Утверждено приказом

Министерства иностранных дел

Республики Узбекистан
№1447 от 3 декабря 2016г.

Порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц

поступающих по виртуальной системе электронного документооборота

1. Настоящий порядок разработан в соответствии с постановлением

Кабинета Министров Республики Узбекистан №366 от 27.10.2016г. «Об
ответственности руководителей министерств и ведомств, хозяйственных
объединений, председателя Совета Министров Республики
Каракалпакстан, хокимов областей, городов и районов за безусловное
выполнение требований Закона Республики Узбекистан «Об обращениях
физических и юридических лиц».
2. Обращения, поступающие в МИД РУ по виртуальной системе
межведомственного электронного документооборота (далее-ВСМЭД),
регистрируются в СЭД «Hermes+» в форме электронных обращений.
3. Принятие, регистрация и направление обращений на рассмотрение
осуществляется Канцелярией.
4. Электронные обращения должны быть распечатаны на бумаге в
день поступления, а в случае поступления после окончания рабочего
времени - на следующий рабочий день.
5. Электронные обращения (распечатанные) регистрируются в
Канцелярии путем внесения соответствующих записей в СЭД «Hermes+»,
заполнения учетной карточки и проставления регистрационного штампа в
нижней левой части первой страницы обращения.
В СЭД «Hermes+» указываются порядковый номер обращения,
фамилия, имя и отчество обращающегося физического лица (фирменное
название юридического лица), краткое содержание и дата принятия
обращения.
В регистрационном штампе указываются дата поступления
обращения и регистрационный номер.
Порядковые номера обращений исчисляются заново с начала каждого
года.
6. Зарегистрированные обращения вносятся на рассмотрение
Министра, его заместителей или руководителей структурных
подразделений не позднее одного рабочего дня с момента поступления.
После изучения обращения проставляется соответствующая резолюция
(поручение) по рассмотрению обращения с определением ответственного
структурного подразделения (непосредственного исполнителя).
7. В случае поступления обращений, не относящихся к компетенции
МИД РУ, непосредственный исполнитель после уведомления начальника
структурного подразделения в однодневный срок производит отметку в
СЭД «Hermes+» (с указанием конкретного ведомства-исполнителя). После
отметки в СЭД «Hermes+» непосредственный исполнитель
незамедлительно должен проинформировать ответственного сотрудника
Канцелярии о внесенном изменении для последующего перенаправления
обращения в соответствующие ведомства через рабочую группу Кабинета
Министров (ВСМЭД).
Запрещается безосновательная передача обращения на рассмотрение
других государственных органов.
8. В случае если в обращении имеются вопросы, касающиеся
нескольких структурных подразделений, то управление, указанное
ответственным среди исполнителей, обеспечивает рассмотрение обращения
совместно с другими структурными подразделениями.
9. По результатам рассмотрения обращения Министерством
принимается соответствующее решение, о чем незамедлительно в
письменной либо электронной форме сообщается заявителю, а также в
рабочую группу Кабинета Министров (ВСМЭД) с приложением
отсканированного варианта ответного письма подписанного руководителем
соответствующего структурного подразделения или заместителем
министра.
В ответном письме должны содержаться конкретные обоснования (по
мере необходимости со ссылками на нормативные акты), опровергающие
или подтверждающие доводы по каждому вопросу, указанному в
обращении.
Ответное письмо излагается, по возможности, на языке обращения.
10. День направления ответа заявителю считается днем завершения
рассмотрения обращения, о чем ответственный сотрудник производит
отметку в СЭД «Hermes». На основании отметки в СЭД «Hermes+»
ответственный сотрудник Канцелярии в тот же день производит
соответствующую отметку об исполнении указанного обращения в
ВСМЭД.
Обращения, по которым даны промежуточные ответы и не
рассмотренные полностью не снимаются с исполнения или контроля.
11. Срок рассмотрения поступающих в МИД РУ заявлений и жалоб
определяется руководством министерства. Решения по ним должны быть
представлены и направлены заявителям, а также в рабочую группу
Кабинета Министров (ВСМЭД) не менее чем за день до указанного
«контрольного» срока без просрочки.
 В случае необходимости продления сроков рассмотрения обращений,
непосредственный исполнитель должен обратиться через ответственного
сотрудника Канцелярии в рабочую группу Кабинета Министров (ВСМЭД)
с просьбой установить новые сроки исполнения документа, о чем
непосредственный исполнитель в письменной либо электронной форме
сообщает заявителю.
При этом, необходимо запросить дополнительное время для
рассмотрения за 2-3 дня до указанного «контрольного» срока.  
12. Хранение рассмотренных обращений и связанных с ними
материалов осуществляется в Канцелярии в установленном порядке, а при
направлении ответа в электронной форме его оригинал подшивается вместе
с рассмотренными материалами.
13. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение
обращений, поступающих по ВСМЭД, несут лично руководители
структурных подразделений и непосредственные исполнители. В случае
выявления фактов нарушений, к виновным лицам будут применены меры
дисциплинарного взыскания в соответствии с действующим
законодательством.
14. Контроль за ходом рассмотрения поступающих в МИД РУ
обращений физических и юридических лиц по ВСМЭД, а также за
своевременным направлением заявителям всесторонне обоснованных
ответов) возлагается на Канцелярию.