5 ASPECTOS CLAVES PARA LOGRAR UN AMBIENTE DE CALIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO

ORDENAMIENTO

ORGANIZACION

DISIPLINA

LIMPIEZA

SISTEMATIZAR

INTRODUCCION

La herramienta ms importante para lograr una buena implantacin de una metodologa, es el recurso humano a todos los niveles. Razn por la cual es indispensable la completa participacin, desde el nivel directivo as como del grupo de trabajadores que tienen a su cargo las operaciones de produccin.
Despertar en el trabajador el uso adormecido de su talento,

ha sido siempre una de las preocupaciones de los dueos y directores. que le proporcionar trabajadores ms pensantes, polivalentes y poli competentes, totalmente comprometidos en su lugar de trabajo.

El mtodo de las Cinco S, no solo lograr este objetivo, sino

METODOLOGIA DE LA CINCO S
La metodologa de las Cinco S es una manera de mirar el lugar de

trabajo usando el sentido comn. Cuando lo vemos as, hay que pensar que la fbrica es un lugar para la gente. La gente es la nica razn por la cual, las fabricas existen. La gente, no las maquinas, es productiva. La gente , no las maquinas , es el corazn de la calidad. debe hacer esa actividad, y preguntar si la estacin de trabajo ha sido diseada con la gente en mente.

Cada vez que observa un trabajo debemos recordar que la gente

El nico requisito que se necesita para lograr con xito implantar

las Cinco S es un verdadero compromiso a todos los niveles, algo que la misma metodologa le proporcionara, es una metodologa que no premia a nadie pero tampoco castiga, solo le da la autonoma en el lugar preciso de trabajo.

ORGANIZACIN PRIMER PASO (SEIRE)

Consiste en diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en el lugar de trabajo y descargar estos ltimos. Para ello se debe proceder con las siguientes recomendaciones: Todo lo que se usa menos de una vez al ao se debe desechar (vender, regalar o botar). De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la seccin de archivos, o en el almacn en la fbrica) De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (tpicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fbrica) De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por da se deja en el puesto de trabajo. De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora est en el puesto de trabajo, al alcance de la mano. Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el personal (lapicero, cinta mtrica, etc).

ORDENAMIENTO SEGUNDO PASO SEITON

Consiste en clasificar los tems por uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de bsqueda y el esfuerzo. Para hacer esto, cada tem debe tener una ubicacin, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no slo la ubicacin, sino tambin el nmero mximo de tems que se permite. Los tems que se dejan en el lugar de trabajo deben colocarse en el rea designada. En otras palabras, cada tem debe tener su propia ubicacin y, viceversa, cada espacio en el lugar de trabajo tambin debe tener su destino sealado. Las marcas en el piso, paredes o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas del trabajo en proceso, herramientas, etc. Las normas de Seiton son:

Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fciles de coger o sobre un soporte, ...) Definir las reglas de ordenamiento Hacer obvia la colocacin de los objetos Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario Clasificar los objetos por orden de utilizacin Estandarizar los puestos de trabajo

LIMPIEZA TERSER PASO SEISO

Un aspecto importante en toda empresa es la limpieza de sus

instalaciones, tanto las que dan la cara a los consumidores como las lneas de produccin. Por ello es necesario limpiar el entorno de trabajo, incluidas las mquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras reas del lugar de trabajo. Esto a su vez nos permitir verificar el estado de las herramientas de trabajo y poder descubrir muchos defectos de funcionamiento. Cuando la mquina est cubierta de aceite, holln y polvo, es difcil identificar cualquier problema que se pueda estar formando. Sin embargo, mientras se limpia la mquina podemos detectar con facilidad una fuga de aceite, una grieta que se est formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, puede solucionarse con facilidad.

SISTEMATIZAR CUARTO PASO SEIKETSU

Como se ha mencionado antes, el mtodo de las 5 S no es

una moda sino un estilo de vida, por lo cual es necesario mantener las tres primeras etapas desarrolladas en forma continua y diaria. En esta parte es necesario un liderazgo de la parte directiva o gerencial de la institucin con la intencin de disear sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso. El compromiso, respaldo e involucramiento de la gerencia en las 5 S se vuelve algo esencial. Por ejemplo, los gerentes deben determinar con qu frecuencia se debe llevar a cabo seiri, seiton y seiso, y qu personas deben estar involucradas. Esto debe hacer parte del programa anual de planeacin.

