MS Excel 2003 Для Чайников Полный Справочник

замечательной^
книг в одной
Девять
ста
"i
Основы Excel
Создание рабочих таблиц
Формулы и функции
Совместное использование рабочих
таблиц
Диаграммы и графические
элементы
Управление данными
Анализ данных
Excel и Web
Excel и VBA
Excel 2OO3
для
"ЧАЙНИКОВ"
Полный справочник
Excel 2OO3
FOR
ШМИ1Е6'
АП-in-one desk reference
by Greg Harvey
WILEY
Wiley Publishing, Inc.
Excel 2OO3
для
''ЧАЙНИКОВ'^
Полный справочник
Грег Харвей
ДИАЛЕКТИКА
Москва » Санкт-Петербург » Киев

2005
ББК 32.973.26-018.2.75
Х20
УДК 681.3.07
Компьютерное издательство "Диалектика"

Главный редактор С. Я. Тригуб
Зав. редакцией В.Р. Гинзбург
Перевод с английского и редакция канд. физ.-мат. наук Е.Н. Дериевой
По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу:

info@dialektika.com, http://www.dialektika.com
Харвей, Грег.
Х20 Excel 2003 для "чайников". Полный справочник. : Пер. с англ. — М.: Издательский
дом "Вильяме", 2005. —688 с.: ил. — Парал. тит. англ.
ISBN 5-8459-0722-5 (рус.)
Данная книга содержит подробное описание последней версии популярной

программы электронных таблиц Excel 2003. В ней рассмотрены основные тех-
нические способы создания, редактирования и печати рабочих таблиц, основы
построения диаграмм и баз данных, представление электронных таблиц в виде
статических и интерактивных Web-страниц, выполнение анализа данных, по-
иск решений и подбор параметров, защита рабочих листов и книг,
совместная работа над проектами, а также основы программирования в VBA
для интенсификации работы с программой.
Книга имеет вид справочника и рассчитана на пользователей с различным
уровнем подготовки. Легкий и доступный стиль изложения поможет даже но-
вичкам быстро освоить все возможности Excel 2003 и эффективно использовать
их в повседневной работе.
ББК 32.973.26-018.2.75
Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соот-

ветствующих фирм.
Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то
ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая
фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издатель-
ства JOHN WILEY&Sons, Inc. . . ' - . ' ' " . г i . •
Copyright © 2005 by Dialektika Computer Publishing.

Original English language edition Copyright © 2004 by Wiley Publishing, Inc.
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation is
published by arrangement with Wiley Publishing, Inc.
ISBN 5-8459-0722-5 (рус.) © Компьютерное изд-во "Диалектика", 2005

ISBN 0-7645-3758-Х (англ.) ©Wiley Publishing, Inc., 2004
Оглавление
Введение 19
Книга /. Основы, excel. 25

Глава 1. Знакомство с Excel , 27
Глава 2. Получение справки 55
Глава 3. Настройка Excel 69
Книга 2. Создание fta&Hux /Ка&ищ 89

Глава 1. Создание рабочих листов 91
Глава 2. Форматирование рабочих листов 127
Глава 3. Редактирование рабочих листов 163
Глава 4. Управление рабочими листами 201
Глава 5. Печать рабочего листа 229
Книга 3. Фо[>мимл и функции, 247

Глава 1. Построение основных формул 249
Глава 2. Логические функции и отслеживание ошибок 285
Глава 3. Функции даты и времени 305
Глава 4. Финансовые функции 319
Глава 5. Математические и статистические функции 333
Глава 6. Информационные и текстовые функции 353
Книга У. Со&иеаКное исшиьзование frafotux iKa&iuu, 375

Глава 1. Совместное использование и просмотр рабочих книг 377
Глава 2. Защита рабочих листов 401
Глава 3. Совместный доступ к данным из различных программ 419
Глава 4. Совместная работа с данными с помощью Web-узла SharePoint Team Services 437
Книга 5. jbuaifiaMMM и tfuuf»uneciate эммешКы 459

Глава 1. Создание диаграмм 461
Глава 2. Добавление графических элементов 493
Оглавление
Книга 6. Управление данными 513

Глава 1. Создание и поддержка таблиц данных 515
Глава 2. Фильтрация базы данных и создание запросов 533
Книга 7. Анализ данных 557

Глава 1. Выполнение сценариев "что-если" 559
Глава 2. Создание сводных таблиц 583
Книга 8. £xcei и Web '. 601

Глава 1. Рабочие листы как Web-страницы 603
Глава 2. Создание гиперссылок в рабочих листах 623
Книга 9. Cxcel и V8J. 635

Глава 1. Создание и запуск макросов л 637
Глава 2. Программирование в VBA 645
Предметный указатель 669
Содержание
Введение 19
Об этой книге 19
Некоторые предположения 19
Как организована эта книга 20
Книга 1. Основы Excel 20
Книга 2. Создание рабочих таблиц 20
Книга 3. Формулы и функции 21
Книга 4. Совместное использование рабочих таблиц 21
Книга 5. Диаграммы и графические элементы , 21
Книга 8. Excel и Web 22
Книга 9. ExcelnVBA 22
Пиктограммы, используемые в этой книге... 23
Куда двигаться дальше? 23
Ждем ваших отзывов! 24
/6шт /. Осшйм Sxcel 25

Глава 1. Знакомство с Excel 27
Что представляет собой Excel 27
Решетка рабочего листа 28
А что помимо таблиц? 32
Приступим к работе с Excel 32
Вызов программы с панели задач Windows 32
Запуск Excel с рабочего стола или с панели задач 32
Запуск Excel путем открытия одного из документов 34
Окно программы Excel 35
Строка заголовка 37
Строка меню 37
Панели инструментов Стандартная и Форматирование 38
Строка формул 39
Рабочая область Excel 40
Область задач 40
Строка состояния 41
Перемещение по рабочему листу 42
С помощью клавиатуры 43
С помощью мыши 44
Используя Переход 44
Перемещение по рабочей книге 44
Работа с меню 46
Поговорим? \ 47
Если элемент меню не доступен 47
Почему на экран выводятся не все элементы меню 48
8 CoqefaiccMue
Контекстные меню 48
Голосовые команды 50
Установка и настройка функций распознавания речи 50
Управление программой с помощью голоса 51
Использование панелей инструментов 53
Глава 2. Получение справки 55
Введите вопрос 55
Вывод на экран разделов справочной системы 56
Печать справочной информации 57
Изменение размеров и перемещение окна справки 58
Использование клавиши F1 58
Поиск раздела справки в оглавлении 59
Помощник Office 60
Настройка функций помощника ,...62
Выбор помощника 63
Совет дня 64
Получение справки из Internet 65
Получение онлайновой справки по Excel 65
Получение обновлений Excel 65
Как исцелить Excel 66
Глава 3. Настройка Excel 69
Настройка панелей инструментов 69
Диалоговое окно Настройка 70
Изменение панелей инструментов 71
Изменение раскрывающихся меню 73
Создание новой панели инструментов 74
Создание нового меню 76
Настройка параметров ...78
Опции просмотра 79
Общие параметры программы 81
Опции правки 83
Параметры сохранения 85
Надстройки 86
Установка надстроек, поставляемых с Excel 86
Работа с надстройками сторонних производителей 87
Книга 2. Создание fiaJ&tux ifiadUuu, 89

Глава 1. Создание рабочих листов 91
Дизайн рабочих листов... 91
Использование шаблонов 91
Создание рабочих книг с нуля 98
Данные 101
Надпись 101
Значение 103
Основы ввода данных t 106
Ввод данных с помощью клавиатуры 106
Голосовой ввод данных... ...120
Рукописный ввод 122
Сохранение данных 124
Глава 2. Форматирование рабочих листов 127
Выделение ячеек 127
Выделение ячеек с помощью мыши ь 128
Выделение ячеек с помощью клавиатуры 129
Автовыделение 130
Выделение ячеек с помощью диалогового окна Переход 132
Именование диапазона ячеек 133
Работа со строками и столбцами 134
Автоподбор ширины столбца 135
Настройка ширины столбца вручную 135
Настройка стандартной ширины столбца 136
Сокрытие столбцов 136
Управление строками j 137
Использование панелей инструментов 137
Панель инструментов Форматирование 137
Объединение ячеек 140
Формат пообразцу 140
Числовые форматы 141
Использование предопределенных числовых форматов 142
Дополнительные числовые форматы 143
Создание собственных форматов 145
Выравнивание 146
Использование вкладки Выравнивание 147
Перенос текста в ячейках 148
Изменение направления текста 150
Шрифт и цвет 151
Выбор шрифтов с помощью панели инструментов Форматирование 151
Настройка шрифтов с помощью диалогового окна Формат ячеек 152
Использование рамок и заливки 152
Применение границ 153
Использование узоров 154
Автоформат 155
Условное форматирование 156
Использование стилей 158
Использование предопределенных стилей 159
Создание нового стиля по образцу 160
Создание стиля с нуля 161
Применение стиля к диапазону ячеек 161
Перенос стилей в другую рабочую книгу 162
Глава 3. Редактирование рабочих листов 163
Открытие рабочей книги 163
Открытие книги с помощью области задач 164
Открытие книги с помощью диалогового окна 164
Поиск файлов с помощью области задач 167
Основы редактирования 172
/0 CoqefutcoHue
Отменить и Вернуть 173

Что можно изменить 175
Вставка ячеек 177
Представление рабочего листа 177
Масштабирование 179
Закрепление областей на экране 179
Сохранение пользовательских режимов просмотра 182
Копирование и перемещение 184
Метод перетаскивания 184
Вырезание и вставка 185
Поиск и замена 190
Поиск 190
Замена 193
Справочные материалы 194
Проверка правописания 195
Изменение параметров проверки правописания 197
Добавление слов в пользовательский словарь 198
Преобразование текста в речь 198
Глава 4. Управление рабочими листами 201
Реорганизация рабочего листа 201
Вставка и удаление строк и столбцов 202
Удаление строк и столбцов , 202
Добавление новых строк и столбцов 203
Разделение областей рабочего листа 203
Структуралиста 206
Реорганизация рабочей книги 213
Переименование листов 214
Использование цвета 214
Добавление и удаление листов 216
Изменение расположения листов 216
Редактирование групп '. 217
Сокрытие листов книги 217
Разделение окна 218
Работа с несколькими книгами 220
Сравнение рабочих книг в окне 220
Перемещение листов между рабочими книгами 221
Сохранение рабочей области 222
Консолидация данных рабочих листов ... 223
Консолидация по расположению 225
Консолидация по категориям 227
Связывание консолидированных данных 228
Глава 5. Печать рабочего листа 229
Выбор принтера 229
Предварительный просмотр и разметка страницы 230
Использование режима предварительного просмотра 231
Использование режима разметки страницы 233
Основы печати рабочих листов 236
CoqefiMcaHue //
Печать рабочего листа 236

Управление печатью 239
Печать формул в рабочем листе 239
Изменение параметров печати 240
Книга 3. Фо(1мцмл и функции 247

Глава 1. Построение основных формул 249
Основы построения формул 249
Методы построения формул 250
Редактирование формул 251
Автосуммирование данных в электронных таблицах ....251
Построение формул с помощью операторов 254
Простой оператор *. 254
Приоритет операторов 255
Использование кнопки Вставка функции 256
Копирование формул 259
Абсолютные ссылки 261
Смешанные ссылки 264
Вставка формул массива 264
Построение формулы массива 266
Редактирование формулы массива 268
Именованные диапазоны в формулах 269
Присвоение имени диапазону 270
Именованные константы и формулы 271
Использование имен при создании формул 272
Создание имен с использованием заголовков столбцов и строк 273
Вставка списка имен 274
Применение имен в существующих формулах 276
Редактирование именованных диапазонов 278
Вставка связанных формул 278
Управление пересчетом формул 279
Циклические ссылки 281
Глава 2. Логические функции и отслеживание ошибок 285
Значения сообщений об ошибке 285
Использование логических функций 286
Отслеживание ошибок в формулах 288
Обнаружение ошибок 291
Поиск влияющих ячеек 294
Нахождение потомков 297
Использование инструмента Источник ошибки 298
"Вычислите это!" 300
Параметры проверки ошибок 301
Снятие сообщений об ошибке при выводе на печать 303
Глава 3. Функции даты и времени 305
Понятие даты и времени 305
Изменение региональных настроек 305
Создание формул, вычисляющих интервал времени 307
Построение формул, вычисляющих интервал времени 307
Использование функций даты 308
Сегодня , 308
Функции ДАТА и ДАТАЗНАЧ 308
ДЕНЬ, ДЕНЬНЕД, МЕСЯЦ и ГОД 310
ДНЕЙ360 311
Функции даты пакета Analysis ToolPak 311
Использование функций времени 315
СЕЙЧАС 315
ВРЕМЯ и ВРЕМЗНАЧ 316
ЧАС, МИНУТЫ и СЕКУНДЫ 316
Глава 4. Финансовые функции 319
Основы использования финансовых функций 319
Функции ПС, ЧПС и БС 320
Функция ПЛТ 323
Функции амортизации 326
Финансовые функции пакета Analysis ToolPak 328
Глава 5. Математические и статистические функции 333
Математические функции i 333
Округление чисел 334
Степень и квадратный корень 337
Суммирование 338
Суммирование при заданных условиях 338
Статистические функции 344
СРЗНАЧ, МАКС и МИН 344
Подсчет ячеек 346
Использование специальных статистических функций 350
Глава б. Информационные и текстовые функции 353
Ссылки и массивы 353
Поиск значения с помощью функций ВПР и ГПР 354
Выполнение двустороннего поиска 356
Использование мастера подстановок 360
Функции ссылки , 363
Пожалуйста, информацию 365
Получение информации о содержимом ячейки 365
Моего ли ты типа? 367
Использование функций Е 368
Много шума из-за текста 369
Использование текстовых функций 369
Конкатенация текста 372
Книга У. Co&4i£dfinoe использование рабочих Ла&ищ 375
Глава 1. Совместное использование и просмотр рабочих книг 377
Основы совместного использования рабочей книги 377
"Включение" возможности совместного использования файлов 379
f3
Изменение параметров общедоступных рабочих книг 380

"Включение" отслеживания изменений 382
Объединение изменений, выполненных различными пользователями 385
Объединение разных копий общедоступной рабочей книги 389
Рецензирование рабочих книг 390
Добавление примечаний 390
Пересылка и просмотр рабочих книг 393
Глава 2. Защита рабочих листов 401
Файл, защищенный паролем 401
Ввод пароля для получения доступа 403
Ввод пароля для выполнения изменений ; 404
Изменение или удаление пароля 405
Защита рабочего листа 405
Блокировка и сокрытие ячеек 406
Защита рабочего листа 407
Предоставление возможности редактирования ячеек определенным
пользователям 410
Ввод данных в разблокированные ячейки защищенного рабочего листа 414
Защита рабочей книги 415
Защита общедоступной рабочей книги 416
Глава 3. Совместный доступ к данным из различных программ 419
Основы совместного доступа к данным 419
Импорт текстовых файлов 420
Совместное использование данных программами Microsoft Office 424
Excel и Word 425
Excel и PowerPoint 430
Excel и Outlook 430
Использование смарт-тегов 433
Добавление смарт-тегов ...435
Использование смарт-тегов финансовых символов 435
Глава 4. Совместная работа с данными с помощью Web-узла
SharePoint Team Services 437
Настройка Web-узла команды 437
Изменение имени узла и его описания 438
Настройка макета домашней страницы 439
Настройка макета дочерних страниц 440
Добавление новых страниц на Web-узел 441
Добавление библиотек документов 442
Администрирование Web-узла 444
Добавление новых пользователей 445
Приглашение новых пользователей посетить Web-узел 446
Подключение к Web-узлу 449
Совместное использование электронных таблиц на узле Sharepoint 450
Открытие электронной таблицы на узле 450
Добавление электронной таблицы на узел Sharepoint 452
Редактирование таблиц на узле 452
Создание новых списков из рабочих таблиц 453
/У CoqefaicaHue
Экспорт списка в рабочую таблицу Excel 457
Книга 5. j&uatfioMMM и графические ллемешны 459

Глава 1. Создание диаграмм 461
Основы создания диаграмм 461
Внедренные диаграммы и диаграммы, содержащиеся на отдельных листах 463
Использование мастера диаграмм 464
Изменение параметров диаграммы 469
Форматирование и редактирование диаграмм 470
Форматирование элементов диаграммы 470
Редактирование диаграммы 479
Правильный выбор типа диаграммы 484
Гистограммы 484
Линейчатые диаграммы 485
Графики 485
Круговые диаграммы 485
Точечные диаграммы 486
Диаграммы с областями 486
Кольцевые диаграммы 487
Лепестковые диаграммы 487
Поверхностные диаграммы 487
Пузырьковые диаграммы 488
Биржевые диаграммы 489
Добавление пользовательских типов диаграмм 489
Печать диаграмм 491
Глава 2. Добавление графических элементов 493
Графические объекты 493
Манипулирование графикой 495
Использование слоев 496
Группировка графических объектов 498
Позиционирование объекта по отношению к ячейкам таблицы 499
Использование панели инструментов Рисование 501
Рисование фигур 502
Добавление надписей 504
Вставка объекта WordArt 506
Вставка диаграмм и организационных диаграмм 508
Добавление картинки 508
Вставка рисунков из файлов 509

Глава 1. Создание и поддержка таблиц данных 515
Основы баз данных в Excel , 515
Проектирование стандартного списка данных ....516
Использование форм данных 518
Сортировка данных 522
Сортировка записей в таблице данных 523
Сортировка по четырем и более полям 526
Соуфжсшие f5
Сортировка полей таблицы данных 527

Получение промежуточных итогов .'. 529
Глава 2. Фильтрация базы данных и создание запросов 533
Фильтрация баз данных 533
Фильтрация данных 534
Использование Автофильтра '. 534
Использование расширенного фильтра 538
Задание вычисляемых критериев 542
Использование И и ИЛИ в вычисляемых критериях 545
Применение функций базы данных 545
Запрос внешних данных 547
Создание нового источника данных 547
Спецификация запроса базы данных 550

Глава 1. Выполнение сценариев "что-если" 559
Использование таблиц подстановки 560
Создание таблицы подстановки с одной переменной 560
Создание таблицы подстановки с двумя переменными ..563
Основы использования сценариев 565
Создание сценариев .565
Создание отчета 569
Подбор параметра 570
Выполнение подбора параметра 570
Графический подбор параметра 572
Использование надстройки Поиск решения 574
Условия задачи 575
Решение задачи 578
Изменение параметров надстройки Поиск решения 578
Сохранение и загрузка модели задачи 580
Создание отчетов 581
/
Глава 2. Создание сводных таблиц 583
Создание сводных таблиц 583
Замена полей столбцов и строк 588
Форматирование сводной таблицы 590
Изменение функции вычисления итогов 591
Добавление вычисляемых полей 592
Изменение параметров сводной таблицы 594
Создание сводных диаграмм 597
Книга f. £xcd. и Web 601

Глава 1. Рабочие листы как Web-страницы 603
Сохранение электронных таблиц в формате Web-страниц 603
Сохранение части рабочего листа 606
Сохранение всей рабочей книги 607
Добавление данных на уже существующую Web-страницу 608
16
Добавление интерактивности 608

Редактирование Web-страниц электронных таблиц 616
Экспорт интерактивной Web-страницы в Excel 617
Создание Web-запросов 618
Глава 2. Создание гиперссылок в рабочих листах 623
Добавление гиперссылок в документы Excel 623
Добавление гиперссылок 624
Переход по ссылке 626
Редактирование гиперссылок 628
Добавление гиперссылок в панели инструментов и меню 629
Использование функции ГИПЕРССЫЛКА 632
Книга 9. Cxcel и VBJ. 635

Глава 1. Создание и запуск макросов 637
Основы работы с макросами 637
Запись макроса 638
Воспроизведение макроса 641
Назначение макроса кнопке На панели инструментов или элементу меню 642
Глава 2. Программирование в VBA 645
Использование редактора Visual Basic 645
Справка по VBA 648
Редактирование записанных макросов 649
Написание новых макросов в редакторе Visual Basic 658
Создание пользовательских функций Excel 659
Добавление описания пользовательской функции 661
Использование пользовательских функций в рабочих листах 663
Сохранение пользовательских функций в файлах надстроек 665
Предметный указатель 669
Грег Харвей написал немало книг, посвященных компьютерной тематике, в числе по-
следних — Excel 2003 для "чайников" и Adobe Acrobat 5 PDF for dummies. Грег приступил к
обучению пользователей работе на персональных компьютерах еще во времена DOS,
WordStar и Lotus 1-2-3 в середине 80-х годов прошлого столетия. Поработав в нескольких
фирмах, предлагавших подобные услуги, он продолжил преподавательскую деятельность
в университете Golden Gate в Сан-Франциско, где читал семестровые курсы по управле-
нию рабочими таблицами и базами данных.
Его любовь к обучению со временем переросла в любовь к созданию книг. Безуслов-
но, Грег предпочитает книги серии ...for dummies, поскольку именно они предназначены
для его любимых учеников — новичков в области компьютерных технологий. Книги
данной серии также предполагают юмор (ключевой элемент в учебном классе) и, что бо-
лее приятно, позволяют высказывать собственное мнение о предмете изложения.
книге Excel 2003 для "чайников". Полный справочник систематизирована вся важная
информация об использовании широких возможностей программы Microsoft
Excel. Это издание будет полезно всем читателям, независимо от опыта их работы с про-
граммой. Excel — выдающаяся программа для работы с электронными таблицами и ана-
лиза данных, она предлагает пользователям поистине неограниченные возможности,
которые часто спрятаны за техническим жаргоном и описаниями, доступными для
понимания лишь ограниченному числу программистов. Большинство публикаций, при-
званных помочь в освоении Excel, достаточно четко описывают отдельные возможности
этой программы, однако редко объясняют их назначение.
Знание принципов использования возможностей Excel — это лишь половина дела.
Важно понять, какую пользу могут они принести именно в вашей работе. В настоящей
книге об Excel вы узнаете и как работать с программой, и для чего нужны ее многочис-
ленные функции, при этом наставления даются по возможности редко.
Работая с Excel, вы удостоверитесь в том, что это лучшее средство для обработки дан-
ных, которое когда-либо существовало. Поэтому используйте Excel всегда, когда возни-
кает в ней необходимость.
1
эгной книге
Excel 2003 для "чайников". Полный справочник— это пособие, которое рекомендуется
хранить на столе (или периодически вынимать из-под стола). Несмотря на то, что главы
настоящей книги логически упорядочены, каждая из них довольно самостоятельна, и по-
лучать информацию можно, начиная с любого раздела книги.
По возможности я старался обособить и отдельные разделы внутри каждой главы.
Если информация по смежным вопросам обсуждается в другой части, на нее дана ссылка
(с указанием книги и главы).
Используйте оглавление, содержание и предметный указатель для поиска необходимой
темы и обращайтесь непосредственно к разделу, в котором освещены интересующие вас
возможности Excel. Практически все темы представлены в виде диалога. Основные прин-
ципы работы, как правило, представлены в виде маркированного списка, за которым
следует четкое описание необходимых действий (обычно в виде нумерованного списка).
Вполне очевидно, что вам для работы или учебы необходима программа Microsoft
Excel. Однако не обязательно становиться экспертом по работе с данным приложением,
достаточно найти только ту информацию, которая необходима в данный момент для
выполнения конкретных операций. Итак, настоящая книга — для вас. К счастью, даже
если вы новичок, но хотите стать гуру в области электронных таблиц в своей организа-
ции, эта книга вам также понадобится. '
20 Введение
Перейдем к аппаратному и программному обеспечению. Наверняка вы имеете доступ

к персональному компьютеру, на котором установлена программа Excel 2003 (обычно
как часть пакета Microsoft Office 1 1). Я буду предполагать, что используется операцион-
ная система Windows XP или Windows 2000. Рисунки к книге выполнены именно в систе-
ме Windows XP, но и в Windows 2000 отличий не будет.
v
о[ианизована aina книга

Excel 2003 для "чайников". Полный справочник состоит из девяти небольших книг.
Поэтому можно обращаться к каждой из них по мере необходимости, оставляя весь
остальной материал до той поры, пока он действительно не понадобится. Книги делятся
на главы, которые содержат всю необходимую информацию по вопросам работы
с отдельными возможностями Excel.
Ниже описаны все содержащиеся в этом издании книги, и, я надеюсь, вы найдете
среди них нужные.
Книга /. Основы excel

Эта книга для тех, кто никогда прежде не работал в программе Excel, кого один вид
окна программы приводит в трепет. В главе 1 представлен вспомогательный материал, в
том числе описаны меню, панели инструментов и некоторые диалоговые окна. В особен-
ности интересен раздел о голосовых командах.
В главе 2 рассказано о способах получения справки в Excel. Поверьте, несмотря на все
достоинства этой книги, справочная система Excel вам также может пригодиться.
Не пропустите главу 3, даже если не считаете себя новичком. В ней описаны возмож-
ности персональной настройки Excel. Здесь содержится информация о создании панелей
инструментов и меню, а также о работе с надстройками, которые существенно расширя-
ют возможности программы Excel.
Книга 2 . Создание [юЯочих /на&шц

Книга 2 посвящена вопросам разработки рабочих листов Excel. В главе 1 описаны
основы создания и ввода данных (в том числе рукописный и голосовой ввод).
Глава 2 рассказывает, как придать таблице профессиональный вид, используя форма-
тирование. Excel предлагает большое количество техник форматирования: от использо-
вания автоформата до очень сложного условного форматирования.
В главе 3 описывается, как отредактировать существующий рабочий лист, не повлияв
на дизайн или содержимое. Редактирование для новичков— занятие непростое,
поскольку таблица содержит не только данные, но и формулы. Поэтому простое, на пер-
вый взгляд, действие может вызвать неожиданные изменения.
Глава 4 посвящена вопросам управления теми рабочими листами, которые содержит
приложения, построенные в Excel. В ней рассмотрены объемные таблицы, создаваемые
из обычных листов, процесс добавления и удаления листов, вопросы организации рабо-
ты с листами в условиях небольшой видимой области, а также использование данных из
различных листов и книг.
В главе 5 рассказано о печати рабочих листов — второй по важности теме после созда-
ния таблиц и внесения в них данных. Вы узнаете не только, как вывести на печать необхо-
димый диапазон, но и как создать профессиональный отчет, которым можно гордиться.
2f
Книга 3 . Формулы и функции

Эта книга о вычислениях и построении формул. В главе 1 представлены основы соз-
дания формул с использованием арифметических операций и встроенных функций; опи-
сано, как использовать разнообразные способы ссылок на ячейки и связывать формулы с
разными листами.
В главе 2 рассказано, как избежать ошибок в формулах, как отследить их. В ней вы
найдете информацию о циклических ссылках и об их использовании для вычислений
рекуррентных выражений.
В главах 3-6 изложены вопросы использования встроенных функций различных видов.
В главе 3 рассказано об особенностях применения функций даты и времени, в том числе и
для вычисления временных промежутков. В главе 4 описаны финансовые функции Excel и
их применение. Глава 5 посвящена математическим и статистическим функциям, глава 6 —
информационным и текстовым. Вы узнаете, как строить формулы, автоматизирующие ввод
данных путем возврата значений из указанной таблицы, и сшивать части текста.
Книга У. Совместное использование
В книге 4 описаны способы совместной работы над данными электронных таблиц.

В главе 1 рассказано о возможностях Excel по отправке листов на редактирование другим
пользователям и о добавлении примечаний; также освещены вопросы рецензирования и
применения внесенных исправлений.
Глава 2 посвящена вопросам безопасности. В ней представлена информация о том,
как защитить данные, чтобы доступ к ним имели только санкционированные пользова-
тели и чтобы изменения можно было вносить лишь в отдельные части рабочих листов.
В главе 3 речь идет об использовании данных рабочих таблиц в других программах, в
частности в Microsoft Word, PowerPoint и Outlook. В этой главе также описана роль
смарт-тэгов с целью автоматического переноса информации в рабочие листы из внешних
источников, например адресной книги Outlook или Web-узлов Internet.
В главе 4 освещены вопросы совместного использования данных с помощью новой
технологии SharePoint Team Servises. В ней описаны основы настройки SharePoint узла и его
страниц, а также вопросы передачи данных из Excel на узел и в обратном направлении.
Книга 5 . диаграммы и графические элементы

Книга 5 содержит сведения о графике в Excel. В главе 1 освещены вопросы создания
диаграмм на основе данных рабочих листов. Вы не только научитесь строить диаграммы,
но и узнаете, как найти требуемый тип диаграммы, чтобы графическое представление
данных было наиболее оптимальным.
Глава 2 описывает возможности применения других графических элементов в рабочих
листах: возможности рисования, импорта изображений и коллекции клипбв, входящих в
состав Microsoft Office, импорта цифровых фотографий и других рисунков, созданных с
использованием специального программного обеспечения.
. ; '
Книга 6 . Управление данными

В книге 6 рассмотрены вопросы использования Excel с целью обработки больших
объемов данных (т.е. баз данных или списков). В главе 1 изложены основные сведения по
созданию списков данных и добавлению в них информации. Здесь же освещены вопросы
22 Введение
реорганизации данных в списках с помощью сортировки и использования промежуточ-

ных итогов.
Глава 2 посвящена проблеме фильтрации данных и выделения исключительно необ-
ходимой информации (создание запросов). В ней описано, как выполнять операции сор-
тировки и фильтрации (от простого автофильтра до специальных функций баз данных).
Вы также узнаете, как создавать запрос к внешним источникам данных, поддерживае-
мым специальными программами для Windows, например Microsoft Access или dBASE, и
теми, которые работают в других операционных системах (DB2 и Oracle).
Книга 7. Анализ данных,

В книге 7 рассмотрены вопросы анализа данных в Excel — использование вычисли-
тельных возможностей этой программы для проектирования и прогноза. В главе 1 описа-
ны различные сценарии вида если то, включая таблицы данных с одной и двумя пере-
менными, подбор параметра, последовательность возможных сценариев, а также исполь-
зование надстройки Поиск решения (Solver).
В главе 2 рассказано о построении сводных таблиц, специальных сводок, которые по-
зволяют анализировать большие объемы данных с помощью компактного и мобильного
формата. Вы узнаете, как работать со сводными таблицами и как строить сводные диа-
граммы, графически представляющие анализируемую информацию.
Книга <?. excel и Web

В книге 8 описаны возможности Excel по работе в Web. В главе 1 показано, как можно
легко сохранить рабочий лист или диаграмму в формате HTML и опубликовать их в ло-
кальной сети или на Web-узле в Internet. Вы узнаете, как создавать действительно инте-
рактивные Web-страницы, содержащие электронные таблицы (для пользователей, рабо-
тающих с последними версиями Internet Explorer) и Web-страницы, в которых реальные
данные получают из рабочих листов Excel.
В главе 2 освещены вопросы построения и использования гиперссылок в обычных
таблицах Excel (эти ссылки часто используются на всех Web-страницах). В ней описан
процесс создания гиперссылок для перемещения по листам в одном файле Excel, откры-
тия документов на диске или подключения к Internet и перехода на нужную страницу.
Книга 9. excel и У8Л

В книге 9 речь идет о настройке Excel с использованием языка программирования
Visual Basic for Applications (VBA). Глава 1 посвящена проблеме записи макросов, кото-
рые в дальнейшем можно воспроизводить в Excel. Запись макросов обычно используют
тогда, когда существует необходимость постоянного выполнения определенного набора
действий с помощью обычных меню, панелей инструментов и диалоговых окон.
Excel автоматически преобразует записанные макросы в VBA-код.
В главе 2 рассказано о редактировании VBA-кода в специальном редакторе Visual Basic.
Вы узнаете, как использовать данный редактор для изменения записанных макросов, а
также для создания программ собственных макросов с нуля. Вы научитесь писать собствен-
ные функции, которые затем можно использовать в электронных таблицах Excel.
Jiutc/nozftoMMM, испом&цемьъе в э&ой книге
Изображенные ниже пиктограммы размещаются на полях, чтобы вьщелить материал,
на который следует обратить особое внимание.
Эта пиктограмма указывает на полезные (по мнению автора) сведения, кото-

рые связаны с обсуждаемой темой. Они позволят улучшить или облегчить
работу.
Данная пиктограмма представляет информацию, которую для успешной ра-

боты требуется обязательно запомнить.
Такая пиктограмма предупреждает о том, чего делать ни в коем случае нельзя.

Обычно она сигнализирует о возможности потерять данные или о фатальных
ошибках в рабочих листах.
Рядом с этой пиктограммой изложена утомительная техническая информа-

ция, которую можно пропустить (или прочитать, если поблизости нет ничего
более интересного).
qcubute
Данный вопрос непростой. Безусловно, я бы начал с просмотра карикатур Рича Тен-
нанта (Rich Tennant) в начале каждой книги, после чего перешел бы к интересующей
книге. Следуйте к поставленной цели, и пусть ваши поиски не будут скучными.
24 Введение
Ждем, всиьих, огпзывов!

Вы, читатель этой книги, и есть главный ее критик и комментатор. Мы ценим ваше
мнение и хотим знать, что было сделано нами правильно, что можно было сделать лучше
и что еще вы хотели бы увидеть изданным нами. Нам интересно услышать и любые дру-
гие замечания, которые вам хотелось бы высказать в наш адрес.
Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать нам бумажное
или электронное письмо либо просто посетить наш Web-сервер и оставить свои замеча-
ния там. Одним словом, любым удобным для вас способом дайте нам знать, нравится или
нет вам эта книга, а также выскажите свое мнение о том, как сделать наши книги более
интересными для вас.
Посылая письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее авторов, а
также ваш обратный адрес. Мы внимательно ознакомимся с вашим мнением и обязательно
учтем его при отборе и подготовке к изданию последующих книг. Наши координаты:
E-mail: info@dialektika.com
WWW: http://dialektika.com
Адреса для писем из:
России: 115419, Москва, а/я 783
Украины: 03150, Киев, а/я 152
,
Книга 1
Основы Excel
йряПБчмлмГ-
#WpiSAV*bi »"
?6toA&Ufeb!
13 эйгйй книге...
Глава 1. Знакомство с Excel
Глава 2. Получение справки
Глава 3. Настройка Excel
/. Знсисомаиво с Excel
главе...
•S Для чего применяется программа Excel
V Как запустить Excel
•/ Знакомство с окном программы
S Рабочие книги и рабочие листы
•/ Команды Excel
i/ режде, чем приступить к работе с Excel, необходимо понять, какие именно

** ** функции выполняет эта программа. Поэтому в начале главы будут кратко опи-
саны задачи, для выполнения которых и была разработана программа Excel 2003.
Ознакомившись с материалом настоящей главы, вы будете готовы к изучению ин-
формации, приведенной далее в этом справочнике.
H,ffLo nfieqciHa&isieiH codou excel

После Word, мощнейшего текстового процессора от Microsoft, Excel — вторая по по-
пулярности программа (или приложение), из пакета Microsoft Office. Excel получила такое
признание, без сомнения, вследствие того, что в современном бизнесе, помимо докумен-
тооборота, для которого используется Word, важнейшую роль играют системы обработки
числовых данных.
В Excel широчайшие возможности работы с числами дополнены средствами построе-
ния диаграмм и обработки электронных таблиц. Вы, вероятно, знаете, что программа ра-
боты с электронными таблицами Excel совмещает удобную форму таблицы с вычисли-
тельными возможностями калькулятора. Это означает, что вы вправе не только исполь-
зовать данное приложение для создания финансовых отчетов, ведомостей и пр., но и
применять его встроенные возможности для вычисления полных и промежуточных ито-
гов и получения более сложных оценок.
Такое объединение возможностей делает Excel незаменимым и естественным для
любых приложений, использующих определенный вид табличного представления и вы-
полнения интенсивных расчетов на основе содержащихся данных. Например, Excel
можно применить для создания аналогов многих бумажных форм, которые не требуют
вычислений вообще. (Многие пользователи полагают, что создавать бланки значительно
удобнее в Excel, а не пользуясь таблицами Word.) Программа применяется также для соз-
дания финансовых отчетов, ведомостей и отчетов о движении товаров по складу, что тре-
бует объемных вычислений.
Книга. 1. Основы. Excel
места
Ключ к успешной работе с Excel— понимание структуры таблиц. На рис. 1.1 пред-
ставлено окно программы, в котором центральное место занимает табличная сетка
(без дополнительных элементов управления, обычно появляющихся при запуске про-
граммы). Эта таблица называется рабочим листом (или листом).
Обратите внимание на следующие элементы рис. 1.1.
» Столбцы таблицы обозначены буквами (А, В, С и т.д.). Это заголовки столбцов.
Если Excel не хватает букв, используются их комбинации (за столбцом Z следуют
АА, АВ, АС, последний — имеет заголовок IV).
» Строки таблицы пронумерованы (от 1 5536), заголовки строк размещены в левой
части окна программы.
» Пересечением строки и столбца является прямоугольник, называемый ячейкой.
* Совершенно пустая таблица производит гнетущее впечатление.
Заголовки столбцов
_|_
1
— Заголовки строк
Рис. /. 1. Рабочий лист Excel

f. Знакоии&Кво с excel
Каждая ячейка электронной таблицы может содержать собственные данные,

тип которых зависит от назначения и макета создаваемой электронной
таблицы.
лчейки
Ячейки идентифицируются по их положению в таблице, или адресу. Этот адрес пред-
ставляет собой название столбца, за которым следует номер строки. Поэтому первая
ячейка рабочего листа, расположенная в его верхнем левом углу, имеет адрес А1, самая
левая ячейка второй строки — А2, а верхняя ячейка второго столбца — В1.
Обычно адрес ячейки состоит из буквенного названия столбца и номера строки. Можно
использовать также систему ссылок на ячейки R1C1, которая имеет такое название,
поскольку первая ячейка таблицы, А1, в этой системе характеризуется адресом R1C1.
Обратите внимание на два отличия в способах адресации ячеек.
* Система адресации R1C1 не использует буквенный заголовок столбцов. При выборе
данной системы на вкладке Общие (General) диалогового окна Сервиса Параметры
(ToolsÔptions) буквенные заголовки столбцов меняются на числа (рис. 1.2).
« В системе адресации R1C1 сначала указывают номер строки, а затем— номер
столбца, на пересечении которых расположена ячейка. При обычной системе ад-
ресации заголовок столбца указывается первым.
Рис. 1.2. Рабочий лист Excel, в котором используется система адресации R1C1
30 Книга 1. Основы excel
Основное преимущество обычной системы адресации заключается в том, что она

короче. Поэтому многие пользователи считают, что ее применение, особенно в форму-
лах, удобнее, так как не приходится каждый раз обращаться к сокращению R (строка) и
С (столбец).
Недостатком данной системы является то, что столбцы после 26-го именуются двумя
буквами (всего в рабочем листе 256 столбцов). При работе с широкими листами система ад-
ресации R1C1 оказывается достаточно удобной. Предположим, необходимые данные нахо-
дятся в ячейке R1C52. Из адреса ясно, насколько далеко они расположены по отношению к
первой ячейке таблицы. А если знать, что данные содержатся в той же ячейке с адресом
AZ1, будет ли вам столь же очевидно их расположение?
Отключение системы ссылок I

Во многих рабочих листах, с которыми
ма ссылок А1 (поскольку именно она задана по умолчанию, о существовании ,
системы адресации порой даже не догадываются). Предположим, один из пользоват
лей переключился в систему R1C1 и сохранил файл. При открытии этого файла ссылки
на ячейки в формулах будут создаваться с использованием адреса в указанной систе-
ме, а в окне Excel столбцы будут пронумерованы. Всегдй можно вернуться к обычной
системе адресации ячеек, выбрав команду Сервис<=>Параметры и сняв флажок Стиль
ссылок R1C1 (R1C1 reference style) на вкладке Общие. Эта опция расположена в верхт
ней части диалогового окна. Щелкните на кнопке ОК, и все ссылки на ячейки i
(как и заголовки столбцов) примут обычный вид.
'£ние шаОивной лчейки

Независимо от используемой системы ссылок на ячейки, Excel выделяет ячейку,
с которой работают в настоящее время (эта ячейка называется активной, или текущей),
несколькими способами.
« Адрес ячейки находится в поле слева непосредственно над строкой заголовков
столбцов (в поле Имя (Name)).
» Выделяются заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится
ячейка.
* Вокруг ячейки располагается толстая рамка (табличный курсор).
Все эти способы отображены на рис. 1.3, где активна ячейка С7. Заголовки столбца С и
строки 7 рабочего листа выделены оранжевым цветом, а в поле Имя находится адрес С7.
Основные задания, выполняемые в (шЗоычс мю&ах
Чтобы создать новую рабочую таблицу или список, следует выполнить три основных
действия.
* Ввести названия, которые задают макет таблицы или списка.
* Ввести данные.
* Отформатировать введенные данные.
Обратите внимание, что практически во всех электронных таблицах названия имеют

как столбцы, так и строки. Они определяют данные разных типов, содержащиеся в таб-
лице, — в отличие от списков (которые в Excel также называют списками данных, или
базами данных). В списках для идентификации данных именуют только столбцы.
Змява f . Знакомого с Excel 3f
Адрес ячейки в поле Имя

Выделен столбец
Табличный курсор
Выделена строка
Рис. 1.3. Так выделяется активная ячейка
Данные, введенные в ячейки таблицы или списка (подробнее о вводе данных

см. главу 2 книги 1), могут быть текстом, числовыми значениями или формулами, по ко-
торым выполняются вычисления (обычно они используют другие значения, содержа-
щиеся в таблице или списке).
После ввода данных форматирование таблицы или списка будет практически завер-
шено. В процессе форматирования данных обычно изменяют формат ячейки, содержа-
щей данные. Другими словами, вместо того, чтобы выделять полужирным шрифтом или
курсивом вводимый в ячейку текст (аналогично операциям в Word), в Excel эти атэибуты
назначают ячейке, содержащей необходимый текст. Таким образом, указанные атрибуты
текста будут связаны с ячейкой, и, если заменить текст числом или формулой, результат
вычислений также будет иметь указанные атрибуты. Подобная возможность достаточно
важна при построении таблиц (подробнее см. главу 2 книги 2).
32 Киша 1. Основ* Excel
ч,1но помимо
Несмотря на то, что главным предназначением Excel является работа с электронными
таблицами (которые и будут основными документами), возможности программы этим не
исчерпываются. Кроме основных методов работы с электронными таблицами, програм-
ма Excel позволяет строить диаграммы и производить анализ данных. Она характеризует-
ся рядом функций по управлению базами данных.
Таким образом, предоставляется возможность работы с электронной таблицей.
При построении диаграмм или анализе данных работают с теми из них, которые находят-
ся в рабочих листах (подробнее о построении диаграмм см. книгу 5, а об анализе дан-
ных — книгу 7). В процессе управления базами данных Excel выполняет сортировку и
фильтрацию данных, введенных в таблицу в виде списка или импортированных из внеш-
них источников (например, из файлов программы Microsoft Access или корпоративных
баз данных — подробнее о работе с базами данных в Excel см. книгу 6).
ic ftatfotfie с Cxcel
Прежде всего, следует запустить Excel. Поэтому основы работы с программой мы
начнем с описания способов ее активизации. В Windows XP запустить Excel не составит
особого труда — это можно сделать несколькими способами.
Вызов nftotftoMMbi с панели задач, Windows

Для запуска Excel с панели задач Windows выполните следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) на панели задач.
Откроется меню Пуск.
2. Поместите указатель мыши над элементом Все Программы (All Programs).
Раскроется меню, которое содержит ряд программ, установленных на компьютере.
3. Щелкните на Microsoft Excel для запуска этой программы.
После первого запуска Excel с панели задач Windows приложение будет авто-
матически добавлено в меню Пуск, как показано на рис. 1.4. Поэтому в даль-
нейшем достаточно будет лишь щелкнуть на кнопке Пуск и выбрать Microsoft
Excel из этого меню. Однако такое размещение в меню Пуск не постоянно;
по мере запуска других программ они будут добавляться в это меню и вскоре
вытеснят Microsoft Excel.
Зам/etc &ccel с (гаЗоъега анола или с панели задач.

Если вы активно работаете с Excel, вероятно, процедура запуска этой программы из ме-
ню Пуск окажется не очень удобной. В этом случае поместите на рабочий стол ярлык
Microsoft Excel или используйте Панель Microsoft Office, описанную в следующем разделе.
Чтобы добавить на рабочий стол ярлык Excel, необходимо найти файл, запускающий
данное приложение (excel . exe), и выполнить следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Пуск панели задач.
Откроется меню Пуск, содержащее элемент Найти (Search).
Улова f. Знакомайво с excel 33
Рис. 1.4, Меню Пуск после добавления элемента Microsoft Excel
2. В меню Пуск щелкните на элементе Найти, а затем — на Все файлы и папки

(All Files and Folders).
3. В поле Искать имена файлов и папок (All or part of filename) введите excel. exe.
4. Щелкните на кнопке Найти.
Windows просмотрит содержимое жесткого диска компьютера и найдет нужный
файл.
5. Щелкните на кнопке Остановить (Stop), когда требуемый файл будет найден, т.е. его
имя появится в правой части диалогового окна Результаты поиска (Search Results).
Осталось только поместить ярлык этого файла на рабочий стол.
6. Щелкните правой кнопкой мыши на найденном файле, затем в контекстном меню по-
местите указатель мыши на Отправить (Send to) и щелкните на Рабочий стол
(создать ярлык) (Desktop (create shortcut)).
Windows поместит на рабочий стол ярлык программы Excel (чтобы его увидеть,
закройте окно Результаты поиска).
7. Щелкните на кнопке Закрыть (Close)диалогового окна Результаты поиска.
34 Книга 1. Осмбы. Cxcei
Закрыв диалоговое окно Результаты поиска, вы увидите на рабочем столе

пиктограмму Excel (такую, как на полях книги). Чтобы запустить Excel с ра-
бочего стола, дважды щелкните на его пиктограмме. Можно также щелкнуть
на пиктограмме правой кнопкой мыши и выбрать команду Открыть (Open) в
контекстном меню.
Если ярлык Microsoft Excel помещен на панель часто используемых программ

в меню Пуск, откройте это меню, щелкните на ярлыке Excel правой кнопкой
мыши, в контекстном меню наведите указатель на элемент Отправить и
щелкните на Рабочий стол (создать ярлык).
Единственным неудобством при запуске с рабочего стола является двойной щелчок

мыши или использование контекстного меню. Кроме того, если рабочий стол перепол-
нен, пиктограмму порой сложно найти.
Чтобы избежать подобных неудобств, скопируйте ярлык Excel с рабочего стола на па-
нель быстрого запуска (Quick Lanch), расположенную справа от кнопки Пуск панели за-
дач Windows. Для запуска Excel с этой панели достаточно одного щелчка мышью, как и
при работе с другими кнопками панелей инструментов Windows.
Чтобы скопировать ярлык Excel с рабочего стола на панель быстрого запуска, выпол-
ните следующие действия.
1. Перетащите ярлык Excel с рабочего стола на панель быстрого запуска, поместив его в
выбранной части панели.
Пиктограмма будет расположена в начале панели, справа от кнопки Пуск,
если вы перетащили ее туда (перед первой кнопкой панели быстрого запуска
должна появиться тонкая черная линия, указывающая на место размещения новой
кнопки).
2. Добившись необходимого положения тонкой черной черты на панели быстрого запус-
ка, отпустите кнопку мыши.
Когда вы отпустите кнопку мыши, Windows добавит на панель пиктограмму Excel.

После ее добавления на панель быстрого запуска для загрузки Excel достаточно будет
один раз щелкнуть на ней мышью. Если необходимо убрать пиктограмму с панели быст-
рого запуска, просто перетащите ее с панели — и она исчезнет.
На рис. 1.5 представлен рабочий стол Windows после добавления ярлыка программы
Excel.
Заш/с/с Excel ntfineM otfticftbufiusi одного из

Excel также можно запустить путем открытия документа, который был создан в этой
программе. Windows, разумно последовавшая примеру Apple Macintosh, связала выпол-
няемый файл каждого приложения с генерируемыми им документами. Это означает, что
при попытке открыть документ Excel (рабочую книгу или файл рабочей книги) Windows
проверяет, запущена ли программа Excel. Если да, Windows просто открывает выбранную
книгу в приложении. А если программа Excel еще не запущена, Windows выполняет за-
пуск и затем открывает выбранную рабочую книгу.
Змива f . Знакомого с excel 35
Ярлык Excel на рабочем столе
Ярлык Excel на панели быстрого запуска
Рис. 1. 5. На рабочий стол Windows XP и на панель быстрого запуска добавлены ярлыки Excel
Чтобы открыть рабочую книгу и запустить Excel, найдите пиктограмму файла

рабочей книги (показана на полях) и дважды щелкните на ней. Можно также
щелкнуть на пиктограмме правой кнопкой мыши и в контекстном меню вы-
брать команду Открыть.
Не забудьте поместить на рабочий стол ярлыки книг, с которыми приходится

часто работать. Для этого найдите требуемую рабочую книгу, щелкните пра-
вой кнопкой мыши на пиктограмме ее файла и в контекстном меню выберите
вначале команду Отправить, а затем — Рабочий стол (создать ярлык). Если
ярлык книги находится на рабочем столе, дважды щелкните на нем, чтобы
запустить Excel и открыть книгу.
Окно excel
При первом запуске программы Excel появляется окно программы, которое занимает
всю видимую область экрана и имеет заголовок Microsoft Excel. В окне программы Excel вы
найдете несколько областей (рис. 1.6), в каждой из которых размещены собственные эле-
менты. Окно программы Excel состоит из следующих областей.
36 Книга 1. Основы, excel
Строка формул
Панели инструментов Стандартная и Форматирование
Строка меню
Строка заголовка Область задач
Строка состояния Область задач —'

Рабочая область Excel
Рис. 1.6. Окно программы Excel
Строка заголовка (Title bar). Это первая строка в верхней части экрана. Она содер-
жит кнопку управления, открывающую меню (с помощью которого можно пере-
мещать и изменять размер окна), название приложения (Microsoft Excel), кнопки
Свернуть (Minimize) и Восстановить (Restore).
Строка меню (Menu bar). Расположена под строкой заголовка. Она содержит рас-
крывающиеся меню, в которых можно выбрать разнообразные команды програм-
мы Excel. В этой же строке находится текстовое поле Введите вопрос (Ask a ques-
tion) и кнопки Свернуть окно (Minimize window), Восстановить окно (Restore
window) и Закрыть окно (Close window).
Панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting). Распо-
ложены в одной строке под строкой меню, в каждой из этих панелей инструментов
находятся кнопки, по щелчку на которых выполняются определенные действия.
Строка формул (Formula Bar). Эта строка состоит из трех областей: поля Имя
(Name), содержащего адрес активной ячейки, кнопок Отмена (Cancel), Ввод
(Enter) и Вставка функции (Insert function), а также поля справа, в котором ото-
бражается содержимое активной ячейки.
/. Знакйма&во с £xcel 37
Рабочая область Excel. Данная область расположена между строкой формул и

строкой состояния. Она содержит окна всех документов и рабочих книг Excel.
Как правило, в рабочей области находится только одна рабочая книга.
Область задач (Task Pane). Эта область отображается в правой части окна про-
граммы, она включает многочисленные панели, среди которых Приступая к
работе (Getting started) — выводится по умолчанию, позволяет открывать сущест-
вующие и создавать новые рабочие книги, Справка Excel (Help) — используется
для получения справки по сети, Буфер обмена (Clipboard) — для управления дан-
ными, содержащимися в буфере обмена Windows, Поиск (Search) — для поиска до-
кументов, Коллекция клипов (Insert Clip Art) — для вставки в рабочие листы изо-
бражений из коллекции клипов Windows.
Строка состояния (Status bar). Расположена в нижней части окна Excel и разделена
на две части. В левой части содержится сообщение о текущем состоянии програм-
мы или выбранной команде Excel, а в правой— индикаторы режимов NUM,
CAPS и пр.
заголовка
В строке заголовка окна Excel располагается название программы, кнопка управления
с пиктограммой XL, а также кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть (Close).
По щелчку на кнопке управления появляется меню, в котором находятся команды изме-
нения размера окна программы и его закрытия.
Ш В При первом запуске Excel в правой части строки заголовка будут содержаться
две кнопки — Свернуть и Восстановить. Щелкните на кнопке Свернуть,
чтобы убрать с экрана окно Excel и поместить одновременно кнопку на па-
нель задач Windows (действие аналогично выполнению одноименной коман-
ды в меню управления Excel). Щелкните на кнопке Восстановить, чтобы
уменьшить размер окна программы Excel и поместить его в центре рабочего
стола (действие аналогично выполнению одноименной команды в меню
управления Excel).
Если окно Excel свернуто, восстановить его можно, щелкнув на кнопке в панели задач
Windows. Если же окно программы Excel небольшого размера, то чтобы развернуть его на
весь экран, воспользуйтесь кнопкой Развернуть (Maximize), представленной на полях
(действие аналогично выполнению одноименной команды в меню управления Excel).
.
<tca меню
Строка меню содержит девять раскрывающихся меню, в которые включены команды,
необходимые для работы в программе. В правой части строки меню располагается поле
Введите вопрос, которое позволяет получить доступ к справочной системе Excel
(подробнее см. главу 2 книги 1). Справа от этого поля находятся кнопки Свернуть окно,
Восстановить окно и Закрыть окно.
Как и в других приложениях Windows, для выбора команд меню можно пользоваться
мышью и клавиатурой. Подробнее см. раздел "Работа с меню" далее в этой главе.
Для управления работой Excel можно также использовать голосовые команды (если,
конечно, к компьютеру подсоединен микрофон). Подробнее см. раздел "Голосовые
команды" далее в этой главе.
38 &ииа 1. Осмей Excel
Кнопки Excel Свернуть окно, Восстановить окно и Закрыть окно, расположенные

справа в строке меню, работают аналогично, но не дублируют кнопки строки заголовка.
« Щелкните на кнопке Свернуть окно, чтобы свернуть окно рабочей книги и превра-
тить его в кнопку в нижней части рабочей области окна программы Excel.
* Щелкните на кнопке Восстановить окно, чтобы уменьшить окна активной рабо-
чей книги. На экране в рабочей области программы Excel появится небольшое ок-
но с документом. Оно будет содержать собственную строку заголовка и кнопки
Свернуть, Развернуть и Закрыть.
» Щелкните на кнопке Закрыть окно, чтобы закрыть активную рабочую книгу.
Ехсе выдаст предупреждение с предложением сохранить изменения, внесенные в
рабочую книгу с момента последнего сохранения.
Чтобы восстановить рабочую книгу, щелкните на кнопке с ее именем, расположенной в

нижней части рабочей области окна программы Excel. Окно, содержащее книгу, займет всю
рабочую область, если вы щелкнете на кнопке Развернуть в этом окне.
Для циклического переключения между окнами всех книг Excel и всех других
приложений используйте комбинацию клавиш <Alt+Tab>.
Обратите внимание на то, что после щелчка на кнопке Восстановить окно в

строке меню исчезают кнопки Свернуть окно, Восстановить окно и Закрыть
окно, а поле Введите вопрос перемещается вправо. Это происходит потому,
что в рабочей области книга располагается в собственном окне, в строке заго-
ловка которого находятся кнопки Свернуть, Развернуть и Закрыть. Если
щелкнуть на кнопке Развернуть окна рабочей книги, активная книга займет
всю рабочую область окна программы Excel, и в строке меню снова появятся
три кнопки, сместив влево поле Введите вопрос.
Ланели UHcritfUfMeHtHoe CriianqafitftHaA

и
Следующую строку окна Excel занимают наиболее часто используемые панели инст-
рументов Стандартная и Форматирование. Поскольку Excel автоматически размещает
их в одной строке, все кнопки этих панелей на экране не видны.
Чтобы отобразить невидимые кнопки панели инструментов, щелкните на кнопке
Параметры панели инструментов (Toolbar Options), приведенной на полях. На экране
появится меню, содержащее все невидимые ранее кнопки. При этом символ » указыва-
ет на то, что не все кнопки панели инструментов находятся на экране.
Для определения названия кнопки наведите на нее указатель мыши. Всплы-
вающая подсказка сообщит название инструмента. Чтобы разместить панели
инструментов Стандартная и Форматирование в разных строках, щелкните
на кнопке Параметры панели инструментов и выберите команду
Отображать кнопки на двух строках (Show buttons on two rows). Если вдруг
понадобится освободить место на экране, поместите панели инструментов в
одну строку этим же способом.
Умива f. Знакомайво с Excel 39
Чтобы использовать кнопку панелей инструментов, просто щелкните мышью на вы-

бранной пиктограмме (двойной щелчок не нужен). Если кнопка имеет меню (справа от
нее располагается стрелка "вниз"), щелкните на этой стрелке, чтобы выбрать одну из
возможных опций.
Подробнее о работе с панелями инструментов Excel см. раздел "Использование пане-
лей инструментов" далее в этой главе.
Строка формул оченЪ важна для работы в программе Excel. Поле Имя, распложенное
в левой ее части, содержит адрес активной (или текущей) ячейки. При перемещении ука-
зателя ячеек и выделении диапазонов этот адрес автоматически изменяется. Обратите
внимание, что справа от этого поля расположена кнопка со стрелкой "вниз". Она ис-
пользуется для выбора из меню имени диапазона (вопросы выделения и именования
диапазонов обсуждаются в главе 1 книги 3).
Справа от поля Имя находится область кнопок Отмена и Ввод. При запуске про-
граммы эти кнопки отсутствуют — они появляются при вводе данных в активную ячейку
или при редактировании (рис. 1.7). Кнопка Вставка функции (с пиктограммой /х) в
строке формул располагается всегда.
'
Ввод
Данные фаю Отравка
ы. г . м. < >
Рис. 1.7. Кнопки Отмена и Ввод появляются в строке формул тогда, когда начина-
ется редактирование данных
УО Книга f. Оснобы. Excel
Щелкните на кнопке Отмена, чтобы отменить ввод данных или те правки, которые
были внесены в активную ячейку. Щелкните на кнопке Ввод, чтобы завершить ввод
данных или правку (это не единственный способ принятия или отмены внесенных в
ячейку изменений; подробнее см. главу 1 книги 2). Щелкните на кнопке Вставка
функции, чтобы вставить (или отредактировать) встроенную функцию Excel, которая ис-
пользуется в создаваемой формуле. (Функции — это специальные формулы, которые вы-
полняют сложные и не очень сложные вычисления. Подробнее о работе с ними
см. книгу 3.)
Рабочая о&юсть excel

Большую часть окна программы Excel занимает рабочая область. Именно в ней вы-
полняется работа по построению и редактированию электронной таблицы. Обычно ра-
бочая область полностью занята только одним листом, хотя можно поместить в нее
несколько отдельных окон, содержащих разные рабочие листы одной или нескольких
рабочих книг (подробнее см. главу 4 книги 2).
Даже если таблица занимает всю рабочую область окна программы, вы сможете уви-
деть лишь небольшую ее часть (напомним, каждый рабочий лист книги содержит
256 столбцов и 65536 строк, или 16777216 ячеек). Чтобы увидеть скрытые за пределами
рабочей области строки и столбцы, используйте вертикальную и горизонтальную полосы
прокрутки. Подробнее см. раздел "Перемещение по рабочему листу" далее в этой главе.
Поскольку каждая новая рабочая книга по умолчанию содержит три рабочих листа, в
левой части горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки рабочих листов.
Эти элементы управления предназначены для активизации отдельных листов. Подробнее
см. раздел "Перемещение по рабочему листу" далее в этой главе.
Outactfib задач
Область (или панель) задач — новая возможность программ Excel, Word и PowerPoint
пакета Office XP. Эта панель расположена в правой части окна программы, она перекры-
вает часть активного рабочего листа.
При первом запуске Excel программа автоматически открывает область задач Приступая
к работе. С ее помощью можно легко создавать новые книги и открывать те из них, над ко-
торыми недавно шла работа. После выбора необходимой ссылки Excel открывает выбран-
ную книгу и автоматически закрывает область задач. Чтобы открыть ее снова, воспользуй-
тесь командой Вид^Область задач (View=>Task Pane) или нажмите <Ctrl+F1 >.
Помимо области задач Приступая к работе, в программе существуют также и другие:
Буфер обмена, Поиск, Коллекция клипов, Справочные материалы (Research),
Результаты поиска (Search results), Создание книги (New Workbook) и пр. Чтобы пере-
ключиться на другую панель, щелкните на кнопке Другие области задач (Other Task
Panes) (рис. 1.8), а затем — на необходимом имени. Если выбрана одна из этих трех об-
ластей задач, можно использовать кнопки со стрелками в верхней части области для пе-
ремещения между областями задач.
f. Знакомайво с Excel
Закрыть
Другие области задач
SSJ! ШЖ мл - .Ъ, - А . К
Л/с. 1.8. Выбор области задач
Crit/to/ca соаполнил
Последний, но не менее важный элемент окна программы Excel — строка состояния.
Она расположена в нижней части окна непосредственно над панелью задач Windows. Во-
обще, строка состояния не принадлежит программе Excel, хотя во время работы профаммы
она постоянно находится на экране. В левой ее части представлена информация о текущем
состоянии активного приложения. Как правило, в ней расположен индикатор Готово
(Ready), сообщающий о том, готова ли программа Excel принять данные в активную ячейку
или выполнить команды. Кроме того, здесь же вы увидите индикатор Правка (Edit), кото-
рый указывает на то, что активная ячейка находится в режиме редактирования.
В правой части строки состояния размещены индикаторы режимов, сообщающие о
включении режимов Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock (именно о включении, поскольку
повторное нажатие одноименных клавиш их отключает). Здесь же расположены индикато-
ры трех других режимов профаммы Excel. Все они перечислены в табл. 1.1.
42 Киша 1. Осноеы. €xcel
Таблица 1.1. Режимы, индикаторы которых располагаются в строке состояния
Режим Клавиша включения- Назначение

отключения
ВДЛ(ЕХТ) <F8> Расширяет диапазон от текущей ячейки по нажатию
клавиш со стрелками
ДОБ (ADD) <Shift+F8> Добавляет к активному диапазону все ячейки, выделенные
путем перемещения по ним с помощью клавиш со стрелками
CAPS <Caps Lock> Вводит все буквы прописными
NUM <Num Lock> Включает и ли отключает дополнительную цифровую клавиа-
туру (расположена в правой части клавиатуры)
SCRL <Scroll Lock> При пролистывании рабочего листа удерживает указатель
ячейки в одном положении
ЗАМ (OVR) <lnsert> Режим замены, когда вводимый текст располагается, заме-
щая уже существующий
END <End> Используется вместе с клавишами со стрелками, переме-
щает указатель ячейки на первую пустую ячейку в направле-
нии стрелки
ФИКС (FIX) Нет Сообщает, что Excel будет автоматически использовать для
числовых данных определенное количество знаков после
десятичной точки. Для включения (отключения) этого режи-
ма выполните команду Сервис^Параметры, в диалоговом
окне Параметры перейдите на вкладку Правка (Edit) и уста-
новите (снимите) флажок Фиксированный десятичный
формат при вводе (Fixed Decimal Places)
Ле/гемещение по [гаЗочежц
Независимо от размера экрана компьютера, рабочая таблица не занимает все его про-
странство полностью. Можно создать несколько таблиц, содержащих небольшие наборы
данных, — таким образом, содержимое рабочего листа полностью поместится на экране.
Но, вероятнее всего, оптимальные, с точки зрения набора данных, рабочие листы не
смогут полностью поместиться на экране и будут выходить за его пределы либо по длине,
либо по ширине.
Поскольку многие таблицы Excel достаточно велики по размеру и выходят за рамки
экрана, для перемещения указателя ячеек в выбранную область воспользуйтесь прокрут-
кой. Далее мы ознакомимся с быстрыми и удобными комбинациями клавиш, которые
используются для перемещения указателя ячейки по листу.
В Excel 2003 навигация по рабочему листу осуществляется несколькими способами.
» С клавиатуры, с помощью клавиш управления курсором, в том числе и в комбина-

ции с управляющими клавишами.
» С помощью мыши (при этом следует переместить бегунки полос прокрутки и
щелкнуть мышью на выбранной ячейке).
« С помощью диалогового окна Переход (Go To) (чтобы его открыть, используйте
<Ctrl+G>, <F5> или команду ПравкаоПерейти (Edit^Go To)).
» Прибегая к голосовым командам — в этом случае задействуется система распозна-
вания речи (см. раздел "Голосовые команды" далее в этой главе).
JUeuSa /. Знсисама&во с excel УЗ
С помощью
Excel предлагает немало способов перемещения указателя ячейки с помощью клавиа-
туры. Наиболее очевидным является использование клавиш со стрелками для перемеще-
ния в соответствующем направлении. Основные возможности навигации по листу с по-
мощью клавиатуры приведены в табл. 1.2.
Таблица 1.2. Комбинации клавиш, используемые для перемещения по рабочему листу

Комбинация клавиш Перемещение
<-»> или <ТаЬ> К следующей ячейке вправо
<<-> или <Shift+Tab> К следующей ячейке влево
<Т> К следующей ячейке вверх
 К следующей ячейке вниз
<Ноте> К ячейке в той же строке и столбце А
<Ctrl+Home> К первой ячейке таблицы (А1)
<Ctrl+End> или <End, Home> К последней ячейке в активной области таблицы
<PgUp> На один экран вверх
<PgDn> На один экран вниз
<Ctrt+->> или <End, -»> К первой ячейке с данными справа от пустой ячейки
<Ctrl+<-> или <End, <-> К первой ячейке с данными слева от пустой ячейки
<Ctrl+T> или <End, T> К первой ячейке с данными сверху от пустой ячейки
<Ctrl+i> или <End, i> К первой ячейке с данными снизу от пустой ячейки
Сочетания клавиш, перечисленные в табл. 1.2, при перемещении к ячейке в требуе-

мом направлении также выполняют пролистывание рабочего листа, если это необходи-
мо. Например, указатель находится на ячейке в крайнем правом столбце экрана. При на-
жатии клавиш <ТаЬ> или <-»> Excel пролистает таблицу на одну строку вправо и помес-
тит указатель на следующую ячейку.
Если вы находитесь в столбце, отдаленном от начала таблицы, нажмите клавишу
<Ноте> — указатель переместится на ячейку в той же строке и в столбце А, при этом на
экране появятся столбцы листа, начиная с А.
Среди комбинаций клавиш, используемых для навигации по рабочему листу наиболее
полезными оказываются сочетания с использованием <Ctrl> или <End>. Такие комбина-
ции клавиш осуществляют переход по большим блокам ячеек, что необходимо при рабо-
те с большими сложными таблицами.
При использовании <Ctrl> в комбинации с клавишами управления курсором

следует, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, нажать вторую клавишу. При
работе с <End> нажатие необходимо выполнять последовательно. Если вы
нажмете клавишу <End>, в Excel будет включен режим END, о чем свидетель-
ствует индикатор в строке состояния, обозначающий, что программа готова к
нажатию клавиш управления курсором (для отключения этого режима на-
жмите <End> повторно). Поскольку при использовании <Ctrl> нажатие кла-
виш выполняется одновременно, этот способ оказывается немного быстрее.
УУ Книга /. Основы. Sxcet
С помощью мьиии
Используя мышь для перемещении по рабочему листу, сначала с помощью полос
прокрутки пролистайте лист так, чтобы нужная ячейка оказалась в видимой области
экрана, а затем щелкните на ней мышью.
Для построчного пролистывания щелкайте на кнопках со стрелками "вверх" или
"вниз" в вертикальной полосе прокрутки. Пролистывание по столбцам осуществляется
посредством щелчка на кнопках "влево" и "вправо" в горизонтальной полосе прокрутки.
Чтобы пролистать лист на один экран, щелкните на полосе прокрутки между ползунком
и стрелкой необходимого направления пролистывания, используя вертикальную полосу
прокрутки для движения вверх-вниз и горизонтальную для перемещения влево-вправо.
Ускорить прокрутку можно, перетащив ползунок. Размер ползунков зависит от размера
активной области рабочего листа, которая определяется положением последней ячейки,
находящейся на пересечении последнего заполненного столбца и последней строки, содер-
жащей данные. (Обратите внимание, что эта ячейка может оказаться пустой.)
Поскольку активная область рабочего листа определяет размер ползунков на обеих
полосах прокрутки, также неявно определяется и количество строк или столбцов, про-
листываемых при перетаскивании ползунка. Чем больше активная область, тем меньше
размер ползунка и тем быстрее происходит перемещение по листу.
Видеть — не значит выбрать

Используя мышь при перемещении к ячейке, не забудьте, что вы должны не только
ваться полосами прокрутки, чтобы ячейка появилась на экране, но и щелкнуть на этой ячейке, 4j<
, бы она стала активной. Если не выполнить это действие, при попытке Ввода данны)< Eixce! пере-
местится к ячейке, активной в настоящий момент, и выполнит ввод данных в нее. Таким образом,
все ваши усилия по поиску заветной ячейки окажутся напрасными.
. •
Jlefiexoq
Диалоговое окно Переход предлагает наиболее простой способ перехода к удаленной
ячейке или диапазону. Отобразить это окно, представленное на рис. 1.9, можно следую-
щим образом: нажав <Ctrl+G>, нажав <F5> или выполнив команду Правка^Перейти
(Edit=>Go To).
Чтобы переместить указатель на определенную ячейку таблицы, введите ее адрес в поле
Ссылка (Reference) и щелкните на кнопке ОК или нажмите <Enter>. Обратите внимание,
что букву в адресе ячейки можно указывать как прописную, так и строчную.
Excel запоминает адреса ячеек, к которым производится переход из этого диалогового
окна. Они перечислены в области Перейти к (Go To), адрес последней ячейки помещает-
ся в начало списка. Таким образом, можно повторно быстро перейти к необходимой
ячейке, последовательно нажав <F5> и <Enter>. Чтобы перейти к ячейке, адрес которой
находится в списке Перейти к, дважды щелкните на нем, а затем — на кнопке ОК.
no fiadoteu книге
Каждая новая книга Excel содержит три пустых рабочих листа, используемых для по-
строения таблиц. Наличие нескольких таблиц позволяет разделить сложные таблицы на
отдельные части (аналогично тому, как сложные отчеты делят на разделы). Если необхо-
Змчва f. ЗнлкомаКво с excel
димо, в книгу можно добавить рабочие листы для ввода дополнительных данных
(подробнее см. главу 4 книги 2).
Для навигации по рабочим листам книги используйте ярлычки листов, расположенные
в нижней части окна рабочей книги. В рабочей области программы Excel находятся данные
активного рабочего листа книги. Слева от ярлычков листов расположены элементы управ-
ления прокрутки (рис. 1.10), которые позволяют пролистывать ярлычки (необходимость в
них появляется в том случае, если в рабочей книге достаточно много листов).
Чтобы перемещаться по листам рабочей книги, помните о следующих способах.
« Щелкните на ярлычке необходимого листа, расположенном в нижней части окна
документа. Если этот ярлычок отсутствует на экране, щелкайте на кнопке
Следующий ярлычок (Next tab) до тех пор, пока нужный не появится в окне.
Чтобы вернуться к предыдущим ярлычкам, используйте кнопку Предыдущий
ярлычок (Previous tab).
» Перемещаясь от листа к листу с помощью клавиатуры, используйте комбинации
<Ctrt+Page Up> для движения влево по ярлычкам и <Ctrl+Page Down> для движе-
ния вправо.
Рис. 1.9. Использование диалогового окна Переход для перемещения по рабочему листу
Книга f. Основы, excel
овары для собак "Чапка
з. {Аренда
•ИОборудование
'
6 i Маркетинг
: Административные I 12
?М расходы l,? .5,00 J1725
aj Общие затраты |$Э1 025,00
Щ
Щ Доход до
10! налогообложения $89000,00
ill Налоги j $17 800,00
L
! $40 175,00
Я;
Jij
Щ
18I 1^ t j { г :
""'<' -
:I:W*W«'S< Х Налка-/;'До,<шролЯ;Пипин;," / ;>«3туша Гусын*'; ^ .Заказ£с(« I
,U Я I
Последний ярлычок
Следующий ярлычок
Предыдущий ярлычок
Первый ярлычок
Рис. 1.10. Используйте эти элементы управления для перемещения по ярлычкам листов
рабочей книги
Чтобы переместиться к ярлычку последнего листа рабочей книги, используй-

те кнопку Последний ярлычок (Last tab), а для переходя к ярлычку первого
листа — Первый ярлычок (First tab).
с меню
Несмотря на то, что раскрывающиеся меню программы Excel рассчитаны, в основном,
на работу с мышью, при желании можно вызывать команды, пользуясь клавиатурой.
»' Чтобы открыть меню с помощью мыши, щелкните на его названии. Вы сможете ото-
бразить все элементы меню, если щелкнете на кнопке Развернуть (Continuation) в
нижней части меню (это кнопка с двумя направленными вниз стрелками). Для вы-
бора элемента меню просто щелкните на нем. Чтобы открыть каскадное подменю
(обозначенное стрелкой "вправо"), наведите указатель мыши на элемент меню и,
когда появится подменю, щелкните на необходимой команде.
f. Знакома&во с excel
Вы имеете возможность выбрать элемент меню с помощью клавиатуры: удерживая

нажатой клавишу <Alt>, нажмите "горячую" клавишу, связанную с меню (в назва-
нии команды этот символ подчеркнут) — например, чтобы открыть меню Правка
(Edit), используйте <АИ+П>. Можно также нажать <F10>, чтобы активизировать
строку меню, а затем с помощью клавиш <-» и <-» выбрать необходимое меню
и для его открытия нажать <•!•>. Чтобы отобразить полное меню, нажимайте ,
пока не доберетесь до кнопки Развернуть, или просто подождите несколько се-
кунд. Чтобы выбрать элемент меню, переместитесь к нему с помощью клавиши
 и нажмите <Enter>. Для открытия подменю переместитесь к элементу, с ко-
торым оно связано, и нажмите <». Чтобы выбрать элемент из подменю, перемес-
титесь к нему с помощью клавиши и нажмите <Enter>.
Если вы один из немногих пользователей Lotus 1-2-3, решивших, наконец-то,

перейти к работе в Excel, то, вероятно, обрадуетесь, что активизировать стро-
ку меню можно не только с помощью <F10>, но и пользуясь знакомой вам
клавишей </>.
Когда меню открыто, выбрать его элемент можно, щелкнув на нем мышью и нажав
"горячую" клавишу. Вы также можете перейти к нему, воспользовавшись клавишей 
и нажав <Enter>.
Некоторым командам меню назначены комбинации клавиш (они указаны справа от
команды в самом меню). Если хотите, используйте данные комбинации, не открывая меню.
Например, чтобы сохранить документ Excel, можно выбрать команду Файл=>Сохранить
(File=>Save), а можно нажать <Shift+F12> или <Ctrl+S>.
При работе с раскрывающимися меню Excel вы вскоре обнаружите, что многие из них
выводят на экран диалоговые окна с различными параметрами, которые предстоит вы-
брать. Подобные команды в меню выделены специальным способом — за их названием
следует многоточие (...).
Элементы управления в диалоговых окнах Excel (кнопки, окна и пр.) ничем не отли-
чаются от элементов, используемых в других приложениях Windows (в особенности в
Office 2003). Сложные диалоговые окна, например Формат ячейки (Format Cells) и
Параметры (Options), предлагают такое количество опций, что они не умещаются в од-
ном окне. Поэтому подобные диалоговые окна содержат вкладки, по щелчку на которых
отображаются новые опции.
Активизировать и (или) выбрать опции в диалоговых окнах Excel можно, щелкнув на
них либо воспользовавшись клавишей <ТаЬ>. Если опции или отдельные вкладки имеют
"горячие" клавиши, выделенные подчеркиванием, используйте их в комбинации с кла-
вишей <Alt>. (Обратите внимание, что работать исключительно с "горячими" клавишами
не всегда удается — многие диалоговые окна принимают или отвечают на ввод текста.)
Сели элемент меню не

Если элемент меню не доступен, его название затенено (имеет светло-серый цвет).
Это означает, что в настоящий момент использовать данный элемент не удастся, воз-
можно, по .причине того, что условия, при которых он может выполнить необходимые
действия, еще не наступили. Например, элемент Вставить (Paste) из меню Правка (Edit)
48 Книга f. OcMgbt Excel
не доступен до тех пор, пока буфер обмена Windows пуст. Как только в буфер обмена по-
мещаются данные (с помощью команд Вырезать (Cut) или Копировать (Сору) того же
меню Правка), команда Вставить становится доступной.
па э/с/иш вывоул&сл не все элементы меню

Excel становится все более сложным приложением, и размеры его меню растут, дос-
тигая нижней границы экрана. Чтобы уменьшить размеры выводимых на экран меню,
Excel 2003 использует систему, отображающую только отдельные их команды. Если на
экране — неполное меню, в его нижней части находится кнопка Развернуть (с двумя на-
правленными вниз стрелками).
Чтобы отобразить все элементы меню, либо подождите несколько секунд, либо щелк-
ните на кнопке Развернуть. Если на экране меню полностью развернуть, то все откры-
ваемые подменю будут выведены полностью. Если вы предпочитаете, чтобы на экране
всегда отображались полные меню (удобно для новичков, которые знакомятся с возмож-
ностями программы), необходимо изменить параметры вывода меню на экран.
При работе с сокращенными меню примите во внимание тот факт, что ото-
бражаемые элементы могут меняться. Поскольку программа Excel отслежива-
ет наиболее часто используемые команды, именно их она и помещает в со-
кращенные варианты меню. Это означает, что редко используемая команда
меню будет скрыта, и для ее применения меню понадобится развернуть.
Такая особенность усложняет поиск редко используемых команд в сокра-
щенных меню.
Чтобы изменить параметры вывода меню на экран с целью отображения полного
меню, выполните следующие действия.
1. Щелкните правой кнопкой мыши на строке меню (или панелях инструментов
Стандартная и Форматирование).
Появится контекстное меню.
2. Выберите команду Настройка (Customize) в его нижней части.
Откроется диалоговое окно Настройка (Customize) с выбранной вкладкой
Параметры (Options).
Появится диалоговое окно Настройка, в котором выбрана вкладка Параметры
(Options).
3. Установите флажок Всегда показывать полные меню (Always show full menus).
При этом автоматически будет снят флажок Показывать полные меню после
короткой задержки (Show full menus after short delay).
4. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в диалоговом окне Настройка.
меню
Помимо раскрывающихся меню, доступ к которым осуществляется из строки меню
Excel, это приложение предлагает и широкий выбор специальных меню — контекстных.
Контекстные меню связаны с отдельными объектами окна программы: панелями инст-
рументов, ячейками рабочих листов, заголовками строк и столбцов, ярлычками рабочих
листов.
Люба /. ЗнакамаКво с excel
Чтобы открыть контекстное меню объекта, щелкните на объекте правой кнопкой

мыши. Контекстное меню содержит только те элементы, которые относятся к данному
объекту. Например, в контекстном меню панели инструментов находятся только элемен-
ты, управляющие отображением панелей инструментов и их настройкой. Контекстное
меню ярлычков листов содержит лишь команды управления рабочими листами — добав-
ления, удаления, копирования и перемещения листов, а также их переименования.
На рис. 1.11 приведено контекстное меню ячейки рабочего листа. Чтобы его отобразить,
щелкните на ячейке правой кнопкой мыши или нажмите <Shift+F10>. Обратите внимание,
что многие элементы контекстного меню имеют "горячие" клавиши.
Контекстные меню очень удобны при работе с гиперссылками, а также встро-

енными в листы графическими объектами и примечаниями, поскольку обеспе-
чивают прямой доступ к командам меню, необходимым для редактирования
этих специфических объектов. Подробнее об использовании ссылок см. главу 2
книги 8, а о работе с диаграммами и графикой — главы 1 и 2 книги 5.
выбрать из раскрывающегося опека..,

Дсбавитьконтропвпое
Рис. 1.11. Щелкните на ячейке правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню
50 Книга /. Осмвы Excel
7олосовые команды
Excel 2003 поддерживает функцию распознавания речи, которая позволяет исполь-
зовать голосовые команды для выбора элементов меню, опций диалоговых окон и кно-
пок панелей инструментов. По мнению Microsoft, минимальные требования для исполь-
зования функций распознавания речи следующие: процессор Pentium II со скоростью
300 МГц и 128 Мбайт оперативной памяти.
Также потребуется высококачественный микрофон, соединенный с наушниками (как
у диспетчеров). Встроенные микрофоны, поставляемые с современными компьютерами,
недостаточно чувствительны для нынешних систем распознавания речи, поскольку про-
изводят шумы, которые мешают качественно воспринимать голосовые команды.
Подробнее о возможностях диктовки для ввода данных в таблицы Excel см. главу 1
книги 2, в которой вы также найдете информацию об использовании возможности преоб-
разования текста в речь (Text To Speech) — отдельную, но связанную с системой распозна-
вания речи функцию Excel 2003 (она удобна для проверки данных, введенных в таблицу).
Установка и яааЩюшса функций /юслознабанил ft&tu

Если при установке Office 11 использовалась стандартная инсталляция, система
распознавания речи не будет установлена до первой попытки ее использования
в Excel 2003 (или в другой программе пакета Office: Word, PowerPoint). Чтобы установить
Speech Recognition, приготовьте компакт-диск с пакетом Office 11 и выполните следую-
щие действия.
1. Выберите команду Сервис^Речь^Распознавание речи (ToolsOSpeech^ Speech
Recognition).
Появится окно с предупреждением о том, что эта возможность не установлена.
Вам будет предложено выполнить установку.
2. Щелкните на кнопке Да (Yes).
Excel выведет на экран окно Установка Microsoft Office с просьбой вставить диск.
3. Вставьте компакт-диск пакета Microsoft Office 2003 в дисковод и щелкните на кноп-
ке ОК.
Excel установит компонент Speech Recognition.
После завершения установки появится диалоговое окно, сообщающее о том, что
можно настроить микрофон и выполнить тренировку функции распознавания речи.
4. Для настройки наденьте наушники и подсоедините микрофон. Потребуется примерно
15 минут для тренировки — позаботьтесь о тишине в помещении.
5. Если компонент Speech Recognition установлен, тренировку можно выполнить в
любой момент, щелкнув на кнопке Программы (Tools) на Языковой панели
(Language bar) и выбрав в появившемся меню команды тренировки профиля.
6. Щелкните на кнопке Далее (Next) и следуйте инструкциям мастера, который
настроит уровень микрофона и предложит выполнить тренировку профиля речи.
После завершения этого процесса появится новое диалоговое окно с разъяснениями,
как наилучшим образом использовать функции распознавания речи пакета Office 2003.
В дальнейшем вы сможете вводить данные и отдавать команды с помощью речи.
Улова f . Знакймайво с Excel 5f
Если вы серьезно намерены использовать функции распознавания речи для

ввода данных и управления работой программы, не поленитесь потратить
время на дополнительную тренировку профиля. Чем больше времени вы уде-
лите тренировке, тем точнее будет распознаваться речь. Для дополнительного
обучения программы после начальной тренировки щелкните на кнопке
Обучение (Voice Training). Продолжить обучение можно и позже: выберите
команду СервисОРечь^Распознавание речи (Tools^Speech^Speech Rec-
ognition), чтобы отобразить Языковую панель, щелкните на кнопке Програм-
мы и в появившемся меню выберите Тренировка профиля (Training). В диа-
логовом окне выберите текст и прочтите его. Проводя время от времени обу-
чение, вы действительно повысите качество распознавания речи, что особен-
но важно при вводе данных в таблицу.
Управление гфог/юммой с помощью голоса

Когда работа по настройке и тренировке функции распознавания речи будет завер-
шена, ее можно использовать для выбора команд меню, панелей инструментов и диало-
говых окон. Чтобы применить голосовую команду, необходимо переключить функцию
распознавания речи в режим голосовых команд. Языковая панель постоянно находится
на экране, при необходимости ее можно минимизировать. При этом Excel добавит кноп-
ку Языковой панели на панель задач Windows. Минимизировав эту панель, вы будете
уверены, что ее кнопки не закрывают элементы окна Excel и ее не придется время от
времени перетаскивать в другую часть экрана.
Чтобы открыть Языковую панель, минимизировать ее, поместив на панель задач
Windows, и перейти в режим голосовых команд, выполните следующие действия.
1. Выберите команду Сервис<=>Речь^Распознавание речи.

На экране появится Языковая панель (Language bar).
2. Щелкните на кнопке Свернуть (Minimize) с пиктограммой в виде минуса в правой
части Языковой
ч
панели.
Excel поместит Языковую панель в-'правую часть панели задач Windows.
3. Щелкните на кнопке Голосовая команда (Voice Command) на Языковой панели
(рис. 1.12).
Обратите внимание, что для выбора этой кнопки достаточно произнести
voice command.
Если голосовые команды активизированы, можно управлять Excel с помощью речи.
tfbtJofi Алемешпов меню, ofacfiM&ue диалоговых окон и gbufo/t кнопок

на панелях
Чтобы вызвать меню или выбрать кнопки открытой панели инструментов (например,
панелей Стандартная и Фоматирование), произнесите название элемента меню или
кнопки панели инструментов. Например, для выполнения команды Файл=>Сохранить
(File=>Save) произнесите file, а когда Excel откроет меню, произнесите save. Для выполне-
ния того же действия вы можете просто произнести save, выбрав одноименную кнопку на
панели инструментов Стандартная.
52 Книга /. Основы excel
Восстановить
Параметры
Голосовая команда -1 Рукописный ввод Справка
Экранная клавиатура
Рис. 1.12. Прежде чем отдавать команды, щелкните на кнопке Голосовая команда
на Языковой панели
Если при вызове команды меню открылось диалоговое окно, для перехода к необхо-
димой вкладке, назовите ее имя. Например, произнесите format, а затем cell, чтобы на
экране появилось диалоговое окно Формат ячейки (Format Cell). После этого измените
некоторые атрибуты и для их сохранения произнесите Okay. Чтобы закрыть диалоговое
окно без сохранения внесенных изменений, произнесите cancel.
Помните: для выбора опций также можно использовать голосовые команды. Произ-
несите слово tab, чтобы переместиться к следующей опции текущей вкладки диалогового
окна и выбрать ее. Если требуемая опция выбрана (текстовые поля и поля со списками
выделяются цветом, а название переключателя или флажка обрамлено пунктирной
линией), введите новое значение либо голосовой командой, либо вручную.
Когда в текстовое поле диалогового окна необходимо ввести значение (либо выбрать
элемент раскрывающегося списка, название которого вы точно не знаете), временно
отключите голосовые команды и введите или выберите требуемую опцию с помощью
мыши или клавиатуры.
f. ЗнакамаКво с Excel 53
Чтобы отключить голосовые команды, щелкните на кнопке Микрофон на Языковой

панели. При этом с панели исчезнут кнопки Диктовка (Dictation) и Голосовая команда.
Включить голосовые команды вы сможете, если снова щелкнете на кнопке Микрофон.
Не забудьте отключить голосовые команды, прежде чем щелкнуть мышью на

объектах окна программы Excel или выполнить ввод с клавиатуры. Если этого
не сделать, функция распознавания речи примет щелчки мыши и шум кла-
виатуры за голосовые команды. Таким образом, вы можете выбрать неиз-
вестную команду, что приведет не только к неожиданным изменениям в до-
кументе, но и к потере данных.
Обратите внимание на то, что неверные команды вы вправе отменить, если

немедленно воспользуйтесь командой Отменить (Undo). (Некоторые коман-
ды, например сохранение документа, отменить нельзя.) Если функция распо-
знавания речи пропустила или выбрала не ту команду меню, ошибочную
кнопку панели инструментов или опцию диалогового окна, немедленно про-
изнесите волшебное слово undo. Поскольку Excel поддерживает многократ-
ную отмену операций, используя эту команду, можно отменить последова-
тельность действий и привести рабочий лист в надлежащий вид.
Ле(гемещение 1/каза1&елл по ячейкам.

Голосовые команды используются и для перемещения указателя ячеек в рабочем листе.
» Right или right arrow — перемещение на один столбец вправо.

* Left или left arrow — перемещение на один столбец влево.
« Up или up arrow — перемещение на одну строку вверх.
* Down или down arrow — перемещение на одну строку вниз.
» Ноте — перемещение в начало строки.
» End и, после паузы, название клавиши со стрелкой — перемещение к необходимо-
му углу следующей области данных в таблице.
Функция распознавания речи значительно лучше воспринимает полные

команды (left arrow или up arrow), чем их сокращенные варианты left и up.
использование панелей
Панели инструментов Стандартная и Форматирование, расположенные во второй
строке сверху в окне программы Excel, безусловно, самые востребованные. В Excel суще-
ствует большое количество панелей инструментов, которые можно по желанию отобра-
зить на экране или спрятать. Чтобы отобразить скрытую панель инструментов, щелкните
правой кнопкой мыши в строке меню или на любой панели инструментов (например,
Стандартная или Форматирование) и выберите название необходимой панели в от-
крывшемся списке. Панель инструментов можно отобразить и с помощью команды
Вид=>Панели инструментов (View=> Toolbars), выбрав нужную из открывшегося списка.
В Excel, как и других приложениях Office, панели инструментов могут быть плаваю-
щими или пристыкованными. Пристыкованная панель инструментов расположена вдоль
5У Книга 1. Основы Sxcel
одной из границ окна, в котором размещен документ (панели инструментов Стандарт-

ная и Форматирование, строка меню — это пристыкованные панели). Плавающая па-
нель инструментов размещается в рабочей области в собственном окне, содержит строку
заголовка и управляющие кнопки. В отличие от пристыкованных панелей инструментов,
которые всегда располагаются по периметру окна, плавающую панель можно переме-
щать и изменять ее размер.
Чтобы отсоединить пристыкованную панель, поместите указатель мыши на серую
вертикальную черту, расположенную на панели инструментов перед первой кнопкой, и
перетащите ее в центр рабочей области. Как только появится строка заголовка панели
инструментов, отпустите кнопку мыши.
Для пристыковки плавающей панели инструментов наведите указатель мыши на ее
строку заголовка и, когда он превратится в пересечение двунаправленных стрелок, пере-
тащите его к одной из границ окна. Когда исчезнет строка заголовка, отпустите кнопку
мыши. Если панель инструментов пристыкована к другим пристыкованным панелям
(например, в верхней части окна программы, где расположены панели Стандартная и
Форматирование), ее можно поместить в отдельную строку или в строку с другой пане-
лью инструментов, перетащив серую вертикальную линию, расположенную перед первой
кнопкой.
Если панель инструментов отсоединена от границы окна, плавающую панель можно
свободно переместить в рабочей области путем перетаскивания. Вы вправе также изме-
нить форму окна панели инструментов. Для этого поместите указатель мыши на границу
окна и, когда он превратится в двунаправленную стрелку, перетащите его в нужном на-
правлении.
Если поместить указатель на правую границу окна и перетащить его влево, окно пане-
ли инструментов станет длиннее и .уже, а если разместить указатель на нижней границе
окна и перетащить его вверх, окно панели инструментов станет короче и шире. По мере
необходимости Excel изменит количество строк в окне панели инструментов.
Чтобы плавающую панель инструментов снова поместить в начальное присоединен-
ное положение, дважды щелкните на ней. Если форма окна панели была изменена, при
последующем отсоединении панель примет именно такую форму. Если необходимо вы-
нести окно панели инструментов за пределы рабочей области, не присоединяя ее, щелк-
ните на кнопке Закрыть (Close) в окне панели. Можно закрыть панель инструментов, не
пристыковывая ее, тогда при последующем открытии она будет размещаться в том же
положении и иметь ту же форму окна.
Помимо отображения, перемещения и изменения формы панели инструмен-

тов, можно настроить панель, расположив на ней необходимые кнопки,
и даже создать совершенно новые панели инструментов. Подробнее о на-
стройке панелей инструментов Excel см. главу 3 книги I.
2 . Лолцъение справки
/3 э&ой главе ...
S Знакомство со справочной системой Excel
S Использование мастера вопросов
S Поиск разделов справочной системы
S Использование помощника
^ Получение справки в Internet
S Получение обновлений и восстановление Excel
J Л ет ничего приятнее ощущения защищенности, ведь помощь при работе с Excel в

/ [* виде справочной информации можно получить в любой момент. Приложение
имеет мощную справочную систему, в том-числе и в Internet (по крайней мере теоретиче-
ски). Беда лишь в том, что для работы со Скрепышом (Clippit) (этот помощник задан по
умолчанию), окном Справка Microsoft Excel (Help), разделы которого составлены в со-
ответствии с предпочтениями программиста, а не начинающего пользователя, и указате-
лем справки, в котором встречаются устрашающие термины вроде функция ABS или
z-mecm, — также может потребоваться помощь.
В этой главе описаны достоинства и недостатки справочной системы Excel, кроме
того, рассказано о том, как с минимальными затратами получить максимум необходимой
информации.
Введи file вопрос

Итак, вы сразу увидите поле Введите вопрос (Ask a question), расположенное в стро-
ке меню. Это поле со списком обеспечивает мгновенный доступ к мастеру ответов
(Answer wizard) — компоненту справочной системы Excel, который отвечает на заданный
пользователем вопрос, предлагая ссылки на статьи справочной системы с необходимой
информацией.
Несмотря на то, что поле имеет название Введите вопрос, формулировать вопрос нет
необходимости — достаточно ввести ключевые слова или фразу. Предположим, вы хоти-
те узнать, как напечатать в начале каждой страницы определенную фразу или данные.
Вместо вопроса "Как напечатать заголовок таблицы в начале каждой страницы?" просто
введите "печать заголовка".
Чтобы использовать поле Введите вопрос для доступа к мастеру ответов, выполните
следующие несложные действия.
1. Щелкните на поле Введите вопрос, чтобы выделить содержащийся в нем текст.
При первом использовании в этом поле будет находиться фраза "Введите вопрос".
По щелчку в пределах поля Excel выделяет весь текст, поэтому сразу начинайте
ввод своего вопроса — и весь предыдущий текст будет заменен.
56 Книга /. Основы Excel
2. В поле Введите вопрос напечатайте ключевые слова или фразу, описывающую

тему, по которой необходимо получить справку.
Введенная фраза появится в поле, заменив его прежнее содержание.
3. Нажмите <Enter>, и на экране появится список разделов справки (рис. 2.1).
Введите вопрос
Печать заголовков или

под шеей арок и столбцов
на каждой странице
Введите одно или несколько ключевых слов Начать поиск
Рис. 2.1. Выберите одну из тем, предложенных мастером ответов
Щелкните на предложенной теме из меню мастера ответов, чтобы открыть окно

справки и отобразить информацию данного раздела. Если ни одна из тем, предложенных
мастером ответов, не подходит, щелкните в поле Введите одно или несколько ключевых
слов (Type one or more keywords) в нижней части области задач и задайте другие ключе-
вые слова или фразы, после чего щелкните на кнопке Начать поиск (Start Searching).
/Зьивоу на э/с/ган. [юзуелов справочной сиайемы

По щелчку на названии раздела, предложенного мастером ответов, Excel открывает ок-
но Справка Microsoft Excel, которое содержит выбранный раздел. Окно справки обычно
располагается в правой части экрана, перекрывая окна профаммы Excel (рис. 2.2). В окне
2. Лом/ченме сп/ювкм
справки под строкой заголовка содержится строка с

кнопками, предназначенными для управления ок- Назад Вперед
ном и для печати разделов справочной системы. Разобрать Печать
Это окно содержит информацию о печати за-
головков столбцов и строк на каждой странице, в
его нижней части отображены ссылки на темы,
связанные с данным разделом справки.
Чтобы отобразить информацию всех этих раз- Печать заголовков или
делов, щелкните на ссылке Показать все (Show подписей строк и столбцов
на каждой странице
all) в правой верхней части окна справки. Для
Заголовки строк • номера <
отображения информации одной из связанных отображаемые в левой части листа
Microsoft Excel; заголовки столбцов -
тем щелкните на ее ссылке. буквы или числа, отображаемые в
Вы можете свернуть раздел справки так, чтобы верхней части столбцов листа Microsoft
Excel.
была спрятана его информация и оставлено на
1. Выберите лист.
экране только название. Для этого щелкните на
2. В меню Файл выберите команду
его ссылке (развернутая тема обозначена тре- Параметры страницы, а затем
угольником, направленным вниз, а свернутая — откройте вкладку Лист.
треугольником, направленным вправо). 3. Выполните одно из следующих

действий.
По окончании работы со справочной информа- ^ Печать заголовков строк и
цией закройте окно справки, щелкнув на кнопке столбцов
Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна > Печать подписей строя и столбцов
Справка Microsoft Excel. Windows автоматически
изменит размер окна Excel так, чтобы оно заняло
весь экран.
Рис. 2.2. Одна из тем, предложенных мастером
ответов, открыта в окне справки
ctt/гавочной инфо/гмсщии
Во многих случаях может понадобиться печатная копия раздела справки, например,
чтобы иметь под рукой информацию для ознакомления с новыми возможностями про-
граммы. Вы распечатаете раздел справки, если щелкнете на кнопке Печать (Print) в окне
справки, предварительно развернув все необходимые темы и свернув ненужные.
По щелчку на кнопке Печать на экране появится стандартное диалоговое окно
Печать (Print), в котором можно выбрать принтер и задать параметры печати. Выполнив
настройку параметров печати, щелкните на кнопке ОК.
Если необходимо, скопируйте справочную информацию и вставьте ее в другой

документ (например, отчет Word или таблицу Excel). Чтобы скопировать текст,
щелкните мышью в начале выбранного фрагмента и перетащите 1-образный
указатель, выделяя требуемый текст. После этого нажмите <Ctrl+C>, чтобы по-
местить текст в буфер обмена Windows. Переключитесь в окно, содержащее до-
кумент (или таблицу) назначения, щелкните мышью в том месте, куда необхо-
димо произвести вставку, и нажмите <Ctrl+V>.
58 Книга f. Осноеы. excel
изменение fiasMefiog и пе^ем&цение окна справки

При первом открытии окно справки автоматически располагается в правой части
экрана рядом с окном Excel (см. рис. 2.2). Такое размещение позволяет видеть одновре-
менно оба окна — программы Excel и окно справки. Поскольку окна размещены рядом,
при уменьшении или увеличении размера справки (путем перетаскивания его левой гра-
ницы) окно Excel будет увеличиваться или уменьшаться, соответственно.
Если вам не удобно, что окно Excel изменяется при изменении размера окна справки,
щелкните на кнопке Разобрать (Untile) на панели инструментов окна справки. При этом
окно справки перекроет окно Excel. Чтобы развернуть окно справки на весть экран,
щелкните на кнопке Восстановить (Maximize).
Теперь можно вручную переместить окно справки по экрану (путем перетаскивания
строки заголовка) и изменить его размер (переместив его границы) так, чтобы на экране
были видны разные части рабочей таблицы и других элементов в окне Excel.
Чтобы окна программы Excel и Справка Microsoft Excel снова располагались
на экране рядом, щелкните на кнопке Автомозаика (Auto Tile), которая автоматически
заменяет кнопку Разобрать.
Если закрыть окно справки после щелчка на кнопке Разобрать, окно про-
граммы Excel будет занимать лишь часть экрана. Чтобы развернуть окно Excel
на весть экран, щелкните на кнопке Восстановить (Maximize). Таким обра-
зом, сначала используйте кнопку Автомозаика в окне справки и лишь после
этого закройте само окно. Windows автоматически развернет окно Excel на
весь экран.
использование
<F1 > — это клавиша для вызова справки в Excel. При первом нажатии клавиши (или
выборе команды Справка^Справка: Microsoft Excel (Help^Microsoft Excel Help)) в пра-
вой части окна программы появляется панель задач Справка Excel (Microsoft Excel Help),
как на рис. 2.3. На этой панели вы увидите три раздела: Помощь (Assistance), Office
Online (Office on Microsoft.com) и См. также (See also).
В области Помощь находится текстовое поле Искать (Search), в котором можно вво-
дить ключевые слова и вопросы, как и в поле Введите вопрос, расположенном в строке
меню Excel. Для выполнения поиска темы справки (которая отображается в окне
Справка Microsoft Excel) щелкните на кнопке Начать поиск (Start Searching) справа от
текстового поля Искать. Чуть ниже расположена ссылка Оглавление (Table of contents),
обеспечивающая доступ к оглавлению справочной системы Excel.
В разделе Office Online содержатся ссылки на различные ресурсы Web-узла Microsoft
Office. С их помощью можно получить информацию по разделам справки, а также об об-
новлениях Excel 2003 и учебных курсах.
В разделе См. также вы найдете ссылки Новые возможности (What's new), Свяжитесь
с нами (Contact Us), Справка по специальным возможностям (Accessibility help) и
Параметры содержимого в сети (Online Content settings). По щелчку на ссылке
Свяжитесь с нами вы перейдете на Web-страницу Microsoft Office, которая отображает
темы справки центра поддержки, она вам также поможет связаться с разработчиками.
Зиава 2. Лолфъение афавки 59
* Последние сведения об
использовании Excel
* Автоматически обновить этот
с. 2J. Окно справки, вызванное нажатием клавиши <F1>
Jiottcic fiasq&Aa сп/гавки в

При нажатии клавиши <F1> или выборе команды Справка^Справка: открывается
панель задач Справка Excel, содержащая ссылку Оглавление. По щелчку на этой ссылке
Excel связывается с онлайновой справочной системой (при условии подключения к In-
ternet) и загружает оглавления всех тем справки, связанных с Excel 2003.
На рис. 2.4 представлены основные темы, загруженные по щелчку на ссылке
Оглавление. Обратите внимание: если нет доступа в Internet или не удается подключить-
ся к Web-узлу Office, на панели задач Справка Excel отображается оглавление тем справ-
ки, хранящихся на локальной компьютере. Список разделов справочной системы Excel
организован в виде иерархии. При первом обращении на экране появляются основные
разделы справочной системы Excel. Чтобы выбрать категорию, щелкните на ней мышью.
Некоторые категории имеют подкатегории, которые можно вывести, щелкнув на кнопке
со знаком + слева от названия категории.
Независимо от количества вложений, рано или поздно на экране появятся названия
страниц справки (слева от них расположены пиктограммы со знаком ?), которые одно-
временно являются ссыпками на соответствующие разделы справочной системы.
60 Книга 1. Основы excel
Проспотрите интеракпвное оглавление.

3ji Дополнительные сведения
Работа с книгами и листами \ '

А^Работа с данными
Н ^Обеспечение безюасности и конфиденииально<
i ^ttoKWtoSoesweWoosoftbcairpii работе в Лчт«
Ij f Доступ к данньи
| ЕАвтоматнааш* задач и програтшй поададиаа
=•• !Сремю1ираб(ггы с каикретйыии языкам* v:!
i(?Miaosoft Excel «sue! Baste Reference
А/с. 2.4. Оглавление справочной системы
По щелчку на ссылке Excel запустит Web-браузер, свяжемся с необходимой страницей

Web-узла Microsoft Office Help и отобразит справочную информацию в окне браузера.
Когда вы окончите работу с этой информацией, щелкните на Кнопке закрытия окна
браузера, чтобы вернуться назад в Excel.
Щелкните на ссылке отдельной страницы, хранящейся ka локальном компьютере, и
Excel отобразит тему справки в отдельном окне Справка: Microsoft Excel (рис. 2.5).
Office
Ничто не мучит меня так, как беседы со Скрепышом, помощником Office, но, по-
скольку он является частью справочной системы Excel, не коснуться этой темы нельзя.
Если вы не нашли помощника, не знаю, будете ли вы обрадованы попытками Microsoft
создать помощника для работы на ПК, который отслеживает все действия в Excel и готов
в любой момент прийти на помощь.
Дело даже не в том, что я не считаю Скрепыша достаточно находчивым (в конце кон-
цов, какой находчивости можно требовать от обычной канцелярской скрепки?). Помимо
мелькания на экране, его действия ничем не отличаются от работы мастера ответов и по-
ля Введите вопрос.
\
. Лом/чение cnfuU?icu 6f
Проверка состояния задания

печати
• Дважды щелкнете значок принтера
SJ в системной области панели задач
интеракпвнее оглавление.
По завершении печати файла этот ;
Ц> Дополнительные сведения
значок исчезает.
Примечание. При печати короткого

£3зт'ек и параметры
документа значок принтера может
^Печать файлов
отображаться в системной области
^О печати
недостаточно долго для того, чтобы
фЛечатъ "-"-:':. .:
успеть щелкнуть его для проверки
•печати ' ' " • " . . • .••• -
состояния печати.'
обсуждений .
режима предварительного
a состюа-вс! задания печати
е еогросов, csssaHMtix с печатью
донтера
I ф^Л^иметры печати
^Работа с книгами и листами

^Работа с данныпн
^Обешечение беюпаоюсти и конфиденциальна
Microsoft Exotl гри работе в Инге
кдангъм
Автоматиэаиня вадачнпрогран'шая воддсржкг
работы с конфет****** яэыками
:Microsoft Excel Veuel Basic Referent
ЦИКЛ
Рис. 2.5. Отображение темы справки, выбранной в оглавлении
Считают, что Скрепыш — не более чем излишество, оставшееся от предыдущих вер-

сий Office. Я не навязываю своего мнения, ведь может такое быть, что именно вам
Скрепыш понравится в качестве источника получения справки по Excel. Просто выбери-
те команду Справка^Показать помощника (Help^Show Office assistant), и Скрепыш
появится на экране.
Вы вправе поместить его в нужное место, перемещая в окне Excel. Чтобы активизиро-
вать его, просто щелкните на анимированном помощнике. При этом над его головой
появится область: введите в нее вопрос, а затем щелкните на кнопке Найти (в процессе
ввода вопрос дублируется в поле Введите вопрос).
В результате щелчка на кнопке Найти появится новая область, в которую помощник
поместит названия разделов справки. Чтобы отобразить информацию по заданной теме,
щелкните на необходимой ссылке — появится окно Справка: Microsoft Excel, которое
содержит важную справочную информацию. В верхней части окна справки будет распо-
лагаться помощник со списком найденных тем.
По окончании работы со всеми темами справки, предложенными помощником,
щелкните на кнопке Закрыть окна справки. При этом закроется и окно Справка:
Microsoft Excel, и окошко с темами, выбранными Скрепышом. Чтобы скрыть помощни-
ка, выберите команду Справка^Скрыть помощника (Help^Hide the Office assistant) или
эту же команду из контекстного меню помощника.
62 /&ииа /. Основы excel
Когда помощник на экране бездействует, в его контекстном меню находится

команда Мотор! (Animate). Велик соблазн воспользоваться им и анимировать
помощника — Скрепыш будет ездить и выполнять разные па, причем в это
время вы не сможете выполнять серьезную работу!
fiactnfiouica помощника
Если вы не довольны работой помощника, можно изменить его вид и способ работы.
Для этого щелкните на помощнике правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню
команду Параметры (Options). Появится диалоговое окно Помощник (Office Assistant) с
открытой вкладкой Параметры (рис. 2.6).
| Коллекция j Параметры
[•Э Использовать помощника

Q отображать справку для мастеров G3 це закрывать данные
0 отображать сообщения помощника 0 туковое СОПРОЮЖМН.
П проветривать лее справочных гастеям при работе с VBA
:
Отображать советы •• - •: -•• - :••••••- - •?••;••
О об иотодьзовании возможностей программы О отображать только важные советы
Q об операцией с иы^»о . ЕЗ отображать полезней совет при запуске
Посочеганияхюаеиш j О-*ктить журнал I
Рис. 2.6. Настройка помощника из диалогового окна Помощник
Как видно из рис. 2.6, большую часть окна занимают флажки, расположенные в двух
группах. Первая из них определяет поведение помощника.
• Не закрывать данные (Move when in the way). Установите этот флажок, чтобы по-
мощник автоматически перемещался с панелей инструментов в верхней части ок-
на программы Excel.
« Отображать справку для мастеров (Help with Wizards). Установите этот флажок,
чтобы помощник появлялся каждый раз при вызове мастеров.
• Отображать сообщения помощников (Display alerts). Установите этот флажок, что-
бы помощник отображал предупреждения в собственных окнах (а не в диалоговых
окнах Excel).
« Звуковое сопровождение (Make sounds). Установите этот флажок, чтобы появление
и исчезновение помощника при сохранении книги и выводе сообщений помощ-
ника (если установлен флажок Отображать сообщения помощников) сопровож-
далось звуковым сигналом.
• Просматривать две справочные системы при работе с VBA (Search for both product
and programming help when programming). Установите этот флажок, чтобы при ра-
боте в VBA помощник искал разделы справки в обеих справочных системах
a 2. JtoMf4enue сл/иивкм 63
Группа опций Отображать советы (Show tips) определяет время и способ выведения
помощником советов на экран.
• Об использовании возможностей программы (Using features more effectively). Устано-
вите этот флажок, чтобы помощник выдавал советы о том, как эффективно
использовать команду Excel для выполнения той или иной операции.
« Отображать только важные советы (Only show high priority tips). Установите этот
флажок, чтобы помощник выводил на экран не все советы подряд, а только те,
которые можно отнести к жизненно важным фактам для работы в Excel.
« Об операциях с мышью (Using the mouse more effectively). Установите этот флажок,
чтобы помощник давал советы по эффективной работе с мышью.
• Отображать полезный совет при запуске (Show the tip of the day at startup). Установите
этот флажок, чтобы при запуске программы Excel помощник выводил на экран совет
дня (как правило, он выбирается случайно и редко оказывается полезным).
» О сочетаниях клавиш (Keyboard shortcuts). Установите этот флажок, чтобы помощ-
ник напомнил о полезных сочетаниях клавиш.
« Очистить журнал (Reset my tips). Установите этот флажок, чтобы помощник пре-
кратил повторение советов, уже предложенных ранее при работе с программой,
если был установлен флажок Отображать полезный совет при запуске.
Если вы решили отменить появление на экране помощника в виде канцеляр-
ской скрепки, снимите флажок Использовать помощника (Use the Office as-
sistant) в диалоговом окне Помощник. При этом все>его опции станут недос-
тупны, и единственным способом оживления Скрепыша останется команда
СправкаоПоказать помощника.
Скрепыш — не единственный персонаж, который можно выбрать в качестве помощни-

ка Office. Компания Microsoft разработала целую галерею. Помимо Скрепыша, существуют:
* красный постоянно смеющийся колобок;
* Ф1 — первый образец служебных роботов;
» эмблема Office, состоящая из четырех разноцветных элементов, используемых в
качестве логотипа Microsoft Office;
« Маг — единственный объемный персонаж, представленный на рис. 2.7;
« планета Земля в виде вращающегося глобуса;
* Мурка — котенок с длинным хвостом (мой любимец, уж очень приятно его мурчание);
« Бобик, готовый прийти на помощь по первому требованию хозяина.
Итак, вы решили пользоваться услугами помощника, но, с эстетической точки зре-
ния, установленный по умолчанию Скрепыш вас категорически не устраивает. Что де-
лать? Выполните следующие действия.
1. Щелкните на изображении Скрепыша правой кнопкой мыши.
Если оно отсутствует на экране, выберите команду Справка^Показать помощника.
Киша f. Основы, excel
&оплотая | Параметры |
в
Выберите помощника с помощью кнопок <Мазао" и "Далее >" и нажмите кнопку "ОК",
Немного электронной магии, несмотря

на некоторую старомодность, никогда
не помешает.
иия: нет
Я ваш мудрый и телшебньм помощник. Призовите меня, и я
покажу всю слою грозную кибернетическую силу.
Рис. 2.7. Выберите нового помощника на вкладке Коллекция

(Gallery) диалогового окна Помощник
1. Выполните команду Выбрать помощника (Choose assistant) из контекстного меню

Скреп ыша.
Появится диалоговое окно Помощник с открытой вкладкой Коллекция.
3. Используя кнопки Назад (Back) и Далее (Next), выберите понравившегося персонажа.
4. После этого щелкните на кнопке ОК.
Скрепыш — единственный персонаж, который будет появляться при стандартной
установке Microsoft Office 2003. В окне сообщения вы увидите информацию о том,
что для использования другого персонажа помощника его необходимо установить.
5. Щелкните на кнопке Да (Yes) — нужный помощник будет установлен. После этого
в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке ОК.
Обратите внимание на то, что с каждым персонажем помощника связаны

особые звуковые и анимационные эффекты. Для их просмотра выберите
в контекстном меню помощника команду Мотор!. Если новый помощник не
придется вам по вкусу, его можно отключить. Вы также вправе задать иные
параметры, как это было описано выше.
В разделе "Настройка функций помощника" отмечалось, что помощника Office можно

настроить так, чтобы он не только отвечал на вопросы, но и давал советы. По умолчанию на
вкладке Параметры диалогового окна Помощник в разделе Отображать советы установлено
два флажка — Об использовании возможностей программы и Об операциях с мышью.
Если необходимо, чтобы помощник отображал советы по работе с клавиатурой, уста-
новите флажок О сочетаниях клавиш. Если вы желаете получать от помощника советы
по более эффективной работе с Excel при запуске программы, установите флажок
Отображать полезный совет при запуске.
Если этот флажок установлен, анимированный помощник появится при запуске
программы Excel, отобразив совет дня. Остальные советы помощник выбирает в зависи-
мости от того, какие действия вы выполняете. Чтобы прочесть совет, приготовленный
2. Лйм/чение афавки 65
вам помощником, щелкните на пиктограмме лампочки, размещенной рядом с ним.

Вы сможете убрать совет с экрана, щелкнув на кнопке ОК в окошке совета.
Если вместо щелчка на кнопке ОК вы щелкнете на помощнике, он выведет

на экран вопрос "Выберите действие". Чтобы убрать его с экрана, нажмите
клавишу <Esc>.
Лом/чение cnfiaeteu из
Microsoft поддерживает Web-узел Microsoft Office Worldwide, обеспечивающий под-
держку пользователей Excel 2003. Вы сможете получить справку, обновление (обычно
в виде заплаток, устраняющих ошибки программы), шаблоны, облегчающие создание
часто используемых таблиц (подробнее см. главу 1 книги 2), и надстройки, расширяющие
возможности Excel (подробнее см. главу 3 книги 1).
Лощчение онлайновой сн/ювки но excel

Данный Web-узел можно посетить непосредственно из программы Excel (достаточно
лишь иметь доступ в Internet и установленный браузер). Выполните следующие действия.
1. Выберите команду Справка^ОгПсе в Интернете (Help<=>Office on Microsoft.com).

Excel откроет окно установленного на компьютере Web-браузера, соединится с
Internet и откроет Web-узел Microsoft Office Online.
2. Щелкните на ссылке раздела справки или другой области (Помощь (Assistance),
Шаблоны (Templates), Учебный курс (Training) или Загрузка (Downloads).
обновлений excel
Для получения обновлений, которые позволяют усовершенствовать работу Excel, ис-
пользуйте команду Справка^Проверить наличие обновлений (Help^Check for updates).
Компания Microsoft постоянно работает над улучшением своего программного обеспе-
чения, поэтому имеет смысл время от времени обращаться к этой команде.
При выборе данной команды Web-браузер откроет страницу Downloads Home, содержа-
щую ссылку на программу Automatic detection, которая выполняет автоматическую проверку
и определяет, выполнены ли последние обновления Excel (и других продуктов Office 2003).
Чтобы выполнить проверку, щелкните на кнопке Go в верхней части страницы.
По окончании работы программы автоматической проверки (во время работы вам
придется иметь дело с несколькими окнами предупреждений) на странице Product
Updates появится список всех обновлений Office 2003 и Excel 2003, которых нет на ва-
шем компьютере. Чтобы выбрать, загрузить и установить обновления, выполните
следующие действия.
1. Просмотрите предложенный список обновлений и выберите требующиеся.
Помимо краткого описания каждого обновления, в списке приведены размер и
примерное время его загрузки. Чтобы получить более подробную информацию об
обновлении, щелкните на ссылке Detailed information about this update.
2. Чтобы выбрать обновление для загрузки и установки на компьютере, установите
флажок слева от его названия.
66 Книга f. Основы. Excel
3. Выбрав все необходимые обновления, щелкните на кнопке Start installation, распо-

ложенной либо вверху, либо внизу страницы.
Откроется диалоговое окно, в котором потребуется подтвердить выбор обновлений.
4. Внимательно просмотрите список загружаемых обновлений. Если выбор сделан вер-
но, щелкните на кнопке Install Now.
В соответствии с выбранными обновлениями Office может понадобиться компакт-
диск с пакетом Office 2003. Убедитесь, что он находится под рукой.
5. Щелкните на кнопке Continue в следующем диалоговом окне.
6. Щелкните на кнопке Accept, чтобы принять лицензионное соглашение (неплохо бы-
ло бы его прочесть, по крайней мере один раз).
После принятия лицензионного соглашения (а чтобы пользоваться обновления-
ми, его придется принять) появится диалоговое окно с информацией о процессах
загрузки и установки выбранных обновлений.
По окончании загрузки и установки выбранные обновления будут автоматически
установлены на жесткий диск вашего компьютера. Обратите внимание, что может
потребоваться закрыть программу Excel (для этого щелкните на окне программы
Excel и выберите команду Файл^Закрыть (File^Close) или нажмите <Alt+F4>).
В завершение процесса установки появится диалоговое окно, сообщающее об
успешной инсталляции.
7. Щелкните на кнопке Close this Window.
Окно мастера установки закроется, и вы снова окажетесь на странице Product
Updates Web-узла Microsoft Office Product.
8. Если необходимо, посетите другие службы, предлагаемые компанией Microsoft.
По окончании работы на Web-узле Microsoft Office щелкните на кнопке Закрыть
(Close) в окне Web-браузера и отсоединитесь от сети, если используете соединение
удаленного доступа.
Вы вернетесь в Windows, откуда сможете запустить обновленную версию Excel.
Можно также щелкнуть на кнопке Return to Product Updates Catalog, чтобы
получить дополнительную информацию, воспользовавшись другими ссылками с
этой страницы Web-узла Microsoft Office.
исцелшнь Excel
Все прикладные программы (например, Excel) и операционные системы (например,
Windows XP) становятся все более сложными, поэтому повышается риск, что в опреде-
ленный момент времени с ними произойдет нечто непредвиденное, и программы станет
работать некорректно. До недавнего времени, если подобное происходило в Excel, при-
ходилось полностью переустанавливать приложение.
К счастью, Excel 2003 предлагает альтернативный способ повторной установки в виде
команды Найти и восстановить (Detect and repair), находящейся в меню Справка.
При выборе команды Справка^Найти и восстановить на экране появится одноименное
диалоговое окно (рис. 2.8).
a 2. JloMfiettue сп/гавки 67
Команда "*1айти и восстановить.,, * автоматически найдет и устрзшт ошибки в этой

приложении.
При устранен* негзолааок может потое^ватьсв указать источник установки или
закрыть открытые приложения.
П Отменить я«1 настройки и восстаио»*ть иастройки пб умолчанию
Отмена
Рис. 2.8. Используйте это диалоговое окно, чтобы

найти и устранить ошибки в Excel
Чтобы Excel не восстанавливала ярлыки, снимите флажок Восстановить ярлыки

(Restore my shortcuts while repairing). Для отмены всех настроек пользователя и восста-
новления опций, заданных по умолчанию, установите флажок Отменить мои настройки
и восстановить настройки по умолчанию (Discard my customized settings and restore
default settings). Подробнее о пользовательских настройках см. главу 3 книги 1.
Щелкните на кнопке Начать (Start) в диалоговом окне Найти и восстановить, чтобы
функция начала работу. Примите во внимание, что из программы Excel придется выйти,
если утилита найдет существенные ошибки, требующие повторной установки Excel (для
выхода щелкните на окне Excel и нажмите <Alt+F4>). Когда команда Найти и восстановить
окончит свою работу, запустите Excel — программа будет работать без ошибок.
'
3 . Hacfflftoutca excel
/3 э&ой
•S Настройка встроенных панелей инструментов
s Создание собственных панелей инструментов
S Внесение изменений в меню Excel
s Использование других настроек программы
•S Расширение возможностей Excel с помощью надстроек
J л ередко оказывается, что Excel в том виде, в каком она поставляется, не всегда
/ 1* удобна для пользователя. Данное приложение предлагает немало способов на-
стройки^поэтому можно привести программу к тому виду, который наиболее удобен для
работы конкретного пользователя.
В настоящей главе описаны наиболее важные методы настройки возможностей Excel.
Настроить программу в соответствии с собственными предпочтениями можно тремя
основными способами.
* Прежде всего, настройке подлежат многочисленные меню и панели инструментов
Excel. Можно не только управлять тем, какие кнопки и меню появляются на
встроенных панелях инструментов, но и создавать собственные.
* Во-вторых, вы вправе изменять опции, которые заданы по умолчанию, и опреде-
ляют базовое поведение программы.
* И наконец, при работе в Excel можно использовать надстройки— небольшие
специальные' утилиты (называемые также апплетами), которые присоединяются к
Excel и расширяют возможности программы. Многочисленные надстройки Excel
поддерживают разнообразные функции, полученные из различных источников:
оригинальной программы Excel, Web-узла Microsoft Office и сторонних производи-
телей программного обеспечения.
HactH/toutca панелей
В Excel 2003 процесс внесения изменений во встроенные панели инструментов и
меню достаточно прост. (С точки зрения приложения Excel, строка меню — это такая
же панель инструментов, как, скажем, Стандартная (Standard) или Форматирование
(Formatting).) Помимо изменения кнопок на панелях инструментов и добавления
элементов в строку меню, можно создавать совершенно новые панели инструментов и
добавлять раскрывающиеся меню с собственными подменю.
Созданные панели инструментов могут быть как пристыкованными, так и плавающими.
70 Книга 1. Основы Excel
При создании и изменении панелей инструментов меню используют кнопки или

команды меню, которым назначены элементы следующих типов.
* Встроенные команды Excel.
« Созданные пользователем макросы (подробнее о создании макросов в Excel
см. главу 1 книги 9).
* Гиперссылки на листы, книги, документы, созданные в других приложениях,
а также на Web-страницы (подробнее см. главу 2 книги 8).
Обратите внимание, что при выборе кнопки панели инструментов для встроенной
команды используются уже имеющиеся пиктограммы. Чтобы назначить макрос или
гиперссылку, применяется настраиваемая кнопка. Можно выбрать пиктограмму из пред-
лагаемого меню или создать собственную пиктограмму, воспользовавшись Редактором
кнопок (Button Editor).
диалоговое окно
И для настройки, и для создания новой панели инструментов необходимо сначала
открыть диалоговое окно Настройка (Customize) одним из следующих методов. f
» Выбрав команду Вид^Панели инструментовОНастройка (View^Toolbars^Customize).
» Щелкнув на панели инструментов или на строке меню правой кнопкой мыши и
выбрав из контекстного меню команду Настройка.
В диалоговом окне Настройка содержатся три вкладки.
* Панели инструментов (Toolbars). Используя эту вкладку, можно отобразить или
скрыть любую панель инструментов, создать, удалить, переименовать пользова-
тельскую панель инструментов (встроенные панели переименованию и удалению
не подлежат), а также присоединить панель инструментов к любому файлу рабо-
чей книги Excel (рис. 3.1).
П»ея!<1»1стртопм|К»янаы S Параметры
ГЫели инструментов:
Форматирование
Visual Basic
WwdArt
Веб-узы
Внешние данные
Во весь экран
Выход из режима конструктора
Граница
Диаграмм
Диапяяиы
Защита
Нвстрвйка изображения
Настройка объема
Настройка тени
Рис. 3.1. Вкладка Панели инструментов

диалогового окна Настройка
Умгва 3. MaciKftoUKa Excel 7f
Команды (Commands). Обратившись к этой вкладке, вы сможете добавить на пане-

ли инструментов новые кнопки и новые элементы меню (рис. 3.2).
Параметры (Options). С помощью данной вкладки можно управлять расположени-
ем на экране панелей инструментов Стандартная и Форматирование (располагая
их в одной или разных строках), размером пиктограмм, эффектом отображения
раскрывающихся меню, способом вывода на экран названий шрифтов, отображе-
нием экранной подсказки (рис. 3.3).
Чтобы добавить команду на панель инструментов, выберите Настраиваемые немо и панели инструментов [Ч
категорию и перетащите команд у из этого окна на панель.
И Стандартная памеле» и панель фориатировамия а две строки
Категории: Команды:
0 Всегда показывать полные меню
|;£г Пвказьжгта подаы?; wef «га пйсяг короткий эаде^ж^1
[ <^tPK ,
Другие •
Q Крупные, зна<*м •
EV] Отображать названия {урифтовтен же цфифто?
0 Отображать подсказки для кнопок .
2ФФект при выводе меню: [ 0% унолманмо) '*к\
Л/с. 3.2. Вкладка Команды диалогового окна Рис. 3.3. Вкладка Параметры диалогового
Настройка окна Настройка
Изменение панелей UHctfifit/мешпов

При изменении панели инструментов допускается перестановка кнопок, а также их
добавление и удаление. Перед выполнением подобных действий необходимо отобразить
на экране изменяемую панель инструментов и диалоговое окно Настройка. Обратите
внимание, что вывод на экран этих элементов можно выполнить одновременно.
Для этого следуйте описанным ниже инструкциям.
1. Выберите команду Вид^Панели инструментов1^Настройка. Можете также
щелкнуть на любой панели инструментов или щелкнуть в строке меню правой кнопкой
мыши и выбрать в контекстном меню команду Настройка.
2. Щелкните на вкладке Панели инструментов диалогового окна Настройка.
3. Установите флажок возле имени необходимой панели инструментов — она немедлен-
но появится на экране.
Если требуемая панель инструментов уже находится на экране, для ее изме-

нения используйте кнопку Добавить или удалить кнопки (Add or remove
buttons). Щелкните на кнопке Параметры панелей инструментов (Toolbars
options), в открывшемся меню наведите указатель мыши на кнопку Добавить
или удалить кнопки, в появившемся меню наведите указатель мыши на на-
звание панели инструментов, а затем в новом подменю щелчком мыши уста-
новите (или снимите) флажок рядом с названием кнопки, чтобы добавить
Книга /. Основы Excel
(или удалить) ее на панель. Для внесения других изменений в панель инстру-

ментов следует отобразить диалоговое окно Настройка: воспользуйтесь одно-
именной командой меню, открывающегося при наведении указателя мыши
на кнопку Добавить или удалить кнопки.
Jlefietfujnnufio£ica кнопок
Чтобы переместить кнопку в пределах панели инструментов, просто перетащите ее в
выбранную область. В момент перетаскивания рядом с указателем мыши располагается
пиктограмма кнопки, а вокруг выбранной кнопки находится рамка. В процессе перемеще-
ния указателя мыши новое место расположения кнопки отмечается I-образным курсором.
Как только этот курсор будет помещен в необходимое место на панели, отпустите кнопку
мыши — выбранная кнопка панели инструментов окажется там, где это необходимо.
ВоЗавленме и удаление кнопок

Добавление и удаление кнопок аналогично перемещению кнопок по панели инстру-
ментов. С той лишь разницей, что выбранная кнопка перетаскивается либо на панель,
либо с панели инструментов.
Чтобы добавить новую кнопку, перейдите на вкладку Команды диалогового окна
Настройка (рис. 3.2) и выберите нужную кнопку или команду. На этой вкладке все дос-
тупные команды систематизированы по категориям в соответствии с их функциями.
Щелкните на выбранной категории в списке Категории (Categories) в левой части вклад-
ки, и в списке Команды (Commands) будут отображены все команды данной категории.
Если кнопка, поле или меню, которое необходимо добавить, уже выбрано в списке
Команды, перетащите его на необходимую вам панель инструментов. При перетаскива-
нии объекта из диалогового окна Настройка снизу от указателя мыши располагается ин-
дикатор: Ч означает, что объект удаляется с панели инструментов, а + свидетельствует о
его добавлении. При перетаскивании положение нового объекта на панели инструментов
обозначается I-образным курсором.
Помните, что, помимо кнопок на панели инструментов, можно помещать рас-
крывающиеся меню. Например, если приходится часто рассылать сослуживцам
копии рабочих книг Excel, а пользоваться подменю Файл^Отправить
(FileO Send to) неудобно, расположите на панели инструментов кнопку
Отправить (Send to). Для этого в списке Категории выберите элемент
Встроенные меню (Built-in menus) и переместите меню Отправить из диалого-
вого окна Настройка в строку меню.
Чтобы удалить кнопку с панели инструментов, просто перетащите ее за пределы па-
нели. Как только снизу от указателя мыши появится символ Ч, кнопку мыши можно от-
пустить. Кнопка будет удалена с панели инструментов, а остальные кнопки — смещены
так, чтобы на панели не осталось пустого места.
Если вы, наигравшись с панелью инструментов, беспорядочно добавляя и
удаляя кнопки, поймали себя на мысли, что работать с ней невозможно, при-
ведите панель инструментов в исходное состояние. На вкладке Панели
инструментов диалогового окна Настройки выделите название требуемой
панели (флажок не трогайте), а затем щелкните на кнопке Сброс (Reset).
Появится окно с сообщением о том, что все внесенные в панели инструмен-
тов изменения будут отменены. Щелкните на кнопке ОК.
Улова 3. ttaafifioUKa. Excel 73
изменение (гаафмвающихсл меню

Поскольку Excel рассматривает строку меню как панель инструментов (на кнопках
которой помещен текст, а не пиктограммы), раскрывающиеся меню допускается изме-
нять тем же способом, что и панели инструментов. Если отображено диалоговое окно
Настройка, элементы меню можно произвольно перемещать в строке меню, а также пе-
реносить в другие меню (последнее делать не рекомендуется, поскольку такое располо-
жение команд будет конфликтовать с настройками большинства пользователей Excel).
Вы вправе также удалить элементы меню и даже целые меню, если при работе в про-
грамме Excel вы ими никогда не пользуетесь.
Безусловно, возможность выполнения этих операций отнюдь не означает, что их
необходимо выполнять. Вместо перемещения элементов в строке меню, удаления и пере-
группировки неиспользуемых команд, вам, скорее всего, понадобится добавить в меню
новые элементы. Обычно пользовательским элементам меню назначают макросы, вы-
полняющие последовательности команд Excel, либо гиперссылки, которые выполняют
переход к другим документам или открывают сообщения.
Для добавления нового элемента меню выполните следующие действия.
1. Откройте диалоговое окно Настройка (командой Вид^Панели инструментов^

Настроить) и перейдите на вкладку Команды.
2. В списке Категории найдите элемент Макросы (Macros).
В этой категории находятся настраиваемая команда меню и настраиваемая кноп-
ка, которым можно назначить макросы или гиперссылки.
3. В списке Команды щелкните на элементе Настраиваемая команда меню (Custom
menu item).
Поскольку создается пользовательская команда меню, пиктограммы на кнопке нет.
4. Перетащите пиктограмму Настраиваемая команда меню из диалогового окна
Настройка в выбранную часть раскрытого меню, затем отпустите кнопку мыши.
В процессе перетаскивания по строке меню Excel открываются меню, а находя-
щийся в них I-образный горизонтальный курсор указывает на место размещения
нового пользовательского элемента. Переместите курсор в необходимую область
выбранного меню и отпустите кнопку мыши — в меню появится новый элемент
Настраиваемая команда меню.
ч
5. Щелкните правой кнопкой мыши на новом элементе меню. В поле Имя (Name) поя-
вившегося контекстного меню введите краткое описательное имя элемента меню.
Если необходимо назначить этому элементу "горячую" клавишу, перед ее символом
поместите знак &.
Помните, что "горячая" клавиша — это символ в команде меню, который в ком-
бинации с клавишей <Alt> вызывает данную команду с клавиатуры. В раскрытом
меню этот символ в названии подчеркнут. При назначении "горячих" клавиш не
используйте символы, уже применяемые для других команд.
6. Если необходимо отделить новый элемент меню от других с помощью разделительной
линии, щелкните на добавленном элементе правой кнопкой мыши и выберите в кон-
текстном меню команду Начать группу (Begin a group).
7У Книш /. Основы Excel
При выборе данной команды Excel помещает перед добавленным элементом

серую разделительную линию, которая означает, что новый элемент меню начина-
ет новую группу. Использование разделителя помогает выделять связанные
элементы меню в отдельные группы.
7. Чтобы назначить макрос созданному элементу меню, щелкните на нем правой кноп-
кой мыши, в контекстном меню проследуйте к команде Назначить макрос (Macros)
и выберите один из созданных макросов (подробнее о макросах см. главу 1 книги 9).
Чтобы назначить гиперссылку созданному элементу меню, в его контекстном меню
выберите Назначить гиперссылку^Открыть (Edit HyperlinkOOpen) и укажите
необходимую ссылку (подробнее см. главу 2 книги 8).
Пользовательский элемент меню для вызова макроса должен быть создан еще до
выполнения п. 7, а в результате выполнения данного пункта будет создана ссылка.
8. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) диалогового окна Настройка и протестируйте
созданную команду меню, выбрав ее из строки меню.
Добавленный в открывающееся меню элемент впоследствии можно перемес-

тить в любое меню и даже вынести в строку меню. Просто перетащите выбран-
ный элемент в новое место. Если в созданной команде меню отпадает необхо-
димость, удалите ее, перетащив за пределы меню (отпустить кнопку мыши
можно лишь тогда, когда рядом с указателем мыши появится индикатор Ч).
Создание новой панели

Вместо того, чтобы обращаться к разным встроенным панелям инструментов и исполь-
зовать расположенные кнопки, часто более экономичным способом является создание соб-
ственной панели инструментов. Оставив в окне программы только эту панель, можно
скрыть встроенные панели инструментов и освободить, таким образом, часть окна Excel.
Процесс создания панелей инструментов достаточно прост: посмотрите, как легко
создается панель Избранные кнопки (Choice tools), содержащая кнопки разных панелей
(рис. 3.4).
1. В меню программы Excel выберите команду Вид<=>Панел и инструментов^Настройка.
Откроется диалоговое окно Настройка — первый шаг на пути создания панелей
инструментов и меню.
2. В диалоговом окне Настройка щелкните на вкладке Панели инструментов.
На этой вкладке находится кнопка Создать (New), используемая для создания но-
вой панели. /
3. Щелкните на кнопке Создать.
Откроется диалоговое окно Создание панели инструментов (New toolbar).
4. Выберите краткое описательное имя новой панели, например Избранная-1 , введите
его в поле Панель инструментов (Toolbar Name) и щелкните на кнопке ОК.
Excel закроет диалоговое окно Создание панели инструментов, поместит это на-
звание в конец списка панелей инструментов в диалоговом окне Настройка и выве-
дет на экран пустую плавающую панель инструментов в рабочей области Excel.
В строке заголовка указанной панели будут находиться два символа из названия па-
нели инструментов и две кнопки — Закрыть (Close) и Добавить и удалить кнопки.
Люба 3. HaafyioUKO. Excel
ft/c. J.4. Создание панели инструментов с активно используемыми кнопками
5. Щелкните на вкладке Команды в диалоговом окне Настройка.

Теперь можно приступить к добавлению кнопок на созданную панель инструмен-
тов. Выберите необходимую кнопку и просто перетащите ее на новую панель.
6. Щелкните на категории первой кнопки (или набора кнопок), которые можно помес-
тить на панель инструментов.
В данном примере щелкните на категории Правка (Edit).
7. Поместите требуемые кнопки из выбранной категории на новую панель инструментов,
перетащив их по очереди (при размещении на панели снизу от указателя мыши поя-
вится индикатор +).
Если необходимо назначить кнопке макрос или гиперссылку, выберите элемент
Макросы из списка Категории и поместите на панель инструментов кнопку
Настраиваемая кнопка, затем назначьте ей макрос или ссылку и измените пик-
тограмму. Чтобы добавить на панель инструментов раскрывающееся меню, в спи-
• ске Категории выберите и перетащите на нее элемент Новое меню (New menu).
Затем переименуйте меню и добавьте в него элементы (см. следующий раздел
"Создание нового меню").
76 Кшаа J. Основы, Excel
Чтобы создать описанную выше панель инструментов Избранные кнопки, пере-

местите кнопку Перейти (Go to) на новую панель инструментов. Оставшаяся часть
панели строится аналогично: выберите категорию и перетащите на панель нужные
кнопки, расположив их в удобном порядке. По мере добавления кнопок панель
инструментов расширяется.
8. Повторяйте пп. 6-7 до тех пор, пока созданная панель не будет укомплектована
необходимыми кнопками.
Помните, что после добавления кнопок на панель инструментов их можно пере-
мещать по панели, а также удалять те инструменты, в которых нет необходимости.
Обратите внимание, что кнопки панели инструментов можно группировать, добав-
ляя разделитель (светло-серую черту — их достаточно много на панелях Стандарт-
ная и Форматирование). Для размещения разделителя перетащите кнопку, перед
которой его необходимо расположить, чуть вправо по панели. Чтобы убрать раздели-
тель, перенесите кнопку справа от разделителя, на сам разделитель.
9. Выполнив необходимые изменения, щелкните на кнопке Закрыть диалогового окна
Настройка.
На новую панель Избранная-1 (см. рис 3.4) помещены следующие кнопки.

* В первой группе расположены кнопки Перейти (Go to) и Найти (Find) из катего-
рии Правка.
* Вторая группа содержит кнопки Выделить видимые ячейки (Select visible cells) и
Выделить область (Select current region) из категории Правка.
* Третья группа включает кнопки Вставка ячейки (Insert cells), Вставка строки
(Insert rows) и Вставка столбца (Insert column) категории Вставка (Insert).
* Четвертая группа содержит кнопки Отменить (Undo) и Вернуть (Redo) из катего-
рии Правка.
« В пятой группе расположены кнопки Удалить (Delete), Удалить строки (Delete
rows) и Удалить столбцы (Delete columns) категории Правка.
4 Шестая группа содержит кнопки Крупнее (Zoom in) и Мельче (Zoom out) из кате-
гории Вид (View).
Созданную выше панель инструментов можно использовать для редактирования

структуры рабочего листа (см. главы 3—4 книги 2). Кнопки Отменить и Вернуть исполь-
зуются в процессе исправления ошибок при удалении и добавлении строк и столбцов.
Кнопки масштабирования позволяют охватить разные области таблицы после переме-
щения с помощью кнопок Перейти и Найти.
Создание нового меню

Чтобы создать новое меню, доступ к элементам которого обеспечивается из строки
меню Excel, выполните следующие действия.
1. В меню программы Excel выберите команду Вид<=>Панели инструментов^
Настройка.
Откроется диалоговое окно Настройка — первый шаг на пути к созданию меню.
Улова 3. НасЩмйка Excel
2. В диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Команды.

Чтобы создать новое меню, в списке Категории найдите элемент Новое меню
(New menu).
3. Щелкните на элемент Новое меню в списке Категории.
4. Переместите элемент Новое меню из списка Команды в необходимую область
строки меню Excel.
Теперь можно присвоить новому меню уникальное имя.
5. Щелкните правой кнопкой мыши на элементе Новое меню в строке меню Excel, а в
контекстном меню в поле Имя введите название создаваемого меню. Если вы решили
назначить создаваемому меню "горячую" клавишу, поместите перед соответствую-
щим символом &.
После переименования меню можно добавить в меню макросы, гиперссылки и
даже подменю.
6. Чтобы добавить подменю, в списке Категории выберите элемент Встроенные меню
и перетащите необходимое меню из списка Команды в создаваемое меню. Чтобы доба-
вить макрос или гиперссылку, щелкните в списке Категории на элементе Макросы и
переместите в создаваемое меню элемент Настраиваемая команда меню.
После добавления элемента Настраиваемая команда меню переименуйте его и
назначьте макрос или гиперссылку.
7. Щелкните правой кнопкой мыши на элементе Настраиваемая команда меню в
контекстном меню и в поле Имя введите название создаваемого меню. Если желаете
назначить создаваемому меню "горячую" клавишу, поместите перед соответствую-
щим символом &.
8. Для назначения макроса созданному элементу меню щелкните на нем правой кнопкой
мыши, в контекстном меню выберите команду Назначить макрос и выберите необ-
ходимый макрос (подробнее см. главу 1 книги 9). Чтобы назначить созданному эле-
менту меню гиперссылку, щелкните на нем правой кнопкой мыши, в контекстном ме-
ню выполните команду Назначить гиперссылку^Открыть и создайте ссылку на
нужный объект (подробнее см. главу 2 книги 8).
Повторив описанные выше действия, добавьте подменю для пользовательского
элемента меню. Помните, что элементы меню можно переместить методом пере-
таскивания, а группы связанных команд — отделить друг от друга с помощью раз-
делителя. Чтобы установить разделитель над элементом меню, щелкните на нем
правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Начать группу.
9. Повторяйте пп. 5—8 до полного заполнения меню необходимыми командами.
10. Щелкните на кнопке Закрыть в диалоговом окне Настройка и протестируйте рабо-
ту созданного меню.
На рис. 3.5 в строке меню Excel размещается новое меню — Web. Обратите внимание,
что "горячей" клавишей этого меню является b (символ выделен подчеркиванием). Что-
бы открыть меню с помощью клавиатуры, нажмите <Alt+B> (имя меню We&b). В новом
меню находится два элемента: подменю Отправить и Web-узел Excel для чайников.
Второму элементу меню назначена гиперссылка, которая открывает Internet Explorer и
переходит на домашнюю страницу книги Excel для чайников.
Книга /. Основы Excel
МеЫузел Excd дяя чайников
Панели дострунеитов J ьаивиды Параметры i

Чтобы добавить команду на панель инструментов, выберите
категории и перетащил команд» ю iroro окна на пане*.
Категорию Коидндж
Окнаислравка is Настраиваемая команда меню
Рисование
Автофигуры ^Ц Настмиваемая кногка
Диаграмма
Веб
Формы
Изменить вив сленнын объект упорядочить команды..
c-A-H-sC/ :з«-
Л/с. J.5. Создание пользовательского меню
HactHftoufca па/гамеЯ/гов
При создании каждой новой рабочей книги программа Excel делает целый ряд пред-
положений о том, как будет вводиться информация в листы и диаграммы этой книги, в
каком виде они будут отображаться на экране и выводиться на печать. Эти предположе-
ния могут соответствовать стилю работы пользователя, а могут существенно отличаться
от требований, предъявляемых к рабочим таблицам и диаграммам.
В следующих разделах будет кратко рассказано о том, как изменить опции, установлен-
ные по умолчанию, в диалоговом окне Параметры (Options). Это самое большое диалого-
вое окно приложения Excel содержит тринадцать вкладок. С помощью параметров данного
окна можно управлять как внешним видом таблицы Excel, так и методом ее вычисления.
Вся описанная далее информация не влияет на принципиальные возможности работы
в программе Excel. Вы должны помнить: если постоянно приходится изменять опреде-
ленные параметры создаваемых рабочих книг, значит, необходимо обратиться к диалого-
вому окну Параметры. Измените данные настройки и не касайтесь их при создании сле-
дующих книг.
Умгва 3. fiaaiifiuuica Excel
Опции nftocM.otn.fia
Excel позволяет управлять тем, как появляются элементы книги на экране и как они
выглядят. Многие опции, управляющие способом вывода на экран рабочих книг, нахо-
дятся на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры. В этом же диалоговом окне на
вкладке Общие (General) можно настроить стиль ссылок на ячейки, количество листов в
рабочей книге, а также используемые шрифты (подробнее см. раздел "Общие нараметры
программы").
Вкладка Вид диалогового окна Параметры представлена на рис. 3.6. Чтобы открыть это
диалоговое окно, используйте команду Сервис^ Параметры (ToolsÔptions). Вкладка Вид
содержит рад флажков и переключателей, позволяющих включить (отключить) разные
элементы окна профаммы Excel и окна документа. Легко догадаться, что если переключа-
тель или флажок установлен, значит, опция включена и наоборот.
В разделе Отображать (Show) находится четыре флажка.
« Область задач при запуске (Startup task pane). Отображает область задач при каждом
запуске профаммы Excel.
* Строку формул (Formula bar). Отображает строку формул под панелью инструмен-
тов Форматирование в верхней части окна Excel.
« Строку состояния (Status bar). Отображает строку состояния над нижней фаницей
окна профаммы.
* Окна на панели задач (Windows in taskbar). Отображает на панели задач Windows
кнопки для всех открытых рабочих книг.
Сохранение [ Проверка ошибок Орфография [ Безопасность^

][ вычисления JLjnpaeKa^ | Сб^*!? А П????0* J ™?ПИР?1_1. Диагрлжа J[_ _Цв51„
Отображать • ; -
0 область задач при запуске ЕЗ строку формул 0 строку состояния В окна на панели задач
О не отображать © только индикатор О примечание и ннд**атор

Объекты ; s~r ••;—-" т- """" •.-""-— —-"-"•—-•—• ----_ —:.....,.. ..,..., •,..,-...-. -..
0отображать [^ О только очертания О «С. отображать
Па.раметры окна ••* - ' '••-••••••. - ; *•
О ярторшбиение на странмы [и гэголоежи строки столбцов 0 горизонтальная полоса прокрутки
Оформулы 0 символы структурь! ЕЗ вертикальмвя полоса првфутки
Ёсе^кз 0 рулевые значения Н ЗРпычки листов
^вет /*ний сетки; ] Авто
Рис. 3.6. Вкладка Вид диалогового окна Параметры включает опции,

управляющие выводом на экран элементов окна Excel и окна документа
SO Книга /. Основы Zxcel
В области Примечания (Comments) расположено три переключателя.
* Не отображать (None). Скрывает и окно, и индикатор (красный треугольник в

правом верхнем углу ячейки) примечания.
* Только индикатор (Comment indicator only). Отображает только индикатор приме-
чания в ячейке, скрывая само примечание (подробнее о создании примечаний
* Примечания и индикатор (Comment & indicator). Отображает в окне рабочей книги
и индикатор примечания, и само примечание.
В области Объекты (Objects) содержится три переключателя (подробнее об использо-

вании графики в Excel см. главу 2 книги 5).
« Отображать (Show all). Отображает в рабочей книге весь графический объект

(диаграмму, картинку и пр.).
* Только очертания (Show placeholders). Представляет графический объект в виде
прямоугольника (использование этой опции позволяет значительно ускорить
работу на медленных компьютерах).
« Не отображать (Hide all). Удаляет с экрана графические элементы рабочей книги.
•
Флажки в области Параметры окна (Window options) определяют, должны ли выводить-
ся на экран отдельные элементы активной рабочей книги. Помните, что отключение
элемента в одной книге не приводит к отключению его в других книгах. Все описанные ни-
же опции (за исключением авторазбиения на страницы) хранятся вместе с рабочей книгой.
* Авторазбиение на страницы (Page breaks). Отображает предлагаемое Excel разбие-

ние рабочего листа на печатные страницы.
* Формулы (Formulas). Отображает в ячейках формулы, автоматически расширяя
ячейки и выравнивая их содержимое по левому краю.
* Сетка (Gridlines). Отображает линии сетки, разделяющие столбцы и строки таблицы.
» Цвет линий сетки (Gridlines color). Изменяет цвет линий сетки (если она отображе-
на). Просто выберите новый цвет из предлагаемой палитры.
* Заголовки строк и столбцов (Row & column headers). Выводит на экран буквенные
заголовки столбцов и числовые заголовки строк.
« Символы структуры (Outline symbols). Отображает символы структуры рабочей таб-
лицы. Структура обычно создается при работе с большими объемами данных (для
удобства можно скрывать детали, оставляя только важные структурные уровни),
а также при вычислении итоговых значений.
* Нулевые значения (Zero values). Отображает нулевые значения в ячейках рабочей
таблицы. Снимите этот флажок, если показывать нулевые значения не нужно.
* Горизонтальная полоса прокрутки (Horizontal scroll bar). Отображает горизонталь-
ную полосу прокрутки снизу от листа в окне документа. Если полоса прокрутки
скрыта, а ярлычки листов отображены, Excel разместит ярлычки по всей строке в
нижней части экрана.
Тмява 3. ttaaiifioMca. Sxcel
Вертикальная полоса прокрутки (Vertical scroll bar). Отображает вертикальную

полосу прокрутки справа от листа в окне документа.
Ярлычки листов (Sheet tabs). Отображает ярлычки, предназначенные для активиза-
ции листов книги. Даже если ярлычки на экране отсутствуют, переключаться меж-
ду рабочими листами книги можно с помощью комбинаций клавиш <Ctrl+PgDn>
и <Ctrl+PgUp>, но в этом случае не удастся определить, на каком листе выполня-
ется работа (разве что вы узнаете его по данным, что невероятно сложно в больших
книгах).
Вкладка Общие (General) диалогового окна Параметры (рис. 3.7) содержит ряд оп-
ций настройки программы, которые часто подвергаются изменениям (для этого вам по-
требуется время и опыт работы с Excel). Особенно часто изменяется опция Листов в
новой книге (Sheets in new workbook), которая определяет количество листов в создавае-
мой рабочей книге. Для практических целей заданных по умолчанию трех листов, как
правило, не достаточно. Часто изменяют Стандартный шрифт (Standard font), а также
Рабочий каталог (Default file location), определяющий место расположения документов
рабочих книг.
* Стиль ссылок R1C1 (R1C1 reference style). Этот флажок предназначен для пере-
ключения между обычной системой ссылок на ячейки (А1) и стилем ссылок R1C1,
где и строки, и столбцы нумеруются, номер строки ячейки указывается после сим-
вола R, а номер столбца — после символа С.
• Игнорировать DDE-запросы от других приложений (Ignore other applications). Если
установлен данный флажок, Excel игнорирует DDE-запросы от других приложе-
ний (DDE — Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными). Указан-
ная опция важна только при использовании в рабочих книгах данных из других
приложений.
Параметры -
Q Стиль ссылок (ЦС1 ED Предлагать заполнение свойств файла

D &|-нор»чхиать ООС-эапросы от других приложений [J Звуковое сопровождение событий
В Всллыва&цие подскажи дпя фуню»*й О Пааррамированяе с помощью IntdSMouse
0П»*ить список йайпи, во; U Ш
( Параметры веб-документа... ] Параметры служб...
Аистов в новоб книге:
Стандартный щрифт:
EZ1
IMalCvr
Рабочий каталог:
Каталог автозагрузки:
Имя пользователя:
Рис. 3.7. Вкладка Общие диалогового окна Параметры позволяет

изменять многие опции, заданные по умолчанию
82 Книга /. Основы. Excel
Всплывающие подсказки для функций (Function tooltips). Если установлен этот

флажок, Excel выводит экранные подсказки для кнопок и полей встроенных пане-
лей инструментов. Просто наведите указатель мыши на необходимый инструмент
и оставьте на секунду-другую.
Предлагать заполнение свойств файла (Prompt for workbook properties). Как прави-
ло, Excel не отображает диалоговое окно Свойства (Properties), в котором можно
ввести ключевую информацию о создаваемой рабочей книге (эту информацию
можно впоследствии использовать для поиска файлов). Чтобы Excel автоматиче-
ски предложила ввести свойства документа, установите этот флажок.
Звуковое сопровождение событий (Provide feedback with sound). Если установлен
данный флажок, Excel воспроизводит мелодии, связанные с определенными собы-
тиями (например открытием и сохранением рабочей книги, выводе окон с преду-
преждениями и т.д.). Обратите внимание на то, что данный флажок распространя-
ет свое действие не только на Excel, но и на другие приложения пакета Office XP.
Панорамирование с помощью IntelliMouse (Zoom on roll with IntelliMouse). При ис-
пользовании IntelliMouse установите этот флажок, и вы сможете изменять мас-
штаб отображения рабочей книги, вращая колесико мыши. При вращении вниз
программа уменьшает масштаб документа со шкалой в 15% до тех пор, пока он
не уменьшится до 10%. При вращении колесика вверх программа увеличивает
масштаб документа со шкалой в 15% до 100%.
Параметры веб-документа (Web options). Щелкните на этой кнопке, чтобы отобра-
зить одноименное диалоговое окно, в котором находятся опции, определяющие, как
данные из программы Excel будут отображаться в Web-браузерах, например Internet
Explorer (подробнее о публикации данных Excel в Internet см. главу 1 книги 8).
Параметры служб (Service options). Щелкните на этой кнопке, чтобы отобразить
диалоговое окно Параметры служб, в котором можно изменить настройки досту-
па Excel к документам, являющимся частью рабочей области или SharePoint узла
Помнить список файлов (Recently used file list). Если установлен этот флажок,
в нижней части меню Файл (File) программы Excel отображается список из четы-
рех последних рабочих файлов, что облегчает их поиск и загрузку. Число файлов в
списке можно задать в поле справа от флажка.
Листов в новой книге (Sheets in new workbook). Обычно при создании рабочей книги
Excel помещает в нее три пустых рабочих листа. Если вы никогда не используете
больше двух листов, уменьшите это значение. С другой стороны, если в создаваемые
книги постоянно приходится добавлять листы вручную, увеличьте значение этой оп-
ции. (Подробнее о добавлении и удалении листов см. главу 4 книги 2).
Стандартный шрифт (Standard font) и Размер (Size). Эти опции предназначены для
изменения шрифта и его размера. Они применяются программой Excel также для
вывода данных в ячейки рабочих листов. Лучше один раз изменить шрифт, чем
постоянно обращаться к инструментам Шрифт (Font) и Размер (Size) на панели
инструментов Форматирование (подробнее см. главу 2 книги 2).
excel 83
Рабочий каталог (Default file location). Если при первом запуске Excel вы не задали
рабочий каталог, программа будет искать и сохранять книги в папке Мои документы
(My Documents) на жестком диске. Укажите в текстовом поле фактическое место-
расположение документов рабочих книг, с которыми вы постоянно работаете
(например, C:\Work\Greg\Excel). Обратите внимание: такая папка уже должна
быть на компьютере. Новую папку можно создать при сохранении документа,
используя кнопку Создать папку (Create new folder) в диалоговом окне Сохранение
документа (Save as).
Каталог автозагрузки (At startup, open all files in). Обычно при запуске Excel откры-
вает все документы, помещенные в специальную папку автозагрузки (XLSrart).
Если этой папки не достаточно, используйте указанную опцию, чтобы задать еще
один каталог автозагрузки. Такая папка уже должна содержаться на компьютере.
Имя пользователя (User Name). Каждая копия программы Excel содержит имя
пользователя. Если по каким-либо причинам его необходимо заменить, обрати-
тесь к данной опции.
Опции правки
На вкладке Правка (Edit) диалогового окна Параметры (рис. 3.8) представлены
опции, определяющие работу по редактированию документов. Многие находящиеся на
ней флажки установлены по умолчанию.
« Правка прямо в ячейке (Edit directly in cell). Если снять этот флажок, редактирова-
ние данных в ячейке станет невозможным. Изменить содержимое ячейки можно
будет только в строке формул, предварительно выбрав ее и нажав <F2> или дваж-
ды щелкнув на ячейке.
• Перетаскивание ячеек (Allow cell drag and drop). Если снять этот флажок, ячейки в
рабочих таблицах нельзя будет перемещать методом перетаскивания.
*-™-™~з. *• ('И1Ш1ШЛиЦ11ШИДЯИР7"' •* ™«*-i : *—** : „ „

: ям ымм—i
Вид'.. J. &»«иотений И_35ЙЯ..' МЗвщмв I Переход | Слиски | Диаграниа | Цаст
Параметры
S Пвввка пряно в ячейке И Рац1ирять форматы ii формулы в диапазонах данных
0 Перетаскивание s 0 йртонатичеосий ввод процентов
0 Предупреждать перед перезаписью ячеек 0 Отображать меню параметров вставки
0 Переход к другой ячейке после вооаа, 0 Отображать ценю параметров добавления
(*"Г"~Тш1?Г': " '" :

внвправжнии: _ ' '
П<^сирсяаннь|йдесптичньм формат при вводе, :
десятичных разрядов: : р :л . J J :
v >'
0 Перемещать объекты впеае сячейкаии [^
связей
: Е Поввная вставка и удаление ячеек
0 Автозавершение значений ячеек
Рис. 3.8. Опции вкладки Правка диалогового окна Параметры опреде-

ляют поведение Excel при редактировании содержимого ячеек
Книга /. Оснобм Excel
• Предупреждать перед записью ячеек (Alert before overwriting cells). Если снять дан-
ный флажок (категорически не рекомендую этого делать), при перемещении ячеек
Excel будет без предупреждения удалять данные, введенные ранее.
• Расширять форматы и формулы в списках (Extend list formats and formulas). Если
установлен указанный флажок, Excel автоматически форматирует новые элемен-
ты, добавляемые в конец списка, либо форматирует добавляемые формулы, кото-
рые повторяются в находящихся выше строках, если они были скопированы как
минимум в три из пяти последних строк.
• Автоматический ввод процентов (Enable automatic percent entry). Если установлен этот
флажок, Excel автоматически умножает на 100 все значения, меньшие 1, и добавляет
знак %, преобразуя, таким образом, данные в процентный формат. Если необходи-
мо, чтобы данные, вводимые в ячейку с числовым форматом Процентный (Percent) и
большие 1, также умножались на 100, снимите этот флажок.
Отображать меню параметров вставки (Show paste options buttons). Если установлен
данный флажок, при вставке ячеек Excel автоматически отображает кнопку
Параметры вставки (Paste options), которая предлагает специальные опции встав-
ки, например сохранение исходного формата или использование формата ячеек
назначения.
Отображать меню параметров добавления (Show insert options buttons). Если уста-
новлен указанный флажок, при добавлении ячеек, строк и столбцов Excel автома-
тически отображает кнопку Параметры добавления (Insert options), которая
предлагает специальные опции, определяющие формат добавляемого элемента.
Переход к другой ячейке после ввода (Move selection after Enter), В направлении
(Direction). Если снят этот флажок, после нажатия клавиши <Enter> с целью за-
вершения ввода в ячейку переход указателя на следующую ячейку не произойдет.
Если же флажок установлен, из раскрывающегося списка В направлении выбери-
те необходимое направление перемещения курсора ячейки.
Фиксированный десятичный формат при вводе (Fixed decimal), Десятичных разрядов
(Places). Устанавливайте этот флажок, только если все данные таблицы должны
иметь десятичный формат (подробнее см. главу 1 книги 2). Если флажок установ-
лен, число знаков после десятичной точки (по умолчанию равное 2) задайте в поле
Десятичных разрядов либо путем ввода значения, либо используя счетчики.
Перемещать объекты вместе с ячейками (Cut, Copy and Sort objects with cells).
Снимите этот флажок, если не хотите, чтобы графические объекты (поля, стрелки,
картинки) перемещались при перемещении находящихся под ними ячеек.
Запрашивать об обновлении автоматических связей (Ask to update automatic links).
Снимите этот флажок, если не желаете, чтобы программа Excel беспокоила вас
всякий раз при обновлении связей между формулами в различных рабочих книгах.
Плавная вставка и удаление ячеек (Provide Feedback with animation). Установите
этот флажок, если необходимо анимировать процесс вставки и удаления ячеек.
Автозавершение значений ячеек (Enable AutoComplete for cell values). Снимите этот
флажок, если считаете, что функция автозавершения не помогает при вводе дан-
ных в таблицу (подробнее см. главу 2 книги 2).
3. ttaaufiouica excel
сохранения
Опции вкладки Сохранение (Save) диалогового окна Параметры (рис. 3.9) управляют
поведением функции автовосстановления (AutoRecover). Автовосстановление позволяет
программе Excel сохранять копии всех книг с указанным интервалом (по умолчанию
10 минут) в папке, заданной в поле Каталог данных для автовосстановления (AutoRecover
save location).
Списки I
n
Диаграмма j Цвет
—' Y" —
Орфография I Безопасность
Параметры - - — —
И Сохранять данные для автовоостаноаяе [мцут
Каталог данных для двтовохтапоелепия: i e'poamtnts and SttbngsVfcnev.HOME \Appkate
Параметры книги
О Отключить автовоктамовление
Рис. 3.9. Вкладка Сохранение диалогового окна Параметры позволя-

ет управлять функцией автовосстановления
Если произойдет отказ компьютера (например, из-за отключения электроэнергии),

при последующем запуске Excel программа автоматически отобразит область задач
Автовосстановление (AutoRecover), предлагая открыть файлы рабочих книг, с которы-
ми проводилась работа во время сбоя. Если восстановленные книги (сохраненные во
время последней записи функцией автовосстановления) содержат информацию, не со-
храненную в оригинальной версии файла, можно воспользоваться предлагаемой копией,
а не восстанавливать несохраненные данные вручную.
Копия файла рабочей книги, созданная функцией автовосстановления, используется
и в случае, если оригинальный файл рабочей книги будет испорченным и программа
Excel не сможет его открыть (подобное происходит редко, но все же происходит).
Не отключайте функцию автовосстановления путем установления флажка

Отключить автовосстановление (Disable AutoRecover) на вкладке Сохранение
диалогового окна Параметры. Причем даже в том случае, если вы обладаете
системой питания, позволяющей выполнить сохранение вручную при отклю-
чении электропитания. В противном случае необходимый файл не удастся вос-
становить, например, если он будет испорчен.
Книга 1'. Основы Excel
Haqcinftoutcu
Надстройки — это небольшие специальные программы, расширяющие возможности
приложения Excel. Многие надстройки предлагают определенные функции или группы
функций, которые расширяют вычислительный потенциал данной программы. Перед
использованием надстройки ее необходимо установить на жесткий диск компьютера, а
затем выбрать в диалоговом окне Надстройки (Add-ins) программы Excel.
Надстройки Excel имеют специальный формат файла с расширением .xla (от Excel
Add-in). Обычно эти файлы хранятся в папке Library (или ее подкаталогах), расположен-
ной в Office 10. Последняя, в свою очередь, находится в папке Microsoft O f f i c e
внутри Program files на жестком диске (обычно с: \).
Когда надстройка установлена в папку Library, ее имя появляется в списке
Доступные надстройки (Available add-ins) диалогового окна Надстройки. Чтобы открыть
его, выберите команду Сервис^Надстройки (ToolsOAdd-ins). Для активизации над-
стройки (путем помещения ее в память компьютера) установите флажок слева от ее на-
звания (рис. 3.10) и щелкните на кнопке ОК.
Доступные надстройки:^
? Analysis Tooff>ak - VSA
Мастер подстановок
Мастер суммирования
Пакет анализа
Обюр...
] Пользовательская фикция
| Автоматизашя..
] Помощник по Интернету
; Поиск решения •'••••

{' Инструмент для поиска решения уравнений и задач
оптимизации
Рис. 3.10. Активизация надстроек Excel,
поставляемых вместе с приложением
Если просто скопировать надстройку в папку Library, ее имя в списке

Доступные надстройки не появится. Для активизации надстройки, в диало-
говом окне Надстройки щелкните на кнопке Обзор (Browse), выберите файл
надстройки и щелкните на кнопке ОК.
Ус&ановка HoqctfcfioeK., поанавляемьис с excel

Знаете ли вы, что у вас уже есть группа надстроек, которые ожидают инсталляции и
активизации. Эти надстройки входят в комплект поставки Excel 2003.
» Пакет анализа (Analysis ToolPak). Содержит функции и интерфейсы для анализа

научных и финансовых данных.
* Analysis ToolPak VBA. Позволяет программистам, работающим в VBA, публиковать
собственные финансовые, статистические и др. функции для Excel.
Тмява 3. НааЛ/юйка Sxcd.
» Мастер суммирования (Conditional sum wizard). Создает формулы для суммирова-

ния выбранных данных таблицы (подробнее см. главу 1 книги 2).
* Пользовательская функция (Custom functions for determining cell contents). Позволя-
ет создавать формулы, которые возвращают информацию о типе содержимого вы-
бранного диапазона ячеек.
* Пересчет в евро (Euro currency tools). Позволяет форматировать данные для валю-
ты евро, а также содержит функцию конвертации валют в евро.
« Помощник по Интернету (Internet assistant VBA). Позволяет программистам, рабо-
тающим в VBA, публиковать данные Excel в Web.
» Мастер подстановок (Lookup wizard). Создает формулы для поиска данных в спи-
сках (подробнее см. главу 6 книги 3).
* Поиск решения (Solver). Инструмент для поиска решений уравнений и задач опти-
мизации (подробнее см. главу 1 книги 7).
При попытке активизации любой из перечисленных выше надстроек программа выдаст

предупреждение, сообщающее о том, что надстройка не установлена, и предложит ее ин-
сталлировать. (По умолчанию все поставляемые в комплекте Excel надстройки устанавли-
ваются при первом обращении. Поэтому их названия находятся в списке доступных над-
строек, но фактически на диске они отсутствуют.) Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы
установить выбранные надстройки. Помните, что понадобится диск с пакетом Office 2003.
При установке и активизации надстроек для большинства из них Excel отображает
команды в меню Сервис (Tools). Например, чтобы использовать мастер суммирования,
выберите команду Сервиса Мастер суммирования, а для работы с надстройкой Поиск
решения выполните команду Сервис^Поиск решения.
Можно освободить память компьютера и ускорить, таким образом, вычисле-

ния, если отключить все надстройки, не используемые в настоящий момент.
Откройте диалоговое окно Надстройки, снимите лишние флажки в списке
Доступные надстройки и щелкните на кнопке ОК. Обратите внимание на то,
что деактивизация надстроек не означает их деинсталляцию (т.е. они не будут
удалены из папки Library на жестком диске, они удаляются лишь из опера-
тивной памяти). Не забудьте после выполнения работы снова активизировать
часто используемые надстройки.
с HaqcinJtouicaMU cfnoftoHMUJc н/юизвоуи&елей

Надстройки, поставляемые в комплекте с приложением Excel, а также бесплатные
надстройки, доступные на Web-узле Microsoft, — далеко не все надстройки Excel, с кото-
рыми вы можете встретиться. Многие сторонние производители распространяют над-
стройки Excel, а при оплате через Internet их можно загрузить прямо с Web-узла.
Чтобы найти производителя и получить информацию о предлагаемых им надстрой-
ках, откройте Web-браузер и выполните поиск по ключевым словам Excel add-ins.
Даже после выполнения поиска не лишним окажется посещение Web-узла
www . add- ins . com.
Книга 1. Основы, excel
Этот сетевой ресурс предлагает ряд полезных надстроек Excel, в том числе Duplicate
Finder (эта программа отслеживает и выделяет все повторяющиеся в рабочем листе дан-
ные), а также Name Splitter (данная программа автоматически разбивает полные имена,
введенные в один столбец, на три столбца: имя, второе имя, фамилия; в результате обес-
печивается более качественная сортировка данных).
Обратите внимание на то, что стоимость подобных надстроек колеблется от $25
до $50 (цена вполне разумная, принимая во внимание трудозатраты, требующиеся для
выполнения описанных операций вручную в рабочих листах большого размера).
,
-
•
Книга 2
•
рабочих таблиц
xt
мог
/3
Глава 1. Создание рабочих листов
Глава 2. Форматирование рабочих листов
Глава 3. Редактирование рабочих листов
Глава 4. Управление рабочими листами
Глава 5. Печать рабочих листов
Тмива /. Создание fiarfowtjc лианов
В этой главе...
•S Советы по созданию рабочих листов
S Типы данных в ячейках
S Способы редактирования данных
S Ограничение вводимых данных заданным типом
•/ Сохранение рабочих листов
/ / еред созданием рабочей таблицы в Excel необходимо сначала ее спроектировать.

+S т* На первый взгляд, задача проектирования листа довольно проста, ведь можно
воспользоваться дизайном существующих таблиц, а также специальных файлов, назы-
ваемых шаблонами, которые предлагают форму нового рабочего листа.
Приняв решение относительно дизайна электронной таблицы, вы вправе приступать
к вводу данных. Ввод данных в таблицу осуществляется несколькими способами. В на-
стоящей главе описаны не только способы ввода данных (как простые, так и замыслова-
тые), но и советы о том, как лучше ими пользоваться. Однако информация о построении
формул, на ввод которых приходится большая часть работы по созданию рабочих книг,
содержится в главе 1 книги 3.
2)изайн
При каждом запуске Excel без открытия документа программа автоматически откры-
вает новую рабочую книгу (с заданным по умолчанию именем Книга 1 (Bookl)), в кото-
рой находится три пустых рабочих листа. На этом этапе можно либо приступить к созда-
нию новой электронной таблицы, используя существующие листы, либо открыть шаблон
или файл существующей рабочей книги и создать новую книгу на их основе.
использование иса&юнов
Шаблоны рабочих книг достаточно удобны для создания электронных таблиц, сходных
с ними по дизайну. Выберите любой из многочисленных шаблонов. Сначала попытайтесь
найти подходящий шаблон из набора решений, который поставляется с программой Excel.
Если не найдете ничего подходящего — обратитесь на Web-узел Microsoft Office.
Помимо использования готовых шаблонов, можно создавать собственные на основе
наиболее часто применяемых рабочих книг. Сохраните рабочую книгу в виде шаблона, и
Excel автоматически сгенерирует ее копию при открытии шаблона. Таким образом мож-
но настроить содержимое новой рабочей книги, не опасаясь случайно изменить исход-
ный шаблон.
92 Книга 2. Создание ftatfottuc /Яа&ищ
Jl[iuMenenue го /новых fiemetuui

Excel располагает шестью шаблонами решений. Это авансовый отчет, балансовый
отчет, карточка табельного учета, рассрочка, счет-фактура, финансовый шаблон.
Как и надстройки Excel 2003, шаблоны устанавливаются при первом обращении.
Это означает, что при попытке создать новую книгу на основе шаблона сначала будет
выполнена установка шаблонов. Убедитесь, что под рукой находится диск с Office 2003
или вы имеете доступ к файлам Office 2003 по сети.
ftetuenuu
Чтобы установить и использовать шаблоны решений, выполните следующие действия.
1. Запустите программу Excel и выберите команду Файл=>Создать (FileONew), чтобы

открыть область задач Создание книги (New workbook).
2. Щелкните на ссылке На моем компьютере (On My Computer) в разделе Шаблоны
(Templates) области задач Создание книги.
Excel откроет диалоговое окно Шаблоны (Templates), содержащее две вкладки:
Общие (General) и Решения (Spreadsheet Solutions).
3. Щелкните на вкладке Решения диалогового окна Шаблоны. v
На вкладке Решения находится шесть пиктограмм шаблонов. (Обратите внима-

ние, что они отличаются от пиктограмм рабочих книг: пиктограмма рабочих книг
представляет собой логотип XL на листе, а пиктограмма шаблона — логотип XL на
стопке листов.) Чтобы установить шаблон и создать на его основе новую книгу,
выберите нужный шаблон.
4. Дважды щелкните на пиктограмме требуемого шаблона или щелкните на пиктограм-
ме, а затем — на кнопке ОК (рис. 1.1).
Excel установит шаблоны решений (для этого необходимо иметь компакт-диск с
файлами Office 2003) и откроет копию выбранного шаблона в окне документа.
5. Заполните пустые поля в новой рабочей книге и сохраните ее командой ФайлО
Сохранить (FileOSave).
i Общие I Рении
IE3JC3 ш
Просмотр
\ Balance Sheet Expensest... Loan
Areortiratton
Авансов»^ Балансовый Карточка

отчет от<*ет табелин...
Рассрочка Счет-факт... Финансово*

шаблоны
Рис. L L Выберите
шаблон, по которо-
Шаблоны на узле Office Оп&пе му будет создана
новая рабочая книга
JUatfa f. Создание fiatfoiux мюНов 93
На рис. 1.2 приведен пример книги, созданной на основе шаблона решения Счет-
фактура (Sales Invoice). В строке заголовка программы Excel находится заданное по
умолчанию имя книги Счет-фактура 1 (Saleslnvoicel). При создании второй книги на ос-
нове этого же шаблона Excel присвоит ей имя Счет-фактура 2 (Saleslnvoice2). Поэтому не
стоит беспокоиться о том, что одна копия шаблона уничтожит другую, или о том, что вы
сможете по ошибке внести изменения в сам шаблон (файл шаблона Excel имеет расши-
рение xlt, а файл рабочей книги — xls).
Чтобы заполнить пустые области в книге, созданной из шаблона решения, щелкните
на ячейке, которую требуется заполнить, и введите нужные данные. Затем нажмите
<ТаЬ» или <Enter> для перехода к следующей пустой ячейке (вправо или вниз, в зависи-
мости от шаблона). Если при нажатии клавиш <ТаЬ> или <Enter> была пропущена пус-
тая ячейка, в которую следует ввести данные, щелкните на ней мышью, введите данные и
нажмите <Enter>, чтобы завершить ввод и перейти к другой ячейке.
Обратите внимание: при работе с рабочими таблицами, созданными из шаблонов,
ввод данных разрешается только в ячейках, которые требуют персонализации информа-
ции. Это означает, что вам не удастся изменить данные в ячейке с обязательной надпи-
сью или формулой, выполняющей вычисление итоговых значений, расчет налогов и пр.
Фориат Сйреис Даниле - QKHQ
щ
1—г м -г
Invoice No.
/nsert Company information H&re
INVOICE
Stale ZIP
Description [Unit Pried TOTAL
A - = ** 5
Цнст
Рис. 1.2. Новая рабочая книга, созданная из шаблона Счет-фактура

9У Книга 2. Создание [юйочих
Заполнив поля с персонализированной информацией, сохраните рабочую книгу

(см. раздел "Сохранение данных" далее в этой главе).
Можно изменить шаблон решения, дополнив его информацией, и сохранить

в виде нового шаблона. Например, вы вправе создать собственный шаблон
счета-фактуры на основе существующего, заполнив в последнем поля с ин-
формацией о компании (название, адрес, телефон и пр. в верхней части).
fteiuenuu в пользовсиКемгскшс шаблонах

Чтобы сохранить изменения в новом файле шаблона, выполните следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) на панели инструментов Стандартная
(Standard), можно также использовать команду Файл^Сохранить либо нажмите
<Ctrl+S>.
Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save as), в поле Имя файла
(File name) которого будет находиться временное имя файла.
2. Отредактируйте имя файла в поле Имя файла, задав имя нового шаблона.
Далее необходимо изменить тип файла, заменив файл книги Microsoft Excel на
файл шаблона.
3. Щелкните на кнопке со стрелкой "вниз" справа от поля Тип файла (Save as type)
и выберите из раскрывающегося списка элемент Шаблон (.xlt) (Template).
Обратите внимание: программа Excel автоматически выбрала папку Шаблоны
(Templates) в поле со списком Папка (Save in). Все сохраненные в ней шаблоны
автоматически появляются на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны.
4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) в диалоговом окне Сохранение документа
для сохранения файла в папке Шаблоны.
Когда диалоговое окно Сохранение документа закроется, необходимо закрыть
измененный шаблон в рабочей области окна программы Excel.
5. Выберите команду ФайлОЗакрыть (File^Close) в строке меню Excel либо нажмите
<Ctrl+W>, чтобы закрыть файл шаблона.
После сохранения файла настроенного шаблона в папке Шаблоны можно создать из

него рабочую книгу. Щелкните на ссылке Общие шаблоны в области задач Создание
книги. Пиктограмма файла нового шаблона будет находиться на вкладке Общие диалого-
вого окна Шаблоны. Дважды щелкните на пиктограмме созданного шаблона либо один
раз щелкните на пиктограмме, а затем — на кнопке ОК.
На рис. 1.3 показана вкладка Общие диалогового окна Шаблоны после сохранения но-
вого шаблона — Счет-фактура-Шансон. Этот шаблон был создан на основе решения Счет-
фактура, в котором заполнены поля с информацией о магазине "Шансон". Таким образом,
при создании счета-фактуры этого магазина придется заполнить минимальное количество
полей, а информация о магазине будет помещена в новый документ автоматически.
JUa£a /. Создание fiadotujc uuaiiol? 95
Рис. 1.3. Новый шаблон, созданный на основе существующего решения
3azftif3K.a та&и>нов с Web-ifзла dticrosoft

Шаблоны можно найти и загрузить с Web-узла компании Microsoft. Если существует
доступ с компьютера в Internet, перейти на Web-узел компании Microsoft можно непо-
средственно из окна программы Excel. Для этого воспользуйтесь ссылкой Шаблоны на
узле Office Online (Templates Home Page) в области задач Создание книги. По щелчку на
этой ссылке Excel откроет Web-браузер, подсоединится к Internet и откроет страницу
Microsoft Template Gallery (рис. 1.4).
Шаблоны на этой странице систематизированы по категориям, некоторые из них
(резюме, сопроводительные письма и пр.) вообще не содержат шаблонов рабочих книг
(это шаблоны документов Microsoft Word). В ряде категорий (например, финансовые
отчеты, маркетинг, инвестиции) представлены шаблоны разных программ Microsoft
Office — Word, Excel, PowerPoint, Access.
Найдите подходящий шаблон и выполните следующие действия.
1. Щелкните на имени шаблона или его пиктограмме.

•'•,-..,- Г L ~I >
В окно Web-браузера будет загружен эскиз выбранного шаблона. Чтобы его
просмотреть, необходимо открыть программу Excel.
2. Щелкните на кнопке Download Now, расположенной над эскизом шаблона.
При первом посещении страницы Microsoft Template Gallery необходимо принять
лицензионное соглашение об использовании шаблонов (как компания Microsoft
любит всякие лицензионные соглашения!).
96 Книга 2. Создание ftatfoiux
'Ok Шаблоны Microsoft Office - домашняя страница - Microsoft Internet Explorer
Донзичя? стоз-*ица Шаблоны

Помощь
Обучение . • Контракты становятся Организованность дома
Шаблоны проще « Поздравительны» открытки
КЗрТИНК'И И КЛИПЫ Замен трзтить время * Семейный бюджет
из ненужные бумаги? * Факсимильное сообщение
Узнайте о стандартных
Решения партнеров шаблонах для нужд
QffK« - .••:' бизнеса.
. Сведения о продуктах
"издано по запросу Шаблон дня Спеииальный шаблон
Оммилгеь <: нами

ПрЙДЛОЖ-ИТЬ ШйблО'Н
Подписаться нз
бюллетень
Отправить отзыв
Всемирный
Уллы Orf(c« из разных
язык^« Соглаше Отчет о командировке Рзскрйска о диноэайрзх
тргнени
Л/с. 1.4. Шаблоны рабочих книг Excel можно найти на Web-странице Microsoft
3. Щелкните на кнопке Accept, которая расположена на странице, предлагающей

лицензионное сообщение.
В окно Web-браузера будет загружен эскиз выбранного шаблона. Чтобы его про-
смотреть, необходимо открыть программу Excel.
4. Если требуется, дополните шаблон персональными данными.
Осталось сохранить шаблон в папке Шаблоны.
5. Щелкните на кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная, выберите
команду ФайлОСохранить или нажмите <Ctrl+S>.
Введите описательное имя файла нового шаблона перед сохранением его в папке
Шаблоны.
6. Отредактируйте имя файла нового шаблона в поле Имя файла.
Не забудьте изменить тип файла, задав шаблон рабочей книги.
7. Выберите элемент Шаблоны (xlt) из списка Тип файла.
Улова /. Создание fiatfoiux ии&нов 97
8. Удостоверьтесь, что новый шаблон будет сохранен в папке Шаблоны, после чего
щелкните на кнопке Сохранить.
Далее необходимо закрыть файл шаблона.
9. Выполните команду Файл^Закрыть в строке меню Excel или нажмите <Ctrl+W>,
чтобы закрыть файл шаблона.
После сохранения измененной версии загруженного шаблона можно использовать

его для создания новых рабочих книг. Щелкните на ссылке Общие шаблоны в области
задач Создание книги, в диалоговом окне Шаблоны перейдите на вкладку Общие и два-
жды щелкните на пиктограмме шаблона, из которого требуется создать книгу.
Если вы знаете, какой тип шаблона необходимо найти на узле Microsoft,

находясь в окне Excel, введите ключевые слова, которые описывают шаблон,
в поле Поиск в сети (Search Office Online) в разделе Шаблоны панели задач
Создание документа, а затем щелкните на кнопке Найти (Go). Excel отобра-
зит список найденных шаблонов в панели задач Результаты поиска (Search
Results). Щелкните на ссылке шаблона на панели задач, чтобы просмотреть
его эскиз, а для загрузки щелкните на кнопке Загрузить (Download), распо-
ложенной в нижней части окна с эскизом шаблона.
Создание coJctfUtetwbtJc ша&юнов

Безусловно, можно не полагаться на существующие шаблоны рабочих книг, создан-
ные другими пользователя для других целей. Во многих случаях воспользоваться готовы-
ми шаблонами и не удастся, даже если существует шаблон необходимого типа, он может
не соответствовать требованиям, предъявляемым к дизайну.
Если не удалось найти готовый шаблон, удовлетворяющий всем требованиям, либо
шаблон, который легко настроить в соответствии с поставленными перед вами задачами,
создайте собственный шаблон из уже существующих рабочих книг, используемых в рабо-
те. Наиболее простой способ создания шаблона заключается в следующем: создайте про-
тотип рабочей книги, введите весь необходимый текст, данные, формулы, добавьте гра-
фические элементы и макросы, требующиеся для работы.
При создании прототипа рабочей книги убедитесь, что удалили все заголовки и зна-
чения данной рабочей книги и оставили достаточно общие для помещения в шаблон.
Может потребоваться также защитить все важные неизменяющиеся данные (например
формулы, по которым выполняются вычисления в рабочей книге). Подробнее о защите
информации рабочих книг см. главу 3 книги 4.
Убедитесь, что и макет, и содержание постоянных данных рабочей книги соответст-
вуют вашим требованиям. Затем сохраните рабочую книгу в формате шаблона (с расши-
рением xlt) в папке Шаблоны, чтобы новую рабочую книгу можно было создать, выбрав
шаблон на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны.
Многие шаблоны рабочих книг (как на вкладке Решения диалогового окна Шаблоны,
так и в Microsoft Template Gallery) не содержат линий сетки, поэтому напоминают обще-
принятые печатные документы. Перед сохранением рабочей книги в формате шаблона
можно убрать сетку, а также использовать разные цветовые решения, сгруппировав различ-
ные части рабочего листа (подробнее о таком форматировании см. главу 2 книги 2).
Книга 2, Создание [гаЗочих.
Помните, что при создании шаблона можно настроить существующие и соз-

дать новые панели инструментов. В результате вы получите доступ к коман-
дам, которые необходимы для работы с книгой, созданной с помощью этого
шаблона (подробнее о создании и изменении панелей инструментов
см. главу 3 книги 1). Кроме того, можно добавить примечания к разным эле-
ментам шаблона, которые содержат инструкции о вводе данных и сохранении
книги (подробнее о примечаниях см. главу 1 книги 4).
При создании на основе шаблона пользовательских панелей инструментов

для работы в книгах ассоциируйте панель инструментов с файлом шаблона с
помощью кнопки Вложить (Attach) диалогового окна Настройка (Customize).
Таким образом, ее следует вложить в рабочую книгу (до сохранения прототи-
па рабочей книги в файле шаблона). Любой пользователь рабочей книги,
созданной на основе шаблона, сможет работать со специально созданной
панелью инструментов.
Создание /инЯочих книг с нилл

Не все рабочие книги удается создать с помощью шаблонов. Часто вы будете созда-
вать уникальные электронные таблицы, назначение и функции которых не будут подхо-
дить ни под один тип существующих рабочих книг. На самом деле большая часть созда-
ваемых в Excel книг относится именно к такому типу, в особенности если документация
состоит не только из строго стандартизованных финансовых отчетов и форм.
JLioHUfiogaHue /гадочей книги

При создании новой рабочей книги с нуля сначала продумайте ее макет, в ходе этого
планирования ответьте на следующие вопросы.
* Что представляет собой будущая электронная таблица: список записей (именуют-

ся только столбцы) или таблицу (в этом случае именуются и строки и столбцы
данных)?
» Сколько таблиц данных будет содержать рабочая книга?
« Как следует расположить разные таблицы данных: на одном рабочем листе или на
разных?
* Будут ли таблицы данных рабочей книги использовать одни и те же формулы?
» Будут ли в таблицах данных содержаться вычисляемые значения, и будут ли для их
вычисления использоваться данные других рабочих листов?
ф Будет ли новая книга содержать графические данные, и как будут размещаться
диаграммы: на листе с данными (внедренные диаграммы) или на отдельных листах
(листах диаграмм)?
* Будут ли данные электронной таблицы поступать из других файлов рабочих книг?
* Как часто будут обновляться и редактироваться данные?
* Насколько большой набор данных предполагается хранить в книге?
* Как будут распространяться данные новой книги: по сети или в виде печатных
документов?
Тмгва /. Созданиеftadoiux ли&Ков 99
Эти вопросы помогут четко представить назначение и функции новой электронной

таблицы еще до ее создания, что позволит спроектировать ее максимально функцио-
нальной и экономичной.
Экономичность
^^^~~~"—~~~~— "^"~
Экономичность — немаловажный аспект, поскольку при открытии рабочей книги все
содержащиеся в ней данные загружаются в динамическую память компьютера
(оперативную память, RAM). Загрузка больших файлов рабочих книг вряд ли вызовет
проблемы на компьютерах последнего поколения, с большой оперативной памятью, но
может причинить немало неудобств пользователям, работающим на несколько устарев-
шем оборудовании. Кроме того, если не достаточно количество памяти, то по мере
заполнения рабочих листов книги данными и графикой работа в Excel может стать доста-
точно медленной.
Чтобы избежать подобных неприятностей, старайтесь размещать данные на листах
рабочих книг как можно компактнее, не оставляйте пустых строк и столбцов для разбие-
ния данных на группы (с этой целью отрегулируйте высоту строк или ширину столбцов).
Помимо экономии, необходимо уделить внимание функциональности таблицы.

Это означает, что при размещении таблиц 'данных и диаграмм следует предусмотреть
возможность их расширения. Данный аспект чрезвычайно важен, поскольку таблицы и
базы данных со временем увеличиваются, занимая все больше строк рабочего листа.
Поэтому располагайте вспомогательные данные и диаграммы справа от последнего заня-
того столбца базы данных, а не под последней занятой строкой. Таким образом, впослед-
ствии не придется переносить указанные элементы.
При работе с таблицами данных, которые содержат итоговые значения как по стро-
кам, так и по столбцам (например, таблицам продаж разных товаров по месяцам), ситуа-
ция будет несколько иной. В данном случае не стоит волноваться о вспомогательных
элементах. Чтобы Excel включила новые данные в итоговые суммы таблицы, сначала
следует вставить новую строку или столбец в области перед итогами. При вставке осталь-
ные столбцы (или строки) таблицы сдвигаются вместе с расположенными над ними
графическими элементами.
Создание основы [юйочей книги

Завершив этап планирования электронной таблицы, приступайте к ее созданию.
Далее приведены советы по созданию таблиц, содержащих итоговые вычисления.
* Введите название таблицы данных в первой ячейке будущей таблицы. -
* В следующей строке введите названия столбцов.
* В первом столбце таблицы введите названия ее строк (таким образом, на пересе-
чении строки и столбца с названиями будет пустая ячейка).
» Создайте первую формулу, суммирующую содержимое столбца данных (пока еще
пустых ячеек), и скопируйте ее во все остальные столбцы таблицы.
« Создайте первую формулу, суммирующую содержимое строки данных (пока еще
пустых ячеек), и скопируйте ее во все остальные строки таблицы.
» Отформатируйте ячейки, а затем введите данные в таблицу (или сначала введите
данные, а затем выполните их форматирование).
/00 Киша 2. Создание [юЗочих Яа&ищ
При создании новых таблиц баз данных в первую ячейку таблицы введите название спи-
ска, затем в следующей строке введите названия столбцов. Далее введите первую строку
данных непосредственно под строкой с названиями (подробнее см. главу 1 книги 6).
Создание (юЗочей книги из qfufiou книги

В области задач Создание книги находится ссылка Из имеющейся книги (From existing
workbook). Используйте ее, чтобы открыть копию существующей книги, которую необходимо
изменить и сохранить как новую рабочую книгу. Такой метод удобен в том случае, когда уже
существует книга, которая может служить прототипом новой книги (построить новую книгу
значительно проще, изменив уже существующие данные, а не проектируя ее с нуля).
По щелчку на ссылке Из имеющейся книги Excel открывает диалоговое окно
Создание из имеющейся книги (New from existing workbook). Укажите книгу, из которой
будете создавать новую, щелкнув на ее пиктограмме, а затем щелкните на кнопке
Создать новый (Create new). Excel откроет копию файла (к имени, файла в строке заго-
ловка будет добавлен номер копии), в которую можно безопасно, не влияя на оригинал,
внести изменения.
Не открывайте оригинал книги и не вносите в него изменения, намереваясь
впоследствии использовать команду Файл ^Сохранить как (File^Save as) для
сохранения измененного документа в новом файле. Очень легко по ошибке вы-
брать Файл^Сохранить и сохранить новые данные в оригинале книги. Реко-
мендуется использовать ссылку Выбор книги в области задач Создание книги.
OifUcfibttfiue новой Hi/adou книги

При открытии программа Excel автоматически открывает новую рабочую книгу
(с именем Книга 1), которую можно использовать для построения новых рабочих книг
с нуля. Но иногда требуется открыть новую книгу самостоятельно, например, если про-
грамма Excel была запущена двойным щелчком на пиктограмме того файла рабочей
книги, сразу загружался в окно программы.
Для создания новой книги щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструмен-
тов Стандартная (это первая кнопка на панели с пиктограммой в виде чистого листа)
либо используйте комбинацию клавиш <Ctrl+N>. Excel откроет новую рабочую книгу с
заданным по умолчанию именем Книга и следующим порядковым номером (Книга 1,
если в данном сеансе работы новые книги ранее не создавались).
Открыть новую книгу можно также командой Файл^Создать (FileONew). В отличие от
использования кнопки Создать или <Ctri+N>, в ответ на эту команду программа Excel от-
кроет область задач Создание книги, в которой нужно щелкнуть на ссылке Чистая книга
(Blank workbook) (или на другой ссылке, открывающей новую рабочую книгу из шаблона
или уже существующей книги). Обратите внимание: если область задач Создание книги на-
ходится на экране, команда Файл^Создать не даст никакого результата.
При открытии новой рабочей книги Excel делает активной ее окно. Чтобы вернуться в
окно другой открытой книги (например, чтобы скопировать из нее данные в новую кни-
гу), щелкните на кнопке с именем книги на панели задач Windows или нажмите несколь-
ко раз <Alt+Tab>, пока требуемая книга не появится на экране.
Если новая книга открыта по ошибке, закройте ее командой ФайлОЗакрыть

или нажмите <Ctrl+W>, Окно нового документа исчезнет с экрана, и снова поя-
вится окно книги, при работе с которой была по ошибке создана новая книга.
7ла£а f. Создание [мйбчихмлаКов /Of
данные
Перед тем, как приступить к рассмотрению методов ввода данных в ячейки электрон-
ной таблицы, необходимо остановиться на типах данных. В Excel все данные, содержа-
щиеся в ячейках таблиц, имеют один из двух следующих типов: текст (или надпись) и
число (значение или числовые данные).
Различать данные этих типов приходится по той простой причине, что программа
Excel по-разному их обрабатывает.
* Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки, и если

они состоят из набора символов, не умещающихся в ней, текст располагается по-
верх незанятых соседних ячеек. Если же соседние ячейки заняты, непомещающие-
ся символы на экран не выводятся.
• Числовые данные автоматически выравниваются по правому краю ячейки; если
они умещаются в ней, Excel отображает строку символов ######, сообщая, таким
образом, о необходимости увеличить ширину столбца (при работе со значениями в
формате с разделителем в случае недостаточной ширины столбца Excel не отобра-
жает непомещающиеся знаки после десятичной точки).
Теперь подробнее остановимся на разных типах данных.
Текстом считаются следующие последовательности символов.

• Данные, начинающиеся с буквы или знака препинания.
* Данные, состоящие из букв и цифр, даже если первым символом является цифра.
« Все числовые данные, которые содержат знаки препинания (за исключением
запятой, точки и косой черты), даже если первым символом является цифра.
Это означает, что, помимо текста (например Отчет о продажах, Иван Иванов и пр.),
нестандартные наборы символов (С123, 555-45-0098, 123С) также рассматриваются про-
граммой Excel как текст.
Проблема возникает при вводе чисел, разделенных дефисом: если числа, разделенные
дефисом, являются значением даты, Excel преобразует это значение в формат даты
(подробнее см. раздел "Дата и время" далее в этой главе). Например, если в ячейку вве-
сти значение 1-2-3, Excel расценит его как 1 февраля 2003 г. и автоматически преобразует
в формат 01.02.2003.
Чтобы ввести в ячейку последовательность цифр и в дальнейшем рассматри-

вать их как текст, поставьте перед строкой цифр одинарную кавычку ('). На-
пример, чтобы Excel не преобразовала в дату 12-12-05 (12 декабря 2005г.),
введите в ячейку '12-12-05. Аналогично, чтобы поместить в ячейку дробь 3/4
(а не дату 3 апреля), введите '3/4.
В ячейке будет находиться числовое значение 3/4, если вы введете =3/4 — в этом слу-
чае Excel отобразит значение 0,75.
102 Книга 2. Создание ftadbtuJc /КсиЗмщ
После завершения ввода в ячейку строки символов, начинающейся с апостро-

фа, апостроф отображаться не будет (но он содержится в строке формул). В ле-
вом верхнем углу ячейки появится маленький темно-зеленый треугольник, а
слева от ячейки — индикатор с восклицательным знаком. При наведении указа-
теля мыши на индикатор открывается меню (рис. 1.5), которое означает, что
введенное в ячейку число в настоящий момент хранится как текст. Команды
данного меню позволяют преобразовать текст в число (удалив апостроф).
Если ввод данных в ячейку начинается с символа равенства (=) или символа
(@), за которыми следуют символы, не являющиеся частью формулы, при
попытке завершить ввод данных в ячейку Excel отображает окно с сообщени-
ем об ошибке. Символ = в начале вводимых данных сообщает Excel, что в
ячейку вводится формула, и, если во вводимой строке Excel не распознает
формулу, программа считает данную последовательность вводимых символов
ошибкой. В программе Lotus l-2-З символ @ использовался для обозначения
встроенных функций. Итак, любые вводимые в ячейку данные, которые
не являются формулой и в то же время начинаются со знака равенства, следу-
ет предварять символом апострофа.
: AnalCyr
Н6
F
3
4
^113656
Число сохранено как. текст к
*ч
Преобразовать 8 число
Справка по этой ошибке
Пропустить ошибку
Изменить & строке формул
Параметры проверки оцртбок,..

Показать панель аудита формул
10
11
Л
13
14
"Лишний вес" \"Чапка"^ "Дом короля Пипина" / "Мзтушкг Гусыня" / Ззгаэ J£ Ojwa | ф;;
Цист
^
Рис. L5. Открытие меню, присоединенного к ячейке, в которой числовое значение хранится
как текст
Уиава f. Создание (гаЯочмх лианав 703
Значение
Обычно в электронных таблицах числовых значений намного больше, чем текстовых
данных, поскольку традиционно электронные таблицы используются для создания
финансовых документов, включающих многочисленные промежуточные итоги, средние,
наибольшие и наименьшие показатели, данные о дебете и кредите, запросы, отчеты о по-
квартальных продажах, рубли и копейки, доллары и центы.
Вводимые в ячейку числовые данные можно разделить на три категории.
« Числа, которые вводятся непосредственно в ячейку (с помощью клавиатуры,

а также голосового или рукописного ввода, если они доступны).
« Дата и время, которые также вводятся непосредственно в ячейку, но автоматиче-
ски отображаются в формате даты и времени, установленном по умолчанию.
(Хранятся эти данные в специальном встроенном формате даты и времени в виде
числа с дробной частью.)
« Значения, вычисленные по формулам, которые построены с помощью арифметиче-
ских операторов и (или) встроенных функций Excel.
чисел
Вводимые в ячейку числа (положительные, отрицательные, проценты, с десятичной
точкой) останутся в электронной таблице неизменными до тех пор, пока вы их не отре-
дактируете, заменив другими значениями. Именно этим они отличаются от значений,
вычисляемых по формулам, которые Excel пересчитывает каждый раз при изменении
значений во влияющих ячейках.
При вводе числовых данных можно комбинировать цифры от 0 до 9 со следующими
символами:
+ - { ) $ . , %
•
При вводе числовых данных они используются следующим образом.
« Поместите перед числом знак (+), если решили явно указать, что число положи-
тельное, например +(53), чтобы преобразовать отрицательное значение (53) в по-
ложительное. Excel считает, что все вводимые числа положительны, если явно
не указано обратное.
* Поместите перед числом знак (—) или возьмите его в круглые скобки, чтобы
указать, что число отрицательное, например -53 или (53).
* Чтобы при вводе назначить денежный формат, введите перед числовым значением
знак $, например $500 (назначить ячейке числовой формат можно и после ввода
данных).
* При вводе чисел с десятичной точкой обозначьте положение десятичной точки
символом (,) (в английском варианте используется именно точка (.)). Обратите
внимание на то, что нет необходимости специально вводить нули после десятич-
ной точки. Если в ячейке задан числовой формат Общий (General), программа
Excel все равно их отбросит.
fO У Книга 2. Создание fiaJo<tux
* Используйте пробел (в английском варианте запятую (,)) в качестве разделителя

разрядов, чтобы отделить тысячи, миллионы и т.д. и назначить ячейке числовой
формат с разделителем (Comma), например 125 123.
• Чтобы преобразовать число в проценты и назначить процентный формат, помес-
тите после числа знак %, например 12%.
Важно помнить, что вводимые в ячейку данные наследуют формат, назначенный этой
ячейке. В новом пустом рабочем листе все ячейки имеют Общий числовой формат (что в
некоторым смысле равносильно отсутствию числового формата, поскольку не использу-
ется специальный формат и разделители). Переопределить это установленное по умолча-
нию значение числового формата можно как при вводе данных (с помощью указанных
выше способов), так и позже, выделив ячейки и назначив им желаемый формат
(подробнее о форматировании см. главу 2 книги 2).
Программа Excel хранит введенные даты в специальном числовом формате. Даты хра-
нятся в виде целой части, а время — в виде дробной. Excel поддерживает две системы дат:
1990 (используется Excel для Windows и Lotus 1-2-3), в которой первым днем считается
1 января 1900 г., и 1904 (используется Excel для Macintosh), в которой первым днем считает-
ся 2 января 1904г.
Если в офисе одновременно используются и IBM-совместимые ПК, и Macin-

tosh, вместо установленной по умолчанию в Windows системы дат 1900, приме-
ните систему дат 1904, как в Macintosh. Чтобы переключиться из одной системы
в другую с помощью команды Сервис^Параметры (ToolsÔptions), откройте
диалоговое окно Параметры (Options), перейдите на вкладку Вычисления
(Calculations) и установите флажок Система дат 1 904 (1904 Date system).
Значение, в котором хранится дата в программе Excel, представляет собой число дней,
прошедших с одной из упомянутых выше дат (1 января 1900г. или 2 января 1904г.).
Несложно подсчитать, например, сколько дней прошлое 15 февраля 1949 г. по 15 февра-
ля 2005 г. Для этого введите в одну ячейку таблицы значение 15-2-05, а в другую — 15-2-49.
В третьей ячейке создайте формулу, производящую вычитание значения второй ячейки
из значения первой ячейки. Поскольку дата 15 февраля 2005 г. хранится в виде значения
38398, а дата 15 февраля 1949 г. — в виде значения 17944, в результирующей ячейке будет
находиться значение 20545 (дней, что равно 56 годам).
При использовании дат непосредственно в формулах необходимо заключать

их в двойные кавычки. Например, чтобы произвести указанные выше вычис-
ления, введите в ячейку следующую формулу:
="15/2/05"-"15/2/49"
Время хранится в виде дробной части числа и представляет собой часть от прошедших су-
ток. Например, полночь (0:00) хранится в виде значения 0,0, а 23:59 — в виде значения 0,999.
Excel позволяет вычислять интервал времени в минутах.
Улова f. Создание (шЗочих MtctKoti /05
ввод qatfibt и в (юспознаваеммх

Несмотря на то, что Excel хранит дату и время в виде числа с дробной частью, вводить
значение даты в ячейки можно в удобном общепринятом формате. Введите в ячейку дату
и время в любом из форматов, распознаваемых программой, и она автоматически их пре-
образует в формат, который используется для хранения. Форматы даты и времени, рас-
познаваемые программой Excel, описаны в табл. 1.1.
Таблица 1.1. Способы ввода даты и времени
Введите Формат даты и времени, распознаваемый Excel
1/6/2004 1 июня 2004
1/6/04 1 июня 2004
1-6-04 1 июня 2004
1 -июн-04 1 июня 2004
1-июн 1 июня 2004
июн-04 июнь 2004 •
1/6/045:25 1 июня 2004
5:25 5:25 a.m
5:25 Р 5:25 p.m.
5:25 p.m. 5:25 p.m.
•
17:25 5:25 p.m.
17:25:23 5:25:23 p.m.
/йис Excel /iaccMcufjfiu£a&Z двузначное значение года

При вводе дат в ячейки рабочего листа следует принимать во внимание только одну
достаточно неочевидную особенность, касающуюся ввода значения года из двух цифр.
Как видно из табл. 1.1, Excel распознает и 1/6/2004, и 1/6/04. Однако значение 1/6/04
программа интерпретирует как 1/6/2004, а не 1/6/1904. Чтобы ввести в ячейку дату
1 июня 1904 г., необходимо указать все четыре цифры года.
При вводе только последних двух цифр года Excel интерпретирует их следующим образом.
» Годы от 00 до 29 относятся к 21 веку, поэтому 30-7-29 Excel распознает как
30 июля 2029 г.
» Годы от 30 до 99 относятся к 20 веку, поэтому 30-7-30 Excel распознает как
30 июля 1930 г.
Таким образом, для ввода дат с 1930 по 2029 год можно вместо четырех цифр года
вводить только две последние.
Безусловно, если вам сложно запомнить такую особенность интерпретации
программой значения года из двух цифр, всегда вводите четыре цифры —
программе Excel не придется разбираться, год какого столетия вы используе-
те, а вам удастся избежать ошибки.
Многие числовые данные типичной электронной таблицы не вводятся непосредст-

венно в ее ячейки, а возвращаются в них в результате вычислений, производимых по
формулам. Формулы можно создать разные — от простых, использующих арифметиче-
f06 Книга 2. Созусише (мЗочих
ские операции, до сложных встроенных статистических функций (подробнее о встроен-

ных функциях Excel см. книгу 3). Во многих случаях в формулах используются значения
других ячеек таблицы. Поскольку & формулах имеются ссылки на ячейки, содержащие
данные, а не на сами данные, Excel автоматически пересчитывает значения формул и
возвращает новые результаты при каждом изменении данных в исходных ячейках.
Важно помнить, что вычисляемые значения, полученные по формулам, отображают-
ся в ячейках электронной таблицы, а в строке формул активной ячейки находится сама
формула, по которой было выполнено вычисление. Все значения, вычисленные по фор-
мулам, наследуют установленный по умолчанию числовой формат Общий. Единствен-
ный способ переопределить способ отображения вычисляемого значения — выделить
ячейку и назначить ей другой числовой формат, соответствующий вычисляемым значе-
ниям (подробнее см. главу 2 книги 2).
Основы ввода данных,

Запомните некоторые правила ввода данных.
» Прежде, чем вводить данные в ячейку, ее необходимо активизировать.
» Данные, вводимые в уже заполненную ячейку, заменяют исходные данные.
* Данные, вводимые в ячейку (с помощью клавиатуры, голосового или рукописного
ввода), помещаются в нее только после завершения ввода информации опреде-
ленным действием (нажмите клавишу <Enter>, щелкните на кнопке Ввод (Enter) в
строке формул или щелкните на новой ячейке).
Первое правило кажется настолько очевидным, что упоминание о нем, на первый
взгляд, лишено смысла. Однако часто случается так, что ячейка, в которую следует вве-
сти данные, находится перед глазами, и перед вводом просто забываешь щелкнуть на ней
мышью. В результате вводимые данные оказываются в другой ячейке. Что еще хуже, если
в этот момент активной была ячейка, которая содержит данные, то вновь введенные зна-
чения заменят уже существующие!
Помните о третьем правиле! Если данные случайно введены не в ту ячейку,

которая предполагалась (причем новые значения заменяют имеющиеся дан-
ные), фактическая замена произойдет только тогда, когда будет выполнена
операция, завершающая ввод данных в ячейку (нажатие клавиши <Enter>
или щелчок на кнопке Ввод). На этом этапе для отмены внесенных измене-
ний достаточно щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel) в строке формул или
нажать клавишу <Esc>. Новые данные будут удалены из строки формул, а ис-
ходные значения, содержавшиеся в ячейке, будут восстановлены.
/36oq qoHHMX с помощью клавискнфы

При вводе данных с клавиатуры важно найти наиболее эффективный способ запол-
нения текущей ячейки (и Excel предлагает немало таких способов). Можно завершать
ввод данных в каждую ячейку щелчком на кнопке Ввод в строке (как рекомендует фирма
Microsoft), но данный метод неэффективен, поскольку указатель ячейки не перемещается.
Существуют и другие, более удачные способы завершения ввода данных, когда наряду
с основной задачей производится еще и переход на другую ячейку. Для завершения ввода
Улова f. Создание fiatfuHMJc Mict&ol? fO?
данных в ячейку нажмите клавишу <Enter>— новые данные будут занесены в ячейку,
кроме того, активной станет следующая ячейка в>том же столбце.
Конечно, такой метод эффективен при последовательном заполнении ячеек таблицы
по столбцам. Если же редактируемые ячейки находятся в одной строке, особых преиму-
ществ этот способ не даст. Чтобы завершить ввод с одновременным переходом к сле-
дующей ячейке той же строки, нажмите <ТаЬ> или <-» — указатель переместится на
ячейку вправо.
Клавиши, используемые для завершения ввода данных в ячейку, и выполняемые ими
действия описаны в табл. 1.2. Однако помните: комбинации клавиш, используемые для
перемещения указателя ячеек (см. табл. 1.2 в главе 1 книги 1), одновременно завершают
ввод данных, как и щелчок мышью на произвольной ячейке таблицы.
Таблица 1.2. Клавиши, используемые для завершения ввода данных в ячейку
Клавиши Перемещение указателя ячейки

<Enter> На строку вниз
На строку вниз
<Tab> На столбец вправо
<-» На столбец вправо
<Shift+Tab> На столбец влево
На столбец влево
<Т> На строку вверх
Если вы выделили несколько ячеек и для завершения ввода данных в них

используется комбинация <Ctrl+Enter> (подробнее см. главу 3 книги 2), Excel
одновременно выполнит ввод данных во все ячейки диапазона. Такую техни-
ку можно использовать, например, для ввода одного текста в несколько ячеек
рабочего листа.
Если выделено несколько рабочих листов (подробнее см. главу 4 книги 2) в момент
ввода данных в ячейку, Excel введет данные во все ячейки с этим адресом на всех выде-
ленных рабочих листах. Например, чтобы ввести заголовок Анализ инвестиций в ячейку
СЗ на Листе I, Листе 2 и Листе 3, выделите ярлыки этих листов, введите текст Анализ
инвестиций в ячейку СЗ на одном из них — Excel поместит его в ячейку СЗ на всех выде-
ленных листах.
Excel автоматически использует функцию Автозавершение (AutoComplete), которая

выполняет автоматическое завершение ввода текста в ячейку (но только тех текстовых
строк, которые не содержат цифр). Автозавершение функционирует следующим обра-
зом: если новая строка символов начинается с той же буквы (или букв), что и текст,
недавно введенный в другие ячейки, Excel предлагает завершить ввод недавно исполь-
зуемой строки символов.
Например, если в ячейку Al рабочего листа был введен текст Продажи за 2003 год,
а затем вы ввели в ячейку A3 символ Л, Excel добавит символы родажи за 2003 год.
Добавленные символы будут выделены (подсвечены). Таким образом, если содержимое
ячейки должно отличаться от предложенного Excel варианта, просто продолжайте ввод, и
новые символы заменят выделенные (те, которые предлагает Excel). Например, если в
108 Книга 2. Создание/taJoHUJc ifia&utu,
ячейку A3 (из предыдущего примера) необходимо ввести текст Персональные компьютеры,

после ввода символа е добавленная Excel строка родажи за 2003 год будет удалена.
Обратите внимание: если существует два варианта содержимого ячейки, начинаю-
щихся с одинаковых первых букв и имеющих различные вторые буквы, после ввода вто-
рой буквы программой Excel будет предложен альтернативный вариант заполнения,
который также можно принять, нажав клавишу <Enter>.
Чтобы согласиться с предложенным Excel вариантом, просто нажмите клавишу <Enter>
или клавишу со стрелкой. Вы также можете щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул ли-
бо на другой ячейке рабочего листа. Например, при создании отчета о продажах аудиокас-
сет и компакт-дисков по категориям "Рок", "Джаз", "Классика" достаточно ввести назва-
ния категорий один раз, в разделе "Аудиокассеты". Для их повторного ввода в разделе
компакт-дисков укажите первые символы (Р, Д, К), нажимая после каждого из них клавишу
со стрелкой "вниз". Программа повторит ввод данных категорий. В таких случаях функции
Автозавершение в большей степени подошло бы название "Автоввод".
Если при создании рабочей таблицы автозавершение становится помехой, в диало-

говм окне Параметры (Сервис^Параметры) перейдите на вкладку Правка (Edit) и
снимите флажок Автозавершение значений ячеек (AutoComplete for cell values).
Помимо функции Автозавершение, программа Excel предлагает возможности

Автозамены (AutoCorrect), которая автоматически заменяет при вводе одну последова-
тельность символов другой последовательностью. Например, для того чтобы, не задумы-
ваясь, вводить названия дней недели с прописной буквы, установите флажок Названия
дней с прописной буквы (Capitalize name of days), и программа самостоятельно заменит
слово среда на Среда. Аналогично, можно автоматически заменять последствия случай-
ного нажатия <Caps lock>, делать первые буквы предложения прописными, исправлять
две прописные буквы в начале слова и т.д.
Помимо исправления таких очевидных ошибок, функция Автозамена устраняет
часто встречающиеся опечатки, например даваьт на давать. Кроме исправления оши-
бок, занесенных в список автозамены, можно создать отдельный список для исправления
собственных ошибок или ввода словосочетаний (например, можно автоматически заме-
нять слово мс на Microsoft).
Для этого откройте диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) и добавьте собствен-
ный текст в поля Заменять (Replace) и На (With) на вкладке Автозамена (рис. 1 .6).
1. Выберите команду СервисО Параметры автозамены (Tools'^ AutoCorrect options)
в строке меню Excel.
Откроется диалоговое окно Автозамена для языка, используемого по умолчанию.
2. Если параметры автозамены не отображены на экране, перейдите на вкладку
Автозамена.
3. Щелкните в текстовом поле Заменить и введите новое сочетание букв.
4. Щелкните в текстовом поле На и введите текст, которым будет заменяться сочетание
букв (пожалуйста, без ошибок!).
Убедитесь в правильности сочетания букв, введенного в поле Заменить, и тек-
ста — в поле На. Если все верно, перейдите к п. 5.
Улова f . Созусише fiafotttJc мюйов J09
Антозаненв j Автоформат при вводе !) Смарт-тег
Е Показать кнопки возможностей автозамемы
[у] Исправлять Две ГРописные буквы в начам слова

0 Делать первые буквы предложений прописными
В Паза* • д дней с греписной буквы
В Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOGC
(3 Заменять при вводе - -
Hat
(давать
делать
документ
дорога
Рис. 1.6. Добавьте необходимые вам элементы

в список автозамены
5. Щелкните на кнопке Добавить (Add) в диалоговом окне Автозамена, чтобы доба-

вить введенный элемент в список автозамены.
6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Автозамена.
Функцию автозамены удобно использовать для автоматической замены

аббревиатур полным текстом, а также для исправления характерных ошибок.
Например, часто используя в работе сочетание "Microsoft Office", дополните
список автозамены так, чтобы аббревиатура моф автоматически заменялась
полным названием, Microsoft Office. (Кстати, такая автозамена имеет еще одно
преимущество — не придется дважды переключать раскладку клавиатуры. —
Прим. перев.) При повторном вводе аббревиатуры достаточно набрать только
символ м и воспользоваться функцией автозавершения. В результате про-
грамма выполнит автозамену.
Помните: Автозамена не заменяет функцию проверки орфографии. Перед

распространением рабочей книги проверьте ее содержимое на наличие оши-
бок, чтобы обнаружить ошибки, которые нельзя исправить автоматически
Ограничение ffloqa данных 6 диапазон лчеек.

Наиболее эффективным способом ввода данных в новую электронную таблицу явля-
ется выделение заполняемого диапазона и введение в него данных. Безусловно, данным
методом можно воспользоваться только тогда, когда известно количество строк и столб-
цов рабочего листа, требующих заполнения.
Предварительное выделение заполняемого диапазона эффективно, если ввод данных
в ячейки завершать только нажатием клавиш, приведенных в табл. 1.3. Таким образом,
если вы нажмете <Enter>, находясь в последней ячейке столбца выделенного диапазона,
указатель будет перемещен на первую ячейку следующего столбца. Аналогично, если вы
//О Книга 2. Создание/мЯочш
находитесь в крайней правой ячейке строки и решили завершить ввод данных, исполь-
зуйте клавишу <Tab> — Excel автоматически переместит указатель на первую ячейку сле-
дующей строки.
Таблица 1 .3. Клавиши, используемые для завершения ввода данных в ячейки выделенного
диапазона
Клавиша Перемещение курсора

<Enter> Перемещает указатель на ячейку вниз, при достижении конца выделенного
диапазона — на первую ячейку следующего столбца справа
<Shift+Enter> Перемещает указатель на ячейку вверх, при достижении конца выделенного
диапазона — на первую ячейку следующего столбца слева
<ТаЬ> Перемещает указатель на ячейку вправо, при достижении конца выделенного
диапазона — на первую ячейку следующей строки
<Shift+Tab> Перемещает указатель на ячейку влево, при достижении конца выделенного
диапазона — на первую ячейку предыдущей строки
< Ctrl +точка ( . ) > Перемещает указатель в угловые ячейки диапазона
Таким образом, при вводе данных не придется постоянно следить за тем, какая ячей-
ка активна, и появится возможность сконцентрироваться на документе, из которого
вводятся данные в таблицу.
Данный метод ввода данных не используется для пополнения созданных в
Excel баз данных, поскольку к последним чаще всего просто добавляются
новые строки. В таком случае для ввода данных гораздо более эффективным
методом является применение форм (подробнее см. главу 1 книги 6).
qecsuduiHou
Конечно, при вводе числовых данных значительно удобнее пользоваться дополни-
тельной цифровой клавиатурой, а не цифрами в верхнем ряду основной клавиатуры (не
забудьте нажать клавишу <Num lock>, иначе вместо ввода цифр вы будете перемещаться
по ячейкам листа). Если следует ввести много значений с десятичной точкой (например,
при построении финансовых отчетов, когда данные содержат рубли (целая часть) и ко-
пейки (дробная часть)), удобно использовать возможности Excel по добавлению десятич-
ной точки во все данные, вводимые в таблицу.
На вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис^ Параметры) установите
флажок Фиксированный десятичный формат при вводе (Fixed decimal places). Станет
активной еще одна опция, определяющая число десятичных разрядов. По умолчанию
их 2, но можно задать и другое значение.
Если установлен флажок Фиксированный десятичный формат при вводе, програм-
ма Excel добавит десятичную точку при вводе, отделив заданное число разрядов. Напри-
мер, если ввести в ячейку 56789, Excel преобразует его в 567,89.
Обратите внимание: если активна опция Фиксированный десятичный формат при
вводе, для введения числа без дробной части после последней цифры следует добавить
запятую (а английском варианте — точку). Например, чтобы Excel не заменила 56789 на
567,89, введите в ячейку 56789,.
По окончании ввода данных, большая часть которых требует установки десятичной точ-
ки, опцию Фиксированный десятичный формат при вводе необходимо отключить, сняв
соответствующий флажок на вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис^
Параметры).
/. Создание fiaJotux мюнов ///
Лв&озшгсинение
Пожалуй, одной из самых полезных возможностей программы Excel является
Автозаполнение (AutoFill). Эта функция позволяет вводить в рабочие листы последова-
тельности данных. Автозаполнение используется для быстрого ввода названий столбцов
и строк новых таблиц данных, а также числовых значений в базах данных. Например,
если необходимо создать строку, содержащую названия всех 12-ти месяцев, введите в
первую ячейку Январь (или Янв), а для ввода остальных месяцев используйте автозапол-
нение. Аналогично, чтобы создать столбец со значениями А550-120, А550-121, ... ,
А550-128, достаточно ввести только А550-120 и использовать автозаполнение.
Во время автозаполнения ячеек таблицы важнейшим элементом рабочей облас-

ти окна является маркер заполнения, расположенный в правом нижнем углу
рамки активной ячейки. При наведении указателя мыши на маркер автозапол-
нения изменяется форма указателя: вместо толстого белого крестика указатель
принимает вид тонкого черного крестика. Такое изменение формы указателя
свидетельствует о том, что при перетаскивании маркера заполнения вправо по
строке или вниз по столбцу Excel автоматически заполнит ячейки последова-
тельностью значений (или скопирует содержимое активной ячейки).
Вы можете точно определить, как Excel заполнит ячейки (скопировав исходное зна-
чение или создав последовательность), поскольку по мере перемещения указателя мыши
в экранной подсказке появляются данные, добавляемые в ячейки. Если при перетаски-
вании указателя мыши в экранной подсказке находится одно и то же значение, значит,
данные исходной ячейки будут скопированы, поскольку программа Excel не нашла по-
следовательность, связанную с исходным значением. Если же по мере перетаскивания
маркера заполнения содержимое экранной подсказки изменяется, это означает, что Excel
распознала исходные данные как часть последовательности. Программа разместит
элементы последовательности в заполняемые ячейки.
Работа автозаполнения проиллюстрирована на рис. 1.7 и 1.8. На рис. 1.7 в ячейку В2
введено значение Январь (ввод завершен щелчком на кнопке Ввод в строке формул, по-
этому ячейка осталась активной, о чем свидетельствует толстая рамка — указатель ячей-
ки). Далее, разместив указатель мыши на маркере автозаполнения, перетащим его впра-
во, до ячейки G2 (в экранной подсказке находится значение Июнь).
На рис. 1.8 показана последовательность, введенная в диапазон ячеек B2:G2 путем
автозаполнения. Если отпустить кнопку мыши, активной станет последняя ячейка диа-
пазона, G2. Справа внизу от активной ячейки расположена автоматически появляющая-
ся кнопка Параметры автозаполнения (AutoFill options), открывающая меню. В этом
меню содержится ряд переключателей, позволяющих поместить в автоматически запол-
ненные ячейки копии исходных данных или выбрать другие параметры заполнения.
Если необходимо заполнить ряд ячеек последовательностью числовых значений,
используйте клавишу <Ctrl>. Обычно при автозаполнении Excel просто копирует числовое
значение во все ячейки диапазона. Обратите внимание, что если нажата клавиша <Ctrl> при
движении маркера экранная подсказка будет содержать одно и то же копируемое значение.
Книга. 2. Создание/ииЗочмх/Яа&шц
Этим свойством удобно пользоваться для нумерации строк базы данных. Вве-
дите первое числовое значение (1 или 100, не имеет значения) в первую стро-
ку, нажмите и удерживайте <Ctrl> во время перетаскивания маркера заполне-
ния. Excel пронумерует остальные строки (поместив в ячейки значения 2, 3,4
и т.д. или 102, 103 и т.д.). Если во время автозаполнения клавиша <Ctrl> на-
жата не была, щелкните на кнопке Параметры автозаполнения, чтобы от-
крыть меню, и затем установите в нем переключатель Заполнить (Fill series).
При использовании автозаполнения для ввода в рабочую таблицу последовательности

данных не обязательно начинать с первого элемента списка. Например, чтобы ввести в
качестве названий столбцов последние шесть месяцев года (с Июля по Декабрь), введите
в ячейку слово Июль и перетащите маркер заполнения вправо, пока в экранной подсказ-
ке не появится слово Декабрь. Можно использовать и обратный ввод последовательности
данных, для этого переместите маркер автозаполнения влево (программа введет значения
Июнь,..., Январь).
Помните, что функцию автозаполнения можно использовать для копирова-

ния формул по строкам и столбцам. При перетаскивании маркера автозапол-
нения Excel автоматически изменяет ссылки на ячейки в соответствии с по-
ложением ячейки, в которую производится копирование формулы (подроб-
нее см. главу 1 книги 3).
ИЗ Microsoft Ех«Ч - КнигаЗ
Рис. 1.7. Перетаскивание маркера заполнения для помещения данных в строку

JUa£a J. Создание 113
.:,*:;'•;
4 О Котировать ячейки
+] Заполнить
5
6 ! >. . j j С Заполнить только з
7 1 ,iP ЗаПОЛНИТЬ ПО М£СЗД
8 .
1
I i П
9 •' 1 I i f •-
1 ! I '
j
10
11
1
• I ;
•
12 .-. ; i ] |
1
13 .:
В
i - , „„ .,„, ..; _. , ,,,„„, J j _ , .._ j,, „._ „_ „ „J.,, ,^. , j.,, .,
14 i i l l
I
15 • 1 ! 1
16
к 4 »
[
и JV/HKTl / Лист2 _£ ЛистЗ .7
!
|< :
i
.:
i
.''. .]
Цикл
Рис. 1.8. Последовательность, введенная с помощью автозаполнения и меню кнопки

Параметры автозаполнения
иоследовсиОеммосиКыо значений
Обычно при перетаскивании маркера заполнения Excel помещает в ячейки таблицы
последовательные значения (следующий день недели, час, месяц, год и т.д.). Однако
можно сделать так, чтобы функция автозаполнения размещала в ячейках, например, дни
недели через один, каждый третий месяц или каждые четверть часа.
На рис. 1.9 приведен ряд примеров последовательностей, созданных с помощью
функции автозаполнения. В третьей строке находится время с интервалом 45 мин., в
строке 6 — дни недели через один, в строке 9 — элементы арифметической профессии с
разницей, равной 5, в строке 12 — каждый третий месяц.
Чтобы создать последовательности такого типа, выполните следующие действия.
1. Введите первые два элемента будущей последовательности в смежные ячейки (соседние

в одной строке или одном столбце).
Чтобы использовать функцию автозполнения для ввода данных в столбец, введите
указанные значения в соседние ячейки одного столбца. Если необходимо расши-
рить последовательность по строке, введите указанные значения в соседние ячей-
ки одной строки.
//У Книга 2. Создание [шЯочих
8:00 AM] 8:45АМ: 9:ЗОАМ|10.15АМ! 11:ООАМ 11:45AMj 12:ЗОРМ; 1:15РМ 2;ООРМ 2:45РМ|
(Пятница |ВоскресенВторник (Четверг (Суббота
140 155' 170Т
Q- Копировать ячейки
Заполмцть ' |^
;
г.
Заполнить тольйуфарситы
Заполнить только значения
Заполнить .по месяцам
м\Лисг1/Лио2у( ЛистЗ/
id i «ТОФ.СУРЫ - \ Ч Q О
Рмс. 7.9. Последовательности, созданные с помощью автозаполнения
2. Поместите указатель мыши на первую ячейку с введенными данными и перетащите

его на вторую ячейку.
Обе ячейки с двумя первыми элементами будущей последовательности будут выде-
лены (взяты в толстую черную рамку). Excel проанализирует разницу между введен-
ными значениями и использует ее в качестве шага при последующем заполнении.
3. Переместите маркер заполнения выделенного диапазона вдоль заполняемой области
строки или столбца.
Просмотрите содержимое экранной подсказки и убедитесь, что создается пра-
вильная последовательность.
4. Достигнув последней заполняемой ячейки, отпустите кнопку мыши.
Создание списков ав&озаминениА

Предположим, что при создании электронных таблиц вам часто приходится в качест-
ве названий столбцов использовать один и тот же список городов. Вместо того, чтобы
копировать названия из одной книги в другую, можно создать собственный список, со-
держащий все необходимые города в том порядке, в котором их следует вводить в ячейки
рабочего листа. После создания собственного списка автозаполнения в Excel достаточно
Улова f. Создание [юЗочих. MictKou //5
ввести в первую ячейку название первого элемента списка и затем, перетащив маркер за-
полнения, ввести в ячейку таблицы все элементы списка.
Создать собственную последовательность элементов можно двумя способами: снача-
ла ввести элементы списка последовательно в ячейки рабочего листа, а затем вызвать
диалоговое окно Параметры и перейти на вкладку Списки (Custom lists). Можно также
ввести требуемую последовательность элементов непосредственно на этой вкладке в поле
Элементы списка (List entries) (рис. 1.10).
^ Ме^унаррднме I...„Сочмнм* | Пр«ерка_ошибок:_ j...,_._.M!*!P*j^y. , I „.. .ê*?naci?0F^

Вид I вычисления | Правка j!_ Общие | Переход J Списки | Диаграмма J Цвет
Списки; З/tem^ спискам

(новый список Центр диеты "Лишний sec"; \&\ \ Добавить
Пн,8т, Ср,Чт,Пт,Сб,Вс Травматологический центр "Костяная
Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Г
! яме, фее, пар, алр, пай, июн, июл, jer, се
Январе. Февраль, Март, Апрель, Май, Икм Кондитерская 'Дом короля Пилима *
Часовая мастерская "Дин-eon*
Сыскное агентство "Ищейки*
Для разделения элементов списка нажмите клавишу Enter.

Импорт списка из ячеек;
Рис. 1.10. Создание собственного списка автозаполнения
Если необходимая последовательность элементов уже введена в ячейки рабочего лис-

та, для создания списка выполните следующие действия.
1. Щелкните, на ячейке, содержащей первый элемент будущего списка, и перетащите

указатель мыши по всем ячейкам, данные которых необходимо внести в список авто-
заполнения.
Excel выделит диапазон ячеек.
2. Выберите команду Сервис^ Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры, в котором перейдите на вкладку Списки.
3. Щелкните на вкладке Списки диалогового окна Параметры.
Проверьте, верно ли задан диапазон в поле Импорт списка из ячеек (Import list
from cells) (адрес диапазона представляет собой адрес той ячейки, которая содер-
жит первый элемент будущего списка; он отделяется двоеточием от адреса ячейки,
содержащей его последний элемент). Чтобы проверить, правильно ли указан диа-
пазон ячеек, щелкните на кнопке Свернуть диалоговое окно (Collapse dialog box),
которая расположена в правой части поля Импорт списка из ячеек. По щелчку на
ней Excel свернет диалоговое окно Параметры, оставив на экране только поле
Импорт списка из ячеек. Выбранный диапазон будет выделен на рабочем листе с
помощью движущейся пунктирной рамки.
Книга 2. Coaqcuiue (юЗочнх Ла&лиц
Если выделенный диапазон содержит все необходимые элементы будущего спи-

ска, отобразите диалоговое окно. Для этого щелкните на кнопке Развернуть
диалоговое окно (Expand dialog box), заменившей кнопку Свернуть диалоговое
окно. После этого перейдите к п. 4. Если же диапазон с элементами списка автоза-
полнения выбран неверно, измените его, перетащив границу выделения, и лишь
после этого разверните диалоговое окно и перейдите к п. 4.
4. Щелкните на кнопке Импорт (Import), чтобы добавить элементы выбранного списка
в область Элементы списка и в область Списки (Custom lists).
Excel добавит данные, содержащиеся в выделенном диапазоне в поля Элементы
списка и Списки.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
Если элементы будущего списка еще не введены в ячейки рабочего листа, выполните
пп. 2-3 предыдущего списка и следующие действия.
1. Щелкните в поле Элементы списка и введите элементы списка в том порядке,

в котором они должны заполнять ячейки рабочего листа.
После ввода каждого элемента списка нажимайте клавишу <Enter>, тогда введен-
ные значения будут отображаться через запятую в поле Элементы списка.
2. Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить введенную последователь-
ность в область Списки, которая располагается в левой части диалогового окна.
Обратите внимание: при добавлении списка в поле Списки Excel автоматически
разделяет его элементы запятыми, даже если при вводе вы разделяли их нажатием
клавиши <Enter>. В поле Элементы списка каждый элемент списка располагается
в отдельной строке, даже если при вводе элементы были разделены запятой.
3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
После создания списка одним из описанных выше методов вы можете заполнить

ячейки элементами данного списка — для этого просто введите в первую ячейку первый
элемент списка и переместите маркер заполнения по остальным ячейкам. Если создан-
ный список автозаполнения вам не нужен, перейдите на вкладку Списки диалогового ок-
на Параметры, выберите список в области Списки и щелкните на кнопке Удалить
(Delete). Excel выдаст окно с предупреждением об удалении, щелкните в нем на кнопке
ОК. Запомните: нельзя удалить встроенные списки, которые находятся на вкладке
Списки диалогового окна Параметры при первом его открытии.
Помните, что можно ввести в ячейки рабочего листа любую часть сущест-
вующего списка автозаполнения. Введите в ячейку один из элементов списка
и переместите маркер заполнения в необходимом направлении (вправо или
вниз — для ввода последующих элементов списка; влево или вверх — для вво-
да предыдущих элементов списка).
7Ua£a f. Создание/га^очих лиаЯов ft?
Jfyioeefitca вводимых значений

Функция проверки вводимых значений программы Excel может сэкономить доста-
точно много времени при вводе данных и предотвратить ввод неверных значений в ячей-
ки таблицы. При использовании функции проверки вводимых значений в ячейке опре-
деляется тип вводимых данных. Помимо ограничения на тип вводимых значений (целое
число, дата, время и пр.), можно задать допустимые пределы (например, целое число
от 0 до 100 или дату с 1 января 2004 по 31 декабря 2004).
Если в ячейку разрешен только ввод текста, можно задать минимальную и макси-
мальную длину строки символов, или, что предпочтительнее, — список допустимых зна-
чений, который открывается щелчком на кнопке со стрелкой "вниз", расположенной в
ячейке (когда эта ячейка активна).
Наложив ограничения на тип вводимых значений и установив предельные значения,
можно задать текст (который автоматически выводится на экран при активизации ячей-
ки), а также сообщение об ошибке при попытке ввода неверных данных.
Чтобы использовать функцию проверки вводимых значений, поместите указатель на
ячейку, на данные которой следует наложить ограничения, и выполните команду
Данные^Проверка (Data1*Validation) из строки меню Excel. Откроется диалоговое окно
Проверка вводимых значений (Data Validation) с активной вкладкой Параметры
(Settings) (рис. 1.11).
печать заголовков -г _ ff x
u i-у и i A -Lb т • >• :1жДЕО|УГ

-В.' •!-'" Adi ' " ':'?
§___[ £ ._Л__1_ .H_J i _L--M. _[ ...КГ

j Центр д1|еты "Лишний вес";
апологический центр "Костяная н<
Ь1[£щя собак "Чарка"
Параметре! \ Сообщение для ввода ;; Сообщение об ошибке < чфская "Дом торопя Пипина" Ш
ад мастерская "Дин-ддн"
об агентство "Ищейки"
S Игнорировать пусть*
0 Список допустимых значений
14 < > и|^Лист7у{ Продажи зэ 2001 год /Сортировка ,../f Лм^сг2 / Дмзгрдмма2/ сводная тзбл||<
Л/с. /. //. Создание раскрывающегося списка в диалоговом окне Проверка вводимых значений
/Л? Книга 2. СозуанмеfiaJoiMJt Ланями,
Выберите необходимый тип данных в раскрывающемся списке Тип данных (Allow).
« Любое значение (Any Value). Позволяет удалить наложенные ранее ограничения и

предоставляет пользователю возможность вводить в ячейку произвольные значения.
» Целое число (Whole number). Позволяет вводить только целочисленные значения
из заданного диапазона или значения, удовлетворяющие определенным условиям.
» Действительное (Decimal). Позволяет вводить только действительные значения из
заданного диапазона или значения, удовлетворяющие определенным условиям.
* Список (List). Позволяет вводить только элементы списка. Чтобы выбрать элемент
из списка, активизируйте ячейку, щелкните на кнопке со стрелкой "вниз", нахо-
дящейся в ячейке, и выберите требуемый элемент из списка.
* Дата (Date). Позволяет вводить только дату из заданного диапазона или до опреде-
ленной даты.
» Время (Time). Позволяет вводить только время из заданного диапазона или мень-
шее определенного значения.
» Длина текста (Text length). Позволяет вводить только текст, состоящий из опреде-
ленного числа символов, или текстовые строки, длина которых не меньше и
не больше заданного числа символов.
» Другой (Custom). Позволяет вводить только параметры, которые определены оп-
ределенной формулой, введенной в другую ячейку рабочего листа.
Чтобы задать сообщение для ввода, перейдите на вкладку Сообщение для ввода
(Input message) диалогового окна Проверка вводимых значений, введите краткий заго-
ловок (например, Ввод данных) в поле Заголовок (Title) и текст сообщения в поле
Сообщение (Input message).
Чтобы создать сообщение об ошибке, перейдите на вкладку Сообщение об ошибке
(Error alert) диалогового окна Проверка вводимых значений и выберите тип сообщения об
ошибке из списка Вид (Style): Останов (Stop) (задан по умолчанию, пиктограмма в виде
красного круга с белым крестом), Предупреждение (Warning) (пиктограмма в виде желтого
треугольника, в котором находится восклицательный знак), Сообщение (Information)
(пиктограмма в виде воздушного шара с буквой I внутри). Затем определите заголовок окна
в поле Заголовок и задайте текст сообщения об ошибке в поле Сообщение.
Чаще всего функцию проверки вводимых значений применяют для создания списков,
из которых пользователь может выбрать вводимые в ячейку значения (рис. 1.12).
На рис. 1.11 приведена вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых
значений. Из списка Тип данных выбран элемент Список, а в поле Источник (Source) за-
дан диапазон J2:J8, содержащий допустимые значения (список можно ввести непосред-
ственно в поле Источник, разделив его элементы запятыми). При выборе элемента
Список появляется флажок Список допустимых значений (In-cell dropdown). He сни-
майте его: таким образом, список допустимых значений будет находиться в ячейке, и из
него можно будет выбрать необходимый элемент.
На рис. 1.12 показан рабочий лист после закрытия диалогового окна Проверка
вводимых значений. Здесь открыт присоединенный к ячейке список, содержащий эле-
менты из диапазона J2:J8, а на экране находится сообщение для ввода (из него пользова-
тель узнает о последовательности действий, необходимой для ввода данных в ячейку).
Обратите внимание на то, что сообщение расположено рядом с ячейкой, однако оно не
Уиа£а. f. Создание [юЯочих Mtciiioe ff9
закрывает эту ячейку и не мешает вводу данных. Если необходимо, сообщение можно
просто перетащить мышью.
. На рис. 1.13 показано, что произойдет, если ввести в ячейку значение, не содержа-
щееся в списке. Появится окно с сообщением об ошибке (с заголовком Неверное значе-
ние), созданное с использованием опций вкладки Сообщение об ошибке диалогового
окна Проверка вводимых значений.
1
. А. 1 в ЕЖЗ D j Е j F J G J H |ll
ПредприяР Что делать? ! .Центр диеты "Лишний р|

|Це
Цеитр диеты " Выберите нужное f !TDJ
: Травматолога предприятие из ; j \ ; 1!Травматологнческий
™ ill
: Товары для со спиосв Товарь| для собак "Ча jj
.ТО
* Часовая маст$ Кондитерская "Дом ко jff

JL Ськхное агент Часовая мастерская' 'i, j
!Ча
8
7 ,. IIIl ~ ÎXIIZl 7 'HIT 7 ' 17 Т I '..' J сь
! Сыскное агентство "И, J
9
10
11
12
—
м < . »' и ^ Лист 7 /Продажи за 2001 год / Сортировки /Листах! Ди5грамиа2 / сводная .Т8бряЬв>~-:
• У - и £ - Д - = ^ 3 Ц1Я §
Рис. 1.12. Выбор вводимого в ячейку элемента из списка допустимых значений
Центр диеть! "Лишний

Травматопогический L
Товары для собак "Ча
Кондитерская 'Дом ко
6 Ча
Часрвая мастерская':
7 j (-V,
тво "И?
Л HjjtlifeSjB Недопустимое значение
9
"io \ Пожаяуйгга, выберете предприятие их списка. Для продолжения работы щелкните на к
J?. ,.. vw
ж= 1 А 1Г Н«£т Отмена
>Г
l&jbjZjw - : Автофисуры JS- д. "==-5 a j|
Цикл
Рис. 1.13. Сообщение об ошибке при попытке ввода неверных значений

120 Книга 2. Создание рабочих
При создании таблиц, данные которых должны удовлетворять определенным

условиям, задайте функцию проверки вводимых значений в первой ячейке
диапазона, а затем, используя маркер заполнения, скопируйте ее настройки в
другие ячейки строки или столбца.
Чтобы найти ячейки, для которых заданы условия на вводимые значения, откройте диа-
логовое окно Переход (Go To) (нажав <Ctrl+G> или <F5>) и щелкните на кнопке
Выделить (Special). В диалоговом окне Выделение группы ячеек (Go to special) установите
переключатель Проверка данных (Data validation). Затем выберите переключатель Этих же
(Same), чтобы выделить все ячейки, которые используют те же условия на вводимые значе-
ния, что и активная ячейка. Вы также можете установить переключатель Всех (All) для вы-
деления всех ячеек, использующих функцию проверки вводимых значений.
Чтобы удалить настройки функции проверки значений в отдельной ячейке, активизи-
руйте ее. В диалоговом окне Проверка вводимых значений (Данные^Проверка) щелк-
ните на кнопке Очистить все (Clear all), а затем щелкните на кнопке ОК.
Колосовой ввод данных.

Функция распознавания речи (Speech recognition) позволяет вводить данные в ячейки
рабочих листов Excel посредством диктовки, таким образом, вы можете не утруждать
себя работой с клавиатурой. Ключ к успешному голосовому вводу — тренировка про-
граммы распознавания речи и тихое окружение (об установке и настройке программы
распознавания речи см. главу I книги I). Если вы работаете в разделенной перегородка-
ми общей комнате (которым по-прежнему отдают предпочтение в компаниях), восполь-
зоваться функцией распознавания речи не удастся — программа будет пытаться преобра-
зовать офисный шум в данные и поместить их в электронную таблицу.
При голосовом вводе данных в ячейки рабочего листа необходимо установить микро-
фон недалеко от лица и стараться не двигать его во время диктовки (используйте качест-
венные микрофон и наушники!). Говорите, как обычно, не торопясь, но в то же время и
не монотонным голосом (старайтесь повторять тот же темп и интонацию, которые ис-
пользовались при настройке). Оканчивая произносить данные определенной ячейки, де-
лайте паузу. Помните, что компьютеру требуется время для обработки речи, поэтому
продиктованное слово появится в ячейке с некоторой задержкой, которая зависит от
скорости процессора.
Будьте готовы отключить микрофон, чтобы завершить ввод данных в ячейку щелчком
на кнопке Ввод в строке формул, нажатием клавиши <Enter> или клавиши управления
курсором. Микрофон физически можно не отключать — достаточно щелкнуть на кнопке
Микрофон (Microphone) в Языковой панели (Language bar) (рис. 1.14). Обратите внима-
ние на то, что ввод данных в ячейку можно завершить и другим способом. Щелкните на
кнопке Голосовая команда (Voice command) в Языковой панели и произнесите "enter"
или "down arrow".
Во время диктовки можно добавлять знаки препинания и специальные символы, вос-
принимаемые функцией распознавания речи. Список таких символов и способ их дик-
товки приведены в табл. 1.4.
fuafa f. Создание [ткачих Jiucifiog
14
i 1 4, -rJ -r
25
< < > мглист?/ Продажи33 2001 год / Сортировга'/Листа / , ча2 / сводная тэбл! {
£ейда«я-. ^ ^'•"'fr'agf m'\ •Bill"1'"1 JJ •<€ LJ jjBjsSj.'S»
Л/с. /. 14. Щелкните на кнопке Диктовка на Языковой панели и продиктуйте вводимые

в ячейку данные
Таблица 1.4. Диктовка знаков препинания и специальных символов

Чтобы ввести Произнесите Чтобы ввести Произнесите
, Comma Caret
Period (или dot) & Ampersand
Ellipsis * Asterisk
: Colon ( Paren
; Semicolon ) Close paren
? Question mark Hyphen (или dash)
/ • Slash Underscore
' Single quote = Equals
End quote + Plus sign (или plus)
" Quote (или Open quote) [ Open bracket
" Close quote ] Right bracket
Tilde \ Backslash
! Exclamation point | Vertical bar
@ At sign (или At) > Greater than
# Pound sign < Less than
$ Dollar sign абзац New line
% Percent sign
Книга 2. Создание [мЗочих йм&ищ
При диктовке числовых данных помните о следующем.
Функция распознавания речи числа до 20 включительно записывает словами.

Поэтому, если продиктовано слово seven, программа поместит в ячейку слово
seven, а не цифру 7.
Все числа, которые больше 20, функция распознавания речи записывает в ячейку
цифрами. Поэтому, если продиктовано слово thirty-five, программа поместит
в ячейку число 35.
Чтобы программа записала в ячейку дробь 1/2, продиктуйте one-half.
Функция распознавания речи сможет поместить в ячейку другую дробь, если про-
изнести число, находящееся в числителе, затем слово slash, а после этого — число,
которое стоит в знаменателе. Например, чтобы записать в ячейку 1/4, продиктуйте
one slash four.
При диктовке порядковых числительных (first, second и т.д) Excel помещает в ячейки
данные вида 1st, 2nd и т.д.
Рукописный ввод
Помимо ввода данных с клавиатуры или диктовки, можно использовать рукописный
ввод. Применяя функцию распознавания рукописного текста (Handwriting recognition), вы
имеете возможность вписывать данные непосредственно в ячейки рабочего листа либо с
помощью мыши, либо используя специальные планшеты, подсоединенные к компьютеру.
Обратите внимание на то, что использовать мышь для рукописного ввода можно, но вряд
ли удобно. На самом деле перед тем, как приступить к рукописному вводу данных, придется
потратиться на приобретение планшета.
Кроме того, необходимо установить на компьютере функцию распознавания рукопис-
ных символов (данный компонент Microsoft Office 2003 не устанавливается при первом об-
ращении). Для этого откройте аплет Установка и удаление программ (Add/Remove
Programs) в Панели управления (Control Panel) Windows. В диалоговом окне Установка и
удаление программ щелкните на Microsoft OfficeXP, а затем— на кнопке Изменить
(Add/Remove). Следуйте запросам мастера установки. В разделе Альтернативный ввод
(Alternative user input) найдите элемент Рукописный ввод (Handwriting) и выберите для него
опцию Загружать с моего компьютера (Run from my computer). Затем щелкните на кнопке
Установить (Update) для выполнения установки компонента. Не забудьте поставить
в дисковод компакт-диск с файлами Office XP или сообщите место расположения файлов
пакета в сети.
Если функция распознавания рукописного ввода установлена, в Языковой панели
появляются две дополнительные кнопки — Рукописный ввод (Handwriting) и Writing pad
(рис. 1.15). По щелчку на кнопке Рукописный ввод открывается меню, содержащее
следующие элементы.
* Writing Pad (Планшет для письма). Выберите этот элемент, чтобы открыть план-
шет для письма с горизонтальной линией.
4 Write anywhere (Писать везде). Выберите данный элемент, чтобы можно было
писать во всей области окна программы Excel.
JuaSa /. Создание fiadoiux маков 123
» Drawing pad (Планшет для рисования). Выберите указанный элемент, чтобы от-
крылось окно, в котором можно рисовать фигуры или писать текст, после чего вы
будете иметь возможность размещать созданные элементы в документе в виде гра-
фического объекта (этот элемент в Excel не доступен).
» On-screen standard keyboard (Обычная экранная клавиатура). Выберите этот эле-
мент, чтобы отобразить миниатюрную экранную клавиатуру, с помощью которой
можно вводить символы щелчком мыши.
* On-screen symbol keyboard (Экранная клавиатура специальных символов). Выбери-
те данный элемент, чтобы отобразить миниатюрную экранную клавиатуру, кото-
рая позволяет щелчком мыши вводить часто используемые специальные символы.
Перед использованием рукописного ввода не забудьте отключить микрофон

щелчком на кнопке Микрофон в Языковой панели. Одновременное исполь-
зование функции распознавания речи и рукописного ввода — не самая луч-
шая идея. (Когда микрофон отключен, кнопки Диктовка (Dictation) и
Голосовая команда на Языковой панели становятся недоступными.) После
отключения микрофона щелкните на кнопке Рукописный ввод и выберите из
меню Writing Pad или Write Anywhere.
*
При выборе элемента Writing Pad открывается планшет для письма. В его правой
части расположена группа кнопок, которые можно использовать во время ввода данных.
При выборе Write Anywhere на экране появляется только эта группа кнопок. Последняя
из них — кнопка Развернуть (Expand) с пиктограммой » — позволяет расширить меню
и отобразить в нем дополнительные кнопки.
На рис. 1.15 показано окно Writing Pad после щелчка на кнопке Развернуть
(эта кнопка автоматически заменяется кнопкой Свернуть (Reduce) с пиктограммой «).
При выборе опции Write Anywhere писать можно по всему экрану символами любого
размера (размер рукописных символов не влияет на размер символов, вводимых в ячейку
рабочего листа). В окне Writing Pad придется писать не слишком размашисто — так, что-
бы символы полностью в нем помещались (но писать по предлагаемой синей линии
не обязательно).
Рис. 1.15. Использование Writing Pad для рукописного ввода данных в ячейки
рабочего листа
При работе с планшетом просто пишите на нем буквы, как обычно это вы делаете на
бумаге. Если используется мышь, необходимо постоянно удерживать нажатой ее кнопку
(и неудобно, и медленно).
Во время пауз функция распознавания рукописного ввода интерпретирует написан-
ные символы, преобразует их в текст и поместит его в активную ячейку. При работе с
Writing Pad необходимо делать паузу после завершения каждой строки, чтобы дать время
программе преобразовать рукописные символы в текст и очистить область для письма.
Книга 2. Создание fiaJobux. tfLa&utu,
Можно ускорить распознавание, щелкнув на кнопке Распознать (Recognize now) (с пик-

тограммой в виде символа Т) в правой части окна Writing Pad или в меню с кнопками
при работе в режиме Write Anywhere.
Когда рукописный текст будет распознан и помещен в ячейку (а функция распозна-
вания рукописного текста работает достаточно хорошо, если только не предлагать ей со-
вершенно нечитаемые каракули), завершите ввод данных в ячейку обычным способом,
нажав <Enter> или щелкнув на кнопке Ввод в строке формул. Вы также можете щелкнуть
на кнопке Ввод в окне Writing Pad или в меню с кнопками при работе в режиме
Write Anywhere.
Если некоторые символы распознаются неверно, исправьте текст: щелкая на кнопке
Backspace удалите неверные символы, а затем снова напишите необходимое. Если
функции распознавания рукописного ввода не удается верно интерпретировать отдель-
ные символы, удалите их описанным выше способом и введите вновь, используя обыч-
ную или экранную клавиатуру. Чтобы отобразить экранную клавиатуру, щелкните на
кнопке Рукописный ввод в Языковой панели и выберите из меню элемент Обычная
экранная клавиатура.
Сох/ганение усшных,
Одна из важнейших операций, выполняемых при построении электронных таблиц —
сохранение выполненной работы. При первом сохранении новой рабочей книги на диске
появляется диалоговое окно Сохранение документа (Save as) (рис. 1.16). В этом окне
можно переименовать книгу, заменив заданное по умолчанию безликое имя файла
Книга 1 (Book 1), Книга 2 и т.д. более информативным именем. Можно выбрать пап-
ку, в которой будет сохранена книга (по умолчанию рабочие книги сохраняются в папке
Мои документы (My Documents), расположенной на жестком диске). Для выбора места
сохранения файла используйте кнопки в левой части диалогового окна Сохранение
документа либо раскрывающийся список Папки (Save in) в верхней его части.
Сохранение документа
x oijaj--
I ip* ЦЁЭпосле правки
Мои последние > ;£Эрисунки
документы 1 ' ж > т ж
Рабочий стол |pSnp»«p-2,)ds
Ном
документы
Мой
компьютер
; Пне файла:
\ окружение |т«*файпа: [кнмга Mkrosoft Office ЕхсеЦ-.xte) Отмена
Рис. 1.16. Диалоговое окно Сохранение документа

/. Создание [юЗочих Miafioe f25
В Excel сохранить документ можно несколькими способами.

» Выберите команду ФайлОСохранить (File^Save) в строке меню. Вы также сможе-
те щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) в панели инструментов Стандартная
(с пиктограммой дискеты) либо нажать <Ctrl+S>.
* Выполните команду Файл<=>Сохранить как (File=>Save as) в строке меню Excel
либо нажмите <F12>.
Первая из приведенных выше групп используется для сохранения изменений, вне-
сенных в рабочую книгу. Вторая — для сохранения рабочей книги под другим именем и
(или) другим типом файла. При первом использовании команды Файл^Сохранить
(кнопки Сохранить или <Ctrl+S>) Excel открывает диалоговое окно Сохранение
документа, как и при вызове команды Файл^Сохранить как (<F12>).
Если повторно сохранять рабочую книгу с помощью команды ФайлОСохранить
(кнопки Сохранить или <Ctrl+S>), программа просто сохранит изменения в том же фай-
ле рабочей книги. На этом этапе для сохранения документа в файле с другим именем,
типом или в другой папке необходимо вызывать диалоговое окно Сохранение
документа командой Файл ^Сохранить как (<F12>).
Возьмите за правило использовать команду Сохранить как можно раньше,

практически сразу после создания новой рабочей книги. Тогда функция
Автовосстановление (Autorecover) программы Excel будет выполнять сохране-
ние копии файла через заданный в программе интервал времени. Эту копию
файла можно использовать, если файл книги оказался испорчен или произошел
сбой системы, а внесенные в файл книги изменения не были сохранены.
Можно сохранить копию книги в другом формате, выбрав новый тип файла
из списка Тип файла (Save as type) диалогового окна Сохранение документа.
В этом списке перечислены все доступные типы файлов, в том числе тексто-
вый формат, формат Web-страницы, форматы предыдущих версий програм-
мы Excel, а также форматы Lotus 1-2-3 и Quattro Pro.
2. Фо{гмай1и[говсшие
& эй1ой главе . ..

•/ Выбор рабочих листов для форматирования
•S Использование автоформата
*/ Использование числового формата
S Изменение выравнивания, шрифтов и других атрибутов
</ Изменение цвета, рамок и других элементов формата
•/ Использование условного форматирования
•/ Формат по образцу
орматирование — это процесс, который определяет вид рабочих листов и содер-

жащихся в них данных. Возможности форматирования Excel позволяют управ-
лять многими аспектами появления данных в таблице. Можно изменить используемый в
ячейке шрифт, его размер, начертание, цвет. Кроме того, вы вправе изменить используе-
мое в ячейке выравнивание данных (как по горизонтали), так и по вертикали, задать пе-
ренос по словам и т.д. К содержащей данные ячейке можно применить разнообразные
рамки, узоры и цвет фона, а также изменить сетку таблицы, отредактировав ширину
столбцов и высоту строк для лучшего представления данных.
/Зм,с/еление лчеек
Перед выполнением действий над ячейками таблицы, в особенности при изменении
формата, необходимо сначала выделить нужные ячейки. Автоформат (Autoformat) авто-
матически выделяет диапазон таблицы, к которому применен один формат. При исполь-
зовании других средств форматирования первым действием является выделение диапа-
зона таблицы, который необходимо изменить.
В Excel можно выделить ячейку, блок ячеек (чаще употребляется термин диапазон ячеек)
или отдельные непересекающиеся фрагменты (несмежный диапазон) — рис. 2.1.
Об имени диапазона
В формулах ссылка на диапазон ячеек является адресом первой и последней ячей-
ки, которые разделены двоеточием (:). Например, если первая ячейка диапазона А1 ,
№ё последняя— НЮ, адресом диапазона будет А1:Н10. Выделение этого же диапа-
зона можно начать с ячейки НЮ, когда ссылка на диапазон будет иметь вид Н10:А1,
Данный диапазон задается и как Н1 :А10, и как А10:Н1, в зависимости от того, с ка-
кого угла диапазона было начато его выделение. Независимо от используемого ад-
реса диапазона (в данном примере А1:НЮ, Н10:А1, Н1:А10, А10:Н1), программа бу-
? дет работать с одними и теми же ячейками, хотя в поле Имя (Name) строки формул
(содержатся разные значения (А1 , Н 10, Н 1 , А1 0, соответственно).
128 Книга 2. Создание fuufotux
Сервис Данные QKHO фкйака
/ А - .''-/]'*? - « -'i*. г - 41 я
< > "^ Д»згр?»я5\Лист6/Лист1/Лид9/Детали/"Шнсон" /(итог/

:
I Действия- ^ АвтофюРЧ- \ . \ П О ijj Л1 О, И «S i, ^.,' И* ',Д '
Цикл
Рис. 2. 1. Рабочий лист, в котором выделен несмежный диапазон
лчеек. с помощью ммиш

Excel предлагает несколько методов выделения диапазона с помощью мыши. Какой
бы из них вы ни избрали, вначале выберите ячейку, находящуюся в углу необходимого
диапазона. Щелкните на ней мышью, и она станет активной (ее адрес появится в строке
формул), а выделяемый диапазон будет прикреплен к этой ячейке.
Выделив первую ячейку, перетащите указатель мыши по блоку ячеек, которые долж-
ны входить в диапазон. Примите во внимание следующие рекомендации.
* Чтобы расширить диапазон на несколько столбцов, перетащите указатель мыши

влево или вправо от активной ячейки.
* Чтобы расширить диапазон на несколько строк, переместите указатель мыши
вверх или вниз от активной ячейки.
» Чтобы выделить диапазон, включающий несколько строк и столбцов, перетащите
указатель мыши по диагонали.
Если в одном из направлений были выделены лишние ячейки, не отпуская кнопку

мыши, переместите указатель в обратном направлении. Если ошибка была обнаружена
уже после отпускания кнопки мыши, щелкните на угловой ячейке диапазона еще раз и
повторите процедуру выделения, захватив только нужные ячейки.
При выделении положение активной ячейки определить легко — эта единст-

венная ячейка в выделенном диапазоне не подсвечена, а ее адрес находится в
строке формул. Во время перетаскивания указателя ячейки (толстого белого
2. tyoftMaifiufioeaHue [iaJo4.ux иианов 129
крестика) в строке формул Excel отображает текущий размер диапазона

(например, 5Rx2C означает, что выделяемый диапазон содержит 5 строк и
2 столбца). Однако, если вы отпустите кнопку мыши, в строке формул оста-
нется только адрес активной ячейки.
При выделении диапазонов электронной таблицы с помощью мыши учтите следую-

щие советы.
t Чтобы выделить диапазон, состоящий из одной ячейки, щелкните на ней указате-
лем в виде толстого белого крестика.
« Чтобы выделить все ячейки столбца, поместите указатель мыши на заголовок
столбца (его букву) и щелкните левой кнопкой мыши. Для выделения нескольких
столбцов протащите указатель мыши по их заголовкам.
« Чтобы выделить все ячейки строки, поместите указатель мыши на заголовок стро-
ки (ее номер) и щелкните левой кнопкой мыши. Для выделения нескольких строк
протащите указатель мыши по их заголовкам.
« Чтобы выделить все ячейки рабочего листа, щелкните на прямоугольнике в облас-
ти пересечения заголовков строк и столбцов, в левом верхнем углу таблицы.
» Чтобы выделить диапазон ячеек, находящийся на пересечении нескольких строк и
столбцов, не применяя перетаскивания, щелкните на одной из угловых ячеек диа-
пазона, а затем, удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкните на ячейке, которая
расположена в противоположном углу диапазона. Excel выделит все ячейки, нахо-
дящиеся между первой и последней ячейками, на которых был выполнен щелчок
мышью. Такой метод выделения диапазонов удобен, например, в случае, если
блок ячеек настолько велик, что не умещается на экране. Использование комби-
нации клавиши <Shift> и щелчка мышью позволяет выполнять пролистывание ра-
бочей таблицы как по вертикали, так и по горизонтали (только не отпустите кла-
вишу <Shift>, пока не щелкнули не последней ячейке диапазона).
» Чтобы выделить несмежный диапазон, перетащите указатель мыши по первому
блоку ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, переместите указатель по
другим блокам ячеек. Выделив все блоки ячеек несмежного диапазона, отпустите
клавишу <Ctrl>.
Выделение ячеек, с помощью

Excel позволяет выделять диапазон ячеек также с помощью клавиатуры, при этом
используется техника расширения выделения. Поместите указатель на первую ячейку диа-
пазона, нажмите <F8>, чтобы перейти в режим выделения (о чем свидетельствует инди-
катор ВДЛ (ЕХТ) в строке состояния программы), и с помощью клавиш со стрелками
проследуйте к последней ячейке выделяемого диапазона. Excel выделит все ячейки, по
которым был перемещен указатель, до отключения режима выделения (путем повторного
нажатия клавиши <F8>).
Чтобы расширить диапазон в режиме выделения, используйте мышь. Активизируйте
ячейку выделенного диапазона, перейдите в режим выделения, нажав <F8>, и щелкните
на последней ячейке необходимого диапазона.
Можно выделить диапазон ячеек и не переходя в режим выделения. Перемещайте
указатель ячейки По нужному диапазону с помощью клавиш со стрелками и удерживайте
нажатой клавишу <Shift>. Выделив требуемый блок ячеек, отпустите клавишу <Shifl>.
730 Кшиа 2. Создание [юЗочих 1па&ищ
Чтобы с помощью клавиатуры выделить несмежный диапазон ячеек, используйте

режим выделения в сочетании с режимом добавления. Вы включите режим добавления
(индикатор ДОБ (ADD) в строке состояния), если нажмете <Shift+F8>. Для выделения
несмежного диапазона ячеек выполните следующие действия.
1. Активизируйте первую ячейку первого блока несмежного диапазона ячеек.
2. Нажмите <F8> для перехода в режим выделения.
3. Используя клавиши со стрелками, выделите первый блок ячеек.
4. Нажмите <Shift+F8> для перехода в режим добавления.
5. Переместите указатель ячейки на первую ячейку следующего блока выделяемого
диапазона.
6. Нажмите <F8>, чтобы отключить режим добавления и возвратиться в режим выделения.
7. Используя клавиши со стрелками, выделите второй блок ячеек.
8. Повторяя пп. 4—7, выделите все те блоки ячеек, которые входят в несмежный диапазон.
9. Нажмите <F8> для выхода из режима выделения.
'еление
Функция Автовыделение (AutoSelect) программы Excel оказывается достаточно
эффективной при выделении диапазонов в больших таблицах данных. Она автоматиче-
ски выделяет диапазон ячеек в одном направлении — от активной до первой пустой
ячейки в заданном направлении.
Активизировать функцию Автовыделение можно как с помощью мыши, так и вос-
пользовавшись клавиатурой. Для этого выполните следующие действия.
1. Щелкните на той ячейке, которая будет угловой ячейкой выделяемого диапазона.
Обычно в таблицах данных она пуста и находится на пересечении строки с назва-
ниями столбцов и столбца с названиями строк таблицы.
2. Поместите указатель мыши на сторону ячейки в направлении расширения диапазона.
Чтобы расширить диапазон вверх до первой пустой ячейки, расположите указатель
мыши на верхней стороне рамки ячейки. Чтобы расширить диапазон вниз до пер-
вой пустой ячейки, поместите указатель мыши на нижнюю сторону рамки ячейки.
Чтобы расширить диапазон влево до первой пустой ячейки, перенесите указатель
мыши на левую сторону рамки ячейки. Чтобы расширить диапазон вправо до пер-
вой пустой ячейки, перетащите указатель мыши на правую сторону рамки ячейки.
3. Когда указатель мыши с белого толстого крестика изменится на пересечение двунаправ-
ленных стрелок, удерживая нажатой клавишу <Shift>, дважды щелкните мышью.
Excel расширит диапазон в выбранном направлении, включив в него все запол-
ненные ячейки до первой в данном направлении, не содержащей данных.
Рассмотрим использование функции Автовыделение на примере рис. 2.2-2.3. Акти-

визируйте ячейку А2, чтобы за два шага выделить все данные таблицы.
« Сначала, удерживая нажатой клавишу <Shift>, дважды щелкните на нижней сто-
роне рамки ячейки А2 — Excel выделит все ячейки столбца А до А7 включительно.
Таким образом, будет выделен диапазон А2:А7 (рис. 2.2).
Уиава 2. Фо/ьиси&и^ование fiaJo4ux лианов 13 f
Удерживая нажатой клавишу <Shift>, дважды щелкните на правой стороне рамки

вокруг диапазона А2:А7 — Excel выделит ячейки в каждой из строк вплоть до
столбца J, таким образом, в таблице будет выделен диапазон A2:J7 (рис. 2.3).
Продажи за 2005 юд
т апр.05 май.05 июн.05 июп.05 аег.05 \ сен.05 окт.05Щ
500 Г 485! 438; 505!
Деталь 101 175;" 170 153 177! 169! 189! 154 (I
Деталь 102 35
0! 340!' зоб! 3541 338 Г ЗТвГ 309!
Деталь 103 890J 863: 7Z9r 899! 859! 961! 785/
Итого "1915!' 1858! 167б! 1935] 2068! 1659"!
ij
"м™^ Диаграммам / Диаграмма5 /Лист6/Лист1\Детэли/ "Шансон" /Йтм/
I teroArvwr \ Ч О О bill Л s~! .!&] i' i Л» .т u£ - А - . ё.~в..И| i
Цикл
Рис. 2.2. Выделение первого столбца с помощью функции Автовыделение
Продажи за 2005 год
щ
/иай.05 июн.05 июл.05
ДеталЫОО 438 И
4J Деталь 101
SJ Деталь 102
В
340
Я 1Ш-
354
Г] Деталь 103
71Итого
:
Й|/ дизгранмач / Дизграчназ /Листе / Лист: \Дегалн/ "Шансон" ./{.Итог / Ji<: .*•
ействия- i ! АатсЛя-я»- .\ . Ч П Q SI ч* «?!( i'ffl 1Л I Ф».т ~i - А - = == ,S ЖЖ.1
РИС. 2. J. Расширение выделенного диапазона по горизонтали с помощью функции

Автовыделение
132 Книга 2. Создание[гаЯочих.
Если во время первой операции автовыделения выделить первую строку таблицы

(A2:J2), можно расширить выделенный диапазон по вертикали, дважды щелкнув на ниж-
ней стороне рамки одной из выделенных ячеек (удерживая нажатой клавишу <Shift>).
Функцию Автовыделение можно также использовать, работая с клавиатурой: удер-
живайте нажатой клавишу <Shift>, когда нажимаете клавишу <End> и одну из клавиш со
стрелками. Excel расширит выделенный диапазон в указанном стрелкой направлении до
первой пустой ячейки.
Проиллюстрируем использование функции Автовыделение на примере рис. 2.2-2.3.
1. Активизируйте ячейку А2 и, удерживая нажатой клавишу <Shift>, нажмите <End+l>.

Excel выделит диапазон А2:АЗ, поскольку ячейка A3 граничите пустой ячейкой.
2. Удерживая нажатой клавишу <Shift>, нажмите <End+l>. Диапазон расширится
до ячейки А7.
Excel остановится на ячейке А7, поскольку это последняя заполненная ячейка на
листе. Итак, выделен диапазон А2:А7.
3. Удерживая нажатой клавишу <Shift>, нажмите <End+—>>.
Excel расширит диапазон, но включит в него только столбец В (поскольку ячейка
В2 граничит с пустой ячейкой, А2). Таким образом, будет выделен диапазон А2:В7.
4. Удерживая нажатой клавишу <Shift>, снова нажмите <End+-»>.
Excel расширит выделенный диапазон вплоть до столбца J (поскольку ячейка J3 гра-
ничит с пустой ячейкой). Итак, выделен диапазон A2:J7, т.е. все данные таблицы.
Выделение лчеек, с помощью диалогового окна JLefiexoq

Диалоговое окно Переход (Go To) используется для перемещения указателя ячейки
на определенную ячейку в рабочем листе, однако его можно применять и для выделения
диапазонов. Выберите команду Правка^Перейти (Edit^Go To) (нажмите <Ctrl+G> или
<F5>), чтобы открыть диалоговое окно Переход (рис. 2.4). Для перемещения указателя
на требуемую ячейку введите ее адрес в поле Ссылка (Reference) и щелкните на кнопке
ОК. В списке окна Переход Excel автоматически отображает четыре последних адреса,
по которым осуществлялся переход.
Чтобы выделить диапазон с помощью диалогового окна Переход, выполните следу-
ющие действия.
1. Выберите первую ячейку диапазона.
Это активная ячейка рабочего листа.
2. Выберите команду ПравкаОПерейти (нажмите <Ctrl+G> или <F5>).
Откроется диалоговое окно Переход.
3. В поле Ссылка введите адрес последней ячейки выделяемого диапазона.
Если требуемый адрес находится в списке Перейти к (Go To), просто щелкните на нем.
4. Удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкните на кнопке ОК или нажмите <Enter>,
чтобы закрыть диалоговое окно Переход.
Excel выделит диапазон между активной ячейкой и ячейкой, адрес которой указан
в поле Ссылка диалогового окна Переход.
2. Фо/гмшни/гйвамие fiaJotux лиаКоб /33
[кресло
2 ал Отпускная_иена ркт.05!:
З^Деталь 100 Постнолерм 483Г 540;' 4jl"6
Розничная jjeâ
7] Деталь 101 Стеки "Ш 189; 1541
5 J Деталь 102 сгмож_дат
список_детале»
338 Г " 378? 3091
6 i Деталь 103 Стол 859! 9617 ""785!
Стул
7 I Итого Фамилия
1849 Г 2068 Г 16591
Ссьщка:
™
Диаграмма* / Диаграмиаб /Листб/Лиа^Детмм^Зйтй^Итог/ >г

j
* ' -^-' А.Т.
Цикл
Рис. 2.4, Выбор именованного диапазона в диалоговом окне Переход
Можно поступить также иным способом. В поле Ссылка диалогового окна

Переход введите адрес необходимого диапазона. Для этого задайте адрес
первой (активной) ячейки, поставьте двоеточие и введите адрес последней
ячейки диапазона. Например, чтобы выбрать диапазон от ячейки В2доО10, в
поле Ссылка введите B2:G10, а затем нажмите <Enter> или щелкните на
кнопке ОК.
именование диапазона
Существует еще более простой способ выбора диапазона данных. Присвойте диапа-
зону собственное имя, тогда его можно будет выделить, просто выбрав имя диапазона из
раскрывающегося списка поля Имя (Name) строки формул либо из списка Перейти к
диалогового окна Переход. Безусловно, данный метод достаточно удобен при обраще-
нии к часто используемым диапазонам (например, для печати, консультаций, рецензиро-
вания или вычисления по формулам). Однако не стоит именовать диапазон, не представ-
ляющий в рабочем листе особой важности.
Чтобы задать имя диапазону, выполните следующие действия.
1. Выделите диапазон, которому следует дать имя.

Используйте любой способ выделения ячеек. Убедитесь, что в него включены все
необходимые ячейки.
2. Щелкните в поле Имя строки формул.
Excel автоматически подсветит адрес активной ячейки выделенного диапазона.
/5 У Книга 2. Создание fiaJbtuJc rila&tuu,
3. Введите в поле Имя новое имя диапазона и нажмите <Enter>.

Excel заменит адрес активной ячейки именем диапазона. После нажатия клавиши
<Enter> в поле Имя строки формул будет отображаться имя диапазона, а не адрес
активной ячейки.
При именовании диапазонов необходимо придерживаться следующих соглашений.

i
« Имя диапазона должно начинаться с буквы, а не цифры или знака препинания.
* В имени диапазона не допускается использование пробелов — заменяйте их сим-
волом подчеркивания.
« Убедитесь, что имя диапазона не дублирует адрес ячейки ни в стандартной системе
адресации (А1), ни в системе адресации R1C1.
« Имя диапазона должно быть уникальным в пределах рабочего листа.
Именованный диапазон можно выделить, просто выбрав его имя в поле Имя строки
формул. Удобство такого метода обращения к диапазонам заключается в том, что при
выборе диапазона из поля Имя программа Excel не только автоматически выделяет его,
но и при необходимости переходит на содержащий этот диапазон лист в рабочей книге.
Именованные диапазоны удобно использовать при построении формул

в рабочем листе (подробнее см. главу 1 книги 3).
со cfH/toicaMu и
Для выполнения форматирования вам необходимо также знать, как можно изменять
ширину столбцов и высоту строк таблицы. Часто после форматирования (например, если
применено полужирное начертание или курсив) оказывается, что данные, которые ранее
помещались в столбец, теперь появляются в нем лишь частично, а высота строк изменя-
ется без вашего участия.
В пустом рабочем листе строки и столбцы таблицы имеют стандартные размеры.
Все столбцы характеризуются шириной 8,43 (64 пикселя), а строки— высотой 12,75 вы-
соты символа (или 17 пикселей). При построении рабочих таблиц оказывается, что
многие данные не умещаются в рамки, заданные по умолчанию, особенно если с целью
улучшения внешнего вида таблицы использовалось дополнительное форматирование.
В большинстве случаев изменять высоту строк не приходится — Excel автоматически
выполняет эту работу при изменении размеров шрифта или переносе данных в ячейке по
словам. Изменять ширину столбцов приходится довольно часто, буквально после каж-
дого форматирования данных.
Если ширины столбца не достаточно для размещения всех хранящихся в

ячейке данных, программа Excel поступает следующим образом. Если справа
от ячейки находится пустая ячейка, не уместившиеся в ней символы закры-
вают ячейку справа. Если же ячейка справа занята, Excel скрывает все неуме-
щающиеся символы. Если ячейка имеет числовой формат и данные в ней
полностью не помещаются, тогда вы увидите строку символов ######.
JUa£a 2. ôfiMcuHUftoôHue fia^04ux. лиаЯоё 735
иафшш
Простейший способ подобрать ширину столбца в соответствии с содержащимися в
нем данными — использовать автоподбор ширины столбца, который определит опти-
мальную ширину столбца так, чтобы в нем умещались даже самые длинные данные.
» Чтобы использовать автоподбор ширины для одного столбца, поместите указатель

на правую границу заголовка столбца (указатель изменит форму на двунаправлен-
ную стрелку), затем дважды щелкните мышью.
» Чтобы применить автоподбор ширины для нескольких столбцов, выделите их, пе-
ретащив по заголовкам столбцов указатель мыши, либо щелкните на заголовках
столбцов, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. Затем поместите указатель на пра-
вую границу заголовка любого выделенного столбца (указатель изменит форму на
двунаправленную стрелку) и дважды щелкните мышью.
Использование автоподбора ширины применимо для всех столбцов, кроме тех, кото-
рые содержат ячейки с очень длинными строками (например, заголовки рабочих таблиц,
обычно размещающиеся в нескольких столбцах первой строки).
В таких случаях обратитесь к команде Автоподбор ширины (Autofit Selection), которая
устанавливает ширину столбца так, чтобы в нем полностью поместились данные ячеек вы-
деленного диапазона. Таким образом, при автоподборе ширины столбцов можно не при-
нимать во внимание данные, представляющие собой заголовки, которые впоследствии бу-
дут размещены в объединенной ячейке, занимающей несколько столбцов. Вьщелите диапа-
зон ячеек, для данных которых необходимо подобрать ширину столбцов, и выполните
команду Формат^Столбец^Автоподбор ширины (Format^CoIumn1Âutofit selection).
ucuftUHM. анолЯца в/щчнцю

Автоподбор ширины — удобный и быстрый способ настройки ширины столбцов таб-
лицы. Однако эта функция полностью зависит от строки наибольшей длины, введенной
в ячейки данного столбца. Если необходимо задать ширину столбца с большей точно-
стью, переместите его границу или укажите ширину в диалоговом окне Ширина столбца
(Column Width).
Чтобы изменить ширину столбца вручную, расположите указатель мыши на его пра-
вой границе в строке заголовков столбцов (указатель изменит форму на двунаправленную
стрелку) и перетащите его влево (чтобы сузить столбец) или вправо (чтобы его расши-
рить). Во время перетаскивания текущее значение ширины столбца отображается в
экранной подсказке (в символах и пикселях). Отрегулировав ширину столбца, отпустите
кнопку мыши.
Чтобы настроить ширину столбца с помощью диалогового окна Ширина столбца,
активизируйте любую ячейку в столбце и выберите команду ФорматОСтолбецОШирина
(FormatoColumn1^Width). В диалоговом окне Ширина столбца (рис. 2.5) задайте необ-
ходимое значение (от 0 до 255) и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 2.5. Настройка ширины столбца

в диалоговом окне Ширина столбца
136 Книга 2. Создание рабочих tKadiuu.
Новое значение ширины столбца, заданное в диалоговом окне Ширина

столбца, можно применить к нескольким столбцам электронной таблицы.
Выделите нужные столбцы, перетащив по их заголовкам указатель мыши, либо
щелкните на заголовках, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. Лишь после этого
вызовите диалоговое окно Ширина столбца и укажите в нем новое значение.
Hactfifiouica ctflanqafii$inou uotftUMt

Для того чтобы в рабочей таблице установить стандартным другое значение ширины
столбца (отличное от 8,43), выберите команду ФорматОСтолбец1* Стандартная ширина
(Format^ColumnOStandard width). В диалоговом окне Ширина столбца (Standard width)
замените заданное по умолчанию значение 8,43 на новое и щелкните на кнопке ОК или
нажмите <Enter>.
Обратите внимание, что после определения новой стандартной ширины ширина
столбцов, измененная вручную или с помощью функции автоподбора, не изменится.
Чтобы временно удалить столбец из видимой части рабочего листа, используйте

команду Скрыть (Hide). При сокрытии столбца его ширина устанавливается равной О
(т.е. он становится настолько узким, что просто исчезает с экрана). Сокрытие столбцов
позволяет удалить с экрана несущественные или вспомогательные данные, а также кон-
фиденциальную информацию, которая не должна выводиться на печать для дальнейшего
распространения.
Вы можете скрыть столбец, если поместите в него указатель ячейки и выберете
команду Формат^СтолбецОСкрыть (Format^Column^Hide). Для сокрытия несколь-
ких столбцов выделите их, перетащив по заголовкам указатель мыши, либо щелкните на
заголовках, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. Лишь после этого вызовите команду
ФорматоСтолбец^Скрыть.
Определить наличие в рабочем листе скрытых столбцов несложно. Посмотрите на
строку заголовков столбцов: если в ней пропущены буквы, значит, имеются скрытые
столбцы. Например, если D и Е скрыты, в строке заголовка после С находится F.
Чтобы отобразить все скрытые столбцы рабочего листа, выберите команду
Формат^Столбец^Отобразить (Format=>Column'=>Unhide). Отображенные столбцы
Excel выделяет, поэтому перед дальнейшим редактированием необходимо снять выделе-
ние столбцов. Щелкните за пределами отображенных столбцов либо выделите диапазон
для дальнейшей работы.
Помните, что при сокрытии столбца скрываются все его ячейки (от 1-й стро-
ки до 65536-й), а не только те ячейки, которые видимы на экране. Таким об-
разом, если в одном столбце находятся данные, которые при печати необхо-
димо скрыть, и данные, которые требуется распечатать, скрывать такой стол-
бец не допускается. В данном случае просто перенесите часть данных в другой
столбец, отделив конфиденциальную информацию от распространяемой, и
затем скройте столбец (подробнее см. главу 5 книги 2).
Тмива 2. Фо[гма1(ифовшше[1аЗочихм*с1Ков J37
Уп/ю&ленме anftoicaMU
Настройка высоты строк рабочего листа аналогична настройке ширины столбца. Разница
заключается лишь в том, что Excel автоматически использует функцию автоподбора высоты
строк, поэтому команду ФорматоСтрока^Автоподбор высоты (Format^RowOAutofit)
применять никогда не приходится.
Однако существуют случаи, когда к настройке высоты строки вручную или с помощью
диалогового окна Высота строки (Row Height) (открывается командой ФорматОСтрока<>
Высота (Formats Row=> Height)), а также к сокрытию строк приходится обратиться.
• Настройка высоты строки с помощью мыши. Поместите указатель мыши на ниж-

нюю границу заголовка строки — указатель изменится на двунаправленную стрел-
ку. Перетащите указатель в нужном направлении, во время перетаскивания теку-
щая высота столбца (в символах и пикселях) отображается в экранной подсказке.
• Настройка высоты строки с помощью диалогового окна Высота строки. Выберите
команду Формат^Строка^Высота, введите новое значение в текстовом поле диа-
логового окна Высота строки и щелкните на кнопке ОК или нажмите <Enter>.
» Сокрытие строки. Расположите указатель ячейки в строке и выберите команду
ФорматОСтрокаОСкрыть (FormatoRowOHide). Для отображения скрытых строк
выберите команду Формат-^Строка^Отобразить (Format^Row*Unhide).
Можно одновременно скрывать нескольких строк, изменяя их высоту. Выдели-

те строки, перетащив по их заголовкам указатель мыши, либо щелкните на за-
головках, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. Лишь после этого откройте диа-
логовое окно Высота строки или вызовите команду Формат^СтрокаоСкрыть.
использование панелей ин&н/гцмешпов

Наиболее часто используемые функции форматирования вынесены на панели инст-
рументов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting). На панели инстру-
ментов Стандартная расположена кнопка Формат по образцу (Format Painter), а также
Отменить (Undo) и Вернуть (Redo) для отмены и возвращения последней операции.
Панель инструментов Форматирование, как следует из названия, содержит наиболее
часто используемые инструменты для настройки формата.
Ланель ин&н^и/мешпов Фо/гмшъи/мвание

На рис. 2.6 представлена панель инструментов Форматирование. Она содержит нема-
ло полезных кнопок. Как правило, этих инструментов достаточно для форматирования
рабочих листов в программе Excel.
Кнопки на панели инструментов Форматирование разделены на пять групп. В первой из
них находятся инструменты, управляющие шрифтом, его размером, а также начертанием.
» Шрифт (Font). Поле со списком, позволяющее выбрать шрифт. Введите название

шрифта или выберите его из раскрывающегося списка.
• Размер (Font Size). Поле со списком, которое позволяет задать размер шрифта.
Введите размер шрифта в пунктах или выберите его из раскрывающегося списка.
Книга 2. Создание fiaJoiux
Объединить и поместить в центре Границы
Курсив Увеличить отступ Цвет заливки •

Шрифт Полужирный Подчеркнутый Уменьшить отступ Цвет шрифта
Размер Уменьшить разрядное?

По левому краю Увеличить разрядность
По центру Формат с разделителями
По правому краю Процентный
Денежный
Рис. 2.6. Для настройки формата используйте инструменты панели Форматирование
» Полужирный (Bold). Кнопка, назначающая шрифту атрибут полужирного начер-

тания. При повторном щелчке полужирное начертание отключается.
« Курсив (Italic). Кнопка, назначающая шрифту атрибут начертания курсивом.
При повторном щелчке начертание курсивом отключается.
» Подчеркнутый (Underlined). Кнопка, назначающая шрифту атрибут подчеркива-
ния. При повторном щелчке подчеркивание отключается.
Вторая группа кнопок управляет выравниванием в ячейках.

» По левому краю (Align left). Выравнивает данные ячейки по левому краю.
» По центру (Center). Выравнивает данные ячейки по центру.
* По правому краю (Align right). Выравнивает данные ячейки по правому краю.
» Объединить и поместить в центре (Merge and Center). Объединяет все ячейки выде-
ленного диапазона в одну большую ячейку и помещает по центру данные, содер-
жащиеся в самой левой ячейке диапазона (подробнее см. раздел "Объединение
ячеек" далее в этой главе).
Третья группа кнопок позволяет применять к ячейкам наиболее часто используемые
числовые форматы.
* Денежный (Currency style). Ко всем числовым данным в выделенной области при-
меняет денежный формат с двумя знаками после десятичной точки, помещая по-
сле числового значения индикатор 'р'. и используя пробел в качестве разделителя
тысяч (например, 125 145,00р.).
» Процентный (Percent style). Ко всем числовым данным в выделенной области при-
меняет процентный формат, умножает данные на 100 и добавляет знак %.
» Формат с разделителями (Comma style). Ко всем числовым данным в выделенной
области применяет формат с разделителями с двумя знаками после десятичной
точки, используя пробел в качестве разделителя тысяч (например, 125 145,00).
* Увеличить разрядность (Increase decimal). Ко всем числовым данным в выделенной
области добавляет один знак после десятичной точки.
2. 139
* Уменьшить разрядность (Decrease decimal). Удаляет из всех числовых данных

в выделенной области один знак после десятичной точки.
Четвертая группа кнопок позволяет управлять отступом в ячейках.

» Уменьшить отступ (Decrease indent). Уменьшает отступ в ячейках выделенного диапа-
зона (используется только в случаях, когда в ячейках задан ненулевой отступ).
» Увеличить отступ (Increase indent). Увеличивает отступ в ячейках выделенного
диапазона (работает только в случаях, когда ширина ячеек позволяет поместить
данные с отступом).
Пятая группа кнопок панели инструментов Форматирование позволяет добавлять

и удалять рамки, изменять цвет заливки и шрифта выделенного диапазона.
« Границы (Borders). Открывает палитру, в которой можно выбрать тип рамки,
помещаемой вокруг выделенного диапазона ячеек. Содержит элемент Нарисовать
границы (Draw borders), по щелчку на котором отображается панель инструментов
Граница (Borders). С ее помощью вы сможете нарисовать границы вокруг диапа-
зонов ячеек на рабочем листе.
« Цвет заливки (Fill color). Открывает палитру, в которой выбирают цвет заливки
определенных ячеек.
* Цвет шрифта (Font color). Открывает палитру, в которой выбирают цвет шрифта
выделенного диапазона.
Обратите внимание: копии палитр Границы, Цвет заливки и Цвет текста можно по-
местить в рабочей области окна программы Excel, открепив от кнопок, с помощью
которых они открываются (рис. 2.7).
С J_D__ Е J F. 1 _6
тттттттт
• тптшттт
йвюш
Диэгранмз4 / Диагрэмма5 /Лисгб/Лист! Хлнст9/Детали / 'Шансон" /Итог |<
Рис. 2.7. Рабочий лист с плавающими палитрами Границы, Цвет запивки и Цвет
текста
Книга 2. Создание fiaJotux
Чтобы отсоединить палитру, щелкните на кнопке со стрелкой "вниз" справа от кноп-

ки Границы, Цвет заливки или Цвет шрифта на панели инструментов Форматирование.
Затем поместите указатель мыши на серую полосу в верхней части палитры и перетащите
ее по направлению к центру экрана.
Такие отсоединенные от панели инструментов палитры предоставляют постоянный
доступ к цветовым параметрам. По окончании работы закройте цветовое меню, щелкнув
на кнопке закрытия окна в правой части палитры.
лчеек
На первый взгляд, кнопка Объединить и поместить в центре, расположенная на па-
нели инструментов Форматирование, не является особо важной. Однако этот инстру-
мент оказывается полезным для центрирования текста в нескольких столбцах рабочего
листа (например, при создании заголовков таблицы над Названиями столбцов).
Использование инструмента Объединить и поместить в центре проиллюстрировано
на рис. 2.8. Итак, в первой строке необходимо поместить название таблицы "Продажи
за 2005 год". Для этого выполните следующие действия.
1. Активизируйте ячейку А1, содержащую строку "Продажи за 2005 год", затем выдели-
те диапазон А1:Е1.
По щелчку на кнопке Объединить и поместить в центре выделенный диапазон
будет объединен в одну ячейку, а содержимое первой ячейки диапазона отцентри-
ровано в новой, объединенной ячейке.
2. Щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре на панели инструментов
Форматирование.
Excel преобразует ячейки А1 :Е 1 в одну и отцентрирует в ней название таблицы.
Если больше нет необходимости в объединенной ячейке, вернитесь к исход-

ному состоянию. Активизируйте объединенную ячейку, щелкните на кнопке
По левому краю в панели инструментов Форматирование и выберите ко-
манду Формат^Ячейки (Format^Cells) (или нажмите <Ctrl+1>). В диалого-
вом окне Формат ячейки (Format Cells) перейдите на вкладку Выравнивание
(Alignment), снимите флажок Объединение ячеек (Merge cells) и щелкните
на кнопке ОК.
ПО
Кнопка Формат по образцу (Format painter), по-видимому, случайно попала на па-
нель инструментов Стандартная — она предназначена для копирования формата актив-
ной ячейки в другие части таблицы путем перетаскивания по ним указателя мыши. Этот
инструмент обеспечивает простой и удобный способ одновременного применения к
ячейкам назначения нескольких параметров форматирования (шрифта, его размера, на-
чертания и т.д.).
Чтобы использовать формат по образцу, выполните следующие действия.
1. Поместите курсор в ячейку, содержащую тот формат, который должен быть скопиро-
ван в другие ячейки рабочего листа.
Формат этой ячейки будет служить образцом, именно его перенесут в другие ячейки.
/У/
2. Щелкните на кнопке Формат по образцу в панели инструментов Стандартная.

К обычному указателю мыши в виде толстого белого крестика Excel добавит пик-
тограмму с кистью. Это означает, что программа готова копировать формат.
3. Перетащите указатель мыши по ячейкам, к которым необходимо применить выбран-
ный формат.
Отпустите кнопку мыши, и Excel переформатирует ячейки в соответствии с
выбранным форматом.
Обычно формат по образцу используется для переформатирования одного

блока ячеек. Как только вы отпустите кнопку мыши, указатель примет обыч-
ный вид (толстый белый крестик), и с его помощью можно будет лишь выби-
рать ячейки листа. Чтобы использовать формат по образцу несколько раз
подряд, дважды щелкните на кнопке Формат по образцу на панели инстру-
ментов Стандартная. Отформатируйте все необходимые блоки ячеек в рабо-
чем листе и отключите режим форматирования по образцу, щелкнув один раз
на кнопке Формат по образцу на панели инструментов Стандартная.
Числовые
При вводе в ячейку чисел или формул, возвращающих числа, Excel автоматически
применяет к ячейке числовой формат Общий (General). Этот формат отображает введен-
ные числовые значения практически в том же виде, в котором пользователь их ввел в ра-
бочий лист. Существуют лишь некоторые исключения.
« Программа отбрасывает нули в десятичной части числа, например, при вводе

4,500 в ячейке будет находиться значение 4,5.
« Программа отбрасывает незначащие нули, например, при вводе 04567 в ячейке
будет находиться значение 4567.
» Программа помещает нуль перед десятичной точкой в любой десятичной дроби,
например, при вводе ,123 в ячейке будет находиться значение 0,123.
* Если вводимое число содержит много знаков после запятой, программа отбрасы-
вает часть десятичных знаков, которые не умещаются в ячейке. Кроме того, очень
большие значения преобразуются в экспотенциальный формат. Например, при
вводе 7890123,45 в ячейке будет находиться значение 7890123, а при вводе
789012345,67 появится значение 7,89Е+08.
Помните, что числовой формат Общий всегда можно переопределить и задать число-
вой формат, который наилучшим образом подходит для вводимых данных. Например,
чтобы задать денежный формат с двумя знаками после десятичной точки, введите в ячей-
ку 2 500,00 р.
При вводе данных в ячейку можно сразу задать иной, отличный от общего, числовой
формат. Чтобы задать другой формат ячейке, содержащей формулу, необходимо выделить
ячейку и использовать соответствующую кнопку на панели инструментов Форматирование
либо вкладку Число (Number) диалогового окна Формат ячеек (Format cells).
Книга 2. Создание fiarfoHux
Содержимое ячейки и его отображение на экране

Назначенный ячейке числовой формат определяет только способ отображения ,
ных на экране. Например, если вычисленное по формуле значение состав
3,456789, а ячейке назначен числовой формат с двумя знаками после десятичной
точки, Excel отобразит значение 3,46. Если на эту ячейку ссылается формула, уд-
ваивающая значение ячейки, результатом вычисления будет 6,913578, а не 6,92.
Чтобы округлить содержащееся в ячейке значение, примените функцию ОКРУГЛ
'•(ROUND) (подробнее см. главу 5 Книги 3).
использование предопределенных, числовых фо/гма&ов

При назначении числового формата диапазону ячеек (в том числе и с помощью кно-
пок панели инструментов Форматирование) вы предписываете Excel применять к ячейке
определенные коды формата. На рис. 2.9 приведено диалоговое окно Формат ячеек с от-
крытой вкладкой Число. По умолчанию выбран формат Общий, в области Образец
(Sample) находится содержимое активной ячейки, а ниже располагается текст, поясняю-
щий, для чего используется этот формат.
Если в списке Числовые форматы (Category) выбрать другой формат (например,
числовой, денежный или процентный), в правой части диалогового окна появятся до-
полнительные списки и поля (рис. 2.10). Вы можете задать число десятичных знаков,
обозначение, способ отображения отрицательных значений и т.д.
При выборе формата Дата (Date), Время (Time), Дробный (Fraction) или
Дополнительный (Custom) в правой части диалогового окна появляется список Тип
(Туре), содержащий предопределенные типы данного формата, которые можно исполь-
зовать для вывода данных в ячейке таблицы. Excel всегда пытается распознать формат
вводимых данных. Например, если ввести в ячейку 3:00, а затем выбрать команду
Формат^Ячейки и перейти на вкладку Число, в списке Числовой формат будет выбран
элемент Все форматы, а в списке Тип — ч:мм.
OSljl.e^^ .Пмн^.1,.,. »* I Зашит» i... Число [ В«ц»ме»>|е 1.Щ»**пг _| Грэ-ыца j &ла i Защитз ) ;• ;
^ююеые фоонатьс: . Обрвэид JS,- { аислооье Форматы: -oepaseu
•ЙИИИШИГ4 ™ Общий i SOOp,
!числовой > '!'• Hjcweou^
!денежмы* Число десятимных энакое: - о ; *Ci
Финансовый ;.„.._.. „ж*!
i •>•««*»»< Общий фаиатиетояыуетслдлв
отображения кяк текстовых, тек и Дат» О^озкаменне:
г ••—
числовых значений произвольного типа. вреки
IP- . . 11
Цдробнын Отрицательные числа:
Дробный
i Текстовый Текстовый ззгнр. ' 1[:
] Дополнительный \ Допотительный -12Ир.
1 йайеий 43 ЙЕ^ЯШЙ Л -1 23^). __ ;_ ,. ___ > if I
1
1 (
' i
вюрнат 'Денежный" испоиьзуется АЛИ отображения денежных величин. Для 1
; выравнивания змачент пj десятичному рамежтелю используйте форнвт \
:
•1 "ФИИВНСОВЫЙГ.
! , , . 1
' . • . • ' . , • \ ОК | | Отмена ~] \ OK J [ Отиена ]'
Рис. 2.9. Вкладка Число диалогового окна Рис. 2.10. В списке Числовые форматы
Формат ячеек: выбран формат Общий выбран формат Денежный
JUcufa 2. Фо[1М.сиЯи[10(!сише fiadotujc лианов
2)опомш1нем>ные числовые
Названия большинства категорий в списке Числовые форматы дают полное пред-
ставление о типе формата. Однако стоит лишь перейти к категории Все форматы
(Custom), и ситуация изменяется — в списке Тип сначала располагается слово Общий,
а затем следуют непонятные наборы символов (рис. 2.11).
Формат ячеек
Число ! Выравнивание Шрифт j! Граница •'• Вид •'• Защита \

Числовые форматы;
Обшиб
•Числовой
•Денежный 1ип:
: финансовый
! joooooo
iflana „
Врем
Процентный
(Дробный "Вкл';"Вкл*;"Быкл*
• Экспоненциальный '** 000_);[|<расныВД»«-2] *** 000)
'Текстовый " "|_;.-[»-«9]"-**«,оо\;;;
•ельный
Маска формата позволяет управлять отображением значений 8 ячейках. Если

имеющиеся форматы не подходит, добавьте новый формат.
Рис. 2.11. Выберите элемент Все форматы

из списка Числовые форматы на вкладке Число
Чем дальше вы пролистываете список Тип, тем более длинными становятся коды, тем
больше в них встречается символов и разделителей. Оказывается, разобраться с ними
довольно легко.
Кроме того, они достаточно полезны, особенно если понять, что они означают и как
их применять для создания собственных форматов.
)
* Шаблоны числовых форматов Excel используют символы 0, ?, # и знаки препина-
ния (запятая, знак доллара и процента).
* Символ 0 применяется для обозначения десятичных разрядов (если такие имеют-
ся). Код 0 , 0 0 означает, что используется два знака после десятичной точки.
А шаблон, состоящий из одного символа 0 указывает на то, что данный формат не
имеет десятичных знаков (т.е. округляет значение до целого числа).
« Символ ? используется аналогично 0, но выравнивает значения по десятичному
разделителю. Например, если выбран формат 0 , ? ? , значения 10,5 и 24,71 будут
выровнены по десятичной точке, a Excel добавит пробел после цифры 5. Если при
работе с данными значениями использовать формат 0 , 0 0 , оба значения будут
выровнены в ячейках по правому краю.
» Символ # используется в комбинации с разделителем тысяч, миллионов и т.д.
« Символ $ добавляется перед шаблоном числового формата, если необходимо,
чтобы он предварял значение, использующее данный формат.
/УУ /£ниш 2. СозданиеfiaJo4MX 1па&ищ
* Символ % размещается в конце шаблона числового формата, если необходимо,

чтобы Excel преобразовал число в проценты, умножив на 100 и поместив после
числа знак %.
Можно задавать один формат для положительных, другой — для отрицательных,

третий — для нулевых значений, а четвертый — для текста, помещаемого в ячейку. В та-
ких сложных форматах сначала задается шаблон положительных значений, затем —
отрицательных, группы символов разделяются точкой с запятой. Если не задан числовой
формат нулевых значений, они автоматически используют формат положительных зна-
чений. Рассмотрим, например, следующий числовой формат.
# ##0_); (# ##0)
Как вы видите, задан формат положительных (до точки с запятой) и отрицательных

(после точки с запятой) числовых значений. Поскольку присутствует всего две группы
кода, для нулевых значений используется первый шаблон, а к тексту не применяется
специальное форматирование.
Если отрицательные значения выводятся на экран в скобках, шаблон положительных
значений обычно завершается пробелом, поскольку эти два символа имеют одинако-
вую ширину. Таким образом, поместив в конце шаблона положительных значений сим-
волы _), можно быть уверенным, что положительные и отрицательные числа в столбце
таблицы будут располагаться одно под другим.
Числовым форматам можно назначать разный цвет. Например, несложно создать
формат, отображающий данные зеленым цветом (цвет денег!). Для этого поместите в на-
чале формата код [Зеленый]. Часто для отображения отрицательных значений исполь-
зуют красный цвет, в таком случае перед вторым шаблоном расположите код
[Красный]. Можно использовать стандартные цвета: [Черный], [Синий], [Красный],
[Зеленый], [Белый], [Желтый] или [Цвет и], где я — соответствующее цвету число в
стандартной палитре цветов Excel. (Чтобы открыть стандартную палитру цветов Excel,
выберите команду Сервис^Параметры (Tools**Options) и перейдите на вкладку Цвет
(Color). В верхней строке палитры располагаются цвета с номерами от 1 до 8 (слева на-
право), во второй строке — от 9 до 16 и т.д.
В форматах даты используются аббревиатуры для месяца (м), дня (д) и года (г), разде-
ленные символами точки, дефиса или косой черты. Аббревиатура ммм означает трехбук-
венное сокращение названия месяца (мар, апр), а мммм указывает на использование пол-
ного названия месяца. Код д выводит день месяца, дд помещает перед ним незначащий
ноль (например, 04), ддд добавляет трехбуквенную аббревиатуру дня недели, а дддд —
полное название дня недели. Код гг помещает значение года из двух цифр (05 или 07),
а гггг — из четырех (2005 или 2007).
В форматах времени используются аббревиатуры для часа (ч), минуты (м) и секун-
ды (с). Код ч помещает час, чч — час с незначащим нулем (02 или 06). Код м означает
количество минут, мм — количество минут с незначащим нулем (02 или 06). Код с указы-
вает на количество секунд, ее — количество секунд с незначащим нулем (02 или 06).
Если добавлена аббревиатура АМ/РМ, время выводится в 12-часовом формате, если же
этого кода нет — в 24-часовом.
Надеемся, что большая часть кодов в поле Тип категории Все форматы на вкладке
Число диалогового окна Формат ячеек стала понятной.
. ôfiMcudufiogeuuie /uufoiux лиа&ов f 45
Создание
Ознакомившись с кодами, которые Excel использует для отображения данных в ячей-
ках таблицы, можно приступить к созданию собственных числовых форматов, для кото-
рых придется создать собственные коды.
Чтобы создать собственный числовой формат, выполните следующие действия.
1. Откройте рабочий лист и введите пример числа или текста, для которого требуется
создать собственный формат.
Если возможно, примените максимально близкий существующий числовой фор-
мат (например, при создании нового денежного формата используйте один из тех
имеющихся денежных форматов, который содержит нужный символ валюты
и необходимое количество знаков после запятой).
2. Используя диалоговое окно Формат ячеек, примените к ячейке максимально близ-
кий из существующих числовых форматов.
3. В списке Числовые форматы выберите Все форматы и отредактируйте код в
поле Тип. Убедитесь, что пример числа или текста в области Образец выглядит
именно так, как требуется.
Следует отметить, что п. 3 требует редактирования кодов, причем код следует изме-
нить так, чтобы получить желаемый формат.
Создание собственных числовых форматов не представляет особого труда, код не тре-
буется писать с нуля — можно использовать наиболее близкий из существующих форма-
тов. А область Образец позволяет легко убедиться в том, что новый формат соответству-
ет вашим требованиям. Предположим, вы решили использовать собственный формат для
отображения текущей даты, полученной с помощью встроенной функции ТДАТА (NOW)
(подробнее см. главу 3 книги 3). Необходимо, чтобы сначала было представлено название
месяца, затем — сегодняшнее число из двух цифр и лишь после этого — год из четырех
цифр (например, Февраль, 23, 2007).
Пользуясь мастером функций, поместите функцию в активную ячейку рабочего лис-
та, затем откройте диалоговое окно Формат ячейки, на вкладке Число выберите из спи-
ска Числовые форматы элемент Все форматы, а в списке Тип— код дд.мм.гггг
ч : мм. Выделите этот код в поле над списком и введите следующее:
мммм, дд, гггг

Код мммм поместит полное название месяца, код дд — число с незначащим нулем,
а гггг — значение года из четырех цифр. Не забудьте добавить запятые, которые должны
автоматически добавляться в таком формате.
Если для функции ТДАТА требуется более сложный формат (например, "Сегодня
среда, 1 1 июня 2003 года"), код придется еще немного отредактировать:
"Сегодня" дддд, дд мммм гггг "года"

Этот формат содержит три дополнительных элемента — " Сегодня " , дддд и " года " .
Код "Сегодня" и "года" сообщает программе Excel, что в ячейку необходимо внести
заключенный в кавычки текст, код дддд помещает полное название дня недели.
ft6 Книга 2. Cosqatiue fut&obux 1йа&мщ
Предположим теперь, что необходимо создать формат, который выделяет различные

числовые значения шрифтом разного цвета: положительные значения — синим, отрица-
тельные — красным, нулевые — зеленым, а текст — желтым. Предположим также, что в
качестве разделителя тысяч используется пробел, а отрицательные значения, помимо вы-
деления цветом, заключаются в скобки.
В новом рабочем листе введите в одну ячейку 1200, в другую —8000, в третью — 0, а в
четвертую— Привет!. Выделите все четыре ячейки (начиная с ячейки, содержащей 1200),
откройте диалоговое окно Формат ячейки, на вкладке Число выберите из списка Числовые
форматы элемент Все форматы, а в списке Тип— код # ##0_) ; [Красный] (# ##0) и
отредактируйте его следующим образом.
[Синий]# ,##0_);[Красный](# ##0);[Зеленый];[Желтый]
Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, а в рабочем листе значение
1200 будет выделено синим цветом, значение -8000 — красным и взято в скобки (8000),
О будет зеленого цвета, а текст Привет! — желтого.
Прежде, чем приступить к дальнейшему изучению приемов форматирования, озна-
комьтесь еще с одним пользовательским форматом, который время от времени оказыва-
ется очень полезным. Речь идет о формате, скрывающем содержащиеся в ячейке данные.
Этот формат можно использовать для того, чтобы временно скрывать содержимое ячеек,
например при печати или распространении рабочего листа.
Для создания пользовательского формата, скрывающего содержащиеся в ячейке
данные, используйте код, который имеет только разделитель:
Этот формат обязательно пригодится!

Чтобы скрыть ячейки, выделите их и выберите в диалоговом окне Формат ячеек
пользовательский формат, код которого состоит из трех точек с запятой. Чтобы отобра-
зить на экране содержимое ячеек, выделите нужный диапазон и используйте другой
числовой формат, например Общий. Когда содержимое ячейки появится на экране,
отформатируйте его по своему усмотрению.
Опции выравнивания в программе Excel доступны как с панели инструментов

Форматирование, так и на вкладке Выравнивание (Alignment) диалогового окна Формат
ячеек. Выравнивать данные в ячейке можно как по горизонтали, так и по вертикали, вы
также вправе изменять направление текста в ячейке. Excel автоматически выравнивает
числовые значения по правому краю, а текст— по левому краю (это выравнивание
По значению (General)); в вертикальном направлении все данные ячейки автоматически
выравниваются по нижнему краю.
По горизонтали Excel позволяет использовать следующие типы выравнивания.
« По значению (General). Используется по умолчанию. Числовые значения выравни-

ваются по правому, а текст — по левому краю.
« По левому краю (отступ) (Left (Indent)). Выравнивает данные в ячейке по левому
краю с отступом от левой границы ячейки, значение которого задано в поле со
списком Отступ (Indent).
2.
* По центру (Center). Центрирует значения в ячейке.

» По правому краю (отступ) (Right (Indent)). Выравнивает данные в ячейке по право-
му краю с отступом от правой границы ячейки, значение которого задано в поле со
списком Отступ (Indent).
» С заполнением (Fill). Заполняет всю видимую область ячейки введенными в нее
символами, повторяя их, если возникает необходимость. Excel автоматически уве-
личивает или уменьшает количество символов в ячейке в зависимости от ширины
столбца.
« По ширине (Justify). Расширяет текст за счет увеличения пробелов так, чтобы он
заполнил ячейку от левого края до правого. Если необходимо, Excel автоматически
производит перенос по словам и увеличивает высоту строки. Числовые данные
выравниваются по левому краю.
» По центру выделения (Center across selection). Центрирует текст над выделенными
пустыми ячейками в столбцах справа от ячейки с данными.
г
Если вы, работая с текстом, выберете один из типов выравнивания по горизонтали,

может оказаться полезной опция переноса по словам. Установите флажок Переносить
по словам (Wrap text), и Excel автоматически разобьет введенный в ячейку текст на не-
сколько строк (при выборе выравнивания По ширине этот флажок устанавливается
автоматически).
Кроме переноса текста по словам (вследствие чего увеличивается высота строк рабо-
чего листа), можно использовать опцию Автоподбор ширины (Shrink to fit). Установите
этот флажок, и Excel уменьшит размер текста так, что он полностью поместится в ячейке,
не требуя изменения ширины столбца.
Помимо горизонтального выравнивания, данные можно выравнивать и по вертикали.
Для этого задайте один из следующих способов выравнивания.
« По верхнему краю (Тор). Выравнивает содержимое ячейки по нижнему краю.

« По центру (Center). Центрирует содержимое ячейки по вертикали.
* По нижнему краю (Bottom). Установлен по умолчанию. Выравнивает содержимое
ячейки по нижнему краю.
» По высоте (Justify). Разбивает содержимое текста в ячейке на строки, которые раз-
мещает равномерно по вертикали за счет изменения интерлиньяжа.
» Распределенный (Distributed). Разбивает содержимое текста в ячейке на строки,
которые размещает между верхней и нижней границами ячейки.
И наконец, Excel позволяет изменять ориентацию текста в ячейке и его направление

(слева направо или справа налево).
использование вкмьуки /Зм/гавнивание

Опции горизонтального выравнивания (полевому краю, по правому краю, по центру,
по центру выделения) вынесены на панель инструментов Форматирование в виде кно-
пок По левому краю (Left align), По правому краю (Right align), По центру (Center),
Объединить и поместить в центре (Merge and center). Доступ к остальным опциям вы-
Создание fia&iux 1на&ищ
равнивания осуществляется из вкладки Выравнивание (Alignment) диалогового окна

Формат ячеек (Format cells) (рис. 2.12). Для быстрого вызова этого диалогового окна на-
жмите <Ctrl+1>, а затем щелкните мышью на вкладке Выравнивание.
Jleftenoc fneKCina в ячейках,

Чтобы программа Excel разбивала длинные текстовые данные в ячейках на несколько
строк, а не перекрывала текстом незаполненные ячейки справа, установите флажок
Переносить по словам в разделе Отображение (Text control) на вкладке Выравнивание
диалогового окна Формат ячеек. В результате разбиения содержимого ячейки на несколько
строк Excel автоматически увеличит высоту строки так, чтобы в ней отображался весь текст.
Перенос текста иллюстрируется на рис. 2.13 и 2.14. На рис. 2.13 две длинные строки
текста перекрывают пустые ячейки справа. На рис. 2.14 показан тот же рабочий лист, но
ячейки А1 и A3 отформатированы с использованием опции Переносить по словам.
При создании с помощью опции Переносить по словам ячеек, содержащих несколь-
ко строк, можно определить место переноса текста посредством разбиения текста на
абзацы. Для этого, находясь в режиме редактирования, поместите точку вставки в строке
формул там, где должна начинаться новая строка текста, и нажмите <Alt+Enter>.
Excel поместит невидимый символ окончания абзаца. Нажмите <Enter>, чтобы выйти из
режима редактирования. Текст в ячейке и в строке формул будет разбит на два абзаца.
Чтобы убрать символ окончания абзаца и объединить две текстовые строки в

одну, поместите точку вставки перед первым символом второй строки
и нажмите <Backspace>.
Вид ;! Защита <

Выравнивание
по горизонтали:
ino значению +
| по нижнему краю
OS Надпись-*
Отображение -•••
D переносить по споваи
О автоподбор ширимы О ;$|! градусов
П объединение ячеек
етекста
направление текста:
ino контексту
„4b-W
Рис. 2.12. Параметры вкладки Выравнивание

диалогового окна Формат ячеек
Улова 2. Фо[гмсини[1овсише
Бюджет отделения на 2005 год - предварительный расчет - 21 октября 2004 г
читьвались pi;
Рис. 2.13. Таблица, в ячейках которой расположены длинные строки текста
:.* ФОРВ0Т Сервис Дата* £«НО QpWKfl

.-.-i J ;.* & I Ji -ia :,:% -.УЛ.-0 • •'-
Обратите внимание: все данные В этом проекте предварительные, при их расчете учитывались
результаты работы в 2003 г.
Бюджет отделения на
2005 год -
предварительный расчет;
1 j - 21 октября 2004 г.
ЯОбратите внимание: все

ранные в этом проекте •;
предварительные, при их
Ярасчете учитывались
((результаты работы в
J2003 г,
м >!
* * / Д«агрзммз5 ХЛистб/Лист! / Лист9/ Детали / "Шзнсои" /Итог/
IГ
Рис. 2.14. Таблица после переноса текста по словам

/50 Книга 2. Создание [мйочмх
изменение направления ineiccina

Excel позволяет легко изменить ориентацию символов в ячейке рабочего листа.
Откройте вкладку Выравнивание диалогового окна Формат ячеек и в области Ориентация
(Orientation) выполните одно из следующих действий.
» Введите значение угла поворота в поле Градусов (Degrees) или воспользуйтесь

счетчиками. Для поворота против часовой стрелки введите положительное значе-
ние, а по часовой стрелке — отрицательное.
* Щелкните на красной точке в правой части области Ориентация и перетащите ее
так, чтобы слово Надпись (Text) располагалось под углом, который должен иметь
текст в ячейке.
» Щелкните на слове Текст (Text) в левой части области Ориентация, чтобы симво-
лы в ячейке расположились по вертикали (как на образце).
После изменения ориентации текста в ячейках Excel автоматически изменит высоту

строки так, чтобы поместить в ячейке повернутый текст. На рис. 2.15 приведена таблица
данных, заголовки столбцов которой повернуты на 45°. Обратите внимание: высота
строки 2 увеличилась.
Рис. 2.15. Текст в ячейках второй строки развернут на 45°

Улова 2. fiajowjc Mic&og /5/
и
Данные ячейки рабочего листа можно выводить на экран любым установленным в
системе шрифтом. Помимо выбора шрифта, вы вправе изменить и его размер, задать на-
чертание (полужирное, курсив, зачеркнутый и пр.), а также указать цвет шрифта.
Чтобы узнать, какой шрифт использован в активной ячейке, обратитесь

к полю со списком Шрифт (Font) на панели инструментов Форматирование.
Кнопки Полужирный, Курсив и Подчеркнутый указывают на то, применены
ли к тексту данные атрибуты.
с помацью панели
Шрифт, его размер, начертание и цвет можно изменить, пользуясь инструментами

панели Форматирование. К сожалению, с помощью этой панели инструментов нельзя
выбрать тип подчеркивания, эффекты зачеркивания, надстрочного и подстрочного те кета.
Чтобы изменить шрифт с помощью панели инструментов Форматирование, выпол-
* Выделите ячейку или диапазон (можно несмежный), к которому необходимо при-

менить новый шрифт или его атрибуты.
« Чтобы назначить выделенному диапазону новый шрифт, щелкните на кнопке со
стрелкой "вниз" справа от поля Шрифт, а затем — на названии шрифта в открыв-
шемся списке.
* Чтобы назначить выделенному диапазону новый размер шрифта, щелкните на
кнопке со стрелкой "вниз" справа от поля Размер (Font size), а затем — на размере
шрифта в открывшемся списке (или введите новый размер непосредственно в
поле Размер и нажмите <Enter>).
* Вы назначите выделенному диапазону новое начертание, если используете соот-
ветствующий инструмент на панели Форматирование: Полужирный, Курсив или
Подчеркнутый.
» Назначить выделенному диапазону новый цвет шрифта можно, если вы щелкнете
на кнопке со стрелкой "вниз" справа от кнопки Цвет шрифта (Font Color) и ука-
жете цвет в появившейся палитре.
Чтобы отменить изменение шрифта, его размера или цвета, используйте

кнопку Отменить (Undo) на панели инструментов Стандартная (или комби-
нацию клавиш <Ctrl+Z>). Для отмены используемого начертания (полужир-
ного, курсива или подчеркивания) щелкните еще раз на том же инструменте
на панели Форматирование.
152 Книга 2. Создание [гаЯочих riia&uui,
с помощью диалоговою окна

лчеек,
Шрифт, его размер, начертание и цвет можно изменить, пользуясь вкладкой Шрифт
(Font) диалогового окна Формат ячеек (<Ctrl+1>). На рис. 2.16 приведена вкладка
Шрифт диалогового окна Формат ячеек для пустой ячейки нового рабочего листа.
Шрифт используется заданный по умолчанию (Arial Cyr), начертание обычное, размер
10 пт, подчеркивания нет, цвет автоматический.
Цвет Авто (Automatic) в Excel всегда ссылается на шрифт Windows, заданный

в диалоговом окне Свойства: экрана (Display properties). Доступ к нему мож-
но получить, щелкнув правой кнопкой мыши на рабочем столе и выбрав из
контекстного меню команду Свойства (Properties). Если в указанном диало-
говом окне цвет шрифта изменен не был, цвет Авто является черным.
использование ftoMOic и scuutftcu

Excel позволяет добавлять рамки и заливку в ячейки рабочих листов. Рамку можно
использовать для выделения таблицы данных (особенно ячеек с важными данными),
а также для визуального отделения частей рабочего листа.
При добавлении границ и запивки вы значительно упростите работу, если удалите из
рабочего листа серые линии сетки. Откройте диалоговое окно Параметры (Options)
командой СервисОПараметры (ToolsÔptions), перейдите на вкладку Вид (View), сни-
мите флажок Сетка (Gridlines) и щелкните на кнопке ОК. В рабочем листе без линий сет-
ки значительно проще понять, где и какие границы должны находиться, и какие цвета
лучше использовать.
I Число | Выравнивание \ 1 Шрифт ! ' Гранта j Вид I! Защита j

_ .... Начертание: »^ £аэмер:
• [лгЫСуг .........
{ i "-[Г Academy
;'Т Academy Itak !курсив
„ Agency ЯВ |полу»сирныи
y«usK5*E2sft*L-Jl I полужирный куров
Подчеркивание: Uprn
| Нет v: Авто *
: Видоизменение
! О зачеркнутый
! [J надстрочный АаВЬВбЯя
; О подстроч/1ый
Шрифт не найден. Для печати будет иоюлькпа* наиболее подходящим

шрифт.
Рис. 2.16. На вкладке Шрифт можно задать

шрифт, его размер, начертание, цвет
153
Обратите внимание на то, что отсутствие линий сетки на экране не гаранти-

рует их отсутствия в печатной копии. Чтобы линии сетки не выводились на
печать, откройте диалоговое окно Параметры страницы (Page setup) коман-
дой ФайлОПараметры страницы (File^Page setup), перейдите на вкладку
Лист (Sheet) и снимите флажок Сетка (Gridlines).
JlfiUMenenue границ
Для добавления границ можно использовать как меню кнопки Границы (Borders) на
панели инструментов Форматирование, так и вкладку Граница (Border) диалогового
окна Формат ячеек. Сравните предлагаемые ими опции с помощью рис. 2.17.
Чтобы взять в рамку диапазон ячеек, выделите его и в диалоговом окне Формат ячеек
щелкните на одной из кнопок раздела Все (Presets) или Отдельные (Border). В поле со
словом Надпись (Text) приведен пример используемой границы.
В этом же диалоговом окне можно определить тип линии рамки, выбрав его из списка
Тип линии (Style) и ее цвет из раскрывающегося меню Цвет (Color).
Для обрамления диапазона используются также инструменты отсоединенного меню
кнопки Границы панели инструментов Форматирование. В данном случае выбор не-
сколько меньше, чем в диалоговом окне (например, нельзя провести пунктирную линию
по диагонали диапазона), а также из этого меню вы не сможете изменить цвет линии.
Рис. 2.17. Отсоединенное меню кнопки Границы панели инструментов Форматирование

и вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек
/5У Книга 2. Создание fiaSo4UX
Однако, пользуясь меню кнопки Границы, вы имеете возможность нарисовать необ-

ходимые границы прямо в рабочем листе. Щелкните на элементе Нарисовать границы
(Draw borders) в нижней части меню. Откроется панель инструментов Границы со сле-
дующими кнопками.
Ф Нарисовать границу (Draw border). Содержит два элемента: Граница рисунка

(Draw border) и Сетка по границе рисунка (Draw border grid). Щелкните на эле-
менте Граница рисунка, чтобы нарисовать внешнюю границу диапазона ячеек, до
этого перетащив указатель мыши. Щелкните на элементе Сетка по границе
рисунка, чтобы нарисовать рамку вокруг каждой ячейки диапазона, выделенного с
помощью указателя мыши с пиктограммой карандаша.
» Стереть границу (Erase border). Позволяет стереть нарисованную границу, для
этого перетащите указатель мыши с пиктограммой ластика.
» Тип линии (Line style). Открывает список, в котором можно выбрать новый тип линии.
» Цвет линии (Line color). Открывает меню, в котором можно выбрать новый цвет линии.
Чтобы убрать границы диапазона ячеек (независимо от того, каким методом

они были созданы), выделите диапазон и щелкните на элементе Нет границы
(No border) в меню кнопки Границы. Обратите внимание: если этот элемент
был выбран при последнем обращении к меню кнопки Границы, следует
всего лишь щелкнуть на этой кнопке, не открывая меню.
использование цзо[гов
Помимо границ (или вместе с ними), для выделения диапазона ячеек используется
заливка и узоры. Перейдите на вкладку Вид (Patterns) диалогового окна Формат ячеек
(рис. 2.18). Выберите цвет заливки в области Цвет (Color) и узор в раскрывающемся
меню Узор (Pattern).
Рис. 2.18. Выбор узора и цвета заливки на вкладке

Вид диалогового окна Формат ячеек
[гаЗочих. мапов /55
Цвет заливки диапазона ячеек можно задать, выбрав его из палитры, которая откры-
вается по щелчку на кнопке со стрелкой "вниз" справа от кнопки Цвет заливки
(Fill color) на панели инструментов Форматирование.
Чтобы убрать заливку диапазона ячеек (независимо от того, каким методом

она была выбрана), выделите диапазон и щелкните на элементе Нет заливки
(No Fill) в меню кнопки Цвет заливки.
Функция Автоформат (Autoformat) довольно удобна для форматирования стандарт-

ных таблиц данных (например таких, как на рис. 2.19). Поместите указатель ячейки в
таблицу, выберите команду ФорматОАвтоформат (FormatÂutoformat), в диалоговом
окне Автоформат выберите формат, наиболее подходящий данным, и щелкните на
кнопке ОК. Готово! Excel отформатирует всю таблицу данных по заданному, образцу,
применив его числовые форматы, шрифт, размер, начертание, цвет, а также цвет заливки
и границы. Кроме того, программа автоматически изменит ширину столбцов и высоту
строк так, чтобы уместить отформатированные данные.
Сервис : Данчче Q«6 Qpaora печать 5агоговм>в

:
\ - ../ ! •• •!«*„. Z - 4J *1 I Я* И 100% . ,fe I
^Деталь 1№
янв фее ызр Всего я*в фее нар всего
4~]Двталь 10 ВОСТОК 7 5 19 Восток 7 7 S 1S
5|Деталь 10: Эти £ « 7 1Г За лед 6 « 7 17
Юс в 7 9 24 Юг 9 7 9 2 4
аль 10 Всего 21 13 21 во Всего 21 1в 21 60
[Параметры..
Простой Классический 1
I
1;
Тп
12J'
13]
Классический 2 Классический 3
14]'
151
161 i Восток 7с. 7р. Sp. 1Sp. | 7р. 5р-
Ш
18 |
[Запад
|Юг
в
8
<
7
7 17
2«
i
j
Ч 7
9
17
24
18р.
19!
20! Финансовый 1
21!
и '^ йиагрзммТГ
Рис. 2.19. Выбор формата в диалоговом окне Автоформат

f56 /бшга 2. Создание/прочих/Ка&шц
В диалоговом окне Автоформат содержится 16 разных форматов (классические,

финансовые, цветные, объемные). Их можно применить к таблицам, в которых в первой
строке содержатся названия столбцов, в первом столбце — названия строк, а остальное
место занимают числовые данные.
Семнадцатый формат имеет красноречивое название Нет (None). Выберите его, если
решили снять все форматирование, примененное ранее к таблице помощью команды
Автоформат.
Если таблица содержит название, которое следует отформатировать (см. например,
рис. 2.2), поместите его в первой строке рабочего листа (не пропускайте строки!) в том же
столбце, что и названия строк (на рис. 2.19 это ячейка А1).
Все предопределенные форматы автоматически форматируют и название таб-

лицы (а некоторые, кроме того, автоматически центрируют его по всем столб-
цам таблицы, используя инструмент Объединить и поместить в центре).
Это происходит даже в том случае, если в диалоговом окне Автоформат эскиз
формата не содержит названия таблицы. Если название таблицы отделено от
данных пустой строкой, Excel выдаст окно предупреждения с сообщением о
том, что программа не может выделить диапазон ячеек для форматирования.
Закройте окно предупреждения, выделите диапазон ячеек, который следует от-
форматировать, а затем вызовите диалоговое окно Автоформат.
Можно создавать собственные форматы, а можно изменить уже существующие, при-

веденные в диалоговом окне Автоформат. Откройте диалоговое окно Автоформат и
щелкните на кнопке Параметры (Options). Диалоговое окно Автоформат расширится, и
в его нижней части появится раздел Изменить (Formats to apply) с группой флажков
(рис. 2.19). Измените выбранный формат таблицы, сняв флажки Формат чисел
(Number), Рамки (Border), Шрифт (Font), Выравнивание (Alignment) и т.д. Если флажок
снят, соответствующая опция форматирования к выбранному диапазону не применяется.
Условное фо[гм,ай1и{гован.ие
Функция условного форматирования в Excel позволяет применять формат к ячейке
только в том случае, если содержащиеся в ней данные удовлетворяют определенным
условиям. Наиболее часто условное форматирование используется при составлении про-
ектов бюджета. Например, можно сделать так, чтобы значение годового дохода, меньшее
1000000р., выделялось красным полужирным шрифтом в желтой рамке и, таким обра-
зом, сразу бросалось в глаза, заставляя создателей проекта рассмотреть другие сценарии
получения прибыли.
Чтобы применить к диапазону ячеек условное форматирование, выполните следую-
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, к которым следует применить условное форма-
тирование.
2. Выберите команду Формаг=>Условное форматирование (Formato Conditional
formatting).
Откроется диалоговое окно Условное форматирование (Conditional formatting),
содержащее область Условие 1 (Condition 1), в которой можно задать первое уело-
Тиава 2. tyofiMcufcufiogaHue fta.JoH.iiX маков
вие и соответствующий ему формат. Здесь же находится область, в которой пред-

ставлен образец форматирования при выполнении условия.
3. Применяя раскрывающиеся списки области Условие 1 (рис. 2.20), задайте условие,
по которому будет использоваться формат.
В первом раскрывающемся списке содержится опция Значение (Cell value is),
которая определяет содержащееся в ячейке значение, независимо от того, введено
оно непосредственно в ячейку (константа) или вычислено по формуле
(выражение). Чтобы применять условный формат только тогда, когда содержащее-
ся в ячейке условное выражение истинно (см. главу 2 книги 3), выберите из этого
списка элемент Формула (Formula is). Если из первого раскрывающегося списка
выбрать элемент Формула, поля, с помощью которых задается критерий,* исчеза-
ют; остается лишь поле, которое помогает либо ввести логическое выражение, ли-
бо выбрать ячейку рабочего листа.
Из второго раскрывающегося списка выберите оператор для проверки условия.
По умолчанию здесь содержится оператор Между (Between), который позволяет
задать нижнюю и верхнюю допустимую границу данных в двух следующих полях
со списками.
Выберите необходимый оператор из раскрывающегося списка (больше, меньше,
больше или равно, меньше или равно, не равно и т.д.), затем определите значения,
с которыми происходит сравнение данных, содержащихся в форматируемой ячейке.
4. Щелкните на кнопке Формат (Format) и, используя вкладки Шрифт, Граница
и Вид диалогового окна Формат ячеек, задайте формат, который будет применен
к ячейке в случае, если ее данные удовлетворяют условию 1.
Диалоговое окно Формат ячеек, которое открывается по щелчку на кнопке
Формат; содержит только три вкладки (Шрифт, Граница и Вид, идентичные ана-
логичным вкладкам полного диалогового окна Формат ячеек), их опции можно
использовать для определения условного формата.
Условное форматирование
:
Условие! ••-'••
'• [значение
1 Отображение ячейки при

\ выполнении ус/чиня ;
.-Условие 2" .....
Отображение ячейки при

выполнении условия:
Aai8ЬБ6Яя
Уеловиед•• ;.:-__.„;
; значение :*Щ |6ол1>ше
Отображение ячейки лри

выполнении условия:
Рис. 2.20. Определение параметров условного форматирова-

ния в диалоговом окне Условное форматирование
f58 Книга 2. Создание/гаЯочих 1%а&лиц
5. Чтобы задать формат для данных, удовлетворяющих другому условию, щелкните на

кнопке А также (Add). В диалоговом окне Условное форматирование появится
область Условие 2, в котором следует задать второе условие и используемое для
него форматирование.
Можно задать три условных формата для ячейки. Например, если данные ячейки
равны заданному значению — один формат, больше него — другой формат и
меньше него — третий формат. Для этого при определении условия 1 используйте
оператор Равно, при определении условия 2 — оператор Больше и при определе-
нии условия 2 — оператор Меньше.
6. Чтобы задать формат для данных, удовлетворяющих третьему условию (это макси-
мальное количество условий), щелкните на кнопке А также (Add). В диалоговом окне
Условное форматирование появится область Условие 3, в которой задайте вто-
рое условие и используемое для него форматирование.
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Условное форматирование.
Когда вы закроете диалоговое окно Условное форматирование Excel применит

выбранный формат к ячейкам, удовлетворяющим заданным условиям.
Чтобы скопировать условное форматирование в другую ячейку или диапазон, исполь-
зуйте инструмент Формат по образцу панели Стандартная. Чтобы применить другой
формат с теми же условиями, откройте диалоговое окно Условное форматирование и
измените формат для условий 1, 2 и 3. Вы снимете элементы условного форматирования,
если щелкнете на кнопке Формат, затем перейдете на соответствующую вкладку диало-
гового окна Формат ячеек и щелкнете на кнопке Очистить (Clear).
Чтобы снять условное форматирование, назначенное в диалоговом окне Условное
форматирование, откройте это окно, щелкните на кнопке Удалить (Delete), после чего в
диалоговом окне Удаление условия форматирования (Delete conditions for) снимите
флажок возле удаляемого условия.
Чтобы снять условное форматирование диапазона ячеек, выберите команду
ПравкаФОчиститьОФорматы (Edit^Clear1^Formats) в строке меню Excel.
Найти все ячейки рабочего листа, к которым применено условное формати-
рование можно, открыв диалоговое окно Переход (Go To) (нажмите <F5>
или <Ctrl+G>). После этого щелкните на кнопке Выделить (Special) и в диа-
логовом окне Выделение группы ячеек (Go to special) установите переклю-
чатель Условные форматы (Conditional formats). Оставьте переключатель
Всех (All) в нижней части диалогового окна и щелкните на кнопке ОК, чтобы
найти все ячейки, к которым применено условное форматирование. Для по-
иска ячеек, которые используют тот же условный формат, что и активная
ячейка, установите в нижней части диалогового окна переключатель Этих же
(Same) и щелкните на кнопке ОК.
использование апилей
Альтернативой применения к диапазону ячеек разных типов форматирования являет-
ся использование стилей — набора атрибутов, который применяется к диапазону ячеек за
одну операцию. Стиль может включать до шести характеристик, задающих формат и
применяющихся к ячейке.
2. 159
» Числовой формат, используемый в ячейках с числовыми данными.

* Параметры горизонтального и вертикального выравнивания и (или) ориентация
текста.
» Шрифт, его размер, начертание, цвет.
* Тип границы.
» Цвет и узор заливки.
» Защита ячейки: ячейка может быть защищена и не защищена, а содержимое
защищенной ячейки — скрыто или отображено в строке формул (подробнее о за-
щите рабочих листов см. главу 3 книги 4).
При создании стилей в рабочем листе используют разные допустимые параметры

указанных выше характеристик формата. Форматирование рабочих листов с помощью
стилей имеет целый ряд преимуществ.
« Стили позволяют применять к выделенному диапазону ячеек набор параметров
форматирования за одну операцию.
« Использование стилей во всех ячейках рабочего листа гарантирует целостность его
оформления.
* Вносимые в стиль изменения немедленно применяются ко всем ячейкам, его ис-
пользующим.
» Постоянно применяемые стили можно не создавать заново при построении новых
листов — их следует скопировать из уже существующих рабочих таблиц.
использование nJteqonfteqeAeHHMX анилей

Новая рабочая книга Excel содержит шесть предопределенных стилей.
* Обычный (Normal). Стиль, используемый по умолчанию во всех ячейках рабочего
листа. Этот стиль (рис. 2.21) включает числовой формат Основной, шрифт Arial Cyr
размером 10 пт, горизонтальное выравнивание Обычное, вертикальное выравнива-
ние По нижнему краю, без рамок, без затенения, с защитой Заблокировано (не по-
зволяет вносить изменения в ячейку, когда рабочий лист защищен).
изменить...
по горизонтали обычное, по вертикали
по нижнему краю
ЕЗаамка без ранок
бе» затенения [ Объединить...
заблокировано
Рис. 2.21. Выберите стиль ячейки в диалоговом окне Стиль

/60 Книга 2. Создание (мЗочих ййа&ищ
Денежный (Comma). Устанавливает числовой формат с разделителем (как инстру-

мент Формат с разделителем на панели Форматирование).
Денежный (0) (Comma (0)). Устанавливает числовой формат с разделителем
без знаков после десятичной точки.
Финансовый (Currency). Устанавливает денежный числовой формат (как инстру-
мент Денежный формат на панели Форматирование).
Финансовый (0) (Currency (0)). Устанавливает денежный числовой формат без зна-
ков после десятичной точки.
Процентный (Percent). Устанавливает процентный числовой формат (как инстру-
мент Процентный формат на панели Форматирование).
Помните, что можно изменять форматирование любого из вышеперечисленных

стилей. Откройте диалоговое окно Стиль (Style) и, воспользовавшись командой
ФорматОСтиль (Formats Style), щелкните на названии стиля в списке Имя стиля
(Style name), затем — на кнопке Изменить (Modify). В результате вы сможете из-
менить параметры стиля на вкладках Число, Выравнивание, Шрифт, Граница,
Вид и Защита в появившемся диалоговом окне Формат ячеек.
Создание новою с&ьил по

Простейший способ создания нового стиля — по образцу. Этот способ не требует
больших усилий — достаточно найти в рабочем листе ячейку, имеющую все необходимые
параметры форматирования (они назначены по отдельности методами, описанными в
предыдущих разделах), а затем выполнить следующие действия.
1. Активизируйте ячейку, имеющую все необходимые параметры форматирования, ко-

торыми должен обладать создаваемый стиль.
2. Выберите команду Формат=>Стиль.
Откроется диалоговое окно Стиль, в списке Имя стиля которого выбран стиль
Обычный, а атрибуты этого стиля перечислены в области Стиль включает (рис. 2.21).
3. В текстовое поле Имя стиля введите имя нового стиля (заменив им название Обычный).
Атрибуты области Стиль включает будут изменены в соответствии с атрибутами
выбранной ячейки.
4. Щелкните на кнопке Добавить (Add) диалогового окна Стиль, чтобы добавить
новый стиль в список Имя стиля, а затем — на кнопке ОК, чтобы закрыть окно.
Определяя стиль по примеру, выделите только одну ячейку, содержащую все

атрибуты стиля. Таким образом вы сможете избежать проблем, связанных с
выбором ячеек, возможно, использующих разный формат. Если выделить на
рабочем листе ячейки, имеющие разный формат, и выполнить указанную
выше процедуру, новый стиль будет содержать только параметры форматиро-
вания, общие для всех ячеек выделенного диапазона.
Тмгва 2. tyofuuufiufioeaHue ftadoiux мюОов
Создание аньил с
Вы можете создать стиль с нуля, самостоятельно задав все его характеристики в диа-
логовом окне Стиль.
1. Активизируйте ячейку, которая никогда ранее не форматировалась, и выберите

команду Формат=>Стиль.
Откроется диалоговое окно Стиль, в списке Имя стиля которого выбран стиль
Обычный, а атрибуты этого стиля перечислены в области Стиль включает (рис. 2.2 1).
2. В текстовое поле Имя стиля введите имя нового стиля (заменив им название
Обычный).
Теперь необходимо назначить параметры форматирования нового стиля.
3. Щелкните на кнопке Изменить в диалоговом окне Стиль.
Откроется диалоговое окно Формат ячеек с вкладками Число, Выравнивание,
Шрифт, Граница, Вид и Защита. Выберите атрибуты форматирования нового
стиля в этом диалоговом окне.
4. Назначив требуемые параметры, щелкните на кнопке ОК диалогового окна Формат
ячеек, чтобы вернуться в диалоговое окно Стиль.
Осталось только добавить новый стиль в список стилей и закрыть диалоговое
окно Стиль.
5. Щелкните на кнопке Добавить (Add) диалогового окна Стиль, чтобы добавить но-
вый стиль в список Имя стиля, а затем — на кнопке ОК, чтобы закрыть окно.
Excel применит новые атрибуты форматирования к активной ячейке.
Л/шменение анилл к диапазону ячеек

Чтобы использовать стиль на рабочем листе, выделите диапазон ячеек, к которому его
необходимо применить, откройте диалоговое окно Стиль (командой Формат^Стиль),
щелкните на названии стиля в списке Имя стиля, а затем — на кнопке ОК.
Иногда после применения стиля к диапазону ячеек некоторые атрибуты форматирования
стиля требуется изменить. Например, если вы применили стиль к диапазону ячеек, содержа-
щих названия столбцов таблицы, то может понадобиться выделить название итогового столб-
ца, скажем, полужирным шрифтом. Выделите эту ячейку и примените необходимые атрибуты
форматирования одним из тех способов, который был описан ранее в этой главе.
Если впоследствии изменить стиль, Excel применит к диапазону все его новые атрибуты
(в том числе и в ячейке, в которой некоторые параметры форматирования были добавлены
вручную), а затем добавит атрибуты, назначенные ячейке вручную. Например, если переопре-
деленному стилю предыдущего примера назначить начертание курсив, все названия столбцов
будут выделены курсивом, а название итогового столбца — полужирным курсивом.
Если вы создали стиль, который регулярно используете, не поленитесь запи-
сать макрос для выбора этого стиля и назначьте макросу кнопку на панели
инструментов. Теперь для назначения данного стиля диапазону, ячеек не по-
требуется обращаться к диалоговому окну Стиль — достаточно будет одного
щелчка мышью (о создании пользовательских кнопок см. главу 3 книги 1, а о
записи макросов — главу 1 книги 9).
,
J62 Книга 2.
Jleftenoc critiueu в qfu/itfio fiaJoHqto книгу

Все созданные стили сохраняются вместе с данными и форматами рабочего листа при
сохранении файла рабочей книги. Но в новом рабочем листе по умолчанию доступно
только шесть описанных выше стилей. Если стиль, созданный в одной рабочей книге,
потребуется использовать в другой книге, перенесите его следующим образом.
1. Откройте файл рабочей книги, в которой созданы необходимые стили.

Обе книги (и книга, содержащая стили, и книга, в которую они будут скопирова-
ны) должны быть открыты.
2. В панели задач Windows щелкните на кнопке книги, в которую будут скопированы
стили.
Книга станет активной.
3. Выберите команду ФорматОСтиль в строке меню Excel.
Откроется диалоговое окно Стиль.
4. Щелкните на кнопке Объединить (Merge).
Откроется диалоговое окно Объединение стилей (Merge-styles), в котором пере-
числены имена файлов рабочих книг, открытых в Excel.
5. Щелкните на имени рабочей книги, содержащей требуемый стиль, а затем — на кноп-
ке ОК.
Диалоговое окно Объединение стилей будет закрыто. Если выбранный файл ра-
бочей книги содержит стили, названия которых совпадают с названиями активной
книги (кроме шести предопределенных стилей), Excel выведет на экран окно с
предупреждением.
3. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы заменить все стили активной рабочей книги сти-
лями выбранной рабочей книги с теми же названиями. Щелкните на кнопке Нет (No),
чтобы скопировать из другой книги только стили, названия которых отсутствуют в
активной книге.
4. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Стиль.
После слияния книгу, из которой копировались стили, можно закрыть. Все скопиро-
ванные стили находятся в списке Имена стилей диалогового окна Стиль, откуда их
можно выбрать.
Если вы часто используете собственные числовые форматы, создайте для ка-

ждого из них отдельный стиль. Таким образом, в дальнейшем станет не толь-
ко проще применять эти форматы к ячейкам рабочих листов (не прибегая к
вкладке Число диалогового окна Формат ячеек), но и появится возможность,
объединив стили, использовать их в других рабочих книгах.
JUa6a 3 .
J3 э&ой гмиве...
S Открытие рабочих книг для редактирования
S Основные способы форматирования ячеек
S Масштабирование
•S Закрепление строк и столбцов на экране
•S Удаление и вставка данных
S Копирование и перемещение данных
•" Поиск и замена
•S Справочные материалы
•S Проверка правописания
t
•S Проверка введенных значений с помощью преобразования текста в речь
[ оздание рабочих листов обычно распределено во времени. В некоторые листы

V^ приходится постоянно вносить изменения, в том числе и радикальные. Независи-
мо от важности и частоты работы с данными книги, рано или поздно рабочие таблицы,
созданные в Excel, придется редактировать.
В этой главе рассказывается о том, как вносить простые правки, изменяя содержимое
ячейки, и выполнять глобальные изменения таблиц. Вы узнаете, как работать с инстру-
ментами Отменить (Undo) и Восстановить (Redo), изменять масштаб, перемещать
и копировать данные, удалять и добавлять ячейки и строки, выполнять поиск и замену
данных, а также использовать средства проверки правописания.
Прежде, чем приступить к изучению методов редактирования таблиц, необходимо
знать, как их открыть. Именно этому вопросу посвящен первый раздел данной главы.
OtHtcfiMtHue fiajobeu книги

Простейший способ открыть рабочую книгу такой: найдите папку, в которой она рас-
положена и дважды щелкните на пиктограмме файла рабочей книги. Если в этот момент
программа Excel не загружена, Windows автоматически запустит Excel и откроет выбран-
ный файл. Помните, что для поиска файла можно использовать ярлыки Мой компьютер
(My computer) и Мои документы (My documents) на рабочем столе (по умолчанию Excel
сохраняет файлы рабочих книг в папке Мои документы).
Если требуется открыть файл рабочей книги, когда программа уже запущена, исполь-
зуйте команду Файл^Создать (FileONew) или Файл^Юткрыть (FileOOpen). Если вы не
помните, где именно хранится необходимая книга (это случается чаще, чем кажется на
первый взгляд), выполните команду Файл^Найти (File^Search) и выберите для поиска
файла область задач (Search).
Книга. 2. Создание fiatfoiux.
OriiK.ftbifH.ue книги с помощью ofaacinu задач

Excel автоматически отслеживает четыре последние рабочие книги, над которыми
шла работа. Если необходимая рабочая книга входит в эту великолепную четверку, ссыл-
ка на нее находится в разделе Открыть (Open) области задач Приступая к работе (Getting
started). Помните, что эта область задач открывается автоматически при запуске Excel;
если вы не видите ее на экране, воспользуйтесь командой Вид^Область задач
(ViewOTask pane) или нажмите <Ctrl+F1 >.
Вы сможете открыть рабочую книгу, находящуюся в указанном выше списке, щелк-
нув на ее имени в нижней части меню Файл (File) или на ссылке с ее именем в области
задач Приступая к работе. Если требуемая книга в этом списке отсутствует, но она хра-
нится в папке Мои документы, щелкните на ссылке Дополнительно (More) в разделе
Открыть области задач Приступая к работе.
На экране появится диалоговое окно Открытие документа (рис. 3.1), как и при
использовании команды Файл^Открыть. Найдите в этом окне требуемую книгу и дваж-
ды щелкните на ее пиктограмме либо выделите ее пиктофамму щелчком мыши и щелк-
ните на кнопке Открыть (Open).
OtHtcfibiiHue книги с помощью диалогового окна

Если область задач Приступая к работе на экране отсутствует, и известно, что тре-
буемый для работы файл давно не открывался, отобразите диалоговое окно Открытие
документа с помощью команды меню Файл^Открыть (FileÔpen) либо комбинаций
клавиш <Ctrl+O> или <Ctrl+F12>.
Если файл искомой рабочей книги расположен не в папке Мои документы, выберите
соответствующую папку из раскрывающегося списка Папка (Look in) либо используйте
кнопки папок Журнал (History), Мои документы, Рабочий стол (Desktop), Избранное
(Favorities), Мое сетевое окружение (My network places) в левой части диалогового окна
Открытие документа.
Открытие документа
Папка: ] £} ExceJ-2003-fUl-ref
:«k jfellHP
Цьмг i |£3после правки
Мои последние i !^рисунки
документы Цфетдаяяа,,
Ц^У п8|припер1-1.х)5
Рабочийсгол 1 |\д,*]пример-2.х|5
Мои
документы
. Мой -
компьютер
| Открыть
;
'Тил файлов: Есе
еайль: Mkrosaft Office Excel (*.xr; ".xb; ".xte ".htm v i
Puc. 3.1. Выберите файл необходимой рабочей книги в диалоговом окне

Открытие документа
7лава 3. PeqaiafiuftoeaHue fiaJ&tux маков /65
Чтобы работать с копией файла, а не оригиналом, щелкните на кнопке со

стрелкой "вниз" справа от кнопки Открыть и выберите из меню команду
Открыть как копию (Open as copy). Excel откроет копию файла, поместив
Копия (1) (Сору (1) of) в строке заголовка перед именем файла. Чтобы переиме-
новать открытый таким образом файл, используйте команду Файл^Сохранить
как (FileOSave As) и укажите новое имя файла в поле Имя файла (File name).
Вы сможете открыть за один прием несколько файлов рабочих книг, хранящихся в

одной папке, если выделите их щелчком мыши на пиктограммах, удерживая нажатой
клавишу <Ctrl>, а затем щелкнете на кнопке Открыть. Excel откроет все выбранные рабо-
чие книги (подробнее о работе с несколькими книгами см. главу 4 книги 2).
изменение nfieqcriia&ietuiA файлов

В окне Открытие документа выполняется автоматическая фильтрация файлов актив-
ной папки, поэтому на экране появляются только файлы рабочих книг. Таким образом,
может случиться, что папка, содержащая файлы в диалоговом окне Открытие документа,
окажется пустой (на самом деле в ней просто нет файлов рабочих книг или шаблонов рабо-
чих книг). Чтобы просмотреть все файлы, хранящиеся в папке, не обязательно созданные в
Excel, из списка Тип файлов (File of type) выберите команду Все файлы (*.*) (All files).
В большинстве случаев просматривать в диалоговом окне Открытие документа толь-
ко те файлы, которые созданы Excel, достаточно удобно (иногда может потребоваться
обратиться к файлам Web-страниц, содержащим данные рабочих таблиц — подробнее
см. главу 1 книги 8). При просмотре файлов вы вправе изменить информацию о них, что-
бы упростить поиск необходимого файла.
Обычно в диалоговом окне Excel содержатся только пиктограммы и имена файлов.
Чтобы отобразить более подробную информацию (размер файла, тип, дату последнего
изменения) щелкните на кнопке Представления (View) диалогового окна Открытие
документа и выберите из меню элемент Таблица (Details).
На рис. 3.2 приведен пример диалогового окна Открытие документа в представлении
Таблица. Информация расположена в четырех столбцах: Имя (Name), Размер (Size),
Тип (Туре), Изменен (Date modified). По умолчанию список файлов отсортирован по
алфавиту в порядке возрастания.
Порядок сортировки файлов можно изменить, щелкнув на кнопке Имя. Рядом с назва-
нием на кнопке располагается треугольник— это индикатор порядка сортировки. Если
треугольник направлен вверх, файлы отсортированы по возрастанию, если вниз — по убы-
ванию. Щелчок на кнопке Имя изменяет порядок сортировки на противоположный.
Аналогично можно выполнить сортировку файлов по размеру, щелкнув на кнопке Размер.
Если в диалоговом окне Свойства папки (Folder Options) снят флажок Всегда
отображать расширение (Hide extentions for known file types), в режиме таб-
лицы расширение файла (.xls для рабочей книги и .xlt для шаблона) не
отображается. Определить принадлежность файлов программе Excel в этом
случае можно только по пиктограмме — на ней находится схема таблицы и
буквы XL. Пиктограмма шаблона рабочей книги несколько отличается: на
ней символы XL размещаются на стопке таблиц. Поскольку эти пиктограммы
похожи (особенно при работе на небольших мониторах), может понадобиться
вывести на экран расширения. Для этого откройте окно Мой компьютер или
Мои документы, выберите в нем команду Сервис^Свойства папки
166 Книга 2. Создание [мЗочих. &а&ищ
(Tools^ Folder options) и на вкладке Вид (View) диалогового окна Свойства

папки установите флажок Всегда отображать расширение, после чего
щелкните на кнопке ОК.
Чтобы получить более подробную информацию о файле в диалоговом окне

Открытие документа, используйте представление Свойства (Properties). Если
выбрать команду Представление<=>Свойства (ViewOProperties) в диалоговом
окне Открытие документа, это окно будет разделено на две части. В левой
части окна будет представлен список файлов, а в правой — свойства
(информация об авторе, дате создания и сохранения, размере и т.д.) выбран-
ного из списка файла. При выборе команды Представление^Просмотр
(ViewOProperties) в диалоговом окне Открытие документа, в левой части
окна располагается список файлов, а в правой — несколько первых строк и
столбцов первого рабочего листа документа, выбранного из списка.
Обратите внимание, что не все файлы, созданные в Excel, можно просмотреть в таком
режиме (чаще всего это касается файлов, созданных в более ранних версиях Excel).
Однако профамма Excel 2003 создаст рисунок для предварительного просмотра, если в
диалоговом окне Свойства (Properties), вызываемом командой ФайлОСвойства
(FileOProperties), на вкладке Документ (Summary) установить флажок Создать рисунок
для предварительного просмотра (Save preview picture). Рисунок для предварительного
просмотра может пригодиться для идентификации файла в диалоговом окне Открытие
документа, поскольку содержит данные первого листа книги.
Открытие документа f?]P<l

Папка; , £^ Ехов-2003-fy-fef Л•Т ч9 Л!<й X йШ - Свдеис-
;
! "1-ъ\ ; • Name •*• Sue Type Oate Modified
nQiHPl Fie Folder 19.05.04 14:25
i Мои последние 1 1 ^^ после правки Fie Folder 26.03.04 22J 17
! документы [
; LJ рисунки Fie Folder 19.05.04 16:35
; | ^3 художникам Fie Folder 19.05.04 16:36
'. ® '
1 Рабочей стол П впрИерГьЗ
32 KB Лист Microsoft Excel 25.06.04 19:22
244 KB Лист Microsoft Excel 27.03.04 16:49
HilnoMMep^.xfs 62 KB Л*ст Microsoft Excel 27.03.0417:51 |
:
| <g] Страница. htm 54KB HTML Document 19.06.04 11:44
Нон I \ ^Crpat»uiB.rrht 59KB MHTML Document 19.06.0411:45
j документы
1 •.
i1 мой
компьютер
- Мое сетевое y; Открыть H

| окружение
] Тюг файлов: £^е байлы Wcroaoft Office £xc si (",х!ж: ".xb; *.xft; *.htm v От«енг 1
Рис. 3.2. Представление Таблица позволяет получить более подробную инфор-

мацию о файлах
Люба 3. Реуашпи^ование fia.Jo4.ux лиаНов
изменение [гежима oifiKftuifiusi книги

В большинстве случаев выбранный в диалоговом окне файл (или файлы) открывают
щелчком на кнопке Открыть. Но, как было указано выше, с этой кнопкой связано рас-
крывающееся меню. Помимо стандартной команды открытия документа, можно исполь-
зовать следующие.
« Открыть для чтения (Open read only). Используется для открытия файла рабочей книги
в режиме только для чтения. Сохранить исправления в такой книге с помощью коман-
ды Сохранить (Save) невозможно. При необходимости внесенные изменения сохра-
няют в файле с другим именем, используя команду Файл^Сохранить как.
» Открыть как копию (Open as copy). Открывает копию исходного файла, не позво-
ляя сохранять внесенные изменения с помощью команды Сохранить. Excel откро-
ет копию файла, поместив Копия (1) в строке заголовка перед тем именем файла,
которое можно изменить с помощью команды Файл^Сохранить как.
» Открыть в обозревателе (Open in browser). Открывает файл в установленном по
умолчанию Web-браузере (в большинстве случаев Internet Explorer), а не в Excel.
Эта опция доступна, только если выбранный файл представляет собой
Web-страницу в формате HTML или XML (подробнее о сохранении и открытии
Web-страниц см. главу 1 книги 8).
« Открыть и восстановить (Open and repair). Используйте эту опцию, чтобы попы-
таться восстановить поврежденный файл перед его открытием. При выборе этой
опции появится окно с предупреждением. В нем будет предложено либо
Восстановить (Repair) файл, либо сохранить его в новой рабочей книге (Извлечь
данные (Extract data)).
Используйте опцию Открыть и восстановить только в том случае, если файл

рабочей книги не удалось открыть в Excel обычным образом. При выборе
опции Извлечь данные появится еще одно окно с предупреждением, в кото-
ром будет предложено конвертировать формулы поврежденного файла в дан-
ные либо восстановить их. Щелкните на кнопке Восстановить формулы
(Recover formulas), чтобы программа восстановила максимально возможное
количество формул. Excel отобразит еще одно окно с информацией о том, на-
сколько успешной была попытка восстановления формул.
Лоиск. файлов с помощью о&июни задач.

Иногда, хотим мы того или нет (чаще не хотим), никак не удается обнаружить рабо-
чую книгу, которую срочно необходимо распечатать или отредактировать. В этом случае
следует обратиться к системе поиска Excel (конечно, при условии, что вы помните хоть
что-нибудь об этой книге, не обязательно имя файла).
Для поиска файла откройте область задач Обычный поиск (Basic search), выбрав
команду меню ФайлОНайти (FileOSearch). Если уже открыта одна из областей задач,
щелкните на стрелке "вниз" справа от ее названия и в появившемся меню выберите
команду Поиск (Search). >
Книга 2. Созданиеfiadoiujc
На рис. 3.3 представлена область задач Обычный поиск файлов. Чтобы воспользо-
ваться ею, необходимо указать следующее.
* Искать текст (Search text). В этом текстовом поле введите содержащиеся в файле
ключевые слова. При необходимости воспользуйтесь символами подстановки (*) и
(?): ? заменяет один символ, а * — несколько символов.
» Область поиска (Search in). В этом раскрывающемся списке выберите область по-
иска. По умолчанию Excel выполняет поиск по всему компьютеру (включая папки
Рабочий стол и Мои документы, папки жесткого диска и все совместно исполь-
зуемые папки). Чтобы ограничить поиск жестким диском, в раскрывающемся
списке щелкните на кнопке с символом + рядом с опцией Мой компьютер и сни-
мите флажки всех областей, за исключением диска С (т.е. тех областей, в которых
не следует выполнять поиск). Чтобы ограничить поиск отдельными папками же-
сткого диска, щелкните на кнопке с символом + слева от имени диска и снимите
флажки со всех папок этого диска, поиск в которых выполнять не следует.
* Тип файлов результатов (Results shoud be). Из этого раскрывающегося списка вы-
берите тип искомых файлов. Чтобы ограничить поиск только файлами Excel, сни-
мите флажок Файлы Office (Office files) и установите Файлы Excel (Excel files).
В ходе выполнения обычного поиска Excel будет искать файлы, содержащие задан-
ный текст. Например, если в поле Искать текст ввести слово инвест, Excel найдет все
файлы, в которых находятся слова инвестиция, инвестор, инвестировать и т.д. Программа
выполняет поиск ключевых слов во всех ячейках всех рабочих листов всех книг, а также
во всех полях вкладки Документ диалогового окна Свойства (рис. 3.4) каждой книги.
Свойства: пример1 -1.xls
| общие | Документ ) Статистике i Состав 1 Прочие |
\ Название:
j Тепа: [пример рабо^ книги
! Автор: J Иван Иванов!

•: ф Подсказки...
i Руководитель:
Другие параметры поиска:
;/ Область поиске: | Учреждение: Nome"
.- ;Вы5рзнные размещения .V
! Группа:
Типы файлов результатов:
i Выбранные типы файлсБ V Ключевые слова: |книге,-р^унок, пои<-.?р, Полныйслравочн!
Быстрый попек отключен
Заметки: j используется для создания рисунков
• Пара(*етры поиске,..
См. также
База
t23t Распаренный локсх фвйлов гиперссылки:
ЛИ, Справочные материалы
' эй Найти в документе...
Создать рисунок для предварительного просмотра
Рис, 3.3. Область задач Рис. 3.4. При поиске Excel просматрива-
Обычный поиск файлов ет листы рабочих книг, а также все поля
вкладки Документ диалогового окна
Свойства каждой книги
Ллсчва 3. Peqa.KtfiutioeaHuefiaJoH.uJt MtctKof /69
При работе с большим количеством книг, особенно тех, которые создавались

по одному шаблону, их легче будет идентифицировать, если заполнить поля
вкладки Документ диалогового окна Свойства каждой книги (чтобы открыть
это диалоговое окно, используйте команду Файл=>Свойства). Поскольку при
поиске Excel проверяет все поля вкладки Документ, вы вправе задать как
общие, так и индивидуальные свойства рабочей книги, поэтому впоследствии
эту книгу несложно будет обнаружить.
: :
. "• . ' . '.V ' !.'"' : ' •' "" "'" . :':'•'• • • £ ..• •" ' ' ; ' : . .
Разница между функциями Поиски Найти

Функция Поиск (Search) предназначена для обнаружения рабочих книг, которые не-
обходимо отредактировать или распечатать. При выполнении поиска требуется ука-
зать, в какой части системы выполнять поиск, атакже предоставить информацию об
искомом файле: его имя, дату создания, имя автора либо любой содержащийся в I
нем текст/Функция Найти (Find) используется для поиска ячеек в открытой рабочей
книге. В Excel функция Найти связана с функцией Заменить (Replace) (поэтому диа-
логовое окно называется Найти и заменить (Find and replace)). При выполнений 5
замены Excel автоматически заменяет найденный текст (подробнее см. раздел
"Поиск и замена" далее в этой главе).
/Зипсинение поиска и использование его

Задав ключевые слова, область поиска и тип результата, щелкните на кнопке Найти
(Search) для активизации поиска. Область задач Обычный поиск будет преобразована в
область задач Результаты поиска (Search results), в которую Excel поместит ссылки на
найденные файлы. Если ссылка на необходимую книгу появилась в области задач
Результаты поиска, щелкните на кнопке Завершить (Stop) для прекращения поиска.
Чтобы открыть рабочую книгу, щелкните на ее ссылке в области задач Результаты
поиска и в раскрывающемся меню выберите команду Открыть в Microsoft Excel (рис. 3.5).
Если имя файла не дает уверенности в том, что это именно тот документ, который
требуется для работы, наведите на него указатель мыши и задержите на несколько
секунд — появится экранная подсказка, содержащая информацию о расположении фай-
ла на диске и дате его последнего изменения. Если и этих данных недостаточно, щелкни-
те на имени файла и выберите из раскрывающегося меню команду Свойства (Properties).
Откроется диалоговое окно Свойства, содержащее вкладки Общие (General), Документ
(Summary) и Прочие (Custom) с более подробной информацией о файле. Обратите вни-
мание: если при создании файла поля вкладки Документ диалогового окна Свойства за-
полнены не были, на вкладке Документ открывшегося диалогового окна будет заполнено
только поле с именем автора.
Если все найденные файлы в области задач не помещаются, в нижней ее части поя-
вится ссылка на следующую страницу найденных файлов. Если в результате поиска не
найден требуемый файл, в области задач Результаты поиска щелкните на кнопке
Изменить (Modify) (эта кнопка заменяет кнопку Остановить поиск), чтобы вернуться в
область задач Обычный поиск и изменить критерии поиска или воспользоваться воз-
можностями расширенного поиска. •
o&iacifiu задач Росши/генный поиск

Excel поддерживает возможность расширенного поиска и позволяет строить сложные
критерии (а не просто задавать ключевые слова, область поиска и тип файлов результатов).
Чтобы открыть область задач Расширенный поиск (Advanced search), щелкните на ссылке с
Книга 2. Создание (юЗочих Ла&ищ
тем же названием, расположенной в нижней части области задач Основной поиск, в разделе
См. также (See also). Эта ссылка исчезает во время выполнения основного поиска. Чтобы ее
активизировать, используйте кнопку Изменить в области задач Результаты поиска.
Область задач Расширенный поиск файлов(рис. 3.6) содержит раздел Искать (Search
for), в котором указывают критерии поиска искомого файла. Ниже расположены кнопки
Найти (Search) и Восстановить (Restore), последняя возвращает в область задач
Обычный поиск файлов. Под кнопками находятся раскрывающиеся списки Область
поиска и Типы файлов результатов, как и в области задач Обычный поиск файлов.
Раздел Искать области задач Расширенный поиск файлов содержит поля, которые
задают критерии поиска.
» Свойство (Property). В этом поле со списком задайте искомое свойство. В меню со-
держатся все свойства, которые можно задать: имя автора, ключевые слова, дата по-
следнего изменения или печати, размер файла, общее время редактирования и т.д.
* Условие (Condition). В этом раскрывающемся списке выберите тип ограничения
для заданного свойства. Элементы указанного списка во многом зависят от вы-
бранного свойства. Если свойство является текстом, то будут отображены элемен-
ты совпадает точно и включает; если свойство является числом, этот список ста-
нет значительно шире: равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или
равно, не равно и т.д.
* Значение (Value). В этом текстовом поле введите текст или значение, с которым
будет выполняться сравнение свойства.
. . "* х
I В Моя компьютер (9 мз 9) Иоиты

1
ЦЗ distrtoubv.doc Свойство: [Владелец
!!|] freemail.doc 1
Условие: ] совпадает (точно) с
. ff] freemail_popravl.doc t
г §3 Smgle-edit.doc ш [Иван Иванов
т Изменить с Помощью Microsoft Office Word
Создать из этого файла

Копировать ссыпку в буфер обнема |В1:1я^ж¥ЕаЬ{йДйжа!1к*и'т";гд
У Свойства [ Найти J [еессгаздеить ]
е параметры поиска:
Облаете поиска:
"Выбранные размещения
Типы фай/toe результатов:
: jece
• См. также
O*..,TMCMCfr. _
til Обычный по^ск файлов
Ц^, Справочные материалы Уй Справочные материалы

:
' jj£ Найти в еоку«еите,,,
. £& Найти в документе..,
Рис. 3.5. Открытие файла найден- Рис. 3.6. Использование

ной рабочей книги расширенного поиска
JUa£a 3. TeqoKiHufioaaHue fiaJoiux. мюЯов
Задав критерий, щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить его в список,
расположенный в центре области задач Расширенный поиск файлов. Критериев может
быть несколько. Определив второй критерий, установите переключатель И (And) либо
Или (Or) и лишь затем щелкните* на кнопке Добавить. При использовании переключате-
ля И будет выполнен поиск файла, удовлетворяющего обоим критериям, а при выборе
Или — хотя бы одному из критериев.
Окончив добавление критериев, щелкните на кнопке Найти в области задач
Расширенный поиск файлов. Как и при выполнении основного поиска, появится об-
ласть задач Результаты поиска, в которую будут помещены ссылки на файлы, удовле-
творяющие заданным критериям.
Выполнение rfbtcififioio поиска

Excel поддерживает утилиту индексации под названием Быстрый поиск (Quick
search). Она может существенно ускорить процесс поиска файла, особенно при работе с
большим количеством документов электронных таблиц. При первом обращении к сис-
теме поиска Excel в области задач Обычный поиск вы увидите сообщение Быстрый поиск
отключен (Fast searching is currently disabled).
По щелчку на ссылке Параметры поиска (Search options) Excel открывает диалоговое
окно Настройка службы индексирования (Indexing service settings). Установите переключа-
тель Да, включить и запускать в режиме простоя компьютера (Yes, enable indexing service
and run when my computer is idle) и щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Настройка
службы индексирования закроется, в результате чего будет выполнена индексация всех
файлов системы, а ссылка Быстрый поиск (Fast searching is enabled) станет активной.
Подключите быстрый поиск в диалоговом окне Настройка службы индексирования
и в дальнейшем вы сможете управлять параметрами службы индексирования, используя
кнопку Дополнительно (Advanced).
Система быстрого поиска зачастую не установлена на компьютере. В этом
случае вместо ссылки Быстрый поиск отключен в области задач Обычный
поиск будет находиться ссылка Установить... (Install...). Для установки этой
службы понадобится компакт-диск с Microsoft Office.
Лоиск. документа в диалоговом окне O&KfibuJiue с/окумешна

Использование областей задач Обычный поиск файлов и Расширенный поиск
файлов — не единственный способ найти необходимый документ. Обычный и расши-
ренный поиск можно выполнить и в диалоговом окне Открытие документа.
Если никак не удается обнаружить рабочую книгу в диалоговом окне Открытие
документа, щелкните на расположенной в нем кнопке Сервис (Tools), а затем в рас-
крывшемся меню выберите команду Найти (Search). Откроется диалоговое окно Поиск
файлов, содержащее вкладки Обычный (Basic) и Расширенный (Advanced). На рис. 3.7
представлено диалоговое окно Поиск файлов с открытой вкладкой Обычный.
Поиск файлов рабочих книг в этом диалоговом окне не отличается от поиска в облас-
ти задач (просто информация об искомом документе вводится здесь несколько в ином
формате). Диалоговое окно Поиск файлов наследует критерии основного и расширен-
ного поиска, которые используются в областях задач Обычный поиск файлов и
Расширенный поиск файлов.
Книга 2. Создание fiafoiux, Ла&шц
Другие параметры поиска:

Область поиска; Титы файлео резу/ътатов:
i Выбранные размещения i 5ыбрвпнь;е типы файлов
Результат»
'| В Ной компьютер (9 ю 9)

^J distributiv.doc
Щ freemail.doc
if|) frewnaa_popravl.doc
£|) Single -edit-doc
Рис. 3.7. Поиск рабочих книг в диалоговом окне Поиск файлов
Основы
При редактировании самое важное — поместить указатель на ячейку, содержимое ко-
торой необходимо изменить. Можно полностью заменить содержимое ячейки, а можно
добавить и (или) удалить отдельные содержащиеся в ней символы.
* Чтобы полностью заменить содержимое ячейки, поместите курсор на ячейку и нач-

ните ввод данных (с помощью клавиатуры, диктовки с применением функции рас-
познавания речи или используя возможности рукописного ввода). При вводе пер-
вого символа новых данных все, что ранее находилось в ячейке, будет удалено.
Завершите ввод одним из представленных далее способов (нажмите клавишу со
стрелкой, воспользуйтесь клавишей <Enter> или щелкните на кнопке Ввод (Enter) в
строке формул). Чтобы отменить ввод новых значений и восстановить старые дан-
ные, щелкните на кнопке Отменить (Cancel) в строке формул либо нажмите <Esc>.
» Для удаления из ячейки отдельных символов поместите точку вставки в строку
формул и нажмите <F2>. Вы также можете дважды щелкнуть мышью, в результате
чего перейдете в режим редактирования (в строке состояния профаммы появится
индикатор Правка (Edit)). Затем, используя клавиши управления курсором, пере-
местите точку вставки в выбранную область и воспользуйтесь клавишами <Delete>
или <Backspace>, чтобы удалить ненужные символы. (<Backspace> удаляет сим-
волы слева отточки вставки, a <Delete> — справа.)
» Чтобы добавить в ячейку новые символы, поместите точку вставки в строку фор-
мул и нажмите <F2> или дважды щелкните мышью — вы перейдете в режим ре-
дактирования (в строке состояния Excel появится индикатор Правка). Затем, ис-
пользуя клавиши управления курсором, переместите точку вставки в необходимую
Улова 3. PeqcuaKufioeatiue fia#04.ujc мюпов
область и, если в строке состояния отсутствует индикатор ЗАМ (OVR), приступай-

те к вводу новых символов. Если же в строке состояния вы увидите этот индика-
тор, перед вводом новых символов нажмите клавишу <lnsert> для выхода из режи-
ма замещения (когда каждый новый вводимый символ замещает символ справа от
точки вставки).
Отредактировав содержимое ячейки путем вставки или удаления символов,

не забудьте щелкнуть на кнопке Ввод строки формул или нажать клавишу
<Enter>, чтобы выйти из режима редактирования и перейти в режим Готово
(Ready), о чем сообщает одноименный индикатор в строке состояния про-
граммы. При редактировании простого текста или числа можно щелкнуть на
другой ячейке (такой метод не работает при правке формул, поскольку про-
грамма воспринимает щелчок на другой ячейке как попытку ссылки на нее в
формуле). Для завершения ввода и перехода к ячейке в следующем или пре-
дыдущем столбце и той же строке также используются клавиши <ТаЬ> и
<Shift+Tat» (остальные клавиши управления курсором перемещают курсор
только в пределах редактируемой ячейки).
Редактирование в ячейке и в строке формул

При редактировании простых данных возникает вопрос: не лучше ли править данные
непосредственно в ячейке, а не в строке формул? При редактировании коротких
данных, которые полностью умещаются в ячейке, место правки значения не имеет;
Одни пользователи предпочитают ячейку, другие— строку формул. Некоторые ре-
• дактируют в строке формул, поскольку она располагается в одном месте экрана, не-
зависимо йт положения текущей ячейки. Другим проще поместить точку вставки в
строку формул, чем переходить в режим редактирования с помощью клавиши <F2>
и перемещать курсор в ячейке (поскольку при переходе в режим редактирования
точка вставки оказывается в конце строки данных ячейки).
При редактировании ячеек с достаточно длинным содержимым (например, текстом,
который перекрывает другие ячейки, или числовыми значениями, которые отобра-
жаются в соответствии с заданным числовым форматом) редастировать в стрйке
формул удобнее, Поскольку Содержимое ячейки не приходится пролистывать с пр+::
мощью клавиш <<-> и Ч-»>. Длинные формулы также удобнее редактировать в
строке формул, а небольшие можно исправить и непосредственно в ячейке. На са-
мом деле встречаются формулы, которые занимают несколько строк в строке фор--
мул; таким образом, рабочая область таблицы сокращается.
и
Excel поддерживает несколько уровней операции отмены действий. Поэтому, если во
время редактирования произошла ошибка, правку можно отменить. Необходимо лишь
помнить, что Отменить (Undo) накапливает команды: при отмене операций придется
отказаться не только от неверных действий, но и от необходимых изменений.
Команду Отменить можно выполнить несколькими способами: щелкните на кнопке
Отменить (Undo) на панели инструментов Стандартная (Standard); выберите команду
Правка^Отменить (Edit1*Undo) в строке меню; используйте комбинации клавиш
<Alt+Backspace> или <Ctrl+Z>. Например, если в процессе правки содержимого ячейки
по ошибке был удален текст, при выборе команды Отменить он будет восстановлен.
А если вы случайно удалили несколько ячеек, команда Отменить восстановит как содер-
жимое ячеек, так и их формат.
/&шш 2. Созданиеfia.3o4.ux.
Справа от кнопки Отменить на панели инструментов Стандартная располагается

кнопка со стрелкой "вниз", по щелчку на которой открывается меню, в котором пере-
числены последние выполненные действия. Вместо того, чтобы каждым щелчком на
кнопке Отменить отменять по одному действию, можно, выбрав соответствующий
элемент данного меню, отказаться от целого ряда действий.
По мере выполнения действий в программе Excel название элемента Отменить
в меню Правка изменяется. Например, если удалить группу ячеек с помощью команды
подменю Правка^Очистить (EditoQear), то команда Отменить будет следующей:
Отменить очистку (Undo clear) Ctrl+Z

Если к ячейке применен новый формат (например, изменено выравнивание), коман-
да Отменить примет такой вид:
Отменить выравнивание (Undo alignment) Ct.rl+Z
Помните, что не все действия в программе Excel можно отменить с помощью коман-
ды Отменить. Например, команды, изменяющие содержимое жесткого диска
(Файл^Сохранить (File^Save)), отменить нельзя. При выполнении команды програм-
мы, которую нельзя отменить, в меню Правка опция Нельзя отменить (Can't undo) будет
не доступна.
Команда Отменить создает во время редактирования "снимок" рабочего лис-

та в памяти компьютера. Иногда при внесении изменений в лист программа
обнаруживает, что доступной памяти недостаточно для создания такого
"снимка". Подобное нередко происходит при вырезании и вставке больших
диапазонов в огромных рабочих листах. В таком случае программа Excel ото-
бражает окно предупреждения, в котором предлагает выполнить данную
команду без возможности ее последующей отмены. Щелкните на кнопке
Да (Yes) в окне предупреждения, чтобы выполнить требуемое действие, одна-
ко вы не будете иметь при этом возможности его отменить. Вначале, правда,
следует оценить, какое время и усилия понадобятся вам, чтобы в случае необ-
ходимости отменить вручную подобную правку.
После выполнения команды Отменить доступными становятся команда Повторить

(Redo) в меню Правка и кнопка Вернуть (Redo) на панели инструментов Стандартная.
Команда Повторить в меню Правка содержит описание последнего действия, отменен-
ного с помощью команды Отменить. Например, если была выполнена команда
Отменить очистку, в меню станет доступной команда Повторить очистку.
Команда Вернуть (Повторить) возвращает рабочий лист в состояние, в котором он
находился до выполнения команды Отменить. Справа от кнопки Вернуть на панели ин-
струментов Стандартная располагается кнопка со стрелкой "вниз". Она открывает
меню, содержащее список действий, которые может потребоваться вернуть (т.е. дейст-
вий, от которых вы отказались с помощью команды Отменить). Последнее действие от-
мены вы также вернете командой меню ПравкаОПовторить (EditORedo), щелкнув на
кнопке Вернуть (Redo) либо используя комбинацию клавиш <Ctrl+Y>.
'''i3. РеусиаОи/гование fuufotux мюНов f75
Кнопки Отменить и Вернуть применяют также для циклического переклю-

чения между рабочим листом до и после выполнения определенной опера-
ции. Предположим, что вы обновили содержимое ячеек таблицы данных,
которые используются в формулах. При вводе в ячейку нового значения Excel
пересчитывает содержимое таблицы и отображает полученные результаты
вычислений. Чтобы просмотреть результаты вычислений в версии таблицы
до внесения изменений, используйте команду Отменить (<Ctrl+Z>). Прове-
рив интересующие вас значения, щелкните на кнопке Вернуть (<Ctrl+Y>),
чтобы восстановить новые значения в таблице.
"
Ч.1П.О МОЖНО U3M£HUtiib

Иногда возникает необходимость удалить содержимое ячейки таблицы, не вводя в нее
новые данные. Такое удаление в Excel называется очисткой. Этот термин более правиль-
ный, чем обнуление, поскольку при выполнении такой операции можно удалять только
данные в ячейке, оставляя назначенный ей формат.
Подменю Правка^Очистить (Edit^Clear) содержит следующие команды.
• Все (All). Используйте эту команду, чтобы удалить содержимое выделенных ячеек
и снять назначенное им форматирование.
» Форматы (Formats). Обратитесь к этой команде для удаления формата выделенных
ячеек, но при этом вы оставите содержимое.
* Содержимое (Contents). Используйте эту команду, чтобы удалить содержимое
выделенных ячеек, но оставить назначенные им параметры форматирования
(эквивалентно нажатию клавиши <Delete>).
« Примечания (Comments). Применяйте эту команду в случаях, когда следует
удалить примечания к ячейкам выделенного диапазона, не изменяя их содержимое
и формат (подробнее о примечаниях см. главу 1 книги 4).
Команда Правка^Очистить'ФВсё используется при необходимости полностью очи-

стить ячейку от содержимого и изменить формат. Подобное действие может понадобить-
ся, например, когда после ввода данных в столбец вы случайно обнаружили, что одно из
значений в середине столбца введено дважды. Предположим, не нужно удалять одну из
двух ячеек, необходимо лишь очистить ее, чтобы в середине столбца осталась пустая
ячейка (хотя таблица с такими пустотами смотрится непрофессионально).
Чтобы одновременно удалить повторяющееся значение и ячейку, ее содержащую,
а также сдвинуть остальные введенные данные (в том числе и формулу для вычисления
итогового значения по столбцу), Excel предлагает команду Правка^Удалить
(Edif=> Delete). На экране появится диалоговое окно Удаление ячеек (Delete) (рис. 3.8),
которое позволяет выбрать направление сдвига оставшихся ячеек. Помните, что при вы-
полнении команды ПравкаОУдалить программа Excel удаляет все содержимое ячейки, в
том числе ее формат и примечания (не забудьте о существовании команды Отменить —
она может понадобиться).
На рис. 3.8 и 3.9 показана работа команды ПравкаОУдалить. В столбце суммируемых
данных одно значение по ошибке введено дважды. На рис. 3.8 активна ячейка В5, кото-
рая содержит дублирующиеся данные. После выполнения команды Правка^Удалить на
экране появилось диалоговое окно Удаление ячейки.
176 Книга 2. Создание futdoiux йи
;3U -t\ Ч - <y.'!«L<r т 41 Я шаЕЙЬзг* ,
Адрес Цена
2500бЬр7 Удалить •• -
175 000р. . О «чейки, со сдвигом влево
0|ячейки,00сдвигом ejjepicj
б I 175 ОООрП
125 000р. О строку
Qстолбец
350 ррОр.
285000р. 7
^136рОрррУ'|"
12
13
Дйзграммаз XЛ"<ст10/Листб/Лист! /Лист«/Дег?ли /"Шансон"
Рис. 3.8. Удаление ячейки
£3 Microsoft Excel - приме

Справка I печать мго/ювлсм
Продажи за 2М5 год

Адрес Цена
25рррОр. ;
"175"66"0р7:"
125000рП
зборрор. i
285б6дрЛ
1 360000р.
х::::::
. , ...,
> и'/ Диаграмма; \Лисг10/Лпсг6/Лисг1 /Лио9/Дегали / "ш»нсрн".Х.*'.огУ J<.
с. 5.9. Рабочий лист после удаления дублирующихся данных

JUaffa 3. jPeqaKtftufiogaHue fuuf<Hux ииаЛов
В диалоговом окне Удаление ячейки по умолчанию установлен переключатель

Ячейки со сдвигом вверх (Shift cells up). На рис. 3.9 приведен тот же рабочий лист после
щелчка на кнопке ОК в диалоговом окне Удаление ячейки. Обратите внимание: про-
грамма Excel сдвинула вверх все ячейки, расположенные ниже удаленной ячейки В5,
и автоматически выполнила пересчет по формуле.
Использование команды Правка<=>Удалить и нажатие клавиши <Delete>
приводят к разным результатам. В последнем случае Excel автоматически уда-
ляет содержимое выбранной ячейки (оставляя назначенный ей формат), при
этом в рабочем листе остается пустая ячейка. При выполнении команды
Правка^Удалить Excel отображает диалоговое окно Удаление ячейки,
удаляет выбранные ячейки, а оставшиеся сдвигает в заданном направлении,
заполняя пустые ячейки.
1
/Занавка лчеек.
Действие команды Вставка^Ячейки (InsertOCells) противоположно работе команды
Правка^Удалить. Команда Вставка^Ячейки используется для добавления в таблицу
пустых ячеек со сдвигом существующих данных в необходимом направлении. Предполо-
жим, при вводе данных были пропущены три значения, которые требуется поместить в
середину столбца уже введенных в таблицу данных. Для внесения изменений в рабочий
лист разместите указатель на первой ячейке, которую следует сместить вниз, чтобы вве-
сти в столбец новые данные. Затем выделите столько ячеек столбца, сколько необходимо
добавить (в данном примере — 3).
На рис. 3.10-3. 1 1 показан процесс вставки ячеек в рабочий лист. На рис. 3. 10 выделен
диапазон ячеек В5: В7, перед которым необходимо вставить три ячейки. При выборе ко-
манды Вставка<=>Ячейки откроется диалоговое окно Добавление ячеек (Insert), в кото-
ром следует задать направление сдвига существующих ячеек. По умолчанию установлен
переключатель Ячейки со сдвигом вправо (Shift cells right). Но, поскольку недостающие
ячейки необходимо поместить в том же столбце, следует использовать переключатель
Ячейки со сдвигом вниз (Shift cells down).
На рис. 3. 1 1 отображен рабочий лист после щелчка на кнопке ОК в диалоговом окне
Добавление ячеек. Пустые ячейки разместились в диапазоне В5:В7, существующие дан-
ные сдвинуты вниз, а формула, выполняющая суммирование по столбцу, автоматически
изменилась. После ввода пропущенных данных в диапазон В5:В7 программа автоматиче-
ски выполняет вычисления, суммирующие все данные столбца, в том числе и вставлен-
ных ячеек.
мюйа
При редактировании рабочих листов наибольшая проблема состоит в поиске ячеек,
содержимое которых следует изменить, а также в определении текущего положения в
табл.иие. Эта проблема становится особенно острой при работе с большими листами,
когда на экране отображается лишь малая часть данных.
Excel предлагает целый ряд способов перехода к месту правки. Инструмент Масштаб
(Zoom) позволяет увеличивать и уменьшать масштаб отображения листа в окне програм-
мы за доли секунды, а инструмент Закрепить области (Freeze panes) закрепляет на экра-
не часть важной информации, например названия строк и столбцов.
Книга 2. Создание [ияЗочих Ла&шц
А.:..;. [•.. В '".] С

Продажи .382005 год I
Адрес !цена
2 Г ''250 Рррр. !
1750б6рГТ О ячейки^во саяигом вдова
I 1 360 рррр.
12
13
4
J- --
М <">'""Й'К улнст10/т1Ст6/Пист1/Лист9/ Детали / "Шансон" /Итог/
I лягоАж-и» • \ ч П с"} j*i Л Л ial 'Ш I -3» • .£ - А - s ss.'
,:Сунн»-. 760«Мр. I
/'uc. J. /0. Вставка трех пустых ячеек в столбец данных
„иряяиинивШВШИШИИ :0ри"
ИйаЗ^УЛЫйШЛ ,.0> .А.. .* i »...<*.-•- i:e. г...-Al
1 Продажи за 2005 год

2 Адрес Цена
3 250 000р. i
4 175066pJ
б 330 000р. i
6
___ 450 000р. ! I|
285 666р. 1
8 125000р. |
9 350 000р. i
I 1° 285 000р. i i
11 ( 2 250 000р. | i \
12 i | I } \
._ _... ;yi]i
am- b i АвтвЛиэря- X V P О i'ai jA •"• 'al '-£ i Зл - -Jt - A - == "= ** Л Л И
Л
Готов ^ .. : -:ч^/:- -' -- ; -Цикд"-.^ ; - • . : • • . > . -. . il
Рис. Д//. Рабочий лист после добавления пропущенных данных

•
Лиива 3. Уеусчани^ование fiajoiux лианов /79
В Excel можно легко просмотреть большой объем данных, изменив масштаб одним из
следующих способов: в поле со списком Масштаб (Zoom) на панели инструментов
Стандартная (Standard) или в диалоговом окне Масштаб, которое открывается коман-
дой меню ВидоМасштаб (ViewOZoom).
Масштаб 200%, 100%, 75%, 50%, 25% можно выбрать из списка Масштаб на панели
инструментов Стандартная. Существует и другой способ: установите соответствующий
переключатель в диалоговом окне Масштаб. По умолчанию установлен масштаб 100%
(безусловно, размер ячейки зависит от размера и разрешения используемого монитора).
В поле со списком Масштаб и одноименном диалоговом окне вы вправе задать любой мас-
штаб в пределах от 10% до 400%. Для этого щелкните в поле со списком и введите необходимое
значение масштаба вручную. Вы также можете ввести желаемое значение в текстовом поле
Произвольный (Custom) диалогового окна Масштаб. После этого щелкните на кнопке ОК.
Кроме того, Excel позволяет изменять масштаб отдельного диапазона. Выделите диа-
пазон ячеек, из списка Масштаб на панели инструментов Стандартная выберите
элемент По выделению (Selection) либо в диалоговом окне Масштаб установите пере-
ключатель По выделению и щелкните на кнопке ОК.
При использовании Microsoft IntelliMouse (или другой мыши с ; колесиком)
можно изменять масштаб отображения рабочего листа в ЕхсеКс помощью
колесика мыши. Для этого в диалоговом окне Параметры (Options) (команда
Сервис^Параметры (ToolsÔptions)) на вкладке Общие (General) устано-
вите флажок Панорамирование с помощью IntelliMouse (Zoom on roll with
IntelliMouse). В результате при вращении колесика мыши вперед масштаб
будет увеличиваться до 400% с шагом 15%, а если вращать колесико мыши
цазад, он уменьшится до 10% с шагом 15%.
На рис. 3.12-3.13 показано использование инструмента Масштаб для увеличения

отдельного диапазона с целью выполнить его редактирование. На рис. 3.12 выбран такой
масштаб, чтобы на экране компьютера умещались все данные рабочего листа. Затем был
выделен диапазон рабочей таблицы, который необходимо отредактировать, и выбран
элемент По выделению в поле со списком Масштаб. Результат приведен на рис. 3.13.
Как видно из рисунка, на экране полностью отображен только выделенный диапазон.
Не правда ли, вносить правки, используя этот масштаб, значительно приятнее?
Зсис/гепление ofaactfieu на эк/гане

Как видно из рис. 3.13, большой масштаб не обеспечивает легкости в обращении с
данными — ведь на экране отсутствуют названия строк и столбцов таблицы, поэтому со-
вершенно не понятно, что заданные представлены перед нами. Все станет на свои места,
если закрепить на экране столбец А, в котором находятся названия строк, и строку 2, где
расположены названия столбцов таблицы.
Для использования инструмента Закрепить области (Freeze panes) поместите указатель в
ячейку, расположенную справа от закрепляемого столбца и снизу от закрепляемой строки,
после чего выберите команду Окно^Закрепить области (Window^Freeze panes)._ Если необ-
ходимо закрепить несколько строк на экране, поместите курсор на ячейку в столбце А в строке
под закрепляемой областью и выполните команду Окно^Закрепить области. Вы можете
закрепить только отдельные столбцы, поместив курсор в строку 1 и в первый столбец справа
от закрепляемой области. После этого выберите команду Окно1^Закрепить области.
t80 Книга 2. Создание/ии?о<шх
ИЗ Microsoft txcel - приме-pi l.xls

«чать заголовков V _ ff X
jj4C*t 'СТЭСЮИ!
П«И :c«tr:.m
ИГ»»!* .. .:>«•»« . ;
Лг»чл „ . :К1Г>«шг
ПЯЙИМИ*
« Я* 41ИЗДВ
74
«ИЗО 1
'л»
«I
Я ЙЙ.М J»
Г ЮИ<Х «it
« HKOJ Я»
«ода -«я
!с.т*>«-з. .'
1" in i
.?* -*'-*-
д =*»*
•I КПХ f~
йц^и. гьпкодая..
4 > и|/ Базг данных Х'Ищейкя"/ функции у( "Лишний вес" / "Чэпкэ" / "Дом короли Пиг^^ | <
Цикл
Рис. 3.12. Пример рабочего листа в масштабе 50%. Выделенный диапазон необходимо
отредакт ироват ь
L т
,00 Д
а
26 $390,00 да
74 $1 нет
18 активный 26 $390,00 Да
19 закрыт ОО
$330,00 нет
20 активный 13 $195,00 да
закрыт 42 $630,00 да
акрыт 25 $375,00 нет
ю'"/ функции / "Лишний вес" /"Чгпри"^_"Дом короля Пип |<
,\,,Ч,,СЗО Ы A.£}.'iS li.i * - ^L ',.Д.-„Й:.Да£Л,:
Cyma-3808
с. J. /J. То/и же рабочий лист после выбора масштаба По выделению

ТлаваЗ.
Закрепленные области представлены на рис. 3.14-3.15. На рис. 3.14 показана таблица

после закрепления столбцов А-С и строк 1-4. Поместите указатель в ячейку D5 и вы-
1
полните команду Окно *Закрепить области. Обратите внимание: справа от столбца С и
снизу от строки 4 располагаются черные линии, которые указывают на то, какие строки и
столбцы рабочего листа закреплены — при пролистывании таблицы они будут постоянно
находиться на экране.
На рис. 3.15 показано, что закрепленные области остаются на экране независимо от
выбора масштаба. Чтобы получить результат, представленный на рис. 3.15, были выпол-
нены те же действия, что и при изменении масштаба (см. рис. 3.12—3.13; однако
столбцы А-С и строки 1—4 были закреплены).
На рис. 3.15 после выбора масштаба По выделению на экране отображается как вы-
деленный диапазон, так и закрепленные области, поэтому масштаб здесь меньше, чем на
рис. 3.13.
Если в рабочем листе закреплены области, при нажатии комбинации клавиш
<Gtrl+Home> Excel помещает указатель не на первую ячейку таблицы (Al), a
на первую незакрепленную ячейку. Если использовать эту комбинацию кла-
виш в примере, представленном на рис. 3.14, Excel поместит указатель на
ячейку D5. И уже с этой ячейки с помощью клавиш управления курсором
можно переместить указатель на ячейку А1.
Чтобы разблокировать области по окончании редактирования, выберите команду

Окно^Снять закрепления областей (Window1*Unfreeze panes) (эта команда заменяет
команду Закрепить области в меню Окно) независимо от положения указателя в рабо-
чем листе.
Сыскное агентство "Ищейки"
Список клиентов
Номер Фамилия Имя Индекс \Горой i.- i Адрес электроы

заказа l почты
101-12 БУКИН ! 014121 [Львов ]Вишневая4
Д_] 101-4 Букин i Семен 1 О^Т® Львов j,ifaMMyHHCTIj4
Til 01-20 Букин {Фома I 022201 [Львов (Питерская 10 kfuopffmtjn ft с?т
Si Q1.-25 Иванов j Василий., j 027251 |Киев
ШШ
1Й101-9
Иванов .[Иван
Иванов[Илья
! 03011 'Киев i Новая 5
яшж ГШ109Т1киев Старая 11

Иванов.... ^Таоас " 013171 [Киев ;
skloroveinonet.com
Пип j <^
;
Рис. 3.14. Рабочий лист с закрепленными областями

182 Книга 2. Создание/tadotux
Сыскное агентство "Ищейки"
\Отрал
Номер \Adpec электронной
Адрес {Состояние тано
заказа i почты
I I часов
101-1 Новая 5 i lvanov@diacenter.com i активный
lnfo.com активный
101-17 закрыт
101-22 Новая 8 'anov@me.com активный
ipi-il"Калиновая 2 kulik@lurasic.org закрыт
101:6 ........
Питерска^З;! koropSjonline.com закр!
101-8 Новая 6 ivanov@media.cofn закрыт
114 7 t и/ База данныхД"Ищейки"/ функции / 'Лишний sec" / "Чайка" / "Дом короля Пипи> |.< ;
:
.ial Д .,'£.-^' Д: = J
Рмс. J. /5. Рабочий лист в масштабе По выделению после закрепления областей
При работе с листом закрепленные области имеют те же функции, что и

сквозные строки и сквозные столбцы при печати документа. Сквозные стро-
ки и столбцы печатаются на каждой странице отчета (подробнее см. главу 5
книги 2).
Сохранение миьзовсийяльских. (ъемсимов nfio

Зачастую при создании и редактировании рабочих листов приходится многократно
изменять способ отображения документа на экране. Например, в некоторых случаях
удобно использовать масштаб 75%, а при выполнении других действий — 100%, при этом
часть строк и столбцов скрыта. Впоследствии удобным может оказаться использование
закрепленных областей.
С помощью команды ВидОПредставления (View1*Custom Views) вы сохраните лю-
бые параметры отображения листа на экране. Вместо того, чтобы изменять представле-
ние документа вручную, просто выберите необходимое представление. При создании
представления Excel сохраняет следующие настройки: положение текущей ячейки, пара-
метры печати (в том числе и параметры страницы), ширину столбцов и высоту строк (в
том числе и скрытых), параметры отображения, установленные на вкладке Вид (View)
диалогового окна Параметры (Options), текущее положение и размер окна документа,
способ расположения окон на экране и расположение различных областей в окне доку-
мента (в том числе и закрепленных областей).
3. J*eqак&и/ювание fiadotux. михКов
Чтобы создать представление, выполните следующие действия.
1. Настройте отображение рабочего листа на экране так, как оно должно появляться в
данном представлении. В диалоговом окне Параметры страницы (Page setup) за-
дайте параметры печати, используемые для печати листа в данном представлении
2. Выберите команду ВидО Представления.
Откроется диалоговое окно Представления (Custom Views) (рис. 3.16), в котором
можно добавить представление рабочего листа.
Представления
Рис. 3.16. Добавление представления

в диалоговом окне Представления
3. Щелкните на кнопке Добавить (Add).

