UNIVERCIDAD TECNICA DE ORURO FACULTAD NACIONAL DE INGENIERIA CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMA E INFORMATICA

MODELOS ADMINISTRATIVOS SIS - 2303

ndice
Definicin Importancia Principios Etapas de control Implantacin de un sistema de control Control por reas funcionales Tcnicas de controles Descripcin de las tcnicas de control

Definicin
La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con El fin de detectar y preveer desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias Elementos del concepto 1) Relacin con lo planeado 2) Medicin 3) Detectar desviaciones 4) Establecer medidas correctivas

Importancia
Establece medidas para corregir las actividades, de la forma que se alcancen los planes exitosamente Se aplica a todo; las cosas, a las personas, y a los actos Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administracin, desde El momento en que se establecen las medidas correctivas Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en El proceso de planeacin Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en El logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios
Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse El grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que s esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la responsabilidad delegada este siendo debidamente ejercida. De los objetivos Se refiere a que El control existe en funcin de los objetivos, es decir, El control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si no se fundamenta en los objetivos y si a travs de l, no se reviewa El logro de los mismos De la Oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte El error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin

De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro Costeabilidad El establecimiento de un sistema del control debe justificar El costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. De excepcin El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requieren de control. De la funcin controlada La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza El control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Etapas de control
Establecimiento de estndares Medicin de resultados Correccin Retroalimentacion

Establecimiento de estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecte El control. Los estndares representan El estado de ejecucin deseado. Ralp C. Davis dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados.

Rendimiento de beneficios Posicin en El mercado Productividad Calidad del producto Desarrollo del personal Evaluacin de la actuacin

Tipos de Estndares
Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin varia de acuerdo con las necesidades especificas del rea en donde se implementen: 1.- Estndares estadsticos: Llamados tambin histricos, se elaboran con base en El anlisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. 2. - Estndares fijados por apreciacin: Son esencialmente juicios de valor, resultados de las experiencias pasadas del administrador, en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. (Cualitativos: la moral, la actitud) 3. - Estndares tcnicamente elaborados: Son aquellos que se fundamentan en un estilo objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especifica. (Cuantitativos: estndares de produccin, de tiempos y movimientos)

Medicin de resultados:
Consiste en medir la ejecucin y los resultadas, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas de aspectos eminentemente cualitativos. Para llevar acabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente del sistema de informacin, por lo tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna.

 Correccin:
La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no bastante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sistema o una causa.

Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender El grado con El que s retroalimente El sistema.

Implantacin de un sistema de control

Por ltimo, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: Contar con objetivos y estndares que sean estables Que El personal clave comprenda y este desacuerdo con los controles. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos. Evaluar la efectividad de los controles

CARACTERISTICAS Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo: Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional Un sistema de control deber de ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Oportunidad Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. Accesibilidad Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de explicar para facilitar su aplicacin. Ubicacin estratgica Resulta imposible e incontable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico.

Factores que Comprenden El control:

Cantidad: Se aplica en actividades en las que el volumen es ms importante Tiempo: se controlan las fechas programadas Costo: es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa Calidad: se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

Control y su Periodicidad Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar: (es aquel que se efecta antes de realizar las actividades) Control concurrente: ( Se ejerce de manera simultanea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo) Controlo posterior: (Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas)

Control por reas funcionales

El control se aplica a las 4 reas bsicas de la empresa y a cada una de sus funciones. Control de produccin: La funcin de control en esta rea busca El incremento de la eficacia, la reproduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Control de calidad: Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un efecto en El producto. Control de inventarios: Su objetivo primordial es determinar El nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar El modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.

Control de compras: Relacionada fuertemente con El control de inventarios, esta funcin verifica El cumplimiento de actividades tales como: Seleccin adecuada de los proveedores Evaluacin de la cantidad y calidad especifica por El departamento solicitante Control de los pedidos desde El momento de su requisicin hasta la llegada de los materiales Control de Mercadotecnia: Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboracin de estrategias y planes de Mercadotecnia.

Control de ventas: Los pronsticos y presupuestos de las ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permitan fijar normas de realizacin sin las cules seria avaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. Control de finanzas: Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y de los rendimientos en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Control Presupuestal: Como ya se estudio, los presupuestos se elaboran durante El proceso de planeacin, sin embargo son, tambin, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

Control Contable: Ninguna empresa por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Control de recursos humanos: Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva acabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos Evaluacin de la actuacin Evaluacin de reclutamiento evaluacin Evaluacin de capacitacin y desarrollo Evaluacin de la motivacin. Evaluacin de sueldos y salarios Evaluacin sobre seguridad, y servicios y prestaciones

Tcnicas de controles
Sistemas de control Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de mtodos
Tiempos y movimientos, etc.

Mtodos cuantitativos
Redes Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica Clculos probalisticos Programacin dinmica Control interno. (programas)

Descripcin de las tcnicas de control

Sistemas de informacin. Los sistemas de control comprenden todos aquellos medios a travs de los cuales El administrador se allega de los datos e informes relativo al duncionami8ento de todas y cada una de las actividades de la organizacin. Reportes e informes Se clasifican en: Informes de control que se utilizan para El control directo de las operaciones Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes

Para disear un informe se considera:

Unidad del tema Concentracin sobre las acepciones Claridad y concisin Complementarse con presentaciones grficas, audiovisuales y verbales Equilibrio entre la uniformada y la variedad Frecuencia de los reportes Evaluacin de la informacin

Formas: Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisin y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una pliza de contabilidad Al disear las formas se deben de considerar: Aprovechamiento adecuado de espacios Claridad y concisin Uniformidad de diseo Disear un diagrama de controles de formas Disear un catalogo de formas Disear solo las necesarias Asegurar que los asuntos y actividades importantes se registren Que el costo de su implantacin se justifique

Control interno
Se refiere a la aplicacin de los principios de control a todo El funcionamiento de la organizacin; sus propsitos bsicos son:

La obtencin de informacin correcta y segura La proteccin de los activos de la empresa La promocin de la eficiencia de la operacin

CONCLUSIONES
De acuerdo con el estudio del tema CONTROL, podemos decir que el mismo es muy importante para el buen desempeo de un determinado sistema; porque nos sirve para dar seguridad en la accin, corregir defectos y mejorar lo obtenido.

GRACIAS POR SU ATENCIN