МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ПУБЛИКАЦИИ (ТЕЗИСЫ)

НАИМЕНОВАНИЕ НАУЧНОГО ПРОЕКТА: Автоматизированная

информационная система архивного фонда мультимедийных документов
образовательной организации.

УЧАСТНИК КОНКУРСА: Мягчилова Елизавета Александровна

КАТЕГОРИЯ УЧАСТНИКА КОНКУРСА: студент

ОРГАНИЗАЦИЯ: Санкт-Петербургский Государственный Университет

Телекоммуникаций имени проф. М.А. Бонч-Бруевича

ТЕЗИСЫ (АННОТАЦИЯ) НАУЧНОГО ПРОЕКТА, отражающие

основные достигнутые результаты проекта для публикации в Сборнике
тезисов победителей конкурса:
Научная работа участника посвящена разработке информационной системы
для организации архивного хранения цифровой информации,
предполагающее ее надёжное хранения в течение длительного времени, с
возможностью систематизации информации в соответствии с
классификационными критериями и поиском по запросу пользователя.
Данная система предназначена в первую очередь для общеобразовательных
учреждений. В работе выделены подсистемы и разработана функциональная
модель.

2
 Тема: Автоматизированная информационная система архивного фонда
мультимедийных документов образовательной организации.
Цель проекта: построить полную функциональную модель требований
к автоматизированной информационной системе архивного фонда
мультимедийных документов образовательной организации.
Задачи:
 рассмотреть понятие мультимедийного документа в его архивном
аспекте;
 изучить организацию комплектования, учета, хранения и использования
архивных мультимедийных документов;
 построить полную функциональную модель требований к
автоматизированной информационной системе архивного фонда
мультимедийных документов образовательной организации;
 рассмотреть практическое применения системы.
События, происходящие в учебной и внеучебной деятельности
образовательной организации, отражаются в различных мультимедийных
(изобразительных и аудиовизуальных) документах.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) определяет понятия
документ, изобразительный документ, аудиовизуальный документ:
- документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать;
- изобразительный документ – документ, воспроизводящий внешний
вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта (фотодокумент,
графический документ);
- аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную
и/или звуковую информацию (фотодокумент, кинодокумент, видеодокумент).

3
 Таким образом, под термином мультимедийный документ будем
понимать электронный документ, содержащий зафиксированную на
цифровом материальном носителе изобразительную или аудиовизуальную
информацию, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Электронный документ может быть получен посредством преобразования
документа из традиционной присущей ему формы в цифровую (оцифровка)
или с помощью цифровой фото- и видеоаппаратуры. В компьютере
электронные документы представляются в виде файлов.
С появлением цифровых фотоаппаратов, цифровых видеокамер,
смартфонов и их всеобщей доступности, количество и объем электронных
документов, содержащих информацию о событиях, происходящих во всех
областях жизни людей, многократно увеличилось. Электронные документы
хранятся в файлах на цифровых носителях телефона, планшета, на HDD/SDD
дисках, USB flash накопителях, серверах, в облаке.
Разрешающая способность цифровых камер на различных устройствах
постоянно увеличивается, что приводит к увеличению размера хранимого
файла.
В таблице 1 приведена зависимость качества видео и фото-файлов и
занимаемого ими объема памяти.
Таблица 1 – «Зависимость качества видео и фото и занимаемый объем памяти»

Видео Фото(Мп)
1920x1080

1440x1080
(30 к/сек)

1280x720
Качество

(30к/сек)

(30к/сек)

(60к/сек)

(30к/сек)

(30к/сек)

(30к/сек)
848х480

848х480

640х480

320х240

3 4 8 12

4
40 64 90 84 128 266 752 3828 2688 1565 1200
Гб мин мин мин мин мин мин мин фото фото фото фото

Долговечность хранения информации для различных цифровых

носителей информации представлена в таблице 2.

