GESTION DE EVENTOS ESPECIALES

CAPITULO I: CONCEPTOS GENERALES

INTRODUCCION
El TURISMO DE REUNIONES es un subsector del turismo Cada vez adquiere mayor relevancia ya que contribuye a la DIVERSIFICACION DEL PRODUCTO TURISTICO. Es necesario reunir condiciones de infraestructura, calidad y capacitacin de personal.

TIPOS DE REUNIONES
En Mxico el trmino que identifica a las diferentes formas de reuniones se utilizan de manera indistinta. Existen diferentes tipos de reuniones atendiendo a sus objetivos, nmero de participantes, orientacin y grupo que los promueve. Las confusiones ms notorias se dan en la asignacin de los trminos CONGRESO Y CONVENCION

CONGRESO
Reunin formal generalmente peridica Su objetivo es dar a conocer, analizar o intercambiar opiniones a cerca de avances o investigaciones De contenido cientfico, cultural, educativo, econmico, poltico Cada participante paga una cuota de inscripcin Tiene la opcin de elegir el hotel y servicios adicionales Son promovidos por una asociacin, sociedad, colegio profesional, federacin o universidad Se desarrollan en sesiones plenarias y sesiones simultneas de trabajo Suele durar varios das con gran concurrencia

CONVENCION
Reuniones COMERCIALES o INDUSTRIALES Su objetivo es dar a conocer un producto, marketing o motivacionales Promovidas por compaas privadas ( analizan marcha de la empresa ) Convocatorias cerradas ( solo participan miembros de la empresa o personas afines ) La empresa que convoca patrocina el evento No hay cuota de inscripcin, sin periodicidad

CONGRESO LOS CONVOCAN Asociaciones o instituciones pblicas Asociacin, colegio profesional, federacin, universidad. NO comercial

CONVENCION Empresas

PROMOVIDAS POR

Son reuniones de empresas

ORIENTACION

Comercial, industrial o motivacional SIN cuota de inscripcin

INSCRIPCION

Cuota de inscripcin. Opcin de elegir servicios

CONGRESO OBJETIVO Dar a conocer, analizar o intercambiar opiniones a cerca de avances, investigaciones o conocimientos del tema o ciencia de que se trate

CONVENCION Analizar el avance de una empresa, imagen de mercado, resultados. Como elemento integrador

CONTENIDO

Cientfico, cultural, Conocimiento del educativo, producto, econmico, poltico funcionalidad Normalmente abiertas Cerrada

CONVOCATORIAS

CONGRESO CONCLUSIONES Pblicas y difundidas con la mayor amplitud posible Generalmente peridicas ( anual ) Numerosa ( 250 a 1000 pax )

CONVENCION Depende del objetivo con el que se realice De acuerdo a las necesidades de la empresa Grupos pequeos desde 20, 50 hasta 500 delegados

PERIODICIDAD O CELEBRACION ASISTENCIA

CONFERENCIA
Su objetivo puede ser estudiar y esclarecer un problema comn, negociar soluciones o elaborar acuerdos. Reunin formal Disertacin o DISCURSO en pblico sobre algn asunto de inters general

SEMINARIO
De carcter educativo No supera los 30 integrantes Comparten experiencias acerca de un tema en particular Bajo la direccin de un experto en la materia Su finalidad es la investigacin cientfica, trabajo en equipo Es esencial la colaboracin cientfica alumno-director del seminario Para su realizacin puede dividirse en grupos de trabajo

GRUPOS DE TRABAJO
Reunin de grupos pequeos Su finalidad es estudiar con detalle un problema concreto Establecen recomendaciones

SIMPOSIO
Reunin de expertos Exponen y tratan cuestiones referentes a un determinado tema Integrada por un conjunto o serie de exposiciones verbales en torno a un tema central Dirigido por un moderador Es una tcnica de intercambio de informacin para profundizar acerca de un tema o coordinar las actividades de una investigacin Incluye preguntas, dilogo con asistentes al final de cada exposicin o sesin

