Проведение пресс-конференции и подведение её итогов

До начала пресс-конференции остаются считанные минуты, журналисты

прибывают, и вот-вот появятся главные действующие лица — ньюсмейкеры.
Здесь возникает целый ряд деликатных вопросов. Ответы на них такие: первое
— встречайте их сразу же после входа в здание; второе — предусмотрите
помещение, где они могли бы «присесть» перед пресс-конференцией, выпить
чашку чая или кофе и побеседовать с организаторами. Причем разговор этот не
только светская беседа желанного гостя с радушным хозяином: необходимо четко
прояснить такие моменты, как продолжительность вступительной речи (речей),
последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-
ответы; третье — постарайтесь, чтобы перед пресс-конференцией
ньюсмейкеры и журналисты не общались, хотя последние могут пытаться это
делать, чтобы получить информацию первыми, впрочем, для СМИ — ваших
информационных партнеров возможны исключения.

Интересен и следующий вопрос: сколько человек сажать в так называемый

президиум? Ответ однозначен: чем меньше, тем лучше, иначе рабочая пресс-
конференция будет напоминать торжественное заседание, а когда журналистов в
зале не слишком много, "президиум" будет выглядеть даже смешно.

Перед началом конференции докладчики и другие ответственные лица должны

провести краткое совещание с участием ответственного за отношения с прессой
— чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на
возможные вопросы;

Надо договориться о распределении ролей на пресс-конференции. С

организационной точки зрения их три: ньюсмейкер, ведущий и эксперт. Первая
роль предполагает ответственность за информацию как таковую, вторая — за
процедуру ведения пресс-конференции, третья — за информационную полноту и
насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться (когда
менее авторитетные по статусу, но хорошо информированные по существу
проблемы специалисты сидят рядом с основным ньюсмейкером или даже в зале и
в случае необходимости дополняют его ответы на вопросы). Первую и вторую
роли целесообразно всегда разделять.

Перед началом конференции прибывающие журналисты регистрируются у входа

в помещение, получают пресс-релизы и фотографии — в специальных пакетах и
папках. Для регистрации у входа ставятся специальные столы. Встречать
журналистов должны сотрудники пресс-центра и сам ответственный за связь с
прессой.

Выступающие лица — докладчики рассаживаются на некотором возвышении.

Перед каждым из них ставятся таблички с именами, должностями, названием
организации. Таблички должны быть написаны достаточно крупным шрифтом —
чтобы надписи было видно с задних рядов. Все сотрудники службы PR, задейст-
вованные на пресс-конференции, должны иметь нагрудные значки/таблички-
идентификаторы со своими именами, должностями и названием организации. Эти
таблички помогают журналистам и другим приглашенным ориентироваться в
обстановке; идентифицируют сотрудников, к которым можно обратиться за
справкой или помощью.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный, который призывает

присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего или
руководителя организации. Начать и вести пресс-конференцию может сам
председательствующий.

Важно, чтобы выступающие были хорошими ораторами. Это в значительной мере

определяет успех пресс-конференции. Поэтому время выступления лиц, не
умеющих хорошо говорить, следует свести к минимуму — в пользу других, более
удачных ораторов. Председательствующий предоставляет слово выступающим.
После выступления докладчики отвечают на вопросы аудитории журналистов.
После окончания пресс-конференции журналистов принято угощать напитками и
иногда лёгкими закусками.

Посмотрим на пресс-конференцию с точки зрения ведущего, которого часто назы-

вают специальным термином «модератор» (англ. moderator). Можно ли
затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного
времени на 5—10 минут допустимо и даже желательно — за этот период
подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью свыше 15 минут
чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию? Общий ответ «в зависимости от

интереса журналистов» лучше конкретизировать: планируемая
продолжительность — 30—60 минут, менее 30 минут — это оперативный брифинг
(короткая пресс-конференция) «на ходу», а к исходу часа внимание журналистов,
как правило, ослабевает, телевизионные камеры начинают «сниматься с мест» и
ощущение солидности происходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже
если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию
искусственно. Продолжать встречу более 60 минут стоит в исключительных
случаях, главным образом когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Сколько минут отвести на предваряющее выступление? Некоторые

ньюсмейкеры сразу берут быка за рога: «Здравствуйте, я готов отвечать на ваши
вопросы». Но это не лучший способ поведения — предварительный "разогрев"
журналистов вступительной речью и необходим, и полезен. Вступлением вы как
бы задаете свои правила информационной игры, а отказываясь от него, заведомо
ввязываетесь в игру по чужим. Но и утомлять журналистов длинным вступлением
не стоит, его нормальная продолжительность— 10—15 минут.

Что делать, если задают по 2—3—4 вопроса? Устроители пресс-конференции

вправе объявить любой регламент ее проведения. Если вы предполагаете
большое число вопросов, скажите в самом начале: «Мы знаем, что количество
журналистов, желающих задать вопросы, велико, а время пресс-конференции
ограниченно, поэтому просим вас задавать только по одному вопросу». В
дальнейшем, когда обнаружатся попытки нарушить регламент, вы будете
нейтрализовывать их фразой: «Мы договорились задавать по одному вопросу».

