Трудное – это то, что можно

сделать сразу.
Невозможное – то, на что
потребуется некоторое
время.
Д. Сантаяна

Инвентаризация

Москва 29.10.2008
 2
Назначение программного продукта
Программный продукт «Инвентаризация» разработан для
автоматизации ведения и отражения результатов инвентаризации в
системе SAP R/3 и обладает следующей функциональностью:

ü автоматическое создание документа подсчёта (в том числе и для складов с

системой управления складами);
ü импортирование результатов подсчета из внешних источников;
ü автоматическое распределение подсчитанных количеств между партиями
при использовании партионного учета на основании правил FIFO, LIFO;
ü формирование и моделирование взаимозачетов на основании указанных
Вами правил либо определение данных пар самостоятельно;
ü отражение результатов инвентаризации включая взаимозачеты в
бухгалтерском учете;
ü формирование печатных форм ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-26, ИНВ-6.

Целевая группа:
Предприятия и организации, имеющие складские помещения
Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Программный продукт ‘Инвентаризация’ представляет собой набор

интерфейсов в системе SAP R/3 и предназначен для ведения
документов подсчёта (СУС и ММ) с возможностью загрузки данных
подсчёта из Excel-файлов, списания разниц, обнаруженных в
результате подсчёта, автоматического составления пар для
пересортицы материалов, проведения финансовых проводок по
окончании инвентаризации, формирования печатных форм: ИНВ-3,
ИНВ-19, ИНВ-26, ИНВ-6.

2
 3
Необходимость разработки
Проблемы, возникающие у предприятий со складами во время
проведения инвентаризации:

Øдлительный период нахождения складов в закрытом состоянии;

Øтрудоёмкий процесс введения результатов подсчёта инвентаризации в SAP
R/3;
Øотсутствие автоматизации при оприходовании/списании обнаруженных
излишков/недостач;
Øтрудоёмкий процесс поиска материалов для пересортицы (взаимозачёта);
Øсложность финансовых проводок по результатам инвентаризации с учётом
пересортицы и уже проведённых ранее финансовых проводок;
Øтрудоёмкость заполнения печатных форм.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Для правильного и оперативного проведения

инвентаризации необходимо:
•закрыть складские помещения на время проведения инвентаризации;
•оперативно произвести инвентарный подсчёт материалов;
•ввести данные подсчёта в систему SAP R/3, распределить
подсчитанные материалы по соответствующим партиям;
•произвести проводку разниц по результатам подсчёта;
•открыть складские помещения для обычной работы;
•произвести поиск материалов для пересортицы;
•провести корректные финансовые проводки по результатам
инвентаризации;
•отобразить результаты инвентаризации в печатных формах.

Основные проблемы, возникающие у предприятий со

складами на время проведения инвентаризации – это:
•длительный период нахождения складов в закрытом состоянии;
•трудоёмкий процесс введения результатов подсчёта инвентаризации
в SAP R/3;
•отсутствие автоматизации при оприходовании/списании
обнаруженных излишков/недостач;
•трудоёмкий процесс поиска материалов для пересортицы
(взаимозачёта);
•сложность финансовых проводок по результатам инвентаризации с
учётом пересортицы и уже проведённых ранее финансовых проводок;
•трудоёмкость заполнения печатных форм.

3
 4
Преимущества внедрения
Задачи, решаемые программным продуктом:

üповышение точности и оперативности проведения инвентаризации;

üснижение зависимости от ошибок ввода данных;
üоперативный ввод данных;
üавтоматическое распределение количества подсчёта по партиям;
üснижение риска ошибок обработки результатов инвентаризации;
üвозможность хранить историю пересортицы;
üснижение риска проведения некорректных FI-проводок по результатам
инвентаризации;
üкорректность и полнота информации в печатных формах;
üразделение прав доступа на проведение и просмотр результатов
инвентаризации.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

