CONTROL INTERNO

"Los grandes conocimientos engendran las

grandes dudas."
ARISTOTELES

DEFINICION
Proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y, otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a as se estn logrando los objetivos siguiente Confianza en los reportes financieros Efectividad y eficiencia de las operaciones Cumplimiento con leyes y reglamentaciones que sean aplicables.

CLASES DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO. Acciones vinculadas con las polticas administrativas. Est ligado directamente a las funciones administrativas como son el planeamiento, organizacin, direccin y control. CONTROL INTERNO FINANCIERO. Esta relacionada con la custodia de los bienes y la verificacin de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros Las transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfico de la administracin.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIN DEL RIESGO ACTIVIDAD DE CONTROL INFORMACIN Y COMUNICACIN SUPERVISN Y SEGUIMIENTO

AMBIENTE DE CONTROL
Definicin el ambiente de control se refiere a las disposiciones generales, actitud vigilante y acciones tomadas por parte de los directores y la gerencia, que permitan lograr un impacto en la eficacia de los procedimientos de controles especficos.

EVALUACION DE RIESGO

Es el proceso de evaluar la eficacia que los sistemas de contabilidad y control interno poseen para prevenir o detectar distorsiones materiales en los estados financieros.

ACTIVIDADES DE CONTROL
Definiciones: Segn Guas de INTOSAI: Son polticas y procedimientos establecidos para disminuir los riesgos y lograr los objetivos de la entidad. LA efectividad depende de ser apropiadas, funcione consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un periodo, ser razonables y estar relacionadas directamente con los objetos de control. Segn Coso: Son acciones de las personas para implementar las polticas, para asegurar que se estn llevando acabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos. Segn la Norma Tcnica de Auditoria Se refiere a las acciones que realiza la administracin de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes por que implican la forma correcta de hacer las cosas, valindose de polticas y procedimientos.

A. Preventivo

Procedimientos de autorizacin y aprobacin. Segregacin de funciones (autorizacin, procesamiento, archivo y revisin). Controles sobre el acceso a los recursos y archivos

LAS ACTIVIDADES DE CONTROL INFLUYEN UN RANGO DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS COMO:

B. Deteccin

Verificaciones Conciliaciones Revisin de desempeo operativo

C. Preventivas como de deteccin

Revisin de operaciones, procesos y actividades. Supervisin (valoracin, revisin y aprobacin, direccin y capacitacin)

INFORMACIN Y COMUNICACIN

Componente que no solo alcanza a la direccin de la empresa o gerentes, sino tambin a los trabajadores en sus diferentes reas y niveles, pero en diferentes formas.

SUPERVISN Y SEGUIMIENTO
La supervisin y seguimiento, es de competencia de la administracin y de los respectivos jefes de las reas funcionales; sin embargo, en las entidades que cuentan con auditoria interna, la alta direccin encomienda este trabajo al rgano de control, quien cumple esta labor eficazmente por su amplio conocimiento en materia de control.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

PLAN DE ORGANIZACIN NIVELES DE AUTORIZACIN. PRACTICAS SANAS PERSONAL IDNEO AUDITORIA INTERNA

PLAN DE ORGANIZACIN
Comprende bsicamente la estructura orgnica donde se establece claramente las lneas de autoridad y responsabilidad de las diferentes reas y niveles de la organizacin, para lo cual, todo esto deber constar en un MOF debidamente aprobado por la alta direccin de la empresa.

Deficiencias frecuentes que se generan por la organizacin inadecuada: Manual de Organizacin y Funciones desactualizados y sin aprobacin por la alta direccin. Falta de asignacin de funciones especificas por escrito a los trabajadores. Duplicidad de algunas funciones. Personal no calificado ocupa puestos claves. Existen continuas fricciones entre los jefes de departamentos o reas, lo que genera que no haya espritu y armona de trabajo de equipo. El ejecutivo mximo de la empresa se encuentra sobre cargado de problemas, debido a que demasiadas personas le informan directamente, etc.

NIVELES DE AUTORIZACIN

En estos aspectos, es conveniente que la empresa contemple lo siguiente: Niveles de autorizacin claramente definidos (limitar el nmero de personas y contar con lo manuales y directivas). Registros y formularios adecuados. Plan de cuentas apropiado para la empresa.

PRACTICAS SANAS
Constituye los diversos requerimientos o medidas tcticas que se lleva a cabo en una empresa para lograr los objetivos y metas previstas. Entre las prcticas sanas ms usadas tenemos: Tener un registro de proveedores. Solicitar cotizaciones de precios a diferentes proveedores en las adquisiciones de bienes y servicios. Hacer que el departamento de contabilidad, verifique las facturas y documentacin sustentatoria, antes del pago. Efectuar reuniones de comit de gerencia peridicamente para resolver problemas importantes en forma directa, etc.