Как поступать, если вместо вопроса следует «самовыражение» журналиста

или другого участника пресс-конференции, например такое: "Пользуясь
случаем, я хотел бы вам сказать..."? Можно остановить монолог разъяснением
того, что форма пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен
мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: «Формулируйте, пожалуйста,
ваш вопрос».

Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами

рук или поступивших записок.

Как быть, если вопросов нет совсем? Можно заранее попросить знакомых

журналистов задать какие-нибудь вопросы. Можно то же самое поручить
сотрудникам вашей организации. Наконец, можно произнести фразу типа: «Перед
пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько
звонков) с вопросами» и т. д.

А теперь проанализируем детали пресс-конференции с

позиции ньюсмейкера. Главный критерий успешного выступления на пресс-
конференции — информативность. Если уж вы вышли к микрофону, то обязаны
выдавать информацию. Ее никогда не заменят ни «рассуждения на тему», ни
даже самый высокий уровень компетентности. С другой стороны, вреден и
информационный перегруз. Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь
широкий перечень цифр, фамилий, организаций и т. д. Либо отдайте журналистам
соответствующие сведения в письменном виде, либо ограничьтесь двумя-тремя
примерами, в противном случае в СМИ почти наверняка появятся искажения.

Старайтесь не высказываться (даже с оговорками типа «Я не являюсь здесь

специалистом, поэтому прошу воспринимать мои слова как частное мнение») по
вопросам, в которых вы некомпетентны. Журналисту все равно, рассуждаете
ли вы как чиновник, коммерсант или как обыватель, он выдаст вашу цитату без
оправдательных оговорок, а компетентный читатель или зритель «дорисует»
картину не в вашу пользу. Более того, в СМИ могут попасть исключительно
«некомпетентные» мнения, и вот каким образом.

Молчание при ответе на нежелательный вопрос — вовсе не худший вариант,

поскольку молчание трудно комментировать. Вариант ответа «У меня сейчас нет
данных» или «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не
хочу отвечать». Если все же ошиблись, сразу признавайте ошибки и приносите
извинения, в противном случае ошибки будут на все лады «смаковать»
журналисты.
Как себя вести: строго, скованно или, напротив, раскрепощенно?
Оптимальны естественность, умеренная эмоциональность и доброжела-
тельность. Не смущайтесь от неудобных и даже провокационных вопросов,
начните ответ на них с фразы: «Спасибо за такой острый вопрос» или:
«Проблема, которую вы затронули, действительно существует». А дальше...
говорите на ту тему и выдавайте ту информацию, которую считаете нужной,
например: «Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно
рассказать вот о чем...».

Можно ли читать по бумажке? Да. Сравнение со скучным лектором не считается

сегодня журналистской находкой, поэтому поступайте как вам удобнее. В любом
случае не вредно иметь печатный текст перед глазами. Известная поговорка
«Хорош тот экспромт, который подготовлен заранее» на пресс-конференции весь-
ма актуальна. Только учтите, что сплошное чтение полностью снимет эффект
естественности, который желателен на пресс-конференции.

Незадолго до завершения конференции следует дать знать об этом репортерам,

объявив, что следующий вопрос будет последним. После завершающего вопроса
докладчик должен поблагодарить журналистов за то, что они пришли и не
принимать больше вопросов. После пресс-конференции некоторые журналисты
захотят задать вопросы на индивидуальной основе. Соглашаться стоит, только
если при этом получить информацию смогут все желающие репортеры.

После пресс-конференции. Когда ведущий говорит журналистам "спасибо и до

свидания", пресс-конференция не заканчивается — журналисты, как правило
(даже если даны ответы на все заданные вопросы), подходят к ньюсмейкеру,
чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Поощрять ли такое
поведение или, наоборот, быстрее уходить с "поля боя"?

Вот что пишет Д. Доти: «Не бродите поблизости после того как пресс-
конференция закончилась, она продолжается, пока вас видно и слышно». И еще:
«Если кто-либо из репортеров выразил желание встретиться с вами после
окончания встречи, не соглашайтесь на это... Считается неэтичным, чтобы один
из журналистов имел частную пресс-конференцию с выступающим».

Позволю себе не согласиться с этими рекомендациями. Ведь какова, в конце

концов, основная цель пресс-конференции? Получить максимальный выход
материалов в СМИ! Чем больше встреч и вопросов, тем больше материалов, а их
качество зависит не от числа встреч, а от выданной и отработанной информации.

Существуют и вспомогательные цели, одна из которых — расположить к себе

журналистов. Но быстрым уходом вы такого расположения не добьетесь. Поэтому
даже в условиях отсутствия времени найдите возможность сказать настойчивому
репортеру пару слов, а в крайнем случае, дайте контактные телефоны для связи в
перспективе.
Но, удовлетворяя журналистов, организаторы пресс-конференции одновременно
могут использовать встречу с ними для решения дополнительных
задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту (о ней
будет рассказано ниже), провести среди них социологический опрос по
интересующим вас вопросам и т. д.

Брифинг – короткое общение с журналистами, с меньшим количеством вопросов.

Брифинг может проводиться и вне специального помещения.