Инструкция Ателье 4.0

Инструкция пользователя
Программа для ателье

Универсальная Система Учета
Версия 4.0
ПРОГРАММА ДЛЯ АТЕЛЬЕ

USU.kz - Универсальная Система Учета
Версия 4.0
1
Версия 4.0
Оглавление
Начало работы..................................................................4
Создание логинов........................................................................................................................4
Вход в программу........................................................................................................................9
Блокировка................................................................................................................................10
Интерфейс..................................................................................................................................12
Установка программы на другие компьютеры.......................................................................12
Подключение к базе данных на сервере для локальной сети...............................................13
Лицензия....................................................................................................................................13
Настройка программы....................................................14
Настройка параметров.............................................................................................................14
Деньги.......................................................................................................................................19
Валюты.......................................................................................................................................19
Кассы..........................................................................................................................................21
Прайс-листы...............................................................................................................................22
Финансовые статьи....................................................................................................................23
Организация.............................................................................................................................24
Источники информации............................................................................................................24
Отделения..................................................................................................................................24
Сотрудники................................................................................................................................25
Рассылка...................................................................................................................................27
Склад.........................................................................................................................................28
Поставщики................................................................................................................................28
Категории товара.......................................................................................................................29
Номенклатура............................................................................................................................30
Работа в программе........................................................34
Регистрация клиента................................................................................................................34
Заказы.......................................................................................................................................38
Поиск данных.............................................................................................................................38
Регистрация заказа....................................................................................................................40
Материалы по заказу................................................................................................................41
Оплата заказа.............................................................................................................................43
Печать квитанции и чека...........................................................................................................44
Распределение работы по заказу............................................................................................46
Учет готовых изделий и их выдача клиенту............................................................................47
Продажа готовой продукции...................................................................................................49
Регистрация продаж вручную..................................................................................................49
Чек и накладная.........................................................................................................................54
Регистрация с помощью окна продаж.....................................................................................56
Статистика продаж....................................................................................................................58
Складской учет.........................................................................................................................58
Поступление товаров................................................................................................................58
Остаток товаров.........................................................................................................................59
Заканчивающиеся товары.........................................................................................................60
Учет расходов...........................................................................................................................61
2
Версия 4.0
Рассылка SMS и E-mail..............................................................................................................62

Опытный пользователь...................................................66
Поиск и группировка.................................................................................................................66
Работа с открытыми окнами.....................................................................................................68
Фильтрация данных..................................................................................................................69
Группировка значений..............................................................................................................70
Быстрый поиск...........................................................................................................................70
Видимость колонок...................................................................................................................71
Сортировка.................................................................................................................................72
Экспорт данных.........................................................................................................................73
Аудит..........................................................................................................................................74
Отчетность.......................................................................76
Ателье.......................................................................................................................................76
Материал для заказов...............................................................................................................76
Производительность.................................................................................................................76
Сотрудники ателье....................................................................................................................77
Деньги.......................................................................................................................................77
Движение средств.....................................................................................................................78
Задолженность..........................................................................................................................78
Источники информации............................................................................................................79
Куб продаж................................................................................................................................80
Реестр платежей........................................................................................................................81
Свод по продацам.....................................................................................................................81
Свод по сотрудникам................................................................................................................82
3
Версия 4.0
Начало работы
Создание логинов
При запуске программы выходит окно, где нам необходимо ввести логин, пароль и роль. Роль
– это схема доступа, под которой работает тот или иной пользователь, его полномочия в базе
данных.
Прежде, чем вводить эти данные, необходимо указать путь к базе данных на локальном диске
или на сервере. Это делается на вкладке «База данных».
4
Версия 4.0
Если база находится на этом компьютере, то отмечаем галочкой поле «Сервер базы данных на
этом компьютере» и указываем путь. Если база на сервере, то галочка снимается и в поле «Имя
сервера» указывается имя сервера, где она расположена, а также локальный путь в базе данных
на сервере.
Если все настроено правильно, то возвращаемся на вкладку «Пользователь». Так как у нас
пока еще нет логина, то вводим системный логин «ADMIN» и системный пароль, который указан в
договоре, без указания роли.
Нажимаем «ОК» и, если все указано верно, открывается программа.
5
Версия 4.0
Сверху ищем кнопку «Пользователи» и нажимаем ее.
Выходит следующее окно.
6
Версия 4.0
Чтобы создать новый логин в системе, нажимаем кнопку «Добавить». Выходит окно, где мы
вводим данные, которыми хотим пользоваться.
Нажимаем «ОК». Теперь в списке ролей выбираем необходимую нам, и отмечаем галочкой
созданный логин, если он будет относиться к этой схеме доступа. Роль «MAIN» дает полные права
в системе.
7
Версия 4.0
Все остальные логины создаются аналогично.

Нажимаем «Выход» и выходим полностью из программы.
8
Версия 4.0
Вход в программу
Запускаем снова программу и вводим уже созданные логин и пароль с указанием схемы
доступа, к которой мы этот логин отнесли.
Открывается программа.
9
Версия 4.0
Слева расположено основное меню, которое состоит из трех разделов, каждый из которых в
свою очередь разделен на тематические подразделы.
Блокировка
Имеется возможность блокировки программы не завершая работы. То есть можно

заблокировать доступ к данным, если Вы, например, отошли от компьютера. Для этого нажимаем
сверху кнопку «Блокировать».
10
Версия 4.0
Далее видим окно, где нам надо будет ввести свой пароль, чтобы получить доступ к
программе.
Интерфей с
В программе также имеется возможность смены интерфейса, то есть стиля отображения окон.
Для этого надо нажать сверху кнопку «Интерфейс».
11
Версия 4.0
Выходит меню, где мы можем выбрать любой стиль отображения, который нам понравится.
Установка программы на другие компьютеры
Для установки программы на другой компьютер нужно скопировать на его жесткий диск папку
«Client». После чего зайти в папку «Firebird» и запустить Firebird_2.5.3_32.exe или
Firebird_2.5.3_64.exe в зависимости от того, какая у вас операционная система.
После установки «Firebird» вернитесь в папку «Client» и запустите «USU.exe».
Подключение к базе данных на сервере для локальной сети
В появившемся окне выберите вторую вкладку «База данных».
В случае, если сервер находится в той же локальной сети, что и новый компьютер, для
указания пути к базе данных уберите галочку с пункта «Сервер БД находится на локальном
компьютере».
12
Версия 4.0
В поле «Имя сервера» указывается сетевое название компьютера, на котором находится база
данных.
В поле «Протокол связи» - протокол передачи данных.
В поле «Полный путь к файлу базы данных» нужно указать сетевой путь к файлу «USU.FDB»
на вашем сервере.
Лицензия
Для работы программы необходимо прописать лицензию для нового компьютера.

