PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN

Para qu sirven los principios?

Son necesarios para identificar y agrupar el trabajo que se realiza en una organizacin

Los principios son:

La autoridad La delegacin La responsabilidad La divisin del trabajo La unidad de Mando El tramo de Control La unidad de objetivos La eficiencia El escalonamiento La definicin funcional

La autoridad
Es el derecho que tiene un jefe para requerir que un subordinado realice una tarea. Es decidir y ejercer el mando Es importante ya que liga las distintas partes de una organizacin

La delegacin
La autoridad y el poder pueden ser delegados Es el proceso mediante el cual un jefe da a un subordinado la autoridad necesaria para realizar una tarea. Implica: a) Determinacin de los resultados esperados b) Asignacin de tareas c) Delegacin de autoridad d) Asignacin y exigencia de responsabilidad

La responsabilidad
Es el deber que tiene un subordinado de cumplir con las tareas ecomendadas. No se delega
Divisin del trabajo: Consiste en dividir y agrupar las tareas de la organizacin para que contribuyan al logro de los objetivos

Unidad de mando
Para la ejecucin de un acto un agente slo debe recibir rdenes de un jefe. Tramo de Control: Se refiere al nmero de personas que puede controlar un jefe. Con este principio se resuelven los problemas de comunicacin y el control

Tramo amplio de control

Tramo reducido de control

Unidad de Objetivos
Cada uno de los subsistemas deben contribuir al logro de los objetivos Principio de Eficiencia: Los objetivos deben lograrse con el mnimo de costos.

Cadena de mando
Es el conjunto interconectado y continuo de relaciones de dependencia, desde el mximo nivel hasta el ms bajo.

Definicin Funcional
Exige de cada rea, departamento, divisin y puesto de trabajo, una definicin clara en relacin a las actividades que deben ser realizadas.

La departamentalizacin
Consiste en agrupar los puestos de trabajo en grupos homogneos. Ventajas: - Aprovechamiento de la especializacin - Facilita el control - Seguridad de una atencin adecuada - Reconocimiento de condiciones locales. - Reduccin de gastos

Criterios de departamentalizacin: Por funciones

Gerencia

Comercializacin

Administracin

Produccin

Por procesos
Dpto. de Produccin

Cosecha

Secanza

Molienda

Por producto o servicio

Director

Pediatra

Clnica Mdica

Laboratorio

Por rea geogrfica

Dtpo. De Comercializacin

Misiones

Bs As

Crdoba

Por tipo de cliente

Dpto. De Comercializacin

Clientes Mayoristas

Clientes Minoristas

Aspectos a tener en cuenta en la departamentalizacin

Tramo de control: definir la cantidad de subordinados a cargo Descentralizacin y la delegacin de autoridad Cantidad de niveles: la mayor cantidad de niveles no slo puede comprometer la eficiencia sino tambin los recursos

Manuales Administrativos
Facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y operativas de una organizacin. Son un instrumento de comunicacin Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollan en una organizacin.

Ventajas de los Manuales

La gestin administrativa est regida por normas escritas. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir. Evitan la formulacin de la excusa. Facilitan el control. Son elementos informativos. Ubican la participacin.

Limitaciones
Existe un costo en su redaccin y confeccin. Exigen una actualizacin permanente No incorporan los elementos propios de la organizacin informal. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis. Su utilidad se ve limitada cuando la organizacin es reducida.

Clasificacin de los manuales administrativos

1. Manual de Organizacin 2. Manual de Polticas 3. Manual de procedimientos y normas 4. Manual para especialistas 5. Manual del empleado 6. Manual de propsitos mltiples.

 Manual de organizacin: describe la organizacin formal, para cada puesto de trabajo menciona los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad Manual de Polticas: contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos. Manual de Procedimientos: describe las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin. Manual para especialistas: contiene normas o indicaciones exclusivas para determinados oficios.

 Manual del empleado: contiene aquella informacin que es de inters para los empleados. Manual de propsitos: reemplaza total o parcialmente a los anteriores, cuando la dimensin de la empresa no justifique redactarlos.

Manual de Organizacin: Aspectos a tener en cuenta

Toda posicin de supervisin debe tener asignada funciones y responsabilidades. Toda asignacin de resp. Debe ir acompaada de la correspondiente autoridad. No debe quedar incertidumbre respecto a la definicin de autoridad y responsabilidad. Cada persona debe recibir rdenes de un solo jefe.

Contenido y Presentacin
Contenido: ndice Objetivo del manual Objetivos y polticas de la organizacin Jerarqua ( los distintos niveles de jerarqua) Autoridad Control Misiones y funciones Atribuciones Delegacin Relaciones Responsabilidad Organigramas Rgimen de autorizaciones

Presentacin
Se refiere al ordenamiento que observarn las partes componentes y a su formato. - Se recomienda el sigte. Orden: 1. Contenido. 2. Objetivos del Manual 3. Objetivos y Polticas de la organizacin 4.Conceptos generales 5. Contenido comn de los entes del mismo nivel( misiones y funciones generales) 6. Contenido especfico para cada dpto. 7. Organigramas 8. Rgimen de autorizaciones.

Que es un procedimiento administarivo?

