Taller sobre la utilizacin de BASIS

BIENVENIDOS

PUR 1

CONOCIENDONOS UN POCO MAS

Nombre Posicin Antiguedad Que espera obtener del Curso Algo de Ud. no conocido por el Grupo

PUR 2

Taller sobre la Utilizacin de BASIS

Introduccin

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Objetivos del Taller

Introduccin a la metodologa BASIS.
Identificar y definir la participacin del Grupo del Proyecto (Proyect Team roles). Revisar el Manual de referencia BASIS. Revisar el Manual de referencia BASIS ON-LINE. Describir la cinco etapas del BASIS. Describir los resultados de BASIS (Entregables). Revisar el proceso de creacin del Prototipo. Presentar lineamientos para disear el proyecto BASIS.

Comentar las tcnicas para la administracin del proyecto BASIS.

PUR 4

Taller sobre la utilizacin de BASIS

Generalidades

PUR 5

Objetivos de la Unidad
Comentar los principales componentes de los Sistemas para la Administracin de Informacin.
Discutir los beneficios y riesgos al utilizar el camino rpido de BASIS (Fast Track). Describir los cuatro componentes de BASIS. Definir las dependencias entre actividades y revisar un diagrama de flujo de actividades. Identificar y definir los roles de los miembros del equpo para el proyecto.

Identificar los entregables fundamentales.

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BASIS

B A S I S
PUR 7

PCS/AS dvanced ystems mplementation trategy

Componentes de los Sistemas para la Administracin de Informacin

Hardware Software Organizacin Gente Datos

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Ciclo de vida del Proceso de Implantacin

Planeacin y Anlisis
Diseo Desarrollo Implantacin

Revisin de Efectividad
Mantenimiento
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Beneficios BASIS

BPCS/AS

BASIS

Resultados Propuestos del Negocio

Clara definicin del Proyecto

Correcta definicin y comunicacin de los requerimientos del sistema.

Administracin efectiva del Proyecto

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Componentes de BASIS
Tcnicas Estructuradas
Expeditar

Utilizadas

Roles

Actividades y Tareas

Ejecutar
Preparar Generar

Entregables

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Componentes de BASIS
ACTIVIDADES Y TAREAS- Definen el que, como, cuando, y quien.

ROLES- Define responsabilidades especficas, habilidades, entrenamiento y experiencia requerida por cada miembro del equpo. Seala los entregables por ROL. TECNICAS ESTRUCTURADAS- Aseguran un proceso comprensible y eficiente en el desarrollo de las tareas seleccionadas.
ENTREGABLES- Confirman la terminacin de un grupo de actividades, permiten al administrador revisar y asegurar la calidad de los resultados.
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Identificacin de Actividades y Tareas

ACTIVIDAD TAREA
X.X.XX.XX.XX

Tarea (1 or 2 dgitos) BPCS/AS Cdigo Producto Actividad (1 or 2 dgitos) Paso (1 dgito) Fase (1 dgito)

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Diagrama de Flujo de Actividades

Preparacin
1.1.1 1.1.2 1.3.1 1.2.2 1.1.3 1.2.1 1.1.4

Actividad Revisin
1.2.3

1.1.5
1.1.6

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Roles en BASIS

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AcctEx- Ejecutivo de Cuenta AcctAud-Auditor de Cuenta AppAn-Analista Aplicacin AppCons-Consultor Aplicacin AreaMgr-Gerente de Area DPMgr-Gerente Informtica EndUsr-Usuario Final EngMgr-Gerente de Enlace ExecSpon-Ejecutivo Patrocinador KeyUsr- Usuarios Clave MgmtCons- Consultor en Administracin PolComm-Comit de Polticas

Progrmr-Programador ProjDir-Director Proyecto ProjLdr-Lider Proyecto QASpclst-Q/A Especialista SecAdmin-Administrador Seguridad StaffRes-Recursos Staff SteerCom-Comit Direccin SystAn-Analista Sistemas SystOp-Operador Sistema TechCon-Consultor Tcnico TechWrtr-Documentador Tcnico TrgCoord-Coordinador Entrenamiento

Equpo del Proyecto BASIS

Ejecutivo Patrocinador Comit Directivo Ejecutivo Cuenta Director Proyecto Consultor Administracin Comit Polticas

Respon. Proyecto
Gerente Enlace Analsta Aplicacin Auditor Cuenta Gerente Informtica Gerente de Area Recursos Gerente de Area Recursos Resp. Proyecto Lder Proyecto

Responsable Proyecto

Recursos Analista Sistemas Usuario Clave Usuario Clave Admin. Seguridad Programador Usuario Final Usuario Final Operador Sistema Coord Capacitacin Coord Capacitacin QAS Especialista Recursos Admivos. Documentador T.

Recursos

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Categoras de Tcnicas Estructuradas

Administracin de Proyectos

Entrevistas
Aseguramiento de la Calidad Anlisis Diseo Desarrollo
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Entregables de BASIS
Productos Estandar SSA EOC PCPE Planes de Accin EP PWP Revisin Anlisis y Diseo PDAR PDM

Sistemas Confeccionados IS
CM

BPCS/AS C&A APW

BPW SAC EUT
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ODR RDR BSM DD

DCS SEM

Taller sobre la Utilizacin de BASIS

Fases de BASIS

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Objetivos de la Unidad
Definir los objectivos de las cinco fases de BASIS.

Revisar los roles claves y resultados fundamentales de cada una de las fases de BASIS.
Revisar las actividades en las fases de BASIS.

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Las cinco Fases de BASIS

Definicin del Proyecto Preparacin de la Implantacin

Desarrollo y Confirmacin
Implantacin

Operacin del Nuevo Sistema

PUR 21

FASE I - Definicin del Proyecto ACTIVIDADES

PASO DESCRIPCION 1.1Revisin del Sistema actual

1.2Directrices Ejecutivas
1.3Seleccin del Equpo del Proyecto

1.4Preparacin del Plan Educacional

1.5Capacitacin en los principios de Planeacin y Control 1.6Desarrollo y aprobacin del PDM
PUR 22

Fase I -Definicin del Proyecto ENTREGABLES

Project Definition Analysis Report (PDAR)- Marco de referencia para la construccin del Nuevo Sistema. Business Requirements Repository. Executive Overview Course (EOC)- Examina y confirma los beneficios financieros que se obtendrn con la implantacin de BPCS/AS. Education Plan (EP)-Detalle de los cursos a impartir sobre el BPCS, fechas, duracin y participantes. Planning and Control Principles Education (PCPE)Introduccin a los principios de planeacin y control bajo MRPII, planeacin de recursos, medicin desempeo y plan de implantacin. Project Definition Memorandum (PDM)- Describe al Nuevo Sistema, Objetivos clave, critrios de xito, estructura del equpo del proyecto, Roles y responsabilidades

PUR 23

Fase II- Preparacin de la Implantacin ACTIVIDADES

PASO DESCRIPCION 2.1Reunin de Lanzamiento 2.2Instalacin de BPCS/AS 2.3Instruccin sobre C&A 2.4Revisin diagnostico de operacin 2.5Preparacin del prototipo 2.6Educacin Gerentes de Area sobre producto BPCS 2.7Conduccin del Prototipo 2.8Orientacin Tcnica BPCS/AS 2.9Preparacin del Mapa de implantacin del Sistema Adaptado
PUR 24

Fase II Preparacin de la Implantacin ENTREGABLES

BPCS/AS C&A-Concepts & Applications ODR-Operations Diagnostic Review PWP-Prototype Worshop Plan BPW-Business Process Workshops

RDR-Requirements
Definition Report

SAC-System

Architecture and
Standards BSM-Business

APE-Advance Product
Education

System Map
DD-Detail Designs

PUR 25

Fase III- Desarrollo y Confirmacin ACTIVIDADES

PASO DESCRIPCION
3.1Desarrollo de todos los cambios de software, estructura organizacin,

procedimientos y controles
3.2Prueba en sala de conferencias de software, procedimientos y controles

modificados
3.3Gerentes de Area entrenan a los usuarios finales clave
PUR 26

Fase III Desarrollo y Confirmacin ENTREGABLES

Developed and Confirmed System (DCS)

End User Training (EUT)

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FASE IV- Implantacin ACTIVIDADES

4.1- Revisin de resultados : Operaciones,
Calendarios, Personal, Datos y Equpo. 4.2- Preparacin de Memorandum Final con

Recomendaciones.
4.3- Solicitud para el abastecimiento de Formas.

4.4- Conversin de Datos.

4.5- Operacin con el Nuevo Sistema.