Откроется диалоговое окно Добавление представления (Add view), в котором
следует указать имя добавляемого представления.
4. Введите уникальное описательное имя представления в текстовом поле Имя (Name).
Убедитесь, что название представления соответствует используемым параметрам
отображения листа.
5. Чтобы включить в представление скрытые строки и столбцы, установите флажок
Скрытые строки, столбцы и параметры фильтра (Hidden rows, columns and
filter settings). Для добавления в представление параметров печати установите флажок
Параметры печати (Print settings). Если данные настройки включать в представле-
ние не обязательно, снимите этот флажок. Щелкните на кнопке ОК.
По щелчку на кнопке OK Excel закроет диалоговое окно Добавление представления и
вернется в диалоговое окно Представления. Новое представление будет находиться в
списке Представления (Views).
•
6. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в диалоговом окне Представления.
Новое представление сохраняется как часть рабочей книги. Чтобы использовать
его при дальнейшей работе, необходимо сохранить рабочую книгу. и.:;,
, 7. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) на панели инструментов Стандартная или
нажмите <Ctrl+S>, чтобы сохранить книгу.
Созданные представления можно использовать при работе с книгой. Для этого

выполните следующие действия.
• : • • : ' • - •• „ -т -:,!>! .'
1. Выберите команду ВидОПредставления.
2. В диалоговом окне Представления дважды щелкните на имени представления
в списке Представления либо щелкните на имени и на кнопке Применить (Show).
Книга 2. Создание[габйчих ifia&LUu,
При создании представлений сначала создайте представление Обычное с

масштабом 100%. И лишь после этого создавайте другие представления,
скрывая столбцы и строки, закрепляя области и изменяя масштаб. Тогда пе-
рейти от специфического представления (используемого, например, для
подготовки документа к печати) к обычному представлению, с которым вы
работаете каждый день, будет легко — для этого дважды щелкните на пред-
ставлении Обычное в диалоговом окне Представления.
Копирование и перемещение
Перемещение и копирование данных рабочих листов — одни из наиболее распро-
страненных операций редактирования. Excel предлагает два основных метода копирова-
ния и перемещения ячеек: метод перетаскивания с помощью мыши и метод вырезания и
вставки с использованием буфера обмена. Перемещение и копирование данных —
не очень простая операция. При этом помните о следующем.
» При перемещении или копировании ячейки Excel перемещает все: ее содержимое,

формат, примечания (о примечаниях см. главу 1 книги 4).
» При перемещении или копировании в заполненную ячейку ее данные и формат
удаляются и заменяются копируемыми значениями. Это означает, что в процессе
перемещения и копирования ячеек не стоит выполнять предварительную очистку
диапазона назначения. Но следует быть осторожным, чтобы случайно не удалить
нужные данные.
* При перемещении ячеек, на которые ссылаются формулы в рабочей таблице, Excel
автоматически переопределяет ссылки на ячейки в формулах в соответствии с но-
вым местом расположения данных.
« При копировании формул, содержащих ссылки на ячейка, Excel автоматически
изменяет ссылки в формулах в соответствии с новым расположением формулы
(подробнее о копировании формул см. главу 1 книги 3).
В случае, когда необходимо скопировать данные одной ячейки в строку или
столбец, используйте возможности автозаполнения. Перетащите маркер за-
полнения вправо или влево, вверх или вниз (подробнее см. главу 1 книги 2).
Meinoq не^&наскмванил
Перетаскивание — самый новый и простой способ перемещения и копирования яче-
ек в рабочем листе. Для перемещения диапазона просто выделите ячейки, поместите ука-
затель мыши в один из его углов, перетащите диапазон в новое место рабочего листа и
отпустите кнопку мыши.
Помните: выполнить копирование или перемещение ячеек методом перетас-
кивания невозможно, если первая ячейка диапазона назначения не отобра-
жена в рабочей области экрана. Это означает, что данный метод нельзя ис-
пользовать для перемещения и копирования ячеек на другой лист или в дру-
гую книгу, если предварительно не вывести на экран окна, которые содержат
лист с исходными данными и лист назначения (подробнее о работе с окнами
см. главу 4 книги 2). Для обмена данными между рабочими книгами и разны-
ми листами одной книги можно использовать метод вырезания и вставки.
7лава 3. PeqcuaftufioScmue [мйочмх, мюЛоб 785
лче&с м&Коуом. пфе&асшивешиА

Необходимо запомнить лишь одно: помещайте указатель мыши на один из
углов диапазона так, чтобы указатель мыши превратился в пересечение дву-
направленных стрелок, и лишь затем выполняйте перетаскивание. Избегайте
использования правого нижнего угла диапазона— при помещении на него
указателя мыши активизируется маркер заполнения (жирный крестик), ис-
пользуемый для автоматического заполнения ячеек.
Во время перетаскивания Excel отображает на экране только границы диапазона, а

экранная подсказка содержит информацию о его новом положении. Расположите диапазон
в необходимой области на рабочем листе и отпустите кнопку мыши. Excel переместит ячей-
ки выделенного диапазона (их содержимое, формат и примечания) в выбранное место.
Если при перемещении диапазон займет ячейки, содержащие данные, Excel выведет
на экран окно предупреждения, сообщающее, что все данные диапазона назначения
будут удалены. Щелкните на кнопке ОК, чтобы выполнить перемещение.
ячеек MetfcoqoM. пе/ге^аскибсшил

Метод перетаскивания можно использовать не только для перенесения диапазона
ячеек, но и для копирования. В этом случае, помещая указатель мыши на угол выбран-
ного диапазона, удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>. Указатель мыши изменится на
стрелку с символом + — таким образом Excel сообщает о том, что диапазон будет скопи-
рован. Далее просто перетащите выделенный диапазон в новое место и отпустите кнопку
мыши и клавишу <Ctrl>.
/Зьфезание и ванавк,а
Несмотря на удобство метода перетаскивания, многие пользователи предпочитают
старый верный способ копирования и перемещения данных методом вырезания и встав-
ки. Этот метод предполагает использование буфера обмена (Clipboard) — специальной
области памяти, которая применяется совместно всеми программами Windows для вре-
менного хранения данных до момента их вставки в рабочий лист.
Чтобы переместить выделенную ячейку, щелкните на кнопке Вырезать (Cut) на панели
инструментов Стандартная. Вы также можете выполнить команду Правка^Вырезать
(Edit^Cut), использовать комбинацию клавиш <Ctrl+X> или <Shift+Delete>. Чтобы скопи-
ровать выделенные ячейки, щелкните на кнопке Копировать (Сору) на панели инструмен-
тов Стандартная. Вы также вправе выбрать команду Правка^Копировать (EditoCopy) или
использовать комбинацию клавиш <Ctrl+C> (<Ctrl+lns>). После вырезания или копирова-
ния данных в буфер обмена в строке состояния программы Excel появится сообщение
Укажите ячейку и нажмите Enter или выберите Вставить (Select destination and
press Enter or choose Paste).
Для завершения перемещения или копирования вы можете воспользоваться несколь-
кими способами: выбрать первую ячейку диапазона назначения и нажать <Enter>; щелк-
нуть на кнопке Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная; выбрать команду
Правка^Вставить (Editopaste) или использовать комбинации клавиш <Ctrl+V>
(<Shift+lns>). Excel завершит операцию перемещения или копирования. Диапазон, начи-
нающийся с выбранной ячейки, из буфера обмена будет перемешен в рабочий лист. Выби-
рая первую ячейку диапазона назначения, убедитесь, что в таблице достаточно места, чтобы
перемешенные данные не были наложены на другие данные таблицы.
Книга 2. Создание fia&'iiux &а&ищ
Метод вырезания и вставки отличается от метода перетаскивания: если диа-

пазон назначения содержит данные, Excel не выводит на экран окно с преду-
преждением. Программа просто выполняет копирование или перемещение,
удаляя все существующие данные диапазона назначения. Если во время
выполнения такой операции вы по ошибке удалили необходимые данные,
используйте команду ПравкаООтменить или комбинацию клавиш <Ctrl+Z>
для их восстановления.
/Зс&абка
Если вы завершаете операцию копирования командой Правка^Вставить или щелчком
на кнопке Вставить (а не нажатием клавиши <Enter>), Excel копирует выделенный диапа-
зон в указанную область рабочего листа, не снимая при этом рамки с исходного диапазона.
Это позволяет продолжить вставку данного диапазона в другие части листа, не открывая
область задач Буфер обмена (Clipboard). Если данный диапазон повторно копировать
не нужно, для завершения операции копирования используйте клавишу <Enter> либо после
выполнения команды Вставить снимите выделение, нажав клавишу <Esc>.
При вставке диапазона ячеек, скопированного (а не вырезанного) в буфер

обмена, Excel отображает в правом нижнем углу этого диапазона кнопку
Параметры вставки (Paste options). При наведении на нее указателя мыши
справа появится кнопка со стрелкой "вниз", по щелчку на которой открыва-
ется меню со следующими опциями.
* Сохранить форматы оригинала (Keep source formatting). При копировании исполь-

зует формат исходных ячеек.
« Использовать форматы конечных ячеек (Match destination formatting). При копиро-
вании использует формат ячеек назначения.
* Значения и форматы чисел (Values and number formatting). Копирует только число-
вой формат ячеек, находящихся в буфере обмена.
» Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep source column width). При копирова-
нии сохраняет ширину столбцов исходных ячеек.
* Только форматы (Formatting only). Копирует только формат ячейки, не копируя ее
данные.
t Ссылки на ячейки (Link cells). Создает формулы со ссылками на копируемые ячей-
ки (а не копирует содержащиеся в ячейках данные). Любые изменения, внесенные
в исходный диапазон, немедленно автоматически вносятся в копию диапазона.
При копировании ячеек, содержащих формулы, Excel предлагает две дополнительные
опции.
* Только значения (Values only). Копирует только значения, вычисленные по форму-
лам, а не сами формулы.
* Значения и форматы оригинала (Values and source formatting). Копирует только зна-
чения, вычисленные по формулам, и формат исходных ячеек.
По умолчанию выбрана опция Сохранить форматы оригинала — таким образом,
копируются и данные ячеек, и их формат. Для выбора другой опции установите соответ-
ствующий переключатель в этом меню.
Зиава 3. PeqaictfiufioeaHueftafobux маков 187
использование oduactfcu задач Tytfcpefi о&иена

При вырезании или копировании Excel помешает содержимое диапазона в буфер
обмена. В нем может содержаться до 24-х копируемых или перемещаемых фрагментов.
Поэтому любой фрагмент из буфера обмена можно вставить как в активный рабочий
лист Excel, так и в документ другого приложения (подробнее о вставке данных из Excel в
документы других приложений см. главу 3 книги 4).
Чтобы открыть область задач Буфер обмена (Clipboard), щелкните на стрелке справа
от заголовка области задач и в открывшемся меню выберите элемент Буфер обмена
(Clipboard). Если в рабочей области программы Excel область задач не отображена,
откройте ее, нажав <Ctrl+CC> (при этом, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, дважды
щелкните на <С>).
В области задач Буфер обмена в виде пиктограмм представлены отдельные скопиро-
ванные или вырезанные объекты (до 24-х). Чтобы вставить объект в ячейку рабочего лис-
та, щелкните на ней, затем наведите указатель мыши на необходимый объект в области
задач Буфер обмена. Щелкните на всплывающей кнопке выбранного элемента и выбе-
рите в раскрывающемся меню команду Вставить (Paste) — рис. 3.17.
При частом использовании буфера обмена можно сделать так, чтобы про-
грамма Excel автоматически отображала область задач Буфер обмена во вре-
мя редактирования. Откройте панель задач Буфер обмена, нажав
<Ctrl+CC>. Затем щелкните на кнопке Параметры (Options) в ее нижней
части и в открывшемся меню выберите Автоматическое отображение
буфера обмена (Show Office Clipboard Automatically) — Excel будет отобра-
жать эту панель задач при помещении в буфер обмена трех и более элементов
в течение сеанса работы с программой.
:
.
К- \ ® i «
lljl, вставить все : ' |Щ Очистжь все j
.
Выберите вставляемый объект:
! Деталь 100 500135 438 505

Деталь 101 175 170 1» 177
Деталь 102 350 340 306 ЗЯ
Деталь 103 890 863 779 899 И...
if) «50 000р. 235 000р. 125 000р. I
Вставить
I Xftmm,
Чтобы вновь показать эту область зада

выберите в меню Правка' пункт ^уфер
обмена Office* или дважды нажиите
СКИС;
Рис. 3.17. Вставка фрагмента из области задач
Буфер обмена
788 Кшаа2. Создание
добавление ячеек вмеайо комфованил

При использовании метода вырезания и вставки для копирования и перемещения
ячеек можно избежать потери данных, если диапазон назначения уже имеет определен-
ную информацию. Вместо команды Вставить используйте команду Вставка^Скопиро-
ванные ячейки (Insert^Copied cells). Появится диалоговое окно Вставка скопированных
ячеек (Insert Paste), в котором выберите требуемый переключатель: Диапазон со
сдвигом вправо (Shift cells right) или Диапазон со сдвигом вниз (Shift cells down).
При вставке диапазона существующие ячейки будут сдвинуты в заданном направлении.
Специсиьнал в&Кавка
Обычно при вставке данных из буфера обмена Excel помещает в диапазон назначения
все содержимое ячеек (включая данные, формат и примечания), заменяя при этом содер-
жимое ячеек диапазона назначения. Однако с помощью команды Правка^Специальная
вставка (Edit^Paste special) можно управлять информацией, помещаемой в диапазон на-
значения, а также предписывать программе Excel выполнять вычисления.
Активизируйте первую ячейку диапазона назначения и выберите команду
Правка^Специальная вставка. Откроется диалоговое окно Специальная вставка (Paste
special), содержащее два раздела Вставить (Paste) и Операция (Operation). Переключатели
раздела Вставить позволяют задавать копируемые компоненты ячейки (табл. 3.1). Пере-
ключатели раздела Операция помогают определить, какие математические операции необ-
ходимо выполнить над копируемыми данными и данными диапазона назначения при их
наложении. Установите переключатель Пропускать пустые ячейки (Skip blanks), чтобы при
вставке Excel не заменяла существующие значения пустыми ячейками копируемого диапа-
зона. Установите флажок Транспонировать (Transpose), чтобы изменить ориентацию
вставляемого диапазона (преобразовать строки в столбцы, а столбцы — в строки).
Таблица 3.1. Опции раздела Вставить диалогового окна Специальная вставка
Опция вставки Назначение
Все (АИ) Вставляет в диапазон назначения все содержимое ячеек (данные,
формулы, текст), а также формат, примечания
Формулы (Formulas) Вставляет в диапазон назначения только содержимое ячеек
(данные, формулы, текст)
Значения (Values) Вставляет в диапазон назначения только данные и текст, вместо
формул помещает вычисленные по ним значения на основе сущест-
вующих данных
Форматы (Formats) Вставляет в диапазон назначения только форматы выделенных ячеек
Примечания (Comments) Вставляет в диапазон назначения только примечания к выделенным
ячейкам
Условия на значения Вставляет в диапазон назначения только содержимое ячеек,
(Validation) использующих условия на значения (подробнее об условиях на зна-
чения см. главу 1 книги 2)
Без рамки (All except borders) Вставляет в диапазон назначения все содержимое ячеек (данные, фор-
мулы, текст), а также фо'рмат, примечания, за исключением рамок
Ширины столбцов Вставляет в диапазон назначения все содержимое ячеек и устанав-
(Column widths) ливает ширину столбцов, как в копируемом диапазоне
Формулы и форматы чисел Вставляет в диапазон назначения только формулы и форматы чисел
(Formulas and number formats) (исключая данные и текст)
Значения и форматы чисел Вставляет в диапазон назначения только значения и форматы чисел
(Values and number formats) (исключая текст; вместо формул помещает вычисленные по ним
значения на основе существующих данных)
Тлава 3. Уеуаю&фовсшие fiatfobux мш&ов 189
Флажок Транспонировать (Transpose) диалогового окна Специальная вставка удоб-

но использовать, например, когда названия столбцов таблицы необходимо преобразовать
в названия строк и наоборот, а также чтобы преобразовать строки таблицы в столбцы,
а столбцы — в строки.
На рис. 3.18 приведен пример. Выделенный диапазон A2:J7 был скопирован в буфер
обмена с помощью кнопки Копировать панели инструментов Стандартная. Затем, после
перемещения указателя в ячейку А9, была выполнена команда Правка^Специальная
вставка и установлен флажок Транспонировать. В заключение необходимо щелкнуть на
кнопке ОК.
В результате транспонированный диапазон будет скопирован в ячейки A9:F18
(рис. 3.18). Обратите внимание на то, что рамка, применяемая в строке 6, скопирована в
ячейки диапазона (Е9:Е18), откуда, безусловно, ее необходимо удалить. Но в остальном
все данные, в том числе и итоговые, располагаются в необходимых местах. ,
Чтобы создать в ячейках назначения формулы со ссылкой на ячейки копируемого диа-
пазона, щелкните на кнопке Вставить связь (Paste link) диалогового окна Специальная
вставка. Значения таких формул будут автоматически обновляться при внесении измене-
ний в исходный диапазон.
Е2 Microsoft Ejccel - пример! -1.xls

WT Сервис Данные печать заголовка
di Ч<3 y5j * .J l.^} '
"/, 6Э *й .Й
А12 f.
lûEjf js^ji^
TTS::
[Продажи за 2005 год
3j Деталь 100 500: 485 438J 505 483J 540! 411

4 i Деталь 101 "'175!' 170 153! 177: 169 189:' l"54''"
Т|Деталь 102 350; 340 306 354" 338! 378! 309*
6 «Деталь 103 890 i 863 779; 899 859! 961! 785'
7 Итого 1915: 1858 1б7б7 1935 1849! 2068! 1659"'
Л Деталь 100 Деталь 10 Деталь 1' Деталь 10 Итого
13 500 175 350 890 1915
485 340 863 1858
м""< > и/Листб/Лиа! /Лист-хДетали/ "Шансон" /Итот/ "J<::.:: >:J

.,; 'Аатофиоры- \ Ч i? - 1^,',Д -,= .ip :
ШМ
Укажите Ячейку и нажмите Enter или выберите "Встэвлъ"
Puc.3.18. Использование команды Специальная вставка для копирования диапазона с

преобразованием строк в столбцы, а столбцов — в строки
/90 t&uua 2. Создание
Для преобразования всех содержащиеся в диапазоне формул в вычисленные

по ним значения выделите диапазон, выберите команду ПравкаоКопи-
ровать, а затем— Правка^Специальная вставка. После этого установите в
диалоговом окне Специальная вставка переключатель Значения и щелкните
на кнопке ОК, не перемещая указатель на другие ячейки таблицы. Excel заме-
нит все формулы диапазона на вычисленные по ним значения!
Jloucfc и замена
Вопросы редактирования рабочих листов будут освещены не полностью, если не уде-
лить должного внимания такой важной теме, как поиск и замена. Функцию Найти (Find)
программы Excel можно использовать для поиска отдельной строки (набора символов) в
рабочем листе: А функция Заменить (Replace) удобна, когда определенную строку необ-
ходимо заменить другой в пределах целого листа.
Функции поиска и замены доступны из одного диалогового окна — Найти и заменить
(Find and Replace). Если необходимо только найти в рабочем листе определенные дан-
ные, перейдите на вкладку Найти (она будет выбрана автоматически в диалоговом окне
Найти и заменить при использовании команды Правка^Найти (Edit<=>Find) или сочета-
ния клавиш <Ctrl+F>). Чтобы изменить содержимое одной или нескольких найденных
ячеек, перейдите на вкладку Заменить (она будет выбрана автоматически в диалоговом
окне Найти и заменить при использовании команды ПравкаОЗаменить (EditOReplace)
или сочетания клавиш <Ctrl+H>).
В диалоговом окне Найти и заменить представлен целый ряд параметров поиска и за-
мены данных в рабочих таблицах. Единственный недостаток заключается в том, что эти оп-
ции скрыты: Чтобы отобразить все доступные опции на вкладках Найти и Заменить, щелк-
ните на кнопке Параметры (Options) в любой из этих вкладок.
Лоиск.
Чтобы использовать команду Найти для поиска информации в рабочем листе, выпол-
1. Для поиска по всему листу активизируйте одну ячейку. Вы ограничите поиск в преде-
лах диапазона, если выделите необходимый диапазон.
2. Выберите команду Правка^Найти или нажмите <Ctrl+F>.
Excel откроет диалоговое окно Найти и заменить с активной вкладкой Найти.
3. Введите строку поиска в поле Найти (Find what).
При вводе искомой строки можно использовать символы подстановки: ? — для за-
мены одного символа и * — для замены нескольких символов. Например, строке по-
иска "к?т" соответствуют "кот", "кит", "кат". А строке поиска "9*1" — "95946781"
или даже "95, ул. 1-я Строителей". Если в искомой строке должен содержаться сим-
вол, используемый в качестве символа подстановки, поместите перед ним "~", на-
пример "~*2,5", чтобы найти все формулы, в которых производится умножение на
2,5 (символ * в Excel является оператором умножения).
Если искомая строка имеет определенный формат, можно ограничить поиск толь-
ко в ячейках данного формата.
Тлава 3. PeqcuaitufioeaHue fiaJobux. мюКов f9t
4. Щелкните на кнопке Параметры (Options) и на кнопке Формат (Format). Задайте в

открывшемся меню искомый формат либо щелкните на команде Выбрать формат
из ячейки (Choose format from cell), чтобы указать на ячейку рабочего листа с необ-
ходимым форматом.
При выборе команды Формат Excel открывает диалоговое окно Найти формат,
содержащее те же вкладки и опции, что и обычное диалоговое окно Формат.
Выберите параметры форматирования, которые необходимо найти, и щелкните на
кнопке ОК.
При выборе команды Выбрать формат из ячейки диалоговое окно Найти и заменить
исчезнет с экрана до тех пор, пока вы не щелкнете на ячейке, содержащей требуемый
формат.
Обратите внимание на следующий факт: при использовании функции Найти Excel
производит поиск заданной строки только в пределах активного рабочего листа. Чтобы
выполнить поиск по всем ячейкам всех листов рабочей книги, перейдите к п. 5.
5. Для поиска строки по всем ячейкам всех листов рабочей книги выберите элемент
В книге (Workbook) из раскрывающегося списка Искать (Within).
' Если список Искать в диалоговом окне отсутствует, щелкните на кнопке
Параметры — диалоговое окно Найти и заменить расширится, и на экране поя-
вятся раскрывающиеся списки Искать, Просматривать (Search), Область поиска
(Look in) и флажки Учитывать регистр (Match case) и Ячейка целиком (Match en-
tire cell) (рис. 3.19).
По умолчанию Excel выполняет поиск по строкам активного листа или выделен-
ного диапазона (т.е. сначала движется вправо от активной ячейки). Если необхо-
димо выполнять поиск по столбцам, а затем по строкам, перейдите к п. 6.
5. Выберите По столбцам (By columns) в раскрывающемся списке Просматривать,
чтобы выполнить поиск по столбцам (т.е. сначала просмотреть ячейки по столбцу
вниз от активной ячейки, а затем выполнить поиск в следующем столбце). •
Ивать: [«листе Щ О Считывать регистр

;====:=; Ц ячейке I«»«M«
! Просматривать; jno строкам VI
О&мстыюиска: {формулы |j|j | Параметры« [
Книга Лист
пример!-l.x!s Детали SBi2 anp.OS

пример! -l.vls Детали SCft нш.05
пример! '1-^s Дета^ SDK иют.05
19 ячеек найдено , : .
Рис. 3.19. Поиск значений в ячейках с помощью вклад-

ки Найти диалогового окна Найти и заменить
19-2 Книга 2. Создание [шЛочш
По умолчанию Excel просматривает содержащиеся в ячейках формулы, а не вы-

численные по ним результаты. Например, если необходимо найти 1250, а в ячейке
находится формула =750+500, вычисление которой дает искомый результат,
программа Excel такую ячейку не найдет.
Чтобы Excel выполняла поиск в точности по тем данным, которые отображаются в
ячейке таблицы (т.е. по результатам вычислений содержащихся в ячейках фор-
мул), необходимо из раскрывающегося списка Область поиска выбрать элемент
Значения (Values). Для поиска строки в примечаниях к ячейкам выберите
Примечания (Comments) из раскрывающегося списка Область поиска.
7. Выберите Значения из раскрывающегося списка Область поиска, чтобы выпол-
нить поиск по значениям ячеек электронной таблицы, и Примечания — для поиска
строки в примечаниях к ячейкам.
Обратите внимание, что при выборе элемента Примечания кнопка Формат,
позволяющая задать искомый формат, становится недоступной.
По умолчанию Excel при поиске игнорирует регистр, т.е. слова Акция, акция и
АКЦИЯ для программы одинаковы. Чтобы выполнить поиск с учетом регистра,
перейдите к п. 8.
8. При поиске будет учитываться регистр символов, если в диалоговом окне Найти и
заменить установить флажок Учитывать регистр.
По умолчанию Excel находит все вхождения искомой строки, даже если она явля-
ется частью другой, более длинной строки. Например, при поиске строки "25"
программа найдет и ячейки, содержащие следующее: "25", "15,25", "25, ул.
Новая", "25000000". Чтобы найти ячейку, содержимое которой в точности совпа-
дает с искомой строкой, перейдите к п. 9.
9. Для обнаружения ячеек, содержимое которых в точности совпадает с искомой стро-
кой, установите флажок Ячейка целиком.
Пбсле ввода необходимой строки и настройки параметров поиска можно перейти
к просмотру ячеек электронной таблицы.
10. Щелкните на кнопке Найти все (Find all), чтобы найти все вхождения искомой стро-
ки, или на кнопке Найти далее (Find next), чтобы найти следующее вхождение
искомой строки в ячейке таблицы.
По щелчку на кнопке Найти все в нижней части диалогового окна Найти и
заменить появится список всех найденных ячеек (см. рис. 3.19). Чтобы перейти к
отдельной ячейке, щелкните на ее ссылке. Если необходимо, перетащите диалого-
вое окно Найти и заменить так, чтобы оно не закрывало искомую ячейку.
При выборе Найти далее Excel выделяет следующую ячейку рабочей таблицы по
направлению поиска, соответствующую заданным критериям. Чтобы просмотреть
все вхождения искомой строки, продолжайте щелкать на кнопке Найти далее.
11. По окончании поиска закройте диалоговое окно Найти и заменить, щелкнув на
кнопке Закрыть (Close).
Обратите внимание: Excel сохраняет искомую строку и параметры поиска даже после
закрытия диалогового окна Найти и заменить. Чтобы повторить поиск, нажмите
<Ctrl+F> и щелкните на кнопке Найти все или Найти далее. Используемую ранее в дан-
ном сеансе работы строку можно выбрать из списка Найти.
Лшва 3. êqatanuftoeoHue fiaôtux мюКлв 193
Замена
Функция поиска поможет вам найти отдельный набор символов в таблице. Однако
может потребоваться изменить некоторые или все ячейки, содержащие искомую строку
символов. Именно для этого существует функция замены.
Чтобы найти и заменить информацию в рабочем листе, выполните следующие действия.
1. Для поиска и замены в пределах листа активизируйте одну ячейку. Чтобы ограничить
поиск в пределах диапазона, выделите нужный диапазон.
2. Выберите команду Правка^Заменить или нажмите <Ctrl+H>.
Excel откроет диалоговое окно Найти и заменить с активной вкладкой Заменить
(рис. 3.20). Если открыто диалоговое окно Найти и заменить с активной вкладкой
Найти, просто щелкните на вкладке Заменить.
Найти и заменить
; Найти J Заменить [_._
Найти: jJOoiT .......

Заменить»: J2006J
Искать: : на лис | D Учитывать регистр

j ED Ячейка иелико«
Область поиска: ! формулы
Рис. 3. 19. Замена данных в электронной таблице с ис-

пользованием вкладки Заменить диалогового окна
.. . 4»-*Vv
Найти и заменить
3. Введите строку поиска в поле Найти (Find what) и задайте искомый формат, исполь-
зуя кнопку Формат.
Подробнее о поиске и его параметрах см. предыдущий раздел.
4. В поле со списком Заменить на (Replace with) введите строку для замены.
Введите строку именно так, как она должна выглядеть в ячейке рабочего листа.
Обязательно используйте символы в том регистре, в котором они будут отобра-
жаться в ячейках, и, если необходимо, символы ? и * (в данном случае они симво-
лами подстановки не являются).
5. Щелкните на кнопке Параметры, а затем из раскрывающегося списка Формат
выберите параметры форматирования для строки замены.
По щелчку на кнопке Формат Excel откроет диалоговое окно Заменить формат
(Replace format), содержащее все вкладки и опции обычного диалогового окна
Формат ячейки. Выберите необходимые параметры форматирования и щелкните
По щелчку на кнопке Выбрать формат из ячейки диалоговое окно Найти и
заменить временно исчезнет с экрана. Укажите ячейку с требуемым форматом,
щелкнув на ней в рабочем листе.
f9f Книга 2.
6. Выберите необходимые элементы из раскрывающихся списков Искать, Просматри-

вать, Область поиска, а также установите, если требуется, флажки Учитывать
регистр и Ячейка целиком.
Эти опции работают так же, как и на вкладке Найти. Если они отсутствуют в диа-
логовом окне Найти и заменить, щелкните на кнопке Параметры.
7. Щелкните на кнопке Найти далее, чтобы найти следующую ячейку, содержащую
искомую строку. Затем щелкните на кнопке Заменить (Replace) — таким образом,
вы замените найденную строку символами, заданными в поле Заменить на. Если
замену производить не нужно, щелкните на кнопке Найти далее, чтобы перейти к
следующей ячейке с искомой строкой.
Поочередное использование кнопок Найти далее и Заменить — наиболее безо-
пасный способ выполнения замены. Если вы уверены (на все 100%), что не оши-
бетесь, заменив в пределах листа все вхождения искомой строки на новую, щелк-
ните на кнопке Заменить все (Replace all) — Excel выполнит глобальную замену
самостоятельно.
8. По окончании замены щелкните на кнопке Закрыть.
Программа Excel остановит поиск и закроет диалоговое окно Найти и заменить.
При выполнении глобальной замены Excel автоматически закрывает это диалого-
вое окно по окончании операции.
Помните, что для восстановления данных, измененных по ошибке во время поиска и

замены, можно воспользоваться командой Правка^Отменить, сочетанием клавиш
<Ctrl+Z> или кнопкой Отменить на панели инструментов Стандартная.
Справочные MatfaefiuoAM
Excel 2003 содержит новую панель задач -— Справочные материалы (Research), кото-
рую удобно использовать для поиска разного рода информации, в том числе в многочис-
ленных онлайновых службах (Encarta Dictionary), а также тезаурусе (для многих европей-
ских языков). Она поможет выполнить перевод (с английского и на английский), исполь-
зовать MSN Search для поиска в Internet, предоставит возможность работать со службой
Stock Quotes и Encyclopedia.
Чтобы получить информацию из указанных источников по данному слову или ключе-
вой фразе, выполните следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Справочные материалы (Research) на панели инструментов
Стандартная(81апааго). 0
Excel откроет панель задач Справочные материалы (рис. 3.21). Если панель задач уже
открыта в Excel, щелкните на кнопке Другие области задач (Other task panes) справа от
ее заголовка и выберите Справочные материалы из раскрывшегося списка.
2. В текстовом поле Искать (Search for) введите слово или фразу, по которой необхо-
димо найти информацию.
По умолчанию Excel выполняет поиск во всех источниках справки, в том числе
Encarta World Dictionary, всех установленных тезаурусах и утилите перевода.
Для выполнения поиска во всех ресурсах щелкните на кнопке Начать поиск (Go),
не переходя к п. 3.
Тиава 3. PeqaKritufioecuate ftafotux MtctKof 195
3. (Необязательно) Чтобы найти ключевое слово или фразу в определенном ресурсе,

щелкните на кнопке Искать в (Show results from) и выберите из раскрывающегося
меню требуемый ресурс.
Excel соединится с выбранным ресурсом и выполнит поиск по введенным ключе-
вым словам.
MSN MentyStodi »tt» „Л
^| Получить службы на странице решений

партнеров Office
Л/с. 3.2/. Использование панели задач
^ Параметры...
Справочные материалы
В нижней части панели задач Справочные материалы будут отображены результаты

поиска. В зависимости от используемых ресурсов, результаты могут быть представлены
как в виде ссылок на Web-страницы, так и в виде обычной информации, которую можно
просто прочесть на панели задач.
По щелчку на найденной ссылке Excel открывает Web-браузер (обычно это Microsoft
Internet Explorer 6, поставляемый в комплекте Office 11) и загружает в него страницу. По
окончании работы с информацией и (или) ссылками на Web-странице щелкните на
кнопке Close (Закрыть) в правом верхнем углу окна браузера и вернитесь в Excel.
На рис. 3.21 представлен результат работы панели задач Справочные материалы по
поиску котировки акций MSFT в ресурсе Stock Quote. , .
Чтобы изменить набор ресурсов в списке Искать В, щелкните на ссылке
Параметры в нижней части панели Справочные материалы. Excel откроет
диалоговое окно, в котором можно добавить необходимые службы и удалить
неиспользуемые с помощью установления соответствующих флажков.
Jlfiogefitca п/гсивописсшия
Для обнаружения и исправления грамматических ошибок, не выявленных функцией
автозамены, используют функцию проверки правописания. Чтобы проверить правопи-
сание на рабочем листе, щелкните на кнопке Орфография (Spelling) в панели инстру-
f96 Книга 2. Создание fiadbbux
ментов Стандартная, нажмите <F7> или выберите команду Сервис°=>Орфография

(ToolsO Spelling).
При выполнении орфографической проверки Excel ищет каждое слово каждой ячей-
ки в словаре. Если это слово не найдено (что часто бывает с нераспространенными фа-
милиями, аббревиатурами, акронимами или техническими терминами), Excel выделяет
ячейку с данным словом и отображает диалоговое окно Орфография (Spelling). Неиз-
вестное слово располагается в поле Нет в словаре (Not in dictionary), а предлагаемые ва-
рианты исправления приводятся в списке Варианты (Suggestions) —рис. 3.22.
Рис. 3.22. Диалоговое окно Орфография
Выполните одно из следующих действий.

• Щелкните на одном из предложенных вариантов замены, а затем — на кнопке
Заменить (Change), чтобы программа Excel заменила неверное слово и выполнила
дальнейшую проверку правописания.
» Щелкните на одном из предложенных вариантов замены, а затем — на кнопке
Заменить все (Change all), чтобы программа Excel заменила неверное слово выбран-
ным вариантом по всему листу и выполнила дальнейшую проверку правописания.
» Щелкните на кнопке Пропустить (Ignore once), чтобы пропустить выделенное
слово и продолжить проверку правописания.
» Щелкните на кнопке Пропустить все (Ignore all), чтобы пропустить неизвестное
программе слово по всему листу и продолжить проверку правописания.
» Щелкните на кнопке Добавить в словарь (Add to dictionary), чтобы добавить не-
известное программе слово в пользовательский словарь, тогда в дальнейшем Excel
не будет идентифицировать его как ошибку.
ф Щелкните на кнопке Автозамена (AutoCorrect), чтобы добавить неизвестное Excel
слово в список автозамены и автоматически заменять его выбранным вариантом.
Помните: Excel выполняет проверку правописания только в активном листе

(а не всех листов рабочей книги). Чтобы выполнить проверку другого рабочего
листа, щелкните на его ярлычке и выберите команду СервисООрфография
(<F7>). Вы сможете проверить сразу несколько листов, если перед выполнени-
ем проверки выделите их ярлычки.
a 3. Реусиани/ювание/гаЯочил: лианов 197
По окончании проверки правописания Excel выводит на экран окно предупреждения,

в котором сообщает о завершении проверки.
изменение naftcuieiHftoe nfto6efncu прювописсшил

Настройка параметров проверки правописания позволяет ускорить и упростить работу с
листами. Щелкните на кнопке Параметры (Options) в диалоговом окне Орфография.
Появится диалоговое окно Параметры с единственной вкладкой Орфография (рис. 3.23).
В этом диалоговом окне можно задать новый язык словаря, который будет использо-
ваться при выполнении проверки правописания. Выберите его в раскрывающемся спи-
ске Язык словаря (Dictionary language), особенно в том случае, если в тексте встречаются
иностранные термины. Если для технической и другой специфической терминологии
создан отдельный словарь, выберите в раскрывающемся списке Добавлять слова в
(Add words to) — и список пополнится новыми терминами.
Чтобы при выполнении проверки правописания Excel игнорировала слова, помещен-
ные в пользовательский словарь, установите флажок Предлагать только из основного
словаря (Suggest from main dictionary only). Программа проигнорирует слова из пропис-
ных букв, если вы установите флажок Пропускать слова из прописных букв (Ignore
words in uppercase).
По умолчанию Excel не считает ошибками слова, содержащие цифры (например,
В52). Чтобы такие слова идентифицировались как ошибки, снимите флажок Пропускать
слова с цифрами (Ignore words with numbers). Кроме того, Excel игнорирует все данные,
идентифицируемые как Internet-адреса и пути файлов (www.dummies.com или
с : \mydocuments\finance). Для выполнения проверки этих выражений снимите фла-
жок Пропускать адреса Интернета и имена файлов (Ignore Internet and File addresses).
Обратите внимание на раздел Языковые настройки (Language specific) в правой части
диалогового окна Орфография. Они становятся активными при выборе из списка Язык
словаря немецкого, корейского, арабского языка, а также иврита и позволяют задавать
используемые при проверке орфографии правила.
Орфография
£зык словаря: ; Языком** настройки
' русский (Рооия)
:i
Добавлять впова в:
'CLSTOUMC
О предлагать только ш основного с

D пропускать слова HJ ГРОГМСНЫХ буке
G5 пропускать, слова с цифрами
[5] пропускать адреса Интернета и имена файлов
Параметры авто^анены...
Рис. 3.23. Изменение параметров проверки орфографии

Книга 2. Создание fiadbtux/Ка&ищ
3)о<$авление слов в пользовательский словарь

Для добавления слов в пользовательский словарь используется кнопка Добавить в
словарь (Add to dictionary) диалогового окна Орфография. По умолчанию Excel добав-
ляет неизвестные слова в словарь Custom. die. Этот файл расположен в папке Appli-
cation Data\Microsof t\Proof . В свою очередь, папка Application Data может
находиться либо внутри папки Windows на жестком диске (обычно С:), либо в сети,
в папке с именем пользователя, расположенной в Profile.
Если необходимо, можно создать другие пользовательские словари, которые будут
применяться при выполнении проверки правописания (но пользоваться можно только
одним, а не всеми одновременно). Чтобы создать новый словарь, выполните следующие
действия.
1. Выберите команду Сервис^Орфография, щелкните на кнопке Орфография в
панели инструментов Стандартная или нажмите <F7> для выполнения проверки
правописания рабочего листа.
Нельзя добавить термин в словарь до тех пор, пока Excel не идентифицировала его
как неизвестное слово.
2. Когда Excel обнаружит слово, которое необходимо добавить в словарь, щелкните
на кнопке Параметры диалогового окна Орфография.
Откроется диалоговое окно Параметры, в котором следует выбрать новый пользо-
вательский словарь.
3. Щелкните на поле со списком Добавлять слова в, отредактируйте имя файла сло-
варя, не изменяя его расширение, и щелкните на кнопке ОК или нажмите <Enter>.
Введите новое имя файла словаря, но не удаляйте расширение . die. По щелчку на
кнопке ОК программа Excel добавит неизвестное слово в новый словарь.
4. Продолжайте проверку правописания, добавляя в словарь неизвестные термины с по-
мощью кнопки Добавить в словарь. Все слова будут занесены в новый пользова-
тельский словарь.
Обратите внимание на то, что все новые термины будут заноситься в новый словарь
до тех пор, пока вы не измените имя файла пользовательского словаря (как описано вы-
ше). Чтобы занести новые термины в словарь custom. die, в диалоговом окне
Орфография щелкните на кнопке Параметры и выберите в списке Добавлять слова в
элемент CUSTOM. DIC,
Слова, занесенные в пользовательский словарь, можно исправлять непосред-
ственно в файле словаря (для этого откройте его с помощью редактора
Блокнот (Notepad) стандартной программы Windows). Внесите любые изме-
нения в файл custom. die и сохраните его с помощью команды Файл°=>
Сохранить (РПе'Ф Save) или контекстного меню программы Блокнот.
. . .
tfietcctna в /геъь
Средства поиска и замены довольно удобны при исправлении ошибок, уже обнару-
женных в рабочем листе. Проверка правописания избавит от опечаток при наборе. К со-
жалению, эти средства не помогут обнаружить ошибки, возникшие в результате невни-
а 3. PeqeuufiufutfaHue fiafotux, ми&ов f99
мательности, когда одни данные оказались на месте других, или в том случае, когда не-
верно, с точки зрения смысла, написанное слово вполне соответствует требованиям
грамматики. Единственный способ обнаружить и исправить такие ошибки — вниматель-,
но проверить все данные рабочего листа. Обычно проверяют поочередно значения по
строкам и столбцам таблицы.
Excel 2003 предлагает мощное средство преобразования текста в речь, кото-

рое поможет проверить данные таблицы. При использовании этого средства
компьютер "проговаривает" данные каждой ячейки выбранного диапазона
(эти данные вы можете сравнить с данными имеющейся печатной копии).
Если будет обнаружена ошибка, вы вправе остановить чтение содержимого
ячеек, исправить ошибку, а затем продолжить проверку.
Чтобы использовать преобразование текста в речь, откройте панель инструментов

Текст-в-речь командой Вид^Панели инструментовоТекст-в-речь (ViewOToolbars^Text
to speech). Если это средство не установлено на компьютере, Excel запросит диск для его ус-
тановки. Поместите диск с Office XP в дисковод и следуйте инструкциям мастера установки.
После установки инструмента преобразования текста в речь откройте панель инстру-
ментов Текст-в-речь (Text to speech) — рис. 3.24. Теперь можно использовать кнопки
этой панели для проверки данных отдельного диапазона рабочего листа. Выделите необ-
ходимые ячейки и щелкните на кнопке Проговорить ячейки (Speak cells). Инструмент
преобразования текста в речь воспроизведет содержащиеся в ячейках данные, перемеща-
ясь сначала по строке, а затем — по столбцам.
По строкам По столбцам
i I I ••,-.
I
Проговорить ячейки Проговаривать ячейки при
нажатии клавиши ввода
Прекратить проговаривание ячеек
....
Рис. 3.24. Используйте панель инструментов Текст-в-речь
для проверки данных таблицы
Если воспроизведенные программой данные ячейки не соответствуют данным жесткой

копии, остановите воспроизведение, щелкнув на кнопке Прекратить проговаривание
ячеек (Stop speaking) панели инструментов Текст-в-речь. Отредактируйте данные в строке
формул и щелкните на кнопке Ввод (Enter), чтобы обновить содержимое ячейки.
Если после редактирования ячейки программа переместила указатель ячеек та-

ким образом, что некоторая часть проверяемого диапазона оказалась пропу-
щенной, пользуясь клавишами <ТаЬ> и <Shift+Tat», переместите указатель на
следующую за исправленной проверяемую ячейку (не используйте клавиши со
стрелками, поскольку таким образом вы снимете выделение диапазона).
Применяя инструмент преобразования текста в речь, можно изменить направление

перехода от ячейки к ячейке в выделенном диапазоне. Вместо чтения ячеек по строкам,
можно задать чтение по столбцам, щелкнув на кнопке По столбцам (By columns) на па-
нели инструментов Текст-в-речь.
•200 Книга 2.
Кроме того, вы вправе изменить голосовые параметры воспроизведения текста.

Для этого выполните следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) в панели задач Windows. Наведите указатель мыши на
элемент Настройка (Settings) и выберите в раскрывающемся меню Панель управления
(Control panel).
2. Дважды щелкните на пиктограмме Речь (Speech), чтобы открыть диалоговое окно
Свойства речи (Speech properties).
3. Перейдите на вкладку Преобразование текста в речь (Text to speech).
4. Из раскрывающегося списка Выбор голоса (Voice selection) выберите голос, кото-
рым будет воспроизводиться текст.
Можно выбрать LH Michael, LH Michelle или Microsoft Sam. LH. Аббревиатура
LH — производные от первых букв фамилий создателей голосов Michael и
Michelle, Lerned и Haspie.
5. Щелкните на текстовом поле Использовать следующий текст для пробы
голоса (Use the following text to preview the voice) и отредактируйте тестовый текст.
Например, для тестирования голоса Microsoft Sam подойдет фраза "I'm afraid,
Dave. Dave, I'm afraid."
6. Щелкните на кнопке Проба голоса (Preview voice), чтобы прослушать, как выбран-
ный голос воспроизводит фразу, введенную в текстовом поле Использовать
следующий текст для пробы голоса.
7. Если необходимо настроить скорость воспроизведения, перетащите ползунок
Скорость голоса (Voice speed) со среднего положения по направлению Ниже (Slow)
или Выше (Fast).
После изменения скорости щелкните на кнопке Проба голоса, чтобы проверить,
соответствует ли выбранная скорость вашим требованиям.
8. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Свойства речи. Не забудьте закрыть
Панель управления, щелкнув на кнопке закрытия этого окна.
Если вы изменили параметры речи в диалоговом окне Свойства речи, функция пре-
образования текста в речь при последующем воспроизведении данных электронной таб-
лицы будет использовать заданный голос с установленной скоростью.
Щелкните на кнопке Проговаривать ячейки при нажатии клавиши ввод

(Speak on Enter) на панели инструментов Текст-в-речь, чтобы по окончании
ввода данных в ячейку программа их воспроизвела. Таким образом можно
проверить правильность ввода данных сразу после заполнения ячейки рабо-
чего листа. Помните, что при использовании этого режима необходимо
завершить ввод данных в ячейку нажатием клавиши <Enter>. По щелчку на
кнопке Ввод в строке формул введенные данные воспроизведены не будут.
Обратите внимание, что кнопка Проговаривать ячейки при нажатии клавиши ввод
на панели инструментов Текст-в-речь является выключателем, поэтому для отключения
данного режима воспроизведения необходимо повторно щелкнуть на ней.
•
Тлава У. Управление
лианами
главе...
S Вставка и удаление строк и столбцов
•/ Использование нескольких областей
•S Структура данных рабочего листа
S Вставка, удаление и перестановка листов в книге
•S Открытие разных листов книги
•/ Использование нескольких книг
s Открытие окон нескольких книг
•/ Создание и использование рабочей области
S Консолидация данных рабочего листа
• . • • •;".-.,
,. \ • •
/У озможность реорганизации информации в электронной таблице не менее важна,

А^ чем ввод данных и их редактирование. Поэтому необходимо уметь управлять
строками и столбцами в пределах листа, а также листами в пределах рабочей книги, а
иногда и в пределах нескольких книг, содержащих связанные данные.
В этой главе описаны способы реорганизации информации в рабочем листе путем
вставки и удаления строк и столбцов. Речь также пойдет о создании структуры таблицы
данных, которая позволяет отображать информацию только определенного уровня важ-
ности. Вы узнаете о способах управления листами рабочих книг, о стратегиях визуаль-
ного сравнения и передачи данных из книги в книгу.
•
Уео/гганизсщия /гаЗочею лиана

Независимо от числа занятых данными строк и столбцов, каждый рабочий лист со-
держит 256 столбцов и 65536 строк. По мере увеличения электронной таблицы может по-
требоваться реорганизация данных. Во многих случаях необходимо произвести удаление
и вставку строк и столбцов так, чтобы связанные данные находились в таблице рядом.
При работе с большими объемами данных зачастую необходимо разделить окна и за-
крепить в разных областях данные одного листа, например, для сравнения. Работая с боль-
шими таблицами данных и списками, вам может быть удобно создать структуру данных, а
затем свернуть информацию, оставив на экране только важные данные. Таким образом, вы
будете иметь возможность обращаться к деталям только по мере необходимости.
202 Книга 2. Создание/tadotujc
/Зс(навк.а и if решение ctfifioic и

При вставке и удалении столбцов и строк помните о том, что эта операция повлияет
на все 65536 ячеек столбца и 256 ячеек строки. Необходимо быть осторожным, чтобы по-
добные действия не повлияли на данные листа, которые не отображены на экране.
С этой точки зрения, вставка столбцов и строк достаточно опасна — ведь данное дейст-
вие может привести к разделению существующих логически связанных данных.
Чтобы избежать случайного удаления данных, а также разделения логически связан-
ных данных при вставке, используйте масштаб. Убедиться в безопасности планируемых
действий можно, установив в поле Масштаб (Zoom) панели инструментов Стандартная
(Standard) значение 25% (или в диалоговом окне Масштаб (Zoom), вызвать которое мож-
но командой Вид^Масштаб (View1* Zoom)). Безусловно, при работе с большими табли-
цами даже в масштабе 10% невозможно просмотреть все строки и столбцы, поэтому
нельзя полностью гарантировать, что планируемое действие не повлияет на содержащие-
ся в таблице данные.
Чтобы перемещаться между диапазонами, на которые может повлиять удаление стро-
ки или столбца, используйте <Ctrl+i>n <Ctrl+- ». Если курсор находится в пустой ячей-
ке, он будет перемещен на следующую заполненную данными ячейку в строке или
столбце. Например, если, находясь в ячейке В52 и нажав <Ctrl+-»>, вы окажетесь в ячей-
ке IV52 (последней в этой строке), то можете быть уверенным, что справа от ячейки В52
данных нет. Аналогично, если находиться в ячейке D10 и нажать <Ctrl+i>, то вы окаже-
тесь в ячейке D65536 (последней в этом столбце). Из этого следует, что ниже D10 в этом
столбце данных нет.
Убедившись, что удаление и вставка строк и столбцов не приведет к потере данных,
можно переходить к выполнению указанных действий.
Удаление ctfijtoic и с&олЯцов

Чтобы удалить строку или столбец, выделите ее, щелкнув на заголовке, и выберите
команду Правка^Удалить (Edit11* Delete). Помните, что выделить группу строк или
столбцов можно, перетащив указатель мыши по их заголовкам. Для выделения несмеж-
ных строк и столбцов, щелкая на заголовках, удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.
При удалении столбца все содержащиеся в нем данные удаляются, а все расположенные
справа — смещаются влево на столбец. При удалении строки все находящиеся в ней данные
обнуляются, а данные расположенных ниже строк перемещаются на строку вверх.
Помните, что нажатие клавиши <Delete> и команда Правка^Удалить не рав-

ноценны. При нажатии клавиши <Delete> все данные выделенной области ра-
бочего листа обнуляются, а данные соседних строк и столбцов не изменяются.
При использовании команды Правка^Удалить удаляются данные выбранного
столбца или строки, и происходит сдвиг оставшихся столбцов или строк.
Если удаление строк и столбцов привело к удалению данных, используемых в

формулах, в ячейках с формулами появляется сообщение об ошибке #ССЬШКА !
(#REF!). Необходимо исправить формулу так, чтобы удалить ссылку на несу-
ществующую более ячейку (подробнее см. главу 2 книги 3).
Ч. Управление IKI<$OH.UMU Miaficuiu 203
2)оЗа&л<ение новых ан/гок, и

Перед вставкой нового столбца или строки выделите (щелкнув на заголовке) столбец
или строку, рядом с которой должен появиться новый столбец (строка), и выберите ко-
манду Вставка^Столбцы (InsertoColumns) или Вставка^Строки (Insert^Rows). При
вставке нового столбца Excel перемещает вправо данные выделенного столбца и столб-
цов, находящихся справа от него. При вставке новой строки Excel перемещает вниз дан-
ные выделенной строки и строк, расположенных снизу от нее.
Чтобы вставить несколько столбцов (строк), выделите необходимое количество
столбцов (строк), перетащив указатель мыши по их заголовкам, и выберите команду
Вставка'ФСтолбцы или Вставка'ФСтроки.
Если невозможно безопасно удалить или вставить целый столбец (или стро-
ку), удалите или вставьте в диапазон отдельные ячейки, смещая остальные
данные вправо или вниз (подробнее о вставке ячеек см. главу 3 книги 2).
При вставке данные, используемые в формулах, могут смещаться. В таком

случае Excel автоматически изменит ссылки на них.
Разделение о&ю&ней fiafoteto мюйа

Excel позволяет разделить окно активного рабочего листа на две или четыре области с
собственными полосами прокрутки. После разделения окна на области можно без
уменьшения масштаба пролистывать электронную таблицу (пользуясь полосами про-
крутки) отдельно в каждой области, что достаточно удобно для сравнения данных, нахо-
дящихся в разных частях рабочего листа.
Чтобы разделить окно рабочего листа, используйте один из следующих методов.
* Для разделения окна по горизонтали на две области (верхнюю и нижнюю) перета-
щите вешку разбиения (тонкую черту, находящуюся в верхней части вертикальной
полосы прокрутки) вниз, разместив границу областей в выбранной части экрана.
* Чтобы разделить окно по вертикали на две области (левую и правую), перетащите
вешку разбиения (тонкую черту, находящуюся в правой части горизонтальной по-
лосы прокрутки) вправо, разместив границу областей в выбранной части экрана.
» Вы сможете разделить окно на четыре части, выполнив сначала разделение окна
по горизонтали, а затем — по вертикали (или наоборот).
Разделить окно на области можно и другим способом. Поместите указатель ячейки в
листе так, чтобы его верхняя фаница располагалась в месте, где должна находиться гори-
зонтальная полоса разделения, а левая фаница— в области размещения вертикальной
полосы разделения.. Затем выберите команду Окно^Разделить (Window*Split).
Excel разделит окно на части, разместив в рабочей области серые полосы разделения.
Для изменения размера области наведите указатель мыши на полосу разделения так, что-
бы он имел вид двунаправленной стрелки, и перетащите полосу в нужном направлении.
В процессе разделения окна на области Excel автоматически синхронизирует про-
крутку в зависимости от способа разделения. При разделении окна на две области по го-
ризонтали (рис. 4.1) в окне профаммы находится одна горизонтальная полоса прокрутки
и две вертикальные. Это означает, что пролистывание по горизонтали синхронизирова-
но, а пролистывать по вертикали можно в каждой области по отдельности.
204 Книга 2. Создание fiarfo4ux
Если окно с электронной таблицей разделено на две области по вертикали (рис. 4.2),
то в окне профаммы находится одна вертикальная полоса прокрутки и две горизонталь-
ные. Это означает, что пролистывание по вертикали синхронизировано, а пролистывать
по горизонтали можно в каждой области по отдельности.
При разделении окна рабочего листа на четыре области (рис. 4.3) в окне профаммы на-
ходится две вертикальные и две горизонтальные полосы прокрутки. Это означает, что про-
листывание по вертикали синхронизировано в двух верхних областях и в двух нижних, а
пролистывание по горизонтали синхронизировано в двух левых и двух правых областях.
После разделения рабочего листа перемещать указатель ячейки из области в область
можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры. Используйте <F6> для уста-
новления указателя на первую ячейку области по часовой стрелке и <Shift+F6> для по-
мещения указателя на первую ячейку области против часовой стрелки. (Если окно разби-
то на две области, переход между ними можно осуществлять с помощью клавиши <F6>.)
Чтобы снять разделение окна на области, выберите команду Окно^Снять разделение
(Window^Remove split) либо перетащите разделительные полосы в углы окна, содержащего
рабочий лист. Вы вправе поместить указатель мыши на разделительную полосу, и когда он
изменит форму на двунаправленную стрелку, дважды щелкните мышью.
Помните, что можно закрепить области так, чтобы содержимое верхней или
левой области постоянно находилось в окне профаммы, а остальную часть
таблицы можно было пролистывать (подробнее о закреплении областей
Магжэмн "Шансам" - продажи за 2005 год

F *>
январь февраль март !1-йкмрг<л апрель У

Щсо
1 245,00р. S .1 373,00р. | 1 229,00р. 3 847:00р. 19
1061,0рр! 1 170,ОРЙ 1 045,0pp 9
6 I Классика 855,OOpJ 943,00р. I 844,00р. 2642.00р. i
5
ЗЙИШ "~ 642,ррр.' ' "708,рОр ! ''
633,00р. 1 ЭвЗ.ООр ,
" '
4
_8 Итого CD
9 [Аудиокассеты
7 ]Другие 1 983:00р.
' "
Т]итогоСО "II'ZIII
9 {Аудиокассеты
Рок ?45,Pppj 1418,рОр,1 1 234,рОр.| 11|
Джаз 1 035,00р. \ 1 552,00р. I "i"354,6pp.T з94Шр. 135
12|Классика 1 456,рОр. !
987,00р. ;
2 184.0pp. i 191 1.00р.: l-tj
4*
«1 Другие' ' 3765.00р.
14 jИтого аудиокассеты 4 423,00р \ 5797.00р.; 16 864,00р. "4
'
16(Итого 9Нв.ООр
16J
_1jJ
и < > «i/ |;шана>н" (2) Х'Шаисрн" / ЙТ1.1 < . . . . . .
Рис. 4.1. Окно с рабочим листом разбито на две области по горизонтали

Тлава Ч. Уп^а&ление рабочими санами 205
2 январь февраль { 1-я «аргал апрель

FJCD .......
Tf'Pok""" i245,60pj 1373,60р7 l969.00p"
1П.Джаз 1 рб1,00р ! 1 170,00р. | 3276,рр)>. 911,00р.
1
JJ Классика 855,00р. i 943,00р. ! 2642,00р. 843,00р.
7 (Другие
s 1 июго со""' 77
642,0pp. I 708.ррр. 1 ?83.рОр. 554,00р. ~
9 I Аудиокассеты
lOJPoK 945,0рр7 1418.00p.l 3597,рОр."
" 1 154,00р.
:
1035',66рГ 1'342,0бр'.
12|Кпасси1а 1 456.00р.; 2184,рОр.! S55l.oOj> 1101.00р.
ИДругие 987.00P.I 1480,66р. 1 37«5ji5p. 456,р6р.
J4JMraro аудиососсать 4423.00р.; 6634,00(1 "16854.00р. 4063.00р."
IS Итого 8226.00PJ 10828,ООр. 28 602.00р. в ЗЗО.ООр.
М7.. .... 7 7 7777.77.7 '
17
4 4 > >Г/ Продажи *! 20<Ц 2005 гады |« ">й ::fe;

»'..V4 DO Ai..Jl.;>-i^;,-Д-
PMC. 4.2. Перетащите полосу разделения, чтобы изменить размеры областей,

содержащих рабочий лист
2! январь февраль II март H-a «аргал ; апрель

з 'Тер 7
4 JPOK 1245,00р.; 1 373,00р. li 1 229,00р. 1 3847,pOjp; 1(
Т]д«аз 10бШрТ 1 170,66р. !| 1 045,66р. | 3276,рОр.| (
6 | Классика 855,00р.: 943.00р. II 844,00р. ; 2642,рр(>.| f
7 1 Другие 642,ОбрТ; 708^00pJ7 633.66pJ 1 983,00р.! !
8 [Итого CD з аоз.оор ; 4194.00рМ 3 751,00р : 11 748 ООр .•
9 j Аудиокассеты ; , М
~— — т-- — ;g
7 jflpyrvte ~ "б427Ьбр'7~ " ~ 7087o6p7i (333iS)pT;
8 ]ИгагаСр эврзТоорП '''4194,0(|р.|; " _ 3j6i,boR.! 111Й1?*1ЖГГ71717:
9 i Аудиокассеты
Шё* 945.00р. Г 1418,00р4 1234.00р.;
1 354,00р7
З597.р0р]
Э941,00р.|
1 f 1
1 : .;
111Джаз | 1035,00р.: 1552,66р. И
42J Классика 145ё,00р.! 2 184 .00р. II 1911,00р.; SSSVOOpj 1 -Щ
13 1 Другие 987.00р1 1480]о6р.П 1 298,00р. I , 3 766,00р. 1 Л
14 |Итого аудиокассеты : 4 423,00р : 6 634,00р. i ! 5737.00р; 16854;рОр.|
"iSjHioro 8226,ррр4 10828,Ир|1 9548.00pj 28602.00^.1
Ж777.7 77 .'77777 7 777
.17 j
и 4 > м/ ПроДоХИ за 200^-2005 ГОДЫ [< :• >::!.< ...; М: '
s ^
: Д«Ч1В1!« ' ^ ^^^^^-ш^'-^
1 iMM.Lî.^JiimiJ i. • — " i-P : ' :"' " " ' ' :
Готово Цикл J
Рис. 4.3. Окно с рабочим листом разбито на четыре области
•
•206 Книга 2. Создание [шЗочих ida&uui,
листа
Структура позволяет управлять степенью детализации отображаемых данных. Создав
структуру таблицы или списка, вы в дальнейшем можете отображать на экране только
уровни, содержащие итоговую информацию, и разворачивать уровни структуры для
рассмотрения подробных данных только по мере необходимости. При таком подходе
легко создавать печатные отчеты, содержащие разные уровни детализации данных
(подробнее см. главу 5 книги 2), а также строить диаграммы на основе итоговых данных
Структура электронной таблицы несколько отличается от привычных структур, которые
вы создавали в школе (иерархии, где более важные уровни располагаются в верхней части, а
элементы низших уровней следовали ниже). Но в большинстве электронных таблиц дан-
ные высокого уровня (как правило итоговые) располагаются в нижней строке или правом
столбце, а данные в начале таблицы используются для получения итоговых данных.
Такое, на первый взгляд, обратное общепринятому структурирование связано с бух-
галтерской практикой размещения исходных данных над итоговыми. Однако при созда-
нии структуры текстового документа общепринятое положение уровней структуры со-
храняется. Ведь мы читаем документ сверху вниз, слева направо, поэтому сначала распо-
лагается самое важное название, затем — разделы, в каждом разделе могут содержаться
параграфы, абзацы и т.д.
Структуры таблиц данных отличаются от структуры списков данных, поскольку в них
создаются две иерархические структуры: по вертикали и по горизонтали.
Создание ctHfuficiHiffibt
Чтобы создать структуру таблицы данных, выделите ячейки таблицы, включаемые в
структуру, и выберите команду Данные^Группа и структураоСоздание структуры
(DataOGroup and outlineÂuto outline).
По умолчанию Excel предполагает, что итоговые данные располагаются в таблице под
исходными данными, а итоговые столбцы — справа от исходных данных. Но если даже рас-
положение итоговых и исходных данных иное, Excel все равно сможет построить структуру.
Для этого откройте диалоговое окно Настройка (Settings), выбрав команду
ДанныеоГруппа и структура^Настройка (DataOGroup and outline°=>Settings) и в разделе
Расположение итоговых данных (Direction) снимите флажки Итоги в строках под
данными (Summary rows below detail) и Итоги в столбцах справа от данных (Summary
columns to right of detail). Кроме того, можно предписать Excel автоматически применять
стили в уровнях структуры, установив флажок Автоматические стили (Automatic Styles).
(Подробнее о стилях см. раздел "Использование стилей" далее в этой главе.) Щелкните
на кнопке Создать (Create), чтобы создать структуру. По щелчку на кнопке ОК програм-
ма закроет диалоговое окно с новыми параметрами, но структуру данных не создаст.
На рис. 4.4 показана структура рабочего листа, содержащего сведения о продажах
магазина аудиотоваров. В ней отсутствуют скрытые уровни, поэтому нет ни одной кноп-
ки со знаком +. Обратите внимание, что в окне программы появились новые кнопки —
их назначение описано в табл. 4.1.
Если на экране отсутствуют символы Структуры, представленные на рис. 4.4 и
описанные в табл. 4.1, откройте диалоговое окно Параметры (Options) ко-
мандой Сервис^Параметры (ToolsOOptions), на вкладке Вид (View) устано-
вите флажок Символы структуры (Outline symbols) и щелкните на кнопке ОК.
Символы структуры появятся на экране.
JUatfa У. Уп/га&ленме fia.Ju4.uMu лианами 207
Скрыть детали .
Уровни строк Уровни столбцов
I
Магазин "Шансон" - продажи за 2005 год
,.,,. '^yif^fW'SSiiiiljif в~" ~~т~~ ~*-g— — -jp-

Магазин "Iиансон" - продажи за 2005 год
' 2 \ январь I февраль март 1-й
1-й квартал
j з CD
ГГ" poicZZZZZZZ 1245,00р. Г 1373,0бр 1 229,66pJ 3847,(Mp.j
Li.. Джаз lb6it66pj 1 170,66?:iZZZlP451Opp.l
1 e Классика 855г66рЛ 943,66р i 844,66р. i
i 7 Другие 642,66рЛ 7б8д06рл;;;; ц^зкП
ПГ Итого CD j з воз.дор. j f Ж«Л ] 3751.0рр. j
iJL Аудиокассеты
110 Рок 945,66р.: 1418,00р .! 1 234,00р. I
! 11 и"»»;." ZZZZZZ 1 635,ООрЛ 1 552.00РЛ 1 354,ООр:Г 3941,00р.
n? Классика 1 456,ООрЛ 2 1в4,66р 1 911, 00р. | 5551,00р.[
из" Другие 987,00p.i 1 480.00р :: , 1298jOpJ 3765, OOp.*
Ги Итого аудиокассеты 4423,00р. 1 6 ~634, Обр 1 579Т,рОр.\
| 15Итого 8226,qOjj.[ 10828,00р.; Э 546,00р.! 28 602,00р.:
i 16
иЦТЙедйсй за 2004-2005 годы ^ "Щэнсон" (2) \"Шаисон"/ит<|<:
XiD,C5,3-l -ilU!,lal.aJ.A-.ÂA,
/"«с. 4.4. Структура таблицы продажно категориям и дате
Таблица 4.1. Символы структуры

Символ Назначение
Символ уровня строки или столб- Отображает выбранный уровень структуры. По щелчку на сим-
ца (от 1 до 8) воле уровня строки или столбца Excel отображает все верхние
уровни структуры, вплоть до выбранного
Полоса уровня строк или столбцов Скрывает низшие уровни структуры своего уровня, работает
аналогично кнопке с символом Свернуть
Символ Развернуть (со знаком +) Выводит на экран скрытые строки и столбцы скрытого уровня
структуры
Символ Свернуть (со знаком -) Скрывает на экране строки и столбцы выбранного уровня структуры
Рабочий лист может иметь только одну структуру. Если вы создали структуру
одной части рабочего листа, при попытке создать структуру другой его части
Excel выдаст окно с предупреждением, следует ли изменять существующую
структуру листа. В случае положительного ответа Excel добавит структуру но-
вого выделенного диапазона к уже существующей структуре. Чтобы создать
отдельные структуры для различных таблиц, поместите их на разные листы
рабочей книги.
208 Книга. 2. Создание [ш<5очих tOa&um,
К таблице или списку данных можно применить определенные стили структуры. Чтобы
применить эти стили при создании структуры данных, установите флажок Автоматические
стили в диалоговом окне Настройка (Данные^Группа и структура^Настройка), а затем
щелкните на кнопке Создать в этом диалоговом окне. Если флажок Автоматические стили
не установлен, при выполнении команды Данные^Группа и структураоСоздание
структуры стили применены не будут. Их можно применить позже, когда структура будет
создана: откройте диалоговое окно Настройка и щелкните на кнопке Применить стили
(Apply styles), а затем — на кнопке ОК.
На рис. 4.5 приведена структура таблицы продаж по категориям и дате, к которой
применены стили. В этом примере использованы стили УровеньСтолбЧ (ColLeveM),
УровеньСтолб2 (ColLevel_2), УровеньСтрок1 (RowLeveM) и УровеньСтрок2 (RowLevel_2).
Х
E Microsoft txcel - припер! -1.xls:2 ОЙ' 1
!
'."': "•'. ' , — Т . . . . . • •••'.
^1 Файл иь Поавкй Вив Bcraece Фор*$ат Cfipwic-. Д»«ые
!
Окно Офаека Вмл^с вопрос * -в х
Й<':««|;;*гТ^ ,: \ ^ТТ !':"^ *^
;
j JJ >J -
1 l
'I ' J -i ' "? ii i * '4л И - "У 1 «ej » f-^ - : ^ j; » i ' '
|ArtalCyr ж 10 £jjj| ЖаажМЭДр
BIS
:1Ь
J|ililllê8+ 314
ал^^^Ш* (
Л
1Ш!
Г "• "с |£ ]_ D Г Е 1 III
li ! Магазин ' Шансон" - шюдажи за 2005 год
I 2 j январь февраль • М ар/77 f-u квартал ar?f
i 3 ICO |
' • i 4 JPOK 1 245,00р 1 373,00р 1 229,00р. 3847, ООр ; ,!s
• I 6 !Джаз 1061, ООр 1 17Э,оор ; 1045,00р. 3276. ООр
:
1!
• | 6 Классика 855,00р 943,00р I 844,00р. г 64? oop '.'
• г 7 (Другие 642,00р 708,00р I 633,00р f 9S3,OOp • fl
(3 i 8]Итоя>СО ; ЗвОЗ.Оф 4 »94,00р ! 3 75f,00p. 11 74а,00р
• { 9 I Аудиокассеты ; •'
• hoiPoK 945,00р 1 418,00р 1 234,00р. 3597.00р : .Si
• 1 11 Джаз 1 035,00р 1 552,00р 1 354,00р. 3 941,00р

.- .1 121 Классика 1 456,00р 2 184,00р 1911,00р. 5 551.00р
• 1 13 Iflpyme 987,00р 1 480,00р 1 298,00р. 3765. ООр
{-\, i 14jHmoso аудиокассеты 4423.00о i 6 634, ООр i 5 797,00р. ; 16S54.00p
13 ЛЦрИтого I в 226.00D 10 828.00р .' 9 548,00р. 28 602,00р
'•.: j.isl
к """ >Г/ п'родгжи^а'ЙИ:!?! 1.га»< . ''îTisHcocI?£\'Шэнооя"/Й(|<

:
teiP
jjjjgft? ~ 4 \ ftm-o4.tvw - . ,\, . 4
0 с-'' ДЖг?*-* ai • ;.' : ':' : : ^: : '.>" v ; . : •-
: : :
ГОТОВО •' ЦИКЛ ' . •'___ - • ' . .0... .'.:•'..•:..: .'"...... .:;
Рмс. 4.5. Применение стилей к структуре таблицы данных
Стиль УровеньСтрок1 применен к строке первого уровня итоговых данных (строка 15),
стиль УровеньСтрок2 — к строкам второго уровня итоговых данных (итоги по продажам
компакт-дисков (строка 8) и аудиокассет (строка 14)). Стиль УровеньСтолб2 применен к
столбцам первого уровня итоговых данных (к поквартальным данным) — столбцы Е и I,
УровеньСтолб1 — к данным о продажах за полугодие в каждой категории (столбец J).
Если вы применили стили к структуре данных, то несложно изменить формат стилей
строк и столбцов. Для этого используйте диалоговое окно Стиль (Style) (ФорматОСтиль
(FormatoStyle)). Как и при переопределении обычных стилей (Обычный (Normal),
Ч. Управление ficufoiuMu лианами 209
Процентный (Percent), Финансовый (Currency) и т.д.), Excel автоматически обновит все

элементы структуры, использующие данный шрифт. Таким образом, не придется изме-
нять внешний вид каждой ячейки, выделенной заданным стилем, — достаточно один раз
изменить стиль, и формат всех ячеек, использующих данный стиль, будет соответствую-
щим образом изменен. (Подробнее об изменении стилей см. главу 2 книги 2.)
и coKfuntfiue ц/говней
Эффективность структуры данных рабочего листа станет понятной лишь тогда, когда
вы научитесь изменять способ отображения табличных данных, скрывая несуществен-
ные для рассмотрения уровни структуры. Щелкните на символе структуры столбца или
строки, чтобы скрыть подробные данные и оставить на экране лишь итоговую информа-
цию. Например, на рис. 4.6 скрыта информация о продажах по месяцам и по категориям
записей, отображены лишь итоговые продажи за квартал записей на компакт-дисках и
аудиокассетах, а также общий объем продаж за квартал. В этой таблице находится только
информация 1 -го и 2-го уровней.
На рис. 4.7 показана та же таблица, но на экране представлены данные только 1-го
уровня. В структуре строк и столбцов находится лишь информация об итоговых прода-
жах за полугодие. Чтобы развернуть данные по горизонтали, отобразив поквартальную
информацию, щелкните на кнопке с символом 2 слева от структуры столбцов. Вы полу-
чите информацию о ежемесячных продажах, если щелкнете на кнопке с символом 3 сле-
ва от структуры столбцов. Аналогично, чтобы развернуть структуру по вертикали и от-
дельно получить информацию о продажах записей на компакт-дисках и отдельно — на
аудиокассетах, щелкните на кнопке с символом 2 слева от структуры строк. Для получе-
ния, кроме этого, также информации и по категории (рок, джаз и т.д.) щелкните на
кнопке с символом 3 слева от структуры строк.
С Microsoft Excel - пример1 -1.xls:2
|JU^J^bJ|j|H1ига -.ЛЁ •.
-BO-EM
11 \ Магазин "Шансон" -продажи за 2005 год

Г2 I 1-й квартал 2-й квартал 1-е полугодие
[_3JCD
!8_|ИтоетСО М-^^Р *? •И§*>'°9Р ..?|.Ш'°°Р-
щ Аудиокассеты
(
И4_|Хтого а>^Е. О№ссеты 16 854,СЗ^р.: зоооз.оор.:
JISJ Итого 28602,00р. 24 535,00р. j 53137,00р.;
16J <Э
i[181
jii:;:::::;::::;:i:i rz:::::z :4z:ziii:iц
; [
По]
2004-2^
: :!: ;
Л ^ ^^ .:М •
Рис. 4.6. В этой таблице содержится только информация 1-го и 2-го уровней
2fO Книга 2. Созуаниг (юйочих
ШЩ__]_ А __j _Е 1_ L Z1T: jL- i K:_JI_L_

; 1-й квартал 2-й кваотал 1-е полугодие
CD о
Итого 24 535,00р. 53137,00р.
ай
122 : I
«" > "и ^ .^ Продажи за 2004-2005 годы "X"Щансрн^^(2£\"Шансон'/И1<,|Ж:

Гдеяотни- u .|.ли«Фио»б11А,...> D О .ill41 u.. iiLSJ'*jL«dLr-Ab
Л/с. 4. 7. 5 э/пом таблице находится только информация 1-го уровня структуры
Помимо кнопок уровней структуры, можно использовать кнопки Развернуть и

Свернуть каждого уровня структуры. Например, на рис. 4.8 представлен пример таблицы
продаж, в которой на экране находится только поквартальная информация по каждой
категории записей на компакт-дисках, содержащая лишь итоговую информацию о про-
даже аудиокассет. Чтобы получить такие данные, выведите на экран уровни структуры
1 и 2, а затем щелкните на кнопке Развернуть (со знаком +) слева от строки Итого CD.
Примите во внимание, что при сокрытии некоторых уровней структуры Excel

скрывает целые строки и столбцы. Таким образом, на экране не будут ото-
бражены данные, содержащиеся в скрытых столбцах и строках, даже если они
расположены за пределами таблицы, для которой создана структура.
Если вы уже выбрали необходимый режим просмотра таблицы и на экране

остались только избранные строки и столбцы, символы структуры можно уб-
рать с экрана. Снимите флажок Символы структуры на вкладке Вид диалого-
вого окна Параметры либо нажмите <Ctrl+8> (число 8 в верхней строке
обычной клавиатуры). Для отображения символов структуры повторно ис-
пользуйте комбинацию клавиш <Ctrl+8>.
В большинстве случаев программа Excel правильно определяет уровни структуры таб-

лицы данных. Однако в некоторых случаях может потребоваться изменить положение
строки или столбца в структуре данных (например, если один итоговый столбец, в отли-
чие от всех остальных, расположен слева от исходных данных). Чтобы понизить уровень,
выделите строку или столбец в таблице и выполните команду Данные^ Группа и
JUa£a У. Управлениеfia.3o4.uMu мюНамм
структура^Группировать (Data^Group and outlineOGroup). Повысить уровень вы смо-

жете, выделив строку или столбец в таблице и выбрав команду Данные^Группа и
структура^Разгруппировать (Data=>Group and outlineÛngroup).
12 Microsoft txcel - пример! - Г- Ю X
- продажи за 2005 год

1-й квартал •2-й квартал 1-е полугодие
IjJCD
jJPpK 8139,00p.)
3276,00р. , 2856,00р. ' 6 132,00р.'
: 6 Классика 2642,00р. 2478,00/3. 5120,00р.
1 983,00р. J 760.00р. 3743,00р.
11 366.00р. 23134,00р.
• I 9 : Аудиокассеты
(*| 114]Итого аудиокассеты ЗОбОЗ,ООрТ
is] ':.. о
rlSl Итого 28602,00p 24535,00р.' 53137,00р.|
•г) ^
<"< > и^ Продажи за 2004-2005 годы /^Шансон" (2} \-Шаноон-/Ит(|< . V
>. I Авто|!»ги1ы - \ Ч ГП О '"J ^1 Л Ш vii ! -3» - ../ - А - = ss s± й|
Рмс. 4.& Подробно отображены только продажи CD, а о продаже аудиокассет представ-
лена лишь итоговая информация
Перед выбором команды меню в Excel необходимо выделить строку или столбец, уро-
вень которого необходимо повысить или понизить. Чтобы выбрать все строки или столбцы
одного уровня, отобразите символы структуры (нажав <Ctrl+8>) и, удерживая нажатой кла-
вишу <Shift>, щелкните на символе Свернуть и Развернуть требуемого уровня. По щелчку
на кнопке Развернуть Excel выделяет не только видимый уровень, но и все вложенные в
него уровни. Если необходимо выделить отдельную строку или столбец, удерживая нажатой
клавишу <Shift>, щелкните на точке слева от строки или сверху от столбца.
Прежде, чем выбрать указанные выше команды, вы можете выделить диапазон ячеек,
а не целый столбец или строку. В таком случае появится диалоговое окно Группирование
(Group and Ungroup), содержащее переключатели Строки (Rows) и Столбцы (Columns).
Выберите, повысить или понизить уровень строк или столбцов, и щелкните на кнопке
ОК. Чтобы закрыть это диалоговое окно, не изменяя уровня строк и Столбцов в структуре
таблицы, щелкните на кнопке Отмена (Cancel).
Например, в таблице продаж магазина "Щансон" строка 3, содержащая лишь заголо-
вок CD, не включена в структуру. В результате при отображении Данных первого уровня
эта строка остается на экране, что нелогично (см. рис. 4.7). Необходимо включить стро-
ку 3 в структуру, понизив ее уровень.
Выделите строку 3 и выберите команду Данные1*Группа и структура^Группировать.
Результат этого действия приведен на рис. 4.9. Теперь, если отобразить только уровень 1
структуры данных таблицы, строка 3 будет скрыта (рис. 4.10).
212 /&шга 2. Создание fiafoauc

1-й квартап 2-й геарстая 1-е полугодие
LCD
i 8 [Ипкио CD ....<*.ТЭД.Мр... 11 ЩрОр.л 23134,00р.;
ПП Аудиокасаеты
j 14 |Итоео
i 15[Итого 28602,00р. 24535,00р. 53137,00р.;
Ш - i i i ь
Щ
Пин j
i; ;; !;
§•;::::::: :..::.:: г::: :..::: :.,:;;:: :::::t::::::::::l:
н
* ^11П^Я^.Ж.?004:2005 годыЛ "Шансон" (2) Х"Шансон"/Ит<1ч, ,'„''.""Т." ' ,
Цикл
Puc. 4.9. Понижение уровня строки З вручную
Microsoft txcel - пример1 -1.xU:2

.С5Р»« fi«« Окно
{Магазин "Шансон" - продажи за 2005 год

1-й квартал 2-й квартал 1-е полугодив
i 15 [Итого 28602,00р. 24535,00р. 53137,00р.
Пб1 "1Г___111а-
ЕЙ
J19J I ^_ . \ ^_ \
ГЩ ; j \ _ I-
:
гщ....
i^=^^SE^^^^5
w
" 1/{,1ВРОДа>*и я 2004-2005 годы / "Шансон" (2) У'Шангон" / Ит( | <• .;';»д
k^vO,,Q.id.=
Р«с. 4./0. В таблице продаж показаны только данные уровня 1

Злоба У. Управление/гаЗочими ииансиш 273
Чтобы удалить структуру из рабочего листа, выберите команду Данные^Группа и

структура^Удалить структуру (Data^Group and outline^Clear outline). Удаление струк-
туры не влияет на содержащиеся в рабочем листе данные. Обратите внимание также на
то, что не имеет значения, какие уровни структуры отображены в момент ее удаления —
после удаления структуры все скрытые строки и столбцы будут автоматически выведены
на экран.
Помните, что операцию удаления структуры нельзя отменить (<Ctrl+Z>). Если
структура удалена по ошибке, ее придется создавать заново. Именно по этой
причине, когда вы отображаете все необходимые данные и скрываете детали, то
убирайте с экрана символы структуры (<Ctrl+8>), а не саму структуру.
{гежимоб nfiocMOf&fia
Если уже создана структура рабочего листа, вы можете создать собственное представ-
ление данных, отображающихся на экране, с разным уровнем детализации. Вместо того,
чтобы постоянно обращаться к уровням структуры, создайте собственное представление
и выберите его в диалоговом окне Представления (Custom Views) (команда Вид^Пред-
ставления (View=> Custom Views)).
При создании представления в диалоговом окне Добавление представления (Add
view) в разделе Включить в представление (Include in view) установите флажок Скрытые
строки, столбцы и параметры фильтра (hidden rows, columns and filter settings).
(Подробнее об использовании представлений см. главу 3 книги 2.)
Реорганизация /гаЗочей книги

В каждой новой рабочей книге содержится три листа. Возможно, для большинства
создаваемых книг такого количества листов окажется предостаточно. Однако вам необ-
ходимо будет получить информацию о том, как этими листами управлять. В современных
условиях, когда задача включает операциих огромным количеством данных, редко ока-
зывается достаточно одной таблицы. Поэтому, чтобы добавить таблицу, необходимо нау-
читься управлять листами рабочей книги.
Для переключения между листами рабочей книги щелкните на ярлычке листа

либо используйте комбинацию клавиш <Ctrl+PgDn> и <Ctrl+PgUp> для пере-
хода к следующему или предыдущему листу, соответственно. Если ярлычок
ненужного листа не отображается на экране, используйте кнопки прокрутки
ярлычков, расположенные над строкой состояния программы.
Чтобы перейти к следующему ярлычку, щелкните на кнопке со стрелкой "вправо",

для перехода к предыдущему — на кнопке со стрелкой "влево". Кнопки со стрелками,
указывающими на вертикальную черту, выводят на экран ярлычки последней или первой
группы листов. Когда на экране появится ярлычок требуемого листа, не забудьте щелк-
нуть на нем, чтобы отобразить рабочий лист книги.
. . . . .
•
Книга 2. Создание [шЯочих ifla&utu,
Лфеименовсише лианов
Отследить положение листа в рабочей книге вы можете с помощью ярлычков, распо-
ложенных в нижней части окна программы Excel. Чтобы определить, какой лист активен
в настоящий момент, посмотрите на ярлычок, который находится поверх остальных.
Обычно ярлычок активного листа белого цвета, а ярлычки неактивных листов — серого.
При создании новой книги ярлычки трех ее листов будут иметь одинаковый размер и
похожие имена (Лист 1 (Sheet 1), Лист 2 (Sheet 2) и т.д.). Если изменить название рабо-
чего листа, размер его ярлычка изменится в соответствии с длиной имени. Помните: чем
длиннее ярлычки, тем меньше их отображается на экране, и тем сложнее найти необхо-
димый лист книги.
Чтобы переименовать лист рабочей книги, выполните следующие действия.
1. Нажимайте <Ctrl+PgDn> до тех пор, пока на экране не появится ярлычок нужного листа.
Не забудьте, что перед тем, как переименовать лист, его необходимо сделать
активным, щелкнув мышью на ярлычке.
2. Выполните команду Формата Л ист<=> Переименовать (Formats Sheets Rename)
либо щелкните на ярлычке листа правой кнопкой мыши и выберите команду
Переименовать (Rename) в контекстном меню.
Excel выделит имя листа и поместит точку вставки в конце имени.
3. Замените или отредактируете имя листа на ярлычке и нажмите клавишу <Enter>.
Если вы переименовываете лист таким образом, помните, что Excel использует имя
листа при ссылке на ячейки в формулах. Например, если в ячейке А10 листа 1 поместить
формулу, выполняющую сложение содержимого ячейки В10 листа 1 и ячейки В32 листа 2
(=ВЮ+'Лист 2 ' !В32), то при переименовании Лист 2 на Продажи 2002 формула изме-
нится следующим образом: =ВЮ+' Продажи 2002 ' !В32. Поэтому старайтесь исполь-
зовать краткие и емкие названия листов, чтобы их можно было легко идентифицировать
и несложно применить в формулах.
Excel 2003 предоставляет возможность пользоваться цветом для выделения листов
рабочей книги. Таким образом, можно создать цветовую схему, которая позволит уста-
навливать приоритет листов в зависимости от содержащейся в них информации.
Применяя цвет, помните, что ярлычок листа будет иметь заданный цвет только в неак-
тивном состоянии. При выборе цветного ярлычка он станет белым, а назначенным цветом
будет подчеркнуто название листа. Обратите внимание, что при назначении ярлычку
темных оттенков название на ярлычке неактивного листа автоматически станет белым.
изменение цве&а я/имчка Mtct&a

Чтобы назначить ярлычку листа новый цвет, выполните следующие действия.
1. Нажимайте <Ctrl+PgDn> до тех пор, пока на экране не появится ярлычок необходи-
мого листа.
Не забудьте, что перед изменением цвета лист следует сделать активным, щелкнув
мышью на его ярлычке.
Улова У. (га^очими лианами 215
2. Выполните команду Формат^Лист^Цвет ярлычка (Format^Sheet^Tab color)

либо щелкните на ярлычке листа правой кнопкой мыши и выберите команду Цвет
ярлычка (Tab color) в контекстном меню.
Откроется диалоговое окно Выбор цвета ярлычка (Tab color) (рис. 4.11).
• - - • : •
Выбор цвета ярлычка
Цвет ярльмка •• •
J! Нет LeeTa
•
мнившие». •" " i
ттжттттт '
mmmmsmmm
т апаатша
1
МН
'
Рис. 4.11. Выберите новый цвет для ярлычка рабочего листа
3. Щелкните на требуемом цвете, а затем — на кнопке ОК.

Чтобы удалить выбранный ранее цвет ярлычка, щелкните на поле Нет цвета (No color)
в верхней части диалогового окна Выбор цвета ярлычка.
' • • ' : ' ' • .
Назначение графических, элементов фона

Если выделения цветом ярлычка листа недостаточно, можно использовать графические
изображения для фона ячеек рабочего листа. Помните только, что фон должен быть свет-
лым, а фоновый рисунок — ненасыщенным, чтобы не усложнять чтение данных. Поэтому
использовать в качестве фона электронной таблицы рисунки не рекомендуется, однако
эффект бумаги с водяными знаками (логотипом компании) может быть приемлемым.
Чтобы добавить фон рабочего листа, выполните следующие действия.
1. Нажимайте <Ctrl+PgDn> до тех пор, пока на экране не появится ярлычок нужного листа.
Не забудьте, что перед переименованием лист необходимо сделать активным,
щелкнув мышью на его ярлычке.
2. Выберите команду ФорматОЛист=>Подложка (Formats Sheets Background).
Откроется диалоговое окно Подложка (Background), в котором можно выбрать
изображение для фона рабочего листа.
3. Щелкните на пиктограмме графического файла, а затем — на штопке Вставить (Insert).
Excel закроет диалоговое окно Подложка и поместит выбранное изображение в
рабочий лист в качестве подложки. (Обычно выполняется масштабирование, по-
этому в окне Excel будут отображены все данные. Если размеры изображения не-
велики, оно будет повторяться в фоне по всей видимой области.) •, -СХ:
<&2*»1 Помните, что графические изображения, используемые в качестве подложки,
I МИ i че выв°Дятс.я на печать, в отличие от узоров и цвета фона, назначенных диа-
\И|/ пазону ячеек. Кроме того, подложка не сохраняется при публикации листа
как Web-страницы (подробнее см. главу 1 книги 8).
Чтобы удалить подложку, выполните команду Формат^ЛистОУдалить фон (Format^
Sheets Delete Background).
2/6 Книга 2. Создание/иг&чих
2)03авление и tfcfcuenue мюнов

Каждая новая рабочая книга содержит три листа, но при необходимости можно ис-
пользовать и большее количество листов. Чтобы добавить в книгу рабочий лист, выпол-
ните команду Вставка^Лист (Insert^Sheet). Excel добавит новый лист, присвоит ему имя
по умолчанию (Лист 4, Лист 5 и т.д.) и сделает его активным.
Вставить новый рабочий лист можно и другим способом. Щелкните на любом ярлыч-
ке листа правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Добавить
(Insert). На экране появится диалоговое окно Вставка (Insert), в котором можно выбрать
шаблоны листов: Лист (Sheet) — для вставки пустого листа, Диаграмма (Chart) — для
вставки листа диаграммы (подробнее см. главу 1 книги 5), Макрос MS Excel 4.0 (MS Ex-
cel 4.0 Macro) —для вставки листа макроса, Окно диалога Excel 5.0 (MS Excel 5.0 Dialog)
для вставки окна диалога (подробнее см. главу 1 книги 9). Можно выбрать шаблон листа
для вставки листа необходимой формы. После этого щелкните на кнопке ОК.
Если трех листов новой рабочей книги недостаточно, измените количество лис-
тов, которые будут создаваться по умолчанию в новой рабочей книге. Для этого
откройте диалоговое окно Параметры (Options) (командой Сервис^Параметры
(ToolsOOptions)) и на вкладке Общие (General) в поле Листов в новой книге
(Sheets in new workbook) введите необходимое число листов (до 255). Если же вы
обнаружите, что трех листов много, измените это значение на 1 или 2 (создавать
меньше 1 листа нет смысла!).
Чтобы удалить лист рабочей книги, сделайте его активным, а затем выберите команду
ПравкаОУдалить лист (Edit=>Delete sheet) либо щелкните правой кнопкой мыши на яр-
лычке листа и выполните в контекстном меню команду Удалить (Delete). Excel определит,
содержатся ли в удаляемом листе данные, и выдаст окно с предупреждением об удаленных
данных. Продолжить удаление можно, щелкнув на кнопке Удалить (Delete), а чтобы отме-
нить удаление, щелкните на кнопке Отмена (Cancel) или нажмите клавишу <Esc>.
Удаление листа нельзя отменить командой Правка^Отменить (EditÛndo).

Это означает, что после щелчка на кнопке Удалить с данными удаленной
таблицы вы попрощаетесь навсегда. Помните об этом при удалении листов.
Также нельзя удалять последний лист рабочей книги — сначала добавьте в
книгу новый пустой лист и лишь после этого эыполните удаление. Excel не
допускает существования книги без единого листа.
изменение /юспом)женил мюнов

Новый рабочий лист помещается в книгу перед листом, активным в момент выбора
команды Вставка^Лист. Именно поэтому необходимо уметь перемешать листы в преде-
лах рабочей книги.
Чтобы переместить рабочий лист, щелкните на его ярлычке и перетащите в новое
место в строке ярлычков. В процессе перетаскивания треугольник, направленный вниз,
указывает на место вставки, листа. Когда этот указатель будет находиться в необходимом
месте, отпустите кнопку мыши.
Если требуется скопировать лист, при перетаскивании ярлычка удерживайте нажатой
клавишу <Ctrl>. Когда вы отпустите кнопку мыши, Excel создаст копию рабочего листа и
поместит его на место вставки в строке ярлычков. Например, при копировании Листа 1
будет создан Лист 1 (2), который впоследствии можно переименовать.
JUa£a Ч. Уп(1а&ление fiaj&uuiu лианами
zfu/nn
Иногда удобнее отредактировать группу листов (например, при работе с листами одина-
ковой структуры, когда к ним всем необходимо применить одно и то же форматирование).
Предположим, что в рабочей книге находятся сведения о продажах за три года подряд.
Они располагаются на листах Продажи2000, Продажи2001 и Продажи2002, имеющих
одинаковую структуру (в столбцах отображены продажи по месяцам и квартальные ито-
ги, а в строках — товары), но без дополнительного форматирования.
Чтобы отформатировать определенную часть этих листов за одну операцию, необходимо
использовать редактирование группы. Выделите указанные листы: удерживая нажатой кла-
вишу <Ctrl>, щелкните на их ярлычках (Продажи2000, Продажи2001 и Продажи2002) или,
если листы книги расположены последовательно, щелкните на ярлычке Продажи2000 и за-
тем, удерживая нажатой клавишу <Shift>, — на ярлычке Продажи2002.
В результате выделения группы листов в строке заголовка активного документа появ-
ляется сообщение [Группа] ([GROUP]). Это сообщение означает, что все изменения,
вносимые в активный рабочий лист, будут применены и в остальных выделенных листах.
Например, если в активном листе выделить названия столбцов таблицы (строку 1) полу-
жирным курсивом, подобное форматирование будет применено к той же области на всех
остальных листах группы. Помните, что таким образом изменяют не только шрифт в
ячейках листов, но и содержимое ячеек, а также удаляют содержимое ячеек и перемеща-
ют выделенный диапазон ячеек в пределах листа. Все эти изменения будут продублиро-
ваны на всех рабочих листах группы.
По окончании редактирования группы рабочих листов разгруппируйте листы. Щелк-
ните правой кнопкой мыши на ярлычке любого листа группы и в контекстном меню вы-
берите команду Разгруппировать листы (Ungroup Sheets). При этом сообщение [Группа]
исчезнет из строки заголовка документа, и дальнейшее редактирование будет выполнять-
ся только на одном (активном), рабочем листе.
Чтобы сгруппировать все листы рабочей книги за один прием, щелкните пра-
вой кнопкой мыши на ярлычке листа, в который будут вноситься изменения,
и в контекстном меню выберите команду Выделить все листы (Select all sheets).
* • . ,
листов (сниш
При работе с большими книгами зачастую требуется скрыть часть рабочих листов.
Подобно тому, как скрывают отдельные строки, столбцы или диапазоны в пределах элек-
тронной таблицы, вы можете скрыть и отдельные рабочие листы книги. Вы вправе спря-
тать листы, которые содержат важные данные, не предназначенные для чужих глаз
(например, листы с информацией о зарплатах сотрудников или листы, в которых нахо-
дятся макросы, используемые в рабочей книге).
Подобно скрытым строкам и столбцам, скрытые листы не влияют на возможность
вывода на печать содержимого других листов, в которых используются находящиеся в
них данные. Сокрытие листов позволяет избежать распространения подробных или кон-
фиденциальных данных при распространении печатной копии рабочей книги. После вы-
вода книги на печать скрытые листы можно снова отобразить.
Чтобы скрыть рабочий лист, активизируйте его, щелкнув на ярлычке, после чего вы-
полните команду Формат^Лист^Скрыть (Format^Sheet^Hide). Excel удалит ярлычок
листа из строки ярлычков, поэтому отобразить лист будет невозможно.
2 f& Книга 2. Создание (юбочих 1на£ищ
Чтобы отобразить все скрытые рабочий листы, выберите команду Формат°=>Лист<*

Отобразить (Formato Sheets Unhide). В диалоговом окне Вывод на экран скрытого
листа (Unhide) укажите лист книги, который необходимо отобразить, и щелкните на
кнопке ОК. Excel отобразит ярлычок скрытого листа. Скрыть несколько листов можно за
одну операцию, но, к сожалению, команда Отобразить позволяет вывести на экран только
один лист — для отображения всех скрытых листов эту операцию придется повторять.
Разделение окна
Одна из основных причин размещения данных на нескольких, а не на одном рабочем
листе, — возможность сравнения данных нескольких листов. При использовании одного
листа можно разделить окно рабочей книги по вертикали и горизонтали, таким образом на
экране будут одновременно находиться разные области таблицы. Если же данные располо-
жены в разных листах, потребуется открыть другой лист книги в отдельном окне и распо-
ложить окна так, чтобы все необходимые данные умещались на экране. Проще всего вы-
полнить эту операцию с помощью команды Сравнить рядом с (Compare Side by Side With),
которая располагает листы один над другим и синхронизирует их пролистывание.
Срювнение разных лиапов книги

На рис. 4.12 представлен пример, который позволит наглядно проиллюстрировать
использование новой возможности Excel по сравнению листов, находящихся рядом в од-
ном окне. Здесь находятся части разных листов одной книги. Окна расположены сверху
вниз одно над другим. В верхнем окне представлены данные за 2003 год, а в нижнем —
за 2004. Обратите внимание, что в обоих окнах отображен одинаковый набор ярлычков
листов (но активны разные листы), а полосы прокрутки располагаются только в верхнем
окне. Программа Excel автоматически синхронизирует пролистывание в двух окнах,
поэтому для одновременного просмотра двух таблиц данных одного набора полос про-
круток оказывается достаточно.
Чтобы вывести на экран два листа рабочей книги для сравнения, выполните следую-
1. Откройте книгу для редактирования и создайте новое окно, выбрав команду
Окноо Новое (Window=>New Window).
2. Расположите окна одно над другим, выполнив команду Окно^Сравнить рядом с
(Window<=>Compare Side by Side With).
3. Щелкните на нижнем окне (с индикатором :1) и выберите в нем другой лист, исполь-
зуемый для сравнения — Продажи 2004.
4. Щелкните на верхнем окне (с индикатором :2) и выберите лист Продажи 2003.
Программа Excel автоматически отобразит панель инструментов Сравнить рядом

(Compare Side by Side With) (см. рис. 4.12), содержащую следующие кнопки.
* Синхронная прокрутка (Synchronous scrolling). Если нажата эта кнопка, то при про-
листывании в верхнем листе активного окна с ним синхронизируется содержимое
нижнего, неактивного листа. Для пролистывания содержимого активного листа
отдельно от неактивного, деактивйзируйте кнопку Синхронная прокрутка, щелк-
нув на ней мышью.
Тлава У. Уп[ю£иение/гаЗочмми мюКами
Синхронная прокрутка —i •— Восстановить расположение окна
Магазин "Шансон" - продажи ла 2005 год

<январь \ февраль март 1-й квартал [апрель
CD
Рок 1245,OOpJ 1 373,00]
Джаз 1<>61,QPPJ !!7p,pOj
Классика 855,00р. ] 943,001
1... . ...,...64?,ДОп ..:. . . 7ПЯООп.. 633..0DO.. JLS810(to,L
Продажи» 200.4-2005 годы / "Шансом" (2) \Ч11а»сон-/Итог /
^1 примрр! 1.xls:l l-lfnjfxi
11 Магазин "Шансон11 - продажи за 2004год

2_\ январь [февраль \uapm ii-йкмргал
Щрг
Рок 1235,OOp,L 1 373.00р.| 1 229,0pp. 3837,00р]
'
s |Джаз ] ipeipop; 1 170,000.!
J Классика 850,рОр.! 943,ОррТ'.' 2637,00p.i
i_Z Л__„_Д42'.ООр.1 633.00р. 1 983.00р.'
„Продажи a ijKH-iiiOS гояц_
з•
. Цикл
Рис. 4.12. Использование окон для одновременного просмотра данных разных листов книги
• Восстановить расположение окна (Reset windows position). Если равнее вы вручную

изменяли размер активного листа (например, методом перетаскивания), щелчок
на этой кнопке восстановит исходное расположение окон.
» Закрыть открытые радом документы (Close Side by Side). Щелкните на этой кнопке,
чтобы отобразить документы в окне программы Excel в соответствии с расположе-
нием, которое было выбрано до использования команды Окно^Сравнить рядом
с (см. раздел "Сравнение рабочих книг" далее в этой главе). Если ранее в диалого-
вом окне Расположение окон (Arrange Windows) не было выбрано необходимое
расположение, Excel развернет активный документ на все окно программы.
Обратите внимание, что команду Сравнить рядом с можно использовать,
если рабочая книга открыта в нескольких окнах. Если в момент выбора ко-
манды Окно^Сравнить рядом с открыто три и более окна рабочих книг, на
экране появится диалоговое окно Сравнить рядом (Compare Side by Side), в
котором предлагается выбрать второе окно для сравнения. Щелкните на вы-
бранном имени, а затем на кнопке OK — Excel закроет диалоговое окно и по-
местит активное окно над выбранным.
Примите также во внимание, что команду Сравнить рядом с можно применять и для
работы с данными разных книг (см. раздел "Сравнение рабочих книг" далее в этой главе).
2-20 Книга 2. Создание ftatfu4ux. &а&шц
Расположение окон.
После создания нескольких окон одной рабочей книги (с помощью команды
Окно1* Новое) можно изменить способ отображения окон в рабочей области Excel с помо-
щью параметров диалогового окна Расположение окон (Arrange Windows). Выполните
команду ОкноОРасположить (Window1Ârrange) и выберите один из следующих вариантов.
* Рядом (Tiled). Выберите этот переключатель, чтобы разместить окна на экране ря-
дом в том порядке, в котором, они открывались (если открыто всего два окна, их
расположение будет точно таким же, как и при выборе опции Слева направо).
« Сверху вниз (Horizontal). Установите этот переключатель, чтобы все окна были
одинакового размера и располагались одно над другим. Именно такое расположе-
ние используется.по умолчанию при выборе команды ОкноОСравнить рядом с.
* Слева направо (Vertical). Установите этот переключатель, чтобы все окна были
одинакового размера и располагались друг за другом слева направо.
« Каскадом (Cascade). Установите этот переключатель, чтобы все окна были одина-
кового размера и располагались каскадом, одно над другим, перекрывая друг друга
так, чтобы на экране отображались только строки заголовков скрытых окон.
Листы, представленные в окнах, можно выбирать, как обычно, щелчком мыши на яр-
лычке листа. Пролистывать их следует с помощью отдельных полос прокрутки независи-
мо друг от друга.
Для активизации окон рабочей книги (с целью выбора других листов или ис-
пользования полос прокрутки) используйте комбинацию клавиш <Ctrl+F6>.
Строка заголовка активного окна будет яркой, а название книги в строке за-
головка неактивного окна имеет серый цвет.
Чтобы развернуть окно книги на все окно Excel, щелкните на кнопке Развернуть
(Maximize). Чтобы убрать с экрана второе окно книги, щелкните правой кнопкой мыши
на соответствующей ему кнопке в панели задач Windows и выберите в контекстном меню
команду Закрыть (Close). He используйте кнопку Закрыть (Close), расположенную в
строке заголовка рабочей книги — таким образом вы закроете файл рабочей книги и
выйдете из программы Excel!
с несколькими книгами
Иногда использования нескольких листов одной рабочей книги не достаточно, при-
ходится работать с разными книгами одновременно.
Каждый файл рабочей книги занимает собственное окно. Когда открыты файлы раз-
ных рабочих книг, можно сравнивать, копировать и перемещать находящиеся в них дан-
ные (методом перетаскивания), а также копировать и перемещать целые рабочие книги.
Сравнение [шЯочих книг в окне

Для работы с электронными таблицами, содержащимися в разных файлах открытых
рабочих книг, необходимо разместить окна отдельных книг в рабочей области окна про-
граммы Excel или использовать команду Окно=>Сравнить рядом с. Если при вызове этой
У. Уп(ю£лениеfiaôiuMu MioKcuiu 22 f
команды открыто только две книги, Excel разместит их окна одно над другим, в них будут
отображены активные листы книг. Если же открыто три и более книг, Excel отобразит
диалоговое окно Сравнить рядом, где можно выбрать вторую книгу для сравнения.
Когда требуется сравнить данные трех и более книг, вместо использования команды
ОкноОСравнить рядом с расположите их окна удобным образом, используя переключа-
тели диалогового окна Расположение окон. Убедитесь, что снят флажок Только окна
текущей книги (Windows of active workbook).
Ле[1еме1цение данных из одного окна 6 qfupoe

Если окна рабочих книг расположены на экране должным образом, можно присту-
пить к сравнению данных и перенесению информации из одной книги в другую. Чтобы
сравнить данные, переключитесь в выбранное окно и выведите необходимый диапазон.
Для перемещения данных из одной рабочей книги в другую выведите на экран лист,
из которого и в который будет производиться копирование и перемещение. Затем выде-
лите перемещаемый диапазон и перенесите его в окно другой рабочей книги — на первую
ячейку, в которую следует поместить данные. Чтобы скопировать диапазон, выполните
ту же процедуру, но при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.
(Подробнее о копировании и перемещении данных см. главу 3 книги 2.)
По окончании работы с данными щелкните на кнопке Развернуть в одном из

окон рабочей книги, чтобы данная книга заняла всю рабочую область окна про-
граммы Excel. Окна других рабочих книг можно развернуть тем же способом.
При использовании команды Сравнить рядом с щелкните на кнопке Закрыть
открытые рядом документы на панели инструментов Сравнить рядом с либо
выберите команду ОкнооЗакрыть открытые рядом документы (WindowOClose
side by side), которая заменяет в меню команду Сравнить рядом с.
лиапов между fia.Jo4.UMU книгами

Помимо копирования диапазона ячеек из одной рабочей книги в другую, можно
перемещать (и копировать) целые листы методом перетаскивания. Вы также вправе вос-
пользоваться методом вырезания и вставки (для этого обратитесь к команде меню
Правка о Переместить/Скопировать лист (Edit^Move or Copy)).
Чтобы переместить лист из одной книги в другую, просто перетащите его ярлычок из
окна одной книги в окно другой и расположите в выбранной области строки ярлычков.
Когда вы отпустите кнопку мыши, все содержимое рабочего листа будет перемещено из
одного файла рабочей книги в другой. Чтобы скопировать лист, при перетаскивании
ярлычка удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.
Скопировать или переместить лист из одной книги в другую можно с помощью
команды Правка^Переместить/Скопировать лист, выполнив следующие действия.
1, Откройте рабочую книгу, содержащую необходимый лист, и рабочую книгу назначения.

При копировании и перемещении листов и книга-источник, и книга назначения
должны быть открыты.
2. Щелкните на окне той рабочей книги, из которой требуется переместить или скопи-
ровать лист.
Активизируется рабочая книга, из которой будет выбран перемещаемый лист.
222 Книга 2. Создание fiadotux >ЯаЗмщ
\
3. Щелкните на ярлычке листа, который требуется скопировать или переместить.
Для выбора нескольких листов щелкните на их ярлычках, удерживая нажатой
4. Выберите команду Правка^Переместить/Скопировать лист.
Откроется диалоговое окно Переместить или скопировать лист (Move or Copy) —
рис. 4.13.
Переместить выбранные листы
|пример!-1,хЬ
перед листом:
I-
Сортировка
О Создавать
Рис. 4.13. Диалоговое окно Переместить
или скопировать лист
5. Щелкните на имени файла рабочей книги, в которую следует выполнить копирование

или перемещение.
Чтобы скопировать выбранный лист в новую книгу, в раскрывающемся списке
В книгу (То book) выберите элемент Новую книгу (New book).
6. В списке Перед листом (Before sheet) укажите лист, перед которым необходимо
поместить копируемый или перемещаемый лист.
Чтобы поместить листы в конец книги, выберите опцию Переместить в конец
(Move to end).
7. Скопировать выбранный лист можно, установив флажок Создавать копию (Create
а сору).
' . .
Если данный флажок не установлен, Excel автоматически перемещает выбранный
лист (листы) из одной книги в другую.
8. В диалоговом окне Переместить или скопировать лист щелкните на кнопке ОК.
Сохранение [гаЯочей
Excel позволяет сохранить особенности расположения окон рабочих книг в специаль-
ном файле рабочей области (с расширением .xlw). В файле рабочей области хранится
информация обо всех открытых рабочих книгах, о расположении их окон, масштабе и
режимах просмотра. В этом же файле хранятся заданные области печати открытых рабо-
чих книг (подробнее см. главу 5 книги 2).
Рабочая область хранит информацию об открытых рабочих книгах, а не сами

файлы рабочих книг. Это означает, что можно отослать сотруднику для
рецензирования лишь файл рабочей области, без связанных с ним файлов ра-
бочих книг.
Умива У. Управление (юЯоч.ими мюЯами 223
Для сохранения рабочей области, выполните следующие действия.
1. Откройте все необходимые файлы рабочих книг.

2. Разместите окна открытых рабочих книг требуемым образом.
Для этого выполните команду Окно1* Расположить и в диалоговом окне Располо-
жение окон выберите способ расположения (флажок Только окна текущей книги
должен быть снят).
3. Выберите режим и масштаб, в котором будут отображаться листы книг при открытии
программы Excel.
Чтобы изменить параметры вывода на экран рабочей книги, активизируйте окно
книги, выполните команду Сервис"*Параметры (Tools1*Options), в диалоговом
окне Параметры (Options) перейдите на вкладку Вид (View) и выберите нужные
опции. Чтобы изменить масштаб, задайте необходимое значение в поле со спи-
ском Масштаб (Zoom) на панели инструментов Стандартная (Standard).
4. Выполните команду Файл ^Сохранить рабочую область (File1* Save Workspace).
Откроется диалоговое окно Сохранить рабочую область (Save Workspace), сходное
с диалоговым окном Сохранение документа (Save As). В списке Тип файла (Save as
type) должен быть выбран элемент Рабочие области (.xlw) (Workspaces (.xlw)).
5. Выберите папку, в которую необходимо поместить файл рабочей области, в списке
Папка (Save in) и укажите имя файла в поле Имя файла (File name).
Если желаете, чтобы файл рабочей области открывался автоматически при запуске
Excel, сохраните его в папке Officel\XLStart. Эта папка находится в папке
Microsoft O f f i c e , которая, в свою очередь, размещается в папке Program
files, расположенной на жестком диске (обычно с: \).
6. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить рабочую область и закрыть
диалоговое окно Сохранить рабочую область.
После сохранения файл рабочей области можно открывать так же, как файлы рабочих
книг или шаблонов. Выберите команду Файл^Открыть (FileÔpen), найдите папку,
в которой находится нужный файл с расширением . xlw, щелкните на его пиктограмме,
а затем — на кнопке Открыть (Open) (подробнее см. главу 3 книги 2).
Конссииусщил qanHMJc fiaJobux м*апов

Excel позволяет объединять в одной книге данные нескольких рабочих книг. Исполь-
зуйте команду Данные1* Консолидация (Data1* Consolidate) для объединения данных
разных рабочих листов. Например, эту команду можно использовать для объединения
проектов бюджета (составленных разными подразделениями компании) в проект общего
бюджета компании. Применение единого шаблона для всех консолидируемых лисгов да-
ет возможность Excel быстро выполнить операцию консолидации на основании общего
расположения данных на разных листах. Однако, если данные находятся на листах со-
вершенно разной структуры, необходимо использовать метки для описания областей
данных в разных рабочих листах.
22V /&uua2. Создание (юЯочмх
В большинстве случаев при консолидации требуется сложить данные разных рабочих

листов. По умолчанию Excel использует функцию СУММ (SUM) для сложения содержи-
мого ячеек с одинаковым адресом (при консолидации по положению) или с одинаковы-
ми метками (при консолидации по категориям). Однако в процессе консолидации можно
использовать другие статистические функции: количество, среднее, максимум, минимум,
произведение, смещенное отклонение, несмещенное отклонение, смещенная дисперсия,
несмещенная дисперсия (подробнее см. главу 5 книги 3).
Для размещения в книге консолидированных данных активизируйте пустой лист (или
создайте его с помощью команды Вставка^Лист (Insert^Sheet)). Чтобы выполнить кон-
солидацию в новую рабочую книгу, откройте ее. Если консолидируемые листы книг соз-
даны по некоторому шаблону, используйте для новой книги и листа этот же шаблон.
Перед выполнением консолидации выберите ячейку или диапазон, в который будут
помещены данные (это область назначения). При выборе одной ячейки Excel расширит
диапазон назначения вправо и вниз, чтобы поместить данные. При выборе одной строки
программа добавит столько строк вниз, сколько необходимо для размещения консолиди-
рованных данных. При выборе столбца Excel добавит столько столбцов вправо, сколько
необходимо для размещения консолидированных данных. Если же выделен диапазон, не
достаточный для размещения консолидированных данных, программа не будет расши-
рять диапазон, а поместит лишь данные, ограниченные диапазоном назначения.
Чтобы Excel применила для консолидации определенный диапазон рабочего

листа, выделите его и присвойте имя Consolidate_Area. При выборе ко-
манды ДанныеоКонсолидация Excel поместит консолидируемые данные в
этот диапазон.
-
Консолидировать можно как данные открытых рабочих книг, так и данные неактив-
ных книг, хранящихся на диске. Ячейки, из которых берутся данные для консолидации,
называются исходной областью, а рабочие книги, их содержащие, — исходными книгами.
Если исходные книги открыты в Excel, можно задать исходные области непосредст-
венно в электронной таблице с помощью мыши (даже когда открыто диалоговое окно
Консолидация (Consolidate), Excel позволяет активизировать рабочие листы книг и вы-
делять исходные области). Если исходная книга не открыта в Excel, необходимо создать
внешнюю ссылку. Например, чтобы создать внешнюю ссылку на диапазон В4 :R21 на
Листе 1 рабочей книги Пример 1. xls введите следующий код:
1
[Пример 1.х1з]Лист1' !B4:R21
Обратите внимание, что при консолидации одного диапазона разных рабочих книг,
использующих сходные имена (Пример 1, Пример 2 и т.д.), можно применять символы
подстановки (*) и (?):
'[Пример ? . х 1 а ] Л и с т 1 ' ! B 4 : R 2 1
В приведенном примере будут консолидированы данные диапазонов В4 :R2l, нахо-
дящихся на листах с названием Лист 1, всех книг с именами "Пример", за которым сле-
дует еще один символ (Пример l.xls, Пример O.xls, Пример 2.xls и т.д.).
При консолидации данных Excel использует только те ячейки исходных областей,
которые содержат данные. Если в ячейке находится формула, Excel перед консолидацией
выполняет вычисление по ней, а если в ячейке расположен текст, Excel игнорирует его,
рассматривая ячейку как пустую (за исключением меток, используемых при консолида-
ции по категориям).
Улова У. ynfia(Uenue[шЗочими Mtctfrcuiu 225
но [шспололсению
Зачастую рабочие листы, на которых расположены консолидируемые данные, созда-
ются по единому шаблону. В таком случае можно выполнять консолидацию по
расположению. Excel скопирует в диапазон назначения только данные, без меток. Чтобы
консолидировать рабочие листы по расположению, выполните следующие действия.
1. Откройте все рабочие книги, листы которых будут использоваться при консолидации.
Если все листы находятся в одной книге, откройте ее в Excel.
Теперь необходимо активизировать новый лист для консолидированных данных.
Чтобы поместить консолидируемые данные в новую рабочую книгу, создайте ее с
помощью команды Файл^Создать (File^New). Если консолидируемые рабочие
листы были созданы из шаблона, примените его для создания новой рабочей
книги, содержащей диапазон назначения.
2. Откройте новый рабочий лист, в котором будут храниться консолидированные данные.
Теперь необходимо указать диапазон назначения.
3. Щелкните на первой ячейке диапазона назначения либо выделите диапазон, ограни-
чив, таким образом, область, в которую можно помещать консолидированные данные.
Excel автоматически расширит диапазон назначения, предоставив возможность по-
местить все данные, если вы просто выберете первую ячейку диапазона назначения.
4. Выполните команду Данные^Жонсолидировать.
Откроется диалоговое окно Консолидация (рис. 4.14). По умолчанию Excel вы-
числяет сумму данных исходных областей. Чтобы использовать другую статисти-
ческую функцию, выберите ее в раскрывающемся списке Функция (Function).
5. (Необязательно). В списке Функция выберите требуемую статистическую функцию.
Далее необходимо задать диапазоны консолидируемых данных и добавить их в
Список диапазонов (All References) диалогового окна Консолидация. Для этого
выберите нужный диапазон (или вручную задайте ссылку на него в поле Ссылка
(Reference), а затем щелкните на кнопке Добавить (Add)).
6. Назначьте первый диапазон консолидируемых данных в поле Ссылка.
Щелкните на пиктограмме таблицы, расположенной в поле Ссылка, чтобы мини-
мизировать диалоговое окно Консолидация и выделить необходимый диапазон с
помощью мыши. Если окно необходимой рабочей книги находится не на экране,
выберите его в меню Окно (Window) (помните, что диалоговое окно Консолидация
можно перемещать по экрану, перетаскивая строку его заголовка).
Исходная рабочая книга может быть закрыта, тогда щелкните на кнопке Обзор
(Browse) и выберите требуемую рабочую книгу. Ее имя и восклицательный знак
будут помещены в поле Ссылка. После этого введите адрес используемого диапа-
зона. Также можно вручную ввести полную ссылку на диапазон, в том числе и имя
файла. Помните, что при определении исходных областей используются символы
подстановки (*) и (?).
7. Щелкните на кнопке Добавить, чтобы добавить ссылку в Список диапазонов.
226 fauua.2. Создание [мЗочих йм&ищ
зоорз.оор.
53 122,00р.;
b в качестве имен
подписи верхней строки
З значения певог с столбца
'< < > и^nMcrlxfДетзп! 0&ш г/"'
Н X I
8 330,00р. I 7716.00р.; В 489,00р.: 24 535.00р.! 53122,00р.
м ч ""ii >1\ЧШнсон"(2>/ "Шансон" /Итог/
Дейч.».»- | !Aei«j><prW.<- fc \С.г:
/"ыс. 4.14. Используйте диалоговое окно Консолидация для вычисления общего бюджета разных
подразделений компании
1. Повторяйте пп. 6-7 до тех пор, пока в Список диапазонов не будут добавлены все
исходные области.
8. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Консолидация.
Excel закроет диалоговое окно Консолидация, выполнит консолидацию данных всех
исходных областей и поместит результат в диапазон назначения. Если будут обнару-
жены ошибки в заданном диапазоне назначения либо в исходных областях, для от-
мены действия консолидации данных примените команду Правка^Отменить
(EditÛndo) (<Ctrl+Z>).
На рис. 4.15 показан результат консолидации данных бюджета трех подразделений

компании. Поскольку все консолидируемые листы созданы по одному шаблону, первой
ячейкой диапазона назначения является В4.
У. Управление/гаЗочими ииаКлми 227
a 2480,ррр.; 2 746.ррр. [
Ш
- 'Джаз ; 2 340,00р. |
2122,00р.;
Классик^ 1 7р5,ррр.
1 886,00р. I 1 688,00р Ю 5279.00р.[ 1 686,00р.!
hisjflpynie j 1284.ррр.;
1416,ррр:! 1266,ррр. 3 ..966.00р..: 1..1.р8,00р.
. ГЖТмтот
; .гг\;
т п п "£ зд'й'шь!
г , г» г,
и < » и \ Продажи за 2ОО4-2005 годы/ JB3HCOH" (2) / "Шансон" / Ито[ | <
i">™»|'1/"'продзжи з Я01М-2005гояы1\-Шанган".(2}/^Шансщ£/Итог7"
8 | С _£. . _;0 . 1 £ - G _,_

3
_4_ 1245,00р.: ~~У373,СЮр. 1229,00р!; 3847,ррр.[ 1 969,00р! riz2,66p;
..!.. 1 061.00p.i 1 170,00р. 1 045,00р.: 3276,ррр.;; 911,Ь6р^ 957,00р.
6 .ЩЬЬр..' 943;00р. 844^00р 2642,ppp.j 843,00р. 771,00р.
....7... Î.^3.AOnjlLI..IIIIl3aR.Onn.. ~I-!lI.j5R7.JnhnI
И < > и X П(!04ажи..??..2,Ш:20р5.ГШ!>|. А....' ?н"./Еж7
Щ§^...:* j ^«ttw».:. \ . ч ,п о d 4ЖШ1Ш;*.|8Й.-,Д. -
= -^: S Л
QTOBO Цикл
Рис. 4.15. Общий бюджет компании, полученный путем консолидации бюджетов ее подразделений
За один прием Excel позволяет выполнять только одно действие консолида-

ции в один лист. Однако можно добавить или удалить области и повторить
процесс консолидации. Чтобы добавить новую исходную область, откройте
диалоговое окно Консолидация, введите ссылку на область в поле Ссылка и
at.'
щелкните на кнопке Добавить. Удалить исходную область можно, щелкнув
на ее ссылке в Списке диапазонов, а затем — на кнопке Удалить (Delete).
Для выполнения консолидации данных нового набора исходных областей
щелкните на кнопке ОК. Чтобы выполнить еще одно действие консолидации
в тот же рабочий лист, выберите новый диапазон назначения, откройте диа-
логовое окно Консолидация, удалите все ненужные исходные области из
Списка диапазонов, добавьте новые исходные области и щелкните на кнопке
ОК для выполнения новой консолидации данных.
по
Если исходные области имеют разные адреса, но в таблице используются одинаковые
названия столбцов или строк, применяют консолидацию по категориям. При этом на-
звания строк и столбцов включают в исходные диапазоны. В отличие от консолидации
по положению, Excel копирует названия строк и столбцов в диапазон назначения.
228 Книга 2. Создание [шЯочих 1%а&шц
При консолидации данных электронной таблицы по категории в разделе Исполь-

зовать в качестве имен (Use labels in) необходимо указать, что использовать в качестве
имен (Подписи верхней строки (Top row) или Подписи левого столбца (Left column)).
Для этого установите соответствующий флажок.
Связывание консалиуи/юванных данных

Excel позволяет в ходе консолидации связывать данные исходных областей. Таким обра-
зом, все изменения, вносимые в исходные области, будут автоматически обновляться в
диапазоне назначения рабочего листа консолидированных данных. Чтобы установить связь
диапазона назначения с исходными данными, в диалоговом окне Консолидация
установите флажок Создавать связи с исходными данными (Create links to source data).
При выполнении процесса консолидации Excel установит связь между исходными
областями и диапазоном назначения, создав структуру диапазона назначения (подробнее
см. раздел "Создание структуры рабочего листа" ранее в этой главе). Каждый уровень
структуры, созданный в диапазоне назначения, содержит формулы, связанные с исход-
ными данными.
На рис. 4.16 приведен пример структуры, созданной в процессе консолидации данных.
Как видите, для каждой статьи расхода создана строка с данными отдельного подразделе-
ния компании. Например, в ячейке С4 находится формула, сообщающая о том, что сюда
помещаются данные ячейки $В$4 листа "Шансон" той же рабочей книги.
В Microsoft Excel - пример! -1.xls
апрель май июнь 2-й ча
.274б,оор 2468,00р.: 7684,0pp.j 3 938,0рр,| 2244 OOp.j 2402,00р

2 122,pOp 2340,00р. 2 090,00р.; 6 552,0pp. I 1 822;00р j 1 914.00p.; 1 976,00р.
112 [Классик; 1 705,00р. 1886,0рр 1 688.00р.; 6 279,00p ; 1 636,00р.; 1 542.00р. 1 728,00р
) is! Другие 1 284,0pp. 1 416.рОр 1266,pppj 3 966.0pp.; 1 1р8,рОр.! 1 134.ppp.i 1 278,ррр
ОЦИгого CD "Т 691 ,pOj>; 23481,ppp1 '
1 19 j Аудиокассеты
!_22_jPoK 1890.00p 2836,00pj 2468..00р. 7 194.00р. ] 230B.OOpi 1 744.00р.; 2020,00р.
[25_|Джаз 2 07p,ppp.: 3 IM.OOpJ 2 708.00р.: . 7882,pOp.j 2684.0ppj ....2.452,00р.; 3084,00р.
!_28 КпасСИК! 2 912;pppJ 4 368.00pj 3 822.00pj 11 102,Ppp i 2 202, pop,; 1712,00р.; 2 ОМ.ррр. it a a a к
1 974,pOp.; 2 960,00р. : 2596.00р. 912,00p I 2 690,00р. ( 2 486,00р.
7530^00p^
! 34 iMioro ayw 8846^0dp.l 13 268,00p ; 1159400р. 33 708.00р.1 8 ЮбЛр | 8598.00р. 9594,00р.
ПППитого 16 437,00р. \ 21666,00р.: 19096,00р.^ 57189,00р.: 16660.00p i 15 432,00р. • 16978,00р
>|
™* \Продажи!и..2рО4:2005.гоаы/Г"Шзнсон'' (2) / "Шансон
l Автофигурй! * - д.-= ja 5 «„»!
Готово
Рис. 4.16. Связи консолидированного рабочего листа с исходными данными

5 . jL&tcuiib fiajoêio
/3 э/Кой главе...
•S Использование предварительного просмотра и режима разметки страницы
S Печать рабочего листа
S Печать диапазона или части листа
•S Печать формул
•S Изменение настроек страницы и полей
•S Добавление колонтитулов
S Изменение параметров листа и добавление заголовков
•/ Изменение опций печати
i/ ечать рабочего листа — одна из наиболее важных задач Excel (после сохранения
^ *• данных). К счастью, в Excel процедура создания профессиональных отчетов на
основе рабочих листов довольно проста. В этой главе описывается, как выбрать принтер,
напечатать весь лист или только его часть, изменить параметры страницы и опции печа-
ти, в том числе ориентацию, размер бумаги, качество печати, число копий, номера стра-
ниц. Вы научитесь задавать нужные размеры полей, применять колонтитулы, заголовки и
разбиение на страницы, а также использовать режимы предварительного просмотра и
разметки страницы.
В этой главе основное внимание уделено вопросам печати данных электронных таб-
лиц. Excel позволяет выводить на печать также диаграммы, и не удивительно, что основ-
ные технологии печати, с которыми вы ознакомитесь в этой главе, используются и при
печати диаграмм. Подробнее о создании и печати диаграмм см. главу 1 книги 5.
п^ишне/га
Windows позволяет устанавливать несколько принтеров и использовать их по мере не-
обходимости. Если на компьютере установлено несколько принтеров, первый из них за-
дается по умолчанию и используется всеми приложениями Windows, в том числе и Excel.
Если вы получили новый принтер, вначале его необходимо инсталлировать в диалоговом
окне Принтеры (Printers) (в Windows XP это диалоговое окно Принтеры и факсы
(Printers and Faxes)).
Чтобы выбрать новый принтер для печати рабочего листа, выполните следующие
действия.
1. Откройте рабочую книгу, содержащую лист, который требуется напечатать, и выпол-
ните в Excel команду Файл^Печать (FileOPrint) или нажмите <Ctrl+P>.
Откроется диалоговое окно Печать (Print)— рис. 5.1. Не используйте кнопку
Печать (Print) на панели инструментов Стандартная (Standard), поскольку в этом
случае активный рабочий лист будет отправлен на принтер, заданный по умолчанию.
230 Книга 2. Созс/ание /га^очих
Принтер
Имя: x^HPLaseOet Свойства,..

Состояние: Свободен
Порт: IFF1;
Заметки:
П Печать s файл
Копии
Ч1слок
;
0 страницы F ! î "и: \ :,
ЕЗьвести на печать
О выделенный диапазон О воо книгу

@ выделенные листы ; '; ш^.ж
Рис. 5. /. Выберите новый принтер
2. В раскрывающемся списке Имя (Name) щелкните на имени используемого принтера.

Если требуемого принтера в списке нет, попробуйте отыскать его, щелкнув на
кнопке Найти принтер (Find Printer). Программа Excel откроет диалоговое окно
Find Printers, где необходимо задать место расположения программы для поиска
используемого принтера. Обратите внимание на следующее: если к компьютеру не
подключен принтер, по щелчку на кнопке Найти принтер откроется диалоговое
окно Find Printers и появится предупреждение с сообщением The directory
service is currently unavailable. Щелкните на кнопке ОК в этом окне,
и Excel закроет и его, и диалоговое окно Find Printers.
3. Чтобы изменить настройки принтера, заданные по умолчанию, щелкните на кнопке
Свойства (Properties) справа от списка Имя, а затем в диалоговом окне Свойства
выберите новые настройки выбранного принтера.
4. В диалоговом окне Печать измените (если необходимо) диапазон печати, число
копий и другие параметры.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы напечатать лист, используя выбранный принтер.
Помните, что на принтер, выбранный для печати листа, будут отправляться докумен-
ты до тех пор, пока вы не укажете другой принтер.
Jlfteq£afiutJiejibH,biu и [юзме&ка
Режимы предварительного просмотра и разметки страницы в Excel помогут избежать

неудачных попыток печати, а также сэкономят бумагу, поскольку практически все
ошибки печати можно исправить еще до отправки документа на принтер. Перед печатью
настоятельно рекомендуется просматривать рабочие листы, чтобы выявить возможные
проблемные области.
Умгва 5. ЛеьсиКь [юйочего ииана 23 /
В режиме предварительного просмотра (Print preview) текстовые и графические эле-

менты области печати выводятся на экран в точности так же, как они будут появляться
на печати. В отличие от стандартных режимов просмотра рабочих листов, режим предва-
рительного просмотра позволяет увидеть колонтитулы отчета (если они заданы) и изме-
нить разбиение на страницы. Если в процессе предварительного просмотра обнаружена
ошибка, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться в обычный режим и вне-
сти изменения. Если же ошибок не найдено, документ можно распечатать, щелкнув на
кнопке Печать (Print).
В режиме разметки страницы Excel отображает рабочую книгу в небольшом масштабе,
разделяя печатаемый лист на страницы линиями. В этом режиме можно изменить разбие-
ние рабочего листа на страницы посредством перетаскивания указанных выше линий.
использование [ьежима и^ъеувсфмпельного

Режим предварительного просмотра можно открыть из окна рабочей книги, диалого-
вого окна Печать и диалогового окна Параметры страницы (Page Setup).
» Чтобы открыть режим предварительного просмотра из обычного режима, щелкни-

те на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) в панели инструментов
Стандартная либо выберите команду Файл=>Предварительный просмотр
(File1*Print Preview).
» Открыть режим предварительного просмотра из диалогового окна Печать можно,
щелкнув на кнопке Просмотр (Preview).
* Чтобы открыть режим предварительного просмотра из диалогового окна
Параметры страницы, вы должны находиться на любой вкладке и щелкнуть на
кнопке Просмотр (Preview).
При первом открытии окна предварительного просмотра в нем целиком отображается

первая страница отчета (рис. 5.2). Чтобы увеличить масштаб до 100%, щелкните на кноп-
ке Масштаб (Zoom), предварительно поместив указатель мыши в той части страницы,
которую необходимо рассмотреть детально.
Если страница отображена в масштабе 100%, ее можно пролистывать, пользуясь по-
лосами прокрутки, а также клавишами управления курсором. Примените клавишу
<Ноте>, чтобы пролистать страницу до конца влево и <End> — чтобы пролистать стра-
ницу до конца вправо. Воспользуйтесь клавишами <Ctrl+Home> и <Ctrl+End>, и на экра-
не появятся, соответственно, левый верхний или правый нижний угол страницы. Нажа-
тие клавиши <Ctrl> в комбинации со стрелками поможет отобразить на экране соответст-
вующую границу страницы.
Чтобы в режиме предварительного просмотра снова отобразить страницу целиком,
щелкните на кнопке Масштаб. Если отчет состоит из нескольких страниц, для их про-
смотра используйте кнопки Далее (Next) и Назад (Previous) или клавиши <Раде Down>
и <Раде Up>.
Для выхода из режима предварительного просмотра и перехода в обычный режим
рабочей книги щелкните на кнопке Закрыть (Close). Чтобы напечатать отчет, щелкните
на кнопке Печать (Print). Если перед печатью необходимо отредактировать разбиение на
страницы, щелкните на кнопке Разметка страницы (Page Break Preview).
232 Книга 2. Создание [юЗочих
Указатель мыши для изменения масштаба
^Масштаб] (печать...] jСтранииа.ТГ] [ Под! J f Обычный режим j [закрыть j [Справка
Рис. 5.2. Просмотр страницы в режиме предварительного просмотра
изменение naficuieiflfioe ан/ганицм

При просмотре страницы отчета вы можете прийти к выводу, что необходимо изменить
параметры страницы. В этом случае откройте диалоговое окно Параметры страницы,
щелкнув на кнопке Страница (Setup), и внесите требуемые изменения. Окно предвари-
тельного просмотра закрывать не следует. Например, если в режиме предварительного про-
смотра вы увидели, что на печать будут выводиться сетка, а также заголовки строк и столб-
цов, данные элементы можно удалить в диалоговом окне Параметры страницы.
Щелкните на кнопке Страница, перейдите на вкладку Лист (Sheet) и снимите флажки
Сетка (Gridlines) и Заголовки строк и столбцов (Row and column headings). Щелкните на
кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы и вернуться в режим
предварительного просмотра — программа перерисует активную страницу, удалив из нее
линии сетки и заголовки.
изменение полей б ftexcUMe гфеувефи&ельного nfiocMorfifia

Если во время просмотра выяснилось, что необходимо изменить поля или ширину
столбцов, щелкните на кнопке Поля (Margins) — в режиме предварительного просмотра
появятся индикаторы полей страницы (рис. 5.3).
JUcvSa 5. ЛеъшОь [м&чего MiaKa 233
Маркер верхнего колонтитула

Маркер верхнего поля Маркеры столбцов Маркер правого поля
Маркер левого поля Маркер нижнего колонтитула -1 L Маркер нижнего поля
Рис. 5.3. В режиме предварительного просмотра можно вручную изменить размер полей
страницы
Чтобы изменить размер поля и отредактировать ширину столбцов, поместите указа-

тель мыши на индикатор поля или столбца и, когда указатель мыши изменится на пере-
крестье с двунаправленной стрелкой, перетащите индикатор в необходимом направле-
нии. Отпустите кнопку мыши, и Excel перерисует данные на странице в соответствии
с новыми параметрами полей (обратите внимание, что изменение границ не приводит
к изменению положения колонтитулов). По окончании настройки полей и ширины
столбцов маркеры с экрана можно убрать, повторно щелкнув на кнопке Поля.
исн.ом>зован,ие режима {юзме&ки

Режим разметки страницы применяется для перемещения границ страницы вручную
в тех случаях, когда при автоматическом разбиении важная связанная информация ока-
зывается на разных листах. Открыть режим разметки страницы можно двумя способами.
Книга 2. Создание [шйочих
* Из режима предварительного просмотра, щелкнув на кнопке Разметка страницы

(Page Break Preview).
« Из обычного режима, выбрав в Excel команду меню Вид ^Разметка страницы
(ViewOPage Break Preview).
При выборе этого режима Excel отобразит страницу в окне рабочей книги в малом
масштабе; разбиение на страницы будет выполнено линиями (рис. 5.4). При первом об-
ращении к этому режиму вы увидите на экране окно сообщения, в котором Excel инфор-
мирует о назначении данного режима.
Щелкните на кнопке ОК, чтобы убрать это сообщение с экрана, и обратите внимание на
штриховые линии, обозначающие разбиение на страницы. Вы можете изменить масштаб,
используя поле Масштаб (Zoom) на панели инструментов Стандартная. Просмотрите весь
лист, обращая внимание не только на разбиение на страницы, но и на их номера.
На рис. 5.5 представлен тот же пример, что и на рис. 5.4, однако после корректировки
разбиения на страницы и в другом масштабе (35%). Обычно Excel отображает лист в ре-
жиме разметки страницы в масштабе 60%. Обратите внимание на порядок нумерации:
верхние страницы имеют нечетные номера, а нижние — четные.
январь ; февраль = **Р^ Для изменения границ стражи достаточно

перетащить их с помощью мыши,
1 'ш,рОоЛ 1J
LJ дольше ть эторкио
ОК
Магазин "Шансон" ~ поодзжи за 2005 aod
.Рыс. 5.^. В режиме разметки страницы можно разбить лист на страницы вручную
Улова 5. Л&ииКь [ю&него лиана 235
Сервис Данные £Хно
Магазин "Шансон" - поодажи за 2004гое
Магазин "Шансон" - поодажи за 2005 гой
А/с. 5.5. Изменение масштаба в режиме разметки страницы
После просмотра всего листа вы можете определить, нужно ли изменять разбиение на

страницы. При перетаскивании разделителей страниц помните, что Excel не позволит
поместить разделитель так, чтобы на листе оказалось больше столбцов (или строк), чем
это допускают размеры страницы. Для размещения на странице большего числа строк
или столбцов измените размеры полей или масштабируйте документ при печати.
Чтобы изменить разбиение на страницы, перетащите необходимую строку или стол-
бец на выбранную страницу. Обратите внимание на то, что если собственные разделите-
ли страниц Excel выводит на экран штриховой линией, то пользовательские — сплош-
ной. Если разделитель перемещен по ошибке, отмените действие, выбрав команду
Правка^Отменить (EditoUndo) или нажав <Ctrl+Z>.
По окончании работы над страницами вернитесь в обычный режим, выполнив
команду Вид^Обычный (ViewONormal) в меню Excel.
Часто ручному разбиению на страницы следует предпочесть настройку пара-

метров страницы (особенно при печати другой ориентации и(или) масштаби-
рования).
236 Книга 2. Создание/юЯочих
Основы пеъсипи (гаЗочих

При печати рабочих листов Excel применяет по умолчанию ряд настроек печати и па-
раметров страницы (которые можно изменить). Некоторые настройки зависят от типа
используемого принтера. Однако в большинстве случаев при печати имеют значение
следующие параметры.
» Качество печати (Print Quality) определяет количество используемых чернил.

Измеряется в числе точек на дюйм. По умолчанию задано среднее качество печати.
» Цвет (Color) — при использовании цветного принтера.
» Опция Печатать (Print Range) задает диапазон печати. По умолчанию имеет
значение Все (АН). Это означает, что на печать выводятся все страницы отчета.
» Опция Вывести на печать (Print what) имеет значение Выделенные листы (Active
sheet(s)). Таким образом, напечатаны будут данные на всех выделенных рабочих
листах, одном или нескольких.
» Число копий (Copies) по умолчанию равно 1.
» Флажок Разобрать по копиям (Collated) по умолчанию установлен, поэтому стра-
ницы отдельных копий печатаются по возрастанию.
« Ориентация (Orientation) задана Книжная (Portrait) — высота страницы больше
ширины.
« Масштаб (Scaling) по умолчанию равен 100%.
« Размер бумаги (Paper size) по умолчанию равен А4.
» Поля (Margins): и левое, и правое по умолчанию равны 2 см, а верхнее и нижнее —
2,5 см.
« Колонтитулы (Header and Footer) не заданы.
« Последовательность вывода страниц (Order) по умолчанию задана Вниз, затем
вправо (Down, then over).
* Флажок Сетка по умолчанию установлен, поэтому линии сетки печатаются.
Лечение [юЗочего мюна

Если необходимо напечатать всю информацию активного рабочего листа, используя
текущие настройки принтера и параметров страницы, щелкните на кнопке Печать
(Print) в панели инструментов Стандартная или откройте диалоговое-окно Печать
(Файл^Печать) и, ничего не изменяя, щелкните на кнопке ОК.
Excel напечатает лишь данные, отображенные в рабочем листе. Чтобы про-

пустить в отчете некоторые данные, не забудьте предварительно скрыть необ-
ходимые строки или столбцы таблицы (выделив столбец и выбрав команду
Формат^Столбец^Скрыть (Formatc>Columnc>Hide) или выделив строку
и выполнив команду ФорматОСтрокаОСкрыть (FormatORowOHide)).
Если необходимо напечатать данные, содержащиеся в нескольких рабочих листах

книги, выделите ярлычки листов (подробнее см. главу 4 книги 2) и лишь затем исполь-
зуйте кнопку Печать панели инструментов Стандартная.
5. ЛеьаМь [шЗонего лиайа 237
Чтобы распечатать данные, содержащиеся на всех листах активной рабочей книги, вы-
делите все листы книги, щелкнув на ярлычке листа правой кнопкой мыши и выбрав в кон-
текстном меню команду Выделить все листы (Select all sheets), а затем используйте кнопку
Печать панели инструментов Стандартная. Вы можете также открыть диалоговое окно
Печать (нажав <Ctrl+P>), установить переключатель Всю книгу (Entire workbook) и щелк-
нуть на кнопке ОК.
В диалоговом окне Печать щелкните на кнопке Просмотр и в режиме пред-

варительного просмотра убедитесь, что все листы книги готовы к печати,
проверьте нумерацию и разбиение на страницы. Если все в порядке, в окне
предварительного просмотра щелкните на кнопке Печать. При необходимо-
сти отредактировать разбиение на страницы перейдите в режим разметки
страниц, щелкнув на кнопке Разметка страницы. Если требуется выбрать
(или наоборот, убрать) некоторые листы книги, щелкните на кнопке
Закрыть, чтобы вернуться в обычный режим и подготовить документ к печати.
Лен,сиОь диапазона а%[юшщ

Печатать все страницы рабочего листа, как правило, не следует. Чтобы напечатать
отдельные страницы, выполните следующие действия.
1. Выберите команду ВидОРазметка страницы.
Активный лист появится на экране в режиме разметки страниц, и вы сможете
определить, какие страницы должны быть напечатаны. Если вам известен необхо-
димый диапазон страниц, этот пункт можно пропустить.
2. Выберите команду ФайлОПечать или нажмите <Ctrl+P>.
Откроется диалоговое окно Печать.
3. В разделе Печатать (Print Range) установите переключатель Страницы (Pages)
и в поля С (From) и По (То) введите нужный диапазон страниц.
Значения можно указать и с помощью счетчиков.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы выполнить печать.
чаани
Если необходимо напечатать только часть находящихся на листе данных, выполните
1. Выделите диапазон, который следует напечатать.
Помните, что в процессе выделения диапазона при перемещении указателя мыши
по ячейкам требуется удерживать клавишу <Ctrl>.
2. Выполните команду Файл => Печать или нажмите <Ctrl+ Р>.
Откроется диалоговое окно Печать, в котором доступен переключатель
Выделенный диапазон (Selection).
3. В разделе Вывести на печать (Print what) диалогового окна Печать установите
переключатель Выделенный диапазон.
Если этот переключатель не установлен, Excel просто игнорирует выделенный
диапазон рабочего листа и печатает весь лист.
238 /&шю.2. Создание furfoiujc >%а&ищ
4. Щелкните на кнопке OK, чтобы выполнить печать.

Удостоверьтесь в том, что распечатается только выделенный диапазон, щелкнув на
кнопке Просмотр диалогового окна Печать. Откроется окно предварительного
просмотра, в котором вы сможете просмотреть только ту часть листа, которая
будет напечатана. Если диапазон печати верный, щелкните на кнопке Печать.
Вам постоянно приходится распечатывать одну и ту же часть рабочего листа? Чтобы
не искать необходимый диапазон, задайте Область печати (Print Area). Для печати этой
области не обязательно выделять часть листа и использовать переключатель
Выделенный диапазон диалогового окна Печать. Инициировать печать можно щелчком
на кнопке Печать панели инструментов Стандартная.'
Чтобы задать область печати, выполните следующие действия.
1. Выберите команду Вид 1 ^Разметка страницы.
Таким образом проще определить область, которую постоянно приходится распе-
чатывать.
2. Выделите диапазон (возможно, и несмежный), который необходимо указать как
Область печати.
3. Выполните команду Файл<=>Область печати^Задать (FileOPrint areaOSet print area).
Excel покажет в режиме разметки страницы только выделенный в настоящее время
диапазон.
4. Выберите команду ВидООбычный, чтобы вернуться в обычный режим, и щелкните
за пределами выделенного диапазона, чтобы снять выделение.
По возвращении в обычный режим на экране вы увидите пунктирную линию, кото-

рая разбивает на страницы область печати листа. Чтобы эти линии не отображались,
снимите флажок Авторазбиение на страницы (Page Breaks) на вкладке Вид (View) диа-
логового окна Параметры (Options) (Сервис-^Параметры (ToolsÔptions)).
Для печати заданной области печати достаточно щелкнуть на кнопке Печать в панели
инструментов Стандартная или выбрать команду ФайлОПечать и щелкнуть на кнопке ОК.
Если приходится часто распечатывать несколько диапазонов, дайте им назва-

ния (подробнее об именовании диапазонов см. главу 2 книги 2) и для печати
1. Укажите имя диапазона в поле Имя (Name) в строке формул, чтобы выбрать диапазон.
2. Выполните команду Файл^Область печати^Задать.
3. Щелкните на кнопке Печать, чтобы напечатать новую область печати.
Помните, если область печати задана, а необходимо распечатать весь лист, сна-
1
чала снимите область печати, выбрав команду ФайлоОбласть печати *Снять
(FileO Print areaOClear print area), и лишь затем используйте кнопку Печать.
В следующий раз печатая часть рабочего листа, область печати задайте снова.
5. Jfeuufib fuufateeo Mtcifia 239
Управление нечшнью
При печати рабочего листа Excel применяет текущие настройки принтера и парамет-
ры страницы. Во время передачи данных на принтер отображается окно сообщения, ин-
формирующее о состоянии процесса печати (Печатается страница 3 из 5). Windows про-
должает отображать это окно до тех пор, пока вся область печати не будет передана на
принтер. После этого окно закроется, и вы сможете продолжить работу в Excel.
Чтобы прервать процесс печати, щелкните на кнопке Отмена (Cancel) диалогового
окна Печать. Если вы не успели остановить печать таким образом, откройте диалоговое
окно принтера на панели задач Windows и отмените печать в этом окне. Выберите печа-
таемый документ и воспользуйтесь в диалоговом окне принтера командой Документа
Отменить (Document^Cancel). Если рабочий лист — единственная задача печати в окне
принтера, воспользуйтесь командой ПринтерООчистить очередь печати (Printer^Can-
cel all documents).
С целью приостановить печать выберите команду Документа Приостановить
(DocumentoPause). Для возобновления печати используйте команду Документ^Продол-
жить (DocumentsResume). Если рабочий лист — единственная задача печати в окне прин-
тера, воспользуйтесь командой Принтер^Приостановить печать (PrinterOPause printing).
Для возобновления печати выполните команду Принтер^Возобновить печать (Printer^
Resume printing). Обратите внимание на то, что при печати небольших таблиц на быстром
компьютере такая процедура остановки печати может оказаться слишком длительной, и
документ будет распечатан еще до того, как вы откроете диалоговое окно принтера на пане-
ли задач Windows.
Леч,ай1ь cfjofiMifA. в [гаЗочем. Mictfce

При печати рабочего листа Excel печатает содержимое ячеек так, как оно появляется в
ячейках таблицы. Таким образом, при печати разделов, содержащих формулы, выводятся ре-
зультаты вычислений, а не формулы, по которым они вычисляются. Помимо результатов
вычислений, для работы могут потребоваться и сами формулы, например, с целью проверки.
Чтобы напечатать рабочий лист с формулами, выполните следующие действия.
1. Выберите команду Сервис<=>Параметры (Tools<=>Options).

Откроется диалоговое окно Параметры (Options).
2. Перейдите на вкладку Вид (View), установите флажок Формулы (Formulas) в разде-
ле Параметры окна (Window options) и щелкните на кнопке ОК.
Если установлен этот флажок, в ячейках отображаются формулы, а не результат
вычислений по ним. В электронной таблице появляются и все данные, с назна-
ченным им форматированием.
3. Щелкните на кнопке Печать на панели инструментов Стандартная.
Если необходимо задать рабочую область листа, задайте ее, как описано выше,
и лишь после этого отправьте документы на печать.
Распечатав формулы в рабочем листе, можно перейти в обычный режим, отобра-
зив в ячейках не формулы, а результат вычислений.
4. Выберите команду СервисОПараметры, снимите флажок Формулы и щелкните
240 f&uua.2. Создание ftaJeiux riia&iuu,
В ячейках рабочего листа Excel снова будут отображаться результаты вычислений по

формулам.
Чтобы упростить распознавание ссылок, используемых в формулах, выведите на пе-
чать также заголовки строк и столбцов таблицы. Для этого выполните команду
ФайлоПараметры страницы и в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке
Лист установите флажок Заголовки строк и столбцов. Затем распечатайте лист, щелкнув
на кнопке Печать в этом окне. Чтобы вернуться в рабочий лист, перед отправкой на пе-
чать используйте кнопку Закрыть.
Для быстрого переключения между режимом отображения на рабочем листе
формул и вычисленных с их помощью значений используйте сочетание клавиш
<Ctrl+'> (акцент, расположен на той же клавише, что и тильда ~). Это сочетание
клавиш работает как переключатель: при первом использовании в ячейках лис-
та отображаются формулы, а при втором — вычисленные по ним значения.
изменение и.ар.аме1н[гов печсини

Диалоговое окно Параметры страницы располагает четырьмя вкладками, содержа-
щими параметры печати. Доступ к этому диалоговому окну можно получить, выбрав
команду ФайлОПараметры страницы в строке меню Excel или щелкнув на кнопке
Страница в окне предварительного просмотра.
Вкладка Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (рис. 5.6) содержит
следующие параметры.
» Ориентация (Orientation). Выберите Книжную (Portrait) или Альбомную (Landscape)
ориентацию для печати вдоль короткой или длинной стороны страницы.
« Масштаб (Scaling). Можно установить масштаб в процентах от нормального раз-
мера либо представить печатаемый документ в таком виде, чтобы он разместился
на заданном количестве страниц.
Параметры страницы ЁЖ)

ч С граница 1 , Поля \ Колонтитулы ;| Лист |
\ Оривнта^я
ГУм
Оеччь... ]}..
Проснотр И
Масштаб - СВОЙСТВ.... J
® установить: [_*W Ц] Ч от натуральной величины
О рарчестить не более чем на: 1 1 ^Щ]^- В ширину и { 1 Д!<тр.» высоту
- и
еаэнер бумаги: А4
и
| Качество печати: 600 точек «дюйм
ЗВа
j Номер первой страниц: [Авто ]
•-T~-~~~T~~-'"""-pfep ] Отмена ]
Рис. 5.6. Вкладка Страница диалогового окна

Параметры страницы
Тмгва 5. JfeuuKb (юЗочего MtctKa
Размер бумаги (Paper size). Выберите необходимый размер из раскрывающегося

списка.
Качество печати (Print quality). Выберите разрешение (количество точек на дюйм) из
раскрывающегося списка, содержимое которого зависит от выбранного принтера.
Номер первой страницы (First page number). Укажите номер страницы, с которой
необходимо начать печать (по умолчанию номер определяется автоматически).
При печати разных диапазонов обращаться к параметрам ориентации и мас-

штабированию приходится часто. Используя альбомную ориентацию, можно
разместить на странице все печатаемые столбцы, что значительно упрощает
чтение отчета. Если вы обнаружили, что почти все столбцы (однако не все
количество) умещаются на странице, задайте масштаб, используя переключа-
тель и поле Установить (Adjust to). При печати небольшого фрагмента, кото-
рый практически помещается на одной странице, обратитесь к переключате-
лю Разместить не более чем на (Fit to) и введите значения 1 в обоих полях
справа от него.
JTa/tcuie/HfiM полей
На вкладке Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы (рис. 5.7) можно из-
менить поля страницы (Верхнее (Тор), Нижнее (Bottom), Левое (Left) или Правое (Right))
путем ввода новых значений (а не перетаскивая индикаторы в окне предварительного про-
смотра). Здесь же задаются поля для используемых колонтитулов, а также определяется цен-
трирование на странице: Горизонтально (Horizontally) или Вертикально (Vertically).
В разделе Центрировать на странице (Center on Page) установите флажок

Горизонтально при печати листа, ширина которого меньше страницы — то-
гда при печати данные будут размещены по центру между левым и правым
полем. Аналогично, при печати листа, который не превышает размер страни-
цы по высоте, установите флажок Вертикально, чтобы поместить данные по
центру между верхним и нижним полем.
докнее:
iOI
Центрировать на странице ••••_• •
О срризактальпо О вертикально
Рис. 5.7. Настройка параметров полей страницы

242 /&ииа 2. Созвали* [мЗочих 1%а&ищ
fcoA.OHffiutfiifj.bi
Вкладка Колонтитулы (Header/Footer) диалогового окна Параметры страницы по-
зволяет задавать колонтитулы отчета. В верхнем колонтитуле (header) содержится ин-
формация, которая выводится на печать в верхней части каждой страницы отчета, а в
нижнем колонтитуле (footer) — информация, находящаяся под основным текстом каж-
дой страницы.
Рис. 5.8. Настройка колонтитулов
При назначении колонтитулов отчета можно либо выбрать один из предлагаемых

(номер страницы, дату, имя рабочей книги Или листа и т.д.), либо создать собственный
колонтитул. Для выбора существующих колонтитулов перейдите к необходимому списку:
Верхний колонтитул (Header) и Нижний колонтитул (Footer). По умолчанию ни один из
них не задан.
Например, чтобы в нижней части печатной страницы располагался ее номер и общее
количество страниц отчета, выберите из списка Нижний колонтитул элемент Страница 1
из ? (Page I of?).
Обратите внимание: Excel автоматически центрирует колонтитулы между правым
и левым полем (если в колонтитуле находится только один элемент информации, напри-
мер, номер страницы). В том случае, когда колонтитул состоит из нескольких элементов,
Excel центрирует первый, а второй выравнивает по правому краю. В любом случае вид
и расположение колонтитулов можно просмотреть в окне предварительного просмотра.
Чтобы создать собственные колонтитулы, щелкните на кнопке Создать верхний
колонтитул (Custom header) или Создать нижний колонтитул (Custom footer). На рис. 5.9
приведено диалоговое окно Верхний колонтитул (Header), аналогичное окно появляется
и при создании нижнего колонтитула. Любой колонтитул может состоять из трех разде-
лов: Слева (Left section), который выравнивается по левому краю; В центре (Center sec-
tion), содержимое этого раздела центрируется; и Справа (Right section), содержимое
которого выравнивается по правому краю.
Jua&a 5. ЖеьсиОь [юЗ&юо мюКа 243
Время Путь
Дата Имя файла
Добавить число страниц Лист

Номер страницы Вставка рисунка
Шрифт Формат рисунка
Для форнатирования тексте

Чтобы поместить номер странифы
установите курсор не место
Чтобы вставить рисунок,
установите курсор в поле
Рис. 5.9. Создание пользовательского колонтитула
При создании собственного колонтитула можно добавить составленный вами текст к

кодам, например, текущей страницы, общего числа страниц, даты, времени, имени рабо-
чей книги, названия листа. Щелкните в требуемом разделе, введите текст и, пользуясь
кнопками диалогового окна колонтитула, добавьте код (см. рис. 5.9).
В табл. 5.1 приведены коды, которые Excel добавляет в колонтитулы при использова-
нии кнопок диалогового окна Верхний колонтитул (кнопки диалогового окна Нижний
колонтитул такие же). Обратите внимание, что по щелчку на кнопке Шрифт (Font)
открывается диалоговое окно Шрифт (Font), в котором можно задать шрифт, его размер,
начертание, цвет и добавить эффекты. Этот шрифт будет использован в текущем разделе
колонтитула.
Таблица 5.1. Коды, используемые в колонтитулах
Кнопка Код Назначение
Номер страницы (Pages) ь [Страница] (&[Раде]> Добавляет номер текущей страницы

Добавить число страниц & [Страниц] (&[Pages]> Добавляет общее число страниц
(Total pages)
Дата (Date) & [Дата] (&[Date]> Добавляет текущую дату в формате чч.мм.гг
(m/dd/yy)
Время (Time) & [Время] (&[Time]) Добавляет текущее время в формате
15:52 (9:05 AM)
Путь (Path)
:
& [Путь] & [Файл] (&[Path]> Добавляет полный путь к файлу в виде
С:\mydocuments\book\example
Имя файла (File name) & [Файл] (&[File]> Добавляет имя файла рабочей книги
Лист (Sheet) ь [Лист] (&[ТаЬ]> Добавляет название рабочего листа
Вставка рисунка (Picture) & [Рисунок] (&[Picture]) Добавляет выбранный графический элемент
Книга 2. Создание [гаЗочих /на&ищ
По щелчку на кнопке Вставка рисунка Excel открывает диалоговое окно Добавление

рисунка (Insert picture), в котором необходимо выбрать графическое изображение,
помещаемое в колонтитул (обычно логотип или другая картинка небольшого размера).
В колонтитуле это изображение представлено кодом & [Рисунок]. По щелчку на кнопке
Формат рисунка (Format picture) (которая становится доступной только в том случае,
если в колонтитул помещен код &[Рисунок]) открывается диалоговое окно Формат
рисунка (Format picture), в котором можно изменить размер и настроить изображение.
СвойанЯа лиана
На вкладке Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы (рис. 5.10) вы имеете
возможность настроить следующие параметры.
» Выводить на печать диапазон (Print area). Задает диапазон печати (не обязательно
смежный). Если задана область печати, то по щелчку на кнопке Печать панели
инструментов Стандартная Excel выводит только заданную область, а не весь
рабочий л ист.
* Печатать на каждой странице (Print titles). Задает столбцы и строки, которые будут
печататься на каждой странице сверху или слева.
» Сетка (Gridlines). Этот флажок включает и отключает печать сетки рабочего листа.
* Заголовки строк и столбцов (Row and columns headings). Этот флажок включает и
отключает печать заголовков строк и столбцов рабочего листа.
« Черно-белая (Black and white). Указанный флажок включает и отключает цветную
печать (при использовании цветного принтера).
» Примечания (Comments). Выберите из данного раскрывающегося списка способ
печати примечаний к ячейкам рабочего листа (в конце листа либо как на экране).
« Черновая (Draft quality). Флажок, включающий и отключающий черновую печать
(если ее использование допускает принтер).
^Crpawna_| Поля |Колантитуль1 ^

\ ,1Г.11.7Г.™ ............... ___________ ~~1.^'~
| Выводить на печать диапазон: |
| Печатать иа каждой странице ............ - ......... ......
•• сквозные CTQOKH; __
Свойства... ")
сквозные столбцы:
Печать ............................... ............ . ..... ............ ..-. ....... .- ........ -
G сетка О заголовки строк и столбцов
тринечания;
ячеек каю г
Последовательность вывода страниц
© вниз, затеи вправо

О вправо, затем
Рис. 5.10. Вкладка Лист диалогового окна

Параметры страницы
5 . Jfetcudb fiaJoieto лиана 2 У5
Ошибки ячеек как (Cell errors as). Выберите из этого раскрывающегося списка спо-
соб печати ошибок формул (подробнее об ошибках см. главу 2 книги 3). Можно
печатать ошибки ячеек как пустые, как на экране, с двумя дефисами или символа-
ми #НД (#NA) (не доступно).
Последовательность вывода страниц (Page order). Определяет порядок печати стра-
ниц, на которые разбит рабочий лист. По умолчанию задан порядок Вниз, затем
вправо (Down, then over), т.е. сначала печатаются страницы, размещенные под
страницей 1, а затем — страницы, расположенные справа от нее. При выборе пе-
реключателя Вправо, затем вниз (Over, then down) сначала распечатываются
страницы, находящиеся справа от первой, затем 'печатается ряд страниц ниже.
Добавление сквозных строк и столбцов (print titles) аналогично закреплению

областей в окне рабочего листа, когда отдельные строки и столбцы постоянно
находятся на экране в процессе пролистывания.
При печати диаграмм, расположенных на отдельных листах рабочей книги, в

диалоговом окне Параметры страницы вместо вкладки Лист находится
вкладка Диаграмма (Diagram), которая позволяет изменить способ печати
диаграммы (подробнее см. главу 1 книги 5).
Щелкните на кнопке Свойства (Options) в диалоговом окне Параметры страницы,

чтобы открыть диалоговое окно текущего принтера. В этом диалоговом окне содержатся
параметры, зависящие от используемого принтера. Например, при работе с лазерным
принтером на вкладке Бумага/Качество (Paper/Quality) можно выбрать способ подачи
бумаги, а при использовании струйных принтеров — дополнительные настройки качест-
ва печати.
Книга 3
Формулы и функции
«>6»ЛА&ИЛА MOiU ЖМЗ.НИ М
6<5tAAAA НА it
ОНА
НА
/3Э1ной книге...
Глава 1. Построение основных формул
Глава 2. Логические функции и отслеживание ошибок
Глава 3. Функции даты и времени
Глава 4. Финансовые функции
Глава 5. Математические и статистические функции
Глава 6. Информационные и текстовые функции
/. JloctnfioeHue
ОСНОВНЫХ, C
/3 Э1ной главе...
S Суммирование диапазона данных с помощью кнопки Автосумма (Autosum)
•S Построение простейших формул с помощью операторов
•/ Понятие оператора и порядок их расположения в формуле
•S Использование кнопки Вставка функции (Insert Function) строки формул
S Копирование формул и изменение типа ссылок на ячейки
•S Построение формул массива
S Использование именованных диапазонов
•S Создание связанных формул
S Контроль за пересчетом формул
•^ Циклические ссылки
бразно выражаясь, формулы — хлеб и масло рабочего листа. Без формул электрон-
ные таблицы представляли бы обычные разграфленные листы бумаги. На счастье,
в Excel можно выполнять все вычисления непосредственно в ячейках рабочего листа, не
обращаясь к калькулятору.
Формулы, которые строятся в электронных таблицах, могут быть как достаточно про-
стыми, так и очень сложными. Порой они полностью состоят из простых операторов,
встроенных функций, задающих тип и порядок вычислений, либо в них используются и
операторы, и функции. Прежде, чем применить функции Excel для построения формул,
необходимо знать, какую именно информацию должна получать функция для выполне-
ния вычислений. Информация, которая передается функции и используется при ее вы-
числении, называется аргументом функции.
Основы nocfHfioettusi cf>oftMi/«t

Все формулы Excel, от простейших арифметических до наиболее сложных статисти-
ческих, имеют одну общую черту — все они начинаются со знака равенства (=). Это, ко-
нечно, не означает, что его всегда придется вводить вручную, хотя, если он уже введен,
Excel будет ожидать, что за ним последует какая-либо формула. При создании формул,
включающих встроенные функции Excel, наиболее часто используется кнопка Вставка
функции строки формул. Она позволяет выбрать и поместить в ячейку необходимую
функцию. В этом случае Excel самостоятельно поставит в начале формулы знак равенства
(если вы умудренный опытом пользователь Lotus 1-2-3 и ставите в начале формулы знак
250 Книга 3. Фо/ии/мл и функции
@@, Excel автоматически заменит его знаком равенства по окончании ввода формулы).
Таким образом, каждая завершенная формула, появившаяся в строке формул, начинает-
ся со знака равенства.
При построении формул можно использовать константы, представляющие собой
числа, которые необходимы в вычислениях (например, "4,5%", "$25,00" или "-78,35").
В операторах или в качестве аргументов функций применяют адреса ячеек. Для вычисле-
ния формулы, аргументами которой выступают адреса ячеек, Excel использует введенные
в эти ячейки значения. Excel автоматически обновляет вычисленный результат формулы
при изменении значений в ячейках, на которые она ссылается.
Если формула набирается вручную, адрес ячейки можно либо ввести вручную, либо
указать ячейку в рабочем листе. Указать ячейку, значение которой подставляется в фор-
мулу, — наиболее простой и безошибочный метод построения формулы. Набирая адрес
ячейки вручную, вы имеете гораздо меньше шансов заметить ошибку, чем при непосред-
ственном указании на ячейку. Поэтому при построении формулы старайтесь избегать на-
бора адреса ячейки вручную и пользуйтесь им только в таких экстренных случаях, когда при
редактировании формулы указать необходимую ячейку нельзя или достаточно трудно.
Применение метода указания ячейки при построении формул подразумевает выпол-
нение последовательности действий, в которой после ввода каждого оператора формулы
щелчком на необходимой ячейке вводится адрес или выделяется целый диапазон ячеек.
Используя этот метод для построения формулы, содержащей встроенные функции,
щелкните на ячейке или выделите сразу несколько ячеек при определении аргументов
функции в диалоговом окне Аргументы функции (Function Arguments).
Как и при вводе любой информации в ячейку, чтобы завершить ввод формулы
и ввести ее в текущую ячейку, необходимо выполнить некоторые действия
(щелкнуть на кнопке Ввод (Enter) строки формул, нажать клавишу <Enter> ли-
бо нажать клавишу со стрелкой). Однако, в отличие от ввода текстовой или чи-
словой информации, вы не завершите ввод формулы, если щелкнете на другой
ячейке. Щелчок на другой ячейке при построении или редактировании форму-
лы в строке формул, скорее всего, не только не завершит ввод формулы, но и,
выделив новую ячейку, введет ее адрес в уже завершенную формулу.
Формулы и форматирование ! л
При определении формулы, содержащей только операторы, Excel устанавливает
числовой формат ячейки с формулой согласно формату ячеек, на которые ссылает-
ся эта формула (за исключением процентного формата). Например, если при сумт
мировании ячеек А2 и ВЗ (формула =А2+вз) ячейка ВЗ имеет денежный формат, ре-
зультат унаследует этот формат, и в результирующей ячейке будет отображено зна?
чение в денежном формате. Однако данное утверждение неверно, если вы создаете
формулу с использованием встроенных функций. Если значения ячеек А2 и 83 скла-
дываются с помощью функции СУММ (SUM) (формула =СУММ (А2, вз)), полученный
результат будет иметь обычный формат даже тогда, когда для ячейки ВЗ использог
вался денежный формат.
f. JlociOfioeHue основных cpofuuf* 25 f
По завершении ввода формулы сразу же вычисляется результат, который отображает-

ся в ячейке на рабочем листе (но при активизации ячейки содержимое формулы будет
находиться в строке формул). Если в формуле содержится ошибка, которая не позволяет
выполнить вычисления, появляется диалоговое окно с предупреждением, где предлагает-
ся вариант решения проблемы. Если же ошибка просто не дает возможности Excel ото-
бразить точный результат вычисления формулы, вместо него будет отображено сообще-
ние об ошибке (подробнее см. главу 2 книги 3).
Подобно редактированию числовой или текстовой информации, возможно редакти-

рование формулы, которое производится либо в ячейке, содержащей формулу, либо в
строке формул. Для редактирования формулы дважды щелкните на ячейке или нажмите
<F2>, в результате в ячейке будет установлен курсор (двойной щелчок мыши позициони-
рует курсор в центр формулы, а нажатие <F2> устанавливает курсор в конец формулы).
Чтобы отредактировать формулу в строке формул, используйте указатель для установки
курсора в позицию, с которой необходимо вносить изменения.
При переключении в режим редактирования программа отобразит каждую из ссылок
на ячейку в формуле отдельным цветом и применит этот цвет для выделения на рабочем
листе соответствующей ячейки или диапазона. Это позволяет быстро найти ячейки и оп-
ределить значения, на которые ссылается формула, а в случае необходимости и внести в
них изменения. Чтобы изменить размер выделенного диапазона, используйте любой из
четырех угловых маркеров, которые появляются в углах области выделения вокруг ячей-
ки или диапазона ячеек. В соответствии с новым выделением будут обновлены и ссылки
в формуле.
Использование программы Excel в качестве калькулятора

Иногда требуется вычислить значение выражения, которое необходимо внести в
ячейку как константу. Для вычисления искомого результата и последующего зане-
сения значения в ячейку электронной таблицы не обязательно обращаться к кар-
манному калькулятору — можно создать в этой ячейке формулу, возвращающую не-
обходимое значение, а затем преобразовать ее в постоянную величину. Чтобы кон-
вертировать формулу в константу, нажмите <F2> — таким образом вы перейдете в
режим редактирования ячейки. Затем нажмите <F9> для вычисления результата и
отображения его в строке формул, после чего щелкните на кнопке Ввод в строке
формул или нажмите клавишу <Enter>. Полученный результат будет помещен в ячейке.
данных
Из всех создаваемых формул самой простой и наиболее часто используемой является
формула, которая вычисляет сумму чисел в строке или столбце электронной таблицы.
Чтобы выполнить такие вычисления, можно применить кнопку Автосумма (AutbSum)
панели инструментов Стандартная (Standard) (пиктограмма с изображением сигмы).
Щелкните на этой кнопке, чтобы Excel поместила в активную ячейку встроенную функ-
цию СУММ. Одновременно будут выделены все ячейки, которые, как считает программа,
наиболее подходят в качестве диапазона данных для суммирования.
На рис. 1.1 продемонстрирован процесс использования автосуммы. Установив указа-
тель на ячейку В7 (в ней необходимо создать формулу, по которой вычисляется общий
объем продаж за апрель), щелкните на кнопке Автосумма, расположенной на панели ин-
252 Книга 3 . и функции
струментов Стандартная. Как показано на рис. 1.1, Excel помещает знак равенства, за
которым следует функция СУММ, а в качестве аргументов этой функции предлагаются
данные диапазона ВЗ:В6 (то, что будет суммироваться). Поскольку Excel правильно вы-
делила диапазон суммирования (не включив в него ячейку В2 с названием месяца), оста-
лось только щелкнуть на кнопке Ввод строки формул.
На рис. 1.2 приведен еще один пример использования кнопки Автосумма для момен-
тального построения суммирующей формулы. На этот раз в ячейке НЗ вычисляется об-
щее количество деталей типа Деталь 100, произведенных за весь период времени. Для
построения формулы следует поместить указатель на ячейку НЗ и щелкнуть на кнопке
Автосумма панели инструментов Стандартная. Excel вновь верно выделила диапазон
суммирования B3:J3 (проигнорировав ячейку A3, содержащую заголовок строки) и по-
местила его в качестве аргумента функции СУММ. Осталось только щелкнуть по кнопке
Ввод строки формул, чтобы вычислить общее количество деталей типа Деталь 100,
произведенных за истекший период.
Если по какой-либо причине при автосуммировании неверно выделяется желаемый
диапазон данных, его можно изменить, перетащив указатель по необходимым ячейкам
или щелкнув по краю выделенной области. Затем переместите границу выделенного диа-
пазона посредством перетаскивания одного из угловых маркеров (причем этот диапазон
должен включать все необходимые данные).
Вставка функции Автосумма

I I
D Microsoft Excel - iipMwepI -1.xls B@®
'•'••?$ Фа^п Спевка §ид Serge* э Форйэт Сервис Данные ^:но рржса ' ' &л-диге-вопрос » •« ЙЙ К
pmw™»™^™™^^ ^
~
А С D . Е F G H t - Г

1 :
\ \ '• '••
! <
Ъ
& & Ъ «ч*> С?> 1°
2 \/
**
VT
!i - y/ " : /V • X
»^ [ ЧГ
у /•
«У
Деталь 100 50'бТ 485 438: 505; 483 540 2951
4 Деталь 101 175 170! 153' 177! 169 189 1033Г"
£ Деталь 102 350 340 ; 306 354 ! 338 378 I 2066'
6 Деталь 103 890j 863i 779: 899: 859* 961 ;1 5251,
ц Итого |=£7м \^(ШШ| : 1676: 1935: 1849 JOWlMiabij
8 i ICVMM числе"; [чиаю2);...)1!
9 О '[
10
11
12 !
13
14
м ч > и / Лк.ст1 / Лией \ Дет *™!yi. .Продажи 'ft 2004-2005 годы /( 'Шзн | -< : :..;,:": i > J
: Действия - Аетофигуры * ;•• >. i~J, • , • '* • — " А "= Д.*
Укажите Ц**кл ,:•
Рис. 7. /. Использование кнопки Автосумма для вычисления суммы чисел одного столбца
7лава f. Jio&Hfioenue основных 253
С Miciosoft Excel - пример! -l.xls
, «д 1 -,
•алЫОО 500; 4851 438! 505| 483: 540)jCi/MM(B3:

Деталь 101 175! 170! 153! 189G3)
ш
177! 169:
Деталь 102 350
;
340 Г 306! 354!' 3 СУНМ(чиыю1; :[чиспо21;'
Деталь 103 890: 863! 77£|
! 899! 859; 961 5251
Итого 1915! "1858! 1676! "1935!' 18497 2068 11301
> н/Лист! 2Лист9\Детали/ Продажи за 2004-2005 года /( "Ша«|<:::

.; ).А«тофм[уры- А, Ч .QJ.;Q,iLsiîl:,S. -'Л i,1^.-- aSjÂ.
:
= ш.н a .jl
Правка
с. /.2. Использование кнопки Автосумма для вычисления суммы чисел одной строки
Обратите внимание, что аргументы функций в Excel заключаются в круглые

скобки. Даже функции, не требующие аргументов, используют пару закрытых
круглых скобок (в которых ничего не размещается).
' : ' '"''

Когда автосумма не суммирует
Основное предназначение кнопки Автосумма — построение формул с использованием
функции СУММ, вычисляющей сумму данных диапазона. Однако это не единственное ее
назначение. Кнопку Автосумма можно задействовать для построения формул, по кото-
рым вычисляется среднее значение или количество значений, возвращающих наи-
бЧшьшее либо наименьшее значение диапазона данных. Достаточно щелкнуть на кноп-
ке со стрелкой "вниз" справа от кнопки Автосумма и в появившемся меню выбрать
Среднее (Average), Число (Count), Максимум (Мах) или Минимум (Min).
Не забудьте также об индикаторе автосуммирования в строке состояние. Этот индика-
тор автоматически показывает сумму чисел в выделенных на данный момент ячейках.
Можно использовать его для предварительного просмотра результата, возвращаемый
формулой СУММ, созданной с помощью кнопки Автосумма, выделяя диапазон ячеек,
содержащие значения для суммирования. Как и кнопка Автосумма, этот индикатор по-
казывает в выделенных ячейках среднее значение, количество значений, наибольшее
или наименьшее значения. Чтобы получить подобный результат, перед выделением
диапазона ячеек щелкните правой кнопкой мыши на индикаторе и затем выберите из
контекстного меню Среднее, Число, Максимум или Минимум.
Книга 3 . и функции
фо/ищл с помощью опе^иипо/гов

Для созданиях простых формул, как правило, требуются только операторы Excel.
Операторы — это символы, которые указывают на тип вычислений, производимый над
данными ячеек и/или константами. В Excel используются операторы четырех типов:
арифметические, сравнения, текстовые и ссылки. В табл. 1.1 приведены все операторы
Excel (они сгруппированы по типу), а также представлены примеры их применения.
Таблица 1.1. Операторы, используемые в Excel

Тип Обозначение Операция Пример
Арифметический + (знак плюс) Сложение =А2+ВЗ
-(знак минус) Вычитание или отрицание =АЗ-А2или-С4
* (звездочка) Умножение =А2*ВЗ
/ Деление =ВЗ/А2
% Процент (деление на сто) =вз%
Возведение в степень =А2*3
Сравнения = Равно =А2=ВЗ ц
> Больше =вз>А2
< Меньше =А2<ВЗ
>= Больше либо равно =ВЗ>=А2
<= Меньше либо равно , =А2<=ВЗ
о Неравно =А2«вз
Текстовый & Конкатенация (присоединение); соединяет =А2&" "&вз
текстовые строки в одну строку
Ссылка : (двоеточие) Оператор, обозначающий диапазон данных =SUM(C4-.D17)
, (запятая) Оператор, который объединяет ссылки в одну =SUM(A2,C4 :D17,B3)
(пробел) Оператор пересечения, результатом которого =SUM(C3:C6 C3:E6)
будет ссылка на ячейки, входящие в оба
диапазона
В основном, в электронных таблицах при построении формул используются арифме-

тические операторы, которые не требуют функций — эти операторы сами выполняют
вычисления надданными ячеек и выдают результат.
Операторы сравнения возвращают только логические значения — Истина (TRUE)
или Ложь (FALSE), в зависимости результата сравнения. Например, пусть в ячейке АЮ
находится формула
=В10оС10
Если ячейка В10 содержит число 15, а СЮ — число 20, формула в ячейке АЮ возвра-
тит значение Истина. Если же в обеих ячейках, В10 и СЮ, находится значение 12,
результатом формулы будет Ложь.
Единственный текстовый оператор (амперсанд) используется в формулах для соеди-

нения нескольких текстовых строк (эта операция носит название конкатенация). Пред-
положим, в ячейке С2 находится формула
=А2&В2
Люва /. JlocrfifioeHue основных 255
Если ячейка A2 содержит "Иван", а ячейка В2 — "Иванов", формула возвратит тек-

стовое значение "ИванИванов". Чтобы между именем и фамилией появился пробел, его
необходимо добавить в формулу следующим образом:
=А2&' '&В2
'
Часто для построения более сложных формул используются операторы сравне-
ния вместе с функцией ЕСЛИ (IF). Они выполняют одни операции, когда ЕСЛИ
возвращает значение Истина, и другие, когда ЕСЛИ возвращает Ложь. Оператор
конкатенации (&) применяется для соединения текстовых строк, находящихся
в различных ячейках, и помещает результат в одну ячейку (например, когда имя
и фамилия находятся в разных столбцах). (Подробнее логические функции
описаны в главе 2 книги 3, а текстовые — в главе 6 книги 3.)
JiftuoftUffleiH
Для выполнения вычислений по формулам, в которых используется несколько операто-
ров, Excel руководствуется правилами приоритета операторов (табл. 1.2). Если операторы
имеют один уровень приоритета, Excel производит вычисления в порядке слева направо.
Таблица 1.2. Приоритет операторов

Приоритет Оператор Тип/Функция
1 - Отрицание
2 % Взятие процента
3
А
Возведение в степень
4 *и/ Умножение и деление
5 + и- Сложение и вычитание
6 & Конкатенация
7 =,<, >, <=, >=, о Все операторы сравнения
Предположим, в ячейке А4 находится формула

=B4+C4/D4
Поскольку деление имеет более высокий приоритет, чем сложение, сначала будет вы-
числен результат деления содержимого ячейки С4 на D4, а затем к нему прибавится зна-
чение ячейки В4. Если, например, ячейка В4 содержит число 2, ячейка С4 — 9, а ячейка
D4 — 3, в ячейке А4 будет вычисляться следующее числовое выражение:
=2+9/3
Результат, который отобразится в ячейке А4, равен 5. Сначала выполняется деление
(9/3), что дает 3, а затем сложение 3 и 2, в результате чего получится 5.
Чтобы данное выражение было вычислено строго в порядке слева направо, необхо-
димо заключить первую операцию (сложение В4 и С4) в круглые скобки. Скобки изме-
няют установленный порядок вычисления операций; любое действие, взятое в скобки,
будет вычислено ранее остальных, несмотря на уровень приоритета (после чего все дей-
ствия производятся в естественном порядке).
Чтобы сначала выполнить сложение (В4 и С4), а затем полученный результат разде-
лить на D4, формулу следует изменить таким образом:
=(В4+С4)/D4
256 Кшаа 3. Фо[1щлы и функции
Предполагая, что ячейки В4, С4 и D4 содержат те же значения (2, 9 и 3), в результате

вычисления по новой формуле получим 3,666667; именно это число появится в ячейке А4
(2+9=11, 11/3=3,666667).
Если необходимо, можно разместить одну пару скобок внутри других (внутри других,
внутри других и т.д.). При размещении одних скобок внутри других Excel, в первую очередь,
вычисляет значение во внутренних, а затем производит вычисления во внешних скобках.
Предположим, имеется формула:
=B5+(C5-D5)/E5
В этой формуле операция вычитания (C5-D5) находится в скобках, которые гаранти-

руют, что данное действие будет выполнено первым. После выполнения этой операции
восстановится естественный порядок вычислений: результат вычитания будет разделен
на значение ячейки Е5 и к полученному числу будет прибавлено значение ячейки В5.
Если необходимо выполнить сложение перед делением, разместите первую пару скобок
внутри следующих таким образом:
=(B5+(C5-D5))/E5
Производя вычисления по этой откорректированной формуле, Excel сначала выпол-

нит вычитание C5-D5, полученную разность прибавит к значению ячейки В5 и затем по-
лученный результат разделит на значение ячейки Е5.
Несомненно, наибольшей проблемой со скобками является условие их обяза-

тельной парности. Если в какой-нибудь паре скобок правой скобке не сопоста-
вить левую, Excel выдаст диалоговое окно с информацией об обнаружении
ошибки в формуле. Будет предложен корректный вариант закрытия всех пар
скобок формулы. Хотя формальная ошибка будет исправлена, к сожалению,
может быть установлен неверный порядок вычислений, что приведет к неожи-
данному результату. Поэтому прежде, чем щелкнуть на кнопке Да (Yes) в окне
предупреждения, очень внимательно изучите предлагаемые исправления и
примите их только в том случае, если вы уверены, что при такой расстановке
скобок вычисления будут производиться в требуемом порядке. В противном
случае щелкните на кнопке Нет (No) и закройте скобки самостоятельно.
использование кнопки /Заковка функции

В Excel поддерживается достаточно много разнообразных встроенных функций,
которые можно использовать при построении формул. Конечно, наиболее популярна
среди них функция СУММ, которая автоматически вставляется при щелчке на кнопке
Автосумма панели инструментов Стандартная (не забывайте, что эту кнопку также
можно использовать для подсчета среднего числа элементов, максимального и мини-
мального значений — подробнее см. раздел "Автосуммирование данных в электронных
таблицах" этой главы). Чтобы использовать другие встроенные функции программы,
необходимо прибегнуть к услугам кнопки Вставка функции строки формул.
По щелчку на кнопке Вставка функции на экран выводится диалоговое окно Мастер
функций - шаг 1 из 2 (Insert Function) — рис. 1.3. Воспользуйтесь его опциями для поис-
ка и выбора функции, а также для определения аргументов этой функции в порядке,
необходимом для проведения вычислений.
1. JloctftfioeHue основных 257
e-p функций - Шаг 1 из

[Зриск фунедии:
Категория: i 10 недавно использовавшихся
Выберите ^
(СУММ
СРЗНАЧ
ЕСЛИ
ШПЕРССЫЛКА
СЧЁТ
[МАКС
возвращает сумму периодического платежа АЛЯ аннуитета на основе

постоянства сунн платежей и постоянства процентной ставки. : :
Справка по этой Функц
Рис. 1.3. Применение диалогового окна Мастер

функций - шаг 1 из 2 для выбора функции
Вы вправе обратиться к одному из предложенных методов выбора функции.

« Щелкните на имени функции. Если вы недавно ее использовали, она присутствует
в списке Выберите функцию (Select a Function).
« Щелкните на названии категории функции, которую решили использовать, в рас-
крывающемся списке Категория (Or Select a Category) (категория 10 недавно
использовавшихся (Most Recently Used) установлена по умолчанию), а затем вы-
берите необходимую функцию этой категории в списке Выберите функцию.
» В поле Поиск функции (Search for a Function) замените текст Введите краткое
описание действия, которое нужно выполнить, и нажмите кнопку "Найти" (Туре
a brief description of what you want to do and then click Go) на ключевое слово или
фразу, которые помогут получить представление о типе производимых вычисле-
ний (например, доходы по активам). После этого щелкните на кнопке Найти.
Вы имеете возможность выбрать подходящую функцию в списке Выберите
функцию категории Рекомендуется (Recommended).
Щелкните на имени функции в списке Выберите функцию, чтобы Excel выдала ее

краткое описание. Информация отображается под именем функции, в скобках указаны
аргументы (что имеет название синтаксиса функции). Чтобы получить дополнительные
сведения по использованию функции, щелкните на ссылке Справка по этой функции
(Help on This Function), расположенной в нижнем левом углу диалогового окна Мастер
функций — шаг 1 из 2, после чего справа откроется окно справки (Help). Когда вы про-
чтете и/или выведете на печать необходимый раздел документации, щелкните по кнопке
Закрыть (Close), чтобы закрыть окно справки и вернуться в диалоговое окно Мастер
функций - шаг 1 из 2.
Выбрав функцию, вставляемую в текущую активную ячейку, щелкните на кнопке ОК.
Excel поместит имя функции вместе со следующей за ней парой скобок в строку формул.
Одновременно закроется диалоговое окно Мастер функций - шаг 1 из 2 и откроется диа-
логовое окно Аргументы функции (Function Arguments)— рис. 1.4. Текстовые поля аргу-
ментов, отображенные в диалоговом окне Аргументы функции, используются для указания
значений и другой информации, необходимой при вычислении результата функции.
Сунмирует аргументы.
Число!: число 1; число 2 j... от 1 во 30 аргументов, которые суммируются.