COLOQUIO
Reunin semiformal MULTIDISCIPLINARIA Integrada por nmero restringido de especialistas ( mximo 25 ) Invitados por una institucin promotora ( generalmente cientfico ) Su objetivo es analizar un tema cientfico desde diversas perspectivas Puede debatir una problemtica sin que necesariamente haya un ACUERDO

FORO
Reunin informal sin orden del da Con participacin abierta a todos los asistentes Cada uno tiene la oportunidad de desarrollar y exponer libremente un tema general ( sin previa preparacin ) No es necesario redactar conclusiones Requiere de un moderador Se tiene un tiempo determinado para su exposicin Inician con la intervencin de un experto que de manera informal ( 15 20 min ) exponen su punto de vista y opinin Posteriormente el grupo en su totalidad inicia la discusin del tema

PANEL
Reunin de un grupo pequeo de personas ( 4 a 6 ) multidisciplinario Discuten entre s un asunto ante un auditorio a modo de dialogo o conversacin interactuando entre ellos mismos Exponen puntos de vista particulares El dilogo se inicia cuando el moderador formula una pregunta clave Tambin conocido como PANEL DE DISCUSION

ASAMBLEA
Reunin ordinaria o extraordinaria de los miembros de una organizacin Se utiliza para la toma de decisiones de asuntos administrativos Es presidida por una mesa directiva compuesta por presidente, vocal ( es ) y escrutadores para el conteo de votos Se requiere 50% + 1 miembro para considerarse legal Con menos del 50% se considera informativa por lo que se decida no tendr valor legal

MESA REDONDA
Tcnica de dinmica de grupos formado por un grupo de expertos ( 3 a 6) Sostienen puntos de vista diferentes Deben dominar el tema, tener habilidad de exponer y defender sus opiniones y mantener un tono de conversacin informal Cada integrante puede representar una corriente de pensamiento Se obtiene informacin variada y objetiva debido a la confrontacin de enfoques El coordinador formula preguntas, resume y coordina intervenciones No se desarrolla frente a un pblico

ROLE PLAYING O DRAMATIZACION

Dos o ms personas representan una situacin de la vida real Su objetivo es que pueda ser mejor comprendida y tratada por el grupo Se puede utilizar para aprender tcnicas de negociacin entre empresarios y sindicatos ( un grupo puede hacer de empresa y otro de sindicato )

WORKSHOP
Tcnica utilizada especialmente en ferias Concebido como un foro de contratacin profesional El carcter expositor no tiene tanta importancia Su objetivo es crear un marco de trabajo adecuado para estimular y facilitar las contrataciones entre la oferta bsica y los canales de distribucin profesional Los gastos son absorbidos por los vendedores Tiene carcter de compra-venta En turismo se presenta nicamente la oferta del pas Se organizan actividades complementarias o paralelas como mostrar a los visitantes el producto in situ

VIAJES DE INCENTIVO
Son viajes-premio organizados por las empresas para sus empleados, distribuidores o clientes ms destacados Su objetivo es la motivacin y estmulo para garantizar y mantener un elevado nivel de productividad comercial y de servicio Predomina un programa de ocio e incluye seminarios motivacionales, actividades para mejorar la autoestima En algunos pases son deducibles de impuestos

EXPOSICIONES
Presentaciones pblicas de productos industriales o de artes y ciencias Su finalidad es estimular la produccin, comercio o la cultura Se utilizan como complemento de congresos y convenciones

FERIAS
En sentido turstico son instalaciones donde se exponen productos de un solo ramo industrial, comercio o servicios para su conocimiento, promocin y venta Constituyen punto de encuentro de profesionales

CLASIFICACION DE LAS FERIAS

Por su frecuencia de celebracin: peridicas u ocasionales Por su grado de especializacin: genricas ( producidas por empresas de diversos sectores ) o especializadas ( bienes de un nico sector ) Por el tipo de visitantes :de pblico general o profesionales Por el origen de expositores y visitantes : locales, regionales, nacionales o internacionales

 Existen diferentes tipos de eventos que pueden realizarse Algunos no son propiamente reuniones, sin embargo amplan la comercializacin de la infraestructura de reuniones Se encuentran: asociaciones e instituciones, empresas, segmentos sociales como culturales, eventos de tipo familiar, social, poltico, religioso, recreativo y deportivo.

SEGMENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES QUE ORGANIZAN REUNIONES

ASOCIACIONES E INSTITUCIONES
Congresos Convenciones Seminarios Simposios Juntas Cursos

EMPRESAS
Convenciones Incentivos Ferias Simposios Seminarios Conferencias Cursos

EVENTOS DE TIPO CULTURAL

Exposiciones de pintura, artesanales, etc. Exposiciones fotogrficas Obras de teatro Manifestaciones folklricas

EVENTOS DE TIPO FAMILIAR

Bodas Bautizos Cumpleaos Comuniones Bienvenidas Despedidas

EVENTOS DE TIPO SOCIAL

Desfiles de moda Torneos Fiestas para colectar fondos Concursos de belleza Carnavales Bailes Espectculos

EVENTOS DE TIPO POLITICO

Ruedas de prensa Inauguraciones Colecta de fondos Debates Ceremonias y homenajes a celebridades Celebraciones de triunfos polticos

EVENTOS DE TIPO RELIGIOSO

Conciertos Fiestas patronales Peregrinaciones Retiros espirituales Semana Santa

EVENTOS DE TIPO RECREATIVO

Corridas de toros Juegos de azar Fiestas Torneos de ajedrez, domin, etc. Concursos de baile

EVENTOS DE TIPO DEPORTIVO

Competencias ( olimpiadas, rally, etc. ) Homenajes Celebraciones

CAPITULO II: IMPORTANCIA DEL TURISMO DE REUNIONES

ORIGEN Y EVOLUCION DE LAS REUNIONES

ORIGENES A NIVEL INTERNACIONAL . 1681 Congreso Internacional de Medicina ( Roma ) .1814 Congreso de Viena ( intergubernamental para restablecer las divisiones territoriales de Europa ) .Mediados del S. XIX se convirtieron en manifestaciones formales y peridicas .1900 Exposicin Universal de Pars .1958 Convention Bureau de Blgica primera oficina de convenciones internacional .EU inici antes actividades sin tanto xito como en Europa .Jim Collings ejecutivo de ventas del Chicago Conrad Hilton se le atribuye el trmino CONVENTION SERVICE MANAGER

 ORIGENES A NIVEL NACIONAL 1929 Reunin de la Asociacin de Agentes de boletos de ferrocarriles americanos 1930 Primeras convenciones de las compaas de seguros 1935 Rotary Club International 1939 Asociacin de Hoteles americanos y texanos 1968 Seminario de la Cmara Americana de Comercio de la ciudad de Mxico en Cocoyoc 1973 Se inaugura el Centro de Espectculos y Exposiciones de Acapulco hoy Centro Cultural y de Convenciones de Acapulco

PRINCIPALES CENTROS DE CONVENCIONES

Centro de Convenciones de Puebla World Trade Center D.F. WTC Veracruz Centro de Convenciones de Cancn

CARACTERISTICAS DE LAS REUNIONES INTERNACIONALES

Organizadas y/o patrocinadas por organizaciones internacionales que aparecen en el Yearbook of International organizations y en el International Congress Calendar Incluyen congresos, convenciones, seminarios, simposios, etc. Mnimo de participantes: 300 Mnimo nmero de extranjeros : 40 % Mnimo nmero de nacionales : 05 Duracin mnima : tres das

EVOLUCION DEL MERCADO

El turismo de reuniones ha crecido aceleradamente desde sus inicios: de 1950 a 1960 increment un 130%, para 1990 increment un 964.5% con respecto a 1950. En la actualidad existe ciudades especficos cuya principal oferta turstica es de reuniones

IMPACTO ECONOMICO ( Europa 1995 )

SEGMENTOS Viajes de negocios individuales Conferencias / Congresos VOLUMEN DEL NEGOCIO ( millones de euros ) 115 000 5 450 PORCENTAJE DEL SECTOR 70.8 3.3.

