PROCESOS Y FASES DEL

DIAGNOSTIC FORGUARD ORGANIZATIONS

Concepto de DIFO
Se entiende por este proceso al conjunto de

fases sucesivas e integradas que conducen a la obtencin de un resultado o un producto previamente establecido. Las acciones o actividades que se realicen, ya sea simultneamente y/o sucesivamente, generarn varios tipos de resultados.

OBJETIVOS DEL DIFO

Conocer los puntos fuertes la de la

empresa y realizar acciones para reforzarlos. Detectar los problemas existentes y proponer soluciones al respecto Proporcionar retro informacin especfica de los resultados a cada grupo natural de la organizacin, con el objetivo de generar acciones concretas de mejora.

El DIFO es un estudio cuantitativo que se realiza a travs de un cuestionario a todo el personal de la empresa y permite obtener resultados particulares de un grupo especfico, adems del que corresponde al total de empleados.

Fases del DIFO

FASE 1 Elaboracin del diagnstico inicial

Cuestionario Recopilacin de informacin Procesamiento e informes. FASE 2 Retro informacin Entrevista con los directores del rea Reuniones grupales Revisan los retos y prioridades del rea. FASE 3 Elaboracin del plan de mejora y seguimiento Establecimiento de acciones de mejora Seguimiento Motivacin y compromiso FASE 4 Actualizacin del diagnstico

ELABORACIN DEL DIAGNOSTICO INICIAL

CUESTIONARIO.

El DIFO utiliza un cuestionario estandarizado y validado para evaluar los distintos factores que inciden en el desempeo de los grupos y reas de la empresa, lo que permite comparar de manera confiable los resultados en distintos periodos o entre distintas empresas. Eventualmente pueden ajustarse las preguntas o incluirse algunas adicionales.

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
La aplicacin del cuestionario se lleva a cabo en los grupos de 30 a 50 personas, y en periodos de 50 minutos para cada grupo. Los grupos pueden ser ms pequeos, en caso de que as se requiera, para no interrumpir la operacin diaria.

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Es conveniente que sean los consultores quienes apliquen el cuestionario con objeto de:
Propiciar un clima que garantice

la confidencialidad y honestidad de las respuestas, as como la participacin entusiasta.

Explicar los objetivos del estudio,

aclarar las dudas que puedan surgir y asegurarse de que se incluyen todos los datos solicitados.

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Procesada la informacin a partir de los cuestionarios, se obtienen los resultados por preguntas y factores, de manera general y por cada rea o grupo de trabajo, as como por cada uno de los cruces estadsticos establecidos previamente.

PROCESAMIENTO E INFORMES
Se elabora un informe

cuantitativo, que contiene tablas y grficas, tanto de manera global como por cada uno de los cruces convenidos.

RETROINFORMACIN

ENTREVISTA CON LOS DIRECTORES DEL AREA Una de las unidades ms ricas del DIFO, es la de proporcionar retro informacin especfica de los resultados a cada grupo natural de la organizacin.

El consultor se rene con cada uno de los directivos con el propsito de realizar los resultados, planear las reuniones que se llevaran a cabo con los distintos grupos y acordar el rol que el directivo deber cumplir durante las sesiones.

REUNIONES GRUPALES
Los resultados del DIFO se presentan a cada grupo natural, en reuniones de aproximadamente tres horas y utilizando la tcnica de meta plan y a travs de ejercicios dinmicos se:

Revisan los retos y prioridades del rea. Analizan los resultados del diagnstico para detectar las reas fuertes y de oportunidad. Generan acciones y compromisos concretos de la mejora.

Un responsable por cada grupo debe documentar los resultados para su utilizacin en la elaboracin de los planes de mejora.

Elaboracin del Plan de mejoramiento y seguimiento

El verdadero propsito del DIFO no es tan solo obtener un diagnstico, sino corregir los problemas detectados, mejorar los sistemas y los procesos, favorecer el logro de los objetivos del rea y mejorar el clima laboral.

Elaboracin del Plan de mejoramiento y seguimiento

ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA En sesiones de trabajo posteriores a las reuniones de retro informacin, el consultor y cada director de rea, utilizando los resultados del trabajo del grupo, elaboran un plan de mejora del rea. El Plan de Mejora se centra en las acciones clave prioritarias que se propusieron en las reuniones grupales de retro informacin. Incluye los plazos, las acciones y los responsables.

Un responsable por cada grupo debe documentar los resultados para su utilizacin en la elaboracin de los planes de mejora.

Elaboracin del Plan de mejoramiento y seguimiento

SEGUIMIENTO

Peridicamente se da seguimiento a los avances en el cumplimiento de las acciones y se determinan las causas de las desviaciones, para buscar las soluciones que permitan continuar avanzando y mantener el inters del equipo de trabajo. Un responsable por cada grupo debe documentar los resultados para su utilizacin en la elaboracin de los planes de mejora.

Elaboracin del Plan de mejoramiento y seguimiento

MOTIVACION Y COMPROMISO La participacin del personal en el DIFO,aumenta su motivacin y compromiso, lo que resulta clave para conseguir las mejoras detectadas. Su involucracin es indispensable para: Asegurarse que se lleven a cabo, de manera responsable, todas las actividades relacionadas con el proyecto. Mantener la motivacin originada por las expectativas de cambio. Propiciar una comunicacin continua alrededor de las correcciones detectadas y avances propuestos, que propicie el trabajo en equipo y reduzca la necesidades de controles excesivos.

Elaboracin del Plan de mejoramiento y seguimiento

MOTIVACION Y COMPROMISO
La involucracin y compromisos de los altos directivos de la empresa, a travs del seguimiento y cumplimiento del plan de mejora, resulta indispensable para disminuir las resistencias de todos aquellos que se sientan amenazados por los cambios.

Actualizacin del diagnostico

Al ao de realizado el primer diagnstico, es conveniente repetir el estudio, con el fin de comparar los resultados y observar los avances obtenidos. La comparacin, de extraordinaria utilidad, permite valorar el efecto de los planes de mejora, resulta indispensable para disminuir las resistencias de todos aquellos que se sientan amenazados por los cambios.

Actualizacin del diagnostico

DESARROLLO CONTINUO DE LA ORGANIZACIN

La actualizacin del proceso mantiene a la organizacin en continuo crecimiento, de acuerdo a los retos del entorno. Mantener la prctica del DIFO permite comparar los resultados, bajo los mismo parmetros y valorar los cambios obtenidos. Puede tambin formar parte de la evaluacin del desempeo de los directivos y sirve para medir las consecuencias de las acciones estratgicas de la organizacin.