Estrutura Organizacional

A estrutura organizacional projeta e organiza os relacionamentos dos nveis hierrquicos e o fluxo das informaes essenciais de uma Instituio.

Estatuto Deriva da palavra latina status que significa posio vertical, situao, condio.

Regulamento Consiste num conjunto sistemtico de regras sobre condies gerais de trabalho, prevendo diversas situaes a que os interessados se submetero na soluo dos casos futuros; pode dispor tambm sobre normas, organizao da atividade, disciplina interna e vantagens conferidas aos trabalhadores, com plena eficcia jurdica.

O Regimento Interno um instrumento administrativo de carter normativo e flexvel, que explicita a misso da Instituio, e/ou sua Filosofia de trabalho, concentra por escrito toda a organizao infraestrutural do Servio, estabelece as competncias, funes e aes dos profissionais a partir das necessidades da populao e dos servios disponveis, definindo as competncias dos profissionais e sua qualificao tcnica.

Fonte: Manual de Gerenciamento de Enfermagem Lore Ceclia Marx, Luiza Chitose Morita 2.ed.rev. e atual. So Paulo: EPUB,2003. p. 11 e 12

Capa ( identificao da instituio e setor/ datas: implantao / reviso / ltima reviso) Cap 1 da Finalidade

Cap 2 da Responsabilidade
Cap 3 da Estrutura Organizacional Cap 4 do Pessoal, seus Requisitos e Competncias Cap 5 do Pessoal e suas Atribuies Cap 6 das Normas Gerais Cap 7 das Disposies Gerais

Captulo I - da Finalidade
Foco: Por que o servio foi criado?

Exemplo: Art. 1 - O Departamento de Fiscalizao tem as seguintes finalidades: I Fiscalizar o Servio de Enfermagem por meios de atos e procedimentos para prevenir ocorrncias de infraes as legislaes reguladoras do exerccio da enfermagem;

II Inspecionar e analisar as condies da estrutura operacional para o desenvolvimento das atividades de enfermagem em prol da assistncia segura.

Captulo II - da Responsabilidade
FOCO: Quais atividades so inerentes e objetivam atender as finalidades do departamento ?

Exemplo:
Art.2 - O Departamento de Fiscalizao possui as seguintes Responsabilidades: I - Administrar todas as atividades de fiscalizao da Sede e Subsees; II - Disciplinar os procedimentos das aes de fiscalizao nas Instituies que houver o exerccio da enfermagem; III - Padronizar as atividades dos profissionais sob sua competncia; IV - Identificar, avaliar e encaminhar questes ticas dos profissionais de Enfermagem sob sua jurisdio; V - Estabelecer parceira com instituies pblicas de carter regulamentador e de interesse para a coletividade;

Captulo III - da Estrutura Organizacional

FOCO: Por quem a unidade, departamento ou setor chefiado/ dirigido? Qual a sua subordinao direta? Existem subdivises nas reas (unidades, departamentos, setores)? Exemplo: Art. 3 - O Departamento de Fiscalizao representado por uma Gerncia / Chefia e subordinado ao Plenrio/ Diretoria. Interage com todos os demais departamentos e sua estrutura composta minimamente pelos seguintes profissionais: Gerncia/ Chefia Fiscal Auxiliar de Fiscalizao Agente Administrativo

Art. 4 - A estrutura organizacional poder estar representada pelo organograma a seguir:

Plenrio/ Diretoria
Gerncia/ Chefia Fiscal Auxiliar de Fiscalizao Agente Administrativo

Captulo IV - do Pessoal, seus Requisitos e Competncias

FOCO: Descrever Cargos / Funes que compe a equipe. Quais so os requisitos para cada Cargo/ Funo? (inclusive as competncias necessrias para o profissional exercer o cargo)

Exemplo:
Art. 5 O Departamento de Fiscalizao composto pelos seguintes funes: I - Gerncia/ Chefia II - Fiscal III - Auxiliar de Fiscalizao IV Agente Administrativo

Art. 6 - So requisitos para exercer a Gerncia/ Chefia do Departamento de Fiscalizao: a) Formao em Enfermagem b) Registro junto ao COFEN/COREN c) Conhecimento profcuo das legislaes pertinentes ao exerccio profissional da enfermagem d)Liderana

Captulo V - do pessoal e suas atribuies

FOCO: Especificar as atribuies de cada cargo/ funo. O que compete a cada profissional da equipe executar? Exemplo: Art. 7 - So atribuies do Gerente/ Chefe do Departamento de Fiscalizao: I - Organizar, Coordenar, Executar e Avaliar as atividades sob sua responsabilidade; II - Definir atribuies e elaborar rotinas de trabalho ; III - Aprovar o cronograma de trabalho dos Fiscais, monitorando o desempenho e o alcance das metas planejadas...