Negocios incentivos
Viajes incentivos Exposiciones / Ferias TOTAL

20 420
5 900 17 700 162 470

12.6
2.4 10.9 100

OTROS BENEFICIOS ECONMICOS

Efecto Multiplicador Generacin de empleos Balanza de pagos Desarrollo regional Generacin de rentas fiscales Modificacin de la estructura del consumo Impacto sobre los precios

IMPACTO CIENTIFICO
El turismo de reuniones no solo genera beneficios econmicos Genera intercambio de ideas, experiencias, investigaciones y descubrimientos Los beneficiados directos son los participantes Los beneficiados indirectos tienen un alcance mayor en funcin de la aplicacin de las investigaciones en la sociedad.

GASTO PROMEDIO POR CONGRESISTA

Generalmente las estadsticas toman como referencia los gastos en la ciudad sede excluyendo gastos de transporte e inscripcin. Se estima que el gasto promedio por delegado por da es aproximadamente de $ 500.00, cantidad que incluye desde transporte hasta souvenirs.

ESTADA PROMEDIO
Existe una gran diferencia entre la duracin de una reunin y la duracin de la estancia de los delegados Se debe considerar que antes y despus de la duracin oficial se organizan actividades tursticas Lo anterior influye sobre los beneficios econmicos para el lugar sede Al menos 1 da: reuniones nacionales 1.5 a 2.5 das : reuniones internacionales Cabe sealar que las tendencia son una disminucin en cuanto a la duracin de las reuniones en general pero un aumento en el nmero de reuniones pequeas as como en el promedio de participantes

LDERES A NIVEL MUNDIAL

PAISES LIDERES Estados Unidos Francia Gran Bretaa Alemania Italia Holanda Espaa Blgica Pars Londres Estrasburgo Roma Amsterdam Madrid Bruselas CIUDADES LIDERES Washington

Austria Suiza

Viena Ginebra

IMPORTANCIA DEL SEGMENTO DE REUNIONES

a) Beneficios para la sede Impacto econmico ( captacin de divisas ) Motor del sector turstico no solo complemento del turismo tradicional Opcin para la diversificacin de la oferta Opcin para disminuir la estacionalidad Desarrollo sectorial Promocin

b) Beneficios para Centros de Convenciones . No se construyen con el objetivo de generar utilidades por s mismos . Generan ocupacin hotelera, conocimiento, imagen, prestigio y promocin a la sede . Son creados, en su mayora, con capital mixto entre gobierno y particulares

c) Beneficios para los Hoteles . Absorben la mayora de los gastos derramados por los congresistas . Un congresista es considerado como un turista de lujo ya que gasta de 3 a 5 veces ms que un turista vacacional . Compensa los ndices de ocupacin ( carcter pluriestacional )

TENDENCIAS DEL TURISMO DE REUNIONES

El mercado de exposiciones y ferias experimenta un crecimiento sostenible Las reuniones pequeas aumentan en relacin a los grandes eventos La modernizacin de los aspectos tcnicos y decorativos de los centros son imposicin Los turistas de reuniones exigen cada vez ms implantacin de modelos de calidad La demanda de sol y playa tiende a caer fortaleciendo otros sectores

 Hay una creciente preferencia por programas que incorporan actividades al aire libre o culturales ( Brasil ) La participacin de las esposas permanece virtualmente importante ( EU ) Ms fiestas tema y ms programas incluyen un elemento de trabajo ( Blgica ) Ms tiempo libre para los participantes ( Canad ) Resorts exticos permanecen con alta tendencia ( Australia )

CAPITULO IV : ORGANIZACIN DE UN EVENTO

PLANIFICACION
El primer paso para la planificacin es decidir la manera en que se organizar la reunin en cuestin : contratando los servicios de un profesional o que la propia empresa organice el evento por s misma. En el segundo caso se deber nombrar a un comit organizador.