Логические значения игнорируются.
Споаака по атой Ацнкини Значение: 3352
Рис. 1.4. Выбор аргументов функции
За именем каждой функции, даже не имеющей никаких аргументов, например

СЕГОДНЯ (TODAY), обязательно следует пара круглых скобок: =СЕГОДНЯ().
Если функции требуются аргументы (кроме того, почти для всех требуется по
крайней мере один аргумент), они должны располагаться в скобках после име-
ни функции. Если функции требуется несколько аргументов, например как для
функции ДАТА (DATE), все аргументы вводятся в строго установленном поряд-
ке (для функции ДАТА — год, месяц, день) внутри скобок и разделяются запя-
тыми: Д А Т А ( 3 3 , 7 , 2 3 ) .
Для ввода аргументов функции в текстовые поля диалогового окна Аргументы

функции следует указать ячейку или диапазон, в которых содержатся необхо-
димые для вычисления данные. Активизируйте щелчком мыши поле того аргу-
мента, который требуется определить, а затем либо выделите ячейки с помо-
щью указателя мыши, либо (если ячейка недоступна при активном диалоговом
\ окне Аргументы функции) щелкните на кнопке Свернуть диалоговое окно
(Collapse Dialog Box). Эта книга будет расположена справа от текстового поля
(см. левое поле страницы). Щелчок на данной кнопке приводит к уменьшению
диалогового окна Аргументы функции до размеров активного текстового поля,
что позволяет выделить все ячейки необходимого диапазона.
Если выделять ячейки без использования кнопки Свернуть диалоговое окно,

Excel автоматически расширит диалоговое окно Аргументы функции, как толь-
ко вы отпустите кнопку мышки. Если же предварительно щелкнуть на кнопке
Свернуть диалоговое окно, после выбора необходимых данных придется
щелкнуть на кнопке Развернуть диалоговое окно (Expand Dialog Box) (она за-
менила кнопку Свернуть диалоговое окно, расположенную справа от тексто-
вого поля для ввода аргумента — см. левое поле страницы). Таким образом,
диалоговое окно Аргументы функции вернется к своему изначальному виду.
После завершения ввода аргументов функции в диалоговом окне Аргументы функции

Excel отобразит вычисленный результат внизу диалогового окна, под заголовком
Значение: (Formula result:). Введя необходимые аргументы функции (и любых необяза-
тельных аргументов), щелкните на кнопке ОК, чтобы Excel закрыла диалоговое окно
Аргументы функции и заменила формулу в текущей ячейке на вычисленный результат.
Jua£a f. JloaOfioeHue основных fpofiMipi 259
Подробнее о различных типах встроенных функций в электронных таблицах

рассказывается в следующих главах этой книги, в которых обсуждаются про-
блемы использования функций различных категорий: в главе 2 изложена ин-
формация о логических функциях, в главе 3 — о функциях даты и времени, в
главе 4 — о финансовых функциях, в главе 5 — о математических и статисти-
ческих функциях, в главе 6 — о функциях поиска, обработки информации и
текстовых функциях.
Копирование
»
Копирование формул — одна из наиболее часто выполняемых операций, которые со-

вершаются в электронных таблицах, использующих формулы. Если в формуле применены
ссылки на ячейки, а не постоянные значения (так бывает чаще всего), Excel выполняет за-
дачу копирования исходной формулы в любое необходимое место (подобно переносу куска
пирога). Программа автоматически преобразует ссылки на ячейки в исходной формуле,
чтобы они соответствовали положению, в котором размещается копия. Такое преобразова-
ние становится возможным благодаря системе относительных адресов ячеек: ссылки на
столбцы в адресах ячейки формулы изменяются в соответствии со столбцом новой ячейки с
формулой, а ссылки на строки — в соответствии со строкой новой ячейки с формулой.
На рис. 1.5—1.6 показано копирование формул. Для построения в ячейке В7 исходной
формулы, которая использует функцию СУММ, вычисляющую общую сумму продаж за
апрель 2005 года (рис. 1.5), мы воспользовались кнопкой Автосумма. Формула выглядит
следующим образом:
=СУММ(ВЗ:В6)
Далее мы обратимся к свойству Автозаполнение (AutoFill), чтобы скопировать фор-
мулы путем перетаскивания маркера заполнения на диапазон В7:Н7 (конечно, можно
копировать формулу методом вырезания и вставки — но сделать это посредством пере-
таскивания проще). Обратите внимание на ячейки диапазона С7:Н7: Excel не скопирова-
ла в них в точности исходную формулу (иначе каждая скопированная формула возвраща-
ла бы тот же результат, что и исходная в ячейке В7). Посмотрите на строку формул
(рис. 1.5). Копия исходной формулы для ячейки С7 выглядит следующим образом:
=СУММ(СЗ:С6)
В этой копии ссылка на столбец диапазона суммирования изменена с В на С, в соот-
ветствии с новым положением формулы. На рис. 1.6 показано, как выполняется копиро-
вание исходной формулы в другом направлении (в данном случае вниз по столбцу).
Воспользуемся кнопкой Автосумма для построения формулы СУММ, которая вычисляет
общую сумму продаж детали Деталь 100 за весь период времени. Данная формула в
ячейке КЗ выглядит следующим образом:
=СУММ(ВЗ:аб)
Используя маркер заполнения, скопируем формулу вниз по последнему столбцу таб-
лицы во все ячейки диапазона НЗ:Н6. В строке формул на рис. 1.6 видно, что при копи-
ровании исходной формулы ячейки НЗ в находящиеся под ней ячейки автоматически
изменяются ссылки на строку (в соответствии с новым положением формулы). В резуль-
тате формула в ячейке Н4 будет представлена следующим образом:
=СУММ(В4:С4)
260 Книга 3. Фо/ищиы и функции
£3 Microsoft Excel - пример 1 -1.xls

Сеяис Данные £>кпо Сдмвка -ex
П ;Ч iW ,Д ; £ 1 ?..* i i I Л :'*v :•/ ! 4 • «" • l.dL Г - 41 51
! *v
Деталь 100 500! 485; 438 505 483! '540J" 2951'!
Деталь 101 ""175! "170; 153! "177!' 169!'
Деталь 102 3561 3461 306! 354! 3"38; 378!
г
Деталь 103 890; 863 779' 899: 859! ""961'Т
Итого R 1915 1858 1676 1935' 1849 29511
,
м < » и'^Лисг! /Лист9.\Детали/ Продажи за 2004-2005 года .../ "Шан !<;•
Цикл
ммМ
Рис. 1.5. Копирование с помощью маркера заполнения исходной формулы в последнюю
строку таблицы
А '"Г' В
Деталь 100 500! 485

1
438 505! 483! 540 2951
Деталь 101 175! 170; 153! : 177! 169! 189 1033
Деталь 102 350!: 340! 306 354: 338! 378 2066
таль 103 890 863: 779! 899
!
859! 961 5251
Г
Итого 19157 "1858? 1676 1935Т 18"49Г 2068 11301
м «Т~и^ Лист! / Лист» Хдетапи/ Продажи я 2004-2005 гады
Рис. 1.6. Копирование с помощью маркера заполнения исходной формулы в последний

столбец таблицы
Тлава J. JloafifioeHue основных, {fjofuitfji 26 /
На первый взгляд кажется, что в Excel яе создаются точные копии исходной формулы
при использовании относительной адресации ячеек, но технически это не так. Несмотря
на то, что ссылки на столбцы в примере на рис. 1.5 и ссылки на строки в примере на
рис. 1.6 изменяются в соответствии с новым положением формулы, при использовании
системы ссылок R1C1 можно увидеть, что в ней (в отличие от установленной по умолча-
нию системы А1) все копии в точности совпадают с исходной формулой.
Например, исходная формула ячейки В7 (в системе R1C1 это ячейка R7C2) представ-
ляет собой сумму апрельских продаж всех деталей различных типов. Если переключиться
в систему R1C1, формула будет выглядеть следующим образом:
=CyMM(R[-4]C:R[-l]C)
В этой системе расшифровать формулу трудно, поэтому переведем ее и постараемся
объяснить. В системе R1C1 диапазон ячеек как аргумент функции СУММ представлен от-
носительно ячейки, содержащей формулу. В таком представлении диапазона ячеек в его
части, которая обозначает входящие строки, отображено количество строк, находящихся
над или под ячейкой с формулой (отрицательное значение указывает на то, сколько строк
расположено над, а положительное — под ячейкой). В части, обозначающей столбцы,
представлено количество столбцов, находящихся слева или справа от ячейки, содержа-
щей формулу (положительное значение показывает, сколько столбцов расположено
справа, а отрицательное — сколько слева). Если в квадратных скобках за буквой, которая
обозначает столбец или строку диапазона, не стоит число, значит, в столбце или строке
не произошло никаких изменений.
Вооружившись такой информацией, объяснить представление данной формулы в сис-
теме R1C1 можно следующим образом: сумма чисел в диапазоне ячеек, начиная от четвер-
той сверху (R[-4]) над текущей ячейкой в данном столбце вниз до первой сверху (R[-lj) над
текущей ячейкой в этом же столбце. При копировании исходной формулы в оставшиеся
столбцы таблицы не следует вносить в нее изменения — ведь все копии формулы выполня-
ют подобные вычисления (если они представлены в тех же относительных координатах).
Исходная формула в ячейке НЗ (R3C8 в обозначениях системы ссылок R1C1) при
переключении в систему R1C1 выглядит следующим образом:
= С У М М ( Я С [ - 7 ] :RC[-1] )
Это означает, что суммируется диапазон значений от девятого столбца слева (С[-7]) в
данной строке до первого слева (С[-1]) в этой же строке. Те же вычисления выполняют
все копии формулы, расположенные ниже в данном столбце, поэтому не стоит вносить в
них изменения.
Система ссылок R1C1 используется для проверки правильности копирования
формул в электронной таблице. Просто переключитесь в эту систему и прой-
дитесь указателем по всем ячейкам таблицы, содержащим скопированные
формулы. В системе ссылок R1C1 при активизации ячеек в строках или
столбцах таблицы с копиями исходной формулы в строке формул должна
отображаться одна и та же формула.
ссылки
Относительные ссылки являются необходимой частью создаваемых формул, они по-
зволяют программе автоматически вносить изменения, чтобы копии формулы соответст-
вовали своим новым позициям. Однако встречаются ситуации, когда программа не
должна изменять ту или иную часть ссылки в скопированной формуле. Например, если
необходимо использовать значение ячейки как константу во всех копиях формулы.
На рис. 1.7 отображена такая ситуация. В ячейке В9 необходимо построить формулу,
которая вычислит, какую часть от общего объема продаж за девять месяцев (ячейка Н7)
составит общая сумма продаж за апрель (ячейка В7). Обычно в ячейке В9 создается сле-
дующая формула со всеми относительными ссылками:
=В7/Н7
Однако в виду того, что необходимо скопировать эту формулу во все ячейки диапазо-
на С9:О9, чтобы вычислить соответствующий процент для всех остальных месяцев (с мая
по декабрь), придется изменить относительную ссылку формулы на ячейку Н7. Данная
ссылка должна оставаться неизменной во всех копиях формулы.
Вы начнете понимать, в чем состоит суть проблемы, связанной с автоматическим изме-
нением относительной ссылки, которая должна оставаться неизменной, при копировании
исходной формулы из ячейки В9 в ячейку С9 для вычисления процента за май. Необходи-
мо, чтобы в этой ячейке находилась формула, которая выражает деление общей суммы про-
даж за май (ячейка С7) на общую сумму продаж за весь период (ячейка Н7), то есть:
=С7/Н7
Однако, если предварительно не изменить ссылку, при копировании обе ссылки

в формуле будут автоматически преобразованы в соответствии с новым положением,
и ячейка С9 будет содержать следующую неверную формулу:
=С7/17
J /1
з |Деталь 100 500! 485 4381 505 483! 540! 29511
4j Деталь 101 175
Г
170:' 153 Г 177Т 169!" Ж 1033:'
5 Деталь 102 . _.^.. 340! зоеГ 354"" 338!" 378! 2066:
6 Деталь 103 890 863J 7791 899! 859! 961. ""5251!
7 I Итого 1915' 1858* 1676' 19357 1849? 11301!
<П
% Итог 16,95% : 14.83% 1i
щ
тп
it;
us
1
к 4:
:
>: ^=3
м'/лисг1/Лист9.\Дета/В1/ Продажи за 2004-2005 годы
л.1 АпйЬовм - Ч V I I OS dL£f;jSL3Li-.3i
Готово Суииа-100,00%
Рис. 1.7. Использование абсолютного адреса в формуле

1. JloctdfioeHue основных tpofutif* 263
В виду того, что на данный момент ячейка I7 пуста, а значение пустой ячейки прирав-
нивается к нулю, эта формула возвратит как результат сообщение об ошибке #ДЕЛ/0
(#DIV/0), что означает следующее: Excel не может вычислить результат (подробнее
Для того чтобы показать, что относительная ссылка (в данном примере на ячейку Н7)
при копировании формулы не изменялась, необходимо изменить тип ссылки на ячейку с
относительного на абсолютный. В системе ссылок A l перед буквой столбца и номером
строки абсолютной ссылки располагается знак доллара: $Н$7. В системе ссылок RICl
просто указываются номера строки и столбца без квадратных скобок, т.е. R7C9.
Если при построении исходной формулы следует изменить относительную ссылку на
абсолютную, выделите ячейку и нажмите клавишу <F4>. Чтобы разобраться в этом, вы-
полните следующие шаги по созданию корректной формулы =В7/$Н$7 в ячейке В9.
1. Щелкните на ячейке В9, чтобы сделать ее активной.

2. Введите =, чтобы начать создание формулы, затем щелкните на ячейке В7 и введите
/(знак деления).
В строке формул сейчас отображается =В7/.
3. Щелкните на ячейке Н7, чтобы выделить ее и добавить в формулу.
Формула выглядит следующим образом: =В7/Н7. Теперь можно приступить
к созданию ее копий.
4. Нажмите клавишу <F4>, чтобы изменить ссылку на ячейку с относительной (Н7)
на абсолютную ($Н$7).
В строке формул находится выражение =В7/$н$7. Можно приступать к копированию.
5. Щелкните по кнопке Ввод строки формул. Затем перетащите маркер заполнения
до нужной ячейки и отпустите кнопку мыши.
Если во время построения формулы не предусмотреть необходимость использования

абсолютных ссылок, после копирования этой формулы придется отредактировать исходную
формулу, изменив относительные ссылки на абсолютные, а затем снова скопировать ее.
При редактировании ссылки в формуле предусмотрена возможность изменить ее тип,
разместив курсор в любом месте адреса и нажав клавишу <F4>. Вы также можете вруч-
ную во время редактирования добавить знак $ перед буквой, обозначающей столбец,
и номером строки (хотя вряд ли этот способ проще, чем использование клавиши <F4>),
Вы можете сделать точную копию в другой ячейке, не используя абсолютную

ссылку. Активизируйте ячейку, содержащую необходимую формулу, затем с
помощью курсора выделите содержимое ячейки в строке формул и восполь-
зуйтесь командой Правка^Копировать (EditoCopy) (либо комбинацией
клавиш <Ctrl+C>) для копирования выделенной формулы в буфер обмена.
Далее щелкните на кнопке Отмена (Cancel) в строке формул, чтобы сделать
ее неактивной, выберите ячейку, в которую следует поместить копию, и вы-
полните команду Правка^Вставить (Edit^Paste) (либо нажмите комбина-
цию клавиш <Ctrl+V>). Excel поместит точный дубликат исходной формулы в
активную ячейку, не внося каких-либо изменений в ее ссылки (даже если они
относительные).
264 Книга 3. Фо/иирмл и функции
Смешанные ссылки
В некоторых формулах для корректного копирования не требуется полного преобра-
зования ссылки на ячейку из относительной в абсолютную. Иногда необходимо только
обозначить букву столбца или номер строки, которые должны остаться неизмененными
во всех копиях исходной формулы. Ссылки, в которых одна часть относительна, а другая
абсолютна, называются смешанными.
В системе ссылок А1 в смешанной ссылке стоит знак $ перед буквой столбца или но-
мером строки, не изменяемых в копиях (например, $С10, где будет изменяться номер
строки 10 при копировании по строкам, но не будет изменяться буква столбца С при
копировании ее по столбцам). Приведем другой пример— C$10. В этом случае при ко-
пировании по столбцам будет изменяться буква столбца С, но неизменным остается но-
мер строки (10) при копировании по строкам (см. главу 4 книги 3 об использовании сме-
шанных ссылок в функции ПРПЛТ (РМТ)).
Чтобы изменить относительную ссылку на смешанную, продолжайте нажимать кла-
вишу <F4>, пока необходимый тип смешанной ссылки не появится в строке формул.
Если строка формул активна и курсор находится внутри ссылки (применительно к созда-
нию или редактированию формулы), нажимая клавишу <F4>, можно циклически пере-
бирать все варианты ссылки в следующем порядке.
» При первом нажатии клавиши <F4> относительная ссылка изменяется на абсо-

лютную (СЮ на $С$10).
* Второе нажатие клавиши <F4> приводит к замене абсолютной ссылки на смешан-
ную, в которой ссылка на столбец относительна, а на строку— абсолютна
($С$10наС$10).
» Результатом третьего выполнения команды <F4> станет замена относительной
ссылки, в которой ссылка на столбец относительна, а на строку — абсолютна, на
смешанную ссылку, в которой, напротив, ссылка на столбец абсолютна, а на стро-
ку — относительна (C$10 на $С10).
* Четвертое нажатие клавиши <F4> заменит смешанную ссылку (с абсолютной
ссылкой на столбец и относительной на строку) на относительную ссылку
($С10наС10).
Если вы случайно пропустили необходимый тип ссылки на ячейку, к нему можно

вернуться, продолжая нажимать клавишу <F4>: циклически переключаясь между раз-
личными вариациями ссылки, вы придете к необходимому варианту.
/Запавка (otMtjL массива

Как отмечалось выше в этой главе, многие электронные таблицы используют исход-
ную формулу, которую вы копируете, изменяя относительные ссылки в соответствии с
новым положением формулы (такой метод также носит название копирование один-
комногим). В некоторых случаях можно создать исходную формулу таким образом, что
необходимые вычисления будут выполняться не только в активной ячейке, но и в других
ячейках, в которые будет скопирована формула. Этот процесс становится возможным
благодаря использованию формулы массива. Формула массива — это специальная форму-
ла, работающая с данными из группы ячеек и возвращающая результат в виде набора
JJut£a /. JlociKfioeHue основных 265
значений. Если диапазон, на который ссылается формула массива, состоит из значений

ячеек (что происходит наиболее часто), он называется диапазоном массива. Если этот
диапазон состоит из набора числовых значений, он носит название .массива констант.
Несмотря на то, что понятие массива кажется несколько незнакомым, оно достаточно
понятно — ведь сетка рабочего листа в Excel представляет собой структуру организации
данных по столбцам и строкам, как одномерные и двухмерные, массивы (одномерные
массивы содержат единственный столбец или строку, а двухмерные состоят из несколь-
ких столбцов и строк).
На рис. 1.8 представлено несколько двухмерных числовых массивов разных размеров.
Первый массив размером 3x2 включает ячейки диапазона В2:С4. Этот массив объявляет-
ся массивом размера 3x2, так как в нем три строки и два столбца. Второй массив размера
2x3 объединяет ячейки диапазона F2:H3, и его размер определяется тем, что он содержит
две строки и три столбца. Когда вы представите значения из первого массива в виде мас-
сива констант, он будет выглядеть следующим образом:
{1,4;2,5;3,6}
Некоторые особенности этого представления требуют пояснений. Во-первых, масси-

вы констант заключаются в фигурные скобки ({}). Во-вторых, столбцы в каждой строке
разделяются запятой (,), а строки — точкой с запятой (;). В-третьих, значения в массиве
перечисляются по каждой строке и затем вниз по столбцу, а не вниз по столбцу и вдоль
строки (т.е. действует правило слева направо и сверху вниз).
Второй массив 2x3, представленный как массив констант, будет выглядеть следую-
щим образом:
Microsoft Lxcel - примор1 - Pa'IB I1XI
иjWhicrl./Листе/ Детали / Продажи за 2004-2005 годы /JUSwpi
Рис. 1.8. Рабочий лист с двумя массивами разных размеров

266 Книга 3. Фо/ии/иы и функции
Обратите внимание на то, что значения массива перечисляются сначала в каждой

строке, а затем вниз по столбцу, значения в столбцах разделяются запятыми, а значения в
строках — точкой с запятой.
Использование формулы массива может значительно уменьшить количество дейст-
вий по копированию формулы в рабочем листе за счет вычисления всех результатов во
всем массиве за одну операцию. Кроме того, формулы массива используют меньше памя-
ти, чем обычные скопированные в диапазон ячеек формулы, что может оказаться важ-
ным при разработке большого проекта с несколькими таблицами. Существует разница
между возможностью размещения всех вычислений на одном рабочем листе и необходи-
мостью разбивать проект на несколько файлов с таблицами.
jLocffiftoenue массива
Чтобы понять идею создания и использования формулы массива, рассмотрите при-
мер рабочего листа на рис. 1.9. Этот рабочий лист разработан для вычисления двухне-
дельной зарплаты служащих. Вычисления основываются на умножении почасовой став-
ки каждого служащего на количество отработанных часов за период оплаты. Вместо того,
чтобы создавать следующую формулу в ячейке СЮ, необходимо скопировать ячейки с
СП по С13 вниз по столбцу: ;
•-• • ' -. . •
=А4*С4
Иван 3500 6050,ррр.

;
[Петр 1530
(Илья 2480
(Фома 1937,5 • 3 437,50р.
[Итого 9447,5Йр. 16247,5pp.
и'/ платежи/ праздники,/детз \почасовая оплата/
Цикл
Рис. 1.9. Построение формулы массива для вычисления почасовой зарплаты в первый
временной период
f. JloafifioeHue основных, epofuuju -267
Вы также можете создать иную формулу массива в диапазоне:
={А4:А7*С4:С7}
Данная формула массива умножает почасовую ставку в массиве размерностью 4x1

диапазона А4:А7 на количество отработанных часов из массива размерности 4x1 диапа-
зона С4:С7. Эта же формула будет введена во все ячейки диапазона (С10:С13) как только
завершится ее ввод в активную ячейку С 10. Чтобы посмотреть, как это происходит, для
построения данной формулы массива выполните следующие действия.
1. Активизируйте ячейку СЮ, затем выделите диапазон С10:С13 и введите = (знак

равенства), чтобы сообщить программе о начале ввода формулы.
Создание формулы массива всегда начинается с выделения ячейки или диапазона
ячеек, в котором будет появляться результат вычислений. Обратите внимание на
то, что формула массива, как и обычная формула, начинается со знака равенства.
2. Выделите диапазон А4:А7, содержащий почасовую ставку для каждого служащего,
и введите * (знак умножения), затем выделите диапазон С4:С7, который содержит
общее количество часов, наработанное каждым сотрудником в первый период оплаты.
3. Нажмите <Ctrl+Sh ift+Enter>, чтобы вставить формулу массива в диапазон массива.
Если для окончания ввода формулы используется комбинация клавиш
<Ctrl+Shift+Enter>, Excel поместит вокруг формулы фигурные скобки и скопирует
формулу массива {А4 :A7*R4 :R7} в каждую ячейку диапазона С10:С13.
Для завершения ввода формулы массива необходимо использовать комбина-

цию клавиш <Ctrl+Shift+Enter> вместо простого нажатия клавиши <Enter>.
Применение этой комбинации указывает программе, что создается формула
массива: Excel поставит вокруг формулы фигурные скобки и скопирует ее в
каждую ячейку диапазона массива. Не пытайтесь создавать формулу массива,
редактируя ее в строке формул, а затем заключая ее в фигурные скобки — это
бесполезно. Единственным способом создания формулы массива является на-
жатие комбинации клавиш <Ctrl+Shift+Enter>, завершающее ввод формулы.
На рис. 1.10 отображена таблица заработной платы после завершения ввода всех фор-
мул массива в три диапазона: С10:С13, D10:D13 и D10:D13. Во второй диапазон D10-.D13
для вычисления зарплаты за второй период оплаты в феврале введена следующая форму-
ла массива:
= {A4:A7*D4:D7}
В третий диапазон AJ10:AJ13 для вычисления общей суммы зарплаты, выплаченной

каждому служащему в феврале 2003 года, введена такая формула массива:
= {C10:C13+D10:D13}
268 Киша 3. Фо/iMifMt и
Аванс {Зарплата Итого
IПочасовая {Отработано
з Iоплата часов •
25,00р. j Иван ЕЕ!.:., 102 i 140J 24?
15,Обр.|Пвтр "' 74 102 176
6. 2р,ррр.|Илья 1.82. 124' 206
т_ 12,50р. !Фома 120 155 275
378 521! 899
8
г
I ИТОГО
Доход
10 Иван 2550! 3500 6 050,00р.
ISEZl'ipi
|Илья
11Ш
16401
1530
2480: 4 12p,pOj3.
{Фома 1937,5: .............
{Итого 6 800,00р. 9447,50р. 16247,50р.
: : :
i < » м</платежи X праздники /дата \почасовая оппага/ .!,«*„;:., '..>::•-.. .:.'3!:,:,.:.:.-, :;.j "
Я«*СВИ»- ii 1 *»!04!O»W \^Ч П О i^ •Л i"t 1Ж] Ш ] 5 А - = =-= т? И и i
Цикл
/*мс. /. 10. Электронная таблица по вычислению заработной платы после ввода всех трех
формул массива
При вводе формулы массива результатом вычислений должен быть массив

той же размерности, что и выбранный диапазон массива. Если массив резуль-
татов, возвращаемый формулой, меньше диапазона массива, Excel расширяет
его так, чтобы заполнить весь диапазон. Если массив результатов больше
диапазона массива, Excel не отображает все результаты. При расширении
массива результатов Excel изменяет размерность всех массивов, используе-
мых как аргументы вычислений. Каждый аргумент должен иметь такое же
количество строк, как и массив с наибольшим количеством строк, и столько
же столбцов, сколько массив с наибольшим количеством столбцов.
массива
Редактирование формулы массива несколько отличается от редактирования обычной
формулы. При редактировании диапазона массива необходимо воспринимать его как
единое целое и вносить изменения за одно действие (в соответствии с методом, которым
была введена формула массива). Это означает, что нельзя редактировать, обнулять, пере-
мещать, вставлять или удалять отдельные ячейки в диапазоне массива. При попытке
произвести подобное действие Excel выведет на экран окно с предупреждением о невоз-
можности изменения части массива.
f. Jloci%fioeHue основных tpofiMifj, 269
Для редактирования содержимого формулы массива выделите ячейку в диапазоне

массива и активизируйте строку формул. Excel отобразит содержимое формулы массива
без фигурных скобок. Программа также выделит рамками разных цветов диапазоны яче-
ек рабочего листа, на которые ссылается формула массива, в соответствии с цветами
диапазона адресов редактируемой формулы в строке формул. После внесения изменений
в формулу не забудьте нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>, чтобы эти изме-
нения были внесены в формулу, а она снова была взята в фигурные скобки.
Чтобы конвертировать результаты диапазона массива в их вычисленные значения,
выделите диапазон массива, после чего выполните команду ПравкаОКопировать
(EditoCopy). Затем, не изменяя выделения, выполните команду ПравкаоСпециальная
вставка (Edit<=>Paste Special), в диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special)
установите переключатель Значения (Value) и щелкните на кнопке ОК. После преобра-
зования диапазона массива в вычисленные значения Excel больше не будет восприни-
мать этот диапазон ячеек как массив.
именованные диапазоны в фо/ъмцмьх,

В приведенных выше примерах формул использовались в качестве аргументов число-
вые константы и ссылки на ячейки (относительные и абсолютные в системах ссылок А1
и R1C1). Несмотря на то, что ссылки — это довольно удобный метод указания располо-
жения ячеек на рабочем листе, они не дают наглядного представления о своей роли в
формуле. К счастью, существует возможность легко привязывать описательные имена к
ячейкам, диапазонам ячеек, константам и даже к формулам, что позволяет лучше понять
их назначение в рабочем листе.
Чтобы разобраться, как имена могут помочь задокументировать назначение формулы,
рассмотрим пример формулы, в которой используются обычные относительные ссылки
на ячейки, вычисляющие некоторую абстрактную стоимость:
=В4*В2
Далее остановимся на формуле, которая выполняет те же вычисления, но в данном
случае применяет имена диапазонов:
=Розничная_Цена*Процент_Скидки
Очевидно, что вторая формула более наглядна не только для ее создателя, но и для
любого пользователя.
Именованные диапазоны используются не только для документирования функций
формул в электронных таблицах. Они позволяют быстро и легко находить и выделять
диапазоны ячеек, что особенно пригодится при работе с большими рабочими листами, с
которыми вы не очень знакомы или пользуетесь ими очень редко. После назначения
имени диапазону ячеек вы можете найти и выделить все его ячейки с помощью диалого-
вого окна Переход (Go To). Выполните команду Правка^Перейти (EditOGo To) (или
нажмите <Ctrl+G> или <F5>), затем дважды щелкните в списке окна Переход или щелк-
ните на имени диапазона, чтобы выделить его. В завершение следует нажать кнопку ОК.
В результате будет выделен весь диапазон, и при необходимости изменится отображение
рабочего листа так, чтобы на экране появилась первая ячейка диапазона.
270 Книга 3. Фо[1М1(Мл и функции
Л(гисвоен.ие имени диапазону

Чтобы присвоить имя выделенному диапазону ячеек или несвязанному выделению,
наберите название в поле Имя (Name) строки формул и затем нажмите <Enter>. Можно
задать имя ячейке, диапазону ячеек или несвязанному выделению, выполнив команду
Вставка^ИмяОПрисвоить (Insert^Name^Define). Откроется диалоговое окно
Присвоение имени (Define Name), где можно ввести имя диапазона в текстовое поле
Имя (Names in Workbook). Если Excel может идентифицировать надпись, находящуюся в
ячейке непосредственно над или слева от активной ячейки, программа поместит эту над-
пись в текстовое поле Имя. Также она отображает в расположенном ниже текстовом поле
Формула: (Refers To) адрес активной ячейки или выделенного диапазона (используя
абсолютные ссылки). Если вы согласны принять предлагаемое имя и назначить его диа-
пазону ячеек, ссылка на который отображается в поле Формула:, щелкните по кнопке
Добавить (Add) — рис. 1.11.
Рис. 1.11. Назначение имени диапазону в диа-

логовом окне Присвоение имени
Если Excel не может предложить имени или вы не хотите использовать предложенное,

введите новое имя диапазона в текстовое поле Имя (это поле автоматически выделяется,
когда открывается диалоговое окно Присвоение имени). При необходимости вы вправе
модифицировать ссылку на ячейки в текстовом поле Формула: — выделите это поле и
внесите необходимые изменения в адреса ячеек. Будьте особенно осторожны при редак-
тировании содержимого текстового поля Формула:, ни в коем случае не удаляйте знак
равенства (=), который находится в начале ссылки. Если же знак равенства был удален,
введите его перед тем, как щелкнуть на кнопке Добавить.
Присваивая имя диапазону в диалоговом окне Присвоение имени, необхо-

димо придерживаться тех же соглашений об именовании, что и при опреде-
лении имени в поле Имя строки формул. Желательно, чтобы имя начиналось
с буквы, а не с цифры, в нем не было пробелов, и оно не дублировало никакое
другое имя, используемое в рабочей книге (подробнее см. главу 2 книги 2).
Если необходимо присвоить такое же имя похожему диапазону, расположенному на

другом, рабочем листе этого документа, в качестве имени диапазона используйте выраже-
ние, состоящее из названия рабочего листа с восклицательным знаком и следующего за
ним понятного имени. Предположим, вы решили присвоить имя Стоимость диапазону
ячеек А2:А10 в листах Лист! и Лист2. Назовите Лист!! Стоимость диапазон листа
Улова f. JfociKfMeHue основных 271
Лист! и Лист2 ! Стоимость — соответствующий диапазон листа Лист2. Если рабочий

лист имеет описательное имя, содержащее пробел, при включении его в название диапа-
зона необходимо заключить это имя в одинарные кавычки. Например, если Лист! пере-
именован в Продажи за 2004 год, для диапазона ячеек Стоимость введите имя,
которое будет содержать ссылку на рабочий лист, следующим образом:
'Продажи за 2004 год'!Стоимость
В отличие от приведенного примера, можно не указывать в имени диапазона
ссылку на рабочий лист, этот диапазон используется при создании формулы
на том же листе. Другими словами, если в рабочем листе Продажи за 2004
год создается формула, благодаря которой вычисляется общая сумма значе-
ний диапазона 'Продажи за 2004 год' !Стоимость, эта формула будет
выглядеть следующим образом:
=СУММ(Стоимость)
Однако, если формула создается на другом рабочем листе той же книги, необходимо в
качестве аргумента функции указать полное имя диапазона:
=СУММ('Продажи за 2004 г о д ' ! С т о и м о с т ь )
именованные конанашпы и
Помимо возможности присваивать имена ячейкам рабочего листа, можно также име-
новать наиболее часто используемые константы и формулы. Например, при создании
электронной таблицы, содержащей сведения о продажах, можно присвоить процентной
дисконтной ставке имя дисконтная_ставка, а затем использовать ее в качестве кон-
станты в любой формуле, вычисляющей скидку при определении розничной цены.
На рис. 1.12 показано, как присвоить именованному диапазону дисконтная_ставка
постоянное значение. Перед вами диалоговое окно Присвоение имени после ввода зна-
чения дисконтная_ставка в текстовом поле Имя и значения дисконтной ставки
=15% — в текстовом поле Формула:. Присвоив именованному диапазону дисконт-
ная_ставка постоянное значение, его можно использовать при создании формул вме-
сто числового значения константы (подробнее см. раздел "Использование имен при соз-
дании формул" далее в этой главе).
Рис. 1.12. Присвоение имени постоянному зна~

чению дисконтной ставки в диалоговом окне
Присвоение имени
272 Книга 3. Фо[ии}АМ и функции
Именовать можно и наиболее часто используемые функции. Создавая формулу в тек-

стовом поле Формула: диалогового окна Присвоение имени, помните, что абсолютные
ссылки на все указанные ячейки рабочего листа создаются автоматически. Чтобы создать
формулу с относительными ссылками, изменяемыми программой в соответствии с по-
ложением той новой ячейки, в которою вводится или копируется именованная функция,
необходимо применить клавишу <F4> для преобразования текущей абсолютной ссылки
на ячейку в относительную или ввести адрес ячейки без знака доллара.
использование имен, nfiu создании

Если вы присвоили имя ячейке или диапазону ячеек рабочего листа, можно использо-
вать команду Вставка^Имя^Вставить (Insert^Name1^Paste), чтобы вставить это имя в
создаваемую формулу. Например, после присвоения значения дисконтной ставки 15%
именованному диапазону дисконтная_ставка рабочей книги Пример! (рис. 1.1.3) вы
вправе создать формулу для вычисления дисконтной скидки. Для этого необходимо
умножить розничную стоимость товара на константу дисконтная_ставка.
1. Активизируйте ячейку D3.
2. Введите = (знак равенства), чтобы начать ввод формулы.
3. Щелкните на ячейке СЗ, чтобы выделить розничную стоимость первого товара.
В строке формул должно находиться следующее: =СЗ *.
шц
Розничные цены • апрель 2002
I (Розничная 'Отпускная
2 КОД [Постмодерн цена Цена
^Стол
1стул::;
• 12-305
±112-306 279,65!'
s 112-307 ]Кресло .361,25!
б ! 12-308 Комод ....... 807,51
I].12-3CI91 •Буфет 1189,151
8 ]
—н
9J
w] !
Ц
12
14 j
J5.J
и < ^ и/заказ / рргзни:?._диггр. / цикл / ссылки ^Розница/Лист5./Л j <
j/ieftcism- ..iiJj
Цикл
Рис. 1.13. Вставка в формулу именованной константы дисконтная_ставка

Умлва 1. JloaZfioeHue основных cfjoftMtfj. 273
4. Выберите команду Вставка°=> Имяо Вставить в строке меню Excel.

Откроется диалоговое окно Вставка имени (Paste Name), в котором можно вы-
брать именованный диапазон дисконтная_ставка.
5. Дважды щелкните на имени дисконтная_ставка в списке диалогового окна Вставка
имени или щелкните на имени один раз для его выделения, а затем — на кнопке ОК.
В строке формул находится =СЗ * дисконтная_ставка.
6. Щелкните на кнопке Ввод строки формул, чтобы ввести набранную формулу в ячейку D3.
Остается только скопировать эту формулу в ячейки, расположенные ниже, в
столбце D.
7. Чтобы скопировать формулу и вычислить скидку для всей таблицы, перетащите
маркер заполнения вниз от ячейки D3 до ячейки D7 и отпустите кнопку мышки.
Создание имен с использованием, заголовков

сЯолЯцов и cinfioic
Команда Вставка^Имя^Создать (Insert^Name^Create) применяется для привязки
существующих заголовков столбцов и строк таблицы данных к ячейкам этой таблицы.
С помощью этой команды можно привязывать, во-первых, те названия, которые исполь-
зуются как заголовки столбцов, находящиеся в верхних или нижних строках таблицы,
во-вторых, названия, применяемые в качестве заголовков строк (они расположены в
крайних столбцах справа или слева), а также их комбинации.
Например, на рис. 1.14 показан рабочий лист с обычной таблицей, использующей
верхнюю строку в качестве заголовка столбцов и левый столбец таблицы в качестве заго-
ловка строк. Можно привязать эти названия к ячейкам таблицы следующим образом.
1. Выделите ячейки таблицы, включая ячейки, содержащие названия, которые необхо-
димо использовать в качестве имен диапазонов.
В приведенном примере выделите диапазон В2:Е7.
2. Выполните команду Вставка<=>Имя<=>Создать.
Откроется диалоговое окна Создать имена (Create Names), содержащее четыре
флажка В строке выше (Top Row), В столбце слева (Left Column), В строке ниже
(Bottom Row) и В столбце справа (Bottom Row). Программа устанавливает флажок
в диалоговом окне, основываясь на расположении заголовков в выделенном диапа-
зоне таблицы. В данном примере (см. рис. 1.14) установлены флажки В строке
выше и В столбце слева, потому в данном случае заголовки столбцов находятся в
верхней строке, а заголовки строк — в левом столбце.
3. Установите необходимые флажки в диалоговом окне Создать имена и щелкните на
кнопке ОК, чтобы привязать имя диапазона к таблице.
Если в диалоговом окне Создать имена одновременно установлены флажки В строке

выше и В столбце слева, надпись, находящаяся в верхней левой ячейке таблицы, при-
нимается как имя для всего диапазона ячеек таблицы (за исключением первой строки и
первого столбца).
274 Кнша 3. и функции
Розничные цены - апрель 2002

|Розничная Отпускная
[Код -Постмодерн цена ена
12-305
12-306
12-307
12-308
12-309
В столбце сдеяа
в строке ииже
Г_] в столбце Ярова
> " J! ЗакйУаШЖ-Дизф. ] X Цикл /ссыяга \ Розница /Яист5 / Л | < •

- Ч ч Г~1 О /У Л 1""г i'Sl .4 ! и» - .-? -: А
Л/с. 7.74. Создание именованных диапазонов с помощью заголовка строк и столбцов

электронных таблиц
В приведенном примере имя Постмодерн (название мебельного гарнитура) привязыва-

ется к диапазону ячеек СЗ:Е7. Таким же образом программа связывает заголовок столбца с
ячейками, расположенными ниже него в этом столбце, а заголовок строки — с ячейками,
расположенными правее в этой строке. В данном примере имя Розничная_Цена присваи-
вается ячейкам диапазона СЗ:С7, а имя Буфет — диапазону ячеек С7:Е7.
/Занавка списка имен

В результате определения имеющихся надписей как имен диапазонов все новые имена
появятся в списке Имя диалогового окна Присвоение имени (Вставка^ИмяОПрисвоить)
и в списке Имя диалогового окна Вставить имя при открытии диалогового окна Вставка
имени (Вставка=>Имя=>Вставить). Чтобы проверить содержимое именованного диапазэна
или выделить его, откройте диалоговое окно Переход командой Правка=>Перейти строки
меню, нажмите клавишу <F5> и дважды щелкните на выбранном имени в списке окна
Переход. Будут выделены все ячейки рабочего листа, которым присвоено это имя.
Для получения полного списка имен, используемых в рабочем листе, и определения
расположения привязанных к ним диапазонов используйте кнопку Все имена (Paste List)
диалогового окна Вставка имени.
/. JLoafifioeHue основных 275
1. Выделите ту пустую ячейку в рабочем листе, с которой начнется список имен.

Эта ячейка будет находиться в левом верхнем углу таблицы, представляющей спи-
сок именованных диапазонов. Выбирая ячейку, убедитесь, что при вставке списка
не уничтожаются данные в соседних столбцах и строках. Список имен занимает
два столбца (один — для имени и соседний справа — для адресов диапазонов) и
столько строк, сколько имен используется в рабочем листе.
2. Выполните команду Вставка^ИмяО Вставить.
Откроется диалоговое окно Вставка имени.
3. Щелкните на кнопке Все имена.
Excel закроет диалоговое окно Вставка имени и поместит полный список имен,
начиная с активной ячейки (рис. 1.15)
Примите к сведению, что список, созданный Excel с помощью кнопки

Все имена, является статическим. Если добавить или удалить имена диапа-
зонов, используемых рабочей книгой, программа не сможет выполнить авто-
матическое обновление списка имен в электронной таблице. Единственный
путь его обновления — повторный щелчок на кнопке Все имена.
Lillli^lM^mi
Розничные цены • апрель 2002

\Розничная ! Отпускная
^ КОД [Постмодерн цена Скидка цена
з 11.2-305 ;Стол 12991 194,85! 1104,15!
JT| 12-306 329Т 49,35! 279,65!
5 j 12-307 j Кресло 425! 63,75! 361,25-
" 12-308 Комод 950Т 142,5! 807,5!
12-309 ; БуфвТ 1399! 209,85 1189,15!
=Розница!$с; 7:Ш7.
="'Ищейки'"!$Е •$Е
-Детали !$В$С 7
=Дбтапи1$В$3 $G$6
.,,,,,„,,,, ,.,„,,,=Двтали1$В$2|б
контная_с- =15%
<
='"Ии1вйки" !$4;:5С
i:.$n. .«
!"!й"^Л™лки!\ррзни11а/лиа57л.|<:;:•„..::;.. . . i
- . A.-
Рис. 1.15. Вставка списка имен, определенных в рабочей книге

276 Книга 3. и функции
имен, в сцще&нвцю1цих формулах

В Excel не происходит автоматической замены ссылок на имена, определенные в диа-
логовых окнах Присвоение имени или Создать имена. Чтобы заменить ссылки на соот-
ветствующие им именованные диапазоны, необходимо использовать команду Вставка^
Имя^Применить (InsertONameOApply).
Откроется диалоговое окно Применение имен (Apply Names), в котором можно вы-
брать из списка Применить имена (Apply Names) именованные диапазоны с целью их
дальнейшего использования в формулах рабочего листа.
Обратите внимание на то, что при первом открытии в этом диалоговом окне установле-
но два флажка: Игнорировать тип ссылок (Ignore Relative/Absolute) и Использовать имена
строк и столбцов (Use Row and Column). Щелкните на кнопке Параметры (Options), что-
бы расширить диалоговое окно Применение имен и сделать доступными остальные опции,
используемые для вставки именованных диапазонов в имеющиеся формулы (рис. 1.16).
В диалоговом окне Применение имен находятся следующие параметры.
Розничные цены - апрель 2002

Розничная Отпускная
|КОД Постмодерн цена Скидка цена
112-305 1104,15!
12-306 279,65!
l 2-307 fe 361,251
12-308 807,5^
112-309 1189,151
ЭИмис
it
10] |ко«од _ ^ ?|| .;. ' . .; V . '
0 Иснррировать 1гип осыпки ; V
12! и Испольговать имена строк и столбцов
J3 j .4 т
w"* * MJ£ Заказ./ рргг низ,_дизгр. ^ Ц!!к.л / ссылки^ Розница /Лист5 / Л |<:^ т]
': Дейсцзик ' *s ' Аетофнр "•* - ^ - А *
ЦИЮ!
Рис. 1.16. Использование диалогового окна Применение имен для вставки именованных
диапазонов в формулы
» Игнорировать тип ссылок (Ignore Relative/Absolute). Если установлен этот флажок,

программа заменяет ссылки на ячейки именами, выделенными в списке окна
Применение имен, независимо от типа ссылок, используемых в формуле. Для того
чтобы Excel заменяла в формулах только ссылки, которые по своему типу эквива-
лентны ссылкам, используемым в именах (абсолютные на абсолютные, смешанные
1. JioanftoeHue основных фо(гмцл 277
на смешанные, относительные на относительные), снимите этот флажок. Желатель-

но, чтобы данный флажок был установлен, так как Excel автоматически устанавли-
вает абсолютные ссылки для определяемых имен и относительные — в формулах.
* Использовать имена строк и столбцов (Use row and column names). Если установлен
данный флажок, имена, созданные с помощью команды ВставкаОИмя^Создать
имена на основе заголовков столбцов и строк, будут добавлены в формулы.
Снимите этот флажок, если не следует помещать в формулы созданные таким об-
разом имена диапазонов.
* Опускать имя столбца, если тот же столбец (Omit Column Name .If Same Column).
Флажок, позволяющий избежать повторения имен столбцов, если формула нахо-
дится в том же столбце. Снимите флажок, чтобы программа отобразила созданные
на основе заголовков имена столбцов в формулах, находящихся в тех же столбцах.
* Опускать имя строки, если та же строка (Omit Row Name If Same Row). Этот фла-
жок позволяет избежать повторения имен строк, если формула находится в той же
строке. Снимите флажок, чтобы программа отобразила созданные на основе заго-
ловков имена строк в формулах, находящихся в тех же строках.
* Порядок имен (Name Order). В этом разделе находится два переключателя, опреде-
ляющих порядок составления имени. Если установлен переключатель Строка,
столбец (Row Column) (по умолчанию), в именованном диапазоне название строки
будет предшествовать имени столбца. Если установлен переключатель Столбец,
строка (Colunm Row), в именованном диапазоне название столбца будет предшест-
вовать имени строки.
После вставки всех имен с помощью установленных по умолчанию параметров окна

Применение имен (Игнорировать тип ссылок, Использовать имена строк и столбцов,
Опускать имя столбца, если тот же столбец, Опускать имя строки, если та же строка,
Порядок имен) Excel заменит в формулах таблицы все ссылки на ячейки на соответст-
вующие имена. Например, формула =C3-D3 в ячейке ЕЗ будет заменена следующей
формулой:
=Розничная_Цена-Скидка
В соседней левой ячейке вместо формулы =СЗ *дисконтная_ставка будет:
=Розничная_Цена*дисконтная_ставка
При замене ссылок на имена с использованием параметров, заданных по умолчанию,
возникает только одна проблема. Она проявится при выделении ячейки Е4. Данная фор-
мула содержит лишь действие вычитания значения ячейки D4 из значения ячейки С4,
однако после замены ее содержимое будет следующим:
=Розничная_Цена-Скидка
Данная формула полностью идентична выражению, находящемуся в ячейке ЕЗ (а также
идентична содержимому ячеек Е5, Е6 и Е7).
Причина, по которой все формулы выглядят одинаково (хотя на самом деле они тако-
выми не являются), заключается в том, что установлены флажки Опускать имя столбца,
если тот же столбец; Опускать имя строки, если та же строка. При использовании этой
опции в формуле не будет повторяться имя строки, если формула находится в этой же стро-
ке, или не будет повторяться имя столбца, если формула расположена в этом же столбце.
278 Книга 3. Фо/14а/мл и функции
В диалоговом окне Применение имен можно снять флажок Опускать имя строки,
если та же строка, оставив флажок Опускать имя столбца, если тот же столбец уста-
новленным. Тогда формула в ячейке ЕЗ примет такой вид:
=Стол Розничная_Цена - Стол Скидка
В расположенной ниже ячейке Е4 будет находиться следующая формула:
=Стул Розничная_Цена - Стул Скидка
В каждой ссылке в формуле столбца Е одновременно отображаются и имя строки,
и имя столбца, разделенные пробелом. Запомните, что пробел между именем строки и
именем столбца является оператором пересечения (см. табл. 1.1). Интерпретировать
формулу можно таким образом: "От значения ячейки, находящейся на пересечении
строки Стол и столбца Розничная_Цена, отнимите значение ячейки, которая располо-
жена на пересечении строки Стол и столбца Скидка". Формула, содержащаяся в ячейке
Е4, подобна, но существуют некоторые отличия: "От значения ячейки, находящейся на
пересечении строки Стол и столбца Розничная_Цена, отнимите значение ячейки,
которая располагается на пересечении строки Стол и столбца Скидка".
Реуашнир-ование именованных, диапазонов

Редактировать имена, привязанные к рабочему листу, можно с помощью команд
Вставка^ИмяОПрисвоить и Изменить имя (Change name). Команда Присвоить имя по-
зволяет модифицировать диапазоны ячеек, привязанные к имени, или полностью уда-
лять имя. Команда Изменить имя делает возможным присвоение нового имени имею-
щемуся диапазону ячеек или полностью удаляет имя. Однако, в отличие от команды
Присвоить имя, данная команда всегда выводит предупреждение о том, что удаляемое
имя в текущий момент используется в формуле.
Будьте внимательны, чтобы не удалить имя диапазона, применяемое в фор-

мулах рабочего листа. Если же имя удалено, вместо результата вычислений в
ячейках всех формул, использующих удаленное имя, будет находиться сооб-
щение об ошибке #имя ! (#NAME!).
В&павка связанных,
Связанные формулы — это те формулы, которые передают константы или другие фор-
мулы в новые ячейки этого же рабочего листа этой же или другой рабочей книги, не ко-
пируя их непосредственного в ячейки. Связанная формула всего лишь передает констан-
ту или исходную формулу в новую позицию, поэтому результат связанной формулы оста-
ется динамически связанным с оригиналом. При изменении исходной константы и при
внесении изменений в ячейки, на которые ссылается исходная формула, одновременно
будет обновлен результат в ячейке, содержащей связанную формулу.
Связанную формулу можно создать двумя способами.
« Выделите ячейку, в которой необходимо создать связанную формулу, и введите =
(знак равенства), затем щелкните на ячейке, содержащей константу (текстовую
или числовую) или формулу, которая будет передавать результат вычислений в эту
ячейку. Завершите ввод, щелкнув на кнопке Ввод в строке формул или нажав кла-
вишу <Enter>.
f. JlociKfioeHue основных tpofiMifj. 279
* Выделите ячейку с константой или формулой, результат которой нужен в другой

ячейке. После этого выполните команду Правка^ Копировать (<Ctrl+C>) и щелк-
ните на ячейке, в которую решили передать результат или константу. Затем
выполните команду Правка^Специальная вставка и в диалоговом окне
Специальная вставка щелкните на кнопке Вставить связь (Paste Link).
При создании связанной формулы в том же рабочем листе в ячейку будет помещен
знак равенства и адрес той ячейки, в которой содержится исходная константа или фор-
мула (с помощью абсолютной ссылки). Например, если результат формулы из ячейки
А10 передается в ячейку D4 того же рабочего листа, в ячейке D4 будет находиться
следующая связанная формула:
=$А$10
При создании формулы, связанной с ячейкой другого рабочего листа той же рабочей
книги, перед адресом ячейки будет добавлено имя рабочего листа (с восклицательным
знаком). Так, если передается результат формулы ячейки А10, расположенной на рабо-
чем листе с названием Доход 05, программа вставит следующую связанную формулу:
= ' Доход 0 5 ' !$А$10
При создании формулы, связанной с ячейкой другой рабочей книги, перед именем
рабочего листа будет добавлено название файла, заключенное в квадратные скобки. Если
вы передаете результат формулы ячейки А10, расположенной на рабочем листе с назва-
нием Анализ, из рабочей книги Проект бюджета, программа вставит следующую
связанную формулу:
= ' [Проект бюджета .xls] Анализ ' !$А$10
Разорвать связь между ячейкой, содержащей исходную формулу или константу, и
ячейкой, в которую она передает свое значение, можно следующим образом: нажмите
клавишу <F2>, чтобы перейти в режим редактирования связанной формулы, нажмите
клавишу <F9>, чтобы получить результат вычислений, щелкните на кнопке Ввод в стро-
ке формул или нажмите клавишу <Enter>. Такая операция заменит связанную формулу
текущим вычисленным результатом. Поскольку динамическая формула конвертирована
таким образом в константу, изменения, производимые в исходной ячейке, в дальнейшем
не будут на нее влиять.
Подробнее о связывании данных в различных рабочих книгах см. главу 3 книги 4.
Обычно в Excel проводится пересчет рабочего листа при внесении изменений в лю-
бые данные, формулы или имена, используемые в формулах. Такая технология хорошо
работает, если рабочий лист не очень большой и он не содержит таблицу, формулы кото-
рой зависят от нескольких значений.
В процессе пересчета листа программа заново вычисляет значения только в тех ячей-
ках, на которые повлияли произведенные изменения. Несмотря на это, в сложных рабо-
чих листах, содержащих ряд формул, подобные вычисления могут длиться несколько
секунд (в течение этого времени указатель принимает форму песочных часов и в левой
части строки формул появляется слово Пересчет (Recalc), за которым следует число,
равное количеству ячеек, в которых осталось произвести вычисления).
2if 0 Книга 3. Фо/гщлм и функции
В виду того, что в Excel производятся вычисления формул в фоновом режиме, всегда
можно прервать этот процесс и внести изменения в ячейки или выполнить иные коман-
ды, даже если в это время указатель пребывает в форме песочных часов, сигнализируя о
продолжении процесса пересчета. По окончании процесса изменения данных или вы-
полнения команд программа продолжит пересчет рабочего листа.
Чтобы самостоятельно управлять пересчетом рабочего листа, установите переключа-
тель Вручную (Manual) на вкладке Вычисления (Calculation) диалогового окна
Параметры (Options) (вызывается командой Сервис^Параметры (ToolsOOptions)).
Если установлен режим пересчета вручную, каждый раз при внесении изменений в зна-
чениях, формулах или именах (что обычно приводит к пересчету рабочего листа) в строке
состояния будет выводиться сообщение "Вычислить" (Calculate).
Когда вы будете готовы к пересчету рабочего листа, нажмите клавишу <F9> или ком-
бинацию клавиш <Ctrl+=>, после чего произойдет пересчет всех формул и открытых
диаграмм, а- из строки состояния исчезнет индикатор Вычислить.
После переключения в режим пересчета вручную программа по-прежнему будет
автоматически пересчитывать рабочий лист при каждом сохранении документа. Если вы
работаете с действительно большим и сложным рабочим листом, его пересчет при каж-
дом сохранении внесенных изменений будет отнимать много времени. Чтобы сохранить
документ без выполнения пересчета формул и диаграмм, снимите флажок Пересчет
перед сохранением (Recalculate Before Save), расположенный под переключателем
Вручную вкладки Вычисления диалогового окна Параметры.
Даже если документ не слишком велик, иногда будет возникать желание перейти в
режим пересчета вручную. Например, если в документе имеются формулы с проверкой,
понадобится переключиться из режима автоматического пересчета в режим пересчета
вручную, чтобы можно было изменить количество переменных перед обновлением фор-
мул (подробнее о проведении логического анализа см. главу 1 книги 7).
Автоматический пересчет и пересчет вручную являются режимами пересчета рабочего
листа в Excel. В табл. 1.3 приведены все параметры, доступные на вкладке Вычисления
диалогового окна Параметры
Таблица 1.3. Параметры вычислений в Excel
Параметр Назначение
Автоматически (Automatic) Вычисление всех зависящих формул и обновление открытых или встро-
енных диаграмм при каждом изменении значения, формулы или имени.
Задается по умолчанию для каждого нового рабочего листа
Автоматически, кроме таблиц Вычисление всех зависящих формул и обновление открытых или встро-
(Automatic Except Tables) енных диаграмм, за исключением таблиц данных, созданных с помощью
инструмента Таблица данных (Data Table) (подробнее о создании таблиц
данных см. главу 1 книги 7). Если этот переключатель установлен, для
пересчета данных таблиц щелкните на кнопке Вычислить (F9) (Calc Now
(F9)) на вкладке Вычисления диалогового окна Параметры или нажмите
клавишу <F9>, находясь в рабочем листе
Вручную (Manual) Пересчет открытых рабочих листов и обновление открытых или встроен-
ных диаграмм происходит либо по щелчку на кнопке Вычислить (F9) на
вкладке Вычисления диалогового окна Параметры, либо посредством
нажатия клавиши <F9> или комбинации клавиш <Ctrl+=> при работе с
данными листа
Пересчет перед сохранением Пересчет открытых рабочих листов и обновление открытых или встроен-
(Recalculation Before Save) ных диаграмм выполняется каждый раз при сохранении документа, не-
смотря на выбранный режим пересчета вручную
Ллава /. JLoci&fioenue основных epofuitfj.
Окончание табл. 1.3
Параметр Назначение
Вычислить (F9) Производится пересчет всех открытых рабочих листов (включая таблицы
данных) и обновление открытых или встроенных диаграмм
Пересчет листа (Gale Sheet) Пересчет только активного рабочего листа (включая таблицы данных) и
обновление только диаграмм этого листа или открытых диаграмм, свя-
занных с активным листом
Итерации (Iteration) Установка количества итераций, равного значению в поле Предельное
число итераций (Maximum Iteration), т.е. столько раз будет проводиться
пересчет рабочего листа при поиске решения (см. главу 1 книги 7) или
при разрешении циклической ссылки
Предельное число итераций Задает максимальное число итераций (по умолчанию 100) при установ-
(Maximum Iteration) ленном флажке Итерации
Относительная погрешность Устанавливает максимальное отклонение для итераций при установлен-
(Maximum Change) ном флажке Итерации (по умолчанию 0,001). Если в процессе итерации
вычисляемое значение стало меньше заданного отклонения, пересчет
прекращается
Обновлять удаленные ссылки Вычисление и обновление формул, содержащих ссылки на другие при-
(Update Remote References) ложения (см. главу 3 книги 4). Если этот флажок не установлен, то фор-
мула использует последнее значение, полученное из других приложений
Точность, как на экране Изменение точности вычислений с внутреннего представления чисел
(Precision as Displayed) (15 знаков после десятичной точки) до точности, применяемой при ото-
бражении ячеек на экране
Система дат 1904 Изменение начала отсчета всех дат с 1 января 1900 г. на 2 января 1904 г.
(1904 Date System)
Сохранять значения внешних Сохранение копий значений, которые находятся во внешних файлах,
ссылок связанных с рабочим листом. Чтобы уменьшить объем занимаемой па-
(Save External Link Values) мяти на диске или время, затрачиваемое на открытие внешнего доку-
мента, снимите этот флажок
Допускать название Позволяет использовать названия в формулах, если таблица имеет
диапазонов в формулах заголовки строк и столбцов (названия). При установленном флажке
(Accept Labels in Formulas) можно выполнить команду Вставка =с>Имяг-*Заголовки диапазонов
(Insert^Name^Labels), чтобы поместить названия в формулы
Циклические ссылки
Ссылка, находящаяся в формуле, является циклической, если она прямо или косвенно
ссылается на саму себя. Наибольшее число циклических ссылок возникает при ошибоч-
ном указании в формуле ссылки на ячейку, в которой создается формула. Предположим,
ячейка В10 активна при создании формулы
=А10+В10
Как только вы нажмете <Enter> или клавишу со стрелкой, чтобы вставить формулу в
ячейку В10 (подразумевается работа в режиме автоматического пересчета), появится диа-
логовое окно предупреждения, которое сообщит о невозможности вычисления по при-
чине наличия в формуле циклической ссылки. Если вы нажмете клавишу <Enter> или
щелкнете на кнопке ОК, окно предупреждения закроется, программа поместит в ячейку
с циклической ссылкой цифру 0, а в строке состояния появится индикатор Вычислить с
расположенным за ним адресом этой ячейки.
282 Книга 3. Фо/tMi/Ubt и функции
Программа не может решить проблему циклической ссылки в ячейке В10, поскольку

вычисление результата формулы непосредственно зависит от ее собственного значе-
ния — каждый раз формула возвращает новый результат вычислений, это значение снова
подставляется в формулу, что приводит к появлению нового результата. Такая ссылка
создает бесконечный цикл, требующий постоянного пересчета формулы.
Не все циклические ссылки являются неразрешимой проблемой в Excel. Некоторые
формулы, содержащие циклическую ссылку, в конце концов, после большого количества
пересчетов, могут возвратить конечный результат. Каждый раз формула пересчитывается
с новым значением циклической ссылки, и получаемый результат становится все ближе
и ближе к точному значению.
На рис. 1.17 приведен классический пример формулы с циклической ссылкой, кото-
рая может быть разрешена. В данном примере представлено выражение, вычисляющее
прибыль. Оно содержит процентную ставку 20% от сетевых поступлений в ячейке В15
формулы:
=-В21*0,2
Рис. 1.17. Расчет прибыли по формуле, содержащей разрешимую циклическую ссылку

Jlia£a 1. JloctKftoeHue основных cpofiMif* 283
Формула имеет циклическую ссылку, так как она ссылается на значение ячейки В21,
косвенно зависящей от величины бонуса (бонусы проходят как затраты в формуле, опре-
деляющей величину сетевых поступлений в ячейке В21).
Чтобы разрешить циклическую ссылку в ячейке В15 и вычислить величину бонусов,
которые зависят от значения сетевых поступлений в ячейке В21, установите флажок
Итерации во вкладке Вычисления диалогового окна Параметры (если, конечно, не уста-
новлен переключатель Вручную; в том случае, когда он установлен, щелкните на кнопке
Вычислить (F9), нажмите клавишу <F9> или комбинацию клавиш <Ctrl+=>).
2 . Логические функции
и отслеживание
& э&ой гиаве . . .
•S Сообщения об ошибках в Excel
•/ Логические функции в Excel
•S Создание логических формул для отслеживания ошибок
S Нахождение ошибок в формулах
•/ Изменение параметров проверки рабочего листа
S Сокрытие сообщений об ошибках при выводе листа на печать
j I сновная тема этой главы — нахождение ошибок в формулах. В настоящей главе вы

\S узнаете, как обнаружить источник досадных ошибок в формулах и как избавиться
от них. Даже несмотря на устрашающий вид сообщений об ошибках (например,
#ССЫЛКА! (#REF!) и #ДЕЛ/0! (#DiV/0!)), все же наибольшей проблемой, связанной с
ними, является то, что они моментально распространяются по всем ячейкам, ссылаю-
щимся на ячейку с ошибкой. При работе со сложным рабочим листом в большой рабочей
книге невозможно установить, в какой ячейке находится формула, вызвавшая подобный
кризис. И, если не удастся обнаружить ячейку, содержимое, которой вызывает такие
трудности, невозможно будет установить порядок в рабочей книге.
Помните: лучшая защита — это нападение. В этой главе вы узнаете, как наилучшим
способом "отлавливать" потенциальные ошибки и отыскивать их источник, таким обра-
зом избавляясь от неприятностей. Методика, известная как "отлов ошибок" (представьте
себя на сафари в дебрях электронных таблиц), легко выполняется с помощью умелого
сочетания функции ЕСЛИ (IF) с исходной формулой.
Значения, сообщений
Если программе не удастся вычислить результат введенной формулы по завершению
ее ввода, то в ячейке, содержащей эту формулу, появится сообщение об ошибке. В Excel
используется несколько сообщений об ошибках, и все они начинаются с символа #.
В табл. 2.1 представлены возможные значения ошибок и рассмотрены наиболее вероят-
ные причины их появления. Чтобы убрать сообщение об ошибке из ячейки, необходимо
установить причину ее возникновения, а затем отредактировать формулу — таким обра-
зом, программа сможет выполнить требуемые вычисления.
Если в формуле присутствует ссылка на ячейку с ошибкой, то и сама формула также
будет выдавать сообщение об ошибке. Таким образом, сообщения об ошибке могут поя-
виться по всему рабочему листу, что затрудняет поиск той ячейки, в которой содержится
формула, ставшая первопричиной ошибки. Разрешить такую проблему довольно трудно.
286 Книга 3. Фо(1милм и функции.
Таблица 2.1. Ошибки в Excel
Ошибка Значение
#ДЕЛ/0! (#DIV/0!) Деление на ноль. Данная ошибка возникает тогда, когда в формуле в качестве
делителя применялась ячейка, содержащая 0, либо пустая ячейка
#Н/Д (#М/А) Нет доступных данных. Технически это не сообщение об ошибке, а специальное
значение, которое можно ввести в ячейку вручную для сообщения об отсутствии
на данный момент необходимых данных
#ИМЯ? (#NAME?) Программа не может распознать используемое имя. Указанная ошибка возника-
Г t • "J 1 ет при неправильном вводе имени диапазона, ссылке на удаленный именован-
ный диапазон или отсутствии кавычек вокруг текстовой строки в формуле (в та-
ком случае Excel воспринимает ее как имя диапазона)
#ПУСТО! (#NULU) Эта ошибка появляется, если задано пересечение двух диапазонов, которые в
действительности не пересекаются. Такое возможно при определении в качестве
аргумента функции некоторого диапазона ячеек: тогда между двумя диапазона-
ми вместо запятой (оператора объединения) ошибочно ставится пробел
(оператор пересечения)
«ЧИСЛО! (#NUM!) Проблема с числом в формуле. Данная ошибка возможна по причине ввода не-
правильного аргумента в функцию. Она также возникает, когда результатом
формулы является число, слишком большое или слишком маленькое для отобра-
жения на рабочем листе
«ССЫЛКА! (#REF!) Использование недопустимой ссылки. Сообщение, появляющееся в случае уда-
ления ячейки, на которую ссылается формула, или в результате вставки поверх
этой ячейки других ячеек ;
#ЗНАЧ! (#VALUE!) Эта ошибка появляется, если был применен неверный тип аргумента функции
или недопустимый тип оператора. Наиболее часто появляется по причине
использования в математических операциях ссылок на ячейки, содержащих тек-
стовые данные
использование логических функций

В Excel применяют шесть логических функций, каждая из которых как результат возвра-
щает либо логическое значение Истина (TRUE), либо логическое значение Ложь (FALS E):
^ > ' ! ' • ' ' < ,
» ИСТИНА () — не использует никаких аргументов и просто возвращает в ячейку

логическое значение Истина;
» ЛОЖЬ () — не использует никаких аргументов и просто возвращает в ячейку логи-

ческое значение Ложь;
* ЕСЛИ (IF) (логическое_выражение, значёние_если_истина, значе-

ние_если_ложь) — проверяет на истинность условие в логическом_выра-
жении. Если условие выполняется, результатом функции ЕСЛИ будет значение
аргумента значение_если_истина, который и передается в ячейку. Если
условие не выполняется, результом функции будет значение аргумента значе-
ние_если_ложь;
* НЕ (NOT) (логическое) — проверяет, какое логическое значение имеет аргу-

мент логическое — Истина или Ложь. Если это значение Истина, то функция
НЕ возвращает в ячейку логическое значение Ложь. Если Ложь, функция возвра-
щает логическое значение Истина;
2. Логические функции и (нКслеяшбание оши&ж 287
* И (AND) (логическое!, логическое2,...) — проверяет на истинность все аргумен-

ты. Если все аргументы функции имеют логическое значение Истина, функция воз-
вращает в ячейку логическое значение Истина. Если хотя бы один аргумент передает
логическое значение Ложь, функция возвращает логическое значение Ложь;
* ИЛИ (OR) (логическое!, логическое2,...) — проверяет на истинность все аргу-
менты. Если хотя бы один аргумент передает логическое значение Истина, функ-
ция возвращает логическое значение Истина. Если все аргументы передают логи-
ческое значение Ложь, функция возвращает в ячейку логическое значение.
Зачастую в аргументах логическое_выражение и логическое этих функций

используются операторы сравнения (=, <, >, <=, >= или О), которые сами по себе воз-
вращают логические значения Истина или Ложь. Например, на рабочем листе отобра-
жена следующая формула:
=M(B5=D10;C15>=500)
Вначале в этой формуле вычисляется значение логического выражения в первом
аргументе, т.е. проверяется равенство значений ячеек В5 и D10. Если они равны, резуль-
татом сравнения будет логическое значение Истина, а если нет, то Ложь. Затем вычис-
ляется значение логического выражения во втором аргументе — проверяется, является ли
значение в ячейке С15 большим или равным 500. Если условие удовлетворяется, второе
действие сравнения возвращает логическое значение Истина, а если значение в ячейке
С15 меньше числа 500, результатом сравнения будет Ложь.
После вычисления логических выражений в аргументах функция и сравнивает эти ре-
зультаты: если оба аргумента имеют логическое значение Истина, то функция в качестве
результата возвращает в ячейку логическое значение Истина. Если же хотя бы один из
аргументов передает логическое значение Ложь, то и функция возвращает как результат
логическое значение Ложь.
Используя функцию ЕСЛИ, следует определить так называемый аргумент условия
логическое_выражение, значение которого устанавливает, какой из аргументов
(значение_если_истина или значение_если_ложь) будет вычислен и возвращен в
ячейку в качестве результата функции. Обычно в аргументе логическое_выражение
применяются операторы сравнения, возвращающие логические значения Истина или
Ложь. Если аргумент логическое_выражение возвращает Истина, то значение (или
выражение) аргумента значение_если_истина будет использовано как результат
функции и помещено в ячейку, содержащую эту функцию. Если аргумент логиче-
ское_выражение возвращает логическое значение Ложь, результатом функции будет
значение или выражение аргумента значение_если_ложь.
Следующая формула, использующая функцию ЕСЛИ, определяет, облагается ли товар
дополнительным налогом:
•
=ЕСЛИ(Е5="Да";D5+D5*7,5%;D5)
Если в ячейке Е5 (первая ячейка в столбце, в котором указывается, подлежит ли про-
даваемый товар дополнительному налогообложению) стоит " Да", то в качестве результа-
та функции ЕСЛИ применяется аргумент значение_если_истина, согласно которому
итоговая стоимость товара представляет собой сумму исходной стоимости (содержащей-
ся в ячейке D5) и дополнительного налога (величина которого равна произведению на-
288 Книга 3. tyofiMUAM. и функции
лотовой ставки 7,5% на исходную стоимость товара). Однако ячейка Е5 может быть пус-
та, в ней также может содержаться выражение, отличное от "Да". В таком случае в каче-
стве результата функции ЕСЛИ будет использован аргумент значение_если_ложь,
и функция возвратит в качестве значения величину стоимости товара, представленную
в ячейке D5, без прибавления дополнительного налога.
Как видно из примера, аргументы значение_если_истина и значение_если_
ложь функции ЕСЛИ могут содержать константы или выражения, результаты которых
возвращаются в ячейку (содержащую функцию) в качестве значения этой функции.
Отслеживание otuufoic в
Иногда можно заранее предугадать появление неизбежных ошибок в рабочем листе
(например, когда теряются некоторые данные). Наиболее частой ошибкой, создающей
подобные трудности, является уже известная нам #ДЕЛ/0 !. Предположим, вы создаете
новую рабочую книгу по продажам товаров на основе имеющегося шаблона, и в одной из
строк этого шаблона находится формула, по которой вычисляется относительный про-
цент помесячных продаж за квартал. При корректных данных формула должна делить
значение в ячейке, содержащей общую сумму продаж за месяц, на значение ячейки, в ко-
торой находится общая сумма продаж за квартал. Если вы создаете новую рабочую книгу
по продажам на основе имеющегося шаблона, в ячейках, содержащих формулы для вы-
числения общих квартальных продаж, будут стоять нули. Эти нули приводят к появле-
нию сообщений об ошибке #ДЕЛ/0 ! в ячейках, в которых находятся формулы, вычис-
ляющие относительный помесячный процент продаж.
В действительности такие ошибки #ДЕЛ/0! в новой рабочей книге не являются
ошибками — они автоматически исчезают при заполнении ячеек по продажам за месяц
для каждого квартала (и вычисленное значение общих квартальных продаж уже не рав-
но 0). Проблема заключается в том, что придется убедить ваших несообразительных кол-
лег (особенно начальника), которые работают с этой книгой, что, несмотря на присутст-
вие на листе сообщений об ошибках, все формулы работают первоклассно. Коллеги же
видят лишь лист, наполненный сообщениями об ошибках, и вряд ли увиденное придает
им уверенности в правильности производимых вычислений.
К счастью, существует ответ на возникающую в подобных случаях проблему

"восприятия". Не стоит приводить в ужас начальника несколькими сообще-
ниями об ошибке #ДЕЛ/0 ! , лучше спроектировать формулы таким образом,
чтобы при попытке выдать сообщение об ошибке (включая #ДЕЛ/0!) они
возвращали нули. И только в случае полного отсутствия опасности получить
сообщение об ошибке можно доверить программе произвести необходимые
вычисления.
Такая уловка поможет избежать появления ошибок не только в исходной формуле, но

и предотвратит распространение ошибок по всем формулам, зависящим от нее. Для соз-
дания подобной формулы можно использовать функцию ЕСЛИ, которая при одних усло-
виях выполняет одни операции, а при других — другие.
Чтобы узнать о принципах использования функции ЕСЛИ в формуле, которая иногда
выдает ошибку #ДЕЛ/0 ! , рассмотрим пример рабочего листа, приведенный на рис. 2.1.
Здесь представлен пустой рабочий лист, который был создан для хранения данных по де-
JUa£a 2. Логические функции и о&смгживание ошибок 289
талям, произведенным в 2004 году. Данные сортировались по месяцам и номерам дета-

лей. Формула СУММ в последней строке и крайнем справа столбце содержит нули, посколь-
ку данные в эту таблицу занести пока невозможно. Ввиду того, что в ячейке Н7, где вычис-
ляется общее количество деталей, произведенных за весь период, также стоит 0, в диапазоне
ячеек B9:G9, в котором содержатся формулы, вычисляющие относительный процент
общего помесячного производства деталей, находятся сообщения об ошибке #ДЕЛ/0 !.
В ячейке В9 находится первая формула для вычисления относительного процента:
=В7/$Н$7
Поскольку в ячейке Н7, в которой должно находиться общее количество произведен-
ных деталей за весь период, содержится значение 0, формула возвращает сообщение об
ошибке #ДЕЛ/0!. Далее вы узнаете, как установить "ловушку" на ошибку в логиче-
ском_выражении внутри функции ЕСЛИ. После аргумента логическое_выражение
вводятся аргумент значение_если_истина (в данном случае 0) и аргумент значе-
ние_если_ложь (в данном случае В7/$Н$7). Если добавить функцию ЕСЛИ, формула
будет выглядеть следующим образом:
=ЕСЛИ($Н$7=0;0;В7/$Н$7)
С Microsoft txcsl - при«ер1 -1.xls
Деталь 100 6Т
Деталь 101
Деталь 102
Деталь 103
'
PI
#ДЕЛ/0! #ДЕЛ/0! #ДЕЛ/0! "#ДЕЛ/0! ;"
. «Г
Рис. 2.1. Незаполненная электронная таблица с сообщениями об ошибке ЯДЕЛ/0!

Данная формула с "ловушкой" на ошибку поместит 0 в ячейку В9 (рис. 2.2), если ис-
ходная формула возвратит сообщение об ошибке #ДЕЛ/0 ! (из-за того, что ячейка Н7 все
еще пуста или в ней находится значение 0). Она также возвращает значение относитель-
ного процента от общего количества произведенной продукции в случае корректного вы-
числения исходной формулы (ячейка Н7 не пуста или содержит число, отличное от ну-
ля). Для того чтобы убрать сообщения об ошибке #ДЕЛ/О! из ячеек диапазона B9:G9,
следует скопировать формулу с установленной "ловушкой" во все ячейки диапазона.
Формула с "ловушкой" в ячейке В9, созданная с помощью функции ЕСЛИ, будет исправно
работать до тех пор, пока известно, что в ячейке Н7, содержащей общее количество деталей,
находится либо ноль, либо какое-нибудь другое число. Однако она не сможет "отловить"
любое сообщение об ошибке, например #ССЫЛКА! или #ИМЯ?, а также не примет во внима-
ние специальное значение #Н/Д (Неопределенные данные). Если по какой-либо причине од-
на из формул, поставляющая данные для формулы СУММ ячейки Н7, передаст такое сообще-
ние, это моментально повлечет за собой появление подобного сообщения во всех ячейках с
формулами, вычисляющими относительный процент (диапазон B9:G9).
Для отслеживания всех сообщений об ошибке в ячейке Н7 и предотвращения распро-
странения их по формулам, вычисляющим относительный процент, необходимо в ос-
новную формулу ЕСЛИ добавить функцию ЕОШИБКА (ISERROR). Функция ЕОШИБКА воз-
вращает логическое значение Истина, если в ячейке, определенной как ее аргумент, на-
ходится любое сообщение об ошибке, включая специальное значение #н/д (если
использовать функцию ЕОШ (ISERR) вместо ЕОШИБКА, будут фиксироваться все сообще-
ния об ошибке, за исключением специального значения #Н/Д).
О Microsoft txcel пример! l.xls

йл 'Оравка •-§ид':':.. Бег£вха Формат Сервис Даннья QKJ» Справка Bst
ЁШШ.й!Л j- L^'ili И is.:fv- Jfi 1 ^.- C« -jft.z: - 41 fliffllESli»
^Г X!>
Деталь 100
Деталь 101
Деталь 102
6 Деталь 103
_ Итого
в
т %Итог о.оо% 0.00% о.оо% 0.00% а.оо%|
л
ll
~
!
и / Диагрзммз5 ХЛнстЮ^Листб/Лист!XЛист?/Детали/ Пр|<
\ _\ П О iJ^ Q М .JJ, ^'а£.~.
Цикл
Рис. 2.2. Электронная таблица после "отлова"всехошибок #ДЕЛ/0!

Тмива 2. Логические функции и <мКслемсивание оишЗок. 29 /
Функция ЕОШИБКА вставляется в функцию ЕСЛИ как аргумент логиче-

ское_значение. Действительно, если ячейка Н7 содержит сообщение об ошибке или
специальное значение #н/д, при реализации функции ЕСЛИ необходимо в качестве
аргумента значение_если_истина задать значение 0, тогда в ячейку В9 вместо сооб-
щения об ошибке или специального значения #н/д будет устанавливаться 0. Как аргу-
мент значение_если_ложь определяется исходная функция ЕСЛИ, возвращающая О,
если в ячейке Н7 находится ноль. В противном случае будет выведен результат деления
общего количества деталей, выпущенных в январе, на общее количество деталей, произ-
веденных за весь период.
Модифицированная формула, использующая функцию ЕОШИБКА и две функции
ЕСЛИ, выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА($Н$7) ;0;ЕСЛИ($Н$7 = 0;0;В7/$Н$ 7))
Как только будет произведено копирование этой исходной формулы во все ячейки
диапазона C9:G9, диапазон ячеек, вычисляющих относительный процент, будет защи-
щен от отображения сообщений об ошибках.
Некоторые пользователи предпочитают избавляться от отображения нулей в

шаблонах, содержащих формулы с "ловушками", чтобы не интерпретировать
ноль как корректное значение для фбрмулы. На рабочем листе не будут ото-
бражаться нули, если снять флажок Нулевые значения (Zero Values) на
вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) (Сервиса Пара-
метры (ToolsÔptions)). При этом ячейки, содержащие формулы с
"ловушками", останутся пустыми до тех пор, пока не получат данные, необ-
ходимые для корректного выполнения вычислений.
Иногда не удается отследить ошибку, и она попадает в электронную таблицу. В таком

случае придется отыскивать исходную ячейку, ставшую причиной беспорядков, и рас-
ставлять все на свои места. К счастью, в Excel предусмотрено несколько эффективных
инструментов для поиска проблемной ячейки. С их помощью прослеживаются связи ме-
жду формулами в ячейках на рабочем листе, что позволяет протестировать формулы для
обнаружения ячеек (на жаргоне специалистов по Excel называемых влияющими ячейка-
ми), которые непосредственно передают свои значения в формулы, и зависимых ячеек
(их также нельзя сбрасывать со счета), ссылающихся на результаты формул. В Excel даже
предлагается визуальный путь поиска потенциального источника ошибки в формуле для
каждой ячейки.
Наиболее простой метод отслеживания связей между ячейками предоставляют сред-
ства панели инструментов Зависимости (Formula Auditing) — рис. 2.3. Чтобы вывести на
экран панель инструментов Зависимости, выполните команду Сервис^Зависимости
формул^Панель зависимостей (Tools1* Formula Auditing1*Show Formula Auditing Tool-
bar) либо щелкните на кнопке Зависимости на одной из отображенных панелей инстру-
ментов. При первой активизации панель инструментов Зависимости автоматически
появится в плавающем режиме; при необходимости ее можно закрепить.
292 КшиаЗ. Фо[ии}Л.ы, и функции
Убрать все стрелки
Источник ошибки
Убрать стрелки
к зависимым ячейкам Создать примечание
Проверка наличия ошибок Вычислить формулу
Влияющие ячейки Убрать стрелки Показать окно контрольного значения

к влияющим ячейкам
Удалить обводку неверных данных
Обвести неверные данные
Рис. 2.3. Использование панели инструментов Зависимости позволяет находить

и устранять ошибки в электронных таблицах
,
Если вы предпочитаете работать с меню, а не щелкать на кнопках панели ин-
струментов, в подменю Сервис^Зависимости формул можно найти коман-
ды, эквивалентные большинству кнопок панели инструментов Зависимости.
В бесконечной борьбе за правду, справедливость и совершенство в рабоче^ книге

используйте следующие инструменты, предлагаемые изящной панелью Зависимости
(слева направо).
* Влияющие ячейки (Trace Precedents). При щелчке на этой кнопке отображаются
стрелки к тем ячейкам, на которые ссылается формула в активной ячейке (так на-
зываемые влияющие ячейки). При повторном щелчке на этой кнопке будут добав-
лены стрелки к ячейкам, на которые ссылаются формулы, находящиеся во
влияющих ячейках (так называемые ячейки непрямого влияния).
* Убрать стрелки к влияющим ячейкам (Remove Precedent Arrows). Щелчок на этой кнопке
убирает стрелки слежения, появившиеся по щелчку на кнопке Влияющие ячейки.
« Зависимые ячейки (Trace Dependents). По щелчку на этой кнопке отображаются
стрелки к ячейкам, в которых используются данные или результат формулы ак-
тивной ячейки (так называемые зависимые ячейки). При повторном щелчке на
кнопке будут добавлены стрелки, указывающие на ячейки, в которых используют-
ся ссылки на формулы. Такие ссылки находятся в зависимых ячейках (так назы-
ваемых ячейках непрямой зависимости).
* Убрать стрелки к зависимым ячейкам (Remove Dependent Arrows). Щелчок на этой
кнопке приводит к исчезновению стрелок, появившихся по щелчку на кнопке
Зависимые ячейки.
Ф Убрать все стрелки (Remove All Arrows). Щелчок на этой кнопке убирает все стрел-
ки слежения, независимо от команды, используемой для их отображения.
» Источник ошибки (Trace Error). Если щелкнуть на данной кнопке, программа по-
пытается отыскать ячейку с исходной формулой, содержащей ошибку. Если про-
грамме удается найти такую ячейку, она выделяет ее и отображает стрелки к ячей-
кам, на которые ссылается формула с ошибкой (влияющие ячейки), а также ото-
бражает стрелки к ячейкам, в которых используется результат этой формулы
2. Логические функции и отслеживание оишЗок 293
(зависимые ячейки). Примите во внимание, что указанную кнопку можно исполь-

i зовать только в том случае, если активная ячейка содержит сообщение об ошибке.
* Создать примечание (New Comment). Щелкните на этой кнопке, чтобы открыть
примечание, прикрепленное к текущей ячейке, в которое можно поместить пояс-
нительный текст (см. главу 1 книги 4).
* Обвести неверные данные (Circle Invalid Data). Щелкните на данной кнопке, чтобы
на рабочем листе обвести красной линией все ячейки со значениями, которые
противоречат ограничениям, заданным с помощью команды Проверка (Data Vali-
dation) (подробнее о проверке вводимых данных см. главу 1 книги 2).
* Удалить обводку неверных данных (Clear Validation Circles). Щелкните на этой кноп-
ке, чтобы убрать красную обводку, появившуюся по щелчку на кнопке Обвести
неверные данные (вы снимите обводку отдельных ячеек, если введете в них такие
значения, которые удовлетворяют ограничениям, наложенным на эти ячейки).
* Показать окно контрольного значения (Show Watch Window). Открывает диалоговое
окно Окно контрольного значения, в котором отображается информация по каж-
дой ячейке, включенной в список Окна контрольного значения. Данная инфор-
мация содержит название рабочей книги и рабочего листа, на котором располага-
ется ячейка, имя самой ячейки, название диапазона, к которому принадлежит
ячейка, текущее значение ячейки, а также имеющуюся в ней формулу. Чтобы
добавить ячейку в список Окна контрольного значения, выделите ее в рабочем
листе, щелкните на кнопке Добавить контрольное значение (Add Watch), а за-
тем — на кнопке Добавить (Add) в появившемся диалоговом окне Добавление
контрольного значения (Add Watch).
* Вычислить формулу (Evaluate Formula). Щелчок на этой кнопке активизирует диа-
логовое окно Вычислить формулу, в котором можно произвести вычисления
любой части формулы текущей ячейки — довольно удобно для формул, объеди-
няющих большое количество функций.
Щелкая на кнопках Влияющие ячейки и Зависимые ячейки панели инструментов

Зависимости (или выполняя аналогичные команды из ниспадающего меню
СервисОЗависимости), можно проследить взаимосвязи между формулой и ячейками, на
которые она явно или косвенно ссылается, а также теми ячейками, которые непосредст-
венно или косвенно зависят от результата ее вычисления. В Excel такие взаимосвязи
представлены стрелками слежения, направленными от влияющих ячеек к активной
ячейке и от активной ячейки к зависимым ячейкам.
Если зависимые и влияющие ячейки расположены на одном рабочем листе, взаимо-
связи отображаются сплошными красными или синими стрелками (на цветном монито-
ре), направленными от каждой влияющей к активной ячейке и от активной к каждой за-
висимой ячейке. Если взаимосвязанные ячейки расположены на разных листах (они мо-
гут находиться на другом рабочем листе той же книги или даже на листах другой рабочей
книги), то взаимосвязь будет представлена черной пунктирной стрелкой, которая исхо-
дит или указывает на пиктограмму с изображением рабочего листа. Направление стрелки
показывает, являются ли ячейки на другом листе влияющими или зависимыми по отно-
шению к активной ячейке.
294 Книга 3. Фо}1милы и функции
JToucic &ш4иощих, лчеек.

Инструмент Влияющие ячейки панели инструментов Зависимости можно использо-
вать для поиска всех ячеек, оказывающих влияние на формулу в выбранной ячейке
(подобно поиску предков по генеалогическому дереву). На рис. 2.4—2.5 показано, как,
используя этот инструмент, можно быстро найти ячейки, которые оказывают непосред-
ственное и косвенное влияние на простую операцию сложения в ячейке В9.
На рис. 2.4 представлен рабочий лист после первого щелчка на кнопке Влияющие
ячейки. Как видите, отображены стрелки из ячеек А5 и С5, указывающие на то, что они
являются непосредственными влияющими ячейками для формулы в ячейке В9.
На рис. 2.5 показано, что происходит после повторного щелчка на кнопке Влияющие
ячейки — будут отображены стрелки к косвенно влияющим ячейкам (напоминает более
раннее поколение на генеалогическом дереве). Новые стрелки указывают на обведенные
рамкой ячейки А2, A3 и А4 как на непосредственно влияющие ячейки для формулы из
ячейки А5 (не стоит забывать, что А5 является непосредственно влияющей ячейкой для
формулы в ячейке В9). Точно так же ячейка С2 является непосредственно влияющей для
формулы в ячейке С5 (С5 — это непосредственно влияющая ячейка для формулы в В9).
flcrjgSKa Фор«*т Сервис Данные QKHO
"<> .т«-т
э?-Г'Ица чэгвых / стаг.ф-и /ЛиспЗ/уа]<
Рис. 2.4. Щелчок на кнопке Влияющие ячейки отображает непосредственно влияющие

ячейки для формулы в текущей ячейке
JUa6a 2. Лошчеасие функции и о&слелсивание ошибок. 295
Цикл
^
А/с. 2.5. Повторный щелчок на кнопке Влияющие ячейки отображает косвенно влияющие
ячейки для формулы в текущей ячейке
На рис. 2.6 показано, что происходит после очередного щелчка на кнопке Влияющие
ячейки. Кроме того, представлены две косвенно влияющие ячейки для формулы в ячейке
С5. Формула в ячейке С2 является непосредственно влияющей ячейки для формулы в
ячейке С5. Непосредственно влияющая ячейка для формулы в ячейке С2 (а, следова-
тельно, косвенно влияющая для ячейки С5) находятся не на текущем рабочем листе.
На это указывает пунктирная стрелка, исходящая из изящной пиктограммы с изображе-
нием рабочего листа.
При каждом щелчке на кнопке Влияющие ячейки будут представлены новые (более
ранние) уровни влияющих ячеек (это происходит до тех пор, пока такие поколения ячеек
существуют). Если у вас ограничено время (как это часто бывает), процесс можно уско-
рить. Двойной щелчок на кнопке Влияющие ячейки показывает сразу все непосредст-
венно и косвенно влияющие ячейки. Чтобы очистить рабочий лист от стрелок, щелкните
на кнопке Убрать стрелки к влияющим ячейкам (она расположена на панели инстру-
ментов Зависимости).
Если необходимо точно узнать, ячейки какой рабочей книги и какого рабочего листа
являются непосредственно влияющими ячейками для С2, дважды щелкните на пунктир-
ной стрелке (щелчок на пиктограмме с изображением рабочего листа ни к чему не приве-
дет). Двойной щелчок на пунктирной линии активизирует диалоговое окно Переход
(Go То), в котором содержится полный список всех влияющих ячеек (включая рабочую
296 Книга 3. Фо[ии(мл и функции
книгу, рабочий лист и ссылки на ячейки). Чтобы перейти к группе влияющих ячеек, рас-
положенных на другом рабочем листе, дважды щелкните на ссылке в списке диалогового
окна Переход или выделите эту ссылку и щелкните на кнопке ОК. (Если рабочий лист
находится в другой рабочей книге, эта книга должна быть открыта.)
На рис. 2.7 показано диалоговое окно Переход с отображенной в нем ссылкой для
ячейки С2 на непосредственно влияющую ячейку ЕЗ, расположенную на другом рабочем
листе этой же книги.
Чтобы сразу попасть в эту ячейку, дважды щелкните на ссылке в диалоговом окне
Переход.
Подобным же образом можно выделить влияющие ячейки, находящиеся на том же
листе: дважды щелкните на стрелках слежения, и ячейки будут выделены даже без акти-
визации диалогового окна Переход.
Чтобы выделить все непосредственно и косвенно влияющие или зависящие ячейки,
которые расположены на одном листе с активной ячейкой, содержащей формулу, ис-
пользуйте кнопку Выделить... (Special) диалогового окна Переход (рис. 2.7). Активизи-
ровав диалоговое окно Переход, щелкните на кнопке Выделить..., установите переклю-
чатель Влияющие ячейки (Precedents) или Зависимые ячейки (Dependents), после чего
выберите один из вариантов (Только непосредственно (Direct Only) или На всех
уровнях (All Levels)) и щелкните на кнопке ОК.
i/зайи.Х! инвестиции /платежи / праздника / дэта\Лист1 /. np^^t j <

Цикл
Рис. 2.6. Третий щелчок по кнопке Влияющие ячейки отображает те влияющие ячейки для
формулы в текущей ячейке, которые расположены на другом рабочем листе
JUaSa 2. Логические функции и отслеживание ошибок 297
Рис. 2.7. Двойной щелчок на пунктирной стрелке слежения открывает диалоговое окно Переход
' . . . . . . - ; . . . • . • .'.
Когда Источник ошибки теряет след
Инструмент Источник ошибки (Trace Error) выполняет поиск ошибок по стрелкам, указывающим
на непосредственно и косвенно влияющие ячейки. Причем делает это до тех пор, пока не най-
дет ошибку : или не столкнется с одной из следующих :проблем.
• • ' ' :'.' " • . Ч . . - *•-- ' ' -•'•:• • г ' : ; : '
* Поиск приводит к ячейке с формулой, в которой находится более двух источников ошибки.
t В этом случае программа не может самостоятельно определить, по какому пути ей следует
идти далее.
j> Встречается ячейка с имеющейся в ней стрелкой слежения. Поэтому прежде, чем исполь-
зовать инструмент Поиск ошибок, необходимо щелкнуть на кнопке Убрать все стрелки; что? :
бы предварительно избавиться от всех стрелок.
* Поиск попадает в ячейку с формулой, содержащей циклическую ссылку (подробнее о цик-
лических ссылках сМ. главу 1 книги ЗЬ- т ? •
Для того чтобы найти все ячейки, которые непосредственно или косвенно используют
формулу в выделенной ячейке, обратитесь к кнопке Зависимые ячейки панели инструмен-
тов Зависимости (этот процесс напоминает поиск всех потомков по генеалогическому
дереву). Процедура нахождения зависимых ячеек с помощью инструмента Зависимые
ячейки схожа с поиском влияющих ячеек с помощью инструмента Влияющие ячейки.
j
298 Книга 3. Формцмх и функции
Каждый раз по щелчку на кнопке Зависимые ячейки отображается набор стрелок, которые
указывают на ячейки следующего уровня зависимости. Чтобы сразу показать непосредст-
венно и косвенно зависимые ячейки, дважды щелкните на кнопке Зависимые ячейки.
После выделения ячейки В9 и двойного щелчка на кнопке Зависимые ячейки одно-
временно отображаются стрелки слежения к непосредственно и косвенно зависимым
ячейкам (рис. 2.8). После третьего щелчка на этой кнопке будут представлены стрелки к
зависимым ячейкам, расположенным на другом рабочем листе.
Как видно из рисунка, сначала отображаются стрелки, направленные из ячейки В9 к
ячейке С12, указывая на то, что именно она является непосредственно зависимой для
ячейки В9. Затем представлена стрелка от ячейки С12 к ячейке Е12. Непосредственно за-
висимая ячейка для С12 является косвенно зависимой для ячейки В9. И наконец, ото-
бражается стрелка от ячейки Е12 к другому рабочему листу этой книги (на что указывает
пунктирная стрелка, ведущая к пиктограмме с изображением рабочего листа).
В Microsoft txcel - пример-2.к15

jj "Форцат . Сежис Дажые ." Окне/. - £праока • 8вядите вопрос V -Я X
• . - ' • ' • • - -
! А, 4* а-
с D " • ' • •' Е F G 1

л
. 1 •-:?
100 15,6!
46" 23!
35Г
181
«81,38в|
Ч40.0ЭЗ! •€81,3861
13 21
•| /займ / инвестиции / платежи / праздники / дата_Хл»ст1^_то*!1< -

Цикл .
/»мс. 2.& Щелчки на кнопке Зависимые ячейки показывают все зависящие ячейки для фор-
мулы в ячейке В9
использование UHcritfu/MeMfia и&ночншс otuurftcu

Если говорить об исследовании генеалогического дерева с помощью инструментов
Влияющие ячейки и Зависимые ячейки, то все проходит удачно до тех пор, пока они ра-
ботают. Однако при появлении формулы, возвращающей ужасное сообщение об ошибке
2. Логические функции и отслеживание оишЗок 299
(например, #ЗНАЧ! или #ИМЯ!), придется вернуться к проверенному инструменту

Источник ошибки (на панели инструментов Зависимости он активизируется кнопкойх
изображением восклицательного знака в ромбе).
Принцип применения инструмента Источник ошибки напоминает одновременное
использование инструментов Влияющие ячейки и Зависимые ячейки. Отличие состоит
в том, что его можно задействовать только в случае присутствия в активной ячейке Такого
сообщения об ошибке, которое возвращается либо неверной формулой, либо ссылкой на
такую формулу. В процессе поиска реальной причины появления сообщения об ошибке
в активной ячейке (помните, что это сообщение распространяется по всем непосредст-
венно и косвенно зависимым ячейкам) отображаются голубые стрелки слежения от всех
влияющих ячеек к исходной неверной формуле, после чего появляются красные стрелки
ко всем зависимым ячейкам, выдающим сообщение об ошибке.
На рис. 2.9 приведен пример рабочего листа после внесения в него некоторых измене-
ний, которые приводят к появлению в ячейках С12 и Е12 сообщения об ошибке #ДЕЛ/0!
(она указывает на то, что где-то когда-то была создана формула, в которой существовала
попытка поделить на ноль, а в мире математики это делать строго воспрещается). Для вы-
явления причины данной ошибки перейдите к ячейке EI2 и щелкните на кнопке Источник
ошибки — активизируется старый проверенный инструмент поиска ошибок.
.^ 1 Фейя Оравкг &D. Bergs'
} ArialCyr .
С12 =В9/В5
В И
1 !
ft
3|
Tl
"si1....
Источник ошибки!
Tj
9 I
ioT
11]
т 13J
#ДЕЛ/0!
14 i
ist
м < "V ' и'/ззйм / инвеаиции / платежи / праздники / дата,'
Готово Цикл
Рис. 2.9. Щелчок на кнопке Источник ошибки отображает все влияющие и зависимые
ячейки для формулы
300 Книга 3. Фо[>мимл и функции
На рис. 2.9 показан результат использования инструмента Источник ошибки (к сожа-

лению, рисунок черно-белый, поэтому трудно сказать, какие стрелки синие, а какие
красные). Обратите внимание, что программа выделила ячейку С12, хотя во время щелч-
ка на кнопке Источник ошибки активной была ячейка Е12. От ячеек В5 и В9 отобража-
ются две голубые стрелки (поверьте, это действительно так) к ячейке С 1 2, указывая на то,
что они являются непосредственно влияющими ячейками.
Как оказалось, Excel попала точно в цель: именно в ячейке С12 находится формула,
содержащая "гнилое яблоко, которое портит весь урожай". Измененная формула в ячейке
С12 представляет собой деление значения ячейки В9 на число в ячейке В5, при этом не вы-
полняется проверка того, что ячейка В5 содержит формулу СУММ, вычисляющую сумму
значений диапазона В2:В4. Напомним: в процессе вычислений подразумевается, что пустая
ячейка содержит значение ноль, поэтому и появляется сообщение об ошибке #ДЕЛ/0!,
которое сразу распространяется на ячейку Е12, использующую в вычислениях результат
формулы из ячейки С12. Таким образом, они также заражаются ошибкой #ДЕЛ/0 ! .
Как только будут разрешены проблемы в исходной формуле и во всех остальных
ячейках исчезнут сообщения об ошибке, Excel автоматически конвертирует красные
стрелки (показывающие путь распространения ошибки) в обычные голубые, которые
всего лишь указывают на то, что модифицированные ячейки зависят от формулы, содер-
жавшей исходную ошибку. Затем можно убрать с рабочего листа все стрелки слежения,
щелкнув на кнопке Убрать все стрелки.
Последняя кнопка на панели Зависимости — инструмент Вычислить формулу,

который активизирует окно Вычисление формулы. В этом окне можно произвести по-
шаговое вычисление формулы и просмотреть текущее значение, которое возвращает ка-
ждая ее часть. Довольно часто такой инструмент оказывается полезным для обнаружения
проблем, препятствующих корректному вычислению формулы.
Чтобы начать пошаговое вычисление формулы, щелкните на кнопке Вычислить
формулу на панели инструментов Зависимости (или выполните команду СервисОЗави-
симости формул°=>Вычислить формулу). Откроется диалоговое окно Вычисление
формулы (Evaluate formula), в котором в поле Вычисление (Evaluation) отображается
содержимое формулы активной ячейки.
Для того чтобы программа вычислила первое выражение или операнд формулы
(подчеркнутое в поле Вычисление) и заменила его на полученное значение, щелкните на
кнопке Вычислить (Evaluate). Если данное выражение использует аргумент или операнд,
который сам по себе является результатом других вычислений, отобразите это выражение
или формулу, щелкнув по кнопке Шаг с заходом (Step In) (рис. 2.10), а затем вычислите
его результат, щелкнув на кнопке Вычислить. Далее вернитесь к вычислению выражения
в исходной формуле, щелкнув на кнопке Шаг с выходом (Step Out).
По завершении процесса вычисления первого выражения будет подчеркнуто следую-
щее выражение в формуле (с учетом порядка вычислений), которое можно заменить на
его результат щелчком на кнопке Вычислить. Завершив вычисления всех выражений и
операндов текущей формулы, закройте окно Вычисление формулы, щелкнув на кнопке
Закрыть (Close), расположенной в нижнем правом углу окна.
Логические функции it отслеживание оиш&ж 30?
Для просмотра результата вычисления подчеркнутого выражения нажните кнопку

"Вычислить*. Последний полученный результат отображается курсивом.
Рис. 2. 10. Вычисление формулы по частям в диалоговом

окне Вычисление формулы
Вместо использования диалогового окна Вычисление формулы, откройте

Окно контрольного значения и поместите в него все интересующие формулы.
Все,, что вам остается делать, — это следить за текущими результатами, возвра-
щаемыми группой связанных формул рабочей книги. Окно контрольного зна-
чения позволяет наблюдать за процессом внесения изменений в исходные дан-
ные (даже если эти данные расположены на различных листах рабочей книги).
п/гове/гки
Каждый раз при появлении ошибки в формуле, отличной от #Н/Д (в табл. 2.1 пред-
ставлены все типы сообщений об ошибке в формуле), в левом верхнем углу ячейки,
содержащей формулу с ошибкой, отображается индикатор ошибки (треугольной фор-
мы). При активизации ячейки слева от нее появляется кнопка с пиктофаммой инстру-
мента Источник ошибки. При наведении на эту кнопку указателя мыши справа от него
появится стрелка, предназначенная для отображения меню, а под ней — всплывающая
подсказка, поясняющая причину возникновения ошибки.
Щелчок мыши на стрелке "вниз" активизирует ниспадающее меню, верхним элемен-
том которого является имя ошибки, а далее располагаются следующие команды.
4 Справка по этой ошибке (Help on This Error) — открывает окно справки (Help),
содержащее информацию об ошибке в активной ячейке.
• Показать этапы вычисления (Show Calculations Steps) — открывает диалоговое окно
Вычисление формулы, в котором можно произвести поэтапное вычисление всех
выражений и операндов формулы.
» Пропустить ошибку (Ignore Error) — игнорирует ошибку, а также убирает индика-
тор ошибки и переключатель из ячейки.
* Изменить в строке формул (Edit in Formula Bar) — переходит в режим редактирова-
ния и устанавливает курсор в конец формулы в строке формул.
» Параметры проверки ошибок (Error Checking Options) — открывает диалоговое ок-
но Параметры (Options) с единственной вкладкой Контроль ошибок (Error
Checking), в которой можно изменить настройки, используемые при проверке ра-
бочего листа на наличие ошибок в формулах.
302 Книга 3. Формцмл и функции
* Показать панель аудита формул (Show Formula Auditing Toolbar) — активизирует

панель инструментов Зависимости.
Если вы выберете в раскрывающемся меню элемент Параметры проверки ошибок
или откроете диалоговое окно Параметры (Сервис^Параметры) и щелкнете на вкладке
Проверка ошибок, будут отображены текущие параметры проверки ошибок в Excel
(рис. 2.11). На этой вкладке можно установить следующие параметры проверки рабочего
листа на наличие ошибок.
• Включить фоновую проверку ошибок (Enable Background Error Checking). Этот фла-
жок позволяет проверять рабочий лист в фоновом режиме. Кроме того, при уста-
новленном флажке можно изменить цвет индикатора (маленького треугольника в
верхнем левом углу (обычно он зеленого цвета)), выбрав для него новый цвет в па-
литре Цвет отображения ошибок (Error Indicator Color's).
« Сброс пропущенных ошибок (Reset Ignored Errors). Кнопка для возвращения инди-
катора об ошибке и кнопки во всех ячейках, из которых они были убраны коман-
дой Пропустить ошибку (Ignore error).
• Вычисление формулы вызывает ошибку (Evaluate to Error Value). Если активизиро-
ван этот флажок, для всех ячеек, содержащих сообщение об ошибке, будут уста-
новлены индикатор об ошибке и предупреждающая кнопка.
* Текстовая дата с двузначным годом (Text Date with 2 Digit Years). Если установлен
этот флажок, то все данные, которые содержат в текстовом формате дату, пред-
ставляющую год двумя цифрами, считаются ошибочными, и для них устанавлива-
ется индикатор об ошибке и предупреждающая кнопка.
« Число сохранено как текст (Number Stored as Text). Если установлен данный фла-
жок, числа, введенные в текстовом формате, считаются ошибкой.
» Несогласующаяся формула в области (Inconsistent Formula in Region). Если уста-
новлен этот флажок, любая формула, отличающаяся от остальных формул в одном
диапазоне рабочего листа, будет считаться ошибкой.
i tj.ui6oK ;
Параметры
Е Включить фоновую проверку оимбок [ £брос пропущеннмхошибок
Цвет отображения ошибок: [ Авто х]
Проверять наличие следующих ошибок

и вычисление формулы вызывает ошибку
Е текстовая дате с 2-значмым годом
[v] числа сохранено как текст
Е несогласующаяся формула в области
0 формула не охватывает смежные ячейки
Е не заблокирована ячейка, содержащая формулу
Q формула ссылается на пустые ячейки
В ошибки при проверке данных в списках
Рис. 2.11. Изменение настроек на вкладке Проверка ошибок диалого-

вого окна Параметры
2. Логические функции и ыйслеживание ошибок 303
Формула не охватывает смежные ячейки (Formula Omits Cells in Region). Если уста-
новлен указанный флажок, формула, не включающая определенные ячейки из
диапазона, считается ошибочной, и для нее устанавливается индикатор об ошибке
и предупреждающая кнопка.
Не заблокирована ячейка, содержащая формулу (Unlocked Cells Contain Formulas).
Если установлен этот флажок, то формула, ячейки которой остаются не заблоки-
рованными при установке защиты рабочего листа, считается ошибкой (подробнее
о защите рабочего листа см. главу 3 книги 4).
Формула ссылается на пустые ячейки (Formulas Referring to Empty Cells). Если уста-
новлен данный флажок, формула, ссылающаяся на пустые ячейки, считается
ошибочной.
сооЗьцений о£ otuutfice n/tu

на нечсинь
Что делать, если необходимо распечатать документ, но нет времени на поиск всех по-
тенциальных ошибок в формулах и их устранение? В этом случае рекомендуется не ото-
бражать сообщения об ошибках при выводе на печать.
Для этого перейдите на вкладку Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы
(Page Setup), выполнив команду Файл^Параметры страницы (File^Page Setup).
Вы также можете щелкнуть на кнопке Страница (Setup) в окне Предварительный
просмотр (Print Preview) (ФайлОПредварительный просмотр (FileOPrint Preview)).
Затем щелкните на раскрывающемся списке Ошибки ячеек как (Cell Errors As). Значе-
ние, установленное по умолчанию "на экране" (displayed), подразумевает, что при выводе
на печать все сообщения об ошибке будут выглядеть на бумаге точно так же, как в рабо-
чем листе. Кроме того, в списке содержатся элементы, которые указывают программе на
необходимость избавления от сообщений об ошибке в печатаемом документе.
» Выберите <нет> (blank), чтобы заменить на печати все сообщения об ошибке пус-
тыми ячейками.
* Выберите <-->, чтобы заменить на печати все сообщения об ошибке двумя дефи-
сами.
» Выберите <#Н/Д>, чтобы заменить на печати все сообщения об ошибке (за исклю-
чением #Н/Д) на сообщение #Н/Д (которое рассматривается как сообщение об
ошибке при выборе элементов <нет> или <-->).
Помните, что замена сообщения об ошибке пустой ячейкой, двумя дефисами

или #Н/Д никоим образом не влияет на ошибку в рабочем листе; подобная
замена повлияет только на распечатываемый документ. Перед выводом стра-
ницы на печать просмотрите ее в окне предварительного просмотра
(Файл ^Предварительный просмотр), чтобы увидеть, какой эффект дает вы-
бор того или иного пункта списка Ошибки ячеек как. Не забудьте вернуться к
элементу "на экране", если решили вывести на печать вариант рабочего листа
со всеми находящимися на нем ошибками.
Люва 3. Функции qatnM и времени
гмиве...
•S Понятие даты и времени в Excel
S Создание формул; вычисляющих истекшее время
•S Использование функций даты
•S Использование функций времени
[ оздание формул, использующих данные в формате даты и времени, может оказать-

^^ ся несколько затруднительным, если не знать, как данные такого типа представле-
ны в Excel. Владея подобной информацией, вы сможете свободно применить многие
функции даты и времени, которые предлагаются программой.
Настоящая глава предлагает краткий обзор числового представления данных в фор-
мате даты и времени их использования для создания простейших формул, вычисляющих
интервал времени. Кроме того, будут рассмотрены встроенные функции даты и времени,
в том числе и доступные после установки надстройки Analysis ToolPak.
qatHM u #fieMenu
В Excel данные в формате даты и времени, введенные в ячейки рабочего листа,
представлены не так, как обычная текстовая информация (подробнее о вводе чисел в
.электронные таблицы см. главу 1 книги 2). Любая введенная информация, которая на-
поминает по виду один из форматов даты и времени, используемый в Excel, автоматиче-
ски конвертируется для внутреннего применения программой в действительное число.
Если ввести дату, это число будет отображать количество дней, прошедших с 1 января
1900 г. Указанная дата имеет порядковый номер 1; 2 Января 1900 г. — порядковый но-
мер 2 и т.д. Если ввести время, это число будет представлять десятичную дробь, которая
соответствует времени, прошедшему с полночи (число 0,00000000); таким образом,
12:00:00 (полдень) соответствует 0,50000000; а 23:00:00 — число 0,95833333 и т.д.
До тех пор, пока вводимые данные отвечают имеющемуся формату даты и времени,
программа будет переводить их в соответствующие числовые значения для даты и време-
ни. Если вы вводите данные в текстовом формате (впереди ставится апостроф) или им-
портируете их в рабочий лист в текстовом формате, вам самостоятельно придется позабо-
титься о переводе этих данных в числовые значения для даты и времени, чтобы в Даль-
нейшем можно было создавать формулы даты и времени, использующие эти данные.
изменение /гегионсиьн.ых. H-aanfioeic

Изначально в Excel не установлено автоматическое распознавание европейского
формата даты, в котором число предшествует месяцу и году, например, 6.11.1969 обозна-
чает 6 ноября 1969 г., а не 11 июня 1969 г. При работе с электронными таблицами, в кото-
рых применяется европейская система записи дат, необходимо установить региональные
настройки в Windows таким образом, чтобы формат Краткое представление даты (Short
306 Книга 3. tpofiMfAM. и функции
Date) в таких программах Windows, как Excel и Word, использовал форму краткой записи
даты д/м/гг (день, месяц, год), а не установленную по умолчанию форму м/д/гг
(месяц, день, год).
Внести изменения в формат даты можно следующим образом.
1. Щелкните на кнопке Пуск панели задач, а затем — на элементе Панель управления.
Откроется Панель управления в режиме Выбора категории (Category).
2. Щелкните на ссылке Дата, время, язык и региональные стандарты (Date,
Time, Language and Regional Options).
Откроется диалоговое окно Дата, время, язык и региональные стандарты.
3. В этом диалоговом окне щелкните на ссылке Изменение формата отображения
чисел, даты и времени (Change the Format of Numbers, Dates and Times).
Откроется диалоговое окно Язык и региональные стандарты (Regional and
Language Options). Если Панель управления открывается в классическом виде
(в котором доступ ко всем панелям осуществляется через их ярлыки), диалоговое
окно Язык и региональные стандарты можно открыть гораздо проще, дважды
щелкнув на его ярлыке на Панели управления.
4. Щелкните на кнопке Настройка (Customize), расположенной справа от поля с текущим
установленным форматом. Как правило, вначале устанавливается формат Английский
(English).
Откроется диалоговое окно Настройка региональных параметров (Customize
Regional Options).
5. В этом окне щелкните на вкладке Дата (Date).
6. Щелкните в поле со списком Краткий формат (Short Date Format) и введите в его
текстовое поле новый формат для записи даты д/м/гг.
Этот формат даты необходимо ввести вручную, поскольку в региональных установ-
ках для некоторых стран (например США) данный формат не включается автомати-
чески в раскрывающийся список. После ввода вручную европейский формат записи
даты становится элементом списка, и его можно использовать в дальнейшем.
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Настройка региональ-
ных параметров, а затем — на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Язык и
региональные стандарты.
8. Закройте Панель управлений, щелкнув на кнопке Закрыть, расположенной в
верхнем правом углу окна.
Если вы изменили краткий формат даты в Панели управления, при следующем
открытии Excel автоматически будет использоваться форма записи даты д/м/гг (так,
например, 3/5/02 означает 3 мая 2002 года, а не 5 марта 2002 года).
При работе с электронными таблицами, в которых применяется формат

"месяц-день-год", не забудьте установить краткий формат даты в состояние
м/д/гг в Windows 98 в диалоговом окне Свойства: язык и стандарты, а в
Windows XP — в диалоговом окне Настройка региональных параметров.
Также обязательно перезапустите Excel, чтобы произведенные изменения
вступили в действие.
7ла£аЗ. Функции qaiKirt. и в[юиени 307
Создание cpofuutfj., вычисляющих имне^ал в[гемени

Большинство формул даты, которые создаются в Excel, предназначены для вычисле-
ния количества дней или лет между двумя датами. В таких случаях строится простая
формула, в которой из более ранней даты вычитается более поздняя.
Например, если в ячейке В11 находится дата 25.4.75, а в ячейке С11 — 3.6.02, для под-
счета количества дней в интервале между указанными датами в ячейке D11 постройте
следующую формулу:
=С11-В11
В результате вычисления в ячейке D11 будет находиться число, равное количеству дней,
прошедших с 25 апреля 1975 года по 3 июня 2002 года. Единственной проблемой является
тот факт, что программа Excel применит формат даты, используемый для ячеек В11 и С11,
к полученному результату, ивячейкеОП будет находиться значение 8.2.1927.
Чтобы представить результат в виде целого числа, преобразуйте его в иной числовой
формат. Например, если использовать для ячейки D11 общий формат (просто нажав
комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+~>), результат будет представлен в более понятном
виде: 9901.
Если необходимо, чтобы результат отображал не количество дней, а число
лет, разделяющих две даты, полученную разность следует поделить на число
дней в году. Введите следующую формулу в ячейку Е11: =011/365. Получен-
ный результат 27,12603 можно округлить до 27, щелкнув на кнопке
Уменьшение разрядности (Decrease Decimal), расположенной на панели ин-
струментов Форматирование (Formatting) — вы должны добиться того, чтобы
в ячейке оказалось необходимое значение.
Лоан/гоение epofiMtjA, вмчисллкнцих ишйе^си в/гемени

В некоторых электронных таблицах используются формулы, которые помогают вычис-
лить промежуток времени между начальной и конечной датой. Предположим, существует
таблица, в которой находится информация о времени начала и окончания работы почасо-
вых служащих. Для начисления дневной и месячной зарплаты этим работникам необходи-
мо вычислить количество часов и минут, прошедших за данный период времени.
Чтобы определить длительность рабочего дня, необходимо построить формулу,
в которой от времени окончания рабочего дня отнимается время его начала. Предполо-
жим, в ячейке В14 содержится время начала работы служащего, а в ячейке С14 — время
окончания рабочего дня. Тогда для вычисления продолжительности рабочего дня необ-
ходимо в ячейке D14 создать следующую формулу:
=С14-В14
В ячейке D14 будет находиться результат в формате времени, отображающий, какую
часть от суток (24 часов) составляет рабочий день. Если, например, в ячейке В14 находится
значение 9:15 AM, а в ячейке С14 — 3:4 5 РМ, результатом формулы в ячейке D14 будет
6 : 3 0 AM
Чтобы конвертировать полученный результат в формате времени в эквивалентное ему

числовое значение, задайте для ячейки D14 общий формат (<Ctrl+Shift+~>). Тогда значе-
ние в ячейке примет вид 0,270833.
Книга 3. и функции
Эта десятичная дробь показывает, какую часть от суток занимает рабочий день.
Чтобы узнать, сколько длится рабочий день в часах, необходимо умножить полученную
десятичную дробь на 24 (т.е. =D14*24), что после применения к ячейке общего формата
(<Ctrl+Shift+~>) даст 6,5 часа.
использование функций
В Excel содержится ряд встроенных функций для работы с данными в формате време-
ни, которые можно использовать в электронных таблицах. После установки и запуска
надстройки Analysis ToolPak (см. главу 3 книги 1) становятся доступными дополнитель-
ные функции даты — многие из них специально разработаны для пятидневной рабочей
недели (и исключают из вычислений выходные дни).
Сегоунл
Функция СЕГОДНЯ (TODAY) — самая простая функция даты. Она не имеет аргумен-
тов и всегда вводится следующим образом:
=СЕГОДНЯ ( )
В результате выполнения этой функции программа возвращает в ячейку текущую

дату, используя следующий формат: 2 3 . 0 7 . 2 0 0 3 .
Помните, что число, введенное в ячейку с помощью функции СЕГОДНЯ, не

является статическим значением. При открытии рабочего листа, содержа-
щего данную функцию, происходит ее пересчет, и в ячейку передается теку-
щее значение даты. Это значит, что не следует применять функцию СЕГОДНЯ
в документах (например, в платежных поручениях), где введенная дата долж-
на оставаться постоянной.
Если вы используете функцию СЕГОДНЯ и решили сделать текущую дату по-

стоянной величиной, необходимо преобразовать указанную функцию в чи-
словое значение. Для данных отдельной ячейки это можно сделать следую-
щим образом: сначала выделите ячейку и нажмите <F2> для перехода в режим
редактирования, затем нажмите <F9>, чтобы заменить функцию СЕГОДНЯ в
строке формул значением текущей даты в числовом формате, а после нажми-
те <Enter>, чтобы поместить полученное число в ячейку. Вы сможете выпол-
нить подобное преобразование для диапазона ячеек, если сначала выделите
диапазон, затем скопируете его в буфер обмена (<Ctrl+C>). После этого
немедленно вставьте вычисленные значения в ячейки этого же диапазона
(используйте команду Правка^Специальная вставка (EditoPaste Special)).
В открывшемся диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special) уста-
новите переключатель Значения (Values) и щелкните на кнопке ОК.
2ЛЖЛ и ЯЛЖЛЗЯЛЧ
Функция ДАТА (DATE) имеет аргументы год, месяц и день и возвращает значение даты
в числовом формате. Синтаксис этой функции следующий:
ДАТ А ( год ; ме сяц ; день)
Злава 3. Функции qatfrbt и в/гемени 309
Данная функция применяется при работе с таблицами, в которых разные части даты
расположены в различных столбцах (пример такого рабочего листа приведен на рис. 3.1).
В подобном случае можно воспользоваться функцией ДАТА для объединения информа-
ции из трех столбцов. В дальнейшем вы имеете возможность применить полученные
данные при сортировке и фильтрации (подробнее о сортировке и фильтрации данных
см. книгу 6).
Функция ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE) возвращает как результат значение даты в число-
вом формате, если дата введена или импортирована в электронную таблицу в текстовом
формате. В дальнейшем это число можно применять в вычислениях. Данная функция
использует единственный аргумент:
ДАТАЗНАЧ(дата_как_текст)
Предположим, что в ячейку В12 введено значение '5/21/2003.

Его можно конвертировать в значение даты в числовом формате, используя функцию
ДАТАЗНАЧ следующим образом:
ДАТАЗНАЧ(В12)
-
Программа вернет в ячейку С12 порядковое значение 37762, которое можно конвер-
тировать в понятное представление даты с помощью одного из имеющихся в Excel фор-
матов даты (<Ctrl+1>).
G Microsoft Excel - пример 2.xls Г_~|Е1Рх]

CSPB
Wi^•*iT^T- *
Даипл Окно g^BBK» 3K&-T- КОООС , . 6> X
1|
**'су
s
шйц^^^ джАЖЖшльаш^л'^Ду! ." ••.•;. •••;
А | В ••• ] . С Г : У] | Е i F I G —
1
2 День Месяц Год Дата \
щ 1967| 15.02.671
4 23 7! 1938! 230738!
.1.. 6 111 1969: 06.11.69!
6 6 1! 1954! 0601.54:
J_ 13 3; 1998! 13О398:
8 30 7! 1995: 3007.95
.1. 14: 5 2000: 14.0500
10 121 12'; 2002; '... '!"!"" 12:12:02! "31.1.
11
12
13
14
15
16
17
18
19
.ж!, _. 1
и < > и ^,<ишежи.,Л праздники Хдата/Лиа!/ почасовая оплата /-]<;•.::". •::...•:;;..::•:: ». Г
i
Рмс. J. /. Использование функции ДАТА для объединения информации трех различных
столбцов в одно целое
3/0 Книга 3. tyoftMtfMt и функции.
Значения функций ДАТА и ДАТАЗНАЧ необходимо конвертировать в их

вычисленные числовые эквиваленты, чтобы их можно было использовать
впоследствии при сортировке и фильтрации. Если требуется выполнить пре-
образование для отдельной ячейки, сначала выделите ячейку и нажмите
<F2>, чтобы перейти в режим редактирования, затем нажмите <F9>, чтобы
заменить в строке формул значение функции на ее вычисленный числовой
эквивалент и, наконец, нажмите <Enter>, чтобы поместить полученное число
в ячейку. Для выполнения подобного преобразования диапазона ячеек сна-
чала выделите этот диапазон, затем скопируйте его в буфер обмена (<Ctrl+C>)
и быстро вставьте вычисленные значения в ячейки этого же диапазона
(выполните команду Правка^Специальная вставка, в открывшемся диало-
говом окне Специальная вставка установите переключатель Значения, затем
щелкните на кнопке ОК).
2)£НЬ, 2£Ш№2), М£СЩ и 702)

Все функции — ДЕНЬ (DAY), ДЕНЬНЕД (WEEKDAY), МЕСЯЦ (MONTH) и ГОД (YEAR) —
возвращают как результат только часть даты в числовом формате, заданной в качестве аргу-
мента этих функций.
» ДЕНЬ (дата_как_число) преобразует дату в день месяца (число от 1 до 31).
» ДЕНЬНЕД (дата_как_число; [тип]) преобразует дату в день недели (число от 1 до 7
или от 0 до 6). Параметр тип определяет тип отсчета недели и задается числом от 1
до 3. Если аргумент тип равен 1 (или не указан), используется первый тип отсчета,
при котором воскресенье — первый день недели, а суббота — седьмой; если аргумент
тип равен 2, применяется второй тип отсчета, при котором первый день недели —
понедельник, а седьмой — воскресенье; если аргумент тип равен 3, используется
третий тип отсчета, при котором понедельник имеет значение 0, а воскресенье — 6.
» МЕСЯЦ (дата_как_число) преобразует дату в порядковый номер месяца (число от 1
до 12).
* ГОД (дата_как_число) преобразует дату в год (число от 1900 до 9999).
Например, результатом вычислений по следующей функции ДЕНЬ
ДЕНЬ(ДАТА(04;4,-15))
будет число 15. Если вместо нее использовать функцию ДЕНЬНЕД
ДЕНЬНЕД(ДАТА(04;4,-15)),
результатом будет число 6, которое соответствует пятнице (поскольку аргумент тип
не определен, применяется первый тип отсчета недели, при котором воскресенье рав-
но 1, а суббота— 7). Для этой даты можно также воспользоваться функцией МЕСЯЦ
- . м- •
МЕСЯЦ(ДАТА(04;4;15))
Тогда она возвратит число 4. Если эту дату подставить в функцию ГОД
ГОД(ДАТА(04;4,-15)),
ее результатом будет 1904 (вместо 2004).

ТмгваЗ. Функции qcuKbi и gft&uenu 3ff
Это означает, что при использовании какого-либо года двадцать первого

столетия как аргумента функции ДАТА необходимо ввести все четыре цифры
этого года, т.е. в данном случае
ДАТА(2004;4;15)
Функция год используется для вычисления разницы в годах между двумя датами.
Например, если в ячейке В 12 находится значение 23.07. 1938, а в ячейке С12 — 23.07.2003,
то следующая формула, использующая функцию ГОД, вычислит разделяющий эти даты
временной интервал в годах:
=ГОД(С12) -ГОД(В12)
Результатом будет значение 05.03.1900, равное 65, если для него использовать общий
числовой формат (<CTRL+Shift+~>):
Не обращайтесь к этим функциям для данных в текстовом формате. Чтобы

быть уверенным в правильности полученного результата, сначала всегда при-
меняйте функцию ДАТАЗНАЧ для конвертирования текстовых данных и толь-
ко после этого используйте функции ДЕНЬ, ДЕНЬНЕД, МЕСЯЦ или год.
Функция ДНЕЙЗ 6 О (DAY360) в качестве результата возвращает количество дней меж-

ду двумя датами на основе 360-дневного года ( 1 2 месяцев по 30 дней). Функция ДНЕЙЗ 6 О
использует следующие аргументы:
ДНЕЙ360 (начальная_дата; конечная_дата ; [метод] )
Аргументы функции начальная _dama и конечная_дата могут быть либо датами в чи-
словом формате, либо ссылками на ячейки, содержащие данные. Параметр метод может
принимать значение либо ИСТИНА, либо ложь, в зависимости от того, какой метод вы-
числений используется (европейский или американский, соответственно).
» Американский (NASD) метод (ЛОЖЬ или аргумент метод опущен). При использова-
нии данного метода следует учитывать следующее: если начальная дата является
31-м числом месяца, она полагается равной 30-му числу того же месяца; если ко-
нечная дата является 31-м числом месяца и начальная дата меньше, чем 30-ое чис-
ло, конечная дата полагается равной 1-ому числу следующего месяца. В против-
ном случае конечная дата полагается равной 30-му числу того же месяца.
* Европейский метод (аргумент метод имеет значение ИСТИНА). Начальная и конеч-
ная даты, которые приходятся на 31-ое число месяца, полагаются равными 30-му
числу того же месяца.
''',•".
Функции qafnto natcerfia dncdijsis foolPak
При активизации надстройки Analysis ToolPak в Excel в диалоговое окно Мастер
функций — шаг 1 из 2 (Insert function) в категорию Дата и время добавляется шесть но-
вых функций (подробнее об установке и активизации надстройки Analysis ToolPak
см. главу 3 книги 1 ). Эти функции расширяют возможности работы с данными в формате
даты и времени, особенно с теми, которые представляют собой обычную пятидневную
рабочую неделю.
312 Книга 3. cpofiMifAbt и функции
Обратите внимание, что при наборе вручную функций из пакета Analysis

ToolPak в Excel не отображается подсказка по требуемым аргументам (как это
происходит при вводе встроенных в Excel функций). Поэтому лучше вводить
такие функции с помощью инструмента вставки функций, в этом случае в
диалоговом окне Аргументы функции (Function Arguments) можно узнать,
какие аргументы использует функция.
Функция ДАТАМЕС (EDATE) как результат возвращает ту дату в числовом формате,

которая отстоит на заданное количество месяцев вперед или назад от даты, заданной в
аргументе начальная _дата. Функция ДАТАМЕС применяется для быстрого нахождения
даты в определенном интервале в прошлом или будущем (например, три месяца до кон-
кретной даты или месяц после нее).
Функция ДАТАМЕС использует два аргумента:
ДАТАМЕС (начальная_дата; месяцы)
Аргумент начальная _dama задает дату в числовом формате, которая принимается за
точку отсчета. Аргументу месяцы присваивается положительное значение для вычисления
будущего значения даты или отрицательное для вычисления прошедшей даты. Этот це-
лочисленный аргумент определяет, на сколько месяцев относительно исходной даты
сдвинуто искомое значение.
Предположим, в ячейку введена следующая функция ДАТАМЕС:
ДАТАМЕС (ДАТА ( 2 0 04 ; 1 ; 3 1 ) ; 1 )
Результатом будет дата в числовом формате 38046, которая при преобразовании ее в

формат даты примет вид 29.02.2004.
Функция КОНМЕСЯЦА ((EOMONTH) — конец месяца) как результат возвращает дату в

числовом формате для последнего дня месяца, который отстоит на определенное количе-
ство месяцев от даты, заданной в аргументе начальная _dama. Эту функцию можно ис-
пользовать для быстрого нахождения последнего дня месяца в прошлом или будущем,
чтобы определить временной интервал.
Предположим, что в ячейку введена следующая функция КОНМЕСЯЦА:
КОНМЕСЯЦА (ДАТА (2 00 0, -1;1) ;1)
Результатом будет дата в числовом формате 36585, которая при конвертировании ее в
формат даты примет вид 29.02.2000.
Функция ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS) как результат возвращает количество

рабочих дней во временном интервале, определяемом аргументами начальная_дата
и конечная_дата.
ЧИСТРАБДНИ (начальная_дата; конечная_дата ; [праздники])
7ла£аЗ. Функции qcuZbt и €fieMenu 313
Также, используя эту функцию, можно определить диапазон ячеек в рабочем листе
или массив констант, которые в качестве аргумента праздники задают список государст-
венных и негосударственных праздников, являющихся выходными днями. В этом случае
Excel будет исключать праздники из числа рабочих дней в интервале, задаваемом аргу-
ментами начальная_дата и конечная_дата.
Работа данной функции проиллюстрирована на рис. 3.2. В диапазоне ячеек ВЗ:В12 соз-
дан список праздников, отмечаемых в 2003 году. Затем в ячейку Е4 была введена функция
=ЧИСТРАБДНЙ(31.12.2002;31.12.2003;ВЗ:В12)
Она вычисляет общее количество рабочих дней в период с 31 декабря 2002 г. по

31 декабря 2003 г. (всего 262 рабочих дня) и затем отнимает от полученного результата
число праздников, не совпавших с выходными днями. Итоговое количество рабочих
дней в период с 31 декабря 2002 г. по 31 декабря 2003 г. составляет 257 дней (часть празд-
ников выпадает на выходные).
Список праздников
Праздник
Новый год 01.01,04] (Рабочих дней в 2004 г
Н Рождество (Рабочих дней без учета праздников
Меадународный женский ден(
Пасха
Праздник весны и труда l.p5.d
2-е мая OZ05XI4J
День Победы
Троица 30.05.04!
День Конституции
День независимости 24.0804!
дата /Лисп / почасовая оплата../ J.J1
Рис. 3.2. Использование функции ЧИСТРАБДНИ для вычисления числа рабочих дней
в заданном временном интервале
Функция НОМНЕДЕЛИ (WEEKNUM) как результат возвращает порядковый номер не-

дели, в которой находится заданная дата. Эта функция использует следующие аргументы:
НОМНЕДЕЛИ(дата_как_число; [тип])
Аргумент дата_как_число задает дату, для которой определяется номер содержащей
ее недели. Параметр тип принимает значение 1 или 2 и определяет тип отсчета недели:
1 (или аргумент опущен) подразумевает, что новая неделя начинается с воскресенья и
3/У Книга 3. tyofiMUAbtu функции
дни недели нумеруются от 1 до 7, а 2 — что новая неделя начинается с понедельника и

дни недели нумеруются от 1 до 7.
Например, результатом функции
=НОМНЕДЕЛИ( ДАТА (2003;!, -19) )
является число 4, т.е. 19 января 2003 г. Эта дата находится в четвертой неделе года, при
условии, что первым днем недели считается воскресенье (19 января 2003 г. — воскресе-
нье). Обратите внимание: если аргументу тип присвоить значение 2, функция возвратит
число 3, поскольку 19 января 2003 г. выпадает на последний день третьей недели (при ус-
ловии, что неделя начинается с понедельника).
Функция РАБДЕНЬ (WORKDAY) применяется для нахождения даты, отстоящей на

определенное количество рабочих дней от заданной даты. Эта функция использует сле-
дующие аргументы:
WORKDAY ( на чальная_да та; дни; [праздники] )
Аргумент начольноя_дата представляет собой дату в числовом формате, относительно
которой вычисляется искомая дата. Аргумент дни задает количество рабочих дней, на кото-
рое искомая дата отличается от начальной_даты. При положительном значении аргумента
дни эта дата следует за исходной, а при отрицательном — предшествует ей. Параметр празд-
ники — это массив констант или диапазон ячеек, содержащих даты праздников, которые
необходимо исключить из вычислений (если они выпадают на рабочие дни).
Предположим, вы должны определить дату для отчета, которая следует через
30 рабочих дней после 30 января 2003г., используя список праздников, занесенный в
ячейки диапазона ВЗ:В11 (рис. 3.2). Для выполнения подобных вычислений создайте
РАБДЕНЬ (ДАТА (2003;!, -19) ;30;ВЗ:В11)
Результатом вычисления станет число 37697, которое при конвертировании в формат
даты будет преобразовано в 17 марта 2003 г.
Функция ДОЛЯГОДА (YEARFRAC) позволяет вычислить, какая часть года заключает-

ся между двумя заданными датами. Функцию ДОЛЯГОДА можно использовать для опре-
деления соотношения прибыли за определенный период года к прибыли за весь год.
Функция ДОЛЯГОДА использует следующие аргументы:
ДОЛЯГОДА(началъная_дата;конечная_дата;[базис])
,> Параметр базис может принимать значения от 0 до 4. Он определяет метод вычисле-
ния дня, используемый при подсчете годовой доли.
* 0 (или опущен) — способ вычисления дня основывается на американском методе
NASD 30/360 (подробнее см. раздел о функции ДНЕЙ360 ранее в этой главе).
« 1 — основывается на отношении фактически дней/фактическая длина года.
* 2 — основывается на отношении фактически дней/360.
Jjia£a3. Функции усиЯы и в{и>менм 315

» 4 — основывается на европейском методе 30/360 (подробнее см. раздел о функции
ДНЕЙ360 ранее в этой главе).
Например, для того чтобы вычислить, какую часть 2003 года составляет период с
1 5 октября 2003 г. по 3 1 декабря этого же года, используйте следующую функцию ДОЛЯГОДА:
=ДОЛЯГОДА (ДАТА (2003 ; 10 ; 15 ) ; ДАТА (2003 ; 12 ; 31) ; 2 )
Результатом будет число 0,213889, указывающее, что заданный период составляет

приблизительно 2 1 % года.
Функций для'работы с данными в формате времени в Excel несколько меньше, чем

функций для работы с данными в формате даты. Однако, как и функции даты, функции
времени конвертируют текстовые данные, представляющие время суток, в данные вре-
мени в числовом формате. Их можно использовать в дальнейших вычислениях. Кроме
того, существуют функции для объединения различных частей времени в единое значе-
ние времени в числовом формате и функции для выделения часов, минут и секунд из за-
данного значения времени.
• . . .. . . ' '
сейчлс
Функция СЕЙЧАС (NOW) как результат возвращает текущее время и дату, используя
значение встроенных в компьютер часов. Функция СЕЙЧАС может использоваться для
выставления на рабочем листе отметок о дате и времени работы с ним. Как и функция
СЕГОДНЯ, функция СЕЙЧАС не использует аргументы и автоматически пересчитывается
при каждом открытии рабочего листа.
=СЕЙЧАС ( )
При вводе в ячейку функции СЕЙЧАС программа размещает дату в первом формате да-
ты перед текущим временем в 24-часовом формате времени. Например, если на момент
пересчета функции СЕЙЧАС текущей датой было 23 июля 2004 г., а текущим временем —
1:44 РМ, в ячейке появится следующий результат: 23 . 07 .2004 13 :44.
Обратите внимание на то, что комбинированный формат дата/время, кото-

рый использует функция СЕЙЧАС, является пользовательским числовым
форматом. Чтобы применить другой формат дата/время для представления
результата функции СЕЙЧАС, необходимо создать свой пользовательский
формат и задать его для ячейки, содержащей данную функцию (подробнее о
создании пользовательских числовых форматов см. главу 2 книги 2).
3 76 /бшш 3. tyofiMifM* и функции
и
Функция ВРЕМЯ (TIME) как результат возвращает десятичную дробь, представляю-
щую время в числовом формате. Результат принимает значения в интервале от 0 до
0,99999999, который соответствует временному интервалу от 0:00:00 (12:00:00 AM) до
23:59:59 (11:59:59 РМ). Функцию ВРЕМЯ можно использовать для объединения в единое
значение времени в числовом формате значений часов, минут и секунд, расположенных в
различных ячейках.
Функция ВРЕМЯ использует следующие аргументы:
-
ВРЕМЯ (ч а сы; минуты; секунды)
В качестве аргумента часы применяется целое число от 0 до 23 (любое число, боль-

шее 23, будет разделено на 24, и в качестве аргумента часы будет использоваться остаток
от деления). В качестве аргументов минуты и секунды применяются целые числа от О
до 59 (любое число, большее 59, которое используется как аргумент минуты, будет пре-
образовано в часы и минуты, а любое число, большее 59, которое применяется в качестве
аргумента секунды, будет преобразовано в соответствующие часы, минуты и секунды).
Например, если ячейка A3 содержит 4, в ячейке ВЗ находится 37, в ячейке СЗ — 0 и в
ячейку D3 введена функция
=ВРЕМЯ(АЗ;ВЗ;СЗ),
результатом вычисления будет значение 4:37 A.M. Если для ячейки D3 задан общий
формат (<Ctrl+Shift+~>), результат будет преобразован в значение времени в числовом
формате 0,192361.
Функция ВРЕМЯЗНАЧ (TIMEVALUE) конвертирует время, введенное или импортиро-
ванное в электронную таблицу в текстовом формате, в значение времени в числовом
формате, поэтому его можно применять в дальнейших вычислениях. Функция
ВРЕМЯЗНАЧ использует единственный аргумент время_как_текст:
ВРЕМЯЗНАЧ (время_как_текст)
Например, можно привлечь функцию ВРЕМЯЗНАЧ, чтобы определить числовой экви-
валент для значения 10:35:25:
ВРЕМЯЗНАЧ("10:35:25")
Результатом будет число 0,441262. Если для него установить первый формат времени,
значение примет вид 10:35:25 AM.
ЧЛС. и
Функции ЧАС (HOUR), МИНУТЫ (MINUTE) и СЕКУНДЫ (SECOND) позволяют выде-
лять определенную часть времени в отдельное значение. Каждая из этих трех функций
использует только один аргумент (время_в_числовом_формате), который представляет
собой значение времени в числовом формате и для которого необходимо выделить часы,
минуты или секунды.
Улова 3. Функции qcufibi и в/гемени
Например, если ячейка В5 содержит значение 1:30:10 РМ (его эквивалент в числовом

формате 0,5626157), а вячейку С5 введена функция ЧАС
=ЧАС(В5) ,
результатом будет число 13 (часы всегда возвращаются в 24-часовом формате). Если

в ячейку D5 ввести функцию МИНУТЫ
=МИНУТЫ(В5) ,
ее результатом будет число 30. И наконец, если ввести функцию СЕКУНДЫ в ячейку Е5
=СЕКУНДЫ(В5) ,
\
то результатом будет число 10.

У. Финансовые функции
В stdou главе . . .
•S Использование основных инвестиционных функций
*/ Применение основных функций амортизации
•/ Основная функция для работы с валютой
еньги! Нельзя жить для них, однако, конечно, нельзя жить и без них. Большинство
электронных таблиц предназначено для определения того, каких прибылей стоит
ожидать или какие выплаты предстоит сделать. В Excel находится ряд совершенных
финансовых функций для вычисления таких значений, как приведенная, будущая или
чистая стоимость вложений; величина платежа, количество периодов, основная или до-
левая часть платежа по займу под недвижимость; обратная ставка по вложениям или по-
тери основных активов.
При активизации пакета Analysis ToolPak добавляется более 30-ти специализирован-
ных финансовых функций, охватывающих ряд вычислений: от расчета роста стоимости
ценных бумаг по периодам или к окончанию платежного срока, до расчета внутренней
ставки и чистой прибыли для схемы с непериодическими денежными вливаниями.
Основы использования финансовых функций

Ключевым вопросом в процессе использования финансовых функций, представлен-
ных в Excel, является понимание терминологии, которая применяется для описания их
аргументов. Многие основные финансовые функции — ПС (Приведенная стоимость)
(PV), ЧПС (Чистая приведенная стоимость) (NPV), БС (Будущая стоимость) (FV) и ПЛТ
(Платеж) (РМТ) — используют похожие аргументы.
* ПС — приведенная стоимость, представляет собой полную стоимость за аннуитет.

« БС — будущее значение стоимости, является полной стоимостью за аннуитет плюс
проценты.
* ПЛТ — величина платежа, производимая за каждый период аннуитета. Обычно пла-
теж проводится в каждый период аннуитета и рассчитывается на основе постоянства
полной стоимости и процентной ставки без каких-либо дополнительных оплат.
« СТАВКА— величина процентной ставки за один период. Обычно в качестве
значения ставки используется величина годовой процентной ставки.
» КПЕР— общее количество платежных периодов за аннуитет. Эта величина
вычисляется путем умножения срока, за который проводятся платежи, на количе-
ство единичных периодов, в которые осуществляются платежи или происходит
получение денег. Так, заем сроком на 3 года с ежемесячной выплатой процентов
имеет 3x12, т.е. 36 платежных периодов.
320 t&uaa 3. tyofiMtfM* и функции
Используя финансовые функции, помните: аргументы бс, пс или плт могут

принимать как положительные, так и отрицательные значения, в зависимо-
сти от того, получаете вы деньги (в случае инвестиционных вложений) или
отдаете их (в случае займа). Также не забывайте о необходимости соответст-
вия периодов для аргументов ставка и кпер. При совершении ежемесячных
выплат по займу кпер вычисляется как общее количество таких выплат, т.е.
360 (30x12) для 30-летнего займа, поэтому также необходимо привести вели-
чину годовой процентной ставки к ее значению за месяц. Например, если ве-
личина годовой процентной ставки по закладной составляет 7,5%, аргумент
ставка аля одного месяца равен 0,075/12.
Функции JlC, ЧЛС и ЯС

Функции ПС (Приведенная стоимость), ЧПС (Чистая приведенная стоимость)
и БС (Будущая стоимость) позволяют вычислить рентабельность инвестиций.
Вычисление приведенной ctHouMOcrilu

Функция ПС (PV) возвращает приведенную стоимость инвестиции, являющуюся
общей суммой, которая на настоящий момент равноценна ряду будущих выплат. Функ-
ция ПС имеет следующий синтаксис:
=ПС(ставка;кпер;плт; [бс] ; [тип])
Аргументы бс и тип (заключены в квадратные скобки) — необязательные параметры
функции. Аргумент бс — это значение будущей стоимости или остатка средств после по-
следней выплаты. Если этот параметр опустить, программа будет считать его равным 0.
Аргумент тип указывает, когда должна производиться выплата — в начале или в конце
периода. Если его значение равно 0 (или опущено), выплата производится по окончании
периода, если же аргумент тип равен 1, выплата производится в начале периода.
На рис. 4.1 продемонстрировано несколько примеров использования функции ПС.
Во всех трех функциях применяется одна и та же годовая процентная ставка и один рас-
четный срок. Поскольку платежи проводятся ежемесячно, каждая функция конвертирует
годовые показатели в ежемесячные. Например, в ячейке ЕЗ для функции ПС годовая про-
центная ставка из ячейки A3 приводится к ежемесячному показателю путем деления ее
на 12 (АЗ/12), а расчетный срок, представленный в годовых периодах, в ячейке ВЗ преоб-
разуется в эквивалентное ему значение в помесячных периодах посредством умножения
на!2(ВЗх!2).
Несмотря на то, что функции ПС в ячейках ЕЗ и Е5 используют одинаковые аргумен-
ты — ставка, кпер и плт, их результаты все же незначительно отличаются. Это происхо-
дит по причине того, что данные функции имеют разные аргументы тип. Для функции в
ячейке ЕЗ принимается, что платежи производятся по окончании каждого периода
(аргумент тип равен 0 — он просто опущен), тогда как для функции в ячейке Е5 преду-
сматривается, что платежи производятся в начале каждого периода (на что указывает
значение аргумента тип, равное 1). Если платежи производятся в начале каждого перио-
да, приведенная стоимость инвестиции оказывается выше, чем у той, в которой платежи
производятся по окончании платежного периода — за счет процентов, вырастающих за
последний период.
Тлава f. Финансовые функции 321
Процентная Расчетный Будущая

2 [ставка период (в годах) Платей1 стоимост Стоимость Формула
Щ .......... :218,46pJ 4 1.8 40.4,1 J р,: гПС^З/^г^З^СЗЛ^
"lOj I 18 403,63р7 =ПС(А&12;В5'12:С5;1):
.M
Iff
жг:.
12J
:. L
1:
14
::i:i:::::::::::::::i::r:::i::zi:ii:
j j !
и <'~>~1н|^платежн/ГпуадайтГ^Жт!"/ЛиаО лотасойяоКлэта /
: : 1
ГОТОВО ' '.' ЦИКЯ ' '. : ' • -
Рис. 4.1. Использование функции ПС для вычисления приведенных стоимостей различных

инвестиций
В третьем примере в ячейке Е7 находится функция ПС, в которой вместо аргумента

плт используется аргумент бс. В этом случае данная функция указывает на следующее:
необходимо производить ежемесячные платежи в размере 3787,76 р. в течение 10 лет, для
того чтобы поддерживать денежный баланс, равный 8000,00 р. (учтите, что инвестиции
возвращают постоянную годовую процентную ставку в 7, 5%). Обратите внимание также
на то, что используя в функции ПС аргумент бс вместо аргумента плт, вы все равно долж-
ны указать позицию аргумента плт (две точки с запятой подряд), чтобы программа эти
аргументы не перепутала.
вычисление чистой приведенной с&оимоайи

Функция ЧПС (NPV) вычисляет чистую приведенную стоимость, используя дисконт-
ную ставку, а также стоимости будущих выплат и поступлений. Эта функция выглядит
=ЧПС(ставка;значение!;[значение2] ; [ . . . ] )
где значение!, значение2ч т.д. (не более 13) — аргументы, которые представляют величи-
ны выплат (отрицательные значения) или поступлений (положительные значения).
Они равномерно распределены во временном интервале и происходят по окончании ка-
ждого периода. Считается, что инвестиция, для которой производится расчет чистой
приведенной стоимости, начинается за один период до первого денежного взноса значе-
ние! и заканчивается вместе с последним взносом из списка аргументов. Если первый
денежный взнос производится в начале платежного периода, его величину необходимо
прибавить к результату функции ЧПС, а не включать в список аргументов.
322 Книга 3. Фс/fuu/jibt и функции
На рис. 4.2 приведен пример использования функции ЧПС для оценки привлекатель-
ности пятилетней инвестиции, требующей начального взноса в размере $30000 (значение
в ячейке G3). В первый год ожидается потеря $22000 (ячейка ВЗ), во второй год должна
появиться прибыль в размере $15000 (ячейка СЗ), третий год должен принести $25000
(ячейка D3), четвертый — $32000 (ячейка ЕЗ), а на пятый год ожидается прибыль в раз-
мере $38000 (ячейка F3). Обратите внимание на то, что ссылки на ячейки используются
как аргументы функции ЧПС.
В отличие от функции ПС, функция чпс не требует постоянного потока денежных взно-
сов. Значение аргумента ставка для этой функции принимается равным 8% и представляет
собой величину дисконтной ставки, на которую можно было бы рассчитывать при вложе-
нии денег на пять лет в какой-либо другой проект (например, открытие счета в банке с вы-
сокими процентными ставками). Результат функции ЧПС в ячейке A3 равен $31718,63.
Это означает, что от данного капиталовложения можно ожидать получения на $1718,63
больше, чем от размещения указанных финансов на депозитном вкладе под 8% годовых.
вычисление Яцуцщей аночмоони

Функция БС (FV) определяет будущую стоимость инвестиции. Ее синтаксис следующий:
=БС(ставка, клер, плт, [пс] , [тип])
Аргументы ставка, кпер, плт и тип такие же, как и для функции ПС. Аргумент
пс — это приведенная стоимость или единовременно выплачиваемая сумма, для которой
необходимо вычислить будущую стоимость. Так же, как аргументы 6с и тип для функции
ПС, аргументы пс и тип являются параметрами для функции БС. Если опустить эти пара-
метры в списке аргументов функции, программа при вычислении значения функции
примет их равными 0.
ID Microsoft Cxcel - пример-2,х1&

Сервис QKHO ^правка
Arialcyr
Оценка привлекательности инвестиций

Начальные
и.чпс !год1 1гад2 Гад3 !г°д4 1г°д6 вложения
3! 31 7.181,63р.! -22 ррО,Орр.] 15 ppp,pppj 25 Q0p,pp|):] 32.ррО,еЮрj 38 000,00р. -зоррр,орр.
Л| ..: ! .. .1
]Щ ; • .!117'^ ГГ^ "..: I
н « > 'м^янвеогицжк/^^шитежи / праздники /дап.^Лисг!/ почасовая .]
Рис. 4.2. Использование функции ЧПС для вычисления чистой приведенной стоимости
инвестиций
Лсава Ч. Финансовые функции 323
Функция БС может использоваться для вычисления будущей стоимости капитало-

вложений, например ИПС (индивидуального пенсионного счета). Предположим, инди-
видуальный пенсионный счет будет открыт в возрасте 43 лет, а спустя 22 года, в возрас-
те 65 лет, вы выйдете на пенсию, причем планируется производить взносы на счет в на-
чале каждого года. Если принять выплачиваемую банком годовую процентную ставку
равной 8,5%, можно использовать следующую функцию БС:
=БС(8,5%;22;-1000;;1)
Полученный результат свидетельствует о том, что по выходу на пенсию в возрас-

те 65 лет на вашем пенсионном счету будет находиться $64053,66. Если счет был открыт
на год ранее, и на нем уже находилось $1085, функцию БС следует изменить:
=БС(8,5%;22;-1000;-1085;1)
В этом случае при выходе на пенсию на счету следует ожидать $70583,22.
ФцшщилЯЛЖ
Функция плт (РМТ) вычисляет величину периодического платежа для аннуитета на
основе постоянства сумм платежей и постоянства процентной ставки. Функция ПЛТ име-
ет следующий синтаксис:
=ПЛТ (ставка ; клер; пс; [бс] ; [тип] )
Как и для остальных похожих финансовых функций, ставка — это процентная ставка
за период, кпер — количество периодов, пс — приведенная стоимость или общая сумма,
которая на текущий момент равноценна ряду будущих платежей, бс — будущая стоимость
или желательный остаток средств после последней выплаты (если аргумент бс опущен, в
Excel его значение принимается равным 0, как и при вычислении размера выплат по зай-
му). Аргумент тип равен 1 в случае, если выплаты производятся по окончании каждого
платежного периода, и будет равен 0, если выплаты производятся в начале каждого пе-
риода (аргумент тип может быть опущен, тогда его значение принимается равным 0, т.е.
подразумевается, что выплаты происходят по окончании каждого платежного периода).
Функция ПЛТ часто используется для вычисления размера платежей по закладному зай-
му при фиксированной процентной ставке. На рис. 4.3 приведен пример рабочего листа
с таблицей, в которой используется функция ПЛТ для расчета величины платежа по займу с
различными процентными ставками (от 6,5% до 7,75%) и различными общими суммами
займа (от $350000 от $359000). В таблице применена начальная общая сумма из ячейки В2,
которая скопирована в ячейку А7, а затем с увеличением на $1000 последовательно скопи-
рована в ячейки диапазона А8:А16. Также в приведенном примере используется начальная
процентная ставка из ячейки ВЗ, которая скопирована в ячейку В6, а затем с увеличением
на четверть процента скопирована в ячейки диапазона C6:G6. В ячейке В4 находится срок
выплаты займа в годах, который используется для всей таблицы платежей.
Используя функцию ПЛТ, построить подобную таблицу несложно. Выполните
1. Введите такие названия: в ячейку А1 — Платежи по займу, в ячейку А2 — Сумма
займа, в ячейку A3 — Процентная ставка и в ячейку А4 — Срок погашения (в годах).
2. Введите в ячейку В2 значение $350000, в ячейку ВЗ — 6,50%, а в ячейку В4 — 30.
Это начальные значения, по которым будет строится таблица платежей по займу.
Книга 3 . и функции
3. В ячейке В6 создайте формулу =ВЗ.

Таким образом создается связанная формула, получающее значение из ячейки ВЗ,
что обеспечивает моментальное изменение значения в ячейке В6 в соответствии с
изменениями, произведенными в ячейке ВЗ.
4. В ячейке С6 создайте формулу: =В6+0,25%.
Непосредственное прибавление четверти процента к значению процентной ставки
в ячейке В6 с помощью формулы =Вб + о, 25%-(а не использование заполнения) га-
рантирует, что в ячейке С6 всегда будет находиться значение, на 0,25% превы-
шающее значение в ячейке В6.
5. Выделите ячейку С6 и с помощью маркера заполнения расширьте область выделения
до ячейки G6, после чего отпустите кнопку мыши.
6. В ячейке А7 создайте формулу =В2.
Использование связанной формулы =В2, передающей значение общей суммы в
ячейку А7, гарантирует, что в ячейке А7 всегда будет содержаться то же значение,
что и в ячейке В2.
7. В ячейке А8 создайте формулу =А7+1000.
И вновь обратитесь к формулам =А7+ЮОО. Это дает уверенность в том, что в
ячейке А8 всегда будут содержаться значения на 1000 большее, чем в ячейке А7.
1
2 Сумма займа ЗбОООО.ООр
^Процентная ставка 5,00%
4_ j Срок погашения (в годах)
Ц§..""
> 5,00% в.2в%! 5,50%] ........ 5,75%; ' б,оо%!
_?7 35бООО,60р7 ТёЖввр"" ' '-l"932J1pT -2042,50рТ "-2155,01р7
JJJ 35|ООб,ООрГ: -i 884. 24р "-193853р.f -2 161,17р.
в 352 000,00р. Г 1 889 .61 р -1 943,76р/ -2167:32р.
lF| 353000,00р.: -1 -1 949.28р.; -2 004,30р. 1 -206a01p -2И6,41р/ -2 173,48р
11 354 000,00р. i --1 954.80р. -2б09,97рТ •2 065.850 -2' 1 79,64р. j
' '
l£ 355 000,00р.: -1 90572р. '-2071,68р..: -2 ЖёбрГ
ТГ 356 000,00р.r -191Щр7 "ЗГЩЩ -2'191^5р.
14 357000,00р.: -1 916.45р.. -1 971,37р. -2027,01р.: -2 083,36р. i -2 1 40,40р.: -2198,11р.
iTj 358 000,00р.! -1921,82р' -1976,88р. ' -2 032,68р '-2 089, 19р.' ' -2146,39р: -2 20427р.
16 359000,00р.? -1927:i9p: -2038,3!5t) ^2 095,03р.* -2 210,42р.
17,
18
. инвестиции ./ ллзтехи / праздники / дзтз / Л» | < '•
Рис. 4.3. Таблица платежей для различных схем займа, построенная с помощью функции ПЛТ
Улова У. Финансовые функции 325
8. С помощью маркера заполнения перетащите выделение с ячейки А8 вниз до ячейки

А16 и отпустите кнопку мыши.
9. Установите курсор в ячейку В7 и щелкните на кнопке вставки функции. В появившемся
окне Мастер функций - шаг 1 из 2 (Insert function) выберите из раскрывающегося
списка Категории (Or Select a Category) элемент Финансовые (Financial), а затем
дважды щелкните на функции ПЛТ (РМТ) в списке Выберите функцию (Select a
Function).
Откроется диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments), в котором
можно задать значения аргументов ставка, кпер и пс. Прежде, чем приступить к
выполнению следующих шагов, удостоверьтесь, что диалоговое окно Аргументы
функции не закрывает данные в столбцах А и В. В любом случае его можно
немного сдвинуть вправо.
10. Щелкните на ячейке В6, чтобы поместить в текстовое поле Ставка (Rate) ссылку
на эту ячейку, а затем дважды нажмите клавишу <F4> для преобразования данной от-
носительной ссылки в смешанную ссылку В$6 (ссылка на столбец относительна, а на
строку — абсолютна). После этого введите /12.
Относительная ссылка В6 будет преобразована в смешанную В$6 с той целью, что-
бы программа при копировании формулы ПЛТ вниз по столбцу не увеличивала но-
мер строки в ссылке, а лишь изменяла номер столбца при копировании формулы
вдоль строки. Поскольку значение начальной процентной ставки в ячейке ВЗ
(и переданная в ячейку В6) является годовым показателем, а для расчетов необхо-
димо знать величину этого показателя за месяц, его следует привести в соответст-
вие к размерности вычислений (разделив на 12).
11. Активизируйте текстовое поле Кпер (Nper) и щелкните на ячейке В4, чтобы вставить
на нее ссылку в это текстовое поле. Нажмите <F4> для преобразования относитель-
ной ссылки В4 в абсолютную $В$4, а затем введите * 12.
Преобразование относительной ссылки В4 в абсолютную $В$4 необходимо произ-
вести для того, чтобы программа не увеличивала номер строки и не изменяла бук-
ву столбца в ссылке при копировании формулы ПЛТ вниз по столбцам и вдоль
строк в таблице. Ввиду того, что значение расчетного срока в ячейке В4 указано в
годах, а для расчетов требуется знать эту величину в месяцах, умножьте значение
на 12.
12. Активизируйте текстовое поле ПС (PV) и щелкните на ячейке А7, чтобы вставить
ссылку на нее в это текстовое поле. Затем трижды нажмите <F4> для преобразования
относительной ссылки А7 в смешанную $А7 (ссылка на столбец абсолютна, на стро-
ку — относительна).
Преобразовать относительную ссылку А7 в смешанную $А7 необходимо для того,
чтобы программа не изменяла букву столбца в этой ссылке при копировании фор-
мулы ПЛТ вдоль строк в таблице, но увеличивала в ней номер строки при копиро-
вании формулы вниз по столбцам.
13. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить формулу =ПЛТ (BS6/12, $В$4*12, $А7)
в ячейку В7.
Теперь все готово к копированию исходной формулы плт вниз по столбцам,
а затем вдоль строк, чтобы заполнить ею всю таблицу.
326 Книга 3. tyofiMifjtM и функции
14. Перетащите маркер заполнения с ячейки В7 вниз до ячейки В16 и отпустите кнопку мыши.
После копирования исходной формулы вниз вдоль столбца до ячейки В16 ее мож-
но скопировать вправо вдоль строки до ячейки G16.
15. Переместите маркер заполнения с диапазона ячеек В7:В16 вправо до ячейки G16
и отпустите кнопку мыши.
Скопировав функцию плт во все ячейки таблицы, убедитесь, что ширина столбцов
диапазона от В до G достаточна для отображения полученных результатов (чтобы за оДин
шаг расширить столбцы до необходимых размеров, выделите их и дважды щелкните на
правой границе заголовка столбца G).
Если вы создали такую таблицу, в дальнейшем можно изменить начальные значения
общей суммы, процентных ставок и срока расчета, чтобы изучить различные платежные
схемы. Кроме того, вы имеете возможность перейти в режим вычислений вручную, чтобы
контролировать обновление данных в таблице.
Подробнее о переходе в режим пересчета вручную см. главу 1 книги 3. Информация о
защите рабочего листа с целью предоставить пользователям возможность изменять толь-
ко значения в ячейках В2, ВЗ и В4 (т.е. начальные значения общей суммы займа, про-
центной ставки и срока займа) изложена в главе 2 книги 4.
Функции
Excel предоставляет четыре функции амортизации, в каждой из которых для вычис-
ления затрат на амортизацию используются практически идентичные методы. Далее
перечислены эти функции.
« АПЛ (SLN) (нач_стоимостъ, ост_стоимость, времяэксплуатации). Вычисляет
величину амортизации актива, рассчитанную линейным способом.
» АСЧ (SYD) (нач_стоимость, ост_стоимость, время эксплуатации, период). Вычис-
ляет величину амортизации актива, рассчитанную методом суммы годовых чисел.
» ФУО (DB) (нач_стоимость, ост_стоимость, время эксплуатации, период, [месяцы}).
Вычисляет величину амортизации актива для заданного периода, рассчитанную
методом фиксированного уменьшения остатка.
» ДДОБ (DDB) (нан_стоимость, ост_стоимость, время эксплуатации, период,
[коэффициент]). Вычисляет величину амортизации актива для заданного периода,
рассчитанную методом двойного уменьшения остатка.
Вы можете заметить, что, за исключением параметра месяцы функции ФУО и параметра

коэффициент функции ДДОБ, все функции амортизации требуют аргументы нач_стоимость,
ост_стоимость, время_эксплуатации и, кроме функции АПЛ, также аргумент период.
» Нач_стоимость — начальная стоимость актива, для которого вычисляется вели-
чина амортизации.
» Ост_стоимость — стоимость актива в конце периода амортизации (остаточная
стоимость актива).
» Время_эксплуатации — число периодов, за которые собственность амортизиру-
ется (период амортизации).
Змява У. Финансовые функции 327
« Период — период, для которого требуется вычислить амортизацию. Период дол-

жен измеряться в тех же единицах, что и время_эксплуатации. Поэтому, если
аргумент время_эксплуатации выражен в годах, то и аргумент период должен
выражаться в годах.
В функции ФУО используется параметр месяцы, который указывает на то, сколько ме-
сяцев собственность пребывала в эксплуатации в первом году. Если аргумент месяцы опу-
щен, программа предполагает, что активы использовались все 12 месяцев первого года.
Применяя функцию ДДОБ для вычисления величины амортизации за данный период
методом двойного уменьшения остатка, используйте параметр коэффициент. Он явля-
ется процентной ставкой снижающегося остатка в схеме амортизации. Если коэффици-
ент опущен, он предполагается равным 2 (поэтому данный метод носит название метода
удвоенного процента со снижающегося остатка).
На рис. 4.4 приведена амортизационная таблица, в которой Применены все четыре
функции амортизации. В этой таблице вычисляется величина амортизации мебели опре-
деленной компании, начальная стоимость которой — $50000, срок эксплуатации —
10 лет, а предположительная стоимость мебели к окончанию срока амортизации — $1000.
В строке формул (рис. 4.4) отображается функция АПЛ, которая введена в ячейку В9:
=В8-АПЛ($В$3;$В$5;$В$4)
Таблица амортизации
2;"] То л имуществе !Мебель
здСлтоимость
д!время эксплуатации (в годах) 101
5 {Остаточнаястоимость 1 000.00р.
«J
Метод Метод
фиксированного двойного
Линейный Метод суммы уменьшения уменьшения
Год *»тад год о/чих чисел остатка остатка
50 bOO.OOp.
45 100,00р.| 41 090,91 р.!
ИЖМ-Ж! 5pp00,pppj
40 200,0pp. : 32000,00р.;
35300,0pf>j 25 945,45р. I 15445,79р.; 256рО,ррр.!
ж
6
3;
зоЩоЬр
25 500,00р.
19709,р9рГГ
14 363,64р. Г
. 20 480.00р.
16384,рОрТ!
7058,35?:"
вг 20бор,ррр.: 9 909,09р.: 4771,45^1 ' 13107,2ррТ[|'
71' 6345,45р.! 3225,50pj" '"lp'485,76p.! |
¥ 1080бДЮр. 3672,73р1 8388,61fx!i
•Т 5SOO,pOp.[ 1 890,91 р; 1473,98pj 6 710,89р. i"
10! 1000,00pj 5^36|,71p.[
i я!
и^аиррткзацня/займ / инвестис^им / платежа праздники ,:! .:».ij'

Цикл
Рис. 4.4. Таблица амортизации, построенная с помощью различных методов, для 10-летнего
срока эксплуатации
328 Книга 3. tyofiMtfjibi и функции
В этой формуле величина амортизации первого года эксплуатации, рассчитанная

линейным способом, вычитается из начальной стоимости, равной $50000 (это значение
передается в ячейку В8 из ячейки ВЗ формулой =ВЗ). Затем созданная в ячейке В9 исход-
ная формула с помощью инструмента автозаполнения копируется вниз по столбцу до
ячейки В18, в которой отображена стоимость мебели по окончании 10 лет эксплуатации.
В ячейке С9 находится сходная формула для вычисления величины амортизации
офисной мебели, однако на этот раз вычисления проводятся методом суммы годовых
чисел. Данная формула имеет следующий вид:
=С8-АСЧ($В$3;$В$5;$В$4;$А9)
Как видите, величина амортизации первого года эксплуатации, рассчитанная мето-
дом суммы годовых чисел, вычитается из начальной стоимости (она находится в ячейке
С8 и равна $50000, значение передается в ячейку С8 из ячейки ВЗ формулой =вз). После
этого созданная в ячейке С9 исходная формула (вновь с помощью инструмента автоза-
полнения) копируется вниз по столбцу до ячейки С18, где содержится стоимость мебели
по окончании 10 лет эксплуатации.
Подобным образом в диапазонах ячеек D8:D18 E8:E18 создаются, соответственно,
формулы для методов вычисления амортизации ФУО и ДДОБ. В ячейке D9 находится
следующая формула:
=В8-ФУО($В$3;$В$5;$В$4;$А9)
••,» ' •&'- -'•• ,'. ..>.:
В ячейке Е9 отображена формула
=Е8-ДДОБ($В$3;$В$5;$В$4;$А9)
Обратите внимание: как и функция АСЧ, обе эти функции амортизации требуют исполь-
зования аргумента период, значения для которого расположены в ячейках диапазона
А9:А18 (список с последовательным перечислением годов эксплуатации). Отметим также,
что значение ячейки В4, которое применено аргументом время_эксплуатации в функци-
ях АСЧ, ФУО и ДДОБ, измеряется в годах, что соответствует единицам измерения периода.
Финансовые функции пам&на dnaUjsis Jooffiak

При активизации пакета Analysis ToolPak (командой СервисОНадстройки (ToolsOAdd-
Ins)) в Excel добавляется целый ряд мощных финансовых функций. В табл. 4.1 представле-
ны те из них, которые доступны в окне Мастер функций — шаг 1 из 2 после активизации
пакета Analysis ToolPak. Финансовые функции пакета Analysis ToolPak довольно разнооб-
разны и просты в использовании.
Таблица 4.1. Финансовые функции пакета Analysis ToolPak

Функция Назначение
АМОРУВ (AMORDEGR) (стоимость, дата_приобр, Эти функции предназначены для французской сис-
первый_период, остаточная_стоимость, период, темы бухгалтерского учета. Возвращают величину
ставка, базис) и амортизации для каждого периода. Функция АМОРУМ
АМОРУМ (AMORLINC) (стоимость, дата_приобр, подобна функции АМОРУВ, за тем исключением, что
первый_период, остаточная_стоимость, период, применяемый в вычислениях коэффициент аморти-
ставкя базис) зации зависит от периода амортизации актива
ДАТАКУПОНДО (COUPPCD) (дата_согл, дата_ Возвращает предыдущую дату купона перед датой
вступл_в_силу, частота, [базис]) соглашения
Улова f. Финансовые функции 329
Продолжение табл. 4.1

ДАТАКУПОНПОСЛЕ (COUPNCD) (дата_согл, Возвращает следующую дату купона после даты со-
дата_вступл_в_силу, частота, [базис]) глашения
длит (DURATION) (дата_согл, да- Возвращает ежегодную продолжительность Макалея
та_вступл_в_силу, купон, доход, частота, [базис]) для предполагаемой номинальной стоимости $100
(продолжительность определяется как взвешенное
среднее приведенной стоимости денежных потоков
и используется как мера реакции цен облигаций на
изменение доходности)
ДНЕЙКУПОН (COUPDAYS) (дата_согл, да- Возвращает количество дней в периоде купона,
та_вступл_в_силу, частота, [базис]) который содержит дату соглашения
ДНЕЙКУПОНДО (COUPDAYBS) (дата_согл, да- Возвращает количество дней от начала периода
та _вступл_в_силу, частота, [базис]) купона до даты соглашения
ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ (COUPDAYSNC) (дага_согл, Возвращает количество дней от даты соглашения
дата_вступл_в_силу, частота, [базис]) до срока следующего купона
РУБЛЬ . ДЕС (DOLLARDE) (дроб_дол, дроб) Преобразует цену в долларах, которая выражена
в виде дроби, в цену в долларах, выраженную деся-
тичным числом
РУБЛЬ . ДРОБЬ (DOLLARFR) (дес_дол, дроб) Преобразует цену в долларах, которая выражена де-
сятичным числом, в цену в долларах, выраженную
в виде дроби
доход (YIELD) (дата_согл, дата_вступл_в_силу, Возвращает доходность ценных бумаг, по которым
ставка, цена, погашение, частота, [базис]) производятся периодические выплаты процентов
(используется для вычисления доходности облигаций)
ДОХОДКЧЕК (TBILLYIELD) (дата_согл, Возвращает доходность по казначейскому векселю
дата_вступл_в_силу, цена)
ДОХОДПЕРВКЕРЕГ (ODDFYY1ELD) (дата_согл, Возвращает доход по ценным бумагам с нерегуляр-
дата_встулл_в_силу, дата_выпуска, первый^, ным (коротким или длинным) первым периодом
купон, ставка, цена, погашение, частота, [базис])
ДОХОДПОГАШ (Y1ELDMAT) (дата_согл, дата_вступл_ Возвращает годовой доход от ценных бумаг, по
в_силу,дата_выпуска, ставка, цена, [базис]) которым проценты выплачиваются при наступлении
срока погашения
ДОХОДПОСЛНЕРЕГ (ODDLYIELD) (дата_согл, да- Возвращает доход по ценным бумагам с нерегуляр-
та_вступл__в_силу, последняя'_выплата, ставка, ным (коротким или длинным) последним периодом
цена, погашение, частота, [базис])
ДОХОДСКИДКА (Y1ELDDISC) (дата_согл, да- Возвращает годовой доход по уцененным ценным
та_вступл_в_силу, цена, погашение, [базис]) бумагам (например, по казначейскому чеку)
ИНОРМА (INTRATE) (дата_со/77, дата_вступл_ Возвращает процентную ставку для полностью инве-
в_силу, инвестиция, погашение, [базис]) стированных ценных бумаг
мдлит (MDURATION) (дата_согл,дата_вступл_ Возвращает модифицированную продолжительность
в_силу, купон, доход, частота, [базис]) Макалея для ценных бумаг с предполагаемой номи-
нальной стоимостью 100 руб.
НАКОПДОХОД (ACCRINT) (дата_выпуска, первый, Возвращает накопленный процент по ценным бума-
доход, дага_согл, ставка, номинал, частота, гам с периодической выплатой процентов
[базис])
НАКОПДОХОДПОГАШ (ACCRINTM) (дата_выпуска, Возвращает накопленный процент по ценным бума-
дата_согл, ставка, номинал, [базис]) гам, процент по которым выплачивается в срок пога-
шения
НОМИНАЛ (NOMINAL) (эффект_ставка, кол_пер) Возвращает номинальную годовую процентную став-
ку, если заданы эффективная (фактическая) ставка и
число периодов в году, за которые начисляются
сложные проценты
330 Книга. 3. Фо[ищш и функции
ОБШДОХОД (CUMPRINC) (ставка, кол_пер, нз, Возвращает кумулятивную (с нарастающим итогом)
нач_период,кон_период, тип) выплату в погашение основной суммы займа в про-
межутке между нач_период и кон_период. Аргумент
тип устанавливается равным 0, если выплаты произ-
водятся по окончании каждого периода, и равным 1,
если выплаты производятся в начале периода
ОБЩПЛАТ (CUMIMPT) (ставка, кол_пер, нз, Возвращает кумулятивную (с нарастающим итогом)
нач_период,кон_период, тип) величину процентов, выплачиваемых по займу в
промежутке между нач_период и кон_период. Аргу-
мент тип устанавливается равным 0, если выплаты
производятся по окончании периода, и равным 1,
если выплаты производятся в начале периода
ПОЛУЧЕНО (RECEIVED) (дата_согл, да- Возвращает сумму, полученную к сроку погашения
та_вступл_в_силу, инвестиция, скидка, [базис]) полностью обеспеченных ценных бумаг
РАВНОКЧЕК (TBILLEQ) (дата_согл, да- Возвращает эквивалентный облигации доход по
та _вступл_в_силу, скидка) казначейскому чеку
СКИДКА (DISC) (дата_согл, дата_вступл_в_силу, Возвращает норму скидки для ценных бумаг
цена, погашение, [базис])
ЦЕНА (PRICE) (дата_согл, дата_вступл_в_силу, Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимо-
ставка, доход, погашение, частота, [базис]) сти ценных бумаг, по которым выплачивается перио-
дический процент
ЦЕНАКЧЕК (TBILLPRICE) (дата_согл, да- Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимо-
та_вступл_в_силу, скидка) сти для казначейского чека
ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ (ODDPRICE) (дата_согл,да- Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимо-
та_вступлгв_силу, дата_выпуска, первый_купон, сти ценных бумаг для нерегулярного (короткого или
ставка, доход, погашение, частота, [базис]) длинного) первого периода
ЦЕНАПОГАШ (PRICEMAT) (дата_согл, да- Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимо-
та__вступл_в_силу, дата_выпуска, ставка, доход- сти ценных бумаг, по которым доход выплачивается
ность, [базис]) в срок погашения
ЦЕНАПОСЛНЕРЕГ (ODDLPRICE) (дата_согл, да- Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимо-
та_вступл_в_силу, последняя^выплата, ставка, сти ценных бумаг для нерегулярного (короткого или
доход, погашение, частота, [базис]) длинного) последнего периода купона
ЦЕНАСКИДКА (PRICEDISC) (дата_согл,да- Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимо-
та_вступл_в_силу, скидка, погашение, [базис]) сти ценных бумаг, на которые сделана скидка
ЧИСЛКУПОН (COUPNUM) (дата_согл, да- Возвращает количество купонов, которые могут
та_вступл_в_силу, частота, [базис]) быть оплачены между датой расчета и сроком пога-
шения, округленное до ближайшего целого количе-
ства купонов
чиствндох (XIRR) (значения, даты, предп) Возвращает внутреннюю сумму дохода для графика
денежных поступлений, которые не носят периоди-
ческого характера
чистнз (XNPV) (ставка, значения, даты) Возвращает чистую текущую стоимость инвестиции,
вычисляемую на основе ряда периодических поступ-
лений
ЭФФЕКТ (EFFECT) (номинальная_ставка, кол_пер) Возвращает эффективную (фактическую) годовую
процентную ставку, если заданы номинальная годо-
вая процентная ставка и количество периодов в году,
за которые начисляются сложные проценты
JUa£a Ч. Финансовые функции 337
Обратите внимание на то, что многие финансовые функции пакета Analysis ToolPak
используют аргумент базис, который принимает значения от 0 до 4. Он определяет метод
вычисления дня, используемый при подсчете доли года.
« 0 (или опущен) — способ вычисления дня основывается на американском методе

NASD 30/360 (подробнее см. главу 3 книги 3).
* 1 — основывается на отношении фактически дней/фактическая длина года.
« 3 — основывается на отношении фактически дней/365.
» 4 — основывается на европейском методе 30/360 (подробнее см. главу 3 книги 3).
Для получения более подробной информации по другим аргументам, используемым

финансовыми функциями пакета Analysis ToolPak, обратитесь к справочной системе.
С этой целью воспользуйтесь контекстной справкой (подробнее о получении справки
и выводе разделов справки на печать см. главу 3 книги 1).
а 5... Мсыиемсинические
i
и с*нсинис*ничес1сие функции
главе...
•S Округление чисел
V Возведение в степень и вычисление квадратного корня
•/ Условное суммирование
S Использование основных статистических функций (СРЗНАЧ, МИН и МАКС)
•/ Построение формул для подсчета значений
•S Применение специальных статистических функций
этой главе рассматриваются две наиболее крупные категории функций в Excel:

математические и статистические. Математические функции включают все спе-
циализированные тригонометрические функции (которые возвращают значения синуса,
косинуса или тангенса угла), логарифмические функции (для поиска десятичных и нату-
ральных логарифмов), а также ряд функций для суммирования и округления чисел,
возведения их в степень и вычисления их квадратного корня.
Статистические функции объединяют довольно простые функции, которые возвра-
щают среднее, наибольшее или наименьшее значение из диапазона, а также достаточно
сложные специальные функции, вычисляющие, например, такие значения, как распре-
деление хи-квадрат, биномиальное распределение, частоту, стандартное отклонение,
вариации, коэффициенты асимметрии распределения определенной совокупности.
функции
Все математические функции в диалогрвом окне Мастер функций — шаг 1 из 2
(Insert Function) и указателе окна справки (Help) относятся к категории Математические
(Math&Trig) функции. Эта категория объединяет тригонометрические и наиболее часто
используемые арифметические функции. Несмотря на то, что тригонометрические
функции, в основном, применяются инженерами и учеными, в целом, математические
функции рассчитаны на широкий круг пользователей, они позволяют обрабатывать лю-
бые типы значений. Эта категория включает функцию СУММ (SUM), которая является
наиболее часто используемой; функции ЦЕЛОЕ (INT), ЧЕТН (EVEN), НЕЧЕТН (ODD),
ОКРУГЛ (ROUND), ОТБР (TRUNC), которые округляют значения; такие функции, как
ПРОИЗВЕЛ (PRODUCT), СУМПРОИЗ (SUMPRODUCT), СУММКВ (SUMSQ), применяются
для умножения и сложения различных величин, функция КОРЕНЬ (SQRT) — для поиска
квадратного корня числа.
33 У Книга 3. Фо[1щмл и функции
Otcftif2êH.ue чисел
Для округления вниз или вверх десятичных чисел, встречающихся на рабочем листе,
используют функцию ОКРУГЛ (ROUND). В отличие от применения числового формата
для ячейки, который влияет только на отображение числа, функция ОКРУГЛ в действи-
тельности изменяет способ хранения числа в ячейке, содержащей эту функцию. Функция
ОКРУГЛ имеет следующий синтаксис:
ОКРУГЛ ( число; число_разрядов)
Аргумент число — это значение, которое необходимо округлить, а число_разрядов —
количество цифр, до которого требуется округлить число. Если в качестве аргумента чис-
ло_разрядов ввести 0, число будет округлено до ближайшего целого. Аргумент чис-
ло_разрядов может быть положительным, тогда у числа будет округлена дробная часть до
указанного разряда. Если же аргумент число _разрядов отрицательный, у числа дробная
часть отбрасывается, а целая часть округляется до указанного разряда.
Вместо функции ОКРУГЛ можно применить функции ОКРУГЛВВЕРХ (ROUNDUP) и
ОКРУГЛВНИЗ (ROUNDDOWN). Обе они используют те же аргументы, что и функция
ОКРУГЛ. Различие заключается в том, что функция ОКРУГЛВВЕРХ всегда округляет к боль-
шему значению в соответствии с аргументом число разрядов, а функция ОКРУГЛВНИЗ —
к меньшему значению.
На рис. 5.1 приведены примеры использования функций ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и
ОКРУГЛВНИЗ для округления значения математической константы числа я. В ячейку A3
введено значение этой константы (с девятью цифрами после запятой, которые можно
увидеть, увеличив ширину столбца). Значение числа я несложно получить с помощью
следующей встроенной в Excel функции:
=ПИ()
В ячейки диапазона ВЗ:В10 введены функции ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ
с различными значениями аргумента число_разрядов, которые округляют число пи с раз-
личной степенью точности.
В ячейке ВЗ находится функция ОКРУГЛ, которая округляет число я до 3. Данный
результат достигается по причине того, что значение аргумента число _разрядов равно О,
и программа округляет значение аргумента число до ближайшего целого числа.
Существует различие между функциями ОКРУГЛ и ОКРУГЛВВЕРХ, которые находятся
в ячейках В5 и В7, соответственно. В обеих функциях значение аргумента число_разрядов
равно 2, но в ячейке В5 программа округляет число л до 3,14, тогда как в ячейке В7 это
значение округляется до 3,15. Обратите внимание: при аналогичном значении аргумента
число _разрядов функция ОКРУГЛВНИЗ округляет число я до 3,14, т.е. точно так же, как
и функция ОКРУГЛ.
число — siOo целое чисм> и ничего Золее

Для округления чисел также можно воспользоваться функциями ЦЕЛОЕ (INT) и ОТБР
(TRUNC). Функция ЦЕЛОЕ использует только один аргумент число, значение которого
округляется до ближайшего целого. Вернемся к рис. 5. 1 и воспользуемся значением чис-
ла я из ячейки A3. Если ввести формулу:
=ЦЕЛОЕ($А$3) ,
5. МшнемшЯические и сЙииКиаКические функции 335
ЁЗ Microsoft Lucel пример-^.xls
j_J Примеры округления чисел

2j Значение числа Пи • Округление I Функция
3! 3,141592654! 3! 5ЭКРУГЛ(5А$3;0):
Щ I З.Ц =ОКРУГЛ($А$3;1)'Г
Т] 3,14! =ОКРУГЛ($А$3;2)
6I 3,142! =рКРУЩ5А$3;3)"
7j 3,15 i =рКРУГЛВВЕРХ($А$3;2)
l_j 3^1416! =рКРУГЛВВЁРХ(ЗА$3:4}
jj ЗД4] =ОКРУГЛВНИЗ($А$3:2)
10J . J_ I I _3,1415T -ОКРУГ ЛВНИЗ($А$3,4)
'Ш
Tf]
14]
151
Hi
17J i I
18J ' _1„.,:1,__, [, ,'. .'. . . . i
и < * и^округленне/ анортнгация /эайм/ннвеаиции/платежи / n;j<
Рис. 5.1. Округление числа ж с помощью функций ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ
то она возвратит число 3, т.е. получим такой же результат, как для функции ОКРУГЛ со
значением аргумента число_разрядов — он будет равен 0.
Функция ОТБР использует те же аргументы, что и функции ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ
и ОКРУГЛВНИЗ, но в функции ОТБР аргумент число_разрядов необязателен, тогда как
в других функциях он является необходимым аргументом.
Как правило, функция ОТБР не округляет указанное значение, она всего лишь отбра-
сывает его дробную часть. Однако, если аргумент число_разрядов определен, его значение
задает точность подобного усечения. Вновь обратимся за помощью к рис. 5.1. Если вве-
сти следующую функцию ОТБР, опустив аргумент число_разрядов,
=ОТБР($А$3),
ее результат будет абсолютно точно совпадать с результатом, возвращаемым формулой

=ОКРУГЛ ($А$3,- 2 ) , т.е. будет равен 3. Однако, если немного изменить исходную функ-
цию ОТБР, присвоив аргументу число_разрядов значение 2
=ОТБР($А$3;2),
то результат будет равен 3,14 (хвост дробной части отбрасывается), т.е. он совпадает
с результатом формулы =ОКРУГЛ ($А$ 3 ,• 2 ) , находящейся в ячейке В5.
Единственное, чем различаются функции ЦЕЛОЕ и ОТБР, — округлением отрицатель-
ных чисел. Например, если использовать функцию ОТБР для округления числа -5,4
=ОТБР(-5,4),
336 Книга 3. tyofiMifM*. и функции
как результат будет возвращено число -5. Если для округления этого же отрицательного
числа применить функцию ЦЕЛОЕ
=ЦЕЛОЕ(-5,4) ,
результат будет равен -б. Объяснение заключается в том, что функция ЦЕЛОЕ округляет
значение аргумента до ближайшего наименьшего целого числа.
и неч&й
Функции ЧЕТНОЕ (EVEN) и НЕЧЕТНОЕ (ODD) также используются для округления
чисел. Функция ЧЕТНОЕ округляет в большую сторону значение аргумента число до
ближайшего четного целого числа. Функция НЕЧЕТНОЕ, конечно же, делает все наоборот
и округляет в большую сторону значение, определенное аргументом до ближайшего
нечетного числа. Так, например, если в ячейке С18 находится число 345,25, то следую-
щая формула, использующая функцию ЧЕТНОЕ
=ЧЕТНОЕ(С18) ,
округлит его до ближайшего четного целого числа, и как результат в ячейку будет воз-
вращено число 346. Однако, если в этой формуле использовать функцию НЕЧЕТНОЕ
=НЕЧЕТНОЕ(С18) ,
аргумент будет округлен до ближайшего нечетного числа, и в ячейку как результат будет
возвращено число 347.
С помощью функции ОКРВВЕРХ (CEILING) можно округлять числа до ближайшего

большего значения с заданной кратностью. Эта функция используется тогда, когда при-
ходится иметь дело с данными, которые необходимо округлить в соответствии с едини-
цами измерения.
Например, перед вами находится таблица, содержащая информацию о розничной
стоимости различных товаров. Цена для всех товаров определяется в соответствии с их
оптовой стоимостью, к которой добавляется небольшая сумма, не превышающая 50 коп.
Если необходимо, чтобы цены всех товаров были кратными 50, их можно округлить с
помощью функции ОКРВВЕРХ в большую сторону до ближайших значений, которые
кратны половине рубля.
Функция ОКРВВЕРХ имеет следующий синтаксис:
=ОКРВВЕРХ ( число; точность)
Аргумент число определяет значение, которое необходимо округлить (это значение
всегда округляется в большую сторону), а аргумент точность задает кратность округле-
ния. Вернемся к округлению цен до значения, кратного 50 коп. Предположим, в ячейке
ВЗ находится уже вычисленная стоимость, равная 12,35р., тогда для ее округления
в ячейку СЗ вводится следующая формула:
=ОКРВВЕРХ(ВЗ;0,5) ,
которая как результат возвращает значение 12,50 р. Далее предположим, что в ячейке В4
находится вычисленное значение стоимости, равное 13,67 р. Скопируем формулу в ячей-
ку С4 и получим:
5 . ЛСшйемаМические и аИсинманические функции 337
=ОКРВВЕРХ(В4;0,5)
Как результат эта формула возвратит значение 14,00 р.
и к£ау[ииннмй ко/гень
Несмотря на то, что для возведения числа в степень можно использовать оператор,
обозначающийся знаком вставки (Л), в Excel существует функция СТЕПЕНЬ (POWER),
которая выполняет аналогичное действие. Например, для создания формулы, которая
возводит число 5,9 в третью степень (т.е. в куб), можно применить оператор
=5,9А3
либо использовать функцию СТЕПЕНЬ:

=СТЕПЕНЬ(5,9;3)
В любом случае получим одинаковый результат — 205,379. Единственное различие

в использовании степенного оператора и функции СТЕПЕНЬ проявляется, когда необхо-
димо возвести число в дробную степень. В этом случае для получения более точного
результата лучше использовать функцию, а не оператор. Предположим, что необходимо
возвести число 20 в степень 3/4. Для выполнения этого действия создайте следующую
формулу, использующую функцию СТЕПЕНЬ:
=СТЕПЕНЬ(5,9;3/4)
Чтобы использовать оператор, возводящий число 20 в степень 3/4, необходимо пре-

образовать дробь в десятичную форму, т.е.
=20А0,75
Функция КОРЕНЬ (SQRT) находит значение квадратного корня для числа, которое
определяется как ее единственный аргумент. Например, если воспользоваться функцией
КОРЕНЬ для создания формулы
=КОРЕНЬ(144) ,
ее результатом будет число 12.
Функция КОРЕНЬ не работает с отрицательными значениями. При попытке с ее

помощью найти квадратный корень для любого отрицательного числа про-
грамма возвратит сообщение об ошибке #ЧИСЛО ! . Чтобы избежать подобного,
используйте функцию ABS (абсолютное значение), которая как результат воз-
вращает абсолютное значение числа. Например, в ячейке А15 находится значе-
ние суммы, которую вы кому-то задолжали (-$49,00). Необходимо найти квад-
ратный корень этого значения. Чтобы не встретиться с малоприятным сообще-
нием об ошибке #ЧИСЛО ! , внутри функции КОРЕНЬ разместите функцию ABS.
Функция ABS возвратит абсолютное значение числа, определенного единст-
венным аргументом функции КОРЕНЬ. Чтобы поместить функцию ABS внутри
функции КОРЕНЬ, создайте следующую формулу:
=КОРЕНЬ(АВ8(А15))
\
338 Книга 3. PofuufM* и функции
В результате вместо сообщения об ошибке программа возвратит число 7. Такое воз-

можно только благодаря функции ABS, с помощью которой число -49,00 будет преобра-
зовано в 49,00. Только после этого функция КОРЕНЬ найдет для аргумента значение
квадратного корня (в Excel первым выполняется действие во внутренних скобках).
Суммирование
В электронных таблицах Excel одной из самых популярных функций является функ-
ция СУММ (SUM). Она настолько часто используется, что на панели инструментов
Стандартная (Standard) расположена ее собственная кнопка Автосумма (AutoSum).
Но все же стоит разобраться в тонкостях работы функции СУММ, доступ к которой можно
легко получить с помощью кнопки Автосумма.
Синтаксис этой функции следующий:
=СУММ (число!; [число2] ; [ . . . ] )
При использовании функции СУММ требуется как минимум один аргумент, представ-
ляющий собой набор чисел из диапазона ячеек или массив констант, которые необходи-
мо просуммировать. В одну формулу СУММ можно ввести до 29-ти аргументов, разделен-
ных точками с запятой. Для примера создадим формулу, которая вычисляет суммы чи-
сел, находящихся в различных диапазонах:
=СУММ(ВЗ :В10;Лист2 !ВЗ :В10;ЛистЗ !ВЗ :В10)
В данном примере программа суммирует значения, находящиеся в диапазоне ячеек
ВЗ:В10 рабочих листов Лист1, Лист2 и ЛистЗ одной рабочей книги, возвращая общую
сумму в ячейку листа Лист! , где находится формула.
Суммирование nfiu заданных, условиях

Функция СУММ быстро и качественно справится с задачей вычисления общей суммы
чисел диапазона или набора диапазонов. Но что делать, если требуется вычислить сумму
только определенных значений, находящихся в указанном диапазоне? В этом случае
можно воспользоваться функцией СУММЕСЛИ (SUMIF). Она указывает программе, что
необходимо просуммировать только те числа определенного диапазона, которые удовле-
творяют заданным критериям. Функция СУММЕСЛИ имеет следующий синтаксис:
=СУММЕСЛИ (диапазон; критерий; [диапазон_суммирования] )

Аргумент диапазон задает ячейки, которые требуется проверить на соответствие усло-
вию, задаваемому аргументом критерий, а аргумент диапазон суммирования определяет
фактический диапазон ячеек, которые будут просуммированы в случае, если соответст-
вующие им ячейки, определенные аргументом диапазон, удовлетворяют заданным усло-
виям. Можно опустить аргумент диапазон суммирования, тогда программа будет сумми-
ровать только значения из ячеек, определенных аргументом диапазон (и конечно, если
они удовлетворяют условиям аргумента критерии).
Улсива 5. М.сиЯемшпическме и аКмНиаЛичлские функции 339
Суммирование изфашилх лче&с

На рис. 5.2 продемонстрирован способ нахождения общей суммы продаж определен-
ного типа продукции. Все данные в таблице отсортированы сперва по расположению
магазинов, а затем по дате продажи. Чтобы вычислить общую сумму, на которую было
продано лимонных пирожных, в ячейке 13 создадим следующую формулу.
,
=СУММЕСЛИ(товар;="Лимонные пир.";дневная_выручка)
В этом примере товар — это имя диапазона СЗ:С62, который содержит названия това-
ров, проданных в период с 1 по 5 января 2003 г., а дневная_выручка — имя диапазона
G3:G62, в котором находится сумма дневной выручки за каждый товар в каждом магазине.
Формула СУММЕСЛИ просматривает диапазон товар в поисках элемента "лимонные
пирожные" (аргумент критерий для функции СУММЕСЛИ) и затем складывает соответст-
вующие значения из диапазона дневная_выручка.
Формулы в ячейках 14, 15 и 16 содержат функции, подобные расположенной в ячейке
13 функции СУММЕСЛИ, но они имеют другие критерии отбора (названия других десертов,
взятые в кавычки). Однако формула в ячейке 18 несколько отличается от остальных. Она
суммирует выручку от продажи всех продуктов, за исключением черничного торта, что
возможно благодаря использованию следующей формулы:
=СУММЕСЛИ (товар; <>"Черничный торт"; дневная_выручка)
<ЭврвИс...Дрт1е
4: 100% и
=СУММЕСЛИ(товар;"=Лимониыелир.";дневная_выручка)
__ | о | Ё I F G
Отчет о продажах в сети кондитерских ;j
Магазин Продукция ,й«Та Объе» (о Цена (за Продажи за день
1iyn. Горького Лимонные лир.
2jyn. Горького Черничный трот
3:уЛ. ГорЬКОГО Яблочный пирог 2 348,80р. Яблочный пирог |
|
4:ул. Горького Круасан диет. 19,20р 220,80р. Круасан диет ;
5!ул. Горького Вишневый пирог 54,0рр.
6]ул. Горького Маковый струдель 121,60р 4 605,30р. Кроме черничног
7'ул. Горького Лимонные лир.
8|ул. Горького Черничный торт 498,2pp. :Нвскрлы<р услов
,9-уп. Горького Яблочный пирог
1р|ул. Горького Круасан диет. 02.03.1)3
11!ул. Горького Вишневый пирог ргрш.
12 ул. Горького М аковы и струдель
13 ул. Горького •ПИМОННЫ9 ПИР
14;ул. Горького Черничный торт
15!ул. Горького Яблочный пирог
16-ул. Горького Круасан диет.
17:ул. Горького Вишневый пиррг
18;ул. Горького Маковый струдепь
19|ул.Франко Лимонные пир.
20 |уя. Франко Черничный торт
21 : ул. Франко Яблочный пирог 6,40р.
22 ул.Франко Круасан диет. 261 120p.j
СТЗТ., ф;И;1
Цикл
Рис. 5.2. Использование функции СУММЕСЛИ для нахождения общей суммы продаж каждого
товара
3 fO Книга 3. tyofuufMt и функции
По причине того, что перед названием "Черничный торт" находится оператор

Не равно (<>) (который может располагаться как перед открывающей кавычкой, так и
после нее), программа складывает значения дневных продаж всех продуктов, за исклю-
чением черничных тортов.
использование M.actflefta симаифованмл

Функция СУММЕСЛИ прекрасно справляется со своими обязанностями, если исполь-
зуется один критерий для отбора необходимых значений. Однако когда возникает не-
сколько условий, в соответствии с которыми должны быть отобраны данные для сумми-
рования, эта функция не сможет выполнить поставленную задачу. В таком случае обра-
титесь к такой надстройке Excel, как Мастер суммирования (Conditional Sum Wizard).
Она поможет построить более сложную формулу суммирования, использующую услов-
ный оператор ЕСЛИ (IF) для создания сложных критериев.
Чтобы проиллюстрировать возможности мастера на примере, вернемся к таблице
продаж, представленной на рис. 5.2. Предположим, что необходимо узнать общую сумму
от продаж всех товаров, за исключением черничных тортов, которые были реализованы в
магазине на ул. Франко в период после 2 марта 2003 г. В данной ситуации рекомендуется
использовать Мастер суммирования для создания формулы, вычисляющей необходи-
мую сумму при заданных условиях.
Однако прежде, чем воспользоваться Мастером суммирования, добавим его в меню
Сервис (Tools). Активизируйте мастер, выполнив следующие действия.
1. Выполните команду Сервис^Надстройки (Add-Ins).

