COSTOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

Profesor Alfonso Aguilera Villalobos Ingeniero Comercial Acadmico Universidad de Tarapac

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

La Toma De Decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una eleccin entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, empresarial (utilizando metodologas cuantitativas que brinda la administracin). La toma de decisiones consiste, bsicamente, en elegir una opcin entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (an cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solucin a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, deber ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones con ese especfico motivo.

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Decisiones programadas Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un mtodo bien establecido de solucin y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razn, tambin se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisin no tiene la necesidad de disear ninguna solucin, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente. Decisiones no programadas Tambin denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman ante problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso especfico de solucin, por ejemplo: Lanzamiento de un nuevo producto al mercado, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisin para generar una solucin especfica para este problema en concreto.

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES A NIVEL EMPRESARIAL

En las organizaciones en general y en las empresas en particular suele existir una jerarqua que determina el tipo de acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo de decisiones que se deben tomar, la Ciencia administrativa divide a la empresa en 3 niveles jerrquicos : Nivel Estratgico: Alta direccin; planificacin global de toda la empresa. Nivel Funcional: Planificacin subsistemas empresariales. de los

Nivel Operativo: Desarrollo de operaciones cotidianas (diarias/rutinarias).

REAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Dentro de las empresas existen reas funcionales como: Marketing Recursos Humanos Finanzas Logstica Operaciones Informtica Otros

CONTEXTOS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Ambiente de Certeza (Certidumbre) Se tiene conocimiento total sobre el problema, las opciones de solucin que se planteen van a causar siempre resultados conocidos e invariables. Al tomar la decisin slo se debe pensar en la opcin que genere mayor beneficio. La informacin con la que se cuenta para solucionar el problema es completa, es decir, se conoce el problema, se conocen las posibles soluciones, pero no se conoce con certeza los resultados que pueden arrojar.

En este tipo de decisiones, las posibles opciones de solucin tienen cierta probabilidad conocida de generar un resultado. En estos casos se pueden usar modelos matemticos o tambin el decisor puede hacer uso de la probabilidad objetiva o subjetiva para estimar el posible resultado.

CONTEXTOS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Ambiente de incertidumbre Se posee informacin deficiente para tomar la decisin, no se tiene ningn control sobre la situacin, no se conoce como puede variar o la interaccin de la variables del problema, se pueden plantear diferentes opciones de solucin pero no se le puede asignar probabilidad a los resultados que arrojen. (Por esto, se lo llama "incertidumbre sin probabilidad"). Con base en lo anterior, hay dos clases de incertidumbre: Estructurada: No se sabe que puede pasar entre diferentes opciones, pero s se conoce que puede ocurrir entre varias posibilidades. No estructurada: No se sabe que puede ocurrir ni las probabilidades para las posibles soluciones, es decir no se tienen ni idea de que pueda pasar.

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Definir el problema Esta etapa consiste en comprender la condicin del momento de visualizar la condicin deseada, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisin para llegar a la solucin de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condicin presente real y la deseada, o potencial, porque se estima que dicha brecha existir en el futuro. En la identificacin del problema es necesario tener una visin clara y objetiva, y tener bien claro el trmino alteridad, es decir escuchar las ideologas de los dems para as poder formular una posible solucin colectiva.

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Analizar el problema Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisin, es decir aquellas pautas de las cuales depende la decisin que se tome. La ponderacin, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisin que se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma. Muchas veces, la identificacin de los criterios no se realiza en forma consciente previa a las siguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos, a partir de la experiencia personal de los tomadores de decisiones. En la prctica, cuando se deben tomar decisiones muy complejas y en particular en grupo, puede resultar til explicitarlos, para evitar que al momento de analizar las opciones se manipulen los criterios para favorecer a una u otra opcin de solucin.

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Evaluar las alternativas Consiste en desarrollar distintas posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en la mayora de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, cuantas ms opciones se tengan va ser mucho ms probable encontrar una que resulte satisfactoria. El desarrollo de un nmero exagerado de opciones puede tornar la eleccin sumamente dificultosa. Evaluar consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisin, y una con respecto a la otra, asignndoles un valor ponderado.

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Elegir las alternativas En este paso se escoge la opcin que segn la evaluacin va a obtener mejores resultados para el problema. Existen tcnicas (por ejemplo, anlisis jerrquico de la decisin) que nos ayudan a valorar mltiples criterios. Los siguientes trminos pueden ayudar a tomar la decisin segn el resultado que se busque: Maximizar: Tomar la mejor decisin posible. Satisfacer: Elegir la primera opcin que sea mnimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado. Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Aplicar la Decisin Poner en marcha la decisin tomada para as poder evaluar si la decisin fue o no acertada. La implementacin probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia. Despus de poner en marcha la decisin es necesario evaluar si se solucion o no el problema, es decir si la decisin est teniendo el resultado esperado o no. Si el resultado no es el que se esperaba se debe mirar si es porque debe darse un poco ms de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisin no fue la acertada, en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisin.

