MANUALES ADMINISTRATIVOS

Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin. Para registrar y transmitir ordenada y sistemticamente informacin. Que puede referirse a la organizacin as como a las instrucciones para el desempeo de las tareas.

Clasificacin Bsica

Por su naturaleza rea de aplicacin.

Microadministrativos, Macroadministrativos y Mesoadministrativos.

Por su contenido
Organizacin, Procedimientos, Calidad, Historia, Polticas, Contenido mltiple, Puestos, Tcnicas, Ventas, Produccin, Finanzas, Personal, Operacin, Sistemas.

Por su mbito
Generales o Especficos.

Manual de Organizacin
Contiene informacin detallada referente a los: Antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura, organigrama, misin y funciones organizacionales.

Manual de Organizacin
1.

2.

Identificacin Logotipo, nombre, denominacin y extensin del manual, lugar y fecha de elaboracin, nmero de pginas, sustitucin de pginas, unidades responsables y clave de la forma. ndice o contenido

3.

Prlogo y/o Introduccin Exposicin de lo que es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente.

Manual de Organizacin
4.

5.

Antecedentes Histricos Descripcin del origen, evolucin y cambios significativos de la organizacin rea descrita. Legislacin o base legal Lista de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la Institucin (Constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares).

Manual de Organizacin
6.

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8.

Atribuciones Transcripcin textual y completa del artculo y clusula que explica las facultades conferidas a la organizacin. Estructura orgnica Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin segn sus relaciones de jerarqua. Organigrama Representacin grfica de la Institucin.

Manual de Organizacin
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Misin Gua o marco de referencia para orientar sus acciones y ser objetivos. Funciones Es la especificacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la estructura orgnica. Descripcin de puestos Resea del contenido bsico de los puestos: relaciones de autoridad, responsabilidades, funciones, relaciones.

Manual de Organizacin
12.

Directorio En el constan los nombres y puestos de las personas comprendidas en el manual.

Manual de Procedimientos
Es un instrumento tcnico que informa: la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s para realizar una funcin, actividad o tarea.

Manual de Procedimientos
1.

2.

Identificacin Logotipo, nombre, denominacin y extensin del manual, lugar y fecha de elaboracin, nmero de pginas, sustitucin de pginas, unidades responsables y clave de la forma. ndice o contenido

3.

Prlogo y/o Introduccin Exposicin de lo que es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente.

Manual de Procedimientos
4.

5.

6.

Objetivos de los Procedimientos Explicar el propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. reas de aplicacin o alcance de los proc. Esfera de accin. Responsables reas, unidades adtivas. y/o puestos que intervienen en cualquiera de sus fases.

Manual de Procedimientos
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8.

Polticas o normas de operacin Criterios o lineamientos de accin para orientar y facilitar las operaciones de las instancias que participan en los procedimientos. Conceptos Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento.

Manual de Procedimientos
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Procedimiento Descripcin en forma narrativa y secuencial de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento. Qu se hace? cmo? en dnde? con qu? responsables? Formularios, impresos e instructivos Son los formatos que se utilizan en el procedimiento y se adjuntan como apndices.

Manual de Procedimientos
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12.

Diagramas de Flujo Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o recorrido de formas o materiales en cada operacin descrita. Glosario de trminos Es la lista y explicacin de los conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y las tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos.

Manual de Calidad
Es el que describe los elementos del sistema de calidad, tales como: Alcance, polticas, objetivos generales, estructura, responsabilidades, normas, definiciones, etc.

Manual de Calidad
1.

2.

Identificacin Logotipo, nombre organizacin, nombre del manual, nmero de procedimiento, nivel de revisin o aplicacin, ttulo del procedimiento, fecha de revisin, rea responsable, lugar y fecha de elaboracin, unidades responsables de la elaboracin, revisin y autorizacin, nmero de pginas y clave de la forma. ndice o contenido

Manual de Calidad
3.

4.

Alcance Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables. Introduccin
Exposicin de la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la Institucin.

5.

Poltica de calidad Declaracin del compromiso de satisfacer a los clientes y lograr buena relacin con los proveedores a travs de la mejora continua.

Manual de Calidad
6.

7.

8.

Objetivos Generales Explicacin de los propsitos especficos. Estructura Organizacional Representacin grfica de la estructura orgnica de la Institucin. Responsabilidades Enunciados sobre la responsabilidad general que asume cada unidad administrativa en relacin al sistema de calidad.

Manual de Calidad
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12.

Documentos y referencias aplicables Lista de las normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin. Elementos del sistema de calidad Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organizacin. Definiciones Lista y explicacin de los conceptos de carcter tcnico. Lista de distribucin Registro del nmero de copias y reas a las que se entrega el manual de calidad.

Manual de Calidad
13.

Apndice para codificacin de proceds. Clasificacin de los procedimientos de una Institucin segn el apartado de la norma de calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo.