Norma GP 1000

MANUAL DEL CONSULTOR MECI 1000:2005 NTC GP 1000:2009 Programa de Formacin Auditores Internos Abril 2010
NTC GP 1000:2009
CONTENIDO
1
MARCO LEGAL DE LA NTC GP 1000:2009

FUNDAMENTOS Y VOCABULARIOS PRINCIPIOS DE LA NTC GP 1000:2009 REQUISITOS DE LA NTC GP 1000:2009
2
3 4
NTC GP 1000:2009
MODULO 1 MARCO LEGAL DE LA NTC GP 1000:2009
NTC GP 1000:2009 FICHA TCNICA MDULO 1: MARCO LEGAL NTC GP 1000:2004

Presentar y analizar la normatividad que dio origen a la norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica, para facilitar su diseo e implementacin. 1. Generalidades de la Norma tcnica de Calidad 2. Marco Legal de la NTC GP 1000:2009 3. Importancia de los Sistemas de Gestin
OBJETIVO:
CONTENIDO:
MARCO LEGAL NORMA TCNICA DE CALIDAD NTC GP 1000:2009

1
NORMA TCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIN PBLICA

Es una herramienta de gestin que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades.
CAMPO DE APLICACIN
Organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden Nacional, y en la gestin administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las dems ramas del Poder Pblico en el orden nacional.
Aplica a todas aquellas entidades y organismos a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003
MARCO LEGAL NORMA TCNICA DE CALIDAD NTC GP 1000:2009
MARCO LEGAL DE LA NTC GP 1000:2004

Ley 872 de 2003
Mediante la cual se crea el sistema de gestin de calidad en la rama ejecutiva del poder publico y en otras entidades prestadoras de servicio, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de servicios a cargo de las entidades y agentes obligados.
Decreto 4110 de 2004

Adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica la cual determina las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artculo 2 de la Ley 872 de 2003.
FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO NTC GP 1000:2009
MODULO 2. FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009
NTC GP 1000:2009 FICHA TCNICA MDULO 2: FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

Presentar los conceptos bsicos de la Norma tcnica de Calidad para la gestin pblica, para facilitar su interpretacin e implementacin en los procesos de la Alcalda. 1. Fundamentos de la NTC GP 1000:2009 2. Vocabulario de la NTC GP 1000:2009
OBJETIVO:
CONTENIDO:
C L I E N T E
Procesos de Alta Direccin

R E Q U I S I T O S S A T I S F A C C I N
Procesos de Gestin de los Recursos
Mejora Continua SGC
Procesos de Medicin, Anlisis y Mejora
Procesos de Realizacin del Producto
Producto
C L I E N T E
Lneas de Informacin Lneas de Valor Aadido
Los Fundamentos de la Calidad
Algunos dicen, como Edward Deming, que la calidad es atender o exceder las expectativas del cliente. Otros como Feigenbaun, opinan que calidad es una forma de gerenciar la empresa.
Los Fundamentos de la Calidad
Cualquier producto o servicio que satisfaga plenamente las necesidades de todos aquellos que estn involucrados con el proceso, presenta calidad
Beneficios de la Calidad
La calidad que satisface plenamente genera innumerables beneficios: Trae mayor productividad, Conquista y asegura la fidelidad de clientes, Garantiza un espacio de mercado para la empresa o institucin, y Permite que ella permanezca fiel a sus objetivos.
Toda organizacin posee un objetivo principal: Satisfacer la necesidad de las personas. Ese objetivo incluye otros, secundarios: Desarrollo y presentacin de productos o servicios con calidad, Costo competitivo, y Buena distribucin.
cules son las personas que la organizacin debe atender y satisfacer?
Bsicamente usted interacta con 5 grupos: clientes, colaboradores, proveedores, accionistas y la sociedad.
Qu es Calidad?
Unos la confunden con un producto de unas cualidades inmejorables
Otros la asocian con una acumulacin de papeles que no sirven sino para torpedear el trabajo y el desarrollo de las actividades
Y muchos otros identifican CALIDAD con CONTROL DE CALIDAD, siendo este ltimo slo una parte que constituyen un SISTEMA DE CALIDAD
LA CALIDAD
Desde la visin del Usuario o Cliente: CALIDAD es lo que el cliente est dispuesto a pagar en funcin de lo que obtiene y valora. Desde la visin del EMPRESARIO: CALIDAD es el conjunto de caractersticas de un producto, proceso o servicio que confieren su aptitud para satisfacer las necesidades del usuario o cliente
DEFINICIONES TCNICAS DE CALIDAD
calidad son las caractersticas de un producto, obra o servicio que lo hacen idneo al uso. calidad son las caractersticas de .... que le permiten ser conforme a las especificaciones.
calidad son las caractersticas de .... que le permiten satisfacer necesidades.
CALIDAD SEGN NTCGP 1000:2009
Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