MODELOS DE TOMA DE DECISIONES

Modelos de intercambio: Que proporcionan mtodos por los cuales pueden compararse y evaluarse situaciones de medios y fines. Modelos de decisin de objetivo nico y mltiple, o de artculos mltiples, por los cuales pueden evaluarse y clasificarse la seleccin de alternativas complejas. Modelos de optimizacin, que abarcan la formulacin de sistemas totales, para lograr un ptimo local. Modelos de juicio o evaluacin, por los cuales se integra indicaciones e informacin en juicios globales o compuestos. Modelos de sistemas de investigacin o modelos epistemolgicos, que describen como puede validarse la verdad, en el contexto de un mtodo de razonamiento particular. Modelos de diagnstico, que describen procedimientos de investigacin sistemtica en los casos de un funcionamiento defectuoso de los sistemas.

CATEGORIZACIN DE LOS MODELOS DE TOMA DE DECISIONES

Los modelos se categorizan por el nmero de objetivos o criterios que se usan para evaluar las diferentes alternativas. De acuerdo a esta clasificacin, los modelos pueden ser de objetivo nico, o contener varios objetivos y ser de objetivos mltiples.

Se presentarn y estudiarn los siguientes modelos:

Modelos de objetivo nico. Modelos y anlisis de costo-beneficio. Modelos y anlisis de costo-eficacia.

LA NECESIDAD DE INFORMACIN PARA TOMAR DECISIONES

Las decisiones en ambientes de incertidumbre, implican el asumir una serie de riesgos que dificultan el proceso decisional. El no contar con informacin vlida, eficiente, en volumen y calidad adecuada, e idealmente de bajo costo es relevante, esto permitir reducir (no desaparecer) los niveles de incertidumbre. En las organizaciones, que se encuentran sometidas constantemente a la toma de decisiones, la informacin adquiere un rol fundamental, y por ello un valor inigualable. Para procesar los datos de la organizacin y transformarlos en informacin, es fundamental el sistema de informacin, dentro de los cuales se encuentra la contabilidad. Adems de los sistemas de informacin, existen sistemas diseados especialmente para ayudar a transitar el proceso de toma de decisiones, que se conocen como sistemas de soporte a decisiones o sistemas de apoyo a la decisin.

LA CONTABILIDAD DE COSTOS COMO FUENTE DE INFORMACIN

"La contabilidad de costos se ocupa de la clasificacin, acumulacin, control y asignacin de costos. El especialista de costos clasifica los costos de acuerdo a patrones de comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan productos a los que corresponden y otras categoras, dependiendo del tipo de medicin que se desea.

Anlisis de Costos para la toma de decisiones

Qu es el Costo? Se considera costo, a la medida y valoracin del consumo realizado o previsto por la aplicacin racional de los factores para la obtencin de un producto, trabajo o servicio. El costo constituye la base para l costeo de productos, la evaluacin del desempeo y la toma de decisiones gerenciales. Es el sacrificio econmico en que se incurre para obtener un producto o servicio y ponerlo en condiciones de ser vendido.

Anlisis de Costos para la toma de decisiones

Cul es la diferencia entre costo y gasto?

Si los costos estn asociados a la obtencin de ingresos futuros o a evitar sacrificios futuros.

Costos no consumidos
Los costos no consumidos son activos para la Empresa.

Costos Consumidos

No se pueden considerar activos pues han sido consumidos => son gastos para la empresa.

Anlisis de Costos para la toma de decisiones

Para qu se determinan los costos?

Valuacin de Inventarios

OBJETIVOS DEL CLCULO

Toma de Decisiones

Anlisis de Eficiencia

Anlisis de Costos para la toma de decisiones

Unidad de costeo: unidad con respecto a la cul se procura acumular o concentrar costos.

Unidad de costo: unidad con relacin al cul se desea conocer y exponer finalmente los costos.

CLASIFICACIN DE LOS COSTOS

Segn su naturaleza y funcin empresarial: a) Costos de produccin, son todos aquellos generados a lo largo de un proceso de transformacin hasta la obtencin del producto final, al que se llega por el empleo de los factores productivos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos de fabricacin. b) Costos de distribucin, son los costos necesarios para comercializar y poner a disposicin del consumidor el producto final, como los gastos de transporte. c) Otros costos empresariales, son los costos restantes en que incurre la empresa hasta la formacin del costo total de la empresa, como los costos de administracin y financieros.

