A COMPETNCIA DA COMUNICAO EFICAZ

Objetivos

Entender como funciona o processo de comunicao. Comparar e escolher a melhor rede de comunicao formal na organizao. Compreender as barreiras comuns comunicao eficaz. Dicas para melhorar a comunicao verbal e no verbal. Definir regras de comunicao na empresa Conhecer tcnicas de apresentao em pblico.

A importncia da comunicao

Passamos 70% do nosso tempo nos comunicando (escrevendo, lendo, falando, escutando)

Pesquisas mostram que as falhas de comunicao so as fontes mais freqentes citadas nos conflitos interpessoais.

Nenhum grupo existe sem comunicao, pois atravs dela que as idias so transmitidas.

Na comunicao preciso incluir a transferncia e a compreenso do significado (no adianta supor).

A comunicao cada vez mais importante...

Na escola, exige-se que os alunos apresentem oralmente seus trabalhos... Procurando um emprego... (dinmicas, entrevistas...) Quanto mais se cresce na hierarquia de uma empresa ou mesmo na comunidade ... mais depender da eficincia da comunicao: reunies, processos de negociao, apresentaes de projetos, planos de trabalho...

E na vida pessoal, como fica a comunicao?

O tempo todo usando a palavra para convencer marido ou esposa a fazer ou no

uma viagem, a visitar ou no a sogra,

No d para bater o p sem argumento. Os filhos precisam ser orientados e estimulados pela palavra.

Prazer em estar com pessoas que saibam conversar, contar histrias interessantes...
duro agentar pessoas que ficam muito quietas, olhando sem saber o que dizer... At para saber a hora de ficar quieto e ouvir de maneira atenta e interessada depende de ter uma comunicao bem desenvolvida.

Funes da comunicao
Controle: seguir hierarquias, orientaes, instrues de trabalho, adaptao s polticas da empresa. Motivao: quando esclarece o que deve ser feito, qual a qualidade do desempenho e o que fazer para melhor-lo.

Expresso emocional: comunicao um meio para as pessoas expressarem

frustrao, satisfao,

Informao: facilitadora de tomada de decises, proporcionado informaes e

dados para identificar e avaliar alternativas.

Processo de comunicao

FONTE (EMISSOR)
Mensagem a ser enviada Codificao da mensagem

RECEPTOR Canal Rudo

Mensagem recebida Mensagem decodificada

Feedback

Comunicao interpessoal
Oral: palestras, debates, conversas, rumores
Rapidez e feedback Se muitos receptores, h distores. Escrita: e-mails, cartas, jornais internos

Tangvel, verificvel, com registro

Ideal para mensagens complexas ou muito longas mais elaborada, lgica e clara consomem mais tempo h ausncia de feedback

Comunicao no verbal: movimentos do corpo, entonao ou nfase, distanciamento fsico Completa a mensagem do emissor Importante ler o no verbal ou estar consciente de passar contradies

Comunicao organizacional

Como facilitar a comunicao:

Tipos: Rede formal Rede de rumores Comunicao eletrnica

Rede formal

Cadeia

Roda

Todos os canais

Velocidade moderada Alta exatido Moderado fortalecimento de um lder Moderada satisfao dos membros

Velocidade rpida Alta exatido Alto fortalecimento de um lder Baixa satisfao dos membros

Velocidade rpida Moderada exatido Nenhum fortalecimento de lder Alta satisfao dos membros

Rede de rumores
Sistema informal de comunicao. Tambm importante fonte de informaes. Fornece um sentimento sobre o moral da

organizao
No controlada pela direo da empresa Empregados consideram-na mais confivel e fidedigna que a rede formal. necessrio 3 elementos: importncia, ambigidade e ansiedade. Identifica temas confusos que os empregados consideram importantes. Ajuda a canalizar a ansiedade dos empregados Traduz comunicaes formais para a linguagem do grupo.

