Conceptos
ORGANIZACION: Conjunto de personas y recursos relacionados entre s para alcanzar un fin comn.

Estructuracin de las actividades en un sistema de asignacin de tareas, compartiendo responsabilidades jerrquicas de autoridad en una constante comunicacin para el mximo aprovechamiento de los recursos.

Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo una autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar la estructura de la empresa.

Administracin I

3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACION-

PRINCIPIOS

Unidad del Objetivo. Congruencia, llevar orden en los objetivos. Especializacin y departamentalizacin. A mayor divisin del trabajo, mayor eficiencia. Jerarqua. Clara definicin de lneas de autoridad y comunicacin, parten de la direccin. Amplitud del tramo de control. Equilibrio en el nmero de personas que se pueden controlar. Paridad de autoridad y responsabilidad. A mayor autoridad, mayor responsabilidad viceversa Unidad de mando. Para cada funcin, un solo jefe Difusin. Comunicar todas las actividades y hechos Coordinacin. Sincronizacin de recursos y fuerza de un grupo y

Continuidad. Ajustarse al medio ambiente

Excepcin. Decisiones rutinarias (personal operativo) y decisiones extraordinarias (personal directivo)

Administracin I

3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACION-

OBJETIVO

Objetivo
Alcanzar los niveles ms altos de productividad Asignar trabajo, coordinar tareas y delegar autoridad y responsabilidad para el eficiente cumplimiento de las metas organizacionales

Administracin I

3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

TIPOS DE ORGANIZACION
Son las diversas combinaciones estables de la divisin de funciones y la autoridad, a travs de las cuales se realiza la organizacin; Hay tres sistemas fundamentales:
Lineal o militar: Es aquel en que la autoridad y responsabilidad se transmiten ntegramente por una sola lnea para cada persona o grupo. Es este sistema cada individuo tiene ms que un solo jefe para todos los aspectos, ni recibe rdenes, consiguientemente, ms que de l. Es aquel en que la responsabilidad se transmite en lnea recta.

Funcional o de Taylor (dividir el trabajo por especializacin):Quien es el padre de la Administracin cientfica. Es dividir el trabajo entre especialistas, quienes tienen conocimientos en sus propios campos.

Staff (asesora): Trata de aprovechas las ventajas y desventajas de los sistemas anteriores, ayudndose de asesora externa
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La Estructura Organizacional ELEMENTOS:

Especializacin

Estandarizacin.
Coordinacin.

Autoridad.
Empowerment.
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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

DIVISIN DEL TRABAJO

Es el primer nivel jerrquico, y para realizarlo se debe partir de la consideracin de los objetivos y planes aprobados Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo por medio de: Jerarquizacin Departamentalizacin Organigramas

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

ORGANIGRAMAS

Los sistemas de organizacin se representan en forma grfica por medio de organigramas en los cuales nos revelan la divisin de funciones, niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de comunicacin y la naturaleza lineal o staff de cada departamento, adems de las relaciones existentes entre cada departamento. Los requisitos de los organigramas: Deben ser muy claros, Comprender a los trabajadores o empleados, Deben contener nombres de funciones o de personas, Representar el nmero de elementos de la organizacin. Los organigramas pueden ser verticales, horizontales, circulares y escalares

Administracin I

3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIGRAMAS HORIZONTAL
Se disea en forma piramidal de izquierda a derecha o viceversa

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ORGANIGRAMAS VERTICALES
Este es tambin en forma piramidal, pero fluye de arriba hacia abajo. Es el diseo que ms se utiliza para representar la estructura formal burocrtica o tradicional. El diagrama piramidal puede reflejar la estructura en una pirmide alta o una achatada. La alta presenta mayor divisin o estratificacin organizacional. En cambio, la pirmide achatada presenta reduccin en los niveles de autoridad y ms unidades en el nivel operacional.

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIGRAMAS RADIAL
Presenta figuras en el centro del mismo desde las cuales se trazan lneas para indicar relaciones de autoridad, comunicacin y dependencia entre unidades. Principalmente, ilustra la distribucin geogrfica o de servicios

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ORGANIGRAMAS CIRCULAR
Se presenta la estructura organizacional en forma circular. Sin embargo, debemos advertir que no es recomendable utilizarlo para representar estructuras gubernamentales, porque su representacin grfica es compleja y se hace difcil su interpretacin.

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIGRAMAS CIRCULAR

Administracin I

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIGRAMAS MIXTO

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIGRAMAS MIXTO

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

JERARQUIZACION

Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

DEPARTAMENTALIZACION

La divisin de funciones y actividades en unidades especficas: a) b) c) d) e) Por producto: Por territorio: Por comprador: Por proceso : Por funciones:
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Administracin I

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN Maestro

DEPARTAMENTALIZACION

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

DEPARTAMENTALIZACION

Funcional

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Por puestos

ORGANIZACIN -

DEPARTAMENTALIZACION

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...where are we ?
Guatemala Mxico

Honduras

Panam

Colombia
El Salvador Venezuela Nicaragua

Costa Rica Brasil Ecuador

7 % > 30 %

Peru
0 % > 32 %

%>%

Market Share 1997 - 2000 Recent construction of new plants Recent acquisitions
Administracin I

