Introduo Gesto de Projectos

Este documento serve de apoio explorao dos materiais inseridos nas unidades de aprendizagem de cada um dos tpicos deste curso.

O sentido da coisa!

Esta pequena apresentao pretende ser uma lanterna para que os exploradores destes contedos possam compreender a orientao e a pertinncia deste (re)curso e, por esta via, encontrem o caminho da competncia que pretendemos desenvolver: a capacidade de pensar e de gerir projectos mais efectivos numa abordagem participativa e empoderadora. Boa viagem! Esta apresentao introdutria pretende tambm facilitar uma sntese final deste percurso.

Introduo

A gesto de projectos uma abordagem operacional que visa a concretizao de um processo destinado a obter resultados determinados. Tem sido valorizada nos ltimos anos por diversas entidades devido ao seu elevado nvel de eficincia e eficcia na concretizao dos objectivos a que se prope. No campo da interveno social e do desenvolvimento local, esta metodologia de gesto est a ser utilizada em modelos participativos de aco de modo a gerar empowerment e a promover solues mais sustentveis.

Uma viagem, um empreendimento

Um projecto um empreendimento, uma viagem, com um objectivo, um destino marcado: um porto seguro. Fazer um projecto como navegar num barco vela. Estamos condicionados pelo contexto. Os ventos podem soprar a favor ou contra. A base pode ser mais suave (um mar cho) ou mais turbulenta. Cabe-nos a ns (lder e tripulao) jogar com as foras externas e os recursos internos para chegar ao porto desejado. Para que tal acontea, necessitamos de um farol que nos indique o caminho (a estratgia), tempo, uma tripulao, recursos materiais, liderana. Corremos riscos, mas podemos escolher diferentes percursos.
Ver slide 4

Gerir por

Projecto

Lder Tripulao Rotas Riscos Recursos

Objectivo
1 porto seguro

Tempo

Todo o projecto tem um ciclo

Os projectos seguem um processo cclico que, dependendo dos autores e da abordagem, pode ser composto por 3 a 7 fases. Na perspectiva Ciclo de Gesto de Projecto ou Project Cycle Management (PCM) o ciclo tem 6 fases: Programao, identificao do problema, formulao da soluo (planificao), financiamento, implementao ou execuo e avaliao. (ver slide 6) Ou, numa perspectiva mais linear podemos tambm considerar 5 fases e como momentos relevantes: o lanamento e a concluso (ver slide 7)

O Ciclo de Projecto
PROGRAMA de FINANCIAMENTO

AVALIAO

IDENTIFICAO DO PROBLEMA

EXECUO DO PROJECTO FINANCIAMENTO E CONJUGAO DE RECURSOS

FORMULAO DA SOLUO PLANIFICAO

Problema sentido Fase 1 Diagnstico participado Planificao conjunta Fase 2 3

Liderana de projecto

Lanamento
Gesto / Execuo

Ciclo de projecto

Liderana de projecto Fase 4 Resultado final e entrega

Avaliao
Fase 5

Concluso Soluo

Dependentes dos actores

Qualquer interveno est dependente das partes interessadas (stakeholders) e das relaes e negociaes que se realizam entre elas. Por um lado temos os fornecedores (parte de baixo do slide 9) e, por outro, os beneficirios. Nestes processos, ambos possuem interesses e agendas polticas prprias que, habitualmente, escondem. Torna-se essencial analisar os interesses presentes em torno de cada problema/projecto. Para tal, existem diversas metodologias e instrumentos dos quais destacamos o que se apresenta no slide 10.

Diagrama de relaes
Destinatrios

Conflitos de interesses

Projecto ou soluo

Agendas escondidas

Fornecedores

Matriz de anlise de stakeholders

Grupos de stakeholders

Interesses (em jogo com o projecto)

Efeitos Importncia (do projecto sobre o interesse)

Influncia

Dever ser completada pela anlise de poder, de importncia e pela anlise de condies de participao. Outro aspecto a ter em conta so as alianas entre parceiros.
Fonte: Manual de Planeamento e Avaliao de Projectos, Princpia, 2006

Qualidade e negociao

A qualidade de um projecto pode ser medida pela sua efectiva capacidade de resolver um problema (efectividade) e pela satisfao que gera nos destinatrios. Para garantir a qualidade e efectividade, mobilizando todos os recursos disponveis e conferindo sustentabilidade, torna-se essencial criar efectivas negociaes participadas dos interesses e dos problemas. Estas negociaes ocorrem sempre num espao delimitado pelas janelas de negociao (ver slide 12).