CLASIFICACIN DE LOS COSTOS

Segn su comportamiento:

a) Costos fijos, son aquellos que permanecen constantes dentro de un perodo determinado sin importar si cambia el volumen de produccin. b) Costos variables, son los costos que cambian en relacin directa al volumen de produccin.
c) Costos semi-variables, son aquellos tipos de costo que poseen un componente fijo y un componente variable.

CLASIFICACIN DE LOS COSTOS

Segn su forma de imputacin:

a) Costos directos, son los costos que se pueden asociar con un producto especfico. Ejemplo: materia prima, mano de obra directa, etc. b) Costos indirectos, son los costos que para ser imputados necesitan seguir un procedimiento de reparto de acuerdo con criterios establecidos. Ejemplo: depreciacin, mantenimiento, etc.

CLASIFICACIN DE LOS COSTOS

Segn la unidad o conjunto de produccin: a) Costos totales, son los obtenidos del conjunto de costos que asume la empresa para un volumen de produccin, se obtendrn sumando los costos fijos y variables. b) Costos unitarios, es el resultante del cociente entre los costos totales y el grado de ocupacin empresarial (unidades producidas). c) Costos Medios, son los costos por unidad de produccin. d) Costos Marginales, mide la tasa de variacin del coste dividida por la variacin de la produccin. El costo marginal como el incremento que sufre el coste cuando se incrementa la produccin en una unidad.

LA POLTICA DE COSTOS
Es parte del conjunto de polticas financieras y contables de una organizacin.
Su propsito central es establecer lineamientos marco para el tratamiento de costos en las fases de presupuestacin, asignacin, distribucin, y reporte. Para tal efecto, la poltica de costos define criterios para el uso de fondos (restringidos y no restringidos), la agregacin de costos, el diseo de planes de cuentas, la clasificacin de costos directos e indirectos, y sobre los lmites de responsabilidad de las reas programticas y financieras en la gestin de costos. Por lo general, el diseo y adopcin de una poltica de costos busca perfeccionar y formalizar las definiciones y prcticas de manejo de costos a fin elevar el nivel de consistencia y reducir las ambigedades. As, desde cualquier punto de vista, es una oportunidad para repensar los sistemas y procedimientos contables y mejorar las prcticas de gestin financiera.

FORMULACIN DE UNA POLTICA DE COSTOS

La disponibilidad de una poltica de costos es una necesidad organizacional importante que debe ser abordada sin postergaciones y de una manera sistemtica. A continuacin, el siguiente conjunto de preguntas ilustra los temas claves que deben ser resueltos en la definicin de una poltica institucional de costos. Cmo seleccionar a los participantes encargados de definir e implementar la poltica de costos? Qu criterios o pautas contables enmarcarn nuestro enfoque de gestin de costos? Cules son los parmetros que vamos a considerar para el uso de fondos no restringidos? De qu manera se asegurar que los fondos de proyectos incluyan una porcin razonable de costos indirectos?

Consecuencias de no contar con una Poltica de Costos

Puede existir alta discrecionalidad en la clasificacin de costos (indirectos y directos).

Se corre el riesgo de perder credibilidad por no ser consistente en el manejo de costos.

La relacin entre costos directos e indirectos (overhead) carecer de toda validez. Dificultad o imposibilidad para conocer los costos totales de proyectos o programas. Existencia de procedimiento contables ad hoc por donante. Posibilidad de amplios vacos sobre informacin crtica para la toma de decisiones (saldos por proyectos, disponibilidad de efectivo, etc.) La estructura de costos difcilmente tendr una orientacin estratgica. Excesiva o limitada agregacin de costos que no facilita la comprensin de las operaciones.

LA ESTRUCTURACIN DE LOS COSTOS

Estructuracin de costos es un proceso orientado a organizar de manera prctica la gestin de costos, basado en las prioridades estratgicas y operativas de la organizacin. Como tal, debe cubrir todas las operaciones de la organizacin, definir mecanismos para el procesamiento de datos financieros, y desarrollar la capacidad de diseminacin de informacin oportuna y de calidad a nivel interno y externo. Debe derivarse de la poltica de costos. Las etapas del proceso de estructuracin son: 1. 2. 3. Mapeando las operaciones y clarificando las necesidades de informacin. Definiendo los centros de costo y revisando y/o adoptando un plan de cuentas. Estableciendo y/o confirmando los presupuestos por centro de costo y procediendo a la ejecucin de actividades. Consolidando la informacin contable y elaborando reportes.

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