PUR 28

Fase IV Implantacin ENTREGABLES

Conversion and Cutover Plan

Implemented System (IS)

PUR 29

FASE V- Operacin en el Nuevo Sistema ACTIVIDADES

5.1 Medicin del desempeo del Nuevo Sistema VS. objetivos Estratgicos establecidos en el PDM.

(3 a 6 meses despus del arranque con nuevo

sistema). 5.2 Revisin de operacin diaria del Sistema.

5.3 Revisin del Proceso de Datos.

5.4 Preparacin del Memorandum de Efectividad del Sistema.

5.5 Aprobacin del Memorandum de Efectividad del

Sistema.
PUR 30

Fase V Operacin del Nuevo Sistema ENTREGABLES

Closing Memorandum (CM)

System Effectiveness Memorandum (SEM)

PUR 31

Resultados fundamentales de BASIS por FASE

PDAR PDM

RDR

BSM

DD

DCS

IS

SEM

Fase 1

Fase Fase Fase 2 3 4 PDAR-PROJECT DEFINITION ANALISIS REPORT PDM-PROJECT DEFINITION MEMORANDUM RDR-REQUIREMENTS DEFINITION REPORT BSM-BUSINESS SYSTEM MAP DD-DETAIL DESIGNS DCS-DEVELOPED AND CONFIRMED SYSTEM IS-IMPLEMENTED SYSTEM SEM-SYSTEM EFFECTIVENESS MEMORANDUM

Fase 5

PUR 32

Documentacin de requerimientos del Negocio

Areas funcionales Areas de Negocios
Negocio Problemas Oportunidades Objectivos Restriccion Medidas del Desempeo Requerimiento Sistema

PUR 33

Taller sobre la Utilizacin de BASIS COMO USAR BASIS

PUR 34

Objetivos de la unidad

Revisar las tcnicas a emplear para la busqueda de hechos y desarrollo de entrevistas. Revisar el proceso del Prototpo e introducir los pasos a efectuar.

PUR 35

Investigacin de la situacin encontrada

La revisin del Sistema Actual, parte de la informacin documentada en el PDAR. La revisin al Diagnstico de la Operacin parte de la informacin documentada en el ODR.

PUR 36

Tcnicas para Entrevistas

Preparar la entrevista anticipadamente. Registrar la entrevista. Escuchar atentamente

Organizar la informacin.

PUR 37

Pasos en la elaboracin del Prototipo

Instalar el software BPCS/AS estandar.
Conducir revisin para generar diagnstico de operacin. Capacitacin a Gerentes de Areas y usuarios clave. Desarrollar la lista de escenarios que sern incluidos en el prototpo.

Conducir las pruebas del prototpo.

Identificar los cambios.
PUR 38

Proceso del Prototpo

Polticas y Procedimientos que requieran Revisin excepciones Soluciones alternas en Polticas y Procedimientos BPCS/AS Funciones excepciones BPCS/AS Modificaciones Mejoras Anlisis Costo/beneficio Modificaciones y mejoras al software Software, Funciones, Polticas y Procedimientos sin cambios

Escenarios a probar por Prototipo

Software, Funciones, Polticas y Procedimientos con cambios

Cambios a polticas y procedimientos

Solucin Final

PUR 39

Taller sobre la Utilizacin de BASIS Confeccin de BASIS

PUR 40

Objetivos de la Unidad
Revisin de Actividades Obligatorias.
Describir el proceso de confeccin de BASIS.
Eliminacin de actividades. Determinacin de roles y responsabilidades Estrategia de Segmentacin Desarrollo de los Planes del Proyecto

Revisin de tres escenarios.

PUR 41

Actividades Obligatorias
Seleccin del Equpo para el Proyecto
Planeacin del entrenamiento Preparacin y aprobacin del PDM

Instalacin del Producto

Prueba piloto Entrenamiento al Usuario Final

Confirmar disponibilidad de personal, operaciones y datos

Corte hacia la operacin en el Nuevo Sistema

Previsin del Soporte sobre la marcha

Medicin de la efectividad del Sistema
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Proceso de Confeccin
1. Determine la posicin actual de acuerdo al ciclo de vida.
2. Excluya las actividades no necesarias. 3. Desarrolle justificacin por escrito de las actividades eliminadas. 4. Determine los roles y responsabilidades. 5. Desarrolle una estrategia de segmentacin. 6. Prepare un Plan para el Proyecto.