COMIT ORGANIZADOR
Dentro de los comits especializados se encuentran : Presidente, vicepresidente, secretario y tesorero 1.- Finanzas 2.- Programa 3.- Alojamiento 4.- Recepcin y hospitalidad 5.- Festejos 6.- Publicidad 7.- Relaciones Pblicas

8.- Ornato y rotulacin 9.- Registro 10.- Transporte 11.- Exposiciones 12.- Personal 13.- Servicios generales 14.- Comit de honor

Una vez que se ha nombrado al presidente y formados los comits debern responderse las siguientes preguntas : Para qu se lleva a cabo al reunin ? Definir objetivos Razones que justifiquen la reunin

 Cuntas personas van a asistir y quines ? . Pronstico del nmero de participantes . Si solo sern empleados de la compaa . Definir tcnicas grupales . Grado de especializacin de los ponentes . Seleccionar fechas que no afecten a participantes

 En dnde van a sesionar y a hospedarse los asistentes ? . Asegurarse de la disponibilidad de espacios .Considerar la capacidad de la oferta hotelera

FUNCIONES GENERALES DE LOS COMITES

PRESIDENTE Es quien tiene la mayor responsabilidad del evento y prcticamente sobre quien recae el xito o fracaso del mismo : planea, organiza, dirige y controla las actividades de los comits especializados

VICEPRESIDENTE . Representa y suple al presidente en caso necesario . Supervisa actividades . Consigue el mayo numero de patrocinios

SECRETARIO .Programa juntas con comits . Convoca y garantiza asistencia . Da seguimiento a los acuerdos que se tomen . Maneja la agenda . Elabora actas de juntas

TESORERO . Elabora presupuestos de ingresos y egresos . Vigila el desarrollo de dichos programas . Determina cmo y cundo debe ingresar el dinero . Implanta polticas para fechas de pagos . Presenta al comit organizador estados financieros . Hace ajustes de presupuestos . Responsable del dinero y su uso

COMIT DE FINANZAS
Solicita a cada comit sus presupuestos de ingresos y egresos Junto con el tesorero ajusta presupuestos Establece polticas especficas ( formas de pago , condiciones, etc. ) Entre los ingresos y egresos se encuentran :

INGRESOS

EGRESOS

Cuotas de inscripcin
Financiamient os temporales

Personal ( sueldos )
Alquiler de reas de sesin y exposiciones Promocin Decoracin

Financiamient os definitivos Renta de espacios para exposicin

Huspedes e invitados especiales Transporte local Otros gastos

COMIT DE PROGRAMA
Elabora plan y programa ( temas, tiempos ) y lo entrega a publicidad Decide el tema general del evento Determina ponentes y les solicita material requerido para su exposicin, acordando condiciones de viticos Realiza acuerdos con el comit de festejos en relacin de eventos sociales Invita ponentes ( solicita curriculum ) Elabora y prepara material para mesas de trabajo Recibe, da bienvenida y despide a ponentes Responsable de la inauguracin y clausura Atiende necesidades de ponentes

COMIT DE ALOJAMIENTO
Proporciona a huspedes y delegados habitaciones satisfactorias en comodidad, calidad y precio. Elabora presupuestos en diferentes opciones Realiza reservaciones mediante un contrato o convenio Proporciona al comit de publicidad informacin de hoteles Entrega a los hoteles lista de personas que se hospedar

COMIT DE RECEPCIN Y HOSPITALIDAD

Anfitrin en todos los actos del congreso Planifica si habr recepcin especial para oradores, invitados y dems participantes Organiza grupo de edecanes y programa sus actividades Recibe y da bienvenida en aeropuerto o terminal correspondiente Proporciona cortesas a invitados especiales y oradores para eventos sociales Provee un escritorio de hospitalidad y recepcin para participantes

COMIT DE FESTEJOS
Organiza y realiza en coordinacin con el comit de programa, los eventos sociales de la reunin :banquetes, visitas por la ciudad, etc. Elabora programa para acompaantes Proporciona y orienta a participantes acerca del lugar sede

COMIT DE PUBLICIDAD Y RELACIONES PBLICAS

Disea material promocional ( logotipo, cartel, folletos, etc. ) para campaa publicitaria Disea diplomas, gafetes, invitaciones Invita a la prensa al evento Integra carpeta o portafolio Proporciona discursos Contrata fotgrafos oficiales Organiza ruedas de prensa Promueve el evento en medios de comunicacin Enva cartas de agradecimiento

