Correspondnci a

Comercial

Intro >>
A qualidade da comunicao entre os diferentes departamentos de uma empresa ou sees de um rgo pblico, bem como as relaes entre empresa e clientes, entre rgo pblico e cidados, depende de textos escritos da melhor maneira possvel. O domnio da expresso escrita influi de modo determinante na imagem corporativa de uma empresa, evitando ambiguidades e equvocos que podem inviabilizar uma iniciativa empresarial ou uma medida administrativa. Vale a pena, ento, investir no aperfeioamento de nossos textos tcnicos e profissionais?

Sem dvida que sim!

Escrevendo um texto comercial:

1) Como vou tratar o destinatrio? Pronomes de tratamento;

2) Como vou articular o meu ponto de vista, sem rodeios? Coerncia;

3) Como saber se a escrita est correta, segundo a norma culta da lngua? Coeso; 4) De que forma a mensagem pode ser eficientemente transmitida? 5) Como concluir? 6) Modelos de correspondncia Comercial

1) Como vou tratar o destinatrio?

Os pronomes (Toda palavra que substitui ou pode substituir um nome, um substantivo) so classificados em: Possessivos (Meu, Tua, Vossa); Demonstrativos (Este, Esses, Aquela); Indefinidos (Algum, Nenhum, Ningum, Outrem); Interrogativos (Qual, Quanto, Quem); Relativos (O qual, Cujo, Onde). Pessoais (Que se subdividem em Retos, Oblquos e De tratamento).

Os pronomes de tratamento Quando nos dirigimos s pessoas do nosso convvio dirio utilizamos uma linguagem mais informal, mais ntima. Mas se formos nos dirigir a algum que possui um prestgio social mais alto ou um grau hierrquico mais elevado, necessariamente temos que utilizar uma linguagem mais formal. Os pronomes de tratamento, portanto, representam a forma pela qual nos atribumos s pessoas

Os pronomes de tratamento Voc V./VV. Usado para um tratamento ntimo.

Vossa Eminncia V. Em./ V. Em.s Usados para Cardeais.

Vossa Alteza V. A./V V. A A. Prncipes e duques. Vossa Santidade V.S. Para o Papa. Vossa Reverendssima V. Rev.m /V. Rev.ms Sacerdotes e Religiosos em geral. Vossa Majestade V. M./ V V. M M. Reis e Rainhas.

Senhor, Senhora Sr., Sr./Srs., Sr.s Pessoas com as quais mantemos um certo distanciamento mais respeitoso Vossa Senhoria V. S./V. S.s Pessoas com um grau de prestgio maior.
Vossa Excelncia V. Ex. /V. Ex.s Usados para pessoas com alta autoridade, como Presidente da Repblica, Senadores, Embaixadores

Observaes: 1) O pronome de tratamento sempre concorda com o verbo na 3 pessoa. Por exemplo: Vossa Senhoria est feliz. 2) Quando se referir 3 pessoa, o pronome de tratamento precedido de sua: Sua Majestade, a rainha da Inglaterra, chega hoje ao Brasil.

2) Como vou articular meu ponto de vista?

Coerncia textual

Para ser coerente, o texto deve apresentar uma relao lgica e harmnica entre suas ideias, que devem ser ordenadas e interligadas de maneira clara:
1. Mantenha a ordem cronolgica: no se deve relatar antes o que ocorre depois; 2. Siga uma ordem descritiva dos detalhes mais prximos para os mais distantes; 3. Uma informao nova deve se ligar a outra, j enunciada: medida que o texto avana, as novas ideias devem se relacionar s antigas; 4. Evite repeties: acrescente sempre uma informao nova ao raciocnio; 5. No se contradiga: uma tese exposta e defendida no incio no pode ser atacada no final do texto.; 6. No subverta a realidade: um dado concreto, real, s pode ser contestado com base em investigaes cientficas; 7. Evite generalizaes: demonstra falta de argumentos ou preconceito do autor.

3) Como saber se a escrita est correta?

A Coeso textual divide-se em: 1. Referencial Alcanamos a coeso referencial utilizando expresses que retomam ou antecipam nossas ideias: Ex.: Cujo/Que/Que/Esse/Este Pedro lvares Cabral descobriu o Brasil, o que permitiu aos portugueses ampliarem seu imprio martimo.

2. Lexical Permite evitar a repetio de palavras e, tambm, unir partes de um texto. Pode acontecer com a utilizao de: sinnimos (palavras semelhantes que podem ser usadas em diferentes contextos), hipernimos (vocbulo de sentido mais genrico em relao a outro) e perfrases (construo mais complexa para caracterizar uma expresso mais simples).
3. Sequencial Trata-se de estabelecer relaes lgicas entre as ideias do texto, fazendo-se uso da Consequncia (ou concluso), Causa, Oposio, Condio e Finalidade.

4) De que forma a mensagem pode ser eficientemente transmitida?

Quando vamos redigir um texto, devemos comear fazendo quatro perguntas fundamentais:

a. O que pretendo com esse texto?

b. Quem o meu destinatrio? c. Que informaes devo transmitir para atingir meu objetivo? d. Como devo organizar essas informaes?