Janelas de negociao

Horizonte aceitvel

Janela do desejado
Campo do imprescindvel

Diversas metodologias

Existem diversas metodologias de Gesto Participada de Projectos. Entre elas, destacamos as que tm origem na gesto por objectivos como a MAPA que exploraremos neste curso. Mas devemos chamar a ateno para o valor da PCM ou, em portugus, GCP, na medida em que um referencial para a avaliao da efectividade e qualidade de um projecto. A este propsito vale a pena estabelecer uma relao entre a MAPA e a PCM. (ver slide 14)

A MAPA possui um elevado potencial de gerao de aprendizagem colectiva em todas as suas fases. Promove a partilha, o envolvimento e a implicao das pessoas e das organizaes nos processos de resoluo de problemas. Parte do conhecimento implcito de cada entidade. a abordagem do empowerment e do desenvolvimento sustentvel
Fonte: Manual de Planeamento e Avaliao de Projectos, Princpia, 2006

MAPA e MEL

A MAPA (Mtodo Aplicado de Planeamento e Avaliao) uma abordagem que aponta para a matriz de enquadramento lgico (ver slide 16) e para o Mtodo do Quadro Lgico. Do mesmo modo, valoriza essencialmente as componentes de planificao e avaliao, sustentando a sua abordagem no trinmio: participao, consciencializao e deciso. A MEL um instrumento de sistematizao da estratgia do projecto que permite identificar o seu mbito e hierarquizar intenes.

MEL - Matriz de enquadramento lgico

Lgica de Interveno Indicadores objectivamente Observveis Fontes de Verificao Pressupostos
Sustentabilidade

Objectivos Gerais Objectivo especfico do projecto Resultados A atingir Actividades a realizar Actividade 1 Actividade n Meios Custos

Para atingir objectivo geral

Para atingir objectivo especfico Para atingir resultados

O nascimento da MEL

A MEL pode ser elaborada a partir de uma rvore de problemas como as que podemos observar nos slides 18 e 19 e numa abordagem de workshops de planificao (normal ou acelerada). Resulta de um processo de trabalho que utiliza as metodologias baseadas na visualizao (visioning) e no envolvimento reflexivo dos diferentes interesses e pontos de vista. Inclui a participao activa dos mais importantes (por vezes todos) os stakeholders estratgicos.

rvore de problemas
Efeito Efeito Efeito

Efeito

Efeito

Problema central

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Causa

Problema: uma situao sentida como negativa que queremos resolver

rvore de problemas
Problema central

Problema 1 Problema 2

Problema 4 Problema 3

Problema 5

Problema 6

Problema 7

Problema: uma situao sentida como negativa que queremos resolver

A importncia das prioridades

Os processos de reflexo participada no desenho de projectos (fase de identificao do problema do PCM) bastante rico pela sua diversidade, mas, por vezes, demasiado alargado no seu mbito de interveno gerando a disperso de recursos. Por esse motivo torna-se essencial definir, nesta fase, um quadro de prioridades estratgicas sobre as quais o projecto ir incidir a sua actuao. Para tal, utilizam-se diversos instrumentos como o que apresentamos no slide 21.

Quadro de prioridades estratgicas

Critrios de priorizao Importncia 0.4 0.4 Urgncia 0.3 0.3 Disponibilidade de recursos 0.3 0.3 mdia Problemas Prob. 1 Prob. 2 Prob. n

0.4

0.3

0.3

Fonte: Manual de Planeamento e Avaliao de Projectos, Princpia, 2006

Das prioridades ao objectivo

A efectividade e a qualidade de um projecto decorrem em grande medida da focalizao no objectivo e nos objectivos relacionado que resolvem os problemas identificados. Por este motivo, na fase de identificao do problema elabora-se, muitas vezes, uma rvore de objectivos que nos ir conduzir at MEL do projecto. (ver slides 23 e 24)

rvore de Objectivos
Objectivo Central

Objectivo 1 Objectivo 2

Objectivo 1.1

Objectivo 1.2

Objectivo 1.2.1 Objectivo 1.2.2 Objectivo 1.2.23

Objectivo: o problema definido numa perspectiva positiva, optimista, realista e passvel de ser medido por um indicador