4
Таблица 2 – «Долговечность хранения для различных носителей»

Цифровые Длительность
Причины потери информации
носители хранения
Жесткий
3-10 лет Удары, магнитные поля
диск
USB Flash 5 лет Перенапряжение питания
Оптические
30-133 лет Царапины, загрязнение
диски
Облачные Ответственность за утрату данных эти
-
хранилища компании не несут, потеря аккаунта
Таким образом, в связи с постоянно увеличивающим количеством и
объемом электронных документов, конечностью емкости и срока
эксплуатации цифровых носителей информации возникает проблема
организации комплектования, учета, хранения и использования архивных
мультимедийных документов.
Отсутствие системного подхода при организации архивного фонда
мультимедийных документов влечет за собой невосстановимую утрату
данных вследствие выхода из строя цифрового носителя информации,
удаления информации из-за нехватки места и невозможности поиска
информации среди многочисленных цифровых носителей.
Мультимедийный документ, в его архивном понимании, появляется
только после добавления к электронному документу дополнительных
сведений (реквизитов), позволяющих идентифицировать его из массы других
документов, описании электронного документа и включения его в учетную
систему.
Целью создания автоматизированной информационной системы
архивного фонда мультимедийных документов образовательной организации
является организация рационального размещения, учета, использования и
обеспечение сохранности электронных изобразительных и аудиовизуальных
документов, отражающих деятельность образовательной организации.
Разрабатываемая система представляет из себя информационно-
поисковую систему (ИПС), обеспечивающую поиск и отбор необходимых

5
данных в специальной базе с описаниями источников информации (индексе)
на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил
поиска.
Рассмотрим функциональные подсистемы разрабатываемой АИС:
- подсистема «Управления доступом»;
- подсистема «Ведение архивного фонда»;
- подсистема «Поиск»;
- подсистема «Формирование архивного ответа»;
- подсистема «Взаимодействие с пользователем».
На рисунке 1 представлены подсистемы «Автоматизированной
информационной системы архивного фонда мультимедийных документов
образовательной организации».

Рисунок 1-Подсистемы АИС

Подсистема «Управления доступом к объектам архивного фонда»

обеспечивает работы нескольких пользователей с различным уровнем доступа
(архивариус, подтвержденный и неподтвержденный пользователь, автор-
описатель, администратор). После регистрации пользователя в системе, его
учетной записи предоставляются определенные полномочия.
Подсистема «Ведение архивного фонда» включает в себя:
6
 - формирование ПОД (набор реквизитов идентификации
документа);
- добавление учетной единицы архивного хранения (присвоение
учетного номера, составление краткого описания документа, формирование
миниатюры на основе оригинала);
- заполнение информационного массива для записи на оптический
диск;
- запись оптического диска по мере заполнения информационного
массива до его объема;
Подсистема «Поиск в архивном фонде» переводит пользовательский
запроса в ПОЗ, сравнивает с ПОД и формирует релевантный список учетных
единиц хранения, при необходимости формирует запроса оригинала;
Подсистема «Формирование архивного ответа» занимается обработкой
архивного запроса оригиналов архивариусом, т.е. копирование запрошенных
оригиналов с оптических дисков на компьютер и обеспечение к ним доступа
пользователей;
Подсистема «Взаимодействие с пользователем» обеспечивает работу
нескольких пользователей с использование дружелюбного пользовательского
интерфейса.
Функциональная модель IDEF0 работы АИС архивного фонда
представлена на рисунках 2-7.

7
Рисунок 2 – Функциональная модель А0 TOP «АИС архивного фонда»

Рисунок 3 - Функциональная модель А0 «АИС архивного фонда»

8
Рисунок 4 - Функциональная модель А1 «Обеспечение полномочий доступа для
пользователей»

Рисунок 5 - Функциональная модель А2 «Ведение архивного фонда»

9
 Рисунок 6 - Функциональная модель А3 «Поиск в архивном фонде»

Рисунок 7 - Функциональная модель А4 «Формирование архивного ответа»

10
 Практическое применение системы:
- организация архивного фонда мультимедийных документов
образовательной организации;
- обеспечение надёжной сохранности электронных изобразительных
и аудиовизуальных документов, отражающих деятельность образовательной
организации в течении длительного времени.
Принципы заложенные при проектировании автоматизированной
информационной системы архивного фонда мультимедийных документов
образовательной организации позволяет использовать её для ведения
архивного фонда личного происхождения, состоящего из документов,
образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи,
рода.
Результатом проекта является функциональная модель
«Автоматизированной информационной системы архивного фонда
мультимедийных документов образовательной организации».

11
 Список использованных источников
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
АРХИВНОЕ ДЕЛО»
2. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 22 октября 2004 г. №125
3. М. Ю. Рогожин «Делопроизводство. Организация архива
предприятия»

12