O Objetivo Nossa primeira tarefa estabelecer com absoluta preciso qual o objetivo do texto. Se ns prprios no sabemos exatamente o que pretendemos com o texto que vamos redigir, o resultado certamente ser confuso. E provvel que gastemos mais tempo do que o necessrio para escrever. Vale a pena inclusive que escrevamos o objetivo num papel parte, que ficar sempre por perto durante a elaborao do texto.

O Destinatrio Devemos, no processo de elaborao do texto, descartar a ideia de que, redigindo com a suficiente correo gramatical, o problema estar resolvido. Para alcanar os objetivos que nos propusemos atingir, fundamental captar a ateno do leitor. E, para conseguirmos essa ateno, vale a pena tentar conhecer ao mximo o nosso destinatrio. Poderemos, assim, decidir que vocabulrio empregar, que argumentos sero mais convincentes, que esclarecimentos sero necessrios e quais poderemos antecipar, com que exemplos ilustraremos nosso raciocnio, etc.

O Contedo Uma vez definido o principal objetivo do texto a escrever e estando bem desenhado o perfil do destinatrio, surge uma pergunta bvia: como alcanar esse objetivo? Para isto, basta definir trs a cinco objetivos intermedirios bem escolhidos, ou seja, direcionados ao objetivo principal e personalidade do destinatrio, se a conhecermos. Aps estabelecer os objetivos intermedirios, entramos numa nova fase. Agora vamos escolher as informaes a serem transmitidas em nosso texto. Abordamos, portanto, o que se tornar contedo do texto: dados, motivos, argumentos, solues... Tudo isso aparecer na redao definitiva.

O Contedo 1) No use abreviaturas ou siglas. Escreva por extenso, principalmente se a abreviao no for muito conhecida. 2) Evite usar uma linguagem rebuscada ou expresses que voc no usa no dia-a-dia. Mas tambm no caia no outro extremo, sendo coloquial em excesso.

03) Seja objetivo. Se puder passar seu recado em um pargrafo, no escreva dois. Pargrafos curtos so mais fceis e agradveis de ler do que longos.
04) No repita a mesma palavra muitas vezes ao longo do texto. Use sinnimos adequados aos contextos. 05) Seja perfeccionista. Nunca se contente com o primeiro rascunho. Reescreva. Revise. Acima de tudo, corte.

5) Como concluir?
FECHOS IMPRPRIOS : Na despedida da correspondncia aparecem frases de mero efeito, inexpressivas, que no fazem falta: - Sendo o que se nos oferece para o momento. - Sem mais para o momento... - Na certeza de contarmos com sua presena... FECHOS APROPRIADOS: Em decorrncia do processo de simplificao adotado pela rea oficial, empregam-se, hoje, apenas dois fechos para todas as modalidades de comunicao: Atenciosamente, (para autoridades da mesma hierarquia ou de menor escalo e para particulares) Respeitosamente, (para autoridades superiores) Obs.: Na dvida poder ser usado atenciosamente para todos.

6) Modelos e conceitos de correspondncia Comercial

Alguns dos documentos mais usuais a) CARTA b) MEMORANDO c) CIRCULAR d) ORDEM DE SERVIO e) OFCIO f) REQUERIMENTO g) RELATRIO h) ATA As comunicaes oficiais, em geral, devem ser feitas com cpias para arquivamento devido a possveis extravios de correspondncia e/ou cobrana de responsabilidade.

a) CARTA Documento semi-oficial que serve para se responder a uma cortesia, fazer uma solicitao, convite, agradecimento. Tem carter impessoal (quem assina responde pela firma ou rgo). Correspondncia externa. Linguagem formal usada entre Empresas privadas ou de rgos pblicos para empresas Privada.

b) MEMORANDO

Comunicao interna utilizada para situaes simples freqentes da atividade administrativa em geral. Instrumento de comunicao oficial com a finalidade de: encaminhar documentos, transmitir informaes, fazer solicitaes e outros assuntos.
Sua caracterstica principal a agilidade, conciso e clareza. A tramitao do MEMORANDO em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos.

b) Modelo de Memorando:
Prefeitura Municipal de Campos dos Goytacazes Estado do Rio de Janeiro
Rua Coronel Ponciano de Azeredo Furtado, 47 Pq.Santo Amaro

Campos dos Goytacazes(RJ), 16 de fevereiro de 2009. Mem.n 84/09 - GP Do: Exmo. Sr. YYYYYYYYYYYYY - Chefe de Gabinete Ao: Exmo. Sr. XXXXXXXXXXXX Secretrio Municipal Assunto: Solicitao

Considerando a necessidade de contar com um aparelho Datashow no gabinete da Exma.Sra. Prefeita, solicitamos a V.Exa. a cesso de um exemplar do referido aparelho que muito facilitar as apresentaes de palestras em nosso auditrio. Atenciosamente, YYYYYYYYY Chefe de Gabinete

c) CIRCULAR Informao de circulao interna. Constitui um aviso, porm com responsabilidade quanto ao cumprimento. O desconhecimento implica responsabilidade. Correspondncia interna multidirecional: mesma mensagem, vrios destinatrios, subordinados ao remetente.

