CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE

GERENCIA DE PROYECTOS PMI LIMA-PERU 2008

WBS, una herramienta practica para la

planificación a todo nivel en proyectos IT

Elizabeth Tello Aragón

ASIS TP

Session #

PMI Capítulo Perú

 Agenda

Herramientas Ventajas

Introducción

Ejemplos

Mapas Mentales
WBS
Construyendo un
Funcionalidad WBS

WBS en el Ciclo Guías para la

del Proyecto Construcción

PMI Capítulo Perú

 Introducción
• Los WBS son un estándar el cual debe ser difundido a los Gerentes de
Proyectos y a los equipos de trabajo y estos últimos deben participar en
la formación de los mismos.
• La presión en la elaboración de cronogramas y propuestas en las
licitaciones lleva a olvidar o minimizar la importación de los WBS por
considerarse muy simples o incluidos en etapas posteriores.

• Esta presentación cubrirá de forma simple los orígenes de la creación

de los WBS y mostrara ejemplos prácticos para su elaboración.

• El crecimiento de nuestro País nos lleva al compromiso de conocer los

estándares del PMI y aplicarlos en nuestros proyectos y difundir las
experiencias que vayan mejorando el uso adecuado de estas
herramientas.

AGENDA

PMI Capítulo Perú

 Mapas Mentales origen de los WBS
• El mapa mental es una técnica que
permite la organización y la manera
de representar la información de la
forma natural como la concibe
nuestro cerebro.

• A traves de la lluvia de ideas se va

desarrollando el concepto central de
forma irradiada para luego
relacionarse a traves de palabras,
frase, imágenes o iconos con otras
ideas que la complementan.

• El WBS es una forma de mapa

mental estructurado.
AGENDA

PMI Capítulo Perú

 Funcionalidad de WBS - I
PRODUCTO
2. Define el flujo del Sistema del
Proyecto y el éxito del mismo al
100%
Componente Componente Componente 3. Organiza el flujo del trabajo.
1 2 3
4. Asegura que no se dupliquen las
tareas.
5. Controla el Avance del Trabajo.
Componente Componente Componente 6. A partir de los entregables
2.1 2.2 2.3
graficados aquí se puede
determinar cuando y quien los
Paquete Paquete Paquete Paquete realizara (Cronograma)
Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo
2.1.1 2.2.1 2.2.2 2.3.1

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PMI Capítulo Perú

Funcionalidad de WBS - II
El ultimo nivel, Paquete de Trabajo,
Evento Musical engloba todo el conjunto de tareas que se
verán reflejadas en el Cronograma
Lugar Medios Finanzas RRHH Entrenimientos

Selección Impreso Financiamiento

Permisos Radio Presupuestos

Entorno TV Tickets

Vecinos Clubs Auditorias

Limpieza Internet Cuentas

Personal

Diseño

Contenido

AGENDA
PMI Capítulo Perú
 En el Ciclo del Proyecto
1. A partir de la Definición del Alcance se construye WBS
2. El WBS determina el “QUE” del cual sale el Cronograma que determina el
“Cuando” y el “Quien”
1. Empieza la etapa de
Construcción (Fase
Ejecución)
Acta de 2. Se realizan los controles
Constitu
ción del respetivos.
Proyect
INICIO
o EJECUCIÓN 3. Si surgen cambios se debe
actualizar la línea base del
WBS.
CONTROL 4. Por ultimo se actualiza el
PLANEACIÓN
Cronograma
CIERRE
AGENDA

PMI Capítulo Perú

 Guías para la Construcción - I
Bottom Up
2. Usa la lluvia de ideas.
META
3. El equipo completo divide el
primer nivel
4. Cada equipo elabora la lista de Entregable Entregable
componentes en que debería
estar dividido el nivel que
obtuvieron.
5. Cada miembro del equipo
presenta tareas que involucran
el componente sobre el cual
tienen mayor experiencia.
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6. Se debe cumplir la Regla 100%.

PMI Capítulo Perú

Guías para la Construcción - II
Top down
2. Inicia del nivel 0 y se divide
META hasta el nivel donde se tiene el
mayor detalle (Paquetes de
Trabajo).
Entregable Entregable 3. El detalle obtenido permite
saber tiempos y costos de las
actividades.
4. Demanda menos tiempo.
5. Usa plantillas.

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PMI Capítulo Perú

Guías para la Construcción - III
Los WBS pueden ser:
ser :
2. Por Áreas
Fases Funcionales

AGENDA

PMI Capítulo Perú

 Construyendo un WBS - I
1. Se pone entregables NO
TAREAS.
A
2. La suma de los paquetes de
trabajo debería ser el 100% del A11 + A12 + A13 = A1
alcance del trabajo. En todos los A1 A2
Niveles.
A1 + A2 = A
3. Las reuniones y el análisis no
A11 A12 A13
son tareas son pasos para
completar las tareas.
4. Los entregables no pueden ser
añadidos al WBS sin una
solicitud de cambio.
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PMI Capítulo Perú

 Construyendo un WBS - II
1. Se debe crear tantos niveles
como se requieran. Se Sistema WEB
recomienda no exceder de 7
ramas por nivel.
2. Los paquetes de trabajo deben Catalogos Transacciones
ser exclusivos para no causar
ambigüedad y duplicar el trabajo
Data Entry Reportes Reportes Altas
3. Si se tienen demasiadas tareas
para un entregable puede
significar que el WBS se estanco
en un nivel equivocado.
4. Por otro lado no se debe
descender demasiado en los Siguiente AGENDA
niveles porque haría lento el
avance del Proyecto.

PMI Capítulo Perú

 Construyendo un WBS -III
1. El uso de diccionario en el WBS A
es cuando se tienen demasiado
A1 A2 A3 A4 A5 A6
detalles de tareas.
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
2. Los paquetes de trabajo deben
estar conformados por mas de 1
actividad caso contrario se ha A
llegado a demasiado detalle en A1 A2 A3
ese nivel.
... ... ... ... ...
3. Es necesario que se codifiquen
cada nivel. Los valores van
desde el Cero para el primer
nivel.
AGENDA

PMI Capítulo Perú

 Ejemplos I CATÁLOGODE EQUIPOS -0

Gestióndel Proyecto B2F3: Definición B2F5: Diseño B2F6: Diseño B2F7: Construcción-5 B2F9: Implementación-6
1 delaSolución-2 Adaptado al Cliente-3 Adaptado ala
Construcción-4
2.1 PR11020 - 3.1 PR21011 - 6.1 PR82011 -
1.1 Planeamiento 5.1 PR23020 -
Especificación Especificación de Software distribuido
del Proyecto 4.1 PR22020 - Software
de la Solución Requisitos y Diseño a Producción
Diseño de Producido
1.2 Plan Riesgos Externo Archivos Fisicos
2.1.1 Solución Técnica
6.2 PR81020 -
3.1.1 Diagramas 4.1.1 Formato &
1.3 Plan Comunicacion Informe de
UML Consolidación de
2.1.2 Arquitectura Pruebas
3.1.2 Arte de Archivos
1.4 Administracion
Gestion del Proyecto Diseño 4.1.2 Pseudocodigos
Necesarios
3.2 PR22020 -
Diseño de 4.1.3 Glosario de Objetos
Archivos Fisicos de BD

3.3 PR21020 - 4.2 PR22041 -

Manual de Usuario Manual de Instalación
•WBS por Fases 3.4 PR81011 -
y Configuración

Casos de Prueba

5.1.1 Carga 5.1.2 Ajuste al 5.1.3 Catalogo

5.1.2.1 Banners 5.1.4
Masiva de Datos Diseño Actual de Post Venta & 5.1.3.1 Implementación
Pre Venta Administrador de de Ficha Ipak
5.1.2.2 Estandarización Catalogos
de Estilo en Accesorios 5.1.3.2
Proceso de Actualizacion
5.1.2.3 Maestra de Catalogos
Modificación de
Botones
5.1.2.4 Contador 5.1.3.3
Pagina Principal Modificación
Catalogos Venta

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PMI Capítulo Perú
Ejemplos II

•WBS funcional Siguiente AGENDA

PMI Capítulo Perú

Ejemplos III

WBS que representa el presupuesto

de todo un año repartido en los
proyectos que se ejecutaran AGENDA

PMI Capítulo Perú

Ventajas
• Mejora la comprensión del trabajo a realizar

• Se minimiza las omisiones.

• Facilita la identificación de las Tareas Globales.

• Mejora la forma de asignación de

responsabilidades.

• Es una buena herramienta de comunicacion

• Facilita la construccion de los Cronogramas.AGENDA

PMI Capítulo Perú

Herramientas
• WBS Chart Pro .- Herramienta que permite
construir WBS estilo Top Down y se integra
fácilmente con MS Project

• Free Mind Map .- Herramienta para construir

Mapas Mentales

• Visio 2003.- Se pueden construir mapas

mentales y WBS a través de plantillas previas.

AGENDA

PMI Capítulo Perú

 Información de Contacto

• Elizabeth Tello Aragón / ASIS TP

• 998737717

• elizabeth.tello@asistp.com

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