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MANEJO DE DATOS

03 DICIEMBRE 2011

Que es una base de datos?


Una base de datos es un conjunto de archivos o tablas relacionadas almacenados en forma estructurada. Est formada adems por consultas e ndices. Existen ciertos enfoques para el diseo de BD: Relacional, Jerrquica y de Red. Las aplicaciones que permiten administrar una base de datos se denominan DBMS (Data Base Manager System), entre ellos podemos citar a: Access, SQL Server, ORACLE Server etc. Estas ltimas se conocen tambin como RDBMS (Relational Data Base Manager System) ya que siguen el enfoque relacional. En empresas de gran envergadura, se habla de Base de Datos Corporativa conformada por mltiples modelos de bases de datos pertenecientes a distintas instancias e interrelacionados entre s. En general, el diseo de las bases de datos se rige segn ciertas normas, algunas creadas por E. Codd permiten evitar redundancias, e inconsistencias como consecuencia del proceso de actualizacin. Estas reglas son las denominadas FORMAS NORMALES

MICROSOFT ACCESS
Es un administrador de bases de datos que permite guardar o registrar informacin de diferente tipo, ordenarla segn diversos criterios, modificarla y presentarla en formatos adecuados para producir informes tanto en la pantalla como en la impresora. Una base de datos comienza con la creacin de una tabla Cuando ponemos en funcionamiento el programa el programa, nos aparece una pantalla de inicio qu nos pregunta si deseamos: *crear una base de datos en blanco: podramos elegir esta opcin y ms tarde agregar las tablas, formularios, etc. *utilizar el asistente para crear una base de datos, al elegir esta opcin que crea en una sola operacin las tablas, los formularios e informes necesarios. *abrir una base de datos ya existente

EJEMPLO

BARRA DE MENS BARRA DE TITULO BARRA DE HERRAMIENTAS BASE DE DATOS CUADRO DE BASE DE DATOS LISTA DE OBJETOS BARRA DE ESTADO

CREACIN DE UNA TABLA CON EL ASISTENTE


Pulsamos dos veces con el botn izquierdo del ratn sobre la opcin crear una tabla utilizando el asistente y aparecer el cuadro de dialogo "asistente para tablas.

Selecciona la categora negocios o personal. A la derecha se encuentran dos ventanas campos de ejemplo y campos en la nueva tabla. Con los botones de las flechas puedes ir agregando o quitando los campos que desees incluir o excluir de la tabla. El asistente permite cambiar el nombre de los campos. Selecciona el campo que desees cambiar y da clic en y te aparecer una pequea ventana donde solo tienes que escribir el nuevo nombre que deseas ponerle al campo

*continua insertando todos los campos que necesites , da clic en siguiente y en la ventana que continua te pregunta el nombre que deseas asignarle a tu tabla, al mismo tiempo explica que es una clave principal y por que debe asignarse una a la tabla

Si eliges la opcin si Access asignara una automticamente, pero en caso de tomar la otra opcin te lleva a otro cuadro de dialogo donde elegirs en campo deseas poner la clave principal.

Para finalizar especifica mediante cualquiera de las casillas de verificacin lo que deseas hacer posteriormente:
Modificar el diseo de la tabla Introducir directamente en la tabla Introducir datos en la tabla usando formulario que crea el asistente

Despus de elegir alguna das clic en finalizar, y la primera base de datos ya ha sido creada. En adelante cada vez que deseas introducir un nuevo registro solo tendrs que abrir la tabla.

ADMINISTRACION YMANEJO DE DATOS CON ACCESS


Los objetos que puede incluir una base de datos son:
Tablas: objetos que tienen la capacidad de almacenar en filas (registros) y columnas (campos), los datos relacionados que permiten trabajar con otras funciones de Access. Consultas: acciones, pantallas o listados que se generan mediante instrucciones que permiten seleccionar elementos de una o varias tablas para conjugarlos en un todo informativo, con la finalidad de consultar, analizar y administrar los datos. Formularios: formatos diseados por el usuario que permiten consultar, editar o introducir datos en la base. Informes: permiten recopilar datos de las tablas o de los resultados de las consultas para general listados informativos en formatos de impresin Paginas: denominas tambin pginas de acceso de datos permiten crear bases con datos interactivos en Internet o en una Intranet. Macros: son conjuntos de microinstrucciones programados en un solo comando o funcin, que tienen la capacidad de ejecutarse una por una para facilitar las tareas repetitivas. Mdulos: son programas o partes de programa escritos en Visual Basic, que realizan tareas relacionadas con el manejo de datos.