Caractersticas inherentes: rasgo diferenciador permanente (cualitativo o cuantitativo)
Requisito: necesidad o expectativa establecida (implcita u obligatoria)
CICLO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD

El ciclo administrativo de la calidad consiste en la aplicacin de cuatro pasos perfectamente definidos que aseguran para la ejecucin de un proceso: 1. 2. 3. 4. La organizacin lgica del trabajo (PLANEAR) La correcta realizacin de las tareas necesarias y planificadas, (HACER) La comprobacin de los logros obtenidos (VERIFICAR) La posibilidad de aprovechar y extender aprendizajes y experiencias adquiridas a otros casos. (ACTUAR)
1. PLANEAR
La actividad de planeacin se cumple, en primera instancia, analizando y estudiando los procesos a fin de verificar que cambios pueden mejorarlos y determinar la manera en que tales cambios habrn de ser aplicados. La utilizacin de los siguientes pasos es de utilidad para lograr este propsito:
Definir el objetivo: Se deben fijar y clarificar los lmites del proyecto:

Qu vamos a hacer? Por qu lo vamos a hacer? Qu queremos lograr? Hasta dnde queremos llegar?
1. PLANEAR
Recopilar los datos: Se debe investigar: Cules son los sntomas? Quines estn involucrados en el proceso? Qu datos son necesarios? Cmo los obtenemos? Dnde los buscamos? Qu vamos a medir y con qu? A quin vamos a consultar? Elaborar el diagnstico: Se deben ordenar y analizar los datos: Qu pasa y por qu pasa? Cules son los efectos y cules son las causas que los provocan? Dnde se originan y por qu?
1. PLANIFICACIN DEL SGC 5 Responsabilidad de la Direccin
1. -
Definicin de: Poltica de Calidad Objetivos de Calidad Misin Visin Estructura organizacional Alcance del SGC Mapa de procesos Conformacin del Comit MECI-CALIDAD
2. HACER
Tomando como base la planificacin realizada y la decisin tomada se procede a la ejecucin de las actividades, el cual es, en todo caso, preferible ejecutarlas inicialmente a menor escala, a fin de poder revisar los resultados y realizar los ajustes necesarios. Por lo tanto se deben definir Las actividades propias del hacer del proceso
3. VERIFICAR
Una vez realizada la accin e instaurado el cambio, se debe verificar. Ello significa observar y medir los efectos producidos por el cambio realizado al proceso, sin olvidar de comparar las metas proyectadas con los resultados obtenidos chequeando si se ha logrado el objetivo del previsto. En este paso se realiza: Analizar y desplegar los datos Se han alcanzado los resultados deseados? Comprender y documentar las diferencias Revisar los problemas y errores Qu se aprendi? Qu queda an por resolver?
4. ACTUAR El ciclo concluye con la ejecucin de las siguientes actividades: Incorporar la mejora al proceso Comunicar la mejora a todos los integrantes de la entidad Identificar nuevos proyectos/problemas
FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO NTC GP 1000:2009 Ejemplo de Caracterizacin

Objetivo
Responsable Participan PROVEEDOR ENTRADA ETAPA P H V A SEGUIMIENTO Y MEDICIN REQUISITOS
DOCUMENTOS Y REGISTROS
ACTIVIDAD
SALIDA
CLIENTES
INDICADORES
POLTICAS DE OPERACIN
INFORMACIN PRIMARIA
INFORMACIN SECUNDARIA
Acciones correctivas, preventivas y de mejora Seguimiento a efectividad de acciones Ajustes al SGI
1
6 A V P H 3 2
Difusin de la poltica de la calidad