Для этого откройте третью вкладку «Лицензия».
Необходимо полностью скопировать указанную в поле «номер компьютера» информацию и

отправить ее нашему техническому специалисту, который затем вышлет вам «Номер лицензии».
Настройка программы
Настройка программы осуществляется в основных параметрах, а также в разделе

«Справочники». Этот раздел содержит все данные, с которыми мы будем работать, а именно:
список услуг, товаров и материалов, цены на все это, сотрудники, отделения и т.д. Далее
рассмотрим каждый содержащийся тут подраздел.
13
Версия 4.0
Настрой ка параметров
Чтобы выполнить настройку параметров, зайдем в меню настройки программы. Для этого
нажмем кнопку «Настройки».
Выходит меню настроек. Первая вкладка «Системные».
14
Версия 4.0
«Название компании» - название, которое будет отображаться в названии окна программы.

«Сообщение, если записей больше» - если в выбранной таблице будет больше указанного
количества записей, то программа предложит уточнить критерии поиска, чтобы ускорить
быстродействие. «Автоматическое обновление» - задается интервал времени в секундах, через
которое будет производиться автоматическое обновление набора данных какой-либо таблицы,
если эта функция там включена. Включается она специальной кнопкой в любой таблице системы
учета.
Вторая вкладка настроек «Графические». Здесь мы задаем логотип компании. Чтобы

изменить изображение, нажимаем на нем правой кнопкой мыши и выбираем соответствующую
команду.
15
Версия 4.0
Третья вкладка настроек «Пользовательские». Здесь два основных раздела: «Настройки»,

«Организация».
16
Версия 4.0
В разделе «Настройки» указываются следующие параметры:

«Последний штрих-код» - указывается, с какого штрих-кода программа начнет автоматически
присваивать их в номенклатуре.
«Налог НДС» - указывается, нужен ли налог на добавленную стоимость.
«Процент НДС» - указывается процент налога на добавленную стоимость.
«Последний номер заказа» - с какого номера программа продолжит нумерацию заказов.
«Текст чека» - указывается необходимый вам текст для чека. К примеру, о правилах приема
изделий.
В разделе «Организация» настраиваются данные об организации, которые будут

отображаться во всех отчетах системы.
17
Версия 4.0
В разделе «Рассылка Email» указываются настройки для вашей рассылки по электронной

почте.
18
Версия 4.0
«Email сервер» - почтовый сервер. К примеру: gmail.com или mail.ru

«Email порт» - по умолчанию является константой 25
«Email логин» - логин вашей учетной записи в электронной почте. К примеру: test@gmail.com
«Email пароль» - пароль вашей учетной записи в электронной почте.
«Email кодировка» - по умолчанию является константой Windows-1251
«Email почта отправителя» - адрес вашей почты
«Email имя отправителя» - название вашей компании.
В разделе «Рассылка SMS» указываются настройки для вашей СМС-рассылки.
19
Версия 4.0
«SMS – ID партнера» - фиксированная константа 3100471 – ее нужно указывать в СМС-центре

при регистрации.
«SMS – логин» - ваш логин в СМС-центре
«SMS – пароль» - ваш пароль для СМС-центра
«SMS – отправитель» - название вашей компании
Логины
В первую очередь, когда вы только установили программу или перед тем, как новый
сотрудник начнет работу, в системе необходимо связать определенного пользователя и его логин
в программе.
Для этого нужно зайти в справочник «Организация» «Сотрудники».
20
Версия 4.0
Для добавления нового сотрудника нужно нажать правой кнопкой мыши в свободной части
верхней таблицы.
В появившемся меню нужно выбрать пункт «Добавить».
21
Версия 4.0
Появилась карточка добавления нового сотрудника. Если вы только начинаете заполнять

программу, можно указать только обязательные для заполнения поля. Они отмечены «*».
При этом некоторые поля являются так называемым «самообучаемым списком». К примеру,
поле «Специализация».
Нажав на символ в правом углу поля в виде стрелки, вы откроете список всех уже раннее
занесенных в базу данных по этому полю. Это поможет быстрее заполнять многие данные. Если
вы только начинаете заносить информацию, этот список будет пустым.
22
Версия 4.0
Указав поле «ФИО», необходимо указать логин сотрудника. Он должен быть идентичен тому,
под которым пользователь заходит в программу.
В поле «Отделение» и «Списывать с» пока можете указать любое отделение или склад из
справочника «Отделения».
Для сохранения любых изменения нужно нажать «Сохранить». «Отмена» - для отмены
добавления или изменения данных в этой таблице.
Когда вы занесли в программу работающих в ней пользователей, можно перейти к настройке

остальных справочников.
Деньги
Валюты
Открываем подраздел «Деньги» и двойным щелком мыши открываем справочник «Валюты»
Здесь мы указываем все виды валют, с которыми мы работаем. Чтобы добавить новую валюту,
наводим курсор на любую область внутри таблицы и нажимаем правую кнопку мыши.
23
Версия 4.0
Далее выбираем команду «Добавить». Выходит меню добавления новой записи, где мы
заполняем все необходимые поля. При добавлении новой записи обязательные к заполнению
поля отмечены звездочкой.
Затем, если хотим сохранить введенные данные, нажимаем кнопку «Сохранить», если хотим
отменить – кнопку «Отмена».
По одной валюте можно указать, что она является «основной» - чтобы программа подставляла
ее по умолчанию во все расчеты.
24
Версия 4.0
Для этого откройте для редактирования выбранную запись и укажите галочку «основная».
Такая галочка в этой и других таблицах должна быть только одна.
Кассы
Справочник «Кассы» содержит все возможные способы, которыми клиент производит оплату
за услуги и товары.
25
Версия 4.0
Чтобы изменить значение какого-либо поля в нужной нам записи, надо навести на нее курсор,
нажать правую кнопку мыши и выбрать команду «Редактировать». Либо просто кликнуть
двойным щелчком по этой записи, чтобы открыть режим редактирования.
Галочкой «основная» нужно отменить кассу, оплату по которой клиенты совершают чаще
всего, чтобы программа подставляла именно ее автоматически. Такая галочка должна быть одна
на таблицу.
«Наличные деньги» отмечаются кассы с наличными.
26
Версия 4.0
«Безналичные деньги» отмечаются банковские счета.