FORMULARIOS
Una de las herramientas ms practica, que facilita la introduccin de los datos en una tabla, es el formulario. Para crear uno se cuenta con las opciones crear un formulario en vista diseo y crear un formulario utilizando el asistente. Si utilizamos el asistente nos aparecer un cuadro de dialogo donde seleccionaremos los campos que aparecern en el formulario

Pulsamos en el botn siguiente para continuar con el asistente. En el cuadro siguiente es donde se define las distribucin que tendr el formulario en la pantalla: columnas, tabulas, etc.

Enseguida se muestran una serie de estilos para que selecciones alguno de los diseos que quieras que lleve tu formulario.

Y por ultimo ponemos nombre a nuestro formulario y finalizamos.

TIPOS DE DATOS ACCESS


Los campos de Access pueden ser de diferentes tipos o formatos los tipos de datos que se pueden introducir en los campos son:

Tipo

Descripcin Puede contener caracteres alfanumricos y smbolos. Es el ms utilizado para los campos. Tambin se guardan nmeros que no sern utilizados para clculos.

Longitud

Texto

Hasta 255 caracteres

Memo

Datos alfanumricos que se utilizan para hacer descripciones o reseas.

Hasta 64000 caracteres Variable: 1, 2, 3 y 8 bytes es lo ms comn. 8 bytes

Numrico Fecha/hora

Solo permite la introduccin de datos numricos con los cuales e pueden realizar clculos. Solo acepta datos de fecha y hora Mantiene la cantidad de decimales de manera apropiada para el manejo de las cantidades, aade el simbolote moneda del pas que se encuentre seleccionado en las configuraciones internacionales

Moneda

8 bytes

Autonumrico

Datos que se incluyen autonumericamente en forma secuencial. Puede ser utilizado como clave nica en caso de que no exista una clave de otro tipo de registro correspondiente ya que solo un nmero para cada registr.

4 bytes

Si/no

Valores lgicos verdadero/falso. se utiliza para datos que solo pueden tener dos posibles valores como respuesta

Objeto ole

Objetos como archivos o documentos elaborados con aplicaciones que reconocen el protocolo estndar OLE (object linking embedding).

Hasta 1 GB. Sujeto a la disponibilidad de memoria RAM y espacio en disco.

Hipervnculo asistente de bsqueda

Liga o vinculo hacia un archivo HTML o una pagina Web.

Hasta 60000 caracteres 4 bytes

Datos que permiten encontrar datos localizados en otras tablas. al elegir esta opcin se inicia automticamente la funcin de bsqueda

DIRECCCION ABSOLUTA Y RELATIVA DE UN REGISTRO


Registro (Record) es una coleccin de campos relacionados que pueden tratarse como una nica unidad por un programa de aplicacin. Por ejemplo:, un registro de empleados va contener campos como nombre, numero de seguridad social, etc. Campo: Es cada uno de los tipos de datos que se van a usar, es la unidad bsica de una base de datos. Registro: Est formado por un conjunto de informacin en particular; es un conjunto de campos. Dato: Es la interseccin entre un campo y un registro.