PERSONAL IDNEO
Es muy importante sealar que uno de los elementos bsicos en que se apoya un adecuado sistema de control interno, es la idoneidad de sus recursos humanos, En tal sentido, debe reconocerse la importancia que tiene el capital humano, por lo que, la Gerencia debe establecer una adecuada poltica laboral, que incluya normas y procedimientos para el reclutamiento, seleccin, control de asistencia, evaluacin de desempeo, estmulos, sanciones, capacitacin, etc.

AUDITORIA INTERNA

La Auditoria Interna constituye un elemento de gran apoyo a la alta direccin para evaluar la gestin y control interno en particular, detectando las debilidades para prevenir errores y anormalidades mediante sus recomendaciones.

PRINCIPIOS BSICOS DEL CONTROL INTERNO

RESPONSABILIDAD DELIMITADA SEPARACIN DE FUNCIONES DE CARCTER INCOMPATIBLE EVITAR TENER RESPONSABILIDADES DE TRANSACCIONES COMPLETAS SELECCIN DE SERVIDORES HABILES Y CAPACITADOS APLICACIN DE PRUEBAS DE EXACTITUD

PRINCIPIOS BSICOS DEL CONTROL INTERNO

ROTACIN DE TRABAJADORES FIANZAS DE SERVIDORES QUE MANEJAN RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCCIONES POR ESCRITO USO DE CUENTAS DE CONTROL USO DE EQUIPOS MECNICOS Y/O ELECTRNICO CON DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD. PARTIDA DOBLE USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS USO LIMITADO DE DINERO EN EFECTIVO USO MINIMO DE CUENTAS BANCARIAS DEPOSITOS INTACTOS E INMEDIATOS.

FASES DEL ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno, como base para establecer el grado de confianza que merece y consecuentemente, para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoria. COMPRENSIN DEL CONTROL INTERNO. EVALUACIN PRELIMINAR DEL SISTEMA PROCEDIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO REEVALUACIN DE LOS CONTROLES LIMITACIN O MODIFICACIN DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

CICLO DE AUDITORIA
Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisicin de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo. Ciclo de nmina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos. Ciclo de tesorera. Comprende el manejo de los fondos de la empresa Ciclo de produccin. Consiste en la transformacin de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta. Ciclo de informacin financiera. Comprende la preparacin de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un perodo determinado.

CONTROLES CLAVES
Los controles claves se ubican donde se realizan las transacciones claves, que no necesariamente tiene que referirse solo a operaciones por montos significativos, sino tambin aquellas vulnerables que puede representar un alto grado de error.

METODOS DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

METODO DESCRIPTIVO Consiste en una descripcin detallada de las caractersticas del sistema que se est evaluando, tales como funciones, procedimientos, registros, empleados y departamento que interviene en el sistema. METODO GRAFICO O CURSOGRAMAS Consiste en utilizar como herramienta los curso gramas o flujo gramas. Este mtodo permite representar grficamente los circuitos operativos, tales como procedimientos que sigue una operacin o flujo de un documento desde su origen.

SIMBOLOGA Y SIGNIFICADO PARA EL USO DE CURSOGRAMAS:

PROCESO. DECISIN DOCUMENTO TERMINAL CONECTOR CONECTOR CON OTRA PGINA O SECUENCIA ARCHIVO

SIMBOLOGA Y SIGNIFICADO PARA EL USO DE CURSOGRAMAS:

ALMACENAMIENTO FUERA DE LINEA.ENLACE DE COMUNICACIN.TARJETA PERFORADA.CINTA PERFORADA.CINTA MAGNETICA.ALMACENAMIENTO EN LINEA.VISUALIZACION.ENTRADA Y SALIDA.OPERACIN MANUAL.ENTRADA MANUAL.OPERACIN AUXILIAR.-. CRUCE DE LINEAS.-

METODO DE CUESTIONARIO

Este mtodo es muy usado en nuestro medio y consiste en utilizar una lista de preguntas previamente elaboradas sobre aspectos bsicos del sistema, tales como: la forma como se maneja las transacciones y las personas que intervienen en el proceso. El Auditor, al aplicar el cuestionario no debe conformarse con una simple contestacin a su pregunta, sino que algunas respuestas deben ser confirmadas. En la prctica estos mtodos se combinan para lograr los propsitos de la evaluacin que se persigue. A continuacin, trataremos sobre la aplicacin del mtodo de cuestionarios.

HOJA DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Una vez concluida la aplicacin del cuestionario, el auditor procede a elaborar aloja de deficiencias de control interno, para lo cual, tendr en cuenta lo siguiente: Generalmente, las observaciones (deficiencias) son aquellas cuyas respuestas a las preguntas fueron NO, salvo ciertas excepciones que se explica en la misma pregunta. Como resultado de la evaluacin el auditor podr variar el alcance de su examen, ampliando o restringiendo las pruebas y/o procedimientos sustantivos para cada rubro, a fin de apoyar adecuadamente su opinin sobre los estados financieros examinados. En caso, de que las variaciones en el alcance del examen fueran significativas, el auditor comunicar este hecho al supervisor para su modificacin del programa de auditoria.

"Saber que se sabe lo que se sabe y que no se sabe lo que no se sabe; he aqu el verdadero saber.

CONFUCCIO