Arquivologia - João Paulo - PDF

AlfaCon Concursos Públicos
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
ÍNDICE
Arquivo, Museu e Biblioteca��2
Comparativo entre Arquivo, Museu e Biblioteca��2
Definições de Arquivo��2
Definições de Bibliotecas��3
Definições de Museu��3
Características Comuns��3
Diferenças��3
Paralelo entre Arquivo e Biblioteca��5
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com
fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
1
Arquivo, Museu e Biblioteca

Comparativo entre Arquivo, Museu e Biblioteca
Iniciamos nosso estudo em Arquivologia diferenciando três entidades de documentação comu-
mente cobradas de forma comparativa nas provas de concursos. Para tanto, é necessário que enten-
damos o que é um documento.
No conceito mais amplo, um documento consiste em uma informação registrada em um meio,
material ou digital. Contudo, deve-se destacar que nem todo documento compõe um arquivo, por
isso fique atento, uma vez que, muitas provas mencionam documento de arquivo e documentos, por
vezes discriminadamente (partindo do pressuposto do contexto), por outras comparando a diferen-
ça, seja implícita ou explicitamente.
Definições de Arquivo
Uma vez que nosso estudo se concentra na disciplina de Arquivologia (Estudo da Arquivísti-
ca) levantamos várias definições de arquivo, usadas corriqueiramente em provas de concursos,
baseados nos principais autores e na legislação vigente.
Paes (2004) define-se por arquivo a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a con-
secução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. (grifo nosso)
Schellenberg (2006) define arquivo como os documentos de qualquer instituição pública ou
privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de re-
ferência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de
custódia permanente. Contudo deve-se observar que o autor pontua nessa definição como arquivo
apenas aquele que tomaremos como Arquivo Permanente.
Bellotto (2006) estabelece que o arquivo é um órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz
a administração pública ou privada à que serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão
reunidos segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respec-
tiva administração. (grifo nosso)
A Lei 8.159, de janeiro de 1991 (Lei de Arquivo), define o arquivo no Art. 2º – Consideram-se arquivos,
para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como
por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (grifo nosso)
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística há 4 situações em que se define
um arquivo: (1) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da
natureza do suporte. (2) Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento
técnico, a conservação e o acesso a documentos. (3) Instalações onde funcionam arquivos. (4) Móvel
destinado à guarda de documentos. (grifo nosso) Nesse primeiro momento vamos nos concentrar na
definição 1, guardemos as demais para um momento de análise específica do arquivo.
2
A partir das definições dadas podemos definir e enfatizar que um arquivo tem por objetivo a
guarda/acúmulo de documentos (nas suas mais diversas formas) que tenha sido originado/produzi-
do/gerado na própria instituição, ou de fonte externa e recebido pela instituição, em função do exer-
cício de suas atividades, ou seja, documento que tenha sido criado para a execução das tarefas diárias
da instituição.
Vale lembrar que estamos no estágio inicial do estudo do arquivo, ainda teremos vários conceitos
a serem compreendidos.
Definições de Bibliotecas
Paes (2004) define como biblioteca o conjunto material, em sua maioria impresso, disposto orde-
nadamente para estudo, pesquisa e consulta.
De acordo com Bellotto (2006) biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o que vai
surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo
(assunto); que os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que os fornecedores são
múltiplos (diferentes livrarias, editoras, empresas gráficas, empresas jornalísticas, laboratórios de mi-
crofilmes, etc.).
Definições de Museu
Segundo Bellotto (2006) museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e classificada
segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e seus objetivos
finais são educativos e culturais.