Difusin y despliegue de indicadores Planeacin de actividades a documentar
Auditora a procesos Auditora al SGI
Documentacin de procesos Validacin de documentos
Definir metas
Ejecutar acciones correctivas
1
6 A V P H 2 Definir mtodos que permitan alcanzar metas
3 4
Verificar resultados
Educar y entrenar
Ejecutar tareas
Papel de la alta direccin dentro del sistema de gestin de calidad

PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD Poltica y Objetivos de calidad
Asegurarse del enfoque
Promover
Decidir sobre las acciones para la mejora
Requisitos del Cliente
Decidir sobre las acciones
Asegurar la disponibilidad de recursos

Revisar Peridicamente el SGI Asegurar el establecimiento, implementacin y mantenimiento
Tipos de Documentos utilizados en los Sistemas de Gestin de Calidad

Proporcionan Informacin coherente, interna y externa del SGC. Proporcionan evidencia objetiva Proporcionan informacin sobre cmo efectuar las actividades y procesos Instructivos
Manuales de Calidad
Registros
Planos Procedimientos
Describen aplicacin Especificaciones
Guas
Planes de Calidad
Establecen requisitos
Establecen lineamientos y orientaciones
Acciones para la Mejora

1. Anlisis y evaluacin de la situacin existente 2. Establecimiento de objetivos para la mejora 3. Bsqueda de soluciones
4. Evaluacin de soluciones 5. Implementacin de la solucin seleccionada

6. Medicin, verificacin, anlisis y evaluacin de resultados
7. Formulacin de cambios
PRINCIPIOS DE LA NTC GP 1000:2009
MODULO 3. PRINCIPIOS DE LA NTC GP 1000:2009
MANUAL DEL CONSULTOR MECI 1000:2005 Y NTC GP 1000:2004 FICHA TCNICA MDULO 3: PRINCIPIOS DE CALIDAD
Sensibilizar la importancia de construir en cada una de las entidades los principios de calidad, que servirn de soporte y apoyo para la eficaz implementacin de los sistemas de gestin.
OBJETIVO:
CONTENIDO:
1. Principios de Calidad bajo la norma NTC GP 1000:2009 2. Aplicacin de los principios para la gestin de la calidad.
PRINCIPIOS DEL NORMA DE CALIDAD PARA LA GESTIN PBLICA NTC GP 1000:2009

10. Transparencia 9. Coordinacin, cooperacin y artculacin 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores 7. Enfoque basado en hechos 6. Mejora Continua 5. Enfoque de Sistemas 4. Enfoque basado en procesos 3. Participacin activa de los funcionarios 2. Liderazgo 1. Organizacin enfocada al cliente
Principios de la NTC GP 1000:2009
Enfoque hacia el cliente

Las organizaciones dependen de los clientes por lo tanto debern comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes y esforzarse en exceder sus expectativas Identificar, clasificar y priorizar los Clientes Conocer sus necesidades y expectativas Comunicar sus necesidades y expectativas Administrar las interfaces y comunicaciones con el cliente
Liderazgo
Los lideres deben establecer una unidad de propsito y direccin de la entidad, deben crear y mantener un ambiente de control interno Ser pro-activo y servir de ejemplo Entender y responder a los cambios del entorno Considerar las necesidades de todos los interesados Establecer una clara visin del futuro de la organizacin Suministrar los recursos y la libertad para actuar Inspirar, promover y reconocer aportes de las personas Promover las comunicaciones abiertas y honestas Educar, entrenar y apoyar a las personas Establecer objetivos y metas dinmicas Implantar estrategias para alcanzar objetivos y metas Ser pro-activo y servir de ejemplo
Medir sus satisfaccin
PRINCIPIOS DEL NORMA DE CALIDAD PARA LA GESTIN PBLICA NTC GP 1000:2009 Participacin activa de todos
Es la esencia de una entidad y su participacin posibilita que sus habilidades sean usadas para beneficio de la entidad
Enfoque basado en procesos