No possvel elimin-los mas sim minimizar as conseqncias negativas, limitando

abrangncia e impacto.

Rede de rumores- Como minimizar

Anunciar um cronograma para a tomada de decises importantes.

Explicar decises e comportamentos que possam parecer inconsistentes ou

misteriosos.

Enfatizar as vantagens e desvantagens das decises atuais e dos planos futuros. Discutir abertamente as piores possibilidades nada provoca mais ansiedade do que uma fantasia no-declarada.

Comunicao eletrnica- E-mail

Rpida de ser editada, transmitida, armazenada Transmitida para um ou milhares Barato Ideal para mensagens longas e que precisam ser guardadas.

Pontos Negativos

Distrao no trabalho srio

Ausncia de contedo emocional (frio e impessoal) Evitar o canal para transmitir informaes que podem provocar reaes emocionais, que exigem empatia e apoio social.

Favorece conflitos (escrever coisas que jamais teria coragem de dizer pessoalmente)

Escolha do canal de comunicao

Riqueza de informao dos canais:
Manejar diferentes sinais ao mesmo tempo, rpido feedback e carter pessoal

Relatrios e boletins formais

Discursos gravados

Grupos de discusso on-line

Discursos ao vivo

Videoconferncias

Canal pouco rico

Canal muito rico

Memorandos, cartas

E-mails

Voice mails

Conversas telefnicas

Conversas face a face

Os passos para ser um comunicador eficaz 1 passo: Defina sua inteno

O que voc quer transmitir

O comportamento do outro est impactando na sua vida ou

Voc precisa convencer o outro de alguma coisa. Aonde quer chegar com sua mensagem. Dependendo destas duas variveis, escolhe-se a linguagem a usar: do conflito ou da cooperao.

Os passos para ser um comunicador eficaz

2 passo:

Escolha a linguagem para enviar a mensagem

A escolha da linguagem passar ao receptor a real inteno no processo de comunicao. A soluo sempre depender do outro. Utilize o eu afirmao- estimula o outro a colaborar com voc. Comece com a palavra eu Expresse seu sentimento, pensamento ou necessidade.

Fale sobre o comportamento do outro que causou o conflito

Expresse a conseqncia ou modificao que voc deseja e o porqu. Use a linguagem completa: palavras, tom de voz, territorialidade, expresso corporal.

Os passos para ser um comunicador eficaz

3 passo: Utilize sua competncia comunicativa para atingir os resultados desejados
Lei da pertinncia: o enunciado deve ser adequado ao contexto em que acontece, a informao deve ser do interesse do destinatrio Lei da sinceridade: enunciar o que realmente quer ver realizado ou s afirmar o que seja verdadeiro. Lei da informatividade: fornecer informaes novas ao receptor. Lei da exaustividade: dar a informao mxima, sem exageros e sem falta, sem esconder informaes importantes para a compreenso.

Lei da modalidade: clareza na pronncia, na escolha das palavras, na complexidade das frases, na formulao direta.

Seja breve e objetivo

A ordem da comunicao nos dias de hoje objetividade.

Se achar que a mensagem longa necessria, mande-a como anexo e redija o

email com poucas linhas, comentando o contedo.

Revise tudo antes de enviar: erros gramaticais passam a idia de negligncia e despreparo.

Em videoconferncia, planeje a reunio e os detalhes da mensagem que pretende

transmitir.

V diretamente ao assunto, sem muitos rodeios Lembre-se: nada substitui a comunicao pessoal. De vez em quando, faa uma visita, v at o outro setor, marque um almoo, convide para que o visitem. Ative o contato pessoal.

Barreiras da comunicao

O que pode dificultar ou distorcer a comunicao eficaz

Filtragem: Quem conta um conto, aumenta um ponto Manipulamos a informao para que seja vista de maneira favorvel, como gostaramos que fosse. Na ascendente interferem fatores de medo de dar ms notcias ou desejo de

agradar o lder.