DISCIPLINA QUINTO PASO SHITSUKE

La adopcin como parte de un estilo de vida de las 5 S

har que las personas que continuamente practican seiri, seiton, seiso y seiketsu, adquieran autodisciplina. De tal forma que se puede considerar como una filosofa, una forma de vida en nuestro trabajo diario. En esta etapa final, la gerencia debe haber establecido los estndares para cada paso de las 5 S, y asegurarse de que se est siguiendo dichos estndares. Los estndares deben abarcar formas de evaluar el progreso en cada uno de los cinco pasos.

RELACIN DE LAS 5 S CON EL DECLOGO DEL DESARROLLO

Los principios descritos tienen estrecha relacin con el Declogo del

Desarrollo, siendo su aplicacin en la rutina diaria una forma de vida que permita a los emprendedores colaborar con el desarrollo del pas, sin importar la ideologa partidaria. Ello se puede hacer desarrollando actitudes, valores o compromisos a seguir, que puedan originar la mejora de nuestras potencialidades que nos lleven a no necesitar de tener la riqueza alrededor, sino de ser nosotros mismos capaces de generarla aprovechando para ello todas nuestras capacidades y potencialidades. Esas caractersticas, hbitos o principios que los habitantes de la gran mayora de los pases desarrollados tienen y los cuales no son practicados en su vida diaria por la poblacin en los pases subdesarrollados, son descritos en los principios del Declogo del Desarrollo, estando muy relacionado con la filosofa de las 5 S.

EXISTE UNA SEXTA S

Esta s es relativa a la persona y se refiere al compromiso individual con la metodologa y quiere decir.

VAMOS A INTENTAR LO DIFCIL.

Esta S, es quizs una de las ms difciles de lograr, puesto que es responsabilidad de la direccin comprometerse totalmente con la metodologa, y estar siempre pendiente de que se cumplan los objetivos. S un Director rediseara el total de la metodologa. Su planta puede garantizar el xito asegurado as su implantacin. Muchas veces no basta con decir que se esta totalmente comprometido con las Cinco S, por que los trabajadores lo detectaran y actuaran en consecuencia.

APLICACIN DE LAS 5 S EN LA ADMINISTRACIN PBLICA

Resulta conveniente resaltar que el mtodo de las 5 S no es solo aplicable en la empresa privada, pudiendo ser de mucha utilidad su implantacin en la administracin pblica. Cuntos de nosotros hemos sufrido por demoras de trmites o prdida de documentos en alguna institucin pblica? El principal problema es la falta de hbito para mantener una poltica dentro de una institucin que muchas veces cuenta con alta rotacin de funcionarios, en la cual no se institucionalizan las buenas prcticas y por lo cual no hay un registro de las acciones que se llevan a cabo para la mejora de la administracin. Es comn ver ahora el gran incremento de proyectos institucionales en las diferentes instituciones pblicas por el cual se renueva el mobiliario y equipo tecnolgico dentro de las oficinas, sin embargo, el no contar con los hbitos adecuados puede generar que en muy poco tiempo las oficinas se vean nuevamente recargadas de papeles en las oficinas que muchas veces no generan ningn nuevo valor o aporte al procedimiento.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Hay muchos paradigmas que vencer para la correcta implementacin del mtodo de las 5 S, uno de ello es la resistencia del personal a realizar la limpieza de su rea de trabajo. Muchos dirn que llevan aos trabajando y para iniciar la etapa de limpieza, es necesario que venga el personal encargado de dicha labor para que el personal administrativo pueda guiarlos en las labores. Esta actitud tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza dentro de su ambiente de trabajo, necesario para mejorar la calidad y productividad de sus labores. Se lograr mayor espacio en los lugares de trabajo con lo cual habr una mejor imagen ante los contribuyentes o pblico en general que asista a las oficinas.

Los gerentes deben ser los lderes del cambio en la administracin pblica, para lo cual deben estar preparados para poder iniciar y guiar el cambio dentro de su rea, fomentando la aplicacin de las 5 S.