Establecer las medidas previas a la toma de inventario fsico, en los almacenes y/o tiendas de la Empresa Cell Shop Comunication

E.I.R.L. y Cell Shop Selva S.A. que permitan un control riguroso de las existencias, adems de la verificacin, la supervisin e inspeccin fsica de los equipos, chips, tarjetas as como tambin del activo fijo.

INICIO Determinar fecha y responsable Generar reporte de inventario Sistema EVSIG

Necesidad de control

Aprovisionar con los materiales necesarios Apersonarse a tienda y/o almacn y cerrar el mismo Devolver equipos de vitrina a sus cajas correspondientes Ordenar equipos por marcas y modelos

Verificar si esta en buen estado y con los accesorios completos

NO

Mercadera en buen estado con accesorios completos?

NO

Realizar conteo y verificacin en presencia del encargado de tienda Mercadera sellada? Anotar con un check en el casillero correspondiente Cotejar checks con numero de cajas Es igual? Anotar las observaciones encontradas Firmar documento y hacer llegar a oficina Logstica FIN

Anotar observaciones en casillero correspondiente

SI

SI

Volver a verificar

NO

SI

INICIO Revisar stock actual, Determinar pedido Realizar pedido y cotizacin Coordinar con gerencia finanzas la aprobacin Pedido Aprobado? Enviar pedido a Almacn Claro Hacer el seguimiento correspondiente hasta su liberacin Recoger el pedido de almacn claro Ingresar de facturas al sistema EVSIG Almacenar mercadera en anaqueles correspondientes FIN Verificar el stock

SI

NO

Replantear pedido de acuerdo a monto de gerencia - finanzas

INICIO Recepcionar requerimiento Verificar que lo requerido sea lo necesario Las cantidades solicitadas son las necesarias? Ver stock de mercadera

NO

SI
Atender pedido Generar gua de remisin Sistema EVSIG Verificar con un check mercadera a entregar Firma de gua de remisin por personal que recoge Mencionar que antes de firmar revisen lo recepcionado Entrega de lo solicitado FIN

Replantear pedidos de acuerdo a mximos y mnimos acordado

MODELO DE INVENTARIO

Procedimiento Toma de Inventarios

Nro. PASOS PLAZO RESPONSABLE Gerencia General, Administracin, Jefatura de Logstica Gerencia General, Administracin, Jefatura de Logstica

ANTES DE:
1 Determinar fecha de inventario, puede ser Segn calendario planificado o de emergencia o cuando la situacin lo amerite. Designar la persona o personas responsables del trabajo a realizar el trabajo. Esta persona deber tener suficiente capacidad de organizacin, gran conocimiento de los materiales a inventariar, amplio sentido de responsabilidad y un buen conocimiento del sistema logstico interno. Proveer al supervisor asignado un reporte de inventario de las existencias en el sistema para poder contrastar con el conteo fsico. Proveer al supervisor asignado previa coordinacin con Administracin una letra en blanco por punto a visitar ya que es necesario tener mayores garantas por el monto que se deja a cargo de los responsables, estas deben ser firmadas por los encargados de tienda al igual que tres hojas en blanco con DNI, nombre Al momento de decidir realizar el inventario