«Виртуальные» отмечаются способы оплаты, которые используется только внутри вашей
компании, например подарочные сертификаты.
Наценки
В справочнике «Наценки» вы можете указывать все варианты наценок по заказам. Это может
быть увеличение стоимости из-за сложности или скорости выполнения заказа.
Прай с-листы
Справочник «Прайс-лист» служит для указания скидок разным клиентам. Отмеченный

галочкой как «основной» будет подставляться всем новым клиентам по умолчанию.
27
Версия 4.0
Финансовые статьи
Справочник «Финансовые статьи» содержит информацию о том, какие виды финансовых

движений осуществляются у нас в организации, то есть виды расходов, доходов или еще чего-
либо.
28
Версия 4.0
Записи сгруппированы по полю «Категория». Чтобы посмотреть, какие записи есть в той или
иной группе, то есть развернуть ее, надо нажать на плюсик напротив названия поля с
наименованием группы.
При добавлении новой статьи категорию вы можете выбрать из уже существующих с помощью
выпадающего списка или же внести новую.
Поле «Продажи» отмечается галочкой на той финансовой статье, по которой осуществляется
приход с продаж.
Поле «Заказы» отмечается галочкой на той финансовой статье, по которой осуществляется
приход с заказов.
Организация
Источники информации
Справочник «Источники информации» содержит информацию о тех местах, откуда о нас

могут узнать клиенты. Благодаря им мы можем вести учет по рекламе, то есть можем увидеть,
какой ресурс больше всего привлекает наших клиентов или же кто из партнеров вас рекомендует.
В специальном поле «Основной» отмечается тот источник информации, который используется

чаще всего, который будет нам предлагаться везде по умолчанию.
Отделения
Справочник «Отделения» содержит информацию о филиалах организации и складах.
29
Версия 4.0
Сотрудники
В справочник «Сотрудники» мы заносим всех сотрудников, которые работают у нас в

организации. Это могут быть как мастера, так и администрация, а также все остальные.
В первую очередь сюда необходимо добавить тех сотрудников, у которых в системе есть свой
логин для входа.
30
Версия 4.0
Поле «Отделение» показывает, к какому отделению относится данный сотрудник, «ФИО» -

удобное вам обозначение сотрудника, к примеру его фамилия и имя, «Логин» - под каким
логином заходит в систему, если он у него есть, «Специализация» - указание специализации
сотрудника. «Коэффициент сотрудника» - коэффициент надбавки для расчета ставки по работам,
«Списывать с» - с какого отделения будут списываться материалы при оказании услуг текущим
специалистом, «Оплату в» - касса, которая будет предлагаться по умолчанию при занесении
какой-либо оплаты при работе в программе под логином, указанным на этом сотруднике. «Не
работает» - для указания уже не работающих у вас сотрудников. «Примечание» используются для
указания контактной информации.
«Ставки» используются для указания индивидуальных расценок для выплат по работе этого
мастера. Вы можете указать здесь определенную категорию или подкатегорию товаров и процент
или сумму к выплате.
Именно по этому модулю программа будет рассчитывать сдельную оплату труда в первую
очередь. Если же ставка по определенному товару здесь не указана, программа будет искать
ставку, указанную по этому товару в номенклатуре для всех сотрудников. Если же ее не будет и
там, сдельная оплата труда расчитана не будет.
Рассылка
Справочник «Рассылка» предназначен для автоматизации оповещений о доставке сообщений

или о возникших проблемах. Здесь же можно создать шаблоны для сообщений.
31
Версия 4.0
В «ошибках» указаны возможные ошибки при отправке сообщений.
В «шаблонах» можно создавать заготовки для массовых и индивидуальных оповещений.
Скидки
Основания скидки
32
Версия 4.0
В этот справочник заносятся шаблоны для обоснования предоставления скидки клиенту.
Склад
Поставщики
В справочнике «Поставщики» указываются данные ваших поставщиков.
33
Версия 4.0
При создании новой записи указывается статья выплаты и начальный долг по контрагенту и
контактные данные.
Категории товара
Справочник «Категории товара» позволяет разделить список нашей номенклатуры на

различные группы по готовым изделиям, материалам и фурнитуре. Делим их так, как в
последствии это будет удобно просматривать. При добавлении предлагается заполнить поля:
«Категория» - наименование общей категории для всех товаров, либо для групп товаров,
например, «Материалы»; «Подкатегория» - конкретная группа товаров, например, «Ткань».
34
Версия 4.0
Поле «Услуги» показывает группу товаров, по которой мы не будем вести учет по остаткам.
Это могут быть определенные услуги, которые дополнительно оплачиваются клиентом или
сотрудникам.
Галочка «без скидки» указывается на те категории, на которые не должна действовать скидка,
даже если она указана у клиента.
Номенклатура
Здесь уже непосредственно заносим наименования товаров и материалов, с которыми мы

работаем, относя их к той или иной группе или подкатегории.
35
Версия 4.0
Добавим новый товар.
«Категория» - выбирается со справочника «Категории»; «Штрих-код» - поле необязательное,

можем заполнить как вручную, так и считать сканером. Если не заполним, то он присвоится
36
Версия 4.0
автоматически из программы; «Артикул» - удобное вам обозначение данного материала или

готового изделия. «Наименование товара» - наименование конкретного товара или материала.
«Единицы измерения» - в каких единицах мы будем вести учет по данному товару (шт, кг, м2 и
т.д.). «Цена реализации» - указывается цена для продажи. «Процент от заказа» - указание
процента, на который он становится дороже по сравнению с ценой продажи, в случае
дополнительного расхода этого материла по заказу. «Необходимый минимум» - пороговое
значение остатка, ниже которого система предупредит, что текущий товар заканчивается.
«Цена реализации» - цена для продажи данного товара.