Barreiras da comunicao

O que pode dificultar ou distorcer a comunicao eficaz

Percepo seletiva: Receptor escuta com base nas prprias necessidades , motivaes, experincia, etc... Receptor projeta interesses e expectativas quando decodificam mensagens Seleciona o que quer ouvir e, normalmente no capta o verdadeiro contedo da mensagem.

Se ficar preocupado com o que responder, escutar mais seletivamente ainda.

Preconceitos e esteretipos ajudam a atrapalhar a comunicao. Tambm h limites dos rgos sensoriais

Barreiras da comunicao

O que pode dificultar ou distorcer a comunicao eficaz

Sobrecarga de informao: Quantidade de informaes excedem capacidade de processamento. Conseqncia: selecionam, ignoram ou esquecem e rejeitam novas informaes

H perda de informaes e comunicao menos eficaz.

Barreiras da comunicao
O que pode dificultar ou distorcer a comunicao eficaz
Emoes: Maneira como o receptor sente-se influencia a maneira de interpret-la. Deixamos de lado a racionalidade e objetividade e damos lugar somente s emoes Estados emocionais mais extremos (euforia ou depresso) impedem mais a comunicao eficaz.

Barreiras da comunicao
O que pode dificultar ou distorcer a comunicao eficaz
Linguagem:as palavras tm significados diferentes para pessoas diferentes (idade, educao, histrico cultural) Escolher as palavras que sejam da realidade do grupo receptor. Evitar palavras imponentes Evitar palavras de baixo calo, grias No pecar pelo exagero de termos tcnicos, estrangeirismos ou simplrio demais.

Silncio como comunicao

uma poderosa forma de comunicao

Pode significar que a pessoa est pensando, contemplando, ansiosa ou com medo
de falar, sinal de concordncia, de divergncia, frustrao ou raiva.

Comunicao e a educao

Segurar a porta de entrada, do elevador ou do restaurante para o outro a encontrar

aberta, simples e demonstra educao , generosidade e gentileza.

Simptico pessoa beneficiada e a todos que esto sua volta. Sempre que encontrar uma notcia ou tiver acesso a informaes que estejam relacionadas com a atividade profissional ou hobby de um colega, encaminhe para ele. Incluir na conversa uma pessoa tmida ou que se sinta deslocada numa reunio Usar o muito obrigado, por favor, parabns,

Gentileza nunca sai de moda

Resumo e implicaes
Distores, ambiguidades e inconsistncias aumentam a incerteza.

Quanto menor a incerteza, maior a satisfao do trabalhador.

Inconsistncias entre o verbal e no verbal aumentam a incerteza e reduzem a satisfao.

H uma relao positiva entre a produtividade e a comunicao eficaz. Para tornar a comunicao eficaz: escolha do canal adequado, escuta eficaz e a utilizao do feedback.

A clareza nos objetivos a serem atingidos, nos critrios de determinao e mensurao do desempenho levam motivao para realizao.

Informaes honestas e precisas influenciam at na rotatividade de pessoal

ATENO: Algumas regras de comunicao na empresa

Primeira regra e talvez a mais importante: NO GERAR CONFLITOS EM

COMUNICAES, principalmente ESCRITAS.

Evitar comunicaes longas em email. Informar sempre a empresa (RH), sobre possveis problemas existentes por falta de informao. Evitar troca de email para soluo de problemas se os interlocutores estiverem na mesma unidade. Utilizar a comunicao pessoal. No copiar outras pessoas em temas que no conseguir solucionar, marque uma reunio e busque alternativa e em ltimo caso EMAIL comunicando o problema. A utilizao de email desta forma s desgasta as relaes e gera conflitos e ser

tratada pela empresa em outra instncia.

Se souber de algum problema relacionado a algum, d feedback e assim evite conversas que no levam a nada.

Com uma comunicao eficaz no existem mal entendidos...

Obrigado!!!