Captulo 1

A gerncia de projetos

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Gerncia de Projetos (GP)

um ramo da Cincia da Administrao que trata do planejamento, execuo e controle de projetos;

o ato ou ao de gerir, executar a gerncia; Executar projetos, de maneira cada vez mais eficiente, um recurso essencial para a sobrevivncia da empresa moderna; Uma metodologia formal de gerenciamento de projetos habilita a empresa a maximizar a consistncia, eficincia, qualidade e produtividade em projetos;

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Gerncia de Projetos (GP)

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Center Business Practices (CBP), Harventown, PA Estados Unidos em 2003: A grande maioria das organizaes est no mais baixo nvel de maturidade em gerenciamento de projetos; 1. gerenciamento de risco, que apresenta o mais baixo nvel de maturidade entre as reas de conhecimento; 2. organizaes relativamente imaturas no processo de estruturar o trabalho do projeto em uma Estrutura Analtica do Projeto (EAP), apesar da alta nfase em EAP na profisso de gerente de projetos; 3. organizaes razoavelmente maduras em definio de escopo e de requisitos.

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Project Management Institute (PMI)

a organizao lder em gerenciamento de projetos em todo o mundo, tendo ultrapassado a marca de 275 mil associados em setembro de 2008; Criada nos Estados Unidos (Pensilvnia), em 1969; uma instituio sem fins lucrativos, dedicada ao avano do estado da arte em gerenciamento de projetos; seu principal compromisso promover o profissionalismo e a tica em gesto de projetos; No Brasil, o PMI est representado por sees regionais (chapters) em vrios estados; A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK): documento publicado pelo PMI e incorporado como norma do Instituto de Engenharia Eletrnica (IEEE), dos Estados Unidos;

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O que um projeto
De acordo com a norma ISO 10.006 (Diretrizes para qualidade de gerenciamento de projetos):
Projeto um processo nico, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com data para incio e trmino, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e recursos. Para o PMBOK : projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo.

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O que um projeto
Os projetos ocorrem em praticamente todas as organizaes e em todas as suas reas e nveis, gerando produtos e/ou servios para clientes internos e/ou externos; Exemplos de projetos: lanamento de um novo produto ou servio; construo de uma garagem; desenvolvimento de um software;

implantao de uma nova tecnologia;

realizao de uma viagem; publicao de um livro; organizao de um evento (festa, reunio, congresso etc.);

planejamento e implementao de uma mudana organizacional;

construo de um edifcio.

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O que um projeto
No so exemplos de projetos procedimentos contnuos e repetitivos em uma organizao, tais como: fabricao de um carro; venda de produto; pagamento de fornecedores; gerenciamento da rede de computadores; manuteno no dia-a-dia da planta industrial. Gerenciamento por projetos: tratamento dado a processos que tm um pouco de procedimentos contnuos e repetitivos e um pouco de projetos; Programa: grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefcios difceis de se obter quando gerenciados isoladamente;

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O que um projeto

Para melhor planejamento, execuo, monitoramento e controle, um projeto (ou parte dele) pode ser dividido em subprojetos;
Stakeholders: so as partes interessadas ou envolvidas no projeto, os principais so:

gerente de projeto: a pessoa responsvel pelo gerenciamento do projeto;

cliente: a pessoa ou organizao que solicitou o produto ou o servio do projeto; membros da equipe: as pessoas que compem a equipe do projeto; organizao executora: a empresa em que o projeto est sendo executado; patrocinador (sponsor): a pessoa ou grupo, dentro ou fora da organizao executora, que prov recursos financeiros e/ou apoio institucional para a execuo do projeto.

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O ciclo de vida de um projeto

O ciclo de vida de um projeto (project life cycle) consiste no conjunto de fases que o compem, geralmente em ordem seqencial de execuo;
Cada uma de suas fases possui um grupo de atividades relacionadas de forma lgica, e a sua concluso marcada pela entrega de um ou mais deliverables; Deliverable qualquer produto ou servio, tangvel e verificvel, que deve ser produzido para completar um projeto ou parte dele; Revises (reviews, phase exits, stage gates, kill points) so as inspees e/ou reunies realizadas ao final de cada fase, com o objetivo de verificar se a sua concluso foi alcanada; Essas revises determinaro se o projeto dever prosseguir para sua prxima fase, detectaro e corrigiro erros que estejam afetando a performance;

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O ciclo de vida de um projeto

A definio das fases do ciclo de vida de um projeto est diretamente ligada ao tipo de produto a ser gerado; Na fase inicial identificada a necessidade do projeto e so estabelecidos seus objetivos, sendo autorizada ou no a sua execuo, dependendo habitualmente do resultado de um estudo de viabilidade (business case); Nas fases intermedirias, colocado em prtica tudo aquilo que foi planejado. Grande parte do oramento e do esforo do projeto consumida nessas fases. Nesse momento, as entregas so os produtos e/ou servios a serem gerados pelo projeto; Na fase final, os livros e documentos do projeto (inclusive os contratos) so encerrados e arquivados, com as partes interessadas devidamente comunicadas desse procedimento;

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Exemplos de ciclo de vida de projetos

1. Projeto de implantao de uma nova tecnologia da informao Cada implantao de uma nova tecnologia da informao (TI) em uma empresa deve ser tratada como um projeto; As fases que variaro de acordo com a tecnologia: definio; estudo de viabilidade tcnica;

pesquisa;
seleo da tecnologia/fornecedores; implementao ou construo; implantao; acompanhamento inicial da operao.