«Процент от заказа» - увеличение стоимости данного товара в зависимости от стоимости
заказа. Это используется для расходных материалов, которые вы хотите включить в счет клиенту.
Тогда «Цена реализации» будет увеличена на данной процент от стоимости самого заказа.
«Сотруднику процент» - указывается процентная ставка сотруднику, она будет использовать

для начисления, если у него по данной категории нет индивидуальной ставки. «Сотруднику
ставка» - указывается ставка сотруднику.
Поле «Статус» показывает, есть ли данный товар на складе.

В таблице «Фото» к товару можно для наглядности прикрепить его изображение. Для этого
выбираем «Вставить» для копирования изображения или «Загрузить» для выбора места в вашей
файловой системе.
Вкладка «Себестоимость» используется, чтобы указать, из каких материалов у вас состоит

изделие. Эти материалы будут автоматически списаны во время изготовления готовой вещи.
37
Версия 4.0
Сюда указывается именно типовой вариант. Для индивидуальных заказов вы сможете

указывать дополнительные материалы уже в модуляхв самом заказе.
Материалы и фурнитуру вы выбираете из уже занесенных в номенклатуру. Затем указывается

себестоимость и расход на одно готовое изделие.
С помощью отчета «Карточка товара» можно выяснить все движения по определенному

товару, его наличие на складах на начало и конец выбранного периода. Для этого выделяем
определенный товар, затем нажимаем «Отчеты» «Карточка товара».
38
Версия 4.0
Примерный вид отчета:
Отчет можно распечатать с помощью функции «Печать» или же экспортировать в один из

электронных форматов.
39
Версия 4.0
Работа в программе
После проведенной настройки программы, давайте узнаем, как в ней работать!

Вся ежедневная работа происходит в «Модулях».
Перед тем, как начать регистрировать заказы, посмотрим, как в программе регистрировать
клиентов.
Регистрация клиента
Для этого нажимаем на значок «+» рядом с полем «Модули», затем на значок «+» рядом с
полем «Организация» и выбираем вкладку «Контрагенты».
При этом программа выведет список все уже зарегистрированных в базе данных контрагентов.
Даже в случае, если вы не ведете учет своих клиентов, нужно занести в базу клиента «по
умолчанию», на которого будут фиксироваться все продажи и заказы.
Для регистрации нового клиента нажимаем правой кнопкой мыши в свободное место
таблицы и выбираем «Добавить».
40
Версия 4.0
Появится окно «Добавления клиента». Отмеченные «звездочкой» поля обязательны к

заполнению.
41
Версия 4.0
Поле «Категория» позволяет задать тип клиента. Для изменения значения необходимо нажать
левой кнопкой мыши в правое поле таблицы. Значение можно ввести вручную или же выбрать с
помощью значка «стрелка» из списка ранее уже занесенных записей.
Здесь вы можете указать, к примеру, «клиент» для регистрации обычного клиента, «VIP» для
указания особенной группы и другие удобные вам типы контрагентов.
Поле «Источник информации» используется для указания, откуда клиент узнал о вашей
компании.
В поле «Прайс-лист» задается возможная скидка для контрагента. Она выбирается с помощью
значка «стрелка» из уже заполненного каталога в «Справочниках».
Поле «Наценка» используется для указания наценки относительно базовой стоимости. К
примеру, из-за срочности заказа.
Поле «Номер карты» используется для выдачи персональных карт клиентам. Это
необязательное поле.
В поле «Наименование» записывается любое удобное Вам обозначение определенного
клиента. Это могут быть паспортные данные: фамилия, имя, отчество; название компании-
поставщика; название Вашей организации для учета в дальнейшем различных расходов.
Поле «Телефоны» заполняется в случае регистрации контактных телефонов.
Поле «Сотовый» заполняется в случае регистрации сотовых телефонов.
Поле «E-mail» используется для записи электронной почты.
Галочка «Получать рассылку» указывается, чтобы клиент мог получать рассылки из
программы.
Поле «Страна» требуется для регистрации страны контрагента. Если же она неизвестна, можно
указать, к примеру, «неизвестно».
Поле «Город» используется для записи города клиента.
Поле «Адрес» для записи точного адреса.
Поле «Валюта» используется для указания валюты расчетов с клиентом.
Поле «Начальный долг» используется для указания наального долга контрагента.
Поле «Примечание» служит для записи и хранения любой необходимой текстовой
информации.
Заполнив все отмеченные звездочкой поля и добавив при необходимости любые
дополнительные записи, нажимаем «Сохранить».
По умолчанию в клиентской базе отображаются не все поля. Как показать остальные поля в
этой таблице поясняется в разделе «Опытный пользователь» - «Видимость колонок» данного
руководства.
Теперь, в случае, если вы не ведете учет ваших покупателей и заказчиков, необходимо задать
клиента «по умолчанию», на которого будут регистрироваться все продажи и заказы. Для этого
нужно нажать правой кнопкой мыши на определенной записи клиента (к примеру на клиенте
«Неизвестно») и выбрать «Редактировать» или дважды нажать левой кнопкой мыши.
42
Версия 4.0
В окне редактирования записи нужно указать галочку «Основной».

Эта галочка должна быть указана только у одной записи в таблице.
Два других поля используется для указания в базе вашей основной организации и остальных,
если вы ведете деятельность от нескольких юридических лиц.
Все клиенты у Вас будут находиться в единой базе клиентов, которая постепенно будет
формироваться. Любого клиента можно будет легко найти по первым буквам его имени. Для этого
необходимо встать в любом месте на колонку «Наименование» и начать вводить имя клиента с
клавиатуры. Фокус сразу переместится на нужного клиента.
аказы
Модуль, которым вы будете чаще всего пользоваться - это «Заказы».
Поиск данных
При входе в этот модуль появится окно поиска данных.
43
Версия 4.0
Когда записей будет очень много, для оптимизации работы можно уточнять критерии поиска.
Так поле «Дата заказа (от)» позволит вывести все заказы, начиная от конкретной даты. Для этого
нужно нажать на стрелочку в правом углу пустого поля.
В появившемся окне можно выбрать год, месяц, дату или же сразу установить текущее число,
используя функцию «Сегодня».
44
Версия 4.0
Поле «Статус» позволит вывести все заказы по их статусу. Поле «Клиент» обеспечивает поиск
по определенному контрагенту. Для выбора конкретного клиента необходимо нажать на символ с
тремя точками в правом крайнем углу поля. После этого программа автоматически открывает
список клиентской базы. Выбрав необходимого клиента, нужно нажать на «Выбрать».
После этого программа автоматически вернется в предыдущее окно поиска.