MEL - Matriz de enquadramento lgico

Lgica de Interveno Indicadores Objectivamente Observveis Fontes de Verificao Pressupostos
Sustentabilidade

Objectivos Gerais Objectivo especfico do projecto Resultados A atingir Actividades a realizar Actividade 1 Actividade n Meios Custos

Para atingir objectivo geral

Para atingir objectivo especfico Para atingir resultados

Fonte: Manual de Planeamento e Avaliao de Projectos, Princpia, 2006

O mbito do projecto

O mbito (scope) do projecto fica identificado na MEL (slide 24) como a rea que diz respeito ao controlo efectivo dos recursos do projecto. Define de modo claro o que se encontra na componente interna do trabalho da equipa de projecto (rea assinalada a azul) e o que se encontra fora. No interior desta rea iremos ter o espao de gesto operacional do projecto composto pelas actividades, pelos meios, pelos custos, sobre os quais poderemos gerar indicadores de monitorizao e avaliao interna.

A estrutura sntese do projecto

A MEL funciona como a estrutura sntese do projecto que permite compreender a lgica de interveno e avaliar a sua efectividade. Nela se inserem os contedos da aco, os indicadores de avaliao os pressupostos existentes e os riscos externos. No mbito dos contedos permite identificar de modo transparente: os Objectivos gerais do projecto, o seu propsito concreto (capaz de gerar a satisfao dos destinatrios), os resultados desejados e as actividades que esto na sua origem. (ver slide 27)

MEL - Matriz de enquadramento lgico

Contedos Objectivos gerais - Valores acrescentados para a Sociedade Indicadores Pressupostos Riscos no controlveis

Propsito - Objectivo especfico para o Cliente - o que o vai fazer ficar feliz por resolver aquele problema especial?

Pressupostos que devem existir para a concretizao dos objectivos gerais

Riscos para a no concretizao dos objectivos gerais

Relativos ao contedos, aproveitando os pressupostos Relativos ao marketing do projecto Resultados - solues atingidas por Relativos criao das condies prvias reas de actividades (definidas pelos Relativos avaliao e desenvolvimento de competncias objectivos alvo) Relativos ao controlo de riscos Relativos gesto da tecnologia e dos recursos Relativos gesto da comunicao interna Relativas ao contedos, aproveitando os pressupostos Relativas ao marketing do projecto Relativas criao das condies prvias Relativas avaliao e desenvolvimento de competncias Relativas ao controlo de riscos Relativas gesto da tecnologia e dos recursos Relativas gesto da comunicao interna

Pressupostos que devem existir para a concretizao do propsito

Riscos para a no concretizam dos resultados

Actividades - definidas a partir dos objectivos da rvore

Pressupostos que devem existir para a concretizao dos resultados

Riscos para a no concretizam das actividades

Condies Prvias Relativas a condies externas; da parceria; e de cada um dos elementos (pessoas ou equipas) envolvidos no projecto

Os campos de aco do projecto

O projecto dever, obrigatoriamente, ter definidos resultados e actividades nas seguintes componentes:

Contedos relativos criao das condies prvias Contedos relativos ao controlo dos riscos Contedos que levam directamente aos resultados desejados Contedos relativos comunicao interna Contedos de marketing do projecto Contedos relativos gesto das tecnologias

A MEL e a avaliao

A avaliao de um projecto pode ir beber a sua inspirao MEL e recorrer (principalmente identificao dos indicadores relevantes e anlise de congruncia entre todos os quadrantes do projecto.

Tal como na fase de planificao ou identificao do problema, pode executar-se atravs de workshops participativos, conduzidos de acordo com as metodologias de visioning e, de acordo com o momento em que se insere no projecto, constituir-se como elemento de afinao ou de reflexo.

Limites desta abordagem

Esta abordagem do MAPA destaca acima de tudo as componentes inicial e final do projecto, no aparentando atribuir a mesma valorizao para as componentes de gesto operacional do projecto. deste facto que decorrem os seus principais limites. Todavia persegue uma abordagem de carcter estratgico e participativo que, quando complementado com outras perspectivas como a SCRUM ou a conhecida PMbook, podem resultar numa elevada efectividade em termos sociais. Em gesto de projectos, a liderana da fase de execuo ou implementao to relevante como a fase da identificao do problema.