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Exemplos de ciclo de vida de projetos

1. Projeto de implantao de uma nova tecnologia da informao Definio O projeto comea quando ele formalmente autorizado a se iniciar (Project Charter) pelo patrocinador; Esse documento deve conter a descrio do produto ou servio que o projeto ser incumbido de criar, relacionando-o com as necessidades do negcio, indicando o gerente para dirigi-lo e a sua autoridade; elaborado o conceito do que ser o projeto;

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1. Projeto de implantao de uma nova tecnologia da informao Estudo de viabilidade tcnica Parmetros, tais como Taxa Interna de Retorno (TIR), devem ser calculados de forma que, ao fim desta fase, o patrocinador possa tomar a deciso de continuar, ou no, o projeto; O estudo de viabilidade pode ser tratado como um projeto especfico, servindo de subsdio para a deciso de iniciar ou no o projeto de implantao da nova tecnologia;

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Exemplos de ciclo de vida de projetos

1. Projeto de implantao de uma nova tecnologia da informao Pesquisa Aprender acerca das tecnologias e dos seus fornecedores, podendo: comprar pesquisa existente; contratar consultoria para executar a pesquisa; utilizar pedidos de informao (Request for Information RFI); pedir referncias aos vendedores; solicitar demonstraes; visitar clientes dos vendedores; hospedar um painel (os fornecedores apresentam suas solues e participam de debates sobre elas).

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1. Projeto de implantao de uma nova tecnologia da informao Seleo da tecnologia/fornecedores Consiste na anlise e avaliao das propostas de forma a sugerir ao patrocinador a melhor alternativa; Pode ser utilizada uma anlise comparativa (benchmark) e/ou ser solicitado um teste piloto ao fornecedor; Na avaliao do preo, deve ser considerado o custo total de propriedade da soluo (Total Cost of Ownership TCO); No aspecto tcnico, devem ser avaliadas as caractersticas de funcionalidade, confiabilidade, usabilidade, eficincia, manutenibilidade, escalabilidade e portabilidade;

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1. Projeto de implantao de uma nova tecnologia da informao Implementao ou construo Nesta etapa de acordo com a tecnologia, sero necessrios: desenvolvimento ou customizao (personalizao); integrao com outras tecnologias; testes em ambiente de desenvolvimento; migrao de documentos, informaes e dados. Implantao Devem ser previstos a instalao, os testes em ambiente de produo e os treinamentos, podendo ocorrer correes e melhorias de implementao da tecnologia.

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1. Projeto de implantao de uma nova tecnologia da informao Acompanhamento inicial da operao Durante um curto perodo de tempo, deve ser feito o acompanhamento da operao e ser previsto o encerramento/fechamento do projeto, com registro das lies aprendidas e fechamento de contratos.

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2. Implantao de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) Pesquisa ou introduo dos conceitos de GED: nesta fase, so pesquisadas as tecnologias existentes, as diferenas entre elas e a sua aplicabilidade; Treinamento, participao em congressos e cursos, bem como demonstraes de produtos, ajudam na formao de cultura;

levantamento: os documentos envolvidos so levantados, assim como os acessos, volumes, usurios, plataforma de processamento de dados disponvel, infra-estrutura, requisitos legais e tabelas de temporalidade;
Esse dados daro subsdio no s ao projeto, mas tambm ao estudo de custo-benefcio;

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2. Implantao de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) anlise: avaliam-se a aplicao da tecnologia e a viabilidade, em termos de custo-benefcio; detalhamento da arquitetura: so caracterizados os recursos necessrios, tais como: scanner, hardware de armazenamento e exibio, impressoras e redes de comunicao; software: produto, estrutura de indexao e gerenciamento de mdias; servios: digitalizao, melhoria da imagem, customizao de produtos e treinamento de usurios.

Nesta fase, os procedimentos operacionais tambm devem ser revistos;

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2. Implantao de Gesto Eletrnica de Documentos (GED) seleo de produtos e fornecedores: em funo dos requisitos constatados, feita uma avaliao de produtos e fornecedores, o que culminar com a seleo dos que forem de maior interesse para a empresa; construo ou implementao: a ltima etapa destina-se implementao da soluo projetada (instalao, projeto e desenvolvimento da aplicao, converso do acervo, treinamento e produo).

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3. Uma festa de 15 anos
Concepo: reunio para seleo de tema, data e local, lista de convidados, definio de limite do oramento; preparao do evento: contratao de materiais e servios, ensaio da valsa, roupas para a famlia e damas e divulgao; realizao da festa: salo, toldos, iluminao, decorao, buf , msica, cerimonial, servios de apoio (orador, fotgrafo, cinegrafista, segurana, transporte e limpeza);

encerramento da festa: pagamento de contas, cartes de agradecimento e relatrio do evento.

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4. Ampliao de uma fbrica Concepo; sondagem do terreno; projeto: arquitetnico, estrutural e de conteno; servios preliminares: depsito, demolies, remoes de entulho, instalao e locao; obra: muros de conteno, fundaes, estrutura (pilares e cintas), cobertura (trelias, calhas e telhas) e utilidades (instalaes eltricas, mecnica, hidrulica, gs natural, oxignio, propano e ar comprimido);

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4. Ampliao de uma fbrica acabamento: paredes, piso, esquadrias e vidros; instalao da linha de produo: liberao alfandegria, transporte, descarregamento e montagem de equipamentos.