Вы находитесь на странице: 1из 1

Памятка секретарю.

1. Соблюдайте требования к внешнему виду, прописанные в «Инструкции для секретаря».


А именно: придерживайтесь делового стиля одежды. Ваш внешний вид должен быть
опрятным . Секретарю запрещается надевать прозрачные и(или) сильно
обтягивающие вещи, ДЖИНСЫ. Помните, что секретарь на ресепшн – это «Лицо
Компании».

2. Улыбайтесь всем сотрудникам и гостям.

3. Проявляйте терпение к позвонившему, будьте доброжелательны, так как не каждый


может правильно сформулировать цель, с которой позвонил. Помните, каждый
клиент для нас ЦЕНЕН.

4. Секретарю запрещается употреблять пищу на рабочем месте. Нежелательно


употреблять напитки в присутствии других сотрудников и гостей.

5. Соблюдайте порядок на рабочем месте, не захламляйте территорию на ресепшн, так


как это первое, что видят сотрудники и гости.

6. Соблюдайте порядок в переговорных: после каждого совещания убирайте пустые


чашки и мусор, поправляйте стулья и подушки, меняйте бумагу на флипчарте,
стирайте надписи с доски в кинозале, следите за тем, чтобы в переговорных были
фломастеры, маркеры для досок, ручки, бумага.

7. Правильно организуйте свое рабочее время: отложите текущие дела при появлении
срочных, например отправка счетов в оплату, срочные поручения руководителя,
оформление командировок для сотрудников, организация конференцколов.

8. Контролируйте наличие воды «Родниковый край».

9. Своевременно вызывайте рабочего Бизнес Центра через администратора на ресепшн 1-


го этажа (доб. 801) при поступлении заявки от сотрудника (замена лампочки,
настройка батареи или кондиционера, в общем, все, что касается здания БЦ). При
этом необходимо обязательно сообщать номер кабинета.

10. Контролируйте оплату счетов от контрагентов, не забывайте делать авторизации в


течение трех дней после поступления закрывающих документов.

11. Помните, что в первые 3 рабочих дня месяца необходимо полностью отчитаться
перед бухгалтериями.

P.S. Все данные в электронном виде по «Папке секретарю» Вы сможете


найти по адресу: Мой компьютер Диск О Documents
АХО Командировки Рязанова Наталья