DESCRIPCIN Y ANALISIS DE CARGOS.

ING. MARIO FLORES.

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IMPORTANCIA
DESDE EL PUNTO DE VISTA PROFESIONAL ES:
ANALIZAR LOS REQUISITOS RESPONSABILIDADES Y CONDICIONES DE TRABAJO DE UN PUESTO DESCRIPCIN DE CARGOS NOS PERMITE CONOCER LAS FUNCIONES ACTIVIDADES Y TAREAS A RELIZAR EN EL PUESTO DE TRABAJO 2

IMPORTANCIA
La importancia de la Descripcin y Anlisis de Cargos para un puesto de trabajo es: Definir de manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado cargo. Adems los factores que son necesarios para cumplirlos con xito.
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OBJETIVOS
GENERAL
CONOCER LAS ESPECIFICACIONES DE LOS CARGOS QUE CONFORMAN UNA EMPRESA. OBTENER INFORMACIN NECESARIA PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS PROPUESTOS.

ESPECIFICOS
CONOCER LAS TAREAS Y FUNCIONES ESPECFICAS DE CADA PUESTO EVITAR LA DUPLICIDAD DE FUNCIONES EN UN PUESTO. ANALIZAR Y DESCRIBIR LOS PUESTOS CONOCEREMOS: REQUISITOS RESPONSABILIDADES, CONDICIONES DE TRABAJO 4

TAREA:
Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo. Ejemplo:Una recepcionista, contesta el telfono.

FUNCIN:
Conjunto de tareas que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y reiterada. Estas al ser repetitivas se convierten en funcin. Ejemplo: Recibe, abre y distribuye la correspondencia (todos los das)
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CARGO:
Conjunto de funciones con posicin definida dentro de la organizacin. Es ubicar un cargo en el organigrama, la cual define el nivel jerrquico.

Ejemplo: La subordinacin (a quien responde). Subordinados (sobre quien ejerce autoridad). Y el departamento en que esta situado.

ANLISIS DE CARGOS
El anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante debe cumplir. El ocupante del cargo debe tener caractersticas compatibles con las especificaciones del cargo. Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrnsecos), se analiza el cargo en relacin con los aspectos extrnsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su 8 ocupante.

ANLISIS DE CARGOS:
Son requisitos que un cargo exige al ocupante para el desempeo eficiente de:Conocimientos, habilidades y capacidades. Se realiza a partir de la descripcin del cargo, este busca determinar los requisitos fsicos e intelectuales del ocupante. Responsabilidades que el cargo le impone Y las condiciones en que debe realizar el trabajo. 9

a. Instruccin bsica necesaria

Aspectos Extrnsecos 1. Requisitos intelectuales b. Experiencia necesaria c. Iniciativa necesaria d. Aptitudes necesarias a. Esfuerzo fsico necesario 2. Requisitos fsicos Factores de especifica ciones 3. Responsabilidades implcitas b. Concentracin necesaria

c. Constitucin fsica necesaria

a. Por supervisin personal b. Por materiales y equipos c. Por mtodos y proceso d. Por dinero, ttulos valores o documentos e. Por informacin confidencial

Anlisis de cargo 4. Condiciones de trabajo

f. Por seguridad de terceros a. Ambiente de trabajo b. Riesgos inherentes

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FACTORES DE ESPECIFICACIN DEL ANLISIS DE CARGOS:

Se refiere a cuatro reas de requisitos: REQUISITOS INTELECTUALES: Son los que el aspirante debe tener para desempear de mejor manera su trabajo, y estos son: Instruccin necesaria. Experiencia anterior. Iniciativa. Aptitudes.
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REQUISITOS FSICOS:
Tienen que ver con la cantidad y continuidad de energa y de esfuerzo fsico y mental requerido en el puesto. La fatiga provocada y la constitucin fsica para desempear su cargo, y estos son: Esfuerzo fsico - Obrero Capacidad visual - Telefonista.

Destreza o habilidad - Cajero.

Concentracin fsica necesaria. 12

RESPONSABILIDADES POR:
Se refiere a los compromisos que se asume en el trabajo, adems de las funciones que se ejecuta en el cargo: Supervisin de personas (trabajo). Material, equipos o herramientas. Dinero, ttulos o documentos. Contratos internos y externos (Informacin confidencial).

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CONDICIONES DE TRABAJO:
Pueden ser agradables o no. Molesto o sujeto a riesgos, lo cual exige adaptabilidad (hombre-ambiente-equipo) Mantener la productividad y rendimiento. Ambiente de trabajo, fsicas Iluminacin Psicolgicas Estilo de Direccin. Riesgos de accidentes Dao a personas. Mecnicos Mquinas Ergonmicos Horarios Psicosociales inseguridad

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DESCRIPCIN DE CARGOS
Se

refiere a los deberes y responsabilidades del cargo:

Es

necesario describir un cargo, para conocer su contenido. La descripcin del cargo es un proceso que consiste en enumerar detalladamente las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la empresa.

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DESCRIPCIN DE CARGOS
(qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin. (cundo lo hace ), los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas (Cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace). Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. 16

DESCRIPCION DEL CARGO

Nombre del cargo:

Cdigo: Departamento: Resumen:

Fecha de Elaboracin:

Fecha de Revisin:

Unidad o dependencia:

Descripcin detallada: 17

1. Nombre del cargo

Aspectos Intrnsecos 2. Posicin del cargo en el organigrama

a. Nivel del cargo

b. Subordinacin c. Supervisin d. Comunicaciones colaterales

=
3. Contenido del cargo Tareas o funciones

Diarias

Semanales
Mensuales

Espordicas Descripcin del Cargo

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RELACIN CON OTROS SUBSISTEMAS

La Descripcin y Anlisis de cargos permite obtener informacin de interrelacin con los subsistemas de RRHH, como son: Reclutamiento y Seleccin, Capacitacin, Remuneraciones, Evaluacin del desempeo, Salud y Seguridad Ocupacional. Permite conocer las funciones, especificaciones y requisitos de los cargos en los departamentos de la empresa. 19

PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN POR LA FALTA DE LA DESCRIPCIN DE FUNCIONES EN UN PUESTO DE TRABAJO

Incertidumbre

en las labores de quien ocupa el

puesto.
Facilidad

para que el que ocupa del puesto eluda sus responsabilidades y obligaciones
Genera

discusiones sobre la forma de realizar el

trabajo
Impide

mejoras tcnicas y de procesos

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Dificulta

la determinacin de remuneraciones apropiadas

DESCRIPCIN DE CARGOS Cdigo: IN OP 2 1 0 Nombre de la e mpre sa: Panificadora Ambato Cargo: Panadero Ocupante : Jorge Tipan De partame nto: Produccin Nive l de l Cargo: Subrogacin Je fe Inme diato: Javier Arboleda Localizacin: Quito Fe cha de Elaboracin: 27/10/04 Fe cha de re visin: Obje tivo Ge ne ral Elaborar productos de panadera, as como realizar y ejecutar todas las tareas que intervienen en la elaboracin de un producto de calidad, cumpliendo con las normas vigentes de calidad. Funcione s 1.- Elaboracin de las diferentes clases y variedad de pan. 2.- Realizar inventarios de la materia prima utilizada en la elaboracin del pan. 3.- Ejecutar la limpieza requerida en el rea de trabajo antes y despus de la actividad laboral. 4.- Mantener en orden el lugar de trabajo. ANALISIS DE CARGOS Titulo: Bachiller Expe rie ncia: 1 ao en elaboracin de pan Capacitacin: Manejo de nuevos Conocimie ntos Espe ciale s: Manejo de hornos industriales equipos (hornos) Habilidade s Re que ridas: Dinamismo, Responsabilidad, Capacidad de trabajo en equipo, Concentracin. Re sponsabilidade s 1.- Por manejo de equipos, herramientas y maquinaria 2.- Por resultados Condicione s de Trabajo El cargo esta sujeto a supervisin permanente. Condiciones de ambiente que requieren esfuerzo fsico y movimiento; el ocupante trabaja parado, con poca ventilacin.

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MTODOS DE DESCRIPCIN Y ANLISIS DE CARGOS

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MTODO DE ENTREVISTA

Consiste en recoger los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo, puede realizarse con los dos o por separado.
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CARACTERSTICAS
La recoleccin de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
La participacin del analista y del ocupante del cargo es activa.
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Ventajas Mtodo Entrevista:

Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas las dudas. Los datos relativos a un cargo se obtienen de las personas que lo conocen mejor. Permite detectar actitudes y comportamientos que no son posibles con otros mtodos.
25 Puede aplicarse a cualquier tipo de cargo.

Desventajas Mtodo Entrevista:

Puede generar confusin entre opiniones y hechos. Si el analista no se prepar para realizarla, se pierde demasiado tiempo. Exigir que el ocupante deje de hacer su trabajo. Si est mal dirigida el personal reaccionar negativamente.
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MTODO DEL CUESTIONARIO

Este instrumento de medicin debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas correctas e informacin til.

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CARACTERSTICAS
La recoleccin de datos sobre un cargo se efecta mediante un cuestionario de anlisis del cargo, que llena el ocupante o su superior.

La participacin del analista de cargos en la recoleccin de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena de cuestionario).

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Ventajas Mtodo del cuestionario:

La recoleccin de datos se realiza mediante un cuestionario de anlisis del cargo que llena ocupante y su superior. Es un mtodo muy econmico.

Es ideal para analizar cargos de alto nivel, ya que no afecta el tiempo de ejecucin de la actividades. El cuestionario puede ser el resultado conjuntamente por el ocupante del cargos y sus jefes.

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Desventajas Mtodo del Cuestionario:

No se recomienda su aplicacin en cargos de bajo nivel ya que el ocupante tiene dificultad para responder por escrito.
Exige cuidado en su planeacin y elaboracin. Tiende a ser superficial en lo referente a respuestas escritas.
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MTODO DE OBSERVACIN
Es el mtodo ms recomendable en trabajos manuales o tareas repetitivas, por lo general va acompaado de entrevista y discusin con el ocupante o con su supervisor.
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CARACTERSTICAS
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus tareas.

Ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.

Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula bsica del Anlisis de Cargos (que hace, como lo hace y por que lo hace).

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Ventajas:
Veracidad de los datos obtenidos.
Organizacin sistemtica de los datos, desde el inicio hasta el fin del ciclo de t trabajo. No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores. Es ideal para aplicarlos en cargos similares con tareas repetitivas.

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Desventajas:
Costo elevado. Si no se la completa con la entrevista o el cuestionario, los datos son incompletos. No se recomienda su aplicacin en cargos con tareas no repetitivas.
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MTODO MIXTO
Son combinaciones de dos o ms mtodos de anlisis. Cuestionario y Entrevista: en principio el ocupante llena el cuestionario y despus se hace una entrevista rpida, el cuestionario se tendr como referencia. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior: para profundizar y aclarar los datos obtenidos.

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RECOMENDACIONES A CONSIDERAR EN EL PROCESO

1.- Las afirmaciones deben contener slo lo que hace el trabajador, y nunca lo que debera o no debera hacer. 2.- Slo valen los hechos objetivos, no las opiniones.

3.- La descripcin debe ser sencilla con un lenguaje entendible por cualquier persona.
4.- Debe utilizarse un correcto estilo literario. 5.- Se deben evitar las palabras que recojan las impresiones 36 del trabajador

Cuestionario y entrevista ambos con el superior.

Observacin directa con el ocupante y entrevista con el superior. Cuestionario y observacin directa: ambos con el ocupante.
Cuestionario con el superior y observacin directa con el ocupante.
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ETAPAS DE DESCRIPCIN Y ANLISIS DE CARGOS

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ETAPAS

ETAPA DE PREPARACIN ETAPA DE PLANEACIN ETAPA DE EJECUCIN

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ETAPA DE PREPARACIN
Como el mismo nombre lo dice, en esta etapa se preparan a las personas, los esquemas y los materiales de trabajo, como: Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de cargos. Preparacin de los materiales de trabajo ( formularios, folletos, etc...)

Disposicin del ambiente

Recoleccin previa de datos.
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ETAPA DE PLANEACIN
Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de cargos. Esta etapa requiere de los siguientes pasos:
Determinacin de los cargos Elaboracin del organigrama Elaboracin del cronograma de trabajo Eleccin de los mtodos de anlisis Seleccin de los factores de especificaciones
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Preparacin del personal :

El personal de recursos humanos se encargara de realizar las encuestas y las entrevistas, para llevar a cabo el proceso de anlisis y descripcin de cargos

Preparacin del material :

Son todas las herramientas, equipos y medios que utilizaremos en el proceso

Recoleccin de informacin existente :

Utilizaremos informacin con la que ya contamos dentro de la empresa
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ETAPA DE EJECUCIN
En esta fase se recolectan datos de los cargos que se van a analizar y redactar: Recoleccin de datos sobre los cargos Seleccin de los datos obtenidos Redaccin provisional del anlisis Presentacin de la redaccin provisional.

Redaccin definitiva del anlisis de cargos.

Presentacin de la redaccin definitiva.
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ORGANIGRAMA

GERENTE GENERAL SECRETARIA

JEFE DE PERSONAL

JEFE DE MARKETING JEFE DE VENTAS

MEDICO

GUARDIA

GUARDALMACEN

QUIMICO FARMACEUTICO

CONTADOR

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CODIFICACION
AREA FUNCIONAL DEL SERVICIO Exploracin y Produccin EP Gestin Operativo GO Gestin Financiera GF

Gestion Administrativa Gestin Estrategica Gestin de Ventas Bienestar Laboral

GA GE GV BL
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CODIFICACION
PARA EDUCACION UTILIZAREMOS 1.-Menos de bachiller 2.-bachiller 3.-bachiller tecnico 4.-Tecnologo 5.-Licenciado 6.-Egresado 7.-Titulo profesional 8.-Masterado, PHD 46

CODIFICACION
Ejemplo: GERENTE GENERAL GAGG810
GA GG 8 1 0 rea del Servio Grupo ocupacional Nivel de instruccin Clase de Puesto Nivel

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BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, Idalberto, Administracin de Recursos Humanos,Quinta Edicin, Editorial Mc Graw Hill, Brasil, junio del 2001 STONER, FREEMAN, GILBERT Jr, Administracin, Sexta edicin, Editorial Pearson Educacin, Mxico, 1996.

Google y Altavista
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