Los resultados deseados se alcanzan ms eficientemente cuando los recursos y las actividades se gestionan como un proceso, es decir transformacin de entradas en salidas, utilizando unos controles y recursos. Identificar los procesos que inciden en la calidad Identificar y medir las entradas y salidas de los procesos Identificar los clientes y proveedores de los procesos Identificar las interrelaciones entre los procesos Establecer responsabilidad, autoridad y criterios de medicin del desempeo de los procesos Evaluar los riesgos, consecuencias e impactos de los procesos con respecto a los interesados.
Aceptar compromisos y responsabilidad por resolver problemas Buscar activamente oportunidades de mejora Buscar activamente aumentar conocimientos y experiencia Intercambiar libremente conocimientos y experiencias en equipos y grupos Enfocarse en la creacin de valores para el cliente Ser innovador y creador en la bsqueda de los objetivos de la organizacin Derivar satisfaccin de su trabajo Ser entusiasta por ser parte de la organizacin
Enfoque de sistemas
Identificar, entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados para un objetivo dado, mejora la eficacia, eficiencia y efectividad de una entidad.
Mejora Continua
La mejora continua debe ser un objetivo permanente de la entidad, y puede variar desde actividades escalonadas continuas, hasta proyectos de mejora estratgicos a largo plazo.
Enfoque basado en hechos

Las decisiones eficaces se toman en el anlisis de los datos y de la informacin
Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
Coordinacin - Cooperacin
El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relacin que beneficien a sus clientes
Transparencia
La gestin en procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras, por lo tanto las entidades deben garantizar el proceso a la informacin pertinente de sus procesos facilitando el control social. Decisiones claras Informacin pertinente, accesible y confiable. Control social Gestin social
Unidad de propsito Trabajo en equipo. Uso racional de los recursos. Desarrollo del trabajo conjunto. Ser ms eficientes.
INTERRELACIN DE PRINCIPIOS MECI GP 1000:2009
AUTOREGULACIN
Transparencia Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones AUTOCONTROL Mejora continua Enfoque basado en procesos AUTOGESTIN Enfoque de Sistema para la Gestin Coordinacin, Cooperacin y Articulacin Enfoque hacia el Cliente Relaciones Mutuamente Beneficiosas con los Proveedores de Bienes o Servicios
PARTICIPACIN ACTIVA
LIDERAZGO
REQUISITOS DE LA NTC GP 1000:2009
MODULO 4. REQUISITOS DE LA NTC GP 1000:2009
NTC GP 1000:2009 FICHA TCNICA MDULO 4: REQUISITOS DEL LA NORMA NTC GP 1000:2009
OBJETIVO:
Presentar la estructura de los Sistemas de Gestin CALIDAD y sus requisitos para el adecuado diseo e implementacin.
1. Modelo del Sistema de Gestin de Calidad GP-1000:2009

2. Requisitos de la NTC GP 1000:2009
CONTENIDO: 3. Gua GP 1000:2009 para la implementacin de los

requisitos

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ORIENTADA A LOS PROCESOS
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
Compromiso de la direccin Planificacin
Enfoque al cliente Responsabilidad, autoridad y comunicacin
Poltica de calidad Revisin por la direccin
GESTIN DE RECURSOS
Provisin de recursos
Recursos Humanos Ambiente de Trabajo
Infraestructura
Requisitos
Satisfaccin

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ORIENTADA A LOS PROCESOS
MEDICIN Y ANLISIS
Seguimiento y medicin
Control de producto no conforme
Mejora
Anlisis de datos Auditoria Interna Acciones correctivas Acciones Preventivas
REALIZACIN DEL PRODUCTO ( Gestin de procesos)
Planificacin real del producto
Diseo y desarrollo
Produccin y prestacin del servicio Control de dispositivos de seguimiento y medicin
Requisitos
Procesos relacionados con el cliente
Compras
Satisfaccin
CONTENIDO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009

0. Introduccin
4. Sistema de Gestin de Calidad
1. Objeto y campo de aplicacin
5. Responsabilidad de la direccin
2. Referencias Normativas 3. Trminos y definiciones 8. Medicin, anlisis y mejora
6. Gestin de Recursos
7. Realizacin del producto
Requisitos Bsicos de la NTC GP 1000:2009

a) Identificar los procesos que le permiten cumplir la misin que se le ha asignado.
b) Determinar la secuencia interaccin de estos procesos. e
d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin
e) Realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos
c ) Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes.
g) Identificar y disear, con la participacin de todos los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas, los puntos de control sobre los riesgos.
4.1 Requisitos Generales de la NTC GP 1000:2009
Identificar procesos Determinar su Secuencia