Откроется диалоговое окно Надстройки (Add-Ins), которое содержит список
дополнительных программ для Excel, установленных на компьютере.
2. Установите флажок Мастер суммирования (Conditional Sum Wizard), а затем
После установки флажка Мастер суммирования в диалоговом окне Надстройки

меню Сервис появится элемент Мастер с раскрывающимся подменю, в котором нахо-
дится единственный элемент — Частичная сумма (Conditional Sum). Щелкните на нем,
чтобы активизировать мастер суммирования и вывести на экран диалоговое окно Мастер
суммирования — шаг 1 из 4 (Conditional Sum Wizard - Step 1 of 4) (рис. 5.3). Затем для
создания суммирующей формулы, использующей множественный критерий отбора,
1. Введите адрес или имя диапазона ячеек, который содержит суммируемые значения,
включая заголовок столбца. Вы также можете выделить диапазон с помощью мыши,
если он находится на текущем рабочем листе.
При выделении диапазона ячеек с использованием мыши диалоговое окно Мастер
суммирования — шаг 1 из 4 автоматически уменьшится до размеров текстового по-
ля Где находится таблица с подписями столбцов и суммируемыми значениями?
(Where is the List text box) и будет оставаться в таком состоянии, пока вы не отпустите
кнопку мыши.
В данном примере для вычисления общей суммы от продаж всех товаров, за исклю-
чением клубничных пирогов (продажи совершались в магазине на улице Андерсена в
период после 1 января 2005 г.), необходимо выделить данные всей таблицы (в том
JUa£a 5. McufteMCuitUH£CKue и с&а&ианические функции 347
числе и названия столбцов во второй строке), кроме столбца А, в котором располо-

жены номера записей.
2. Щелкните на кнопке Далее (Next).
Откроется диалоговое окно Мастер суммирования — шаг 2 из 4 (рис. 5.4). В ^ем
необходимо определить столбец, данные которого будут складываться, и условия,
которые должны быть выполнены при этом суммировании.
3. В поле со списком Суммировать (Column to Sum) щелкните на названии столбца,
данные которого будут суммироваться.
В данном примере выберите столбец Продажи за день.
Определив столбец для суммирования, можно перейти к созданию критериев,
согласно которым будут отбираться значения для сложения.
4. В поле со списком Столбец (Column) щелкните на имени того столбца, на основании
данных которого будет производиться первый отбор.
В приводимом примере первым условием является принадлежность товаров опре-
деленному магазину, поэтому необходимо щелкнуть на названии Магазин.
5. В раскрывающемся списке Оператор (Is) выберите оператор сравнения, который вы
будете использовать для задания условия.
В данном примере оставьте оператор сравнения равно (=), заданный по умолчанию.
Me !Магазин
1 tyn./Горького Мастер суммирования поможет создать формул* суммирования 532,50р. Лимонные пир.
2»уп. Горького значений столби» в меисиикти от других течений табл 1 048,80р. Черничный тор
З'ул. Горького 2 348,80р. Яблочный пирог
4^ул. Горького 220,80р. Круасан диет.
5 'ул. Горького^ Свьерный
6|ул. Горького Восточный 4 605,30р. Кроме черничнрг
7|ул. Горького Северный
8 !ул. Горького Северный
9'!уя. Горького
lOiyn. Горького
13 ! 11 «ул. Горького
Ж] 12|ул. Горького
Где находится таблица с подписями столбцов и сунмируеными
15J 13*ул Горького
161 14jyn. Горького
171 1_5Jyn. Горького условная сумма !$8S2:(GS56
ЛИ 16}уя. Горького
J9J 17»ул. Горького
20 | lifl tyn. Горького
1
ч 19|ул Франко Л и м рнные'^йр'
SЦ... .??.jY*1.r.'??P?*!™...
Черничный торт 62.70р
23 ] 21 [ул.Франко Яблочный пирог 243.гОр
24 [ 22 |уп Франко Круасан диет 31,20р
м*Т V ""и / спт.ф.-и / п?т. ф'^-Г^.Лисг':
фщп
'
Рис. 5.J. Определение диапазона в диалоговом окне Мастер суммирования — шаг 1 из 4
342 3. и функции
Мастер суммирования - шаг 2 из 4

Нв Магазин Пр
1 уп. Горького i/lnfc Задайте столбец, значения которого нужно суммировать. 532,50р. Лимонные лир.; J
2 ул. Горького "'Чв[ Суммировать: 1 048,80р. Черничнь^торт -•!•
[продажи за д е н ь 3
3 ул. Горького Ябг 2 348,80р. Яблочный пирог .*
4 ул. Горького Кру 220,80р. Кру,кан диет. ;
Задайте анализируемьй столбец, оператор сравнения и
5:ул. Горького BHL с которым будут сравниваться данные этого столбца.
6 ул. Горького Mat 4 605.30р. Кроме черничног
7 ул. Гсрького Лик Итератор:
8 уп. Гсрького Ч ер ^Несколько услов
черничный TOOT
9; ул. Горького Я or
10 ул. Горького i.Kpy
11:ул Горького .Bin Добавить условие
i 12 ул. Горького : м»
13,ул. Горького
;
уп» Магазин=ул. Франко
i 14 ул. Гсрького '4ef Датв>02.03.03
i 15 ул. Гсрького }Mr
КРУ
| 17 ул Гсрького 1
I 18 ул. Горького "Мэ|(
I 1Э уп Франко Ли1т онные пир" "in ujruj 4О LDTJp.
! 20 ул.Франко 01,03.03" 'i j"; 5.70р.'. 62.70р.;
^^Р^.ичный торт
: 21 ул.Франко Яблочный пирог Ш-оз.оз "38"" ".6.4рр"| 243,!20p.
i ?2 ул.Франко ; Круасан диет огЬз.оз 2е Г20р. 31.20р
'
сгат, ф-и-1 /.Лид
Рис. 5.4. Определение условий, накладываемых на суммируемые значения, в диалоговом окне

Мастер суммирования — шаг 2 из 4
6. В поле со списком Значение (This Value) выберите число или название, которое
будет использоваться как значение для сравнения.
В нашем случае щелкните на значении ул. Франко — в результате первое условие
будет выглядеть следующим образом: Магазин=ул. Франко.
7. Щелкните на кнопке Добавить условие (Add Condition), чтобы добавить только
что созданное условие в формулу.
Далее необходимо повторить пп. 5—7, чтобы задать еще два условия: Товаро
Черничный торт и Дата>02 . 03 .2003 (см. рис. 5.4).
8. Повторяя пп. 5-7, добавьте в список Условия все необходимые критерии отбора.
9. Завершив определение всех условий для суммирования, щелкните на кнопке Далее.
В диалоговом окне Мастер суммирования — шаг 3 из 4 укажите, что необходимо
сделать с полученной формулой: скопировать ее в отдельную ячейку (задано по
умолчанию) или скопировать формулу со значениями условия из списка Значения
для каждого созданного критерия.
10. Оставьте установленным переключатель Копировать формулу в отдельную
ячейку (Copy Just the Formula to a Single Cell), чтобы вставить только формулу СУММ
в рабочий лист, либо установите переключатель в положение Копировать формулу
Улова 5. МсиКемшпмческие и аКсиНиаНические функции 3 УЗ
и значения условия (Copy the Formula and Conditioned Values), чтобы скопировать
формулу со значениями накладываемых условий.
Если выбрано простое копирование формулы в ячейку, для завершения работы
мастера остается выполнить еще только одно действие — в диалоговом окне
Мастер суммирования — шаг 4 из 4 определите ячейку, в которую будет скопи-
рована созданная формула.
Если же выбрано копирование формулы с заданными условиями, Мастер суммиро-
вания предоставит необходимое количество диалоговых окон (идентичных как при
копирования отдельной формулы) для каждого заданного условия. Определите
ячейки, в которые будет скопирована формула.
В данном примере при выборе варианта копирования формулы с заданными усло-
виями мастер предоставляет три дополнительных диалоговых окна для заверше-
ния необходимых действий. Таким образом, в Мастере суммирования будет со-
держаться всего 7 шагов. На каждом из оставшихся шагов следует определить
ячейку, в которой будет находиться значение условного критерия, используемого в
формуле (т.е. 4-й шаг определяет ячейку для ул. Франко, 5-й — для Черничного
торта, 6-й — для даты 02 .03 .2003 и, наконец, 7-й определяет ячейку для итого-
вой формулы).
11. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти в диалоговое окно Мастер суммиро-
вания — шаг 4 из 4.
Если в п. 10 выбрано простое копирование созданной формулы, останется только
определить ячейку, в которой эта формула будет располагаться. Однако, если вы-
бран вариант, при котором в таблицу будут добавлены и формула, и каждое усло-
вие, придется определить ячейки для каждого критерия и для итоговой сумми-
рующей формулы, для чего будет предоставлено необходимое количество диалого-
вых окон.
12. Щелкните на ячейке, в которой должна находиться созданная формула суммы либо
значение первого условия.
Завершая каждую операцию по указанию ячеек, в которых будут располагаться
значения критериев, щелкайте на кнопке Далее до тех пор, пока не достигнете по-
следнего диалогового окна, в котором необходимо задать ячейку для формулы час-
тичного суммирования.
13. В последнем диалоговом окне щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы завершить
работу Мастера суммирования и вычислить итоговую сумму значений, удовлетво-
ряющих заданным условиям.
На рис. 5.5 показана созданная с помощью Мастера суммирования итоговая форму-

ла СУММ, которая вычисляет общую сумму от продаж всех товаров, за исключением клуб-
ничных пирогов (продажи совершены в магазине на ул. Франко в период после 1 января
2005 г.). Из рисунка видно, что для выполнения вычисления, удовлетворяющего постав-
ленным условиям, Мастер суммирования использовал три вложенных функции ЕСЛИ.
Они размещены в функции СУММ, которая является формулой массива (формула заклю-
чена в фигурные скобки).
" •
:
ЗУУ Книга 3 . и функции
'
*!Я С Microsoft Lxcel - пример 2.xls j_ i|O||"X|M
:3j аайя : дяока Зид вставка «ораат CSPWK Да »we: QKHO Справка '
;::
Т: Ев».кт>5^г»: • _й X
щ iJ У ^ J ' ' • J и ^ Ai i Л ЧЛ Ш -У! *) - V • i ig, Z - |

f
!
t
!
'су, DimJIi gjx- н т п^Я'
||Д)||||Мт' i^ft ifl ^д
'Tib" ' ЩД Ир=СУШ{ЕСЛИ(50$3:$О556>ДАТАЗНАЧГ'02.03.2003 •);ЕСЛИ(5В$3:5В556="уп Франко' :ЕСЛИ(товар<>
>
"Черничный торт ';дневная_выручка;0);0):0))}

1 Отчет о продажах в сети кондитерских
~Г Не Магазин Продукция Дата Объем (в Цена (за Продажи за день
3 1ул. Горького Лимонные пир. 01.03.03 35 ! ijopj 52,5pp. I 532.50р. .'Лимонные .пир.' т
4 2 ул. Горького Черничный торт б1.Ьз!6з 28: 5,70р.] ' " 159,60р. ' 1 048,80р. Черничный торт Н
5 ! 3 ул. Горького Ябпочный пирог 01 03.03 43; 6,40р ! 275:20р j 2 348,80р. Ябпочный пирог ftl
:
4!уп. Горького Круасан диеТ; 01.03.03 16"! 1,20р!! 19,20р. ; 220,80р. Круасан диет. \ Ij
7 • 5]ул. Горького Вишневый пирог
д^ЩЦ
12! Шр!] "'sJJMJp!' '! "
1 1 6 ;уп. Горького Маковый струдель
т
01"оз!6з 32"! Щр!'! 121.60р. >v 4 605,30р. К|>оме черничног
9 7;ул Горького Лимонные пир огЖю] 45"! i'!sdp!l 67"!5"6о!'": !
8;ул. Горького Черничный торт 02.03.03 ill 5,'70р"!1 62.700. 1 498.20о.1Нескопько vcnoe
11 9 ул. Горького Ябпочный пирог 02.03.03 зв" мор!! 243.20р.
;
12! 10 ул. Горького Круасан диет. 02.03.03 26
Г
1,20р!! 3i!20p! "1
13 11;уп. Горького Вишневый пирог 62!03.03 17! 4,50р. Г" 7б!50р.;Т
14 12:ул. Горького Маковый струдепь 02.03.03 21; 3,80р.! 79.80р. !
15 13!ул. Горького Лимонные пир. 03.03.03 35! 1,50р.! 52.50р!' [
16 14:уп. Горького Черничный торт 03 .03.03" 28! 6.70р.! 159.60р! "|
17 15!ул. Горького Яблочный пирог 0303.03 43! 6.40рЛ 275.20р !
18 16 ул. Горького Круасан диет. 03.03.03 16; 1.20р!| 19.20р.: Г
19 17;ул. Горького Вишневый пирог оз.оз.оз' Ш 4!50р!Т 54!оОр !
20 18, ул. Горького Маковый струдепь 03.03.03 32"! ""з.'вор."! 12160р." j
21 19 ул.Франко Лимонные пир. 010303 45'! l.'SOp.l 67,50р' Г
22 20;ул. Франко Черничный торт 6i!o303 1lV 5!70рЛ 62.70р. :
23° 21 ул.Франко Яблочный пирог 016303 38" 6.40р
т
24"з!20р! !
"24 22;^л. Франко Круасан диет. 01.0303 26" l!20"p.l 31, 20р. :
:
v
:
Н 4 "V''M#mT:<JH<7 стат. ф-и-1 /ЛиапХуонжнаясумма/ подбор, пар; |< ..,,,, '• ..; '. ••'.,fi":f' :Ciy..- -::!:.:! ,»»|
Рис. 5.5. Формула условной суммы, созданная с помощью мастера суммирования
CfHatHUCtflu4ectcue функции
В Excel содержится полный набор статистических функций, доступных в специализиро-
ванных программах. Данная категория включают целый спектр статистических функций от
наиболее простых (СРЗНАЧ (AVERAGE), МАКС (МАХ) и МИН (MIN)) до самых экзотических
(ХИ2ТЕСТ (CHITEST), ПУАССОН (POISSON) И ПЕРСЕНТИЛЬ (PERCENTILE)).
Помимо специальных статистических функций, Excel предоставляет набор функций
подсчета, которые предоставляют возможность вычислить количество ячеек, содержа-
щих какие-либо значения, непустых ячеек (содержащих информацию любого типа) или
только тех ячеек, которые включают значения, удовлетворяющие заданным критериям.
СУЗШЧ. МЛ КС и MUH
Функции СРЗНАЧ (для поиска среднего значения), МАКС (для поиска наибольшего
значения) и МИН (для поиска наименьшего значения) — наиболее часто используемые
статистические функции, так как к ним обращаются и обычные пользователи, и исследо-
ватели-профессионалы. Все три функции имеют синтаксис, аналогичный синтаксису
функции СУММ. Например, функция СРЗНАЧ использует следующие аргументы:
=СРЗНАЧ(число!;[число2];[...])
Аналогичные аргументы применяются в функциях МАКС и МИН. Как и в функции

СУММ, количество аргументов, для которых вычисляется среднее (максимальное или
5. М.шнемшЯичеасие и аОсиКмаОические функции 345
минимальное) значение, может быть от 1 до 30. На рис. 5.6 приведен пример использова-
ния функций СРЗНАЧ, МАКС и мин в электронных таблицах. В данном случае указанные
функции применены с целью поиска статистических показателей для значений, указы-
вающих на стоимость квартир, проданных в период с апреля по май 2003 г. Эти статисти-
ческие показатели включают среднее значение, наибольшее и наименьшее значение,
а также медиану. Все функции имеют один и тот же аргумент (диапазон ячеек С4:С8),
содержащий стоимость проданных квартир.
Функция СРЗНАЧ вычисляет среднюю величину значений, представленных в этом
диапазоне, путем деления их суммы на количество. Данная функция эквивалентна
следующей формуле:
=СУММ(С4:С8)/СЧЕТ(С4:С8)
Обратите внимание, что в формуле используется функция СУММ (для вычисления

суммы всех значений диапазона), а также статистическая функция СЧЕТ (подсчиты-
вающая количество значений). Функции МАКС и мин лишь определяют наибольшее и
наименьшее значения в диапазоне ячеек, определенном аргументом число. Функция
МЕДИАНА (MEDIAN) поможет узнать число, которое является серединой множества зна-
чений (т.е. половина значений — большие, чем медиана, а половина — меньшие).
Поэтому в данном примере значение медианы для стоимости проданных домов (ячейка
С16) отличается от среднего значения стоимости (ячейка СЮ).
••*.> в х
сю ! =СРЗНАЧ(С4:С9)
• I • • SSH ' ; i ~ ~^В 1 ! е Т F --[: . . G I н
4-1
ЗУ АДР*с ! Дата продажи Цена 1
4jyn Горького, д.1 5 6Т64Х)3 ёбЩобр.!
5 | уп.Иванова, д.7 62.64.63 34500,66р.:
03.05^03 28700.00pj
_LJ пр-Глуцчсова, д.1 25.05.03 55000,66р.! ! 1 1 1
с: :
1 "в !пр.Бажана,д. 45 111.11.111зоЖ61;
; .1
[средняя цена Г 46 340,OOp.{CP3HA4(C4:C9)i
Ml
ЛЬ наибольшая цена 65000.00р МАКС(С4:С8) !
13
! наименьшая цена 28 700,00р. МИН(С4:С8) 1
.:!
ж
16 ::i:ir±z
14
: медиана цены 48 500,00р J МЕДИАЙА(С4:С8)

17
18
1?!
Гм 4 > и ^ л;з6лидз чзевь х ^оат.ф-й \crai. ф-*-1/ЛисПЗ / условная су|< ;

:
1 Готово цикл - ' - .. • . " ' • ' '':''::. ... . . .: . ......... ...:.. • ..
Рис. 5.6. Электронная таблица, в которой используются простейшие статистические функции

346 Книга 3. Фо[ии$мл и функции
Jtoqctetfi лчеек
Иногда необходимо узнать, сколько ячеек диапазона, столбца, строки или даже рабо-
чего листа содержит определенную информацию, а сколько остается пустыми. В других
случаях,следует знать, сколько ячеек располагает текстовой информацией, а в сколько —
числовыми значениями. Excel включает несколько функций подсчета, которые можно
использовать для создания формул, вычисляющих количество занятых ячеек в опреде-
ленном диапазоне рабочего листа и предоставляющих сведения о типе информации,
которая содержится в этих ячейках.
Создание фо[ии/л noqcH£tZa

Различные типы формул подсчета, созданные для получения основных сведений об об-
щем количестве ячеек в заданном диапазоне и о количестве ячеек, содержащих текстовую
информацию или числа в занятых ячейках, представлены на рис. 5.7. В этом примере диа-
пазону ячеек А1:С8 присвоено имя данные_продаж (этот диапазон выделен на рисунке).
£3 Microsoft Excel - пример-2.х!х
jjL__-J_
Продажа квартир
Адрес Дата продажи Цена 1(М
ул.Горькогр, д.15 ОТ04 03^ б5000,6рр!
уп.Иванова, Д.7 р2;р4.рз: 341500,00?.!
уп. Новая, д. 74 03.05.03 28 700,00р
1^.Гпушкрва<,д,1 25.05-03' 55000,00р.
пр.Бажана, д. 45 ~ 30.05.Щ
Общее число ячеек 24]=^ТРрК(даннь1е^1ррд^)^ИСЛСТОЛБйаннью•„nP°f
Занятые ячейки |!»[^ЧЕуЗ(данные_|/дардаж^ [
Числовые значени* 10 =СЧЕТ(данные_продаж)
16 1 ......
Пустые ячейки 5[=СЧ11ТАТЬПУСТОТЫ(даннь№_ггродаж)
ГГ
Ячейки с текстом ] "зд);!;щ1;;;;
Ячейки беа текста \ >е^1родажХ1;0)Й
и « >
, ••-•••- •-
;
>nsi / таблица
г—
чзиш \стат.ф-*/ Лист13 ,? услоа U •: :V;j"
Готово Цикп .. .
Рис. 5. 7. Электронная таблица с формулами для подсчета
Во всех формулах примера используется название диапазона — данные_продаж.

Основной является формула, возвращающая как результат общее количество ячеек в
этом диапазоне. Для создания такой формулы в ячейке СЮ используются информаци-
онные функции ЧСТРОК (ROWS) и числстолв (COLUMNS) (подробнее см. главу 6
книги 3), которые вычисляют количество строк и столбцов в диапазоне данные_продаж.
7ла£а 5. МаМемаЛинескме и анаЛиаНические функции
Для того чтобы узнать общее количество ячеек, заключенных в этом диапазоне, необхо-
димо создать формулу, которая-леремножит значения, полученные от функций ЧСТРОК и
ЧИСЛСТОЛБ:
=ЧСТРОК(данные_продаж)*ЧИСЛСТОЛЙ(данные_продаж)
Несомненно, результатом данной формулы является число 24. Следующая формула,
которая использует функцию СЧЕТЗ (COUNTA), вычисляет, в скольких из этих 24-х яче-
ек содержатся какие-либо данные. Данная функция подсчитывает количество непустых
ячеек в заданном диапазоне. Она имеет следующий синтаксис:
=СЧЕТЗ(значение!; [значение2] ; [ . . . ] )
Функция может принимать до 30-ти аргументов (хотя достаточно только одного).
В них указываются ячейки или диапазоны для подсчета. Обратите внимание на то, что
функция СЧЕТЗ подсчитывает все ячейки, которые содержат хоть какое-нибудь значе-
ние, даже если это значение является пустой текстовой строкой, представленной единст-
венным апострофом ('). В примере рис. 5.7 ячейка С12 содержит формулу, использую-
щую функцию СЧЕТЗ:
=СЧЕТЗ(данные_продаж)
Эта формула возвращает число 19. Следующая формула, созданная на рабочем листе,
подсчитывает количество тех ячеек в диапазоне данные_продаж, которые содержат только
числовые значения. Чтобы создать такую формулу, используйте функцию СЧЕТ, приме-
няющую те же аргументы, что и функция СЧЕТЗ. Единственное отличие заключается в том,
что функция СЧЕТ учитывает при подсчете только ячейки, которые содержат числа.
В ячейке С14 представлена формула для вычисления количества тех ячеек в диапазоне
данные_продаж, в которых находятся числовые значения:
=СЧЕТ(данные_продаж)
Результатом вычисления по этой формуле является число 10. Обратите внимание:
программа включила в подсчет пять ячеек, содержащих данные в формате даты (в каждой
ячейке стоит дата заключения сделки) диапазона В4:В8, и пять ячеек, в которых находят-
ся данные в денежном формате (в каждой ячейке стоит сумма заключенной сделки) диа-
пазона С4:С9.
Для подсчета пустых ячеек, находящихся в диапазоне данные_продаж, используется
функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ (COUNTBLANK). Она работает аналогично функциям СЧЕТ
и СЧЕТЗ, но подсчитывает только незанятые ячейки. В нашем случае применяется такая
функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ:
'=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(данные_продаж)
Результатом является число 5 (это вполне логично, учитывая, что в данном диапазоне
всего 24 ячейки, а 19 из них содержат определенные значения).
Последние две формулы на этом рабочем листе возвращают количество ячеек, содер-
жащих данные в текстовом формате, и количество ячеек, в которых расположены данные
не в текстовом формате. При создании этих формул вместо функций подсчета использу-
ются информационные функции ЕТЕКСТ (1STEXT) и ЕНЕТКСТ (ISNOTEXT), являющие-
ся аргументами логической функции ЕСЛИ, которая, в свою очередь, применяется
старой-доброй функцией СУММ.
3 48 Книга 3. tyoftMifMt и функции
Итак, в ячейке С18 находится формула, которая вычисляет количество ячеек, содер-
жащих данные в текстовом формате диапазона данные_продаж:
{=СУММ(ЕСЛИ(ЕТЕКСТ(данные_продаж);1;0))}
В ячейке С20 вы найдете подобную формулу, которая вычисляет количество ячеек,
содержащих данные в нетекстовом формате диапазона данные_продаж. В ней вместо
функции ЕТЕКСТ используется функция ЕНЕТЕКСТ:
{=?СУММ (ЕСЛИ (ЕНЕТЕКСТ (данные_продаж) ;1;0) ) }

Функция ЕТЕКСТ возвращает логическое значение Истина, если ячейка содержит дан-
ные в текстовом формате и, соответственно, возвращает логическое значение Ложь, если
таких данных в ней нет. Функция ЕНЕТЕКСТ возвращает логическое значение Истина, если
ячейка пуста либо содержит данные в числовом формате (другими словами, все, что угодно,
только не текст), и Ложь, если в ячейке представлены данные в текстовом формате.
В этих двух формулах функции ЕТЕКСТ и ЕНЕТЕКСТ используются как аргумент логи-
ческое _выражение для функции ЕСЛИ, в которой значение аргумента значе-
ние_если_истша равно 1, а значение аргумента значение_если_ложь равно 0 (таким обра-
зом, ячейки подсчитываются только тогда, когда функции ЕТЕКСТ и ЕНЕТЕКСТ возвра-
щают логическое значение ИСТИНА). Функции ЕСЛИ размещаются внутри функций
СУММ, а они, в свою очередь, вводятся как формулы массива.
Обратите внимание: две последние формулы необходимо ввести как формулы

массива (нажав комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>). Таким образом, про-
грамма будет выполнять проверку и подсчет для всех и каждой ячейки диапазона
данные_продаж. Если ввести формулу СУММ с размещенными в ней функциями
ЕТЕКСТ и ЕНЕТЕКСТ, она возвратит значение 0 (как в случае подсчета ячеек
сданными в текстовом формате, так и для варианта подсчета ячеек с данными
в нетекстовом формате). (Подробнее о формулах массива см. главу 1 книги 3.)
jLoqc4etii занмных. лчеек бо всей aiifioice, всем с&олЗи^ или

на [шЯочем Mtcifle
Для вычисления количества непустых ячеек во всей строке, всем столбце или даже на
всем рабочем листе можно использовать функцию СЧЕТЗ. Например, для подсчета заня-
тых ячеек в 17-й строке рабочего листа создайте следующую формулу:
=СЧЕТЗ(17:17)
Чтобы узнать количество занятых ячеек в столбце В, воспользуйтесь формулой

=СЧЕТЗ(В:В)
Для подсчета количества непустых ячеек во всем рабочем листе (предположим, с име-
нем Лист2) можно использовать формулу
=СЧЕТЗ(Лист2!1:65536)
Обратите внимание, что в качестве аргумента этой функции применяются буквенные
обозначения для всего диапазона столбцов (а не строк), т.е.
=СЧЕТЗ(Sheet2!A:IV)
. МшКемшЯические и айсиЯмаКические функции 3 49
Однако как только подобная функция будет введена в ячейку, программа Excel авто-
матически конвертирует в аргументе ссылку на весь диапазон столбцов в ссылку на весь
диапазон строки, используя абсолютные ссылки ($1: $65536).
При вводе формулы СЧЕТЗ, возвращающей число занятых ячеек во всей

строке, всем столбце или на всем рабочем листе, удостоверьтесь, что данная
формула не помещена в ту же строку, тот столбец или рабочий лист. Если по-
добное произошло, программа выведет на экран окно, предупреждающее
о наличии циклической ссылки в формуле — ведь при вычислении формула
будет использовать ссылку на ячейку, в которой находится сама (можно с
уверенностью сказать, что такой тип циклической ссылки недопустим).
с заданными, усло&илми
Excel располагает функцией СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF), которая применяется для под-
счета в определенном диапазоне только тех ячеек, которые удовлетворяют заданным
условиям. Функция СЧЕТЕСЛИ использует два аргумента и имеет следующий синтаксис:
=СЧЕТЕСЛИ(диапазон;критерий)
Аргумент диапазон задает множество ячеек. В нем производится подсчет ячеек, кото-
рые удовлетворяют условиям, заданными аргументом критерий. Эти условия можно оп-
ределить с помощью чисел, выражений или текстовой информации. Если в качестве
критерия используется число, его не следует заключать в кавычки. Например, для под-
счета тех ячеек в диапазоне табличные_данные, которые содержат число 5, создайте
=СЧЕТЕСЛИ(табличные_данные;5)
Однако, если в качестве аргумента критерий используется выражение или текст, их
необходимо заключать в кавычки, например: "=5", ">20" или "Киев". Таким образом,
для подсчета тех ячеек диапазона табличные_данные, которые содержат значения
больше 5, можно воспользоваться формулой
=СЧЕТЕСЛИ(табличные_данные;">5")
Если с помощью функции СЧЕТЕСЛИ требуется найти количество ячеек, которые со-
держат значение, эквивалентное значению определенной ячейки на рабочем листе, в ка-
честве критерия необходимо использовать ссылку на эту ячейку. Например, для вычис-
ления количества тех ячеек в диапазоне табличные_данные, которые содержат значе-
ние, эквивалентное значению ячейки ВЗ, необходимо создать следующую формулу:
=СЧЕТЕСЛИ(табличные_данные;ВЗ)
Если в качестве критерия применено выражение, содержащее ссылку на ячейку, то
оператор, используемый в выражении, необходимо заключать в кавычки, а после него и
перед ссылкой на ячейку — добавить оператор конкатенации (&). Например, чтобы под-
считать, в скольких ячейках диапазона табличные_данные находятся значения, боль-
шие, чем значение в ячейке ВЗ, необходимо создать следующую формулу:
=СЧЕТЕСЛИ (табличные д а н н ы е ; " > " & В З )
350 Книга 3. Фо/ии/мл и функции
Обратите внимание на то, что при использовании текста для определения условий в
функции СЧЕТЕСЛИ можно воспользоваться символами подстановки: звездочкой (*),
которая заменяет любое количество неизвестных знаков, и знаком вопроса (?), который
заменяет один любой знак. Например, чтобы вычислить количество тех ячеек в диапазо-
не табличные_данные, в которых содержится текстовая информация, заканчивающая-
ся словом улица, воспользуйтесь формулой:
=СЧЕТЕСЛИ(табличные_данные;"*улица")
Для нахождения ячеек того же диапазона, внутри которых содержится слово счет,
в аргументе критерий следует использовать комбинацию звездочек и слова "счет":
=СЧЕТЕСЛИ (табличные_данные,- "*счет*")
Чтобы подсчитать те ячейки в диапазоне табличные_данные, в которых находится
слово из трех букв, заканчивающееся на к (первые две буквы могут быть любыми: ток,
сок, мак и т.д.), для задания неопределенных букв можно воспользоваться двумя знаками
вопроса, поместив их в условии перед буквой к:
=СЧЕТЕСЛИ(табличные_данные;"??к")
Помимо прочего, в качестве аргумента критерий функции СЧЕТЕСЛИ применяются и
другие статистические функции. Предположим, необходимо узнать количество тех ячеек
в диапазоне табличные_данные, которые содержат значения, меньшие, чем среднее
значение всего диапазона. В таком случае обратитесь к функции СРЗНАЧ как к аргументу
функции СЧЕТЕСЛИ:
=СЧЕТЕСЛИ(табличные_данные;"<"&СРЗНАЧ(табличные_данные))
использование специальных, с&а&ис&иъеских функций

Как отмечалось в начале данной главы, Excel предоставляет ряд статистических
функций для проведения комплексного статистического анализа. Помимо встроенных
статистических функций, которые можно найти в категории Статистические (Statistical)
диалогового окна Мастер функций — шаг 1 из 2, Excel располагает целым набором
специальных статистических инструментов, являющихся частью пакета Analysis ToolPak.
Инструменты, включенные в пакет Analysis ToolPak, предоставляют возможность
проводить анализ данных рабочего листа, используя такие средства, как однофакторный
дисперсионный анализ, двухвыборочный F-тест для дисперсии, ранг и персентиль, ана-
лиз Фурье и т.д. Перед применением статистических функций, представленных в пакете
Analysis ToolPak, необходимо сперва активизировать эту настройку: откройте диалоговое
окно Надстройки (Сервис<=>Надстроки), установите флажок Analysis ToolPak в появив-
шемся списке доступных надстроек и щелкните на кнопке ОК.
Если пакет Analysis ToolPak активизирован, можно получить доступ к содержащимся
в нем статистическим функциям, выполнив команду Сервис^Анализ данных
(Tools^Data Analysis) (если Analysis ToolPak будет успешно активизирован, в меню
Сервис появится дополнительный элемент Анализ данных). Откроется диалоговое окно
Анализ данных (Data Analysis), представленное на рис. 5.8.
5. МсиКемеиКические и adcufiuafiuteciate функции 35/
[Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями

I Двухфакторный дисперсионный анализ без повторений
яорршмом
|Ковариашя
[Описательная статистика
[ Экспоненциальное сглаживание
|Двухвыборочный F-тест для дисперсии
| Анализ Фурье
Рис. 5.8. Диалоговое окно Анализ данных, в кото-

ром можно выбрать статистический инстру-
мент, предоставленный пакетом Analysis ToolPak
В диалоговом окне Анализ данных отображены все статистические инструменты,

предоставляемые пакетом Analysis ToolPak: от однофакторного дисперсионного анализа,
расположенного в верхней части списка, до двухвыборочного z-теста для средних, нахо-
дящегося в его нижней части. Чтобы использовать один из предлагаемых методов в элек-
тронной таблице, щелкните на его названии в списке окна Анализ данных, а затем —
на кнопке ОК. Откроется другое диалоговое окно выбранного инструмента, в котором
можно задать данные и параметры, необходимые для проведения анализа.
Чтобы получить дополнительную информацию по статистическим функциям

и методам, используемым в инструментах пакета Analysis ToolPak, щелкните
на кнопке Справка (Help) в диалоговом окне Анализ данных.
.41
i
и
В э&ой главе . . .
•S Поиск данных в таблице и добавление их в списки
• */ Использование мастера поиска для создания формул двустороннего поиска
S Транспонирование диапазонов
*/ Получение информации о содержимом ячеек
*/ Проверка типа значения, содержащегося в ячейке
S Использование текстовых функций
•S Создание формул по слиянию тестовых строк
этой главе рассматриваются три категории функций Excel: ссылки и массивы,

которые как результат возвращают значения и адреса ячеек на рабочем листе;
функции проверки свойств и значений (их также называют информационными функция-
ми), которые возвращают информацию определенного типа про ячейки на рабочем лйс-
те; а также текстовые функции, которые предоставляют возможность обрабатывать дан-
ные в текстовом формате.
Из этих трех категорий, возможно, наиболее популярными являются функции,
используемые для поиска определенных данных в таблицах. Они возвращают как резуль-
тат данные, полученные на основе проведенного поиска. Данный тип процедур настоль-
ко важен, что в Excel предусмотрен специальный Мастер поиска (Lookup Wizard), кото-
рый проведет вас по пути создания специальных поисковых формул.
Ссьики и массивы
Функции поиска в Excel значительно упрощают процесс просмотра рабочих листов с
целью получения информации о хранящихся в них данных. Кроме того, они также воз-
вращают связанные значения в списки данных. Использование поисковых таблиц для
создания списков (баз данных) не только уменьшает объем данных, которые необходимо
ввести, но и значительно снижает вероятность появления ошибочных значений.
Функции ссылки позволяют получить информацию об отдельных ячейках и диапазо-
нах рабочего листа; создать гиперссылки на различные документы, имеющиеся на ком-
пьютере, в локальной сети или Internet; транспонировать таблицы, в результате чего
строки станут столбцами и наоборот.
35V Книга 3". Фо[1ЩЛЬ1 и функции
Лоиск. значения с помощью функций /ЗЛУ* и JJCP

Наиболее популярными функциями поиска являются функции ВПР (VLOOK.UP) (для
вертикального поиска) и ГПР (HLOOKUP) (для горизонтального поиска). Доступ к ним
можно получить через диалоговое окно Мастер функций - шаг 1 из 2 (Insert function) в ка-
тегории Ссылки и массивы (Lookup & Reference). Они являются частью довольно мощной
группы функций, использующихся для поиска заданных значений в электронных таблицах.
Функция ВПР проводит поиск значения по вертикали (сверху вниз) в крайнем левом
столбце просматриваемой таблицы, а функция ГПР — по горизонтали (слева направо)
в верхней строке просматриваемой таблицы.
Функция ВПР имеет следующий синтаксис:
ВПР (искомое_значение;таблица;яомер_столбца; [интервальный_просмотр])
Функция ГПР характеризуется практически идентичным синтаксисом:
ГПР (искомое_значение,- та блица; номер_строки; [интервальный_просмотр])
В обеих функциях аргумент искомое_значение — это значение, которое необходимо
найти. Аргумент таблица определяет диапазон ячеек или имя диапазона, в котором со-
держится искомое значение и связанное с ним значение, возвращаемое как результат
функции.
Аргумент номер^столбца задает для функции ВПР номер столбца в таблице поиска, из
которого, в случае успешного выполнения, принимается значение, соответствующее ис-
комому ^значению — оно и будет результатом функции. Аргумент номер_сттроки задает
для функции ГПР номер строки в таблице поиска, из которой, в случае успешного вы-
полнения поиска, принимается значение, соответствующее искомому^значению. Это зна-
чение и будет результатом функции.
Значения аргументов номер_столбца и номер_строки в функциях ВПР и ГПР должны быть
больше 0 и не превышать количество столбцов и строк, соответственно, в таблице поиска.
В обеих функциях параметр интервальный_просмотр является логическим значением.
Он определяет направление поиска программы: точное или приближенное соответствие
искомому'_значению в таблице поиска. Если аргумент интервальный_просмотр имеет значе-
ние Истина или опущен, программа ищет приблизительно соответствующее значение; если
же этот аргумент имеет значение Ложь, программа ищет только точное соответствие.
Поиск приближенного значения выполняется лишь для числовых данных (для текста
не применяется) в первом столбце, строке по вертикали или горизонтали таблицы поис-
ка. Если функции не могут найти значение, точно соответствующее искомому_значению,
результатом поиска будет наибольшее значение, которое меньше искомого, а результа-
том функции — соответствующее ему значение из столбца или строки, которые опреде-
ляются аргументом номер_столбца или номер_строки, соответственно.
При использовании функции ВПР и ГПР необходимо удостовериться, что данные
в первом столбце или строке (крайний левый столбец в вертикальной таблице поиска
и верхняя строка в горизонтальной таблице поиска) независимо от формата (как в тек-
стовом, так и в числовом) уникальны. Также эти данные должны быть отсортированы по
возрастанию, т.е. в алфавитном порядке для текстовых значений или от меньшего
к большему для чисел (подробнее о сортировке данных см. главу 1 книги 6).
Змява 6. UHtpofuianuoHHbte и /нек&Ноёые функции 355
На рис. 6.1 приведен пример использования функции ВПР для нахождения размера
15% или 20% чаевых в расчетной таблице чаевых, в зависимости от суммы заказа. В ячей-
ке F5 находится следующая формула: .
=ВПР (сумма_заказа,-таблица_чаевых;ЕСЛИ (процент_на_чай=0,15; 2 ;3) )
Эта формула возвращает сумму чаевых в зависимости от процентной ставки в ячейке

F2 и суммы заказа в ячейке F3.
Для того чтобы использовать данные этой таблицы, введите процентную ставку для
чаевых (15% или 20%) в ячейку F2 (с названием Процент_на_чай) и сумму заказа в
ячейку F3 (с названием Сумма_заказа). После этого программа выполнит поиск значе-
ния, введенного в ячейку Сумма_заказа, в первом столбце диапазона А2:С101 с назва-
нием Таблица чаевых.
Е Microsoft txcel - пример-Z.xls

'..-.Щравкв ". .§«я ,BCtJpKS Формат Ggxnc Данные И1*10 iripeetca
шж^Й; •**. 'а...^ -л
Рис. 6.1. Применение функции ВПР для нахождения размера чаевых в зависимости от
суммы заказа
В процессе поиска движение осуществляется вниз по значениям первого столбца Таб-

лица_чаевых, пока не будет найдено подходящее значение. Затем движение продолжится
вдоль строки, пока не будет достигнут столбец, номер которого задает значение аргумента
номер<_столбца. Из ячейки, которая находится на пересечении строки, содержащей искомое
значение, и столбца с заданным номером, и будет взято то значение для суммы чаевых, ко-
торое возвращается в ячейку F4 как результат формулы. Если программа обнаружит, что ни
356 Книга 3. tyofiuufM* и функции
одно из значений, находящихся в первом столбце Таблицы_чаевых, не соответствует зна-

чению ячейки Сумма_заказа (в данном примере 16,50 р.), поиск продолжится до появле-
ния первого значения, превышающего искомое (в данном случае 17,00р. в ячейке А19).
После этого программа вернется назад на одну строку и будет двигаться вдоль нее к столб-
цу, номер которого задан аргументом номер_столбца (поиск продолжился благодаря тому,
что параметр интервальный ^просмотр опущен, а, следовательно, его значение Истина).
В примере рис. 6.1 для определения аргумента номер<_столбца использовалась функ-
ция ЕСЛИ (IF). Она проверяет, равно ли значение процентной ставки чаевых, введенное в
ячейку F2, числу 0,15 (т.е. 15%). В соответствии с этим был задан номер столбца, в кото-
ром находится размер чаевых. Если указанное условие выполняется, функция ЕСЛИ воз-
вращает число 2, которое и будет значением аргумента номер_столбца, и, соответственно,
функция ВПР будет возвращать как результат значение из второго столбца (столбец В под
названием 15%). В противном случае функция ЕСЛИ возвращает как результат, а, следо-
вательно, и как значение для аргумента номер_столбца, число 3. В таком случае функция
ВПР выполняет поиск в третьем столбце (столбец С под названием 20%) диапазона
Таблица_чаевых.
На рис. 6.2 приведен пример использования функции ГПР для поиска стоимости каж-
дого вида выпечки (цены хранятся в отдельной таблице стоимости продуктов), с после-
дующим возвращением найденного значения в столбец Цена. В ячейке F7 находится
исходная формула, использующая функцию ГПР, в дальнейшем она будет скопирована
вниз по столбцу F:
=ГПР(товар/цены,-2,-ЛОЖЬ)
В этой функции в качестве аргумента искомое^значение применено имя диапазона
Товар, присвоенное диапазону ячеек С7:С66, а в качестве аргумента таблица использу-
ется диапазон Цены (D3:I4). По причине того, что стоимость продуктов находится во
второй строке таблицы поиска (в роли которой выступает именованный диапазон Цены),
аргумент номер_строки равен 2. Поскольку названия товаров, представленные в таблице,
должны в точности соответствовать названиям товаров из таблицы Цены, параметру ин-
тервальный _просмотр присваивается значение Ложь.
Функция ГПР, с помощью которой в таблицу продаж заносится стоимость каждого
кондитерского изделия, позволяет без особых усилий обновлять цену каждого продукта.
Достаточно внести измененную стоимость в таблицу Цены, и функция ГПР моментально
обновит соответствующие значения в таблице продаж.
выполнение увцапо/юннего поиска

В представленных примерах для функций ВПР и ГПР программа всего лишь сравнива-
ла единственное искомое значение со значениями, находящимися в столбце или строке
таблицы поиска. Однако иногда возникают ситуации, при которых необходимо провести
в таблице двусторонний поиск, основанный на поиске значения в верхней строке
(заголовки столбцов таблицы) и в первом столбце (заголовки строк таблицы).
На рис. 6.3 приведен пример поиска данных по количеству определенной продукции,
которая произведена в заданный период времени. В данном случае необходимо исполь-
зовать два значения: первое — период выпуска, а второе — количество выпущенных из-
делий. В этой таблице в первой строке находятся периоды выпуска продукции (названия
столбцов), а в первом столбце — виды выпущенных изделий (названия строк).
7лава 6. Информационные и 1Яекс1Ковие функции. 357
..
_ А~Г~
F7
В
К ИПР(тоеар.цены:2 ЛОЖЬ)
' С '' • ' •' 0 : I I
I
;- ;
.J":;^:'S1
•ЖШЯ G
1i Отчет о продажах в сети кондитерских
Tt
31 I Таблица цен! l?«»f>
Цена
! Лимонные пир. "[Черничный торт
- 1,б6р| .5.70p,i
Яолочный пирог Круасан диет.
6,40р.! 1,20р.!
;Вишнг
Tl'
6 JMt Магазин Продукция Дата О6ьем(вшт.) !иена(заштЛ ! Продажи за пень
НИ 01.03.03! 36
I
Ш"g'T
Vyn Горького : Лимонные пир.
2;ул Горького Черничный торт
3;уЛ Горького Яблочный пирог | .
01.03. 03!
010303Г '"
28
43!
V50C.1
6,40р. !
гщ..: 5250р.
1б"Э.60р
275.Ир.| "'''''"
joi 4;ул Горького ; Круасан диет. 01.03.03! 16! ."ШрТ"" 19,20р. !
3D. 5! W Горького Вишневый пирог ; оюзоз! 12! " 4|50р.! 54.00р!
ЗШ 6 уп Горького Маковый струдепь огоз.бзТ "' 32!" ' 3,80р! "" 121.60р.|
Ж1
«I
7уп Горького Лимонные пир
8!ул Горького ! Черничный торт
.',моз.оз] 45! 1.50р.!
б,70р:!
б7,50р :
02 03.03! 11! .'..'.'..'.'..'ШррТ.....
is! 9 ул Горького ; Яблочный пирог огрзТоз! 38! б",4'ор":'! '
243,20р.'
18 | 10 уп Горько о Круасан диет. 0203 03! 26! 1ЖП 31 20р! ""
17! 1Гул Горько о ^Вишневый пирог ! 02.03.'03]" 17! 4,50р ! 76,50р.;
18I 12:ул Горько о Маковый струдепь ! 02.03.03Г_ "21! 3.80р.! 79.80р.
19| 1з:упГорького Лимонные пир.
'Щ "14 ул Горько о Черничный торт
! Ыоз.оз!
oJoioa;
"35!" i'lb'pJ
28':" 5";70р"!
;
169,б6р.
im?5?p-1~.г..
!
2jj
15ул Горько о Яблочный пирог оз.рЩ 43! 6,40р. ; 275!20>1
22! 16 уп Горького Круасан диет. [ оз'Ьз.ЬзТ 16! \20fl 19.2бр:т
23j 17 уп Горького Вишневый пирсг 030303! 12; 4.60р.! 64,00р1
]?4j 18 уп Горького Маковый струдепь }
!
03.03.03; 32! 3,80р[ 121.60р.! _"
1Я vi) (DfiSHXO .. . .лПмыкшныв.тш. v ; П1 ЛЧ ПЧ! Z."..'.' "Д; ".. , , "/;л"! ml
W < > «Л таблица ч8№ых / стзт.фч! / Листрхуслрвная суммах п
1S
';..* ""
Рис. 6.2. Использование функции ГПРдля нахождения стоимости выпечки
.Встдакс «Юреаг Сожнс Данные Окно £правла

.i j j
ешш
=ШНДЕКС($Д52:5С$6. ПОИСКПОЗ(В10:$ДД2 SAS6:). ПОИСКПОЗ|В11.5А$2:$О82:))
н
Продажи за 2005 го^
Деталь 100
У"
f>
500! 485J 438 i

,/
505' 483:
.540 S 2951!
Деталь 101 175! 17Q! 153;' mT 169" 189 1033*
350J 340Т" 306
:
354" 338! 378 2066 ^
i Деталь 103 890! 863* 779J 899 859! 961 5251
i Итого 1915Т 1858' 1676* 1935' 1849Г 2068 11301!
10|деталь !Детапь 101

ТЛдата '. июн 05;
И количество I 153|
"Ш
<>'
м' <"У""м"1/( праздники /дата'\Л|«л2/Ли!Л1/ЛиаЗ/ почасовая оплата /\<

ГОТОВО ЦиКЯ :
Рис. 6.3. Двусторонний поиск в таблице данных

Книга 3. tyofiMifM* и функции
Для того чтобы вычислить количество определенных изделий, выпущенных в задан-

ный период, необходимо использовать функцию ПОИСКПОЗ (MATCH). Как результат она
возвращает относительную позицию заданного значения в диапазоне ячеек или массиве
и имеет следующий синтаксис:
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;лросматриваемый_массив;[тип_сопостав-
ления])
Аргумент искомое_значенче, конечно же, задает значение, позиция которого в случае
удачного завершения поиска и будет результатом, возвращаемым функцией. Аргумент
просматриваемый_массив определяет диапазон ячеек или массив, в котором производит-
ся поиск. Параметр тип сопоставления определяет, каким образом программа проводит
сопоставление значения аргумента искомое ^значения с данными, содержащимися в опре-
деленном аргументом просматриваемый_массив диапазоне. Этот параметр принимает чи-
словые значения О, 1 или — 1.
» Если тип сопоставления равен 1, функция находит наибольшее значение, которое

меньше, чем искомое_значение или равно ему. Обратите внимание: в этом случае
значения в просматриваемом_массиве должны быть упорядочены по возрастанию
(если аргумент тип сопоставления опущен, его значение принимается равным 1).
* Если тип сопоставления равен 0, функция находит первое значение, которое в
точности равно аргументу искомое_значение. Значения в просматриваемом_массиве
при использовании данного типа сопоставления могут быть не упорядочены.
« Если тип сопоставления равен — 1, функция находит «аи меньшее значение, кото-
рое больше, чем искомое_значение либо равно ему. В этом случае значения в про-
сматриваемом_массиве должны быть упорядочены по убыванию.
Кроме функции, осуществляющей в заголовках столбцов и строк таблицы поиск по-

зиций периода выпуска и номера изделия, необходимо использовать функцию ИНДЕКС
(INDEX), которая применяет относительные номера позиций столбца и строки в таблице
для непосредственного поиска количества деталей, произведенных за определенный пе-
риод. Функция ИНДЕКС имеет две различные синтаксические формы: ссылочную и фор-
му массива. Последняя используется в том случае, кбгда необходимо получить значение
из указанной ячейки таблицы (как в рассматриваемом примере). Ссылочная форма при-
меняется для получения ссылки на указанную ячейку таблицы.
Форма массива функции ИНДЕКС и мест следующий синтаксис:
ИНДЕКС(массив; [номер_строки];[номер_столбца])
Ссылочная форма функции ИНДЕКС имеет следующий синтаксис:
ИНДЕКС(ссылка;[номер_строки};[номер_столбца];[номер_области])
Для функции ИНДЕКС в форме массива аргумент массив определяет диапазон ячеек
или массив констант, в котором производится поиск заданной ячейки. Если этот диапа-
зон или массив констант имеет всего одну строку или один столбец, соответствующий
аргумент номер строки или номер_столбца не обязателен. Если заданный диапазон ячеек
или массив констант имеет более одной строки или одного столбца и заданы оба аргу-
мента (номер_строки и номер_столбца), функция ИНДЕКС возвращает значение, которое
находится в ячейке, расположенной на пересечении указанной строки и столбца.
Ллава 6. информационные и 1%екс1К.овме функции 359
В функциях ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС, которые отображены в примере, приведенном на

рис. 6.3, используются следующие именованные диапазоны.
« детали — диапазон A2:J6, содержащий данные о произведенной продукции,

а также названия столбцов и строк.
* Список_деталей — диапазон А2:А6, первый столбец таблицы; содержит назва-
ния строк.
« Список_дат — диапазон A2:J2, первая строка таблицы; содержит названия столбцов.
* деталь — ячейка В10; в ней находится название изделия, для которого осуществ-
ляется поиск.
» дата — ячейка В11; содержит период выпуска изделия, для которого осуществля-
ется поиск.
На рис. 6.3 можно увидеть, что ячейка В12 содержит довольно длинную и, на первый
взгляд, довольно сложную формулу, которая представляет собой комбинацию функций
ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ, использующих определенные выше именованные диапазоны:
=ИНДЕКС(детали;ПОИСКПОЗ(деталь;список_деталей);ПОИСКПОЗ(дата;
список_дат))
Чтобы упростить эту формулу, разобьем ее на три основные части: функцию
ПОИСКПОЗ, возвращающую как результат значение для аргумента номер_строки функции
ИНДЕКС; функцию ПОИСКПОЗ, возвращающую как результат значение для аргумента
номер_столбца функции ИНДЕКС и непосредственно функцию ИНДЕКС, возвращающую
как результат количество произведенных деталей.
Первая функция ПОИСКПОЗ, возвращающая как результат значение для аргумента
номер_строки функции ИНДЕКС, выглядит следующим образом:
ПОИСКПОЗ(деталь;список_деталей)
Данная функция использует значение, введенное в ячейку В10, и ищет его позицию в
диапазоне А2:А6. Полученное число будет применено как аргумент номер_строки для
функции ИНДЕКС. В приведенном примере в ячейку В10 введено название рассматривае-
мого изделия Деталь 102, и для этого значения функция ПОИСКПОЗ возвращает как ре-
зультат число 4, которое в дальнейшем используется как аргумент номер_строки для
функции ИНДЕКС.
Вторая функция ПОИСКПОЗ, возвращающая как результат значение для аргумента
номер_столбца функции ИНДЕКС, имеет такой вид:
ПОИСКПОЗ (дата,-список_дат)
Эта функция использует значение, введенное в ячейку В11, и ищет его позицию в
диапазоне A2:J2. Полученное значение будет применено как аргумент номер_столбца для
функции ИНДЕКС. В приведенном примере в ячейку В11 введено значение 1 июня 2003
(после применения формата даты оно принимает вид Июнь 2003), и для этого значения
функция ПОИСКПОЗ возвращает как результат число 4, которое в дальнейшем использу-
ется в качестве аргумента номер_столбца для функции ИНДЕКС.
360 Книга. 3. Фо/ии/мл и функции
Итак, несмотря на всю свою сложность, функция ИНДЕКС в строке формул рис. 6.3
эквивалентна следующей формуле:
=ИНДЕКС(детали;4;4)
На рис. 6.3 показано, что результатом этой формулы будет число 306, т.е. такое коли-
чество изделий типа Деталь 102, которое выпустили в июне 2003 г. Данный результат
можно проверить вручную, отсчитав необходимое количество строк и столбцов в диапа-
зоне детали (диапазон ячеек A2:J6). Если по столбцу А отсчитать вниз четыре строки
(включая строку 2 — первую строку этого диапазона, где находятся названия столбцов),
то перейдем как раз к строке с заголовком Деталь 102. Если вдоль этой строки отсчи-
тать вправо четыре столбца (включая столбец А, содержащий названия строк), то ока-
жемся в ячейке D5, расположенной в столбце Июнь 2002 и содержащей число 306.
использование Macriiefia ноу&нановснс

Как отмечалось выше, создать необходимую формулу можно с помощью функций
ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС, которые проведут двусторонний поиск. Однако для этой цели вы вправе
воспользоваться надстройкой Мастер подстановок (Lookup Wizard). Чтобы активизировать
эту надстройку, установите флажок Мастер подстановок в диалоговом окне Надстройки
(Add-Ins) (Сервис^Надстройки (ToolsÂdd-Ins)), в результате чего в меню Сервис (Tools)
появится элемент Мастер (Wizard) с подменю, содержащим команду Поиск (Lookup).
Чтобы понять принцип работы Мастера подстановок, выполните следующие шаги
для построения формулы, извлекающей из таблицы Продажи за 2003 год (рис. 6.3)
значение, которое соответствует количеству деталей определенного типа, выпущенных за
конкретный период времени.
1. Выполните команду Сервис^ Мастер^ Поиск.

Откроется диалоговое окно Мастер подстановок - шаг 1 из 4 (Lookup Wizard -
Step 1 of 4) — рис. 6.4. Задайте диапазон ячеек, содержащий значения, которые
будут использованы в поиске. В данном случае выделяется диапазон ячеек A2:J6, в
котором будет произведен поиск (поскольку это именованный диапазон детали,
можно просто ввести данное имя в поле Задайте интервал поиска, включающий
заголовки строк и столбцов (Where Is the Range to Search, Including the Row and
Column Labels), а не указывать диапазон ячеек непосредственно).
Откроется диалоговое окно Мастер подстановок - шаг 2 из 4 (рис. 6.5). В нем
необходимо задать сначала столбец, а затем и строку таблицы, определенную в
предыдущем действии, которые содержат искомое значение.
3. Откройте раскрывающийся список Выберите столбец, содержащий искомое
значение (Which Column Contains the Value to Find) и щелкните в нем на заголовке
столбца, содержащего искомое значение.
Для рассматриваемого примера щелкните на значении Октябрь 2003, чтобы
определить столбец с этим заголовком как содержащий искомое значение.
JUa£a 6. UtupoftMatytOHHbte и гИека&овые функции 361
•951,
:
Мастер подстановок поможет создать формулу для поиска 033
значения, находящегося г*а пересечет* строки и столбив. 2066
5251
7 I ИТОГО 1915' 1851
08:45
15.2.1994
5.31
10.10.1934
SO
25.7.1995
51.S5
йи;
Jfj '
дл : ; г:: • Детапь 102

10: деталь
10:15
15:30
18:45
10.64
12.83
15.98
13
Ж
16»
8487
83.87
95.02
11|Д«Т« : июн05: .! интервал поиска, включающий подлисистрок и
121 количество СТОЙбшВ. .
1
| MSiSCS6| \3
15д f3) | Отмена
161
Jli
11""
ЯП
?ni
Рис. 6.4. Определение просматриваемого диапазона ячеек в диалоговом окне

Мастер подстановок - шаг 1 из 4
15.2.1994 101*31994 25.71995

08:45 5.31 X 51.55
: 10.15 10.84 13 84.37
.деталь ; Детапь 102 Г 15:30
18:45
12.83
15.98
вб
I0.3&
83.87
95.02
Вы&ерите р-року, свдержмиж искомое
iколичество :
и /дзта \Л т1 /ЛистЗ / пр
Рис. 6.5. Задание столбца и строки, содержащих искомое значение в диалоговом

окне Мастер подстановок - шаг 2 из 4
362 Книга 3. Фо/иа/им и функции
4. Откройте раскрывающийся список Выберите строку, содержащую искомое

значение (Which Row Contains the Value to Find) и щелкните в нем на заголовке
столбца, содержащего искомое значение.
В данном случае щелкните на значении Деталь юо, чтобы определить строку с
этим названием как содержащую искомое значение.
5. Щелкните на кнопке Далее.
Откроется диалоговое окно Мастер подстановок - шаг 3 из 4, в котором необхо-
димо выбрать представление результата функции, установив один из следующих
переключателей: Копирование формулы в отдельную ячейку (Copy Just the For-
mula to Single Cell) и Копирование формулы и параметров выбора (Copy the
Formula and Lookup Parameters).
6. Оставьте переключатель в положении Копирование формулы в отдельную
ячейку, чтобы в ячейку была вставлена только формула. Либо установите переклю-
чатель в положение Копирование формулы и параметров выбора, для того
чтобы вместе с формулой была скопирована информация, размещенная в заголовках
столбца и строки.
В рассматриваемом примере скопируйте формулу вместе с параметрами поиска,
в результате программа поместит название изделия и дату производства непосред-
ственно над поисковой формулой, построенной на основе этих данных (рис. 6.6).
7. Щелкните на кнопке Далее. ,
Если оставить переключатель в положении Копирование формулы в отдельную
ячейку, после щелчка на кнопке Далее активизируется диалоговое окно Мастер
подстановок - шаг 4 из 4, где следует задать ячейку, в которую будет скопирована
формула.
Если установить переключатель Копирование формулы и параметров выбора,
по щелчку на кнопке Далее активизируется диалоговое окно Мастер подстановок -
шаг 4 из 6. В нем определите ячейку, в которую будет скопирован заголовок столбца,
используемый как параметр поиска (в данном примере Октябрь 2003).
8. Введите адрес ячейки, в которую необходимо скопировать заголовок столбца,
или щелкните на ней непосредственно в рабочем листе, а затем — на кнопке Далее.
Появится диалоговое окно Мастер подстановок - шаг 5 из 6, где следует опреде-
лить ячейку, в которую будет скопирован заголовок строки, используемый как па-
раметр поиска (в данном примере Деталь 100).
9. Введите адрес ячейки, в которую требуется скопировать заголовок строки, или щелк-
ните на ней непосредственно на рабочем листе, а затем — на кнопке Далее.
Откроется диалоговое окно Мастер подстановок - шаг 6 из 6, в нем необходимо
определить ячейку, в которую будет скопирована формула поиска значения
в ячейке, находящейся на пересечении заданных строки и столбца.
10. Введите адрес ячейки, в которую следует скопировать только что созданную формулу,
или щелкните на ней непосредственно на рабочем листе, а затем — на кнопке Готово
(Finish).
Тлава 6. UwpofiManuoHHbie и ЛекаНовме функции 363
На рис. 6.6 представлен рабочий лист после щелчка на кнопке Готово в диалоговом
окне Мастер подстановок- шаг6 изб. Обратите внимание: в ячейку С12 помещается
созданная с помощью мастера формула. В ней применена функция ИНДЕКС для поиска
значения, находящегося в ячейке, номер столбца и строки которой вычисляются двумя
функциями поискпоз:
=ИНДЕКС ($А$2 : $J$6 ; ПОИСКПОЗ (СЮ ; $А$2 : $А$6 ; ) ;
ПОИСКПОЗ (СИ ;$A$2:$J$2;) )
Таким образом, вы прошли по пути создания "умной" формулы для двустороннего
поиска, причем удалось избежать сложностей, связанных с правильным размещением
функций поискпоз в функции ИНДЕКС (не говоря уже о том, что не пришлось беспокоить-
ся по повду всех использующихся аргументов и самостоятельно расставлять все скобки).
Функции ссылки
Само название функций говорит о том, что они предназначены для работы со ссыл-
ками на рабочем листе. Эта группа включает следующие функции.
» АДРЕС (ADDRESS). Возвращает ссылку на ячейку в виде текстовой строки.

« ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK). Создает ссылку на другой документ, хранящийся на
жестком диске компьютера, в локальной сети или в Internet (аналогичного результата
можно добиться с помощью команды Вставка^Гиперссылка (Insert^Hyperlink)).
В Microsoft txcel - пример-2-xts
: :
psg^^t ^ШН» !=ИНЙКС!$А$2

ЖА"Ч'р£:гг. •*=й:-- ;- «ч>*-'А-'|1
$Н56 ПОИСКПО:3(С10;$А$2:5А$6;); ПОИСКпЬЗ!С11,8А$2:«Н52;))
1 i
^JiJiL^
A3"'••.HI i • В 1 -С 'tif' 0 } Ё f F ( G 1 H 1 1 J
"л
jj Продажи за 2005 год
1
i & \ *& ^ J? <& & ^ 1 ;
1^ if' / 4г | jF j^* ^ I . :
-LJ
з ! Деталь 100 500 ! 485 438 ] 505 ! 483
:
540 2951 Г • ;'
4 {Деталь 101 175; 170 153! 177! ^ 1691 189" 1033Т j
_!ИДетапь 102 350! 340 306; 354! $ЭЙ 378 2066! | |i
_8_|Деталь 103 890: 863 779 899! 859! 961 5251! !

7 j Итого igiS*' '1858 '' 1676': : J935P "ЗшП 206в;.,:.1Ж!1 ,
..i..!..::::.::::::::
joj деталь
и1Щдатаколичество
: :::
i Деталь 1бдетапь 100
ИЮН 05: С9Н.05 V
163| 540| 1
"u'j I [ • р А о I i ) ; 1 ::: :
-f-: ::|
5
«j1::::::::::::
•|
Tel
19 1 _: i
j
м « "> и|/{...Я?ШШ1!>й^.Ш1,.Хлист2Л'Лист1 /ЛистЗ/ почзсогая оплат?.../ .l*si •,«- ~.'-> ,-•• ',^-ч*,*.' .,.:.,!.«:,;,:;. »Й.1
Готово ЦИКЛ ' ' .. : ' : . ' . .
Рис. 6.6. Рабочий лист после размещения в диапазоне С10:С 12 формулы поиска
36У /бшга 3. tyofiMifMri и функции
* ДВССЫЛКА (INDIRECT). Возвращает ссылку, заданную текстовой строкой, и пе-

редает содержимое ячейки, на которую указывает данная ссылка, в ячейку с этой
функцией.
* ОБЛАСТИ (AREAS). Возвращает количество областей в ссылке (область — это не-
прерывный диапазон или одна ячейка рабочего листа).
» СТОЛБЕЦ (COLUMN). Возвращает номер столбца, на который указывает ссылка.
* СТРОКА (ROW). Возвращает номер строки, на которую указывает ссылка.
* ТРАНСП (TRANSPOSE). Преобразует вертикальный диапазон в горизонтальный
и наоборот.
* ЧИСЛСТОЛБ (COLUMNS). Возвращает количество столбцов в ссылке.
» ЧСТРОК (ROWS). Возвращает количество строк в ссылке.
JluqfioJuee о ctftcuJu,ax и ciKfuncax

Функции ЧИССТОЛБ и ЧСТРОК возвращают количество столбцов или строк, включен-
ных в определенный диапазон ячеек или массив. Предположим, что на рабочем листе
находится именованный диапазон разные_продукты. Чтобы узнать, сколько в нем
столбцов, воспользуемся следующей формулой:
• ••
=ЧИССТОЛБ(разные_продукты)
Количество строк, включенных в этот диапазон, поможет узнать функция
=ЧСТРОК(разные_продукты)
Как описано в предыдущей главе, эти функции можно использовать вместе для вы-
числения общего числа ячеек в определенном диапазоне. Например, чтобы узнать общее
количество ячеек в диапазоне разные_продукты, создайте формулу, использующую
функции ЧИССТОЛБ и ЧСТРОК:
=ЧИССТОЛБ(разные_продукты)*ЧСТРОК(разные_продукты)
Не путайте функцию ЧИССТОЛБ с функцией СТОЛБЕЦ, а функцию ЧСТРОК —

с функцией СТРОКА. Функция СТОЛБЕЦ возвращает номер столбца (как при
использовании системы ссылок R1C1) и имеет единственный аргумент —
ссылку. Аналогично, функция СТРОКА возвращает номер строки для ссылки,
определенной как ее аргумент.
Ж{1ан.спони{ювание диапазонов
Функция ТРАНСП позволяет изменять ориентацию диапазона ячеек на рабочем листе.
Она применяется для преобразования вертикального диапазона ячеек, в котором данные
размещены по столбцам, в горизонтальный диапазон, в котором данные размещены
вдоль строк, и наоборот. Для успешного использования функции ТРАНСП не достаточно
простого выделения диапазона, который будет содержать транспонированные столбцы
или строки — необходимо ввести эту функцию как формулу массива.
Например, чтобы применить функцию ТРАНСП для транспонирования диапазона
ячеек размером 2x5 (из 2-х смежных строк и 5-ти смежных столбцов), выделите пустой
6. Инфо(1М.ациояные и Игеканйвые функции 365
диапазон ячеек размером 5x2 (состоящий из 5-ти смежных строк и 2-х смежных столб-
цов) на рабочем листе и только после этого используйте инструмент вставки функций
для помещения функции ТРАНСП в первую ячейку диапазона. В диалоговом окне
Аргументы функции (Function arguments) в поле Массив (Array) определите ссылку на
диапазон размером 2x5, содержащий данные, которые следует транспонировать, а затем
нажмите <Ctrl+Shift+Enter>. В результате это диалоговое окно будет закрыто, а функция
ТРАНСП будет вставлена в весь выделенный диапазон ячеек как формула массива (и за-
ключена в фигурные скобки).
Предположим, необходимо транспонировать данные, введенные в диапазон ячеек
А10:С1 1 (массив размером 2x3), в пустой диапазон E10:F12 (массив размером 3x2). После
определения диапазона ячеек А10:С11 как аргумента для функции ТРАНСП и нажатия
комбинации клавиш <Ctrl+Shift+Enter> программа вставит следующую формулу массива
в каждую ячейку диапазона E10:F12:
={ТРАНСП(А10:С11) }
Помните: для помещения созданной формулы во все ячейки диапазона необ-

ходимо использовать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>. Простой щел-
чок на кнопке ОК в диалоговом окне Аргументы функции приведет к разме-
щению функции ТРАНСП в активной ячейке выделенного диапазона, а ее ре-
зультатом будет сообщение об ошибке #ЗНАЧ ! .
, информацию . . .
Информационные функции разработаны для проверки содержимого ячеек или диа-
пазона ячеек и для предоставления информации по их текущим значениям. Эти функции
зачастую используются в комбинации с функцией ЕСЛИ, подсказывая ей, какие вычис-
ления следует выполнять. Другими словами, информационная функция выступает в роли
аргумента логическое _выражение функции ЕСЛИ и, в зависимости от результата, который
она возвращает (то ли логическое значение Истина, то ли логическое значение Ложь),
выполняет действия, указанные в аргументе значение _если_истина или в аргументе значе-
ние_если_ложь. (Подробнее об использовании функции ЕСЛИ для выявления ошибок в
электронных таблицах см. главу 2 книги 3.)
Помимо большого количества информационных функций, проверяющих тип содержи-
мого ячеек, в Excel предлагается небольшой набор функций, возвращающих кодированную
информацию о формате ячеек и операционной системе, в которой работает программа.
Также в Excel предусмотрена функция ч (N) для преобразования данных в числа и функция
нд (не доступно), которая помещает в ячейку сообщение об ошибке #НД ! .
Лом/чение инфо/иищии о coqefutautoM. ячей/си

Функция ЯЧЕЙКА (CELL) является основной информационной функцией, исполь-
зуемой для получения сведений о текущем содержимом ячеек и их формате. Она имеет
такой синтаксис:
ЯЧЕЙКА (тип_информации; [ссылка] )
366 . Фо/гмилм и функции
Аргумент тип_информации — это текстовое значение, определяющее тип информа-

ции, которую необходимо получить о содержимом ячейки. Параметр ссылка указывает на
ячейку или диапазон ячеек, о которых необходимо получить информацию. Если этот
аргумент опушен, программа предоставляет информацию, запрашиваемую с помощью
аргумента тип_информации, о ячейке, которая редактировалась последней. Если пара-
метр ссылка указывает на диапазон ячеек, функция возвращает запрашиваемую инфор-
мацию на основании содержимого первой ячейки этого диапазона (расположена в верх-
нем левом углу, может быть как активной, так и неактивной).
В табл. 6.1 приведены возможные значения аргумента тип_информации, который
следует определить при использовании функции ЯЧЕЙКА. Не забывайте: значения аргу-
мента тип_информации необходимо брать в кавычки (как текстовое значение), чтобы из-
бежать появления сообщения об ошибке #имя? вместо ожидаемого результата функции.
Так, например, чтобы получить информацию о содержимом первой ячейки диапазона
В10: Е88, используйте следующую формулу:
'
=ЯЧЕЙКА("содержимое";В10:Е8 8)
Таблица 6.1. Возможные значения аргумента тип_информацин

Тип_информации Возвращаемое значение
"адрес" Абсолютное значение ссылки на первую ячейку в аргументе ссылка; возвраща-
ется в виде текстовой строки
"защита" 0 — если ячейка разблокирована, и 1 — если ячейка заблокирована (подробнее
о защите ячеек рабочего листа см. главу 2 книги 4)
"имяфайла" Имя файла в виде текстовой строки (включая полный путь), на который указыва-
ет ссылка. Если лист, содержащий ссылку, еще не был сохранен, возвращается
пустая строка ("")
"префикс" Текстовое значение, соответствующее формату выравнивания теста в ячейке:
апостроф (') соответствует тексту, выровненному по левому краю, кавычки ("} —
тексту, выровненному по правому краю, знак вставки (") — тексту, выровненно-
му по центру, обратная косая черта (\) — тексту с заполнением и пустой текст
("") — любому другому содержимому ячейки
"скобки" 1 — если использовано форматирование, при котором положительные или все
числа отображаются в круглых скобках; во всех остальных случаях — О
"содержимое" Значение левой верхней ячейки в аргументе ссылка, не формула
"столбец" Номер столбца первой ячейки в аргументе ссылка
"строка" Номер строки первой ячейки в аргументе ссылка
"тип" Текстовое значение, соответствующее типу данных в ячейке: пустой ячейке со-
ответствует "Ь"; текстовой константе в ячейке — "I", "v" — любому другому зна-
чению в ячейке
"формат" Текстовое значение, соответствующее числовому формату ячейки (табл. 6.2):
если ячейка изменяет цвет при выводе отрицательных значений, в конце тек-
стового значения добавляется "-"; если положительные или все числа отобра-
жаются в круглых скобках, в конце текстового значения добавляется "()"
"цвет" 1 — если ячейка изменяет цвет при выводе отрицательных значений; во всех ос-
тальных случаях возвращается 0 .
"ширина" Ширина столбца ячейки, округленная в большую сторону до ближайшего целого
(единица измерения равна ширине одного знака для шрифта, используемого по
умолчанию)
Тлсчва 6. Информационные и {ОекыКовые функции 367
В табл. 6.2 представлены возможные текстовые значения и соответствующие им число-

вые форматы (коды), которые возвращает как результат функция ЯЧЕЙКА в случае исполь-
зования в качестве ее аргумента тип_информации значения "формат" (подробнее о число-
вых форматах и значениях различных кодов для числовых форматов см. главу 3 книги 2).
Таблица 6.2. Текстовые значения, возвращаемые функцией ЯЧЕЙКА, если аргумент тип информации
имеет значение "формат"
Возвращаемое значение Числовой формат

"G" Общий
"F2" 0,00
",2" # ##0,00
"СО" $# ##0_);($# ##0)
"СО-" $# ##0_);[Красный]($# ##0)
"С2" $# ##0,00_);($# ##0,00)
"С2-" $# ##0,00_);[Красный]($# ##0,00)
"РО" 0%
"Р2" 0,00%
"S2" О.ООЕ+00
"G" # ?/? или # ??/??
"D4" Д.м.гг, или ДД.ММ.ГГ ч:мм, или дд.мм.гг
"D1" ДМММГГилиДДМММГГ
"D2" д.м, илидд.ммм, илиД МММ
"D3" ммм.гг, или ммм.гпт, или МММ ГГ, или МММ ГГГГ
"D5" дд.мм
"D7" ч:ммАМ/РМ
"D6" ч:мм:ссАМ/РМ
"D9" ч:мм
"D8" ч:мм:сс
Например, если использовать функцию ЯЧЕЙКА, в которой аргумент тип_информации

имеет значение "формат", для получения информации о содержимом первой ячейки
диапазона А10:С28 (к которому был применен формат с разделителем) обратитесь к та-
кой формуле:
.
= Я Ч Е Й К А ( " ф о р м а т " ; А 1 0 : С 2 8)
Ее результатом будет значение ,2- (без кавычек), которое означает, что первая ячейка
диапазона имеет числовой формат с разделителем, с двумя знаками поле десятичной точки.
Отрицательные значения отображаются другим цветом (красным) и заключаются в скобки.
Моею ли (им fauna?

В Excel содержится еще одна функция для определения типа значения, находящегося
в ячейке. У нее довольно подходящее название — ТИП (TYPE). Как правило, она исполь-
зуется в комбинации с функцией ЕСЛИ для создания формул, направление вычислений
которых зависит от выполнения определенных условий. Данная функция имеет следую-
щий синтаксис:
ТИП(значение)
368 /&ииа 3, Фо[1мцлм и функции
Аргумент значение может быть любым значением, допустимым в Excel: текст, число,
логическое значение, даже значение сообщения об ошибке или ссылка на ячейку, содер-
жащую это значение. Функция ТИП возвращает следующие значения, указывающие на
тип содержимого ячейки:
« 1 — число;
* 2 — текст;
» 3 — логическое значение (Истина или Ложь);
» 4 — массив или константа (см. главу 1 книги 3).
В приведенной далее формуле используется комбинация функций ЯЧЕЙКА и тип,

размещенных внутри функции ЕСЛИ. Как результат возвращается тип числового форма-
та, примененного к ячейке D11 в том случае, если она содержит число. Иначе предпола-
гается, что ячейка содержит текст, и как результат формула возвращает код выравнива-
ния, примененного к тексту:
=ЕСЛИ(ТИП(D11))=1;ЯЧЕЙКА("формат";D11);ЯЧЕЙКА("префикс";D11))
использование функций €...

Информационные функции Е. . . (такие, как ЕПУСТО (ISBLANK), ЕОШИБКА (ISERR),
ЕТЕКСТ (ISTEXT) и т.д.) выполняют подобные задания. Они проверяют значение или
ссылку и возвращают логические значения Истина или Ложь в зависимости от того, име-
ет ли это значение необходимый тип. Например, если используется функция ЕПУСТО для
проверки содержимого ячейки А1
=ЕПУСТО(А1),
то программа вернет логическое значение Истина, если ячейка А1 пуста, и Ложь, если
она содержит какое-либо значение.
В Excel насчитывается 9 встроенных информационных функций Е. . . с единствен-
ным аргументом значение, который может представлять собой либо значение, либо ссыл-
ку на ячейку.
* ЕЛОГИЧ (ISLOGICAL). Проверяет, каким логическим значением является значе-
ние или содержимое ячейки: Истина или Ложь.
» ЕНД (ISNA). Проверяет, является ли значение или содержимое ячейки специаль-
ным значением #НД.
» ЕНЕТЕКС (ISNONTEXT). Проверяет, является ли значение или содержимое ячей-
ки любым значением (за исключением текста).
» ЕОШИБ (ISERR). Проверяет, является ли значение или содержимое ячейки сооб-
щением об ошибке (за исключением #нд).
* ЕОШИБКА (ISERROR). Проверяет, является ли значение или содержимое ячейки
сообщением об ошибке (включая #НД).
» ЕПУСТО (ISBLANK). Проверяет, является ли значение или содержимое ячейки
пустым.
* ЕССЫЛКА (ISREF). Проверяет, является ли значение иди содержимое ячейки ссылкой.
fo 6.11нфо[иищионные и ^коновые функции 369
« ЕТЕКСТ (ISTEXT). Проверяет, является ли значение или содержимое ячейки текстом.

« ЕЧИСЛО (ISNUMBER). Проверяет, является ли значение или содержимое ячейки
числом.
После активизации пакета Analysis ToolPak к этому набору функций будут добавлены
еще две: ЕЧЕТН (ISEVEN) ЕНЕЧЕТН (ISODD). Функция ЕЧЕТН проверяет, является ли
данное значение четным числом, а функция ЕНЕЧЕТН — является ли оно нечетным.
Мною щма из-за riietcctna

Обычно, когда говорят о выполнении вычислений в электронных таблицах, предпо-
лагают обработку числовых значений. Однако, используя текстовые функции и операто-
ры (например оператор конкатенации (&)), можно с успехом обрабатывать данные в тек-
стовом формате (зачастую их называют просто строками).
искомэзование 1не(сс1повы)с функций

i /
Текстовые функции делят на два типа: те, которые просто конвертируют значения из
числового формата в тестовый и наоборот (например, ЗНАЧЕН (VALUE), ТЕКСТ (TEXT)
и ДОЛЛАР (DOLLAR)), и те, которые непосредственно обрабатывают текстовые строки
(например, ПРОПИСН (UPPER), СТРОЧН (LOWER) и ПРОПНАЧ (PROPER)).
Довольно часто приходится обращаться за помощью к текстовым функциям при ра-
боте с данными, полученными из других программ. Предположим, что вы приобрели
диск со списком целевых клиентов, при этом оказывается, что вся информация на диске
записана прописными буквами. Для обеспечения нормальной работы с этими данными
необходимо использовать функцию ПРОПНАЧ, чтобы преобразовать список в естествен-
ный вид (т.е. прописными должны остаться только первые буквы фамилий).
Такие текстовые функции, как ПРОПИСН, СТРОЧН и ПРОПНАЧ, используют единствен-
ный аргумент текст, содержащий тестовую информацию, которую они должны обрабо-
тать. Функция ПРОПИСН преобразует все буквы в текстовой строке в прописные. Функ-
ция СТРОЧН преобразует все буквы в текстовой строке в строчные. Функция ПРОПНАЧ
преобразует все первые буквы в каждом слове в текстовой строке в прописные, а осталь-
ные буквы в каждом слове — в строчные.
На рис. 6.7 приведен пример использования функции ПРОПНАЧ. В представленном
случае все имена и фамилии введены в таблицу прописными буквами. Для того чтобы
с помощью функции ПРОПНАЧ преобразовать данные этих текстовых строк в общеприня-
тую запись имен и фамилий, выполните следующие действия.
1. Поместите курсор в ячейку СЗ и щелкните на кнопке Вставка функции.

Откроется диалоговое окно Мастер функций - шаг 1 из 2, в котором необходимо
выбрать категорию Текстовые.
2. В раскрывающемся списке Категория (Or Select a Category) щелкните на разделе
Текстовые, а затем — в поле со списком Выберите функцию (Select a Function).
После этого дважды щелкните на имени функции ПРОПНАЧ.
Откроется диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments), в котором
в поле Текст (Text) следует ввести аргумент функции.
370 Книга 3. Фо[1милы. и функции
t3 Microsoft Ixtt4 пример-JLxK
i Фамилия Имя
АРКИН" КРИСТОФЕР Аркин Кристофер
'АРКИН МИШЕЛЬ Аркин
:
Мишель
АРКИН 1ШОН Аркин . . Шаа .• ' ;..;,. .
;
БРАЙАН МИШЕЛЬ Брайан . ^Мишель
•дуонг' • ДЖОАННА Дудаг Джоанна
;
ЖЕРАР ; ДУАЙТ' Жерар Дуайт
ГУДМЁН "СТИВЕН "удмен Стнавн
10 i ХЕНДОН КЕЙТ Хендон Кейт
:
МАКАВрЙ ' -МАРСИЯ Уакааой Марсия
12 i МАККЛИНТОН ; ИНГРИД Маипинто»»
:
Ингрид
:
i МАНДЕЛЛ iБЕТТИ Менделя ? .'.'бели- ", •
' ПЕТЕРСОН '• КАТРИН Петерсон Катрин
15 ШЕФЕР •ДЖО ЭНН Шефер Джо Энн
:
; СПЕН джон Спен Джон
ГТГ•СПЕН СЬЮЗЕН Спен Сьюзен
1В i
iff
ж::...........:::..........:: .......iр........
= "1^.2.....I:::::.:::::;::::T::::.::::
22:
2зГ .......... I ..........
и]
м « > м?у структура сценария / табищз чзевых /стат.ф^и Хлист13/ yi|< ;
/"«с. 6.7. Таблица, в которой все имена и фамилии записаны прописными буквами
3. Чтобы занести в поле Текст ссылку на ячейку A3, щелкните в ней на рабочем листе.
Затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить функцию ПРОПНАЧ в ячейку СЗ.
Диалоговое окно Аргументы функции закроется, и в ячейку СЗ будет вставлена
следующая функция: =ПРОПНАЧ (A3). На данный момент как результат она воз-
вращает фамилию Аркин.
4. Перетащите маркер заполнения с ячейки СЗ вправо до ячейки D3 и отпустите кнопку
мыши, чтобы скопировать созданную формулу с функцией ПРОПНАЧ в ячейку D3.
Программа поместит в ячейку D3 формулу =ПРОПНАЧ (ВЗ), в которой находится
уже правильно записанное имя Кристофер. Теперь можно скопировать формулу,
содержащую функцию ПРОПНАЧ, вниз по столбцу до 17-й строки.
5. Выделите ячейки СЗ и D3 и переместите маркер заполнения вниз до ячейки D17,
после чего отпустите кнопку мыши.
Формула с функцией ПРОПНАЧ будет скопирована в диапазон ячеек C3:D17, кото-
рый теперь содержит имена и фамилии, написанные правильно. Далее необходи-
мо конвертировать формулы в их вычисленные значения, в результате чего в этих
ячейках будут содержаться текстовые данные, имеющие такой вид, будто их вво-
дили вручную. Далее ими можно будет заменить значения, которые находятся
в ячейках диапазона A3: В17.
Улова 6. Цнфо[1мационнме и ^каповие функции 371
6. Не снимая выделения с диапазона C3:D17, выполните команду Правка<=>Копировать

(Edlt=>Copy).
7. И сразу же выберите команду Правка^Специальная вставка (EditoPaste
Special). В диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special) установите пере-
ключатель Значения (Values) и щелкните на кнопке ОК.
Итак, формулы заменены на их текстовые значения. Теперь можно наложить
полученный диапазон поверх исходного, который содержит данные, введенные
прописными буквами. Таким образом, имена и фамилии, состоящие из пропис-
ных букв, будут заменены на уже исправленные (которые соответствуют правилам
записи личных имен).
8. Подведите указатель мыши к нижней части выделенного диапазона СЗ:Ш7, а затем
(когда курсор примет вид перекрещенных стрелок) перетащите диапазон влево так,
чтобы он полностью перекрыл диапазон АЗ:В 17. После этого отпустите кнопку мыши.
Программа выведет окно предупреждения с вопросом о том, действительно ли
требуется заменить содержимое ячеек, в которых уже находятся данные.
9. Щелкните на кнопке ОК в этом окне, чтобы заменить в ячейках данные, введенные
прописными буквами, на текстовые строки в общепринятом регистре (рис. 6.8).
Кейт
Катрин
Джо Энн
Джон
Сьюзен
•и ~«Т™и ?\" "Структура сценария '£ таблица чаевых. / стат.ф^,,\Лист 13/^X5.1^11

[ Готово Ц[«л
Рис. 6.8. Та же таблица после "работы" над ее данными функции ПРОПНАЧ

372 Книга 3. и функции
Если в списке находятся фамилии, содержащие прописную букву в центре слова

(например, McAvoy), после выполнения описанных выше операций прописная буква в
середине слова исчезнет — придется вручную вносить исправления в ячейки, имеющие
подобные фамилии.
/^ошсшнеисщил fnetccfna
Оператор амперсанд (&) применяется для конкатенации (или объединения) различ-
ных текстовых строк в одну. Например, на рис. 6.8 приведена таблица, в которой можно
использовать данный оператор для объединения фамилии и имени, находящихся в раз-
личных ячейках, в одну текстовую строку, расположенную в отдельной ячейке (рис. 6.9).
Для объединения имени из ячейки ВЗ и фамилии из ячейки A3 в ячейке СЗ создайте
следующую формулу.
=ВЗ&" "&АЗ
Обратите внимание на назначение в этой формуле двойных кавычек. В них заключа-
ется пробел, который располагается между именем и фамилией, объединенными двумя
операторами конкатенации. Если не использовать пробел, а просто объединить фамилию
и имя с помощью следующей формулы
.
=ВЗ&АЗ,
программа возвратит в ячейку имя и фамилию клиента, которые представлены одним
словом — КристинаАркина.
Сервис донные QKHO

«А .А * .:/; ^ - Г-s -HiL Ж
A L___J
i Имя
Кристофер <ристофер Аркин
Мишель Мишель Аркин
Шон Аркин
Мишель Мишель Брайаи
Джоанна Джоанна Дуонг
; Дуайт Дуайт Жерар
! Стивен Стивен Гудмен
. !Кейт ........ КейгХендон
Макавой : Марсия Марсия Мзкэвой
Маккпинтон Ингрид
Манделл Бетти
Петереон Катрин <атрин Петереон
'
;Джо Энн ахоЭннШефер
ДЙокСпен
Сыо»« Слен
Структура сценария /
цикл
Рис. 6.9. Рабочий лист после конкатенации содержимого двух ячеек

JUatfa 6. инфо[гмационшле и Игек&йовые функции 373
После создания в ячейке СЗ формулы для объединения имени и фамилии ее можно

скопировать во все ячейки диапазона С4:С17. Используя маркер заполнения, перетащите
выделение с ячейки СЗ вниз до ячейки С17, таким образом объединив имя и фамилию
каждого клиента в одной ячейке столбца С.
Скопируйте исходную формулу в диапазон СЗ:С17 и, не снимая выделения, нажмите
<Ctrl+C>, чтобы скопировать диапазон в буфер обмена. Затем выберите команду
Правка^Специальная вставка, в диалоговом окне Специальная вставка установите пе-
реключатель Значение и щелкните на кнопке ОК. Вычисленные значения будут вставлены
поверх формул конкатенации, заменив их на текстовые строки. На рис. 6.9 в ячейках диапа-
зона СЗ:С17 имена и фамилии клиентов представлены так, как будто их ввели вручную.
•
|Л |л го
Совместное
рабочих таблиц
N НМГ13НП
аодоао
ЪЯЬА ^АННЬЫ но
KObUU,
KApfeOMtK МОЖ1»А
НА &AlMt10
tcuuie...
Глава 1. Совместное использование и просмотр рабочих книг
Глава 2. Защита рабочих листов
Глава 3. Совместный доступ к данным из различных программ
Глава 4. Совместная работа с данными с помощью Web-узла
Share Point Team Services
Тмява /. Совместное использование
и HjiocMOtfifi fiadotux,
/3 э&ой ыаве...
•/ Совместное использование рабочих книг в сети
V Отслеживание изменений в общедоступной рабочей книге
V Объединение изменений различных копий рабочей книги в оригинале
S Добавление и просмотр примечаний
*/ Предоставление рабочей книги для просмотра
S Маршрутизация рабочей книги
V Регистрация рабочей книги в общей папке Exchange
// ри современной популярности сетевых структур, основанных на персональных

J *» компьютерах, а также высокоскоростного доступа в Internet, разработчики Excel
сделали возможным не только совместное использование электронных таблиц сотрудни-
ками и клиентурой, но и позволили отслеживать исправления в документах и совместно
редактировать коллективно создаваемые электронные таблицы.
В данной главе рассказывается о том, как проследить за изменениями, выполняемы-
ми в общедоступной рабочей книге, и предоставить возможность сотрудникам одновре-
менно редактировать их. Вы также ознакомитесь с процессом объединения изменений,
вносимых разными людьми в содержание рабочей книги. Таким образом, вы получаете
единую модифицированную версию, которую можно использовать в дальнейшем.
В процессе рецензирования может возникнуть необходимость добавления примеча-
ний к элементам электронной таблицы, в которых требуется, например, просто предло-
жить возможные исправления, вместо их самостоятельного выполнения. В данной главе
рассказывается о том, как добавить в электронную таблицу комментарии с указанием со-
ответствующих усовершенствований или исправлений.
Основы, совместного использования

/гаЯочей книги
При работе в Excel на компьютере, подключенном к сети, можно пользоваться элек-
тронными таблицами совместно с другими людьми, имеющими доступ к этой же сети".
Совместное применение рабочих книг — уникальная возможность работы с электрон-
ными таблицами, данные которых требуют частых или регулярных изменений, особенно
если они поступают из различных отделов. Это могут быть электронные таблицы, в кото-
рых прослеживаются бюджеты или намечаются проекты.
378 Книга У. СобмеаКное использованиеfta^tnux 1Ка&ищ
Совместное использование рабочих книг позволяет редактировать содержание одно-

временно нескольким пользователям. Чаще всего просто сохраняют файл рабочей книги
в папке на сетевом диске, к которому имеют доступ все пользователи данной таблицы.
Существует два способа совместного использования рабочих книг Excel в сети.
« Установить для книги возможность совместного использования файлов с помо-
щью команды СервисоДоступ к книге (ToolsOShare Workbook)).
» Включить отслеживание исправлений в данной рабочей книге с помощью команды
СервисОИсправления^Выделить исправления (Tools^Track Changes1*Highlight
Changes)).
При совместном использовании рабочей книги с помощью одного из указанных

выше методов книга автоматически сохраняется под тем же именем файла с общедоступ-
ной информацией, а к имени файла данной книги в строке заголовка окна программы
Excel прибавляется слово [Общий (Shared)]. Если вы откроете общедоступный файл ра-
бочей книги на другом компьютере, в его программе Excel открывается копия файла
книги, к названию которого также добавляется индикатор [Общий].
Если попытаться открыть неразрешенную для совместного использования рабочую
книгу, уже открытую другим пользователем сети, то Excel отобразит предупреждение о
том, что данная книга уже открыта. В результате можно выбрать один из двух режимов
открытия файла: Только для чтения (Read Only), когда не допускается сохранение ис-
правлений под исходным именем файла, и в режиме оповещения (кнопка Уведомить
(Notify)), при котором файл открывается только для чтения. Однако после закрытия его
другим пользователем на экране появится сообщение, которое напомнит о сохранении
внесенных изменений в файл с данным именем.
Если вы выберете режим оповещения после закрытия текущего файла на другом ком-
пьютере, то увидите сообщение с информацией о том, что файл доступен для сохранения.
Щелкните на кнопке Чтение-Запись (Read-Write), чтобы закрыть окно, а затем сохрани-
те внесенные исправления под первоначальным именем файла, воспользовавшись
командой Файл^Сохранить (File1* Save).
Обратите внимание, что для открытия и редактирования общедоступной рабочей
книги не обязательно обращаться к Excel 2002. Совместно используемая рабочая книга
поддерживается всеми версиями Excel — от Excel 97 до Excel 2002. Однако, если вы рабо-
таете с более ранними версиями Excel, сохранить исправления в общедоступной рабочей
книге не удастся.
Кроме того, при редактировании общедоступной книги правки каждого пользователя
идентифицируются его именем. Чтобы изменить свое имя, отредактируйте содержание
текстового поля Имя пользователя (User Name) на вкладке Общие (General) диалого-
вого окна Параметры (Options) (Сервис-^Параметры (ToolsÔptions)).
Помните, что при совместном использовании рабочей книги в Excel отклю-
чаются некоторые особенности редактирования программы, следовательно,
они не доступны для редактирования общедоступной электронной таблицы.
В общедоступной рабочей книге отсутствуют следующие возможности.
* Удаление листов рабочей книги.
* Объединение ячеек в листах рабочей книги.
» Применение условных форматов к ячейкам рабочих листов (хотя все условные
форматы остаются в силе перед совместным использованием книги).
JUa&a /. Совместное использование и nfiocMOifrfi ftaJoiux книг 379
« Установка или выполнение верификации данных в ячейках рабочих листов (хотя

проверка правильности данных, ограничения и сообщения остаются в силе в
общедоступной рабочей книге).
» Вставка или удаление блоков ячеек в рабочем листе (хотя можно вставлять или
удалять полные столбцы и строки листа).
« Рисование форм и добавление текстовых полей с помощью средств панели инст-
рументов Рисование (Drawing) (подробнее см. главу 2 книги 5).
* Установка пароля для защиты индивидуальных рабочих листов или всей книги,
хотя вся защита и пароли, установленные до совместного использования рабочей
книги, остаются в силе (подробнее о защите рабочих листов см. главу 2 книги 4).
» Группировка или структурирование данных в листе (подробнее см. главу 4 книги 2).
« Вставка в рабочем листе промежуточных итогов (подробнее см. главу 1 книги 6).
» Создание в рабочем листе таблиц данных или сводных таблиц (подробнее
см. главы 1-2 книги 7).
» Создание, просмотр или установка макрокоманд (хотя макрокоманды (макросы),
которые были созданы в рабочем листе ранее, могут использоваться лишь в том
случае, если в них не выполняются операции, не поддерживаемые общедоступной
рабочей книгой, подробнее см. главу 1 книги 9).
"Включение " возможности совместною

использования файлов
Для совместной работы с такой книгой вначале следует "включить" возможность
совместного использования файлов. Для этого выполните следующие действия.
1. Откройте рабочую книгу, а затем выполните в файле любое изменение (лучше

не поддерживаемое общедоступной рабочей книгой).
Когда вы будете вносить изменения, имейте в виду, что при совместном использо-
вании рабочей книги некоторые возможностей редактирования Excel не доступны
(см. предыдущий раздел).
Перед "включением" возможности совместного использования файла иногда
необходимо сохранить рабочую книгу в специальной папке на сетевом диске, к ко-
торому имеют доступ определенные пользователи.
2. Выберите команду ФайлОСохранить как (File*=>Save As), а затем — сетевой диск
и папку, в которую следует поместить общедоступную версию
1
файла.
,, \
3. Выполните команду Сервис^Доступ к книге.
Откроется диалоговое окно Управление доступом к файлу (Share Workbook)
(рис. 1.1), в котором содержится две вкладки: Правка (Editing), где можно устано-
вить совместное использование файла для любых пользователей, и вкладка
Подробнее (Advanced), где производится управление временем отслеживания
изменений, а также обработкой выполняемых модификаций.
4. На вкладке Правка установите переключатель Разрешить совместный доступ
(Allow Changes by More Than One User at the Same Time).
380 Книга Ч. Совместное использование [мЗоншс
По умолчанию в Excel поддерживается журнал регистрации изменений (Change

History), выполненных за последние 30 дней. Если необходимо, на вкладке
Подробнее отмените поддержку данного журнала регистрации (он используется
для согласования и объединения изменений) либо измените срок сохранения дан-
ного файла. Можно также изменить интервал обновления изменений, способы
обработки конфликтов и возможность всеобщего доступа к параметрам настройки
печати и установкам фильтрации данных.
Управление доступом к файлу
| I! Подробнее j J\
4Л§-
0 Разрешить изменять файл нескольким пользователям

одновременно (это также позволит объединять книги)
Файл открыт следующими пользователями:
Рис. 1.1. Управление доступом к файлу

на вкладке Правка диалогового окна
Управление доступом к файлу
5. (Необязательно) Щелкните на вкладке Подробнее, а затем измените настройки

продолжительности сохранения журнала регистрации изменений, его поддержки
и способов обработки конфликтов редактирования.
Подробнее см. раздел "Изменение параметров общедоступных рабочих книг".
6. Чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу, щелкните
После закрытия диалогового окна Управление доступом к файлу появится окно
сообщения с информацией о сохранении рабочей книги.
7. В окне сообщения щелкните на кнопке ОК, таким образом сохранив рабочую книгу
с настройками общедоступного файла.
После сохранения рабочей книги к ее названию в строке заголовка окна програм-
мы Excel будет добавлен индикатор [Общий].
изменение по/шмей/юв оЯщеуос/нцпных, /гоЯочих книг

Если вы установили для рабочей книги возможность всеобщего доступа, будет авто-
матически "активизирован" журнал изменений, в котором производится запись всех из-
менений, выполненных различными пользователями в одном и том же файле данной
книги. Журнал изменений можно использовать для просмотра информации об исправ-
лениях, выполненных в общедоступной рабочей книге, а также для выбора некоторых из
них в случае конфликта изменений. К журналу обращаются, когда необходимо объеди-
нить исправления, находящиеся в различных копиях книги, в единый файл.
I
Улова /. Совмеайное использование и nfiocMOiZfi fiaJotux книг 381
По умолчанию подобный журнал сохраняется на протяжении тридцати дней, начиная

с даты совместного использования книги. Однако этот период можно всегда изменить
либо вообще отключить возможность поддержки данного файла.
Чтобы изменить время хранения журнала, перейдите на вкладку Подробнее диалого-
вого окна Управление доступом к файлу (рис. 1.2). Эта вкладка содержит разделы с оп-
циями, управляющими процессом регистрации изменений и их обработкой.
Регистрация изменении •-
® иранмть журнал изменений в т
О нс хранить ЖУРнал изменений
Обношгать изменения
0 при сохранении фа^ла
Для щхативоречивых изменений ••--.. »» ...... • ..... : .................... ~ ....... --••

® ^апрашнрать, чьи изменения имеют преивущеспю
Вк,гю*ггс: в личное представление

0 параметры цечап-и
Л/с. 7.2. Изменение параметров совместного
доступа во вкладке Подробнее диалогового
окна Управление доступом к файлу
Регистрация изменений (Track Changes). В этом разделе устанавливают период хра-

нения журнала регистрации изменений (поле Хранить журнал изменений в
течение (Keep Change History For). Если необходимости в использовании журнала
нет, можно отключить его поддержку, выбрав переключатель Не хранить журнал
изменений (Don't Keep Change History).
Обновлять изменения (Update Changes). В этом разделе по умолчанию установлен
переключатель При сохранении файла (When file is saved), таким образом, ис-
правления будут сохраняться в процессе сохранения файла. Чтобы сохранять из-
менения с определенной периодичностью, установите переключатель Каждые
(Automatically Every) и введите интервал сохранения в минутах (либо выберите
требуемое значение в раскрывающемся списке). При выборе данной опции по
умолчанию сохраняются только исправления текущего пользователя; все исправ-
ления, выполненные в рабочей книге остальными сотрудниками, просто отобра-
жаются на экране. Вы можете, не сохраняя изменений текущего пользователя,
отобразить изменения, внесенные другими пользователями.71ля этого при задан-
ном интервале сохранения установите переключатель Только просмотреть чужие
изменения (Just See Other User's Changes).
Для противоречивых изменений (Conflicting Changes Between Users). В данном раз-
деле можно указать способ обработки изменений, выполненных в одних и тех же
ячейках общедоступной рабочей книги различными пользователями. По умолча-
нию на экране отображается окно, где предоставляется возможность выбрать ис-
правления, которые следует оставить, или проигнорировать. Если необходимо
принять сохраненные исправления, установите переключатель Ранее сохранен-
ные имеют преимущество (The Changes Being Saved Win).
382 /бшга Ч. Co&ueafUtoe исммйовашее [мйочих 1Ка&ищ
» Включить личное представление (Include in Personal View). В этом разделе указыва-

ются персональные параметры настройки, которые следует учесть при сохранении
рабочей книги. По умолчанию в Excel сохраняются оба набора персональных на-
строек печати (включая такие параметры, как разбиение на страницы, область пе-
чати и настройки печати, заданные в диалоговом окне Параметры страницы
(Page Setup)) (подробнее см. главу 5 книги 2), а также настройки фильтрации
(подробнее см. главу 2 книги 6). Если данные настройки не требуется сохранять
как часть общедоступной рабочей книги, снимите один либо оба флажка
Параметры печати (Print Settings) и Фильтры (Filter Settings) — они расположены
в нижней части вкладки Подробнее.
"Якмочение " отслеживание изменений

Еще одним способом совместного использования рабочей книги в сети является
отслеживание изменений. В этом случае в Excel отслеживаются все исправления, внесен-
ные в ячейки общедоступной рабочей книги: измененные ячейки выделяются, и к ним
добавляются комментарии о типе выполненного изменения. При включении данной
опции в Excel автоматически устанавливается возможность совместного использования
текущего файла, а также журнала изменений соответствующей рабочей книги.
Для отслеживания изменений в рабочей книге выполните следующие действия.
1. Откройте рабочую книгу, за изменениями которой необходимо следить и при этом

иметь всеобщий доступ, а затем выполните необходимое редактирование файла
(лучше, если оно не поддерживается общедоступной рабочей книгой).
Имейте в виду, что при совместном использовании рабочей книги некоторые воз-
можности редактирования Excel не доступны (см. раздел "Основы совместного
использования рабочей книги" ранее в этой главе).
Перед "включением" совместного использования файла можно сохранить рабо-
чую книгу в специальной папке на сетевом диске, к которому имеет доступ каж-
дый пользователь, работающий с данным файлом.
2. Выберите команду Файл^Сохранить как, а затем — сетевой диск и папку, в кото-
рой следует сохранить версию данного файла с отслеживаемыми изменениями.
3. Выполните команду Сервис^Исправления^Выделить исправления (Tools'*
Track Changes1* Highlight Changes).
Откроется диалоговое окно Исправления (Highlight Changes), приведенное на рис. 1.3.
Исправлений
G3 йтслеживать исправления (книга становится обшей).

ОтшгжшатьУправления, внесенные: •
£3 по времени: [Еще не проснотремо

Q Оользовйтелви: {все
f~1 g диапазоне: Все кроме неня
0 Выделять ntnpac
Рис. 1.3. Диалоговое окно Исправления

JUaffa /. Совме&пное использование и nftocMoAfi ftaJotuJc книг 383
4. Установите флажок Отслеживать исправления (Change tracking).

Автоматически будет включена опция отслеживания изменений, а файл рабочей
книги станет общедоступным.
По умолчанию в разделе Отслеживать изменения, внесенные (Highlight which
changes) установлен флажок По времени (When) и выбрано значение Все (All), что
означает отслеживание всех изменений, выполняемых в рабочей книге. Для от-
слеживания исправлений, внесенных с момента последнего сохранения книги,
выберите элемент Со времени последнего сохранения (Since I Last Saved). Чтобы
отследить все непросмотренные исправления (из которых следует выбрать требуе-
мые), выберите элемент списка Еще не просмотрено (Not Yet Reviewed). Можно
включить данную, воспользовавшись командой Сервис^ИсправленияОПринять/
Отклонить исправления (ToolsOTrack ChangesOAccept or Reject Changes). Таким
образом обрабатываются изменения, выполненные каждым пользователем.
Для работы с исправлениями, соответствующими определенной дате, выберите из
списка элемент С даты (Since Date) — Excel добавит текущую дату в список
По времени, и в дальнейшем эту дату всегда можно будет отредактировать.
5. (Необязательно) Если нет необходимости в отслеживании всех изменений рабочей
книги, выберите один из элементов меню По времени (Со времени последнего
сохранения, Еще не просмотрено или С даты).
По умолчанию в Excel прослеживаются изменения, которые выполняются пользо-
вателем, открывающим и редактирующим рабочую книгу. Если вы решили от-
ключить для себя данную опцию либо установить ее для определенного пользова-
теля, установите флажок Пользователем (Who), а затем выберите из списка либо
Все, кроме меня (Everyone But Me), либо имя пользователя.
6. (Необязательно) Иногда требуется ограничить отслеживание изменений. В таком
случае выберите имя соответствующего человека в раскрывающемся списке
Пользователем.
Обратите внимание на то, что при выборе одного из элементов меню Пользователем
автоматически устанавливается флажок.
По умолчанию прослеживаются изменения, выполненные во всех ячейках каж-
дого листа рабочей книги. Для ограничения диапазона изменений или выделения
несмежных ячеек установите флажок В диапазоне (Where), а затем выберите нуж-
ные ячейки.
7. (Необязательно) Если необходимо указать для отслеживания определенный диапазон
ячеек рабочей книги либо выделенные ячейки, выберите требуемый диапазон либо
ячейки в раскрывающемся списке В диапазоне.
При щелчке на одном из элементов списка В диапазоне автоматически устанав-
ливается флажок.
По умолчанию на экране выделяются все исправления, выполненные в ячейках
рабочего листа, следовательно, автоматически устанавливается флажок Выделять
исправления на экране (Highlight Changes on Screen).
8. (Необязательно) Если исправления, отображенные в ячейках на экране, вам больше
не понадобятся, снимите флажок Выделять исправления на экране.
Книга. У. Совме&Кное использование [юДочшс 1Кадмщ
Если пользователь не сохраняет рабочую книгу как общедоступный файл, он мо-

жет вернуться к диалоговому окну Исправления и установить флажок Вносить
изменения на отдельный лист (List Changes on a New Sheet). Таким образом, все
изменения будут записаны в новый рабочий лист, добавленный в рабочую книгу.
Также обратите внимание на следующий факт: если установить данный флажок
при установленном флажке Выделять исправления на экране, изменения будут
помечаться в ячейках и сохраняться в новом листе. Если снять флажок Выделять
исправления на экране при установленном флажке Вносить изменения на
отдельный лист, исправления просто будут записаны в новый рабочий лист без их
, выделения в ячейках.
9. Чтобы закрыть диалоговое окно Исправления, щелкните на кнопке ОК.
На экране появится окно с сообщением о том, что рабочая книга будет сохранена.
Вы также увидите вопрос, следует ли продолжить работу.
10. Для того чтобы сохранить рабочую книгу с настройками общего доступа к файлу и от-
слеживания его изменений, щелкните на кнопке ОК в окне сообщения Microsoft Excel.
Если вы включили отслеживание изменений в общедоступную рабочую книгу, в Excel

будут выделены следующие исправления.
» Изменения содержимого ячейки, включая перемещение и копирование в новые
ячейки рабочего листа.
* Удаление содержимого ячейки.
» Вставка новых строк, столбцов или ячеек в рабочем листе.
Однако при включении опции отслеживания изменений в рабочей книге не будут

доступны перечисленные ниже исправления.
« Изменение форматирования ячеек.

« Скрытые или не отображаемые строки и столбцы в рабочем листе.
» Переименованные таблицы листов рабочей книги.
» Вставка или удаление рабочего листа в рабочей книге.
* Примечания, добавленные к ячейкам.
« Изменения значений в ячейках, произошедшие в результате пересчета формул
(либо в ячейках, значения которых зависят от этих формул).
При выделении изменений в общедоступной рабочей книге по краям соответствую-

щей ячейки отображается тонкая линия (как правило, синего цвета), а в левом верхнем
углу ячейки располагается небольшой треугольник того же цвета. При наведении на
ячейку указателя мыши вы увидите примечание, которое содержит дату, время и имя
пользователя, выполнившего изменение (рис. 1.4).
При включенной опции отслеживания изменений автоматически обеспечи-

вается и совместный доступ к файлу, поэтому некоторые операции редакти-
рования не будут доступны.
Уиа£а 1'. Со&меакное испальзоёание и nftocMOfKft fia^04ttx KHUI 385
f Товары для собак "Чапка"

2J
3 (Аренда !$10'ЩОО
Оборудование'" f $4 200,00 '
уЗарплата ; SI 2'500,00
6 JMapiOTMiHiF™' 7|5ПВД85
Административные
S125
расходы .°° I
r
Общие затраты $3l"025$0
f
•1 (Доход до
10! налогообложения $89000.00
11 {Налоги ;$1"7вЩоб
/Ваза данных /"Ищейки" /
Рис. 1.4. Отображение примечаний, добавленных к выделенной ячейке
изменений, выполненных. [юзлич.ными

пеаьзовшпелями
Иногда после совместного использования рабочей книги необходимо объединить все
исправления, выполненные пользователями. При объединении изменений, скорее всего,
придется иметь дело с противоречиями в отношении одних и тех же ячеек (из них одни
исправления понадобится оставить, а другие удалить). Объединив введенные данные и
разрешив проблему со всеми противоречиями, можно отключить опцию общего доступа
к файлу, чтобы предотвратить дальнейшее его редактирование.
При использовании возможности общего доступа к файлам рабочей книги Excel авто-
матически обновляет выполненные в ней исправления после каждого сохранения дан-
ных файлов. Если обнаружены ячейки, в которых содержатся противоречивые измене-
ния (т.е. различные значения, помещенные в одну и ту же ячейку несколькими пользова-
телями), данная ячейка помечается, а конфликт отображается в диалоговом окне
Разрешение конфликтов (Resolve Conflicts) (рис. 1.5). Вы сможете оставить изменение
для соответствующей ячейки, если щелкнете на кнопке Принять мои исправления
(Accept Mine). Чтобы оставить изменение, выполненное другим пользователем, щелкни-
те на кнопке Принять чужие исправления (Accept Other).
386 Книга У.
D
C.:I
Товары для собак "Чапка"
_ ^$10000,00 J =1
4 : Оборудование "Т$42ЬО,<Ю
; I
—' - • |
5 [Зарплата ! SI 2 500,00
{Административные
7 j расходы ........ jS12
% (Общие затраты -$31 Изменения на тете "Челка":
Щ(Доход
;:;:::::::.:.:.::::::;::];:::.
до
Сохранять (*ои
ю; налогообложения S89
Конфликт изменений Igor - 31.07.2003 0:39:
111 Налоги S17
Сохрдаить^те!
Дохад S4C vl
Сохранить все мои оставшийся изменения
Сохранить все чуреке оставшиеся изменения
"1
.Цикл
Рис. 1.5. Выбор необходимого изменения в диалоговом окне Разрешение конфликтов
После разрешения одного конфликта Excel переходит к следующему противоречию

и отображает описание его значений в диалоговом окне Разрешение конфликтов. Окончив
данную операцию, окно Разрешение конфликтов автоматически закрывается, после чего
можно сохранять исправления в рабочей книге с помощью команды Файл^Сохранить
(File^Save).
Если во всех конфликтных ситуациях вы будете использовать только исправления
текущего пользователя, щелкните на кнопке Принять все мои исправления (Accept
All Mine). А чтобы учесть исправления других пользователей, щелкните на кнопке
Принять все чужие (Accept All Others).
Существует возможность установить, чтобы всегда при возникновении кон-

фликтной ситуации ^использовались исправления текущего пользователя.
Для этого откройте диалоговое окно Управление доступом к файлу командой
Сервис^Доступ к книге, на вкладке Подробнее установите переключатель
Ранее сохраненные имеют преимущество и щелкните на кнопке ОК.
Исправления текущего пользователя (включая противоречивые) будут автома-
тически сохраняться с определенным интервалом, если в разделе Обновлять
изменения (Update Changes) вы установите переключатель Каждые, укажете
интервал времени между сохранениями и затем щелкнете на ОК.
Улова 1. Со&меаЯяое испом^овамие и nfiocMOrfi^t ftaSo'uiJc KHUt - 387
и оййслонение выделенных, исправлений

При отслеживании исправлений в рабочей книге некоторые исправления можно
оставить, а некоторые— проигнорировать. Выполните команду Сервис^Исправления1*
ПринятьЮткпонить исправления (Tools^Track Changes1*Accept Changes or Reject Changes),
чтобы отобразить все выделенные исправления, внесенные в данную общедоступную книгу.
Сначала появится окно с сообщением о том, что данная рабочая книга будет сохранена.
Щелкните на кнопке ОК, после чего откроется диалоговое окно Просмотр исправлений
(Select Changes to Accept or Reject), в котором содержатся те же три флажка По времени,
Пользователем и В диапазоне, что и в диалоговом окне Исправления (см. рис. 1.3).
По умолчанию в диалоговом окне Просмотр исправлений установлен флажок
По времени и выбран элемент списка Еще не просмотрено. При этом отображаются все
изменения в рабочей книге, еще не просмотренные текущим пользователем. Для про-
смотра исправлений, соответствующих текущей дате, в раскрывающемся списке
По времени выберите элемент С даты. Для просмотра исправлений, выполненных, на-
чиная с определенной даты, установите выбранную дату в этом же списке.
Чтобы просмотреть исправления, выполненные только другими, только текущим ли-
бо только конкретным пользователем, укажите соответствующий элемент (Все, кроме
меня, имя текущего пользователя или имя необходимого пользователя) в раскрываю-
щемся списке Пользователем.
Вы вправе ограничить количество исправлений определенным диапазоном либо об-
ластью рабочего листа. Для этого в списке В диапазоне выберите требуемый диапазон
или определенные ячейки.
Задав описанные выше параметры, щелкните на кнопке ОК. Данное диалоговое окно
закроется, а в рабочем листе будет выделена первая ячейка с исправлением и открыто
диалоговое окно Просмотр исправлений (Accept or Reject Changes) — рис. 1.6. Вы долж-
ны будете либо принять, либо отклонить исправление. Чтобы оставить исправление,
щелкните на кнопке Принять (Accept), а чтобы отклонить и сохранить первоначальное
значение ячейки — на кнопке Отказаться (Reject). После этого в рабочем листе будет
выделена следующая ячейка, которую следует рассмотреть, а также соответствующее ей
описание в диалоговом окне Просмотр исправлений.
Если заранее известно, что следует принять или отклонить все исправления, выпол-
ненные со времени последнего просмотра рабочей книги (либо указанной даты), щелк-
ните на кнопке Принять все (Accept All) или Отказ ото всех (Reject All), соответственно.
После обработки последнего исправления, обнаруженного в рабочей книге, диалоговое
окно Просмотр исправлений будет автоматически закрыто— таким образом можно
сохранить рабочую книгу (<Ctrl+S>) с новыми изменениями.
Как. "о&кмочшйь " возможноань совместного уосйщпа к. [юйочей книге

Если возможность совместно использовать определенную рабочую книгу больше
не понадобится, ее можно отключить. Для этого откройте диалоговое окно Управление
доступом к файлу, во вкладке Правка снимите флажок Разрешить совместный доступ
и щелкните на кнопке ОК.
На экране появится окно сообщения (рис. 1.7) с предупреждением о том, что рабочая
книга больше не будет доступна для общего использования и (одновременно) журнал из-
менений будет удален. Кроме того, пользователи, в настоящее время редактирующие
данную книгу, не смогут сохранить внесенные изменения, даже если впоследствии опция
общего доступа будет снова включена.
38» Киша У. Совм^^ное использование ftaJo'tMc
Товары для собак "Чапка
3 Аренда $10 000,00

' 'Оборудование
W Зарплата^
Маркетинг
Административные
7 (расходы «Я^ЧПП
*М?'!?У
7800,00». С-еоа 23.04.2003 17:20)
9200.000. Лепа 23.04.2003 17:2а
!Г*
и J
i
:
Я
9
;
Доход до
налогообложения
1 1
10 S89 000,00 *инять Г'ЧЗ-йгтай : ?]: Цивтьва 1 Охгавотвсех 1 Закрыть I

j им, . 1 " 1 ' , Т II ...1
! •
11 Налоги $17800,00
jr- '"j Г
/
12
j : | | *| | } 1
13
14
Доход ЖЖ9Р11 | I I i I I
15
16 :•::•;:::::::::(:::::::!:.
17
18 .. : : •:,,"L;i \.
г: i '; ~~ гi ~ i i ' ; i
i i' i — \. " г г i i ~в
„; 1
19
к ч У и </.,эаи>ос&вы данных / . База данных/ "Идейки: Л.£ >ункцин X ДивиЙ,>в£;:Х"Ча1и<а"/ "До j < ,> |
Укажите ячейку и нажмите Enter или выберите ^Вставить"
Рис. 1.6. Принятие либо отклонение исправлений в диалоговом окне Просмотр исправлений
Дамное действие сделает невозвожньи совестное использование документ в ^елий будет

уничтожен, другие летьюмпет редактирующие данную книгу не »огуг сочините свои изяенени»,
если совиестное использование будет снова разрешено.
ь совместное использование книги?
• Чтобы запретить созиестное использование, нажмите кнопку "Да".

• Чтобы сохранить возножмость швнестного использования, нажмите кнопку Хет".
Рис. 1.7. Окно сообщения, отображаемое при отключении опции совме-

стного доступа к рабочей книге
Поскольку после отключения совместного доступа к книге пользователи по-

теряют возможность сохранения своих исправлений и журнал изменений бу-
дет удален (работа над книгой станет монопольной), сперва следует просмот-
реть все общие комментарии и изменения, сохраненные в рабочей книге, и,
если необходимо, использовать их.
Чтобы отключить возможность совместного доступа к книге, в окне сообщения

щелкните на кнопке Да (Yes). Если у вас возникли сомнения относительно исправлений
некоторых пользователей, то прервите процедуру, щелкнув на кнопке Нет (No).
Змява 1. Совместное использование и nfiocuiorfifi [юйочих книг 389
Рекомендуется заранее информировать пользователей, совместно работаю-

щих над одной книгой, о намерении отменить доступ к файлу. Оповестите
каждого пользователя (например, по электронной почте), указав точную дату
и время, после которого рабочая книга больше не будет доступна для общего
редактирования. Тогда каждый человек из данной группы будет точно знать
время, после которого изменения и комментарии не будут приниматься
(часто для "запаздывающих" сотрудников это хороший стимул отослать свои
последние предложения и изменения).
Зам.{геШ qoafUfna к [юЗочеи книге уил определенного миьзова&еля.

Иногда целесообразнее отключить возможность совместного использования книги не
для всех пользователей, а лишь для определенной группы лиц. В таком случае откройте
диалоговое окно Управление доступом к файлу (СервисОДоступ к книге) и в списке
Файл открыт следующими пользователями (Who Has the Workbook Open Now) выбери-
те пользователя, доступ которого следует ограничить, после чего щелкните на кнопке
Удалить (Remove User).
На экране появится диалоговое окно с предупреждением приблизительно такого
содержания: если "удаляемый" пользователь в настоящий момент редактирует данную
книгу, его изменения не будут сохранены, поэтому все несохраненные данные автомати-
чески будут утеряны. Для "удаления" пользователя щелкните на кнопке ОК. Чтобы отка-
заться от "удаления" и проверить, не редактирует ли этот пользователь в настоящее вре-
мя данный файл, щелкните на кнопке Отмена (Cancel).
Объединение разных, копий oJuqeqocritifitHOU [мЯочей книги

Вы имеете возможность совместно использовать одну рабочую книгу с другими поль-
зователями по сети, а затем обрабатывать выполненные ими изменения при сохранении
файла (или с некоторой установленной периодичностью). Однако вы также можете рас-
пределить копии общедоступной рабочей книги, а затем объединить изменения, выпол-
ненные различными людьми, в одну версию. Условием объединения разных копий об-
щедоступной книги является наличие для каждой копии журнала изменений, а также со-
хранение каждой копии под различным именем.
Это означает, что перед созданием и распределением копий рабочей книги следует
"включить" журнал изменений. Откройте диалоговое окно Управление доступом к
файлу (Сервис^Доступ к книге) и установите флажок Разрешить совместный доступ
(Allow Changes by). Затем сохраните копии оригинала общедоступной рабочей книги под
разными названиями (можно просто добавлять в конце названия число или инициалы
людей, работающих с данными файлами), а затем распределите их среди пользователей.
Таким образом, каждый пользователь получит возможность редактировать и сохранять
полученную им копию общедоступной рабочей книги.
Единственным неудобством является необходимость выполнить такого рода редакти-
рование до определенного времени, по истечении которого исчезнут все изменения из
журнала (по умолчанию 30 дней). Чтобы продлить этот период, увеличьте значение в тек-
стовом поле Хранить журнал изменений в течение (Keep Change History For) на вкладке
Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу перед сохранением копии
первоначальной рабочей книги и распределением их между другими пользователями.
390 Книга V. Совмес^ое ислыьзование ftajoutx. >па&шц
Чтобы объединить копии общедоступной рабочей книги в одну версию, выполните

1. Откройте оригинал общедоступной книги, в которую необходимо объединить измене-
ния другой копии.
Обратите внимание, что эта копия (или копии) первоначальной рабочей книги (изме-
нения которой следует объединить в книгу, открытую в данный момент) не должна
' быть открыта в Excel. Кроме того, она должна иметь различные названия файлов.
2. Выполните команду Сервис^Сравнить и объединить книги (Tools<=>Compare
and Merge Workbooks).
Откроется диалоговое окно Выберите, какие файлы включить в книгу (Select
Files to Merge Into Current Workbook), в котором укажите файлы рабочей книги
или файлы для объединения.
3. Выберите папку, в которой содержится рабочая книга(и), требующая объединения, и
щелкните на пиктограмме файла (либо нескольких файлов, удерживая клавишу <Ctrl>).
4. Для того чтобы закрыть окно Выберите, какие файлы включить в книгу, щелк-
ните на кнопке ОК.
После этого версии выбранных книг (книги) объединяются в версию, открытую в

данный момент в Excel (нет необходимости принимать решения насчет внесенных изме-
нений). Все изменения, содержащиеся в различных версиях, объединяются в одну,
открытую на экране. Теперь можно сохранить версию рабочей книги под ее старым
(<Ctrl+S>) либо новым именем (Файл^Сохранить как).
Рецензирование /гаЗочшс книг

Даже если Excel не используется в сети, вы можете добавлять свои комментарии к
ячейкам рабочей книги, просить о разъяснении или предлагать изменения, а затем рас-
пределять копии рабочей книги электронной почтой среди пользователей, которые
должны просматривать и, возможно, отвечать на замечания. В Excel комментировать
ячейки рабочего листа довольно легко: Воспользуйтесь панелью инструментов
Рецензирование (Reviewing) для просмотра примечаний, а также для пересылки рабочей
книги по электронной почте другим сотрудникам и ответов на предложенные изменения.
Чтобы открыть панель инструментов Рецензирование (рис. 1.8), используйте коман-
ду Вид^Панели инструментовОРецензирование либо щелкните правой кнопкой мы-
ши на строке меню или одной из отображенных панелей инструментов и из контекстного
меню выберите Рецензирование.
примечании
Добавить примечание к текущей ячейке можно, либо щелкнув на кнопке Создать
примечание (New Comment) на панели инструментов Рецензирование, либо выбрав в
меню Excel команду Вставка^Примечание (Insert Comment). На экране появится поле
примечания (рис. 1.9) с именем, указанным вверху пользователя (данное имя задано в
текстовом поле Имя пользователя (User Name) на вкладке Общие (General) диалогового
окна Параметры (Options)). Теперь в этом поле вы можете ввести текст примечания, по-
сле чего следует щелкнуть на ячейке, к которой его необходимо прикрепить (или любой
другой ячейке рабочего листа), чтобы закрыть примечание.
/. Совместное использование и nftocMOtflfi (шйочих книг 391
Удалить примечание
Отобразить все примечания Создать задачу Microsoft Outlook
Отобразить примечание Обновить файл Закончить проверку
>:^'. -->»•*:•<
Создать примечание Ответить с изменениями
Предыдущее примечание Отправить сообщение (как вложение)
Следующее примечание
Рис. 1.8. Использование панели инструментов Рецензирование для просмотра

примечаний и рассылки электронных таблиц '
_Ч Продавец ! Продано ; Объем продаж Дата продажи Комиссионные скидка

lllsss Модель RV45Mr8 \ $34500,001 М.03.03!
'" ШоятьШ^ГЗ
.Итого: Фред
Число продаж: Фред
Холли
2^ Холли
JJ Холли
S ; Итого: Холли
10 'Число продаж: Холли
а««
fimei
Итого: Джек
18 Число продаж: Джек
19 ИТОГО
'""/, i и" \функции
Л/с. /. 9. Добавление примечаний к ячейкам электронной таблицы

392 Книга У. Со&иеаКное использование [юдочих
Если ячейка имеет примечание, в ее правом верхнем углу находится индикатор в виде
красного треугольника. Для просмотра примечания наведите указатель мыши на этот ин-
дикатор либо установите курсор в данной ячейке и щелкните на кнопке Отобразить
примечание (Show Comment) на панели инструментов Рецензирование.
и
Если вы просматриваете примечания с помощью указателя мыши, то помните, что
оно исчезает с экрана сразу после перемещения указателя мыши за пределы индикатора.
Если примечание отображено с помощью кнопки Отобразить примечание, то для
закрытия данного поля щелкните на этой кнопке повторно.
Чтобы отобразить все комментарии, добавленные к ячейкам в рабочем листе, щелкните на
кнопке Отобразить все примечания (Show All Comments), расположенной на панели инст-
рументов Рецензирование. Вы также можете выбрать команду ВидоПримечания (View1*
Comments) в строке меню Excel. Примечания всех ячеек будут отображаться в рабочем листе
до тех пор, пока вы не щелкнете на кнопке Скрыть все примечания (она заменяет кнопку
Отобразить все примечания) либо повторно не выберете команду Вид1* Примечания.
Реусиани/юбание и фо/гмсиЯи^обание н/шм&иший

Добавьте комментарий к ячейке и вы увидите, что его поле отображается справа от
ячейки со стрелкой, указывающей на красный треугольник в ее правом верхнем углу.
В случае необходимости можно установить блок комментария заново и/или изменить его
размеры так, чтобы не перекрывать некоторые соседние ячейки. Также можно редакти-
ровать текст комментария и изменять форматирование используемого шрифта.
Чтобы вновь установить, изменить размеры поля комментария, а также отредактиро-
вать его текст или шрифт, поместите курсор в необходимой ячейке и щелкните на кнопке
Изменить примечание (Edit Comment), расположенной на месте кнопки Создать
примечание панели инструментов Рецензирование. Если эта панель инструментов не
отображена, щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, и в контекстном меню выбери-
те команду Изменить примечание.
Независимо от используемого метода, в окне программы Excel отображается поле
примечания ячейки, и курсор (точка вставки) устанавливается в конце текста. Чтобы пе-
реместить примечание, поместите указатель мыши на его левую границу так, чтобы он
принял вид перекрещивающихся стрелок, затем перетащите границу на новое место ра-
бочего листа. Отпустите кнопку мыши, и поле примечания будет перемещено и связано с
ячейкой новой линией.
Чтобы изменить размеры поля примечания, наведите указатель мыши на один из
маркеров в углах либо посередине каждой стороны поля. Когда указатель изменит форму
на двунаправленную стрелку, перетащите контур поля, изменив его размер и форму
(текст примечания автоматически заполнит новое поле.)
Вы сможете отредактировать текст примечания (когда курсор установлен в его облас-
ти), если переместите I-образный указатель по тексту, который следует заменить. Суще-
ствуют и другие способы: используйте клавишу <Backspace> (чтобы удалить символы
слева от курсора) либо нажмите клавишу <Delete> (чтобы удалить символы справа от
курсора). Вставить новые символы в примечание можно, просто набрав их на клавиатуре.
Чтобы изменить форматирование текста примечания, выделите текст, перетаскивая
по нему I-образный указатель, затем щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите
в контекстном меню команду Формат примечания (Format Comment). Откроется диа-
f. Собмеапное использование и nftocMoiflfi fiaô^tiJc книг 393
лотовое окно Формат примечания (Format Comment) с параметрами, аналогичными

вкладке Шрифт (Font) диалогового окна Формат ячейки (Format Cells), в котором можно
изменить шрифт, его начертание, размер и цвет либо добавить специальные эффекты
(подчеркивание и перечеркивание), а также верхний и нижний индекс.
Когда правка в поле примечания и в тексте будет завершена, закройте его, щелкнув на
любой ячейке рабочего листа.
Удаление примечаний
Если комментарий вам больше не понадобится, его следует удалить. Выделите соот-
ветствующую ячейку и выполните одно из перечисленных ниже действий.
» Выберите команду Правка^Очистить^Примечания (Edit^Clear^Comments).
» Щелкните на кнопке Удалить примечание (Delete Comment) на панели инстру-
ментов Рецензирование.
* Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, а затем выберите в контекстном
меню команду Удалить примечание.
При ошибочном удалении примечания его можно восстановить с помощью

команды Правка^Отменить (EditÛndo) либо воспользовавшись комбина-
цией клавиш <Ctrl+Z>.
и ntocMOfHt шЗочмх книг

Пересылка рабочих книг с примечаниями для клиентов, сотрудников и администра-
торов в Excel осуществляется довольно легко. Пересылать электронные таблицы можно
двумя способами: в теле электронного письма либо как рабочую книгу, прикрепленную к
сообщению. Пользователи системы Microsoft Exchange Server могут поместить копию
рабочей книги в общедоступной папке так, чтобы все другие пользователи, имеющие
доступ к содержанию папки, могли открывать и просматривать данную книгу.
JlefiecbUKO. (гаЛочего Mictiia в (Пеле сообщения

Если необходимо, чтобы получатель мог только просматривать электронную таблицу
и содержащиеся в ней примечания и не вносить фактические изменения в ячейки или
примечания, активный рабочий лист рекомендуется пересылать в теле электронного
письма (в этом случае для просмотра листа получателю даже не нужно иметь Excel на
своем компьютере). Выберите команду ФайлООтправить^Сообщение (File^Send
To^Mail Recipient). В результате будет отображено диалоговое окно, в котором можно
выбрать один из способов пересылки рабочей книги (как приложение к электронному
письму либо внедрение текущего листа в тело нового сообщения).
Для пересылки вторым способом установите переключатель Переслать текущий
лист в теле сообщения (Send the Current Sheet as the Message Body) и щелкните на кноп-
ке ОК. В окне Excel вы увидите заголовок сообщения и дополнительные инструменты
(рис. 1.10). В текстовом поле Кому (То) укажите электронный адрес получателя; другие
адресаты, которые должны получить копии рабочего листа, должны быть отмечены в
текстовом поле Копия (Сс). В поле Тема (Subject) следует поместить тему сообщения.
После введения этой информации (или, по крайней мере, адреса электронной почты по-
лучателя в текстовом поле Кому) сообщение можно отослать, щелкнув на кнопке
Отправить лист (Send This Sheet).
39V Книга V. Co&uecfaoe использование fiaJoHMX
I \-"-' ;
) Магазин "Шансон" - продажи за 2005 год
_2_ : январь февраль ! март 1-й квартал апрель
_3_ ср_„ "II I . .1
ш
..1. Рок
6 [Классика
1245,pO{).i
1 ОбШр.!
855,00^'!""
1373,00)3.!
943,00р.
1229.00р.:
1045,00р.;
844,00р.
................ 3847,00р.!
ЗЭТб.ООр i
1!
lj Другие 642,OOjJJ 708,00р 633,00р! 1 Ш.ООр.

JJ Итого СО 4i .. 3751 00р.
:
Б. ЖЖ.
9 Аудиокассеты
«Трок 945,00р.! 1 418j)p[>.j J 234ЛОрр:! ЗбЭТ.ООр
,trf.. .Якяг i _1Л35,(Юп .1 , 1552..00П..1 1..3ЧА ППг. i sm1
14 > и / Диаграмма? / Детали /Продажи за 2004-2005 годы / "Шансон" (2). \"Шансон"/Нтот / |<.»
]Д*яЯЖ«. И *Д97!9Ф>СУР1*?„\ ч СЗ CuS ^Л'Ий --а I •>, - *£ ^ А.*,в,'1Ш..2
т
/'«с. 7.7ft Пересылка текущего рабочего листа в теле сообщения электронной почты '
На рис. 1.11 продемонстрирован вид открытого в Microsoft Outlook электронного

сообщения, в теле которого содержится электронная таблица. Как следует из данного ри-
сунка, в нем содержится не только весь текст и все числа электронной таблицы, распре-
деленные по столбцам и строкам, но также в качестве сносок отображен текст всех при-
мечаний, добавленных к рабочему листу. Рядом с каждой ячейкой электронной таблицы,
имеющей примечание, представлен номер примечания, текст которого отображается
в виде нумерованной сноски внизу таблицы. Обратите внимание: номера примечаний
в рабочем листе и номера сносок внизу таблицы являются гиперссылками. По щелчку на
номере примечания в рабочем листе выполняется переход на текст сноски внизу табли-
цы, при щелчке на номере сноски внизу таблицы — переход на соответствующую ячейку
в тексте письма.
JleftecbtMca fiaJcmuJc книг как

Если необходимо, чтобы адресат мог открыть рабочую книгу в Excel и ответить на не-
которые примечания, используйте кнопку Отправить сообщение (как вложение) (Send
to Mail Recipient (as Attachment) на панели инструментов Рецензирование (Reviewing)
либо выберите команду Файл^Отправить^Сообщение (как вложение) (File^Send
ToOMail Recipient (as Attachment)) для отправки копии рабочей книги как вложения
в сообщение.
Змява /. Со&меапное использование и nfiocMOiKfi fiaJowuc книг 395
Ffe Edt V'vtew Toob Message Help | Pragma
Reply HepiyAH f:orwerd

X-H
Delete
o.
• Previous Next; • I Addresses '
From: HetenDerieva
Date вторник, 31 августа 20(Mr. ;
T« hdeneva@disiekfifca.com
Subject f-tofton AntiSpara]

январь февраль март 1-й квартал апрель
CD
Рок 1 245.00р 1 373,00р. 1 229,00р 3 847,00р 1 9в9,(И
Джаз 1 061,00р. 1 170,00р. 1 045.00р. 3 276,<Юр 911Ж
Классика 855.00р. 943,00р. 844,00р. 2 642.00р 843,(Я
Другие 642,00р. 708,00р. езз.оор. 1 983.00р. 554,1
Итого CD 3 ВОЗ.ООр 4 194,00р. 3751,00р 11 748,00р. 4277i
Аудиокассеты
Рок 945,00р. 1 418,00р. 1 234,00р. 3 597,00р. 1 154.1
Джаз 1 035,00р. 1 552,00р. 1 354,00р. 3941,00р. 1342,(
Классика 1 456,00р. 2 184,00р. 1911,00р. 5 551,00р. 1 101,(
Ппугае 1 ТЯЯООп 3 7SS Oftn 456(11
'Щ1
Рис. 1.11. Сообщение электронной почты с рабочим листом
Откроется используемая по умолчанию программа электронной почты (например,

Outlook либо Outlook Express) с новым сообщением, для которого автоматически запол-
няется поле Тема и присоединяется копия текущей рабочей книги. Адрес электронной
почты получателя в текстовом поле Кому укажите самостоятельно, введите сообщение,
а затем щелкните на кнопке Отправить (Send), чтобы отослать письмо адресату.
Когда адресат получит сообщение с вложенным файлом рабочей книги, он сможет
сохранить файл на диске, а затем открыть его как любую рабочую книгу Excel.
Чтобы сохранить рабочую книгу, вложенную в сообщение электронной почты, щелк-
ните правой кнопкой мыши на имени вложенного файла, отображенном в верхнем ко-
лонтитуле сообщения, а затем выберите в контекстном меню команду Сохранить как
(Save As). Если необходимо открыть рабочую книгу непосредственно в Excel, выполните
команду Открыть (Open). Если для отправки электронных писем используются програм-
мы Outlook либо Outlook Express, на экране появится диалоговое окно Предупреждение
об открытии вложения (Opening Mail Attachment) с сообщением о том, что в файле могут
содержаться потенциальные вирусы, и предложением сначала сохранить рабочую книгу
на диск. Если вы уверены в источнике информации, выберите переключатель Открыть
(Open It) и щелкните на кнопке ОК.
•
Jleftecbuica [мЗочих, книг на [геирнзию
Чтобы отправить копию текущей рабочей книги на рецензию, выполните команду
1
Файл^Отправить^Сообщение (на рецензию) (File *Send To^Mail Recipient (for
Review)). Откроется программа электронной почты (Outlook либо Outlook Express) и окно
нового сообщения с вложенной рабочей книгой. На сей раз поле Тема заполняется авто-
матически, в нем получателя просят просмотреть вложенный файл (рис. 1.12), также
396 Книга У. Совмес&ное использованиеfiatfoiux
в тело сообщения автоматически добавляется текст Пожалуйста, проверьте вло-

женный документ (Please review the attached document).
Остается лишь указать адрес электронной почты получателя в текстовом поле Кому
(а также адреса других людей, которые должны получить копию, в текстовом поле Копия)
и щелкнуть на кнопке Отправить для оправки письма указанному адресату (или адресатам).
и oiKnfui£ica отв&Ка с изменениями

При получении электронного сообщения и открытии в Excel вложенного файла рабо-
чей книги автоматически открывается панель инструментов Рецензирование (если она
не была отображена в окне Excel). Для просмотра примечаний используйте кнопки
Следующее примечание (Next Comment) и Предыдущее примечание (Previous
Comment). Просмотрите документ, затем внесите изменения в помеченные ячейки, от-
ветьте на вопросы примечаний и добавьте собственные примечания.
Чтобы отослать результат работы тому пользователю, который прислал документ на
рецензию, щелкните на кнопке Ответить с изменениями (Reply with Changes) на панели
инструментов Рецензирование. Откроется программа электронной почты с новым со-
общением, в которое автоматически будет вложена данная измененная версия файла.
В новом сообщении также будет автоматически заполнено поле Тема и добавлено крат-
кое сообщение о том, что книга рецензировалась. Остается только указать адрес элек-
тронной почты первоначального отправителя в поле Кому и щелкнуть на кнопке
Отправить, чтобы отправить измененную книгу обратно.
Пожалуйста, проверьте вложенный документ
Рис. 1.12. Отправка рабочей книги на рецензию

Улова 1. Со&меаНное использование и nfiocMOiKft /taJotux книг 397
'
Объединение и&фавлений
Когда первоначальный отправитель рабочей книги открывает в Excel измененный
файл, вложенный в сообщение электронной почты, на экране отображается окно с пре-
дупреждением о том, что рабочая книга была отправлена на рецензию. В нем также
содержится вопрос о том, следует ли учитывать внесенные изменения при объединении с
исходным файлом. Щелкните на кнопке Да (Yes).
Теперь все изменения, выполненные рецензентом в исходной рабочей книге, будут
автоматически объединены с текущим вариантом данного файла. Перед сохранением
изменений можно просмотреть примечания с помощью кнопок Следующее приме-
чание и Предыдущее примечание панели инструментов Рецензирование (это касается
как ваших примечаний, так и примечаний, добавленных рецензентом).
Gfftn/га^ка /taJoteu книги [юзнмм. пальзовсипел&м.

Если все адресаты используют почтовую программу Microsoft Outlook, работающую с
1
Microsoft Exchange Server, в Excel можно создать маршрут, выполнив команду Файл *
1
Отправить ^По маршруту (File^Send To^Routing Recipient). В маршруте указываются
все пользователи, которые должны просмотреть рабочую книгу, а также порядок, в кото-
ром они должны ее получить и, соответственно, отредактировать ее содержание. Таким
образом можно указать группу людей, изменяющих и отправляющих назад рабочую
книгу, версии которой автоматически объединяются после "возвращения".
Для определения маршрута выберите команду Файл^Отправить^По маршруту.
Откроется диалоговое окно Маршрут (Routing Slip), в которое можно добавить пользова-
телей, получающих рабочую книгу в указанном порядке. Выполните следующие действия.
1. В диалоговом окне Маршрут щелкните на кнопке Адрес (Address).

Откроется диалоговое окно Адресная книга (Address Book), в котором выберите
адресатов для получения рабочей книги, причем в определенном порядке.
2. Щелкните на имени первого адресата в списке Имя (Name) адресной книги, а затем —
на кнопке Кому для добавления данного имени в список Получатели сообщения
(Mail Recipients).
Имена для списка маршрутизации можно получить из списка контактов или
адресной книги программы Outlook. Если в используемом источнике имя человека
не обнаружено, выберите другой источник.
3. Чтобы выбрать имя следующего адресата, повторите действия п. 2.
Повторяйте п. 2 до тех пор, пока в список маршрутизации не будут добавлены все
необходимые получатели.
4. Щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Адресная книга закроется, а в списке Кому (То) диалогового
окна Маршрут будут представлены имена (или адреса электронной почты, в зави-
симости от настрое к адресной книги) — рис. 1.13.
Когда все адресаты будут добавлены в диалоговое окно Маршрут, щелкните на кноп-
ке Отправить (Route), чтобы отправить рабочую книгу первому человеку, указанному в
списке. В разделе Порядок рассылки (Route to Recipients) данного окна автоматически
установлен переключатель По очереди (One after Another), поэтому книга будет отослана
398 Книга f. Совме&Кное использование [ю$&шх,
первому адресату из списка Кому. А поскольку установлены оба флажка — Возврат по

окончании (Return When Done) и Отслеживать состояние (Track Status), — Excel
"следит" за пересылкой рабочей книги от адресата к адресату поэтому в конечном счете
она возвращается отправителю.
Когда первый адресат получает электронное письмо с рецензируемой рабочей книгой,
в теле электронного сообщения отображается текст, введенный в поле Текст сообщения
(Message Text) диалогового окна Маршрут, а также следующие команды маршрутизации:
The enclosed document has a routing slip. When you are done re-
viewing this document, choose Send To from the Microsoft Excel File
menu. Then select Next Recipient to continue routing.
(Для данного документа установлен список маршрутизации. После просмотра доку-
мента для продолжения отправки в меню Файл выберите команду Отправить, а затем —
Следующий адресат.)
Первый адресат, завершая работу с документом, должен сохранить внесенные изме-
нения, после чего следует выбрать команду Файл^Отправить^Следующий адресат
(File1*Send ToONet Recipient). В результате откроется диалоговое окно Маршрут, в кото-
ром уже выбрано имя следующего адресата.
По щелчку на кнопке ОК в диалоговом окне диалоговое окно Маршрут закроется, и рабо-
чая книга будет отправлена следующему адресату, указанному в списке. Excel сгенерирует со-
общение о состоянии, которое отошлет исходному отправителю (создателю рабочей книги),
проинформировав его о перенаправлении файла по маршруту следующему адресату.
Данный процесс продолжается достаточно долго: последний адресат должен внести
изменения в рабочую книгу, а затем выбрать команду Файл^Отправить^Следующий
адресат. На сей раз по щелчку на кнопке ОК в диалоговом окне Маршрут документ со
всеми внесенными в него изменениями будет отправлен первоначальному пользователю.
И Возврат по окончании
13 О1<яевватъ состояние
Рис. 1.13. Создание маршрута для рассылки рабочей

книги
7мь>а /. Совместное использование и nfiocMoinfi (юЗочмх книг 399
Чтобы ускорить процесс рецензирования документа всеми получателями и

обеспечить наиболее быстрое получение рабочей книги, при создании мар-
шрута в диалоговом окне Маршрут установите переключатель Всем сразу
(All at Once). Если выбрана данная опция, рабочая книга будет одновременно
отправлена всем адресатам в списке, наряду с инструкцией маршрутизации
для возвращения книги к первоначальному отправителю (как единственному
следующему адресату). В данной ситуации отправитель получает копии рабо-
чих книг от каждого из адресатов, поэтому для объединения всех измененных
копий можно использовать команду Сервис^Сравнить и объединить книги
(Tools^Compare and Merge Workbooks). (Подробнее процесс объединения ра-
бочих книг описан в разделе "Объединение различных копий общедоступной
рабочей книги" ранее в этой главе.)
Запись копии fiad&ieu книги £ панкц exchange

При использовании почтовой программы Outlook и Microsoft Exchange Server рабочие
книги Excel можно заносить в общественные папки, к которым пользователь имеет дос-
туп сам и имеет право определять доступ для своих сотрудников. Таким образом, сотруд-
ники могут открывать рабочие книги, просматривать их и даже пересылать их копии
другим пользователям, но в пределах Microsoft Outlook (предполагается, что другие поль-
зователи также имеют разрешение на просмотр и изменение данных книг).
Чтобы занести текущую рабочую книгу в папку Exchange (для внесения изменений
разными пользователями), выполните команду Файл^Отправить^Папка Exchange
(FileOSend To=>Exchange Folder). Откроется диалоговое окно Отправить в Exchange
(Send to Exchange), в котором выберите общественную папку для сохранения в ней копии
текущей рабочей книги. Щелкните на Список папок (Folder List) в списке Выбор папки
(Select a Folder), таким образом отобразив каталог Public Folders и все его подкаталоги.
Чтобы создать новую папку для рабочей книги, щелкните на пиктограмме Public
Folders (или подкаталоге в Public Folders, в котором необходимо расположить общест-
венную папку), а затем — на кнопке Создать папку (New Folder). Будет отображено диа-
логовое окно Создание папки (New Folder), в котором следует ввести название папки.
Щелкните на кнопке ОК, диалоговое окно Создание папки закроется, и снова будет ото-
бражено диалоговое окно Отправить в Exchange. В нем автоматически выбрано назва-
ние новой папки.
Вы сможете скопировать файл и поместить его в указанную общую папку, если щелк-
нете на кнопке ОК. Теперь вы вправе создать ярлык папки: щелкните правой кнопкой
мыши на его пиктограмме в списке Папки Outlook (Outlook Folder), а затем выберите в
контекстном меню команду Добавить в панель,Ои11оок (Add to Outlook Bar).
После размещения рабочей книги Excel в общественной папке все сотрудники, полу-
чившие разрешение от текущего пользователя (либо администратора), могут открывать
книгу. Для этого следует зайти в папку с помощью вашей копии Microsoft Outlook и либо
дважды щелкнуть на пиктограмме файла книги, либо щелкнуть на нем правой кнопкой
мыши и выбрать в контекстном меню команду Открыть (Open). Помните, что для работы
над книгой у каждого из сотрудников должна быть установлена программа Excel.
\
Тлсива 2. Защита [юЯочих
& э&ой. гмяве...
•S Установка пароля на открытие рабочей книги
•/ Установка пароля на изменение рабочей книги
S Как блокировать ячейки и скрывать в них формулы
V Защита рабочих листов и выбор допустимых действий
•S Предоставление определенным пользователям возможности редактирования
некоторых ячеек в защищенном листе
^ Защита рабочей книги
S Защита и совместное использование рабочей книги
Excel используется защита двух уровней: защита файла рабочей книги (открыть
файл, просмотреть его, отредактировать и распечатать данные можно, только зная
пароль) и защита рабочих листов книги от несанкционированных изменений (если вам
известен пароль, то вы можете изменить содержание и вид электронной таблицы).
Для обеспечения целостности электронных таблиц следует решить, что в рабочей
книге пользователям разрешить изменять, а что— нет. Например, можно запретить
изменение всех формул и заголовков электронной таблицы и позволить изменять данные
в ячейках, используемых в этих формулах.
Файл, защищенный паролем.

При защите рабочей книги паролем можно запретить доступ к открытию и/или редак-
тированию рабочей книги определенной группе пользователей. Пароль на открытие файла
рабочей книги, как правило, устанавливается для электронных таблиц с данными, доступ к
которым должны иметь только некоторые сотрудники в компании (например, электронные
таблицы с персональной информацией и информацией о заработной плате). Конечно, по-
сле установки пароля, требуемого для открытия книги, необходимо сообщить этот пароль
всем, кто должен иметь к ней Доступ.
Пароль на изменение рабочей книги устанавливается для электронных таблиц, дан-
ные которых будут просматриваться и выводиться на печать разными пользователями, но
ни один из них не должен иметь возможности вносить изменения в полученную инфор-
мацию. Например, можно установить пароль на изменение рабочей книги перед распре-
делением ее в компании — тогда, когда будет окончено ее редактирование и объединение
всех предложенных изменений (подробнее см. главу 1 книги 4).
При работе с электронной таблицей, данные которой не должны изменяться уполно-
моченными на ее открытие пользователями, следует установить пароль на открытие и
пароль на изменение файла. Один либо оба пароля устанавливаются для файла рабочей
книги при его сохранении с помощью команды ФайлОСохранить как (FileOSave As).
402 Книга Ч. СовмеаЯное использование [шЯочих
При выборе данной команды (или выборе команды Файл^Сохранить (FileOSave)

для нового файла, который ранее не сохранялся), открывается диалоговое окно
Сохранение документа (Save As). Установите пароль на открытие либо на изменение
данного файла. Для этого выполните следующие действия.
1. В диалоговом окне Сохранение документа щелкните на кнопке Сервис (Tools), a

затем выберите в раскрывающемся меню команду Общие параметры (General Options).
Откроется диалоговое окно Параметры сохранения (Save Options) (рис. 2.1), в
котором введите пароль на открытие и/или изменения данного файла. Вводимый
пароль может иметь длину до 255 символов и состоять из комбинации символов и
чисел с пробелами. При использовании символов имейте в виду, что пароли
"чувствительны" к регистру, поэтому сезам, откройся и Сезам, Откройся —
это разные пароли.
Параметры сохранения
Q Всегда создавать резервную цопя»

Совестный даст vTi к файлу -; -
Пароль для с тхрыгия:
Пароль дли и иенения:
Г"] Рекомендовать доступ только для чтения
Рис. 2.1. Установка пароля на открытие и изменение

файла в диалоговом окне Параметры сохранения
При вводе пароля старайтесь не использовать комбинации, которые затем будет

сложно воспроизвести. Пароль должен быть легким для запоминания и воспроиз-
ведения, чтобы впоследствии вы легко открыли или изменили данную книгу.
2. (Необязательно) Если требуется установить пароль на открытие файла, введите его
(максимум 255 символов) в текстовом поле Пароль для открытия (Password to Open).
При введении пароля фактические символы в текстовом поле маскируются звез-
дочками (*).
По умолчанию используется кодировка Office 97/2000 Compatible. Для другого типа
кодировки нажмите кнопку Дополнительно (Advanced). Однако не применяйте эти
параметры, не зная их предназначения и не получив соответствующих инструкций.
Если необходимо установить пароль и на открытие, и на изменение рабочей кни-
ги, перейдите к п. 3. В противном случае сразу переходите к п. 4.
Следите за тем, чтобы не ввести один и тот же пароль на изменение и на открытие
рабочей книги (при установке пароля на открытие файла).
3. (Необязательно) Если вы решили установить пароль на изменение рабочей книги, щелкни-
те на текстовом поле Пароль для изменения (Password to Modify) и введите пароль.
Перед установкой пароля на открытие либо изменение файла необходимо под-
твердить его, повторно введя в диалоговом окне Подтверждение пароля (Confirm
Password).
Злава 2. ЗащшКа [юйочмх. лиайов У'03
Диалоговое окно Параметры сохранения закроется, после чего откроется диало-

говое окно Подтверждение пароля, в котором необходимо точно воспроизвести
указанный пароль. Если пароль был только что введен в текстовое поле Пароль
для открытия, его следует повторно ввести в окне Подтверждение пароля. Если
устанавливается только пароль для изменения, его следует воспроизвести в диа-
логовом окне Подтверждение пароля. А при вводе паролей обоих типов в окне
Подтверждение пароля последовательно подтвердите пароль на открытие книги
и пароль на его изменение.
5. Точно повторите пароль, введенный в текстовое поле Пароль для открытия
(или Пароль для изменения), а затем щелкните на ОК.
Если значения паролей, введенные в оба поля, отличаются (в символах или их ре-
гистре), отображается диалоговое окно с сообщением о неидентичности подтвер-
ждающей версии пароля. Щелкните в этом диалоговом окне на кнопке ОК, чтобы
вернуться в диалоговое окно Параметры сохранения, где можно либо повторно
ввести пароль, либо (щелкнув на ОК) снова перейти к диалоговому окну
Подтверждение пароля и воспроизвести оригинал. (Проверьте, не была ли слу-
чайно нажата клавиша <Caps Lock>.)
При установке двух типов пароля (на открытие и на изменение) после успешного
воспроизведения пароля и щелчка на ОК в первом окне отображается второе диа-
логовое окно Подтверждение пароля. Повторите действия п. 5, на сей раз точно
воспроизводя пароль, затем щелкните на кнопке ОК.
После подтверждения первоначального пароля(ей) сохраните рабочую книгу в ок-
не Сохранение документа.
6. (Необязательно) Если защищенную паролем версию файла следует сохранить под но-
вым названием или в другой папке, укажите новое имя в текстовом поле Имя файла
(File Name), а затем выберите новую папку в раскрывающемся списке Папка (Save In).
7. Сохраните рабочую книгу с паролем на ее открытие и/или изменение, щелкнув на
кнопке Сохранить (Save).
При цервом сохранении файл будет сохранен на диске, а при повторном — поя-
вится предупреждение о том, что сохраняемый файл уже существует, после чего
будет отображен запрос на разрешение его замены.
8. Чтобы заменить существующий файл, щелкните на кнопке Да (Yes).
улл пам/ченил qoantftia

Если файл рабочей книги, для которого был установлен пароль, сохранен, для его от-
крытия следует точно воспроизвести этот пароль (по крайней мере, до изменения или уда-
ления пароля). При попытке открыть рабочую книгу открывается диалоговое окно Введите
пароль (Password) (рис. 2.2), в котором необходимо точно ввести заданный пароль.
Ърииер! -Luis' защищен.
Оароль: )•»•
Рис. 2.2. Ввод пароля для открытия
файла защищенной рабочей книги
Книга У. Совместное использование [шй&шх Й1а&ищ
При введении неверного пароля отображается предупреждающее диалоговое окно с

сообщением о том, что введенный пароль не правильный. Щелкните на кнопке ОК и по-
вторите процедуру открытия файла (старайтесь ввести правильный пароль). При вводе
правильного пароля рабочая книга открывается для просмотра и печати (а также редак-
тирования, если на эту возможность не была установлена защита). Если успешно вос-
произвести пароль не удается, открыть файл и использовать его вы не сможете!
Единственный способ избежать ввода пароля в дальнейшем — открыть файл

перед его закрытием в том же сеансе работы, в котором был установлен па-
роль. Если по определенной причине необходимость в пароле при каждом
открытии файла отпадает, можно избавиться от него с помощью команды
Файл^Сохранить как. В окне Сохранение документа щелкните на кнопке
Параметры, выберите в раскрывающемся меню команду Общие параметры,
удалите пароль в текстовом поле Пароль для открытия, щелкните на кнопке
ОК, а затем — на кнопке Сохранить. Таким образом файл рабочей книги
будет заново сохранен без пароля на открытие, следовательно, относительно
доступа к нему можно больше не волноваться.
Ситуация, когда воспроизвести правильный пароль для открытия защищен-

ного паролем файла рабочей книги не удается, подобна страшному сну
(особенно, если это действительно важная электронная таблица с ценными
данными). Поэтому, чтобы не попадать в такие обстоятельства, постарайтесь
не забыть пароль. В Excel нет никаких команд для взлома пароля и открытия
защищенной рабочей книги — таких утилит вообще не существует в продук-
ции Microsoft. Если вы предполагаете, что можете забыть пароль к рабочей
книге, запишите его и сохраните эту бумагу в безопасном месте, предпочти-
тельно под замком. Всегда лучше перестраховаться, чем потом жалеть, ока-
завшись в неприятной ситуации.
afiOMi qua выполнения изменений

Если рабочая книга защищена от изменений, при попытке ее открыть (и вводе пароля
на открытие, если таковой установлен), отображается еще одно диалоговое окно Введите
пароль (рис. 2.3), в котором необходимо точно воспроизвести пароль, установленный
для изменения файла.
Как и в случае с паролем на открытие файла, при введении неправильного пароля
отображается окно с предупреждением о том, что введенный пароль не соответствует
действительности. Щелкните на кнопке ОК и повторите ввод в соответствующем поле
окна Введите пароль.
'припер! -1-xfs' эааеэереироззн

Йог
Введите пароль разрешения затеки или
откройте файл в режиме "Только для чтение".
Пароль: {•••! .[
Рис. 2.3. Ввод пароля, требуемого для внесения

изменений в защищенный файл рабочей книги
2. ЗащшНа ftaJotux мюЯов У О5
При вводе правильной комбинации диалоговое окно Введите пароль закрывается, и

рабочая книга становится доступной для любого редактирования (если в ней не установ-
лена защита для определенных ячеек или рабочих листов). Если успешно воспроизвести
пароль не удается, щелкните на кнопке Только для чтения (Read Only), чтобы открыть
копию файла рабочей книги в режиме только для чтения. Для внесения в файл измене-
ний сохраните его под другими именем и/или в другой папке, воспользовавшись коман-
дой Файл=>Сохранить как.
В данном случае открывается файл с индикатором [Только для чтения (Read-Only)] по-
сле имени файла, которое отображается в строке заголовка окна программы Excel. Если вы
попытаетесь сохранить изменения в этом файле с помощью команды Файл°=>Сохранить
(File^Save), появится окно с предупреждением о том, что файл открыт только для чтения и
вы можете сохранить копию, переименовав ее в диалоговом окне Сохранение документа.
Щелкните на кнопке ОК и сохраните копию под новым именем либо в другой папке, задав
их в диалоговом окне Сохранение документа. Обратите внимание, что при сохранении ко-
пии пароль удаляется автоматически, таким образом, пользователь получает полный доступ
к изменению содержания.
Поскольку защищенную от изменений рабочую книгу всегда можно открыть,

а затем сохранить ее незащищенную версию под новым именем (с помощью
команды Файл^Сохранить как), устанавливать пароли на изменение файлов
можно практически без страха. При установке пароля на изменение файла
всегда доступен неповрежденный оригинал электронной таблицы, которую
можно открыть, а затем сохранить ее копию, даже если пароль для изменения
оригинала восстановить не удается.
изменение или цусиение па/кил

Прежде, чем изменить либо удалить пароль на открытие рабочей книги, сначала вве-
дите текущий пароль. После этого вы можете изменить пароль или вообще избавиться от
него, открыв диалоговое окно Сохранение документа, а затем выбрав в меню Сервис
команду Общие параметры. Откроется диалоговое окно Параметры сохранения, в ко-
тором автоматически будет выбрано текстовое поле Пароль для открытия.
Чтобы удалить пароль, нажмите клавишу <Delete>, удалив все звездочки из этого тексто-
вого поля. Вы переустановите пароль, если замените текущий пароль новым, введя его вместо
существующего. После щелчка на кнопке ОК в диалоговом окне Параметры сохранения
повторно введите новый пароль в окне Подтверждение пароля и щелкните на ОК.
И наконец, после закрытия диалогового окна Параметры сохранения щелкните на
кнопке Сохранить в диалоговом окне Сохранение документа, а затем — на кнопке Да
в окне с предупреждением о замене существующего файла.
Чтобы изменить или удалить пароль на изменение рабочей книги, выполните аналогич-
ную процедуру — успешно воспроизведите пароль после открытия книги и измените или
удалите его в поле Пароль для изменения в диалоговом окне Параметры .сохранения.
Защита fiadoieio лис&а

При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость в их защите
(что предусматривается в Excel), поскольку нет ничего хуже неопытного оператора, из-
меняющего данные, формулы и функции, для создания и проверки правильности кото-
рых была проделана огромная работа. Чтобы сохранить формулы и текст в "сейфе" элек-
406 Книга У. Совместное использование fia£o<utx
тронной таблицы, оградив его от непредсказуемых изменений, необходимо защитить со-

ответствующий рабочий лист.
1
Если вы используете команду Сервис^Защита^Защитить лист (Tools^Protection ^
Protect Sheet), то должны понимать принцип действия защиты Excel. К ячейкам рабочей
книги применяется один из двух форматов защиты: блокировка и сокрытие.
При работе с новой электронной таблицей все ячейки в рабочей книге имеют заблоки-
рованное и открытое состояние. Однако это состояние неактивно до тех пор, пока в рабо-
1
чем листе не включена защита командой Сервис^Защита ^Защитить лист. После выпол-
нения данной команды все заблокированные ячейки будут защищены от любого редакти-
рования, а скрытые — от просмотра содержания активных ячеек в строке формул.
Это означает, что до включения защиты рабочего листа необходимо снять защиту ячеек,
в которые необходимо вводить данные, даже когда рабочий лист защищен. Если же в за-
щищенном рабочем листе формулы некоторых ячеек не должны отображаться, скройте их.
И лишь после завершения форматирования используйте команду Сервис^Защитао
Защитить лист, таким образом активизируя защиту для всех оставшихся заблокированны-
ми ячеек и блокируя строку формул для отображения скрытых ячеек листа.
Создание собственных шаблонов электронных таблиц должно сопровождать-

ся разблокированием всех ячеек, в которые пользователи вводят новые дан-
ные. Заблокированными остаются ячейки, в которых содержатся неизменяе-
мые заголовки и формулы. Можно также скрыть ячейки с формулами, если
существуют опасения, что их отображение может "вдохновить" пользовате-
лей на пустую трату времени для их изменения. Для этого включите защиту
рабочего листа перед сохранением файла в формате шаблона (подробнее
см. главу 1 книги 2). Таким образом, все электронные таблицы, сгенериро-
ванные в этом шаблоне, будут автоматически наследовать установленный
в нем уровень и тип защиты.
и cotcfiteriiue лчеек,
Чтобы изменить состояние ячеек с заблокированного на разблокированное или с откры-
того на скрытое, используйте флажки Защищаемая ячейка (Locked) и Скрыть формулы
(Hidden), содержащиеся на вкладке Защита (Protection) диалогового окна Формат ячеек
(Format Cells) (<Ctrl+1>).
Чтобы снять блокировку ячейки или выделенного диапазона, выполните следующие
действия.
1. Выделите ячейки, которые следует разблокировать.
Для выделения нескольких диапазонов ячеек или несмежных ячеек при щелчке
на них удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.
2. Выполните команду ФорматОЯчейки (FormatsCells) либо нажмите <Ctrl+1 >.
Откроется диалоговое окно Формат ячеек.
3. Щелкните на вкладке Защита (Protection).
На вкладке Защита находится два флажка: Защищаемая ячейка (Locked) и Скрыть
формулы (Hidden) (рис. 2.4). По умолчанию установлен флажок Защищаемая
ячейка и снят флажок Скрыть формулы.
JjLa£a 2. ЗащшКа [юйочих мюЯов 407
Число I дыршимм I Шрифт ;| Гранина
0 Защищаемая ячейка
D Скрыть форнуяы
Защита ячеек или скрытие Формул действуют только после

зашиты листа, Для защиты листа вьбеоите команду "Зашита" в
(«ню "Сервис", затем выполните команду "Защитить лист". При
этой можно установить пароль.
Рис. 2.4. Вкладка Защита диалогового окна

4. Щелкните на флажке Защищаемая ячейка.

Флажок будет снят.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Формат ячеек.
Чтобы скрыть содержание определенных ячеек, выполните указанные выше дейст-

вия, установив в п. 4 флажок Скрыть формулы.
Изменение форматирования защиты ячеек в рабочем листе (как показано

выше) само по себе результата не даст. Эта функция не активна, пока не
включена защита для рабочего листа (см. следующий раздел). Лишь после
установки защиты листа редактировать можно будет только разблокирован-
ные ячейки, а в строке формул вы увидите содержание только открытых ячеек.
лиапа
После форматирования всех ячеек, которые требуется разблокировать и скрыть,
включите защиту. Выберите команду Сервис^Защита^Защитить лист, чтобы открыть
диалоговое окно Защита листа (Protect Sheet) (рис. 2.5).
При первом открытии этого диалогового окна будет установлен только флажок
Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек (Protect Worksheet and Contents of
Locked Cells) в верней части окна, а также флажки Выделение заблокированных ячеек
(Select Locked Cells) и Выделение незаблокированных ячеек (Select Unlocked Cells) в спи-
ске Разрешить всем пользователям этого листа (Allow All Users of This Worksheet To).
Все остальные флажки списка Разрешить всем пользователям этого листа не установлены.
Таким образом, при щелчке на кнопке ОК в листе можно редактировать только
разблокированные ячейки и выделять диапазоны ячеек (любого типа: и заблокированные,
и разблокированные).
Книга У. Совместное использованиеfiaJowxifiaoMin
Е^] Защитить лист и срдержююе защищаемых ячеек
Оэроль для отключения защиты листа:
Разрешить всем пользователям этого листа:
выделение незаблокированмых ячеек

форматирование ячеек
форматирование столбцов
форматирование строк
вставку столбцов
вставку строк
вставку гтерсшлок
~ удаление столбцов
удаление строк
Рис. 2.5. Выбор параметров защиты

в диалоговом окне Защита листа
Если необходимо запретить доступ другим пользователям ко всем заблокиро-

ванным ячейкам в листе, снимите флажок Выделение заблокированных
ячеек в списке Разрешить всем пользователям этого листа — пользователи
смогут иметь доступ только к тем разблокированным диапазонам ячеек, для
которых позволено редактирование содержания и ввод данных.
Не снимайте флажок Выделение незаблокированных ячеек, поскольку по-

сле этого табличный курсор полностью исчезнет из рабочего листа, и единст-
венным способом слежения за его положением в листе останется адрес ячей-
ки в поле Имя (Name) строки формул (наиболее быстрый способ свести поль-
зователей с ума).
уейаНвий, позволенных б защищенном

Помимо выделения заблокированных и разблокированных ячеек рабочего листа,
можно установить соответствующие флажки в списке Разрешить всем пользователям
этого листа диалогового окна Защита листа.
« Форматирование ячеек (Format Cells). Допускается форматирование ячеек (за ис-

ключением изменения блокированного и скрытого состояния на вкладке Защита
диалогового окна Формат ячеек).
» Форматирование столбцов (Format Columns). Допускается изменение размеров
столбцов, а также их сокрытие и отображение.
* Форматирование строк (Format Rows). Допускается изменение высоты строки,
ее сокрытие и отображение.
* Вставку столбцов (Insert Columns). Допускается вставка новых столбцов в рабочем
листе.
* Вставку строк (Insert Rows). В листе допускается вставка новых строк.
2. Защшйа [шбочих мшИов У09
* Вставку гиперссылок (Insert Hyperlinks). Допускается вставка новых гиперссылок

на другие документы, как локальные, так и в Web (подробнее см. главу 2 книги 7).
» Удаление столбцов (Delete Columns). Допускается удаление столбцов в рабочем листе.
* Удаление строк (Delete Rows). Допускается удаление строк в листе.
» Сортировку (Sort). Допускается сортировка данных в разблокированных ячейках
листа (подробнее см. главу 1 книги 6).
« Использование автофильтра (Use AutoFilter). Допускается фильтрация данных
в листе (подробнее см. главу 2 книги 6).
* Использование отчетов сводной таблицы (Use Pivot Table Reports). Допускается
работа со сводными таблицами (подробнее см. главу 2 книги 7).
» Изменение объектов (Edit Objects). Допускается редактирование в рабочем листе
графических объектов, например, текстовых полей, внедренных изображений
и т.п. (подробнее см. главу 2 книги 5).
» Изменение сценариев (Edit Scenarios). Допускается редактирование сценариев,
включая их изменение и удаление (подробнее о сценариях см. главу 1 книги 7).
Уанановка naftoua флл сндМил защитил с лиана

Помимо запрета или разрешения на выполнение определенных действий в защищен-
ном листе, можно установить пароль, который затем необходимо будет ввести при сня-
тии защиты с листа. При вводе пароля в текстовое поле Пароль для отключения защиты
листа (Password to Unprotect Sheet) диалогового окна Защита листа соблюдайте все
рекомендации по установке пароля на открытие или изменение рабочей книги
(максимум 255 символов, пароль может состоять из комбинации символов, чисел и про-
белов, иногда используются символы различного регистра).
Как и при установке пароля на открытие или изменение рабочей книги, введите
пароль (символы которого скрыты под звездочками) в текстовое поле Пароль для
отключения защиты листа, а затем щелкните на кнопке ОК, после чего будет отображе-
но диалоговое окно Подтверждение пароля, в котором следует точно воспроизвести
только что введенную комбинацию (включая символы верхнего и нижнего регистра).
Только после этого будет установлена защита листа и пароль на ее снятие.
В случае неудачного воспроизведения пароля отображается окно с сообщением о том,
что подтверждающий вариант пароля не идентичен варианту, введенному в окне Защита
листа. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно Защита листа, изменить пароль
для отключения защиты листа и попробовать снова подтвердить пароль.
При точном воспроизведении пароля диалоговое окно Защита листа закрывается,
и программа устанавливает защиту листа с помощью параметров, установленных в этом
диалоговом окне.
Если пароль на снятие защиты не установлен, любой пользователь с мини-

мальным знанием Excel может снять защиту с рабочего листа и внести любые
изменения в его содержание, в том числе и повредив находящиеся в нем
формулы. Согласитесь, не совсем логично сначала включить защиту, а затем
позволить каждому ее отключать, просто выбрав команду СервисоЗащитаО
Снять защиту листа (ToolsOProtectionO Unprotect Sheet).
У/0 Книга. У. Совместное использование fiado<MXriia<5Miu,
Снзинне зсициМы с [мЗочего

Если установлена защита для листа, ввод и редактирование данных в нем можно
выполнять только в разблокированных ячейках. Также допускается выполнять действия,
выбранные в списке Разрешить всем пользователям этого листа. При попытке изме-
нить, удалить либо иначе воздействовать на заблокированную ячейку в защищенном ра-
бочем листе отображается окно с предупреждением Ячейка или диаграмма защищена
от изме не ний (The cell or chart you are trying to change is protected and therefore read-only).
В сообщении также указано, что для изменения защищенного рабочего листа необхо-
димо для начала снять защиту с помощью команды Сервис^ЗащитаоСнять защиту
листа (ToolsOProtectionÛnprotect Sheet). Если на снятие защиты установлен пароль, то
будет выведено диалоговое окно Снять защиту листа (Unprotect Sheet), в котором необ-
ходимо ввести пароль и щелкнуть на кнопке ОК. Защита листа будет снята, и вы сможете
вносить изменения как в заблокированные, так и в разблокированные ячейки.
Помните, что при установке защиты рабочего листа защищены только

содержащиеся в нем данные и графика. Это означает, что данные и графику в
других листах той же рабочей книги можно изменять, не снимая защиту.
Если на других листах той же книги содержатся данные и графики, которые
также нуждаются в защите, перед распространением книги необходимо акти-
визировать каждый лист и повторить полную процедуру включения защиты
(в том числе разблокирование ячеек, которые должны быть доступны для ре-
дактирования, выбор дополнительных действий, допустимых в листе, и уста-
новку пароля на снятие защиты с листа). Для снятия защиты с листов можно
использовать один и тот же пароль.
возможно&ни fteqcuctHUfio6anusi лчеек

псиьзовсинел&м
При использовании Excel 2003 в операционной системе Windows 2000 (Windows XP не учи-
тывается) вы можете разрешить редактирование некоторых областей защищенного рабочего
листа определенным пользователям. Для этого выберите команду Сервис'ФЗащита1*
Разрешить изменение диапазонов (Tools'^ Protection1Âllow Users to Edit Ranges). Таким
образом, пользователи получают разрешение на редактирование определенных диапазонов
ячеек при введении верного пароля, установленного для данных областей.
Чтобы обеспечить доступ к фрагментам защищенного листа, выполните следующие
действия.
1. Выполните команду СервисОЗащитаОРазрешить изменение диапазонов.

Если рабочий лист защищен, команда меню Разрешить изменение диапазонов
(Allow Users to Edit Ranges) не будет доступна. Необходимо снять защиту, исполь-
зовать команду Сервис^Защита^Снять защиту листа, а затем выполнить дейст-
вия, указанные в п. 1.
При выборе команды Сервис^Защита^Разрешить изменение диапазонов от-
крывается диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов (Allow Users to Edit
Ranges), в котором следует указать доступные для редактирования области (рис. 2.6).
Умхва 2. ЗащшЯа fia&HMX мю&ов У//
2. Щелкните на кнопке Создать (New).

Откроется диалоговое окно Новый диапазон (New Range). Укажите название
диапазона, определите его ячейки и установите пароль, как показано на рис. 2.7,
Диапазону защищенного листа, разблокируемые паролем:

Название ! Содержит ячейки
Диапазон! '"•••'v:v: *4W*fe|$
Диапазона $D$*$D$6
ДивпазомЗ S6S3
Диапазон* $С$9:$СЯ2
Ука-хите, кто нажег редактировать диапазон без пароле: i -SAS1:«E$1

Разрешения.. Оароль диапазона:
D ^ставить сведения о разрешения-: в новую »*г у
ок Разрешения...
Рис. 2.6. Назначение диапазонов защищен- Рис. 2.7. Диалоговое окно Новый
ного рабочего листа, разблокируемых с по- диапазон
мощью пароля
3. При желании можно ввести название для диапазона в текстовом поле Имя (Title)
(в противном случае имя назначается автоматически, например Диапазон! (Range 1),
Диапазон! (Range!) и т.д.).
Затем определите диапазон, доступ к которому следует ограничить.
4. Щелкните на текстовом поле Ячейки (Refers to Cells), а затем введите адрес диапа-
зона (не удаляя знак "=") либо выберите его в рабочем листе.
Далее следует ввести пароль, требуемой для получения доступа к данной области.
Подобно всем остальным паролям в Excel, в комбинации символов, чисел и про-
белов нельзя использовать более 255 знаков. Обратите внимание на верхний и
нижний регистры.
5. В поле Пароль диапазона (Range Password) введите пароль для доступа.
Чтобы открыть диалоговое окно Разрешения (Permissions) для указанного диапа-
зона, используйте одноименную кнопку диалогового окна Новый диапазон.
6. Щелкните на кнопке Разрешения в диалоговом окне Новый диапазон.
Теперь следует добавить пользователей, которые должны иметь доступ7 к данному
диапазону.
7. В диалоговом окне Разрешения щелкните на кнопке Добавить (Add).
Откроется диалоговое окно Выбор: пользователи или группы (Select Users or
Groups), в котором укажите имена пользователей, имеющих доступ к данному
диапазону.
8. Щелкните на имени пользователя в списке Введите имена выбираемых объектов
(Enter the Object Names to Select) в нижней части окна Выбор: пользователи или
группы. Чтобы выбрать нескольких пользователей из списка, удерживайте нажатой
У. Совместное использование [шЗочих ЛаЗми,
Если список пуст, щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced), чтобы рас-

крыть диалоговое окно Выбор: пользователи или группы, а затем — кнопку
Поиск (Find Now), чтобы найти всех необходимых пользователей. Далее выберите
имя либо имена (используя <Ctrl>) пользователей, которые следует добавить в
список, и щелкните на кнопке ОК. В окне Выбор: пользователи или группы поя-
вится список выбранных пользователей.
9. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Выбор: пользователи или группы.
Будет отображено окно Разрешения с добавленными именами. Теперь для каж-
дого пользователя необходимо установить разрешение. При добавлении пользова-
телей каждому разрешено редактировать область ячеек без введения пароля.
Чтобы ограничить возможность редактирования и позволить вносить изменения
только тем, кто имеет соответствующий пароль, щелкните на каждом имени, а за-
тем установите флажок Запретить (Deny).
10. Выберите имя первого пользователя, который должен знать пароль, в списке
Разрешение для (Permissions For), после чего щелкните на флажке Запретить.
Чтобы таким образом ограничить доступ для всех пользователей, повторите дейст-
вия п. 10 для каждого выбранного пользователя (рис. 2.8).
11. Повторите действия п. 10 для каждого пользователя, который должен знать пароль,
а затем щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Разрешения.
Появится окно с сообщением о том, что будет установлен запрет с более высоким
приоритетом, чем другие позволенные действия; если человек является членом
двух групп, одной из которых доступ разрешен, а другой — запрещен, запрет дос-
тупа "перекрывает" его разрешение (это означает, что данному человеку необхо-
димо знать пароль).
12. Щелкните на кнопке Да (Yes) в диалоговом окне Безопасность (Security).
Данное окно закроется, и появится окно Новый диапазон.
Permissions for Диапазон 1
Security I
Group or user names:

С ААшйгж«{НОМРА*пМЯя10()
Рис. 2.8. Установка разрешения

для каждого пользователя
Улова 2. fiaJo4tvc маЯов У/3
13. Щелкните на кнопке OK в диалоговом окне Новый диапазон.

Будет выведено окно, в котором необходимо точно воспроизвести пароль.
14. Введите пароль в текстовое поле Повторный ввод пароля (Reenter Password to
Proceed), а затем щелкните на кнопке ОК.
.
Вы увидите диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов, в списке

Диапазоны защищенного листа, разблокированные паролем которого содер-
жится название и ссылка на ячейки нового диапазона (рис. 2.9).
Диапазоны защищенного листа, разблокируемые паролем;

Название : Содержит ячейки j | Создать...
! Диапазон! $В$3:$В$6
Дизпазон2
ДиапгзонЗ SEJ.3
Диапазон* SCS9:$C$12
Укажите, кто может редактировать диапазон без пароля:

Разрешения..
О вставить {ведения о разрешениях в новую книгу Рис. 2.9. Подготовка к установке защиты
Отпена
листа в диалоговом окне
Разрешить изменение диапазонов
Если необходимо указать другие диапазоны, доступные пользователям в данном

листе, выполните действия п. 2-14 повторно.
После добавления областей в окне Разрешить изменение диапазонов установку
защиты листа можно считать практически завершенной. Чтобы сохранить список
выбранных диапазонов, выполните п. 15, в ином случае перейдите к п. 16.
15. (Необязательно) Установите флажок Вставить сведения о разрешениях в
новую книгу (Paste Permissions Information Into a New Workbook), если следует соз-
дать новую рабочую книгу с информацией о разрешении доступа.
При установке данного флажка создается новая рабочая книга, в первом листе
которой перечислены все области и пользователи, имеющие к ним доступ с помо-
щью пароля. Данную книгу можно сохранить для записей. Обратите внимание:
пароль диапазона в этом листе не указан, поэтому, добавляя его, проверьте, не бу-
дет ли еще кто-нибудь иметь доступ к защищенной рабочей книге.
Теперь можно устанавливать защиту, рабочего листа, воспользовавшись одним из
двух способов. Щелкните на кнопке Защитить лист (Protect Sheet) в диалоговом
окне Разрешить изменение диапазонов, чтобы открыть диалоговое окно Защита
листа, либо щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Разрешить изменение
диапазонов, а затем при необходимости активизировать защиту рабочего листа
командой Сервис^ЗащитаОЗащитить лист.
16. Щелкните на кнопке Защитить лист — рабочий лист будет защищен. По щелчку
на кнопке ОК закроется диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов.
При использовании кнопки Защитить лист открывается диалоговое окно Защита

листа (Protect Sheet), в котором можно установить пароль на снятие защиты с листа,
а также выбрать действия, доступные пользователям в защищенном листе (как описано
ранее в этой главе).
У/У Кнша У. Со&иес&ное испсиьзование [1о£очих
После включения защиты в рабочем листе редактировать указанные диапазоны смо-

гут только пользователи, включенные в соответствующий список. Чтобы позволить
отдельным пользователям редактирование листа, необходимо уведомить их о пароле.
Lr
^ Если требуется запретить каким-либо пользователям вносить изменения в за-
данные диапазоны листа, убедитесь в том, что рабочий лист защищен паро-
лем. Если при установке защиты листа пароль не был задан, любой пользова-
тель сможет изменить лист, отключив его защиту командой Сервиса
ЗащитаоСнять защиту листа и таким образом получив доступ к команде
Разрешить изменение диапазонов.
/Звос/ данных, в ftas&tOKUftoectHHbte лчейки защищенного

Mtcfila
Преимуществом использования защиты рабочего листа является возможность пря-
мого перехода в разблокированные ячейки, минуя заблокированные (которые в любом
случае изменить нельзя). Для этого применяются клавиши <ТаЬ> и <Shift+Tab>. При ис-
пользовании в защищенном листе клавиши <ТаЬ> указатель перемещается на следую-
щую разблокированную ячейку (расположенную справа от текущей) в той же строке.
Достигнув последней разблокированной ячейки строки, вы перейдете на первую разбло-
кированную ячейку следующей строки. Чтобы вернуться к предыдущей ячейке, исполь-
зуйте <Shift+Tab>. Когда будет достигнута последняя разблокированная ячейка элек-
тронной таблицы, курсор автоматически переводится на первую доступную ячейку листа.
Если функция клавиши <Enter> не была изменена на вкладке Правка (Edit) диалогового
окна Параметры (Options) (Сервис^Параметры (ToolsÔptions)), воспользуйтесь этой
клавишей для перехода по столбцам. Однако при нажатии на <Enter> курсор переводится
как на разблокированные, так и на заблокированные ячейки столбцов, в отличие от клави-
ши <ТаЬ>, при использовании которой все заблокированные ячейки пропускаются.
На рис. 2.10 показано, как применяется клавиша табуляции при заполнении и управ-
лении защищенным рабочим листом. Перед вами — новый счет, сгенерированный из
шаблона. Поскольку лист счета в шаблоне защищен, то данный лист также защищен.
В этом рабочем листе разблокированными являются ячейки СЗ, С4, С5, С6, G4, G5
и диапазон В9:С18. Остальные ячейки листа заблокированы и не доступны.
Для ввода данных в поля Имя (Name), Улица (Street), Дата (Date) и т.д. используется
клавиша табуляции — нет необходимости тратить время на перемещение по заблокиро-
ванным ячейкам, где содержатся не доступные для изменения заголовки. Если требуется
скопировать данные и вернуться к предыдущему полю счета, нажмите <Shift+Tat»,
таким образом возвратившись к предыдущей разблокированной ячейке.
Вы вправе запретить пользователю выделять заблокированные ячейки в за-

щищенном рабочем листе: для этого снимите флажок Выделение заблоки-
рованных ячеек (Select Locked Cells) в списке Разрешить всем пользо-
вателям этого листа (Allow Users to Edit Ranges) диалогового окна Защита
листа (Protect Sheet).
7лава 2. ЗащигОа У/5
8 |Коапооду«ццц ! Описание ^Количество ]Цена за ед. Стоимость

9 : |ППС01 Малиновый пирог $9,60: SO 00
loinncoa Шоколадный юрт И.Ор:
11jnnCQ3 Ванильный кете " SO. 00
12!ППС04 | Яблочная шарлотка
II
Л. | Итого 'Мм;
23
"Лишний вес" / "Чзпкз" / "Дом короля Пипинз"../ "Мэтушга Гусыня"„.
ЦИКЛ ^ :
Рис. 2.10. Использование клавиши <ТаЬ> для перехода по разблокированным ячейкам в за-
щищенном рабочем листе
Защита /гаЯочей книги

Существует еще один, последний уровень защиты, который можно применять для
файлов электронной таблицы — это защита всей рабочей книги. Если рабочая книга за-
щищена, пользователи не могут изменять структуру файла, добавляя, удаляя, перемещая
или переименовывая рабочие листы. Чтобы защитить рабочую книгу, выберите команду
Сервис^Защита^Защитить книгу (ToolsôProtectionOProtect Workbook).
При выборе данной команды отображается диалоговое окно Защита книги (Protect
Workbook) (рис. 2.11). В этом диалоговом окне вы увидите два флажка: Структуру
(Structure) (устанавливается автоматически) и Окна (Windows). Здесь также находится
текстовое поле Пароль (не обязателен) (Password (Optional)), в которое можно ввести
пароль, необходимый для снятия защиты с рабочей книги. Подобно всем остальным па-
ролям в Excel, в данной комбинации символов, чисел и пробелов нельзя использовать
более 255-ти знаков. Также следует обращать внимание на верхний и нижний регистры.
Если при защите книги установлен флажок Структуру, пользователи не смогут вы-
полнить следующие действия.
» Вставить новые рабочие листы.
» Удалить существующие листы.
« Переименовать листы.
У/6 Книга У. Совместное использование fiadowjc Яа&ищ
Пароль (не обязателен):
Рис. 2.11. Защита рабочей книги в

диалоговом окне Защита книги
» Скрыть или просмотреть скрытые листы.

* Переместить или скопировать листы в другую рабочую книгу.
» Отобразить исходные данные для ячеек сводной таблицы либо поля таблицы на
отдельных рабочих листах (подробнее см. главу 2 книги 7).
* Создать итоговые отчеты с помощью Диспетчера сценариев (Scenario Manager)
Если включается защита рабочей книги после активизации флажка Окна в диалого-
вом окне Защита книги, то устанавливается запрет на изменение размера и положения
окон рабочей книги.
Снять защиту рабочей книги можно, выбрав команду СервисОЗащита^Снять защиту
книги (ToolsOProtectionÛnprotect Workbook) в меню Excel. Если для снятия защиты тре-
буется пароль, необходимо точно воспроизвести его в текстовом поле Пароль (Password)
диалогового окна Снять защиту книги (Unprotect Workbook), которое появится на экране.
о$1цеуос*нцпн.ой [гаЗочей книги

При использовании рабочей книги в сети защита применяется часто. Таким образом,
можно позволить одновременное редактирование содержания рабочих листов (если от-
дельные листы не защищены), запретив пользователям отключать возможность отслежи-
вания изменений (и удалять журнал изменений — подробнее см. главу 1 книги 4).
• Если рабочая книга в настоящее время не доступна для совместного использования,
можно одновременно установить для нее защиту и включить возможность общего досту-
па. Для этого воспользуйтесь командой Сервис^Защита^Защитить книгу и дать
общий доступ (Tools'^Protection^Protect and Share Workbook). Однако если рабочая
книга уже используется несколькими людьми, тогда необходимо сперва отключить воз-
можность общего доступа, а затем применить указанную выше команду (подробнее
При выборе команды Сервис^ЗащитаоЗащитить книгу и дать общий доступ от-
крывается диалоговое окно Защита общей книги, (Protect Shared Workbook) (рис. 2.12).
Установите флажок Общий доступ с исправлениями (Sharing with Track Changes), чтобы
открыть общий доступ к файлу и включить возможность отслеживания изменений.
После установки данного флажка становится доступным текстовое поле Пароль (необя-
зательно) (Password (Optional)), в которое вы вправе ввести пароль, предварительно рас-
пространенный между пользователями.
Введите пароль (его необходимо указать, иначе нет смысла в защите, ведь любой смо-
жет снять защиту с книги и таким образом остановить совместное использование файла)
и щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Подтверждение пароля (Confirm
Password), в котором следует точно воспроизвести заданный пароль.
Улова 2. ЗащиШа fiado4ux MtafLott
Ащитл среден книги

Уствновить залижу книги на •
Ш|ий доступ снспрааяениани
Эта конамда предоставляем общж доступ
к книге с запретом на отмену режима
исправлений. ' V
при необходимости можно предварительно

указать пароль.
QapoJb (необязательно):
Рис. 2.12. Установка защиты для обще-
доступной рабочей книги в диалоговом
окне Защита общей книги
Вы увидите окно с сообщением о том, что рабочая книга будет сохранена. Щелкните
на кнопке Да для сохранения книги в качестве общедоступного файла и установите для
нее защиту, чтобы исключить возможность ее использования без пароля.
Чтобы снять защиту с общедоступной рабочей книги и (одновременно) остановить ее
совместное использование, выберите команду Сервис'ФЗащита'^Снять защиту общей
книги (ToolsOProtectionsUnprotect Shared Workbook). В диалоговом окне Отменить
защиту общей книги (Unprotect Sharing) введите пароль и щелкните на кнопке ОК. Поя-
вится окно с сообщением о том, что файл будет не доступен для совместного использова-
ния, а журнал изменений будет удален. Следовательно, все пользователи, в настоящее
время редактирующие рабочую книгу, лишатся возможности сохранить свои изменения.
Если точно известно, что никто в текущий момент не использует данную книгу, щелкни-
те на кнопке Да.
Тлава 3 . Совместный qoctnyn
fc данным из [газличных nftotftoMM
главе...
S Основы совместного использования данных программами Windows
•S Импорт текстовых файлов в рабочие листы Excel
S Экспорт данных Excel и диаграмм в документ Word
•S Экспорт данных Excel и диаграмм в презентации PowerPoint
•S Импорт Контактов Outlook (Outlook Contacts) в рабочий лист Excel
S Использование смарт-тегов для совместного доступа к интерактивной информации
сновная тема данной главы — совместное использование данных Excel и другими

программами Windows. В большинстве случаев общий доступ к данным подразуме-
вает передачу таблиц Excel, списков данных и диаграмм в другие программы Microsoft
Office (чаще всего, документы Word и презентации PowerPoint). В остальных случаях
данные, сгенерированные в других программах, например, в таблицах, списках Microsoft
Word и контактах, поддерживаемых в Microsoft Outlook, передаются в рабочий лист Excel.
Иногда в рабочие листы Excel импортируют текстовые файлы, сообщая программе
способ разбиения элементов каждой строки текста по отдельным ячейкам (таким обра-
зом получая возможность сортировки и фильтрации списка по различным элементам).
Кроме того, в рабочие листы Excel можно передавать данные, сохраненные в доку-
ментах других типов. Excel 2003 поддерживает совместный доступ к данным в форме
смарт-тегов, с помощью которых информация переносится в электронную таблицу, свя-
занную с определенным типом вводимых данных (например, именем человека, символом
акций компании или названием города). Информацию, импортируемую с помощью
смарт-тегов, можно получить из локальных источников (например, файла контактов
Outlook) и интерактивных (MSN Money Central).
Основы совместною qoctnifna tc данным

Существует два основных способа совместного использования информации прило-
жением Excel и другими программами Windows: копирование или перемещение отдель-
ных объектов (блоков данных) из файла одной программы в другую либо открытие
целого файла, созданного с помощью одной программы, в другой программе.
Для совместного использования блоков данных или отдельных объектов в Excel применя-
ют буфер обмена Windows. Помните, что в Excel доступ к содержанию буфера обмена можно
получить, воспользовавшись областью задач Буфер обмена (Clipboard), которая открывается
с помощью комбинации клавиш <СМ+СС>. Если область задач Буфер обмена открыта, со-
держащиеся в ней объекты или блоки текста можно копировать в ячейки открытого рабочего
листа, просто щелкая на любом из элементов, находящихся в этой области.
420 Книга У. Совмес&ное использование fiaJ04MXifia&iuu,
Чтобы совместно использовать данные на уровне файлов в диалоговых окнах

Открытие документа (Open) (<Ctrl+F12>) или Сохранение документа (Save As) (<F12>),
следует выбрать элемент Тип файла (Files of Type). В раскрывающемся меню Тип файла
этих окон перечислены все типы файлов, читаемых в Excel, и, следовательно, пригодных
для импорта в Excel или экспорта из этой программы.
В данном списке содержатся файлы других совместимых приложений, например
Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Paradox и dBASE, а также текстовые файлы и Web-страницы.
При экспорте файла рабочей книги Excel в диалоговом окне Сохранение документа в
списке Тип файла находятся более ранние версии файлов Excel (таким образом, данные
электронной таблицы, сгенерированной в Excel, можно открыть и просмотреть более
ранними версиями программы, например, Excel 4.0 и 3.0).
Excel 2003 — программа, которой удобно пользоваться для открытия Web-стра-
ниц и сохранения файлов электронной таблицы в качестве страниц, используе-
мых в сети intranet или на Web-узле компании. Поскольку указанная тема имеет
важное значение, информация относительно совместного использования дан-
ных в сети будет подробно описана в главе 1 книги 8.
Uutnoft/н /пекановьис файлов

До внедрения универсальной технологии в Windows Microsoft на платформе PC и ши-
роко распространенного использования Internet текстовые файлы применялись при со-
вместном использовании данных на персональных компьютерах. Поэтому не удивитель-
но, что Excel полностью подготовлена для импорта данных из практически любого тек-
стового файла. В Excel даже содержится специальный Мастер текстов (Text Import
Wizard), с помощью которого пользователь может сообщить Excel, как распределить дан-
ные каждой строки текстового файла по отдельным ячейкам в рабочем листе (этот про-
цесс называется синтаксическим анализом (parsing) текстового файла).
В большинстве текстовых файлов со списками связанных данных используются опре-
деленные стандартные символы (например, запятые или символы табуляции для разде-
ления элементов данных в строке, символ перевода каретки (клавиша <Enter>) для пере-
хода на другую строку и т.д.). Текстовые файлы, в которых для разделения элементов
данных используются запятые, известны как файлы CSV (Comma Separated Values — зна-
чения, разделенные запятыми), файлы с разделением элементов с помощью табуляции
называются файлами с разделением табуляцией (Tab delimited). Обратите внимание, что в
некоторых программах для обращения к текстовому файлу, в котором используется стан-
дартный символ разграничения, запятая или символ табуляции, применяется универ-
сальный термин файлы с разделителями.
В мастере текстов разделители помогают изучить структуру входного текстового фай-
ла и определить способ анализа данных. Поскольку с помощью этого мастера проанали-
зированные текстовые данные всегда импортируются в текущий рабочий лист, начиная с
активной ячейки и затем используя необходимое количество последующих столбцов и
строк, перед его вызовом необходимо выбрать пустую ячейку в свободной области рабо-
чего листа (а еще лучше в пустом рабочем листе). Таким образом, можно избежать нало-
жения новых данных из текстового файла на уже существующие.
На рис. 3.1 показан принцип работы мастера текстов, используемого для импорта
текстового файла в рабочий лист Excel. Перед вами — диалоговое окно Мастер текстов
(импорт) — шаг 1 из 3 (Text Import Wizard — Step 1 of 3), выводимое на экран при откры-
тии файла в окне Открытие документа (ФайлООткрыть
3. СобмеаКный qoaftifH к данным из/галличнмх nftoifioMM. 421
Мистер текстов (импорт) - шаг 1 из 3
Данные восприняты как отмсок значений с разделителями.

Есяиэто верно, иеэо«те «нотку "Дале* >", в противном случае укажите формат дашых,
• Фор«ат исходных да«»ых ••
' Укажите фермат свиных:
- значения пмкйотдепяютаимакаии-раздептелвии
- поля имот задетую ширмиу
Начать импорт со строки: 11 -£|| Формат файла:! 1251' Кириллица (
Лреявзритвъный просмотр файла D:\Mv ОоштяпйУаНсЙи¥х«1-2003-ги1-гсРпоиперг1,Ь(Ь
. 60S
! 400
; ооо
000
Готово
Рис. 5.7. Первое из трех окон мастера текстов, используемое для

синтаксического анализа текстового файла
Как показано на рисунке, данные анализируются, и определяется вид используемого

символа разграничения (он представлен квадратом, расположенным между строками, в
поле предварительного просмотра). При обработке текстового файла, в котором исполь-
зуются элементы с одинаковым количеством символов (например, 11 — для страхового
полиса и 10 — для идентификационного кода), выберите переключатель Фиксированной
ширины (Fixed Width).
В мастере предполагается, что импорт данных необходимо выполнять с первой строки.
Если несколько первых строк вам не понадбится (поскольку в них содержатся заголовки,
которые не переносятся в таблицу), определите номер первой строки, с которой следует на-
чать импорт, пользуясь областью предварительного просмотра. Затем в текстовое поле
Начать импорт со строки (Start Import Row) введите номер первой импортируемой строки.
На рис. 3.2 приведено второе диалоговое окно мастера текстов. Оно будет отображено,
если вы щелкнете на кнопке Далее (Next) в диалоговом окне Мастер текстов (импорт) —
шаг 1 из 3. В этом окне содержится раздел Образец разбора данных (Data Preview), в ко-
тором текст распределен по столбцам (имитируя расположение в рабочем листе Excel).
В данном окне выберите необходимый символ-разделитель, установив флажок соот-
ветствующего элемента в разделе Символом-разделителем является (Delimiters). Если
в файле используется определенный пользователем символ разграничения, установите
флажок Другой (Other), а затем введите этот символ в соответствующем текстовом поле.
Если в файле применяются два последовательных символа (например, запятая и пробел),
необходимо установить не только их флажки, но также и флажок Считать последова-
тельные разделители одним (Treat Consecutive Delimiters As One).
По умолчанию мастер обрабатывает все заключенные в кавычки символы как текстовые
элементы (а не числа). Если в файле используется одинарная кавычка, выберите соответст-
вующий ей символ (') в раскрывающемся списке Ограничитель строк (Text Qualifier).
На рис. 3.3 приведено третье окно мастера текстов, отображаемое при щелчке на
кнопке Далее в окне шага 2. Назначьте форматы данных столбцам текста, а также ука-
жите столбцы, которые не следует импортировать в рабочий лист Excel.
422 Книга У. Совместное использование (мбочмх 1Ка&шц
, Данный диалог позволяет установить разделители для текстовых данных.

Результат выводится в окне образца раэбора.
:
. Сниволан-раздештелен имимтсв: :- '. - • •-.
; С j точка с запятой [7] знакхабулицш
" ! [0 ^апятая О пробел
Ограничитель строк: f'-\ Q Сигать последовательные разделителе олнж
Образец .разбора данмцх
1ок«р с-трахс- {«чвльник

L01-20
L01-C :ухг«Л£«рмд Орий tapon
L01-10 Йпсжв* »ухгялт«рмя Виум
L01-A3 Калк Зухгалгврия 1«>гр Эким
Л/с. J.2 Второе окно мастера текстов, содержащее образец

разбора данных
Яаниайдаалогпшволпетусивяигьляякаяиюгосгоябц» «фнпшмм» столбце

•.форштяммс. . • @!!б1ШЙ
: "Общий" формат является наиболее универсальным. Для

значений этого формата осуществляет» автоиатичеосое „екста?*..:
^^ ^^____________ „
:
Q«4ra: [Дмг Vv
а всех прочих значений - я текст,
О QP°nycTl^TlJ столбец
Iftoflpojfe*-']
•Образец разбора данных
Рис. 3.3. Третье диалоговое окно мастера текстов
Выберите один из трех предлагаемых форматов данных.

» Общий (General) (по умолчанию). Используется для преобразования всех число-
вых значений в цифры; элементов, распознанных как дата, — в даты; а остальное
содержимое столбца — в текст.
* Текстовый (Text). Применяется для преобразования всех данных в столбце в текст.
* Дата (Date). Используется для преобразования всех данных в даты с помощью
формата даты, указанного в связанном раскрывающемся списке.
Чтобы назначить один из предлагаемых типов данных для столбца, щелкните на
столбце в области предварительного просмотра, а затем выберите соответствующий
переключатель (Общий, Текстовый или Дата) в разделе Формат данных столбца
(Column Data Format).
Улова 3. Совместный qoafUfH. к. данным, из /гамичнмх nftozfioMM
Если указан общий формат данных в Excel, в качестве разделителя целой и дробной
частей используется точка (.), а разделителя разрядов — запятая (,). При работе с данны-
ми, в которых указанные символы применяются в обратном порядке (как во многах ев-
ропейских странах), щелкните на кнопке Подробнее (Advanced). Затем в диалоговом ок-
не Дополнительная настройка импорта текста (Advanced Text Import Settings) в рас-
крывающемся списке Разделитель целой и дробной части (Decimal Separator)
выберите запятую (,), а в списке Разделитель разрядов (Thousands Separator) — точку
(.), после чего щелкните на кнопке ОК. Если в данном файле используется знак "минус"
в конце отрицательных чисел (например, 100-), установите флажок Знак минус в конце
отрицательных чисел (Traling Minus for Negative Numbers).
Чтобы изменить формат даты, назначенный столбцу, в раскрывающемся списке Дата
(Date) выберите шаблон Д-М-Г (M-D-Y), где М (М) — месяц, Д (D) — день и Г (Y) — год.
Чтобы отменить импорт определенного столбца, выделите его в области предваритель-
ного просмотра, а затем установите переключатель Пропустить столбец (Do Not Import
Column (Skip)) в нижней части раздела Формат данных столбца.
По окончании процесса форматирования столбцов щелкните на кнопке Готово
(Finish) для импорта данных текстового файла. Таким образом, вы сможете проанализи-
ровать данные, начиная с текущей ячейки. На рис. 3.4 приводятся строки импортиро-
ванных и проанализированных текстовых данных, помещаемых в новый рабочий лист
(начало находится в ячейке А1).
, Х . г 41 8
Н J L
[Отдел Имя Отчество Фамилия Начальник Должности Оклад
101-20 \ Бухгалтер Ф ома [Петрович [Букин Петров [Бухгалтер$31 ррр
jOjjf Бухгалтер Юрий Петрович Короп Петров [Бухгалтер534 400
101-10 Бухгалтер Фома ; Юрьевич . Петров Петров [Зав. отд IS54 000
101-13 [Бухгалтер Петр i Сергеевич Юкин Петров J Бухгалтер !W6 pppi
101-12 j Львов[Кадров|Егор |Иваиою(ч]Букин Букин
101-22 [Гмипь [Кадров [Егор [Иванович;Короп Букин [Менвдже(($32 000
8 1101-18 МоскваКадров Андрей Петрович Петров Букин
Э№014 ; Львов;Ма1жетин(:Семеи [Ильич j Букин
o 1101-м [Гомель (Йпьич [Короп :Короп !38вТ«я1|$33 000
[Москва : Маркетинг: Егор iCepfбевиЦ Петров [Короп Менеджер $56000"
1Изюм [Маркетинг Иван (ПетровичНЮкин (Короп Менеджер Мб МО
" ..........
Продаж [Василий [Сергеевич Ивамов !Краснов |Менеджв|548 000
^Продаж Иван Юрьевич [Иванов i Краснов [Менеджер531 000
"[Киев .........]Продаж ;Илья
£j 101-9 .......... ; Васипьеш Иванов Краснов Мвнеджес528000
6J101-17 ......]Ки«Г1 [Продаж ijapac Николаев!-Иванов [Краснов Менеджер $29 000
7j 101-8 ....... :Вена i Продаж Андрей I Сергеевиц Краснов [Краснов Зав, отд j$7i ОМ
181 101-24 [Вена ; Продаж [Семен [Юрьевич Краснов Краснов Менеджер $27 000
9ll6l-16 1Ввна i Продаж [басил ьеш Краен ов Краснов Менеджер 547 000
jl 101-15 Минск 'Продаж [Василий ]Никрлаег» Кулик Краснов Менеджер S48 000
.21 1 101-23. [Минск [Продаж Jfierp [Иванович Купик •Красное МенеджерS46 000
врш |Мйыск |Продаж [Тарас
S\ 101-11 [Рязань 'Продаж Иван 1 Васильев! Сидоров
Ильич Кулик [Краснов
:
Краснов
"
[Мвнедже[:$25.р(Ю I
~aAJ.im...i.Q • . ---- •. ...:
к < > например!!/
Готово
Рис. 3.4. Новый рабочий лист с данными после открытия проанализированного текстового
файла
Книга У. Со&иесЛное иск<шзованме[1аЗо>ш)с
При сохранении импортированного текстового файла не забудьте изменить

тип файла на рабочую книгу Microsoft Excel. Для этого выполните команду
Файл^Сохранить как, в диалоговом окне Сохранение документа в списке
Тип файла выберите Книга Microsoft Excel (*.xls) (Microsoft Excel Workbook
(*.xls)) и щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Совместное использование данных

nftoificuuioMU dticrvsoft Office
Поскольку Excel редко приобретают отдельно от пакета Microsoft Office, многие воз-
можности совместного использования файлов относятся к взаимодействию Excel и дру-
гих программ Microsoft Office (Word, PowerPoint и Access).
Однако перед тем, как переносить рабочие листы Excel в документы Word, а диаграм-
мы Excel — в презентации PowerPoint, следует понять, что существует несколько спосо-
бов обмена данными между приложениями Office. Вы можете внедрить рабочий лист или
диаграмму в другую программу либо установить связь между сгенерированным в Excel
объектом и Excel непосредственно.
« Внедрение означает, что объект Excel (рабочий лист либо диаграмма) фактически
становится частью документа Word или презентации PowerPoint. Любые изменения,
которые требуется выполнить в рабочем листе или диаграмме, необходимо сделать и
в документах Word или PowerPoint, для чего следует установить все вышеуказанные
программы (Excel, Microsoft Word и PowerPoint) на одном компьютере и иметь доста-
точный объем оперативной памяти для их одновременного запуска.
* Связывание означает, что в документе Word или презентации PowerPoint содержится
только ссылка на объект Excel (рабочий лист или диаграмму). Любые изменения,
выполненные в рабочем листе или диаграмме, должны быть сделаны в Excel непо-
средственно, а затем обновлены в документе Word или презентации PowerPoint.
Метод встраивания рекомендуется использовать в случае, когда объект Excel (рабочий

лист или диаграмма) не должен изменяться вообще (или он будет изменяться редко).
К методу связывания обращаются тогда, когда объект Excel изменяется довольно часто
(т.е. в документе Word или презентации PowerPoint всегда должна содержаться последняя
версия объекта). К нему также обращаются, когда необходимо избежать увеличения объ-
ема документов Word или PowerPoint при добавлении в него данных Excel.
Обратите внимание: при связывании рабочего листа или диаграммы с другим

документом Microsoft Office в случае необходимости просмотреть его (или
напечатать) на другом компьютере необходимо скопировать на этот компью-
тер и рабочую книгу со связанным листом/диаграммой также файл Word или
PowerPoint. Помните: если вы внедряете рабочий лист Excel или диаграмму в
другой документ Office для его редактирования на другом компьютере, обяза-
тельным условием является наличие на этом компьютере Excel и других про-
грамм Microsoft Office (Word или PowerPoint).
3. Со&иеаКный qo&fUjn к данным из /газличных п/юг/гамм У25
Использовать методы внедрения или связывания рекомендуется только в том случае,

если необходимо постоянного обновлять материал Excel, и существует возможность осу-
ществлять это как вручную (с помощью внедрения), так и автоматически (посредством
связывания). Если материал не изменяется в течение долгого времени, используйте ста-
рый метод копирования данных в буфер обмена Правка^Копировать (Edit^Copy)
(<Ctrl+C>), а затем вставьте их в документ Word или PowerPoint командой ПравкаО
1
Вставить (Edit * Paste) (<Ctrl+V>).
Excel поддерживает очень "близкие" отношения с Microsoft Access, что облег-

чает импорт данных из таблиц и запросов, созданных для базы данных, в ра-
бочий лист Excel. Подробнее об импорте данных из Access см. главу 2 книги 6.
£jccd и Word
Из всех программ Microsoft Office (помимо Excel) текстовый редактор Word является
наиболее популярным и доступным. Чаще всего Word используется для печати различ-
ных записей, писем и сообщений, необходимых в ходе ежедневной работы (причем мож-
но даже полностью не понимать принципа работы программы). Зачастую возникает не-
обходимость поместить данные рабочего листа или диаграммы, созданные в книгах Excel,
в документ Word. В таких случаях воспользуйтесь информацией следующего раздела.
Несмотря на то, что в Word также можно создавать таблицы, которые позволяют вы-
полнять вычисления, рациональнее поместить данные (формулы, форматирование и т.д.)
в рабочую книгу Excel, а затем перенести их в документ Word, как описано ниже. Анало-
гично, записи для составления стандартных писем в Word целесообразнее создавать,
сохранять и поддерживать (а также управлять ими) в Excel (операции создания, сорти-
ровки и фильтрации записей базы данных в Excel описаны в книге 2).
Ле/геуача данных excel 6 уокцмешИ Word

Как и в других программах Microsoft Office, существует два способа передачи данных
Excel (данных, содержащихся в ячейках рабочего листа или диаграммы) в документ Word.
Можно внедрить данные в документ Word либо связать данные, переносимые в Word, с
соответствующим рабочим листом Excel. Внедрение данных или диаграмм используется,
когда необходимо обеспечить возможность дальнейшего их редактирования непосредст-
венно в Word. Связывание применяется, если требуется отредактировать данные в про-
грамме Microsoft Excel и автоматически обновить их при открытии документа Word,
Лосле йюгопсицчного бнец^ния

Наиболее простой способ внедрения таблицы рабочего листа или диаграммы — ста-
рый и надежный метод перетаскивания. Просто перетащите выбранные ячейки или
диаграмму из окна Excel в окно Word. Единственной хитростью при перетаскивании дан-
ных между программами является установка размеров и "маневры" между окнами Excel
и Word. На рис. 3.5—3.6 показана процедура перемещения таблицы из рабочего листа
Excel в документ Word.
Перед тем, как приступить к перетаскиванию выбранных данных рабочего листа, ус-
тановите размер и расположите окно программы Excel. Как показано на рис. 3.5, окно
Excel установлено выше окна Word и занимает приблизительно половину экрана. Такое
размещение позволяет выбрать необходимые данные в рабочем листе Excel, а затем,
удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, переместить их копию в окно Word.
426 Книга У. СобмеаЯное использование fiaôiux 1на&ши,
Кондитерская Дом короля Липина
Оборудование
Зарпл
Ниже приведены данные о работе одного из предприятий компания]
Рис. 3.5. Перемещение диапазона ячеек из рабочей книги в документ Word
Ниже приведены данные о работе одного из предприятий компании.
I Аренда I $14 000,00
Зарплата | $17 550,00

Маркетинг [$4000,60
•
|а и
Стр. i VI i Hi 5,3*31 iCr'S"
Рис. З.6. Документ Word после копирования в него данных рабочего листа
7мя£а 3, Со&иес&ный уоапцп к данным из/ииличных п/юфамм. 427
После пересечения границы между окнами программ Excel и Word указатель мыши
изменит свою форму, сигнализируя о том, что действия не доступны. Однако, достигая
области документа Word, указатель мыши снова приобретает форму стрелки с прямо-
угольником и знаком "плюс". Поместите указатель в нужной области документа Word и
отпустите кнопку мыши. На рис. 3.6 отображена внедренная таблица рабочего листа.
Для внедрения данных в документ Word можно также использовать метод вырезания и
вставки. Выделите ячейки в Excel, скопируйте их в буфер обмена (<Ctrl+C>), откройте до-
кумент Word и установите курсор в той области, в которой должна находиться электронная
таблица. Выполните команду Правка^Специальная вставка (EditoPaste Special). Затем
выберите элемент Лист Microsoft Excel (объект) (Microsoft Excel Worksheet Object) в списке
Как (As) и щелкните на кнопке ОК. Данные будут внедрены в тело документа, как и при пе-
ретаскивании (удерживая клавишу <Ctrl>) из окна Excel в окно Word.
Если вы хотите, чтобы во фрагменте электронной таблицы, скопированном в
текстовый документ, не отображались линии сетки (см. рис. 1.6), удалите их с
экрана перед копированием. Для этого в программе Excel выберите команду
СервисОПараметры (ToolsÔptions) и снимите флажок Сетка (Gridlines) на
вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры (Options)
Ца ш -я Ш*Ш
Стр, л Разя л 1/1 Ст 3 Коя 1 русский (Ро 1 ; Щ
Рис. 3.7. Редактирование внедренных данных рабочего листа
€necjftenH.oio уокцмен&а
Важным фактором в процессе внедрения материала Excel (в отличие от связывания, опи-
санного ниже) является возможность редактирования данных непосредственно из программы
Word. На рис. 3.7 отображена таблица, которая отцентрирована с помощью кнопки По центру
(Center), расположенной на панели инструментов Форматирование (Formatting) приложения
Word. Дважды шелкните на внедренной таблице (либо щелкните на таблице правой кнопкой
мыши и выберите в контекстном меню команду Объект листа^Изменить (Worksheet
ObjectOEdit)). Вокруг таблицы появится рамка со столбцами и строками, полосами прокрутки
J6uua У, Со&иес&ное использование fta£o<iujc
и вкладками листа. Обратите внимание, что раскрывающееся меню и панели инструментов в

окне Word изменились на меню и панели инструментов Excel. Таким образом можно редакти-
ровать таблицу, используя уже известные команды Excel.
Связывание уокцменМов
Часто связывание данных Excel с документом Word оказывается более удобным (и бо-
лее простым методом), чем внедрение. На рис. 3.8-3.9 показан процесс связывания.
Выделите диаграмму, созданную в рабочем листе, щелкнув на ней один раз (не два, как
при редактировании). В контекстном меню диаграммы выберите команду Копировать
(Правка"^Копировать или <Ctrl+C>), чтобы помесить ее копию в буфер обмена.
Источник: Диаграмм Microsoft Office Excel

Диаграмма • .
Как
Q Вствито:
'•:
Встаака оодерша*«п> буфера сбиеяв как рисунка. \

J Вставка ялои устамэвтвает са«эь с файлом
аамиьд. Изменения о исходном Файле будут
Рис. 3.8. Выбор опции Связать
автомвтичсочи отражаться в док^яченте. (Paste Link) в диалоговом окне Word
Специальная вставка
Ж 1??-М
зарплата i 111 If M?
[Маркетинг"
Эта же информация на диаграмме
: f ;
Стр. Г ^ J*aj8 1 Ш • Hi 5,7toi Ст 5 Коя 1 : S.C* "М "Пй' ,:;/^ ,:^^ русооЛ^.
Рис. 3.9. Вставка связанной диаграммы в документ Word

a 3. Совместный qocifu/н. к устным, из (маличных nftot/uuui 429
Скопировав диаграмму в буфер обмена, перейдите в Word, установите курсор в начале

абзаца, где следует поместить диаграмму, и выполните команду Правка^Специальная
вставка (Edit^Paste Special). В диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special)
(рис. 3.8) выберите переключатель Связать (Paste link), а затем щелкните на кнопке ОК.
В документ Word будет вставлена диаграмма Excel (рис. 3.9).
сблзаншлх, данных
Редактирование данных, связанных с Excel (например, диаграмм или ячеек) осущест-
вляется не так просто, как редактирование внедренных данных. Сначала необходимо
вернуться в Excel и внести изменения в документ. Рабочую книгу Excel можно легко от-
крыть, дважды щелкнув на связанной диаграмме. Удобство данного метода состоит в
том, что любые изменения, выполненные в исходных данных или диаграмме, появляют-
ся в документе Word автоматически при его открытии.
На рис. 3.10 показано, как изменения, внесенные в заголовок и легенду связанной
диаграммы, автоматически были перенесены и в документ Word. Поскольку данные ра-
бочего листа в таблице внедрены, а не связаны, находящиеся в них значения, к сожале-
нию, придется редактировать вручную (в данном случае удобно связать оба элемента:
данные рабочего листа и диаграмму, сгенерированную на основе этих данных).
4 Оборудование $10123,00
]Пзарплата " '$175!ЙДГ
6 (^рквтинГ! --^|4-Щоо \^
ч < > и, / |<. ;> I \
Эта же информация на диаграмме
Рис. 3.10. Изменения связанной диаграммы в Excel отображаются в документе Word

УЗО t&ttaa У. Совместное использование ftaJ&mx
excel и PowerPoint
Процесс внедрения и связывания данных рабочего листа и диаграмм в презентациях
Microsoft PowerPoint имеет много общего с методами, используемыми в Word. Чтобы
внедрить выделенные ячейки или диаграммы, перетащите данные или объект диаграммы
из рабочего листа Excel в слайд PowerPoint. Также можно воспользоваться методом выре-
зания и вставки: скопируйте данные или диаграмму в буфер обмена (<Ctrl+C>), а затем
перейдите в PowerPoint и выполните команду Правка^Специальная вставка. В диало-
говом окне Специальная вставка в списке Как выберите Лист Microsoft Excel (объект),
а также установите переключатель Вставить (Paste) и щелкните на кнопке ОК.
Если необходимо связать данные Excel или диаграмму, вставленную в слайд презен-
тации PowerPoint и его исходную рабочую книгу Excel, в диалоговом окне Специальная
вставка выберите переключатель Связать и щелкните на кнопке ОК.
Иногда после изменения связанных данных или диаграмм в Excel необходимо
вручную изменить ссылку в слайде PowerPoint, таким образом внеся в пре-
зентацию наиболее новую версию данных Excel. Чтобы вручную обновить
связанную электронную таблицу или диаграмму, перейдите к рассматривае-
мому слайду, щелкните правой кнопкой мыши на таблице или диаграмме, а
затем в контекстном меню выберите команду Обновить связь (Update Link).
excel и Outlook
Microsoft Outlook — это группа мощных утилит для планирования и управления пер-
сональной информацией и обменом сообщениями электронной почты. Среди них следу-
ет особо выделить модуль Контакты (Contacs) (в котором можно сохранять информацию
о нужных людях), Календарь (Calendar) (для хранения расписаний) и Задачи (Tasks) (где
содержатся задания, которые требуется выполнить).
Для обмена данными между электронной таблицей Excel и любой папкой Outlook —
Контакты, Календарь или Задачи (вы можете экспортировать электронные сообщения
в рабочую книгу Excel из папок Входящие (Inbox), Черновики (Drafts) или Исходящие
(Outbox)) — используйте в Outlook команду Файл^Импорт и экспорт (FileÎmport and
Export).
При выборе данной команды запускается Мастер импорта и экспорта (Import and Export
Wizard). На рис. 3.11 представлено первое диалоговое окно мастера, в котором необходимо
выбрать тип требуемого действия. Чтобы переместить данные из файла рабочего листа Excel в
один из модулей или папок Outlook, щелкните на элементе Импорт из другой программы или
файла (Import From Another Program or File) в списке Выберите нужное действие (Choose an
Action to Perform). Чтобы экспортировать данные Outlook из ее модуля или папки в рабочую
книгу Excel, выберите элемент списка Экспорт в файл (Export to a File).
Применив представленные далее инструкции, можно экспортировать данные из пап-
ки Контакты в новый файл рабочей книги Excel. Для экспорта из остальных папок
(Входящие и Задачи) действия будут аналогичными. Операции импорта данных, сохра-
ненных в рабочем листе Excel в одну из папок Outlook, подобны между собой, за исклю-
чением того, что вместо определения Excel как типа файла для создания его определяют
как тип файла для импорта.
1. Откройте Outlook и выполните команду ФайлОИмпорт и экспорт.
Откроется первое диалоговое окно мастера импорта и экспорта (рис. 3.11).
3. СовмеаКный qoc/Ki/л к данным из различных nfiotfiaMM
2. В списке Выберите нужное действие укажите элемент Экспорт в файл и щелк-

ните на кнопке Далее (Next).
Откроется второе диалоговое окно мастера — Экспорт в файл (Export to a file), в ко-
тором следует указать тип файла, создаваемого для экспортируемых данных Outlook.
3. В списке Создать файл следующего типа (Create a File of Type) выберите эле-
мент Microsoft Excel, затем щелкните на кнопке Далее.
Откроется еще одно диалоговое окно мастера, в котором необходимо выбрать
папку Outlook, чтобы скопировать ее информацию в рабочую книгу Excel.
4. Щелкните на пиктограмме папки Контакты в списке Выберите папку для
экспорта (Select Folder to Export From), а затем щелкните на кнопке Далее.
Откроется следующее диалоговое окно мастера импорта и экспорта (рис. 3.12), в
котором потребуется указать название и местоположение новой рабочей книги
Excel (в ней должны содержаться данные о контактах Outlook).
i:iep импорта и экспорта
Выберите нужное действие:

|Инпорт адресов^ почты Интернета
Импорт из другой программы или файла
Инпорт паранетров учетной затеки почты Интернета
Инпорт файла Calendar или vCalendar {. vcs)
№шорт файла VCARD(vcQ
Описание • ••.
Экспорт данных из Qutiock в файл.
Рис. 3.11. Использование мастера импорта и экспорта для обмена

данными между Excel и Outlook
Выберите! галку для экспорта:

1JF Personal Fotdws
Norton AntiSpam FoUer
§
i j£ Задачи
Входядие
Дневник
1
..... L?l Заметки
!• &J| Исходящие
'•••• Д Капендарь
•£И Нежел
I ^Отправленные
Рис. 3.12. Выбор папки Outlook для экспорта в диалоговом окне

Экспорт файла
432 Книга. V. Co&ueafiHoe исмиьз<&ание [шЯочих
5. Щелкните на кнопке Обзор (Browse) справа от текстового поля Сохранить

экспортируемый файл как (Save Exported File As).
Откроется диалоговое окно Обзор (подобное окну Сохранение документа), в ко-
тором можно выбрать папку и ввести название для файла рабочей книги с данны-
ми о контактах. Введите новое имя файла в текстовое поле Имя файла (File
Name), если необходимо оставить неизмененным уже существующий файл рабо-
чей книги с экспортируемыми данными Outlook.
6. В раскрывающемся списке Папка (Save In) выберите диск и папку для размещения
нового файла, а затем введите название файла в текстовое поле Имя файла и щелк-
На экране вновь появится окно Экспорт файла с уже установленным путем и на-
званием нового файла рабочей книги Excel.
7. Щелкните на кнопке Далее.
Откроется следующее окно мастера, в котором описано действие, выполняемое
при щелчке на кнопке Готово.
Перед использованием данной кнопки (и, соответственно, перед началом экспор-
та данных в новую рабочую книгу Excel) точно определите поля, которые следует
экспортировать в файл контактов; в противном случае мастер скопирует в новую
книгу все поля (а их довольно много). Если необходим не весь объем данных, вы-
полните действия, указанные в п. 8-11. Чтобы экспортировать все данные, сразу
перейдите к п. 12.
8. (Необязательно) Щелкните на кнопке Соответствие полей (Map Custom Fields),
чтобы определить необходимые для экспорта поля.
Откроется диалоговое окно, в котором указываются используемые поля (рис. 3.13).
Перетащите поля т нежадного файла слева в сбответствуювзие поля конечного файла

справа. Для отмены соответствия перетащите поле справа налево.
Из:." ' В: '•••• -

Microsoft Office Outlook Microsoft Excel
Контакты qpHnep-33.xte
I Значение ("none Соответствует

ШИяя Обращение Обращение
йрганизашя Ига ИМ
Отдел Отчество Отчество
Должность Фамилия Фамилия
Ш Адрес работы Суффикс Суффикс
Ш Домашний адрес Организация Организация
Ш Другой адрес Отдел Отдел
Далее >
Рис. 3.13. Определите поля, которые следует экспортировать из

файла Контакты в новую рабочую книгу Excel
Змчва 3. СовмеаКшлй уосЩп к уаннмм из (шзммных nfiotfuutM У33
9. Щелкните на кнопке Очистить (Clear Map), чтобы полностью очистить список В (То).
После очистки списка В можно перетащить в него необходимые поля из списка
Из (From).
Если не все поля определенной категории файла Контакты необходимы, щелкните
на кнопке Дополнительно (Advanced), чтобы отобразить все соответствующие
подполя, после чего можно задать только экспортируемые поля. Например, если
поля Тема (Title) и Суффикс (Suffix) в категории Имя (Name) не нужны, щелкните
на кнопке Дополнительно, а затем перетащите поля Имя (Name), Отчество
(Middle Name) и Фамилия (Last Name).
10. Переместите поля, которые следует экспортировать, из списка Из в список В.
Переносите поля в том порядке, в котором они должны быть отображены в конеч-
ном варианте файла рабочей книги. Если необходимо изменить порядок уже пе-
ремещенных полей, поменяйте их положение в данном списке.
Установив все экспортируемые поля в требуемом порядке, перейдите к п. 11.
11. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Соответствие полей.
Диалоговое окно Соответствие полей закроется, и на экране вновь появится окно
Экспорт в файл. Щелкните на кнопке Готово, чтобы инициировать процесс экс-
порта данных с контактами Outlook в новый файл рабочей книги.
12. Щелкните на кнопке Готово в диалоговом окне Экспорт в файл.
По окончании экспорта все данные сохраняются в новом файле рабочей книги
Excel. Теперь этот файл можно открыть в Excel и применять данные так, как если
бы они были введены в лист Excel непосредственно.
Смарт-теги представляют собой новейший способ связывания некоторых типов
информации, используемых в электронной таблице, с другими источниками. Смарт-тег
автоматически прикрепляется к ячейке, когда определяется тип содержащихся в ней
данных. При установке в Excel содержатся два основных типа смарт-тегов.
• Последние адресаты в электронной почте Outlook. Возможность отправки элек-
тронной почты, планирование встреч, открытие информации о контактах, попол-
нение списка Контактов адресом, от которого было получено письмо посредством
Microsoft Outlook.
• Списки Smart Tag (MSN MoneyCentral Financial Symbols (Денежные символы)).
Используя данную возможность, вы будете иметь возможность вставлять стан-
дартную информацию для введенных стандартных символов акций, посещать ин-
формационный узел MSN MoneyCentral, получать информацию о компании-
владельце акции и узнавать новости о ней.
Когда Excel распознает данные, введенные в ячейку, как смарт-тег, в нижнем правом
углу ячейки отображается фиолетовый треугольник. При наведении на ячейку указателя
мыши появляется индикатор смарт-тег, а при наведении указателя на индикатор отобра-
жается всплывающая кнопка, щелкнув на которой можно открыть меню со списком дей-
ствий, выполняемых со смарт-тегом (элементы списка изменяются в зависимости от ти-
па информации, включенной в смарт-тег).
УЗУ Книга У. СоемеаНное ucttoMsoffoHiteftaô4ux
Прежде, чем использовать эти возможности, необходимо активизировать смарт-теги

в программе. Выполните следующие действия.
1. Выберите команду Сервис^ Параметры автозамены (ToolsÂutoCorrect Options).

Откроется диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) со вкладками Автозамена
(AutoCorrect), Автоформат при вводе (AutoCorrect As You Туре) и (Smart Tags).
2. Щелкните на вкладке Смарт-теги.
На вкладке находятся параметры смарт-тегов (рис. 3.14).
3. Установите флажок Пометить данные смарт-тегами (Label Data with Smart
Tags), а затем щелкните на кнопке ОК.
Автозэмена| Аатоформат при вводе j Сиарт-теги

Excel распознает в книгах определенные тшыданных. Для каждого такого
типа данных имеются действия, которые допускается выполнять с этими
03 Пометить данные тарт-тегани

Распознаватели:
] 0 Преобразование единиц измерения (ТТреобрв:
| 0 Иня (контакт OutiookJ
I Q Дата (списм* «март-тегов)
] В14мя (получатели сообщений ОиНоо(0
Показать смарт-теги как | Индикатор и кнопка

О Внедрить смарт-теги в книгу
Рис. 3.14. Активизация смарт-тегов в диалоговом

окне Автозамена
В результате активизации смарт-теги будут отображаться в ячейках рабочего листа

при вводе данных и обозначаться фиолетовым треугольником в нижнем правом углу
ячейки и кнопкой.
Мнение о том, что использование и индикатора, и кнопки является излишним, может
измениться после появления смарт-тегов в рабочем листе. Откройте диалоговое окно
Автозамена (Сервис^Параметры автозамены), выберите вкладку Смарт-теги, а затем
укажите необходимый элемент списка Показать смарт-теги как (Show Smart Tags As).
Очевидно, что при выборе элемента Нет (None) все сматр-теги становятся невидимыми
(и таким образом, непригодными). При выборе опции Только кнопка (Button Only) из
ячеек исчезают фиолетовые треугольники, остаются только кнопки смарт-тегов, отобра-
жаемые при наведении на них указателя мыши. После этого вы можете открыть соответ-
ствующее меню, щелкнув на всплывающей кнопке.
Смарт-теги не сохраняются, если не внедрить их в лист перед сохранением

рабочей книги. Установите флажок Внедрить смарт-теги в книгу (Embed
Smart Tags in This Workbook) во вкладке Смарт-теги диалогового окна
Автозамена, а затем сохраните рабочую книгу.
3. Со&меаКный qoaffyn к данным из (юзлмчньис nfiozftcuui У35
2)о#а&Аение cMaiin-(Иегов
В разделе eServices на Web-узле Microsoft Office вы найдете различные типы смарт-
тегов, которые можно загрузить и добавить для использования в Microsoft Excel.
Эти (бесплатные) смарт-теги включают Expedia Smart Tag (с его помощью вы получите
информацию о путешествиях, введя необходимый регион), а также FedEx Smart Tag.
Чтобы получить новый смарт-тег для Excel, щелкните на кнопке Другие смарт-теги
(More Smart Tags) на вкладке Смарт-теги диалогового окна Автозамена. Откроется уста-
новленный на компьютере Web-браузер, в который будет загружена домашняя страница
Microsoft Office eServices. На ней, используя ссылки, можно найти смарт-теги трех
основных категорий: Communication Services (услуги связи), Reference (ссылки (рекомен-
дации)) и News & Travel (новости и путешествия) (к сожалению, в России эта служба
пока недоступна. — Прим. переводчика).
использование слш^ин-1негов финансовых символов

Пользователи, работа которых заключается в отслеживании стоимости акций с по-
мощью электронных таблиц, оценят мощность и удобство списков смарт-тегов (символы
MSN MoneyCentral). Достаточно просто ввести символ акции в ячейку рабочего листа,
чтобы причислить его к определенному типу данных.
Если в ячейку А1 ввести текст MSFT (все буквы прописные) (который является инди-
катором нашей любимой корпорации Microsoft) и нажать <Enter>, в правом нижнем углу
ячейки появится фиолетовый треугольник смарт-тега.
При наведении указателя мыши на ячейку отображается кнопка, по щелчку на кото-
рой будет выведено меню смарт-тега. При выборе команды Insert Refreshable Stock
Price в текущий рабочий лист можно вставить текущую котировку акции Microsoft.
Укажите область, в которую необходимо внести информацию о котировке акции
MSN. Вы вправе поместить ее либо в новый рабочий лист (по умолчанию), либо в вы-
бранную ячейку текущего листа.
Информация смарт-тега, помещенная в рабочий лист, содержит ссылки на Microsoft
Corporation, поисковую таблицу символов (Symbol Lookup) (для поиска других акций),
ссылку на диаграмму (чтобы отобразить график цен на текущую неделю), ссылку на раз-
дел новостей для получения деловых новостей, ссылку на домашнюю страницу Microsoft
и узел MSN MoneyCentral.
Кроме того, в Excel отображается панель инструментов Внешние данные (External
Data). (Если данная Панель не отображена автоматически, ее можно вывести на экран,
выбрав команду Вид^Панели инструментов^Внешние данные (View^Toolbars-*
External Data.)) На панели Внешние данные находится кнопка Обновить все (Refresh
All), которую можно использовать для восстановления связи с MSN MoneyCentral
и обновления данных котировки акций Microsoft в рабочем листе.
JltaSa V. Совместная fiadotna
с данными с помощью Web-цзла
Skar&Point foam Services
В э/йой иаве...
•/ Понятие о технологии SharePoint Team Services (STS)
S Настройка и создание Web-узла команды
•/ Администрирование Web-узла
S Совместное использование электронных таблиц с помощью узла SharePoint
<S Создание списков данных Excel для Web-узла команды
V harePoint Team Services (STS) — новая технология Microsoft, предназначенная для

\J создания и поддержки Web-узлов, с помощью которых члены команды разработ-
чиков могут совместно использовать информацию. Эта информация имеет вид докумен-
тов общего доступа (таблицы Excel, диаграммы, списки, календари, планы, сообщения и
пр.). Web-узел команды служит не только центральным хранилищем всей важной для ра-
ботников информации, но и позволяет членам команды проводить дискуссии, выпол-
нять опросы и работать с необходимыми документами (см. главу 1 книги 4).
Наиболее важно, что технология STS обеспечивает поддержку Web-узла, который
может непосредственно использовать любой член команды, имеющий минимальное
представление о работе в Internet. Все, кто имеют соответствующее разрешение, могут
добавлять, удалять, редактировать документы и различные списки, помещенные на
Web-узел, используя все возможности собственного Web-браузера (обычно Internet
Explorer 6, который поставляется в пакете с Windows XP и 2000).
Администратор Web-узла SharePoint выполняет всю необходимую настройку и работу
по поддержке из собственного Web-браузера. STS-технология автоматически создает код,
который необходим для реализации изменений, вносимых в базовый дизайн узла
(из Web-браузера или FrontPage 2003). Он также создает скрипты, необходимые пользо-
вателям команды, задает разрешения, настраивает содержание страниц Web-узла.
Hacritfiouica Web-i/зла команды

STS-технология устанавливается на внутреннем сервере, где Web-узел работает как
корпоративная внутренняя сеть. Если недостаточно опыта, средств или знаний для уста-
новки STS на собственный Web-сервер, оформите подписку через Web Presence Provider
(WPP), который хостирует Web-узел компании в Internet. Например, на многих рисунках
этой главы показан Web-узел команды создателей Excel for Dummies, полученный в каче-
стве дополнительного сервиса на портале bCentral компании Microsoft.
438 Книга У. Со&иес&ное использование рабочих 1%а&ищ
На рис. 4.1 представлена домашняя страница Web-узла разработчиков Excel for Dum-
mies. Подписавшись через WPP, например bCentral, вы получите макет Web-узла общего
вида со стандартными разделами. Впоследствии его можно настроить в соответствии с
собственными требованиями.
изменение имени if зла и его описания

Чтобы изменить имя и описание нового узла, выполните следующие действия.
1. Соединитесь с вашим Share Point узлом, используя логин и пароль администратора.
Вы перейдете на домашнюю страницу Web-узла.
2. Щелкните на кнопке Site Settings в строке ссылок в верхней части домашней стра-
ницы (непосредственно под строкой Адрес (Address) Web-браузера.
В браузере откроется страница Site Settings, на которой можно изменить настрой-
ки Web-узла, его содержание, а также выполнить функции администрирования.
3. Щелкните на ссылке Change Site Name and Description в разделе Web Site Settings.
В Web-браузере откроется страница Change Site Name and Description.
4. Замените выделенной исходное имя Web-узла, набрав новое название в поле Web
Site Name.
5. (Необязательно) Щелкните в поле Description и введите описание назначения
и функций Web-узла.
£il« Edit View Favorite» Tools Help
о*** • © *• a ® и ;>?*•*
f...;;:™;:;.:..:.!!!:.:.™::::;;:-::;.:!.» ;; ,.: ; -
j||j hapi//mirnfcvefmeda.shafepOHTt.bcenb-al.com/?Ignofelist-TRUE
"Excel For Dummies" Team Site

Home
1 Quick Launch ! Team Sharepoint Site for Updating "Excel For Dummies" Mfcuwoff-
I f Shared Documents ! Announcements Add new announcement
1 f General Discussion \ There are currently no active announcements. To add a new
' announcement, dick "Add new announcement" above.
I f Contact
1 f Tasks ! Events Add new event
1 f excel Examples :• There are currently no upcoming events. To add a new event, SharePolnt
'• dick "Add new event" above. TMmSanfce»
Link9 Add r.*w link
S«er*.Docyments _ j Tasks Add new item
Dummies Web site
i ..- .£. J \ Title Assigned To SharePoint Techfiologiiss
*^<30 I There are no items to show in this view of the Tasks" list. To Greg's Web srte
} create л new item, click "Add new item" above.
Contacts Add new it«m
i Shared Documents Add new document i.«st f-Vrt ft'jsinsss E-matf
1 1
rile Name Modified by N-ao !* Nam* Phon-j Addraas
] § Employee (ist with Pivot Chart? NEW Greg Harvev There are no items to show in
this view of the "Contacts"
list. To create a now item,
dick "Add new item" above.
Puc. 4. L Домашняя страница Share Point узла команды создателей Excel for Dummies
У. Со&меаКнаА fiatforiia с данными, с помощью Web-I/SMI... 439
б. Щелкните на кнопке ОК.

В браузер снова будет загружена Web-страница Site Settings, где в разделе
Web Site Settings указывается новое имя и описание узла.
Hacriifiouica маке&а домашней с/п/га/шцы

Помимо настройки названия и описания SharePoint узла, можно также изменить
макет ссылок на страницы и информацию, которая появляется на домашней странице
Web-узла команды. Для этого выполните следующие действия.
1. В разделе Web Site Settings щелкните на ссылке Customize Home Page Layout.
В Web-браузере будет открыта страница Home Page Layout, содержащая три
столбца (рис. 4.2). Элементы левого списка располагаются на сером фоне (в на-
стоящий момент они не отображаются). Их можно поместить на домашнюю стра-
ницу, перетащив в левый или правый столбец. Элементы центрального и правого
столбцов, представленные синими прямоугольниками, представлены на домаш-
ней странице в том порядке, в котором они размещены в списках.
2. Для добавления элемента на домашнюю страницу перетащите его из левого столбца
в центральный или правый.
Если какой-либо элемент на странице не нужен, удалите его, следуя инструкциям п. 3.
£!!« Edit View Favorites look help
** - © • a a <&]>»•*
ess j|D rft^://mir^vermedia.sharepotnt.bcentral.com/Jayouts/homechge.Wm
"Excel For Dummies" Team Site

Home Page Layout
The two columns on the right show in blue the components currently displayed on the home page,
including their relative position. The gray column on the left shows components that are currently not
displayed on the home page. To move a component, click and drag to the desired position.
Available lists (not

shown on home page) Center column on home page Right column on home page
Puc. 4.2. Настройка макета домашней страницы Web-узла Sharepoint

WO Книга У. СовмеаЯное ислмьзобание furfowx
3. Чтобы удалить элемент с домашней страницы, перетащите его из центрального или

правого столбца в левый.
Порядок элементов в центральном и правом столбцах определяют порядок отобра-
жения разделов на домашней странице. Для их реорганизации обратитесь к п. 4.
4. Вы сможете изменить положение элемента, отображаемого в центральном или правом
столбце, если перетащите соответствующий ему маркер (в виде I-образного указателя
мыши оранжевого
.
цвета) в выбранную область.
5. Чтобы переместить элемент из центрального списка в правый (или наоборот), пере-
тащите соответствующий ему синий прямоугольник в необходимую область.
Когда все требуемые элементы домашней страницы будут схематически отображе-
ны в верном порядке, перейдите к п. 6.
6. Щелкните на кнопке Save (если ее нет на экране, пролистайте страницу).
В браузер снова будет загружена домашняя страница Web-узла, в которую внесены
все сделанные изменения.
Hacinftouica лиисе/на qobefitutx. аИ/шниц

При создании Web-узел команды содержит пустые макеты следующих страниц
(ссылки на них на домашней странице можно скрыть или отобразить, как описано в пре-
дыдущем разделе).
* Announcements (Объявления) — здесь хранятся послания, которые должны видеть
все члены команды.
» Contacts (Контакты) — список контактов и дополнительная информация обо всех
членах команды и (или) лиц, с которыми придется контактировать
» Events (События) — находится список важных для команды событий, например,
план собраний по сети.
* Tasks (Задачи) — содержит список задач каждого члена команды, который он дол-
жен получать при каждом посещении узла.
* Links (Ссылки) — список гиперссылок на другие узлы, интересные для членов
команды.
* Shared Documents (Документы) — здесь перечислены все документы (Excel и других
приложений), загруженные на узел команды для использования всеми ее членами.
* General Discussion (Разное) — место для объявлений о событиях, не относящихся
к производственному процессу.
Содержание этих встроенных страниц можно изменять (пять первых представляют

собой списки данных), а также при необходимости можно добавлять на узел новые стра-
ницы, либо используя в качестве основы вышеперечисленные страницы, либо создавая
новые на основе библиотек документов и опросов (Survey). Библиотека документов —
это папка, в которую загружают документы Office определенного типа (например, файлы
расчета бюджета в формате Excel или документы Word), и таким образом обеспечивают
доступ к ним всех членов команды. Опросы — это специальные списки вопросов, разра-
ботанные с целью получения обратного отклика от членов команды.
fuaga У. Со&меаКная [tajoifia сданными с помощью Web-tf3Mi... У//
Для изменения существующих макетов страниц выполните следующие действия.

1. Находясь на домашней странице, щелкните на кнопке Site Settings на панели ссы-
лок в верхней части страницы.
В Wee-браузер будет загружена страница Site Settings.
2. Пролистайте страницу так, чтобы на экране появился раздел Modify Site Content
(расположенный в ее нижней части).
В разделе Modify Site Content находится список названий всех страниц (как соз-
данных изначально, так и добавленных позже). Имена страниц заключены в ка-
вычки, перед каждым из них находится слово Customize.
3. Щелкните на ссылке страницы (Customize: Announcements, Customize: Contacts,
Customize: Events и т.д.), которую хотите изменить.
В обозреватель будет загружена страница настройки для выбранной вами страницы
Web-узла. В зависимости от типа, страница настройки обычно содержит три раздела:
General Settings (где можно выбрать такие общие параметры, как название страницы,
ее описание, наличие на нее ссылки на панели быстрого запуска (в левой части до-
машней страницы), кто имеет право доступа к этой странице); раздел Columns (где
можно задать, какие поля должны появляться в каждом столбце и в каком порядке) и
раздел Views (где задают столбцы, отображаемые на странице, и их порядок).
4. Щелкните на ссылке группы настроек, которые необходимо изменить в автоматиче-
ски созданном макете страницы.
В Web-браузер будет загружена страница индивидуальных настроек, которые
можно изменить для выбранной группы.
5. Измените отдельные параметры и щелкните на кнопке ОК.
В браузер снова будет загружена страница настройки. Повторяйте пп. 4-5, пока не
измените все необходимые параметры страницы. По окончании настройки про-
смотрите полученный результат, выполнив п. 6.
6. Щелкните на кнопке Go Back to [имя страницы].
В обозреватель будет загружена указанная страница со всеми внесенными в нее
изменениями.
2)o3a(UeH.ue новых, сйфаниц на Web-yseA

Для добавления на Web-узел команды новой страницы щелкните на кнопке Create
New Content, расположенной в нижней части страницы Site Settings. По щелчку на этой
ссылке вы перейдете на страницу Create Page, представленную на рис. 4.3. Здесь содер-
жится список всех исходных типов страниц, которые можно использовать в качестве ос-
новы макета новой страницы. Если ни один из предложенных типов не подходит, щелк-
ните на ссылке Custom List (в начале списка), чтобы создать совершенно новую страницу
и задать макет и размещаемую на ней информацию.
Последним в списке на странице Create Page представлен элемент Import
Spreadsheet. Используйте эту ссылку для создания страницы с новым спи-
ском, который создавался на основе данных, сохраненных в виде списка в ра-
бочем листе Excel. Подробнее см. раздел "Создание новых списков из рабо-
чих таблиц" далее в этой главе.
УУ-? Книга Ч. Совместное использование [юЗочих
1
Excel For Dummies Team site
Use this page to create a new list, document library, discussion board, or survey. Choose from one
of the pre-defined lists, or create your own custom list. A page that contains a default view of your
new list, document library, discussion board, or survey will ba added to this Web site.
Custom List
If none of the pre-defined lists meets your needs, design a custom list by specifying your
own columns. For example, you might create an inventory list, a sign-up sheet, a team
raster, and so on.
Document Library
Document libraries are folders that make it easy to share documents with others. Each
library displays documents in a list that can be filtered or sorted.
l&jgvi Surveys are an effective way to take a poll of team members. All you need to do is specif*
the questions and define how users enter their answers.
Discussion Board
A discussion board makes it easy for team members to use newsgroup-style discussions for
topics relevant to your team.
Рис. 4.З. Создание новой страницы на узле Share Point
Выбрав макет создаваемой страницы, задайте ее имя и описание, а также определите

необходимость ее отображения в панели быстрого запуска (в левой части домашней
страницы Web-узла команды). Затем щелкните на кнопке Create, расположенной в ниж-
ней части страницы, и в браузер будет загружена новая страница с заданным именем и
описанием. Для добавления на нее информации используйте отображаемые на данной
странице элементы управления.
Один из наиболее часто используемых типов новых страниц Web-узла команды —

библиотеки документов. При создании Web-страницы библиотеки документов на Web-
узле создается новая папка, куда загружаются соответствующие документы, к которым
должны иметь доступ члены команды.
На рис. 4.4 представлена новая страница библиотеки документов. Она будет создана,
если на странице Create Page щелкнуть на ссылке New Document Library. Задайте на-
звание новой страницы к добавьте краткое описание ее содержимого. Можно также из
списка Template Type выбрать тип шаблона, на основании которого будут создаваться
все документы этой страницы (Blank Microsoft Word Document, Blank Microsoft FrontPage
Document, Blank Microsoft Excel Document, Blank Microsoft PowerPoint Document).
Завершив ввод информации, щелкните на кнопке Create в нижней части страницы New
Document Library. В результате на SharePoint-узле будет создана новая Web-страница с
заданными параметрами.
На рис. 4.5 представлена новая страница библиотеки документов Macros. Она создана
на основании данных, введенных на Web-странице (рис. 4.4). На эту страницу уже добав-
лена книга Excel.
Jjia£a У. СобмеаКнал fuufotiia с устными, с помощью Web-i/змг... УУЗ
File Edit View Favorites Tools Help
в'*** в- 1.3
Use this page to define the general settings of this document library. You can set the name;
description, end whether a link to this document library appears on the Quick Launch bar on the home
page;
Name and Description
Type a new name as you want it to appear
in headings and links throughout the site,
Type descriptive text that will help site
visitors use this document library.
'Worksheets with sample macros for
[the book
Document Template
Select a type of template to Determine the I5!!?!*!l!5i: — _
!
default document type for all new files Ц?Ч^.**22!!5Л!!!1Р?'Н™!!* JB
created in this document library.
! Navigation ^ Display this document library on the Quick

Specify whether a link to this document |Щ| Launch bar?
library appears in the Quick Launch ©Yes О No
section.
Рис. 4.4. Добавление новой страницы библиотеки документов
Elle Edit »ew Favoiltes lools Help
httpiWmindovetmedia.sbatepotil.bcentral.comlMaaosôrms/ftlltems.ht
Select a View: Worksheets with sample macros for the book

• All Documents | Q Nem Document] ij^ upload Document | ЯГFiller | Subscribe Modify settings and etflumni
Folder view
R Js
Surah Documents ' ® ' "les! •"
r I;
Puc. 4.5. Загрузка документов на новую Web-страницу библиотек документов

с именем Macros
УУУ Книга Ч. СовмеаКное использование [ю£очих
Для добавления файлов в библиотеку документов выполните следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Upload Document на панели ссылок страницы.

В Web-браузере будет загружена страница Upload Document, содержащая флажок
Overwrite if Document Already Exists (установлен; если файл уже существует, он
будет заменен) и текстовое поле File Name. Обратите внимание на следующий
факт: если снять флажок Overwrite if Document Already Exists, а затем попытаться
загрузить на страницу документ с именем, которое уже содержится в библиотеке
документов, Старый документ не будет автоматически заменен новым — вы окаже-
тесь на странице Validation Error. Чтобы вернуться на страницу Upload Document,
щелкните на ссылке Return to Form.
2. Щелкните на кнопке Browse справа от поля File Name.
На экране появится диалоговое окно Choose File. Откройте в нем необходимую
папку и на локальном или сетевом диске выберите файл, который хотите помес-
тить в библиотеку документов.
3. В диалоговом окне Choose File выберите файл, который решили загрузить в папку
библиотеки документов и щелкните на кнопке Open.
Диалоговое окно Choose File закроется, а имя файла и его полный путь появятся в
поле File Name на странице Upload Document.
4. Щелкните на кнопке Save, а затем — на кнопке Close на панели ссылок Upload
Document.
Выделенный документ будет загружен в папку библиотеки документов, и на
Web-странице библиотеки появится ссылка на него.
После добавления книг на страницу библиотеки документов их список мож-

но сортировать и фильтровать. Для сортировки списка щелкните на заголов-
ке столбца, по которому необходимо произвести сортировку. После первого
щелчка список будет отсортирован по возрастанию (от А до Я по алфавиту
и от наименьшего числа к наибольшему). При повторном щелчке будет вы-
полнена сортировка по убывания (от Я до А по алфавиту и от наибольшего
числа к наименьшему). Подробнее о сортировке см. главу 1 книги 6.
Для фильтрации списка щелкните на кнопке Filter на панели ссылок. В строку заго-
ловков столбцов будут добавлены кнопки автофильтра. Щелкните на кнопке выбранного
столбца и отфильтруйте данные в нем (подробнее об автофильтре см. главу 2 книги 6).
После создания SharePoint-узла, более или менее соответствующего задачам коман-

ды, можно перейти к добавлению пользователей узла, настройке разрешений, опреде-
ляющих уровень участия отдельных лиц в работе узла, а также к приглашению пользова-
телей посетить и использовать Web-узел.
?мз£а Ч. Со&иесййигя fiadoiKa с данными с помощью Web-узла...
2)о#авл&ше новых иальзовшнелей

Чтобы добавить к узлу пользователей и установить разрешения, выполните следую-
1. Находясь на домашней странице Web-узла команды, щелкните на кнопке Site Settings,

расположенной на панели ссылок в верхней части страницы, непосредственно под стро-
кой Адрес (Address) Web-браузера.
В браузере откроется страница Site Settings, на которой вам потребуются пара-
метры раздела Web Administration (он находится в средней части страницы, под
разделом Web Site Settings).
2. Щелкните на ссылке Manage Users в разделе Web Administration страницы
Site Settings.
В Web-браузер будет загружена страница Manage Users, в которой перечислены
все пользователи, добавленные в настоящее время на SharePoint-узел команды
(при первом обращении это только вы, в качестве администратора).
3. Щелкните на кнопке Add a User, расположенной на панели ссылок страницы
Manage Users.
Откроется страница Add a User (рис. 4.6). На ней введите имя пользователя, на1
значьте пароль и установите соответствующие разрешения (в зависимости от роли
пользователя).
^р^л^ИГОДаНР
File £<llt View Favorites Tools Ц»|р
О"** * Q " @ €a P***

Add a User
• Use this page to add a user or group to your site.
© Add a new user with the following information

;
Choose whether you want to add a new user account or use User name:
: an existing account or group. ; -- -
[Michael Bryant
Confirm password:
Add user or group name (For example,

DOMAINVname):
User Role Select a role for this user

Choose a rol* or roles for this user,
[J Administrator - View, add, and change all server
content; manage server settings and accounts.
|[^]jAdvanced author • View, add, end change pages,
-••'documents, themes, and borders; recalculate
hyperlinks. , i
Puc. 4.6. Добавление нового пользователя на Share Point-узел

У/6 Книга У. Совместное исномзобсише (ш^очшс
4. В поле User Name введите имя, которое должен указывать пользователь при под-
ключении к Web-узлу, и нажмите клавишу <ТаЬ>.
Затем присвойте пароль, который необходимо вводить пользователю при каждом
подключении к Web-узлу. При назначении пароля учтите, что он чувствителен к
регистру.
5. Введите пароль для нового пользователя в текстовом поле Password и нажмите
клавишу <ТаЬ>.
6. В поле Confirm Password еще раз введите пароль точно так же, как в поле Password,
и нажмите клавишу <ТаЬ>.
По умолчанию установлен переключатель Add a New User with Following
Information. Это означает, что новый пользователь будет добавлен с созданием для
, него отдельной учетной записи. Однако при администрировании больших Share-
Point-узлов на этой странице вы сможете добавить пользователей к уже сущест-
вующим группам (см. п. 7).
7. (Необязательно) Щелкните на переключателе Add User or Group Name и в тексто-
вом поле под ним введите имя группы, к которой добавляется новый пользователь.
Теперь можно перейти к установке разрешений для нового пользователя. Сущест-
вует пять возможных уровней доступа к Web-узлу команды.
• Administrator. Пользователь этого уровня имеет полный доступ ко всем воз-
можностям Web-узла команды, включая просмотр, добавление и изменение
всего содержимого узла, управление настройками сервера и управление учет-
ными записями пользователей.
• Advance Author. Пользователь этого уровня может просматривать, добавлять
и редактировать страницы узла и документы, в том числе изменять используе-
мые на Web-узле темы и обновлять гиперссылки.
• Author. Пользователь этого уровня может просматривать, добавлять и редакти-
ровать страницы узла и документы.
• Contributor. Пользователь этого уровня может просматривать страницы узла
и документы, а также участвовать в обсуждениях.
• Browser. Пользователь этого уровня может лишь просматривать страницы узла
и документы.
8. Установите необходимый флажок в разделе User Role на странице Add a User.

Пришло время добавить пользователя.
9. Щелкните на кнопке Add User на странице Add a User.
Вы вернетесь на страницу Manage User, где в списке пользователей появится
новый пользователь с заданными выше параметрами.
новых пользователей noce/nutUb Web-t/зел

После добавления членов команды как пользователей SharePoint-узла отправьте
им сообщения электронной почты с приглашением посетить узел команды и принять
участие в его работе. Чтобы пригласить пользователя, выполните следующие действия.
Змива f . СовмеаКнля с данными с помощью Web-i/зиа . . .
1. Щелкните на кнопке Administration в строке ссылок страницы Manage Users.

В Web-браузере откроется страница Administration.
2. Щелкните на ссылке Send an Invitation.
Откроется страница 1, Enter E-mail Address мастера приглашений. (Invitation
Wizard), как на рис. 4.7, где необходимо указать адреса электронной почты поль-
зователей, которые будут приглашены на Web-узел.
3. Введите адрес электронной почты каждого члена команды в отдельной строке в поле
Enter E-mail Address, затем щелкните на кнопке Next.
Откроется вторая страница мастера, Verify Accounts (рис. 4.8). Вам следует прове-
рить имя учетной записи и имя пользователя, соответствующее каждому адресу
электронной почты (см. п. 1). Если мастер не может сопоставить адрес электрон-
ной почты с учетной записью, он автоматически создает новую учетную запись,
используя в качестве имени часть адреса до символа @.
4. Проверьте имя учетной записи и пользователя в полях Account Name и Full Name,
связанных с каждой записью поля E-mail Address. При необходимости внесите
изменения, а затем щелкните на кнопке Next.
Откроется третья страница мастера, Personal Greeting and Role Alignment
(рис. 4.9). Введите персональное приветствие новому пользователю, пригласите
его посетить Web-узел и определите его полномочия при работе на узле.
File Edit View Fjvorlt.. Tools b«l|>
Microsoft SharePoint - Site Administration for "http://mindovermedia.sharepoint.bcentral.com"

Send an Invitation Wizard
Step 1 of 3 - Enter e-mail addresses
This three-step wizard lets you send invitations to team members. Each team member that you invite receives
an e-mail about the site and is automatically granted access to the site.
Type the e-mail addresses (in the format «отеопефт lcrofoft.com) of the people you want to invite to the
site in the following box. Type each e-mail address on a separate line.
Puc. 4.7 Введите адреса электронной почты пользователей, которые будут приглашены
на Web-узел
Книга Ч. СовмеаКмое и&ииьзование [шЗочих
Die Edit Vl«w Fivoiites lools Help
о**- о • S3
$| http://mlndovef meda . shar epojnt.bcenfa-^.con\/_vtl,bln/_vtl_adri>/fpadmdl. dH
Microsoft SharePoint - Site Administration for "http://mindovermedi3.5harepoint.bcentral.con"

Step 2 of 3 - Verify accounts
Members of the site must have local accounts on the server. Each e-mail address that you entered in Step 1
has been checked against the list of accounts on the server. The list below includes the accounts that already
exist, plus any accounts that do not yet exist and will be created automatically. Accounts to be created are
marked "New".
In the following list, verify the account information for each e-mail address.
New imbryarrt@sonic.net
Nem icaiken@mindovermedia.com . |3CWEBC1 S4\Cnris AikenSChris AikenJ
Puc. 4.8. Проверьте имя учетной записи и имя пользователя, соответствующие

каждому адресу электронной почты
File Edit View Favorites loot» Help
0*** - Ф - 0 @ $ip.*"*
Â-ess !|Й http:flmindovefmedla.sharepolnt.bcentral.con^_vti_b^,vtLadfruTpadfnd».dll

Microsoft SharePoint - Site Administration for "http;//mindovermedia.sharepoint.bcentral,com"
Step 3 of 3 - Personal greeting and role assignment
; An e-mail message will be sent to all invitees, You can add a personal greeting to this default message. For
' example, you could add a description of the site. To add a personal greeting, type your message in the
. following box.
Hello team!
Pleaae check out the neu Excel For Dummies Team Veb alee ag soon as
possible at http://rnindoverraedia.9harepolnt.bcentrel.coro, I look forward
со your active participation In this site.
ST.»)
When members are invited to a site, they are also assigned a role. In the Role box, select the role to
assign to ad invited members. You can change the role assignments for individual users later, by using the
User Management administration page.
Role: •
: Advanced
.;..._..." author v)
_ Л—iSSil
Puc. 4.9. Задайте приветствие новому пользователю

Улова У. Со&ие&Кнля fta&Hfia с данными с нллиицыо Web-i/змг... У/9
5. Наберите сообщение с приветствием в поле Personal Greeting and Role Alignment,

затем выберите уровень его полномочий на узле (Administrator, Advanced Author,
Author, Contributor или Browser) в раскрывающемся меню Role. После этого щелк-
ните на кнопке Finish.
После щелчка на кнопке Finish появится страница Confirmation с приглашением
подтвердить список пользователей, которым будут отправлены письма с пригла-
шением посетить Web-узел.
При рассылке писем с приглашениями к персональным приветствиям будет

добавлен стандартный текст. В каждое сообщение включается имя пользова-
теля, а также краткое описание назначенного ему. разрешения. В сообщении
не будет указан пароль пользователя; поэтому, чтобы пользователь смог рабо-
тать с узлом, ему необходимо будет отправить письмо с паролем. При исполь-
зовании Invitation Wizard для рассылки приглашений включайте пароль в
раздел персональных приветствий. Однако, используя Invitation Wizard для
приглашения целой команды новых пользователей, целесообразно отправить
каждому члену группы персональное сообщение с указанием пароля.
Лсукмочение к, Web-i/зм/
После получения приглашения посетить SharePoint-узел команды (в котором указаны
имя пользователя, разрешение и пароль) можно приступать к работе с ним. Для подклю-
чения к узлу выполните следующие действия.
1. Запустите Web-браузер и введите URL-адрес узла в поле Адрес (Address). Затем
щелкните на кнопке Перейти (Go).
Если вы получили сообщение с приглашением, просто щелкните на выделенной
стилем ссылке домашней страницы Web-узла команды в теле сообщения.
При попытке подключения к домашней странице Web-узла команды, в обозрева-
тель сначала будет загружена страница Log In to Your Site (рис. 4.10).
2. Введите данное вам имя пользователя в поле Login Name и нажмите клавишу <ТаЬ>.
3. В поле Password введите пароль (в точности соблюдая использование регистра).
4. Нажмите <Enter> или щелкните на кнопке Log In, расположенной в нижней части
страницы Log In to Your Site.
Если имя пользователя и пароль введены верно, в Web-браузере откроется домаш-
няя страница узла команды.
Если вы будете постоянно посещать Web-узел команды, при первом обраще-

нии добавьте в папку Избранное (Favorites) ссылку на его домашнюю стра-
ницу. При использовании в качестве Web-браузера Internet Explorer, находясь
на домашней странице SharePoint узла, выберите в меню браузера команду
Избранное^Добавить в Избранное (Favorites=>Add to Favorites). После
этого в диалоговом окне Добавить в избранное (Add Favorite) укажите папку,
в которой будет храниться ссылка, и щелкните на кнопке ОК.
Y50 Книга Ч. Совме&нное использование fuaJobux
£11* Edit .l«w Favorite» Joel» Цв||>
S a °°! >«* "I

SharePoint
Log in to your site

Please provide your login name And password to eceess your 3nar*f>oint site.
Login name arid Password

Your login name arid, password were sent
M you by th? site administrator.
If jrou have forgotten your password,

please contact bpentral Customer
Рис. 4.10. Подключение к узлу SharePoint
Со&иеанное использование
на узле Skanefioint
Если на узле команды вам присвоено разрешение Administrator, Advanced Author или
Author, вы можете добавлять на него документы (например, таблицы Excel), а также от-
крывать и печатать другие документы, добавленные прочими пользователями. Имея ста-
тус Contributor или Browser, вы можете читать документы, размещенные на Web-узле, но
вносить изменения, печатать документы и загружать их на узел вам не удастся.
Otfiicfibitfate &Аею$1/гонной /на&ищм на if зле

Чтобы открыть электронную таблицу, сохраненную на Web-узле команды, просто пе-
рейдите в нужную библиотеку документов и щелкните на соответствующей документу
гиперссылке. Откроется диалоговое окно File Download (Загрузка файла), как на
рис. 4.11. Чтобы загрузить электронную таблицу и открыть ее в Web-браузере, щелкните
на кнопке Open (Открыть). Вы загрузите документ в папку на локальном компьютере
или сетевом диске, если щелкнете на кнопке Save (Сохранить).
На рис. 4.12 представлена книга Employee List with Pivot Chart с узла команды Excel for
Dummies, открытая в Internet Explorer 6. Обратите внимание, что при открытии элек-
тронной таблицы в Explorer окно браузера несколько изменяется: оно содержит некото-
рые элементы меню и строку формул, характерные для окна Excel. Но это именно Inter-
net Explorer, а не Excel, о чем свидетельствует характерная пиктограмма, расположенная
Ллава Ч'. СовмеаЛнал fiaJoi&a с данными с помощью Web-i/зла... У5/
в верхнем левом углу окна программы, а также строка Адрес на месте панелей инстру-
ментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting).
При загрузке электронной таблицы в окне Internet Explorer вы имеете доступ не ко
всем командам меню программы Excel (о чем свидетельствует их затененность в меню).
Если для редактирования таблицы необходимо получить доступ ко всем командам Excel,
выберите команду Файл ^Сохранить как (File^Save As) и сохраните копию файла книги
на локальный диск, а затем откройте ее в Excel.
.,t\ VouaredownkadtvjtheH.:
'
WoukJyou fcete ecidVIMteot «ve к loyouc «трив?
Рис. 4.11. Загрузка электронной таблицы

с узла SharePoint
File Edit View Insert Formal Toob Data Web Go To Favorites Help
со1аге
S«x | p«(>l Salary Location

iAdamson F iAccounting jS да Boston
Popje jEngineerin |75jpp0 Chicago
Bird [Human Resources $21.100 Boston
.Bjorkman i Engineering t2SfflO Chicago
iBryant iAdrninistratipn Rosa
соьь..""... |Human Resources $27.,5pO Boston
Dickinson iEngineerin $23.900 Detroit
:Eciwards iAccpuntmg $21,500 San Francisco
;Edwards Engineering S&3XI Mania' "
pletcher fHuman Resources txjui Boston
Orogan information Service; $47,503 Seattle'"'"...."
Johnson ,:Human Resources Boston
jormson
i Kaplan
Gmiifieering
Engineering
$62,000 рйЁИИ
$34 Ш) Boston
29-Dec-O
22-Jun-9i
King"' iAccounting $38.000 Detroit" £'2 10-Mar-97
i Administration $86,200 Chicago
;Human Resources $34.900 Chicago
iEngineering $40,700 Seattie
jEngirieering $29fibO Chicago
iAdministration Detroit
Puc. 4.12. Загруженная таблица открыта в окне Internet Explorer
Печатать электронную таблицу, открытую с Web-узла команды, вы сможете в зависи-

мости от разрешений пользователя (пользователи со статусом Contributor и Browser печа-
тать документы не могут). Однако независимо от разрешения пользователя, вы не будете
иметь возможность сохранить изменения непосредственно в открытой электронной таб-
лице. При попытке вернуться на SharePoint-узел после внесения изменений в открытую
рабочую книгу (например, щелкнув на кнопке Назад (Back) на панели инструментов
Стандартная или выбрав имя узла команды в меню Веб-узел (Web)) на экране появится
Y5-2 /бшш V. Со&иеаКное использование fiafobux ifia&iuu.
окно с предложением сохранить внесенные изменения. Для отмены правок щелкните на

кнопке No (Нет). Чтобы сохранить изменения в копии исходного файла рабочей книги,
щелкните на кнопке Yes (Да) и в диалоговом окне Save As (Сохранение документа)
укажите папку и имя файла.
Если вы сохранили электронную таблицу на локальный или сетевой диск,

щелкнув на кнопке Save в диалоговом окне File Download, то чтобы открыть
ее в программе Excel, дважды щелкните на пиктограмме файла в окне Мои
документы (My Documents) или Мой компьютер (My Computer).
на i/зел. Skareftoiitt
Если на Web-узле команды вы имеете статус Administrator, Advanced Author или
Author, то можете добавить файл рабочей книги Excel в существующую библиотеку доку-
ментов на узле (подробнее о создании библиотеки документов см. раздел "Добавление
библиотек документов" ранее в этой главе). Для добавления файла в существующую биб-
лиотеку документов выполните следующие действия.
1. Подключитесь к домашней странице Web-узла команды.

Затем выберите библиотеку документов, в которую будет помещен файл рабочей
книги.
2. Из списка на панели быстрого запуска или в теле домашней страницы щелкните
на имени библиотеки документов, в которую будет импортирован файл.
Откроется страница выбранной библиотеки документов.
3. Щелкните на кнопке Upload Document в строке ссылок страницы библиотеки
документов.
Откроется страница Upload Documents для выбранной библиотеки документов.
4. Щелкните на кнопке Browse (Обзор).
Откроется диалоговое окно Choose File (Выбор файла).
5. Откройте папку и выберите файл рабочей книги, которую хотите загрузить, затем
щелкните на кнопке Open.
Диалоговое окно Choose File закроется, и вы вернетесь на страницу Upload
Document, в которой будет содержаться загружаемый файл.
6. Щелкните на кнопке Save and Close на панели ссылок в верхней части страницы
Upload Document.
В Web-браузер снова будет загружена страница библиотеки документов, на кото-
рую загружается выбранный вами файл.
йм&ищ на
После загрузки на Web-узел команды файл рабочей книги доступен для редактирова-
ния на узле. Откройте библиотеку документов, содержащую необходимый файл, и щелк-
ните на соответствующей ему пиктограмме Edit (см. рис. 4.5). Для данного документа от-
кроется страница, на панели ссылок которой содержатся следующие кнопки, используе-
мые в процессе редактирования.
Змива Ч. Со&иеаанал ftaSoida с данными, с помощью Web-i/змг... 453
Delete (Удалить). Удаляет электронную таблицу с Web-узла команды.

Send for Review (Отправить на рецензию). Присоединяет копию документа к ново-
му сообщению электронной почты, которое вы можете отправить получателю
Discuss (Обсудить). Открывает обсуждение документа; в ходе него вы можете доба-
вить в рабочую книгу примечания, которые читают другие участники (и при жела-
нии отвечают).
Edit in Microsoft Excel (Редактировать в Microsoft Excel). Загружает файл и откры-
вает его в программе Excel в режиме только для чтения.
Помните, что по щелчку на кнопке Edit in Microsoft Excel электронная

таблица открывается в режиме только для чтения. Это означает, что для
сохранения внесенных в нее изменений необходимо использовать команду
ФайлоСохранить как (File^Save As) и задать имя файла копии рабочей
книги (см. главу 1 книги 2).
Создание новых, списков из /ин?очшс /Яа&шц

Web-узлы STS поддерживают многие типы встроенных списков: контакты, события,
задачи, ссылки и пр. Для построения этих списков на Web-узле команды откройте соот-
ветствующую страницу, щелкните на кнопке New Item на панели ссылок и введите
информацию о новом элементе.
Единственный недостаток данного метода состоит в том, что он позволяет вводить
только по одному элементу. Если список достаточно велик (например, список контактов
вашей команды или список необходимых ссылок), процесс поочередного добавления
элементов с помощью кнопки New Item может занять немало времени. В таких случаях
удобнее создать список данных в Excel (см. главу 1 книги 6) и затем импортировать его на
Web-узел команды.
При добавлении электронной таблицы как нового списка на SharePoint-узел можно
выполнить импорт с Web-узла или из Excel, сначала создав список, а затем опубликовав
его на узле SharePoint.
UMttofufL списка из ida&iuupt 6 новый список. SkanePoint

Для импорта данных списка электронной таблицы на SharePoint-узел выполните
1. Подключитесь к домашней странице Web-узла команды.

2. Щелкните на кнопке Create на панели ссылок в верхней части домашней страницы.
Откроется страница Create Page.
3. Пролистайте страницу Create Page и щелкните на ссылке Import Spreadsheet,
расположенной в ее нижней части.
Откроется страница New List, как на рис. 4.13.
4. В поле Name введите имя нового списка, которое будет использоваться на Web-узле
команды, и нажмите клавишу <ТаЬ>.
У5У Книга У. Со&меаКнле использование [ю£очшс Йм&ищ
Bit £dit View Favorite» Joob fttlf
Use this page to define the general settings of this lift. You can set the name, description, end whether j
e link to this list appears on the Quick Launch bar on the home page.
Name and Description Name:
Type a new name as you want it to appear in iEdits To Do
headings and links throughout the site. Type
descriptive text that will help site visitors use Description/
Editing Assignments until June
12003
• *H
; Import from Spreadsheet File Location:

Locate the spreadsheet you want to use as JV\DI_ „Document s
tile basis for a list.
Navigation
§:'••;': Display this list on the Quick Launch bar?
Specify whether a link to this list appears in
. the Quick Launch section. ®Yes О No
[ import к] ["""cancel
• Internet
Ptic. 4.13. Задайте таблицу, данные которой будут импортированы на SharePoint-

узел в виде списка
5. Введите краткое описание назначения списка в поле Description и нажмите

клавишу <ТаЬ>.
Теперь задайте файл рабочей книги, содержащий необходимый список.
6. Щелкните на кнопке Browse справа от поля File Location.
Откроется диалоговое окно Choose File (Выбор файла).
7. С помощью раскрывающегося списка Look In откройте папку и выберите файл рабо-
чей книги, содержащий список, затем щелкните на кнопке Open.
Диалоговое окно Choose File закроется, и вы вернетесь на страницу New List, где
в текстовом поле File Location указаны пути и имя файла.
По умолчанию в разделе Navigation на странице New List установлен переключа-
тель Yes (Да). Таким образом, ссылка на новый список будет помещена на панель
быстрого запуска на домашней странице SharePoint-узла. Если такая ссылка не
нужна, перейдите к п. 8. Обратите внимание, что после его выполнения необходи-
мо поместить в тело домашней страницы ссылку на новый список (см. раздел
"Настройка макета домашней страницы" ранее в этой главе).
8. (Необязательно) Щелкните на переключателе No в разделе Navigation, чтобы новый
список не появлялся на панели быстрого запуска домашней страницы.
9. Щелкните на кнопке Import в нижней части страницы New Page.
Улова Ч. СовмеаКноА fuuSoifta с данными с помощью Web-t/зла... У55
Указанный на странице New List файл рабочей книги откроется в программе

Excel, и на экране появится диалоговое окно Импорт в список SharePoint (Import
to SharePoint List) — рис. 4.14.
По умолчанию в раскрывающемся списке Тип диапазона (Range Type) выбран
Диапазон ячеек (Range of cells). Это означает, что вы должны прямо указать диапа-
зон ячеек списка на рабочем листе. Чтобы использовать именованный диапазон, вы-
берите соответствующий элемент в раскрывающемся списке Тип диапазона. Если
будет использоваться список, ранее созданный из диапазона (см. раздел
"Публикация списка данных в новом списке SharePoint" далее в этой главе), выбе-
рите элемент Список (List range).
10. Выберите тип диапазона (Диапазон ячеек, Список или Именованный диапазон
(Named Range)) в раскрывающемся списке Тип диапазона и нажмите клавишу <ТаЬ>.
В поле со списком Диапазон задайте диапазон данных, который будет импортиро-
ван на SharePoint-узел. Если в п. 10 был выбран элемент Диапазон ячеек, выдели-
те диапазон на самом листе, просто перетащив по нему указатель мыши. Если в
п. 10 вы указали Именованный диапазон, выберите его имя в поле со списком
Диапазон. Аналогично, если в п. 10 указан элемент Список, выберите его имя в
поле со списком Диапазон.
11. Задайте диапазон ячеек, содержащий импортируемый список в поле со списком
Диапазон (Select Range).
Теперь можно выполнить импорт данных.
Ertil 3fiew Insert Fiimnl lools fcata Window U<Hp Wet t-яя a question to help
> 41 I 111 100% . Ш '• urial W-jtEll К i Ж JS I Ш • <S> т. A..*
Christine 3/4/2003
MiSttei- 5Л/2004
«2 Chris 4Л/200Э
Chapters Greo 6/1ЙОЭЭ
Puc. 4.14. Определите диапазон ячеек, которые будут импортированы в список

SharePoint
У56 t&uaa У. Со&иесЛное использование ftaJo<tux 1Ка£лиц
12. Щелкните на кнопке Импорт (Import).

Окно Excel закроется, и вы вернетесь на новую страницу, которая содержит спи-
сок, импортированный из данных электронной таблицы.
caituA списка данных 6 новом, списке Shar&Point

Вместо того, чтобы импортировать список с Web-узла команды, можно опубликовать
данные на узле из Excel. Однако перед выполнением этой операции необходимо опреде-
лить диапазон рабочего листа и преобразовать его в список. Для этого выполните
1. Откройте рабочий лист, содержащий список данных, которые необходимо опублико-
вать на SharePoint-узле в виде списка.
2. Выделите диапазон данных списка, включая строку с названиями столбцов.
3. Нажмите <Ctrl+L> или выберите команду Данные^Список^Создать список
(Data=>List=»Create List).
Откроется диалоговое окно Создание списка (Create List) с адресом выделенного
диапазона ячеек в поле Укажите расположение данных списка (Where is data for
your list). Если заголовки столбцов списка включены в диапазон, перейдите к п. 4;
в противном случае снимите флажок Список с заголовками (My list has headings).
4. В диалоговом окне Создание списка щелкните на кнопке ОК.
Excel закроет диалоговое окно Создание списка и выделит список на рабочем
листе желтой рамкой, а также добавит к названиям столбцов кнопки автофильтра
(см. главу 2 книги 6).
Определив список, опубликуйте его на SharePoint-узле. Для этого выполните следую-

ч
1. В строке меню Excel выберите команду Данные^Список^Опубликовать список

(Data^Listo Publish List).
Excel откроет диалоговое окно Публикация списка на узле SharePoint - шаг 1 из 2
(Publish list to SharePoint - step 1 of 2) — рис. 4.15.
2. В поле Адрес (Address) введите URL SharePoint-узла команды.
3. Установите флажок Связать с новым списком узла SharePoint (Link to new
SharePoint list).
4. Щелкните в поле Имя (Name) и введите имя списка, затем нажмите клавишу <ТаЬ>.
Where do you want to put** your..«я?

Address: 'bttp://mlndovermedla.sriarepolnt.bcentrai.c(xn \.ч^\
& linktotbenewSharePoiotlst
Type a name and descrpticn f or the fet as you want it to appear in i
SfXrftHm; j Edidng Assignments untl June, 2003
Puc. 4.15. Публикация списка на узле SharePoint

7мя£а У. СовмеаОноА fta&ifia с данными с помощью Web-ipM*... 45?
5. Введите краткое описание нового списка в поле Описание (Description).

Excel откроет диалоговое окно Публикация списка на узле SharePoint - шаг 2
из 2 (Publish list to SharePoint - step 2 of 2). Проверьте правильность типов данных
в каждом столбце списка. Если все верно, можно перейти к п. 7.
7. Щелкните на кнопке Готово (Finish).
Excel опубликует выбранный диапазон электронной таблицы в виде списка на но-
вой странице SharePoint-узла. Используйте находящиеся на ней кнопки Modify
Settings и Columns, а также ссылку Change General Settings для настройки от-
дельных параметров списка и добавления его на панель быстрого запуска домаш-
ней страницы узла.
Посте успешной публикации списка из рабочего листа Excel на Web-узле

команды, вы сможете изменять содержимое списка в Excel, а затем обновлять
данные на SharePoint-узле, используя команду ДанныеОСписок^Синхро-
низировать список (Data^ListoSynchronize list with SharePoint). Для про-
смотра списка в том виде, в котором он появится на узле команды, исполь-
зуйте Данные^Список^Просмотреть список на сервере (Data=>ListoView
list in SharePoint).
Если диапазон ячеек рабочего листа преобразован в список, вы не сможете
добавить или удалить входящие в него отдельные строки и столбцы, а также
выделить отдельные ячейки (при выделении одной ячейки будет автоматиче-
ски выделяться весь список). Перед добавлением в диапазон списка новых
ячеек необходимо преобразовать этот список в обычный диапазон, выбрав
команду Данные^Список^Преобразовать в диапазон (Data^List^Convert
to range). После внесения изменений в структуру и содержимое диапазона не-
обходимо вновь создать список, используя команду Данные^Список^Соз-
дать список (<Ctrl+L>).
Для добавления в существующий список новых строк данных используйте команду

Данные^Список^Изменить размер списка (Data1*List1*Resize list). Excel выделит гра-
ницу существующего списка и отобразит диалоговое окно Изменение размера списка
(Resize list). Перетащите границу списка так, чтобы включить в него все необходимые
ячейки, а затем щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Изменение размера списка.
Экспо fun, списка 0 ftaJoti/ю /fta&uuy/ Excel

Любой список, созданный и поддерживаемый на Web-узле рабочей группы, можно
преобразовать в рабочий лист Excel. При экспорте списка SharePoint в Excel он загружа-
ется в виде файла Web-запроса с расширением . iqy (см. главу 1 книги 8). Поскольку
список сохраняется в формате Web-запроса, при каждом открытии файла в Excel про-
грамма автоматически пересоздает его, загружая в рабочий лист данные с Web-узла рабо-
чей группы, что гарантирует получение наиболее свежей информации.
У58 Книга V. Совместное ислользобание fta^04MX
Для экспорта списка с Web-узла рабочей группы как Web-запроса Excel выполните
1. Откройте страницу Web-узла рабочей группы, содержащую список, который следует

загрузить в Excel.
2. Щелкните на кнопке Export в строке ссылок.
Откроется диалоговое окно File Download (Загрузка файла).
3. В этом диалоговом окне щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Откроется диалоговое окно Save (Сохранение документа).
4. В раскрывающемся списке Save In (Папка) выберите место сохранения списка.
При использовании команды Export в качестве временного имени сохраняемого
файла будет предложен серийный номер, а также добавлено расширение . iqy,
соответствующее файлу Web-запроса.
5. (Необязательно) Отредактируйте название в поле Имя файла (File Name); расшире-
ние . iqy не удаляйте.
Диалоговое окно Save закроется. Файл будет загружен на компьютер, и вы сможе-
те открыть его в Excel.
7. В диалоговом окне Download Complete (Загрузка завершена) щелкните на кнопке
Open (Открыть).
Диалоговое окно Download Complete закроется, а в окне Excel вы увидите открытый
Web-запрос. В новый лист будут загружены последние данные с узла SharePoint.
Не стоит беспокоиться о сохранении рабочего листа, в который были загру-

жены данные с узла SharePoint, поскольку при каждом открытии файла
Web-запроса в Excel программа будет автоматически открывать новую рабо-
чую книгу и помещать в нее последнюю версию списка. Для его обновления
после загрузки щелкните на кнопке Обновить данные (Refresh Data) на па-
нели инструментов Внешние данные (External Data), которая автоматически
появляется при открытии файла Web-запроса. Если же этого не произошло,
вызовите панель инструментов на экран, выбрав команду Вид^Панели
инструментовОВнешние данные (View*Toolbars1*External Data).
ОУЦИ
гашэшэие
и
ft э*ной книге...
Глава 1. Создание диаграмм
Глава 2. Добавление графических элементов
/. Создание диаграмм
в 3tKou главе...
•S Как построить диаграмму, используя данные рабочего листа
•S Применение мастера диаграмм для создания внедренной диаграммы либо диаграммы на
отдельном листе
S Форматирование элементов в диаграмме
•/ Редактирование существующей диаграммы
S Выбор типа диаграммы
S Добавление пользовательского типа диаграммы
S Печать диаграммы и печать диаграммы с таблицей данных
диаграммах данные рабочего листа представлены визуально, в гистограмме строки и

столбцы приобретают форму прямоугольников, а в круговой диаграмме они ото-
бражаются в секторах. Долгое время диаграммы и графики "шли рука об руку" с электрон-
ными таблицами, поскольку с помощью диаграмм можно было проследить тенденции и
выделить принципы, которые трудно визуализировать, используя одни числа. Например,
как определить, какой регион более выгодный по продажам, юго-восточный или северо-
западный? Подобная информация может содержаться в ежемесячных коммерческих отче-
тах, однако на гистограмме, основанной на данных, это представлено более ясно.
В настоящей главе вы ознакомитесь с терминологией, используемой в Excel при работе с
такими частями диаграмм, как "подписи данных", "ряды данных диаграмм", "ось". Освоив
этот материал, вы сможете использовать мастер диаграмм, для работы с которым не требу-
ются особые специальные знания — весь процесс создания диаграммы разделен на этапы.
Искусство подготовки диаграмм состоит в правильном выборе типа диаграммы на ос-
новании поставленных целей. В этой главе будут рассмотрены все виды диаграмм, дос-
тупные в Excel 2003 — от гистограмм до новых лепестковых и поверхностных диаграмм.
В данной главе приводится также информация о том, как распечатать отдельный лист
диаграммы или диаграмму, являющуюся частью рабочего листа.
Основы созуанил quoufuuui

Как правило, диаграмма Excel состоит из нескольких частей. На рис. 1.1 показана гис-
тограмма, расположенная в отдельной области на рабочем листе. Все элементы типовой
диаграммы приведены в табл. 1.1.
462 Книга 5. Виаг/мммы, и графические ллемешпм
Таблица 1.1. Части типовой диаграммы

Часть Описание
Диаграмма Все элементы, расположенные в области диаграммы, включая все
части диаграммы
Панель инструментов Панель инструментов Диаграммы появляется при создании диа-
Диаграммы (Chart) граммы, с ее помощью можно изменять части текущей диаграммы
Подписи данных Элемент диаграммы (например, прямоугольник в гистограмме или
сектор в круговой диаграмме), с помощью которого представлено
одно значение в электронной таблице. Подписи данных одной фор-
мы составляют ряд данных в диаграмме
Ряд данных диаграммы Группа связанных значений (предположим, все значения выстраи-
ваются в одну строку диаграммы — пример этого все значения
строки Деталь юо). В диаграмме может содержаться как один ряд
данных (отображенный в отдельном прямоугольнике или строке),
так и несколько
Формула ряда Формула, описывающая текущий ряд данных. В формуле распола-
гается ссылка на ячейку с названием ряда (например, январь-92),
ссылки на ячейки рабочего листа с категориями и значениями,
используемыми в диаграмме, а также графический порядок ряда.
В формуле ряда могут быть применены и фактические данные для
составления графика диаграммы. Ее можно редактировать и таким
образом управлять графическим порядком
Оси Линия, которая является основой при составлении графика в диа-
грамме. В двухмерных диаграммах используют две оси — X
(горизонтальная) и Y (вертикальная). В большинстве двухмерных
диаграмм (кроме гистограмм) вдоль оси X располагаются катего-
рии, а вдоль оси Y — значения. В гистограммах все иначе: значения
отображаются вдоль оси Y. В круговых диаграммах оси вообще от-
сутствуют. В объемных диаграммах используют ось X, ось Y и ось Z.
Оси X и Y необходимы для определения горизонтальной поверхно-
сти диаграммы. Ось Z является вертикальной осью для представле-
ния глубины третьего измерения в диаграмме
Метка деления Небольшая черточка, пересекающая ось. Эта метка деления необ-
ходима для определения шкалы категорий или ряда данных
диаграмм. Возле метки может находиться надпись
Область построения диаграммы Область, в которой строится диаграмма, содержит оси и все
подписи данных
Линии сетки Линии, проведенные от меток деления поперек графической облас-
ти, необходимы для облегчения визуального восприятия данных
Текст диаграммы Метка или заголовок, вводимые в диаграмму. Прилагаемый текст
представляет собой заголовок или метку, связанную с осью, подпи-
сью данных или другим объектом диаграммы. При перемещении
объекта перемещается и прилагаемый текст. Переместить только
прилагаемый текст нельзя. Неприлагаемый текст — это текст, кото-
рый введен с помощью кнопки Надпись (Text Box), расположенной
на панели инструментов Рисование (Drawing).
Легенда Активная зона, щелкнув на которой можно установить образцы,
цвета и символы, связанные с подписями данных диаграмм. В ле-
генде указано название ряда данных, соответствующего каждой
подписи (например, название красных столбцов в гистограмме)
Хюва 1. Создание qucufi 463
Ось значений
Область диаграммы
3 Деталь 100
ЙДеталь 101
к V >" и i/J/Inert/ почасовая оплат!

Готово : Цикл
Название значений Название категории Ось категории
Линии сетки
Рис. 1.1. Типовая гистограмма со стандартными элементами
уиаг/гаммм и диаграммы, содержащиеся

на лианах
Внедренная диаграмма — это диаграмма, которая отображается непосредственно в ра-
бочем листе так, чтобы при сохранении или печати листа вместе с ним сохранялась и пе-
чаталась соответствующая диаграмма. Обратите внимание: диаграммы внедрять не обя-
зательно — можно создать диаграмму в отдельном (ее собственном) листе рабочей книги.
Внедрение используется в случае, если необходимо распечатать диаграмму вместе с соот-
ветствующими ей данными, поддерживаемыми в рабочем листе. Размещение диаграммы
на отдельном листе применяют, когда требуется распечатать диаграмму отдельно от листа.
Книга 5. jbucuftoMMto и i/шфичесхие алемешКы
Любую внедренную диафамму можно напечатать отдельно от данных (как

при использовании собственного листа диаграммы), выделив ее перед откры-
тием диалогового окна Печать (Print). Также вы вправе поместить внедрен-
ную диаграмму в ее собственное окно, щелкнув правой кнопкой мыши на
границе внедренной диаграммы и выбрав в контекстном меню команду Окно
диаграммы (Chart Window). Копия внедренной диаграммы поместится в от-
дельное окно (рис. 1.2). Теперь можно распечатать диаграмму: щелкните пра-
вой кнопкой мыши на строке заголовка окна, а затем выберите в контекстном
меню команду Печать (Print).
I. KM!
•.•; :..'•;••(•• -jti

-. : '•:•'.''-' ' U(
. .. r,;,., <S
Рис. 1.2. Перемещение внедренной диаграммы в

отдельное окно с целью распечатать ее без данных
Завершив печать диаграммы, щелкните на кнопке закрытия окна, чтобы закрыть

окно диаграммы и возвратиться в обычный рабочий лист (где содержится внедренная
диаграмма). Помните, что отдельное окно диаграммы сохранить нельзя.
Если необходимо, чтобы диаграмма представляла собой отдельный элемент рабочей
книги, следует создать ее в специальном листе. Чтобы поместить диаграмму на отдель-
ный лист после ее внедрения, выделите ее щелчком мыши и выберите команду
Диаграмма^Размещение (Chart^Location) в строке меню Excel (меню Диаграмма
(Chart) доступно в строке меню обычного рабочего листа только при выделенной вне-
дренной диаграмме). Откроется диалоговое окно Размещение диаграммы (Chart
Location). Установите переключатель Отдельном (As New Sheet) и щелкните на кнопке
ОК, чтобы переместить внедренную диафамму на отдельный лист.
использование ма&нфа уиаг/юмм.

Мастер диаграмм (Chart Wizard) используют для создания новых диафамм (при этом
необходимо решить, следует внедрить диафамму или поместить ее на отдельный лист). Чтобы
использовать мастер для создания новой диафаммы, выполните следующие действия.
1. Выберите диапазон ячеек с данными, которые вы будете использовать для построения

графика, включая заголовки столбцов и строк.
Значения верхней строки выбранных данных будут применены в диафамме в ка-
честве меток категорий. Другими словами, они будут отображаться вдоль оси X для
Умива 1. Создание диаграмм 465
идентификации помещаемых в диаграмму данных. Метки первого выделенного

столбца слева используются для названий рядов данных. Значения, основанные на
данных этого ряда, помещаются вдоль оси Y.
Если необходимо использовать только промежуточные или общие суммы табли-
цы, выделите ее (подробнее см. главу 4 книги 2), а затем сверните иерархическую
структуру до уровня, на котором содержатся только промежуточные или общие
суммы. Эти суммы можно в дальнейшем выделить как диапазон (область), пере-
мещаясь по ячейкам.
В процессе построения графика перед тем, как выбрать инструмент Мастер
диаграмм (ChartWizard), выделять диапазон'ячеек не обязательно, хотя этот путь
несколько проще. Если диапазон все еще не выбран, введите ссылку на ячейку
вручную либо просто выберите диапазон после открытия мастера диаграмм.
2. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм (Chart Wizard), расположенной на панели
инструментов Стандартная (Standard) (кнопка с цветной гистограммой).
Откроется диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4) — тип диаграммы
(Chart Wizard — Step 1 of 4 — Chart Type), (рис. 1.3), в котором выберите тип созда-
ваемой диаграммы. В двух вкладках этого окна представлено большое количество
диаграмм и графиков различных типов: Стандартные типы (Standard Types) и
Пользовательские типы (Custom Types). Каждому типу во вкладке Стандартные
типы соответствует несколько подтипов.
Чтобы предварительно просмотреть отображение данных в выбранном типе диа-
граммы, щелкните и удерживайте кнопку Просмотр результата (Press and Hold to
View Sample).
Рис. 1.3. Выбор типа диаграммы в диалоговом

окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4) — тип
диаграммы
466 Книга 5. 2)ueufiaMM6t и графические
3. В списке Тип (Chart type) укажите требуемый тип, а затем, в случае необходимости, вы-
берите его подтип в списке Вид (Chart Sub-Type) и щелкните на кнопке Далее (Next).
Откроется окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4) — источник данных диаграммы
(Chart Wizard— Step2 of4— Chart Source Data), приведенное на рис. 1.4,
На вкладке Диапазон данных (Data Range) можно проверить, какие данные ис-
пользуются при построении диафаммы, а также указать, где создавать ряды: в
Строках (Rows) или Столбцах (Columns). Во вкладке Ряд (Series) вы найдете па-
раметры, с помощью которых можно также изменить адрес диапазона, используе-
мого в качестве меток категорий.
4. Проверьте уменьшенную копию диаграммы, появившуюся в верхней части вкладки
Диапазон данных, затем измените, если необходимо, исходные данные во вкладках
Диапазон данных и Ряд и щелкните на кнопке Далее.
Откроется диалоговое окно Мастер диаграмм (шагЗ из 4)— параметры
диаграммы (Chart Wizard— Step4 of4— Chart Location), представленное на
рис. 1.5, в котором следует определить заголовки и категории, а также установить
значения для осей и ряд параметров диафаммы (более подробная информация по
этому вопросу содержится в разделе "Изменение параметров диафаммы").
Для ввода заголовка щелкните на соответствующем текстовом поле (Название
диаграммы (Chart Title), Ось X (категорий) (Category (X) Axis), Ось Y (значений)
(Value (Y) Axis)) и введите заголовок, который должен быть использован (после
небольшой паузы данный заголовок появится в диафамме, отображенный в об-
ласти предварительного просмотра на вкладке Заголовки (Titles)),
Мастер диаграмм {imu 'J из 4): источник данных дна,.
Рис. 1.4. Подтверждение данных в окне

с Назад Мастер диаграмм (шаг 2 из 4) —
источник данных диаграммы
/. Создание диаграмм 467
Рис. 1.5. Добавление заголовков

и изменение других параметров
в окне Мастер диаграмм
(шаг 3 из 4) — параметры
диаграммы
5. Введите необходимый заголовок во вкладке Заголовки, а затем установите требуе-

мые параметры на остальных вкладках и щелкните на кнопке Далее.
Откроется диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4)— размещение
диафаммы (Chart Wizard — Step 4 of 4 — Chart Location), отображенное на рис. 1.6.
В нем следует определить один из типов размещения диафаммы: на имеющемся
листе (по умолчанию) либо на отдельном листе (переключатель Отдельном).
Поместить диэгрзмну ид листе;
•Ш'Ь; : ШиаграияЮ
Ф ^"««^Деися:
Рис. 1.6. Размещение диаграммы
в окне Мастер диаграмм (шаг 4
из 4) —размещение диаграммы
6. (Необязательно) Если необходимо, чтобы новая диаграмма была отображена на от-

дельном листе, установите переключатель Отдельном, а затем введите подробное
название листа в соответствующем поле.
При выборе переключателя может быть не дано название новому листу, в таком
случае по умолчанию присваивается название Диаграмма"! (Chartl) (первый лист
диаграммы, добавленный в рабочую книгу).
7. Для построения диаграммы щелкните на кнопке Готово (Finish).
Если в окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4) — размещение диаграммы был вы-
бран переключатель Отдельном, диаграмма будет представлена на новом листе,
размещенном перед текущим. Если же оставить значение, установленное по умол-
чанию — Имеющемся (As Object In), — диафамма появится в текущем рабочем
листе вместе с панелью инструментов (рис. 1.7). Новая внедренная диафамма
активна, расположенные на ее границах маркеры позволяют перемещать и/или
изменять размеры диафаммы.
При создании диафаммы на отдельном листе можно перенести ее (при необходи-
мости) в выбранную часть рабочей книги. В процессе создания внедренной диа-
/бшга 5.2)ucuftaMMM и tfuufutHecicue ллемешКы
граммы допускается перемещать и изменять размеры диаграммы прямо в рабочем

листе, перетаскивая один из маркеров на рамке области диаграммы. При наведе-
нии указателя мыши маркер (черный квадрат) приобретет форму двунаправленной
стрелки. В заключение щелкните на любой ячейке за пределами диаграммы, чтобы
снять выделение с ее области (сопровождаемое исчезновением маркеров).
8. Переместите диаграмму в рабочем листе или листе диаграммы в рабочей книге, а за-
тем сохраните книгу, воспользовавшись командой Файл<=>Сохранить (File<=>Save).
Чтобы быстро создать диаграмму на отдельном листе, используйте заданный

по умолчанию тип и остальные устанавливаемые по умолчанию опции, про-
сто выделив необходимые данные и нажав клавишу <F11>.
Помните: все создаваемые диаграммы динамически связаны с соответствую-

щим рабочим листом. Это означает, что при изменении одного из значений,
используемых при построении, диаграмма сразу обновляется (в случае исполь-
зования автоматического пересчета). Если вы работаете в режиме пересчета
вручную, для обновления диаграммы и отображения всех измененных значений
рабочего листа нажмите <F9> или щелкните на кнопке Вычислить (Calc Now)
• :--.•-,.. на вкладке Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры (Options)
м « (Сервис^Параметры (Tools'^ Options)).
ilZIZjEII^^
{Продажи за 2005 год
2_|Двталь100 О! 29511
4 (Деталь 101 1 Продажи за 2005 год
з в] 2066;
\
7 I ИТОГО
Н ' ' II?
1000
О1ЖГ
%ИТО!Г
'
16,! f.1 j_
111 f-
12 i
13!
anp.05 ИЮН.05 aer.05
Jlj месяцы
i?|
17j
|£g^SSg__î|g,.lM;.J
19J
м « * ' лэчасовая оплата /, Диаграмма*) /Лист10/Лиа6/Лист1 ХДетали/ f
Ifbroeo^
Л/с. 7.7. Внедренная диаграмма, отображенная в рабочем листе вместе с панелью инстру-
ментов Диаграммы
JUa£a /. Создание qu V69
мейфов quazfuuuibi
Во вкладках диалогового окна Мастер диаграммы (шагЗ из 4) — параметры
диаграммы содержится большое количество параметров, которые можно использовать
при создании новой диаграммы.
Конечно, многие из них имеют отношение к типу формируемой диаграммы. Например,
при создании круговой диаграммы становятся недоступными опции определения названий
по оси категорий (X) и значений (Y). Аналогично, при работе с трехмерными диаграммами
появляются параметры для добавления названий по оси рядов (Y) и значений (Z).
В табл. 1.2 приведены параметры, содержащиеся на разных вкладках диалогового
окна Параметры диаграммы. Они доступны при изменении устанавливаемого по умол-
чанию типа Гистограмма.
Таблица 1.2. Параметры для заданной по умолчанию гистограммы

Вкладка Опция
Заголовки (Titles) Название диаграм- Размещает заголовок в верхней части области диаграммы
мы (Chart Title)
Ось X (категорий) Размещает заголовок под метками оси категории
Ось Y (значений) Размещает заголовок оси Y в левой части области диа-
граммы, параллельно оси Y и перпендикулярно меткам
этой оси
Оси (Axes) Ось X (категорий) "Отвечает" за наличие меток категорий и меток делений
В нижней части относительно области построения.
Оставьте переключатель Автоматическая (Automatic) для
отображения меток столбцов по оси категорий. Выбери-
те переключатель Категории (Category), чтобы отобра-
зить вдоль оси равномерно распределенные деления
тех категорий, которые основаны на значениях меток
столбца, даже если они имеют формат даты. Выберите
переключатель Ось времени (Time-Scale) для отображе-
ния равномерно распределенных меток делений вдоль
оси тех категорий, которые основаны на основных и
промежуточных временных интервалах
Ось Y (значений) "Отвечает" за отображение индикаторов значений с от-
метками меток делений вдоль левой границы графиче-
ской области
Линии сетки Ось X (категорий) Определяет наличие горизонтальных линий сетки, про-
(Gridlines) веденных от делений на оси значений (Y) через всю диа-
грамму. Для отображения сетки каждого деления уста-
новите флажок Основные линии (Major Gridlines). Чтобы
показать как основные, так и промежуточные линии сет-
ки, равномерно расположенные между делениями, уста-
новите флажок Промежуточные линии (Minor Gridlines)
Ось Y (значений) Определяет наличие вертикальных линий сетки, прове-
денных отделений оси категорий (X) через всю графи-
ческую область. Для отображения сетки каждого деле-
ния оси установите флажок Основные линии. Чтобы ото-
бразить как основные, так и промежуточные линии
сетки, равномерно расположенные между делениями,
установите флажок Промежуточные линии
Легенда (Legend) Добавить легенду Определяет наличие в диаграмме легенды, в которой
(Show legend) описан способ представления каждого ряда данных
Книга 5. 2)uazfioMuu>t и графические эммешКы.
Вкладка Опция Применение

Размещение Определяет размещение легенды в области диаграммы.
(Placement) По умолчанию легенда располагается справа от области
построения диаграммы. По отношению к области по-
строения легенду можно расположить Внизу (Bottom),
В правом верхнем углу (Corner), Вверху (Тор) или
Слева (Left), установив необходимый переключатель
Подписи данных Включить в подписи Позволяет добавить подписи, идентифицирующие каж-
(Data labels) (Label contains) дый ряд данных в диаграмме. Установите флажок Имена
рядов (Series Name), чтобы установить соответствие ме-
жду каждым рядом и его названием из заголовка строки;
Имена категорий (Category Name) — для соответствия
между рядом данных и меткой категории из заголовков
столбца; либо Значения (Value) — для определения каж-
дой точки содержащегося в рабочем листе значения.
Выберите способ разделения подписей (состоящих из
нескольких слов) в раскрывающемся списке
Разделитель (Separator) (пробел, запятая, точка с запя-
той, точка или новая строка)
Таблица данных Таблица данных Позволяет отобразить под областью диаграммы табли-
(Data Table) (Show Data Table) цу, содержащую заголовки столбцов и строк, а также все
помещенные в диаграмму данные
Фо/гмшни/гйвание и [г&ушини/ювание диаграмм

Вам может потребоваться подредактировать элементы диаграммы, созданной в мас-
тере. Чаще всего это касается внедренных диаграмм, в которых могут устанавливаться
слишком крупные относительно подписей данных шрифты, используемые в заголовках,
легенде и метках данных.
Формат определенных частей диаграммы можно изменить, либо щелкнув на необхо-
димом элементе и открыв диалоговое окно Формат (Format), либо используя для откры-
тия этого окна панель инструментов Диаграммы. ,
уиаг/гаммы
В панели инструментов Диаграммы (рис. 1.8) вы вправе выбрать различные части
внедренной диаграммы или диаграммы, расположенной на отдельном листе. Затем мо-
жете изменить их формат. i
Легенда Текст по часовой стрелке

Текст против часовой стрелки
", н
.
••
По столбцам
Элементы диаграммы Таблица данных
Рис. 1.8. Панель инструментов Диаграммы

/. Создание диаграмм
1. Щелкните на списке Элементы диаграммы (Chart Objects) в панели инструментов

Диаграммы и выберите название части диаграммы, которую следует отформатировать.
Содержимое списка Элементы диаграммы изменяется в соответствии с типом
форматируемой диаграммы и используемых параметров.
2. Щелкните на кнопке Формат (Format) справа от списка Элементы диаграммы,
чтобы открыть связанное диалоговое окно Формат.
Кнопка Формат также изменяется в зависимости от выбранного объекта. Напри-
мер, если в списке Элементы диаграммы выбрана Легенда (Legend), кнопка ме-
няет название на Формат легенды (Format Legend). По щелчку на ней открывает-
ся диалоговое окно Формат легенды с тремя вкладками (Вид (Patterns), Шрифт
(Font) и Размещение (Alignment)), в каждой из которых содержатся соответст-
вующие параметры форматирования.
3. Используйте параметры диалогового окна Формат для настройки элементов диа-
граммы, а затем щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Формат, связанное с элементом диаграммы, можно открыть

также, щелкнув правой кнопкой мыши на элементе диаграммы и выбрав в
контекстном меню команду Формат. Например, при щелчке правой кнопкой
мыши на одной из линий сетки в диаграмме, в контекстном меню будет пред-
ставлен элемент Формат линий сетки (Format Gridlines), выбрав который вы
откроете диалоговое окно Формат линий сетки с соответствующими пара-
метрами на вкладках Вид (Patterns) и Шкала (Scale).
Если элемент диаграммы выбран щелчком мыши либо из списка Элементы

диаграммы на панели инструментов Диаграммы, диалоговое окно Формат можно будет
также открыть, нажав комбинацию клавиш <Ctrl+1 >. Используя кнопки <-»> или «->,
вы будете перемещаться между элементами активной диаграммы. Название выбранного
элемента диаграммы отображается в раскрывающемся списке Элементы диаграммы.
изменение нап/ю&сенил подписей Keufietofuiu и значений

Подписи категорий располагаются параллельно оси категорий X, а подписи значе-
ний — перпендикулярно оси значений Y. При работе с диаграммой, в которой использу-
ется большое количество рядов данных, подписи могут располагаться слишком близко
друг к другу, а в некоторых случаях даже накладываться одна на другую. В этой ситуации
используйте кнопки Текст по часовой стрелке (Angle Clockwise) и Текст против часовой
стрелки (Angle Counterclockwise), расположенные на панели инструментов Диаграммы,
чтобы подписи располагались по диагонали.
Вы сможете поместить подписи по диагонали, если выберете Ось категорий или Ось
значений (щелкните на них либо выберите их из раскрывающегося списка Элементы
диаграммы на панели инструментов Диаграммы). Затем следует щелкнуть на одной из
кнопок: Текст по часовой стрелке и Текст против часовой стрелки. Кнопку Текст по
часовой стрелке применяют для поворота подписей по диагонали вниз, а кнопку Текст
против часовой стрелки — по диагонали вверх.
Данный принцип проиллюстрирован на рис. 1.9. Сначала в раскрывающемся списке
Элементы диаграммы выберите Ось значений и используйте кнопку Текст против часовой
стрелки для размещения подписей под углом 45°. После этого перейдите к Оси категорий и с
помощью кнопки Текст по часовой стрелке разместите подписи под углом -45°.
Книга 5. 2)иафаммм и графические алемешКы.
почасовая оплата ^ Диаграмма"! /л ^Диаграмма*/Дегми 7 [<
Рис. 1.9. Использование кнопки Текст по часовой стрелке для отображения подписей
категорий по диагонали
Чтобы вернуть меткам осей категорий и значений первоначальное направление (под

углом 90°), щелкните на кнопке Текст по часовой стрелке или Текст против часовой
стрелки вторично (в зависимости от кнопки, используемой изначально).
Hacritftouica tiLetccfUa диаграммы
После завершения процесса настройки всех заголовков и подписей данных потреб-
ность в их форматировании может возникнуть вновь. При форматировании текста диа-
граммы необходимо выделить объект, текст которого следует отформатировать. Выбрав
область диаграммы, отформатируйте все заголовки и подписи (например, применив один
шрифт ко всем текстовым элементам). Для форматирования текста определенного объ-
екта выберите только необходимый объект — щелчком мыши либо из раскрывающегося
списка Элементы диаграммы.
Чтобы изменить начертания шрифта выбранного объекта, щелкните на кнопке
Полужирный (Bold) или Курсив (Italic) на панели инструментов Форматирование
(Formatting). Аналогично, для изменения выравнивания текста выберите соответствую-
щий инструмент выравнивания на панели инструментов Форматирование. Чтобы изме-
нить шрифт, его начертание, размер или какой-либо другой атрибут выбранного объекта
диаграммы, используйте команду Формат (Format) в контекстном меню объекта (или
комбинацию <Ctrl+1>), а затем примените стандартные параметры во вкладке Шрифт
(Font) диалогового окна Формат объекта.
Улова /. Создание quazfuuui 473
Чтобы изменить выравнивание по вертикали, направление или перенос по словам,

перейдите на вкладку Выравнивание (Alignment). Для изменения границ текста и залив-
ки выберите вкладку Вид (Patterns), в которой содержатся стандартные параметры для
изменения границ, цветов фона и узоров.
Mac/fi/гой/са легенды qucufiaMMM

В легенде описываются все символы, используемые для представления данных в
диаграмме, а также названия соответствующих им рядов данных. Легенду удобно приме-
нять при отсутствии подписей категорий. Чтобы настроить добавляемую к диаграмме
легенду, обратитесь к одному из существующих способов.
Можно использовать кнопку Легенда (Legend) на панели инструментов Диаграммы,
чтобы добавить или удалить уже имеющуюся легенду. Если легенда не отображена, либо
отображена и ее необходимо скрыть, щелкните на этом инструменте.
При активизации легенды вокруг диаграммы появляются маркеры, с помощью кото-
рых можно изменить размеры легенды и ее текста. Для перемещения легенды щелкните
на ее внутренней области и перетащите ее в требуемое положение. Будьте внимательны:
перетаскивайте легенду только в пустой области диаграммы, чтобы избежать наложения
на другие элементы.
Аналогично тексту диаграммы, можно изменить рамку вокруг легенды и фон в преде-
лах области легенды. Дважды щелкните на ней, чтобы открыть диалоговое окно Формат
легенды (Format Legend). В заключение измените параметры рамки и фона на вкладке
Вид (Patterns).
• . ,' *
НсиЩюйка осей диаграммы
Ось представляет собой шкалу, используемую при размещении графического представ-
ления данных диаграммы. Оси применяемы в большинстве типов диаграмм. Все двухмер-
ные диаграммы, за исключением круговых и лепестковых, имеют оси X и Y. В трехмерных
диаграммах к ним прибавляется ось Z.
При создании диаграммы оси устанавливаются автоматически на основе используе-
мых данных, в дальнейшем их можно изменить различными способами.
Как правило, изменение осей диаграмм заключается в применении нового числового
формата к их единицам и в изменении используемой шкалы.
Чтобы назначать числовой формат шкале, дважды щелкните на оси, которую необхо-
димо отформатировать (или щелкните на ней и нажмите <Ctrl+1>). Откроется диалоговое
окно Формат оси (Format Axis), в котором перейдите на вкладку Число (Number)
(рис. 1.10) и выберите необходимый числовой формат.
Изменение шкалы может не лучшим образом сказаться на диаграмме. В зависимости
от форматируемой оси, доступны разные параметры ее шкалы. Чтобы изменить шкалу,
используемую в диаграмме, дважды щелкните на оси (или щелкните на ней и нажмите
<Ctrl+1>) и в диалоговом окне Формат оси перейдите на вкладку Шкала (Scale).
На рис. 1.11 представлены параметры, содержащиеся во вкладке Шкала, при выборе
двухмерной гистограммы и оси значений.
Для оси значений можно выбрать следующие параметры (только в двухмерных диа-
граммах).
* Минимальное значение (Minimum). Определяет начальную точку оси (например,
$4,000 вместо установленного по умолчанию $0). При выборе значения выше О
значения, которые ниже 0, не отображаются (под строкой нет подписей данных).
У7У Книга 5. 2)uazftaMMbt и zftatpuneacue
Максимальное значение (Maximum). Определяет крайнюю точку, отображаемую на

вертикальной оси. Значения, которые выше этой точки, не отображаются.
Цена основных делений (Major Unit). Определяет значение основных временных
делений.
Цена промежуточных делений (Minor Unit). Определяет значение промежуточных
временных делений.
Ось (X) категорий пересекается в значении (Category (X) Axis Crosses At). Определяет
точку пересечения осей X и Y. При выборе данной опции подписи данных можно
поместить под строкой.
Цена деления (Display Units). Определяет разбиение оси на экране. Единицы необ-
ходимо выбрать из раскрывающегося списка (сотни, тысячи, миллионы, миллиар-
ды или триллионы). Для отображения подписей основных делений Отображать
на диаграмме (Show Display Unit Label Chart).
Логарифмическая шкала (Logarithmic Scale). Базируется на степенях числа десять.
Для нее, соответственно, вычисляются минимальное и максимальное значения,
цена основного и цена промежуточного деления.
Обратный порядок значений (Values in Reverse Order). Помешает минимальное зна-
чение в верхнюю часть шкалы, максимальное — в нижнюю часть. Подобную диа-
грамму можно использовать с целью подчеркнуть отрицательный эффект больших
значений.
Пересечение с осью (X) категорий в максимальном значении (Category (X) Axis
Crosses at Maximum Value). Используется для размещения оси категорий (X) над
наибольшим значением.
Шкале по оси У (значений)

Авто
S минимальное значение: 10
ЕЗ наксимальное значение: ГЬоо
0 мена дсновных делений:
0 цена промежуточных делений: [40
ЕЗОсьХбсатегорий)
[Текстовый пересекается в значений: Iо
! Дополнительный
[(всефоряаты)
I Цена «лени»; 1*1 Ц) !.-! *'э.'(»га-ь из «»•»"
СИ гогармфмичеосбн икала
О fie»» с источником
| О обратный порядок значений
Формат "Финансовый" используется для выравнивания денежных величин пересечение с осью X (категорий) в наксинальиом злачена
по разделителю целой и дробной части.
Рис. 1.10. Назначение числового формата оси Рис. 1.11. Изменение шкалы оси значений (Y)
гистограммы в гистограмме
Хлава /. Создание qucufuutM 475
При выборе оси категорий (в большинстве случаев это ось X) в стандартной двухмер-
ной диаграмме используются следующие параметры.
• Пересечение с осью значений (Y) в категории номер (Value (Y) Axis Crosses at Category
Number). Текстовое поле для определения номера, в котором ось значений должна
пересечь ось категорий (аналогична опции Ось (X) категорий пересекается в
значении для оси значений).
• Число категорий между подписями делений (Number of Categories between Tick
Labels). Текстовое поле для определения числа подписей, отображаемых вдоль оси
категории.
» Число категорий между делениями (Number of Categories between Tick Marks). Тек-
стовое поле для определения количества подписей делений, отображаемых вдоль
оси категорий.
• Пересечение с осью Y (значений) между категориями (Value (Y) Axis Crosses between
Categories). Установите этот флажок для отображения оси значений после послед-
ней категории либо между категориями.
• Обратный порядок категорий (Categories in Reverse Order). Изменяет порядок ото-
бражения категорий.
• Пересечение с осью Y (значений) в максимальной категории (Value (Y) Axis Crosses at
Maximum Category). Отображает ось значений после последней категории в двух-
мерной диаграмме. Данная опция применяется при работе с графическим мате-
риалом, расположенным в левой части диаграммы (например, рисунком). С ее
помощью можно избежать беспорядка во внешнем виде диаграммы. Также эта оп-
ция используется для связи значений с последней подписью данных.
;|| В трехмерных диаграммах ось X — ось категорий, ось Y — ось ряда и ось Z — ось зна-
'чений. Для оси ряда предусмотрены следующие параметры.
» Число категорий между подписями делений (Number of Series between Tick Labels).
Определяет, следует ли помещать на ось метку для каждого ряда данных (значение
1), каждого второго ряда данных (2) и т.д.
4$и|ВЙМШШВ«*|дк- :
• Число категорий между делениями (Number of Series between Tick Marks). Текстовое
поле, определяющее количество делений вдоль оси ряда (а не число подписей).
« Обратный порядок рядов (Series in Reverse Order). Флажок для отображения рядов
данных в обратном порядке (например, не от января к марту, а от марта к январю).
При изменении шкалы изменяется и вид диаграммы, причем иногда весьма неудачно.
Вы также вправе изменить и другие элементы осей (вид оси, подписи делений, сами де-
ления), выбирая разные вкладки и опции в диалоговом окне Формат оси.
Наай[юйкл линий ceifacu диаграммы

Линии сетки не обязательно использовать в диаграмме, но они облегчают задачу свя-
зывания данных со шкалой, представленной на оси. Линии сетки применяются для свя-
зывания значений оси Y c соответствующими подписями.
Если сетка не отображена, ее можно добавить, выбрав соответствующую опцию во
вкладке Линии сетки (Gridlines) диалогового окна Параметры диаграммы (Chart Options).
t6utia. 5. 3)ucuftcuuibt и i/гафические элемешКм
Чтобы открыть данное окно, щелкните правой кнопкой мыши в любой области диаграм-
мы, а затем выберите в контекстном меню команду Параметры диаграммы (Chart Options)
либо выполните команду Диаграмма^Параметры диаграммы (ChartoChart Options) в
строке меню Excel (меню Диаграмма доступно в строке меню обычного рабочего листа
только тогда, когда активна внедренная диаграмма).
Установите флажок Основные линии (Major Gridlines) для оси X (категорий), таким
образом добавив вертикальные линии сетки между рядами диаграммы. Теперь установи-
те флажок Основные линии для оси Y (значений) — в результате будут добавлены гори-
зонтальные линии сетки, начинающиеся от делений на оси Y. При установке флажка
Промежуточные линии (Minor Gridlines) для одной или обеих осей будут отображаться
дополнительные линии.
Чтобы изменить формат линий сетки в диаграмме, дважды щелкните на одной из
них — откроется диалоговое окно Формат сетки (Format Gridlines). Теперь, используя
параметры вкладки Вид, измените тип используемых для сетки линий.
Вы сможете удалить сетку, если щелкнете на одной из ее линий (тем самым будут вы-
делены все линии). В заключение нажмите клавишу <Delete>.
данных, qucaftaMMbi
Параметры, доступные для форматирования ряда данных диаграмм, зависят от типа
используемой диаграммы. Чтобы открыть диалоговое окно Формат ряда данных
(Format Data Series), в котором можно изменить формат'определенного ряда, щелкните
на одном из маркеров данных — таким образом, будут выделены все маркеры. После
этого нажмите <Ctrl+1> (либо дважды щелкните на одном из маркеров и откройте диа-
логовое окно Формат ряда данных).
Отформатировать определенный элемент данных в ряде можно, выбрав ряд и щелк-
нув на этом элементе. Затем используйте комбинацию клавиш <Ctrl+1 >. Откроется диа-
логовое окно Формат элемента данных (Format Data Point), в котором можно изменить
формат для только что выбранного элемента данных.
В диалоговом окне Формат ряда данных содержится большое количество вкладок
(их число и вид зависят от типа диаграммы). На рис. 1.12 представлено диалоговое окно
Формат ряда данных для ряда данных в гистограмме.
•
| Опнозрачная
••••••••
•*••••••
mmmmsmmm
\mmmmmmmm
[шаапошшр
*т< ттятт
\ [ Способы з^янеки... j
Ю $«ерсий для чисел <0
Рис. 1.12. Параметры формати-

рования ряда данных в диалоговом
окне Формат ряда данных
1. Созусише qucufuuui
На вкладке Вид можно выбрать новый цвет для выбранного ряда данных. Во, вкладке
Ось (Axis) расположен единственный раздел под названием Построить ряд ,(?i°t Series
On). В нем можно ввести значения для выбранного ряда данных, используемого на вспо-
могательной оси Y графика. Для этого следует установить переключатель Вспомогатель-
ная ось (Secondary Axis) (по умолчанию для всех рядов данных в типовой диаграмме ус-
танавливается переключатель Основная ось (Primary Axis)).
Параметры вкладки Y-погрешности (Y Error Bars) позволяют отобразить планки по-
грешностей данных в выбранном ряде, выбрать максимальное отклонение в процентах,
процент или среднеквадратичное отклонение. Чтобы просмотреть погрешность выбран-
ного ряда данных, выберите тип планок погрешностей: Оба (Both) (для отображения
планок погрешности над каждым маркером данных: выше либо ниже значения ошибки),
Плюс (Plus) (для отображения планки погрешности только для маркеров выше значения
ошибки) и Минус (Minus) (для отображения планки погрешности только для маркеров
ниже значения ошибки). Затем в разделе Величина погрешности (Error Amount) перей-
дите к соответствующему переключателю (Фиксированное значение (Fixed value),
Относительное значение (Percentage), Стандартное отклонение (Standard deviations),
Стандартная погрешность (Standard error) либо Пользовательская (Custom)). Затем
введите значение допустимой погрешности в соответствующем текстовом поде^,
Во вкладке Подписи данных (Data Labels) находятся стандартные параметры для ото-
бражения названия ряда, названия категории либо значения, близкого к выбранному ря-
ду данных (подробнее об использовании подписей данных см. раздел "Изменение пара-
метров диаграммы" ранее в этой главе).
Во вкладке Порядок рядов (Series Order) содержатся параметры, с помощью которых
можно изменить порядок отображения в диаграмме выбранных рядов данных. Для этого
в списке Порядок рядов (Series Order) выберите название того ряда, который следует пе-
реместить, а затем щелкните несколько раз на кнопке Вверх (Move Up). Ряд данных
должен быть помещен на необходимое место (используйте область предварительного
'просмотра, в которой отображается текущая диаграмма, чтобы проконтролировать
эффект перемещения ряда). Переместив ряд, можно значительно улучшить визуальное
восприятие элементов данных.
Во вкладке Параметры (Options) диалогового окна Формат рядов данных располо-
жены опции, предназначенные для управления видом выбранного ряда. Для гйстогра!м-
мы они следующие.
* Перекрытие (Overlap). Текстовое поле для ввода значения (оТ -100 до 100), благо-
даря которому определяется мера наложения маркеров друг на друга. При нулевом
значении графические элементы, представляющие данные, только соприкасают-
ся. Для создания зазора между ними используйте отрицательное значение; для на-
ложения — положительное.
« Ширина зазора (Gap Width). Текстовое поле для ввода значения (от 0 до 500), бла-
годаря которому определяется ширина зазора между группами маркеров для каж-
дого ряда в диаграмме. Чем выше вводимое значение, тем более широким будет
промежуток между группами.
* Соединить значения ряда (Series Lines). Установите этот флажок, чтобы отобразить
линии, соединяющие маркеры в выбранном ряде данных (опция доступна только
для линейных диаграмм).
Книга 5.диаграммы и графические алемеш&и
* Разноцветные точки (Vary Colors by Point). Установите этот флажок, чтобы изме-
нить цвет всех маркеров в ряде (опция доступна только для диаграмм, использую-
щих один ряд данных).
Замена /глуа ванных г/гафичеасим. изображением.

Маркеры данных, установленные в Excel для определенного ряда, можно заменить
графическим изображением и, тем самым, украсить диаграмму. Например, на рис. 1.13
показана диаграмма, в которой обычные скучные прямоугольные маркеры заменены на
изображение елей, иллюстрирующих количество деталей.
Чтобы заменить столбцы в определенном ряде (в данной диаграмме он единствен-
ный), сначала скопируйте необходимое изображение в буфер обмена (см. главу 2 кни-
ги 5), а затем выберите ряд данных, щелкнув на одном из его маркеров. Далее используй-
те команду Правкам Вставить (Edif=> Paste) — таким образом вы сможете заменить выде-
ленный столбец требуемым изображением. Высота графического элемента будет
автоматически изменена в соответствии с данными, которые он представляет (рис. 1.13).
Деталь 100
200
100
алр.05 звг.05
почзсоыя оплэт;
Цжл
Рис. 1.13. Замена ряда данных изображением

Умава /. Создание quazftoMM. 479
qucuficuutM
Чтобы отредактировать диаграмму, выделите ее и вызовите Мастер диаграмм (Chart
Wizard). Для редактирования внедренной диаграммы выполните следующие действия.
1. Щелкните на границе внедренной диаграммы, чтобы выделить ее область (обозначен-
ную маркерами изменения размеров по периметру).
2. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.
Открыв мастер диаграмм, вы можете изменить любую часть диаграммы, используя

параметры, которые содержатся в четырех окнах мастера. Например, для изменения типа
диаграммы выберите новый Тип (Chart Type) в диалоговом окне Мастер диаграмм
(шаг 1 из 4) — тип диаграммы; чтобы составить ряды данных по столбцам, а не строкам,
установите переключатель Столбцы (Columns) в разделе Ряды в (Series In) окна Мастер
диаграмм (шаг 2 из 4) — источник данных диаграммы; чтобы изменить один из пара-
метров диаграммы (в том числе добавить новые заголовки), выберите соответствующу4ю
вкладку в окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4) — параметры диаграммы, и наконец, для
помещения изменяемой диаграммы на отдельный лист (если диаграмма в настоящее
время внедрена в рабочий лист), выберите переключатель Отдельном (As New Sheet) в
диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4) — размещение диаграммы.
Примите во внимание, что при изменении местоположения диаграммы
(например, в результате перемещения на отдельный лист) диаграмма удаляет-
ся из рабочего листа. Аналогично, при внедрении диаграммы в уже сущест-
вующий лист (с помощью переключателя Имеющемся (As Object In), вы-
бранного в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 4 из 4) — размещение
диаграммы)) лист диаграммы удаляется из рабочей книги.
л
б qucuftcutMif Йм&ищы данных.
Иногда необходимо, чтобы данные рабочего листа, представленные в графике, ото-
бражались в таблице под диаграммой. Чтобы добавить данные рабочего листа в диаграм-
му, выделите диаграмму или ее лист, а затем щелкните на кнопке Таблица данных
(Data Table) в панели инструментов Диаграммы.
i На рис. 1.14 показано, насколько проста эта операция. Для добавления таблицы дан-
ных, отображенной в основании диаграммы, достаточно одного щелчка мышью. По-
скольку в этой таблице автоматически отображаются заголовки столбцов, можно удалить
подписи осиХ (категорий) (выделив данную ось и нажав клавишу <Deiete>), так как эта
информация в настоящий момент лишь занимает свободное место в области диаграммы.
Если в добавленной в область диаграммы таблице данных больше нет необходимости,
щелкните на кнопке Таблица данных в панели инструментов Диаграммы, чтобы уда-
лить ее из активной диаграммы или ее листа.
изменение способа /игслсиоженил ансаЗцов или c/nfto/c данных.

При изначальном формировании диаграммы в Excel автоматически используются
данные каждой ячейки строки для построения ряда данных. Если необходимо, чтобы в
диаграмме ряд данных формировал каждый выделенный столбец, измените способ по-
строения диаграммы, щелкнув на кнопке По столбцам (By Column) в панели инструмен-
тов Диаграммы. При переключении строк на столбцы автоматически изменяется леген-
да, ряды данных, кроме того, перестраивается диаграмма.
480 Книга 5. диаграммы, и tfuufutbeacue эммешКы
Рис. 1.14. Добавление таблицы данных к гистограмме
Данный принцип проиллюстрирован на рис. 1.15. Мы использовали диаграмму, при-

веденную на рис. 1.14 (без таблицы данных), в которой ряды сформированы по столбцам.
Как следует из рисунка, легенда диаграммы будет значительно увеличена, если каждый
столбец данных представляет отдельный ряд.
В приведенном примере по строкам формируется четыре ряда данных, и такая гисто-
грамма визуально воспринимается гораздо лучше при формировании рядов по столбцам.
Чтобы вернуть диаграмме прежний вид, используйте кнопку По строкам (By Row) пане-
ли инструментов Диаграммы.
данных
Данные, выбранные в рабочем листе перед построением диаграммы, служат основой
для диаграммы, создаваемой с помощью мастера. Поскольку диаграмма связана с дан-
ными рабочего листа, при изменении данных, используемых в ряде, диаграмма будет ав-
томатически перестроена. Связи между данными рабочего листа и рядом в диаграмме
формируются посредством функции ряд (SERIES). Добавить или удалить ряд данных из
диаграммы можно, воспользовавшись мастером. Вы также добавите в диаграмму данные,
если перетащите или вырежете и вставите в нее новые ячейки. Редактировать данные,
включенные в ряд, следует путем изменения параметров функции РЯД, используемой для
связывания данных диаграммы и рабочего листа.
Змгва /. Создание qucufioMM
Рис. 7.75. Формирование рядов данных по столбцам

i
Чтобы отредактировать ряд в мастере, щелкните на внедренной диаграмме или акти-
визируйте лист диаграммы, а затем используйте кнопку Мастер диаграмм на панели ин-
струментов Стандартная. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к диалоговому
окну Мастер диаграмм (шаг 2 из 4) — источник данных диаграммы.
Во вкладке этого окна Диапазон данных (Data Range) добавьте данные в диаграмму.
Для этого щелкните на текстовом поле Диапазон (Data range), а затем выберите необхо-
димый диапазон ячеек, которые вы будете использовать при построении диаграммы
(включая новые ячейки). Здесь также можно отредактировать диапазон ячеек, внесенный
в отдельный ряд данных: перейдите на вкладку Ряды (Series), а затем щелкните на назва-
нии ряда в списке Ряд (Series) — рис. 1.16. Далее измените название диапазона выбран-
ного ряда данных в текстовом поле Имя (Name) и/или ячеек этого ряда — в текстовом
поле Значения (Values).
Данные также можно добавить в диаграмму, воспользовавшись командой

Диаграмма^Добавить данные (ChartÂdd Data) в строке меню Excel (меню
Диаграмма отображается в окне рабочего листа только при работе с внедрен-
ной диаграммой; оно присутствует в строке меню, когда активен лист диа-
граммы). Откроется диалоговое окно Новые данные (Add Data), содержащее
текстовое поле Диапазон (Range). В нем вы можете ввести адреса ячеек либо
выбрать диапазон данных, которые необходимо добавить в диаграмму.
Щелкните на кнопке ОК, чтобы обновить диаграмму.
Книга, 5. 2)ueufiaMMbt и графические
Рис. 1.16. Изменение ряда данных на вкладке

Ряды диалогового окна Мастер диаграмм
(шаг 2 из 4) — источник данных диаграммы
Лфе&аосивсише новых данных во внед[1еннцю quazfuuuuf

В Excel существует возможность перетаскивания выделенных ячеек рабочего листа во
внедренную диаграмму — эти данные будут добавлены в диаграмму. Стоит отпустить
кнопку мыши, и диаграмма мгновенно перестроится. Такая методика используется для
добавления столбцов в исходную диафамму (поскольку они, как правило, уже не явля-
ются частью рабочего листа) в качестве нового ряда.
При выборе ячеек, значения которых будут помещены в диафамму в качестве нового
ряда, не забудьте выделить заголовок строки или столбца, чтобы Excel использовала этот
заголовок в подписях категорий и легенде.
/Запавка новых данных в диаграмму, [юсноложенш/ю на <»Кдем>ном мюКе
Чтобы добавить новые данные в диафамму, расположенную на отдельном листе, вме-
сто перетаскивания используйте метод вырезания и вставки. Вы сможете лучше контро-
лировать процесс перенесения ячеек, если скопируете их в буфер обмена, а затем встави-
те в диафамму с помощью команды Правка^Специальная вставка (Edit1^Paste Special),
предварительно перейдя на лист диафаммы.
Если в строке меню листа диафаммы выбрана данная команда, то отображается диа-
логовое окно Специальная вставка (Paste Special), приведенное на рис. 1.17. В этом ок-
не, воспользовавшись переключателями, можно указать способ добавления в диафамму
новых данных.
Тла&а 1. Создание qucufioMM.
•Добавить значений «ас- •-•;; '-Значения СО

0«рвыеайДМ :• • ®&!;Щ!>5ё*:Ь
О новые апементы рядов Овстоябмах
£3 Имена рядов в первой столбце Рис. 1.17. Использование диалогового окна

О Категории (подписи оси X) в первой строке
Специальная вставка для вставки нового ряда
данных в уже существующую диаграмму
фо/ьщи с помощью функции УЛ2)

Для каждой создаваемой на основе функции РЯД диаграммы создается связанная
формула, которую при желании можно изменить. Чтобы просмотреть формулу ряда, вы-
берите определенный ряд или щелкните на его названии в раскрывающемся списке
Элементы диаграммы на панели инструментов Диаграммы.
Для функции РЯД используется следующий синтаксис:
=РЯД (имя_ряда, категории, значения, порядок),
где имя_ряда — параметр, представляющий собой название ряда (внешняя абсолютная
ссылка на ячейку), категории — параметр для обращения к диапазону, в котором содер-
жатся подписи X (внешняя абсолютная ссылка на ячейки с названиями категорий, исполь-
зуемых в графике), значения— адрес диапазона, в котором содержатся значения Y
(внешняя абсолютная ссылка на ячейки со) и порядок — число, соответствующее порядку,
в котором ряд данных используется при построении графика (первый, второй и т.д.)).
подавление линии inftencja

В диаграммах существует возможность добавления линии тренда, посредством кото-
рых выполняется соединение точек в диаграмме. Такие линии часто используются в то-
чечных диаграммах (XY Scatter).
Чтобы добавить линию тренда в диаграмму, выберите команду Диаграмма^Добавить
линию тренда (ChartÂdd Trendline) в строке меню Excel (меню Диаграмма отображается в
окне рабочего листа только в том случае, когда активна внедренная диаграмма). Откроется
диалоговое окно Линия тренда (Add Trendline) — рис. 1.18. Здесь можно выбрать тип тренда в
разделе Построение линии тренда (аппроксимация и сглаживание) (Trend/Regression Type)
(по умолчанию установлен тип Линейная (Linear)). В списке Построен на ряде (Based on
Series) укажите ряд данных, на котором должен базироваться тренд.
изменение угла nftocMotnfia € iflfiexMefiHOu qucufuutMe

Часто при создании трехмерных диаграмм установленный автоматически угол про-
смотра может оказаться неудачным — некоторые данные будут налагаться. Чтобы изме-
нить угол просмотра и таким образом отобразить большее количество элементов диа-
граммы, ее можно развернуть. Переместите один из углов рамки трехмерной диаграммы,
при этом по мере перемещения указателя мыши на экране будет отображаться структура
диаграммы, вращающаяся в трех измерениях.
Расположив структуры под выбранным углом, отпустите кнопку мыши — диаграмма
будет перерисована. Поэкспериментируйте таким образом, чтобы найти наиболее удач-
ный угол для отображения всей информации диаграммы.
/&шга 5. 3)uaifioMMbt и графические эиемешбы
Построек» линии тремдз (аппроксимация и сг лачнвэние)
Опийная Логарифмическая Полиномиальная
• Степенная Зкслоненциальная Линей*» фильтрация
Построен на
Деталв 101
Шетал, 102
Деталь 103
Рис. 1. IS, Добавление линии тренда в диаграмму
quazftoMMM
Чтобы удалить внедренную диафамму, выделите область диафаммы, а затем нажмите
клавишу <Delete>. Чтобы удалить диафамму, расположенную на отдельном листе,
щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа, а затем в контекстном меню выпол-
ните команду Удалить (Delete) и щелкните на кнопке Удалить в предупреждающем диа-
логовом окне (так вы подтвердите удаление листа).
Л}ювим>нмй fauna
Правильно выбрать тип диафаммы столь же важно для визуального представления
данных, как и само решение использовать диафамму. В разных диафаммах данные ото-
бражаются различными способами. Линейные диафаммы применяют для отображения
изменений, произошедших за определенный промежуток времени. Круговые — чтобы
показать отношение частей к целому.
Обычно ознакомление с типами диафамм и соответствующими им форматами про-
исходит в процессе работы с Excel. От выбора верного типа диаграммы и ее формата
зависит качество отображения данных. Далее приводится описание основных типов
диафамм Excel, даются некоторые рекомендации по их использованию.
JuafLoiftcuuitft
Гистограмма (Column), в отличие от линейчатой диафаммы, с которой ее часто сравни-
вают, используется для отображения изменения значений за определенный период време-
ни. Кроме того, в гистофамме категории располагаются вертикально, а в линейчатой диа-
фамме — горизонтально (вертикально в ней отображаются значения). На рис. 1.19 приве-
дено семь видов гистофамм.
/. Создание qucu 485
В Excel представлены цилиндрические, конусообразные и пирамидальные

виды диаграмм, которые являются просто разновидностями гистограмм.
Используйте тот вид диаграммы, который наиболее соответствует необходи-
мой для отображения форме столбцов (цилиндрической, конической или пи-
рамидальной).
quaifioMMbt
Диаграммы с горизонтальными прямоугольниками называют линейчатыми диаграмма-
ми, с вертикальными — гистограммами. Линейчатые (Ваг) диаграммы (горизонтальные) ис-
пользуют для сравнения элементов в установленный промежуток времени. На рис. 1.20
отображено шесть видов линейчатой диаграммы.
Стандартные j Нестандартные Стандартные [Нестандартные
|£{ График |£1 График

ф Круговая (} Круговая
|..д.у Точечная Точечная
у| С областями
(Q Кольцевая Кольцевая
Лепестковая $[ Лелеет
^Поверхность |g Поверхность
у. Пузырьковая Пузырьковая
обычная гистограмма отображает [линейчатая диаграмма отображает

яначения различных категорий.
Просмотр результата
Сделать стандартной
Рис. 1.19. Существует семь видов гистограмм Рис. 1.20. Виды линейчатых диаграмм
На графиках визуализируется изменение данных за определенный период времени.

График похож на диаграмму с областями, в которой показана относительная важность
значений. Но в графике внимание акцентируется на пересечении данных, а не на их от-
личии. На рис. 1.21 приведено семь видов графиков.
qucuftoMMM
В отличие от диаграмм, с помощью которых можно отобразить несколько рядов дан-
ных, в круговых диаграммах содержится только один ряд. Круговую диаграмму использу-
ют для демонстрации отношения частей к целому. На рис. 1.22 приведен пример объем-
ной круговой диаграммы, на которой показано отношение между значениями, соответ-
ствующими каждому сектору, и целого количества произведенной за год продукции.
486 Книга 5.2)иаг[юммм и графические элемешЯы
ф Круговая
ky- Точечная
| i ^ С областям
' | ф Кольиеозя ф Кольцевая
[^Лепестковая Лепестковая
|ф Поверхность ^Поверхность
[•I Пуэьрыаиая •: Пузырьковая
^рутовая диаграмма. Отображает

вклад каждого значения а общую
Г1росиотррезу|1>>тат«
Рис. 1.2J. В Excel доступно семь видов графиков Рис. 1.22. Шесть видов круговых диаграмм
Чтобы подчеркнуть важность одной из частей, выделите соответствующий

сектор ярким цветом, узором либо несложной подписью. В этом случае ис-
пользуйте одну из следующих круговых диаграмм: Разрезанная круговая
диаграмма (Exploded pie) или объемный вариант разрезанной круговой диа-
граммы (Exploded pie with 3-D effect).
Жоч0шме
Точечные (XY Scatter) диаграммы, как правило, используют для отображения корре-
ляции данных, которые сложно выявить из таблицы данных. Иногда необходимо визуа-
лизировать ответы на такие вопросы, как "Влияет ли правильное питание на продолжи-
тельность карьеры атлетов?" или "Насколько реже или чаще с людьми, имеющими стра-
ховку, приключаются несчастные случаи?". Используя точечную диаграмму, можно
отобразить два ряда данных и оценить их корреляцию.
В точечной диаграмме по обеим осям расположены числовые значения, описание ко-
торых приводится в легенде. При желании можно добавить на ось собственные подписи.
На рис. 1.23 приведено пять видов точечной диаграммы. Обратите внимание: линии
для сравнения пар значений посредством их соединения не используются только в пер-
вом виде (обычно для каждого ряда данных прорисовывается линия тренда).
2)uaifiaMMbt с
На диаграммах с областями (Area chart) иллюстрируется относительная важность зна-
чений в течение определенного промежутка времени. Например, с помощью диаграммы
с областями продаж, которые выполнялись разными работниками за первый квартал,
можно сравнить интенсивность работы каждого сотрудника.
Диаграммы с областями (рис. 1.24) подобны графикам, но в данном случае область
между линиями заполняется, что определенным образом акцентирует внимание на раз-
нице значений в рядах, а не на изменениях каждого отдельного ряда (для чего использу-
ют графики).
Улова 1. Создание quazfuuut
illJ Гистограмма
Линейчатая J£ Линейчатая
|£{ График
ф Круговая
^Точечная
ф Кольцевая
^Лепестковая
g) Поверхность
•• Пузырьковая
"очечная диаграмме позволяет Еиагранма с облвсгянг. с накоплением |

ззавмить пары значений. то&рлсквет как изменение общей
румчы, так и изпемение вклада
'дельных значений.
Просмотр резудатат»
Сделать стандартной |
Рис. 1.23. Виды точечных диаграмм Рис. 1.24. Шесть видов диаграмм с областями
Кольцевые
Кольцевые (Doughnut) диаграммы похожи на круговые, но они могут отображать
несколько рядов данных (посредством круговых диаграмм можно отобразить только
один ряд). Поскольку в кольцевых диаграммах существует отверстие, они часто исполь-
зуются для дополнительного пояснительного текста.
На рис. 1.25 представлено два типа кольцевых диаграмм. Единственное различие
между ними заключается в следующем: во втором типе между сегментами используются
зазоры, позволяющие разделить группы данных.
tfuatfioMMM
Используя лепестковые (Radar) диаграммы, вы сможете показать изменения связан-
ных данных как по отношению к центральной точке, так и друг к другу. Каждой катего-
рии в лепестковой диаграмме соответствует отдельная ось значений, направленная из
центра диаграммы. Все элементы данных одного ряда объединяются линиями. Лепестко-
вая диаграмма часто применяется для относительного сравнения данных в ряде.
На рис. 1.26 отображено три вида лепестковых диаграмм. Во втором подтипе маркеры
размещаются в каждой точке, соответствующей используемому значению, в третьем —
заполняется область, охваченная каждым рядом данных в диаграмме.
Поверхностные диаграммы (Surface charts) отображают изменения данных во времени

и пространстве в виде поверхностей. Таким образом, все подтипы поверхностных диа-
грамм (рис. 1.27) являются трехмерными диаграммами, в которых используются оси X, Y
и Z (последние два подтипа являются поверхностными диаграммами — они показаны
сверху). Для использования поверхностной диаграммы необходимо как минимум два ря-
да числовых данных (подобно точечной диаграмме).
5. j&ueufiaMMbt и графические ялемешКы.
jj^ Лепестковая
[£р Поверхность
Пузчлжовая
Рис. L25. В Excel существует два вида кольце- Рис. 1.26. Три типа лепестковых диаграмм
вых диаграмм: обычная и разрезанная
Лцзы/гысввые quazfuuiMM
Пузырьковые (Buble) диаграммы используются для сравнения трех наборов значений.
Это комбинация точечной диаграммы и диаграммы с областями. При построении пузырь-
ковой диаграммы размер каждого пузырька, представленного на плоскости, соответствует
третьему набору помещаемых в диаграмму значений. Недостаток пузырьковой диаграммы
заключается в том, что каждый пузырек занимает слишком большую площадь, что часто
приводит к их наложению. Существует всего два вида пузырьковых диаграмм (рис. 1.28): в
первом пузырьки отображаются в виде кругов, во втором — в виде шаров.
Б«в
|[|^ Гистограмма
\Ър_ ЛииеДчатая
|[£1 График
) (J Круговая
lUvV Точечная
i <Q Кольцевая
^Лепестковая
£^ Поверхности
~
Параметры
Иузь*?ьковаяд1«грэ^отоб^ает'"яа1 |
рпоскосги наборы га трех значений.
Псброс Подобна точечной диаграмме, но
(третья величина отображает размер
[сделать сгаздартной^
Рис. 1.27. Виды поверхностных диаграмм Рис. 1.28. Два вида пузырьковых диаграмм
Змьва /. Создание quazftoMM
"Биржевые
Биржевые (Stock) диаграммы, как следует из названия, используются для построения
графика биржевых цен за определенный период времени (например, один день или неде-
лю). В Excel предлагается четыре вида биржевых диаграмм (рис. 1.29).
• Высокий-низкий-закрытия (High-Low-Close). Отображает наборы данных из трех
значений (самый высокий курс, самый низкий курс, курс закрытия).
• Открытия-высокий-низкий-закрытия (Open-High-Low-Close). Помимо описанных
выше котировок, здесь представлен курс открытия (левый столбец).
• Объем-высокий-низкий-закрытия (Volume-High-Low-Close). Представляет общий
объем продаж, а также самый высокий курс, самый низкий курс, курс закрытия.
4 Объем-открытия-высокий-низкий-закрытия (Volume-Open-High-Low-Close). Пред-
ставляет общий объем продаж, курс открытия, самый высокий курс, самый низ-
кий курс, курс закрытия.
2)о<5авлен,ие пальзовсинельсиис ншпов quaifiaMM

Выполнив все операции по редактированию и форматированию одного из типов
диаграмм Excel, можно сохранить результат в качестве пользовательского типа диаграм-
мы и использовать его в дальнейшем для других данных. В Excel существует возможность
сохранить любую диаграмму для дальнейшего использования как диафамму пользова-
тельского типа.
•ШИИШЯИИИИИИИИИШИШвИИв1^
ICTa№^^LÎ*!!ft¥I!**
ftrt
I iL^; Точечная
; | ^ С областями
i Q Кольцевая
] vjtir Лепестковая
[ ^Поверхность
1 • *• Пузырьковая
чяаяттюящтяяяавяаят
Цилиндрическая
Коническая
i '•• ^ Пнрвнидальнвя
Эиржеяая аиаграина для наборов из |

негырех значений (курс открытия,
|сапый (высокий курс» самый низкий |
kypc, курс закрытия).
npocMOTppesyflbTarra ^
{Сдуять стандартной^
Рис. 1.29. Виды биржевых диаграмм

У9О Кшал 5. SueufioMMM и графические алемешйы
Чтобы преобразовать отредактированную и отформатированную диафамму в пользо-

вательский тип, выполните следующие действия.
1. Щелкните на диаграмме, чтобы выбрать ее.

Если диаграмма расположёна на отдельном листе, щелкните на ярлычке листа.
2. В строке меню Excel выберите команду ДиаграммаОТип диаграммы (Charts
Chart Т^ре).
Откроется диалоговое окно Тип диаграммы (Chart Type) с двумя вкладками:
Стандартные (Standard Types) и Нестандартные (Custom Types).
3. Выберите вкладку Нестандартные, а затем установите переключатель Допол-
нительные (User-Defined).
Будет отображен список Тип (Chart type) со всеми определенными пользователь-
скими типами, вид которых можно просмотреть в поле Образец (Sample).
4. Щелкните на кнопке Добавить (Add) в нижней части вкладки Нестандартные.
Откроется диалоговое окно Добавление нового типа диаграмм (Add Custom
Chart Type). Введите название создаваемого типа диаграммы и его описание.
Обратите внимание на то, что вводимое описание отображается под областью
Образец на вкладке Нестандартные, при выборе диаграммы либо в диалоговом
окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4) — тип диаграмм, либо в окне Тип диаграмм.
5. Введите название для пользовательского типа диаграммы в текстовом поле Название
(Name).
6. В текстовом поле Описание (Description) введите описание характеристик данного
типа диаграммы и щелкните на ОК.
Диалоговое окно Добавление нового типа диаграмм закроется, и снова появится
вкладка Нестандартные диалогового окна Тип диаграмм с введенным только что
названием.
7. Закройте диалоговое окно Тип диаграмм, щелкнув на кнопке ОК.
Созданный таким образом пользовательский тип диаграммы можно использовать и в

дальнейшем. Выберите данные, которые следует поместить в диафамму, и щелкните на
кнопке Мастер диаграммы панели инструментов Стандартная. Теперь в диалоговом окне
Мастер диаграмм (шаг 1 из 4) — тип диаграммы перейдите на вкладку Нестандартные и
установите переключатель Дополнительные. В списке Тип будут отображены названия
всех пользовательских типов диаграмм. Чтобы применить один из созданных типов, укажи-
те его название в данном списке и щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к диалогово-
му окну Мастер диаграмм (шаг 2 из 4) — источник данных диаграммы.
Если определенный тип созданной диафаммы приходится использовать чаще

остальных, внесите эту диафамму в список заданных по умолчанию типов.
Откройте диалоговое окно Тип диаграмм. Выберите необходимый тип в списке
Тип и вид — в списке Вид на вкладке Стандартные (либо в списке Тип вкладки
Нестандартные, установив переключатель Дополнительные). Затем щелкните
на кнопке Сделать стандартной (Set as Default Chart) и на кнопке ОК.
Злава f. Создание quazftcuiM 49 f
Чтобы распечатать внедренную диаграмму как часть рабочего листа, распечатайте

весь рабочий лист, выбрав команду Файл^Печать (File^Print) (<Ctrl+P>). Вы сможете
распечатать внедренную диаграмму отдельно от данных листа, если щелкнете на диа-
грамме и используете команду Файл^Печать (существует возможность распечатать вне-
дренную диаграмму, поместив ее в отдельное окно, а затем выбрав команду Печать
(Print) в контекстном меню окна). Чтобы распечатать диаграмму, расположенную на от-
дельном листе, активизируйте ярлычок этого листа щелчком мыши, а затем выполните
команду ФайлоПечать.
При печати одной диаграммы без соответствующих данных или диаграммы на от-
дельном листе в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) появляется вкладка
Диаграмма (Chart), в которой содержатся специальные параметры печати.
• Использовать всю страницу (Use Full Page). Изменяет размер диаграммы при печа-
ти так, чтобы она заполнила всю страницу.
» Уместить на странице (Scale to Fit Page). Изменяет размер диаграммы так, чтобы
она уместилась на странице.
» Пользовательский (Custom). Печать диаграммы в размере, в котором она отобра-
жена на экране.
* Черновая (Draft Quality). Печатает диаграмму, используя качество черновика.
» Черно-белая (Print in Black and White). Печать диаграммы в черно-белом режиме.
Если внедренная диаграмма размещается в отдельном окне, вы можете

открыть диалоговое окно Параметры страницы, чтобы изменить параметры
настройки печати во вкладке Диаграмма. Щелкните правой кнопкой мыши в
строке заголовка, а затем выберите команду Параметры страницы в контек-
стном меню.
2. 2)оЗа£лен,ие графических,
элементов
/3 э&ой гмчве...
•S Понятие о графических объектах и работе с ними в Excel
s Создание графики с помощью панели инструментов Рисование
•S Добавление надписей
S Вставка картинок WordArt
•S Создание организационных и других диаграмм
^ Вставка рисунков в рабочий лист
•/ Импорт графических файлов в электронную таблицу
ft одобно тому, как диаграммы помогают определить общие тенденции и процес-

JI* сы изменения табличных данных, добавляемая в таблицу графика может значи-
тельно ее украсить и даже сделать более читабельной. Несмотря на то, что введение гра-
фических объектов в Excel часто рассматривается всего лишь как модернизация диа-
грамм, однако их также применяют для выделения стандартных табличных данных.
В зависимости от типа таблицы, графические элементы можно также использовать не
только в качестве украшения данных. Они являются прекрасным методом реального
представления данных в таблице, особенно в виде диаграммы.
Программа Excel поддерживает два типа графических объектов: объекты, создаваемые
пользователем с помощью инструментов из панели Рисование (Drawing) приложения
Excel, и импортируемые в таблицы объекты, созданные другими пользователями посред-
ством иных графических программ. В этой главе описано, как использовать панель инст-
рументов Рисование для создания надписей и основных графических форм. Вы также
ознакомитесь с процессом импортирования двух различных типов графики: рисунков из
коллекции, которая хранится и организуется в специальной библиотеке Media Gallery, и
изображений, которые сохраняются в различных графических форматах, читаемых при-
ложением Excel.
Важно понимать, что все графические объекты, независимо от того, создаются они
или импортируются, в таблице являются дискретными объектами, которые можно выби-
рать и которыми можно управлять. Чтобы выделить графический объект, просто щелк-
ните на нем мышью. Программа Excel пометит выделенный объект белыми кругами по
периметру; с помощью этих маркеров можно изменять размер объекта. Программа также
добавит зеленый круглый маркер поворота сверху от объекта, этот маркер связан с верх-
ней частью периметра объекта ровно посередине. В некоторых рисованных объектах
У9У Книга 5.2)ueufubUMbt и графические
(особенно в объемных) в тех областях, в которых разрешено манипулировать частью

формы объекта, появляются также желтые маркеры в виде ромбов (рис. 2.1).
Чтобы выделить в таблице несколько графических объектов, щелкая на каждом из
них, удерживайте нажатой клавиши <Shift> или <Ctrl>. При выделении нескольких объ-
ектов все преобразования, произведенные с одним из них, повлияют на остальные выде-
ленные объекты.
Чтобы снять выделение объекта, просто щелкните белым крестообразным указателем
на одной из ячеек таблицы. Вы снимете выделение объекта, который был выделен одно-
временно с другими, если щелкнете на свободной ячейке или на другом объекте.
Маркер поворота Маркер изменения формы
Маркер изменения размера
Рис. 2.1. Щелкните мышью на графическом объекте, чтобы его выделить, и вы увидите мет-
ки поворота и изменения размера
7лава 2. j&oJa&AeHue графических злемешбов 495
Манипулирование графикой
Указатель мыши, помещенный над маркером изменения размера фафического объекта,
превращается в двунаправленную стрелку, которую можно перетаскивать для увеличения
или уменьшения общего размера и формы объекта. При изменении размеров пропорции
графики не будут изменены, если вы щелкнете на маркере изменения размера, а затем на-
жмете и будете удерживать клавишу <Shift> при перетаскивании указателя. При нажатой
клавише <Shift> перетаскивание ограничено — таким образом, пропорции графического
объекта будут оставаться неизменными. Чтобы сохранить пропорции двухмерного объекта,
перетаскивайте угловые маркеры изменения размера при нажатой клавише <Shifl>.
Указатель мыши, размещенный над маркером поворота графического объек-

та, превращается в изогнутую стрелку, указывающую против часовой стрелки
(показана на полях). Если для перетаскивания маркера поворота удерживать
нажатой кнопку мыши, указатель превратится в кружок с четырьмя изогну-
тыми стрелками, направленными по часовой стрелке. Теперь графический
объект можно повернуть на любой угол относительно маркера поворота.
Если разместить указатель мыши над маркером изменения формы, он пре-

вратится в острие стрелки (показана на полях). Этот указатель можно пере-
таскивать с целью изменения формы части графического объекта. Если вы
работаете с трехмерными графическими объектами, при перетаскивании
маркера изменения формы объект поворачивается таким образом, чтобы из-
менилась перспектива и угол обзора.
Чтобы переместить выделенный графический объект, подержите указатель мыши внутри

периметра объекта. Затем, когда указатель мыши превратится в стрелку с крестиком, состоя-
щим из маленьких стрелок, переместите объект на новое место таблицы. Чтобы скопировать
выбранный объект, при его перетаскивании удерживайте нажатой клавишу <Ctrt> (возле ука-
зателя мыши появится знак "плюс", что означает: выбранный объект копируется).
При перемещении графики в электронной таблице можно использовать невидимую
сетку, которая поможет позиционировать объект. Это особенно полезно в процессе вы-
равнивания одного графического объекта по отношению к другому (например, при вы-
равнивании расположенных рядом диаграмм). Чтобы включить сетку, щелкните на
кнопке Действия (Draw) на панели инструментов Рисование (Вид-^Панели инструмен-
тов1* Рисование (View^Toolbars1*Drawing)), а затем выберите команду Привязать=>При-
вязать к сетке (Snap=>To Grid) из раскрывшегося меню. Включите сетку, и объект будет
привязан к ее невидимой горизонтальной или вертикальной линии. Привязка к линии
сетки осуществляется в момент отпускания кнопки мыши.
Выделенный графический объект займет требуемое местоположение, если

нажать клавишу со стрелками (при отображенной панели инструментов
Рисование можно щелкнуть на кнопке Действия, а затем применить коман-
ды Сдвип^Вверх (NudgeÛp), СдвигоВниз (Nudge^Down), Сдвип=>Влево
(Nudgei=>Left) и СдвигоВправо (Nudge<=>Right)). Если нажать клавишу со
стрелкой или применить одну из команд Сдвиг, объект будет незначительно
перемещен в указанном направлении. Советуем пользоваться указанной
функцией в том случае, когда объект находится почти на месте, но его необ-
ходимо незначительно выровнять.
У96 Книга 5. SucafioMMM и графические эммешКы
Если в графическом объекте уже нет необходимости, его можно удалить, щелкнув на
нем мышью и нажав клавишу <Delete>.
использование слоев
Все графические объекты, добавляемые в таблицу, располагаются в различных неви-
димых слоях, которые перекрывают таблицу и данные ячеек под ними. Это означает сле-
дующее: если поместить графический объект над ячейкой с данными, то графика эти
данные скроет. Кроме того, если нарисовать форму или добавить изображение, а затем
поместить его над другим графическим объектом (например, внедренной диаграммой,
другой формой или изображением), он также перекроет находящуюся ниже графику.
На рис. 2.2. изображение карты Эйфеле вой башни частично перекрывает табличные
данные и внедренную в лист гистограмму в нижнем слое. Поверх этого рисунка в самом
верхнем слое помещена елочка, которая закрывает картинку с Эйфелевой башней в ниж-
нем слое.
Деталь 10:
7J ИТОГО
8i
И % ИТОГ
Л/с. 2.2. Графические объекты из верхних слоев закрывают табличные данные и другую графику
из нижних слоев
Jua£a 2.добавление графических ллемешйов 497
В программе Excel объекты несложно переместить из одного слоя в другой, чтобы они
оказались над или под другой графикой. Чтобы переместить объект в нижний слой (если
он должен находиться за графикой из верхнего слоя), просто щелкните правой кнопкой
мыши на объекте и в контекстном меню выберите команду ПорядокоПереместить
1
назад (Order * Send Backward). Для перемещения объекта в передний слой (таким обра-
зом он будет перекрывать графику из заднего слоя) щелкните правой кнопкой мыши на
1
объекте и в контекстном меню выберите команду Порядок * Переместить вперед
1
(Order *Send Forward).
Чтобы переместить графический объект в самый нижний слой, щелкните на нем правой
кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Порядок^На задний план
1
(Order *Send to Back). Для перемещения объекта в самый верхний слой (т.е. он будет пере-
крывать все остальные объекты) щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Порядок^На передний план (Order^Send to Front) из открыв-
шегося меню. Вы сможете переместить объект в слой выше, если воспользуетесь командой
1
Порядок *Переместить вперед, а в слой ниже — Порядок^Переместить назад.
На рис. 2.3 продемонстрирован процесс перемещения графического объекта в другой
слой. Щелкните правой кнопкой мыши на Эйфелевой башне и выберите в контекстном
меню команду Порядок^Переместить назад. В результате изображение будет помещено
за гистограмму, а ель останется в самом верхнем слое (ее ствол находится на гистограмме).
•Деталь
пДеталь 102
D Деталь 103
• Итого
о
" < V и"\(дата /Лисг2 / Лист] / ЛистЗ ^ почасрыя pfwars \Детали/'"' \.<
Рис. 2.3. Вид рабочего листа после того, как изображение Эйфелевой башни было перемещено
на один слой ниже, чтобы открыть гистограмму
Книга 5. JDuatfuuuiu. и графические
Если вы работаете с двумя графическими объектами, один из которых нахо-

дится над другим, для их выравнивания относительно друг друга используйте
команду Выровнять/Распределить (Align or Distribute) из меню Действия
(Draw) на панели инструментов Рисование. Применение команды Выров-
нять/Распределить позволит открыть подменю с опциями горизонтального
выравнивания — Выровнять по левому краю (Align Left), Выровнять по
правому краю (Align Right) и Выровнять по центру (Align Center). Опции вер-
тикального выравнивания перечислены ниже: Выровнять по верхнему краю
(Align Top), Выровнять по нижнему краю (Align Bottom) и Выровнять по
середине (Align Middle)). Если вы используете одну из этих опций, графика в
верхнем слое будет выровнена по отношению к графике нижнего слоя по го-
ризонтали или вертикали.
Если одновременно выделить три или более объектов, можно будет также применить
команды распределения из подменю Выровнять/Распределить— Распределить по
горизонтали (Distribute Horizontally) и Распределить по вертикали (Distribute Vertically).
При этом объекты распределяются по горизонтали или вертикали внутри того относитель-
ного пространства, В котором они находятся.
графических,
Иногда приходится работать с несколькими графическими объектами (например, с
картой и флагом Австралии). Если необходимо одновременно выделить несколько объ-
ектов для совместного перемещения или поворота, их следует сгруппировать. При груп-
пировании выделенные графические объекты объединяются в один, которым затем
можно управлять.
Чтобы сгруппировать несколько объектов, выделите их (используя комбинации
<3гнп+щелчок> или <СМ+щелчок> на каждом). Затем щелкните правой кнопкой мыши на
объекте в верхнем слое и выберите в контекстном меню команду Группировка^Группировать
(GroupingOGroup) (если открыта панель инструментов Рисование, щелкните на кнопке
Действия, а затем — на опции Группировать (Group) в верхней части меню).
Программа Excel укажет, что выделенные объекты теперь сгруппированы в один
(набор маркеров изменения размера будет размещен по периметру вокруг всех отдельных
объектов). Теперь можно управлять группированными объектами как одним, перемещая
его, изменяя размер, поворачивая и пр.
Преимущество группирования объектов заключается в том, что программа Excel
никогда не забывает, что это были объекты, которыми можно было манипулировать по
отдельности. Их всегда можно разгруппировать, чтобы в дальнейшем работать по отдель-
ности. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на сгруппированном объекте и выбе-
рите в контекстном меню команду Группировка^Разгруппировать (Grouping^ Ungroup)
из открывшегося меню (если открыта панель инструментов Рисование, щелкните на
объекте для его выделения, затем щелкните на кнопке Действия и выберите из открыв-
шегося меню команду Разгруппировать (Ungroup)).
Программа Excel укажет, что объединенный объект разбит на ряд различных объек-
тов, и отобразит маркеры изменения размера по периметру каждого объекта. С объектов
можно снять вьщеление и далее работать с каждым их них по отдельности, выделяя перед
перемещением, поворотом, изменением размера или формы. Чтобы заново сгруппиро-
вать независимые объекты, щелкните правой кнопкой мыши на одном из объектов быв-
шей группы, а затем в контекстном меню выберите команду Группировка^Перегруп-
Змъва 2. ЭоЗа&ленме графических элементов 499
пировать (Grouping=>Regroup) в открывшемся меню (существует и другой способ: если

открыта панель инструментов Рисование, выделите один из объектов, щелкните на
кнопке Действия, а затем — на опции Перегруппировать (Regroup)).
На рис. 2.4 показан процесс группирования. Как видите, были выделены рисунки с
изображением Эйфелевой башни и ели, а затем применена команда Группировать, с по-
мощью которой создавался объединенный графический объект. Если вы применили эту
команду, то при перемещении, изменении размера, повороте и изменении формы будут
модифицированы оба изображения.
Рис. 2,4. Группирование изображений для объединения их в один графический объект
оЗъеыпа /го
к, ячекам,
При перемещении и изменении размеров ячеек в нижнем слое программа Excel автома-
тически перемещает и изменяет размер графических объектов в слое выше. Однако доволь-
но часто требуется, чтобы программа автоматически не изменяла графический объект при
изменении ширины или высоты столбца или строки, над которыми он расположен, по-
скольку искажается изображение. Программа может автоматически перемещать объект
вместе с ячейкой, над которой он находится, без изменения размера. Вы вправе сделать и
500 Книга 5. DuazfioMMM и графические злемешйы.
так, чтобы она не перемещала и не изменяла размер графического объекта при манипули-
ровании с ячейкой под ним (что позволит перемещать данные ячейки в соседнюю область,
не меняя при этом исходного положения графического объекта).
Для изменения опций позиционирования графического объекта откройте вкладку
Свойства (Properties) (рис. 2.5) в диалоговом окне Формат рисунка (Format) (чтобы от-
крыть это диалоговое окно, щелкните правой кнопкой мыши на объекте и выберите
команду Формат рисунка (Format) или активизируйте объект и нажмите <Ctrl+1 >).
Форизг рисунка
Цветаияинии | Размер i Рисунок | Защита | Свойства i Веб
Цэиэязка объекта к фону
©[перемещать инзменять объест вместе с яче

О П£ремгщать, но не изменять размеры
О tle перемешать и не изменять размеры
i |5j ^водить объект на печать

' '
Рис. 2.5. Для управления относительным пози-

ционированием объекта используйте параметры
вкладки Свойства диалогового окна Формат
рисунка
Чтобы программа Excel не изменяла размер объекта, но объект можно было перемещать
вместе с ячейкой под ним, в разделе Привязка объекта к фону (Object Positioning) устано-
вите переключатель Перемещать, но не изменять размеры (Move-but Don't Size with Cells).
Программа Excel не будет изменять размер объекта и не будет перемещать его, если вы
установите переключатель Не перемещать и не изменять размеры (Don't Move or Size).
Следует отметить такой факт: если при выводе на печать тех ячеек рабочего листа,
которые перекрываются графическими объектами, сами объекты распечатывать не тре-
буется, снимите флажок Выводить объект на печать (Print Object).
Иногда, для того чтобы выбрать ячейки независимо от графического объекта,

за которым они скрыты, или чтобы выбрать объект без выделения ячеек, при-
ходится потрудиться. Выделить ячейки без графики, под которой они нахо-
дятся, можно. Для этого переместите указатель к первой ячейке диапазона с
помощью клавиш со стрелками. Чтобы выделить диапазон, удерживайте на-
жатой клавишу <Shift>, одновременно нажимая клавишу со стрелкой (чтобы
выделить ячейки в отдельном направлении).
Ллава 2. j&oJa&A&Me графических 501
Вы сможете выделить фафический объект, не опасаясь, что при этом будут выделены
ячейки таблицы, если щелкнете на кнопке Выбор объектов (Select Objects) панели инстру-
ментов Рисование (рис. 2.6). Тогда указатель ячейки таблицы будет временно скрыт, что
позволит выделять только графические объекты (можно нарисовать рамку, выделив все
графические объекты в ее границах). Чтобы вернуться в нормальный режим, в котором
можно выделять щелчком также ячейки рабочего листа, вновь щелкните на кнопке Выбор
объектов панели инструментов Рисование (эта кнопка работает как выключатель).
Добавить объект Word Art Цвет шрифта

Цвет линии Тип линии
Выбор объектов Цвет заливки Вид стрелки
ч
'• 0 ill "St.-* У#1 Объем
I I I
Линия Тип штриха Стиль тени
) I
Стрелка Добавить рисунок из файла

Прямоугольник Добавить картинку
Овал Добавить диаграмму или организационную диаграмму
Рис. 2.6. Панель инструментов Рисование содержит прекрасный набор инстру-

ментов для рисования
использование панели
Рисование
Панель инструментов Рисование содержит ряд средств для создания и добавления гра-
фических объектов всех типов. Единственный вид графики, который нельзя импортировать
с помощью этой панели инструментов, — изображения со сканера или цифровой камеры,
подключенной к компьютеру (для этой цели используйте команду Вставка^Рисунок^Со
сканера или камеры (Insert^PictureOFrom Scanner or Camera) в меню Excel). С остальной
графикой можно работать, обращаясь к панели инструментов Рисование.
На рис. 2.6 изображена панель инструментов Рисование, а также описано назначение
кнопок. При первом открытии панели Рисование (с помощью команды ВидОПанели
инструментов^Рисование (View^Toolbars1* Drawing)) программа Excel автоматически
помещает ее в нижнюю часть рабочего окна прямо над строкой состояния. В дальнейшем
панель инструментов Рисование можно переместить в другое место рабочего окна,
а также изменить ее параметры (см. главу 1 книги 1).
По щелчку на кнопках Действия (Draw) и Автофигуры (AutoShapes) открываются
меню. Щелчок на кнопках Цвет заливки (Fill Color), Цвет линии (Line Color), Цвет
шрифта (Font Color), Стиль тени (Shadow Style) и Объем (3-D Style) приведет к откры-
тию палитры, в которой можно выбирать цвета заливки, линий и шрифтов, а также стили
теней и эффекты объема выделенных графических объектов.
502 Книга 5.диаграммы и графические злемешЯы.
Рисование фигу ft
Панель инструментов Рисование предоставляет возможность вручную рисовать пря-
мые линии, линии со стрелками (просто стрелки), прямоугольники и квадраты, овалы
и круги. Чтобы нарисовать одну из таких фигур, щелкните на соответствующей кнопке и
перетащите в рабочей области указатель в виде тонкого черного крестика. При рисова-
нии линии или стрелки, они будут начинаться в той точке, где находился указатель во
время нажатия кнопки мыши, и заканчиваться там, где кнопка мыши отпускается.
Применяя инструменты для рисования овалов и прямоугольников, вы можете нари-
совать квадрат или круг, нажав клавишу <Shift> и перетащив указатель мыши. Если вы
рисуете двухмерную фигуру (прямоугольник, квадрат, овал или круг), она автоматически
заливается белым цветом, закрывая все данные и графические объекты, которые нахо-
дятся под ней в нижних слоях.
Когда фигура будет нарисована, для улучшения ее вида можно использовать кнопки
Цвет заливки, Цвет линии, Тип линии (Line Style), Тип штриха (Dash Style), Стиль тени
(Shadow Style) и Объем из панели инструментов Рисование. На рис. 2.7 изображены
фигуры, созданные с помощью инструментов Линия (Line), Стрелка (Arrow),
Прямоугольник (Rectangle) и Овал (Oval) и измененные с использованием вышеописан-
ных инструментов.
Lfc
и < > и / "Матушка Гусы»я" /Заказ Оргзниз._диагр, / Цикл / ссы-лки / Рознгцз /Лист5 \Лмст4^ п\ >
1 О ^1 -4 О
Рис. 2.7. Изображения, созданные с помощью инструментов панели Рисование

JMX£O, 2.добавление графических, элементов 503
Для стрелки в левой части таблицы был выбран новый вид из раскрывающегося меню
Вид стрелки (Arrow Style) и новая толщина из меню Тип линии. Для овала выбран темно-
зеленый цвет заливки из раскрывающегося меню Цвет заливки. Для вертикальной линии, на-
рисованной с помощью инструмента Линия, выбрана максимальная толщина 6 пт из раскры-
вающегося меню Тип линии; кроме того, линия была преобразована в пунктир с использова-
нием самого мелкого пунктира из меню Тип штриха (Dash Style). Для всех трех двухмерных
фигур (круг, прямоугольник и квадрат) по окончании процесса изменения объема (палитра
Объем) был выбран цвет (или узор заливки) из палитры Цвет заливки (Fill Color).
Кроме рисования собственных фигур, в таблицу можно помещать любое количество
уже существующих фигур (линии, стрелки, символы для блок-схем, флажки и выноски),
выбирая их из меню Автофигуры, а затем изменяя их размеры в таблице. На рис. 2.8 по-
казано меню Автофигуры с палитрой Основные фигуры (Basic Shapes) и представлено
несколько фигур (солнце, полумесяц и сердце), заполненных основными цветами палит-
ры Цвет заливки. Кроме того, продемонстрирована область задач Вставка картинки
(Insert Clip Art) (она открывается с помощью команды Вставка^Рисунок^Жартинки
(Insert^Picture^Clip Art)), в которой находятся дополнительные автофигуры. Их можно
добавить в рабочую таблицу, щелкнув на опции Другие автофигуры (More AutoShapes) в
нижней части меню Автофигуры.
|:. Проеяаттйвать:
\\ (Выделенные коллекции
\ Искать объекты:
:П Все файлы мультимедиа
Средичитсяьные линии
сшио
ООД
оооо Jj Упорядочить картинки,.. ;
ВЭПО |
| Картнкки на узле Office Crifine
^* -tt*> СШ2ТЫ ПО ПОИСКУ. •КЛИПОВ
\ Ч. О О
Рис. 2.8, Эти изображения созданы с помощью меню Автофигуры

50 У Книга 5. DuatftoMMM и графические
Фигуры из меню Автофигуры можно позиционировать и менять их размеры, пере-

таскивая указатель в виде тонкого черного крестика. Чтобы не изменять пропорции фи-
гуры при изменении ее размера, удерживайте нажатой клавишу <Shift>.
При вставке выноски из палитры Выноски меню Автофигуры Excel помещает точку
вставки в выноску, что позволяет вводить в нее текст (выноски — единственный вид ав-
тофигур, в котором комбинируется текст и графика). Введя текст, щелкните за предела-
ми фигуры, чтобы снять выделение выноски (вопросы форматирования текста выноски
освещены в разделе "Добавление надписей").
2)о<5а£ление надписей
Надписи — это специальные графические объекты, в которых текст комбинируется с
прямоугольным объектом (кроме них, существуют только выноски, которые вставляются
с помощью палитры Выноски меню Автофигуры). Они прекрасно подходят для выделе-
ния важной информации или особых свойств, создаваемых в таблице (подробнее
Чтобы создать надпись, щелкните на кнопке Надпись (Text Box) в панели инструмен-
тов Рисование, затем, перетаскивая указатель мыши, создайте контур надписи. Отпусти-
те кнопку мыши, и Excel поместит точку вставки в верхнем левом углу надписи.
Теперь в блок надписи можно ввести текст. Когда строка текста достигает правой гра-
ницы блока, автоматически осуществляется переход на новую строку. Если блок надписи
заполнен, текст начинает прокручиваться. Чтобы отображался весь введенный текст,
увеличьте размеры надписи. Вы перейдете на новую строку, не доходя до правой границы
блока, если нажмете клавишу <Enter>. Введя весь текст, щелкните за пределами надписи,
чтобы снять выделение.
Помните: в плане отображения текста, введенного в прямоугольный блок,

надписи похожи на примечания к ячейкам, но они не связаны с отдельными
ячейками таблицы и всегда отображаются в таблице (примечания будут пред-
ставлены только в случае размещения указателя мыши над ячейкой таблицы
или при выделении их с помощью панели инструментов Рецензирование
(Reviewing) (см. главу 1 книги 4)).
Отметим, что надписи отличаются от остальных графических объектов, добавляемых

в рабочий лист: при выделении надписей отображаются только маркеры изменения раз-
мера без маркера поворота (поскольку программа Excel не может отображать текст под
каким угодно углом). Кроме того, при выделении в надписях отображаются два отдель-
ных стиля границ. Стиль с наклонными штрихами отображается при щелчке внутри над-
писи, что позволяет форматировать и править текст. Стиль с двойными перекрестными
штрихами (который выглядит как набор смазанных точек) отображается при щелчке на
границе надписи или перетаскивании ее в другое место. Он указывает на то, что можно
форматировать и редактировать весь блок надписи.
надписи
Если надпись добавлена в таблицу, текст внутри нее можно форматировать, изменяя
шрифт, его размер, выравнивание текста (включая ориентацию). Надпись также допус-
кается форматировать, изменяя цвет фона, тип линий, свойства позиционирования
объекта и — что может оказаться самым главным — ее поля.
a 2. jDoJa&temte ifuufjuiectcux элемешйов 505
Чтобы изменить формат текста надписи, выделите текст, перетащив по нему указа-
тель мыши. Теперь можно использовать различные кнопки панели инструментов
Форматирование (Formatting) (для выделения текста полужирным шрифтом примените
кнопку Полужирный (Bold), для горизонтального размещения по центру— кнопку
По центру (Center)). Вы вправе открыть диалоговое окно Формат надписи (Format Text
Box) (<Ctrl+1>), содержащее только одну вкладку Шрифт (Font) со всеми стандартными
опциями форматирования.
Чтобы изменить формат всей надписи, дважды щелкните на границе блока надписи
или на ее крае для выделения (будет отображена граница надписи со штрихами), а затем
нажмите <Ctrl+1>. Откроется диалоговое окно Формат надписи (Format Text Box)
(рис. 2.9), в котором содержится не только вкладка Шрифт, но и несколько других вкла-
док с полным набором параметров для форматирования текста и изменения его положе-
ния в надписи.
Кфвт
полужирный НИ
,А1ЬетЬяаЕ&аВоИ_ палуж^зньй^урав ^j [jj. Jjj
•Подчеркивание:
|Нет А^о ............ 3 В Обычный
: Видоизменение Образец
: П»черкнутый
• G надстрочный АаВЬБбЯя
| ЕЗподстроаный
I Шрифт не нашем. Для печати будет использован наиболее

! подходящий шрифт.
Рис. 2.9. Использование опций диалогового окна

Формат надписи
При первом вводе текста в надпись программа Excel не использует текстовые

поля. Поэтому между текстовыми символами и краем надписи практически
не остается места. Таким образом, первое, что необходимо сделать, — это по-
добрать подходящие поля между символами надписи и рамкой. Для этого ис-
пользуйте опции вкладки Поля (Margins) диалогового окна Формат надписи.
Снимите флажок Автоматические (Automatic), а затем введите размер верх-
него, нижнего, левого и правого полей надписи.
•
JTfta£ica (некона
Текст надписи редактируют так же, как данные любой ячейки рабочего листа. Чтобы
ввести новый текст, поместите точку вставки в необходимое место и начните ввод текста.
Для удаления текста слева от точки вставки нажимайте <Backspace>, а для удаления текста
справа от точки вставки — клавишу <Delete>. Чтобы удалить весь фрагмент текста, выдели-
те его с помощью I-образного указателя мыши, а затем нажмите клавишу <Delete>.
506 Книга 5. 2)uatfuutMM и графические алемешОы.
Выполните проверку правописания всего текста надписи или его части, выделив текст и
перетащий по нему I-образный указатель мыши. Затем выберите команду Сервиса
Орфография (Tools<=> Spelling) из строки меню программы Excel (или нажмите <F7>).
Чтобы удалить надпись из рабочего листа, выделите ее, щелкнув на границе (вокруг
надписи появится граница с двойными штрихами), а затем нажмите клавишу <Delete>.
Не стоит щелкать внутри надписи, поскольку при этом будет выделен только текст
(на что укажет граница с наклонными штрихами). Поэтому при нажатии клавиши
<Delete> сама надпись удалена не будет.
/3cfHa6fca Worddrt
С помощью кнопки Добавить объект (WordArt) панели инструментов Рисование в ра-
бочий лист можно поместить прекрасно оформленный текст. Помните, что текст WordArt
на самом деле является графическим объектом (т.е. его уже нельзя непосредственно пра-
вить, как надпись). Не стоит забывать и о том, что стили WordArt предназначены исключи-
тельно для больших размеров шрифтов (по умолчанию используется размер 36 пт), а зна-
чит, со стандартными размерами шрифтов (меньшими 24 пт) работать невозможно.
Чтобы добавить в лист графический объект WordArt, щелкните на кнопке Добавить
объект WordArt (WordArt) на панели инструментов Рисование. Откроется диалоговое окно
Коллекция WordArt (WordArt Gallery) (рис. 2.10), в котором следует выбрать используемый
стиль текста. В коллекции WordArt содержится широкий диапазон стилей, наклоненных
под различными углами, а также стилей, располагающих текст по вертикали.
Укажите стиль объекта WordArt, щелкнув на его изображении в диалоговом окне
Коллекция WordArt, а затем — на кнопке ОК. Откроется диалоговое окно Изменение
текста WordArt (Edit WordArt Text), в котором замените слова "Текст надписи" (Your text
here) на фразу, которая должна отображаться стилем, выбранным в диалоговом окне
Коллекция WordArt.
В диалоговом окне Изменение текста WordArt содержится раскрывающийся список
Шрифт (Font) и поле со списком Размер (Size), которые можно использовать для выбора
шрифта и его размера. Кроме того, в нем расположены кнопки Полужирный (Bold) и
Курсив (Italic), используемые для видоизменения текста.
Рис. 2.10. Выбор стиля объекта WordArt в диа-

логовом окне Коллекция WordArt
Ля.а£а 2. 2)о£а&лени£ графических, злемешйов 507
Введите текст в диалоговом окне Изменение текста WordArt и задайте его параметры,
затем щелкните на кнопке ОК. Графический объект WordArt будет помещен в рабочий
лист. На экране появится панель инструментов WordArt, которую можно использовать
для изменения формата или самого объекта.
На рис. 2.11 показан пример объекта WordArt. В окне программы находится панель
инструментов WordArt, автоматически отображаемая при выделении объекта WordArt в
таблице. Обратите внимание: выделенный объект WordArt, изображенный на рис. 2.11,
имеет маркеры изменения размера, маркеры поворота и изменения формы. Маркер из-
менения формы можно использовать для размещения текстовых символов с наклоном
вправо или влево (как будто они были написаны левшой).
Добавить объект WordArt Выровнять буквы WordArt по высоте

Форма WordArt Межзнаковый интервал WordArt
I
S3 Miciosoft fxcel - пример! -l.xls
> и ijif "Натуши Гусыня" /, Заказ \Организ._диагр.^ Цикл /ссылки^ Р Лист5
.M
Цикл
Коллекция WordArt Выравнивание WordArt

Формат объекта WordArt Вертикальный текст WordArt
Рис. 2.11. Рабочий лист с образцом объекта WordArt и панелью инструментов WordArt
508 Книга 5. 2)uatfiaMMbt и графические алемешОы.
/Залавка quazfioMM. и о/гишизсщионных

Для вставки в таблицу организационной или обычной диаграммы используйте кнопку
Добавить диаграмму или организационную диаграмму (Insert Diagram or Organization
Chart) на панели инструментов Рисование (лучше это делать в случае, когда графиче-
ский объект реально выделяет информацию, а не просто служит в качестве украшения
или вместо уже существующей диаграммы). Если вы щелкнете на кнопке Добавить
диаграмму или организационную диаграмму, откроется диалоговое окно Библиотека
диаграмм (Diagram Gallery) (рис. 2.12), в котором следует выбрать организационную
диаграмму или диаграмму другого типа.
Библиотека диаграмм
Выберите inn диаграммы!
СИЛ
О
Организационная диаграмме
1
Отображение структуры отношений Рис. 2.12. Выбор организационной
диаграммы в диалоговом окне
Библиотека диаграмм
В диалоговом окне Библиотека диаграмм предлагается выбор между организацион-

