Marco de accin de la Institucin

Medio Ambiente

Sector Objetivo

Otros Actores

Dr. Alcides Medina Ortega

Niveles de Planeamiento

Misin Estratgico Programtico Objetivos

Metas
Dr. Alcides Medina Ortega

Razn de ser orientaciones Valores, Plan Polticas

Lneas de accin Programas
Servicios

Operativo

Actividades Acciones

Comparacin entre los niveles de planeamiento

Nivel
Estratgico Meta
Establecer:

Contenido
Determinar:

- Misin
- Orientaciones futuras

- Metas estratgicas
- Estrategias de accin

Programtico

Concebir:
- Programas - Servicios

Asignar:
- Recursos

Operativo

Administrar:

Ejecutar:

- Lo cotidiano

- Actividades

Dr. Alcides Medina Ortega

EL PLANEAMIENTO ESTRATGICO CONSTITUYE:

Internamente:
Un proceso de reflexin Un marco de referencia para la gerencia Un medio de comunicacin y movilizacin

Externamente:

Un medio de concertacin con los poderes pblicos y los actores-claves. Una posicin institucional pblica con metas y proyectos claros. Una demostracin de la participacin activa de la organizacin en el desarrollo de la colectividad.
Dr. Alcides Medina Ortega

 POR QU EL PLANEAMIENTO ESTRATGICO?

El ciclo de vida de la organizacin

Perodo embrionario Perodo de declinacin

Necesidad de adaptarse a los cambios del medio ambiente

Necesidad de adaptacin Necesidad de reorientacin

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CICLO DE VIDA DE LA ORGANIZACIN

La madurez

R E N D I M I E N T O

La aristocracia La flor de la edad La adolescencia La pubertad La tierna infancia El perodo embrionario La muerte El comienzo de la burocratizacin
La burocracia

Tiempo
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LAS ETAPAS DEL PROCESO

1 2
Identificar estrategias actuales
Anlisis-diagnstico Formulacin de la misin, visin y objetivos generales Elaboracin de metas estratgicas

Medio ambiente

3
Planificacin del proceso 4 5 6 7

Interno

Elaboracin de estrategias de accin

Formulacin del plan estratgico Ejecucin y evaluacin del plan estratgico

Dr. Alcides Medina Ortega

EL PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA Iniciado por la alta gerencia apoyado por la base
Alta Gerencia
Inicio y control del proceso

Base operacional

Datos de la base
Diagnstico y elaboracin de metas estratgicas Propone estrategias de accin potenciales

Seleccin de estrategias de accin

Ejecucin

Dr. Alcides Medina Ortega

PLANIFICACIN DEL PROCESO

1 2 3 4 5 6

Por qu? Datos necesarios? Metodologa? Quines participan ?

Tcnicas Instrumentos Proceso

Nuevo Sur

Comit de P.E.

Recursos necesarios ? Duracin y calendarios?

Humanos Financieros Tecnolgicos

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PLAN DEL PROCESO DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA

Objetivo: Garantizar el cumplimiento de cada una de las etapas del proceso de planificacin estratgica Responsable: A. GARCIA Fecha: 15 de enero de 2009
Etapas Objetivos Procedimientos Recursos Fecha
12-28Feb

Responsables Especficos

1. Revisin de estrategias actuales

2. Anlisis Diagnstico del medio ambiente y diagnstico interno 3. Formulacin de la

Misin, Visin y objetivos generales

Identificar estrategias abandonadas emergentes Identificar actuales

Revisin de documentos

archivos
documentos

D. Rodrguez S. Lpez

Amenazas oportunidades fortalezas y debilidades

Visitas encuestas reuniones entrevistas

guas de investigacin

3-20 Mar

A. Soler N. Valdez

4. Elaborar metas estratgicas

Formular metas estratgicas potenciales Seleccionar metas estratgicas

Determinacin de puntos claves mediante el anlisis de los resultados de la etapa 2

Documentos 21-30Mar

D. Rodrguez S. Lpez

4. Etc.

Nuevo Sur

Dr. Alcides Medina Ortega

ETAPA 1

REVISIN DE ESTRATEGIAS ACTUALES

Estrategias de inicio

Estrategias actuales

Estrategias abandonadas

Estrategias emergentes

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Estrategia
Definicin :
Una estrategia es un conjunto de acciones que se dirigen a la obtencin de determinados propsitos
Se refleja en :
la misin los objetivos generales los programas y servicios las polticas
Dr. Alcides Medina Ortega

PRINCIPIOS DE LA ESTRATEGIA 1 2 3 4 5 Orientacin principal: Los usuarios Es posible mejorar la calidad (En todas las cosas existe variacin) y eficiencia simultneamente. Liderazgo de la Alta e Intermedia Autoridad Generar el compromiso de todos Exigencia de analizar: el entorno, la competitividad, los recursos, la participacin y comunicacin.

Dr. Alcides Medina Ortega

PRINCIPIOS DE LA ESTRATEGIA 6. Debe contarse con recursos y formacin 7. Estudiar los procesos.

8. Realizar evaluacin y seguimiento

9. Realizar sistema de informacin (Sin olvidar la intuicin)

Dr. Alcides Medina Ortega

Fuente de datos potenciales

Enunciado de misin
Plan estratgico de desarrollo Presupuesto

Actas de Junta Directiva, Comits, etc

Manuales de poltica, procedimientos

Otros documentos de gerencia

Discursos de los dirigentes Entrevistas de dirigentes

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ETAPA 2
ANLISIS DIAGNSTICO DEL MEDIO AMBIENTE Y DIAGNSTICO INTERNO

Anlisis del medio ambiente a nivel:

macro - ambiente micro - ambiente

Anlisis de las capacidades organizacionales

Dr. Alcides Medina Ortega

ANLISIS DEL MEDIO AMBIENTE

OPORTUNIDADES
Factores, fenmenos o hechos que podrn favorecer el logro de los objetivos organizacionales

AMENAZAS
Factores, fenmenos o hechos que hechos que podran obstaculizar el logro de los objetivos organizacionales.

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ANLISIS DEL MEDIO AMBIENTE

MACRO - AMBIENTE Contexto Poltico Contexto Tecnolgico

MICRO - AMBIENTE Usuarios

Proveedores

Reguladores

Competidores
Contexto Socio - Cultural
Dr. Alcides Medina Ortega

Contexto Econmico

Matriz de anlisis del macro ambiente

Contexto Fenmenos observados Tendencias
Apenas perceptible

Fuerte

En declive

Oportunidades Ax E = V
0-10 0-10 Valor

Amenazas SxG= V
0-10 0-10 Valor

Prioridades

Poltico Econ mico Socio Cultural Tecno lgico Otros

LEYENDA A= Atractivo para la organizacin E = Probabilidad de xito V= Valor

S= Probabilidad de suceder G= Gravedad si aparece

Dr. Alcides Medina Ortega

Matriz de anlisis del micro ambiente

Agentes Actores/ hechos Tendencias
Cant

Cal

Co

Oportunidades Ax E = V
0-10 0-10

Amenazas SxG= V
0-10 0-10

Prioridades

Usuarios Proveedores Reguladores Competidores Otros

LEYENDA A= Atractivo para la organizacin E = Probabilidad de xito V= Valor

S= Probabilidad de suceder G= Gravedad si aparece

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Diagnstico interno de la organizacin

Fortalezas

Condiciones o recursos que favorecen excepcionalmente por su calidad el desarrollo de actividades y logro de metas

Debilidades
Condiciones o recursos inadecuados que entorpecen el desarrollo de actividades y logro de metas

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Un sistema abierto de transformacin

Medio Ambiente

Recursos
Psico social

Razn de ser

Servicios Tecno lgico

Nuevo Sur

Gerencia

Estructural

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Razn de ser

Medio

misin valores objetivos generales polticas servicios/ clientela resultados

anticipados

Recursos

Razn de ser

Servicios

Psico social

Gerencia Estructural

Tecno lgico

Dr. Alcides Medina Ortega

Estructural

Medio Ambiente

Recursos

Servicios

- Organigrama
-

Responsabilidades Procedimientos Coordinacin Comunicaciones formales

Dr. Alcides Medina Ortega

Tecnolgico
- Material Medio - Tcnicas (TIC) - Finanzas
Recursos

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Psico - social
Atrae personal idneo Motivacin/rendimiento Status/ roles Clima Fenmenos/grupos liderazgo Conflictos Comunicaciones informales

Ambiente

Servicios

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EL SISTEMA GERENCIAL
1 Planificar. Organizar, dirigir, controlar y evaluar Integrar la organizacin en la sociedad Asegurar las disponibilidad de los recursos

4
5 6

Tener acceso a la clientela

Determinar la misin Integrar los sistemas

ETAPA 3
FORMULACIN DE LA MISIN, VISIN Y OBJETIVOS GENERALES
Confrontar metas, estrategias y/o programas de accin con las orientaciones actuales
Misin, Visin Objetivos generales Programas

Elaboracin o rediseo de :
Misin, Visin Objetivos generales Programas y servicios
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Etapa 4
ELABORACIN DE METAS ESTRATGICAS
Identificacin de metas estratgicas potenciales MEP
Matriz FODA para el diseo de MEP

Seleccin de metas estratgicas

Lo que est en juego Desafo
Dr. Alcides Medina Ortega

Metas estratgicas
Definicin

Son los grandes resultados que se propone lograr una organizacin en un tiempo determinado.

Dr. Alcides Medina Ortega

Matriz FODA para el diseo de metas estratgicas

Fortaleza (F)
Lista de Fortalezas

Debilidades (D)
Lista de Debilidades

Oportunidades (O)

Estrategias FO
Lista de Oportunidades
-

Estrategias DO
Vencer debilidades aprovechando oportunidades

Uso de Fortalezas para aprovechar oportunidades

Amenazas (A) Lista de Amenazas

-

Estrategias FA
Uso de Fortalezas para evitar amenazas

Estrategias DA
Reducir al mnimo las debilidades y las amenazas

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Seleccin de metas estratgicas

Metas
estratgicas potenciales

Lo que est en juego

Logros potenciales Prdidas potenciales

Desafo
Capacidades a desarrollar Voluntad de los dirigentes

Metas
estratgicas seleccionadas

1.

3.

4.

Etc

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Etapa 5
ELABORACIN DE ESTRATEGIAS DE ACCIN

Anlisis diagnstico Metas estratgicas potenciales

Metas estratgicas Estrategias de accin

Dr. Alcides Medina Ortega

Criterios de seleccin de potenciales estrategias

Compatibilidad con la misin y los objetivos

Compatibilidad con estrategias anteriores Capacidad de lograr el resultado esperado Compatibilidad con valores Aceptacin de parte con los diferentes actores Aceptacin en cuanto al costo/beneficio Compatibilidad con la cultura organizacional Compatibilidad con los valores de la comunidad Aceptacin a pesar del riesgo Aceptacin en cuanto al tiempo
Dr. Alcides Medina Ortega

Etapa 6

FORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO

Misin, Visin Objetivos Generales y polticos Metas estratgicas y estrategias de accin Programacin general por ao

Dr. Alcides Medina Ortega

Etapa 7
EJECUCIN Y EVALUACIN DEL PLAN ESTRATGICO
Incorporar las metas estratgicas y las estrategias de accin en el plan operativo anual Control y seguimiento de su ejecucin

Ajustes al plan si se requiere

Dr. Alcides Medina Ortega

CRITERIOS DE XITOS
de alta gerencia de los gerentes de los lderes de cada uno de los sectores

Grado de compromiso

Grado de comprensin y de asimilacin por parte del personal

Grado de integracin

a la cultura organizacional a los valores y filosofa de la gerencia de la organizacin

Un programa interno de comunicacin del plan estratgico Grado de aceptacin por Una movilizacin de los lderes parte del personal gracias a: en relacin a las grandes metas estratgicas del plan

Dr. Alcides Medina Ortega

COMPROMISO DE LA DIRECCIN
Creer firmemente en la planificacin
Disposicin real para aceptar el cambio Fijar y cumplir los plazos establecidos Establecer un sistema abierto de informacin Promover objetivos innovadores Desarrollar incentivos Establecer mecanismos de seguimiento y control

Dr. Alcides Medina Ortega