FORMAS LOGICAS Y FISICAS PARA MANEJO DE DATOS


*La organizacin lgica se preocupa por la organizacin general de la base de datos de la cual puede derivarse mltiples organizaciones de archivos. Existe una independencia lgica de datos donde la modificacin de la estructura general no afecta a los programas de aplicacin (el cambio desde luego no debe eliminar ninguno de los datos que el programador necesite ). La descripcin lgica de un registro puede contener para un programador tem, que son distintos a los que aparecen en la descripcin del mismo registro de un programador. *La seleccin de la organizacin fsica est principalmente basada en la necesidad de asegurar el buen rendimiento operativo, adecuados tiempos de respuesta y la minimizacin de los costos

Organizacin lgica
Los requerimientos de los programas de aplicacin se ajustan a la estructura lgica de los datos

Organizacin fsica
Los requerimientos de los programas de aplicacin pueden referirse a datos de forma totalmente diferentes de las de almacenamiento de los datos. La organizacin compleja suele ser ventajosa. El software oculta esta complejidad a los usuarios. La independencia de los datos carece de importancia si se proveen medios para reestructurar los datos fsicos sin alteracin del esquema. El empleo eficiente del almacn es un factor de la mayor importancia para la eleccin de la tcnica de representacin yu distribucin fsica de los datos. Las caractersticas de la unidad de almacenamiento tales como la longitud de pistas y tamao del volumen. Son factores determinantes para la organizacin del almacenamiento. La eliminacin de la redundancia es uno de los objetivos de la organizacin fsica.

La simplicidad es importante

La independencia de los datos es de principal importancia.

El empleo eficiente del almacn es de escasa importancia

Las caractersticas de la unidad de almacenamiento no debera afectar la organizacin lgica

En los archivos lgicos existe a menudo un alto nivel de redundancia

QUE ES UN ARCHIVO?
Archivo (File) es una coleccin de registros similares. El archivo es tratado como una entidad individual por los usuarios y las aplicaciones y puede ser referenciada por el nombre. Los archivos tienen nombres nicos y pueden crearse y borrarse. En un sistema compartido, los usuarios y los programas tienen garantizado o denegado el acceso a archivos completos. En algunos sistemas ms complejos, dicho control se aplica a los registros o a los campos.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
La organizacin de archivos es la estructura lgica de los registros determinada por la manera en que se accede a ellos. La organizacin fsica del archivo en almacenamiento secundario depende de la estrategia de agrupacin y de la estrategia de asignacin de archivos. El numero de alternativas de organizacin de archivos que se han implementado o propuesto es inmanejable, La mayor parte de las estructuras empleadas en los sistemas reales se encuadran en una de estas categoras o puede implementarse como una combinacin de estas:

Pilas (The pile) Archivos secuenciales (sequential file) Archivos Secuenciales indexados. (indexed sequential file) Archivos indexados.(indexed file) Archivos directos o de dispersin (direct, or hashed, file).

PILAS
La forma menos complicada de organizacin de archivos puede denominarse la pila. Los datos se recolectan en el orden en que llegan. Cada registro consiste en una rfaga de datos. El propsito de la pila es simplemente acumular la masa de datos y guardarlo. Como no hay estructura para el archivo de la pila. el acceso a registro es por bsqueda exhaustiva..Si se quiere todos los registros que contienen un campo particular o que tienen un valor determinado para ese campo, debe buscarse en el archivo entero. Los archivos de pilas se aplican cuando los datos se recogen y almacenan antes de procesarlos o cuando no son fciles de organizar. Este tipo de archivo usa bien el espacio cuando los datos almacenados varan en tamao y en estructuras. Este tipo de archivos no se adapta a la mayora de las aplicaciones.

ARCHIVOS SECUENCIALES
La forma mas comn de estructura de archivo es el archivo secuencial. En este tipo de archivo, un formato fijo es usado para los registros. Todos los registros tienen el mismo tamao, constan del mismo numero de campos de tamao fijo en un orden particular. Como se conocen la longitud y la posicin de cada campo, solamente los valores de los campos se necesitan almacenarse; el nombre del campo y longitud de cada campo son atributos de la estructura de archivos. Un campo particular, generalmente el primero de cada registro se conoce como el campo clave. El campo clave identifica unvocamente al registro. as, los valores de la clave para registros diferentes son siempre diferentes. Los archivos secuenciales son tpicamente utilizados en aplicaciones de proceso de lotes Y son ptimos para dichas aplicaciones si se procesan todos los registros. La organizacin secuencias de archivos es la nica que es fcil de usar tanto en disco como en cinta. Normalmente un archivo secuencial se almacena en bloques, en un orden secuencial simple de los registros. La organizacin fsica del archivo en una cinta o disco se corresponde exactamente con la ubicacin lgica del archivo. En este caso, el procedimiento para ubicar los nuevos registros en un archivo de pila separado, llamado archivo de registro (log file) o archivo de transacciones. Peridicamente, se realiza una actualizacin por lotes que mezcla el archivo de registro con el archivo maestro para producir un nuevo archivo en secuencia correcta de claves.