Departamento:

Conselho Regional de Enfermagem...

Distribuio de Atribuies por Funo

Coordenao:

Fiscalizao Dra xxxxxx

ATRIBUIO

FUNO : Gerente/ Chefe

FUNO : Enfermeiro Fiscal

FUNO : Aux. De Fiscalizao

FUNO : Agente Administrativo

Visita de Fiscalizao

Planeja

Realiza

Agenda

Arquiva

Exemplos de Verbos de Ao

Exerccio:

Vamos definir as atribuies da sua Equipe de trabalho.

Captulo VI - das Normas Gerais

FOCO: Descrever as principais normas gerais da instituio e as especficas do Departamento / Setor (inclusive horrio de funcionamento do departamento/setor) Exemplo: Art. 8 - So normas gerais do Conselho Regional e especficas do Departamento de Fiscalizao: I - O Conselho Regional de Enfermagem atender o publico no horrio das 07h00 s 16h00, de segunda sexta feira; II - O Departamento de Fiscalizao acatar todas as denncias recebidas.

Captulo VII - Das Disposies Gerais

FOCO: Abordar assuntos que considerar importante Exemplo:

Art.9 - Todos os profissionais do Departamento de Fiscalizao recebero Treinamentos peridicos, previamente planejados, de forma a contribuir para o melhor desempenho dos profissionais de enfermagem; Art. 10 - Todo o profissional recm admitido no Departamento de Fiscalizao receber o Manual do Colaborador que dever ser cumprido na sua ntegra, estando sujeito s sanes conforme legislao vigente. Art. 11 - Este regimento entrar em vigor aps a validao do Presidente do COREN - ...

Fique Atento:
O regimento dever retratar o que realmente acontece na sua prtica diria Seja claro e objetivo na descrio do seu regimento, de forma que qualquer pessoa entenda o funcionamento do seu servio. Ao receber um colaborador recm-admitido leia com ele o regimento, esclarecendo possveis dvidas. Deixe o regimento em local estratgico em seu Departamento/Setor para que todas as pessoas tenham acesso. Sempre que ocorrer uma mudana na sua estrutura funcional atualize o regimento.

Cap 1 da Finalidade Cap 2 da Responsabilidade Cap 3 da Estrutura Organizacional

Cap 4 do Pessoal, seus Requisitos e Competncias

Cap 5 do Pessoal e suas Atribuies Cap 6 das Normas Gerais Cap 7 das Disposies Gerais

Manuais
Manual o conjunto de normas,diretrizes, polticas,objetivos e orientaes que norteiam a execuo das fases do processo de trabalho em busca de resultados para a organizao.

Instrumento Operacional Padro

Manual Servio

Normas

Manual de Procedimentos
Rotinas

Manual Qualidade

Instruo

Descrevendo um procedimento...

Por que o manual importante?

Porque corresponde a uma importante e constante fonte de informaes sobre os processo de trabalho da instituio; Facilitam a implantao de normas, procedimentos e funes, ajudam a fixar critrios e padres, bem como uniformizam a terminologia tcnica bsica do processo de trabalho.

 Possibilitam a normatizao das atividades, adequao, coerncia e continuidade nas normas; Possibilitam treinamento aos novos e antigos colaboradores, favorecem efetivo crescimento na eficincia e eficcia dos processos; representam um instrumento efetivo de consulta e orientao alm de restringir a improvisao inadequada que geralmente aparece nas mais variadas formas.

 Aprimoram o sistema hierrquico da instituio, uma vez que possibilitam melhor delegao mediante instrues escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem da rotina normal, ou seja, o controle por exceo.

Os Manuais devem responder s perguntas, que so comuns, daqueles que vo trabalhar no processo:

O que deve ser feito ? Como deve ser feito ? Quando deve ser feito ? Onde deve ser feito ? Quem deve fazer ?

Por que deve ser feito ?

Premissas Bsicas...
-Tenha conscincia da necessidade real e efetiva para a instituio;

- Avalie todo o processo e suas relaes interdepartamentais estabelecendo negociaes que no prejudique o resultado final do trabalho;
- Utilize sempre um ttulo para o manual e ou procedimento adequado para sua finalidade; - Busque sempre que possvel fundamentao legal na legislao para estabelecer as aes descritas no processo de trabalho; - Desenvolva-o dentro da diagramao padronizada pela instituio - (Lay-out); - Utilize uma redao simples, curta e clara;

- Sempre que possvel utilize ilustraes que iro contribuir para uma melhor compreenso do processo;
-Para os manuais de procedimentos administrativos / tcnicos, fique atento para o sistema de codificao preconizado

 Sua preparao, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz, paralelamente, srios inconvenientes ao desenvolvimento normal das operaes pelas vrias unidades organizacionais; Quando muito sintticos, tornam-se pouco teis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanas.

Ponto importante...
Nunca utilize-se de uma comunicao interna, memorando ou circular para mudar um processo, sem antes ter realizado as devidas alteraes no procedimento. Uma circular um instrumento que serve para informaes, normalmente instvel, porm um procedimento est relacionado com a estrutura organizacional, permeando aspectos mais estveis. A reviso peridica do manual permitir desenvolver no seu time de trabalho a iniciativa e a criatividade.

Processo de atualizao dos manuais

Todo manual dever ser revisado sempre que houver alteraes que afetem parte de seu contedo e que possa prejudicar as orientaes inerentes ao processo de trabalho.

Para os manuais de procedimentos tcnicos e administrativos criamos uma metodologia que permite a atualizao individual dos procedimentos, j para os demais manuais de orientao ser necessrio uma nova reimpresso toda vez que houver atualizao de parte do contedo.

Divulgao
O principal objetivo da descrio dos procedimentos facilitar a realizao das atividades inerentes aos processos de trabalho, portanto dever ser divulgado para toda a equipe de trabalho, antes de ser colocado em prtica.

Estrutura do manual:
1) Capa 2) Apresentao

3) Instrues para uso

4) ndice 5) Contedo bsico 6) Anexos 7) Glossrio 8) Bibliografia

1) Capa
Dever seguir a padronizao estabelecida: - Ttulo do Manual; - rea - Departamento / Setor - Logo da Instituio no rodap

2) Apresentao
Todo manual dever conter uma apresentao que enfoque seu objetivo; essa apresentao dever ser assinada pela chefia da rea em questo, de forma que documente a todos os colaboradores a importncia quanto ao uso do contedo referente ao manual.

3) Instrues para uso

Todo manual dever conter uma redao suficientemente clara e objetiva para facilitar seu uso pelos vrios colaboradores envolvidos no processo de trabalho. Sobre a disposio do contedo; Sobre os princpios que se baseiam os tpicos ou captulos; Sobre o sistema de codificao utilizado; Sobre a utilizao dos anexos; Sobre a utilizao do glossrio; Sobre a utilizao do ndice temtico; Sobre a forma de atualizaes e modificaes efetuadas, essa informao poder ser dissertativa ou atravs de fluxograma. No esquea, sempre ao final deste tpico dever ter a validao: Elaborado por:
Data Carimbo / assinatura

Aprovado por:
Data Carimbo / assinatura

Validado por:
Data Carimbo / assinatura

4) ndice
Todo manual dever conter um ndice numrico que facilite a localizao do conjunto de assuntos abordados no contedo do mesmo.

5) Contedo bsico
Corresponde parte do manual que, realmente, possui todo o contedo principal, ou seja, a razo de ser do manual. Como conseqncia, a parte mais extensa do manual.

6) Anexos
Dever ser colocado nos anexos todos os impressos, formulrios e fluxogramas utilizados no processo de trabalho.
Os anexos normalmente so utilizados para evitar possvel quebra na clareza da leitura do contedo principal do manual; quando utilizados, so representados por instrumentos auxiliares que melhor contribuem para o entendimento do contedo principal.

7) Glossrio
Todo manual dever conter antes da bibliografia um glossrio, ou seja, uma espcie de dicionrio tcnico que serve para definir a conceituao dos termos bsicos utilizados no manual. Os termos devero ser colocados em ordem alfabtica. Como exemplo, pode-se afirmar que o manual de procedimentos administrativos pode conter definies de termos como: norma, rotina, procedimentos, formulrios, fluxograma etc.

8) Bibliografia
Todo manual dever conter a relao dos referenciais bibliogrficos consultados e citados no texto. Essa relao dever ser composta da seguinte forma: Em ordem alfabtica; Sobrenome dos autores citados;

Ttulo da obra;
Edio; Local; Editora e; Ano de publicao.