ной диаграммой (первая картинка) и пятью типами обычных диаграмм (Циклическая
(Cycle), Радиальная (Radial), Пирамидальная (Pyramid), Диаграмма Венна (Venn) и
Целевая (Target)). Щелкните на типе диаграммы и на кнопке ОК, и в рабочий лист будет
добавлен новый графический объект — пустая диаграмма. Щелкните на других разделах
организационной или обычной диаграммы и замените текст на свой. (Организационные
и обычные диаграммы, созданные с помощью кнопки Добавить диаграмму или
организационную диаграмму, работают примерно так же, как и большие надписи с на-
бором графических элементов, содержащих маленькие надписи. (Подробнее см. раздел
"Правка текста надписи" ранее в этой главе.)
При создании новой организационной диаграммы открывается панель инструментов
Организационная диаграмма (Organization Diagram), в которой находятся кнопки для
редактирования схемы и ее расположения, добавления новых уровней и ветвей диаграм-
мы. При создании новой диаграммы (любого из пяти доступных видов) открывается па-
нель инструментов Диаграмма (Diagram), в которой содержатся инструменты для фор-
матирования и редактирования диаграммы.
Корпорация Microsoft предлагает широкий выбор готовых для использования изо-

бражений под названием ClipArt (Картинка). Их легко можно помещать в таблицы дан-
ных. Чтобы облегчить эту задачу, в программе Excel предусмотрена область задач
Коллекция клипов (Insert Clip Art), с помощью которой можно производить поиск изоб-
ражений по ключевым словам.
Тмгва 2.3)оЗа&ление графических, злемешйов 509
Чтобы вставить клип в рабочий лист, щелкните на кнопке Добавить картинку (Insert
Clip Art) панели инструментов Рисование. Откроется область задач Коллекция клипов, в
которой выберите изображение. При первом использовании этой команды открывается
диалоговое окно Добавление клипов в коллекцию (Add clips to gallery). В нем будет
предложено собрать и систематизировать все файлы мультимедиа с жесткого диска ком-
пьютера (звук, изображения, цифровые фильмы и картинки). Для систематизации муль-
тимедиа-файлов программой Excel щелкните на кнопке Сейчас (Now). Чтобы система-
тизировать только файлы в отдельных папках, щелкните на кнопке Параметры (Options).
Откроется диалоговое окно Параметры автоматического импорта (Autolmport settings),
в котором следует задать папки для поиска файлов мультимедиа на компьютере. Задав
папки для поиска, щелкните на кнопке Каталог (Catalog) для систематизации библиоте-
кой Microsoft Media мультимедиа-клипов.
По завершении процесса систематизации клипов на компьютере для локализации
картинок можно использовать систему поиска области задач Коллекция клипов. (В биб-
лиотеке мультимедийных файлов содержатся ключевые слова для клипов.) Чтобы ото-
бразить все клипы определенного типа, введите ключевые слова в поле Искать текст
(Search Text) в верхней части области задач Коллекция клипов.
По умолчанию программа Excel ищет на компьютере все коллекции мультимедийных
файлов каждого типа: картинки, фотографии, фильмы и звуки. Чтобы ограничиться поис-
ком отдельной коллекции, в раскрывающемся списке Просматривать (Search In) выберите
ее название. Вы сможете ограничиться поиском только картинок, если в раскрывающемся
списке Искать объекты (Results Should Be) снимете флажки Фотографии (Photographs),
Фильмы (Movies) и Звуки (Sounds).
Вы можете ограничиться отдельным типом графических файлов: щелкните на кнопке
расширения (с символом +) перед флажком категории в списке Искать объекты.
Появится список всех типов графических файлов. Оставьте только флажки для искомых
типов файлов; флажки остальных типов файлов снимите.
Определившись с местом и типом искомых файлов изображений, щелкните на кноп-
ке Найти (Search) просмотра коллекций файлов программой Excel. По окончании поиска
пиктограммы рисунков, которые соответствуют заданным критериям, появятся в списке
Результаты (Results) области задач Коллекция клипов (рис. 2.13). Полоса прокрутки по-
зволяет пролистывать содержимое области задач в целях поиска требуемых картинок.
Выберите изображение в списке Результаты, затем щелкните на его эскизе, чтобы
вставить полное изображение в рабочий лист. Картинку можно переместить в требуемое
положение рабочей таблицы и модифицировать его, используя маркеры изменения раз-
мера и поворота.
/Запавка (гисцшсов из файлов

Помимо картинок, хранящихся в коллекциях на компьютере, можно также вставлять
графические файлы из папки My pictures (Мои рисунки) с жесткого диска (или из
другой папки, где хранятся изображения и цифровые фотографии). Чтобы вставить изо-
бражение в рабочий лист, щелкните на кнопке Добавить рисунок из файла (Insert Picture
From File) на панели инструментов Рисование (или выполните команду Вставка^
РисунокОИз файла (Insert^Picture^From File) в меню программы Excel). Откроется
диалоговое окно Добавление рисунка (Insert Picture), которое работает аналогично диало-
говому окну Открытие документа (Open), за исключением того, что в нем отображается
только та графика, которую может импортировать программа Excel. Здесь автоматически
5fO Книга. 5. 2)ucuftaMMM и графические
просматривается папка My Pictures (Мои рисунки) с жесткого диска (ее просмотр мож-
но отменить, выбрав другую папку в раскрывающемся списке Папка (Look In)).
Выбрав графический файл в диалоговом окне Добавление рисунка, щелкните на его
эскизе, а затем — на кнопке Вставить (Insert). Таким образом, он будет импортирован в
активный рабочий лист. Изображение из файла появится в таблице Excel, и на экране вы
увидите панель инструментов Настройка изображения (Picture) (рис. 2.14).
Как и в случае с остальными графическими объектами, к рисункам из файлов по пе-
риметру будут добавлены маркеры изменения размера, а также указатель поворота (он
связан с маркером изменения размера в центре верхней части изображения). Изображе-
ние можно перемещать, поворачивать и менять его размеры.
Инструменты панели Настройка изображения (рис. 2.14) также используются для
правки фотофафий. С их помощью можно изменять яркость и контрастность изображе-
ния, обрезать ненужные области по краям, а также сжимать изображение, чтобы оно не
занимало слишком много места в рабочей книге (как это часто случается с изображения-
ми с высоким разрешением).
Если к компьютеру подключен сканер или цифровая камера, используйте ко-

манду меню профаммы Excel Вставка^Рисунок^Со сканера или камеры
(InsertsPicture^From Scanner or Camera), чтобы вставить цифровую фотогра-
фию или отсканированное изображение непосредственно в рабочий лист Excel.
В Microsoft Excel - пример! -1.xls

««( Лрави ' ^||5|S||f|^4«Kp!<ar Св*ис Дойные &о« ; QipasM ?8йай.иг» eanpftc
ГЩйШ 100% ж|
: I Выделенные коллекции
Искать объекты:
Sce файлы мультимедиа
( "Матушка Гусыня" >( .Зегаз \Организ._Д1игр./Щкя ^.ссылки £?\ <

• 4'.. : АЕТО^Г-,|»Ы - \„ Ч CI] f -^ ' jjjiin ' г-.Я
Цжл
Рис. 2.75. Вставка картинки, найденной в коллекции ClipArt с помощью области задач
Коллекция клипов
2. добавление графических элементов 5//
Уменьшить контрастность
Увеличить контрастность Увеличить яркость
Цвет Уменьшить яркость
Добавить рисунок из файла Обрезка Формат рисунка
к < k >i/ ..запрос 6а;ы данных /

|д«*зив,- Li j мпиигк» * Ч.,ч
Повернуть влево Сброс

параметров
Тип линии рисунка
Сжатие рисунков
Установить прозрачный цвет
Рис. 2.14. Использование панели инструментов Настройка изображения для правки цифровой
фотографии, добавленной в рабочий'лист
9
/3 Э1пой книге...
Глава 1. Создание и поддержка таблиц данных
Глава 2. Фильтрация базы данных и создание запросов
f . Создание и noqqeftMica
данных
В Э(Яой главе . . .
S Что требуется для создания таблиц данных
S Добавление данных в список с помощью форм данных
V Правка записей таблицы данных
•/ Поиск записей в таблице данных
•S Сортировка данных
•S Получение промежуточных итогов в таблицах данных
ft омимо вычислительных возможностей, программа Excel прекрасно подходит для

*J С* поддержки больших по объему библиотек связанных данных. Они носят название
баз данных, хотя точнее термин таблица данных. В этой главе описаны все основные проце-
дуры по созданию и поддержке таблиц данных различных типов в таблице Excel.
Вы ознакомитесь с процессом проектирования таблиц данных и создания форм,
которые можно использовать для добавления новых данных в таблицу и редактирования
уже существующих данных. Кроме того, описываются процедуры сортировки данных в
таблице согласно заданным критериям, работа с таблицами, содержащими числовые
данные, а также методы получения общих и промежуточных итогов. В главе 2 книги 6 из-
ложена информация о поиске данных в таблице и создании подмножеств только с необ-
ходимыми данными.
Основы Яаз усишмх в

В программе Excel база данных, или список данных, представляет собой таблицу
специальной структуры. В отличие от других типов таблиц данных, которые можно соз-
давать в Excel, в этих таблицах для идентификации различных типов элементов исполь-
зуются только заголовки столбцов (называемые именами полей). Каждый столбец
(называемый полем списка) таблицы содержит информацию об отдельном элементе, от-
слеживаемом в базе данных, например, название или телефонный номер компании-
клиента. В каждой строке таблицы (называемой записью таблицы данных) находится
полная информация о конкретном элементе, отслеживаемом в таблице, например ABC
Corporation of National Industries.
Если данные преобразованы в таблицу данной структуры, для их поддержки можно
использовать многочисленные команды из меню Данные (Data) программы Excel, а так-
же реорганизовывать содержащуюся в таблицах информацию. Чтобы добавить новые
записи, поиск и правку записей, а также удалить ненужные записи из таблицы данных,
используйте команду Форма (Form) из меню Данные. Команда Сортировка (Sort) из ме-
5 f6 Книга 6. Управление данными
ню Данные применяется для реорганизации записей в таблице данных путем сортировки

по одному или нескольким ее полям. В таблицах с численными данными можно также
обратиться к команде Итоги (Subtotals) для подсчета промежуточных и общих итогов при
изменении определенного поля таблицы.
с&анусфМного списка уанньис

Все, что требуется для начала процесса создания новой таблицы данных, — это ввести
названия полей в верхнюю строку таблицы, а затем создать первую запись под ней.
При введении названий полей (в качестве заголовков столбцов) учитывайте, что каждое
название поля в таблице данных является уникальным. Желательно, чтобы оно также
было кратким. Именуя поля, выравнивайте их название в ячейке таким образом, чтобы
текст переходил на другую строку (для этого нажмите клавиши <Alt+Enter>). Кроме того,
в качестве названий полей нельзя использовать числа или формулы, возвращающие зна-
чения. (Однако допускается применять формулы, которые возвращают текст, например,
формулу, связывающую ярлыки в различных ячейках.)
Принимая решение о том, какие поля следует создать, обдумайте вопрос использования
хранящихся в таблице данных. Например, в таблице данных клиентов имя клиента разби-
вается на отдельные поля (имя, отчество и фамилия), что позволяет применять эту инфор-
мацию при создании стандартных писем и почтовых ярлыков с помощью текстового про-
цессора. В результате, при открытии стандартного письма к адресату можно обратиться по
имени (например, уважаемая Джейн) или с добавлением титула (Доктор Джейн Джексон).
Таким же образом в таблице данных адрес клиента разбивается на название улицы,
города, области и почтовый индекс, что позволяет создавать стандартные письма и сор-
тировать записи в порядке убывания почтового индекса и/или отправлять письма только
клиентам из определенных областей. Хранение отдельных частей информации в опреде-
ленных полях гарантирует возможность их использования для поиска необходимых
записей и извлечения информации из таблицы данных.
На рис. 1.1 показан пример таблицы данных служащих. Эта таблица данных начина-
ется со строки 1, где содержатся названия полей. Обратите внимание: имена служащих
разбиты на поля с именем и фамилией (столбцы В и С, соответственно). Кроме того,
первая реальная запись введена в строке 2 непосредственно под строкой с названиями
полей. При вводе записей в новую таблицу данных строки пропускаться не будут; записи
вводятся строка за строкой.
При вводе строки с первой записью убедитесь, что все ячейки таблицы отформатирова-
ны соответствующим образом. Например, поле таблицы данных, содержащее оклад, долж-
но иметь денежный формат без десятичных разрядов, именно так следует отформатировать
первую запись. Все последующие записи будут отформатированы подобным образом.
Создание вычисляемых псией

При создании новой таблицы данных воспользуйтесь вычислительными возможно-
стями программы Excel, задавая поля, в которых вводимые данные преобразуются фор-
мулой. Пример таблицы данных служащих (рис. 1.1) содержит такое вычисляемое поле
(оно показано в строке формул) в ячейке 12, где находится поле Стаж (Years of Service).
Исходная формула для подсчета времени обслуживания из ячейки 12 следующая:
=ГОД( СЕГОДНЯ ( ) ) -ГОД(Н2)
Ллава /. Создание и naqqeftMtca ffra&tuu, данных
=ГОД(СЕГОДНЯт-ГОД(Н2)
j | j [Участие
|Дата в
(Ими Фамилия Пол ]ртдел Оклад Филиал приема -Стаж [прибыли
Компьютерной
^Роберт!Броииан|М ire™"™ • W 5 000; Атланта | 12.04.9ll
сортиром. .X Лист?./ .сюдозя таблиц..../, запрос баз* дзины* Л
Рис. 1.1. Создание базы данных служащих со строкой названий полей и первой записью
В этой формуле с помощью функции ГОД (YEAR) вычисляется год приема на работу
(на основании даты приема из ячейки Н2) и текущей даты, после чего производится вы-
числение стажа работы. После того, как вы введете и отформатируете исходную формулу
в ячейке Н2, форма данных будет использовать ее, автоматически копируя и применяя
по отношению к любой новой записи, добавляемой в таблицу данных.
изменение cfflfujiaiiijfibi /ла&ищы данных

В созданной таблице данных иногда требуется изменить структуру, добавив или уда-
лив некоторые поля. Чтобы добавить новое поле, выделите столбец (щелкнув на его бук-
ве), перед которым будет вставлено поле, а затем выполните команду Вставка^Столбцы
(Insert^Column) в меню Excel. В верхней строке укажите название поля, после чего вве-
дите записи для этого поля. Чтобы удалить поле из таблицы данных (и название, и дан-
ные), выделите столбец и воспользуйтесь командой ПравкаОУдалить (EditODelete).
При добавлении или удалении полей вы сможете избежать потери данных

или изменения схемы данных за пределами таблицы, если не будете разме-
щать таблицы данных или другую информацию в строках под последней
строкой таблицы данных. Другими словами, строки, используемые столбца-
ми таблицы данных, должны быть пустыми. Все связанные данные следует
размещать справа от последнего поля.
Книга 6. Управление данными.
использование (pofui данных,

Если вы уже ввели информацию в верхнюю строку с названиями полей и в следую-
щую строку с первой записью, для добавления остальных записей примените форму дан-
ных, созданную программой Excel. Для этого выполните команду ДанныеОФорма
(DataOForm). Форму данных можно также использовать для правки введенной инфор-
мации и для удаления записей из таблицы данных.
На рис. 1.2 показана форма данных, которая была создана программой Excel для таб-
лицы данных, представленной на рис. 1.1. Форма данных — это диалоговое окно (в заго-
ловке которого содержится название активного рабочего листа), в котором по вертикали
перечислены все поля таблицы данных.
При выполнении команды Данные^Форма с целью отображения формы данных
программа Excel автоматически помещает в ее поля данные первой введенной записи
(естественно, если она введена). В правой части диалогового окна формы данных указан
номер текущей записи из таблицы данных (в данном случае — 1 из 1). В этой части фор-
мы также находятся управляющие кнопки, с помощью которых можно добавлять новые
записи, искать записи для правки или удалять их из таблицы.
Если в активном документе отображается форма данных, для просмотра записей таб-
лицы данных используйте полосу прокрутки в правой части диалогового окна или же об-
ратитесь к клавишам управления курсором (описаны в табл. 1.1). Например, для пере-
мещения к следующей записи таблицы данных нажмите <4> или <Enter> либо щелкните
на стрелке в нижней части полосы прокрутки. Чтобы вернуться к предыдущей записи
таблицы данных, нажмите клавишу <Т> или <Shift+Enter> либо щелкните на стрелке в
верхней части полосы прокрутки. Вы сможете в текущей записи выделить поле для прав-
ки, если щелкнете на надписи, нажмете клавишу <ТаЬ> (следующее поле) или <Shift+Tab>
(предыдущее поле).
Обратите внимание: в форме данных нельзя выделить и поправить вычисляемые поля
(например, Стаж на рис. 1.2). Несмотря на то, что вычисляемые поля и находящаяся в
них информация представлены в форме данных, в самой форме текстовые поля, позво-
ляющие вносить в такие данные изменения, отсутствуют. Чтобы изменить содержимое
вычисляемого поля, измените формулу в соответствующем поле в первой записи, а затем
скопируйте ее в остальные записи таблицы.
Рис. 1.2. Использование формы данных

для добавления новой записи
Умява f. Создание и noqqefiMcica. Й1а&ищ данных 519
Таблица 1.1. Способы навигации в форме данных
Перемещение Основные клавиши или работа с полосой прокрутки

Следующая запись, то же поле Клавиша <1> или <Enter>. Щелкните на стрелке полосы про-
в таблице данных крутки, указывающей вниз, или на кнопке Далее (Find Next)
Предыдущая запись, тоже поле Клавиша <Т> или <Shift+Enter>. Щелкните на стрелке полосы
таблицы данных прокрутки, указывающей вверх, или на кнопке Назад (Find Prev)
Следующее поле из формы данных Клавиша <Tab>
Предыдущее поле из формы данных Клавиши <Shift+Tab>
Перемещение на 10 записей вперед Клавиша <PgDn>
Перемещение на 10 записей назад Клавиша <PgUp>
Переход к последней записи таблицы Клавиши <Ctri+l> или <Ctrl+PgDn>. Переместите ползунок до
данных конца полосы прокрутки
Перемещение внутри поля Клавиши «-> или <-»> для перемещения на один символ.
Чтобы перейти к первому символу, используйте клавишу
<Ноте>, а к последнему — клавишу <End>
Естественно, форму данных не обязательно применять для добавления запи-

сей в таблицу. Данные можно просто добавить в ячейки новых строк в конце
таблицы. Добавляя данные непосредственно в ячейки таблицы, помните, что
новая информация будет отформатирована таким же образом, как и уже су-
ществующие записи.
2)о£а£ление новых записей с помощью фо{гмм, данных

Чтобы добавить в таблицу данных новую запись, либо перейдите к концу таблицы
данных (перетаскивая ползунок в конец полосы прокрутки или нажимая комбинации
<Ctrl+i>, <Ctrl+PgDn>), либо просто щелкните на кнопке Добавить (New). В любом слу-
чае программа Excel отобразит пустую форму данных (в правой части диалогового окна
находится запись Новая запись (New Record)), которую можно заполнить. Введя в поле
информацию, нажмите клавишу <ТаЬ>, чтобы перейти к следующему полю записи (не
нажимайте клавишу <Enter>, при этом в таблицу данных будет вставлена новая запись).
Если необходимо ввести информацию в новое поле, данные скопируйте из того же
поля в предыдущей записи, нажав комбинацию клавиш <Ctrl+"> (двойные кавычки). Эта
комбинация, например, используется для переноса информации в надпись Город (City)
при вводе записей клиентов из одного города.
По окончании ввода всей информации в новую запись нажмите клавишу или <Enter>
или же щелкните на кнопке Добавить (New). Программа Excel вставит новую запись в качест-
ве последней записи таблицы данных и отобразит пустую форму данных, в которую разреше-
но ввести следующую запись. Добавив все записи в таблицу данных, нажмите клавишу <Esc>
или щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно формы данных.
Помните: в некоторые поля числовые данные вводятся в виде текста. Напри-

мер, почтовый индекс вводится в поле как текст, а не числовое значение, по-
этому программа Excel сохраняет незначащие нули (например 00210), чтобы
правильно идентифицировать индекс. Если в поле требуется ввести числовое
значение в виде текста, перед вводом чисел необходимо вставить апостроф
(например '00210 или '00105). Следует отметить, что программа Excel не ко-
пирует эту весьма важную пунктуацию из предыдущих записей при нажатии
клавиш <Ctrl+">. Ее необходимо вводить вручную.
520 Книга 6. Управление ушшьиш
Jlftaftica записей 6 (pofute данных

С помощью формы данных вы сможете править записи таблицы данных. В формах
небольших таблиц данных для локализации записей, требующих правки, используются
клавиши управления курсором или полоса прокрутки. В больших таблицах данных для бы-
строго поиска записи, которую следует изменить, применяется кнопка Критерии (Criteria)
(см. следующий раздел).
Отображенные в форме данных записи можно изменить, выделив значение выбран-
ного поля, как выделяется содержимое ячейки таблицы.
Лоиск записей с помощью cpofiMM данных,

Кнопка Критерии (Criteria) из формы данных применяется для поиска записей таб-
лицы данных, требующих правки (или удаления — см. следующий раздел). По щелчку в
форме данных на кнопке Критерии программа Excel очищает все надписи полей для вво-
да критериев поиска. Предположим, что требуется изменить статус участия в прибылях
Шерри Колфилд. Если личного дела перед глазами нет, идентификационный номер со-
трудника найти сложно. Однако доподлинно известно, что она работает в филиале ком-
пании в Бостоне, и ее фамилия начинается на букву "К".
Чтобы найти эту запись, можно ограничить поиск записями, где в полях Филиал
(Location) содержится слово "Бостон", а слово в поле Фамилия (Last Name) начинается
на "К" (рис. 1.3). Откройте форму данных и таблицы Служащие, щелкните на кнопке
Критерии и введите к* в поле Фамилия и Бостон — в поле Филиал.
Клеит. Ноиер: (V .' ' Критерии
Фамилия: | К* [ О»стить ]
Пол: •
Огяет
.Оклад: . [ 1 •.
Филиал: Бостон
Дата приеме :
Стаяк
(
,|
Участие в прибыли: !
|: Ш^
( Закрыть |
Рис. 1.3. Ввод критериев для поиска записей
При вводе критериев в форму данных для поиска записей применяются символы подста-
новки: знак вопроса (?) и звездочка (*), как при использовании функции Найти (Find) про-
граммы Excel, когда мы ищем ячейки с определенной информацией (см. главу 3 книги 2).
Щелкните на кнопке Далее (Find Next) или нажмите <Enter>, и программа Excel об-
наружит в таблице данных Бостонского филиала первую запись, в которой фамилия на-
чинается на букву "К". Это запись Уильяма Кобба (рис. 1.4). Для поиска в соответствии с
заданным критерием следующей записи щелкните на кнопке Далее или нажмите
<Enter>. Excel перейдет к следующей записи — Шерри Колфилд (рис. 1.5). Найдя запись
Шерри, можно изменить ее статус участия в прибылях, выделив текстовое поле Участие
в прибыли (Profit Sharing) и заменив Нет (No) на Да (Yes). Программа Excel поместит
внесенную в форму данных правку в таблицу сразу после закрытия диалогового окна
формы данных (для этого щелкните на кнопке Закрыть).
/. Создание и noqqefiMica (Яа&шц данных, 52f
Иаент, Ноиер; -,;J }oQ139 "I ^ бю22 ИЙКГ.Напек•' ' '•[00387 |"||
»*м: КЯГ"
j -
], i fl*»1^ i
:.;v"j^ — ' ' ' 1
Фамилия:
Пол:
С „ !: !. ,,?S?I?_, J
Отдел: [плановый • ——i
Оклад: • jSoo ^J •. '

Филиал!
|^3=j4: {, „дта.>.1:
•
__._„..... tpmvm ]
v~
u
Стаж? ' . ••. • ' . ' - " 3"Ф«гь j
Участие в прибыли: [a« 1 . . • ,./ • . . ; •;.
" '. '•• '•
Л/с. /.4. Локализация первой записи Рис, /.5. Обнаружение записи Шерри
Уильяма Кобба Колфилд
Если вы используете кнопку Критерии из формы данных для поиска записей, при
вводе критерия поиска в полях, содержащих числа или даты, используйте следующие
логические операторы.
i
• Равно (=). Поиск записей с тем же текстом, значением или датой, которая была
введена в качестве критерия.
• Больше (>). Поиск записей с текстовыми символами, следующими за введенными
символами (в алфавитном порядке), большей датой или значением, которое пре-
вышает введенное.
• Больше или равно (>=). Поиск записей с теми же текстовыми символами или сле-
дующими за введенными символами (в алфавитном порядке), с той же или боль-
шей датой или значением, которое превышает или равно введенному.
« Меньше (<). Поиск записей с текстовыми символами, предшествующими по
алфавиту введенным символам, с предшествующей датой или с меньшими значе-
ниями.
• Меньше или равно (<=). Поиск записей с теми же текстовыми символами или
предшествующими по алфавиту введенными символами, с той же или предшест-
вующей датой или с теми же или меньшими значениями.
•
• Не равно (<>). Поиск записей, в которых отсутствует текст, значение или дата,
введенные в качестве критерия.
Например, для поиска записей, отображающих годовой оклад служащих в $50000, вве-
дите значение =50000 или 50000 — в поле Оклад (Salary). Для поиска всех записей служа-
щих с годовым окладом, меньшим или равным $35000, в поле Оклад введите <=35000.
Чтобы найти записи с годовым окладом, превышающим $45000, в поле Оклад введите
>45000. Если требуется найти все записи служащих-женщин с окладом, превышающим
$35000, в поле Пол (Sex) введите ж, а в поле Оклад той же формы данных — >3 5000.
Определите критерии поиска, соответствующие нескольким полям. Для поиска запи-
сей щелкните на кнопках Далее (Find Next) и Назад (Find Prev). Если заданному крите-
рию не соответствует ни одна запись, по щелчку на кнопках Далее и Назад компьютер
будет подавать звуковой сигнал.
522 Книга 6. Уп(и1&Аеш1е данными
Чтобы изменить критерий поиска, выделите соответствующие поля, удалите старые

критерии и введите новые. Чтобы переключиться обратно к текущей записи, не исполь-
зуя введенный критерий поиска, щелкните на кнопке Форма (Form) (этой кнопкой
заменяется кнопка Критерии).
Удаление записей с помощью eftofiMM. данных

С помощью формы данных можно не только добавлять и править записи, но также
и удалять их. Чтобы удалить запись, просто отобразите ее в форме данных и щелкните
на кнопке Удалить (Delete). При удалении записей будьте осторожны: их не удастся вос-
становить с помощью команды Отменить (Undo) программы Excel. Поэтому по щелчку на
кнопке Удалить программа Excel предлагает окно с предупреждением о том, что запись,
отображаемая в форме данных, будет удалена. Для подтверждения удаления записи щелк-
ните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>. Чтобы сохранить текущую запись, на-
жмите клавишу <Esc> или щелкните на кнопке Отменить (Cancel) в окне предупреждения.
Помните: несмотря на возможность использования формы данных Критерии
для локализации группы таких записей, которые требуют удаления, за один
раз с помощью кнопки Удалить можно удалить только одну запись.
данных.
Команда Данные^Сортировка (DataOSort) существенно облегчает перегруппировку
данных, а также полей таблицы данных. Записи в таблице данных сортируются по стро-
кам, а поля таблицы данных — по столбцам.
При сортировке можно задавать порядок по возрастанию или убыванию. В порядке
возрастания (он задается по умолчанию) программа Excel группирует текст в алфавитном
порядке, а числовые значения — от меньших к большим. Если определен порядок сорти-
ровки по убыванию, Excel группирует текст от "Я" до "А", а значения — от больших к
меньшим. Сортируя поля с датами, помните, что при группировке по возрастанию по-
следние записи размещаются в конце, а по убыванию — в начале списка.
Если производится сортировка полей с большим количеством данных в порядке по
возрастанию, программа помещает числа (от меньших к большим) перед текстом (по ал-
фавиту), а за ними — логические значения (TRUE и FALSE), коды ошибок и, наконец,
пустые ячейки. При сортировке в порядке убывания программа применяет тот же прин-
цип группировки различных типов данных, но числа размещаются от больших к мень-
шим, текст — в порядке от "Я" до "А", алогическое значение FALSE располагается перед
значением TRUE.
Сортируя данные с целью определить порядок размещения записей или полей в таб-
лице данных, программа Excel использует ключи сортировки. При сортировке записей по
адресу ячейки указывается, в каком поле (т.е. столбце) содержится первый, или первич-
ный ключ сортировки. При, сортировке полей указывается, в какой записи (строке) со-
держится первый ключ сортировки. Затем программа применяет выбранный порядок
сортировки (по возрастанию или убыванию) к данным в ключевом поле или строке и оп-
ределяет, как записи или поля будут перегруппированы в процессе сортировки.
Если в ключевом поле содержатся дублирующиеся данные, программа Excel просто
перечисляет эти записи в том порядке, в каком они были введены в таблицу. Чтобы оп-
ределить, каким образом Excel размещает записи с одинаковыми значениями первичного
J. Создание и noqqefaiaca. 1Ка&ищ данных 523
ключа, задайте вторичный ключ. Например, если при организации таблицы данных в
алфавитном порядке по полю Фамилия вы найдете несколько записей с фамилией Смит,
можно задать сортировку записей с этой фамилией по именам, используя в качестве вто-
ричного ключа поле Имя. Если и во вторичном ключе содержатся дубликаты (например,
в компании работают два Джона Смита), задайте третий ключ (например, поле Отчест-
во) и с его помощью определите, как записи с одинаковыми именами и фамилиями будут
расположены при сортировке таблицы данных.
Несмотря на то, что сортировка чаще всего применяется для перегруппиров-

ки и поддержки записей из таблицы данных, команду ДанныеОСортировка
можно использовать для перегруппировки данных в любой таблице, незави-
симо от ее структуры.
записей в &а&ище устных,

Чтобы отсортировать записи в таблице данных с помощью команды Данные1*
Сортировка, выполните следующие действия.
.1. Поместите указатель ячейки в одной из ячеек таблицы данных.

Пока указатель находится в одной из ячеек таблицы, при выполнении следующего
шага программа Excel автоматически выделит все записи таблицы. Однако для
сортировки части записей таблицы диапазон можно выделить вручную.
2. Выполните команду Данные^Сортировка в строке меню Excel.
Программа Excel выделит все данные таблицы (кроме строки с названиями полей)
и откроет диалоговое окно Сортировка (Sort) (рис. 1.6). Если в таблице отсутству-
ет строка с названиями полей, либо ее требуется включить в сортируемый диапа-
зон, выберите переключатель Обозначениям столбцов листа (No Header Row) в
нижней части диалогового окна Сортировка.
3. В раскрывающемся списке Сортировать по (Sort By) щелкните на названии поля,
которое будет использовано в качестве первого ключа для сортировки записей в таблице
данных.
По умолчанию для всех ключей сортировки программа Excel устанавливает пере-
ключатель По возрастанию (Ascending). Если требуется сортировать записи пер-
вого ключа по убыванию, щелкните на переключателе По убыванию (Descending)
в правой части раздела Сортировать по (Sort By).
4. (Необязательно) Щелкните на раскрывающемся списке Затем по (Then By), а по-
сле — на названии поля для сортировки, если существует дубликат в первом ключе.
Чтобы провести сортировку записей в порядке убывания с помощью второго клю-
ча, щелкните на переключателе По убыванию в правой части раздела Затем по.
Однако и во втором ключе могут находиться дубликаты. Чтобы отсортировать эти
записи, задайте третий ключ и порядок сортировки в разделе В последнюю
очередь по (Then By).
5. (Необязательно) Щелкните на раскрывающемся списке В последнюю очередь по
(Then By), а затем — на названии поля для сортировки (если существуют дубликаты
в первом и втором ключах сортировки).
524 Книга. 6. Управление
(*) по возрастанию
О по убыванию
КнмЕерпи
: :
•УИПЬЯМ ; ;
С*} подписям (первая строка диапазона)

О обозначениям столбцов листа
Рис. 7.6. Определение ключей сортировки в диалоговом окне Сортировка
Чтобы отсортировать записи в порядке убывания по третьему ключу, щелкните на

переключателе По убыванию в правой части раздела В последнюю очередь по.
б. Задав все ключи, требуемые для сортировки записей в таблице данных, щелкните на
кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter> для выполнения сортировки.
Если обнаружится, что записи были отсортированы по неверно заданным ключевым
полям, используйте команду Правка^Отменить (EditoUndo) в строке меню Excel или
нажмите <Ctrl+Z>, чтобы восстановить записи в прежнем порядке.
По умолчанию при выполнении операции сортировки программа Excel пред-

полагает, что в сортируемой таблице данных расположена строка заголовка
(с названиями полей), которая не будет сортироваться вместе с остальными
записями. Однако функцию Сортировка можно использовать для группиро-
вания выделенных ячеек без строки заголовка. В этом случае необходимо за-
дать ключи сортировки по буквам столбцов и установить переключатель
Обозначения столбцов листа в диалоговом окне Сортировка.
Кроме того, в диалоговом окне Сортировка находится кнопка Параметры (Options), по

щелчку на которой открывается диалоговое окно Параметры сортировки (Sort Options) с
параметрами сортировки текстовых полей. В этом диалоговом окне находятся также пара-
метры порядка сортировки: сортировка строк диапазона или сортировка столбцов.
Змява /. Создание и naqqefutaca Ла&шц данных 525
На рис. 1.7 представлен результат сортировки таблицы данных служащих вначале в по-
рядке возрастания по местоположению, затем в порядке убывания по размеру оклада.
В данном случае поле Филиал задано в качестве первого ключа, а поле Оклад— в качестве
второго ключа сортировки. Чтобы внутри каждого местоположения записи были отсорти-
рованы в порядке по уменьшению оклада, справа от раздела Затем по был установлен пе-
реключатель По убыванию. На рис. 1.7 записи организованы вначале по возрастанию по
городам в поле Филиал, а в каждом городе — в порядке убывания по размеру оклада.
Помните: для сортировки записей в таблице данных по одному полю можно

использовать кнопки Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) и
Сортировка по убыванию (Sort Descending). Эти кнопки расположены на
панели инструментов Стандартная (Standard). Чтобы отсортировать таблицу
данных с помощью этих инструментов, поместите указатель ячейки на поле,
по которому будет выполняться сортировка, а затем щелкните на кнопке
Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.
[Дате
. Имя
{Мэрм
• фамилия
]Ка™ан
..iPSH"!
Компьютерной; $48 Ш) Атланта
'
приеиа Стаж
.Грехем : Кадров $31 000'Атланта

:Кммберли :;Лернер [Кадров $31 оЬО'Атланта
5 ТО141 [АнджелаJgviiMHCo«_ [Бухгаптерия j Ж.в9й!А™»йй1111
Компьютерной
=Ч??М
»Т ТЬозвГ
[Роберт
[Шерри
|Ко66
(Юш^мпд
м [техники
ж [Кадров
М5рОр|Бостон
$33 000 Бостон
"Т7&Р284 Джеймс iMPP? м Бухгаптерия |
""ж" [Ппановый
$32рор:бострн
"О0174" ;Синди ; Эдварде ''$Иррр!Бостон
10Г00139 [Уильям !Кобб М Плановый $28 000 Бостон!"
Джен Пул "м \ Бухгалтерия i $75 000 Филадепьфия
Персивап i^wiH "м" : Компьютерной] 548 ООр;:Фипаяепь<|*т
Ж [Компьютерной] $47 рЬр|Фипадельфия
|Адамсон '""ж" [Кадров $34 4рр;Фипадельфия
'" "W : Ппановый $27 000 Филадельфия
Ребекка [Кинг ж Компьютерной]
Стюарт [Джонсон м
TSlSoi'di" [Смит
~ЙИИ?..;
жм [Компьютерной $46 000 Чикаго
м [Бухгалтерия $30000 Чикаго

ЖШЩ ж. Планрвы,й__ ^ $30 OQOJHt
и а / запрос базы ДанвыхА/!
j'% Г»~| г^з ; йьй
Цикл
Л/с. /. 7. Таблица данных служащих, отсортированная по критериям местоположения и оклада

526 Книга 6. Ул/ш&ление данными
no н&Яьфем. и Яолее полям

Иногда может потребоваться выполнить сортировку не по трем, а по большему коли-
честву полей. Предположим, при работе с данными о персонале (рис. 1.8) требуется ор-
ганизовать записи в алфавитном порядке: вначале по отделам, затем по имени начальни-
ка и, наконец, по фамилии, имени и отчеству сотрудников. Для сортировки данных в
этой таблице по пяти полям следует выполнить две операции сортировки.
В первой операции сортировки в качестве первого ключа задается поле Фамилия, вто-
рого ключа — поле Имя, третьего ключа — поле Отчество. Во второй операции сортировки
в качестве первого ключа задается поле Отдел (Department), а второго ключа— поле
Начальник (Supervisor). На рис. 1.9 отображена таблица данных персонала после выполне-
ния второй операции сортировки. Легко убедиться, что после второй операции сортировки
записи будут размещены в порядке возрастания по отделам, затем внутри отделов —
по имени начальника и, наконец, — по фамилии, имени и отчеству каждого сотрудника.
При сортировке таблицы данных по четырем и более ключевым полям необходимо
определить порядок ключевых полей: от основных к частным. В предыдущем примере
порядок должен быть таким:
Отдел, Начальник, Фамилия, Имя, Отчество
014 ШИШ В"--

_L
Номер | Филиал jOmde/7 (Имя [Отчество {Фамилия {Начальник
стрвховки
101-1 [Продаж [.Иван [Юрьевич [Иванов {Краснов
ID II-10 [Москва 41^гЖГ[е{Ж..ЙШ [Юрьевш 1Пе.И>?1. llMPOB. j3aB.._pT
1ЙШ__ [Рязань Продаж ..[Иван
" (Васильевич [Сидоров ....[.Краснов ...iiyteHifl!
Mi-!? Львов ....[Кадров [Егор [Иванович [Букин [Букин
;
[Зав.,рД
в6иМ-1? [Изюм [Бухгалтерия [Сергеевич Юкин ПетраГ [Бухгагг
JLJ101-14 ДГЪмиь [Маркетинга [Семен [Ильич Крррп_, _ JKpppn. Saapj
JJ101-15 [Минск Продаж]"... (Василий Николаевич : Кулик JKpjCHpB: '.Менщ
9.11.01-16 [Вена Jiopi*L.l'. [Васипьевич. Менед)
Ioj.ioi.-i7 [Продаж jjapac [Николаевич (Иванов Краснов
'101-18 ]Мрсква_ (Х^щрей !Петрович „(Петров.. Менед;
IfiMl. [Рязань [Продаж Типья. Николаевич : Сидоров . Менед;
101-2 .[1Мрск8а.,. [Маркетинга (Егор [Сергеевич (Петров. ikoDOn -Менед)
101:20. [Львов i Бухгалтерия [Фома [Петрович i' Букин Петвов ЦБухгагг
Ж-?! [Изюм [Маркетинга ]Иван [Петрович [JKoppn ..[МеиеД?
Mi-?! [Гомель. [Кадров [Егор Иванович ..[Коррп _
101-23 [Минск Продаж (Петр .Иванович ...(.Купик Краснрв Ыенед;
18! 101-24 (Вена Продаж.......... (Семен [Юрьевич [Краснов [Менад
101-25 .._ .. ________ [Иванов Краснрв
2olibi-3 Рязань Продаж [Петр Иванович [Сидоров Краснрв
м < > н';\ диа,-рзмма1../. .Продажи за 2001 гад \Сорти()рвка/Лист2./. своднз* тэблищ
\ \ П О -51) 4f О 1Ш Л i • ' 2,:» ilJ
Цист
Рис. 1.8. Данные о персонале перед сортировкой

JuaSa /. Создание и noqqefiMtca tOadtuu, данных 527
т
:| Номер iФилиал
1
Отдел \Имя Отчество \ Фамилия
^страховки
Щ101-2Р [Львов [Бухгалтерия (Фома [Петрович [Букин [Петров Бухгап;
Ш8Й [Гомель [Бухгагггерия[Юрий [Петрович [Коррп [Петров Бухгагг
и юТ-1 о " ' Москва i Бухгагггерия [Фома.
:
Юрьевич [Петров [Петров Зав.рт
1J101-13 {Изюм [Бухгалтерия ,„.Щеш..,_ [Петров, Бухгагг
61101-12 [Львов [Кадров [Егор [Иванович (Букин [Букин Зав..о.
7.! 101-22 [Гомель Кадров [Егор ......... i Иванович [Коррп [Букин Менед)
8J 101-18 ' [Москва_ \_ Кадров Андрей [Петрович [Петров '''[Букин Менед;
1J101-4 .ЩЬВОВ, ..... Маркетинга .
Маркетинга Семен
_ [Ильич
{Ильич
„iiyMi [Коррп
[Крррп
101101-14 [Гомель
• WtJIZI [Москва Маркетинга Jrop ...............
[Сергеевич !Петррв [Крроп
1ЙЗЮМ \ Маркетинга [Иван [Петрович |Крррп
«;Hp'i-25 (Киев ......... —i1 Василий [Сергеевич [Иванов Краснов
1Q1-1 [Продаж Тиван ..... [Юрьевич [Иванов |Краснов
15)101-9 [Киев [Продаж [Васипьевич [Иванов [Краснов
№1101-17 {Киев Продаж [Тарас {Николаевич Иванов
17 [101^8 (Вена Щррдаж [Андрей .Сергеевич [Краснов, {Краснов 13ав.рт
ЖЖ.11. [Вена [Продаж (Семен' (Юрьевич [Краснов... ^Краснов Менед;
[Вена [Продаж [Васипьевич Краснев
ж]19р1 i Минск Продаж (Василий [Николаевич Кулик
< > "К,Ж»МШ31ЖЙЙЙ! 3= М01.гоа [ XСортировка/Лист2./[своднак таблица./.'[»ао?.&а«Я.|#
Цист
Рис. 1.9. Таблица данных персонала после сортировки по отделам, имени начальника, фами-
лии, имени и отчеству сотрудника
По окончании процесса систематизации полей выполняется первая операция сорти-

ровки с более специфическими ключевыми полями в конце списка. В данном примере в
качестве первого, второго и третьего ключа используются следующие поля:
Фамилия, Имя, Отчество
Затем выполняется вторая операция сортировки с более общими ключевыми полями
из начала списка. В приведенном примере первым и вторым ключевым полем являются
следующие:
Отдел, Начальник
палей &а&ищы данных,

Возможность сортировки столбцов программы Excel можно использовать для изме-
нения порядка полей в таблице данных, при этом не требуется выполнять пересортиров-
ку при удалении и вставке столбцов. В процессе сортировки полей в таблице данных в
верхнюю часть списка добавляется строка, заданная в качестве первого ключа сортиров-
ки. Ячейки в этой строке содержат числа (от 1 до номера последнего поля таблицы дан-
ных), что указывает на новый порядок расположения полей.
528 Книга 6, Управление данными
На рис. 1.10—1.11 показано, как использовать сортировку столбцов для изменения

порядка расположения полей в таблице данных персонала. На рис. 1.10 над строкой с на-
званиями полей вставлена новая строка (строка 1). Ячейки в этой строке содержат числа,
указывающие на новый порядок расположения полей. После сортировки полей с помо-
щью значений из этой строки поле Идентификационный номер (ID No) останется пер-
вым (с номером 1), поле Отдел будет вторым (2), поле Начальник — третьим (3), Имя —
четвертым (4), Отчество — пятым (5), Фамилия — шестым (6), Должность (Title) —
седьмым (7), а Оклад — восьмым (8).
На рис. 1.11 представлена таблица данных персонала, в которой отсортированы поля
в соответствии со значениями из первой строки. По окончании сортировки таблицы
данных перед ее сохранением, эта строка будет удалена, кроме того, будет изменена ши-
рина столбцов в соответствии с новым порядком.
Сортируя столбцы таблицы данных, не забудьте щелкнуть на кнопке Параметры.

Используйте также переключатель Столбцы диапазона (Sort Left to Right) в
разделе Сортировать (Orientation) диалогового окна Параметры сортировки
(Sort Options). В противном случае программа Excel будет сортировать записи, а
не столбцы, и в процессе сортировки строка с названиями полей будет отсорти-
рована вместе с другими записями таблицы.
$3i:ooo
$34400
$54 000
$46000
| Гомей'
/'Москва!
, Изюм
Киев
Киев
•;Вена;.-
:/B«rar'.v
Вена ; .Красиов;.;
10145 'Минск ..Продаж,. Краснов
101-23 ;МИНОС: Краснов
iKJKKHoa
iffllfl
• И
:
,„„„,„ mm Васипь. ':ШтЫ<№.. :Менмж*»:.:
к « > иД Диаграмма! X Продажи за 2001 год хсортировка/ Лист2 / сводн»я таблица / запрос базы дэнн
цикл Суяа-':
Рис. 1.10. Таблица данных служащих перед сортировкой столбцов

/. Создание и noqqefuicica 1Ка&ищ данных 529
страховки
ioi OKI 'Фома i Петрович :ЛьвОв [Бухгаптерия! Бухгалтер Петров
iog jKopon [Петрович [Гомель [Бухгалтерия [Бухгалтер Петров
loi-ip ]Петров [Фома [Юрьевич Москва [Бухгалтерия]Зав. отд Петров £54 OpOi
ipi-iS Юкин Петр i Сергеевич [ Бухгалтерия \ Бухгаптер Петров S46000[
101-12 {Букин _ jErop :Иванавич
: ЛЬВОВ [Кадров |Зав. отд Букин Msopoj
W-22. Иванович [Гомель Кадров [Менеджер Букин S3i2 000!
101-18 Inetpoe _ _ 1Петрович [Москва. (QjKaflpoe _ ^Менеджер Букин S29 000!
1в 101-4 ;Семен '[Ильич'"''"" Львов [Маркетинга [Менеджер Короп 'sjffoobT
101-14 ..... . ...[Семен .......... ]Ипьич[[[[[[ ;Го«ель [Маркетинга Зав. огд Короп S33ppp!
12 101-2 [Петров Егор [Сергеевич 'Москва ! Мэркетинга j Менеджер Крроп $56000"!
13 101-21 ' !.Jft*Z._. [Петрович :ИЯОМ [Маркетинга [Менеджер Короп
U 101-25 иванов ' Василий [Сергеевич Киев Менеджер Краснов $48000!
Ж] 101-1 "'[Иван .......... Юрьевич "Жим ........ Менеджер Краснов "$31"ош)Г
[Иванов Д|***1"..1
[Иванов
Васильевич Киеа ?джер 'ШШ'
101-17 ..jTipac [Йиколаевич Киев [(Менеджер : Краснов S29 000
РЯГ Краснов „[Андрей ..... [Сергеевич Вена |3авi отд ^Краснов $75[OOOT
101-24 [Краснов Семен Юрьеемч вена . . . . . [Менеджер Краснов $27 pOOJ
20 101-16 .jKpacHOB " . Васильевич Вена |0в(вв_ {Менеджер Краснов '$470ppT
21 101-15
101-23
[Кулик
i Кулик
[Василий
Петр
Николаевич Минск
Иванович Минск
i Продаж
| Продаж
[Менеджер. [Краснов [
[Менеджер 'Краснов
SSI
"$46"bdbT
101-7 : Кулик Тарас Ильич Минск [Продаж (Менеджер Краснов $46000:
•Сидоров
_.,»,„-_ .Иван . Васильевич Рязань ..!Пяодаж,.,
,.„ Менеджер Красное.. $25000!
и |\ Диаграмма! / Продажи за 2001 год \ Сортировка/Листг ятаблида /[етпрос.Й3"Дам:
; V
ui':j'.AeTod»rvnbi - V Ч ГП О iSi -Jit Л • I'll J-iBJ .<5*.". «и: - А -'
.ими»
Рис. 1.11. Таблица данных персонала после сортировки столбцов
nftOMeMtfriio4Hbtx итогов
Для получения промежуточных итогов в отсортированной таблице применяется
функция Итоги (Subtotals) программы Excel. Вначале отсортируйте таблицу на основе
поля, для которого требуется вычислить итоги, а затем определите поля с суммируемыми
значениями.
При использовании функции Итоги можно не только суммировать значения в указан-
ном поле с помощью функции СУММ (SUM). Вы имеете возможность вернуть число данных
с помощью функции ЧИСЛО (COUNT), среднее значение данных — посредством функции
СРЗНАЧ (Average), наибольшее значение — с помощью функции МАКС (MAXIMUM), наи-
меньшее значение— функции мин (MINIMUM), произведение значений— функции
ПРОИЗВЕЛ (PRODUCT).
На рис. 1.12-1.13 продемонстрировано использование функции Итоги для получения
суммирования данных таблицы. На рис. 1.12 таблица данных отсортирована по полю
Отдел в порядке возрастания, а затем — по полю Оклад в порядке убывания. После
этого для открытия диалогового окна, приведенного на рис. 1.12, была применена
команда Данные^Итоги (Data1*Subtotals).
530 Книга 6. Управление данными
щ Заменить текущие итоги

П (Сонец страницы между группам
0 Йтвй* под данными
if
ЩШ1
м ' -••Сююиш
> '1\.ШШйаш
Лис. /.72. Использование диалогового окна Итоги для получения итогов по окладу в каждом
отделе
В данном примере в раскрывающемся списке При каждом изменении (At Each

Change) в качестве поля, для которого будут подсчитываться промежуточные итоги,
выбрано поле Отдел; в раскрывающемся списке Операция (Use Function) — СУММ, а в
качестве поля, значения которого будут суммироваться, в разделе Добавить итоги по
(Add Subtotals To) установлен флажок Оклад.
На рис. 1.13 приведены результаты, полученные после щелчка на кнопке ОК в диа-
логовом окне Итоги. Перед вами — часть таблицы данных с промежуточными итогами по
окладам для разных отделов, а также общая сумма годовых окладов всех отделов. Общая
сумма расположена в нижней части таблицы данных, поскольку в диалоговом окне Итоги
был установлен флажок Итоги под данными (Summary Below Data). Если общая сумма
вам не понадобится, снимите этот флажок.
Как видно из рис. 1.13, при использовании команды ДанныеОИтоги программа Excel
создает структуру данных, добавляя строки с промежуточными итогами. Это означает,
что таблицу данных можно свернуть, оставив только строки с промежуточными итогами
по отделам или лишь одну строку с общим итогом. (Помните, что отобразить и скрыть
разные уровни структуры можно с помощью комбинации клавиш <Ctrl+8>.)
/. Создание и noqqefuiaca ifia&iuu, усшных. 531
[___Н___;.
Филиал (Отдел {Должность Начальник
Вена ^Продаж [Зав.отд [Краснов
Пив"*.. Менеджер Краснов
[Вена Продаж {Менеджер Краснов
Вена Итог
Гомель Бухгалтерия {Бухгалтер Петров
|£ом«яь__ДКадров ; Менеджер Букин
lESSS^™JjMB5H!!H!l, 'Зжмяа '[Й»л'~'
IGSSSfellHKl I
[Изюм (Бухгалтерия |Бухгалте|1 [Петров
[Изюм [Маркетинга jMeHeaJKep jKopon
!Изюм [Продаж [Менеджер Краснов
„.^.^..
ISes**; [Менвйжер [Краснов
Юн» ......... ... Овш. [Менеджер Краснов
Киев .......... _П№Е [Мвявяжвр^ к(5ш)в
Ки<ю ......... Менеджер Краснов
'Кие'вШог'
Львов" jБухгалтерия (Бухгалтер
. [Кадров 1.3.88. отд
Львов ]Ма|Жвта«га [Менеджер
Львов Итог
Минск.... ..... Продаж ...Менеджер

/Лист? /..сводная таблищ
1Лейстаи- а- ШтМййы» Ч V Г"1 и) Й31 Ш.аГФГ''..^'. A..TJB S'S:• Я..1
Цикл
/. 13. Таблица данных с промежуточными итогами и общей суммой окладов по отделам
В большой таблице данных может понадобиться, чтобы программа Excel

добавляла обрыв страницы каждый раз при изменении (часто называемом об-
рывом) данных в поле, где вычисляется промежуточный итог (т.е. в поле, за-
данном в раскрывающемся списке При каждом изменении). Для этого в диа-
логовом окне Итоги установите флажок Конец страницы между группами
(Page Break between Groups). И лишь после этого щелкните на кнопке ОК для
подсчета промежуточных итогов.
а 2. Филып/гацид, дозы данных
и создание запросов
в э&ой главе...
•S Понятие о фильтрации таблиц данных и создании запросов
•S Использование автофильтра для отбора необходимых данных
V Фильтрация таблицы с помощью задаваемых вручную критериев
•S Применение функций работы с базой данных для проведения статистики на основе записей,
отбираемых согласно критерию фильтрации
•S Создание запросов для импорта данных из внешних баз данных
дно дело — создать таблицу и загрузить ее данными, и совсем другое — извлечь из

данного списка данных необходимую информацию. Именно этому вопросу по-
священа данная глава. Процедура спецификации данных, которые требуется отобразить
в таблице Excel, называется фильтрацией таблицы, или базы данных. Процедура извлече-
ния требуемых данных называется запросом базы данных.
В этой главе вы ознакомитесь не только с процессом фильтрации и запроса данных из
таблицы, но и узнаете, как работать с базой данных программы Excel для вычисления в
отдельных числовых полях записей, соответствующих заданному критерию. К таким рас-
четам относят вычисление итогов БДСУММ (DSLJM), средних значений ДСРЗНАЧ
(DAVERAGE), количества записей (БСЧЕТ (DCOUNT), БСЧЕТА (DCOUNTA) и т.п.
И наконец, в настоящей главе читатель будет иметь возможность ознакомиться с оп-
цией Запрос (Query) программы Excel, которая позволяет извлекать данные из внешних
баз данных и переносить их в Excel для дальнейшей работы. Внешние базы данных могут
быть созданы с помощью других программ баз данных Windows (например, Microsoft Ac-
cess или dBASE), а также более сложных систем управления базами данных, не имеющих
отношения к Windows (dB2 от IBM или Oracle DBMS от Oracle Corporation).
qaHHbty
Между данными и информацией в базе данных (или, выражаясь языком Excel, в спи-
ске данных) существуют определенные отличия. База данных состоит из большого коли-
чества строк с данными, которые отображают всю информацию о работе компании
(служащие, товарооборот, клиенты и т.д.). Предположим, что в базе данных хранится
информация о торговых операциях потребителей. С помощью этой базы данных можно
отслеживать идентификационные номера потребителей, имена, адреса, телефонные но-
мера, наличие расходных счетов с суммами на них, максимальные расходы, сделанные
клиентами, информацию о приобретаемых товарах (включая даты и суммы), оплату сче-
тов и задолженности.
53 У Киша 6. Управление данными
Однако не следует путать это огромное количество данных, хранящихся в базе данных
потребителей, с информацией, извлекаемой отдельными служащими в офисе. Допустим,
мы работаем в отделе сбыта. Требуется представить для рекламы дорогостоящие бытовые
товары. Необходимо ограничиться теми потребителями, которые имеют счет расходов и
которые за последние шесть месяцев приобрели товаров на сумму $5 000. Данные, пре-
доставленные в базе данных, используются для извлечения информации о тех потребите-
лях, которые требуются.
Приведем другой пример. Предположим, что мы работаем в бухгалтерии, и нам требу-
ется отослать письма всем потребителям с расходными счетами и задолженностью более
девяноста дней. В этом случае необходимо лишь определить потребителей с задолженно-
стью, и при этом не важно, что было куплено. Требуется разобраться с непорядочными
клиентами и заставить их расплатиться. И вновь данные, представленные в базе данных,
используются для получения информации о необходимых потребителях.
На основе этих простых примеров легко понять: данные, с помощью которых извле-
кается информация для одного отдела компании, совсем необязательно являются теми
же данными, на основе которой извлекается информация для другого отдела. Другими
словами, для большинства пользователей информация из базы данных будет представле-
на только при условии возможности фильтрации данных, когда остается только инфор-
мация, требуемая в настоящий момент.
уашшх
В Excel можно выполнять фильтрацию баз данных с целью извлечения только необхо-
димой информации. Свойство Автофильтр (AutoFilter) используется для временного со-
крытия записей, не представляющих, интереса в настоящий момент, и отображения только
требуемой информации. Автофильтр предоставляет практически все необходимые данные,
когда требуется просто отобразить интересующую информацию из базы данных.
Если же возникла ситуация, в которой средства Автофильтр недостаточно, следует вы-
полнить то, что у корпорации Microsoft называемся расширенной фильтрацией. Она приме-
няется в расчетном критерии (например, когда необходимо найти все записи, в которых в
столбце Товарооборот значение в два раза больше, чем в столбце Задолженность), а также
при сохранении копии отфильтрованных данных в отдельной части таблицы (версия Excel
запроса данных в таблице).
С помощью средства Автофильтр программы Excel ненужные данные отфильтровы-
ваются в таблице по щелчку на кнопке. Когда указатель ячейки будет помещен на ячейку
таблицы, выберите команду Данныеофильтрс>Автофильтр (Data^FilterÂutoFilter) в
строке меню Excel — к каждому названию поля в верхней строке таблицы программа до-
бавит кнопки с раскрывающимися меню (рис. 2.1).
При щелчке на кнопке со стрелкой "вниз" открывается список, в начале которого
расположены следующие элементы.
* Все (All) — для отображения всех записей с информацией в данном поле.

* Первые 10 (Тор 10...) — для отображения только 10 наибольших (или наименьших)
элементов списка или 10% от количества элементов.
JUaSa 2. Ф1иыК[ищиА <$азм уашшх и создание запасов 535
Ив йрклад Q Филиал
Мэри $48 000 1 Атланта 14.07.99!
Дэйв $31 ОрШАтпанта овЖэо
имберли оТЖю
JL «ИЗО $45000!Бострн
Т?00337 ЩШ[Бостс«
Т002В4 532 000 ^Бостон
~ $29000[Бо«он'
$75 pOpj Филадельфия [

$48 mi Филадельфия I
М7Щ[филадвпьфюП 1.8,1.1.?9|
5Э4400:Ф!1падепьф^я1 2110
^оШфи^еифй] ЩШ
$56 рОфЧигаго 2.03.88
$54 000[Чикаго
Мб 000 Чикаго
МбШ!Чигаго
$30000! Чикаго
ИОООСИЧикаго
м/ Созтаровкг/Лисг2/ своднгя таблица / ззп к ХЛнсТ.З/ База данни[_/ "Идейки
ч "v n ic» я.^ л гю a i A.'L^,..A.,i=s'!=s.£fc'i
Л/с. 2.7. Таблица данных с включенной опцией Автофильтр
* Условие (Custom...) — для открытия диалогового окна Пользовательский

автофильтр (Custom AutoFilter), в котором можно задать множественный крите-
рий для фильтрации таблицы, используя логические И (AND), Или (OR), а также
критерии с применением логических операторов (больше, меньше, начинается с,
заканчивается на и т.д.).
Далее в списке отображаются все уникальные данные этого поля в порядке возраста-
ния (от меньших значений к большим (числа и даты), а также от "А" до "Я" (текст)). Для
вывода на экран всех записей таблицы, в которых содержится определенное значение
или информация, щелкните на этом тексте или значении в раскрывающемся меню поля.
На рис. 2.2, к примеру, отображена таблица данных после выбора элемента Бухгалтерия
в раскрывающемся меню поля Отдел. Как видно из рисунка, программа Excel скрыла все
строки таблицы данных с записями, где в поле Отдел вместо текста Бухгалтерия находи-
лись другие данные, оставив, таким образом, только данные о сотрудниках бухгалтерии.
Чтобы вновь отобразить всю таблицу данных, либо выберите первый элемент Все из
раскрывающегося меню поля Отдел, либо примените команду Данные^Фильтр1^
Отобразить все (Data^Filter^Show All) из строки меню Excel. После фильтрации таб-
лицы данных кнопки с раскрывающимися списками можно удалить из названий полей,
1
применив повторно команду Данные^Фильтр *Автофильтр (эта команда действует как
выключатель).
найлепо запили: 6 ш 22
. 22. Таблица данных после фильтрации записей по значению Бухгалтерия в поле Отдел
ЭлемешК. JZefi6trie /О
Если Автофильтр включен, то в раскрывающемся меню поля можно выбрать элемент
Первые 10, который позволяет отфильтровать заданное количество наибольших или наи-
меньших элементов списка (по умолчанию 10), а также проценты от элементов (по умолча-
нию 10). Естественно, опцию Первые 10 можно использовать только в полях, содержащих
числа или даты. Данный тип фильтрации не работает с текстовой информацией.
При щелчке на элементе Первые 10 в раскрывающемся меню поля программа Excel от-
крывает диалоговое окно Наложение условия по списку (Тор 10 AutoFilter) (рис. 2.3), в ко-
тором можно задать критерий фильтрации. По умолчанию диалоговое окно Наложение
условия по списку настроено для фильтрации 10 наибольших элементов списка. Во втором
списке диалогового окна выбран элемент Наибольших (Тор), в левом поле задано значение
10, а в раскрывающемся списке справа выбрано значение Элементов списка (Items).
Для использования критериев, заданных по умолчанию, в диалоговом окне Наложение
условия по списку просто щелкните на кнопке ОК.
Перед фильтрацией данных критерии в диалоговом окне Наложение условия по
списку можно изменить. Вместо опции Наибольшие задайте Наименьшие (Bottom), а в
правом поле вместо Элементов из списка выберите % от количества элементов
(Percent). Кроме того, можно также изменить число в поле слева (путем ввода нового
значения вручную или используя счетчики).
2. ФилыО{1Сщия Зазы уанных и создание запросов 537
Наложение условия по списку
Рис. 2.3. Использование диалогового окна

Наложение условия по списку для фильтра-
ции 10-ти наибольших элементов списка
окно Лом>зобш*1ем>асий ав^офилын/г

Элемент Условия (Custom...) из раскрывающегося меню поля используется для ото-
бражения диалогового окна Пользовательский автофильтр (Custom AutofFilter)
(рис. 2.4), в котором можно задавать более сложные критерии фильтрации с помощью
условий И и Или.
Показать только те строк», значения которых:

Склад -
[больше или равно **Л -WOOD
©И ОИДИ
меньше или равно ! 50000|
Знак вопроса V обозначает один любой знак

Зяак "*" обозначает последовательность любых знаков
Рис. 2.4. Использование диалогового окна Поль-

зовательский автофильтр для фильтрации
записей, соответствующих заданным критериям
Для выбора записей по первому и второму условиям, в верхнем и нижнем списках вы-
берите тип оператора, а в соответствующих полях со списками укажите значения для
оценки первого и второго условия. С помощью переключателей И, Или задайте тип связи
между двумя условиями (по умолчанию выбран переключатель И).
В диалоговом окне Пользовательский автофильтр для первого и второго условия
можно выбрать следующие операторы: Равно (Equals), He равно (Does not equal),
Больше (Is greater than), Больше или равно (Is greater than or equal to), Меньше (Is less
than), Меньше или равно (Is less than or equal to), Начинается с (Begins with), He
начинается с (Does not begin with), Заканчивается на (Ends with), He заканчивается на
(Does not ends with), Содержит (Contains), He содержит (Does not contain).
Отметим, что операторы Начинается с, Заканчивается на и Содержит и противопо-
ложные им также применяются для фильтрации текстовых полей. При вводе значений, с
которыми производится сравнение, применяются символы подстановки — знак вопроса
(?) и звездочка (*) (знак вопроса заменяет отдельный символ, а звездочка — один или не-
сколько символов). При работе с полями, в которых содержатся числа или даты, приме-
няются и другие логические операторы.
Определяя значения для оценки в полях со списками, в правой части диалогового ок-
на Пользовательский автофильтр можно ввести текст, число или дату, а также выбрать
существующие поля из раскрывающегося списка.
На рис. 2.4 проиллюстрировано создание критериев в диалоговом окне
Пользовательский автофильтр, где выбраны записи с определенным диапазоном зна-
чений Оклад. В данном примере для фильтрации всех записей с окладом в диапазоне от
$40,000 до $75,000 используется оператор И.
Оклад больше или равно 40000 И меньше или равно 75000
Диалоговое окно Пользовательский автофильтр также применяется при создании
условия с помощью логического ИЛИ (отображаемые записи должны содержать какое-
либо значение или текст, заданные в одном из двух условий). Предположим, что необхо-
димы только те записи базы данных, в которых местом работы служащего являются го-
рода Бостон или Чикаго. С помощью раскрывающегося меню поля Филиал откройте
диалоговое окно Пользовательский автофильтр. Затем в обоих списках выберите опе-
ратор Равно, в соответствующих полях со списками — Бостон и Чикаго и установите пе-
реключатель ИЛИ для создания следующего критерия поиска:
Филиал равно Бостон или Чикаго
использование [шсиафенпою
При использовании расширенной фильтрации (Advanced Filter) окна с раскрываю-
щимися списками значений полей не применяются. Вы можете выбрать критерий
фильтрации из меню или ввести его в диалоговое окно Пользовательский автофильтр.
Однако существует и другой путь: в базе данных создайте так называемый диапазон усло-
вий (Criteria Range) (вы должны выбрать таблицу с данными, требующими фильтрации).
Если расширенный фильтр используется для со'здания запроса (т.е. для получения
копий записей, соответствующих заданному критерию, путем создания сокращенной
версии таблицы данных), то диапазон условий можно локализировать в верхних строках
столбцов в правой части таблицы данных, а затем применить опцию Поместить
результат в диапазон (Сору То) под строкой диапазона условий примерно так, как по-
казано на рис. 2.5.
Чтобы создать диапазон условий, в новую часть таблицы скопируйте названия полей
таблицы данных, а затем введите значения (текст, числа или формулы), которые будут
применены в качестве критерия при фильтрации таблицы данных. Определяя критерий
для фильтрации таблицы данных, можно создавать критерии сравнения или вычисляе-
мые критерии.
Задав диапазон условий вместе со всеми названиями полей, а также используемый
критерий, выберите команду Данные^Фильтр^Расширенный фильтр (DataOFilter1*
Advanced Filter) в строке меню Excel. Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр
(Advanced Filter) — рис. 2.5. Задайте в нем условия для фильтрации записей таблицы
(путем сокрытия строк всех записей, не соответствующих заданному критерию) или ско-
пируйте в новую часть таблицы все записи, соответствующие критерию (посредством
создания сокращенной версии таблицы).
2. Филын^сщил д~азы данных и создание запасов 539
Обработка ' -—•••

G фильтровать список на месте
(*) скопировать результат я другое место
Исходный диапазон:
$иапвюн условий:
Поместить результат £Д1*апвзон: : $15-4
G Только vtH-^апьные записи
Цикл
Л/с. 2.5. Использование диалогового окна Расширенный фильтр (Advanced Filter) для копиро-
вания записей, соответствующих критерию из диапазона условий
Применять только по необходимости!

Для фильтрации повторяющихся строк или записей, соответствующих заданному критерию,
перед началом данной операции в диалоговом окне Расширенный фильтр установите флажок
Только уникальные записи (Unique Records Only). Таким образом можно отменить отображение
всех повторяющихся записей, а также все ссылки на ячейй| из текстового поля Диапазон
условий. Щелкните на кнопке ОК или нажмите
: клавишу <Enter>;
. ..'. . . . ; : тхяШяЯЯЯЯЯЯттЗк.:
Чтобы просто отфильтровать данные таблицы, оставьте установленным переключатель

Фильтровать список на месте (Filter the List In Place). Для создания запроса таблицы и ко-
пирования данных в новое место той же таблицы (расширенный фильтр не позволяет ко-
пировать данные в другую таблицу или книгу) установите переключатель Скопировать
результат в другое место (Copy to Another Location). Когда установлен этот переключа-
тель, помимо текстовых полей Исходный диапазон (List Range) и Диапазон условий, ста-
новится доступным текстовое поле Поместить результат в диапазон (Сору То).
Для спецификации таблицы данных с данными, которые требуется отфильтровать
или запросить, щелкните в текстовом поле Исходный диапазон и введите его адрес (либо
выделите диапазон непосредственно в таблице, переместив указатель мыши по его ячей-
кам). Чтобы задать диапазон, который содержит копии названий полей и критерии, вве-
5YO Книга 6. Управление данными
денные под соответствующими полями, щелкните в текстовом поле Диапазон условий и

введите адрес диапазона или выберите его непосредственно в таблице. В этот диапазон
включите все строки, содержащие значения, которые требуется оценить при фильтрации
или запросе.
При создании запроса и копировании в новое место записей, соответствующих вве-
денному критерию (когда установлен переключатель Скопировать результат в другое
место), щелкните в текстовом поле Поместить результат в диапазон, а затем введите
адрес ячейки, которая будет расположена в верхнем левом углу скопированных отфильт-
рованных записей (или щелкните на этой ячейке непосредственно в таблице).
Определив критерии фильтрации или запроса и задав используемые диапазоны,
щелкните на кнопке ОК. Программа Excel применит критерий, введенный в области
диапазона условий, и отфильтрует или скопирует записи.
После фильтрации таблицы данных полученные результаты могут не соответствовать
ожидаемым. Например, под названиями полей мож"ет вообще не оказаться никаких запи-
сей, хотя их должно быть несколько. Верните все записи в таблицу с помощью команды
Данные^ФильтроОтобразить все, а затем измените критерии в текстовом поле
Диапазон условий и попытайтесь вновь осуществить расширенную фильтрацию.
Зауание KfiuinefiUA cfia£nenuA

Введение критерия отбора в диапазоне условий для расширенной фильтрации подоб-
но введению критерия в форму данных после щелчка на кнопке Критерии (Criteria). Тем
не менее, разница все же существует. Например, если проводится поиск записей служа-
щих с фамилией Поль и в диапазон условий под ячейкой с названием поля Фамилия вве-
дена надпись Поль, программа Excel будет сравнивать все фамилии, начинающиеся на
буквы П-о-л-ь (Польских, Пользков и т.д.). Чтобы избежать сравнения с другими фами-
лиями, начинающимися на эти буквы, в ячейку под названием поля Фамилия следует
ввести формулу
="Поль"
При вводе критерия отбора расширенной фильтрации рекомендуется применять сим-

волы подстановки: знак вопроса (?) или звездочку (*) таким же образом, как это делается
при использовании формы данных для поиска записей. Если, к примеру, под ячейку с
названием поля Имя ввести выражение и*н, программа Excel будет принимать все сим-
волы между буквами Иинъ поле Имя и найдет имена Иван, Ион, Иванна. Чтобы выпол-
нялся поиск только имен с буквами между И и н, а имена, содержащие символы после
этих букв, не фильтровались, в ячейку необходимо ввести формулу
-"И*н"
«*
При использовании формулы отбора, подобно той, которая указана выше, Excel будет
находить имена Иван, Ион и пр., но имена, содержащие символы после буквы н
(например Иванна), отображены не будут.
Если вы задаете критерий отбора, то можно также использовать другие логические
операторы, в том числе >, >=, <, <= и о. В табл. 2.1 представлены описания и примеры
применения этих логических операторов в критериях отбора.
Тмчва 2. ФилыК[ищия базы данных и создание зап/госов 5У/
Таблица 2.1. Логические операторы в критериях отбора

Оператор Значение Пример Поиск
= Равно ="СА" Записи, в которых штатом является СА (Калифорния)
> Больше >т Записи, в которых имя начинается на буквы, сле-
дующие по алфавиту за буквой М (т.е. от N до Z)
>= Больше или равно >=3/4/02 Записи с датой 4.03.2002 или более поздней
< Меньше <d Записи, в которых имя начинается на букву, распо-
ложенную перед D по алфавиту (т.е. А, В, или С)
<= Меньше или равно <=1 2/1 2/04 Записи с датой до 12.12.2004
0 Не равно <>"СА" Записи, в которых указаны другие штаты,
но не Калифорния
Чтобы найти все записи, в которых определенное поле является пустым, вве-
дите оператор = и нажмите клавишу пробела, чтобы в ячейку под соответст-
вующим названием поля был введен пробел. Чтобы найти все записи, в кото-
рых определенное поле не пусто, введите оператор о и нажмите клавишу
<Пробел>.
использование логических U и UAU

Когда вы вводите два и более критериев в одну и ту же строку под названием полей в
диапазоне условий, программа Excel считает, что критерии по каждому полю связаны
между собой логическими И и выбирает только записи, соответствующие всем критери-
ям. На рис. 2.6 приведен пример запроса, где используется логическое И. Как видите,
скопированы только те записи, в поле Филиал которых введено слово Бостон и дата
приема на работу— до 1 января 2000года (поскольку оба критерия, Бостон и <1-1-00,
размещены в одной строке — строка 2 — под соответствующими названиями полей:
Филиал и Дата приема).
Если вы вводите критерии в различные строки диапазона условий, программа Excel
считает, что они связаны логическим Или и выбирает записи, соответствующие хотя бы
одному из заданных критериев. На рис. 2.7 показан пример запроса с использованием
логического Или. В данном примере программа Excel скопировала записи, в которых ме-
стом работы служащего является либо Бостон, либо Филадельфия, поскольку слово
Бостон было введено под названием поля Филиал во вторую строку (строка 2), а слово
Филадельфия — в строку 3.
При создании условий с логическим Или не забывайте расширять диапазон условий, что-
бы он включал все строки, содержащие критерии (Excel использует только те строки с крите-
риями, которые указаны в поле Диапазон условий диалогового окна Расширенный фильтр).
Если вы задаете критерий, то можно комбинировать условия с помощью И и Или (не
забывайте расширять диапазон условий, включая все строки, которые содержат крите-
рии). Например, если в строке 2 под названием поля Филиал ввести Бостон, в строке 2
под названием поля Дата приема — выражение <1-1-00, а в строке 3 под названием поля
Филиал — Атланта и пбвторить запрос, Excel скопирует записи, в которых местом работы
является Бостон и дата приема — раньше 1 января 2000 года, а также записи с местом ра-
боты Атланта (независимо от даты приема на работу).
542 Книга 6. Управление q
Идент.иоиер|Иия :Фамипия [Поп (Отдел [Опид, {Филиал [приема |Стаж .прибыли

Бостон <0101.2000
Дата [Участив в
п б
Кдент. номер i Имя {Фамилия [Поп |Огдел. |О«лад {Филиал !пр»виа |Стаж. ^ Р*! .ыли
:Плановый1 S28 ООСНБостон 1?[Да
;Сицди Эцващс Плановый: $29 OMiBocTOH 07.OB.99l -_1Йн:
Т^00387
Джеймс MOJM
Шерри :Кояфилд
Бухгалтер
.Кадров :
S32 (Шбостон
533 ООО'БоетяГ
"
да:::
л?(SJa. zp
ZEE
10
12
21
22
23i "Г""
>i^ апросбазы Щ^ВИШВв
ч" Lt •'• ABTodxrviM" \. X Г~! С~) i*-l
Улдаоттг я^жу и naxmirt Enter «я» выбпжге 'Вставить'
Рис. 2.6. Скопированные записи, включающие место работы Бостон и дату приема до 1 января
2000 года
Задание вычисляемых,
Вычисляемые критерии можно использовать при фильтрации и создании запросов
базы данных. Для этого следует ввести логическую формулу (значение которой програм-
ма Excel сможет определить как Истина (TRUE) или Ложь (FALSE)) в области Диапазон
условий под названием, не используемым в качестве названия поля в таблице данных.
Вычисляемые критерии позволяют фильтровать или запрашивать записи на основе срав-
нения данных в определенном поле с данными в других полях таблицы, а также на основе
сравнения с данными, находящимися за пределами таблицы данных.
На рис. 2.8 показан пример использования вычисляемого критерия. В нем сравнива-
ются значение в поле и значение, вообще не содержащееся в списке данных. Как видите,
выполняется запрос, согласно которому копируются все записи из базы данных с окла-
дом выше среднего. В данном рисунке в ячейке К2 содержится формула, в которой ис-
пользуется функция СРЗНАЧ (AVERAGE) для подсчета среднего значения оклада служа-
щих. Ее значение затем сопоставляется с исходной информацией об окладе в ячейке F2
таблицы данных, согласно следующей формуле:
=F2>CP3HA4($F$2:$F$33)
. Филыфацил Лазы данных и создание запросов 543
00141 Анджела Дикинсон $27 000[ Атланта 2-Нет

ТТЮ367
?
Дэйа ...... Грехам [Кадров S31 000 Атлант 14:Да
"10 00118 Мэри !капган jKoMnkiore 548 OOOj Атланта 14Л7-??! 5 Нет
ТП10146 ' 1кадров ~~. . 0102.99 5'Нет
:
12 00139 Уильям [КоИ [Плановый 528 Орр]Бостон 02.6192! 12 Да
00174 Синд и Эдварде [Плановый 529 000; Бостон ОГ.М._9в 5;Нет
'ооЖ Джеймс Морз ]Бухгалтер S32 000|Бостон 12Ж92] 12! Да
ЙЁ§1? ]Кадров $33 000 [Бостон 04.05. 981 бЩа
жW
Шерря Крпфнпд
.......... ..........
li
20
21
22_ -—
\
38L , -
и| 4 > И^ запрос базы данных X е
Укажите ячейку и нажните Enter или выберите "Вставить*
Рис. 2.7. Скопированные записи с местом работы в Бостоне или Филадельфии отобраны по усло-
вию, созданному с помощью логического оператора Или
Отметим, что данная логическая формула размещена под названием Вычисляемый

критерий в ячейке V2, добавленной в конец Диапазона условий. Ячейка F2 представляет
собой первую ячейку таблицы данных с информацией об окладе. Диапазон ячеек
$F$2:$F33, используемый в качестве аргумента функции СРЗНАЧ, является диапазоном
поля Оклад, содержащего все данные об окладах сотрудников.
При использования такого вычисляемого критерия подсчета не забывайте помещать
логическую формулу под названием, которое не используется в качестве названия поля
списка данных. Кроме того, необходимо включить это название и формулу в Диапазон
условий диалогового окна Расширенный фильтр.
Если выполняется запрос с использованием расширенного фильтра, Excel применяет
этот вычисляемый критерий к каждой записи из базы данных. Поскольку аргумент
функции в формуле критерия СРЗНАЧ является абсолютной ссылкой ($F2$2 :$F$33),
программа Excel будет сравнивать данные поля Оклад для каждой записи со значением
функции СРЗНАЧ, подсчитанным для всего диапазона.
При вводе формул для вычисляемого критерия, в котором сравниваются зна-
чения не из таблицы данных со значениями в определенном поле, необходи-
мо всегда обращаться к ячейке, содержащей самую первую информацию для
этого поля, чтобы программа Excel применила этот критерий к каждой запи-
си таблицы данных.
Книга 6. Ун^а&ленме устными
3 !Идент. номер Имя [Отдел [Оклад

4~ibo307 Компьштй $45 000 Атланта
ТЖШ |Каппан ;Компыоте| S48 000 Атланта |
Tto6534 Джен (Пул Бухгалтер S75 000 Фипадепьфи.
Пиве. [Морз '• Компьюте: S47 000 Фипадепьфи
8 Т00297 Персивап Бриан . Компьюте! $48 000 Фипадепьфи! цг
"f'Tooioi Майкл [Смит Компьюте; "| Д а "
10"Ш6220 :Джек [Эдварде Компьюте!
•Ребепа !Кинг . Компьюте! 556000 Чикаго 12.03.88]
,_„_|.
ИТоош jCraapr !Джрнсон :Компьюте! И4 ЬоО;ЧЙ«аго
13 1
14 :
Tl'l
16!
ТГ|
::г -
18]
13!
20]
21 i
22 1
. . .
м / запрос базы данных \ База данных/ "Ищейки" / функции / "Лишний вес' / "Чапкг"/ "Дом корр. |<
.-. \ \ п Q.UJ.-* .о. isi ai i *» - ^ - А г. ^.=я.н..
/•«с. 2-е?. Записи с данными персонала, оклад которых выше среднего
Можно также создать вычисляемый критерий, который сравнивает данные в одном

или нескольких полях с другими данными таблицы. Например, для извлечения записей,
где значение в поле Стаж на два года больше, чем в записи над ним (предположим, что
таблица данных отсортирована в порядке возрастания значения в этом поле), под ячей-
кой Вычисляемый критерий следует ввести такую формулу:
=13>12+2
Чаще всего при обращении к ячейкам в самой таблице данных используют относи-
тельный адрес, поскольку проверяется каждая запись списка, а обращения: к ячейкам за
пределами базы данных являются абсолютными. При выполнении сравнения с осталь-
ными записями их нельзя изменить.
При введении логической формулы для критерия подсчета программа Excel возвра-
щает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Такое значение применяется к данным по-
ля первой записи таблицы данных, к которому осуществляется обращение в логической
формуле. Проверив эти данные поля в базе данных и просмотрев их содержимое, вы
сможете определить, является ли логическая формула корректной.
Змива 2. Фим/К/ищия <fa?bt данных и создание запросов 545
использование U и IHU в вычисляемых tcfiutfiefutsuc

Логические операторы И (AND), ИЛИ (OR) и НЕ (NOT) программы Excel можно
также использовать вместе с логическими операторами в вычисляемых критериях для
поиска записей внутри диапазона. Например, для поиска всех записей базы данных слу-
жащих, в которых оклад находится в диапазоне от $55,000 до $75,000, под ячейкой с над-
писью Вычисляемый критерий введите следующую логическую формулу с функцией И:
=И(Р4>=55000,Р4<=75000)
Для поиска всех записей базы данных с окладом ниже $29,000 и выше $45,000 под
ячейкой с надписью Вычисляемый критерий введите такую логическую формулу с
функцией ИЛИ:
=ИЛИ(Р4<29000,Р4>45000)
Л/гимянение функций дозы данных

В программе Excel существует ряд функций базы данных, которые можно
использовать для подсчета статистических значений, например, числа элементов, сред-
него, максимального или минимального значения, а также итоговой суммы в отдельном
поле таблицы данных, соответствующих заданному критерию. Например, к функции
БДСУММ (DSUM) можно обратиться в таблице данных для подсчета общей суммы окла-
дов служащих, принятых на работу после 1 января 2000 г. Вы также вправе использовать
функцию БСЧЕТ (DCOUNT), чтобы подсчитать количество записей базы данных, на-
пример отдела кадров.
Функции базы данных независимо от различий в названиях (все они начинаются с
"Б" или "Д" (в английском варианте — с "D")) и выполняемых вычислений, используют
одинаковые аргументы, представленные в функции ДСРЗНАЧ (DAVERAGE):
ДСРЗНАЧ(база_даяяых, поле, критерий)
Аргументы функций базы данных предоставляют следующую информацию.

« База_данных — это аргумент, который определяет диапазон, содержащий таблицу
и обязательно включающий верхнюю строку с названиями полей.
« Поле — аргумент, определяющий поле, значения в котором будут подсчитываться
с помощью функции базы данных (в случае с функцией ДСРЗНАЧ это среднее зна-
чение). Данный аргумент можно задать, заключив в двойные кавычки название
поля (например, "Оклад" или "Стаж"), или путем ввода номера столбца таблицы
данных (слева направо от первого поля).
« Критерий — аргумент, который определяет адрес диапазона с критерием, исполь-
зуемым при определении подсчитываемых значений. В этот диапазон должно быть
включено хотя бы одно название поля, значения которого будут оцениваться, а
также одна ячейка со значениями или выражением, используемым при оценке.
Обратите внимание: в аргументе поле должен находиться столбец таблицы данных,

содержащий числовые данные или даты для всех функций базы данных, за исключением
БИЗВЛЕЧЬ (DGET). Все остальные функции базы данных не могут использовать тексте-
вые поля. Если для этих функций базы данных по ошибке в качестве аргумента поле
задать столбец с текстовыми данными, программа Excel вернет сообщение об ошибке
или 0. В табл. 2.2 дано описание функций баз данных, доступных в программе Excel
(их аргументы описаны выше).
Таблица 2.2. Функции базы данных Excel
Функция базы данных Что вычисляет

ДСРЗНАЧ (DAVERAGE) Вычисляет среднее значение по полю таблицы данных для записей,
соответствующих заданному критерию
БСЧЕТ (DCOUNT) Вычисляет количество ячеек с данными в поле базы данных для запи-
сей, соответствующих заданному критерию
БСЧЕТА (DCOUNTA) Вычисляет количество заполненных ячеек в поле для записей базы
данных, соответствующих заданному критерию
БИЗВЛЕЧЬ (DGET) Извлекает одно значение из записи базы данных, соответствующей
введенному критерию. Если таких записей нет, функция возвращает
сообщение об ошибке #ЗНАЧ! (#VALUE!). Если таких записей несколь-
ко, функция возвращает сообщение об ошибке #число! (#NUM!)
ДМАКС (ОМАХ) Возвращает наибольшее значение в поле базы данных для записей,
дмин (DMIN) Возвращает наименьшее значение в поле базы данных для записей,
БДПРОИЗВЕД (DPRODUCT) Перемножает все значения в поле базы данных для записей, соответ-
ствующих заданному критерию
ДСТАНДОТКЛ (DSTDEV) Оценивает стандартное отклонение по выборке записей базы данных,
ДСТАНДОТКЛП (DSTDEVP) Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из
записей базы данных, соответствующих заданному критерию
БДСУММ (DSUM) Суммирует все значения в поле таблицы данных для записей, соответ-
ствующих заданному критерию
БДДИСП (DVAR) Оценивает дисперсию по выборке из записей базы данных, соответст-
вующих заданному критерию
БДДИСПП (DVARP) Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из записей базы
данных, соответствующих заданному критерию
На рис. 2.9 продемонстрирован пример использования функции базы данных БДСУММ.

Ячейка В2 таблицы, показанная на этом рисунке, содержит следующую формулу:
=БДСУММ(АЗ:а35,"Оклад",Е1:Е2)
Функция БДСУММ в ячейке В2 вычисляет общую сумму всех окладов, превышающих
$55 000.
Для выполнения вычислений в качестве аргумента функции база_данных задается
диапазон A3 : J35, содержащий всю таблицу данных, включая строку с названиями по-
лей. В качестве аргумента поле функции БДСУММ используется текстовая строка "Оклад",
поскольку это название поля, значения которого будут суммироваться. И наконец, в ка-
честве аргумента критерий функции БДСУММ задан диапазон Е1:Е2, поскольку в указан-
ных двух ячейках содержится диапазон условий, который указывает на то, что использу-
ются только значения поля Оклад, превышающие $40 000.
Тмгва 2. Филын}нщия £азм данных и созс/амие запросов 547
Фамилия {Поп Отдел Оиид Филиал lfl«™np!>»"a.

Дикинсон |Ж [.бухгалтерия '$27 Ш'Атланга .9€,080:
i "
Ш ...
........
ifpexeM |М Хадроо $31 000 Атланта
$"Т00118 Каппзн |Ж [Компьютерной $48 000 Атланта М.079
"УТоомб [Кимберли jflSsSII ]Кадроа 531 ОрО'Атланта broil
"ТТ00139 [Уильям !Ко66 |М [Плановый 528 000'Бостон
TTS0174 ЛЭдвардс "J1I 529000Й£тон
;Джеймс |М ^Бухгалтерия 532000:Бострн"
_.___.
'ilTo0387
T
"l2* Oq928
[Щи"*»""' ЛС_1йжйа_1 04.0S.S
1Г&0634 |Джен ii| [Бухгалтерия S75 000 Филадельфия 2о.10.а

171)0262 [Лине ]&ВД [М (Плановый S27 000 Филадельфия '"iOi'l
jM»f» ]М [Компьютерной т S47 000 Филадельфия
[Персивал Бриан Коыпьютернгч к $48 000 Филадепьф™ О7.рв.9>
17"30101
..... "
КОМПЬКЖ $46000'1ию>го §ж».
1TS0220 'Компьютерной ТЕ 546 000 Чикаго ' 07.05»
19*00346 [флетчер [Бухгалтерия 529рОр[Чи1аго 1Ш1
iPeeetaa [Комльютерирй тд 566 000 Чикаго 12.03.8
2l"to0185 jCnoepT [Джонсон Компьютерной те 554 000; Чикаго 12Ж9
"22706211 [Джанет i Джонсон [Бухгалтерия S26 000 Чикаго
ШТ")0222 (Эдвард
Виктория
JSRML!
[Морин,
530Ш Чикаго
н '<'>' и'А запрос базы данных \Ьазз данных/ 'Ищейки';
i id»-..,</ - A T =
Шкл
Л/с. 2.9. Использование функции БДСУММ для вычисления общей суммы окладов, которые превы-
шают $40 000
Зам/юс внешних
С помощью программы Excel можно запрашивать внешние базы данных, к которым суще-
ствует доступ, и извлекать требуемые данные в свою таблицу для дальнейшего анализа. Чтобы
создать запрос с целью извлечь данные из внешней базы данных, необходимо выполнить две
операции. В первой процедуре задается источник данных, т.е. внешняя база данных, содер-
жащая требуемые данные. Во второй процедуре вводится сам запрос, который определяет все
столбцы с данными, требующие извлечения, а также критерий их отбора.
. _ . •_, '* . ; ' •\
Создание нового и&Яочника данных

Для создания нового источника данных выполните следующие действия.
1. Выберите команду Данные<=>Импорт внешних данныхОСоздать запрос

(Data=>Import External Data<=>New Database Query)в строке меню Excel.
При первом применении команды Данные^Импорт внешних данных^Создать
запрос откроется диалоговое окно с сообщением о том, что опция Microsoft Query
1
не установлена, а также с предложением ее установить. Для установки данной оп-
Амига 6. Управление устными
ции щелкните на кнопке Да (Yes) (необходимо иметь под рукой компакт-диск с

Office XP или задать путь в сети компании к месту хранения необходимых файлов).
После установки Microsoft Query откроется диалоговое окно Выбор источника данных
(Choose Data Source) — рис. 2.10, где в списке вкладки Базы данных (Databases) авто-
матически выбран элемент Новый источник данных (<New Data Sourse>).
dBASE Fids'
Excel Files"
MS Access Database"
Вам данных MS Access*
Файлы dBASE1
Файлы ExceF
Параметры
Использовать мастер запросов
Рис. 2.10. Использование диалогового окна Выбор

источника данных для создания нового запроса
базы данных
2. Чтобы принять настройки по умолчанию, в диалоговом окне Выбор источника

данных щелкните на кнопке ОК.
Откроется диалоговое окно Создание нового источника данных (Create New Data
Source), в котором задайте имя для присвоения источнику данных и драйвер, ис-
пользуемый при получении доступа к внешней базе данных.
3. Для запроса базы данных введите в текстовое поле Задайте имя для присвоения
источнику данных (What Name Do You Want to Give Your New Data Sourse) описа-
тельное имя.
Путем именования источника данных в дальнейшем вы можете вновь его исполь-
зовать, не прибегая к утомительному повторению всех указанных процедур. В рас-
крывающемся списке Выберите драйвер для требуемого типа базы данных
(Type of Database You Want to Access) необходимо выбрать драйвер для источника
данных. В этом списке содержатся драйвера практически для всех общедоступных
баз данных PC (Access, dBASE, Paradox и FoxPro), а также драйвер SQL для слож-
ных систем управления данными типа dB2 и драйвер OBDC Oracle для запроса ба-
зы данных Oracle (задавать можно несколько драйверов).
4. Щелкните на имени драйвера в раскрывающемся списке Выберите драйвер для
требуемого типа базы данных.
Теперь можно выбрать базу данных, к которой имеется доступ.
5. В диалоговом окне Создание нового источника данных щелкните на кнопке
Связь (Connect).
Откроется диалоговое окно, в котором следует выбрать базу данных. Например,
если в качестве драйвера в диалоговом окне Создание нового источника данных
выбрать Microsoft Access Driver (* .mdb), программа Excel откроет диа-
JUa£a 2. Фим>1К[ищиА <$азы данных и создание scutfwcoe 549
лотовое окно Установка драйвера ODBC для Microsoft Access (ODBC Microsoft
Access Setup).
6. Щелкните на кнопке Выбрать (Select) и найдите папку, в которой содержатся
файлы запрашиваемой базы данных, а затем щелкните на кнопке ОК.
После выбора базы данных необходимо завершить первый главный этап специфи-
кации источника данных для его использования во внешних запросах данных.
7. В диалоговом окне Setup для типа базы данных, к которой имеется доступ, щелкните
Вновь откроется диалоговое окно Создание нового источника данных (рис. 2.11),
в котором будет отображено имя выбранной базы данных. При желании в базе
данных можно задать таблицу по умолчанию, а также ввести имя пользователя и
пароль для получения доступа к базе данных. Эта информация, как правило, со-
храняется в части описания источника данных.
8. (Необязательно) Щелкните на имени таблицы, введенной по умолчанию в раскры-
вающемся списке Выберите используемую по умолчанию таблицу (Select a
Default Table for Your Data Sourse), а затем щелкните на переключателе Сохранить
имя и пароль при определении источника данных (Save My User ID and
Password in the Data Sourse Definition).
Теперь можно закрыть диалоговое окно Создание нового источника данных и
вернуться к диалоговому окну Выбор источника данных, чтобы выполнить вто-
рую процедуру создания запроса базы данных.
9. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Создание нового источника данных.
Диалоговое окно Создание нового источника данных закроется, и вновь будет
отображено окно Выбор источника данных, содержащее имя заданного источни-
ка данных.
Задайте имя для присвоения источнику данных:

1. {Запрос продукции
Вьйеритедрайвердлятрейземоготипабазыданньк
2. jDriver do Microsoft Acce» ('.mdb)
Нажмите кнопку "Связь" и введмтетре№5мыв сведения: ': ;:;
3. | связь... | .;л ',;.'.;,:' >;.''..'•'.. :,::;..:М;
Г Со:
I Отмена
Рис. 2.11. Создание нового источника данных

для запросов внешних баз данных
Спецификсщил запроса Зазы данных,

После того, как вы завершите описание источника данных, его можно будет исполь-
зовать вместе с мастером запросов (Query Wizard) с целью определения полей базы дан-
ных для запроса. На данном этапе диалоговое окно Выбор источника данных, название
нового источника данных выбрано, а также установлен флажок Использовать мастер
запросов (Use the Query Wizard to Create/Edit Queries).
Для выполнения второй процедуры, в которой задаются условия запроса с помощью
описания нового источника данных, выполните следующие действия.
1. Проверьте, что в диалоговом окне Выбор источника данных имя источника дан-
ных отображено на вкладке Базы данных (Databases), а также установлен флажок
Использовать мастер запросов (Use the Query Wizard to Create/Edit Queries).
После этого щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Выбор источника данных закроется. Затем откроется диалого-
вое окно Создание запроса: выбор столбцов (Query Wizard — Choose Columns)
(рис. 2.12). В этом диалоговом окне находятся списки: Имеющиеся таблицы и
столбцы (Available Tables and Columns) — в левой части и Столбцы запроса
(Columns in Your Query) — в правой части.
Чтобы выбрать поле для извлечения данных, щелкните на кнопке с символом +
перед названием той таблицы внешней базы данных, в которой содержатся тре-
буемые поля. Затем щелкните на названии поля и на кнопке >, чтобы скопировать
название поля в список Столбцы запроса. Для предварительного просмотра дан-
ных в поле выделите его имя в списке Столбцы запроса и щелкните на кнопке
Просмотр (Preview No).
Обратите внимание: порядок, в котором добавляются поля, определяется поряд-
ком столбцов в рабочем листе Excel. Чтобы его изменить после копирования полей
в список Столбцы запроса, щелкните на имени поля, а затем с помощью кнопок
со стрелками "вверх" и "вниз" переместите его в необходимом направлении.
Какие столбцы данных следует включить в запрос?

Имеющиесятаблицы и столбцы / Столбцы запроса:
ABANUrnbM Ш"' > j BankAccountNumbet
Sufte BankName
Slieel
SlatePfovince 4
ContaclName ^J Сиу
ZipPostalCode Xf:
ЕШИЕЭ Country
PhoneN umber
StarthgCheckldumber
толбца: '
i.;
Щ| 1^эосмрщ 1 Параметры.. <^ Сатея! |
Puc. 2.12. Спецификация полей для создания нового запроса

внешней базы данных
Улова 2. Фильйфация базы, устных и, создание запасов 55/
2. Выберите в списке Имеющиеся таблицы и столбцы поля, которые будете

использовать, а затем скопируйте их в список Столбцы запроса.
После завершения процесса отбора полей для запроса перейдите к следующему диа-
логовому окну мастера запросов, в котором задаются условия фильтрации данных.
3. Щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы открыть диалоговое окно Создание
запроса: отбор данных (Query Wizard — Filter Data).
Чтобы задать критерий, согласно которому будут отбираться записи в диалоговом
окне Создание запроса: отбор данных (рис. 2.13), щелкните на поле, для кото-
рого требуется задать критерий. Затем выберите оператор и укажите значение для
выполнения оценки.
Операторы сравнения, доступные раскрывающихся списках блоках в левой части,
будут теми же, что и в пользовательском автофильтре (см. раздел "Диалоговое ок-
но Пользовательский автофильтр" ранее в этой главе). Исключение составляют
лишь операторы Like и Not Like, Is Null и Is Not Null, не доступные при создании
критерия для пользовательского автофильтра (оператор Like ищет данные, подоб-
ные указанному в критерии значению, a Null относится к пустым значениям поля).
Если вы вводите текстовые значения для оценки в поля со списками в правой час-
ти диалогового окна Создание запроса: отбор данных, то можете использовать
символы подстановки: знак вопроса (?) — для отдельных символов и звездочку
(*) — для нескольких символов. Вы также вправе выбирать значения, используе-
мые для сравнения, с помощью элементов раскрывающегося списка.
Применяйте переключатели И и ИЛИ для связывания нескольких условий (если
используется оператор И, запись выбирается только тогда, когда все критерии ис-
тинны, а при использовании логического оператора ИЛИ выбираются записи, для
которых истинным является хотя бы один критерий).
Обратите внимание: чтобы извлечь все данные выбранного поля, критерий фильт-
рации задавать необязательно.
Задайте правило отбора данный. :. . • . , . . . . . ' ' . . ' ,

Если требуется получить все данные, нажмите кнопку "Далее".
Столбцы для отбора; Возвращать только записи, удовлетворяющие условиям:
rPaj»mertAmount ~— •--• -- - т
1 [больше или равно jj (1500
'*•'•$ И Г Им
г ^1
~зг —-—,
Рис. 2.13, Создание фильтра данных в новом запросе

552 Книга. 6. Управление данными
4. Задайте критерий фильтрации. Для этого объедините отдельные критерии для полей
из списка Столбцы для отбора (Column to Filter) и с помощью логических И (ИЛИ)
установите соответствующие переключатели.
По окончании процесса создания критериев фильтрации полей можно задать
порядок сортировки выбранных записей.
5. Щелкните на кнопке Далее, чтобы открыть диалоговое окно Создание запроса:
порядок сортировки (Query Wizard - Sort Order).
Чтобы отсортировать данные, извлекаемые согласно запросу внешней базы данных,
в раскрывающемся списке Сортировать по (Sort By) щелкните на названии поля, а
затем выберите один из переключателей По возрастанию (Ascending) (задан по
умолчанию) или По убыванию (Descending)— рис. 2.14. Для сортировки полей с
одинаковыми значениями в поле, используемом в качестве первичного ключа сор-
тировки, в раскрывающемся списке Затем по (Then By) задайте имя поля второго
ключа и укажите для него порядок сортировки, установив соответствующий пере-
ключатель — По возрастанию (задан по умолчанию) или По убыванию.
Укажите порядок сортировки данных.

Если данные сортировать не требуется, нажмите кнопку "Далее".
по возрастанию
Г пониманию
с Back
Рис. 2.14. Задание условий сортировки данных в запросе

Сортировку можно выполнять последовательно по трем полям (как при обычной

сортировке в Excel). (Подробнее о сортировке данных см. главу 1 книги 6.) Если
сортировка данных не требуется, щелкните на кнопке Далее, не выбирая поля в
качестве ключей сортировки.
б. Задайте поле или поля, по которым будут сортироваться внешние данные, и щелкните
на кнопке Далее.
Откроется диалоговое окно Создание запроса: заключительный шаг (Query
Wizard-Finish) (рис. 2.15), в котором находится несколько опций, используемых
при создании запроса. Если оставить переключатель Вернуть данные в Microsoft
Excel (Return Data to Microsoft Excel), то вы сможете возвратить данные в текущую
или новую таблицу. В этом диалоговом окне позволяется просмотреть данные
и/или исправить запрос: щелкните на переключателе Просмотр и изменение
данных в Microsoft Query (View Data or Edit Query in Microsoft Query). Если уста-
новить переключатель Создание куба OLAP из данного запроса (Create an OLAP
Умчба 2. Фим^Цищил Зазм. данных и создание запасов 553
Cube from this Query), то можно создать куб OLAP (Online Analytic Processing —
аналитическая обработка в реальном времени), который резюмирует извлекаемые
данные. (Данная возможность особенно полезна при запросе довольно больших
баз данных с большим количеством записей, требующих оценки перед импорти-
рованием в Excel.)
Новый запрос также можно сохранить, щелкнув на кнопке Сохранить запрос (Save
Query) в диалоговом окне Создание запроса: заключительный шаг. Программа
Excel сохранит запрос в виде отдельного файла запроса (с расширением . dqy), и его
можно будет повторно использовать из файла любой книги. Обратите внимание: при
сохранении книги (а не запроса) программа Excel автоматически сохраняет описание
источника данных в виде файла (с расширением . dsn).
7. Щелкните на кнопке Сохранить запрос (Save Query), в диалоговом окне Сохра-
нение документа (Save As) введите имя файла запроса и щелкните на кнопке
Сохранить (Save).
Если требуется увидеть данные и пересмотреть запрос перед перенесением в табт
лицу Excel, прежде чем щелкнуть на кнопке ОК в диалоговом окне Создание
запроса: заключительный шаг, необходимо выбрать переключатель Просмотр и
изменение данных в Microsoft Query. Программа Excel откроет окно Microsoft
Query (рис. 2.16), где можно предварительно просмотреть способ появления дан-
ных при перенесении их в таблицу Excel. В этом же окне вы имеете возможность
отредактировать запрос базы данных.
8. (Необязательно) Щелкните на переключателе Просмотр и изменение данных в
Microsoft Query, а затем— на кнопке Готово (Finish), чтобы открыть окно
Microsoft Query, отображающее поля и записи, которые будут извлечены согласно
запросу вместе с критерием фильтрации.
Просмотрев данные в окне Microsoft Query, щелкните на кнопке Закрыть (Close).
Откроется диалоговое окно Импорт внешних данных (Import Data), описанное в п. 10.
Диалоговое окно Импорт внешних данных также отображается при щелчке на
кнопке Готово, когда в диалоговом окне Создание запроса: заключительный
шаг, описанном в п. 6, выбран переключатель Вернуть данные в Microsoft Excel.
Создание липроса: заключительный шаг
Дальнейшие действия? —~'~ • —
*• Вериугь данные в Microsoft Office Excd Подранить загфос,..
: С Просмотр или изменение дажых в Microtoft Query
i » Создание кубе OLAP .из данного запроса . .:. •
j .
cBack | finish
Рис. 2.15. Выбор опций в диалоговом окне Создание

запроса: заключительный шаг
55У Книга 6. Уфа&л&ше данными
Правке Вид Формат Табшца Условия Записи Окно ОгравКа
53 штш i^ra шип тш пи
Услсвие- PavmenlAmount
• ;:::! : ИЛИ
5pp,pQpJD
233 4? 8964 иоо оэ-02 ш 00:00 живой Зою.
233428964 !20Шг-1800:00:00 205,6400 .0000
1 L
233428964 -3000:00:00 1256.5200 .0000
233428964 •2700:00:00 570,0000 ,0X0
23342" 8964' ^ШО:ОЬ7 ГгЭБ1.2ЭОр .0000
233428964 2000-01-25 03:00:00' ГШЩ) .0000/
2Ю 42'8964 .urn...
И 02
I I 1256.2300 ПЩрО'1'
ЖШШ ., ):Ю Щ1Ж ДО»
233428964 1-рд i'Mâsop .дою
233428964 Т Iff!'' 2000-Oi-3000iOO:00 '1250,0000 ' ,0000
Для Е90зврв[цен1ЯДанных в приложение-клиент выберите команды "ФайлУВернуть данные в М
Рис. 2.16. Просмотр данных, которые будут извлекаться согласно запросу, в окне
Microsoft Query
9. Щелкните на кнопке Готово в диалоговом окне Создание запроса: заключи-

тельный шаг.
Диалоговое окно мастера закроется, в результате будет открыто диалоговое окно
Импорт внешних данных (рис. 2.17), в котором определяется, куда поместить
данные, извлеченные из внешней базы данных. По умолчанию установлен пере-
ключатель Имеющийся лист (Existing Worksheet) и в качестве начала диапазона
выбрана ячейка А1. Чтобы выбрать другую ячейку, щелкните на ней в рабочем
листе. Для импорта данных в новый рабочий лист активной книги установите пе-
реключатель Новый лист (New Worksheet).
10. В текстовом поле Имеющийся лист укажите, в какую область активного рабочего
листа необходимо импортировать данные, либо установите переключатель Новый
лист. Щелкните на кнопке ОК для импорта данных.
[ Создать отчет драмой таблицы...
Рис. 2.17. Задайте место размещения

1 Свойства... 1 ; ,:\;; :^г ::-• \ [ Изменить janpoc...
запрашиваемых данных
JUa£a 2. Фим>1К{ищия <5азм данных и создание запросов 555
Программа Excel выполнит запрос базы данных и извлечет данные из внешней ба-
зы. После окончания процесса импортирования всех записей, соответствующих
критерию фильтрации, будет отображена панель инструментов Внешние данные
(External Data) (рис. 2.18). Если она не открылась автоматически, выберите коман-
ду Вид^Панели инструментов1^Внешние данные (View^ToolbarsOExternal
Data) в строке меню Excel. Кнопки этой панели инструментов используются для
обновления извлеченных данных или правки запроса.
Свойства диапазона данных
Изменить запрос Параметры запроса
-;:щг-ч.
heckHumber CheckDate iPayrn mo(int peppijtAmount

Mi 24 02-03 0:00! '№, 6
233428964 I2ol 0
233428964
233 42 89Ы 10830.01.000:00
233 42 8964 107 • 27.01 Op 0:66
233 42'8964 106; 27.01. 00 0:00
233428964 105125.01. 000:00
233428964
233428964
233« 8№f
233428964
Обновить данные Состояние обновления

Отменить обновление Обновить все
Рис. 2.18. Таблица после импортирования данных с использованием запроса внешней базы данных
После сохранения запрос можно применять для подключения к внешней базе

данных и извлечения данных. Выполните команду ДанныеОИмпорт внеш-
них данных^Импортировать данные (DataÎmport External DataÎmport
Data), чтобы открыть диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data
Sourse). В этом диалоговом окне находятся названия всех созданных и сохра-
ненных файлов запросов. Для использования запроса щелкните на имени
файла (с расширением . dqy), а затем — на кнопке Открыть (Open). Диалого-
вое окно Выбор источника данных закроется, в результате будет открыто
диалоговое окно Импорт внешних данных, в котором следует указать место
для размещения импортируемых в Excel данных.
Книга 7
Анализ данных
/3 э&ой книге...
Глава 1. Выполнение сценариев "что-если"
Глава 2. Создание сводных таблиц
Злоба /, /Заполнение сценариев
J3 эй1ой главе ...

•/ Выполнение анализа "что-если" в таблицах подстановки с одним
и двумя независимыми параметрами
•S Подбор параметра
S Создание и проигрывание различных сценариев
S Использование надстройки Поиск решения
лектронные таблицы применяются для обновления результатов путем автоматиче-

ского перерасчета формул на основе новых входных данных. Поэтому они исполь-
зуются (а иногда и не используются) для создания финансовых проектов на основе всех
типов предположений. Под видом анализа "что-если" (what-if) (т.е. оценки возможных
вариантов) скрываются мощные вычислительные комплексы компании, которая ис-
пользует программу Excel для проектирования результатов работы схем всех типов, пред-
назначенных для получения доходов компании. Читатель, профессионально не зани-
мающийся таким видом "гадания", должен помнить, что проекты, которые создаются на
основе этого типа анализа, целиком зависят от допущений. Поэтому если результаты
анализа "что-если" указывают на доходы выше, чем у Березовского, перед тем как согла-
ситься на такую авантюру, следует хорошенько подумать, соответствуют ли допущения и
предпосылки реальным условиям рынка. Другими словами, если таблица говорит о том,
что, продавая освинцованные боксерские шорты, вы сможете заработать немало денег,
все равно следует подумать, сколько реально людей нуждается в такого вида товаре и го-
товы ли они его купить.
В программе Excel анализ "что-если" имеет весьма многообразные формы (некоторые
довольно сложные). В этой главе мы ознакомимся с тремя простыми методами.
« Таблицы подстановки позволяют увидеть эффект изменения одной или двух пере-
менных (например, что происходит с чистой прибылью, если понизить налог
на 45%, 60% и т.д.).
* Подбор параметра предоставляет возможность узнать, что необходимо сделать для
достижения заранее установленной цели (например, какой установить объем про-
даж, чтобы годовой доход составлял $20 млн.). ___.
» Сценарии позволяют задать и просчитать большое количество различных вариан-
тов с целью определить Наилучший (например, рост прибыли на 20%) и наихуд-
ший из них (никакой прибыли).
560 Книга 7. Анализ данных
В конце главы описана надстройка Поиск решения (Solver), которая позволяет искать
решения более сложных моделей "что-если", в том числе и с большим количеством
переменных. Поиск решения используется для решения классических задач управления
запасами, например, поиск оптимального набора продукции при минимальных затратах
на транспортировку.
гна&шц поуанановки
Таблицы подстановки Excel позволяют увидеть, как влияет изменение вводимого значе-
ния на результат, который возвращается формулой непосредственно после ввода нового
значения в ячейку с формулой. При каждом изменении вводимого значения программа
Excel автоматически пересчитывает формулу и отображает новый результат. Тем не менее,
данный метод ограничен в использовании при выполнении анализа "что-если", если необ-
ходимо видеть диапазон результатов, которые основаны на применении наборов различных
вводимых в одну таблицу значений, впоследствии нуждающихся в сравнении.
Для выполнения этого типа анализа выберите команду Таблица подстановки (Data
Table) программы Excel. При создании таблицы подстановки в нее вводятся наборы
величин, и Excel использует их в заданных формулах. По окончании подсчетов в отдель-
ном диапазоне таблицы подстановки вы увидите результаты каждого изменения введен-
ных величин. Таблицу подстановки вы вправе сохранить как часть таблицы данных.
В Excel можно создавать таблицы подстановки с одной или двумя независимыми
переменными. В таблице подстановки с одной переменной программа Excel подставляет
в формулу наборы различных значений для одной вводимой величины. В таблицах под-
становки с двумя переменными Excel подставляет в формулу наборы различных значе-
ний для двух вводимых величин.
Создание гпа&ищм поуанановю* с одной пе^геменной

Для создания таблицы подстановки с одной переменной введите в таблицу основную
формулу, а затем в различных диапазонах таблицы введите наборы разных значений,
которые требуется подставить в этой формуле для одной вводимой величины. Работа
таблицы подстановки проиллюстрирована на рис. 1.1—1.2.
На рис. 1.1 в ячейку В5 введена простая формула для подсчета запроектированного
объема продаж на 2005 г. Она основана на том, что годовой прирост будет на 1,75% выше
годового прироста в 2004 г. Запроектированный объем продаж на 2005 г. вычисляется с
помощью формулы
=Продажи_04+ (Продажи_04*Прирост_05)
В этой формуле значение ячейки В2 (под названием Продажи_04) добавляется к со-
держимому В2, умноженному на годовой прирост 1,75% из ячейки ВЗ (под названием
Прирост_05). В ячейке В5 находится результат $901,250, вычисленный на основании
того, что годовой прирост в 2005 г. составит 1,75%.
А если годовой прирост в 2005 г. окажется меньше 1 ,75% или, наоборот, больше?
С целью получить ответ на подобный вопрос создайте таблицу подстановки с одной
переменной. Для этого введите основную формулу в ячейку В5, а в ячейку С7 — формулу
=В5. Затем в столбец В, начиная с ячейки В8, в качестве переменной вводятся разные
значения годового прироста (ячейку В7 на пересечении строки с основной формулой и
столбца с вводимыми величинами необходимо оставить пустой). Последовательность
Ллава /. /Зыполнение сцен.а(шев "ч&о-если 56f
вводимых значений для таблицы подстановки можно создать с помощью автозаполнения

(см. главу 1 книги 2). В данном примере различные значения годового пророста помеще-
ны в диапазон В8:В17 и принимают значения от 1% до 5,5%.
Если вы сгенерируете набор годового прироста в диапазоне ячеек В8:В17, создадите
основную формулу в ячейке В5 и поместите формулу =В5 в ячейку С7, то после этого вы-
1
делите диапазон В7:С17 и используйте команду Данные *Таблица подстановки
(Data^Table). В пустой диапазон С8:С17 программа Excel поместит запроектированные
объемы продаж на основе годового прироста, введенного в соответствующую ячейку
диапазона В8:В17.
Откроется диалоговое окно Таблица подстановки (Table) (рис. 1.1), в котором в поле
Подставлять значения по строкам (Row input cell) необходимо ввести адрес входного
диапазона из одной строки и/или в поле Подставлять значения по столбцам (Column
input cell) — адрес входного диапазона из одного столбца. Ячейка, заданная в диалоговом
окне Таблица подстановки как входная ячейка строки или столбца, должна соответство-
вать ячейке таблицы с исходным значением, используемым в основной формуле.
В таблице данных этого примера в поле Подставлять значения по строкам необхо-
димо ввести ячейку ВЗ. (По щелчку на этой ячейке или использовании клавиши со
стрелкой для ее выделения программа Excel введет в поле абсолютную ссылку на ячей-
ку — $В$3.) Выбирается именно ячейка ВЗ, поскольку в ней содержится значение годо-
вого прироста, используемое в основной формуле.
«J -
бъем продаж на 2005 г.

» продаж и' ИМ г.
Годовой прирост
' ставлятъ значения по столбцам в:
Объем продаж на 2004 г. Подставлять знамения по стоокам в: eg s 3
Рис. 1.1. Создание таблицы подстановки с одной независимой переменной

562 Книга 7. Диализ данных
Щелкните на кнопке ОК, и Excel создаст таблицу подстановки. В данном примере

таблица создается путем подстановки каждого значения набора данных из диапазона
В8:В17 в ячейку ВЗ, после чего это значение используется в основной формуле для вы-
числения нового результата, который помещается в соответствующую ячейку диапазона
С8:С17. По окончании вычисления таблицы подстановки Excel возвращает исходное
значение в ячейку ввода строки или столбца (в данном случае 1,75% в ячейку ВЗ).
На рис. 1.2 приведена готовая таблица подстановки. Вы можете увидеть зависимость
запроектированного объема продаж на 2005 г. от изменения годового прироста. Созданную
таблицу подстановки можно отформатировать и сохранить как часть таблицы данных.
Чтобы узнать, как влияют на значения таблицы подстановки разные диапазоны пере-
менных, введите новые значения в существующий диапазон В8:В17. По умолчанию Excel
автоматически пересчитывает результаты в таблице подстановки при изменении даже
одной вводимой величины. Чтобы управлять пересчетом таблицы подстановки вручную,
на вкладке Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры (Options) (Сервис1^
Параметры (ToolsOOptions)) установите переключатель Автоматически, кроме таблиц
(Automatic Except Tables).
При подсчете результатов в таблице подстановки применяется формула массива,
которая использует функцию ТАБЛИЦА (TABLE) (см. главу 1 книги 3). В данном примере
формула массива вводится в диапазон ячеек С8:С17 следующим образом:
(=TABLE(;B3)}
'«.-"в "X
А -,
|]Объем продаж на 2005 г.

^Побьем продаж за 2004 г. $875 000,00
3 1 Годовой прирост ... 1.?5%i!
_^J06veu продаж на 2004 г. $890 312.50
1
:
?|
'20l
i
[м < > м\листЗ/ таблица позстзнрвки / округление /( амортизация /заи»|<.
Рис. 1.2. Готовая таблица подстановки с одной переменной

JUaSa /. Выполнение щешфиев "ч&о-если " 563
Функция ТАБЛИЦА может использовать два аргумента: строка_ссылки и /или стол-

бец_ссылки, которые, соответственно, представляют ячейку ввода строки и ячейку ввода
столбца таблицы подстановки. В данном примере таблица подстановки использует толь-
ко ячейку ввода по строке, поэтому ВЗ — второй и единственный аргумент функции
ТАБЛИЦА. Поскольку Excel вводит результаты в таблицу подстановки с помощью форму-
лы массива, программа не позволит очистить отдельную ячейку диапазона вывода.
При попытке удалить отдельный результат в таблице подстановки, Excel отобразит диа-
логовое окно с предупреждением о том, что часть таблицы удалить невозможно.
Чтобы в таблице подстановки удалить только результаты, выделите все ячейки

диапазона вывода (в данном примере диапазон С8:С17) и лишь после этого на-
жмите клавишу <Delete> или используйте команду Правка^ОчиститьОВсе
.
Создание /йа&ищы. подстановки с двумя. пфеменньиш
Если необходимо узнать, как влияют на вычисляемый по формуле результат две пере-
менные величины, создайте таблицу подстановки сдвумя переменными. Для этого введите
два диапазона входных величин, которые будут применяться в основной формуле: одно-
строчный диапазон в первой строке и одностолбцовый диапазон в первом столбце таблицы
подстановки. При создании таблицы подстановки с двумя переменными копия основной
формулы помешается в ячейку на пересечении строки и столбца входных величин.
На рис. 1.3 приведен пример создания типичной таблицы подстановок с двумя пере-
менными. Как видите, использована таблица объемов продаж, описанная в предыдущем
разделе. Однако с целью проектирования объемов продаж в 2005 г. в данном примере
была добавлена вторая переменная. В ячейке В4 (под названием Затраты_05) находится
запроектированное процентное соотношение затрат к объему продаж, которое, в свою
очередь, используется в следующей основной формуле из ячейки В5:
=Продажи_04+ (Продажи_04*Прирост_05) - (Продажй_04*3атраты_05)
Обратите внимание: при вводе фактора затрат объем продаж при годовом приросте 3%
(ячейка В5) падает.
Чтобы определить, как изменение годового прироста и процентного соотношения за-
трат повлияет на объем продаж в 2004 г., создайте таблицу подстановки с двумя перемен-
ными. Введите переменную годового прироста в диапазон ячеек В8:В17. Затем введите
переменную затрат в диапазон C7:F7. В ячейку (находящуюся на пересечении строки и
столбца с двумя переменными) введите формулу =В5.
Теперь выделите диапазон ячеек В7:В17 и откройте диалоговое окно Таблица
подстановки (рис. 1.3). Для создания таблицы подстановки с двумя переменными в таб-
лице данных необходимо обозначить входную ячейку строки и столбца. В данном приме-
ре значения по столбцам подставляются в В4, где содержится процентное соотношение
затрат к объему продаж, а значения по строкам подставляются в ВЗ, содержащую исход-
ный годовой прирост. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Таблица подстанов-
ки, чтобы сгенерировать таблицу.
На рис. 1.4 изображена таблица подстановки с двумя переменными и результаты из-
менения запроектированного годового прироста и затрат. Как и таблицу с одной пере-
менной, таблицу подстановки с двумя переменными можно сохранить как часть таблицы
данных. Ее также допускается обновлять, изменяя значения любой переменной.
564 Книга 7. Анализ устных.
\ [Объем продаж на 2005 г

2 | Объем продаж за 2004 гГ JS87J ШЮ,дО
Годовой прЩОС ...
Затраты 3%
5 |Объем продаж на 2005 г| $664062,50;
6
$864062,50
••"> "
Подставлять значежя по
Подставлять » имения по стджан ж !sB$3
OK к] i Отмена
Рис. 1.3. Создание таблицы подстановки с двумя переменными
Объем продаж на 2005 г.

Объем продаж за 2004 г.; 3875000,00
Годовой прирост i 1.J5%
^Затраты 3%
Объем продаж на 2005 г $864 062,50
"~*Ш.
Рис. 1.4. Готовая таблица подстановки с двумя переменными

/. выполнение сценариев "ч&о-если " 565
Формула массива, введенная в диапазон вывода (C8:F17) для создания таблицы под-
становки с двумя переменными, практически ничем не отличается от предыдущей фор-
мулы для таблицы с одной переменной, за исключением того, что функция ТАБЛИЦА
использует оба аргумента:
(=TABLE(B4,B3)}
Помните: поскольку в таблице подстановки используется - формула массива,

чтобы удалить ячейки в диапазоне вывода, сначала их все необходимо выделить.
Основы использование сценариев

С помощью команды Сервис^Сценарии (Tools'*Scenarios) Excel позволяет создавать
и сохранять наборы вводимых величин (для получения различных результатов) в качест-
ве сценариев. Сценарий состоит из группы вводимых в таблицу данных величин, которым
присваивается имя, например, Наилучший вариант, Наихудший вариант, Наиболее веро-
ятный вариант и т.д. Затем для повторного использования вводимых данных и просмот-
ра результатов в таблице следует выбрать имя сценария, и Excel применит хранящиеся в
нем значения в соответствующих ячейках таблицы данных. Создайте для таблицы дан-
ных сценарий, и вы сможете также использовать Диспетчер сценариев (Scenario
Manager) для составления отчетного доклада, содержащего и вводимые значения каждого
из используемых сценариев, и полученные на их основе результаты.
Создание сценариев
При составлении сценария для таблицы данных создается таблица, использующая
определенные ячейки, величины в которых меняются для каждого сценария (так назы-
ваемые изменяемые ячейки). Чтобы облегчить идентификацию изменяемых ячеек в каж-
дом создаваемом сценарии (особенно в отчетном докладе), задайте в таблице имена диа-
пазонов для переменных, используя команду Вставка°=>ИмяОПрисвоить (InsertOName1^
Define) или Вставка^ИмяОСоздать (InsertoNameOCreate).
Чтобы создать сценарий с помощью Диспетчера сценариев, выполните следующие
действия.
1. Выберите в таблице изменяемые ячейки, т.е. ячейки, значения в которых будут варьи-
роваться в каждом сценарии.
Помните, что в таблице можно выбрать несмежные ячейки, удерживая нажатой
клавишу <Ctrl> и щелкая на ячейках.
2. Выполните команду СервисОСценарии в строке меню Excel.
Откроется диалоговое окно Диспетчер сценариев (Scenario Manager) — рис. 1.5.
3. В диалоговом окне Диспетчер сценариев щелкните на кнопке Добавить (Add).
Откроется диалоговое окно Добавление сценария (Add Scenario) (рис. 1.6), в ко-
тором находится текстовое поле Название сценария (Scenario Name). В этом окне
задайте описательное имя новому сценарию, например, Наилучший вариант, Наи-
более вероятный вариант и т.д. В нем также находится текстовое поле Изменяемые
ячейки (Changing Cells), в котором содержатся адреса ячеек с переменными, вы-
566 Книга 7. Лнсииз ушных
бранными в таблице данных. В текстовом поле Примечание (Comments) находит-

ся описание, содержащее имя пользователя и текущую дату, что позволяет легко
определить, кем и когда создан сценарий.
Диспетчер сценариев Изменение сценария
Название'аленарня: ' . .
Сценарии не определены. Для I нанбояее вероятный J
добавления сценариев нажните
кнопку "Добавить", Изменяемые ячейки: :;.;
закрыть
Чтобы добавить несмежную изменяемую

ячейку, укажите ее при нажатой клавише Ctrl.
< 30,08.2004 -1
Изменяемые ячейки: | Объе
Г'"
Примечание: Защита ' ................................ '
[3 гагретить изменения Оскрыть
Рис. 1.5. Диалоговое окно Диспетчер Рис. 1.6. Добавление нового сценария
сценариев для прогнозирования объема продаж
4. В текстовом поле Название сценария введите описательное имя нового сценария.

Далее в поле Изменяемые ячейки необходимо проверить правильность ссылок на
ячейки, которые можно изменять (щелкните сначала в этом текстовом поле, а за-
тем выберите необходимые ячейки рабочего листа, удерживая нажатой клавишу
<Ctrl>). Вы сможете отредактировать примечание, если добавите необходимую
информацию о создаваемом сценарии.
По умолчанию при включении защиты рабочего листа (см. главу 2 книги 4) Excel
защищает сценарий от редактирования или удаления. Если необходимо скрыть
сценарий при включенной защите, установите флажок Скрыть (Hide). Если же
защита или сокрытие сценария при включенной защите рабочего листа не требу-
ется, снимите флажки Запретить изменения (Prevent Changes) и Скрыть.
5. В разделе Защита (Protection) диалогового окна Добавление сценария с помощью
флажков Скрыть и Запретить изменения выберите требуемый тип защиты сценария.
\
Теперь можно перейти к определению изменяемых значений для нового сценария.

6. В диалоговом окне Добавление сценария щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Добавление сценария закроется, в результате чего откроется
диалоговое окно Значения ячеек сценария (Scenario Values) — рис. 1.7. В этом
диалоговом окне перечисляются, а также отображаются названия диапазонов (имя
или адрес каждой ячейки) и соответствующие им значения изменяемой величины,
выбранной в таблице данных перед созданием сценария.
Если значения, отображаемые в текстовом поле для каждой изменяемой ячейки,
соответствуют текущему сценарию, их можно принять. Вы вправе изменить любое
значение в соответствии с допущениями создаваемого сценария.
а /. /Зьшсинение сценсфмев "ч&о-если 567
Значения ячеек сценария (xj

Введите значения каждой изменяемой ячейки.
V-." продажи !о;05 М
[отмена^
2: себестоиность:'!0,2 |
| Добавить |
3: прибыль | 0,28
Рис. 1.7. Определение изменяемых значе-
ний в диалоговом окне Значения ячеек
сценария
1. Проверьте значения для каждой изменяемой ячейки и при необходимости измените их.
Теперь диалоговое окно Значения ячеек сценария можно закрыть.
8. В диалоговом окне Значения ячеек сценария щелкните на кнопке Добавить (Add).
Диалоговое окно Значения ячеек сценария закроется, и вновь откроется диало-
говое окно Добавление сценария, где следует задать имя изменяемых ячеек
нового сценария.
9. Повторите пп. 4-7 для добавления всех требуемых сценариев.
После создания тех сценариев, которые необходимо применить для изменяемых
значений в таблице данных, вы можете закрыть диалоговое окно Добавление
сценария и вернуться к диалоговому окну Диспетчер сценариев. Чтобы отобра-
зить в таблице результаты, соответствующие применению различных наборов из-
меняемых значений, используйте кнопку Вывести (Show).
10. В диалоговом окне Добавление сценария щелкните на кнопке ОК, а затем —
на кнопке Close (Закрыть) диалогового окна Диспетчер сценариев.
Если вы вернетесь в диалоговое окно Диспетчер сценариев, названия всех добавлен-

ных сценариев будут отображены в списке Сценарии (Scenarios) — рис. 1.8.
Чтобы отобразить в таблице отдельный сценарий, который использует значения, введен-
ные для изменяемых ячеек, в списке Сценарии дважды щелкните на названии сценария или
выделите название, а затем щелкните на кнопке Вывести (Show). Результаты прогнозирова-
ния объема продаж после выбора сценария Наилучший вариант приведены на рис. 1.8.
Если после создания сценариев для таблицы данных необходимо применить другие
значения, добавить или удалить сценарий, то используйте диалоговое окно Диспетчер
сценариев. Чтобы изменить название сценария и/или введенных в изменяемые ячейки
значений для сценария, в списке Сценарии щелкните на названии сценария, а затем —
на кнопке Изменить (Edit). После этого внесите исправления в диалоговом окне
Изменение сценария (Edit Scenario). Для удаления сценария из таблицы данных в спи-
ске Сценарии следует щелкнуть на названии сценария, а затем — на кнопке Удалить
(Delete). Обратите внимание: удалив сценарий по ошибке, его нев9зможно восстановить
с помощью команды Правка^Отменить (Edito Undo) — придется заново создавать сце-
нарий, как описано ранее.
568 Книга 7. ^Анализ устных,
3JA :i ,
А _:;ii l..._l-U..C-_L- *
прогноз продажна 2005 год
~Тте.? 1«-2" '{«..3 1ЯГ.4 [мщю \пР^°Ш!<*>ния
Запродажи : 250 ОООр. : 275 ОООр. 275 ОООр 275 ОООр. 1075 ОООр 10*
4J себестоимость Г 12'500рЛ 13750р.' 13 750р ! 13 750рГ; '
6 [прибыль ['.M'SOPpIj ?*1 ?*?.ОР; ! 261 250р. ! 261 250J). Т 1
" 12WOpJ' 13750р : 13750рЛ: 13750р.
Заход ! 225'ШрЛ 24f60Cfe-' Ш Ш«Р
Рис. 1.8. Таблица данных после применения значений сценария
Сценарии можно также объединять с другими файлами книг Excel (естественно,

в книгах должна использоваться одна и та же схема таблицы данных, одни и те же изме-
няемые ячейки). Чтобы объединить сценарий с текущей таблицей из другой книги,
в диалоговом окне Диспетчер сценариев щелкните на кнопке Объединить (Merge), вы-
берите книгу из раскрывающегося списка Книга (Book) и рабочий лист из раскрываю-
щегося списка Лист (Sheet), а затем щелкните на кнопке ОК. Программа Excel скопирует
все сценарии, предназначенные для указанного листа, и объединит их со сценариями,
заданными для активного рабочего листа таблицы.
Создание
Если сценарий для таблицы данных создан, для составления отчета (в котором будут
отображаться изменяемые значения, используемые в каждом сценарии, или ключевые
результаты) используйте кнопку Отчет (Summary) диалогового окна Диспетчер
сценариев. По щелчку на кнопке Отчет откроется диалоговое окно Отчет по сценарию
(Scenario Summary) (рис. 1.9). В текстовом поле Ячейки результата (Results Cells) выбе-
рите ячейки результата для включения в отчет, а затем щелкните на кнопке ОК, чтобы
программа Excel создала отчет и отобразила его в окне нового рабочего листа.
/. /Змпоинение сцена/шев "ч&о-если " 569
^прогноз продаж на 2005 год

1*8. f I**J?. !*?•?. [Ж* [*™**f!?.
JJnpodiei ............... | 'йООООрГ! 275 ООО'рТ; 275 OOOp, i 275 OOOp. i 1 ОТБМОр 10%!
4_ себестоимость i 12500р. 13750р. ........ 13'Г50рГ1 ..... ГЗШр'Л ........... 53 750р 5*1
прибь^ь .......... ' 237'Spbp ! 261 2ИрГ 261 250р."!' 261 250р 1И1 250р
T [затраты I 12600g. 13 750g.
:
13 750g . : ' 13 750g. 53 750р. S*
'!лмгод . . . . . . . . . . . . . ' ' ~ ' '
Гил отчета
ф Структура
О сводная таблица
— _. " '" ' t'
""1 ZZE аультата:
—. j. „. t ' T"
""'"t""" ~~ T"
РИС. 7. P. 5wfo/; ячее/с результата в диалоговом окне Отчет по сценарию
В примере, который отображен на рис. 1.9, в качестве ячеек результата, включенных в

отчет, назначен диапазон B7:F7 (он содержит запроектированные объемы продаж).
На рис. 1.10 отображен реальный отчет, созданный для этой таблицы. Поскольку все из-
менения и ячейки результата в этой таблице поименованы, в ссылках отчета используют-
ся названия диапазонов. Кроме того, когда Диспетчер сценариев генерирует отчет,
автоматически выводится дата отчета и создаются две вертикальные полосы прокрутки:
одна — для изменяемых ячеек, а вторая — для ячеек результата.
Созданный отчет можно сохранить с помощью команды Файл=>Сохранить как
(FileOSave As) и распечатать с помощью команды Файл^Печать (FileOPrint).
В диалоговом окне Отчет по сценарию находится переключатель Сводная

таблица (Table Report). Установите его, чтобы просматривать результаты сцена-
рия в виде сводной таблицы (подробнее о сводных таблицах см. главу 2 книги 7).
Jioqfofi
Иногда для получения требуемого результата в таблице необходима помощь програм-
мы Excel, которая должна определить вводимые значения, соответствующие ожидаемым
результатам. Такая процедура противоположна анализу "что-если" и называется подбо-
ром параметра.
570 Киша 7. Анализ данных.
Е - 61 Я I1»Ш1 юо% .
225 000р. 212 500р 225000р. 200 ОООр

247 500р 233 750р. 247 500р 220000р
247 500р 233 750р. 247 500р. 220 ОООр
247 SOOp. 233 750р. 247 500р. 220 ОООр
367 500р. 913 750р. 967500р. 860 ОООр
Примечания, столбец Текущие значения" представляет значения изменяемых ячеек в
момент создания Итогового отчета по Сценарию. Изменяемые ячейки для каждого
сценария выделены серым цветом
и\ иифори.ф^ \ Структура сценария 2/ прогноз /Структура сцена] <

- \ ч ooii 4 а ш а: <з».-^-д-
Цикл
Рис. 1.10. Отчет по сценариям
Определить значение одной переменной, которое даст желаемый результат в отдель-

ной формуле, можно с помощью команды Подбор параметра (Goal Seek). При наличии
диаграммы данных (гистограммы, линейчатой диаграммы или графика) существует воз-
можность выполнить подбор параметра, непосредственно манипулируя соответствую-
щим маркером на диаграмме. Чтобы выполнить более сложный подбор нескольких па-
раметров для получения необходимого результата или определенного диапазона значе-
ний, используйте надстройку Поиск решения (Solver).
Выполнение noqdofia ftaficuteiHfia

Чтобы выполнить команду Подбор параметра, просто выделите ячейку, которая со-
держит формулу, возвращающую требуемый результат (ее называют целевой ячейкой),
укажите необходимое значение, а затем определите положение вводимого значения, ко-
торое Excel может изменять. На рис. 1.11—1.12 показано использование команды Подбор
параметра. В данном случае определяется объем продаж с целью получить прибыль в
$300,000 в первом квартале (с заданными предположениями о приросте, цене продавае-
мых товаров и затратах).
Вы можете определить, насколько следует увеличить объем продаж, чтобы получить
требуемую прибыль в $200,000 в первом квартале. Для этого выделите ячейку В7, которая
содержит формулу подсчета прибыли первого квартала, и затем выполните команду
Сервис^Подбор параметра (Tools^Goal Seek). Откроется диалоговое окно Подбор
параметра (Goal Seek) (рис. 1.11). Поскольку ячейка В7 при открытии этого диалогового
окна является активной, в текстовом блоке Установить в ячейке (Set Cell) уже находится
1'. /Зьииинение сценсфиев "
ссылка на ячейку В7. В качестве требуемого результата в текстовом поле Значение

(То Value) введите 300000. Затем вьщелите текстовое поле Изменяя значение ячейки
(By Changing Cell) и введите $В$3 — ссылку на ячейку, содержащую объем продаж пер-
вого квартала. Щелкните на кнопке ОК.
Откроется диалоговое окно Результат подбора параметра (Goal Seek Status) (рис. 1.12)
с найденным решением. Как видно из рисунка, программа увеличила в ячейке ВЗ объем
продаж с 250 000 до 352 941,18, в результате в ячейке В7 получается прибыль 300 000. Диа-
логовое окно Результат подбора параметра информирует о том, что решение найдено, а
текущее и подбираемое значение остались теми же (в некоторых случаях активны кнопки
Шаг (Step) и Пауза (Pause); с их помощью можно управлять итерациями, выполняемыми
Excel для уменьшения разницы между подбираемым и текущим значением).
Чтобы сохранить значения, введенные в таблицу, в качестве результата подбора пара-
метров, щелкните на кнопке ОК для закрытия диалогового окна Результат подбора
параметра. Чтобы вернуть исходные значения, щелкните на кнопке Отмена (Cancel).
Даже если подобранное значение помещено в таблицу, можно отменить результат подбо-
ра параметра, используя команду ПравкаООтменить или <Ctrl+Z>.
Чтобы переключаться между значениями и результатами до и после подбора

параметра при закрытом диалоговом окне Результат подбора параметра,
нажмите <Ctrl+Z> — для отображения исходного значения, а затем <Ctrl+Y> —
для отображения значений, найденных в ходе подбора параметра.
C__L; D
прогноз продаж на 2005 год
Ifflbf !*». 2 \м.З \*я.4. [итого предположения
продажи Гир'мОр 275 000р. ' 275 000р. ' 275 ОООрГ: 1 075 ОООр 10%:
себвит^ость'; 125МрЛ iS'TSqp.';' 13750р Г 13 760р!'; ' 53750рЛ 5%;
прибыль ГгЗТИОр : 261 250р. 261 250р 261 250р 1 021 250р
12500Р 13 760р. ; 13750р 13750р. 53 750р.". ЯЙ
аигод I 226MOD. I'247'ШрТТ'247 500р 24'7ЯЙ~'""
-, ЁШ Ж:!. з» • иЛ.т„ А т s ,ш s. жж I
Рис. 1.11. Подбор параметра с целью определить объем продаж, необходимый для получения
требуемого дохода
кв. 1 га. 3 кв. 4 \ итого ; предположения

[продажи ЗЗЗЗЗЗр! 275 ОМр. 275 СЮО'рЛ 1' 158 ЗЗЗрГ; ШЛ
4 • | себестоимость : 16667р. 13750р^ 13 7SOp.. I 13750р. j 57917рГ! Щ
~6~] прибыль [ 316 667р. 261 250р7 Г'261'250р7!' 261 250рП 11рО;417{|Г: -f
[..;
1376ррГ 13750рГТ 57'917рП Щ ..„ sm
'247500р7 1 042500р. У
t
i
:
4-
i< ч > w:/ Струяурз сценария 2 \прогноз / Структура 1:цензрия /T3l5nJ<

:
^«•i/Q, i '^ - н£:7. Д - = Р .S J
Рис. 7. /2 Таблица с отображенным решением, которое было получено в ходе подбора пара-
метров в диалоговом окне Результат подбора параметра
Трофический
Если на основе таблицы данных создана гистофамма, двухмерная линейчатая диафам-
ма или построен фафик, можно выполнить подбор параметра в области диафаммы, непо-
средственно управляя линией или столбцом (о создании диафамм см. главу 1 книги 5).
На основе таблицы можно построить линейчатую диафамму, в которой будут отобра-
жены запроектированные объемы продаж и прибыли для четырех кварталов (рис. 1.13).
Верхняя линия каждой фуппы представляет прибыль за квартал, а нижняя — квартальные
объемы продаж. Чтобы определить, насколько требуется повысить объем продаж для полу-
чения прибыли $300,000 в первом квартале, выполните следующие действия.
1. Щелкните на линии, представляющей прибыль за первый квартал, чтобы выделить

область диаграммы и отобразить панель инструментов Диаграммы (Chart).
2. Щелкните на ряде Доход (Income) в меню Элементы диаграммы (Chart Objects)
на панели инструментов Диаграммы.
Excel выделит все линии диафаммы, представляющие этот ряд. Теперь необходи-
мо выбрать только линию первого квартала.
Ллсива /. Выполнение сценариев "ч&о-если ' 573
(Прогноз продаж на 2004 г.

[1-й квартал 2-у квартал 3-й квартал 4-й квартал ДИтого |Првдполо|
Объем продаж $307692,311 1.538,46! $461538,46! «615.38,461 $169.2307,69!
Себестоимость товара $зо 7бЩ; $46153.851 «6153,85: $46153,85! Ш.Ж77]
ШПрйбыяь 5507 692,31;"" $507 ЖШ'Г ?Ш Ш& *! ШЖЖ
Расхода аитязДв?! Jii 15 зал 8?! ii'i's'iM'ti?! bJiJanrea?'
Доход
4-й квартал
10
[21| $0,00 S50 $100 5150 5200 S2SO $300 $350 $400 S450 $500
.РМ,00.„рОО,рр 000.00 000,00 000.00 000,00 000,00 000,00 000,00 000,00
< ^ и'j(текст. ф:и./.условная сумма /Лист5\прд6ор параметра/ та!|<
Л<с. 1.13. Подбор параметра на диаграмме
3. Удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкните на линии, представляющей доход

за первый квартал.
Excel выделит только эту линию (а не все линии, представляющие прибыль в диа-
грамме) и поместит вокруг нее метки.
4. Отпустите клавишу <Ctrl> и поместите указатель мыши на правую часть линии так,
чтобы он принял вид двунаправленной стрелки.
Теперь можно изменить значение дохода за первый квартал методом перетаскивания.
5. Перетащите указатель до линии сетки диаграммы, на которой находится требуемое
значение (в данном примере до вертикальной линии сетки с подписью 300 000).
Отпустите кнопку мыши, и Excel автоматически откроет диалоговое окно Подбор
параметра с уже заполненными полями Установить в ячейке и Значение.
6. Щелкните на ячейке ВЗ, чтобы поместить ее адрес в поле Изменяя значение ячейки.
По щелчку на кнопке OK Excel изменит значения в таблице и отобразит диалого-
вое окно Результат подбора параметра (см. рис. 1.12).
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Результат подбора
параметра.
Excel обновит диаграмму в соответствии с измененным в таблице значением (рис. 1.14).
Книга 7. Диализ данных.
РЯД("Доход":'под6орпараметраТ$В52:$Е$2;'под6ор
щ Прогноз продаж на 2004 г

2 1 [1-й квартал 2-й квартал 3-й квартал !4-й квартал ЗИтого {Предпопо
__
1]о^мпрода1к~1 $*61538,46| $692307,69 $692307,69! $1692307,69!
^Се^тримостьтовара I $46153,85! $69230,77! «9230,77! 1ШШШ1 *ШМЖ1
Щ 1 й « 1 ы ™ г ^ " Ш 1 Ш 1 Щ ~ 1 ! Щ 1 Ж Ж ^ 1 Ш . ш Ж ,1
S173076.32L
7 [Доход
Е
и"
1о] ''"
4-й квартал
12J
131 '
J4J
JSJ
161
SjIIIII
ж|
'if;
Область длаграины ^
211 $0,00 $100 $200 $300 S400 $500 $600 $700 $800
22] вМ....,°.рЛ),(Ю 000,00 000,00 000,00 000,00 000,00 000,00
»"< > и1/текст. $1-и / условная сумма /Г1игт5\прд6ор параметра/ та! |< ЯвЯ
.4. П.О.У. 4t..U. iSl:.tJi.L<^-..a2i,T.A- S.J
Вычислить
Рмс. 7.74. Обновленная диаграмма и таблица с решением, которое было получено в ходе под-
бора параметра
использование Haqctnftouicu Jlouctc (гешенил

Команды Таблица подстановки и Подбор параметра эффективно применяются для
решения простых задач, требующих определения прямой связи между введенными дан-
ными и результатом вычислений в формуле. Для решения более сложных проблем
(например, поиска наилучшего решения путем изменения нескольких параметров моде-
ли и наложения на них и/или выходных значений ограничивающих условий) используют
надстройку Поиск решения (Solver).
Надстройка Поиск решения применяет итеративные методы для поиска "наилучшего"
решения на основе введенных данных, а также требуемого решения и ограничений.
Для каждой итерации программа применяет метод проб и ошибок (основанный на исполь-
зовании линейных или нелинейных уравнений и неравенств) и пытается подойти как мож-
но ближе к оптимальному решению.
При использовании надстройки Поиск решения не забывайте, что многие задачи
(особенно сложные) имеют больше одного решения. Несмотря на то, что Поиск решения
возвращает оптимальное решение на основе исходных значений, изменяемых перемен-
ных и заданных ограничений, данное решение часто оказывается не единственным и да-
же не самым удачным. Чтобы быть уверенным в оптимальности найденного решения,
надстройку можно запускать неоднократно, меняя при этом исходные значения.
/. Выполнение сценсфиев "чМо-если " 575
При построении модели в таблице данных для поиска решения следует определиться
с некоторыми элементами.
« Целевая ячейка — это ячейка таблицы данных, значение в которой будет доводить-
ся до максимума, минимума или до определенного значения.
» Изменяемые ячейки — ячейки таблицы данных, значения в которых будут изме-
няться при поиске решения.
« Ограничения — пределы изменения значений и/или величины в целевой ячейке.
Определив условия задачи с помощью этих параметров, используйте надстройку

Поиск решения, и программа вернет оптимальное решение, изменив значения в таблице
данных. На данном этапе следует оставить в таблице предложенные программой значе-
ния либо восстановить исходные. Перед- восстановлением исходных значений решение
можно также сохранить в качестве сценария для дальнейшего изучения.
Надстройка Поиск решения используется совместно с Диспетчером сценариев

для сохранения решения с целью его дальнейшего изучения. Изменяемые ячейки,
заданные в Диспетчере сценариев, будут автоматически задействованы над-
стройкой Поиск решения во время применения этой команды и наоборот. Кроме
того, найденное решение можно сохранять в качестве сценария (щелкнув на
кнопке Сохранение сценария (Save Scenario) в диалоговом окне Поиск решения)
и затем просматривать с помощью Диспетчера сценариев.
Условия задачи
Первый шаг в определении условий задачи для Поиска решения заключается в
создании модели таблицы данных. Программа Excel поставляется вместе с примером
solvsamp. xls (для поиска решения), который содержит шесть классических задач. Эту
рабочую книгу можно использовать в качестве руководства по созданию собственных
моделей. В книге представлен краткий обзор (Quick Tour) работы надстройки Поиск
решения с некоторыми моделями — каждая на отдельном рабочем листе.
* Структура производства (Product Mix) — ищет наиболее выгодную структуру для произ-
водства телевизоров, стереосистем и динамиков из доступных комплектующих.
« Транспортная задача (Shipping Routes) — определяет самые недорогие транспорт-
ные маршруты для перевозки товаров от производителей на склад.
» График занятости (Staff Scheduling) — подбирает график работы, обеспечивающий
требуемый уровень обслуживания при наименьших затратах на оплату труда.
Ф Управление капиталом (Maximizing Income) — ищет схему получения максималь-
ной прибыли при краткосрочных и долгосрочных вложениях.
* Портфель ценных бумаг (Portfolio of Sequrities) — ищет оптимальное соотношение
акций в портфеле для получения максимальной скорости оборота при заданном
уровне риска.
» Проектирование цепи (Engineering Design) — содержит инженерную проблему вы-
числения номинала резистора в электрической цепи, чтобы достичь определен-
ного падения напряжения через определенный интервал времени.
576 Книга 7, Анализ данных.
Книга solvsamp.xls находится в папке Samples внутри каталога O f f i c e 10.

Этот каталог, в свою очередь, помещен в папку Microsoft Office, которая находится
в папке Program Files на жестком диске. Однако отметим, что данный файл доступен
только в случае установки файлов Excel с примерами. Поскольку при стандартной уста-
новке программы они автоматически не копируются, для установки файлов с примерами
на компьютер используйте аплет Установка и удаление программ (Add or Remove
Programs) из панели управления Windows
Помните: Поиск решения — надстройка. Это означает, что перед использова-

нием ее необходимо активизировать. Выберите команду СервисОНадстройки
(ToolsÂdd ins) из строки меню Excel, в диалоговом окне Надстройки (Add-Ins)
установите флажок Поиск решения (Solver Add-in) и щелкните на кнопке ОК.
Чтобы определить и решить задачу с помощью надстройки Поиск решения, после

создания модели рабочего листа выполните следующие действия.
1. Выберите команду Сервис<=> Поиск решения (Tools1* Solver) в строке меню Excel.
Откроется диалоговое окно Поиск решения (рис. 1.15).
2. Щелкните в рабочем листе на целевой ячейке или введите ссылку на ячейку/название
диапазона в текстовое поле Установить целевую ячейку (Set Target Cell).
Далее установите переключатель Равной (Equal To). Если требуется, чтобы значе-
ние в целевой ячейке было максимальным, установите переключатель Максималь-
ному значению (Мах). Чтобы значение в целевой ячейке было как можно мень-
шим, установите переключатель Минимальному значению (Min). Чтобы задать в
целевой ячейке определенное значение, установите переключатель Значению
(Value Of) и введите требуемое значение в текстовое поле.
3. Установите необходимый переключатель и, если требуется, введите значение для
сравнения в текстовое поле.
Далее следует назначить изменяемые ячейки, т.е. те ячейки, значения в которых
надстройка Поиск решения может изменять для достижения цели.
Поиск решения
Установить уелсв>ю ячейку: [SF$7

HBHIBi
["%£ ''..•'•: ГаЙПОЛНИТЬ ]
Равной: 0 каксинальнону значению О г»1*•нию; L 0 ! ( — —• \.
- • [ Закрыть j
О шжнальному значению
: Иэменая ячейки: • --
jse$6;$E$6| _.J3s) Предположить ] '!
Ограничение ; '''- 1 рараветры ]
: j$e$ii<- 15000 _.^ ' ( До&ммть | |
{ j$D|U<- 12000 { вменить j : •' : • ; '• .

! [восстановить j
[ Удалить lil'f " i ' ,
'• ' • - ---' . . i |_ Справка J
Рис. 1.75. Определение параметров модели в диалоговом

окне Поиск решения
/. выполнение сценариев 577
4. Щелкните в текстовом поле Изменяя ячейки (By Changing Cells), а затем выберите в
рабочем листе изменяемые ячейки или введите в текстовое поле ссылку/имя диапазона.
Для выделения несмежных ячеек таблицы нажмите клавишу <Ctrl> и щелкните на
ячейках таблицы. Чтобы программа Excel выбрала изменяемые ячейки на основе
выбранной целевой, щелкните на кнопке Предположить (Guess) справа от тексто-
вого поля.
Перед изменением модели для целевой ячейки или любой изменяемой ячейки
добавьте ограничения, определяющие границы изменения значений.
5. (Необязательно) Щелкните на кнопке Добавить (Add) в правой части диалогового
окна Поиск решения (Solver Parameters).
Откроется диалоговое окно Добавление ограничения (Add Constraint) —
рис. 1.16. При определении ограничения выберите на рабочем листе ячейку, зна-
чение в которой будет ограничено, либо введите ссылку на эту ячейку в текстовое
поле Ссылка на ячейку (Cell Reference). Затем определите оператор (=, <=, >= или
Цел (int) для целой и Двоичн (bin) для двоичной) в раскрывающемся списке и вве-
дите значение или ссылку в текстовом поле Ограничение (Constraint).
Ссылка не дчейку: Ограничение:

Рис. 1.16. Добавление ограничения
в целевую ячейку в диалоговом окне
Добавление ограничения
Чтобы добавить ограничения для других ячеек, используемых надстройкой Поиск

решения, щелкните на кнопке Добавить (Add) и очистить все текстовые поля в
диалоговом окне Добавление ограничения. Затем повторите п. 5, добавив новое
.ограничение. После ввода всех ограничений для целевой ячейки и изменяемых
значений модели щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Добавление
ограничения закроется, и на экране вновь появится диалоговое окно Лоиск
решения (в списке Ограничения (Subject to the Constraint) перечислены все задан-
ные ограничения).
6. Щелкните на кнопке Выполнить (Solve), чтобы настройка приступила к решению
задачи, определенной в диалоговом окне Поиск решения.
Решение задачи
После щелчка на кнопке Выполнить (Solve) диалоговое окно Поиск решения закро-
ется, а в строке состояния будет выведена информация о процессе поиска решения
и число промежуточных решений. Чтобы прервать поиск решения, нажмите клавишу
<ESc>. На экране появится окно с информацией о том, что процесс поиска решения
приостановлен. Для его продолжения щелкните на кнопке Продолжить (Continue), а для
прекращения процесса — на кнопке Stop (Остановить).
Когда программа Excel завершит процесс поиска, откроется диалоговое окно
Результаты поиска решения (Solver Results) (рис. 1.17). Это диалоговое окно информи-
рует о том, смогла ли надстройка найти решение на основе целевой ячейки, изменяемых
ячеек и заданных ограничений. Для сохранения изменений, внесенных в модель над-
стройкой Поиск решения, установите переключатель Сохранить найденное решение
578 Книга 7. Лнллиз данных
(Keep Solver Solution) и щелкните на кнопке ОК — диалоговое окно Результаты поиска

решения будет закрыто. Чтобы вернуть исходные значения таблицы, установите пере-
ключатель Восстановить исходные значения (Restore Original Values). Вы сможете
сохранить изменения в виде сценария, если перед восстановлением исходных значений
(щелчком на переключателе Восстановить исходные значения и кнопке ОК) щелкнете
на кнопке Сохранить сценарий (Save Scenario) и присвоите данному сценарию имя.
. Решение найдено. Все ограничена и условие

оптимальности выполнены.
! Результаты
{(Устойчивость
©§ЩЯК Пределы
О восстановить исходные максим; i
Оввданитьшемарий... ] | Справка"
Рис. 1.17. Диалоговое окно Результаты поиска

решения, информирующее о том, что надстрой-
ка нашла решение задачи
В отличие от команды Подбор параметра, после щелчка на переключателе

Сохранить найденное решение в диалоговом окне Результаты поиска
решения при восстановлении исходных значений вы не сможете использо-
вать команду Правка^Отменить. Чтобы иметь возможность переключаться
между состояниями до и после решения, сохраните изменения с помощью
кнопки Сохранить сценарий, а затем выберите переключатель Восстановить
исходные значения. Таким образом, можно вернуться в состояние исходной
таблицы до решения и использовать Диспетчер сценариев для отображения
состояния листа после решения, найденного надстройкой Поиск решения.
изменение tfifioe naqafifiouiat Jlouctc [ьешенмл

Возникающие проблемы вы сможете решить с помощью параметров надстройкой
Поиск решения, заданных по умолчанию. В некоторых же ситуациях перед началом про-
цесса поиска решения эти параметры необходимо будет изменить. Щелкните на кнопке
Параметры (Options) в диалоговом окне Поиск решения (Solver Parameters) — откроется
диалоговое окно Параметры поиска решения (Solver Options) (рис. 1.18), в котором вне-
сите необходимые изменения (информацию о его опциях см. в табл. 1.1).
Относительная погрешность: JO;
Допустимое отклонение: 5
Сходимость: J9'?501
[2J л^неА*ая*юдель CJ Автоматическое иасштабировамие Рис. 1.18. Изменение

О неотрицательное О Показывать результаты итерации параметров поиска
' '' • • Методгюискв ......
в диалоговом окне
О !9МДРйтичнги» О центральные М О «ТОженных Градиентов
Параметры
поиска решения
Умчва /. Выполнение сцена(шев 579
После изменения параметров щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое

окно Поиск решения. Чтобы начать процесс поиска решения с новыми параметрами, в
этом окне щелкните на кнопке Выполнить (Solve).
Таблица 1.1. Параметры надстройки Поиск решения

Параметр Функционирование
Максимальное время (Мах Определяет максимальное время в секундах, в течение которого
Time) надстройка будет искать решение
Предельное число итераций Определяет максимальное количество перерасчетов таблицы над-
(Iterations) стройкой, производимых в ходе поиска решения
Относительная погрешность Определяет относительную погрешность ограничений. Число, вве-
(Precision) денное в это текстовое поле, задает точность, с которой определя-
ется соответствие значения ячейки целевому значению или прибли-
жение к указанным границам. Задавайте число поменьше (от 0 до 1)
для уменьшения интервала времени, в течение которого надстройка
выполняет поиск решения
Допустимое отклонение Определяет отклонение от оптимального решения, если значения
(Tolerance) влияющей ячейки ограничены целыми числами. Число, введенное в
это текстовое поле — максимальное процентное соотношение ошиб-
ки, допускаемой при поиске оптимального решения (если значения в
некоторых изменяемых ячейках ограничены целыми числами)
Сходимость (Convergence) Определяет относительное изменение значения, позволенное в по-
следних пяти итерациях (если оно меньше заданного в поле числа,
поиск прекращается). Чем меньшее число в этом поле, тем меньше
относительное изменение
Линейная модель (Assume Предписывает надстройке использовать при поиске решения метод
Linear Model) линейного программирования с помощью симплексного метода.
При работе с линейной задачей выбор этого параметра может суще-
ственно снизить время поиска решения
Неотрицательные значения Предписывает надстройке задавать нулевую (0) нижнюю границу для
(Assume Non-Negative) всех влияющих ячеек, для которых она не была указана в диалоговом
окне Добавить ограничение (Add Constraint)
Автоматическое Включает автоматическое масштабирование для поиска решения
масштабирование задачи, где размеры изменяемых ячеек существенно отличаются от
(Use Automatic Scaling) размеров набора ячеек и/или значений ограничений
Показывать результаты Служит для остановки поиска решения в процессе отображения
итераций (Show Iteration Results) промежуточных результатов в таблице
Загрузить модель (Load Model) Отображает диалоговое окно Загрузка модели (Load Model), в котором
можно выбрать ссылки на те сохраненные параметры Поиска решения,
которые необходимо загрузить для решения текущей задачи
Сохранить модель (Save Model) Отображает диалоговое окно Сохранить модель (Save Model), в кото-
ром задается ссылка для хранения текущих параметров надстройки
(чтобы сохранить их в рабочем листе для дальнейшего использова-
ния). Обращайтесь к этой опции для сохранения модели только в тех
случаях, когда на рабочем листе уже содержится хотя бы одна задача
и требуется сохранить все задачи
Оценки (Estimates) Приближение, используемое для получения исходных оценок основ-
ных переменных в каждом одномерном поиске. Для применения ли-
нейной экстраполяции вдоль касательного вектора установите пере-
ключатель Линейная (Tangent). Чтобы использовать квадратичную
экстраполяцию (которая дает лучшие результаты при решении нели-
нейных задач), установите переключатель Квадратичная (Quadratic)
580 Кшаа 7. Лнама данных.
Параметр Функционирование
Разности (Derivatives) Для оценки частных производных позволяет задать прямую произ-
водную (она выставлена по умолчанию) или центральную производ-
ную. Центральные производные требуют большего количества вычис-
лений, однако они могут улучшить решение, если надстройка выводит
сообщение о невозможности получить более точное решение
Метод поиска (Search) Служит для указания алгоритма оптимизации: квазиньютоновский
метод (Newton) (задан по умолчанию) или метод сопряженных гради-
ентов (Conjugate) (метод сопряженных градиентов рекомендуется ис-
пользовать, когда при последовательном приближении итерации
дают слишком малое отличие)
Coxfianenue и заг/щзка модели задачи

Целевая ячейка, изменяемые ячейки, ограничения и параметры надстройки Поиск
решения записываются как часть таблицы данных с помощью команды Файл'=>Сохранить
(File1*Save). При задании для той же таблицы условий других задач, которые требуется со-
хранить, используется кнопка Сохранить модель (Save Model) диалогового окна
Параметры поиска решения (Solver Options). Затем следует указать ссылку на ячейку или
имя диапазона активной таблицы, куда необходимо вставить параметры задачи.
При щелчке на кнопке Сохранить модель открывается одноименное диалоговое окно с
текстовым полем Задайте область модели (Select Model Area), в котором содержатся
ссылки на ячейки для диапазона, достаточно большого, чтобы сохранить все параметры за-
дачи, начиная с активной ячейки. Для сохранения параметров задачи в этом диапазоне
щелкните на кнопке ОК. Если в диапазон включены ячейки с уже существующими данны-
ми, измените ссылку, чтобы предотвратить замену данных, а затем щелкните на кнопке ОК.
Excel скопирует параметры задачи в указанный диапазон. При следующем сохране-
нии книги эти значения будут сохранены как часть рабочего листа. Чтобы использовать
данные параметры задачи в дальнейшем, откройте диалоговое окно Параметры поиска
решения, щелкните на кнопке Загрузить модель (Load Model) и выберите диапазон, со-
держащий сохраненные параметры задачи. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне
Загрузка модели (Load Model), и программа загрузит в соответствующие текстовые поля
диалогового окна Поиск решения параметры из указанного диапазона ячеек. Теперь это
диалоговое окно можно закрыть и далее решать задачу с помощью загруженных парамет-
ров (щелкните на кнопке Выполнить (Solve)).
Чтобы очистить все параметры, заданные для решения предыдущей задачи, и

вернуться к параметрам Поиска решения, заданным по умолчанию, следует
применить кнопку Восстановить (Reset All).
jantce owtetHOtf .
С помощью надстройки Поиск решения можно создавать три типа отчетов.
* Результаты (Answer report). Сообщает целевую ячейку и изменяемые ячейки, с их

исходные и конечные значения, а также ограничения, используемые при решении
задачи.
JJuuffa /. /Зьигсиненме сцаифиев "ч!&о-есмл '
« Устойчивость (Sensitivity report). Указывает, насколько устойчиво оптимальное

решение к изменениям в формулах, вычисляющих значение в целевой ячейке, и
ограничениям. В этом отчете указываются изменяемые ячейки с их конечными
значениями, а также приведенный градиент для каждой ячейки. Ограничения в от-
чете перечислены вместе с конечными значениями и множителем Лагранжа для
каждого ограничения.
* Пределы (Limits report). Отображает целевую ячейку и изменяемые ячейки вместе
с их значениями, нижним и верхним пределами и целевыми результатами. Ниж-
ний предел — это минимальное значение, которое может иметь изменяемая ячей-
ка при фиксировании значений всех остальных ячеек и которое удовлетворяет ус-
ловиям ограничений. Верхний предел, соответственно, представляет максималь-
ное значение в тех же условиях.
Программа Excel помещает каждый отчет, генерируемый для задач Поиска решения,
в отдельный рабочий лист книги. Для создания таких отчетов в списке Тип отчета
(Reports) диалогового окна Результаты поиска решения выберите тип отчета (рис. 1.17).
Для выбора нескольких отчетов просто щелкните на их названиях.
Если вы щелкнете на кнопке ОК с целью закрыть диалоговое окно Результаты
поиска решения (после выбора одного из переключателей Сохранить найденное
решение (Keep Solver Solution) или Восстановить исходные значения (Restore Original
Values)), Excel создаст в новом рабочем листе отчет (или отчеты) выбранного типа и доба-
вит этот лист в начало книги (ярлычки листов отчетов именуются согласно типу отчета).
V
Тмгва 2. Создание сводных
главе ...
•S Использование сводных таблиц для анализа данных
S Применение мастера сводных таблиц
• Сведение элементов в таблице подстановки
• Изменение функции суммирования, используемой в сводной таблице
S Форматирование и изменение параметров сводной таблицы
•/ Создание сводной диаграммы
этой главе основное внимание будет уделено сводным таблицам — особому типу
обработки данных, который можно использовать для анализа и определения свя-
зей в списках данных, поддерживаемых в Excel. Сводные таблицы прекрасно подходят
для суммирования отдельных значений списка данных или базы данных, поскольку для
подсчетов не требуется создавать формулы. В отличие от промежуточных итогов
(Subtotals) (см. главу 1 книги 6), сводные таблицы позволяют систематизировать данные
даже после создания таблицы. (При вычислении промежуточных итогов можно только
скрывать и отображать разные уровни общих сумм в списке.) Возможность изменять
классификацию суммируемых данных путем замены заголовков строк и столбцов —
основная особенность сводных таблиц.
Сводные таблицы достаточно универсальны, поскольку они позволяют суммировать
данные путем использования целого ряда функций суммирования (хотя общие суммы,
создаваемые с помощью функции СУММ (SUM), все еще могут оставаться в резерве). При
настройке исходной сводной таблицы с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм
(PivotTable and PivotChart Wizard) вы должны определить следующее: какую функцию
суммирования использовать, к каким полям (столбцам) она будет применена, в каких
полях будут отображаться результаты вычислений. Сводные таблицы можно также при-
менять для перекрестного табулирования одного набора данных из списка с другим на-
бором. Например, эта опция используется для создания сводной таблицы из базы данных
служащих при подсчете общей суммы оклада каждой рабочей категории по отделам или
месту работы.
Книга 7. Лналмз данных
Создание сводных
Диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм (PivotTable and PivotChart
Wizard) можно открывать с помощью команды Данные^Сводная таблица (Data°*
PivotTable and PivotChartReport) из строки меню Excel. Мастер состоит из трех диалого-
вых окон.
* Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 1 из 3 (Step I of 3) — рис. 2.1. Указывается

источник данных, требующих суммирования, а также производится выбор между
созданием сводной таблицы и сводной диаграммы (в последнем случае помимо таб-
лицы создается диаграмма, которая представляет графически суммируемые данные).
Источником данных может быть список или база данных Microsoft Excel (Microsoft
Excel List or Database), внешний источник данных (External Data Source) (см. главу 2
книги 6), несколько диапазонов консолидации (Multiple Consolidation Ranges), дру-
гая сводная таблица или сводная диаграмма (Another PivotTable or PivotChart Report).
* Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2 из 3 (Step 2 of 3) — рис. 2.2. Указывают-
ся данные, которые будут использоваться при построении сводной таблицы или
диаграммы. Если в качестве источника данных указан список/база данных Micro-
soft Excel, либо несколько диапазонов консолидации, либо другая сводная табли-
ца/сводная диаграмма, необходимо указать используемый диапазон данных. Если
же выбран внешний источник данных, выполняется запрос внешних данных.
* Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3 (Step 3 of 3) — рис. 2.3. Указывает-
ся место размещения сводной таблицы: в новый рабочий лист или же в диапазон
ячеек активного листа. Создающуюся сводную диаграмму программа Excel поме-
щает на отдельный лист диаграммы, а вспомогательную сводную таблицу — в об-
ласть, указанную в этом диалоговом окне.
Рис. 2.1. Укажите источник,

Создать тэблщу на основе даннь1Х; находящихся; данных в диалоговом окне
0 je,™rejwjâiâHt^JMig^ft СШ^и E*o Мастер сводных таблиц
01 во внешнем источнике даннья
и диаграмм — шаг 1 из 3
О в иеоеорьких диапазонах комсвлидадои
Вид сйздвваеного отчета: • :

(*)-{задней таблица
О сэдвная диаграмма (со сводкой таблицей)
Рис. 2.2. Укажите диапазон данных,

Укажите диапазон, содержащий исходные данные, используемых при построении сводной
диапазон: !SA«1:$3$22| таблицы, в диалоговом окне Мастер
сводных таблиц и диаграмм —
шаг 2 из 3
2. Создание сводных 585
Поместить таблицу в:
(*} моими лист •.. '.
:
Существующий лист
Для создания таблицы нажмите кнопку 'Готово",
[ .Макет... "][да(»иетрмГГ} [ Отния ){ <цамя |f »•"*-
Рис. 2.3. Укажите место размещения таблицы в диалоговом

окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг ЗизЗ
После настройки параметров, предлагаемых в диалоговых окнах мастера сводных

таблиц и диаграмм, открывается новая (пустая) сводная таблица (рис. 2.4).
Перетащите сюда элементы данных
и < > мЬгСдёияобга
Формат отчета Отобразить/Скрыть список полей
Мастер диаграмм Параметры поля
Скрыть детали Всегда отображать элементы
Отобразить детали Учитывать скрытые элементы в итогах
Обновить данные
Рис. 2.4. Рабочий лист данных с пустой сводной таблицей. В нем расположен список полей
и панель инструментов Сводные таблицы
586 Книга 7. Днллиз данных
Новая сводная таблица представляет собой пустой макет с разными областями. Про-
грамма Excel откроет окно Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List), со-
держащее полный список названий полей источника данных. Эти названия полей ис-
пользуются для "оживления" сводной таблицы. Помимо окна Список полей сводной
таблицы, будет открыта панель инструментов Сводные таблицы (RivotTable).
При создании сводной таблицы следует связать поля из окна Список полей сводной
таблицы с различными частями таблицы. Существует два способа: перетащите название
поля в выбранную часть сводной таблицы или щелкните в панели задач Список полей
сводной таблицы на названии поля, выберите в раскрывающемся списке часть таблицы,
в которую необходимо вставить поле, и затем щелкните на кнопке Поместить в (Add To).
Перед тем, как приступить к выполнению этой процедуры, следует ознакомиться с
особенностями использования и назначения областей сводной таблицы.
• Перетащите сюда поля страниц (Drop Page Fields Неге). В этой области содержатся
поля, которые позволяют страница за страницей просматривать суммы данных,
отображенных в сводной таблице путем фильтрации наборов данных. Например,
если поле Год (Year Field) из базы данных было назначено как поле страницы, из
сводки данных в сводной таблице можно отображать отдельные годы или все годы,
Представленные в списке данных.
• Перетащите сюда поля столбцов (Drop Columns Fields Here). В этой области содер-
жатся поля, которые определяют структуру данных, отображаемых в столбцах
сводной таблицы.
• Перетащите сюда поля строк (Drop Row Fields Here). В этой области содержатся поля,
которые определяют структуру данных, отображаемых в строках сводной таблицы.
• Перетащите сюда элементы данных (Drop Data Items Here). В этой области содержат-
ся поля, которые определяют, какие данные будут представлены в ячейках сводной
таблицы, а затем сведены в последнем столбце (по умолчанию — просуммированы).
Чтобы лучше понять, как можно использовать эти области в сводной таблице, рас-
смотрим пример сводной таблицы, изображенной на рис. 2.5. Для данной таблицы поле
Участие в прибыли (логическое, содержащее значения Да или Нет, указывает на участие
служащих компании в распределении прибыли) было помещено в раздел Перетащите
сюда поля страниц, поле Отдел (содержащее названия отделов компании) — в раздел
Перетащите сюда поля столбцов, поле Филиал (содержащее названия городов, в кото-
рых расположены офисы компании) — в раздел Перетащите сюда поля строк, а поле
Оклад — в раздел Перетащите сюда элементы данных. В результате в сводной таблице
отображается зарплата служащих каждого отдела (по столбцам), а суммы представлены
по местоположению офисов (по строкам).
По умолчанию для поля страницы задано значение Все (All), при котором в таблице
отображаются суммы окладов служащих независимо от их участия. На рис. 2.6 показано,
что происходит при замене этого значения на значение Да, когда в таблице отображают-
ся только итоговые данные об окладах служащих, участвующих в прибылях.
Чтобы выбрать одно из допустимых значений поля Участие в прибылях, щелкните на
кнопке с раскрывающимся списком справа от ячейки, а затем — на элементе Да (если
необходимо отобразить итоги по жалованию в сводной таблице для тех, кто еще не был
включен в план участия в прибылях, то в этом меню щелкните на элементе Нет). После
этого щелкните на кнопке ОК в нижней части меню.
Умя£а 2. Создание сводных /Ка&ищ 587
Элементы данных
Поля страниц Поля столбцов
'< < > ^']^^Шб^11^ШяА|^Щ171^^

: .1*Лгтшлв^ Г.\ ! J»t-f«Si*-vr»j» V
.4' I—I /"V.
Поля строк
А/с. 25. Сводная таблица после выбора палей и элементов данных из окна Список попей сводной
таблицы
Помимо возможности фильтрации данных в сводной таблице путем выбора элемен-

тов из раскрывающегося меню поля страницы, можно также сжать и расширить саму
сводную таблицу, выделив или сняв выделение отдельных элементов в раскрывающихся
меню полей столбцов и строк.
При щелчке на одной из кнопок программа Excel отобразит меню со всеми элемента-
ми поля, расположенными после опции Отобразить все (Show All). Перед каждым эле-
ментом раскрывающегося меню расположен флажок. Чтобы удалить элементы, отобра-
жаемые в сводной таблице, снимите их флажки. Для одновременного удаления флажков
со всех элементов меню щелкните на элементе Отобразить все и снимите его флажок
(одновременно будут сняты флажки всех остальных элементов). Чтобы закрыть меню,
щелкните на кнопке ОК в нижней части меню.
588 Книга 7. Лналмз данных
2 Жп?; z; свдм .^шда,; Г]^кМ«^^1\^1^1т^^2лШ!

:flt*™«-. U .1 «ртойипты- Ч Ч П О KJ «i *"l [ffl kl.|.<3» - ^l - -A - = SS•*£ в'1.;
с. 2.5. Сводная таблица после изменения значения поля страницы со Все на Да
амена псие и
Как очевидно из названия, преимущество сводных таблиц состоит в возможности
варьирования полей строк, столбцов и элементов данных. Предположим, что вместо таб-
лицы с полем столбцов Отдел и полем строк Филиал требуется создать сводную таблицу,
в которой полем столбцов является Филиал, а полем строк — Отдел.
Никаких проблем. Достаточно перетащить ярлык Отдел из верхней строки таблицы в
первый столбец, а ярлык Филиал— из первого столбца в первую строку. Программа
Excel заново систематизирует итоговый оклад таким образом, чтобы в строках сводной
таблицы отображались итоги оклада для отделов, а в столбцах — итоги оклада для филиа-
лов. На рис. 2.7 показана новая сводная таблица, которая содержит итоговый оклад для
служащих, участвующих в прибылях (поскольку в поле страницы Участие в прибыли
выбран элемент Да).
При изменении сводной таблицы можно не только заменить существующие поля, но
и добавить новые поля или назначить несколько полей столбцов или строк.
На рис. 2.8 отображена та же сводная таблица после нескольких ключевых изменений
структуры таблицы. Во-первых, из окна Список полей сводной таблицы в область поля
страницы был перемещен элемент Пол. Затем в качестве второго поля столбца путем пе-
ретаскивания было добавлено поле Филиал. И наконец, в меню поля страницы Пол вме-
сто заданного по умолчанию значения Все было выбрано значение М, а в поле Участие в
прибылях — значение Все.
JUa£a 2. Создание сводных гйа&ищ 589
и < V "и ^'Сортировка'/ЛЙСГ2 / ак&нитаблица' / запрос базы даикых. \ Лист?/ база дамшх / "Hi |«
:
•та<кда" • \ ч. .C3.Q ,51. «4 и .Ж Ял .А.тчйЁ •• А т = .Ш S Л Л I
Рис. 2 7. Изменение сводной таблицы
• И'/ сводная таблица / запрос базы давних /Лист?/ Диагра««»2 \Л«ст8/ Ваза д | ,<:S;S5£
.;.kr,Ars H.,g I
Л/с. 2.& Сводная таблица после добавления поля Пол в качестве поля
страницы и использования полей строк Филиал и Отдел
590 Книга 7. Лнама данных
Итак, в измененной сводной таблице отображены суммы окладов всех мужчин кор-
порации, систематизированные вначале по местоположению офиса, а затем — по отде-
лам. Поскольку поле Пол добавлено в качестве второго поля страницы, используя разные
его значения, можно получить итоги по окладу всех мужчин или женщин, которые
не участвуют (или участвуют) в прибылях.
Формшни/ювание сводной
Одним из наиболее сложных вопросов, связанных со сводными таблицами, является
отсутствие форматирования. Когда программа Excel создает новую сводную таблицу,
форматирование из исходного источника данных в них не переносится. Это означает, что
его приходится выполнять вручную. Однако программа Excel облегчает форматирование
как отдельных полей таблицы, так и самой таблицы в целом. ,
Чтобы отформатировать отдельное поле сводной таблицы, дважды щелкните в ней на
ярлыке поля или щелкните на ярлыке, а затем— на кнопке Параметры поля (Field
Settings) в панели инструментов Сводные таблицы (PivotTable). Откроется диалоговое
окно Вычисление поля сводной таблицы (Pivot Table Field) для этого поля (рис. 2.9).
'Количество
'Среднее
Мкшнуи Рис. 2.9. Использование диалогового окна
. ДвгивштеяыноJ» V
Пооизведеше Вычисление поля сводной таблицы
Количество чисел
для форматирования поля сводной таблицы
Если форматируется числовое поле, содержащееся в теле таблицы (например, эле-

мент данных), и для этих данных требуется задать числовой формат, щелкните на кнопке
Формат (Number) в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы: Откроется
упрощенная версия окна Формат ячеек (Format Cells) с единственной вкладкой Число
(Number), в которой выберите необходимый числовой формат (подробнее о числовых
форматах см. главу 2 книги 2).
При форматировании текстового поля, используемого в сводной таблице в качестве
поля строки или столбца, для сортировки ярлыков поля по возрастанию или убыванию
установите соответствующий переключатель в разделе Параметры сортировки
(AutoSort) диалогового окна Дополнительные параметры поля сводной таблицы
(PivotTable Field Advanced Options). Это диалоговое окно можно открыть по щелчку на
кнопке Дополнительно (Options) в диалоговом окне Вычисление поля сводной
таблицы.
Чтобы выбрать автоформат для сводной таблицы, поместите указатель ячейки в лю-
бую ячейку таблицы и выберите команду Формата Автоформат (FormatOAutoFormat) в
строке меню Excel. Вы также можете щелкнуть на кнопке Формат отчета (Format Report)
на панели инструментов Сводные таблицы. Программа выделит все ячейки сводной
таблицы и откроет диалоговое окно Автоформат (AutoFormat), содержащее список с де-
сятью образцами форматов Отчет (Report) и десятью образцами форматов Таблица
(Table), образцом формата Классическая сводная таблица (PivotTable Classic) и форма-
том Нет (None) (используется для удаления других форматов).
Тиава 2. Создание сводных. Ла&ищ 59f
Чтобы назначить формат сводной таблице, в диалоговом окне Автоформат щелкните

на его образце, а затем — на кнопке ОК. Excel закроет диалоговое окно Автоформат и
отформатирует сводную таблицу выбранным способом. Если окажется, что данный фор-
мат не подходит для таблицы, нажмите <Ctrl+Z>, чтобы отменить новое форматирование,
а затем выберите другой формат из диалогового окна Автоформат.
На рис. 2.10 приведен пример сводной таблицы. В ней поле Оклад (назначенное в ка-
честве элемента данных) было отформатировано с помощью числового формата
Финансовый без знаков после десятичной точки, кроме того, ко всей таблице применен
формат Таблица 8 (Table 8) из диалогового окна Автоформат.
изменение функции вычисления шногов

По умолчанию для вычисления итогов значений в числовых полях, назначенных в
сводной таблице в качестве элементов данных, программа Excel использует функцию
Сумма (SUM). В некоторых случаях для анализа данных требуются другие функции, на-
пример, Среднее (AVERAGE) или Количество (COUNT). Чтобы изменить используе-
мую функцию вычисления итогов, откройте диалоговое окно Вычисление поля сводной
таблицы для одного из полей сводной таблицы (дважды щелкнув на ярлыке или щелкнув
на ярлыке, а затем на — Параметры поля в панели инструментов Сводные таблицы).
G7
J А ' В ! р i Е„
1 i Участие а прибыли (Все)Тт' I 1
2 ! !
3 [Оклад Отдел F ;
'••;'•) • • '
i & Л fe
8 л
I
о.
Филиал _Е
j Атланта 27000 62000 48000
Бостон 32000 33000 57000
Филадельфия 75000 34400 85000 27000
Чмкаго 84000 202000 30000
i Общий итог 218000 129400 345000 114000
." йрос 6Ш.ШИ-* Л Лио

-Д
Цист
Рис. 2.10. Сводная таблица, к которой применен формат Таблица 8 из диалогового окна
Автоформат, а к полю Оклад дополнительно применен числовой формат
592 Книга 7. Лнализ данных
В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы можно заменить функцию

суммирования Сумма, заданную по умолчанию, на любую из нижеследующих функций,
выделив последнюю в списке Операция (Summarize By).
« Количество (COUNT). Служит для вычисления количества записей согласно

отдельной категории (задается по умолчанию для текстовых полей, используемых
в сводной таблице в качестве элементов данных).
» Среднее (AVERAGE). Помогает вычислить среднее значение данных поля для теку-
щей категории и фильтра страницы.
» Максимум (МАХ). Применяется при вычислении максимального числового зна-
чения в поле для текущей категории и фильтра страницы.
« Минимум (MIN). Вычисляет минимальное числовое значение в поле для текущей
категории и фильтра страницы.
* Произведение (PRODUCT). Определяет произведение числовых значений в поле для
текущей категории и фильтра страницы (все нечисловые данные игнорируются).
« Количество чисел (COUNT NUMS). Применяется при вычислении количества
числовых значений в этом поле для текущей категории и фильтра страницы (все
нечисловые данные игнорируются).
» Смещенное отклонение (STDDEV). Вычисляет стандартное отклонение в поле
для текущей категории и фильтра страницы.
* Несмещенное отклонение (STDDEVP). Используется при вычислении стандартного
отклонения в поле от совокупности для текущей категории и фильтра страницы.
« Смещенная дисперсия (VAR). Определяет дисперсию значений поля для текущей
категории и фильтра страницы.
« Несмещенная дисперсия (VARP). Вычисляет несмещенную дисперсию значений
поля для текущей категории и фильтра страницы.
Выбрав необходимую функцию в списке Операция диалогового окна Вычисление

поля сводной таблицы, щелкните на кнопке ОК, чтобы Excel применила эту функцию
к данным, представленным в теле сводной таблицы.
добавление выч.ис4лем.ых палей

Помимо использования различных функций в сводных таблицах, можно создать соб-
ственное вычисляемое поле. Вычисляемые поля просчитываются формулой, созданной с
помощью уже существующих числовых полей в источнике данных. Для создания вычис-
ляемого поля в сводной таблице выполните следующие действия.
1. Щелкните на любой ячейке сводной таблице, а затем щелкните на кнопке Сводная

таблица (PivotTable) панели инструментов Сводные таблицы.
Откроется меню, связанное с этой кнопкой.
2. Используйте команду ФормулыОВычисляемое поле (Formulas<=>Calculated Fields)
из этого меню.
Откроется диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculated Fields) —
рис. 2.11.
Змгва 2. Создание сводных. Яойлмц 593
Вставка вычисляемого поля
Бонус
|" Оклад "0,025
[идв-гтГномёр
1 Фамилия
|Пол
| Отдел
{Оклад
Филиал
-
Рис. 2.11. Создание вычисляемого поля для сводной
таблицы
3. В текстовом поле Имя (Name) введите название нового поля.

Далее в текстовом поле Формула (Formula) с помощью одного или нескольких
существующих полей, отображенных в списке Поля (Fields), будет создана формула.
4. Щелкните на текстовом поле Формула, удалите ноль (0) после знака равенства
и поместите точку вставки за этим знаком.
Теперь можно ввести формулу, которая будет выполнять расчеты путем размеще-
ния в ней числовых полей из списка Поля и задания выполняемых с ними опера-
ций (+,-, *или/).
5. В текстовом поле Формула введите формулу для выполнения новых расчетов в поле.
Чтобы вставить требуемое числовое поле, щелкните на его названии в списке Поля,
а затем — на кнопке Добавить поле (Insert Field).
Например, на рис. 2.11 создана формула для нового вычисляемого поля под назва-
нием Бонусы. Она умножает значения из поля Оклад на 2.5% (0.025) для подсчета
общей суммы годовых премий. Щелкните в списке Поле на названии Оклад, а за-
тем — на кнопке Добавить поле, чтобы добавить ссылку на поле Оклад в форму-
лу, находящуюся в текстовом поле Формула (получилась надпись =Salary),
после чего введите знак умножения и число 0,025 (=Salary*o. 025).
Если вы окончили вводить формулу для вычисляемого поля, значит, его можно
добавить в Список полей сводной таблицы, щелкнув на кнопке Добавить (Add).
После щелчка кнопка Добавить будет заменена неактивной кнопкой Изменить
(Modify). Если начать правку в текстовом поле Формула, кнопка Изменить станет
активной, и при щелчке на ней формула будет обновлена.
6. В диалоговом окне Вставка вычисляемого поля щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля закроется, а новое вычисляемое
поле будет добавлено в сводную таблицу.
Книга 7. Анализ данных.
После добавления вычисляемого поля в сводную таблицу программа Excel автомати-

чески добавляет его название в окно Список полей сводной таблицы и помешает его в
область элементов данных сводной таблицы. Программа также добавляет новое поле
Данные (Data) и делает его первым полем столбца в вводной таблице.
Если необходимо скрыть вычисляемое поле в области сводной таблицы, перед щелч-
ком на кнопке ОК щелкните на кнопке Данные (Data). Откроется меню, содержащее все
поля данных (и вычисляемые, и невычисляемые), а затем снимите флажок вычисляемого
поля. Чтобы добавить в сводную таблицу вычисляемое поле, щелкните на его названии в
окне Список полей сводной таблицы (оно открывается щелчком на кнопке Отобразить
список полей (Show Field List) в панели инструментов Сводные таблицы). В раскры-
вающемся списке выберите Область данных, а затем щелкните на кнопке Поместить в.
изменение nafiaMeriifto£ сводной

Диалоговое окно Параметры сводной таблицы (PivotTable Options) (рис. 2.12)
используется для изменения параметров, применяемых ко всем сводным таблицам, соз-
данным в книге. Это диалоговое окно можно открыть при создании первой сводной таб-
лицы щелчком на кнопке Параметры (Options) в диалоговом окне Мастер сводных
таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3. Также вы можете открыть его позже, если щелкнете на
кнопке Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы и выберете в рас-
крывающемся меню команду Параметры таблицы (Table Options).
Диалоговое окно Параметры сводной таблицы (PivotTable Options) содержит следую-
щие опции.
« Имя (Name). Это текстовое поле используется для присвоения сводной таблице
более описательного имени, чем Сводная таблица 1 (PivotTable 1), Сводная
таблица 2 (PivotTable 2) и т.д.
» Общая сумма по столбцам (Grand Totals for Columns). При наличии этого флажка,
установленного по умолчанию, отображаются общие суммы данных в последней
строке сводной таблицы.
«оряат .................... :• ....... . ........

