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OFICIO

1. CONCEPTO.- El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas.

REA DE DIFUSIN
El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de ella.

REA DE DIFUSIN
A nivel externo, establece comunicacin con

personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS


Los oficios de circulacin externa, son

firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por quien hace sus reces. abandonando asuntos especficos del trabajo Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien desempean cargos directivos en la institucin.

ESTRUCTURA
1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso. 2.-Numeracin.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorandum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso.

3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido, aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige. 4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el cuerpo.

5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. 6.-Cuerpo o texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.

7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas 8.-Firma y pos-firma. Firma: Se escribe la rbrica a mano. Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo:

9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas. 10.-Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc. 11.-Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

UTILIDAD Y FINES
Tiene la funcin de relacionar a los rganos

administrativos de la ms alta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la Institucin que lo emita. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento.

TIPOS DE OFICIO
Oficio Simple o Directo .- Este tipo de

documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin, una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algn servicio.

Oficio Mltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones o dependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando el caso lo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentacin.

La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que: 1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. 2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo). Oficio de Transcripcin.

TRANSCRIPCION
Es un documento que sirve para transcribir el

contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.

ELENTOS DEL OFICIO: 1) MEMBRETE: nombre de la institucin que gira al oficio. 2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificacin para registro y

archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes: a) ASUNTO: Sntesis de las principales ideas contenidas en el texto. b) MESA : La oficina que enva el oficio c) NUMERO: El nmero que se le designa al documento. 3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quin nos dijimos, con sus datos de ubicacin y puesto que desempea. 4.- INTRODUCCIN 5.- TEXTO o DESARROLLO 6.- DESPEDIDA 7.- LUGAR Y FECHA 8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con maysculas y entrecomillado), por ejemplo. PIENSA Y TRABAJA SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIN 9.- ANTEFIRMA: es la anotacin del nombre y cargo o categora del firmante (se escribe con maysculas). 10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica. 11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbn para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envan y a quien. 12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD