HISTORIAS LABORALES

Dimas Salamanca Palencia.

D.S.P.

Historias Laborales
Es la serie documental propia de las oficinas de talento humano, gestin humana, relaciones industriales u oficina de personal, que reflejan la vida jurdica administrativa de una persona a partir del vinculo legal o reglamentario o mediante la celebracin de un contrato laboral, histricamente la hemos conocido como el expediente laboral u hoja de vida de las personas. D.S.P.

Historias Laborales es igual a la hoja de vida?

NO, la hoja de vida es toda la informacin inherente a una persona donde refleja su identificacin, perfil, competencia laboral y estado civil y. Tambin es el formato establecido por la ley, para ser diligenciado y recoger los datos de las personas que se vinculan al Estado ya sea contractualmente o por nombramientos, con destino al sistema nico de informacin de personal, DAFP.
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Historia Laboral es pblica o privada?

Por una parte, contiene informacin personal o reservada y, por otra, forman parte del sistema nico de informacin de personal al servicio del Estado. El manejo de esta informacin debe ser conforme a la ley y los derechos fundamentales. Este tema, tiene reserva legal como excepcin a lo previsto en los derechos de acceso libre a los documentos pblicos.
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Tipologias
Hoja de vida Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Comunicacin de notificacin de nombramiento o contrato Comunicacin de aceptacin Acta de posesin Formato nico de hoja de vida DAFP Soportes documentales de estudio y experiencia laboral
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Tipologas
Certificado judicial, antecedentes penales Certificado antecedentes disciplinarios Declaracin de bienes y rentas Certificados de aptitud laboral de ingreso

Soportes de afiliaciones a la seguridad social

Actos administrativos prueba de situaciones administrativos laborales como: comisiones, vacaciones, licencias, concurso de ascenso, traslados, encargos, permisos, ausentismo laboral
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Tipologas
Actos de inscripcin en el escalafn de carrera administrativa, pagos de prestaciones, evaluacin del desempeo, suspensiones y cumplimiento de sanciones, Actos de retiro del servicio, supresin de cargo, renuncia voluntaria, aceptacin de renuncia, actos de reincorporacin, actos de certificacin, fallos y sentencias judiciales de reintegro, pago de sentencias entre otras, y todos los efectos propios de la ejecucin del contrato laboral entre otros.
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Soportes legales
Constitucin Poltica de Colombia, artculo 15, 25, 29, 39, 43, 48, 53, 55, 56, 123, 125, 130. Leyes 190 de 1995, 594 de 2000, 100 de 1993, 909 de 2004 Decretos 2400 1968 art. 26, 1950 de 1973, 760, 770, 775, 785, 1227, 1128, 2539, 2772 de 2005, 1748 de 1995, Resoluciones 1016 de 1989, 2569 de 1999 ( historias laborales ocupacionales). Artculo 264 del Cdigo sustantivo de trabajo. Circular 004 de 2002 y 012 DAFP AGN.
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Jurisprudencia
Sentencia C 038 de 1996, sistema nico de informacin, publicidad investigacin disciplinaria, restricciones legales hasta pruebas. Sentencia C- 326 de 1997, formato nico hoja de vida, registro nico de informacin de personal.
Sentencia C- 446 de 1998 formato nico de hoja de vida, reserva de ley estatutaria habeas data
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Competentes
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Comisin Nacional del Servicio Civil, Nominadores, Secretarios Generales, Oficinas de talento humano, gestin humana, relaciones industriales, oficinas de personal,

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Tiempos de retencin
En las series historias laborales se recomienda tener presente para los tiempos de retencin, que la contabilizacin se debe tomar a partir del retiro de los funcionarios de la vida laboral o sea que en los archivos de gestin deben mantenerse mnimo el tiempo de vigencia del vinculo o del contrato, y luego de dos aos de retirados, se recomienda 80 aos de retencin en los archivos centrales, esto prev todas las posibles reclamaciones de los derechos laborales, sobre todo en lo relacionado con los reconocimientos de pensiones, reliquidaciones, bonos pensinales, clculos actuariales, sustituciones pensinales, entre otros.
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Importancia y uso de las historias laborales

En las series historias laborales se hace inaplazable la aplicacin de los principios archivsticos y los lineamientos de la ley general de archivos y la circular 04 de 2002 y son los Secretarios Generales de las entidades publicas los llamados a ordenar la organizacin, reglamentacin sobre el uso y acceso de consulta a las historias laborales, el control de cada una de las mismas, con los inventarios y la foliacin debida de los folios que los conforman y asignar el funcionario responsable de su custodia e integridad. Es vital la conservacin integral de las historias laborales, por su carcter garantista, probatorio y perpetuador.
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Importancia y uso de las historias laborales

Para el propio Estado es de gran valor su claridad y seguridad que brinde el sistema nico de informacin de los servidores y exservidores pblicos, para poder ser eficiente y transparente el manejo del talento humano Estatal.

Como control de legalidad lo es de igual impacto, ya que sirve de control frente a documentos falsos, decisiones administrativas afectadas de veracidad y como fuente consulta histrica es bsica para historiadores o genealogistas, pues pueden llegar a servir parar reconstruir la historia de una persona o familia.
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Series documentales similares pero diferentes a la historia laboral

Historia clnica ocupacional: debe ser conformada como serie de gestin humana separada de la historia laboral, tiene regulacin propia, artculo 249 y s.s. de ley 100 de 1993, Resolucin 1016 de 1989 y 2569 de 1999. Expedientes Disciplinarias: es una serie autnoma y debe ser conformada por la oficina de control interno disciplinaria de cada entidad Ley 734 de 2002.
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Conservacin y nuevas tecnologas para la historia laboral

Los Acuerdos 048,049,y 050 de 2000 Establecen los parmetros para la conservacin, preservacin intervencin, los espacios adecuados los elementos y el uso de nuevas tecnologas. Factores fsicos, qumicos y biolgicos que inciden en la documentacin: los componentes internos con que esta hechos los soportes, y los externos como el medio ambiente como la temperatura, humedad relativa, la luz, la radiacin, los contaminantes atmosfricos, el polvo y los biticos como microorganismos, hongos, bacterias,insectos y roedores entre otros.
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Conservacin y nuevas tecnologas para la historia laboral

Las nuevas tecnologas estn autorizadas para ser usadas en los archivos, pero debe responder a un verdadero programa de gestin documental que involucre toda la vida de los documentos, esto es, los archivos de gestin, los archivos centrales y los archivos generales o histricos, no se conciben las nuevas tecnologas como sustitutas de los soportes tradicionales, son unos medios muy importantes para la captura y servicio de recuperacin posterior en tiempo real, son complementarios ms no excluyentes, antes de la implementacin debe planearse y partir del diagnostico de la realidad y necesidad de cada entidad. (art.19 lit. a y D.S.P. b Ley 594 de 2000)

Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica
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Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
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Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 14. Propiedad, manejo aprovechamiento de los archivos pblicos. y

La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin.

PARAGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
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PARAGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad.

PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos.
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Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

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Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.

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Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. D.S.P.

Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: * Organizacin archivstica de los documentos. * Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos corno la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema.

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Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 19 (continuacin)
PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procsales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

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Ley general de archivos Ley 594 de 2000

Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO: Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
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Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos.

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GRACIAS!!!

D.S.P.