Остальные критерии поиска тоже помогут вам вывести только нужные записи.
Регистрация заказа
Если оставить все поля поиска данных незаполненными или же нажать «Очистить», а затем
«Поиск» программа выведет все зарегистрированные в базе заказы. Первоначально список
будет пустым.
45
Версия 4.0
Для добавления нового заказа необходимо нажать правой кнопкой мыши на свободном месте
поля и выбрать «Добавить».
В поле «Заказ для» указывается нужный филиал.
46
Версия 4.0
В поле «Статус» автоматически указывается «В работе» для нового заказа. Вы можете вручную
поменять это значение. В случае же выдачи клиенту готовых изделий статус сам поменяется на
«завершено».
Номер заказа проставится автоматически. Вы можете указать его и сами в случае
необходимости.
«Дата заказа», «Дата сдачи заказа» и «Дата контакта» - указываются необходимые даты по
заказу.
В поле «Клиент» указывается клиент из вашей клиентской базы. Для этого надо нажать на
символ «…» в правом углу поля и выбрать нужного клиента из базы контрагентов.
В поле «Номенклатура» выбирается нужное изделие из вашей номенклатуры.
В поле «Количество» указывается количество заказанных изделий.
«Описание» заполняется информацией по описанию дополнительных параметров изделия.
«Примечание» заполняется любой необходимой текстовой информацией по заказу.
После этого для сохранения нужно нажать «Сохранить» или же «Отменить» для отмены
добавления нового заказа.
Материалы по заказу
Вкладка «Расход материала» используется для учета расходных материалов и фурнитуры. В

нее автоматически попадают материалы, указанные в себестоимости данного готового изделия.
Дополнительно вы можете добавить сюда любой другой товар.
47
Версия 4.0
Указав галочку «Добавить в счет» вы добавите стоимость данных материалов в итоговый счет
клиента.
Оплата заказа
Пока по текущему заказу нет оплат, в поле «долг» отображается полная сумма по оплате.
48
Версия 4.0
Для внесения оплаты служит вкладка «Оплаты».
В поле «Кассы» указывается нужный способ оплаты.

В поле «Курс» указывается курс к основной валюте, если оплата совершается на валютой.
Печать квитанции и чека

49
Версия 4.0
Для печати квитанции и чека по заказу используется действие «Отчеты».
Примерный вид чека.
Для печати используется действие «Печать». Для экспорта в один из современных

электронных форматов – действие «Экспорт».
50
Версия 4.0
Примерный вид квитанции.
Распределение работы по заказу
Для учета работы ваших сотрудников по заказу используется вкладка «Распределение».
Здесь вы добавляете работу по вашим сотрудникам.

51
Версия 4.0
В поле «Мастер» выбирается сотрудник из вашего справочника.

«Работа мастера» - здесь указывается, что именно должен сделать ваш сотрудник.
«К исполнению» - количество работ.
«Валюта» - валюта расчетов с сотрудником.
«Примечание» - любая текстовая информация по работе сотрудника.
52
Версия 4.0
Чтобы отметить исполнение работы нужно открыть запись для редактирования и в поле
«исполнено» указать выполненную работу.
Учет готовых изделий и их выдача клиенту
Для регистрации по заказу готовых изделий служит вкладка «Исполнено».
Здесь вы указываете, на какой склад и в каком количестве поступили готовые изделия.
Факт выдачи клиента указывается во вкладке «Выдача клиенту».
53
Версия 4.0
Как только вы выдадите все готовые изделия по заказу, его статус поменяется на
«Завершено».
Продажа готовой продукции
Для продажи готовых изделий используется модуль «Товар».
Продажи
Модуль, в котором можно отмечать продажу уже готовой продукции - это «Продажи». Сами
готовые изделия вы можете создавать через «заказы» на свою фирму – чтобы затем уже
продавать их клиентам в собственном бутике через модуль «продажи». В этом случае у вас будет
учет и затраченных материалов и работы сотрудников.
Поиск данных
При входе в этот модуль появится окно поиска данных.
54
Версия 4.0
Когда записей будет очень много, для оптимизации работы можно уточнять критерии поиска.
Поле «Дата продажи (от)» позволит вывести все продажи, начиная от конкретной даты. Для этого
нужно нажать на стрелочку в правом углу пустого поля.
В появившемся окне можно выбрать год, месяц, дату или же сразу установить текущее число,
используя функцию «Сегодня».
Поле «Дата продажи (до)» позволит вывести все продажи до конкретной даты. Поле
«Клиент» обеспечивает поиск по определенному контрагенту. Для выбора конкретного клиента
необходимо нажать на символ с тремя точками в правом крайнем углу поля. После этого
программа автоматически открывает список клиентской базы. Выбрав необходимого клиента,
нужно нажать на «Выбрать».
После этого программа автоматически вернется в предыдущее окно поиска.
Вернемся к другим критериям поиска данных. В поле «Продал» указывается сотрудник,

совершивший продажу. Его можно выбрать из списка персонала в базе данных. Поле
«Зарегистрировал» используется для поиска по сотрудникам, зарегистрировавшим продажу в
программе.
Регистрация продаж вручную
Запись продажи
Если оставить поля поиска данных незаполненными, программа выведет все

зарегистрированные в базе продажи. Первоначально список будет пустым.
55
Версия 4.0
Рассмотрим первый способ регистрации продажи вручную. Для этого необходимо нажать
правой кнопкой мыши на свободном месте поля и выбрать «Добавить».
В появившемся окне регистрируются первоначальные данные о продаже.
56
Версия 4.0
Поле «Дата продажи» программа заполняет автоматически текущей датой. При

необходимости эту информацию можно занести вручную.
В поле «Клиент» программа автоматически заносит клиента «по умолчанию». В случае, если
необходимо выбрать конкретного контрагента, нужно нажать на символ «…» в правом углу. При
этом программа автоматически открывает клиентскую базу данных.
В поле «Продал» программа автоматически выставляет работающего в программе
пользователя. При этом сотрудника можно выбрать из списка персонала вручную, с помощью
символа «стрелка» в правом углу поля.
«Примечание» можно по желанию заполнить любой текстовой информацией.
В случае, если никаких изменений вносить не требуется, можно сразу же нажать «Сохранить».
Состав продажи
Добавление товаров осуществляется в поле «Состав продажи». Для этого нужно нажать
правую кнопку мыши в пустом поле и выбрать «Добавить».
Появится следующее окно.
Для выбора товара необходимо нажать на символ «…» в правом углу поля. Вы автоматически
попадете в «Справочник» в раздел «Номенклатура». Для выбора нужного товара необходимо
нажать левой кнопкой мыши на определенной позиции и нажать «Выбрать».
57
Версия 4.0
Программа вернет Вас в предыдущее окно.

В поле «Количество» регистрируется количество проданного товара в случае, если он
измеряется в единицах, или же значение другого параметра измерения (масса или объем, в
случае, если в номенклатуре он измеряется в соответствующих единицах).
В поле склад можно указать другой склад компании, если продажа будет совершена не с того,
к которому привязан продающий товар сотрудник.
58
Версия 4.0
Теперь в таблице «Состав продажи» зарегистрированы необходимые товары.

В поле «Товар» занесено название товара по номенклатуре, его штрих-код и единица
измерения.
В поле «Цена» - цена за единицу измерения.
В поле «Количество» - количество единиц измерения.
В поле «Сумма» программа автоматически рассчитывает стоимость заданного количества.
Под этими полями внизу выставлены общие суммы по количеству, сумме и сумме скидки всех
занесенных в состав продажи товаров.
В таблице регистрации продажи программа автоматически проставила общую сумму «К

оплате» и «Долг».
Регистрация оплаты
Перейдем к следующему этапу: фиксирование оплаты.

Для этого выбираем закладку «Проплаты» и нажимаем правой кнопкой мыши на пустом поле
и выбираем «Добавить».
Открывается новое окно.
59
Версия 4.0
Поле «Дата» программой автоматически заполняется текущей датой.

В поле «Способ оплаты» фиксируется способ наличной или безналичной оплаты. Выбор
осуществляется из заполненного справочника «Способы оплаты».
В поле «Сумма» вписывается сумма необходимой оплаты.
Теперь в поле «Долг» стоит 0.
Окно продаж
Гораздо удобнее проводить продажи через специальный интерфейс «Окна продаж».
Для этого выбираем «Действия» «Провести продажу» или сразу нажимаем горячую клавишу
«F9».
60
Версия 4.0
Появится «Окно продаж».
Поле «Штрих-код» или клавиша F8 – здесь Вы можете вручную ввести штрих-код товара или
оно будет заполнено автоматически, если вы используете сканер штрих-кодов.
Поле «Количество» или клавиша F7 – указывается количество товара.
Поле «Номер карты» или клавиша F10 служит для указания карты клиента, в случае, если они
используются. Это необязательное для заполнения поле.
Поле «Дата продажи» - фиксируется дата продажи. Указывается программой автоматически,
но может быть установлено вручную.
61
Версия 4.0
В поле «Продавец» - выбирается продавец, по умолчанию выставляется текущий

пользователь программы.
В поле «Организация» выставляется текущее юр. название фирмы, указанное в справочнике.
Поле «Скидка или сумма» или клавиша F6 – для задания скидки на товар.
Поле «Касса» служит для указания способа оплаты.
«Сумма от клиента» - полная полученная сумма от клиента.
«Чек» или клавиша F11 служит для выбора печати чека.
Сдачу программа рассчитывает автоматически.
Отложенные продажи
Для того, чтобы отложить продажу, нужно нажать на действие «Отложить». Этот функционал
используется, если вы не до конца провели продажу, хотите временно прервать продажу, не
потеряв данные, и, к примеру, зафиксировать другую продажу.
После этого во вкладке «Отложенные продажи» появится запись. Чтобы вернуться к ней,
нужно дважды нажать на нужную запись.
Изображение товара
Во вкладке «Изображение» можно просмотреть прикрепленный к товару в справочнике

«Номенклатура» графический файл.
62
Версия 4.0
Выбор клиента или добавление нового
При вводе имени клиента в поле «Имя или телефон» программа отобразит информацию по
контактным данным и прайс-листу клиента.
Здесь же можно указать нового клиента, используя функцию «Новый».
Выбор товара
63
Версия 4.0
Если ввести в поле «Название товара» часть названия для группы товаров, то в поле «выбор
товара» отобразится список всех товаров из «номенклатуры», подходящих под выбранный
критерий.
Возврат
Для возврата товаров служит окно «Возврат».

Здесь нужно указать уникальный код, который присваивается каждой продаже. А затем
выбрать из состава продажи товар для возврата.
Отсутсвующий товар
64
Версия 4.0
Если у Вас спрашивают определенный товар, которого не нашлось в ассортименте, то для

повышения продаж вы можете указывать такой товар во вкладке «Спрашивали отсуствующий
товар» для исключения в будущем упущенной прибыли.
Различные способы оплаты
Для учета оплаты любыми указаными в программе способами служит вкладка «Оплаты».
Продажа. Чек и накладная
65
Версия 4.0
Для формирования накладной по определенной продажи возвращаемся во вкладку

«Продажи». Выбираем «Отчеты» и «Накладная. Продажа».
Примерный вид накладной.
Печать накладной происходит с помощью функции «Печать».
66
Версия 4.0
Для формирования чека по определенной продажи возвращаемся во вкладку «Продажи».

Выбираем «Отчеты» и «Чек».
Примерный вид чека.
Для печати используются принтеры чеков.
Статистика продаж
67
Версия 4.0
С помощью отчета «Продали» можно сформировать статистику продаж за выбранный период.

