Qu es la planeacin?

Es la primera funcin del proceso administrativo Prepara el escenario al decidir lo que se quiere lograr y establecer la mejor manera de lograrlo Es un proceso mediante el cual se establecen objetivos y se determinan las acciones que debern realizarse para alcanzar dichos objetivos.

El Proceso de Planeacin
Definir los objetivos Determinar en donde estamos frente a los objetivos Desarrollar premisas acerca de las condiciones futuras Analizar posibles alternativas de accin y elegir las mejores Implementar el plan y evaluar los resultados

 La planeacin debe ser parte de la rutina de trabajo diario, una actividad constante dentro de un escenario laboral complejo y cambiante

Beneficios de la Planeacin
Mayor sentido de orientacin y flexibilidad Orientacin para la accin Mejor coordinacin Mejor control Mejor administracin del tiempo

Mayor sentido de orientacin y flexibilidad

Una organizacin con sentido de orientacin conoce lo que hace mejor, las necesidades de sus clientes y sabe como servirlos Una organizacin flexible tiene la capacidad de adaptacin ante nuevas circunstancias y opera orientada ms al futuro que al pasado o al presente

Orientacin para la Accin

Evita la trampa de la complacencia, es decir dejarse llevar por xitos o fracasos momentneos Permite ver el futuro como una meta de desempeo y ser proactivos antes que reactivos

Mejor Coordinacin
La suma de los logros de los diferentes individuos, grupos y subsistemas, en las organizaciones deben contribuir a satisfacer las necesidades de esta La buena planeacin crea una jerarqua de objetivos en la cual los objetivos de cada nivel de trabajo se vinculan entre s Los objetivos del nivel superior son fines directamente vinculados con los objetivos del nivel inferior que son medios para su logro.

Mejor Control
Si hay una buena planeacin, el control mejora La planeacin ayuda a que en el proceso de control se puedan medir resultados de desempeo y aplicar, si es necesario, medidas correctivas. Esto es posible porque al planear se definen objetivos y se identifican las acciones para lograrlos.

Mejor Administracin del Tiempo

Es un beneficio secundario, pero no por ello menos importante, que ofrece la planeacin La planeacin permite conocer cules son nuestras prioridades y de esa forma optimizar el uso de nuestro tiempo

TIPOS DE PLANES EN LAS ORGANIZACIONES

PLANES A CORTO Y LARGO PLAZO
Planes a corto plazo : 1 ao a menos
Planes a mediano plazo : 1 2 aos Planes a largo plazo : 3 aos en adelante

PLANES ESTRATEGICOS Y OPERACIONALES

Los planes estratgicos : abarcan necesidades a largo plazo y establecen el curso general de accin, estableciendo los objetivos generales por parte de la alta gerencia Los planes operacionales ( o tcticos): definen las acciones o reas especficas para implementar los planes estratgicos Ej. : planes de introduccin, planes financieros, planes de marketing

PLANES PERMANENTES
Son aquellos qu estn diseados para usarse una y otra vez Establecen lineamientos de conducta a travs de instrucciones que deben seguirse ante un tipo de situacin independientemente del momento y lugar en que ocurran dentro de una organizacin Los planes permanentes adoptan la forma de polticas y procedimientos

PLANES PERMANENTES
Polticas : es un plan permanente que comunica lineamientos flexibles para orientar las decisiones y acciones de los empleados Procedimientos :(reglas). Son que describen con exactitud qu acciones han de emprenderse en situaciones especficas

Planes de Aplicacin nica

Aquellos que se usan una sola vez para satisfacer oportunamente necesidades de situaciones bien definidas Los planes de aplicacin nica adoptan la forma de presupuestos y programacin de proyectos

Planes de Aplicacin nica

Presupuestos: son planes de aplicacin nica que comprometen recursos para desarrollar actividades, proyectos o programas
Presupuesto fijo: establece una oferta de recursos que se pueden usar pero no exceder Presupuesto flexible: la asignacin de los recursos puede variar de acuerdo a los niveles de actividad

Planes de Aplicacin nica

Proyectos : son planes de aplicacin nica que identifican las actividades requeridas para lograr un proyecto especfico Define objetivos de tarea especficos, actividades por lograr, fechas y horarios para las actividades y requerimientos de recursos

Plan de Negocio
Describe los detalles necesarios para establecer el rumbo del nuevo negocio y obtener el financiamiento necesario para operarlo De utilidad para los bancos o instituciones que quieran financiar determinados proyectos o para ciertos ejecutivos antes de una asignacin de recursos

 Qu incluir en un plan de negocios?

Resumen ejecutivo Anlisis de la industria Descripcin de la compaa Descripcin de productos y servicios Descripcin del mercado Estrategia de mercadotecnia Descripcin de operaciones Descripcin del personal Proyeccin financiera Necesidades de capital

Enfoques de la Planeacin
Planeacin de adentro hacia fuera Planeacin de afuera hacia adentro Planeacin de arriba hacia abajo Planeacin de abajo hacia arriba Planeacin de contingencias

Planeacin de Adentro Hacia Afuera

Planeacin de Afuera hacia Adentro

Se concentra en las ventajas internas El esfuerzo futuro se enfoca en lo que se est haciendo tratando de encontrar formas de hacerlo cada vez mejor

Se concentra en las oportunidades externas Analiza el ambiente externo y busca oportunidades o nichos especficos que pueda explotar

Planeacin de Arriba hacia Abajo

La alta gerencia establece los objetivos generales para que los niveles inferiores elaboren los planes operacionales congruentes con estos

Planeacin de Abajo hacia Arriba

se inicia con las ideas desarrolladas en los niveles administrativos inferiores

Planeacin de Contingencias
Identifica cursos alternativos de accin que pueden implementarse cuando las circunstancias cambian con el tiempo Mientras mas incierto sea el ambiente en el que se desenvuelve la organizacin ms probabilidades habr de que lo planeado no resulte como esperbamos y tengamos que recurrir a un plan de contingencia

Herramientas y Tcnicas de Planeacin

Pronsticos Planeacin por escenarios Benchmarking Planeacin participativa

PRONOSTICOS
Un pronstico es una visin del futuro Pronosticar es el proceso de elaborar supuestos acerca de lo que suceder en el futuro

PLANEACION POR ESCENARIOS

Identifica varios escenarios o estados de cosas futuros que puedan ocurrir Luego se elaboran planes para enfrentar cada posible escenario

BENCHMARKING
Tcnica que hace uso de la comparacin con empresas lderes en el mercado Se trata de descubrir aquello que los dems hacen bien y planear cmo incorporar esas ideas a nuestra organizacin

PLANEACION PARTICIPATIVA
Requiere que en el proceso de planeacin se incluya a las personas que se vern afectadas por los planes a quienes se les pedir que colaboren en su implementacin

El Papel de los Planeadores STAFF

Al crear las necesidades de planeacin en una organizacin podramos recurrir a los planeadores staff Dichos planeadores debern contar con capacidad de liderazgo y demostrar habilidad en todos los pasos del proceso de planeacin de las diversas herramientas y tcnicas mencionadas

Administracin por Objetivos (APO)

Es el establecimiento conjunto de objetivos entre un superior y un subordinado Del mismo modo conjuntamente superior y subordinado controlan los resultados Ambos se ponen de acuerdo sobre cuales sern los objetivos de desempeo de alta prioridad para el subordinado, los plazos para su logro y los criterios para la evaluacin de los resultados

Objetivos de Desempeo en la APO

Son elementos esenciales en un proceso APO y deben estar debidamente especificados y establecidos Hay 3 tipos de objetivos de desempeo
Objetivos de mejoramiento: pretenden mejorar el desempeo de una manera especfica y en relacin a un factor especfico Objetivos de desarrollo personal: referido a las actividades de crecimiento profesional Objetivos de mantenimiento: expresan la intencin de mantener el desempeo en el nivel actual

Criterios de un buen Objetivo de Desempeo

Especfico: apunta a un resultado clave que ha de lograrse Temporal : identifica una fecha para el logro de resultados Desafiante: ofrece un reto realista y alcanzable Mensurable: tan especfico y cuantitativo como sea posible

Pasos para una APO de xito:

Enumerar los objetivos de desempeo para un periodo con fechas lmites Los objetivos se discuten con el supervisor y se documenta lo acordado Supervisos y subordinado se renen para revisar el avance o actualizar los objetivos En un tiempo determinado se prepara un informe de desempeo enumerando logros y comentando desviaciones entre resultados esperados y los reales Discutir la anterior autoevaluacin con el superior para el desempeo futuro Establecer nuevos objetivos ( paso1) iniciando nuevamente la APO