Un mtodo popular para superar las desventajas de los archivos secuenciales es el del archivo secuencias indexado. El archivo secuencial indexado mantiene las caractersticas bsicas de los archivos secuenciales: los registros estn organizados en una secuencia basada en un campo. Dos caractersticas se aaden: un ndice del archivo para soportar los accesos aleatorios y un archivo de desbordamiento ( overflow ). El ndice provee una capacidad de bsqueda para llegar rpidamente a las proximidades de un registro deseado. El archivo de desbordamiento (overflow) es similar al archivo de registro usado en un archivo secuencial, pero esta intregrado de forma que los registros del archivo de desbordamiento se ubican en la direccin de un puntero desde si registro precedente. En la estructura secuencial indexada mas simple, se usa un solo nivel de indexacin. El ndice, en este caso, es un archivo secuencial simple. Cada registro del archivo ndice tiene dos campos: un campo clave, que es el mismo que el campo clave del archivo principal y un puntero al archivo principal. Para encontrar un campo especifico se busca en el ndice hasta encontrar el valor mayor de la clave que es igual o precede al valor deseado de la clave. La bsqueda continua en el archivo principal a partir de la posicin indicada por el puntero.

ARCHIVOS SECUENCIALES INDEXADOS

ARCHIVOS INDEXADOS
Los archivos secuenciales indexados retienen la limitacin del archivo secuencial: la eficacia en el procesamiento se limita al basado en un nico campo del archivo. Cuando es necesario buscar un registro basndose en algn otro atributo distinto del campo clave ambas formas de archivo secuencial no son adecuadas. En algunas aplicaciones esta flexibilidad es deseable. Para alcanzar esta flexibilidad, se necesita una estructura que utilice mltiples ndices, uno para cada tipo de campo que pueda ser objeto de la bsqueda. Se suelen utilizar dos tipos de ndices. Uno ndice exhaustivo contiene una entrada par cada registro del archivo principal. Otro ndice parcial contendr entradas a los registros donde este el campo de inters. Con registros de longitud variable, algunos registros no contendrn todos los campos. Los archivos indexados son muy utilizados en aplicaciones donde es critica la oportunidad de la informacin y donde los datos son rara vez procesados de forma exhaustiva.

ARCHIVOS DIRECTOS O DE DISPERSION


Los archivos directos explotan la capacidad de los discos para acceder directamente a cualquier bloque de direccin conocida. Como en los archivos secuenciales y secuenciales indexados, se requiere un campo clave en cada registro. Sin embargo, aqu no hay concepto de ordenamiento secuencial.

SISTEMA DE MANEJO DE DATOS


QUE ES UN SISTEMA DE MANEJO DE DATOS?: Todos los procedimientos utilizados para la entrada, procesamiento y salida de datos junto con la infraestructura de computadoras en las cuales se realiza este manejo de datos.

PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, PROCESAMIENTO Y SALIDA DE DATOS


1. entrada - almacenamiento en un medio electrnico 2. procesamiento - los clculos que hace la computadora 3. salida - la impresin de los resultados hacia otro medio magntico hacia una impresora

procedimientos para asegurarse la permanencia de los datos


1. Backus en varios medios a la vez: tapes, floppies, Zip drives, CD-RW, mirroring... 2. Guardar los Backus en varios lugares- guradar backups en varias localizaciones fsicas

CONCLUSIONES
El manejo de datos en Access es una forma segura, rpida y eficiente para el control de datos, es una herramienta confiable en la cual encontramos diferentes procesos para la entrada y salida de la informacin.

BLIBLIOGRAFIA
-http//:wikipedia.com -http//:monografias.com http://html.rincondelvago.com/microsoft-access_8.html

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