PUR 43

Determine Posicin Actual en el Ciclo de Vida

Ver Tabla 15 en la Gua del Estudiante

PUR 44

Entregables Clave generados en Paralelo

BSM DD DCS IS IS SEM BSM DD DCS

Segmento 1 Segmento 2
IS SEM

Segmento 3
SEM

Segmento 4
Tiempo
PUR 45

IS

Estrategia de Segmentacin
PDAR PDM RDR

Analysis & Design Financials

Develop & Confirm Changes Financials Develop & Confirm Changes Man & Dist

Implement

New System Operation Financials New System Operation Plant 1

Financials

Analysis & Design Man & Dist

Implement

Plant 1

Implement

New System Operation Plant 2

Plant 2
PUR 46

Diseo del Plan del Proyecto

El Director del Proyecto es el responsable

Cuando una actividad es eliminada, es necesario modificar las relaciones con actividades antecedentes/subsecuentes.
Desarrollar el Plan del Proyecto para las actividades restantes.

PUR 47

Diseo de Escenarios
Metodologa BASIS completa
El PDAR no se requiere

Enfoque de utilizacin
Mnima de BASIS.

PUR 48

BASIS Implementation Workshop Administracin del Proyecto

PUR 49

Objectivos
Describir los tres elementos principales en la planeacin del proyecto: Ilustrar los componentes principales para el siguiente Plan fundamental: Revisar y controlar el Proyecto. Mostrar el reporte de situacin.

PUR 50

Elementos de la Planeacin del Proyecto

Programas de Trabajo Estimacin de Recursos Presupuesto

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Programas de Trabajo
Contiene informacin sobre cada segmento del proyecto y metas fundamentales.
Fechas estimadas de inicio/trmino Fechas reales de incio/trmino

Fechas establecidas a partir de:

Estimaciones preliminares de tiempo Disponibilidad de Recursos

Dependencias entre actividades

Calendario formal de Trabajo Restricciones para la terminacin

PUR 52

Estimacin de Recursos del Proyecto

Actividades

Asignacin de Roles
Plan del Proyecto Escacez de recursos crticos:
Responsabilidades no pueden delegarse
Recursos adicionales no disponibles Delegar parcialmente la responsabilidad en otro rol

Plan de Consultora
Verificar Programa de Actividades versus individuos asignados Calcule semanalmente la carga de trabajo por persona
PUR 53

Presupuestos
Incluye informacin sobre cada segmento del proyecto y metas fundamentales:
Costos en hardware de Computo Costo por licencias de Software

Costo de los Cursos

Gastos y tiempo por recursos internos y externos

Si el proyecto no puede completarse a tiempo y dentro del presupuesto:

Retrase la terminacin de los segmentos del Proyecto Incremente el presupuesto

PUR 54

Direccin del Proyecto

Explicar que hacer.

Explicar como hacerlo.

Pedir retroalimentacin a cada persona involucrada en el proyecto.

Encuentre y resuelva los problemas tan pronto y como se presentan.

PUR 55

Control del Proyecto

Planes actualizados Presupuesto actualizado Asignacin suficiente de recursos Existencia y aceptacin de la lnea de direccin Todos conocen que hacer Todos conocen como hacerlo Todos los problemas se corrigen

Avance y problemas se revisan regularmente

PUR 56

Reporte de Situacin
Actividad
1.1.1

Semana Actual

1.1.2
1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3.1

23 30 Deciembre

06

13

20 Enero

27 03

17 10 Febrero

24

03 Marzo

PUR 57

Reporte de Situacin del Proyecto

Valor
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 Feb Apr Jun Aug

Perodo del Reporte

Presupuesto Real

Oct

Dec

PUR 58

Manual de Referencia BASIS

B A S I S

PUR 59

Manual de Referencia ON-LINE

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Requisitos para una implantacin Eficz.

Visin clara de los objetivos de la Organizacin. Desarrollo realista del Presupuesto y Plan del Proyecto. Compromiso de la Alta Direccin y Gerencias para la asignacin de tiempo, recursos humanos y materiales.

Entrenamiento y preparacin al personal, en principios de Manufactura y manejo de BPCS.

Apoyarse en BASIS para la planeacin, organizacin, direccin y control del Proyecto.

PUR 61