Proceso A Proceso B
Criterios y mtodos para asegurar su eficacia

Disponibilidad de Recursos e informacin Seguimiento, medicin y anlisis
Proceso C
Proceso D
Procedimientos y puntos de control
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
PLAN ESTRATGICO DEL NEGOCIO
MANUAL DE CALIDAD
PROCESOS (CARACTERIZACIN)
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
FICHAS TCNICAS
Registros
4.2 Requisitos de la Documentacin
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de Registros
4.2 Requisitos de la Documentacin
Manual de la Calidad
Poltica de calidad
Procedimiento Obligatorios
4.2.1 Generalidades
Otros Documentos
Registros Exigidos
Los documentos de la NTC GP 1000:2009
4.2.3 4.2.4 8.2.2 8.3 8.5.2 8.5.3
Control de Documentos Control de Registros Auditora de Calidad Control de Producto no Conforme Acciones Correctivas Acciones Preventivas
4.2
4.2
Manual de Calidad
Poltica de Calidad y Objetivos de Calidad
Manual de Calidad
Describe la interaccin de los procesos del SGC

Proceso B Proceso C Proceso D
Incluye alcance, detalle y justificacin de exclusiones
Proceso A
Procedimientos Documentos establecidos o referencia de los mismos
REQUISITOS DE LA NTC GP 1000:2009 Usos del manual de calidad Para que el Proveedor Comprenda los requisitos que se les exige Organismo Certificacin Para auditar el SGC de la entidad Conocimiento del Accionista acerca de cmo opera su entidad Para induccin de nuevos funcionarios
Entidades externas para establecer relaciones con la entidad
REQUISITOS DE LA NTC GP 1000:2009 Para elaborar un manual de calidad tener en cuenta

Hacer un listado de todos los documentos relacionados con el SGC. Estudiar cada proceso Identificar las interrelaciones de los procesos Establecer que se va a escribir por cada rea
Presencia de los elementos requeridos en la GP 100:2004 y requisitos legales
Hacer un listado de todos los documentos relacionados con el SGC.
Incorporar las correcciones.
Aprobar el manual.
Editar el manual y controlarlo de acuerdo con el procedimiento de control de documentos de la empresa. Supervisar el uso del manual, investigar las causas por las cuales no se usa y corregir el problema
Elaborar borradores
Circular entre el personal involucrado el proyecto de manual.
4.2.3 Control de Documentos
Aprobacin de Documentos
Revisin y Actualizacin de Los documentos
Identificacin De cambios y Estado de revisin
Asegurar Identificar los Doc. Externos