Implica la definicin de: 1. Funciones y tareas para cada rea que se halle estructurada en una organizacin. 2. Formularios a utilizar, especificando emisor, oportunidad de emisin, cantidad de copias, instrucciones para el llenado, et. 3. Archivos a utilizar en cuanto a contenido, perodo de resguardo legal y operativo, etc. 4. Un esquema de control operativo y patrimonial.

Manuales de Procedimientos
Es una fuente de informacin que facilita al personal de una empresa la correcta ejecucin de tareas normalizadas y que regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin.

Ventajas de su uso
Permite normatizar las tareas y facilita la toma de decisiones programadas. Evita la superposicin de tareas Simplifica la ejecucin de tareas Simplifica la capacitacin a nuevos empleados.

Cursogramas
Son la representacin grfica de los procedimientos o rutinas administrativas.. Representan una secuencia de operaciones en un circuito dado. Permiten a travs de su anlisis detectar las deficiencias del circuito, debilidad o ausencia de controles necesarios, la duplicidad de trabajo, y fallas del relevamiento. Los grficos son dibujados mediante convenciones preestablecidas.( normas IRAM)

Cursogramas
Compuestos por: a. Smbolos que representan las distintas acciones que se puede realizar con la informacin. b. La forma de representacin ( tcnica de diagramacin.)

Representacin Grfica: simbologa( norma IRAM 34.501)

Operacin Control ( cuadrado) Archivo transitorio Demora

Smbolos

Archivo definitivo Formulario/registros Alternativa Conector Formulario Traslado Toma de Informacin

Qu se muestran en los cursogramas:

1. Los sectores y personas que actan como receptores y emisores de informacin 2. Los procesos a que son sometidos los datos 3. Los soportes fsicos donde la informacin se archiva 4. Una breve descripcin del procesol

Conector Rutina no Relevada Traslado Fsico de la Informacin

Transmisin de Informacin

Limitaciones
No se considera el factor Tiempo No se visualiza la carga de trabajo Se visualizan personas o sectores pero no la relacin de jerarqua entre ellos.

Para suplir sus deficiencias

Cronogramas: indican los tiempos de proceso en cada sector. Diagramas de Sistemas y de Lgica: programa de incorporacin de equipamiento electrnico o definicin de manejo de archivo. Organigramas: si se necesita ubicar a las personas en sus funciones y sus interrelaciones jerrquicas

Cundo se utilizan
Etapa de relevamiento: realizando una grfica de cmo es el circuito real, para detectar fallas de relevamiento. Etapa de diagnstico: para detectar las fallas del sistema administrativo, detectando asi: a) sectores que quedan al margen de recibir informacin necesaria b) sectores sobreinformados c)operaciones, controles archivos innecesarios d) Controles necesarios que no se realizan.

Cundo se utilizan
Etapa de Diseo:evita omitir ramificaciones lgicas que el sistema en construccin le exija. Le permite trabajar con ms seguridad para no omitir sectores ni procesos relacionados. Etapa de implementacin: Facilita la redaccin de nstrucciones para cada sector interviniente en el proceso rediseado

Tcnicas de Diagramacin
a) Diagramas que solamente muestren los smbolos de procesos. b) Diagramas que adems muestren los formularios y registros que se movilizan c) Diagramas que adems de lo anterior presentan una breve descripcin de las operaciones.

Etapas del anlisis y diseo de sistemas

Relevamiento:
Recoleccin Interna de Datos
Encuestas Entrevistas Observacin directa

Recoleccin Externa de Datos Sistematizacin de la Informacin

Programa de Trabajo Antecedentes de la Estructura Antecedentes de los Sistemas de Informacin.

Anlisis de Sistemas Administrativos

El anlisis organizacional y administrativo implica: . Anlisis estructural . Anlisis de procedimientos . Anlisis de control interno . Anlisis de relevamiento

Anlisis estructural
Implica la verificacin de que las funciones estn agrupadas o separadas cumpliendo los principios de administracin. Funciones de ejecucin, registracin y control separadas

Ejemplos
Sector Tesorera que resguarda los fondos. No debera ser responsable de registrar los movimientos de caja
No debe ser responsable de la registracin valorada de los movimientos y de las existencias

Sector Almacn responsable de la custodia

Anlisis de procedimientos: pautas a considerar

Divisin del trabajo: especializacin Homogeneidad en la ejecucin de procedimientos Disposicin de oficinas. Tecnologa actualizada y mtodos de trabajo. Diseo de formularios y distribucin de ejemplares.

Qu es el control interno
Es un sistema de control Comprende un plan de organizacin, un conjunto de medidas y mtodos coordinados y la aplicacin de principios.

Qu intenta
Salvaguardar los bienes Controlar la exactitud y confiabilidad de los datos contables. Lograr que el trabajo de un empleado sirva para controlar el trabajo de otro Evitar que un procedimiento se encuentre bajo el control independiente y absoluto de una personal

Anlisis de control interno

Verificacin de la presencia o incorporacin de puntos de control en los procedimientos administrativos a fin de que sean confiables. Qu es el control interno? Conjunto de directivas o instrucciones que emanan del dueo.

Anlisis de relevamiento
Detecta omisiones o incongruencias en las afirmaciones manifestadas en forma narrativa en la descripcin de procedimientos administrativos.

CURSOGRAMAS