MANUALES ADMINISTRATIVOS

UNIDAD 5

MANUAL ADMINISTRATIVO
Significa un folleto, libro, capeta, etc., donde se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa". "El Manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo

OBJETIVO DE LOS MANUALES

El objetivo de los manuales administrativos es el de instruir al personal, acerca de: funciones, relaciones, procedimientos, polticas, objetivos, normas, etc., para una mayor eficiencia en el trabajo. Los manuales administrativos deben reservarse para informacin de carcter estable referida a la estructura funcional, la estructura procedimental, aspectos tcnicos, etc. El manuales es auxiliar para obtener el control deseado del personal de una organizacin y las polticas, estructura funcional, procedimientos y otras prcticas del organismo para el que est trabajando pueda drsele de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada mediante los manuales.

EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIN

Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rpido de las malas interpretaciones. Muestra a cada uno de los empleados cmo encaja su puesto en el total de la organizacin. Indica la manera en que el empleado puede contribuir tanto al logro de los objetivos, como al establecimiento de buenas relaciones con otros empleados de la empresa. Los manuales evitarn a los jefes de tener que repetir informaciones, instrucciones, procesos. El entrenamiento de personal recin llegado se aumenta y facilita porque el manual les proporciona la informacin que necesita en forma sistematizada.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: Instruir al personal acerca de: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES

Existen dos tipos de manuales uno por su contenido y otro por su funcin especfica. Por su contenido se dividen en: Manual de historia Manual de organizacin Manual de polticas. Manual de procedimientos. Manual de contenido mltiple Manual de adiestramiento o instructivo Manual tcnico

 Por su funcin especfica se dividen en: Manual de produccin Manual de compras Manual de ventas Manual de finanzas Manual de contabilidad Manual de crdito y cobranza Manual de personal Manuales generales

Las principales categoras del manual son:

1. Organizacin. Este manual explica con detalle la estructura de organizacin de la empresa y seala los puestos y la relacin que existe entre ejecutivos y departamentos. Las grficas de organizacin, las de descripcin de trabajo, generalmente constituyen el contenido de este manual. 2. Procedimientos. El manual de procedimientos presenta sistemas y tcnicas especficas. Tpico de stos es el de la mecangrafa, las instrucciones para usar el equipo y los manuales que sealan el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas.

PLANEACION Y ELABORACION DE MANUALES

Es imprescindible una planeacin cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertido en ellos y que se distribuyan oportunamente. Para la creacin de un manual, es importante crear un departamento centralizado que se encargue de la racionalizacin administrativa, tal unidad orgnica es conocida con las denominaciones siguientes: organizacin y mtodo, sistemas y procedimientos, servicios administrativos, planeacin y organizacin. Cuando no hay dentro de la empresa una unidad orgnica para este tipo de trabajo por motivos presupuestales, la opcin es disponer de los servicios profesionales de un despacho de consultores externo

 La preparacin de un plan est basada en dos motivos importantes: El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar. El conocimiento de la situacin efectiva de la empresa y, en particular, de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organizacin. Una planeacin, permite determinar con ciertas facilidades lo que en el futuro se deber hacer, quin deber hacerlo, cundo, dnde y cmo.

PROGRAMACION DEL PLAN

Existen dos tcnicas de programacin aplicables para la elaboracin de manuales, las grficas de PERT y CPM. Estas tcnicas dan buen resultado por separado pero son ms eficaces cuando se combinan. Las siglas PERT significa tcnica de evaluacin y revisin de programa, las siglas CPM significan mtodo de camino critico. Que en realidad se trata de un diagrama de flujo del proyecto en el que se incluyen periodos.

 PERT. Las traduccin de las siglas en ingls significan: tcnica de revisin y evaluacin de programas, es una tcnica de redes desarrollado en la dcada de los 50, utilizada para programar y controlar programas a realizar. Cuando hay un grado extremo de incertidumbre y cuando el control sobre el tiempo es ms importante sobre el control del costo, PERT es mejor opcin que CPM. Proyect Evaluation and Review Technique

CPM. La traduccin de las siglas en ingls significan: mtodo del camino crtico, es uno de los sistemas que siguen los principios de redes, que fue desarrollado en 1957 y es utilizado para planear y controlar proyectos, aadiendo el concepto de costo al formato PERT. Cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien, el CPM puede ser superior a PERT. Critical Path Method

En general estas tcnicas resultan tiles para una gran variedad de proyectos que contemplen: Investigacin y desarrollo de nuevos productos y procesos. Construccin de plantas, edificios, y carreteras. Diseo de equipo grande y complejo. Diseo e instalacin de sistemas nuevos. Diseo y control de epidemias, y otras mltiples aplicaciones en las cuales se requiera una planificacin adecuada.

DIFERENCIAS ENTRE LOS METODOS PERT Y CPM

La principal diferencia entre los mtodos es la manera en que se realizan los estimativos de tiempo.

PERT
Probabilstico. Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se tienen datos estimativos. El tiempo esperado de finalizacin de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crtica. Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son independientes, (una suposicin fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de las actividades en la ruta crtica. Considera tres estimativos de tiempos: el ms probable, tiempo optimista, tiempo pesimista.

CPM
Deterministico. Ya que considera que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados. A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algn retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignacin de recursos. Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen un orden cronolgico y ofrece parmetros del momento oportuno del inicio de la actividad. Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad, segn la cantidad de recursos aplicados en la misma.

USOS
El campo de accin de este mtodo es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeo. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes caractersticas: Que el proyecto sea nico, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mnimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crtico. Que se desee el costo de operacin ms bajo posible dentro de un tiempo disponible.

 Dentro del mbito aplicacin, el mtodo se ha estado usando para la planeacin y control de diversas actividades, tales como construccin de presas, apertura de caminos, pavimentacin, construccin de casas y edificios, reparacin de barcos, investigacin de mercados, movimientos de colonizacin, estudios econmicos regionales, auditorias, planeacin de carreras universitarias, distribucin de tiempos de salas de operaciones, ampliaciones de fbrica, planeacin de itinerarios para cobranzas, planes de venta, censos de poblacin, etc., etc.

VENTAJAS PERT y CPM

Ensea una disciplina lgica para planificar y organizar un programa detallado de largo alcance. Proporciona una metodologa Standard de comunicar los planes del proyecto mediante un cuadro de tres dimensiones (tiempo, personal; costo). Identifica los elementos (segmentos) ms crticos del plan, en que problemas potenciales puedan perjudicar el cumplimiento del programa propuesto. Ofrece la posibilidad de simular los efectos de las decisiones alternativas o situaciones imprevistas y una oportunidad para estudiar sus consecuencias en relacin a los plazos de cumplimiento de los programas. Aporta la probabilidad de cumplir exitosamente los plazos propuestos. En otras palabras: CPM es un sistema dinmico, que se mueve con el progreso del proyecto, reflejando en cualquier momento el STATUS presente del plan de accin.

PRESUPUESTO
La formulacin de un presupuesto es el paso final en la planeacin del manual. Si la planeacin se hizo con esmero, el presupuesto debe ser totalmente congruente. Cuando se solicite las estimaciones de tiempo para cada etapa del proceso de elaboracin, solicite tambin una estimacin de costos y cunto tiempo tendr efecto tal estimacin. Cualquiera que sea el sistema presupuestal, el problema principal, sobre todo si es la primera vez que se elaboran manuales, ser necesario incluir todos los costos pertinentes, para apoyar esta labor.

EL PROCESO DE ELABORACION
En la elaboracin de los manuales administrativos, no existe un modelo fijo, se presentan las circunstancias en la prctica, con variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios especficos.

Para el proceso de elaboracin existen los siguientes pasos:

Recopilacin de la informacin Procesamiento de la informacin Redaccin Elaboracin de grficas Formato y composicin Revisin y aprobacin Distribucin y control

Los mtodos para recolectar informacin son:

Investigacin documental Observacin Cuestionarios Entrevistas