Controlar Distribucin Doc Externos
Versiones actuales En los puntos de uso Prevenir uso de Documentos OBSOLETOS
4.2.4 Control de Registros
El registro es un documento que presenta resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeadas. (NTCGP1000:2009)
El control de los registros, incluye :
Procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
Identificacin Almacenamiento Proteccin Recuperacin Tiempo de retencin y Disposicin final
REQUISITOS DE LA NTC GP 1000:2009 4.2.4 Control de Registros
Cdigo
Identificacin
Nombre registro Idioma Espaol Registros calibracin ingls Lugar de
del
Legibles
en
Almacenamiento
Disposicin en archivo activo
REQUISITOS DE LA NTC GP 1000:2009 4.2.4 Control de Registros
Proteccin Recuperacin
Niveles de Acceso a los registros (confidencialidad) Lugar seco Cualquiera pueda buscarlos, ejm. orden cronolgico, aos, clientes. Organizado en carpetas, flderes, AZ. Niveles de Acceso. Tiempo del Archivo Activo (Gestin) e Inactivo (central). Ej. Registros contables es 10 aos (TRD) Reciclaje, central Destruccin, Archivo
Retencin
Disposicin
REQUISITOS DE LA NTC GP 1000:2009 Registros de la NTC GP 1000:2009
5.6.1 Revisin Gerencial 6.2.2 e) Educacin, Formacin, Habilidades y Experiencia 7.1. d) Evidencia de que los procesos de realizacin y de producto resultante cumplen los requisitos. 7.2.2 Resultados de la revisin de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por la misma. 7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo. 7.3.4 Resultado de la revisin del diseo y desarrollo y de cualquier accin necesaria. 7.3.5 Resultado de la verificacin del diseo y desarrollo y de cualquier accin necesaria. 7.3.6 Resultado de la Validacin del diseo y desarrollo y de cualquier accin necesaria. 7.3.7 Resultado de la revisin de los cambios del Diseo y Desarrollo y de cualquier accin necesaria. 7.4.1 Resultados de las evaluaciones del proveedor y de cualquier accin necesaria que se deriva de la misma. 7.5.2 d) Segn se requiera por las organizaciones, demostrar la validacin de los procesos donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o mediciones posteriores.
Registros de la NTC GP 1000:2009
7.5.3 7.5.4
Identificacin nica del producto, cuando la trazabilidad sea un requisito. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que, de algn otro modo, se considere inadecuado para su uso. 7.6 a) La base utilizada para la calibracin la verificacin del equipo de medicin cuando no existen patrones de medicin nacionales o internacionales. 7.6 Validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo de medicin no est conforme con los requisitos. 7.6 Resultados de la calibracin y la verificacin del equipo de medicin. 8.2.2 Resultados de la auditora interna y de las actividades de seguimiento. 8.2.4 Identificacin de la(s) persona(s) responsable(s) de la liberacin del producto. 8.3 Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier accin tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. 8.5.2 e) Resultados de la accin correctiva 8.5.3 d) Resultados de accin preventiva
Requisitos legales Vs Control de documentos y Registros

Ley General de Archivo Ley 594 de 2000
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Tabla de Retencin Documental seala que es el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retencin pueden ser generales o especficas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administracin; las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo.

Ley General de Archivo Ley 594 de 2000 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PROMOTORA: ______________________________________________.HOJA: OFICINA PRODUCTORA: RETENCION CODIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
.DE:
.
.
DISPOSICIN FINAL PROCEDIMIEMTO C.T. M S E
A.G. 9101-01 ACUERDOS
A.C.
Convenciones: CT- Conservacin total M - Microfilmacin S Seleccin E - Eliminacin

UNIDADES DE CORRESPONDENCIA FIRMAS DE RESPONSABLES PROC. RADICACION DE DOCUMENTACIONES
Acuerdo 060 de 30 Oct /01 Consejo Directivo del Archivo Nacional. POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PBLICAS
NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Necesidad de Registros
Antes de crear un registro conviene tener en cuenta:
Necesidad Del Registro?
Informacin importante?
Informacin frecuente?
Claridad De la informacin Requerida
Existen Registros con Iguales caractersticas?
Listado control de registros

Proceso Nombre del Registro Responsable del Archivo Control Acceso Medio (Impreso, Fsico) Recuperacin
Tiempo de retencin (Activo) Tiempo Archivo Inactivo
Disposicin Final
Comercial
Encuesta satisfacci n cliente
Jefe mercadeo
Gener al
Impreso
Cajo 1 Archivador mercadeo/ carpeta satisfaccin del cliente
1 ao
1 ao
Reciclaje, Eliminar, Digitalizar
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.4.1 Objetivos de la calidad
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
5.6.1 Generalidades
5.4.2 Planificacin del SGC
5.5.2 Representante de la Direccin
5.6.2 Informacin para la revisin
5.5.3 Comunicacin Interna
5.6.3 Resultados de la Revisin
5. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCION
5.1 COMPROMISO 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.3 POLTICA
5.4 PLANIFICACION OBJETIVOS DE LA CALIDAD PLANIFICACION DEL SISTEMA
Que hago yo? Que quiere el cliente? Para qu vamos a hacerlo?