Componentes de la carpeta o portafolio .Presentacin : institucin que organiza, lugar y fecha del evento .Carta de bienvenida .Programa del evento .Presentacin de los miembros del comit .Informacin general del lugar sede .Informacin n del centro del hotel o convenciones : ubicacin, salas, etc. ) .Informacin de las formalidades .Informacin de patrocinadores .Hojas en blanco para notas .Pluma, lpiz .Resumen de ponencias ( al final del evento ) . Detalle ( pin, etc. )

COMIT DE ORNATO Y ROTULACIN

Decora salones ( para reuniones, banquetes y eventos especiales ) Enva cortesas a habitaciones Provee de mens impresos y tarjetas de asignacin de lugares Elabora y coloca sealtica Realiza avisos de cambios de programa Este comit solo se utiliza cuando la organizacin cuenta con sus propios espacios o salas

COMIT DE REGISTRO
Disea formatos de registro Determina procedimiento de registro Realiza preinscripcin Registra participantes, acompaantes Proporciona facilidades para cambio de moneda Cuenta con lista de participantes Hace entrega de diplomas

COMIT DE TRANSPORTE
Obtiene precios especiales en lneas areas, autobuses, ferrocarriles, etc. Realiza contratos de autobuses para traslado interno Realiza y vigila la transportacin del y hacia el aeropuerto, dentro de la ciudad, viajes pre y posconvencin.

COMIT DE EXPOSICIONES
Obtiene los espacios requeridos para las exposiciones Selecciona el lugar, elabora planos Con el comit de publicidad prepara folletos con informacin de precios, diagrama, servicios, etc. Ayuda a expositores a realizar trmites necesarios ante oficinas de gobierno correspondientes Proporciona servicios de montaje y desmontaje de stands

COMIT DE PERSONAL
Se encarga de facilitar a los expositores el personal requerido en cada momento:
PERSONAL REQURIDO Edecanes Decoradores Electricistas Seguridad Guas de turistas Secretarias Personal de limpieza Tcnico en sonido Carpinteros Pintores Choferes Servicios mdicos

COMIT DE SERVICIOS GENERALES

Apoyo directo para los dems comits Apoya en montaje y desmontaje de salones Ayuda a publicidad a entregar material Elabora y graba CD con conclusiones y memorias Fotocopia textos Graba discursos

COMIT DE HONOR
Su funcin es meramente honorfica Su presencia slo tiene lugar en los actos solemnes de inauguracin y clausura del evento Puede estar integrado por el Presidente de la Repblica, algn Secretario de Estado. Gobernador, presidente municipal, director o gerente de alguna institucin o personalidades destacadas del lugar sede.

CAPITULO V: GERENCIA DE GRUPOS Y CONVENCIONES EN UN HOTEL

FUNCION ES DE LA GERENCIA
Es responsable del manejo de los grupos a partir del momento en que se hacen definitivos ( cuando se hace el depsito ) y hasta su conclusin total Recibe los depsitos restantes como lo estipula el contrato Solicita al coordinador del grupo el programa de actividades para ofrecerle el mayor nmero de actividades posibles dentro del hotel Realiza bloqueo de habitaciones, reas y salones para eventos Realiza juntas de preconvencin con el cliente

 Responsable de cubrir todas las necesidades del grupo en casa Avisa y aplica cargos por cancelacin, reducciones y no shows de acuerdo con el contrato Verifica que los cargos a cuentas maestras sean correctos Enva cartas de agradecimiento Se mantiene en contacto con clientes (repetitivo)

TERMINILOGIA DE GRUPOS EN UN HOTEL

La terminologa puede variar de un hotel a otro La mayora clasifican a los grupos segn los siguientes criterios : a) Estatus b) Objetivo que persiguen c) Segmento de mercado d) Fechas de arribo al hotel

a) Grupos segn su estatus

GRUPO PROSPECTO . Existe una remota posibilidad de ser cliente del hotel .Se le debe dar seguimiento . Es un grupo que solicit informacin a cerca de los servicios del hotel ( disponibilidad, planes, instalaciones, formas de pago, etc. ) . Se le debe enviar kit de informacin, abrir un expediente temporal y mantener comunicacin . Si el grupo acepta la propuesta del hotel pasa a ser GRUPO TENTATIVO

