Documentos Eletrnicos

Prof Zlia Freiberger

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

Em

um sistema de GED usa-se a tecnologia da informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses digitais das informaes.

GED tem como finalidade converter informaes, normalmente encontradas em suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. No GED os documentos em papel so preparados para serem digitalizados em scanners especiais. Aps a digitalizao, os documentos passam por uma conferncia e depois so gravados em meios magnticos ou pticos.

Gerenciamento Eletrnico de Documentos

Segundo

o CONARQ um GED o conjunto de tecnologias utilizadas para a organizao da informao no estruturada de um rgo que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: Captura (entrada) gerenciamento, armazenamento e distribuio (sada).

Particularidades do GED
Informao

no estruturada aquela que no est armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrnico (e-mail) arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.

Particularidades do GED
O

GED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulrios, indexao, como possibilidades e no como componentes obrigatrios.
Fonte: CONARQ

Sistema Integrado de Gesto de Documentos Arquivsticos (SIGAD)

um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais e no digitais. o conjunto de operaes tcnicas, caracterstico da gesto de documentos, processado por computador. O SIGAD tem aplicao em sistemas hbridos, documentos digitais e convencionais.

 Um

SIGAD tem: captura de documentos, aplicao do plano de classificao, controle de verses, controle dos prazos de guarda e destinao, armazenamento e procedimentos de acesso aos documentos.

Os 10 mandamentos da Preservao Digital

Introduo
O

tema Preservao Digital tem muita importncia na atualidade devido ao fato de que o homem est cada vez dependente das tecnologias de informao e comunicao.
Fonte: SANTOS Vanderlei Batista dos. Arquivstica: temas contemporneos, Distrito Federal: SENAC, 2008.

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Suporte de documentos digitais

Suporte

magntico: formado por cargas positivas e negativas que representam os dgitos binrios;
rgido: grande capacidade de armazenagem, presente nos computadores; este suporte lido atravs de um hardware chamado drive;

Disco

Disquete:

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Suporte de documentos digitais

CD-ROM: CD-RW:

composto aluminun e lacquer;

por

policarbonate,

basicamente a mesma composio, porm permite regravaes.

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Fragilidades dos suportes

A

varivel poluio atmosfrica; O tempo de uso da mdia; A qualidade da mdia; Manipulao da mdia; Temperatura e umidade relativa do ar afetam o tempo de vida til dos documentos digitais. (Vanderlei, 2008 pg. 37)

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1 Poltica de Preservao
Recomendaes: Formao

de equipe multidisciplinar; Elaborao de normas, implantao e adaptao peridica para poltica de preservao; Sem estas aes no h como implantar uma correta poltica de preservao dos documentos digitais.
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2 - No dependers de hardware especfico

O

hardware utilizado para a produo, gesto e preservao deve ser escolhido criteriosamente, pois a partir do momento em que definimos como hardware de produo algum tipo muito especfico e raro, estamos de certa forma nos acorrentando a esta tecnologia e consequentemente ao fabricante.

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2 - No dependers de hardware especfico

Se

no considerarmos o hardware como elemento de preservao, estaremos colocando em risco todo o acervo digital.

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3 - No dependers de software especfico

O software tambm pode causar dependncia tecnolgica de tipo e de fabricante. Essa dependncia torna-se perigosa a medida em que torna impossvel manter e migrar documentos digitais sem a interferncia dos fabricantes, pois o detentor do documento digital no tem toda a autonomia para realizar os procedimentos fundamentais.

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4 - No confiars em sistemas gerenciadores como nica forma de acesso ao documento digital

Qualquer

sistema est sujeito a falhas, portanto no poder ser a nica forma de acesso aos documentos arquivsticos; A captura consiste em aes de: registro, classificao, indexao, atribuio de outros metadados e arquivamento dos documentos.

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5 - Migrars os documentos de suporte e formato periodicamente

Na

atualidade a documentao digital faz parte dos acervos documentais podendo ser produzida, manipulada e visualizada de maneiras distintas, sofrendo modificaes no seu formato e suporte ao longo do tempo.

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5 - Migrars os documentos de suporte e formato periodicamente

importante que isso acontea de forma peridica, pois os suportes e os formatos no duram para sempre, ficando assim suscetveis obsolescncia tecnolgica, fragilidade e perda de confiabilidade.

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6 - Replicars os documentos em locais fisicamente separados

O

fato de manter uma poltica de backup no necessariamente garante a recuperao da documentao digital, pois em caso de alagamento ou incndio, tudo pode ser perdido. Manter rplicas dos depsitos digitais em locais fisicamente separados.

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7 - No confiars cegamente no suporte de armazenamento

Qualquer

perda no suporte de armazenamento, pode significar a perda do acervo como um todo, portanto deve ser observado inclusive as condies ambientais.

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7 - No confiars cegamente no suporte de armazenamento

Segundo

alguns estudos foi possvel definir que as mdias digitais apresentam maior confiabilidade em ambiente com temperatura baixa e pouca unidade relativa do ar. Uma temperatura considerada ideal seria em torno de 10C e 20C e umidade relativa entre 20% e 40%.

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8 - No deixars de fazer backup e cpias de segurana

A

poltica de backup o primeiro passo para a preservao dos documentos digitais, pois garante de forma ntegra e confivel a restaurao de documentos digitais e sistemas informatizados.

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9 - No preservars lixo digital

Muito

lixo digital est sendo armazenado em servidores, microcomputadores e mdias em geral. Essa sobrecarga na maioria das vezes pode ser eliminada facilitando a capacidade de armazenamento de documentos que realmente necessitamos.

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10 - Garantirs a autenticidade dos documentos digitais

A

garantia da autenticidade dos documentos digitais fundamental para a qualidade da documentao digital a ser preservada.

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10 - Garantirs a autenticidade dos documentos digitais

Um

dos momentos crticos para a garantia da autenticidade no documento digital o momento da migrao, que expe o documento digital para possveis adulteraes e perda de garantia da fidedignidade e da autenticidade.

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Bibliografia
SANTOS,

Vanderlei Batista dos. INNARELLI Humberto Celeste, SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivstica Temas Contemporneos. Distrito Federal: SENAC 2008.

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