Argentina
15 % > 45 %

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

DESCRIPCION DE PUESTOS

Anlisis de puestos: consiste en reglas que se dan para separar los elementos del puesto y ordenarlos adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lgica y la gramtica. El anlisis de puestos comprende la descripcin del puesto, es decir, la determinacin tcnica de lo que el trabajador debe hacer y la especificacin del puesto, o sea la enunciacin precisa de lo que el trabajador requiere para desempearlo con eficiencia. Su objetivo es obtener, analizar y registrar toda la informacin posible acerca de los diferentes puestos de trabajo en una organizacin, es una herramienta fundamental en la organizacin

Administracin I

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

DESCRIPCION DE PUESTOS

FUNCIONES Son una descripcin de las tareas realizadas por cada una de las unidades administrativas de la estructura orgnica. Este apartado consiste en llevar a cabo una descripcin de las actividades inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas contenidas en la estructura orgnica, que le permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes. Para una mejor comprensin, se hacen las siguientes recomendaciones: Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se trate. Que los ttulos de los rganos sean los mismos que se sealen en el apartado de la estructura funcional. Que la descripcin de funciones siga el orden establecido en la estructura organizacional. Que la descripcin de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido. Que la descripcin de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido
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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN a)

DESCRIPCION DE PUESTOS

b)

c) d) e) f) g) h)

Identificacin 1. Nombre del puesto 2. Nmero de plazas 3. Clave 4. Ubicacin fsica y administrativa Relaciones de autoridad 1. Jefe inmediato 2. Subordinados directos 3. Dependencia funcional Propsito del puesto Funciones Generales Funciones especficas Responsabilidad Comunicacin: Ascendente, horizontal, descendente, externa. Especificaciones del puesto 1. Conocimientos 2. Experiencia 3. Iniciativa Administracin I 4. Personalidad

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MEGA DIRECT MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COORDINACIN DE VENTAS.

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HOJA 15/83

Nombre del puesto rea Nmero de plazas Ubicacin fsica Puesto del que depende jerrquicamente Puestos (s) que supervisa directamente

Secretaria Administracin General 1 Donde se encuentra la gerencia general Gerente General.

____________________

Mobiliario a su cargo

Es responsable de todas las herramientas que la Empresa le brinde para su ejercer su funcin, Computadora, telfono, escritorio, papelera.

Descripcin general del puesto: Se encargar de registrar e informar oportunamente al gerente de sus actividades pendientes, as como realizar los documentos que su jefe le solicite y llevar el control de los mismos Descripcin de tareas o funciones: 1. Agendar y recordar oportunamente las actividades y eventos pendientes de su jefe. 2. Se encargara de realizar y enviar documentos, comunicados que su jefe le ordene. 3. Archivar los documentos y tenerlos listos para el momento que sean solicitados.

Elabor: 2461.

Equipo 8 Grupo

Revis: Carrera Huitrn

Diana

Autoriz: Carrrera Huitrn.

Diana 28

MEGA DIRECT MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COORDINACIN DE VENTAS.

16-03-10
HOJA 16/83

Nombre del puesto rea

Encargado de Recursos Humanos Coordinacin Administrativa

Nmero de plazas
Ubicacin fsica Puesto del que depende jerrquicamente Puestos (s) que supervisa directamente Mobiliario a su cargo

1
Donde se encuentra la Oficina de Recursos Humanos Administrador General

Auxiliar de Recursos Humanos

Es responsable de todas los documentos de contratacin, reclutamiento, etc.

Descripcin general del puesto: Se encarga de todo lo relacionado con el personal de la empresa. Ya sea del reclutamiento, seleccin y capacitacin del personal que va conformar la empresa. Descripcin de tareas o funciones: 1: 2: 3: 4: Reclutar, seleccionar y capacitar al personal de la empresa Crear una convivencia de respeto entre los trabajadores Motivar a los empleados de la empresa. Hacerse cargo de las prestaciones a las que tienen derecho los trabajadores de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo

Elabor: 2461.

Equipo 8 Grupo

Revis: Carrera Huitrn

Diana

Autoriz: Carrrera Huitrn.

Diana 29

MEGA DIRECT MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COORDINACIN DE VENTAS.

Nombre del puesto rea Nmero de plazas Ubicacin fsica Puesto del que depende jerrquicamente Puestos (s) que supervisa directamente Mobiliario a su cargo Descripcin general del puesto: Coordinador de ventas Ventas 1

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HOJA 22/83

Donde se encuentre el rea designada para las compras

Administrador general Supervisor, vendedor, encargado de mantenimiento

Es responsable del equipo de computo, telfono, impresora.

Es el encargado de la supervisin de los resultados de ventas, indicadores, presupuestos, as como dirigir y coordinar a los diferentes puestos que supervisa .

Descripcin de tareas o funciones: 1. 2. 3. 4. Elaboracin de reporte Realizar el presupuesto de ventas Manejo y control de vacantes del rea Administracin de clientes y proyectos

Elabor: 2461.

Equipo 8 Grupo

Revis: Carrera Huitrn

Diana

Autoriz: Carrrera Huitrn.

Diana 30

La Estructura Organizacional
Estructura organizacional formal
Estructura organizacional orientada al proceso Organizacin geogrfica

Unidades de negocios descentralizada

Unidades estrategicas de negocios Formas de organizacin de matriz

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

DESCRIPCION DE PUESTOS

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3.1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN -

COORDINACION

Coordinacin: Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea

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Administracin I

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