GRUPO DEFINITIVO Se convierte en definitivo en el momento en que el grupo deposita la cantidad sealada por el hotel para asegurar en nmero de habitaciones y salones en las fechas previamente establecidas Tambin se le conoce como grupo materializado , garantizado, firme o confirmado Los siguientes procedimientos son: estar pendientes de los siguientes depsitos segn fechas asignadas, elaborar programa de eventos, solicitar lista de acomodo y convocar y realizar juntas de preconvencin

GRUPO CANCELADO . Es un grupo que siendo tentativo o definitivo CANCELA su reservacin . Los grupos prospecto NO se consideran cancelados en caso de no ser confirmados

GRUPO EN CASA . Grupo que ha llegado al hotel . Se considera desde su entrada hasta la salida . El nombre surge a partir de que todas sus necesidades debern ser atendidas como en su casa.

GRUPO MUERTO . Es aquel que se hizo definitivo, estuvo hospedado en el hotel y ha concluido su estancia . Su expediente debe guardarse por 5 aos como evidencia fiscal . Sirve para detectar personas clave en la toma de decisiones para futuros eventos

b) GRUPOS SEGN EN OBJETIVO QUE PERSIGUEN

Los grupos ms comunes son : GRUPO DE FAMILIARIZACION . Visitan el hotel para conocer su infraestructura . Pueden ser con objetivos particulares: como parte del programa de promocin del hotel o como programa de un tour operador o agencia de viajes . Tienen un itinerario de recorrido por las instalaciones para conocerlas con detalle.

GRUPO DE INSPECCION Es aquel que llega al hotel para comprobar la infraestructura o los servicios de ciertas reas del hotel con el objetivo de verificar que cumplan con los requisitos para el evento que se piensa realizar. Se invita a personas claves del grupo en la toma de decisiones. La invitacin incluye habitacin de cortesa y en ocasiones alimentos parciales o totales

 GRUPO VIP . Es una persona o grupo a quien o quienes el hotel deber darles atenciones especiales o sobresalientes . Se considera VIP aquella(s) persona(s) que por su trayectoria como clientes actuales, potenciales o por la influencia que estos ejercen en la toma de decisiones, pueden proporcionar clientes al hotel; clientes repetitivos, personas que influyen en la opinin pblica, etc.

GRUPO DE INCENTIVOS . Viajes organizados por empresas para motivar o incentivar a sus empleados, clientes distinguidos o proveedores. . Tiene mayor relevancia el programa social . El hotel debe ofrecer actividades sociales interesantes dentro de las instalaciones

GRUPO DE CONGRESOS . Viajes organizados por asociaciones, colegios profesionales , federaciones universidades, etc. . Su objetivo es dar a conocer avances, investigaciones, contenidos cientficos, culturales, educativos . Requieren de variedad de servicios

GRUPO DE COVENCIONES . Son organizadas por empresas . Su objetivo es analizar la filosofa, imagen de mercado, resultados, fijar objetivos o planes de una empresa

c) GRUPOS SEGN LA FECHA DE ARRIBO AL HOTEL

GRUPOS QUE ESTAN POR LLEGAR . Son grupos definitivos . Su arribo ser en un plazo no mayor a 30 das . Se da a conocer su llegada a todas las reas para que planifiquen adecuadamente su personal, horarios y provisiones de materiales

GRUPOS ENTRANDO O GRUPOS DEL DIA . Tienen programada su llegada para el da o fecha que se est viviendo . Se debe informar nmero de personas que llegan, hora u horas de arribo y si llegarn juntos o separados

GRUPOS EN CASA . Grupos que ya se encuentran en el hotel

GRUPO SALIENDO . Tienen programada su salida del hotel para el da o fecha que corre