Для этого заходим в модуль «Отчеты», далее в модуль «Склад» и выбираем «Продали».
После задания критериев отчета, появится следующее окно:
В нем представлена как табличная статистика по каждой категории и подкатегории, так и

наглядная визуализация по общим суммам поступления от продаж по каждой категории.
Складской учет
Поступление товаров
Поступление товаров добавляется в модуле «Товар». Причем сверху добавляется сама
накладная. А внизу - перечень товаров. Накладная может быть как приходная – если заполнено
поле «На склад», так и расходная – если заполнено поле «Со склада». Может также быть
накладная на перемещение, если есть несколько складов – тогда заполняются оба эти поля. Когда
внизу окна заполняется состав накладной, названия материалов уже не пишутся, а выбираются из
заранее настроенного справочника «Номенклатуры».
68
Версия 4.0
Фомирование накладной производится с помощью действия «Отчеты» «Накладная».
С помощью действия «Добавить товар» можно добавить в накладную сразу весь список из
номнеклатуры по определенной категории или подкатегории, а затем указать кол-во и цену в
случае необходимости.
69
Версия 4.0
С помощью принтера этикеток и действия «Отчеты» «Этикетка» или с помощью клавишы F8

можно распечатать этикетки для выбранного в «Составе» товара.
Остаток товаров
Посмотреть актуальный остаток товаров всегда можно с помощью отчета «Остатки по
складам». Для этого выбираем модуль «Отчеты», далее «Склад» и «Остатки по складам».
70
Версия 4.0
Отчет «Остатки по складам. Деньги» выведет финансовую стаистику по складам из расчета

товара по цене реализации или прихода.
Заканчивающиеся товары
В справочнике «Номенклатуры» можно заполнить поле «Необходимый минимум» для
наиболее ходового товара. Тогда специальной отчет «Заканчивающийся товар» покажет, какой
товар заканчивается.
71
Версия 4.0
Учет расходов
Для учета расходов, а также всех остальных движений по кассам, есть специальный модуль
«Деньги».
Добавляем новую запись.
72
Версия 4.0
Для указания, что деньги уходят из кассы или поступают в кассу, нужно заполнить
соответствующие поля «С кассы» и «В кассу». «Финансовая статья» - назначение платежа
(справочник «Финансовые статьи»). Сохраняем введенные данные.
Рассылка SMS и E-mail
Для формирования списка для массовой рассылки необходимо воспользоваться специальным

отчетом в разделе «Отчеты», подразделе «Рассылка»: «Массовая рассылка».
Запустим этот отчет. Здесь выходят все клиенты, которые согласны на рассылку, с указанием
их контактов. Чтобы создать сообщение, нажимаем кнопку «Рассылка».
73
Версия 4.0
Выходит окно составления сообщения, где на вкладке «Список получателей» отмечаем, кому
отослать SMS, а кому E-mail или другой вид рассылки.
На вкладке «Сообщение» заполняем тему сообщения и текст сообщения. Сообщение можно

выбрать и из уже настроенных шаблонов.
74
Версия 4.0
Далее нажимаем кнопку «Создать список рассылки» и переходим в модуль «Рассылка», где
видим все созданные сообщения со статусом «К отправке».
Далее нажимаем сверху кнопку «Действия» и выбираем команду «Выполнить рассылку».
75
Версия 4.0
Выходит окно, где мы можем увидеть остаток на своем балансе, рассчитать стоимость
текущей рассылки, а затем выполнить рассылку, нажав кнопку «Выполнить рассылку».
76
Версия 4.0
После отправки, если все было введено верно, у сообщений изменится статус на
«Отправлено».
Опытный пользователь
Поиск и группировка
С помощью фильтрации данных можно отобразить только необходимые продажи, например,

по определенной дате. Для этого нужно навести мышку на правый верхний угол заголовка
колонки «Дата продажи». Нажать на значок фильтра и галочкой выбрать необходимое значение.
На примере ниже показано, как отобразить только продажи за 27.06.2016.
77
Версия 4.0
Потом, чтобы снять фильтр и отобразить снова все продажи, нажимаем на выделенный на
примере красный крестик.
Также можно визуально сгруппировать продажи по любой колонке, например, по той же дате.
Для этого хватайтесь за заголовок колонки и перетягивайте ее на специальную область, на
которой написано: «Перетащите сюда заголовок колонки, чтобы сгруппировать по ней».
78
Версия 4.0
Ниже показан результат такой группировки.
Продаж у Вас могут быть десятки тысяч, а Вы без проблем за считанные секунды сможете
найти любые. Также примечательно, что все эти возможности работают в любой таблице, и Вы
сможете так же легко и быстро находить, например, любого клиента или поставщика.
Работа с открытыми окнами
79
Версия 4.0
Все открытые формы отображаются в виде отдельных вкладок внизу программы. Простым
одинарным щелчком можно переключаться между ними.
Фильтрация данных
Если отображено много данных, можно их быстро фильтровать, не прибегая к функционалу

поиска. Для этого достаточно подвести мышку к заголовку любой колонки, нажать кнопку фильтра
и в выпадающем списке отметить нужные значения.
80
Версия 4.0
Далее показано, как оставить только время «10:00:00».
Чтобы снова вывести все записи, достаточно нажать из списка «Все». Пункт «Настройка»
позволяет провести более детальную настройку фильтра с более сложными условиями отбора.
Группировка значений
Чтобы визуально сгруппировать данные по значениям любой колонки, достаточно ее

перетащить на указанную область. На примере услуги сгруппированы по дате приема. Можно
перетащить несколько колонок для множественной группировки. Чтобы отменить группировку,
колонку достаточно перетащить назад.
81
Версия 4.0
Быстрый поиск
Если отображено много данных, чтобы перейти на нужную запись можно ее найти, начав
вводить первые символы значения. На примере мы встали на колонку «Наименование» и начали
вводить «Васи», курсор сразу перепрыгнул на запись «Васичкина Евгения Алексеевна».
Видимость колонок
82
Версия 4.0
Если в каком-то модуле некоторые колонки необходимо на время скрыть, можно из