c) CIRCULAR - modelo
(localidade), (dia) de (ms) de (ano) (empresa) Carta Circular n (informar) ASSUNTO: Obras no Estacionamento

Entre os dias X e Y o setor de estacionamento da empresa passar por obras de reforma estrutural, de modo a melhorar o servio prestado aos funcionrios. Durante este perodo o local estar interditado sendo liberado o uso do ptio dos fundos para guarda dos veculos.
Atenciosamente, (nome) (cargo)

d) ORDEM DE SERVIO Comunicao para a transmisso de ordens de chefe ou subchefe dirigida a seus funcionrios sobre procedimentos, ordens, proibies, caracterizao de atividades competentes ao rgo etc. Circular toda comunicao reproduzida em cpias de igual teor, expedidas a diferentes pessoas, rgos ou entidades. Especificamente, como documento, mensagem endereada simultaneamente a diversos destinatrios, para transmitir avisos, ordens ou instrues. Pode ser ofcio,memorando,comunicao interna ou outro documento que tenha esta funo.

d) ORDEM DE SERVIO modelo

e) OFCIO Correspondncia oficial de carter externo, com fins de informao diversos sobre assuntos oficiais da competncia de quem a envia. Correspondncia externa utilizada entre rgos pblicos de administrao direta e indireta. Qual diferena entre Oficio e Memorando? Ofcio: comunicao entre rgos (de um rgo para outro), no final apresenta endereo completo do destinatrio. Memorando: Interno (dentro do rgo), aqui no precisa endereo.

e) OFCIO - modelo
Ofcio n. 28/2009/GR Florianpolis, 5 de maio de 2009.

A Sua Excelncia o Senhor Nome do destinatrio Cargo do destinatrio Endereo 70.160-900 Braslia DF

Assunto: Demarcao de terras indgenas

Senhor Deputado,

1.Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama n. 154, de 24 de abril ltimo, informamos Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas em sua carta n. 6708, dirigida a Sua Excelncia o Senhor Presidente da Repblica, esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudo pelo Decreto n. 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa). 2.Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em considerao as caractersticas socioeconmicas regionais. 3.Nos termos do Decreto n. 22, a demarcao de terras indgenas dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1., da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame desse ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual competente. Atenciosamente,

[nome] [cargo]

f) REQUERIMENTO Processo formal de solicitar algo que parea legal ao requerente. Texto breve, que se constitui do prprio objeto do pedido. Documento de solicitao, de forma padronizada.

g) RELATRIO
Histrico ou relato de assunto especfico, ocorrncias ou servios executados. Relatrios podem ser peridicos ou eventuais e podem conter anexos, constando de grficos, quadros, mapas.

h) ATA Histrico. Relato de uma sesso ou reunio para tomada de decises ou providncias. Documento de registro, com forma padronizada e linguagem formal utilizada por rgos pblicos e empresas privadas. Partes de uma Ata: a) dia, ms, ano e hora (por exemplo); b) local; c) pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, secretrios, diretores...); d) presidente e secretrio dos trabalhos; e) ordem do dia (discusso, votao, deliberao...); f) fecho

h) ATA - modelo

ATA DA VIGSIMA SEXTA REUNIO ORDINRIA DO CONSELHO ADMINISTRATIVO, EM OITO DE JANEIRO DE DOIS MIL E NOVE Aos oito dias do ms de janeiro de dois mil e sete, s dez horas e trinta minutos, na sala de reunies do Conselho de Administrao, situado no terceiro andar do Edifcio...

(Assinaturas)

ATIVIDADE Modelo CARTA PARA ENVIO PRESIDENTE DA REPBLICA (Local e data) Excelentssima Senhora Presidente da Repblica, Dilma Rousseff Palcio do Planalto, 70150-900 Braslia/DF - Brasil Assunto:

Senhora Presidente,
Como j de conhecimento pblico, ....

Agradecendo a compreenso de V. Ex. e na certeza de que ... Atenciosamente, (Seu nome completo) (Endereo completo, telefone, fax ou e-mail para contato)

I. Presidente: A carta comea com: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica No corpo do texto: Vossa Excelncia 2. Papa: A carta comea com: Vossa Santidade No corpo do texto: Santssimo Padre 3. Ministro do Estado A carta comea com: Vossa Excelncia No corpo do texto: Excelentssimo Senhor 4. Membros do Congresso Nacional A carta comea com: Vossa Excelncia No corpo do texto: Excelentssimo Senhor 5. Governadores e Prefeitos A carta comea com: Vossa Excelncia No corpo do texto: Excelentssimo Senhor Governador/Prefeito No envelope: Ao Excelentssimo Senhor Fulano de Tal ou DD. Governador Fulano de Tal 6. Reitor e Vice-Reitor de Universidade A carta comea com: Vossa Magnificncia ou Vossa Excelncia No corpo do texto: Magnfico Reitor ou Excelentssimo Senhor Reitor 7. Desembargadores municipais e delegados de polcia A carta comea com: Vossa Senhoria No corpo do texto: Ilustrssimo Senhor ou Prezado Senhor