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
a) Grupo Prospecto . Enviar informacin solicitada . Archivar referencia o expediente temporal . Mantener comunicacin usando follow up o tarjeta de seguimiento . Sirve de control interno para programar fechas de comunicacin con el cliente . No se usa agenda general ya que se saturara con grupos que no son definitivos

b) Grupo tentativo . Se le abre expediente : nombre del grupo, fechas y agencia de viajes intermediaria . Control de reservaciones de grupos: totaliza el nmero de habitaciones reservadas en grupos tentativo y definitivos . Reservacin de salas de juntas .Contrato de grupo o Carta convenio: ocurre a la par del primer depsito, convierte al grupo en definitivo. Incluye clusulas y condiciones. Se elabora carta convenio cuando aplican clusulas especiales o fuera de lo comn

c) Grupo definitivo . Recepcin de pagos : recibir depsitos en fechas acordadas, el total debe ser liquidado antes de la llegada del grupo . Instructivos de grupo : se elabora para enterar a cada rea involucrada ,de 5 a 10 das antes de la llegada ( planificar personal y provisiones ). Debe incluir la siguiente informacin:

Fecha de entrada y salidas

Hora y forma de entrada Forma de salida Llegadas anticipadas Extensiones Numero y tipo de habitaciones

Miscelneos ( propinas bell boys, camaristas )

Nmero de personas Plan de alimentos Nombre del coordinador del grupo Firmas autorizadas para cuenta maestra Personas VIP

. Programa de eventos : u orden de eventos, se elabora para dar a conocer a las reas involucradas cada evento que se tendr como tarde de alberca, cenas, fiestas, etc. . Lista de acomodo : o rooming list, se solicita al coordinador del grupo de 5 a 10 das antes de la llegada, incluye el nombre de cada una de las habitaciones que ocupar cada persona, tipo de habitacin y peticiones especiales

d) Grupo en casa . Memorndum de cambios : cuando el cliente solicita cambios en cualquiera de sus actividades, se enva a las reas correspondientes. . Revisin y liquidacin de cuentas : revisin de tallada de consumos del grupo en cada una de las cuentas maestras

Reporte de posconvencin : formato preestablecido por el hotel, es llenado por el coordinador del grupo para calificar la calidad de los servicios que recibi as como comentarios y apreciaciones personales.

e) Grupo muerto . Cartas de agradecimiento : se enva una vez que el grupo ha concluido su estancia en el hotel para agradecer su preferencia y ponerse a sus rdenes para futuros eventos

CAPITULO VI : FACTORES QUE LOS CLIENTES CONSIEDARAN PARA ELEGIR EL PAIS O CIUDAD SEDE

FACTORES ESENCIALES
Infraestructura de reuniones Infraestructura de alojamiento Accesibilidad Seguridad ciudadana

 Infraestructura de Reuniones . Nmero de salas y capacidad de cada una de ellas . Tecnologa moderna . Areas cmodas . Espacios para exposiciones con soporte de carga, altura, voltaje, instalaciones telefnicas, etc.

Infraestructura de Alojamiento . Hoteles u otro tipo de establecimientos como universidades, etc. . Buena calidad . Servicios complementarios . El alojamiento debe ser acorde con la capacidad de la infraestructura de reuniones

Accesibilidad . Bien comunicados . Contar con aeropuertos internacionales, autopistas en buenas condiciones, lneas de transporte terrestre . Convenios con transportistas

Seguridad Ciudadana . Aspecto prioritario para cualquier ciudad turstica . La seguridad debe considerarse en todos los aspectos : poltico, social, cultural e incluso del medio natural . Seguridad en las instalaciones : fsica, sanitaria, mdica, etc. . Salud en el pas

FACTORES COMPLEMENTARIOS
a) b) c) d) e) f) g) h) Calidad Servicios complementarios acordes Promocin real Presencia de oficina de convenciones Buena imagen pblica del lugar Nivel de precios ( precio-calidad) Atracciones tursticas Disponibilidad de personal

i) Asistencia lingstica j) Afinidad entre las caractersticas de la sede y el tema de la reunin k) Distancia entre hoteles y centro de convenciones l) Clima