A donde queremos ir? Qu debemos hacer para lograr la Calidad? Quines tienen responsabilidad por el Sistema de Calidad? Qu, cmo y cundo debo verificar la conformidad del Sistema de Calidad?
5.5 RESPONSABILIDAD 5.6 REVISIN DE LA DIRECCION 6.1 GESTION DE RECURSOS
Que necesitamos para lograrlo?
Configuracin de la Poltica de la Calidad (Promesa de Valor)
LAS INTENCIONES GLOBALES Y ORIENTACIN DE UNA ORGANIZACIN, RELATIVAS A LA CALIDAD, TAL COMO SE EXPRESAN FORMALMENTE POR LA ALTA DIRECCIN
Comunicada
Entendida
Revisada
Mantenida
Adecuada a la organizacin
Incluye compromiso
Marco para la revisin de objetivos
Mejora continua
Otros puntos esenciales de la Poltica de la Calidad

Objetivos corporativos Vs. necesidades y expectativas del cliente
Debe ser sincera por parte de la direccin y tener un enfoque hacia el cliente
Garantizar que dicha poltica cumpla con los requisitos generales de sus clientes y la legislacin y que persiga mejoras continuas para el suministro de su servicio
Debe encajar con otras declaraciones estratgicas Como la misin, visin y valores.
Declaraciones documentadas de la poltica Y objetivos de la calidad
PLANIFICACION
Objetivos de la calidad
Medibles Consistentes con poltica Incluir compromiso de mejora Requisitos del producto
Planificacin de la calidad Procesos del sistema, incluyendo exclusiones Recursos necesarios para alcanzar objetivos Mejora continua del sistema Resultados documentados Controlar los cambios para mantener la integridad del sistema
Promesa de Valor
Accionistas Personal Es la oferta que se hace al cliente sobre los BENEFICIOS de los servicios y/o productos que ofrece la entidad Lideres Empresa
Aliados Negocio
Sociedad
Clientes
Proveedores
6. Identificacin de las Directrices de Calidad
Directrices para la Poltica de la Calidad 1. Oportunidad entrega 2. Mejoramiento Continuo 3. Servicio al cliente 4. Desarrollo personal 5. Cumplimiento Especificaciones
Poltica de la Calidad
Resultado del enlace las directrices de calidad
XYZ S.A. Declara su compromiso con la calidad, desarrollado a travs de: Una cultura de excelencia en el servicio El desarrollo de nuestra gente La observacin permanente de desarrollos tecnolgicos Con el firme propsito de mejorar continuamente y de cumplir los acuerdos establecidos con nuestros clientes.
Planificacin Estratgica del SGC.

Misin Visin
Requisitos del Cliente Objetivos Estratgicos
Politica de la Calidad
Objetivos de la Calidad
Indicadores

8. Definicin de los Objetivos de la Calidad (Requisito 5.4.1 de la NTC ISO 9001:2008)
Los Objetivos de la Calidad deben ser medibles y coherentes con la Poltica de la Calidad
Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad (NTC ISO 9000:2005)
Definicin de Objetivos de la Calidad
Los Objetivos de Calidad son expresiones formales y mensurables de la poltica de calidad y es un medio para implementarla
Objetivos de la Calidad
Coherentes con las metas de la Organizacin. Coherentes con la poltica de calidad
Cada directriz de calidad es la fuente de uno o varios objetivos de calidad
Establecerse para Los productos y/o Servicios
Deben ser Medibles Alcanzables Comprensibles
Redaccin de los Objetivos
Deben responder a: Qu resultados esperan lograr? Y no
a Cmo se esperan lograr? Deben ser mensurables o medibles Deben empezar por verbo infinitivo Deben ser precisos Deben ser fciles de entender Deben ser congruentes con las directrices de la Organizacin Deben ser ambiciosos pero realistas
Ejemplos de Formulacin de Objetivos de la Calidad
Directriz de calidad Servicio al cliente Mejoramiento Continuo Desarrollo del personal
Objetivo de calidad
Proceso
1 2
Aumentar el nivel satisfaccin del cliente
de
Gestin Comercial Realizacin del producto
Disminuir los reprocesos o no conformidades en los procesos de realizacin del producto.
Obtener un nivel de Talento Humano desempeo promedio en el Recurso Humano de la Divisin.
5.3. Poltica de la calidad
5.4.2. Cumplir requisitos del SGC y objetivos de calidad 7.1. Planificacin de la realizacin del producto 7.3.1. Planificacin del diseo y desarrollo 8.1. Planificacin de la medicin, anlisis y mejora
4.1. Planificar cambios SI
Responsabilidad y Autoridad Definidas Comunicadas Representante de la Direccin Asegurar procesos establecidos y mantenidos Reportar funcionamiento del sistema Promover conciencia Relaciones con externos Comunicacin Interna
Evaluaciones estructuradas y documentadas a intervalos definidos:

Asegurar la conveniencia, suficiencia y eficacia Informacin para la revisin: Auditorias Evaluar Retroalimentacin clientes necesidad de Desempeo procesos cambios Conformidad del producto Situacin de A.C. Y A.P. Acciones de anteriores revisiones Cambios planificados Resultados de la revisin: Acciones de mejora del sistema Mejora del producto Necesidades de recursos
MEJORAMIENTO
6. GESTIN DE RECURSOS
SUMINISTRO DE RECURSOS EN EL MOMENTO ADECUADO PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA Y LOGRAR SATISFACCIN DEL CLIENTE
6. GESTIN DE RECURSOS
6.2.1. Generalidades
6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia Formacin
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO
7.2.1 Deteminacin de los requisitos del producto 7.2.2 Revisin de los requisitos del producto 7.2.3 Comunicacin con el cliente
7.3.1 Planificacin 7.3.2 Entradas 7.3.3 Resultados 7.3.4 Revisin 7.3.5 Verificacin 7.3.6 Validacin 7.3.7 control cambios
7.4.1 Proceso de Compras 7.4.2 Informacin de las Compras 7.4.3 Verificacin de los productos Comprados
7.5.1 Control de la Produccin 7.5.2 Validacin de los Procesos 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del Cliente 7.5.5 Preservacin del Producto
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN
8.2.1 Satisfaccin del Cliente 8.2.2 Auditora Interna 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos 8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
8.4 ANLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA
8.5.1 Mejora Contnua
8.5.2 Accin Correctiva
8.5.3 Accin Preventiva
AUDITORIA
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
INDICADORES
ESTRATEGIA
CULTURA
SEGUIMIENTO
PROCESOS
ORGANIZACION
RECURSOS
ACCIONES DE MEJORA EGIVAL - JASVA

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Clientes (y otras partes interesadas)
Responsabilidad de la direccin
Clientes (y otras partes interesadas)
Gestin de los recursos
Medicin, anlisis y mejora
Satisfaccin
Requisitos
Realizacin del producto o prestacin del servicio
Producto o servicio
Salidas Entradas

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 GESTION DOCUMENTAL 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN 5.4 PLANIFICACIN 5.4.1 Objetivos de la Calidad 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
5.5.2 Representante de la Direccin 5.5.3 Comunicacin Interna
5.3 POLITICA DE LA CALIDAD

5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Informacin para la revisin 5.6.3 Resultados de la Revisin
4.2. 1 Generalidades 4.2.2 Manual de la Calidad 4.2.3 Control de los Documentos 4.2.4 Control de los Registros
5.4.2. Planificacin del S.G.C.
6. GESTIN DE LOS RECURSOS

6.1. PROVISIN DE RECURSOS
6.2.1 Generalidades 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES 8.4 ANLISIS DE DATOS
8.2.1 Satisfaccin del Cliente 8.2.2 Auditoria Interna 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos 8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto y/o Servicio
6.2 TALENTO HUMANO
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
8.5.2 ACCION CORRECTIVA
8.5.3 ACCION PREVENTIVA
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO

7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.3.1 Planificacin del Diseo y Desarrollo 7.3.2 Elementos de Entrada para el Diseo y Desarrollo 7.3.3 Resultados del Diseo y Desarrollo 7.3.4 Revisin del Diseo y Desarrollo. 7.3.5 Verificacin del Diseo y Desarrollo. 7.3.6 Validacin del Diseo y Desarrollo 7.3.7 Control de los Cambios del Diseo y Desarrollo
7.3 DISEO Y DESARROLLO
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y7o servicio 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.2.3 Comunicacin con el Cliente
7.4.1 Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios 7.4.2 Informacin para la adquisicin de bienes y servicios 7.4.3 Verificacin de los productos y/o servicios adquiridos
7.4 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio. 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del Cliente 7.5.5 Preservacin del Producto y/o Servicio
7.5 PRODUCCION Y PRESTACIN DEL SERVICIO
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIN

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