PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Las compras comprenden un proceso complejo que va mas all de

la negociacin y del tramite burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad y obtener beneficios empresariales directos. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS El procedimiento de compras consta de las siguientes fases:
Planificacin de las compras:

Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad

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Anlisis de las necesidades:

El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin Solicitud de ofertas y presupuesto: Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa.
Evaluacin de las ofertas recibidas

Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas compararlas y examinarlas

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Seleccin del proveedor:

Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrara el producto. Negociacin de las condiciones: Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. Solicitud del pedido: Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben de formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compra-venta o pedido en firme)

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Seguimiento del pedido y los acuerdos:
Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. Algunas veces al proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final es necesaria informacin o respuesta de otras empresas

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TIPOS DE COMPRAS Compras especiales:
Tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador

,maquinas, mobiliario, vehculos ) es decir no compramos materiales para transformar o artculos para venta. Compras anticipadas: Se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo, la compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algn tipo de mercancas. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto

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Compras estacionales:

Son compras que se hacen para productos de temporada, su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos la previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior. Compras rutinarias: Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo rango. Compras de oportunidad: La compra de oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga, la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra

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Compras de urgencia:

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir las necesidades urgentes. PLANIFICACION DE LAS COMPRAS Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificacin anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en: Guas telefnicas o paginas web

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Organismos oficiales
Asociaciones empresariales y profesionales Prensa y revistas especializadas Ferias y exposiciones del sector etc.

ANALISIS DE LAS NECESIDADES Generalmente las empresas centralizan las compras a travs de su departamento de compras utilizando para ello un documento interno denominado boletn de compras, en el se detalla las caractersticas del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.

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El departamento de compras una vez recibido los boletines procede a su clasificacin antes de iniciar los tramites del encargo por si fuera necesario solicitar presupuesto o informacin de los materiales El proceso es el siguiente:
dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se

encuentran bajas o mnimas. Comprobar si el articulo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera veza. Clasificar los boletines por materiales homogneos Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido Decidir la calidad que deben reunir los materiales. La cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras etc.

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SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO La fase de peticin de ofertas y presupuesto dentro del procedimiento de compras es una practica que realizan las empresas en los casos siguientes:
Cuando inicia por primera vez la actividad Cuando tiene que comprar un producto nuevo Cuando no esta satisfecha con los proveedores habituales Para ampliar la cartera de proveedores Para responder a la publicidad recibida

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QUE INFORMACION DEBEMOS DE SOLICITAR Una vez hecho el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la informacin que necesitamos conocer la informacin gira entorno a tres aspectos: Condiciones econmicas Precio por unidad o por lote Descuento comercial Gastos de envases y embalaje Formas de pago Recargo por aplazamiento de pago.

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Condiciones tcnicas Caractersticas tcnicas Calidad Instalacin y montaje Tiempo de garanta Repuestos y Mantenimiento post venta

Servicios post venta Plazo de entrega Revisin de precios Otros servicios

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CALCULO DEL PRESUPUESTO
Para conocer el costo unitario de los materiales que figuran en la

oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayora de las veces es preciso hacer unos clculos previos respecto a los elementos tales como embalajes, portes, que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artculos en ella incluidos. Este proceso se conoce como prorrateo de gastos comunes que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes etc.