15 minutos Logstica despus de solicitado a logstica. 5 minutos. Logstica

DURANTE: Durante toma de inventario las condiciones de trabajo deben de ser las adecuadas: 4 1RO: El inventario se har a puertas cerradas por lo que si 05 minutos. Supervisor encargado. al llegar a la tienda o almacn esta se encontrara abierta se proceder al cierre de la misma. 5 2DO: Por ningn motivo el encargado del almacn y/o Todo el tiempo prudente Supervisor encargado. tienda debe retirarse del establecimiento ya que todo lo que que requiera hacer el se cuantifique y verifique debe hacerse en su presencia. inventario. 6 7 8 3RO: El encargado de tienda deber sacar los equipos que 30 minutos. estn en vitrina y colocarlos en sus respectivas cajas. 4TO: Se deber ordenar los equipos por marcas y modelos. 15 minutos promedio 5TO: El conteo de realizara de forma ordenada, se tendr mucho cuidado en este punto y se revisara todo el almacn, para que no se quede nada sin inventariar, se verificara si las cajas estn selladas o abiertas, anotando luego en la parte del reporte que le corresponde con un check. 6TO: En caso de que las cajas estn abiertas se proceder a verificar primeramente que el IMEI del equipo sea el mismo que el de la caja para luego verificarar que los accesorios de los equipos estn completos, si no hubiera ninguna observacin se procede a anotar con un check en la parte correspondiente (en caso de tener alguna duda llamar a almacn para validar). 7MO: Si se encontrara algn equipo o chip que no este en el reporte entregado por logstica se anotara el mismo en la parte final (observaciones) detallando la marca, modelo, imei o iccid correspondiente. 8VO: Al final del conteo se cotejara los checks del reporte con el numero de cajas los cuales deben ser iguales, de igual manera con los chips y las tarjetas de recarga, de no ser as, se proceder a hacer la verificacin de nuevo. 9NO: Luego del inventario de mercaderas se proceder al inventario de activos fsicos, en este inventario se a detallara el estado en el que los encontramos pudiendo ser Bueno, Regular o Malo (En el caso de las vitrinas detallar si las lunas se encuentran rajadas o con alguna abolladura) 30 minutos. Encargado de tienda. Supervisor y encargado de tienda. Supervisor y encargado de tienda.

El tiempo prudente para Supervisor y encargado que la informacin sea de tienda. confiable y veraz.

10

5 minutos.

Supervisor encargado.

11

15 minutos.

Supervisor y encargado de tienda. Supervisor y encargado de tienda.

12

15 minutos a mas.

DESPUES:
12 13 14 15 16 Una vez acabada la toma de inventarios se proceder a anotar las observaciones encontradas. Se proceder al recojo de equipos con observaciones, para lo cual se har la gua correspondiente. El documento es firmado (verificar firma con DNI), anotar el nombre completo y poner la huella digital de los responsables que realizaron el inventario. Por ultimo hacer llegar el documento a la oficina de logstica. Logstica se encargara de hacer el cuadre respectivo y el reporte de faltantes si los hubiera, este reporte se har llegar a administracin va mail para el descuento respectivo, logstica emitir tambin una boleta para poder hacer el descargo de almacn. Al finalizar el trabajo Supervisor encargado. realizado Al finalizar el trabajo Supervisor encargado. realizado Al finalizar el trabajo Supervisor encargado. realizado Al momento enviarlo. 24 horas. de Supervisor encargado. Karen Ruiz Gallardo.

Recomendaciones:
1 2 3 Realizar el inventario fuera del horario de funcionamiento de las tiendas, para no perjudicar las ventas por lo que si el trabajo a realizar es fuera de Huancayo se debe prever la hora de llegada bien antes de abrir la tienda o al terminar el da. El tiempo que tome la toma de inventario fsico deber ser el prudente no debiendo de exceder de lo necesario. La persona o personas asignadas a la realizacin del trabajo conjuntamente con el encargado de tienda o almacn son responsables del informe que se presente al concluir el inventario de encontrarse diferencias posteriores por negligencia al momento de realizarlo, si las hubiera se proceder al descuento respectivo al finalizar el mes en proporciones iguales por lo que se recomienda hacer el trabajo con mucha responsabilidad. Si hubiese el caso de encontrar mercadera que no corresponda a lo que comercializamos, se proceder al decomiso de las mismas, previa anotacin tambin en el reporte.