[2 общая сумма по стол&ии иакет страницы: I вниз, затеи поперек
ЁЗ общая сумма по строкам
чисто пален в столбце.'
Вавтоформт
[Ц включать скрытые значима
D ДПв одо45ок отображать:
О объединять ячейки заголовков
03 для пусти." ячевс отображать;
G3 повторять поятся накаоюой О печать мгопсвков
страниц!; печати
Источник;
0 сочинить ванные вместе с таблицей
0 развертывание разрешено
Q обновить при открытии __
.: ;6-<»).'й'^ \ЙК&Ы£ |3 .! | '^ .,
Рис. 2.12. Изменение параметров сводной таблицы

Змива 2. Созфише сводных Ла&ищ 595
Общая сумма по строкам (Grand Totals for Rows). При наличии этого флажка, уста-
новленного по умолчанию, автоматически отображаются общие суммы данных
по столбцам сводной таблицы.
Автоформат (AutoFormat Table). При наличии этого флажка, установленного по
умолчанию, становятся доступными автоформаты отчетов и таблиц, которые
позволяют улучшить внешний вид сводной таблицы.
Включать скрытые значения (Subtotal Hidden Page Items). Если установлен данный
флажок, скрытые элементы поля страницы будут включены в общие суммы свод-
ной таблицы.
Объединять ячейки заголовков (Merge Labels). Указанный флажок используют для
объединения и расположения по центру ячеек заголовков в верхней строке и пер-
вом столбце сводной таблицы.
Сохранять форматирование (Preserve Formating). При наличии этого флажка, уста-
новленного по умолчанию, сохраняется форматирование, которое задается частям
таблицы даже после обновления данных или замены полей.
Повторять подписи на каждой странице печати (Repeat Item Labels on Each Printed
Page). При наличии данного флажка, установленного по умолчанию, на каждой
новой печатной странице сначала повторяется элемент внешнего поля и лишь
после этого печатаются элементы внутреннего поля (данная опция применяется
при печати сводной таблицы на нескольких страницах, с большим количеством
полей строк и столбцов, создающих в отчете внутренние и внешние элементы).
Помечать итоги * (Mark Totals with *). Установите этот флажок, чтобы отображать
символ звездочки (*) после каждого итога и общей суммы сводной таблицы, осно-
ванной на источнике данных OLAP (Online Analitic Processing). Таким образом вы
указываете, что итоги включают скрытые и отображаемые элементы таблицы.
Данная опция доступна только тогда, когда сводная таблица представляет собой
куб данных OLAP.
Макет страницы (Page Layout). Этот раскрывающийся список используется для
изменения порядка отображения полей страниц. По умолчанию установлен поря-
док Вниз, затем поперек (Down, Then Over); его можно изменить на Поперек,
затем вниз (Over, The Down).
Число полей в столбце (Fields Per Column). Данное текстовое поле используется для
указания количества полей, которые требуется включить в строку или столбец
перед началом новой строки или столбца для поля страницы сводной таблицы.
Для ошибок отображать (For Error Values, Show). Установите данный флажок для
сокрытия ошибочных значений заданным текстом или числом. Если флажок уста-
новлен, становится доступным связанное с ним текстовое поле, в котором можно
ввести символы, помещающиеся в ячейку вместо ошибочных значений.
Для пустых ячеек отображать (For Empty Cells, Show). Этот флажок используется
для отображения заданного текста или значений в пустых ячейках сводной табли-
цы. Он установлен по умолчанию, а связанное с ним текстовое поле пусто
(т.е. пустые ячейки в таблице так и останутся пустыми). Чтобы заполнить пустую-
щие ячейки, введите необходимые символы в это текстовое поле.
• Печать заголовков (Set Print Titles). Установите данный флажок, чтобы использо-
вать заголовки поля и строки сводной таблицы в качестве заголовков столбца и
строки при выводе отчета из нескольких страниц на печать (подробнее об исполь-
зовании заголовков при печати отчетов см. главу 5 книги 2).
• Сохранить данные вместе с таблицей (Save Data with Table Layout). При наличии
этого флажка, установленного по умолчанию, сохраняется копия данных (которая
используется для создания сводной таблицы) в качестве части таблицы данных.
Если этот флажок снять, то придется установить флажок Обновить при открытии
(Refresh on Open) или щелкнуть на кнопке Обновить данные (Refresh Data) на па-
нели инструментов Сводные таблицы для обновления данных сводной таблицы
при каждом открытии книги. Если не сохранять данные вместе с таблицей, размер
файла книги может значительно уменьшиться, особенно, если сводные таблицы
основаны на больших внешних базах данных.
• Развертывание разрешено (Enable Drill to Details). При наличии этого флажка,
установленного по умолчанию, с помощью двойного щелчка в области данных
сводной таблицы можно автоматически добавить в книгу новый рабочий лист,
содержащий источник данных таблицы.
• Обновить при открытии (Refresh on Open). Если установлен этот флажок, Excel
будет обновлять данные любой сводной таблицы из книги при каждом открытии
ее файла. Указанный флажок следует установить, когда источником данных явля-
ется внешняя база данных и не установлен флажок Сохранить данные вместе с
таблицей в диалоговом окне Параметры сводной таблицы.
• Обновлять каждые (Refresh Every). Установите этот флажок, чтобы программа
Excel автоматически обновляла данные сводной таблицы через интервал времени
(в минутах), заданный в связанном с флажком текстовом поле. Этот флажок и свя-
занное с ним текстовое поле доступны только при использовании в сводной
таблице внешнего источника данных.
• Сохранить пароль (Save Password). Установите данный флажок, чтобы сохранить па-
роль, применяемый при получении доступа к внешнему источнику данных. Он дос-
тупен только при использовании в сводной таблице внешнего источника данных.
• Фоновый запрос (Background Query). Установите этот флажок, чтобы получить
возможность работать при запросе внешнего источника данных, используемого
в сводной таблице. Если указанный флажок снять и использовать при этом в свод-
ной таблице внешние данные, с ней не удастся работать до тех пор, пока не вы-
полнится запрос (а запрос в большой базе данных может занять немало времени).
Оптимизировать память (Optimize Memory). Установите этот флажок, чтобы про-
грамма Excel максимально эффективно использовала память компьютера при вы-
полнении запроса внешней базы данных.
Лиива 2. Создание сводных. 597
Создание сводных qucuficuui

Вы можете создать простые и совершенно неинтересные сводные таблицы. Однако
данные можно систематизировать и суммировать путем создания сводной диаграммы со
вспомогательной сводной таблицей. Для этого следуйте инструкциям по созданию свод-
ной таблицы (описанным ранее в разделе "Создание сводных таблиц"), за исключением
того, что в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 1 из 3 выберите
переключатель Сводная диаграмма (со сводной таблицей) (PivotChart Report (with
PivotTable Report)) — см. рис. 2.1.
При создании новой сводной диаграммы Excel всегда помещает ее на отдельный лист
диаграмм, независимо от расположения сводной таблицы (в новом рабочем листе или в
активном рабочем листе). На рис. 2.13 показан пример типичной сводной диаграммы,
которая появляется на отдельном листе после щелчка на кнопке Готово в диалоговом
окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 из 3 (см. также рис. 2.3).
При создании сводной диаграммы на самом деле создается и сводная таблица.
Как видно из рис. 2.13, создание сводной диаграммы незначительно отличается от созда-
ния новой сводной таблицы: поля из источника данных (в этом примере — из базы дан-
ных Excel), отображенные в области задач Список полей сводной таблицы (PivotTable
Field List), переносятся в разные части диаграммы.
скдаая .таблица / запрос базы .данных jf Лист? \Диаграмм«ц
Рис. 2.13. Создание новой сводной диаграммы

598 Книга 7. Анализ данных.
Как и в случае со сводными таблицами, поле можно назначить путем его перетаски-
вания в назначенную область диаграммы (Перетащите сюда поля страниц (Drop Page
Fields Неге), Перетащите сюда поля рядов (Drop Series Fields Here), Перетащите сюда
поля категорий (Drop Category Fields Here)). Существует и другой способ: щелкните
в окне Список полей сводной таблицы на названии полей, затем выберите из списка
в нижней части название области диаграммы, в которую необходимо перенести поле,
и щелкните на кнопке Поместить в.
На рис. 2.14 изображена диаграмма из рис. 2.13 после назначения полей данных в раз-
личные ее области. В этом примере поле Пол было использовано в качестве поля страни-
цы, поле Оклад — в качестве элемента данных, поле Участие в прибылях — в качестве
поля рядов, а поле Филиал — в качестве поля категорий. В результате программа Excel
создала диаграмму, которая отображает сумму окладов по каждому филиалу корпорации,
дифференцируется по каждому столбцу согласно данным служащих, участвующих и не
участвующих в прибылях (т.е. имеющих и не имеющих пакет акций корпорации). По-
скольку в качестве поля страницы было назначено поле Пол, посредством выбора опций
М и Ж в меню (оно открывается по щелчку на кнопке Пол) вы сможете отображать в
диаграмме информацию только о мужчинах или женщинах в каждом филиале компании
(дифференцируемых по участию в прибылях).
м < > иглиста / слодная тгбпидз_'X,здос базы данных /Пист7;\ДиагимииЗ
Рис. 2.14. Сводная диаграмма после помещения в ее области полей сводной таблицы
Jua£a 2. Создание сводных Йм&ищ 599
Несмотря на то, что для каждой новой сводной таблицы программа Excel
в качестве основного типа диаграмм выбирает гистограмму, всегда можно
использовать другой тип диаграммы. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм
(Chart Wizard) в панели инструментов Сводные таблицы или в панели инстру-
ментов Стандартная (Standard), чтобы открыть диалоговое окно Мастер
диаграмм (шаг 1 из 4) — тип диаграммы (Chart Wizard — Step 1 of 4) и выбери-
те в нем любой тип диаграммы на вкладках Стандартные (Standard Types) и
Нестандартные (Custom Types). Выбирая новый тип диаграммы на вкладке
Стандартные, вы можете просмотреть эту диаграмму — щелкните и удержи-
вайте кнопку Просмотр результатов (View Sample) (иногда программа Excel
довольно своеобразно "сводит" поля диаграммы в соответствии с новым типом).
Диалоговое окно Мастер диаграмм и раскрывающееся меню Диаграмма (Chart)

можно также использовать для улучшения формата сводной диаграммы. Подробнее
о работе с мастером и об изменении параметров диаграмм см. главу 1 книги 5.
•
Книга 8
Excel и Web
AUHUit — HO/AVNAHUU
нижняя — коьмри моиу Болск- ЬА 91моы же
(
Глава 1. Рабочие листы как Web-страницы
Глава 2. Создание гаперссылок в рабочих листах
1
Злава /. РаЯочме лианы
как )МеЬ-С1н}1ашщы
/3 stfiou главе...
</ Предварительный просмотр электронных таблиц в виде Web-страниц
^ Сохранение данных рабочих листов и диаграмм Excel в HTML-файлах
•S Создание интерактивных Web-страниц
S Редактирование листов Web-страниц
•
S Экспорт изменений, выполненных в интерактивной Web-странице, в программу Excel
V Создание Web-запросов в Excel
'
лагодаря популярности Всемирной сети, форматы HTML (язык разметки гипер-

текста) и XML (расширенный язык разметки) — ранее редко используемые —
приобрели статус наиболее распространенных типов файлов, читаемых и используемых
практически в любой программе на персональном компьютере. Практически в каждой
программе Office XP, включая Excel, можно не только сохранять созданные вами доку-
менты в форматах HTML или XML, но и открывать подобные файлы для редактирова-
ния в их приложениях.
В данной главе описывается процесс преобразования электронных таблиц Excel в
HTML-файлы, которые в дальнейшем можно применять в локальной сети (intranet) или
в Internet. Сохранив листы в HTML, вы имеете возможность создать статическую и
интерактивную Web-страницу. В статическом HTML-файле все данные рабочего листа
будут представлены в качестве таблицы HTML, а диаграммы и другие графические
объекты — как связанные графические файлы. В интерактивных HTML-файлах пользо-
вателям, просматривающим страницы в Microsoft Internet Explorer 4.0 и более поздних
его версиях (на данный момент последней является версия 6.0), предоставляется воз-
можность управлять данными и диаграммами посредством панели инструментов, в кото-
рой содержится набор ограниченных средств управления для выполнения базовых изме-
нений объектов.
Сохранение элешн/гонньис 1на&ищ в
Процесс преобразования электронной таблицы в Web-страницу, готовую к публика-

ции в World Wide Web, достаточно прост: откройте рабочий лист, а затем выполните
команду ФайлОСохранить как веб-страницу (FileOSave As Web Page) в строке меню Excel.
Однако перед выбором команды Файл^Сохранить как веб-страницу может потребо-
ваться просмотреть данную электронную таблицу в формате HTML, чтобы узнать, как
604 Книга 8. £xcelu Web
она будет выглядеть в Web-браузере. Для этого используйте команду Файл<=>Предвари-

тельный просмотр Web-страницы (FileOWeb Page Preview) из меню Excel. При ее выбо-
ре запускается установленный на данном компьютере браузер (чаще всего это Internet
Explorer, если пользователь специально не установил и не определил другой браузер).
Таблица отображается практически в том же виде, в котором она будет представлена в
браузере после ее преобразования в HTML-файл. На рис. 1.1 показан пример рабочего
листа Excel в окне Internet Explorer 6.0.
После просмотра таблицы в Web-браузере следует щелкнуть на кнопке окна браузера
Закрыть (Close). Таким образом вы закроете программу браузера и возвратитесь к табли-
це в Excel. |
Имейте в виду: сохранить таблицу в HTML-файл нельзя, если она защищена
паролем. Защищенный рабочий лист разрешается преобразовывать до тех
пор, пока не используется пароль для запрета на изменение его защиты. Если
установлен пароль на открытие рабочей книги или ее изменение, необходимо
перед сохранением листа в формате Web-страницы удалить пароль (подроб-
нее см. главу 2 книги 4).
Чтобы сохранить таблицу как Web-страницу после ее просмотра в браузере, выберите

команду Файл^Сохранить как веб-страницу в строке меню Excel. Откроется диалоговое
окно Сохранение документа (Save As) (рис. 1.2). Для сохранения текущего рабочего лис-
та или полной рабочей книги в качестве Web-страницы выполните следующие действия.
' Не ЕЛ Mew Favorites Tools Hep | Ргадаа £f
1
\ Ф"" - ' ..0 * S| [Ц €*l /^Search ^Favaites jQ \ 0 - ^ Щ - [_J Ц j£
'; Address ii|§ C:pocuipents and SettiigsVeeriev.HO^V.ocaJ Se№ngs\Teinporary IntemetFtesôntent.MSOÊxcetWebPagePreview\^:: ИЗ Go ; СсЫ1№

;Х

январь февраль март 1-й квартал апрель -
CD •
Рок 1 245,00р 1 373,00р. 1229,00р 3 847,00р. 1 9вШ!

Джаз 1 061,00р 1170,00р. 1 045,00р. 3 276,00р 91 li
Классика 855,00р 943,00р. 844,00р 2642,00р 84 и
Другие 642.00р 708,00р. 633,00р 1 983,00р. 55 :.•;;
Итого СО 3803,00р 4 194.00р. 3 751.00р 11 748,00р 4 2 •">!
Рок 945,00р 1 418,00р. 1 234,00р 3 597,00р. 1 119
Джаз 1 035,00р 1 552,00р 1 354,00р 3341,00р. 134в
Классика 1456.00р 2 184,00р. 1 911,00р 5551,00р. 1 10^
Другие 987,00р 1 480.00р. 1 298,00р 3 765,00р 45
Итого аудиокассеты 4 423,00р 6 634,00р. 5 797,00р 16 в54,00р. 40
Итого 8 226,00р 10 828,00р. 9 548,00р 28 602.00р 83
k
V
< . •. ":". .' V. •1 ,:,, ш

* < . - ' > [ Диаграмма1 } Продажи за 2001 год ] Сортировка | Лист2 | сводная таблица | запрос базы данных | Лист? Диафаммэ2 I Л
I) ..,;..„.,,,:.. . ..... . . • • • ' * Internet ,.:
Рис. 1.1. Предварительный просмотр рабочего листа в Internet Explorer 6.0

f. Уа&ыемиуКм как Web-ctZfuutuu,M. 605
Сочинить; ©в»книгу О оивелениое: Лист

Щ ПДо&витвинтергкпвнооъ
окружение |ТИ1фай<и: JBtfrirpwHua ("Aim; ".html)
Рис. 1.2. Сохранение рабочего листа как Web-страницы в диалоговом окне

Сохранение документа
,
1. В раскрывающемся списке Папка (Save in) выберите папку, в которой следует сохра-
нить HTML-файл.
Затем в текстовом поле Имя файла (File Name) необходимо указать новое назва-
ние для Web-страницы. Обратите внимание на следующий факт: любому введен-
ному в данном поле названию файла автоматически присваивается расширение
. htm. При выборе имени файла следует учитывать "чувствительность" некоторых
файловых серверов (особенно это относится к разновидностям UNIX) к верхнему
и нижнему регистру символов.
2. Введите название для нового файла HTML в текстовое поле Имя файла.
По умолчанию в Excel устанавливается переключатель Всю книгу (Entire Workbook).
Это означает, что все листы книги, в которых содержатся данные, будут включены
в новый HTML-файл. Чтобы сохранить в HTML данные только текущего рабочего
листа, выполните действия, описанные в п. 3.
3. (Необязательно) Если вы решили сохранить в новом файле только текущий рабочий
лист, выберите переключатель Выделенное: Лист (Selection: Worksheet).
При желании можно добавить в новый HTML-файл заголовок страницы, который
будет отображаться в центре страницы над данными рабочего листа (для этого
перейдите к п. 4). Не путайте заголовок страницы с заголовком, отображаемым в
строке заголовка браузера. Задать такой заголовок можно одним способом — отре-
дактировав соответствующий дескриптор в HTML после создания файла.
4. (Необязательно) Чтобы добавить в HTML-файл заголовок страницы, щелкните
на кнопке Изменить (Change Title), а затем введите нужный текст в поле Заголовок
(Page Title) диалогового окна Задание заголовка страницы (Set Page Title) и щелк-
606 Книга 8. £xcel и Web
Теперь можно сохранить электронную таблицу в формате HTML, щелкнув на кноп-

ке Сохранить (Save). Чтобы просмотреть, как файл будет отображен в Web-браузере,
щелкните на кнопке Опубликовать (Publish) — откроется диалоговое окно Публи-
кация веб-страницы (Publish as Web Page), после чего установите флажок Открыть
страницу в обозревателе (Open Published Web Page in Browser) и сохраните страницу.
5. Щелкните на кнопке Сохранить, чтобы сохранить файл, не открывая его в Web-
браузере. В противном случае щелкните на кнопке Публиковать, чтобы просмот-
реть страницу перед ее сохранением.
При щелчке на кнопке Сохранить диалоговое окно Сохранение документа
закрывается, и файл сохраняется на жестком диске, после чего снова отображается
окно Excel (в котором теперь содержится HTML-версия рабочей книги или рабо-
чего листа вместо исходного файла с расширением . xl s).
Если вы щелкнете на кнопке Опубликовать, то сможете просмотреть новый
HTML-файл в своем браузере. Откроется диалоговое окно Публикация веб-страницы,
в котором необходимо установить флажок Открыть страницу в обозревателе.
6. Установите флажок Открыть страницу в обозревателе, а затем щелкните
на кнопке Опубликовать.
По щелчку на кнопке Опубликовать окно Публикация веб-страницы закрывает-
ся, электронная таблица сохраняется в HTML-файле, в результате чего автомати-
чески запускается Web-браузер с открытым в нем новым HTML-файлом. Если вы
просмотрели новый HTML-файл, закройте браузер, щелкнув на кнопке закрытия
окна, и вернитесь к исходному рабочему листу Excel.
Обратите внимание на следующий факт: существуют различия между сохра-

нением электронной таблицы в HTML-формате из окна Сохранение
документа и сохранением из окна Публикация веб-страницы. Полученная
Web-страница будет сразу же открыта в браузере, а версия .xls остается от-
крытой при возвращении в программу. При сохранении HTML из диалого-
вого окна Сохранение документа оригинал заменяется новой версией . htm
(таким образом, для работы с первоначальным файлом Excel его необходимо
повторно открыть, используя команду Файл^Открыть (FileÔpen)).
Если вы сохраняете новый файл из окна Публикация веб-страницы, то вновь создан-

ная . htm-версия электронной таблицы закрывается при закрытии браузера, и пользова-
тель возвращается к исходной версии файла.
Сохранение чаани [юЗоъего лиана

В новом HTML-файле не обязательно сохранять все данные и диаграммы рабочего
листа. Чтобы сохранить Web-страницу, выберите отдельную таблицу, диапазон ячеек или
внедренную диаграмму. Единственное отличие подобного метода заключается в том, что
необходимо выбрать требуемый диапазон ячеек или внедренную диаграмму перед
использованием команды Сохранить как веб-страницу. Открыв диалоговое окно
Сохранение документа, установите переключатель Выделенное (Selection) и щелкните
на кнопке Сохранить или Опубликовать.
f. Рабочие Mtctfibi как Web-aft/ииищы 607
Название опции Выделенное изменяется в соответствии с типом выделенного

фрагмента. Если выбран именованный диапазон для сохранения в новой
Web-странице, то в диалоговом окне Сохранение документа это название будет
отображено следующим образом: Выделенное: имя_диапазона. При выделении
диапазона ячеек отображается адрес диапазона: Выделенное: $А$5:$Н$35, а при
выборе внедренной диаграммы — название переключателя: Выбор: Диаграмма.
Сохранение всей [тЗочей книги

При сохранении всей рабочей книги, содержащей несколько листов, Excel сохраняет
все данные каждого листа. Таким образом, при открытии нового HTML-файла в Internet
Explorer на Web-странице сохраняется даже структура исходного листа и его макет.
На рис. 1.3 представлена Web-страница, созданная из рабочей книги Excel, в которой
содержатся два рабочих листа и лист диаграммы. Как следует из рисунка, после преобра-
зования рабочей книги в формат HTML первоначальная структура книги из трех листов
была сохранена.
Для того чтобы отобразить лист или диаграмму, просто выберите соответствующую
вкладку. Перемещаться по листам книги, содержащимся в HTML-файле, можно,
используя кнопки, которые расположены слева от первой вкладки листа: щелкните на
кнопке Следующий лист (Next Sheet) (>) для отображения следующего листа либо
на кнопке Предыдущий лист (Previous Sheet) (<). Вы также вправе воспользоваться
кнопками Первый лист (First Sheet) (") и Последний лист (Last Sheet) (") для отображе-
ния первого и последнего листа файла в окне браузера.
Edt View Favorite Toots Нф
Шансон" - продажи за 2005 год

СО
Рок 1 245,00р. 1 373,00р. 1 229,00р 3 847.00р.
Джаз 1 061,00р. 1 170,00р. 1 045,00р. 3 276,00р.
Классика 855,00р. 943,00р. 844,00р. 2642,00р
Другие 642,00р. 708,00р. 633.00р. 1 983.00р.
Итого СО 3 803,00р. 4 194,00р. 3 751,00р 11 748.00р.
Рок 945,00р 1 418,00р. 1 234,00р 3 597,00р.
Джаз 1 035,00р. 1 552,00р. 1 354,00р. 3941,00р
Классика 1 456,00р. 2 184,00р. 1911.00р. 5 551,00р.
Другие 987,00р. 1 480,00р. 1 298,00р. 3 765,00р.
Итого аудиокассеты 4 423.00р 6 634,00р. 5797,00р 16854,00р.
Итого 8226,00р. 10828,00р 9548,00р. 28 602,00р
Рис. 1.3. Сохраненная как ^Web-страница рабочая книга открыта в Internet Explorer
608 Книга 8. Sxcelu Web
подавление данных на уже

Web-cin/taHuuy
Иногда необходимо сохранить рабочий лист в уже существующем HTML-файле,
а не создавать для не,го новый файл. Помните: при добавлении листа в уже существую-
щую Web-страницу Excel добавляет данные рабочего листа в конец этой страницы. Если
необходимо, чтобы данные отображались выше, следует отредактировать страницу
и переместить данные листа (см. раздел "Редактирование Web-страниц электронных таб-
лиц" далее в этой главе).
Алгоритм сохранения рабочего листа как части уже существующего HTML-файла ана-
логичен процедуре сохранения листа в новом файле, за исключением двух особенностей.
* В диалоговом окне Сохранение документа в текстовом поле Имя файла необхо-

димо ввести либо выбрать название существующего файла, к которому будет
добавлена новая версия листа.
» В диалоговом окне предупреждения, которое отображается при щелчке на кнопке
Сохранить в диалоговом окне Сохранение документа, щелкните на кнопке Добавить
в файл (Add to File) (а не на кнопках Заменить (File) или Отмена (Cancel)).
Нельзя сохранять целую рабочую книгу как часть существующей Web-стра-

ницы. Если установлен переключатель Всю книгу, то при выборе названия
уже существующего HTML-файла можно либо заменить файл, либо отменить
сохранение. Если вы щелкнете на кнопке Заменить (Replace File) в диалого-
вом окне предупреждения, тогда вместо добавления новых данных файл
оригинала будет полностью заменен!
Если заранее известно, что пользователи электронных таблиц будут просматривать их

в виде Web-страниц в Internet Explorer (версии 4.0 и выше), то целесообразно предусмот-
реть для них возможность изменять данные рабочего листа прямо на странице. Для этого
при их первичном сохранении в диалоговом окне Сохранение документа установите
флажок Добавить интерактивность (Add Interactivity).
- ^ Пользователи одной из указанных версий Internet Explorer смогут получить

все преимущества работы с интерактивной таблицей только в том случае,
если на их компьютерах установлены Web-компоненты Microsoft Office. Дан-
ные утилиты не устанавливаются автоматически при стандартной инсталля-
ции Microsoft Office XP, поэтому пользователю, вероятно, потребуется неко-
торое время на их установку.
Изменения, которые можно вносить в данные электронной таблицы в Internet

Explorer через интерактивную Web-страницу, зависят от типа включенных данных.
« Таблицы рабочего листа. Предоставляют возможность редактировать данные ячеек

и изменять формулы таблиц автоматически либо вручную. Кроме того, вы вправе
изменять форматирование ячеек в таблице (подробнее о форматировании рабочих
листов и редактировании данных см. главы 2-3 книги 2).
Змгва /. Рабочие лианы как Web-aHftaMuu,M 609
* Списки данных. Позволяют сортировать и фильтровать данные в списке, а также

изменять содержимое полей и форматировать список (подробнее о сортировке
и фильтрации таблиц данных см. книгу 6).
* Сводные таблицы. Предоставляют возможность объединять и добавлять новые по-
ля в таблицу, обновлять данные таблицы из внешнего источника (предполагается,
что источник доступен с Web-страницы), просматривать детали для полученных
в таблице данных, добавлять вычисляемые поля и просматривать итоги (подроб-
нее о сводных таблицах см. главу 2 книги 7).
» Диаграммы. Позволяют редактировать поддерживаемые данные (расположенную
под диаграммой таблицу данных) и автоматически обновлять диаграмму на стра-
нице (подробнее о диаграммах см. главу 1 книги 5).
,
Чтобы преобразовать рабочий лист в интерактивную Web-страницу, выполните те же
действия что и при сохранении листа в виде статической страницы: в диалоговом окне
Сохранение документа установите переключатель Выделенное и флажок Добавить
интерактивность. После этого выполните следующие действия.
1. В диалоговом окне Сохранение документа щелкните на кнопке Опубликовать.

Откроется диалоговое окно Публикация веб-страницы (рис. 1.4), содержащее разде-
лы Публикуемые элементы (Items to Publish) и Параметры просмотра (Viewing
Options). Вам следует указать публикуемую часть рабочего листа и тип функциональ-
ных возможностей, которые необходимо использовать: Работа с электронными
таблицами (Spreadsheet Functionality), Работа со сводными таблицами (PivotTable
Functionality) или Работа с диаграммами (Chart Functionality).
Пубйикуеяые .элементы • • • • • • •
выбрать: | опубликованные ранее элементы
Книга Все содержимое

Лист Все содержимое
::;
Параметры просмотра ...... ..... •-'•'•'•'•:
] Робота с электронными
Ввод и вычисление данных "а МктомЛ Internet Explorer 5.01 или более поздней евро**.
Опубликовать .как :.:•••• ............. ."• ......................
Заголовок: -
;
1-fcfi файпй: I P V^Y Doxum№teVtolefrtto'foed"2003^4e%jaH^ !
Q .£втолере*йдание ra*i каждом сохранении книги :...
153 Открыть страницу 0 обозревателе
Рис. 1.4. Выбор параметров публикации и типа функциональных воз-

можностей для интерактивной Web-страницы
6/0 Книга 8. excelu Web
2. Удостоверьтесь в том, что в поле Выбрать (Choose) указаны те элементы, которые

следует опубликовать на интерактивной Web-странице. Если это не сделано, выбери-
те необходимые названия элементов в раскрывающемся списке либо с помощью
расположенного ниже поля.
Проверьте, установлен ли флажок Добавить (Add interactivity with) в разделе
Параметры просмотра, и выберите тип добавляемых функциональных возможно-
стей в раскрывающемся списке. При создании интерактивной страницы с табли-
цей или списком данных выберите Работа с электронными таблицами; при соз-
дании интерактивной страницы со сводной таблицей— Работа со сводными
таблицами; и наконец, при создании интерактивной страницы с диаграммой —
Работа с диаграммами.
3. Проверьте, установлен ли флажок Добавить и выбран ли требуемый тип функцио-
нальных возможностей из раскрывающегося списка. В противном случае установите
флажок и выберите требуемые функциональные возможности.
Если необходимо открыть новую интерактивную страницу в браузере, установите
флажок Открыть страницу в обозревателе и перейдите к п. 4.
4. Щелкните на кнопке Опубликовать в диалоговом окне Публикация веб-страницы.
На рис. 1.5 показано, как типовая интерактивная таблица отображается в новой

Web-странице после открытия ее в Internet Explorer 6.0. Обратите внимание: интерактив-
ная таблица имеет сверху собственную панель инструментов, заголовки строк и столб-
цов, а также вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки. Кроме того, в ней ис-
пользуется сетка для разграничения ячеек и вкладка листа в основании, как в обычном
окне рабочей книги Excel.
При использовании Web-компонентов Microsoft Office в интерактивную таблицу до-
бавляются горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки, поскольку изменить раз-
меры таблицы нельзя. Чтобы перейти к другой части таблицы в Web-странице, обрати-
тесь к полосам прокрутки. Автоматически отображаемые заголовки строк и столбцов по-
зволяют изменять ширину столбцов и высоту строк методом перетаскивания
соответствующей границы заголовка столбца или номера строки.
Несмотря на то, что интерактивная таблица имеет много общего со стандартным ок-
ном рабочей книги, существуют некоторые различия. Наиболее важным фактом является
то, что в первой отсутствует строка формул и строка меню.
Если строка формул отсутствует, вы не сможете определить в таблице значения, вы-
числяемые по формулам, а также исходные значения-константы. Единственный способ
редактирования ячейки таблицы заключается в следующем: дважды щелкните на ней и
отредактируйте данные в самой ячейке (только в тот момент, когда она находится в ре-
жиме редактирования, можно определить, содержится в ней константа или значение,
вычисляемое по формуле).
Если отсутствует строка меню, для изменения всей таблицы вам придется в значитель-
ной степени полагаться на кнопки панели инструментов. Единственным способом обра-
щения к командам, относящимся ко всей таблице, является щелчок правой кнопкой мыши
на одной из ячеек таблицы. Элементы этого контекстного меню дублируют функции кно-
пок, расположенных в верхней части таблицы, за исключением элементов Вставить (Insert)
и Удалить (Delete). Эти элементы содержат собственные подменю, с помощью которых
можно вставлять либо удалять столбцы и строки таблицы.
Тлава 1. Рабочие лиайы. как 611
Сортировка по возрастанию Сортировка по убыванию
Автосумма Автофильтр
Вставить Обновить все
Копировать Экспорт в Microsoft Excel
Вырезать Команды и параметры
Отменить Справка
"* % е ) * 1 й 1 - 2 1 - ^ Н - : ^ - Э ! 1
•::::::::i[::::::::i:::::::i:::::::i::::::E::::n^
\Магазин "Шансон" - продажи за 2005 год
январь февраль март 1-й
JjCD
AlPoL.-'.' 1 245,00р 1 373,ррр:1 1 229,00р !
_УДжаэГ1 ........... ГЦ' 1 061,66р. 1 170,00р. Т 045,00р.
Б [Классика ....... 855,00р. 943,00р. ,844.00р.
: ]Другие ......... . 7р8,00р. бЗЗ,ООр
И jHraroCD ЗаОЗ.ООр. ~Т194,'ООр.'. 3751.00р.:
^Аудиокассеты
_MPOK ~™ 945,00[Г i418,0ppj 1234,66рТ1
Т 035.00р. 1 552,00р. 1 354,'ООр.
_t 2 ! Классика J 456,00р. 2184,00р. 1911,00р.
• Шоугие 987,00р. .1 480.000 j 1298.00D.
уШансон' _^
У MyCojnpuler ,:.;
Рмс. 7.5. Web-страница с интерактивной таблицей данных, открытая в Internet Explorer 6.0
Как показано на рис. 1.5, многие кнопки панели инструментов в верхней части интерак-
тивной таблицы рабочего листа дублируют кнопки панели инструментов Стандартная
(Standard) в Excel (их функции вам известны). Наиболее важны следующие кнопки.
« Экспорт в Microsoft Excel (Export to Microsoft Excel). Кнопка с надписью XL над пик-
тограммой карандаша используется для открытия таблицы в . xml-файле в Excel, в
котором можно сохранить внесенные изменения (подробнее см. раздел "Экспорт
интерактивной Web-страницы в Excel" далее в этой главе).
* Команды и параметры (Commands and Options). Кнопка с изображением диалого-
вого окна перед листом открывает диалоговое окно Команды и параметры
(рис. 1.6), которое используется для внесения глобальных изменений в интерак-
тивную таблицу.
612 Книга г. Excel u Wet
Как следует из рис. 1.6, в окне Команды и параметры содержится четыре вкладки.
» Формат (Format). Расположены кнопки и поля для изменения шрифта, его разме-
ра, границы, выравнивания, а также цвета текста.
« Формула (Formula). Расположены поля, в которых можно просматривать содержание
и значения активной ячейки (полезно при работе с формулами большой длины), а
также находится список всех именованных диапазонов таблицы. Чтобы определить
новый именованный диапазон, используйте кнопку Определить (Define).
» Лист (Sheet). Находятся разделы Найти (Find what) и Отобразить/Скрыть
(Show/Hide). Для поиска необходимого текста или значения в таблице введите ис-
комый текст в текстовое поле Найти (Find What), а затем щелкните на кнопке
Найти далее (Find Next) (для совершенствования поиска используйте переключа-
тели Учитывать регистр (Match case) и Ячейка целиком (Entire Cell Only)). Выбе-
рите либо сбросьте флажки параметров Отобразить/Скрыть (Заголовки строк
(Row headers), Заголовки столбцов (Column headers), Сетка (Gridlines) и Отобра-
зить справа налево (Display right to left)). С их помощью можно отобразить либо
скрыть внутренние элементы таблицы.
« Рабочая книга (Workbook). Содержатся разделы Вычисления (Calculate), Отобразить/
Скрыть и Лист. Посредством переключателей Вручную (Manual) и Автоматический
(Automatic) можно изменить режим вычислений, например, автоматический
(заданный по умолчанию), на режим вычисления вручную (для выполнения вычис-
лений по формулам требуется щелкнуть на кнопке Вычислить (Calculate)). С помо-
щью флажков раздела Отобразить/Скрыть (Горизонтальная полоса прокрутки
(Horizontal Scrollbar), Вертикальная полоса прокрутки (Vertical Scrollbar), Сетка
(Sheet Selector) и Панель инструментов (Toolbar)) можно отобразить либо скрыть
элементы всей таблицы (обратите внимание: нельзя удалять полосы прокрутки при
использовании таблиц больших размеров, поскольку таким образом блокируется
возможность просмотра всех данных). Перейдите к текстовому полю Название
листа (Sheet Name), чтобы переименовать выбранный лист таблицы. Кнопка
Вставить применяется для вставки нового листа в таблицу, кнопка Удалить — для
удаления и Скрыть — для сокрытия активного листа таблицы. Чтобы переместить
лист на передний (кнопка со стрелкой, указывающей вверх) либо на задний план
(кнопка со стрелкой, указывающей вниз), используйте кнопки Порядок (Order).
\ Лист \ Книга |
Общиекоивнды
— А
Ш Ш Рис. 1.6. В диалоговом окне Команды и

параметры можно выполнять глобальные
изменения в таблице
f. Рабочие Mtcifibt как 6t3
со списком данных Web-ctnfianuu,M

Помимо нескольких видов форматирования и редактирования, которые можно при-
менять к стандартной таблице, сохраненной в качестве интерактивной Web-страницы,
вы можете также выполнить простейшую сортировку и фильтрацию списка данных.
При сортировке списка используются записи только одного столбца (т.е. один ключ сор-
тировки). Чтобы выполнить сортировку записей в порядке возрастания, щелкните на кнопке
со стрелкой "вниз" справа от кнопки Сортировать по возрастанию (Sort Ascending), а затем
выберите название поля, для которого следует упорядочить записи. Чтобы отсортировать за-
писи в порядке убывания, выполните ту же процедуру; выбирать название поля следует с по-
мощью раскрывающегося меню кнопки Сортировка по убыванию (Sort Descending).
Если требуется применить стандартную функцию Автофильтр (AutoFilter), щелкните
на кнопке Автофильтр, расположенной на панели инструментов таблицы. После этого на
панель будут добавлены кнопки автофильтра (рис. 1.7). Чтобы отфильтровать ненужные за-
писи, щелкните на кнопке в соответствующем поле (столбца). В Internet Explorer будет ото-
бражено меню, которое содержит все уникальные значения поля. Вы сможете отобрать за-
писи с определенными значениями, если снимете флажок Показать все (Show all) и уста-
новите флажки записей, которые необходимо отобразить. В заключение щелкните на ОК.
При щелчке на кнопке OK Internet Explorer "перерисовывает" таблицу, отображая
только те записи, которые соответствуют элементам, выбранным в меню. Чтобы восста-
новить отображение всех записей, щелкните на кнопке этого же поля, установите фла-
жок Показать все, а затем щелкните на кнопке ОК. Для удаления кнопок автофильтра из
названий полей в верхней части списка повторно используйте кнопку Автофильтр на
панели инструментов таблицы.
• Фамилия ^Поп_*]Стдеп "[Оклад 17 Дата приема jr}(

H»«!!<i* Ж Il 06.08 02
jtT {Кадров
LjjKaniMH ; Компьютерной! 14.0Г9Э
"
! '•< ;Лернер ж [Кадров
1 *ЛКо66 •М Плановый
Ш
ш
[Плановый 07.08.99
|Морз [Бухгалтерия^ S32 МОТБосгон 12:04.92
Адамсон
; !' ;Пул
I
!М
]Кадров
{Бухгалтерия
".'.!...
$34 4Ш)1филадвпьфия
S75 0(Ю|Филадепьфия
04.0598
21.10.87:
•М Ппа«овый" "
____, . . . .
| У ]^иаи |М ; Компьютерной Т8 $48 ООО^Филадельфия 07.08.96:
HS |Смит JM ; Компьютерной те S46 000 [Чикаго ...14.0S.95 '
:
\Ваза данных »/
My Computer
Рис. 1.7. Использование автофильтра для фильтрации интерактивного списка данных

Книга 8. Excel и Web
Взаимоуей&йвие со сводными &а&шцами на

При работе с интерактивной сводной таблицей Internet Explorer отображает итоговые
данные, используя простейший вид классической электронной таблицы. Чтобы перемес-
титься по результирующим данным, щелкните на всплывающей кнопке поля страницы, а
затем установите переключатели соответствующих полей и щелкните на кнопке ОК.
Чтобы получить сводную таблицу посредством перемещения поля Столбец или Строка,
перетащите их метки в соответствующие области сводной таблицы.
Отобразить Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List) можно, щелкнув
на кнопке Список полей (последняя кнопка перед пиктограммой Справка (Help) на па-
нели инструментов таблицы) — рис. 1.8. В приведенном примере использовалась кнопка
Список полей, которая располагается на панели инструментов интерактивной сводной
таблицы, созданной на основе типовой сводной таблицы (см. главу 2 книги 7).
Показать детали
Скрыть детали Обновить
Вычисляемые итоги и поля Список полей
H*!p'
С$ *«*•• - 0 - Si Ш I»? ^
Address !^JD*yDoomsnlsVealekSa«xrel-2003-M«f\CT[»Hi« <x>
я t в;
|Пзре1ащите сюда ппгя фипыра
Список полей ceo дней ,з6пш,ы fxl
иге в табгаыу
!й[{Поле1 'irkme^ »!По^З Т,]ПЩ!
]ё|>Прл""'"'' "(Всё) 9]'
11 Сумма по полю Оклад Участие в прибыли
1§| Филиал Да Her Общий HTOI
И! Атланта 31000 106000 137000
;?! Бостон 93000 29000 122000
|j Филадельфия 109400 122000 231400
S] Чикаго 286000 30000 316000
Обшийитог 519400 287000 806400
-,e
Рмс. 7.(?. Применение кнопки Список полей для отображения полей, используемых в инте-
рактивной сводной таблице
Умяла f. УаЗ&ше MICIHM как Web-aKfiaHuu,M 6f5
Окно Список полей сводной таблицы, расположенное справа от таблицы на данном

рисунке, будет выглядеть так же, как на листе с обычной сводной таблицей; отличаются
лишь пиктограммы перед названиями полей. Пиктограмма, где число 01 расположено
над 10 соответствует вычисляемым полям. Пиктограмма с синими линиями поперек
квадрата используется для поля, которое располагается в первоначальном источнике
данных (список данных Excel, на основе которого сгенерирована таблица в рассматри-
ваемом примере).
Между видом интерактивной сводной таблицы в Internet Explorer и ее отображением в
Excel существуют некоторые различия (как видно из рис. 1.8). Обратите внимание на
кнопки в области данных под полем столбца и справа от поля строки. Эти кнопки
Показать/Скрыть детали (Show/Hide Details) можно использовать для того, чтобы раз-
вернуть или свернуть детали сводной таблицы. Щелкните на символе "плюс" (+) кнопки
Показать/Скрыть детали, чтобы развернуть часть таблицы и просмотреть записи, кото-
рые применяются для получения общего количества или промежуточной суммы. Затем
щелкните на символе "минус" (-) — записи будут скрыты, и вы вернетесь к первоначаль-
ному сокращенному виду таблицы.
Чтобы развернуть всю таблицу и отобразить ее записи, щелкните на кнопке

Показать детали (Show Details) панели инструментов. После этого можно
вернуться к первоначальному сокращенному виду, щелкнув на кнопке
Скрыть детали (Hide Details) слева от кнопки Показать детали.
Обратите внимание: в диалоговом окне Команды и параметры, отображаемом при

щелчке на кнопке Команды и параметры (расположена на панели инструментов инте-
рактивной сводной таблицы), содержатся вкладки, которые отличаются от отображае-
мых в данном окне для обычной интерактивной таблицы или интерактивного списка.
В данной версии диалогового окна представлено всего три вкладки.
» Заголовки (Captions). Содержатся параметры, используя которые можно изменять

заголовки различных областей интерактивной сводной таблицы, включая строку
заголовка (она отображается под панелью инструментов таблицы). В этой вкладке
также находятся параметры для изменения основного форматирования данных
таблицы, включая шрифт, размер, выравнивание, стиль и цвет.
» Отчет (Report). Располагается ряд переключателей и флажков, установив которые
можно управлять отображением итогов, а также определять применяемые данные:
только видимые элементы либо видимые и скрытые (важная возможность при
использовании внешнего источника данных большого размера). Воспользовав-
шись данной вкладкой, вы сможете просмотреть все элементы таблицы.
» Поведение (Behavior). Содержатся опции Скрыть/Отобразить элементы, с помощью
которых можно скрыть определенные компоненты: Расширенный индикатор
(кнопки Скрыть/Отобразить детали со значками "плюс" и "минус"), Строка
заголовка (Title bars), Раскрывающиеся области (Drop Areas) и панель инструмен-
тов. Вы также найдете основные параметры для управления автоматическим расши-
рением элементов.
616 Книш8.€хсе1ь Web
Взаимоуейанвие с диаграммами на Web-ал/юницах

При генерировании интерактивной диафаммы Excel автоматически добавляет в диаг-
рамму таблицу данных. Эта таблица интерактивна, когда отображается под диаграммой в
Internet Explorer.
Подобная ситуация проиллюстрирована на рис. 1.9. В приведенном примере пред-
ставлена интерактивная круговая диаграммы, в которой отображены процентные соот-
ношения запланированной продукции за апрель 2003 года. Данные, представленные
в этой диаграмме, представлены в таблице под ней.
3 D:\My С
Не Edit View Favorites Tools Help | Pragma
©»•*
Продажи за апрель 2005 года
Рис. 1.9. Изменение значения в таблице, присоединенной к интерактивной круговой диаграмме
Поскольку таблица диаграммы интерактивна, ее можно форматировать, а также

изменять ее содержание аналогично любой другой интерактивной таблице. Поскольку
данная таблица связана с диаграммой, все вносимые в данные изменения будут автома-
тически отражаться на диаграмме в Internet Explorer.
Web-cinfiaHUu, элеюп^онных. 1на&ищ

В Excel допускается не только сохранять рабочие книги в формате HTML, но также
открывать их для редактирования. Процесс открытия HTML-файла для редактирования
аналогичен открытию обычной рабочей книги Excel. Именно поэтому в раскрывающем-
ся списке Тип файла (Files of Type) содержится опция Все файлы Microsoft Excel
(All Microsoft Excel Files). Воспользовавшись ею, вы найдете не только все типы файлов
/. Рабочие Mictribi как МеЬ-аК/шницы.
Excel, но также и все типы HTML-файлов. В списке Тип файла данный элемент отобра-
жается следующим образом.
Все файлы Microsoft Excel (*.xl*,- *.xls; *.xlt,- *.htm; *.html;
В данной опции, наряду с .xls (для рабочих листов Excel) и .xlt (для шаблонов
Excel), содержится расширение файла HTML: . htm и . html. Поэтому при выборе дан-
ного элемента в списке Тип файла диалогового окна Открытие документа отображают-
ся все Web-страницы, рабочие книги Excel и файлы шаблонов Excel, которые находятся
в папках, предварительно выбранных в поле со списком Папка (Look т).
Открыв Web-страницу с электронной таблицей в Excel, вы вправе форматировать
и редактировать ее как обычную рабочую книгу. Единственным исключением из правила
является открытие файла HTML, сохраненного в Excel с интерактивностью. При откры-
тии интерактивной Web-страницы в Excel в файле сохраняются панель инструментов
и полосы прокрутки. Для внесения изменений в таблицу можно использовать только эту
панель и параметры во вкладках диалогового окна Команды и параметры (подробнее
см. раздел "Добавление интерактивности" ранее в этой главе).
Все изменения, внесенные в электронную таблицу Web-страницы, можно сохранить с
помощью команды Файл^Сохранить. При выборе данной команды Excel автоматически
сохраняет изменения в формате HTML. Если необходимо сохранить копию подобной
таблицы в обычный файл Excel, выберите команду Файл^Сохранить как, а затем в рас-
крывающемся списке Тип файла (Save As Type) диалогового окна Сохранение
документа — элемент Книга Microsoft Excel (*.xls) (Microsoft Excel workbook).
Экаго/uft ишне^.а(С(нивн.ой Web-ctHftanun,tn в Excel

К сожалению, не каждое изменение в интерактивной Web-странице можно сохранить
в Internet Explorer. Единственный способ сохранить форматирование или правки, вне-
сенные в интерактивную таблицу, список или сводную таблицу — это экспортирование
страницы назад в Excel в виде файла . xml и сохранение в нем внесенных изменений.
Щелкните на кнопке Экспорт в Microsoft Excel (Export to Microsoft Excel), располо-
женной на панели инструментов в верхней части интерактивной таблицы или списка
(отображается в левом поле). На компьютере будет запущена программа Microsoft Excel и
открыта либо интерактивная таблица, либо список с выполненным редактированием
(при работе с интерактивными диаграммами в Excel открывается только таблица, при-
соединенная к диаграмме, а не сама диаграмма).
Файлу .xml, открытому в окне Excel, присваивается временное название, например
OWCSheetl .xml (OWC обозначает Web-компоненты Office). Это название отображается
в строке заголовка окна с дополнением (Только для чтения). Таким образом, файл будет
открыт в режиме только для чтения. Следовательно, для сохранения на диске необходи-
мых изменений достаточно выбрать команду Файл^Сохранить как. В диалоговом окне
Сохранение документа сохраните данный файл, присвоив ему новое имя в текстовом
поле Имя файла и выбрав для него папку (все файлы OWCSheet автоматически сохра-
няются во временной папке Temp на жестком диске).
Обратите внимание: Excel автоматически сохраняет файл в формате .xml, что обес-
печивает его интерактивность в Internet Explorer. Если в интерактивности особой необ-
ходимости не существует и достаточно лишь обеспечить открытие отредактированной
таблицы или списка в Excel, то при установке Тип файла не забудьте заменить Таблица
XML (*.xml) на Книга Microsoft Excel (*.xls).
618
Создание Web-запросов
Web-запросы используются для извлечения текста или таблицы из Web-страниц (либо
и того, и другого) и перенесения данных в рабочий лист Excel. Выполнение Web-запроса
во многом подобно выполнению внешнего запроса базы данных (см. главу 1 книги 6), за
исключением того, что данные извлекаются не из внешней базы, а из Web-страницы,
находящейся в Internet.
Для создания подобного запроса необходим URL-адрес Web-узла, на основе данных
которого следует выполнять запрос (адрес h t t p : / / , отображаемый в адресной строке
браузера при посещении узла). Такой адрес должен находиться под рукой во время соз-
дания нового Web-запроса, поскольку в диалоговом окне Создание веб-запроса (New
Web Query) не обеспечивается ни возможность выхода в Internet, ни доступ к избранным
ссылкам, сохраненным в браузере.
Часто лучшим способом получения данных со страницы, к которой следует обра-

титься через запрос, является посещение необходимого Web-узла с помощью
браузера (используя избранные ссылки либо возможность поиска). Скопируйте
URL, отобразившийся в строке адреса браузера, в буфер обмена командой
Правка^Копировать (EditoCopy). Далее перейдите в Excel, выберите текст, в на-
стоящее время отображенный в строке адреса диалогового окна Создание веб-
запроса, и вставьте URL страницы в данное текстовое окно, нажав <Ctri+V>
(необходимо использовать эту комбинацию, поскольку отсутствует доступ к ко-
манде ПравкаОВставить (Edit=»Paste) в раскрывающемся меню Excel).
Чтобы создать новый Web-запрос в Excel, выполните следующие действия.
1. Откройте рабочий лист, в который необходимо поместить данные, и установите

курсор в первой ячейке для отображения импортированных данных.
2. В строке меню Excel выберите Данные=>Импорт внешних данных ^Создать
веб-запрос (Data^lmport External Data1*New Web Query).
Откроется диалоговое окно Создание веб-запроса (New Web Query) (рис. 1.10).
3. Щелкните на поле Адрес (Adress), а затем введите URL-адрес Web-узла, данные
которого необходимо получить.
Теперь выйдите в Internet и посетите требуемый узел.
4. Щелкните на кнопке Пуск (Go), чтобы выйти в Internet и загрузить страницу, адрес
которой отображен в адресной строке.
Первая часть посещаемой страницы отображается в диалоговом окне Создание
веб-запроса. После этого следует выделить страницу и определить таблицу
и текст, которые необходимо импортировать в свой рабочий лист Excel.
5. Щелкните в любой области Web-страницы в диалоговом окне Создание веб-запро-
са, чтобы сделать его активным.
Желтые кнопки с черными стрелками, направленными вправо перед каждой таб-
лицей или текстом, указывают, какие элементы на странице можно импортиро-
вать. Таким образом, вы имеете возможность просмотреть новые части Web-стра-
ницы, используя клавиши навигации (->, -I, <- или Т).
/. Рабочие иианы как Web-aHftaHUu,bi 6f9
Чтобы выбрать на странице таблицу или текст, который следует импортировать,

щелкните на желтой кнопке элемента, после чего она изменится на зеленую кноп-
ку с черной меткой.
6. Используйте клавиши управления курсором для перемещения по Web-странице после
того, как выделите все таблицы и текст, которые следует импортировать в рабочий
лист Excel.
Если на странице выделены все элементы, вы можете либо щелкнуть на кнопке
Импорт (Import) и ввести выбранный текст и данные, либо сначала сохранить
Web-запрос в отдельном файле (используя расширение Internet-запросов . igy) с
помощью кнопки Сохранить запрос (Save Query).
Чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования, выполните действия,
указанные в п. 7; в противном случае переходите к п. 8.
7. (Необязательно) Щелкните на кнопке Сохранить запрос, чтобы открыть диалого-
вое окно Сохранить запрос (Save Query), где в текстовом поле Имя файла следу-
ет ввести название нового Web-запроса, а затем щелкнуть на кнопке Сохранить.
При импорте данных и текста из Web-страниц в рабочий лист форматирование
Web-страницы не сохраняется. Если необходимо сохранить в рабочем листе точ-
ный вид Web-страницы со всеми шрифтами и цветами, выполните действия п. 8.
Если достаточно просто перенести данные, перейдите к п. 9.
Остановить Обновить
Далее Скрыть значки
Назад Сохранить запрос
Адрес: hHp://«nance.yatn».com/at> v. [nraTJ ф £) j Щ 1й 1 Щ ! Щ Оораиегры..
Щелючите значки S таблиц, которые мужио выбрать, м нажмите кнопку Импорт*, .
18.43%|13,978,264|Cjhaa, Mf
10.80% 8,150,48» CbaL MSB
Л/с. 7.7ft Выбор таблицы для перенесения в окно Создание

веб-запроса
620 Книга. 8. excel и Web
8. (Необязательно) Щелкните на кнопке Параметры (Options), а затем в диалоговом

окне Настройка веб-запроса (Web Query Options) выберите переключатель
Полностью формат HTML (HTML Formatting) или Только формат RTF
(Rich Text Formatting Only). После этого щелкните на кнопке ОК.
Выбирая один из указанных переключателей, имейте в виду, что в Excel можно
сохранить файл в формате RTF, с более точным форматированием, чем в HTML.
9. Щелкните на кнопке Импорт в диалоговом окне Создание веб-запроса.
Диалоговое окно Создание веб-запроса закроется, после чего будет открыто окно
Импорт данных (Import Data), в котором установлен переключатель Имеющийся
лист (Existing Worksheet) и задана активная ячейка для начала импорта Web-
данных. Если необходимо импортировать Web-данные в начало нового рабочего
листа, выберите переключатель Новый лист (New Worksheet). Чтобы импортиро-
вать данные в текущий рабочий лист, но начиная с определенной ячейки, щелкни-
те на текстовом поле под переключателем Имеющийся лист, а затем введите адрес
ячейки либо выберите ее непосредственно в рабочем листе.
10. В диалоговом окне Импорт данных укажите соответствующую опцию в разделе
Куда следует поместить данные (Where Do You Want to Put the Data), а затем
Excel начнет импортировать данные. Поскольку этот процесс может занять некоторое
время (в зависимости от количества импортируемых данных и скорости подключения
к Internet), в текущей ячейке выводится временное сообщение "Получение данных",
которое будет заменено по завершении процесса переноса Web-данных в лист.
После перемещения данных в рабочий лист на экране отображается панель инструмен-
тов Внешние данные (External Data) (рис. 1.11). Щелкните на кнопке Изменить запрос
(Edit Query), чтобы повторно посетить Web-страницу, в диалоговом окне Изменить веб-
запрос (Edit Web Query). В этом окне можно определить импортируемые таблицы и текст и
щелкнуть на кнопке Обновить (Refresh) для обновления данных (достаточно важная воз-
можность при импорте биржевых цен, требующих постоянного обновления).
Данные, импортированные в рабочий лист, сохраняются как результат Web-запроса с
помощью команды ФайлОСохранить. Содержащиеся в этом месте данные можно обно-
вить: используйте панель инструментов Внешние данные (Вид^Панели инструмен-
товОВнешние данные (View=>ToolbarsÊxternal Data)), а затем щелкните на кнопке
Обновить данные (Refresh).
Если Web-запрос сохранен, его можно восстановить без переопределения.
Для этого выберите в строке меню Excel команду Данные^ Импорт внешних
данныхОИмпортировать данные (DataÎmport External DataOlmport Data),
затем укажите соответствующий . iqy файл в диалоговом окне Выбор
источника данных (Select data source) и щелкните на кнопке Открыть. Теперь
осталось только указать место размещения импортированных данных в диало-
говом окне Импорт данных и щелкнуть на кнопке ОК, чтобы еще раз получить
данные из Web-страницы.
f. Рабочие Mt&Ztrt кейс 62f
L
Volume ^Related Information
:
2 IMTC INTEL CORP ;2.19pm 20.97 ' 51,209 763 Chart. Messages. Profile, mpre..
-2.92%
3 :CSCO CISCO SYSTEMS *2!l9pm" 39.888 563 Chart, Messages. Profile, more.!
4 iMSFT MiCROSOFTCP :
-0^80% 30,154.553 Chart, Messages. Profile""mora""
27.081 -0219
.5 iSIRI SIRIUS SAT RADI 2:18pm -3.78% 27,414.748 [Chart, Messages, Profiie. mofe
¥ [JDSU JDS UHiPHASE r
2:18pm"" ОЗ.эвг.+p.pl +033% 27 297.803 Chart, Messages, Profile, more..
7 fORCL ORACLECORP :2:19pm 22;«i,47a1Chart Messages! Profile! more.!
:
JLAMAT APPLIED МАЛ. 2:18pm 15,71 -0,28 -1.75% 18,825,874|Chart, Messages, Profile, more..
_9_SUNW 'SUNMICROSYS 2.18pm мзр.84 +0.03 !+0.79% ! 16,124,066 [Chart, Messages. Profile, more..
IPJPIX 'IPIX 2:19pm авг.65 +1.35 +18.49% 13.989,014 iChart, Messages. Profile, more..
11JPLMO 'PALMONEINC 2:18pm 3260 406 -11 07% 8,173,789 [Chart, Messages, Profile, more
J21VRTS ivEMAS SOFTWARE 2:18pm 8,118,809... [Chart, Messages. Profile, more,.
13j
BRCM
BROADCOM CORP 2:18pm Chart. Messages. Profile, more..
1
14JYHPP Y/WOpilNC ^^врТ Chart Messages, Profile, more
ISiRHAT REDHATINC 2:18pm Chart, Messages, Profile, more..
16'jJNPR "JUNIPER NTV/KS 2;i8pm Chart. Messages. Profile, more.
iFjCNXt ' CONEXANT SYS J2:17pm Chart. Messages, Profile, more
18IDELL "*0|и'|Ю
[
2:;19pm Messages ЛоШе, more.
jeJocoM "QUALCOMM irjc 2.18pm Messages .Vrqfiie, more.
20 ICJEN 'CENA CORP "2:18pm Messages, Profiie, more..
21JRIMM RSCH IN MOTION :2:18pm Chart. Messages. Profile, more
:
ajNOVL NOVELL INC 2:18pm 813.73 Chart. Messages, Profile, more
5.51JAMCC,:AP.H.n.Mirj3O. , Jr.l*«m.... .1 7K Мйееялез Prnfilp mnr»
мглист! /трзнсп/ почасовая оплата /аетофиг,-ры \Л ктЗ/й ,.:. -..:.. . . .', •'
:
~ т* 4 ,-1 т
Изменить запрос Обновить все
Свойства диапазона данных Обновить данные
Рис. 1.11. Новый рабочий лист с данными, импортированными с помощью Web-запроса

2 . Создание zuneficcbuotc
& Э1ной главе ...

S Добавление гиперссылок в документы Excel
S Переход по гиперссылкам, созданным в документах
v' Редактирование гиперссылок
•/" Назначение гиперссылкам кнопок на панели инструментов или элементов меню
S Создание формул с использованием функции ГИПЕРССЫЛКА
/// емой данной главы является связывание рабочего листа с другими документа-
+г/1> ми посредством гиперссылок. Гиперссылки — это особый вид ссылок, которые
используются в World Wide Web для мгновенного перехода от одной страницы к другой
или с одного Web-узла на другой. Такие ссылки могут быть связаны с текстом (откуда и
термин гипертекст) или с графическими элементами (рисунки или кнопки). Самый
важный аспект в использовании гиперссылок состоит в том, что они позволяют мгно-
венно попасть на необходимую страницу при щелчке на тексте или на кнопке.
В рабочем листе Excel можно создавать гиперссылки для перехода в различные части
этого листа, на другие листы той же книги или в другую книгу или документы других ти-
пов на жестком диске. Вы также можете перейти на страницы внутренней сети компании
или World Wide Web.
tuneficcbuotc в уош/мемпм SjcceL

Чтобы добавить гиперссылку в лист Excel, определите следующее.
* Объект, к которому будет привязана гиперссылка.

» Место назначения, в которое приведет ссылка по щелчку на выбранном объекте.
Объектом, к которому будет привязана гиперссылка, может быть любой фрагмент
текста, введенный в ячейку, или любой графический объект, который можно создать или
импортировать в рабочий лист (о добавлении графики в рабочий лист см. главу 2 кни-
ги 5). Местом назначения, которое указывается для ссылки, может быть новая ячейка
или массив, файл книги или другой файл за пределами данной книги. Местом назначе-
ния в той же книге может служить:
* ссылка на ячейку на любом листе данной книги — в эту ячейку можно перейти при
щелчке на гиперссылке;
* название диапазона ячеек, который выбирается щелчком на гиперссылке (чтобы
создать ссылку, диапазон должен существовать).
624 Книга 8. Zxcelu Web
Местом назначения за пределами данной книги может служить:
» имя файла — имя существующего файла, который будет открываться по щелчку на

гиперссылке. Файл может быть книгой Excel или иметь другой тип, который
может открыть компьютер;
« адрес в Internet — адрес Web-страницы, на которую следует перейти по щелчку на
гиперссылке. Эта страница находится либо во внутренней сети компании, либо
в World Wide Web и открывается с помощью Web-браузера;
« новый документ — документ, который будет создан в Excel или в другой программе
по щелчку на гиперссылке. Следует указать имя файла и расширение, определяю-
щее тип создаваемого документа, а также определить программу, необходимую для
его запуска;
• адрес электронной почты — почтовый адрес нового сообщения, которое будет соз-
дано в почтовой программе по щелчку на гиперссылке. При создании сообщения
требуется указать адрес получателя и тему.
2)о<5авление гипфссымнс
Создать новую гиперссылку на рабочем листе несложно. Единственное, что должно
уже существовать, — это фрагмент текста или рисунок, к которым будет привязана ссыл-
ка (см. главу 2 книги 5). Чтобы привязать гиперссылку к тексту или графическому объек-
ту, выполните следующие действия.
1. Поместите указатель в ячейку, содержащую текст, или щелкните на графическом

объекте, к которому требуется привязать ссылку.
Если ячейка с текстом или графическим объектом выбрана, откройте диалоговое
окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink).
2. Выполните команду Вставка^Гиперссылка (Insert^Hyperlink) в меню Excel или
щелкните на кнопке Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инст-
рументов Стандартная (Standard). Можете также нажать <Ctrl+K>.
Откроется диалоговое окно Добавление гиперссылки (рис. 2.1). Если был выбран
графический объект или ячейка, содержащая иную информацию, чем текст, то
текстовое поле Текст (Text to Display) будет содержать строку Выделенный
фрагмент документа (Selection in Document). Кроме того, это поле будет не до-
ступно (поскольку нет текста для редактирования при связывании ссылки с гра-
фикой). Если выбрать ячейку, содержащую текст, содержимое ячейки появится в
поле Текст. Это значение можно отредактировать, однако помните, что любые
изменения в этом поле будут продублированы в соответствующей ячейке после
закрытия диалогового окна Добавление гиперссылки.
Кнопка Подсказка (ScreenTip), расположенная справа от текстового поля Текст,
позволяет добавлять текст, описывающий функции ссылок при наведении указателя
мыши на текст или рисунок, к которым привязана ссылка. Чтобы добавить всплы-
вающую подсказку к ссылке, выполните п. 3. Обратите внимание: если не создать
собственную подсказку, то Excel автоматически создаст подсказку, в которой при
наведении указателя мыши на гиперссылку будет отображено место ее назначения.
Змчва 2. Создание tuneficcbuoic 6[мЗочих лианах. 625
IHP
после правки
: :
' in ;
нестомя
£2) рисунки
^1 рисунки для обработки
просмотрен- художникам
документе
ные
страницы 07M5375SK,Ep
Рис. 2.1. Создание новой гиперссылки в диалоговом окне Добавление

гиперссылки
3. (Необязательно) Щелкните на кнопке Подсказка и введите в диалоговом окне

Подсказка для гиперссылки (Set hyperlink screentip) текст, который должен
появится рядом с указателем мыши. Щелкните на кнопке ОК.
По умолчанию в разделе Связать с (Link to) выбрана кнопка Файлом, веб-страни-
цей (Existing file or Web-page). Таким образом, можно назначить в качестве места
назначения ссылки файл на жестком диске или Web-страницу. Чтобы создать
ссылку на ячейку или диапазон ячеек в данной книге, щелкните на кнопке Местом
в документе (Place in this document). Для того чтобы связаться с новым докумен-
том, щелкните на кнопке Новым документом (Create new document). А для созда-
ния ссылки на новое почтовое сообщение щелкните на кнопке Электронной
почтой (E-mail address).
4. Выберите тип места назначения для новой ссылки, щелкнув на соответствующей кнопке
панели Связать с в левой части диалогового окна Добавление гиперссылки.
Теперь все, что требуется сделать — это указать место назначения для гиперссыл-
ки. То, как это будет сделано, зависит от типа выбранной гиперссылки. Подроб-
ности вы найдете в следующих пунктах.
• Подключение к ячейке или диапазону ячеек в данной книге. Введите адрес ячей-
ки, к которой следует создать гиперссылку в текстовом поле Введите адрес
ячейки (Type the cell reference). Затем щелкните на имени листа, содержащего
ячейку, в списке Или выберите место в документе (Or select a place in this
document). Чтобы создать ссылку на диапазон ячеек, просто щелкните на его
названии в списке Определенные имена (Defined names).
• Ссылка на существующий файл. Откройте требуемую папку в списке Папка
(Look in) и щелкните на пиктограмме файла в списке. Если создается ссылка на
Web-страницу, щелкните в поле Адрес (Address) и введите адрес Web-страни-
цы. Если выбранный файл или Web-страница содержит закладки (или имена
диапазонов в случае другой книги Excel), указывающие на специальное место в
файле, к которому необходимо подключиться, щелкните на кнопке Закладка
(Bookmark) и затем — на названии закладки в диалоговом окне Выбор места в
документе (Select a place in document). В заключение щелкните на кнопке ОК.
626 Кшиа 8. Sxcel и Web
• Создание нового документа. Введите имя файла нового документа в текстовое

поле Имя нового документа (Name of new document). Введите трехсимвольное
расширение для нового документа, если он не является книгой Excel. Напри-
мер, для создания документа Microsoft Word следует указать расширение doc, a
для создания текстового файла — расширение txt. Чтобы выбрать папки, в ко-
торых должны быть созданы новые документы, щелкните на кнопке Изменить
(Change) справа от текущего пути и выберите соответствующий диск и папку.
Если требуется отредактировать содержимое нового документа, оставьте вклю-
ченным переключатель Сейчас (Edit the New Document Now). Вы сможете ре-
дактировать новый документ позже, если щелкнете на переключателе Позже
(Edit the New Document Later).
• Создание нового почтового сообщения. Введите адрес электронной почты
(например, gharveyOmindovermedia. com) в поле Адрес эл. почты (E-mail
Address), щелкните в поле Тема (Subject) и укажите тему нового сообщения.
5. Выберите место назначения новой гиперссылки, используя текстовые поля и списки,
которые появляются для выбранного типа гиперссылок.
Теперь все готово для создания гиперссылки.
6. Щелкните на кнопке ОК диалогового окна Добавление гиперссылки.
После щелчка на кнопке OK Excel закроет диалоговое окно Добавление гиперссылки

и вернется в рабочий лист с новой гиперссылкой (если гиперссылка указывает на новый
документ и выбран переключатель Сейчас, откроется новый документ, возможно, в
другом приложении, например Microsoft Word). Гиперссылка может быть связана с гра-
фическим объектом. В таком случае объект будет по-прежнему активным в рабочем лис-
те (чтобы снять выделение с объекта, щелкните на любой ячейке за его пределами). Если
гиперссылка привязана к тексту в текущей ячейке, текст будет выделен синим цветом и
подчеркиванием (подчеркивание, возможно, появится лишь тогда, когда вы переместите
указатель с ячейки).
При размещении указателя мыши над графическим объектом или фрагментом текста,
содержащим гиперссылку, первый изменит вид с толстого крестика на кисть руки, с вы-
тянутым указательным пальцем (снизу от указателя появится подсказка).
Если в процессе создания гиперссылки не была назначена подсказка, Excel добавит
собственное сообщение, отображающее место назначения гиперссылки. Если ссылка яв-
ляется гипертекстовой (т.е. привязана к ячейке, содержащей только текст), сообщение в
подсказке будет также содержать следующие строки:
Щелкните, чтобы перейти по ссылке. Нажмите и удерживайте кнопку мыши,
чтобы выделить эту ячейку. (Click once to follow. Click and hold to select this cell.)
Jlefiexoq no ссылке
Для того чтобы перейти по ссылке, щелкните мышью на тексте ссылки или на графи-
ческом объекте. Excel перейдет к месту назначения. Если это ячейка в книге, Excel сдела-
ет ее текущей. Если местом назначения является диапазон ячеек, Excel выделит этот диа-
пазон и сделает текущей его первую ячейку. Если местом назначения является документ,
созданный с помощью другой программы, Excel запустит программу (предположим, она
установлена на компьютере). Если местом назначения является Web-страница в World
Wide Web, Excel запустит Web-браузер, подключится к Internet и откроет страницу в нем.
Тмива 2. Создание шне[и!сьиок. вfiafotux. лиаКеис 627
После перехода по ссылке цвет текста изменится с традиционного голубого на фиоле-

товый (подчеркивание останется). Изменение цвета означает, что по гиперссылке был
осуществлен переход (обратите внимание: графическая ссылка после перехода не изме-
няется). Цвет используемой гиперссылки будет снова изменен на голубой при повторном
открытии книги, содержащей гиперссылку.
Для удобства навигации по ссылкам можно открыть панель инструментов Веб-узел
(Web) и использовать ее кнопки. Выполните команду Вид=>Панели инструментов^Веб-
узел (ViewOToolbars^Web) в меню Excel. На рис. 2.2 показана панель Веб-узел и подпи-
саны все ее кнопки.
Поле со списком Адрес (Address) в панели инструментов Веб-узел не только отобра-
жает текущий адрес Web-страницы, но и содержит адреса тех документов, которые от-
крывал пользователь, и тех Web-страниц, которые он посещал. Воспользовавшись этим
списком, вы сможете повторно открыть необходимый документ или посетить Web-стра-
ницу, просто щелкнув на ее пути или адресе.
При переходе по ссылке на Web-страницу или открытии другого документа можно
применить кнопки Назад (Ba*ck) и Далее (Forward) для перехода от книги Excel, содер-
жащей гиперссылки, к документу или Web-странице. Предположим, что была создана
гиперссылка в ячейке книги, которая открывает финансовую страничку в World Wide
Web. По щелчку на тексте гиперссылки Excel запустит Internet Explorer, подключится к
Internet и откроет требуемую страницу.
После просмотра информации на финансовой странице следует вернуться в рабочий
лист Excel для проверки некоторых данных. Не закрывая окно Internet Explorer, щелкни-
те на кнопке Назад в панели инструментов Internet Explorer. Вы опять вернетесь в рабо-
чий лист Excel. Чтобы снова попасть на финансовую страничку, щелкните на кнопке
Далее в панели Веб-узел.
Применяя кнопки Назад и Далее, можно бесконечно переходить от Web-стра-

ницы к книге Excel. Следует отметить, что этот способ перемещения очень удо-
бен при копировании и вставке информации из Web-страницы в книгу Excel.
Остановить
Назад Начальная страница Отображать только веб-панель
'ШЮ1
Далее Найти в Интернете Адрес
Обновить
Рис. 2.2. Кнопки панели инструментов Веб-узел можно использовать для

навигации по гиперссылкам в книгах Excel
628 tiuuaS.SxceluWeb
luneftccbtMM.
В Excel процесс редактирования добавленных в книгу гиперссылок достаточ-
но прост. Единственное, о чем следует помнить при редактировании гипер-
ссылки, — не активизируйте ссылку во время редактирования. Для измене-
ния гиперссылки необходимо щелкать на ней правой кнопкой мыши, по-
скольку обычный щелчок приведет к ее активизации.
При щелчке правой кнопкой мыши на гиперссылке Excel, отобразит контекстное

меню. Если требуется модифицировать место назначения ссылки или всплывающую
подсказку, щелкните на элементе Изменить гиперссылку (Edit Hyperlink). Откроется
диалоговое окно Изменение гиперссылки. Воспользуйтесь кнопкой из панели Связать с
в левой части диалогового окна, чтобы изменить место назначения ссылки, или кнопкой
Подсказка, чтобы добавить или изменить всплывающую подсказку.
Удаление zuneftccbUOK. .
Вы можете удалить гиперссылку из ячейки или графического объекта, не удаляя при этом
текст или рисунок: щелкните правой кнопкой на необходимом объекте и выберите элемент
Удалить гиперссылку (Remove Hyperlink) из контекстного меню ячейки или объекта.
Если требуется удалить и содержимое ячейки, и гиперссылку, щелкните на кнопке
Удалить (Delete) в контекстном меню ячейки. Чтобы удалить рисунок вместе с гипер-
ссылкой, щелкните на нем правой кнопкой мыши (при этом откроется контекстное
меню) и затем щелкните на объекте, чтобы закрыть меню, не снимая выделения с объек-
та и не активизируя гиперссылку. Вы также вправе нажать клавишу <Delete>, чтобы уда-
лить объект и связанную с ним гиперссылку.
-
Копи/мвание и пе/гемещение zuneficcbtM>ic
Для того чтобы скопировать или переместить гиперссылку в другую часть листа,
используйте либо метод перетаскивания, либо метод копирования и вставки. И вновь
не забывайте о том, что гиперссылка не должна быть активизирована, поскольку щелчок
на ячейке или графическом объекте, который содержит гиперссылку, приведет к откры-
тию соответствующего документа.
Для выбора ячейки, располагающей гиперссылкой, используйте клавиши со стрелками
для помещения указателя в необходимую ячейку или диалоговое окно Переход (команда
меню Правка^Перейти (Edif=>Go to), сочетание клавиш <Ctrl+G>). В этом окне введите
адрес ячейки, на которую требуется перейти. Чтобы выбрать графический объект, содержа-
щий гиперссылку, щелкните на нем правой кнопкой мыши и затем сразу же щелкните на объ-
екте (левой кнопкой мыши) для закрытия контекстного меню. Объект останется выделенным.
Если выбрана ячейка или графический объект, можно переместить гиперссылку,
выбрав команды Правка^Вырезать (<Ctrl+X>), или скопировать ее с помощью команды
Правка^Копировать (<Ctrl+C>) и затем вставить в новом месте командой Правка^
Вставить (<Ctrl+V>). При перемещении или копировании гипертекста из одной ячейки в
другую можно просто щелкнуть на ячейке, в которую копируется гиперссылка, и затем
нажать <Enter>.
Вы можете переместить выбранную гиперссылку методом перетаскивания: перетащи-
те ячейку или объект с помощью указателя мыши (в форме белой стрелочки, указываю-
щей на черный крестик) и затем отпустите кнопку мыши. Текст или графический объект
JUcvSa 2. Создание mneftccbuoic вftarfoHUX мюКлх 629
будут помещены в новое место. Чтобы скопировать ссылку при перетаскивании, удержи-
вайте кнопку <Ctrl> (указатель примет вид белой стрелочки со знаком "плюс").
Перемещая или копируя ячейку методом перетаскивания, помните, что сле-
дует поместить толстый белый крестик на одну из границ ячейки, чтобы ука-
затель принял вид стрелки. Если расположить указатель внутри ячейки, он
примет форму кисти руки с вытянутым указательным пальцем. Это значит,
что гиперссылка активна.
гинфссьиак. в наняли инап^щмешйов и меню

Гиперссылку можно назначить пользовательской кнопке или элементу меню, кото-
рые зачастую добавляются в новую или существующую панель инструментов, а также в
меню. О создании пользовательских кнопок, панелей инструментов и меню рассказано
в главе 3 книги 1.
Чтобы увидеть, насколько просто присвоить гиперссылку настраиваемой кнопке, вы-
полните приведенные ниже действия, которые были применены для назначения гипер-
ссылки новой кнопке в панели инструментов Избранные кнопки (Choice tools) (о созда-
нии пользовательских панелей инструментов см. главу 3 книги 1).
1. Добавьте новую настраиваемую кнопку в конец панели инструментов.
На рис. 2.3 показана панель инструментов Избранные кнопки после добавления
в нее новой кнопки (с пиктограммой улыбающейся рожицы). Чтобы добавить кноп-
ку, откройте диалоговое окно Настройка (Customize) командой Вид "^Панели
инструментов^Настройка (ViewOToolbarsSCustomize), щелкните на вкладке
Команды (Commands) и выберите элемент Макросы (Macro) в списке Категории
(Categories). Затем перетащите настраиваемую кнопку в конец панели инструментов.
2. Переименуйте настраиваемую кнопку.
Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке с улыбающейся рожицей, а затем —
в поле Имя (Name) контекстного меню кнопки. После этого замените имя "&Нас-
траиваемая кнопка" на "Центр поддержки Excel" и нажмите клавишу <Enter>.
3. Выберите новый рисунок для настраиваемой кнопки.
Чтобы присвоить кнопке новый рисунок, вновь щелкните правой кнопкой мыши
на кнопке с улыбающейся рожицей и из контекстного меню выберите команду
Выбрать значок для кнопки (Change Button Image). Откроется набор пиктограмм,
из которого следует выбрать подходящий — щелкните на рисунке со знаком
вопроса (рис. 2.4).
5. Назначьте гиперссылку настраиваемой кнопке для посещения Web-страницы центра
поддержки Excel.
Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке со знаком вопроса и выполните в
контекстном меню команду Назначить гиперссылку=>Открыть (Assign Hyperlinks
Open). Откроется диалоговое окно Назначить гиперссылку: Открыть (Assign
Hyperlink: Open), которое выглядит и работает аналогично диалоговому окну
Добавление гиперссылки (рассматривалось ранее в этой главе). Чтобы присвоить
гиперссылку, щелкните на кнопке Файлом, веб-страницей в панели Связать с и
затем введите адрес Web-страницы центра поддержки Excel. Щелкните на кнопке
ОК (рис. 2.5).
630 Книга 8. excel и Web
Чтобы лобавитъ команду на панель инструментов/ выберите

категорию к перетащите команду из этого окна на панеяь.
KaT a 1
S ?! "- Команды:
!
Окна и отрезка .$£•, \ . Ц ^стоадааеная команда меню
Рисование : 3
Диафан
Se5 *MJ I
нам
Л/с. 2 J. Добавление настраиваемой кнопки на панель инструментов
Панели .йнгтрументсв
Чтобы д^авить команду на панель инструментов, в

категорию и перетащите команд v m втого о»« «а л
^Настраиваемая
Кагегсрмн;
Создать.,. значок на КНОПКЕ
Создать BcTgsjhi зна^ж a*ts млжткк
Ёосстаиовить значок «а кногке

на кнопке...
Вьфатъзиачокллй кнопки
| Основной стиль
f Только текст (всегда)
[ Тоаько текст {в №«>}
Навначлъ гиперсеьслку
Назнауить макрос...
к ч >"'"м^Лид1.^трэнсп"7 почасовая
• Де^дтр.! .a J /дто<1>гутзы • \ ч О О i:
c. 2.^. Выбор новой пиктограммы для кнопки центра поддержки Excel

Улова 2. Создание гипе^юсьиок, fffiaJotux мюКах. 631
Назначить гиперсоытгу; Открыть [? |JX|
Связать с; Гемст1-К-: •.;'• 'дж'^^й» • '. . . . / " • '
i a
; файлом, веб-
Папка: gj daiektfci
1
Д! [gg] [Q] [Q£
\ страницей gj access
текущей i gj &cd-2003-M-ref
папка
Q| PowerPoint-ЬЫе
Q
местом»
„.._„ J-
^мовый проект
просмотрен- ^ Ждем ваших отзытов-doc
документе
•' -ные
страницы
j
В
HOBWH-- .:. последние "":
1
• документом файлы
! ;„..;..
i a
| электронной
Мрес: D:\Pfy Doom«il5Vlialefcl*aV<n04(!OBie cnoea.doc
i почтой .,;:
. •„•,':•'-•' : ••••; ':.._ . ... • |" ок ~j | отвша ~]
Л/с. 2.5. Назначение гиперссылки в диалоговом окне Назначить

гиперссылку: Открыть
5. Закройте диалоговое окно Настройка и проверьте работоспособность кнопки центра

поддержки Excel на панели инструментов.
Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в диалоговом окне Настройка, а затем —
на только что созданной кнопке в панели инструментов. Откроется окно Internet
Explorer, в котором загружена страница поддержки Excel 2003 на Web-узле Microsoft.
Процесс добавления гиперссылок в меню имеет очень много общего с только что
описанной процедурой. Описанные далее действия бьши использованы для добавления
элемента меню Домашняя страница MS Office в настраиваемое меню и назначения ему
гиперссылки, которая приведет пользователя на домашнюю страницу MS Office на
Web-узле Microsoft.
1. Добавьте Web в конец строки меню Excel.

Откройте диалоговое окно Настройка (Вид^Панели инструментов^Настройка),
щелкните на вкладке Команды и затем выберите элемент Новое меню (New menu)
в списке Категории. После этого перетащите этот элемент в строку меню Excel.
2. Переименуйте элемент "Новое меню" в Web.
Для этого щелкните правой кнопкой мыши на новом меню, в поле Имя замените
"&Новое меню" на "We&b" и нажмите <Enter>. Обратите внимание: знак ампер-
санда (&) находится в слове We&b перед буквой "Ь", что делает ее горячей клави-
шей для данного элемента меню.
3. Добавьте настраиваемые элементы меню в меню Web.
Выберите элемент Макросы в списке Категории диалогового окна Настройка и за-
тем перетащите элемент Новое меню (New menu item) в меню Web (рис. 2.6).
4. Переименуйте настраиваемый элемент меню.
Щелкните правой кнопкой мыши на настраиваемой команде меню в меню Web,
в поле Имя замените "&Настраиваемая команда меню" на "&Домашняя страница
MS Office" и нажмите <Enter>.
632 Книга 8. Excel u Web
I Чтобы добавить команду «а панель инструнентов, вый

категорию и перетащите команду из этого окна на пан
I Категории; Коианаы:
Окна и справка
Рисование
Автофигуры
Диаграмча
Веб
Форты
Элементы управления
'Макросы
Вст
иаденить «ИР-елеинь»!объект;]
летофиооы -. \ Ч СИ Q ill Л ft lul^LMl .0»... j*£ - A.-
Л/с. 2.6. Добавление настраиваемого элемента меню в меню Web
5. Назначьте элементу меню Домашняя страница MS Office гиперссылку, которая

приведет пользователя на соответствующую страницу Web-узла Microsoft.
Щелкните правой кнопкой мыши на элементе меню Домашняя страница MS Office
и в контекстном меню выберите команду Назначить гиперссылкуООткрыть.
Откроется диалоговое окно Назначить гиперссылку: Открыть, в котором укажите
гиперссылку, щелкнув на кнопке Файлом, веб-страницей, а также адрес домашней
страницы MS Office в поле Адрес. Щелкните на кнопке ОК.
6. Закройте диалоговое окно Настройка и проверьте работоспособность элемента меню
Домашняя страница MS Office.
Щелкните на кнопке Закрыть в диалоговом окне Настройка, затем выполните
команду УУеЬ^Домашняя страница MS Office в меню Excel. Откроется окно
Microsoft Internet Explorer, и в нем загрузится соответствующий Web-узел.
использование функции
Кроме команды Вставка^Гиперссылка, для создания гипертекстовых ссылок часто
применяется функция ГИПЕРССЫЛКА (ее нельзя использовать для создания гиперссылок
с графическими объектами). Функция ГИПЕРССЫЛКА имеет следующий синтаксис:
ГИПЕРССЫЛКА (адрес, [имя])
JUa6a 2. Создание tutteficcbUOK. вfiadoiuJc лиаЛах. 633
Аргумент адрес указывает имя документа, который следует открыть на жестком дис-
ке, сетевом сервере, внутренней сети компании или в World Wide Web (назначается по-
средством адреса URL, о чем подробнее см. во врезке). Необязательный аргумент имя
является гипертекстовой ссылкой, которая появляется в ячейке — в ней введена функция
ГИПЕРССЫЛКА. Если этот аргумент не указан, Excel отобразит в ячейке текст, указанный
в параметре адрес.
Указывая аргументы функции ГИПЕРССЫЛКА в строке формул (в отличие от создания
формул с помощью мастера функций), не забудьте заключить аргументы адрес и имя в
двойные кавычки. Например, для того чтобы ввести функцию ГИПЕРССЫЛКА в ячейку
Домашняя страница Dummies, которая приведет пользователя на Web-сайт Dummies,
введите следующую формулу:
= ГИПЕРССЫЛКА ("http: //www.dummies.com" ,- "Домашняя страница Dummies")
Различие между адресами UNC и URL

Адреса, которые используются для
разделить на два класса: UNC (Universal Naming Convention) и более известный URL
(uniform resource locator — унифицированный указатель информационного ресурса).
Тип адреса зависит оттого, где расположен файл: на сервере в сети (в этом случае
используется адрес UNC), в корпоративной сети или в World Wide Web (в этом случае
используется URL). Обратите внимание на то, что существует несколько различных ви-
дов адресов URL, использующих протокол HTTP (Hypertext Transfer Protocol — прото-
кол передачи гипертекстовых файлов, адрес начинается с http://) или FTP (File
Transfer Protocol — протокол передачи файлов, адрес начинается с ftp : //).
Адреса UNC для файлов, расположенных на сетевых серверах, начинаются с двой-
В этом формате слово сервер заменяется на имя файлового сервера, содержащего

файл- общая_папка — на доступную по сети папку, путь •— путь в данной папке,
а имя_файла — полное имя файла (включая расширение).
Адрес URL для файлов, расположенных на Web-сайтах, имеет следующий формат: ,
В этом случае'cny»6a_lnternet' замещается протоколом Internet (в основном,

http или ftp), адрес— именем домена (как www.dummies.com), путь— путем
к нужному файлу, а имя_файла — полным именем (включая расширения htm или
html для Web-страниц).
•
Книга 9 .
Excel и VBA
ъ Ъ которой
Hi оид идкл,
/3Э1п0й книге...
Глава 1. Создание и запуск макросов
Глава 2. Программирование в VBA
\
\
/. Создание и запуск
макросов
/3 э&ой главе...
•S Принципы работы макросов
•S Запись макросов
S Использование относительных свойств при записи макросов
V Воспроизведение макросов
•S Назначение макросов кнопкам и командам меню
акросы позволяют автоматизировать почти любую задачу, которую можно выпол-

нить с помощью Excel. Система записи макросов Excel для воспроизведения часто
повторяющихся действий не только значительно ускоряет выполнение процедуры
(поскольку Excel воспроизводит нажатия клавиш и действия мыши намного быстрее, чем
человек), но также и гарантирует, что каждый раз будут выполняться одинаковые действия.
Средство записи макросов Excel записывает все команды и клавиши с помощью язы-
ка Visual Basic for Applications (VBA), который является специальной версией языка про-
граммирования BASIC. VBA был разработан компанией Microsoft для использования с
приложениями Office. Вы можете применять встроенный в Excel редактор Visual Basic для
внесения изменений в VBA-код макросов.
В этой главе рассказано об использовании системы записи макросов Excel для записи, тес-
тирования и воспроизведения макросов в процессе автоматизации повторяющихся задач, ко-
торые возникают при создании листов и диаграмм Excel. В следующей главе описано исполь-
зование редактора Visual Basic для отладки и редактирования записанных макросов, а также
для создания сложных макросов, которые запускают функции, устанавливают и запускают
пользовательские приложения, содержащие собственные меню и диалоговые окна.
Основы /шЗо&ы с макросами

Существует два способа создания макросов.
» Использование системы записи макросов в Excel для записи действий, которые
выполняются в рабочем листе.
* Ввод необходимых команд в коде VBA редактора Visual Basic.
Excel создает специальный модуль, который записывает действия и инструкции в
макрос. Эти инструкции в модуле макроса (записанные Excel или вручную) записывают-
ся на языке программирования Visual Basic for Applications.
После этого можно рассмотреть и отредактировать код макроса в редакторе Visual
Basic. Его вызывают с помощью команды меню Сервис^Макрос^Редактор Visual
Basic (ToolsOMacro1* Visual Basic Editor) или нажатием <Alt+F11 >.
63$ Кшаа 9. bccelu
Запись мсифоса
Применяя систему записи макросов Excel, можно создать ряд полезных макросов, кото-
рые помогут выполнять покоряющиеся задачи, необходимые для создания и редактирова-
ния листов и диаграмм. При включении системы записи макросов в макрос записываются
все действия в активном рабочем листе или диаграмме. Обратите внимание: в макрос запи-
сываются не нажатия клавиш или действия мыши, а только VBA-код, необходимый для
выполнения этих действий. Это означает, что допущенные ошибки не будут записаны
в макрос. Например, если при вводе текста была допущена ошибка, а затем ее исправили,
в макрос будет записан окончательный текст, а ошибка и действия по ее исправлению — нет.
Макрос, создаваемый с помощью системы записи макросов, может быть сохранен как
часть текущей рабочей книги, в новой книге или в специальной, глобально доступной
личной книге макросов (файл personal.xls), которая хранится в папке xlstart на
жестком диске. Если макрос записан как часть личной книги макросов, его можно запус-
кать из любой книги (поскольку книга personal .xls открыта в фоновом режиме при
работе в Excel, и хотя она не видна для пользователей, ее макросы доступны для исполь-
зования). Если макрос записывается как часть текущей или новой книги, его можно за-
пустить только при работе с той книгой, в которой он записан.
При создании макроса с помощью системы записи макросов вы определяете не только
книгу, в которой будет храниться макрос, но также имя и сочетание клавиш для нового
макроса. При назначении имени макросу используют тот же метод, что и при именовании
диапазона ячеек в листе. Назначая сочетания клавиш, с помощью которых вы будете запус-
кать макрос, назначьте сочетание клавиши <Ctrl> и символа в нижнем регистре (например
<Ctrl+Q>) или <Ctrl> и символа в верхнем регистре, что является эквивалентом <Ctrl+Shift>
(например <Ctrl+Shift+Q>). Однако нельзя назначить для запуска макроса сочетание кла-
виш со знаками препинания или цифрами (например <Ctrl+1> или <Ctrl+/>).
Чтобы убедиться, насколько легко создавать макросы с помощью системы записи, вы-
полните следующие действия. В представленном далее примере вводится имя компании
полужирным шрифтом, размером 12 пунктов, и центрируется в строке от ряда А до Е.
1. Откройте книгу Excel. Она должна содержать данные или диаграмму, с которыми
будет работать макрос.
Если создается макрос, добавляющий новые данные в лист (как в этом примере),
откройте рабочий лист с пустыми ячейками, в которые следует добавлять данные.
При создании макроса, который должен находиться в определенной ячейке, уста-
новите указатель в эту ячейку.
2. Выберите команду Сервис1* Макроса Начать запись (TooIs^Macro^Record
New Macro) из меню Excel.
Откроется диалоговое окно Запись макроса (Record Macro) (рис. 1.1), в котором
укажите имя макроса, назначьте сочетание клавиш, выберите книгу, в которой
будет храниться макрос, и введите описание функции макроса.
3. В поле Имя макроса (Macro Name) замените временное имя Макрос! на выбранное
вами.
Помните, что при именовании макроса нельзя использовать пробелы. Имя долж-
но начинаться с буквы, а не с цифры или знака препинания. В данном примере
замените имя макроса на Company_Name.
/. Создание и запуск макросов 639
Затем введите букву (в нижнем или верхнем регистре), которая станет клавиа-
турным эквивалентом (в сочетании с <Ctrl>) для запуска макроса. Помните, что
большинство сочетаний с клавишей <Ctrl> уже зарезервированы Excel для об-
щих задач (например, сочетание <Ctrl+C> копирует содержимое ячейки в буфер
обмена, a <Ctrl+V> вставляет данные из буфера). Если назначить такие же соче-
тания создаваемым макросам, они переопределят прежние значения, поэтому
вы не сможете пользоваться стандартными сочетаниями клавиш Excel.
Й-ю макроса: . __ ^
Company .Name
Сочетание &лавиш: fr?*!**1^ ft', .:*.

CW+SHft-HC i i Личная книга макросов
|М*фос записан 19.^5. ИХМ (ID), вводит немение

HUT^lZjiT,^, полужирный Рис. 1.1. Все готово к записи макроса
Company_Wame в диалоговом окне
Создание макроса
4. (Необязательно) Щелкните на текстовом поле Сочетание клавиш (Shortcut

key) и введите букву, которая назначается для вызова макроса.
В данном примере введите букву С (обратите внимание на верхний регистр),
чтобы назначить сочетание клавиш <Ctrl+Shift+C> для запуска макроса. При
этом сочетание клавиш <Ctrl+C> не будет заменено.
Далее следует решить, где будет сохранен новый макрос. В раскрывающемся
списке Сохранить в (Store Macro In) выберите Личная книга макросов
(Personal Macro Book), чтобы можно было запускать макрос в любой книге.
Если выбрать установленное по умолчанию значение Эта книга (This work-
book), макрос будет применяться только к этой книге. Если выбрать элемент
Новая книга (New workbook), откроется новая книга, в которую будет запи-
сан макрос.
Укажите в раскрывающемся списке Сохранить в книгу, в которой будет
сохранен макрос (Личная книга макросов, Эта книга или Новая книга).
В данном примере выберите Личная книга макросов — имя компании можно
будет вводить в любой книге, создаваемой или редактируемой пользователем.
Теперь требуется описать функции макроса в поле Описание (Description).
Это необязательное действие, однако рекомендуется взять за правило запи-
сывать информацию при создании нового макроса, чтобы другие пользовате-
ли могли получить представление о его назначении.
(Необязательно) Щелкните в поле Описание и введите краткое описание функ-

ции макроса перед автоматически добавляемой датой создания макроса и именем
его автора.
После этого закройте диалоговое окно Запись макроса и приступайте к запи-
си макроса.
640 Книга 9. Sxcel и
7. Щелкните на кнопке ОК, для того чтобы закрыть диалоговое окно Запись макроса.
Диалоговое окно Запись макроса закроется, после чего появится плавающая
панель инструментов Остановить запись (хотя в заголовке окна панели можно
будет увидеть только слово Останов... (рис. 1.2)). Обратите также внимание на то,
что в строке состояния появилось сообщение Запись (Recording), которое на-
поминает: все действия (включая выбор ячеек, ввод данных и выбор команд) будут
записаны в макрос.
На панели инструментов Остановить запись (Stop recording) находятся следующие
кнопки: Остановить запись (Stop recording), на которой можно щелкнуть для оста-
новки записи макроса; Относительная ссылка (Relative Reference), щелкнув на ко-
торой можно записывать макрос относительно позиции текущей ячейки. В этом
примере перед началом записи необходимо щелкнуть на кнопке Относительная
ссылка — в противном случае макрос будет использоваться только для записи назва-
ния компании в ячейку А1.
8. (Необязательно) Щелкните на кнопке Относительная ссылка, чтобы воспроизве-
сти макрос в любой части листа.
Панель инструментов Остановить запись
В Micros»» Excel Книга?. C-JPJfXj

QPMKS Встаем Форцвт Сервис :а»**ж QKHO Спраок
£1 J. A -J йй - J.\ *)'.,r..'3. .r.!. A Я i
и ~«"f М|\Лмст1/Лист2/ЛистзУ
^Jv-,4.D QliJ -4.a. IE! ii J,A:;i .МЖ.£ И Ш11
Готово Запись
L
Остановить запись —' Относительная ссылка
Рис. /.2. Запись макроса

Jua£a /. Создание и запуск, макросов
9. Выберите ячейку, введите данные и выполните команды Excel, которые необходимы

для выполнения задач, т.е. те команды, которые вы обычно используете для редакти-
рования рабочего листа, обращаясь к клавиатуре, мыши или и к тому, и другому.
В данном примере необходимо ввести имя компании и щелкнуть на кнопке Ввод
(Enter) в строке формул для завершения ввода. Затем щелкните на кнопке
Полужирный (Bold) и выберите 12 в раскрывающемся списке размера шрифта на
панели инструментов Форматирование (Formatting). Далее выделите диапазон
ячеек А1:Е1 и щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре (Merge and
Center) панели инструментов Форматирование.
Выполнив все действия, которые необходимо записать, остановите запись макроса.
10. Выберите команду Сервис^Макрос^Остановить запись (ToolsOMacroOStop
recording) или щелкните на кнопке Остановить запись на панели инструментов
Остановить запись.
Панель инструментов Остановить запись и сообщение Запись в строке состояния
исчезнут. Это означает, что запись макроса остановлена, и дальнейшие действия
записаны не будут.
макроса
Записанный макрос можно воспроизвести, если выбрать команду Сервис^Макрос^
Макросы (Tools'^ Macro1* Macros) или нажать <Alt+F8>. Откроется диалоговое окно
Макрос (Macro) (рис. 1.3), где в списке Имя макроса (Macro name) Excel перечисляет
имена всех доступных макросов в текущей книге и личной книге макросов. Щелкните на
имени макроса, который требуется воспроизвести, затем — на кнопке Выполнить (Run)
или нажмите <Enter>.
Если для запуска макроса было назначено сочетание клавиш, для его воспроизведе-
ния нет необходимости открывать это диалоговое окно — достаточно просто нажать
<Ctrl> или <Ctrl+Shift> и назначенную макросу клавишу — Excel автоматически выпол-
нит все записанные команды.
Рис. 1.3. Выбор макроса в диалоговом окне Макрос

642 Книга 9. €xcel и
Перед тестированием нового макроса выберите новый лист или новый диапа-
зон ячеек в активном листе. При записи ссылки на ячейку в макрос система
записи всегда помещает в него абсолютную ссылку (если перед началом вы-
полнения команд не щелкнуть на кнопке Относительная ссылка в панели
Остановить запись). Это означает, что макрос будет вводить данные или вы-
полнять форматирование в той же области активного листа (если код макроса
не заставляет макрос искать новую область или выбирать новый лист
в активной книге).
Макрос может запускаться в листе, который уже содержит данные в ячейках, исполь-
зуемых макросом. В таком случае вы имеете возможность перезаписать или переформати-
ровать макросом данные в определенных ячейках. Помните, что, несмотря на возможность
отменять последние действия с помощью команды ПравкаоОтменить (Edit1* Undo),
большинство макросов выполняют последовательность команд, и для их отмены и восста-
новления содержимого листа придется осуществить серию операций Отменить.
Макросы и безопасность
В Excel 2003 используется система Microsoft Authenticode, которая позволяет раз-
работчикам проводить аутентификацию макросов и встраиваемых приложений на
основе цифровой подписи. По умолчанию Excel устанавливает наивысший уровень
безопасности при работе с макросами, при котором могут быть запущены макросы,
подписанные цифровой подписью. Для того чтобы позволить Excel запускать непод-
писанные макросы, полученные из проверенных источников (например, от друга
Сережи из бухгалтерии), установите средний уровень безопасности макросов. Вы-
берите команду Сервис^Макросы^Безопасность (TootedMacro1*Security)— откро-
ется диалоговое окно Безопасность (Security). Чтобы установить средний уровень
безопасности (тогда при открытии неподписанного макроса будет выводиться пре-
дупреждение), щелкните на переключателе Средняя (Medium) и на кнопке ОК. Не ус-
танавливайте уровень безопасности в значение Низкая (Low), если на сто процентов
не уверены в антивирусных программах и абсолютной надежности всех находящих-
ся в работе файлов Excel. Этот уровень очень легко обойти, поэтому настоятельно
рекомендуем не устанавливать уровень безопасности ниже среднего.
Назначение Matcfioca кнопке на панели

или элементе/ меню
В Excel достаточно просто присвоить макрос пользовательской кнопке, которую
можно добавить на панель инструментов, а также пользовательскому элементу меню.
Вы также имеете возможность присвоить макрос графическому объекту, который будет
нарисован или импортирован в Excel. Если вы назначите макрос кнопке панели инстру-
ментов, элементу меню или графическому объекту, то его можно будет запустить, просто
щелкнув на кнопке, рисунке либо выбрав команду из меню.
Убедитесь, что назначить макрос настраиваемой кнопке несложно. Для этого выпол-
ните следующие действия, в которых выполняется добавление нескольких кнопок в па-
нель инструментов. Эти кнопки запускают предварительно записанные макросы, откры-
вающие и закрывающие область задач Excel.
Тлаба /. Создание и заш/ск макросов 6 43
1. Добавьте две настраиваемые кнопки в новый раздел панели инструментов Избранные

кнопки (Choice Tools).
Для этого откройте диалоговое окно Настройка (Customize) командой
Вид=>Панели инструментов1^ Настройка (View^Toolbars^Customize), щелкните
на вкладке Команды (Commands) и выберите элемент Макросы (Macro) в списке
Категории (Categories). Затем перетащите настраиваемую кнопку в конец панели
инструментов. Последнее действие повторите дважды. Чтобы создать новый раз-
дел, слегка передвиньте первую добавленную кнопку вправо — слева от нее поя-
вится вертикальная разделительная полоса.
2. Переименуйте настраиваемую кнопку.
Для выполнения этого действия щелкните правой кнопкой мыши на кнопке с
улыбающейся рожицей, затем — в поле Имя (Name) контекстного меню кнопки.
Замените имя "&Настраиваемая кнопка" на "Открыть область задач" и нажмите
клавишу <Enter>. Это же действие повторите для второй кнопки, введя имя
"Закрыть область задач".
3. Выберите новый рисунок для кнопок Открыть область задач и Закрыть
область задач.
Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке Открыть область задач и в контек-
стном меню выполните команду Выбрать значок для кнопки (Change button
image). Затем щелкните на пиктограмме с изображением синей стрелки, указы-
вающей влево, чтобы присвоить ее этой кнопке. Повторите ту же процедуру для
другой кнопки, выбрав из набора синюю стрелку, указывающую вправо.
4. Назначьте соответствующий макрос настраиваемой кнопке.
Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке Открыть область задач и в контекст-
ном меню кнопки выберите команду Назначить макрос (Assign macro). Откроется
диалоговое окно Назначить макрос, которое выглядит так же, как и диалоговое ок-
но, из которого запускаются макросы. Назначьте кнопке Открыть область задач
макрос open_taskpane, который хранится в личной книге макросов. Для этого
щелкните на элементе PERSONAL.XLS!open_taskpane в списке и затем— на
кнопке ОК (рис. 1.4). После этого повторите описанный выше процесс для кнопки
Закрыть панель задач и назначьте ей макрос PERSONAL. XLS! close_taskpane.
5. Закройте диалоговое окно Настройка и проверьте работу кнопок Открыть область
задач и Закрыть область задач.
Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в диалоговом окне Настройка и затем — на
кнопке Открыть область задач. При этом будет запущен макрос open_taskpane
из личной книги макросов, который открыл область задач в правой части окна
Excel. С помощью кнопки Закрыть область задач и макроса close_taskpane
эта область будет закрыта.
Процесс присвоения макроса элементу меню или графическому объекту напоминает

описанный выше. Добавьте в строку меню элемент Настраиваемый элемент меню
(Custom menu item) из категории Макросы диалогового окна Настройка, щелкните на
нем правой кнопкой мыши и назначьте макрос, воспользовавшись командой Назначить
макрос из контекстного меню.
/ '
/бшш 9. Cxcelu
Форцат Сэжюс. Данные Qoo правка - - ff X
LUj-iM,.A>JJ. J.AJJLIij ^ -уд/Д,:;;/;,..^:..'. ^.' i %-£ь';. **
i Чтобы добавить команду на пане.'Ч» инструненто Имя макроса:

; категорию и перетащите команду из этого окна |PERSON«..50.S!Open_taikpane
= Категории; Конанды:
| i Окна и справка л"; ! •:! ^
jРисование
; |АБто6(1гуры ; ц?.;. Нагграиваеиа
г | Диаграмма
Iбстроеимыс мечю
! Новое меню
HasoaincR в: Бее открьтые к

Ог*4Сание •
Мвфос записан 19,05.200^ (Ш)
/'«с. /.^. Назначение макроса кнопке на панели инструментов,
Чтобы присвоить макрос графическому объекту, который был создан или импортиро-
ван в Excel (подробнее о вставке графических объектов см. главу 2 книги 5), щелкните
правой кнопкой мыши на объекте для отображения контекстного меню и выберите
команду Назначить макрос (Assign Macro). Excel откроет диалоговое окно Назначить
макрос (Assign Macro), из которого выберите макрос, запускаемый по щелчку на объекте,
и щелкните на кнопке ОК.
Если вы присвоили макрос графическому объекту, то при наведении на него указате-
ля мыши тот примет форму кисти с вытянутым указательным пальцем (такой же указа-
тель помогает узнать, привязана ли к объекту гиперссылка). По щелчку на объекте
Excel запустит соответствующий макрос.
2.
/3 э&ой главе ...
•S Знакомство с Visual Basic for Applications и редактором Visual Basic
S Установка и использование справочной системы VBA
•S Редактирование макросов в редакторе Visual Basic
•S Создание диалоговых окон для ввода данных в макрос
S Написание новых макросов в редакторе Visual Basic
S Использование VBA для создания предопределенных пользователем функций
S Использование предопределенных функций в рабочих листах
•S Сохранение предопределенных функций в надстройках Excel
Ж ема данной главы — Visual Basic for Applications (обычно используют аббревиа-
туру VBA). Язык, который является официальным языком программирования
Excel. Он используется как для редактирования записанных макросов (подробнее
см. главу 1 книги 9), так и для создания новых. Для редактирования и написания макро-
сов применяется программа редактирования Visual Basic Editor (VBE). Редактор Visual
Basic предоставляет пользователю мощную среду для написания и отладки исходного
кода Visual Basic; интерфейс этого редактора может конкурировать с Excel по возможно-
стям и мощности.
Язык VBA — широкая тема, и полное рассмотрение ее аспектов выходит за рамки
этой книги. В данной главе описан редактор Visual Basic, способы его применения для
редактирования макросов, а также для создания формул в рабочих листах Excel. Опреде-
ленные пользователем функции (UDF— user defined functions) работают почти так же,
как встроенные функции, за исключением того, что они выполняют лишь выбранные
пользователем вычисления, используя только указанные аргументы.
Если представленная о Visual Basic for Applications информация и использование
редактора Visual Basic вдохновит вас на более углубленное изучение языка VBA, обрати-
тесь к книге VBA для "чайников" Стива Каммингса (Steve Cummings), в которой рассмат-
риваются аспекты программирования на VBA в старом-добром стиле ...для "чайников".
использование fieqafcino/га Visual Basic

Первый вопрос, который может задать пользователь: где взять этот самый редактор
Visual Basic, о котором так много говорится? Его можно вызвать с помощью команд
Сервиса Макрос^ Редактор Visual Basic (Toolso Macros Visual Basic Editor) или нажав
<Alt+F11>. Можно также запустить редактор Visual Basic, щелкнув на кнопке Редактор
Visual Basic (Visual Basic Editor) в панели инструментов Visual Basic. Она будет отобра-
жена, если воспользоваться командой Вид^Панели HHCTpyivieHTOB^Visual Basic
(ViewOToolbars1^ Visual Basic).
6V6 Книга 9. Zxcelu
На рис. 2.2 показано расположение типичных компонентов в редакторе Visual Basic при
его первом открытии. Это окно содержит собственное меню (в котором даже больше эле-
ментов, чем в меню Excel). Под строкой меню расположена панель инструментов Standard
(Стандартная) (рис. 2.3). В ней находится набор кнопок, знакомых по обычному окну Excel.
Режим конструктора
Элементы управления Редактор сценариев
/ с* Безопасность... ! Л ~
fcgJ«J
Выполнить макрос Редактор Visual Basic
Записать макрос
Рис. 2.1. Запуск редактора Visual Basic щелчком на кнопке

в панели инструментов Visual Basic
Менеджер проекта Окно кода
•тяшштшш^мм^^тя*1^^^^^атшяштштняттвтттттиттттяты1*тшяяттт»
:^ gite £Л1 View Insert f^^tîpiiêbt^ gun loots Add -Ins •'.'• ^ghcte *
ШЯЯЯЯЯНШШшщ
Heb • ' St!i;s/Tt «^n»c p а в X
j
= H J- ^ -^ «о - i * х..^,ШЖ=ЛЖ*ш «
X
.,„__«_ _Л
^ЗвШЯЯШт;- J |7c«nera1) "^rj |ciose_taskpane
д^|УШ,.^. ijj Suto CoiEpaRy_Nanse() —
.+ ^ VSAProject (Excel2003-9ml.xfs) л\
w»
Ь ^ VBAProject (PE R5OHALJO.S) 'Сежрзпу Name Иакр<г-с

1
i it1 (Si Microsoft Excd Objects Макрос записан 19,05.2004 (ID), вводят .наэввкие ком
i-: "Sal Modules
*^ l-bdijel Сочетание к^гаакзг tt^l+Sbitt+C
=+ ^ VBAProject tnptwepl -Lxk)
- ^ V8AProject(npttMep-2.xts} Ranee t"Al"J .Select
с.-Й1 Microsoft Excel Ejects ActiveCell.ForreulaRICl " "Hind Over Media"
^] Лист! (Структуре Сценария) Rcws("l:l") .Se
•• @ Лист Ш (эайм) With Selection .'Гою
Щ] Г»1ст 1 1 {инвестиции) .Nanse - "Anal Cyr*
• Ш] Лист 12 (платежи) .Size = 12
^] Лист 13 {праздники} . StriJcetbroutfh - False
-® Лист Н (дата) .Superscript - False
. в^Лист15(Л»ст1) . Subscript - False
• -@ Лист 16 (почасовая оплата) :
! .C^tlineFc it - False
в} ЛистЗ (таблица чаевых) |:*>;! .Shadow - false
-® ЛмстЗ (стат.ф-и) .Underline ™ xlUnderlineStyleNone
Й)Лисг4(Л1-'ст13) .Colorliidex ш xiAuncinetic
•-@ Лист 5 (условная сум^а) Ei^d With
^Q Г»1ст6 (подбор параметра) Selection. Font -Bold - True
•• ifQ Гыст 7 (таблица подстановки) ^=j = -i i >f
Ц] Г*1ст8 (округление) .^ 1— ^J И ~~J _
X;
Modulel Modde jjj
i: ;f :
' ' '•'"-. . • . ' '• • ."'У
Expression J Value | Type *•

Aiphabebc j Categorized | '.;
pj^^( Module i ..,ш
I UU 2Г "7
l
Окно свойств Окно контрольного значения Окно локальных значений
/"мс. 22. Окно редактора Visual Basic при первом запуске
Умива 2. Jtfu>ifiaMMUfu>eaHue e V£d 647
Переключиться в Microsoft Excel
Вставить пользовательскую форму
Сохранить Обозреватель объектов

Вырезать Панель элементов
Копировать Выполнить Справка по Microsoft Visual Basic
Вставить Окно свойств
Найти Вернуть Менеджер проекта
Отменить Пауза Режим конструктора
Стоп
Рис. 2.3. Знакомые пользователям Excel кнопки панели Standard редактора

Visual Basic
Под панелью инструментов Standard в редакторе Visual Basic находится несколько

окон различных размеров и форм, расположенных каскадом. Эти окна открываются по
умолчанию. Кроме них, можно открывать и другие окна. Их расположение можно изме-
нить по своему желанию.
Два самых важных окна в редакторе Visual Basic (по крайней мере, на первых порах
работы с редактором) — Project Explorer (Менеджер проекта) и окно Code (Редактор ко-
да). Окно Project Explorer расположено слева от окна редактирования исходного кода
(рис. 2.2). В нем отображаются все открытые в Visual Basic проекты, что обеспечивает
удобство при работе с разными частями проектов. Обратите внимание, что в VBA проект
состоит из исходного кода и пользовательских форм, принадлежащих определенной
рабочей книге.
Макрос, который записывается в книгу, подобно другим, которые создаются в редак-
торе Visual Basic, помещается в модули, которым присваиваются имена Modulel, Module2
и т.д. Строки исходного кода макроса (написанные на VBA), которые хранятся в опреде-
ленном модуле, отображаются в окне Code при выборе модуля в окне Project Explorer.
Для того чтобы присвоить модулю B'VBA-проекте более описательное имя,

чем Modulel или Module2, измените имя в окне Properties (Свойства), распо-
ложенном прямо под окном Project Manager. Просто щелкните на имени
(например, modulel), которое находится в поле (Name) (Имя) на вкладке
Alphabetic (По алфавиту) диалогового окна Properties, замените его более
подходящим названием, после чего нажмите клавишу <Enter>. При переиме-
новании модуля помните, что следует использовать такие же правила при-
своения имен, как и при именовании диапазонов ячеек: имя модуля должно
начинаться с буквы и не должно содержать пробелов (вместо них используйте
символ подчеркивания).
6W Мшга 9. Zxcelu
no
Прежде, чем приступить к изучению Visual Basic for Applications и редактора Visual
Basic, которые используются для создания и редактирования макросов и разработки соб-
ственных приложений, следует ознакомиться со справочной системой Visual Basic. Она
работает почти так же, как справочная система Excel (см. главу 2 книги 1), и не устанав-
ливается автоматически как часть программы.
Для установки справочной системы VBA откройте редактор Visual Basic (в Excel на-
жмите <Alt+F11>) и выберите команду HelpoMicrosoft Visual Basic Help (Справка^
Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу <F1>. Откроется окно с преду-
преждением о том, что справочная система не установлена, и вопросом, требуется ли ее
установить. Щелкните на кнопке Yes (Да) для установки справочной системы VBA.
(Имейте ввиду, что для установки необходимо иметь установочный компакт-диск
Office 11 или знать, где находятся необходимые файлы в сети компании.)
Когда файлы справки будут установлены, то вы сможете получить справку по VBA,
выбрав команду HelpOMicrosoft Visual Basic Help или нажав клавишу <F1>. Щелкните
на кнопке Help, расположенной в конце панели инструментов Standard. При первом от-
крытии окна справки в нем находится общая информация о том, как устроена online-
документация. Если вы не хотите каждый раз при работе со справкой сталкиваться со
Скрепышом или другим надоедливым помощником, отключите его. Щелкните на его
пиктограмме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Options
(Свойства), снимите флажок Use the Office Assistant (Использовать помощника) и щел-
кните на кнопке ОК.
Для получения доступа к тематической информации по Visual Basic следует щелкнуть
на кнопке Show (Показать) в панели инструментов окна Help. При этом окно справки
развернется, и станут доступными вкладки Contents (Содержание), Answer Wizard
(Мастер ответов) и Index (Указатель), как и в обычном окне справки Excel. Чтобы про-
смотреть определенную тему справки, щелкните на вкладке Contents и воспользуйтесь
тематическим указателем для поиска темы. Как и в Excel, тему справки можно распеча-
тать, щелкнув на кнопке Print (Печать) в панели инструментов справочной системы.
Подробнее о работе с окном справочной системы см. главу 2 книги 1.
Вы будете иметь возможность получить справку, введя ключевое слово или простой
вопрос в поле Ask a Question (Введите вопрос), расположенное в конце строки меню.
По окончании нажмите клавишу <Enter>. Редактор Visual Basic откроет меню, которое
содержит возможные темы справки, связанные с заданным ключевым словом или задан-
ным вопросом. Для отображения содержимого необходимого раздела щелкните на нем в
раскрывающемся меню.
Можно также получить справку по определенному свойству, расположенному в стро-
ке VBA-кода макроса. Выделите это свойство в редакторе кода и щелкните на кнопке
Help в панели инструментов Standard или нажмите <F1>. Редактор Visual Basic откроет
тему справки, соответствующую выделенному свойству.
Например, в строке 9 рассматриваемого макроса Filter_list_Yes существует
следующая строка кода:
ActiveWindow.ScrollColumn = 2
Чтобы понять смысл написанного, выделим с помощью мыши фрагмент Active
Window. ScrollColumn и щелкнем на кнопке Help в панели инструментов Standard.
Будет открыто окно справочной системы, приведенное на рис. 2.4, в котором объясняется
Умива 2. JfyotfuuuuifioeoHue 649
работа свойства ScrollColumn и приводятся примеры его использования, почти иден-

тичные строкам 9 и 10 макроса.
Выберите незнакомые операторы в записанных макросах и используйте окно

контекстно-зависимой справки. Таким образом, вы довольно быстро сможе-
те изучить синтаксис наиболее часто используемых операторов и свойств
языка VBA.
записанных макросов
Создав макрос, не обязательно перезаписывать его, чтобы изменить поведение.
Во многих случаях значительно удобнее изменить функции макроса, отредактировав его
исходный код в редакторе Visual Basic. Обратите внимание: если макрос хранится в лич-
ной книге макросов (т.е. в файле personal .xls папки XLSTART), следует обязательно
отобразить эту книгу перед редактированием макросов в редакторе Visual Basic.
Для того чтобы отобразить личную книгу макросов, выполните следующие действия.
1. Выберите команду ОкноООтобразить (Window=>Unhide) из меню Excel.

Откроется диалоговое окно Вывод на экран скрытого окна книги (Unhide), со-
держащее файл personal.xls в списке Показать скрытое окно книги (Unhide
Workbook).
"i
Справка Micro..
Шо
_ VBAProject(Excef20Q3-9inl.xk)
ScrollColumn
R 4$ VBAProject (PfRSOKALJCLS) С ощ:« г, y_Nair« Накрос
! !.+ Qj Microsoft Excel Ob}«cts Макрсс а в maces 15.05 Property
, К '30 Modules See Also Applies To
«& Modutel Example
Ш &£ VBAPrajcct (пример! -l.xls)
Й 9& VBAProject (пример-2jcts) Range{"Al"!.Select Returns or sets the
В "3& Mo-osotX Excel Objects ActiveCelI.FcmailaB.lCI ж number of the leftmost
ffp Лист! (Структура сценария) Rows("1:1").Select column in the pane or
Sp Лист10(зайч) With Selection.Font window. Read/write Long.
И] Лист 11 (инвестиции) .Name - "Ariel Cyr"
SQ Лист 12 (лпвтежи) .Site - 12
^ Лист:3 (праздники) Remarks
-BQ Лист И (дат а) .Superscript - Felse
@ Лист 15 (Лист!) .Subscript ™ False If the window is split, the
ffiQ Шст 16 (почасовая оплата) ScrollCokimn property of
.OutlineForst ~ False
Й^ Лист2 (таблица чаевых) .Shadow - False the Window object refers
ф ЛистЗ{стат.ф-м) .Underline - xlUndei to the upper-left pane. If
Й^ Лист4 (Лист 13) the panes are frozen, the
.Cclcrlndex - xIAutc
1^ Лист 5 (условная сумма) Scrolteokmm property of
End With
the Window object
^|Р Листб (подбор парлмгтов) Selection.Font.Bold - T;
excludes the frozen areas.
В] nt'cr 7(таблица попстанок<и} Range( M A1:E1 M > .Select
^ Л»'ст8 (округление) With Selection
- BQ Лист9 (ачортимиия)
Example
This example moves
column three so that it's
Module! Module
the leftmost column in the
Alphabetic | Categorized j window.
Worksheets("sheet
Puc, 2.4. Справка по свойству ScrollColumn в окне справочной системы VBA

650 &шш 9. Sjccelu
2. Щелкните на файле personal.xls в списке Показать скрытое окно книги

и затем нажмите <Enter>.
Личная книга макросов станет видимой и активной, а ее макросы можно будет
редактировать в редакторе Visual Basic.
Чтобы открыть макрос, который требуется отредактировать, в редакторе Visual Basic

1. Выберите команду Сервис1^ Макрос1* Макросы (Tools1* Macros Macros) или на-
жмите <Alt+F8>.
Откроется диалоговое окно Макросы (Macros), содержащее имена всех макросов,
определенных в текущей книге и в личной книге макросов.
2. Щелкните на названии макроса, который необходимо отредактировать, в списке Имя
макроса (Macro Name), затем — на кнопке Изменить (Edit).
Откроется редактор Visual Basic с кодом макроса в окне Code. Этого не произойдет,
если выбрать имя макроса из личной книги макросов, которая скрыта. В этом случае
Excel выведет на экран окно с сообщением, что скрытый макрос редактировать нель-
зя, и сообщит о необходимости использовать команду Окно^Отобразить. Щелкни-
те на кнопке ОК, нажмите <Esc> для закрытия диалогового окна Макросы и отобра-
зите личную книгу макросов описанным выше способом.
Если исходный код макроса отображен в окне Code, вы можете редактировать лю-
бой из его операторов. Чтобы распечатать исходный код макроса перед внесением
изменений, выполните команду File^Print (Файл^ Печать) в меню редактора
Visual Basic или нажмите <Ctrl+P>. Откроется диалоговое окно Print (Печать), в
котором выбран переключатель Current Module (Текущий модуль) и установлен
флажок Code (Код) в разделе Print What (Печатать). Щелкните на кнопке ОК для
распечатки исходного кода макроса.
При редактировании команд макроса помните, что можно использовать команду
Edit<=>Undo (<Ctrl+Z>) для отмены ошибочно внесенных изменений или удалений,
а также кнопку Help — для получения контекстно-зависимой справки по выде-
ленному оператору или свойству.
3. Отредактируйте оператор в окне Code.
По окончании процесса редактирования макроса вернитесь к рабочему листу,
чтобы протестировать измененный макрос и убедиться, что в него не внесены
неверные команды и (что хуже) он не поврежден и выполнить его невозможно.
4. Щелкните на кнопке View Microsoft Excel в начале панели инструментов
Standard, затем на — на кнопке листа Excel в панели задач Windows.
Выберите безопасное место, в котором можно протестировать отредактированный
макрос, и запустите его (для этого нажмите присвоенное сочетание клавиш либо ис-
пользуйте сочетание клавиш <Alt+F8> и выберите необходимый макрос из списка).
Если не все элементы работают корректно или если макрос вообще не работает,
вернитесь в редактор Visual Basic, найдите и исправьте ошибку (или ошибки).
Щелкните на кнопке Microsoft Visual Basic в панели задач Windows, чтобы вер-
нуться в редактор Visual Basic, и попробуйте еще раз отредактировать код.
Если все работает, как положено, сохраните изменения.
7мя£а 2. JfyotfMMMUfioeaMue £ V&4 65 f
5. Для этого выберите команду File^Save (Файл^Сохранить). Отредактированный

макрос будет сохранен, если он хранится как часть текущей книги.
Чтобы сохранить глобальный макрос, хранящийся в личной книге макросов, следует
выйти из Excel. При выборе команды меню ФайлОВыход (FileÊxit) или использо-
вании сочетания клавиш <Alt+F4> Excel выдаст запрос на сохранение файла per-
sonal . xls. Щелкните на кнопке Да (Yes) для сохранения измененного макроса.
Помните: при завершении работы Excel автоматически скрывает личную

книгу макросов. Поэтому для редактирования макросов из этой книги при
последующих сеансах работы с Excel придется снова выполнять команду
Окно^Отобразить.
Увеличение окна [геуашниробанил кода

Когда макрос открыт в окне редактирования кода, это окно можно развернуть, чтобы
отобразить как можно большее количество строк кода. С этой целью закройте окно
Immediate (Окно контрольного значения) и Locals (Окно локальных значений), обычно
расположенные прямо под окном Code. Данные окна могут оказаться полезными при
отладке макроса (в них отображаются результаты выполнения операций текущей строки
кода и текущее значение локальных переменных), однако они вряд ли пригодятся при
первом просмотре исходного кода макроса и его правке.
Щелкните на кнопках закрытия окон Immediate и Locals, чтобы они исчезли с экрана, а
окно Code расширилось и заняло их место на экране. Чтобы выделить весь экран (кроме
строки заголовка и панели инструментов в верхней части окна и панели задач внизу) для
окна редактирования кода, закройте окна Project Explorer и Properties, щелкнув на кноп-
ках их закрытия. На рис. 2.5 показано окно редактора Visual Basic после закрытия окон
Project Explorer, Properties, Immediate и Locals. В окне Code загружен макрос.
Запомните, что при последующем открытии редактора все настройки окон

(расположение и размер) сохраняются. Чтобы восстановить окна Project
Explorer или Properties, щелкните на кнопках Project Explorer или Properties
в панели Standard или выберите команды меню Viewo Project Explorer
(<Ctrl+R>) или Viewo Properties (<F4>). Чтобы открыть окно Immediate, вы-
полните View^lmmediate или нажмите <Ctrl+G>, а для открытия окна Locals
выполните View=> Locals.
Изменить положение окон после их открытия в редакторе Visual Basic можно, пере-
тащив выбранное окно за строку заголовка. Чтобы изменить размер окна, поместите ука-
затель мыши на соответствующий край окна и затем (когда указатель мыши примет вид
двунаправленной стрелки) перетащите его в требуемом направлении.
и замена icoaa в макросе

, Для поиска оператора или свойства в исходном коде макроса используйте средство
Find (Найти). С помощью команды Edit^Find (ПравкаО Найти) откройте диалоговое ок-
но Find (Найти) (рис. 2.6) (можно также щелкнуть на кнопке Find на панели инструмен-
тов Standard или нажать <Ctrl+F>). Это диалоговое окно похоже на аналогичное окно в
Excel. Основное отличие состоит в том, что можно задавать специальные критерии поис-
ка (помимо обычных свойств поиска целого слова и совпадения регистра).
652 Книш 9. &ccelu V&4
* Переключатель Current Procedure (Активная процедура) позволяет осуществлять

поиск только в текущей функции окна Code.
» Переключатель Current Module (Активный модуль) позволяет осуществлять поиск
только в макросах текущего модуля.
» Переключатель Current Project (Активный проект) позволяет осуществлять поиск
во всех макросах всех модулей текущего проекта.
* Переключатель Selected Text (Выбранный текст) позволяет искать текст, выделен-
ный в окне Code (это свойство не доступно, если в окне кода не выделен фрагмент
текста).
Задайте в поле Find What (Искать) искомый оператор или свойство Visual Basic, выбе-
рите свойства поиска и щелкните на кнопке Find Next (Найти). Excel будет искать первое
совпадение в теле макроса. Когда совпадение будет найдено, программа выделит опера-
тор в текущей процедуре, модуле, проекте или выбранном фрагменте кода, в зависимости
от выбранной области поиска. Чтобы продолжить поиск того же оператора, снова щелк-
ните на кнопке Find Next или нажмите <F3>, если диалоговое окно Find было закрыто.
Microsoft Visual Basic - PtRSONALXLS - IModutel (Code)!

We gdt '.gen 'Insert Fytnai Qebue I«*s &*J-b» Help
[(General) ^•j CompanyJtem*
Макрос записан i£. 05.2003 ( I название компания, вгрифг 12 п т . , полужирный
Range ("Al") .Select

ActiveCell.FormalaRlCl - "Mind Over Media"
Sows ("1: I я ) .Select
With Selection. Fcr.t
. Narne ~ "Ariel Cyi1™
.Size - 12
.Strifcethrcugh - False
. Superscript « False
.Subscript - False
. OutlineFoE.t - False
.Shadow ™ False
-Underline ™ xlDnderlineSryleNone
. Color Iisdex " xlAa-oiaacic
End W i t h
Selection. Font .Bcldl - True
Range ( "Ai :E1™ j . Select
Kith Selection
.HcrizcnrjalAligrase^t: - xlCenter
.VerticalAliffrjaent; ™ xlScttom
.WrapText - False
.Cr-ientationж О
.AddlEder.te False
. IiidsntLevei - 0
.SftrinkToFit - False
.ReadincCrder - jelCoatexu
Puc. 2.5. Максимизация окна Code при редактировании макроса в редакторе Visual Basic
7ла£а 2. JlfioifiaMMUfiuecutue в 653
-
V Run Tools &drf.Ins • - -s х
(General) company_Name
Мп'чро™ запксдн 15,05.2005 (ItJ) , SB:?лит казнания р.смпа ?.«=»£„ вгркфт .12 пт., пог
Советат*ке клавиш; .С*г.1-fShit'*;*•
Яапсе("Al"}.Select
- "Mir,(
Rows ("1 : 1" '^Select
With ^^)^ЗР? . Font ; Г" Current FVocedwe
.Name *• "Arêl Cyr"
| <P Current MocUe | Г Rnd whole Word Only
.Size ~ 12 Replace... 1
.Strike-through - False 1 Г CurrentPrpject | Г MafchCase
1
.Superscript *= False Г sdectedfext ! "Г Use Pattern Matching Hdp
.Subscript ™ False
.OutlineFont = Fal-se
. Shadow = False
.Underline * xlUnderlineStyieNcne
.ColcrJndex » xlAuT:oi*iat:ic
Ersd With
Selection. Font .Bold - True
Range ("Al :E1") .Select
Kith Selection
.WrapText = False
.Orientation = 0
.Addlzident = False
. Indent Level = 0
. SfcriJifclcFit = False
Рис. 2.6. Использование диалогового окна Find для поиска необходимых операторов в
окне Code
Если в макросе содержится довольно много одинаковых операторов, требующих од-

новременного обновления, воспользуйтесь свойством Replace (Заменить). Это свойство
позволяет выполнять поиск и замену текста в коде макроса, оно особенно полезно, когда
требуется изменить определенное значение во всем макросе (например, заменить ячейку
income_03 на income_02), не пропустив ни одного оператора, в котором это значение
используется.
Чтобы открыть диалоговое окно Replace (Заменить), выберите команду Edit1^Replace
(ПравкаОЗаменить) в меню редактора Visual Basic или нажмите <Ctrl+H>. Обратите внимание:
диалоговое окно Replace можно открыть из окна Find, щелкнув на кнопке Replace.
Диалоговое окно Replace подобно окну Find, за исключением того, что в нем распо-
ложено поле Replace With (Заменить на) и кнопки Replace (Заменить) и Replace All
(Заменить все). Введя оператор или свойство, которое требуется найти и заменить в поле
Find What, и тот элемент, на который следует заменить, в поле Replace, щелкните на
кнопке Find Next для поиска первой соответствующей записи в текущей процедуре, мо-
дуле, проекте или выделенном фрагменте текста. Когда искомая запись будет выделена в
окне кода, ее можно заменить с помощью кнопки Replace. Excel перейдет к следующей
записи, которую можно заменить. Чтобы продолжить поиск, не выполняя замены,
щелкните на кнопке Find Next.
65V &шш 9. Excel и V&4
He используйте кнопку Replace All, если вы не уверены на все 100%, что

выполненная во всем макросе замена не удалит важную информацию и не
повредит работе макроса. Например, в практике автора книги был случай,
когда он ввел в поле Replace With строку "selection, font .bold=ture"
вместо "selection, font .bold=true", которой планировал заменить
строку "selection, font.bold=false", и щелкнул на кнопке Replace
A l l — ошибка распространилась по всему коду макроса. Конечно, он потом
заменил по всему макросу строку "selection.font.bold=ture" на
"selection, font .bold=true" посредством того же метода.
изменение свойайв
Даже ничего не зная о программировании на языке VBA, можно поэкспериментиро-
вать с несколькими наиболее очевидными свойствами макроса (такими, как размер или
атрибуты шрифта), присваивая им новые значения.
Например, в макросе Company_name (рис. 2.5) можно увидеть, что между строкой
\
W i t h Selection.Font
и строкой
End With
содержится процедура, назначающая различные атрибуты шрифта для выделенной ячейки.
Далее несложно заметить, что для большинства этих атрибутов можно установить
значения. Например:
.Name = "Arial"
или
.Size = 12
Свойство включают или выключают с помощью значения True (Истина) или False
(Ложь). Например, следующая строка
Selection.Font.Bold = True
делает текст в выделенной ячейке полужирным.
Не обязателен опыт в программировании, чтобы изменить (очень аккуратно) данные
свойства. Предположим, необходимо, чтобы размер шрифта был равен 24, а не 12. Доста-
точно изменить строку
.Size = 12
на
.Size = 24
Таким же образом вы подчеркнете текст в выделенной ячейке, заменив строку
.Underline = xlUnderlineStyleNone
на
.Underline = xlUnderlineStyleSingle
2. JlftotfioMMufioeaHue e V&/I 655
В большинстве случаев, изменить свойства в коде Visual Basic довольно просто. Когда
вы сталкиваетесь с определенными свойствами в коде макроса и хотите узнать, какие
значения они могут принимать, обратитесь к справочной системе. Щелкните на свойстве
в окне кода, не выделяя его значения (например, в приведенном выше примере выделите
.Underline, а не Underline = xlUnderlineStyleNone) и нажмите <F1>. Откроет-
ся окно справочной системы VBA с информацией по данному свойству. Обычно раздел
Example (Пример), расположенный внизу окна справочной системы, помогает разо-
браться в различных типах значений, которые может принимать свойство. Запомните:
для распечатки статьи справки следует щелкнуть на кнопке Print (Печать) в панели инст-
рументов окна Help.
JlftueM. McucfiocoM значений с помощью уисилгобмх окон.

Наиболее существенной проблемой при записи макроса является то, что текст и значе-
ния, которые он должен выдавать в лист или диаграмму, не изменяются. Если создается
макрос, который должен выводить название компании в текущей ячейке рабочего листа, он
всегда будет выдавать одно и то же значение, введенное при создании макроса. Такой не-
гибкости можно избежать, используя функцию InputBox. При запуске макроса она вызы-
вает диалоговое окно Input, в котором следует ввести необходимые данные, подходящие для
данного листа. Затем макрос вставит текст в текущую ячейку и отформатирует его.
Рассмотрим работу этой функции на примере макроса название_компании, который,
вместо того, чтобы статически выдавать название компании "Mind Over Media", будет пред-
лагать ввести необходимое название. Функция InputBox имеет следующий синтаксис:
InputBox (prompt [ , t i t l e ] [,default] [,xpos] [,ypos]
L h e l p f i l e , context])
Единственным обязательным параметром в нем является параметр prompt. Остальные

параметры не обязательны. Параметр prompt определяет сообщение, которое появляется в
диалоговом окне Input, предлагая пользователю ввести новое значение (в рассмотренном
примере название компании). Данный параметр может принимать до 1024 символов.
Чтобы текст сообщения в диалоговом окне был разбит по строкам, введите в тексте функ-
ции Chr (13) и Chr (10), которые переводят строку и возвращают каретку.
Необязательный элемент title определяет текст, который будет отображен в строке
заголовка диалогового окна. Если этот аргумент не указан, в строке заголовка будет ото-
бражено название приложения. Необязательный параметр default определяет значе-
ние, которое будет отображено в текстовом поле по умолчанию. Если это значение не
указано, поле окажется пустым.
Параметры xpos и ypos указывают расстояние от левого края экрана до левого края
диалогового окна и от верхнего края экрана до верхнего края окна, соответственно. Если
не определить эти параметры, Excel автоматически расположит окно посередине (по го-
ризонтали) и на одну треть от высоты экрана от верхнего края экрана.
Необязательные аргументы helpf ile и context определяют имя файла справки,
который поможет пользователю разобраться в работе диалогового окна Input, а также в
типах данных, которые оно принимает. При создании собственного раздела справочной
системы для использования в справочной системе Excel необходимо назначить ему соб-
ственный номер. Если вы укажете аргументы helpf ile и context для функции, Excel
добавит кнопку Help, по щелчку на которой будет открываться созданная тема справки.
656 Книга 9. fjccel и V&4
Прежде, чем добавить функцию inputBox в макрос, определите место расположения

команды. Чтобы ввести текст "Mind Over Media" в активную ячейку, макрос Company_name
использует следующую команду Visual Basic:
ActiveCell.FormulaRl.Cl = "Mind Over Media"
Чтобы макрос стал интерактивным, необходимо разместить функцию InputBox прямо

над оператором ActiveCell. FormulaRl. Cl, выполнив следующие действия.
1. Поместите курсор в начало оператора ActiveCell.FormulaRl.Cl и нажмите

<Enter> для вставки новой строки.
После добавления новой строки следует расположить в ней курсор.
2. Нажмите клавишу <Т>, чтобы отправить курсор в начало новой строки.
В этой строке требуется создать переменную, которая бы хранила параметр
prompt функции InputBox. Сначала создайте переменную (в данном случае In-
putMsg), а затем присвойте ей строку с предложением ввода данных. Убедитесь,
что текст сообщения справа от знака равенства заключен в двойные кавычки.
3. Введите следующий фрагмент кода для создания переменной inputMsg в строке 8 и
нажмите <Enter> для перехода к строке 9.
InputMsg = "Введите заголовок листа в текстовом поле и

щелкните на кнопке ОК"
Теперь перейдите к созданию переменной inputTitle, которая задает необяза-
тельный параметр title для функции InputBox. В процессе использования этой
переменной текст "Название компании" появится в заголовке окна диалогового ок-
на Input. Удостоверьтесь, что значение переменной заключено в двойные кавычки.
4. Введите следующий фрагмент кода для создания переменной inputTi tie в строке 9
и нажмите <Enter> для перехода к строке 10.
InputTitle = "Название компании"

Далее создайте переменную Def aultText, которая задает необязательный пара-
метр default для функции InputBox. При использовании этой переменной
текст "Mind Over Media" по умолчанию появляется в текстовом поле ввода.
5. Введите следующий фрагмент кода для создания переменной Def aultText в стро-
ке 10 и нажмите <Enter> для перехода к строке 11.
DefaultText = "Mind Over Media"

После этого можно создать последнюю переменную CompanyName, которая при-
нимает значение из функции InputBox (используя только что созданные пере-
менные InputMsg, InputTitle и DefaultText) и хранит ее значение.
6. Введите следующий код для создания переменной CompanyName, использующей
функцию InputBox:
CompanyName = InputBox(InputMsg, InputTitle, DefaultText)
Умгва 2. JIfu>tfuiMMufuieanue в 657
И наконец, необходимо заменить значение "Mind Over Media" и переменной

ActiveCell.FormulaRl.Cl на переменную CompanyName, значение которой
будет введено пользователем в диалоговом окне Input. Таким образом вы достигне-
те некоторой интерактивности.
7. Выберите Mind Over Media в строке 12 и замените на CompanyName (без кавычек).
На рис. 2.7 показано окно Code с отредактированным макросом название_ком-
пании. На рис. 2.8 отображено диалоговое окно Input, которое появляется автома-
тически и предлагает ввести название компании.
Для того чтобы ввести название компании "Mind Over Media" в текущую ячейку, про-
сто щелкните на кнопке ОК диалогового окна. Вы сможете ввести название другой ком-
пании, если введете ее название (оно автоматически заменит установленное по умолча-
нию) и щелкнете на кнопке ОК.
. ;>•!.; ' • ' . '•••; '• ' •••,...• : >••'•; • • : . . . '
Почему бы просто не вводить параметры в функцию InputBox?
Основная причина, по которой используются переменные inputMsg, inputTitle и
pefûltText для хранения параметров prompt, title и default (вместо того, чтобы
просто ввести значения в функцию), состоит в длине описания функции. Если ввести
;все фрагменты текста в функцию, она станет очень большой и трудночитаемой. Если
для этой цели использовать переменные, все описание функции будет помещаться в
i рдной строке. Таким образом, его удобно читать и распечатывать на стандартном лис-
те бумаги. Переменные могут использоваться и в других частях макроса; тогда их сле-
дует собрать вместе в начале макроса для Ьблёгчения процесса обновления.
Sufc Con5>any_Narae О
Соззраду Макрос
Макрос з лн 15.05,2004 вяслиг кадвамте я.омпак*ж,
Сочетание Ctrl-*-Sh.if w-f
InputMeg - "Ввеяит* заголовок листа в текстовой поле к щ«лхките яа кнопке

InputXinle » "Название компании"
DefaultText: - "Mind Over Media"
CampanyNaiae - InputBox (InpurHsg, InputTitle, Defaultlexc)
AcciveCeil . FonnulaSlCl ™ CcmpaityName
With Selection. Font

.Name - *Arial Cyr*1
.Site - 12
.Strilcethrou$fh - Faiae
.Superscript - False
.Subscript - False
.OutXineFont - False
.Shadow * False
.Underline « xlUnderlineStyleHone
.Colcrlndex ** xlAutomatic
End With
Selection. FoBt.Bcld - Irue
Range ("A3.: El") .Select
Puc. 2. 7. Окно кода макроса Company_Name после создания переменных и функции

InputBox
65» Книга 9. bccelu
с ,.
->.
C_JL о L..1....-L..2EZI_..G.™J HL 1......IZTIZI
Введите мголовок пистл в текстовом поле и

щелкните на кнопке ОК
__
.
1?
< > «^платежи / праздники /датг\Лист1/ почасовая оплата t\<\
А/с. 2.<?. Диалоговое окно Название компании, которое появляется при запуске
макроса Company_Name
Написание новых мак/юсов в fieqatctuofie Visual J3asic

Получив основные навыки работы с VBA, можно приступить к созданию новых макро-
сов вместо редактирования макросов, записанных с помощью системы записи Excel.
Для создания макросов в редакторе Visual Basic выполните следующие основные действия.
1. Щелкните на названии проекта, в который требуется добавить макрос, в окне Project

Explorer.
Если необходимо написать макрос только для текущей книги, щелкните на функ-
ции VBAProject, которая содержит имя файла в круглых скобках. Чтобы создать
глобальный макрос в личной книге макросов, щелкните на VBAProject() per-
sonal .xls в окне Project Explorer.
2. Выберите In sert1^ Module (Вставка1^ Модуль) из меню редактора Visual Basic.
Excel откроет новое (пустое) окно Code в редакторе Visual Basic и добавит новую
пиктограмму Module (автоматически ей будет присвоен следующий порядковый
номер) в разделе соответствующего VBA-проекта.
Далее начните создавать подпрограмму макроса (все макросы, даже записанные в
книгах Excel, являются на самом деле подпрограммами Excel). Для этого введите
слово sub (сокращение от слова subroutine — подпрограмма).
3. Введите sub и нажмите пробел.
Змгва 2. J[fwtfiaMMufiogaHue g V£A 659
Теперь укажите имя нового макроса, которое можно задать, определив имя новой
подпрограммы. Запомните: при введении имени нового макроса следует руково-
дствоваться теми же правилами, что и для именования диапазона ячеек.
4. Введите имя макроса и нажмите <Enter>.
Как только вы нажмете клавишу <Enter>, редактор Visual Basic добавит пару круг-
лых скобок после имени макроса, пустую строку и оператор End Sub — под ней.
Затем он поместит курсор в начале пустой строки между операторами Sub и End
Sub. Здесь вводится код нового макроса.
5. Введите строки VBA-кода макроса между операторами Sub и End Sub.
Перед записью операторов, составляющих макрос, следует задокументировать на-
значение этого макроса. Поставьте апостроф (') в начале каждой строки текста.
Excel не выполняет строки, перед которыми стоит апостроф. Если вы нажмете
клавишу <Enter> для окончания строки, начинающейся с апострофа, эта строка
будет выделена зеленым цветом — таким образом, редактор Visual Basic считает
данную строку комментарием и не исполняет ее при запуске макроса.
После описания макроса введите выполняемые операторы, апостроф перед ними
ставить не следует. Перед операторами можно сделать отступ с помощью клавиши
<ТаЬ> (так их будет удобнее читать). Чтобы убрать отступ, нажмите <Shift+Tab>.
Необходимую справку при написании кода вы сможете получить, обратившись к
справочной системе и замечательной книге Стива Каммингса VBA для "чайников".
По окончании процесса создания кода макроса сохраните результаты работы.
6. Выберите команду FileoSave (Файл^>Сохранить) в меню редактора Visual Basic или
нажмите <Ctrl+S>.
Сохранив новый макрос, щелкните на кнопке View Microsoft Excel панели Standard
для возврата к листу, в котором можно проверить новый макрос. Чтобы запустить мак-
рос, выполните команду Сервис^МакросОМакросы или нажмите <Alt+F8>; в диалого-
вом окне Макрос укажите имя макроса и щелкните на кнопке Выполнить (Run).
Если Excel столкнется с ошибкой при выполнении макроса, то программа вернется в
редактор Visual Basic и выдаст окно сообщения, в котором будет указана ошибка (в до-
вольно зашифрованном виде). Щелкните на кнопке Debug (Отладка) в этом диалоговом
окне, чтобы редактор Visual Basic подсветил строку кода, которую он не может выпол-
нить. Если ошибка будет устранена, Visual Basic снимет выделение со строки кода. Чтобы
продолжить выполнение макроса, щелкните на кнопке Continue (Продолжить), которая
автоматически заменяет кнопку Выполнить, когда редактор переходит в режим отладки.
Создание пальзовагнельских функций excel

Наиболее полезным свойством VBA является создание пользовательских функций,
которые удобны тем, что для их запуска не нужно открывать диалоговое окно Макрос.
В лист они вводятся так же, как и другие встроенные функции: либо с помощью кнопки
Вставка функции (Insert Function) в строке формул, либо путем ввода формулы непо-
средственно в ячейку.
660 Книга 9. £xcel и VBJ
Для того чтобы создать пользовательскую функцию, выполните следующие действия.

* Создайте новый модуль в редакторе Visual Basic, в котором будет определена новая
пользовательская функция. Для этого выберите проект в окне Project Explorer
и используйте команду Insert^Module (Вставка^Модуль) в меню редактора.
« Введите имя пользовательской функции и в первой строке укажите название пара-
метров, которые эта функция принимает. Обратите внимание на то, что не допуска-
ется дублировать имена встроенных функций Excel, например СУММ (SUM) или
СРЗНАЧ (AVERAGE). Список параметров должен быть составлен в том же порядке/
в котором они обрабатываются, его также следует заключить в круглые скобки.
* Введите формулу или набор формул, которые описывают процесс вычисления
результата работы функции с помощью имен параметров, перечисленных в ко-
манде Function. При создании формулы можно использовать арифметические
операции или встроенные функции, необходимые для выполнения вычислений.
* Завершение процесса определения функции обозначается посредством команды
End Function.
Рассмотрим пример создания и применения пользовательской функции. Предполо-
жим, требуется создать пользовательскую функцию, вычисляющую процент от продаж,
основанный на количестве ежемесячных продаж и общем количестве проданных това-
ров. Тогда создаваемая функция Commission будет принимать два параметра — Total-
Sales и itemsSold. Таким образом, первая строка кода принимает следующий вид:
Function Commission(TotalSales, ItemsSold)

Чтобы определить, как вычисляются комиссионные, предположим, что они зависят
от количества продаж в течение месяца. При пяти или менее продажах платится 4,5%
комиссионных. При шести и более продажах — 5%.
Чтобы задать формулу в функции Commission, воспользуйтесь конструкцией IF
(ЕСЛИ). Она схожа с той, которая применяется в рабочих листах Excel, за исключением
того, что для задания функции используется несколько строк кода. Операторы, следующие
за командой ELSE, выполняются, когда условие конструкции IF неверно. Код завершается
командой END IF. Для того чтобы выполнялись перечисленные выше условия начисления
комиссионных с продаж, введите следующие строки под командой Function:
If ItemSold <= 5 Then

Commission = TotalSales*0.045
Else
Commission = TotalSales*0.05
End If
На рис. 2.9 показано, как выглядит код этой пользовательской функции в окне Code.
Отступы перед операторами конструкции сделаны с помощью клавиши <ТаЬ>, Они позволя-
ют легче ориентироваться в тексте. Первая формула Commission = TotalSales*0.045
используется, когда выполняется условие ItemSold <= 5. В противном случае применяется
вторая формула: Commission = TotalSales*0. 05.
Если вы уже определили пользовательскую функцию, ее следует сохранить, восполь-
зовавшись командой меню File^Save. Затем щелкните на кнопке View Microsoft Excel в
панели Standard, чтобы вернуться в Excel и попытаться использовать новую функцию.
Ллава 2. 66f
function Ccnmi«icm(Tcca.lS&le,3, IcenaSoid)

X ® VBAProjrct (Cxctli003-9inl,xb) •
?$ VBAProJect (MRSOHALX1S) If ItemSold <- 5 Then
SB £j Microsoft Excel Objects Ccnmtisaicn - TetalSalea * 0.045
Elac
t ComrissionJJSF Ccrcraission " TcrblSeles * 0.05
End If
*• 4$ VBAProJect (пример! -l.xts)
- ЗЙ VBAPtoject (прниер-2-xtj) Func-cicn
В 5S Microsoft Excel Objects
Щ] Лист! (CTpyiCTypa сценария)
: Щ Лист 10 (sawn)
® Лист 1 1 (инвестиции)
•^3 Лист 12 (пяетежи)
в] ЛисПЗ (празаникм)
•в Лист Н (дата)
Щ Лист 16 (поиасосая олгчта)

Й1 Лист2 (табпиив чаевых)
CommiMlon_USf МойОе
Alphabetic I Categorlred |
PMC. 2.9. Создание пользовательской функции Commissi on в личной книге макросов
Вы сможете работать с пользовательской функцией в любой книге Excel, если

перед открытием нового модуля и определением функции проверите, что в
окне Project Explorer выбран элемент VBAProject (personal.xls).
2)о<5авление описания пользовсинельской функции

Чтобы помочь пользователю понять назначение функции, можно добавить описание,
которое будет появляться в диалоговых окнах Мастер функции (Insert Function) и
Аргументы функции (Function Arguments). Для добавления описания в пользовательскую
функцию используйте Object Browser (Менеджер объектов). Это специальное окно ре-
дактора Visual Basic, которое позволяет получать информацию об определенных объек-
тах, доступных в открываемом проекте.
Чтобы добавить описание пользовательской функции, выполните следующие действия.
1. Откройте редактор Visual Basic из Excel с помощью команд Сервисамакросо

Редактор Visual Basic или нажав <Alt+F11>.
Теперь следует открыть Object Browser.
2. Выберите команду ViewoObject Browser из меню редактора Visual Basic или на-
жмите <F2>.
Откроется окно Object Browser, перекрывающее окно Code.
662 /бшга 9. Zxeelu
3. Щелкните на раскрывающемся списке, который содержит значение <AII Libraries>

(Все библиотеки), и затем — на элементе VBAProject.
При выборе VBAProject из списка Object Browser отобразит определенные поль-
зователем функции как объекты одного из классов в левой панели.
4. Щелкните правой кнопкой мыши на пользовательской функции.
Будет выбрана функция, которая отображается на панели Members, расположен-
ной справа, а на экране появится контекстное меню объекта.
5. Щелкните на элементе Properties (Свойства) в контекстном меню.
Откроется диалоговое окно Members Options для определенной пользователем
функции, в котором можно ввести описание функции (рис. 2.10).
6. Введите текст, который должен появляться в диалоговых окнах Мастер функций
и Аргументы функции в полях Описание, и щелкните на кнопке ОК.
Теперь можно закрыть окно Object Browser и сохранить изменения.
7. Щелкните на кнопке закрытия окна в правом верхнем углу окна Object Browser,
а затем выберите команду File<=>Save.
V
^ VDAProJect (PERSONAL.
;+;• £|i Microsoft Excel Objects
Members of 'CpmmlsslonjJSF
is::
Classes
9 S Modules
• .*{ CommisstonJjSF г
1
««{Mod*!
t& VBAProject (np««pl -:%
Mode
•. Й VaAProJect (пример- JJ uS ЛИСТ1
Й-О Microsoft Excei Objects iS ЭгаКнига
ф TMCtl (Структуре :. :
i î] Лкт10(займ)
ф Лист 12 (платежи)
B^ Лист 13 (праздник N««: |Com*aion
Description:
Вычисляет каинсшон№>1е на
••ft Лист 16 (почкою! У
! основ* объеме просаж|
Help contErtJD:
Го~"
CommiS4ion_U Module
Рис. 2.10. Создание описания пользовательской функции Commission

Люва. 2. 663
использование номяовсинельских функций

в [гаЗочих лианах
Удобным свойством пользовательских функций является предоставляемая возмож-
ность вставлять их в рабочий лист из мастера функций, как и встроенные функции Excel.
На рис. 2.11—2.13 показано, насколько просто ввести пользовательскую функцию Com-
mission в рабочий лист с помощью мастера функций.
На рис. 2.11 представлен рабочий лист Excel, содержащий таблицу продаж за апрель
трех продавцов: Фреда (Fred), Холли (Holly) и Джека (Jack). Свойство Automatic Sub-
totals (промежуточные итоги) используется для вычисления общего объема продаж за
месяц (с помощью функции СУММ) и для вычисления количества продаж (с помощью
функции ЧИСЛО (COUNT)) для каждого продавца.
Чтобы рассчитать сумму комиссионных за месяц для каждого продавца в этой табли-
це, сначала выберите ячейку, в которой будут вычисляться комиссионные первого про-
давца (в данном случае комиссионные Фреда в ячейке Е5). Щелкните на кнопке Вставка
функции (Insert function) в строке формул и затем выберите элемент Определенные
пользователем (User Defined) в конце раскрывающегося списка Категория (Or Select a
Category). В списке Выберите функцию (Select a Function) будет отображена функция
PERSONAL.XLS!Commission.
spZ в_ С \^_ D
1 Продавец Товар Объем продаж Дата про да: Комиссионные
i ? |ФР«Д "модель РВ456-78 34 500р. 03 мар
тФред модель РВ456-79 24500р. 25.маР:
личество
[Холли модель PB456-78J 34 500р. 02 мар
I 7 [Холли модель РВ4 56-79°; 24500?; 10 мар]
I 8 ДХояли модель РВ456-80: ?6900рУ 30 мар;
мПхоляи Итог 85 Шр"
[_10|Холли Количество 3
[ 11 Йжек модель? "ЖШ>7 01 пар
модель РВ456-81J '"и'иор'Г 15. мар;
| 13 Джек модельРЫб^в?' 16 чар
модель PB45fr;79: И 60°Р- 26. нар
модель РВ456 79; "'24500р.' 27.нар:
модель РВ456-79'
.модель РВ4 56-79' 24500р. ! 29. мар
M8JДжек Итог 198 900р. i
Н9_,Джек Количество
343800;
11P-IОбщий итог
[21 Общее количество 12!
i22
Га
;24
е > я т | || 1 гт 1 и
< • "А7.9ЖУ'ВД>?,|Ц. -ЧЧ '» ../.. ^' .!«Р И»'1> Х.й ' :ф-* ЛЛ'ет?/./) ШЗ ]<:::
|^^Р^;:АЕто^урЫ:ХЛдР::|У.^А:
Рис. 2.11. Выбор ячейки в книге, в которой будет использована функция Commission
664 Кшаа 9. Excel и
Выберите ее, а затем щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Мастер функций —

появится диалоговое окно Аргументы функции (рис. 2.12). Проследуйте к ячейке С4, в
которой указана общая сумма продаж Фреда за месяц. Она будет служить параметром
TotalSales. Ячейка С5 с числом продаж представит параметр ItemsSold.
Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Аргументы функции, и Excel вычислит
комиссионные Фреда, используя ставку 4,5%, поскольку за месяц у Фреда совершено две
продажи, а для начисления 5% от суммы продаж необходимо произвести более пяти про-
даж. На рис. 2.13 представлена полная таблица продаж за апрель после начисления
комиссионных всем продавцам. Функция Commission начисляет 4,5% Фреду и Холли, и
только Джек, король торговли, получает 5% от общей суммы, поскольку он умудрился
совершить шесть продаж за месяц.
PERSONALXLS!Commission(C4;C5)
Продавец Товар Объем продаж Дата прода: Комиссионные

Фред модель РВ456-78 34 ИОр. Р3.мар:
Фред "модель РВ456-79 24500p7 25.мар;
Фред Итог 590(Юр7
Фред Количество ........ |nission|C4;C5)
Холли : модель РВ456-78 34 500р. 02 мер
Холпи модель PB4S6-79
Холпи
Холли
Холли
Джек
Джек
Джек
Джек
Джек
Джек Вьмисляет комиссионные на основе объема продаж.
Джек
ДжекИт.
Джек Ко TotalSales
Общий и
Общее к
Справка По этой функции 2655р.

Структура
.пи
Рис. 2.12. Определение параметров TotalSalesu It ems Sold функции Commission

2. JlfiotfubUMufioeaHMe 6 V&4 665
=PERSONAL.XLS!Commission(C18,C19)
С:.., ^ ;0.
1 Продавец Товар Объем продаж Дата прода: Комиссионные
.......... модель РВ456-78
модель РВ456-79
34 500р. 03 мар
25 мзр
ЩФред и™ '59000р.
5 Фред Количество 2] 2 655р.
хоппи модель РВ4 56-78 34500р. i 02 мар
ЧХолли '.. модель РВ456-79; 24500р. : 10 мэр;
модель РВ456-80 26900р. '' 30 мар;
холпи Итог .................. 85 900р.
! 10 |Холли Количество ..... 3:
j 11 Джен модель РВ456-80 2690dpT : 01 мар

модель РВ4 56-81 [ 28 500р. "| 15.мар:
модель РВ456:в2 [ 45500'рЛ 16. мар
модель РВ4 56^79" ...... 245рОр.Т 26.ыар
ЩДжек ^модель РВ456:79" 246000. : 27.мар;1
• 16 [Джек 'модель РВ456-791: ....... МБООрЛ 28. мар
: Т7!Джек модель PB456-7Sи 24500р. ] 29 мар
Ш(Ьх«Итог 198 900р.!
7!
L 8951р.
(19 {Джек Количество
j 20 [Общий итог 3438 00:
|£1|О6щее количество ......... «г
ш
Г221
щ
и^ Сщукгурз
Структура сценария
гц / таблица «аевых / стат.ф-и,\Лнст2/ JJ-I
с. 2.73. Рабочий лист с вычисленными комиссионными для всех продавцов
Сохранение помяовшйельских фцшщий

в файлах Haqanfioeic
Единственное ограничение на применение пользовательских функций состоит в том,
что в процессе сохранения функции как части обычной рабочей книги или личной книги
макросов при вводе в ячейку перед именем функции необходимо указывать имя файла
(не используя диалоговое окно Мастер функций). Если ввести функцию Commission,
которая хранится в личной книге макросов, например, следующим образом
=Commission(C9, CIO)
(предполагается, что в ячейке С9 указана общая сумма продаж, а в ячейке СЮ —
число продаж), то Excel вернет сообщение об ошибке #NAME?. Чтобы Excel правильно
рассчитала комиссионные и не выдавала сообщение об ошибке, создайте следующую
формулу:
= Personal .xls ! Commission (C9, СЮ)
Вы сможете не вводить имя файла при указании пользовательской функции в ячейке,
если сохраните файл книги, содержащий функцию в специальном файле надстройки
(подробнее о надстройках см. главу 3 книги 1). Если книга с пользовательской функцией
666 Кшаа 9. €xcel и
сохранена в файле надстройки, ее можно будет поместить в любую книгу с помощью

команды Сервисе Надстройки.
Чтобы преобразовать книгу с определенными пользователем функциям в надстройку,
1. Откройте в Excel книгу, в которой сохранена пользовательская функция.

Убедитесь, что все пользовательские функции работают корректно.
2. Выберите команду Сервис^Макросы^Редактор Visual Basic из меню Excel
или нажмите <Alt+F11>.
Откроется диалоговое окно редактора Visual Basic. В окне Project Explorer будут
содержаться пользовательские функции. Теперь установите защиту рабочей кни-
ги, чтобы никто, кроме вас, не смог изменить ее содержимое.
3. Выполните команду Tools^VBAProject Properties (Сервис^Свойства проекта
VBA) в меню редактора Visual Basic.
Откроется диалоговое окно VBAProject— Project Properties (рис. 2.14), содержа-
щее вкладки General (Общие) и Protection (Защита).
4. Перейдите на вкладку Protection и установите флажок Lock Project for Viewing
(Заблокировать просмотр проекта).
В результате другие пользователи не смогут просматривать функции и изменять
их. Далее необходимо ввести пароль, который запретит другим пользователям из-
менять настройки защиты.
5. Щелкните в текстовом поле Password (Пароль), введите пароль и повторите его
в поле Confirm Password (Подтвердите пароль), затем щелкните на кнопке ОК.
Далее вернитесь в книгу, чтобы добавить заголовок и описание нового файла над-
стройки.
6. Щелкните на кнопке View Microsoft Excel в панели Standard.
General detection
rlodt project —
17 Lock project for viewing
Password to view project properties
Password p~
Confirm password j "*1
Caned
.Puc. 2.14. Защита VBA-кода от внесения изме-

нений другими пользователями
JUaSa 2. JfyoifuutMufioeanue g V£A 667
Вы возвратитесь в рабочий лист Excel. Перед сохранением рабочей книги в качест-

ве файла надстройки добавьте заголовок и описание пользовательских функций.
Эта информация будет отображаться в диалоговом окне Надстройки при выборе
файла надстройки.
7. Выберите команду Файл^Свойства (File=>Properties) из меню Excel.
Откроется диалоговое окно Свойства (Properties) (рис. 2.15) с выбранной вклад-
кой Документ (Summary). В поле Название (Title) введите краткое название над-
стройки и описание ее функций.
8. Щелкните на поле Название, укажите заголовок надстройки и в поле Заметки
(Comments) введите описание функций. Щелкните на кнопке ОК.
Теперь все готово для сохранения надстройки в специальном файле.
9. Выполните команду Файл<=>Сохранить (File^Save) в меню Excel.
Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save). В нем следует изме-
нить тип файла с книги Excel (* .xls) на файл надстройки Excel (*.xla) и указать
имя файла, которому будет присвоено расширение xla.
10. Щелкните на раскрывающемся списке Тип файла (Save as type) и выберите элемент
Надстройка Microsoft Excel (*.xla) (Microsoft Excel Add-In).
В раскрывающемся списке Папка (Save in) откроется папка Addlns, в которой
перечислены названия сохраненных ранее надстроек.
11. Щелкните в поле Имя файла (File name) и внесите необходимые изменения в имя фай-
ла (не изменяя его расширения). После этого щелкните на кнопке Сохранить (Save).
Если вы сохранили рабочую книгу в качестве надстройки, значит, все готово для акти-
визации надстройки. Созданные функции можно будет использовать в любой книге.
О&дие [Докует . Статистика '; состав j; Прочие !
U Создать рисунок для предварительного проснотра
СЖ
Рис. 2.15. Создание заголовка и описания

новой надстройки
668 Книга 9. Sxcelu
12. Выберите команду СервисоНадстройки (ToolsOAdd-Ins) из меню Excel.

Откроется диалоговое окно Надстройки, в котором перечислены названия всех
доступных надстроек. Добавьте в этот список название новой надстройки.
13. Щелкните на кнопке Обзор (Browse) в диалоговом окне Надстройки.
Откроется диалоговое окно Обзор, в котором будет отображено содержимое пап-
ки Addlns.
14. Щелкните на названии новой надстройки, а затем — на кнопке ОК.
Диалоговое окно Обзор закроется, а в списке диалогового окна Надстройки по-
явится новая надстройка. Теперь установите флажок рядом с названием надстрой-
ки и щелкните на кнопке ОК (рис. 2.16).
Надстройки
Доступные надстройка.'.
Analysis TooSPak -VB А
Мастер подстановок
Мастер суммирования
Пакет анализа
Пересчет в евро
Поиск решемий
Автоматизация..
] Помощник по Интернету
Пользовательская функция
Рис. 2.16. Активизация новой надстрой-

ки в диалоговом окне Надстройки
15. Установите флажок перед именем новой надстройки и щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Надстройки закроется. В дальнейшем вы сможете применять
пользовательские функции, содержащиеся в файле надстройки, вводя их названия
прямо в ячейки (не обращаясь к диалоговому окну Мастер функций).
цказсинель
Analysis ToolPak, 311 R1C1.29
dBASE, 420 SharePoint Team Services, 437

Sharepoint-узел, 437
администрирование, 444
добавление рабочей книги, 452
Encarta World Dictionary, 194 добавление страницы, 441
домашняя страница, 439
дочерняя страница, 440
импорт списка, 453
FTP, 633 настройка, 438
подключение, 449
H пользователь, 445
приглашение, 446
HTML, 603 . STS, 437
HTTP, 633
и
UNC, 633
IntelliMouse, 82 URL, 633
.
Lotus 1-2-3,420 VBA, 637; 645

VBE, 645
Visual Basic for Applications, 637
M
Microsoft Exchange Server, 399
w
Web-документ, 82
Web-запрос, 618
Paradox, 420 редактирование, 620
создание, 618
Web-страница
Q добавление данных, 608
Quattro Pro, 420 добавление интерактивности, 608
изменение диаграммы, 616
670
интерактивная, 603
редактирование, 616
сводной таблицы, 614 Введите вопрос, 55
сортировка данных, 613 Ввод данных, 106
статическая, 603 голосовой, 120
фильтрация данных, 613 ограничение, 109
экспорт в Excel, 617 проверка значений, 117
WordArt, 506 рукописный, 122
фиксированный десятичный формат, 110
Вешка разбиения, 203
Влияющая ячейка, 291
XML, 603 поиск, 294
Внедрение, 424
Внешние данные, 547
Возвращение операций, 174
Автовосстановление, 85; 125 Восстановление, 66
Автовыделение, 130 Время, 305
Автозавершение, 107 интервал, 307
Автозамена, 108 формат, 105
Автозаполнение, 111; 259 функция, 315
выбор последовательности, 113 Вставка
создание списка, 114 параметры, 186
Автоподбор ширины текста, 147 специальная, 188
Автосумма, 251 строк и столбцов, 202
Автофигура, 503 функции, 249
Автофильтр, 534 ячейки, 177
наложение условия по списку, 536 Выбор принтера, 229
пользовательский, 537 Выравнивание, 146
применение, 534 вертикальное, 147
Автоформат, 155 горизонтальное, 146
параметры, 156 ориентация, 150
сводной таблицы, 590 по центру выделения, 147
Администрирование, 444 с заполнением,147
Адрес ячейки, 29 Вырезание и вставка, 185
Апплет, 69 Высота строки
Аргумент, 249 автоподбор, 137
База данных, 30; 515

Гиперссылка, 623; 632
изменение, 517
добавление, 624
проектирование, 516
добавление в строку меню, 631
расширенный фильтр, 538
добавление на панель инструментов, 629
фильтрация, 533
копирование, 628
функции, 545
переход, 626
Библиотека документов, 442
удаление, 628
Буфер обмена, 185; 419
Гипертекст, 623
цказси&ем 67 f
Гистограмма, 484 пользовательского типа, 489

Голосовая команда, 50 пузырьковая, 488
Граница, 153 редактирование, 469; 479
добавление, 153 ряд данных, 476
График, 485 с областями, 486
Графический объект, 493 сводная, 597
Группа создание, 464
рабочих листов, 217 таблица данных, 479
Группирование объектов, 498 текст, 472
тип, 484
2) точечная, 486
угол просмотра, 483
Данные, 101 удаление, 484
альтернативный ввод, 122 элементы, 461
ввод, 106 Диалоговое окно
вычисляемые значения, 105 Автозамена, 108
дата и время, 104 Автоформат, 155
замена, 193 Анализ данных, 350
значение, 103 Аргументы функции, 250; 258
консолидация, 223 Безопасность, 642
поиск, 190 Библиотека диаграмм, 508
проверка правописания, 195 Верхний колонтитул, 242
сохранение, 124 Вставка вычисляемого поля, 592
текст, 101 Вставка имени, 273; 274
Дата, 305 Вставка скопированных ячеек, 188
изменение краткого формата, 306 Выберите, какие файлы включить в
интервал, 307 книгу, 390
формат, 105 Выбор источника данных, 548; 620
функции,308 Выбор места в документе, 625
Диаграмма, 461 Выбор цвета ярлычка, 215
биржевая, 489 Выбор: пользователи или группы, 411
внедренная, 463 Высота строки, 137
гистограмма, 484 Вычисление поля сводной таблицы, 590
график, 485 Вычисление формулы, 300
добавление данных, 482 Группирование, 211
кольцевая, 487 Диспетчер сценариев, 565
круговая, 485 Добавление гиперссылки, 624
легенда, 473 Добавление клипов в коллекцию, 509
лепестковая, 487 Добавление ограничения, 577
линейчатая, 485 Добавление представления, 183; 213
линии сетки, 475 Добавление рисунка, 509
линия тренда, 483 Добавление сценария, 565
организационная, 508 Добавление ячеек, 177
ось, 473 Дополнительная настройка импорта
параметры, 469 текста, 423
печать, 491 Дополнительные параметры поля
поверхностная, 487 сводной таблицы, 590
подписи осей, 471 Запись макроса, 638
67-2
Зашита книги, 415 Переход, 44; 132; 296

Защита общей книги, 416 Печать, 57; 229
Значение ячеек сценария, 566 Подбор параметра, 571
Изменение гиперссылки, 628 Подложка, 215
Изменение размера списка, 457 Подсказка для гиперссылки, 625
Изменение текста WordArt, 506 Подтверждение пароля, 402
Изменить веб-запрос, 620 Поиск решения, 576
Импорт внешних данных, 553 Пользовательский автофильтр, 537
Импорт данных, 620 Помощник, 62
Исправления, 382 Представления, 183; 213
Итоги, 530 Предупреждение об открытии
Коллекция WordArt, 506 вложения, 395
Консолидация, 224 Применение имен, 276
Линия тренда, 483 Принтеры и факсы, 229
Макрос, 641 Принтеры, 229
Маршрут, 397 Присвоение имени, 270
Мастер импорта и экспорта, 430 Проверка вводимых значений, 117
Мастер подстановок, 360 Просмотр исправлений, 387
Мастер сводных таблиц и диаграмм, 583 Публикация веб-страницы, 606
Мастер суммирования, 340 Публикация списка на узле SharePoint, 456
Мастер текстов (импорт), 420 Разрешение конфликтов, 385
Мастер функций — шаг 1 из 2,256 Разрешения, 411
Масштаб, 179 Разрешить изменение диапазонов, 410
Настройка, 48 Расширенный фильтр, 538
Надстройки, 86 Результат подбора параметра, 571
Назначить гиперссылку - Открыть, 629 Результаты поиска решения, 578
Назначить макрос, 643 Свойства папки,166
Найти и восстановить, 66 Свойства речи, 200
Найти и заменить, 190 Свойства, 166
Настройка веб-запроса, 620 Снять защиту книги, 416
Настройка региональных параметров, 306 Создание веб-запроса, 618
Настройка службы индексирования, 171 Создание запроса, 551
Настройка, 70; 206; 643 Создание из имеющейся книги, 100
Нижний колонтитул, 242 Создание нового источника данных, 548
Новый диапазон, 411 Создание списка, 456
Орфография, 196 Создать имена, 273
Открытие документа, 164 Соответствие полей, 433
Отменить защиту общей книги, 417 Сортировка, 523
Отчет по сценарию, 569 Сохранение документа, 124; 402; 403
Параметры автоматического импорта, 509 Сохранить рабочую область, 223
Параметры диаграммы, 469; 475 тип диаграммы, 465 )
Параметры поиска решения, 579 Специальная вставка, 188; 427
Параметры сводной таблицы, 594 Список полей сводной таблицы, 586
Параметры сортировки, 528 Стиль, 160
Параметры сохранения, 402 Таблица подстановки, 561
Параметры страницы, 232; 240 Удаление ячеек, 175
Параметры, 78 Условное форматирование, 156
Переместить или скопировать лист, 222 Формат легенды, 473
указш&еиь 673
Формат надписи, 505 создание, 550

Формат оси, 473 Запрос внешних данных, 547
Формат рисунка, 500 Защита
Формат ряда данных, 476 изменение диапазонов, 410
Формат элемента данных, 476 общедоступной книги, 416
Формат ячеек, 141 рабочей книги, 401; 415
Шаблоны, 92
Ширина столбца, 135
Экспорт файла, 431 и
Язык и региональные стандарты, 306 Избранное, 164
Диапазон, 127 Изображение, 493
выделение, 128 вставка в рабочий лист, 509
имя, 127; 133; 269 настройка, 510
пароль, 411 позиционирвание, 499
печать, 237 привязка к сетке, 495
сохранение в формате HTML, 606 свойства, 500
транспонирование, 364 Импорт текста, 420
Диапазон массива, 265 Имя диапазона, 269
Диапазон условий, 538 вставка в формулу, 274
Диспетчер сценариев, 565 использование в формулах, 276
Добавление редактирование, 278
библиотеки документов, 444 создание, 270
пользователя SharePoint-узла, 445 Исправления, 378
страницы Sharepoint-узла, 441 Источник данных, 547 I
строк и столбцов, 203 создание, 547
Доступ к книге, 378 Источник ошибки, 298
Исходная книга, 224
Исходная область, 224
Итерация, 283
Журнал, 164 Итоги, 529
Зависимая ячейка, 291 Картинка, 508

поиск, 297 вставка в рабочий лист, 509
Загрузка шаблона, 95 поиск, 509
Задний план, 497 Каталог автозагрузки, 83
Закрепление областей, 179 Квадратный корень, 337
Заливка, 154 Клавиатурный ввод данных, 106
Замена данных, 193 Ключ сортировки, 522
Запись, 515 Колонтитул, 242
добавление, 519 создание, 242
поиск, 520 Комментарий, 659
правка, 520 Конкатенация, 372
сортировка, 522 Конкатенация строк, 254
удаление, 522 Консолидация, 223
Запись макроса, 638 по категориям, 227
Запрос, 547 по расположению, 225
67 У JfyeqM&fiHAui
связь с исходными данными, 228 контекстное, 48

Константа, 250 создание, 76
именованная, 271 Метод перетаскивания, 184
Критерий отбора, 540 Минимум, 344
вычисляемый, 542 Модуль, 647
переименование, 647
Легенда, 473
Линии сетки, 475 Надпись, 504
Линия тренда, 483 редактирование, 505
добавление, 483 создание, 504
Лист, 28 формат, 504
Личная книга макросов, 638 Надстройка, 86
активизация, 668
м создание, 665
создание описания, 667
Макрос, 637 установка, 86
безопасность, 642 Настройка
воспроизведение, 641 Sharepoint-узла, 438
запись, 638 Неприлагаемый текст, 462
назначение кнопки, 642
назначение команды меню, 643
печать исходного кода, 650 о
редактирование, 649 Область задач, 40
создание, 658 Буфер обмена, 187
Максимум, 344 Вставка картинки, 508
Маркер заполнения, 259 Обычный поиск файлов, 168
Маркер изменения размера, 495 Расширенный поиск, 169
Маркер изменения формы, 495 результаты поиска, 169
Маркер поворота, 493 Создание книги, 164
Маршрутизация, 397 Область назначения, 224
Массив, 265 Область печати, 238
Массив констант, 265 Объединение книг, 390
Мастер Объединение ячеек, 140
импорта и экспорта, 430
текстов, 420 Объект
Мастер диаграмм, 464 группирование, 498
Мастер запросов, 551 Ограничение, 575
Мастер подстановок, 87; 360 Окно кода, 647
Мастер сводных таблиц и диаграмм, 583 Окно контрольного значения, 301; 651
Мастер суммирования, 87; 340 Окно локальных значений, 65 1
Масштаб, 179 Округление, 334
по выделению, 179 вверх, 334
Математические функции, 333 вниз, 334
Медиана, 345 до нечетного, 336
Менеджер проекта, 647 до целого, 334
Меню, 46 до четного, 336
цказеиКель 675
с заданной кратностью, 336 Рисование, 495

Оператор, 249; 254 Сводные таблицы, 586
арифметический, 254 создание, 74
конкатенации, 254 Стандартная, 38; 137
объединение, 254 Текст-в-речь, 199
пересечение, 254 Форматирование, 38; 137; 505
приоритет, 255 Панорамирование, 82
сравнения, 254 Параметры вставки, 186
текстовый, 254 Параметры доступа, 380
Ориентация текста, 147 Пароль, 401
Ось, 473 диапазона, 411
Отмена операций, 173 для изменения, 403
Отслеживание изменений, 382 для открытия, 404
Отчет, 569 изменение, 405
Очистка, 175 удаление, 405
Ошибка, 285 установка, 402
#ДЕЛ/0!, 286 Передний план, 497
#ЗНАЧ!, 286 Пересчет формул, 279
#ИМЯ?, 286 Печать
#Н/Д, 286 диаграммы, 491
#ПУСТО, 286 диапазона, 237
«ССЫЛКА!, 286 исходного кода макроса, 650
#ЧИСЛО!, 286 отмена, 239
вывод сообщения на печать, 303 параметры, 236
зависимости, 291 справки, 57
параметры, 301 формул, 239
поиск, 288 Планшет для письма, 122
сообщение, 285 Планшет для рисования, 123
фоновая проверка, 302 Подбор параметра, 570
на диаграмме, 572
Пакет анализа, 86
я Подключение к SharePoint-узлу, 449
Подложка, 215
Панель инструментов Подписи осей,471
WordArt, 507 Подсчет ячеек, 346
Веб-узел, 627 непустых, 348
Внешние данные, 555; 620 по условию, 349
Границы, 154 Поиск
Зависимости, 291 данных, 190
изменение, 71 двусторонний, 356
настройка, 69 записи, 520
Настройка изображения, 510 значения, 354
Организационная диаграмма, 508 рабочей книги, 167
Остановить запись, 640 Поиск решения, 87; 574
параметры, 38 загрузка модели, 580
плавающая, 54 отчет, 581
пристыкованная, 53 параметры, 578
Рецензирование, 390; 504 подключение, 576
JtftecjMeifiHMU цказсинель
применение, 576 новая, 100

сохранение задачи, 580 общедоступная, 378
условия задачи, 575 объединение, 390
Поле, 515 ограничение доступа, 389
вычисляемое, 516 открытие, 163
имя, 515 отслеживание изменений, 382
Полоса прокрутки, 44 параметры доступа, 380
Поля, 232 перемещение листов, 221
Пользовательская функция, 660 поиск, 167
использование, 663 представление, 165
описание, 661 проектирование, 98
создание, 660 режимы открытия, 167
сохранение в файле надстройки, 665 реорганизация, 213
Помощник Office, 60 свойства, 82
коллекция, 63 совместное использование, 450
настройка, 62 сохранение в формате HTML, 607
Порядок сортировки, 523 Рабочая область, 40; 37; 222
Предварительный просмотр листа, 231 сохранение, 223
Представление, 165; 182; 213 Рабочий каталог, 83
применение, 183 Рабочий лист, 28
свойства, 166 группа, 217
создание, 183 добавление, 216
таблица, 165 защита, 406
Приглашение, 446 навигация, 42
Прилагаемый текст, 462 отправка, 393
Примечание, 390 переименование, 214
отображение, 392 перемещение, 216
правка, 392 представление, 177
создание, 390 разделение областей, 203
сокрытие, 392 реорганизация, 201
удаление, 393 снятие защиты, 409
формат, 392 сокрытие, 217
Принтер, 229 сохранение в формате HTML, 604
выбор,229 сравнение, 218
Приоритет операторов, 255 структура, 206
Проверка правописания, 195 удаление, 216
параметры, 197 ярлычок, 45
Проект, 647 Разделитель разрядов, 423
Проектирование книги, 98 Разметка страницы, 233
Разрешение, 446
Распознавание речи, 50; 120
Расположение окон, 220
Рабочая книга, 34 Редактирование
быстрый поиск, 171 Web-запроса, 620
добавление на SharePoint-узел, 452 внедренных данных, 427
доступ, 378 гиперссылки,628
защита, 401; 415 диаграммы, 469
навигация, 44 записи, 520
677
надписи, 505 Слой,496

связанных данных, 429 Служба индексирования, 171
формулы, 251 Смарт-тег, 433
Редактор Visual Basic, 645 активизация, 434
поиск и замена, 651 добавление, 435
справка, 648 Совет дня, 64
Редактор кнопок, 70 Соглашения об именовании, 134
Режим Создание
предварительного просмотра, 231 Web-запроса, 618
разметки страницы, 233 гиперссылки, 624
редактирования, 172 диаграммы, 464
Решение, 92 запроса, 550
установка, 92 имени диапазона, 270
Рукописный ввод, 122 колонтитула, 242
Ряд данных, 476 макроса, 638; 658
графическое изображение, 478 надписи, 504
редактирование, 480 отчета по сценарию, 569
формирование, 480 пользовательской функции, 660
функция РЯД, 483 примечания, 390
сводной диаграммы, 597
сводной таблицы, 583
словаря, 198
Сводная диаграмма, 597 стиля,160
изменение, 599 структуры, 206
создание, 597 сценария, 565
Сводная таблица,583 таблицы подстановки, 560
автоформат, 590 условного формата, 156
вычисляемое поле, 592 формулы массива, 266
замена полей столбцов и строк, 588 шаблона, 97
изменение функции вычисления представления, 183
итогов, 591 Сокрытие рабочего листа, 217
параметры, 594 Сообщение об ошибке, 285
создание, 583 Сортировка, 522
форматирование, 590 ключ, 522
Свойства изображения, 500 по многим полям, 526
Свойства рабочей книги, 82 порядок, 523
Связанная формула, 278 Сохранение
Связывание, 424 рабочей области, 223
Сетка Сохранение данных, 124
сокрытие, 152 Специальная вставка, 188
Символ-разделитель, 420 Список
Символы структуры, 206 изменение размера, 457
Синтаксис, 257 испорт на SharePoint-узел, 453
Синтаксический анализ, 420 преобразование в диапазон, 457
Синхронная прокрутка, 218, публикация на SharePoint-узле, 456
Скрепыш, 55 создание из электронной таблицы, 453
Словарь, 198 экспорт в Excel, 458
создание, 198 Список данных, 30
678
Справочные материалы, 194 создание, 565

Справка, 56 создание отчета, 569
в Internet, 65
контекстно-зависимая, 648
печать, 57 Ж
по Visual Basic, 648 Таблица данных, 479; 515
совет дня Office, 64 Таблица подстановки, 560
Содержание, 59 с двумя переменными, 563
Среднее, 344 с одной переменной, 560
Ссылка, 254 создание, 560
абсолютная, 262 Текст, 101
смешанная, 264 Тип
циклическая, 281 проверка, 368
Степень, 337
дробная, 337
Стиль, 158
объединение, 162 Удаление
применение, 161 гиперссылки, 628
создание, 160 диаграммы, 484
Столбец записи, 522
автоподбор ширины, 135 пароля, 405
вставка, 202 рабочего листа, 216
добавление, 203 строк и столбцов, 202
сквозной, 245 структуры, 213
сокрытие, 136 условного формата, 158
удаление, 202 ячейки, 175
Строка Узор, 154
автоподбор высоты, 137 Уровень структуры, 209
вставка, 202 управление, 210
добавление, 203 Условный формат, 156
сквозная, 245 создание, 156
удаление, 202 удаление, 158
Строка заголовка, 36; 37 Установка
Строка меню, 37 надстройки, 86
Строка состояния, 41
Строка формул, 39
Структура, 206
символы, 206 Файл рабочей книги, 34
создание, 206 Форма данных, 518
стили, 208 Формат
удаление, 213 автоформат, 155
уровень, 209 надписи, 504
СУММ, 250 по образцу, 140
Суммирование, 338 примечания, 392
по условию, 338 условный, 156
Сценарий,565 числовой, 141
объединение, 568 элементов диаграммы, 470
применение, 567 Форматирование
ель 679
сводной таблицы, 590 статистическая, 344

Формула текстовая, 369
вычисление, 300 транспонирования, 364
копирование, 259 ЧАС, 316
массива, 264 ЧИСТРАБДНИ.312
пересчет, 279
печать, 239
редактирование, 251 Ц
связанная, 278 Циклическая ссылка, 281
Формула массива, 264
создание, 266
Функции Числовой формат, 141
статистические в Analysis ToolPak, 350 дополнительный, 143
Функция, 40; 249 создание, 145
InputBox, 655
аргумент, 249
базы данных, 545 ш
ВРЕМЯ, 316 Шаблон, 91
ВРЕМЯЗНАЧ,316 загрузка, 95
вставка, 249; 256 создание, 97
ГИПЕРССЫЛКА, 632 сохранение, 94
ГОД, 310 Ширина столбца
ДАТА, 308 автоподбор, 135
ДАТАЗНАЧ, 309 настройка, 135
ДАТАМЕС,312 стандартная, 136
ДЕНЬ, 310 Шрифт, 151
ДЕНЬНЕД, 310 настройка атрибутов, 152
ДНЕЙ360, 311
ДОЛЯГОДА, 314
ЕОШИБКА, 291
ЕСЛИ, 287 Экранная клавиатура, 123
информационная, 365 Экспорт списка в Excel, 458
КОНМЕСЯЦА, 312 Элементы диаграммы, 461
логическая, 286 формат, 470
математическая, 333
МЕСЯЦ, 310
МИНУТЫ, 316 Я
НОМНЕДЕЛИ, 313 Языковая панель, 51; 120
поиска, 353 Ярлык, 32
пользовательская, 659 Ярлычок, 214
РАБДЕНЬ,314 цвет, 214
РЯД, 483 Ярлычок листа, 45
СЕГОДНЯ, 308 Ячейка, 28
СЕЙЧАС, 315 адрес, 29
СЕКУНДЫ, 316 активная, 30
синтаксис, 257 влияющая, 291
ссылок, 363 вставка, 177; 186
Научно-популярное издание
Грег Харвей
Excel2003уил "чайников".
Лсиный справочник
•
В издании использованы карикатуры американского художника
Рича Теннанта
Литературный редактор О.В.Ожигова

Верстка А.В. Шаксюк
Художественный редактор С.А. Чернокозинский
Корректоры З.В. Александрова,
Л.А. Гордиенко
Издательский дом "Вильяме".

101509, Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 1.
Изд. лиц. ЛР № 090230 от 23.06.99
Госкомитета РФ по печати.
Подписано в печать 03.11.2004. Формат 70x100/16.

Гарнитура NewtonC. Печать офсетная.
Усл. печ. л. 54,90. Уч.-изд. л. 43,30.
Тираж 3000 экз. Заказ № 1090.
Отпечатано с диапозитивов в ФГУП "Печатный двор"

Министерства РФ по делам печати, телерадиовещания
и средств массовых коммуникаций.
197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.
BESTSEtUNG
BOOK
I SERIES
В Excel предусмотрено множество сочетаний клавиш, которые облегчают

и ускоряют работу с программой. Эти сочетания приведены в Шпаргалке,
которую мы советуем всегда держать под рукой.
Клавиши, исмищемые уил/uufoiKbi смю&ами книги

Клавиша Назначение
<Ctrl+Page Down> Активизирует следующий лист рабочей книги
<Ctrl+Page Up> Активизирует предыдущий лист рабочей книги
<Shift+Ctrl+Page Down> Выделяет текущий и следующий листы рабочей книги
<Shift+Ctrl+Page Up> Выделяет текущий и предыдущий листы рабочей книги
<Shift+F11> или Добавляет в книгу новый лист
<Alt+Shift+F1>
<А11+МЛИ> Переименовывает активный лист (Формат*Лист=>Переименовать)
<А11+МЛЫ> Скрывает активный лист (ФорматоЛист^Скрыть)
<А11+МЛО> Отображает активный лист (Формат"*Лист<*Отобразить)
<АК+МЛЦ> Задает новый цвет ярлычка активного листа (Формат^Лист^Цвет
ярлычка)
<Alt+nM> Перемещает или копирует активный лист (Правка^Переместить/
Скопировать лист)
<А1НПУ> Удаляет активный лист (Правка^Удалить)
f(jLa£ui/uu, используемые для пе/г£ме1ценмл по uucifaf

Клавиши со стрелками Перемещает табличный курсор на одну ячейку в указанном
(-, Т, -*, 1) направлении
<С1г+клавиши со Перемещает табличный курсор на край активного блока данных
стрелками (<-, Т, -», i)> (диапазона ячеек, ограниченного пустыми ячейками или границей
листа) в указанном направлении
<Home> Перемещает табличный курсор в начало текущей строки
<Ctrl+Home> Перемещает табличный курсор на первую ^чейку листа (А1) '
<Ctrl+End> Перемещает табличный курсор на последнюю ячейку активной
области (на пересечении последней занятой строки и последнего
занятого столбца)
<PageDown> Перемещает табличный курсор на один экран вниз
<Page Up> Перемещает табличный курсор на один экран вверх
<Alt+Page Down> Перемещает табличный курсор на один экран вправо
<Alt+Page Up> Перемещает табличный курсор на один экран влево
'<Tab> Перемещает табличный курсор на следующую незаблокированную
ячейку в защищенном листе
<Shift+Tab> Перемещает табличный курсор на предыдущую незаблокированную
ячейку в защищенном листе
£jccet2003
BESTSELUNG
BOOK
SERIES
Клавиши, используемые для ввода данных

Клавиши со Завершает ввод данных в ячейку и перемещает табличный курсор на
стрелками («-, |, ->, |) следующую ячейку в указанном направлении
' <Enter> Завершает ввод данных в ячейку и перемещает табличный курсор на
одну ячейку вниз
. <Shift+Enter> Завершает ввод данных в ячейку и перемещает табличный курсор на
одну ячейку вверх
<Ctrl+Enter> Завершает ввод данных во все ячейки выделенного диапазона
<Alt+Enter> Начинает новую строку в содержимом ячейки
<Tab> Завершает ввод данных в ячейку и перемещает табличный курсор на
одну ячейку вправо
KShift+Tat» Завершает ввод данных в ячейку и перемещает табличный курсор на
одну ячейку влево
•<Esc> Отменяет редактирование активной ячейки
' <Ctrl+' (апостроф)> Копирует в активную ячейку формулу из вышестоящей ячейки
<Ctrl+Shift+" Копирует в активную ячейку значение формулы из вышестоящей ячейки
' (кавычки)>
<Ctrl+' (акце«г)> В рабочем листе производит переключение между формулами и их
значениями
<Ctrl+;> Помещает текущую дату в активную ячейку
•<Ctrl+Shift+;> Помещает текущее время в активную ячейку
Клавиши, используемые уил freqaiafiufiofaMUA соуе/окимого ячеек

<F2> Переводит ячейку, на которой стоит табличный курсор, в режим
редактирования и помещает точку вставки в ее конец
<Shift+F2> Переводит примечание к активной ячейке в режим редактирования и
помещает в него точку вставки
• <Backspace> Удаляет символ в ячейке слева отточки вставки
<Delete> Удаляет символ в ячейке справа отточки вставки, если ячейка находится
в режиме редактирования, в противном случае очищает содержимое
активной ячейки
• <Esc> Отменяет правки в активной ячейке
,<Enter> Завершает редактирование активной ячейки
»<Ctrl+CC> Открывает панель задач Буфер обмена
I <Ctrl+C> Копирует выделенный элемент в буфер обмена
. <Ctrl+X> Вырезает выделенный элемент в буфер обмена
<Ctrl+V> Вставляет последний скопированный или вырезанный элемент из буфера
обмена
' <Ctrl+- (дефис)> Открывает диалоговое окно Удаление ячейки, в котором можно задать
» направление сдвига оставшихся ячеек (влево или вверх)
<С1г1+8Ш++(плюс)> Открывает диалоговое окно Вставка ячейки, в котором можно задать
направление сдвига существующих ячеек (вправо или вниз)
^<Ctrl+Z> Отменяет последнюю операцию
r<Ctrl+Y> Повторяет последнюю операцию
ниг в 1 — ключ
спешной работе
в Excel
Эта книга
поможет вам:
создавать электронны
таблицы
профессионального ви,
организовыва ть
информацию
и обмениваться данны
разных книг
работать над проектам
в команде, используя
SharePoint
Великолепный справочник применять в таблицах
формулы и функции
по разработке электронных создавать и обрабатыв.
таблиц, управлению данными базы данных
визуализировать данны
и удобной настройке Excel используя диаграммы
и графические элемент
Программа Excel обладает невероятными создавать статические
возможностями, которые часто описываются и динамические Web-
страницы, содержащие
настолько сложно, что разобраться в них под силу электронные таблицы
только специалисту. автоматизировать рабо
Эта книга объясняет все простым и понятным в Excel с помощью
макросов и программи-
языком! Вы узнаете, как использовать рования на VBA
разнообразнейшие функции Excel, и, что не менее
важно, сделаете это в максимально сжатые сроки.
Об авторе
Грег Харвей - специали>
ормация для
имеющий многолетний
в стиле опыт в области обучения
работе с программным
••ЧАЙНИКОВ"
олее 50 книг по этой
ISBN 5-8459-0722-5
Категория: электронные
таблицы/Excel For Dummies
Уровень: для начинающих A Branded Imprint
и рядовых
пользователей
Посетите "Диалектику" в Internet по

адресу: http://www.dialektika.com "785845"907226 ДиДЛЕКПШКА

MS Excel 2003 Для Чайников Полный Справочник

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

MS Excel 2003 Для Чайников Полный Справочник

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

замечательной^

Москва » Санкт-Петербург » Киев

Компьютерное издательство "Диалектика"

По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу:

Данная книга содержит подробное описание последней версии популярной

Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соот-

Copyright © 2005 by Dialektika Computer Publishing.

ISBN 5-8459-0722-5 (рус.) © Компьютерное изд-во "Диалектика", 2005

Книга /. Основы, excel. 25

Книга 2. Создание fta&Hux /Ка&ищ 89

Книга 3. Фо[>мимл и функции, 247

Книга У. Со&иеаКное исшиьзование frafotux iKa&iuu, 375

Книга 5. jbuaifiaMMM и tfuuf»uneciate эммешКы 459

Книга 6. Управление данными 513

Книга 7. Анализ данных 557

Книга 8. £xcei и Web '. 601

Книга 9. Cxcel и V8J. 635

/6шт /. Осшйм Sxcel 25

Книга 2. Создание fiaJ&tux ifiadUuu, 89

Отменить и Вернуть 173

Печать рабочего листа 236

Книга 3. Фо(1мцмл и функции 247

Изменение параметров общедоступных рабочих книг 380

Экспорт списка в рабочую таблицу Excel 457

Книга 5. j&uatfioMMM и графические ллемешны 459

Книга 6. Управление данными 513

Сортировка полей таблицы данных 527

Книга 7. Анализ данных 557

Книга f. £xcd. и Web 601

Добавление интерактивности 608

Книга 9. Cxcel и VBJ. 635

Перейдем к аппаратному и программному обеспечению. Наверняка вы имеете доступ

о[ианизована aina книга

Книга /. Основы excel

Книга 2 . Создание [юЯочих /на&шц

Книга 3 . Формулы и функции

Книга У. Совместное использование

В книге 4 описаны способы совместной работы над данными электронных таблиц.

Книга 5 . диаграммы и графические элементы

Книга 6 . Управление данными

реорганизации данных в списках с помощью сортировки и использования промежуточ-

Книга 7. Анализ данных,

Книга <?. excel и Web

Книга 9. excel и У8Л

Эта пиктограмма указывает на полезные (по мнению автора) сведения, кото-

Данная пиктограмма представляет информацию, которую для успешной ра-

Такая пиктограмма предупреждает о том, чего делать ни в коем случае нельзя.

Рядом с этой пиктограммой изложена утомительная техническая информа-

Ждем, всиьих, огпзывов!

i/ режде, чем приступить к работе с Excel, необходимо понять, какие именно

H,ffLo nfieqciHa&isieiH codou excel

Рис. /. 1. Рабочий лист Excel

Каждая ячейка электронной таблицы может содержать собственные данные,

Основное преимущество обычной системы адресации заключается в том, что она

Отключение системы ссылок I

'£ние шаОивной лчейки

Обратите внимание, что практически во всех электронных таблицах названия имеют

Адрес ячейки в поле Имя

Рис. 1.3. Так выделяется активная ячейка

Данные, введенные в ячейки таблицы или списка (подробнее о вводе данных

Вызов nftotftoMMbi с панели задач, Windows

Зам/etc &ccel с (гаЗоъега анола или с панели задач.

Рис. 1.4, Меню Пуск после добавления элемента Microsoft Excel

2. В меню Пуск щелкните на элементе Найти, а затем — на Все файлы и папки