O RG A N I Z A R L A I N F O R M AC I N D O C U M E N TA L D E L A E M P R E S A H AC I E N D O U S O D E L A S T I C ' S D E AC U E R D O A L A S N E C E S I DA D E S D E L A M I S M A

Las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea ms productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando

el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando anlisis financieros, y

promocionando nuestros productos en el mercado. Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir ms cantidad, ms rpido, de mejor calidad, y en menos tiempo. Nos permiten ser competitivos en el mercado, y disponer de tiempo libre para nuestra familia.

Las TIC facilitan el trabajo de presentar el producto a los clientes y conseguir ventas de muchas maneras distintas. Por ejemplo:
El correo electrnico nos permite enviar todo tipo de informacin y comunicados a nuestros clientes. Podemos enviarles un catlogo de productos, una felicitacin de navidad o un boletn de noticias, sin prcticamente ningn coste. Las TIC lo hacen posible. Una pgina web donde exponer nuestros productos permite que los clientes interesados encuentren nuestros productos fcilmente en Internet y contacten con nosotros. Tambin permite transmitir al mundo nuestra filosofa de empresa. Un sistema de gestin de clientes informatizado (tambin conocido por sus siglas en ingls como CRM) nos permite conocer mejor a nuestros clientes, analizando sus hbitos y su historial de compras. As podemos planificar mejor nuestras acciones de venta y tambin gestionar de forma eficaz de las diferentes reas de negocio de la empresa.

En la actualidad, las TIC son un factor determinante en la productividad de las empresas, sea la empresa que sea y tenga el tamao que tenga. Aunque se trate de una empresa muy pequea, incluso si se trata de una sola persona,

hay una serie de servicios TIC bsicos con los que cualquier empresa ha de contar:
conexin a Internet, correo electrnico, dominio en Internet, y pgina web. Estos cuatro servicios bsicos son los mnimos para cualquier empresa, puesto que agilizan enormemente acciones comunes que todas las empresas realizan, y sirven como base para poder utilizar otros servicios ms avanzados.

 Estos servicios TIC bsicos agilizan el acceso a la informacin, la comunicacin con nuestros clientes y proveedores, la promocin de nuestros servicios y la imagen de marca. Y a la vez, tienen un coste muy bajo.

Una vez estos servicios bsicos estn instalados, las empresas deben analizar sus
procesos de negocio, e integrar las tecnologas de la informacin y la comunicacin que optimizan estos procesos para aumentar la productividad. Para, en definitiva, producir ms y mejor en menos tiempo, y que todos podamos disfrutar del tiempo libre.

Desafortunadamente, no todas las empresas utilizan los servicios TIC, y algunas no los utilizan de manera adecuada. Aunque el uso de la Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin es un factor clave en la productividad, su uso no est generalizado entre las medianas empresas y las PYMES.

IDENTIFICAR DIFRENTES F O R M A S D E C O N T RO L PA R A E L M A N E J O D E I N F O R M AC I O N EN LAS EMPRESAS

El manejo de informacin requiere el desarrollo de determinadas capacidades en la persona. Las capacidades ms importantes para realizar con xito este proceso son 8 y se enumeran en la parte inferior de estas lneas. En cada una de ellas se realizan acciones y procesos que, a su vez, perfilan otras habilidades.

HABILIDADES
1- Determinar necesidades de informacin 2- Planear la bsqueda de informacin 3- Usar estrategias de bsqueda

4- Identificar y registrar fuentes

5- Discriminar y evaluar la informacin 6- Procesar para producir informacin propia 7- Generar productos de comunicacin de calidad 8- Evaluar procesos y productos

E L A B O R A R L O S A R C H I VO S D E L A D O C U M E N TAC I O N Q U E P E R M I TA L A C O M U N I C AC I O N E X T E R N A E INTERNA EN LAS DIFERENTES AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

C O M U N I C AC I N E X T E R N A E INTERNA EN LA EMPRESA.
Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a travs de la publicidad, etc. En la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa necesidad a travs de las distintas tcnicas de las que dispone la empresa. Pero

para que se cree esa necesidad hay que comunicar.

0Adems, para poder funcionar las empresas necesitan conocer la competitividad de las empresas (qu hace la competencia), buscar la mayor eficacia y gestin buscando tcnicas para aprovechar al mximo y no perder tiempo ni dinero. Por tanto no slo se va a necesitar comunicarse con el interior sino tambin con el exterior. Para esto hay que establecer una lnea de comunicacin con estos sectores, para informar y estar informados, para comunicar y estar comunicados.

 Los grupos se dividen siguiendo este esquema:

HACIA EL INTERNA)

INTERIOR

DE

LA

EMPRESA

(COMUNICACIN

Personal Direccin Representantes laborales Empresas filiales Grupo econmico (accionistas, etc.)

HACIA EL EXTERIOR DE LA EMPRESA (COMUNICACIN EXTERNA)

HACIA EL MERCADO Comunicacin al pblico Comunicacin profesional Comunicacin con los colaboradores HACIA EL ENTORNO SOCIAL Comunicacin financiera Comunicacin poltica Comunicacin con la Opinin pblica Comunicacin social (Medios de comunicacin)