При проектировании данного программного продукта основными

задачами были:
•повышение точности и оперативности проведения инвентаризации;
•снижение зависимости от ошибок ввода данных;
•оперативный ввод данных;
•автоматическое распределение количества подсчёта по партиям;
•снижение риска ошибок обработки результатов инвентаризации;
•возможность хранить историю пересортицы;
•снижение риска проведения некорректных FI-проводок по результатам
инвентаризации;
•корректность и полнота информации в печатных формах;
•разделение прав доступа на проведение и просмотр результатов
инвентаризации

4
 5
Настройка полномочий и защита
данных

Простота настройки полномочий

по 2 критериям:

üроль инвентаризации с
полномочиями на просмотр
информации;
üроль инвентаризации с
полномочиями на просмотр
информации с возможностью
проведения операций в системе.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Функциональность не требует (но может быть дополнена) сложной

системы проверки полномочий. Все полномочия разделяются на:
-доступ к просмотру исходной и результативной информации
-доступ к просмотру исходной и результативной информации + доступ
к выполнению проводок в системе

5
 Общая схема инвентаризации

Создание Составление пар

Ввод документа Списание разниц пересортицы,
документа
подсчёта проводки FI
инвентаризации

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Общая схема этапов инвентаризации с участием программной

разработки
 Создание документа инвентаризации

Создание Составление пар

документа Ввод документа Списание
пересортицы,
инвентаризации подсчёта разниц
проводки FI

Создаётся
стандартными
средствами
(LX15 для
СУС, MI01 для
ММ)

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Этап «Создание документа инвентаризации»

 Создание документа инвентаризации СУС

Транзакция LX15

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Документ инвентаризации для складов с СУС создается посредством

транзакции LX15 с использованием пакетного ввода.
На селекционном экране необходимо задать номер и тип склада, при
необходимости – выбрать определённое складское место.
Транзакция показывает, какие места могут быть инвентаризированы и
если места не включаются в инвентаризационную опись, то по какой
причине.
 Создание документа инвентаризации СУС

Транзакция LX15

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

В документ инвентаризации попадут все складские места на складе за

исключением мест, которые не могут быть инвентаризированы и
перечислены в журнале создания документа инвентаризации.
В результате активации система создаст сеанс пакетного ввода,
который необходимо активировать в транзакции sm35 или используя
пиктограмму «Обработка сеанса». Для запуска сеанса пакетного ввода
нужно выделить наименование сеанса и активировать его используя
пиктограмму «Выполнить»
 10
Создание документа инвентаризации ММ

Транзакция ZINVDOC предназначена для поиска

складов ММ с целью проведения инвентаризации.
Необходимо указать год проведения инвентаризации.
Опционально можно ограничить выбор только по
одному заводу или конкретному складу.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Транзакция ZINVDOC. Предназначена для поиска складов ММ с целью

проведения инвентаризации. Создаёт документ инвентаризации,
запускает ввод подсчёта, а затем запускает списание разниц.

Опция «Выбирать только партии <> 0» определяет возможность

выбора только тех складов, у которых запасы партии не равны 0.

10
 11
Транзакция ведения инвентаризации ММ

Пиктограмма означает, что для данного склада уже существует незакрытая инвентаризация.

Для создания документа инвентаризации нужно выделить склады и нажать на

кнопку «Документ»:
Для создания документа подсчета нужно выделить склады и нажать на кнопку
«Ввод подсчета»:
Для проводки разниц по результатам подсчёта необходимо выделить нужный
документ инвентаризации и нажать на кнопку «Проводка разниц»:

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

После нажатия кнопки «Создать документ» программа выдаст журнал

приложения с описанием возможных ошибок, либо подтверждения
успешного создания документа.
Кнопка «Ввод подсчёта» запустит транзакцию ввода документа
подсчёта (ZINVCOUNT_MM, описана ниже).
Двойной щелчок мыши по складу в левой таблице выведет в правую
таблицу все документы инвентаризации, документы проводки,
документы списания разниц этого склада.
Кнопка «Проводка разниц» осуществит запуск стандартной транзакции
MI07 для выбранного документа инвентаризации.

11
 Общая схем инвентаризации

Составление пар
Создание Ввод документа Списание разниц пересортицы,
документа подсчёта проводки FI
инвентаризации

Ввод при
помощи
транзакций:
ZINVCOUNT -для
СУС,
ZINCVOUNT_MM
-для MM

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Этап «Ввод документа подсчёта"

 13
Ввод документа подсчёта СУС
Транзакция ZINVCOUNT предназначена для ввода документа
подсчёта СУС, автоматизированного распределения
подсчитанного количества по партиям.

Необходимо указать:
qномер склада;
qдокумент инвентаризации.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Для начального создания документа инвентаризации используется

стандартная тразнакция LX15. В ней необходимо активизировать
создание документа инвентаризации для выбранных складских мест.

Транзакция ZINVCOUNT предназначена для ввода документа подсчёта

СУС, автоматизированного распределения подсчитанного количества
по партиям. Возможна загрузка результатов подсчёта из файлов Excel.
Вносит результаты подсчёта в документ подсчёта.

13
 14
Ввод документа подсчета СУС
Возможны следующие варианты ввода результатов подсчета в
систему:
qручной ввод позиций документа подсчёта;
qзагрузка данных подсчета из файла EXCEL.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Ввод результатов подсчёта осуществляется заполнением фактически

подсчитанного количества для каждой позиции вручную. Если
количество не обнаружено - устанавливается индикатор «Нулевой
остаток».
Подсчитанное количество можно вводить импортом данных их Excel,
нажав кнопку «Импорт данных из Excel».
Программа автоматически распределяет введённое количество по
партиям. Возможна ручная корректировка этого распределения –
достаточно осуществить двойной щелчок мыши по выбранной
позиции.

14
 15
Ввод документа подсчета СУС
Имеется возможность загрузки результатов подсчета из MS Excel.
Формат файла Excel для ввода документа подсчета СУС:
Номер
Складское Краткий текст склада Единицы Запасы
место Материал материала СУС измерения (кол-во)
ULICA CODEO10W30 Масло моторное 930 Л 3128

Ввод нового материала вручную:

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Формат данных для загрузки из EXCEL приведен в таблице

В случае если обнаружен материал не перечисленный в описи, можно
создать новую позицию используя пиктограмму «Создать новую
запись» и заполнить требуемые поля.
Внесение результатов подсчёта в документ подсчёта осуществляется
нажатием клавиши «Обработать данные».

15
 16
Ввод документа подсчёта MM
Транзакция ZINVCOUNT_MM предназначена для ввода
документа подсчёта ММ и автоматизированного
распределения подсчитанного количества по партиям.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Транзакция ZINVCOUNT_MM предназначена для ввода документа

подсчёта ММ, автоматизированного распределения подсчитанного
количества по партиям. Возможна загрузка результатов подсчёта из
файлов Excel. В результате работы транзакции вносятся результаты
подсчёта в документ инвентаризации.

При нажатии на кнопку «Определить документы по складу» появится

окно, в котором необходимо указать финансовый год, завод и склад –
программа самостоятельно найдёт все открытые документы
инвентаризации по выбранным критериям.

16
 Ввод документа подсчета ММ

Также имеется возможность загрузки результатов инвентаризации из MS Excel.

Формат файла Excel для ввода документа подсчета ММ:
Единицы Запасы
Материал Краткий текст материала Склад измерения (кол-во)
CODEO10W30 Масло моторное 1001 Л 3128

Ввод нового материала вручную:

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Формат данных для загрузки из EXCEL приведен в таблице.

В случае если обнаружен материал не перечисленный в описи, можно
создать новую позицию используя пиктограмму «Создать новую
запись» и заполнить требуемые поля
После нажатия кнопки «Обработать данные» программа результаты
подсчёта в документ подсчёта.
 Общая схема инвентаризации

Составление пар
Создание Ввод документа Списание разниц
пересортицы,
документа подсчёта проводки FI
инвентаризации

Создаётся
стандартными
средствами
(LI20, LI21 для
СУС, MI07 для
ММ)

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Этап «Списание разниц»

 Списание разниц
Списание разниц в СУС:
Транзакция LI20 Транзакция LI21

Списание разниц в MM:

Транзакция ZINVDOC
Для проводки разниц по результатам подсчёта необходимо
выделить нужный документ инвентаризации и нажать на кнопку
«Проводка разниц»:

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Для списания разниц в СУС необходимо последовательно запустить

транзакции LI20, а затем LI21.
Для списания разниц в ММ необходимо, находясь в транзакции
ZINVDOC, выбрать нужный документ инвентаризации и нажать на
кнопку «Проводка разниц». Пакетным вводом будет запущена
стандартная транзакция MI07.
 Общая схема инвентаризации

Составление пар
Создание Ввод документа Списание разниц
пересортицы,
документа подсчёта проводки FI
инвентаризации

Ведение при
помощи
транзакции
ZINVRESULT

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Этап «Составление пар пересортицы, проводки FI»

 21
Обработка результатов
инвентаризации
Транзакция ZINVRESULT служит для автоматического
составления пар материалов для пересортицы, списания
недостач, излишков, разниц пересортицы проводками FI.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Транзакция ZINVRESULT. Служит для автоматического составления

пар материалов для пересортицы, списания недостач, излишков,
разниц пересортицы проводками FI.

Для запуска нужно ввести номер склада, номер документа

инвентаризации, дату проводки, дату начала инвентаризации и дату
подсчета кол-ва запасов по бухучету.
Для поиска и формирования пар взаимозачетов материалов нужно
указать разницу в цене в процентном соотношении. При
необходимости можно поставить галочку «искать подстроку в
указанных группах» и выбрать соответствующие группы материалов.
Для возможности списания излишков указать галочку «разрешить
списание излишков». Возможна доработка программы для списания
излишков по рыночной/закупочной стоимости.
Для выбора всех документов инвентаризации ММ, принадлежащих
одному складу, нужно нажать кнопку «Определить докуметы по
складу», в открывшемся окошке заполнить финансовый год, номер
завода и склада.

21
 22
Обработка результатов
инвентаризации
Основной экран транзакции обработки результатов инвентаризации:

Статусы материалов:
Излишек
Недостача
Взаимозачет
Обработано
Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Программа отобразит найденные пары для пересортицы, а также все

недостачи и излишки. Пары можно вручную переформировать или
создать новые.
Для проведения разниц необходимо выделить нужные строки и нажать
кнопку «Обработать данные». Программа создаст проводки FI и
выдаст лог. Составленные пары при этом сохранятся в таблице
истории взаимозачётов. Проведённые позиции сразу же будут
помечены как «Обработано».
Для запуска формирования одной из печатных форм «ИНВ-3», «ИНВ-
19», «ИНВ-26», «ИНВ-6» нужно нажать соответствующую пиктограмму.
При необходимости можно выгрузить эти печатные формы в EXCEL.

22
 23
Технические аспекты
Данный программный продукт имеет следующие
технические особенности и возможности:
üсовместимость с различными платформами (R/3 4.7, ERP
2005);
üпростота инсталляции;
üнетребовательность к системным ресурсам;
üмногопользовательская система; реализован механизм
ограничения доступа к информации;
üвозможность загрузки начальных данных (импорт из
файлов);
üминимальное время для обучения персонала;
üдружественный интерфейс;
üоперативная поддержка и доработка; функциональности по
требованию заказчика.

Copyright © 2008 TeamIdea All rights reserved

Среди технических особенностей данного программного продукта

хотелось бы выделить:
-независимость от платформы
-Простота инсталляции - необходимо импортировать 1 запрос
инструментальных средств и 1 запрос настройки и выставить
диапазоны номеров объектов в транзакции SNRO
-Продукт нетребователен к ресурсам сервера приложений, БД и
компьютера пользователя
-Продукт поддерживает многопользовательский режим
-Предусмотрена возможность загрузки начальных данных (после
минимальной доработки существующей программы загрузки)
-Программный продукт имеет дружественный, интуитивно понятный
интерфейс. Для обучения персонала требуется минимальное время
-Возможность доработки функциональности по требованию заказчика
(Списание излишков по рыночной/закупочной цене, ведение
документов DMS с вложением отсканированных оригиналов
документов)

23