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ORGANIZACIN ARCHIVOS DE GESTION

VERNICA FUNES CAJAS

MATERIA : ORGANIZACIN Y ARCHIVO

GUIA PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y TRANFERENCIAS DOCUMENTALES ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO


1) 2) 3) 4) 5) 6) Facilita el acceso a los documentos y a la informacin Favorece el control por parte del encargado del archivo Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan Agiliza la Gestin de la Entidad Beneficia al usuario Refleja una Buena organizacin

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

VALORES PRIMARIOS oAdministrativos oLegales oFiscales oContables oFuncionales

DISPOSICION FINAL

VALORES SECUNDARIOS oHistricos oCientficos oCulturales oMisionales

ELIMINACION

ALMACEN DE PAPEL

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. 2. 3. 4.

5.
6. 7.

Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias Pocas personas saben lo que hay Los documentos llegan como pueden Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno Es difcil encontrar y consultar un documento Todo el mundo puede acceder No hay normad de archivo ni de clasificacin

1.
2. 3. 4. 5.

6. 7.

Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar Inventario de los documentos con la descripcin correspondiente Traslado organizado al archivo central Criterios nicos de conservacin y eliminacin Consulta y prstamo de la documentacin en forma gil y oportuna Acceso para el personal autorizado Manual de gestin de documentos

DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO ABARCA EXCLUYE


Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un rea administrativas Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento Documentos que establecen responsabilidad fiscal Documentos que aporten valor legal, contable o jurdico en las actuaciones de la empresa Documentos que reflejan la historia de la entidad Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta Las copias de documentos originales , excepto de aquellos documentos de los que nicamente tengan copia Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente Notas, tarjetas, invitaciones particulares Cotizaciones desactualizados Todo escrito a lpiz puesto que no tiene valor jurdico

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos


ORDEN: Hay que disponer metdicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hayan. ORGANIZACIN: La organizacin permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfaccin de ver sus planes realizados. PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al da PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar informacin que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan. SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas. CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atencin las labores del archivo

ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA

DAN ORIGEN A:

UNIDADES DOCUMENTALES Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las series documentales

SERIE: INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS


ORDEN DE PROCEDENCIA Fallo
Sep 12/07 Pruebas Ago. 30/07 Descargos Agosto 15/07 Indagacin Julio 05/ Denuncia Junio 30/07

ORDEN ORIGINAL

Investigacin Disciplinaria

Ordenacin: Por meses y dentro de cada mes en orden cronolgico

COMO ORGANIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION

DOCUMENTOS RECIBIDOS

Solicitud

Respuesta

CORRESPOND ENCIA RECIBIDA

Serie

Correspond encia despachada

COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. FINANCIERA SUB. TECNICA
TESORERIA REGISTRO AUTOMOTOR

LICENCIAS
CONTABILIDAD

DIRECCION GENERAL COMUNICACIONES INTERNAS

DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA


VIATICOS PROVEEDORES
INVENTARIOS CUENTAS DE COBRO

CAJA MENOR
Capacitacin de personal

Actas Consejo Directivo ACTAS

ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

CLASIFICACION

ORDENACION

DESCRIPCION

FONDO SERIE DOCUMENTAL Y TIPOLOGIA Los documentos producidos Por una oficina no deben Mezclasen con otros

Se determina que documento va primero y cual va despus. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el rea productora

Permite identificar, localizar Y recuperar la informacin Para la gestin.

Principio de procedencia

Principio de orden original

Marcacin de legajos, Cajas e inventario

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