Procedimiento Ingreso de Mercadera

Nro. 1 2 3 4 PASOS PLAZO Revisar stock actual de inventario para determinar pedido 30 minutos. a enviar via mail a almacn claro (Consulta sistema EVSIG). Realizar el pedido y la cotizacin correspondiente 1:30 horas. Coordinar con gerencia y/o finanzas si el monto es factible 1 a 2 horas. y/o recibir aprobacin del mismo antes de ser enviado. Hacer el seguimiento correspondiente del pedido hastaHasta 3 p.m. que lo liberen chequeando constantemente el correo de claro de haber algn retraso comunicarse con Supervisin Claro para su atencin oportuna. Luego de liberado se recoger el pedido correspondiente 1 hora. de almacn claro para lo que se llevara el sello correspondiente (El personal encargado se movilizara a la ida con colectivo y la vuelta en taxi para mayor seguridad de los equipos). Una vez llegado a almacn se proceder al ingreso de las 30 minutos. facturas de compra al sistema EVSIG o EVSIG SELVA si fuese el caso teniendo mucho cuidado en que los montos ingresados sean iguales a los de la factura. Luego de ingresado al sistema se proceder al almacenaje 15 minutos. de la mercadera en los anaqueles correspondientes designados segn marca y modelo, los cuales estn ordenados alfabticamente y numrico de menor a mayor para su facilidad de localizacin. RESPONSABLE Logstica (Karen Ruiz Gallardo) Logstica (Karen Ruiz Gallardo) Sra. Evelyn, Patricia Logstica (Karen Gallardo) Logstica (Karen Gallardo) Ruiz

Ruiz

Logstica (Karen Gallardo) Logstica (Karen Gallardo)

Ruiz

Ruiz

Procedimiento Salida de Mercadera

Nro. 1 PASOS Recepcin de requerimiento, el que debe estar firmado por el responsable de tienda, este requerimiento deber llegar el da anterior en la noche (tiendas Huancayo) o en la maana hasta las 11 am (tiendas externas) para poder ser atendidos normalmente. Verificar en sistema que lo solicitado sea acorde con lo necesario de acuerdo con los mximos y mnimos de inventario, se aprueba o corrige si fuese necesario. Luego de haber determinado las cantidades exactas se procede a atender el pedido. Se procede a hacer gua de remisin de los productos a entregar. Se verifica mediante un check los equipos a entregar con gua impresa Entrega de productos, al momento de entregar el producto la gua de remisin debe ser firmada por la persona que recoge, tambin deber poner nombre y DNI (Verificar que la firma sea la misma que el DNI). Envi de encomiendas con las respectivas empresas para las diferentes tiendas externas. PLAZO 5 minutos. RESPONSABLE Logstica (Karen Ruiz Gallardo)

10 minutos requerimiento. 5 minutos. 5-15 minutos. 5-15 minutos. 10 minutos.

x Logstica (Karen Ruiz Gallardo) Logstica Gallardo) Logstica Gallardo) Logstica Gallardo) Logstica Gallardo) (Karen Ruiz (Karen Ruiz (Karen Ruiz (Karen Ruiz

3 4 5 6

30 minutos.

Auxiliar de logstica.

FUNCIONES DE JEFE DE LOGISTICA

Planificar, coordinar, dirigir controlar y ejecutar las actividades realizadas en el rea de logstica . Garantizar que las compras requeridas lleguen oportunamente a tiempo. Controlar la mercadera existen en todos los almacenes. Abastecer de mercadera a todos los almacenes de acuerdo a lo solicitado. Verificar el trabajo de los asistentes de logstica. Mantener en buen estado y disponibilidad los materiales y bienes.

Procedimientos del jefe de logstica

Abastecer de mercadera a todos los almacenes de acuerdo a lo solicitado. Realizar el pedido al almacn central de Claro. Coordinar con finanzas el pedido de mercadera. Ingreso de facturas de compras y notas de crdito. Atencin a los clientes al por mayor. Verificar el trabajo de los asistentes de logstica. Mantener en buen estado y disponibilidad los materiales y bienes. Abastecer y enviar los pedidos a todas las tiendas externas.

FUNCIONES DEL ASISTENTE DE LOGISTICA

Realizar el cruce de inventarios Llevar las encomiendas a las respectivas agencias para que llegue a su destino Recepcionar los requerimientos de mercadera Realizar depsitos de sub distribuidores Realizar las liquidaciones de ventas de los sub distribuidores