контекстного меню выбрать команду «Видимость колонок». Появится небольшое окно, в которое
можно перетащить ненужные колонки. Точно также методом перетаскивания колонки можно
восстанавливать. На примере мы скрыли, а затем восстановили колонку «Номер карты».
83
Версия 4.0
Сортировка
Можно в программе производить сортировку по любой колонке. Для это необходимо просто
нажать на наименование нужной колонки. Тогда мы увидим знак сортировки. Повторное нажатие
производит сортировку в обратной последовательности и наоборот. В примере сортировка по
наименованию в алфавитном порядке.
84
Версия 4.0
Экспорт данных
Любой набор данных можно всегда экспортировать в MS Excel или текстовый файл с помощью
команды «Экспорт» из контекстного меню. Информация будет переброшена точно в таком же
виде, в каком ее видит пользователь в программе.
Аудит
Если встать на любую запись в любой таблице и из меню нажать кнопку «Аудит», откроется
окно, в котором можно будет отследить все изменения, произведенные с данной записью.
85
Версия 4.0
На примере мы вызвали окно аудита для пациента «Иванова Анастасия». Видно, что с этой
записью было произведено множество действий. Это и первоначальное добавление, множество
редактирований и снятие отчетов. Показаны даты и пользователь, который выполнял эти
действия. Также в окне «Просмотр данных» можно в деталях увидеть, что именно было
добавлено или изменено. Например, было изменено поле «Номер карты» пациента со значения
«00005» на значение «00032».
86
Версия 4.0
Отчетность
Рассмотрим раздел «Отчеты». Почти каждый отчет имеет свои определенные параметры для
формирования. Обязательные параметры отмечены знаком звездочки («*»). Дополнительные
параметры, без звездочки, задаются по желанию.
Ателье
Выдать
Этот отчет покажет, какие материалы были потрачены за указанный период по заказам.
Работа
Отчет покажет выполненные работы по сотрудникам.
87
Версия 4.0
Зарплат
Отчет покажет данные по выполненным работам сотрудников и покажет суммы к выплате.
88
Версия 4.0
Деньги
Заказы
Отчет используется для анализа заказов, затрат и прибыли от них за выбранный период.
89
Версия 4.0
Долги
Отчет выведет список всех ваших должников с общими суммами.
Реклама
Отчет покажет, откуда о вашей компании узнают клиенты. Это поможет выяснить, как часто
вас рекомендуют партнеры или же как проходят ваши рекламные акции.
90
Версия 4.0
Клиенты
Отчет покажет статистику предоставления скидок по клиентам и общие суммы.
Платежи
91
Версия 4.0
Отчет «Платежи» показывает статистику платежей. С помощью этой статистики можно узнать
о суммах на начало периода и на конец по вашим кассам и многое другое.
Прибыль
Отчет покажет данные по прибыли компании за выбранный период, динамику доходов и

расходов.
92
Версия 4.0
93

Инструкция Ателье 4.0

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Инструкция Ателье 4.0

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Инструкция пользователя

Программа для ателье

ПРОГРАММА ДЛЯ АТЕЛЬЕ

Рассылка SMS и E-mail..............................................................................................................62

Нажимаем «ОК» и, если все указано верно, открывается программа.

Сверху ищем кнопку «Пользователи» и нажимаем ее.

Выходит следующее окно.

Все остальные логины создаются аналогично.

Имеется возможность блокировки программы не завершая работы. То есть можно

Установка программы на другие компьютеры

Подключение к базе данных на сервере для локальной сети

В появившемся окне выберите вторую вкладку «База данных».

Для работы программы необходимо прописать лицензию для нового компьютера.

Необходимо полностью скопировать указанную в поле «номер компьютера» информацию и

Настройка программы осуществляется в основных параметрах, а также в разделе

Выходит меню настроек. Первая вкладка «Системные».

«Название компании» - название, которое будет отображаться в названии окна программы.

Вторая вкладка настроек «Графические». Здесь мы задаем логотип компании. Чтобы

Третья вкладка настроек «Пользовательские». Здесь два основных раздела: «Настройки»,

В разделе «Настройки» указываются следующие параметры:

В разделе «Организация» настраиваются данные об организации, которые будут

В разделе «Рассылка Email» указываются настройки для вашей рассылки по электронной

«Email сервер» - почтовый сервер. К примеру: gmail.com или mail.ru

В разделе «Рассылка SMS» указываются настройки для вашей СМС-рассылки.

«SMS – ID партнера» - фиксированная константа 3100471 – ее нужно указывать в СМС-центре

В появившемся меню нужно выбрать пункт «Добавить».

Появилась карточка добавления нового сотрудника. Если вы только начинаете заполнять

Когда вы занесли в программу работающих в ней пользователей, можно перейти к настройке

Открываем подраздел «Деньги» и двойным щелком мыши открываем справочник «Валюты»

Такая галочка в этой и других таблицах должна быть только одна.

«Безналичные деньги» отмечаются банковские счета.

Справочник «Прайс-лист» служит для указания скидок разным клиентам. Отмеченный

Справочник «Финансовые статьи» содержит информацию о том, какие виды финансовых

Справочник «Источники информации» содержит информацию о тех местах, откуда о нас

В специальном поле «Основной» отмечается тот источник информации, который используется

Справочник «Отделения» содержит информацию о филиалах организации и складах.

В справочник «Сотрудники» мы заносим всех сотрудников, которые работают у нас в

Поле «Отделение» показывает, к какому отделению относится данный сотрудник, «ФИО» -

Справочник «Рассылка» предназначен для автоматизации оповещений о доставке сообщений

В «ошибках» указаны возможные ошибки при отправке сообщений.

В «шаблонах» можно создавать заготовки для массовых и индивидуальных оповещений.

В этот справочник заносятся шаблоны для обоснования предоставления скидки клиенту.

В справочнике «Поставщики» указываются данные ваших поставщиков.

Справочник «Категории товара» позволяет разделить список нашей номенклатуры на

Здесь уже непосредственно заносим наименования товаров и материалов, с которыми мы

Добавим новый товар.

«Категория» - выбирается со справочника «Категории»; «Штрих-код» - поле необязательное,

автоматически из программы; «Артикул» - удобное вам обозначение данного материала или

«Цена реализации» - цена для продажи данного товара.

«Сотруднику процент» - указывается процентная ставка сотруднику, она будет использовать

Поле «Статус» показывает, есть ли данный товар на складе.

Вкладка «Себестоимость» используется, чтобы указать, из каких материалов у вас состоит

Сюда указывается именно типовой вариант. Для индивидуальных заказов вы сможете

Материалы и фурнитуру вы выбираете из уже занесенных в номенклатуру. Затем указывается

С помощью отчета «Карточка товара» можно выяснить все движения по определенному

Примерный вид отчета:

Отчет можно распечатать с помощью функции «Печать» или же экспортировать в один из

После проведенной настройки программы, давайте узнаем, как в ней работать!

Появится окно «Добавления клиента». Отмеченные «звездочкой» поля обязательны к

В окне редактирования записи нужно указать галочку «Основной».

Модуль, которым вы будете чаще всего пользоваться - это «Заказы».

При входе в этот модуль появится окно поиска данных.

После этого программа автоматически вернется в предыдущее окно поиска.

В поле «Заказ для» указывается нужный филиал.