Paes (2004) também define museu como uma instituição de interesse pública, criada com a finalidade
de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
Características Comuns
As três entidades têm por objetivos, quanto ao seu acervo de documentos:
˃˃ realizar a Guarda;
˃˃ realizar a Preservação; e
˃˃ oferecer Acesso.
Diferenças
A Tabela 1, a seguir, apresenta um comparativo das principais diferenças entre arquivos, bibliote-
cas e museus, embora existam algumas semelhanças.
De modo geral, observa-se que a finalidade das bibliotecas e museus é prioritariamente cultural,
enquanto um arquivo tem finalidade administrativa. Embora os documentos em um arquivo
possam assumir valor cultural, eles existem no arquivo por razões administrativas em primeira ins-
tância.
Bellotto (2006) indica que as bibliotecas, os museus e os Centros de Documentação reúnem do-
cumentos (dos mais variados tipos) de forma artificial, enquanto o arquivo reúne documentos de
forma orgânica.
3
CENTROS DE
DOCUMENTAÇÃO
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU
OU INFORMAÇÃO /
BANCO DE DADOS
Objetos (bidi-
Manuscritos, impres- Impressos, manuscri- Audiovisuais (reprodu-
Suporte mensionais ou
sos, audiovisuais tos, audiovisuais ções) ou virtual
tridimensionais)
Exemplar Único Múltiplos Único Único ou Múltiplos
Coleção: docu-
Fundos: documentos Coleção: documentos mentos unidos Coleção: documentos
Tipo de
unidos pela prove- unidos pelo conteúdo pelo conteúdo unidos pelo conteúdo
conjunto
niência (assunto) (assunto) ou pela (assunto)
função
Atividade
A máquina adminis- Atividade humana
Produtor humana, a Atividade humana
trativa individual ou coletiva
natureza
Administrativos, Culturais, científicos,
Fins de Culturais, artísti-
jurídico, funcionais, técnicos, artísticos, Científicos
produção cos, funcionais
legais educativos
Objetivo Provar, testemunhar Instruir, informar Instruir, entreter Informar
Acúmulo natural no
decorrer do desempe-
Compra, doação, Compra, doação,
Entrada dos nho das atividades da
permuta de fontes permuta de fontes Compra, doação, pesquisa
Documentos instituição (criados/
múltiplas múltiplas
produzidos ou rece-
bidos)
Administração na
Grande público e Grande público e
Público figura do administra- Pesquisador
pesquisadores pesquisadores
dor e pesquisadores
Registro, arranjo, des- Tombamento, classi- Tombamento, ca- Tombamento, classifica-
Processamento
crição: guias, inventá- ficação, catalogação: talogação: inven- ção, catalogação: fichários
técnico
rios, catálogos etc. fichários tários, catálogos ou computador
Tabela 1: comparativo entre arquivo, biblioteca e museu adaptado de Bellotto (2006, p45).
Tanto Bellotto (2006) como Paes (2004) apresentam ainda os chamados Centros de Documen-
tação ou informação que já foram, e ainda podem ser cobrados em provas de concursos, por esta
razão também estão incluídas suas características no comparativo da Tabela 1.
Belloto (2006) define Centro de Documentação ou informação como órgão colecionador ou re-
ferenciador (quando não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem
e só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já
que a coleção (quando os documentos são armazenados) é formada de originais ou de reproduções
referentes a determinada especialidade.
Segundo o Dicionário Brasileiro de terminologia arquivística, Centro de Documentação é uma
instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de informações.
Os Centros de Documentação abrangem atividades que são específicas da Biblioteconomia,
como da Arquivística e da Informática. Um centro tem como finalidade armazenar, classificar, dis-
seminar e reunir documentos de uma especialidade (para a qual são destinados) nem sempre um
documento existe fisicamente no centro de documentos, mas uma referência a ele. A essência por
trás do centro é de organizar pelo assunto.[1].
4
Paralelo entre Arquivo e Biblioteca

Uma vez que o renomado historiador e arquivista americano Theodore R. Schellenberg teve par-
ticipação na Arquivologia brasileira, em 19601 ao descrever o relatório “Problemas Arquivísticos do
Governo Brasileiro”, sua obra é referência para a elaboração de questões de provas.
É comum encontrar questões comparando arquivos, museus e bibliotecas, porém o comparativo
entre arquivo e bibliotecas é mais comum, dado o paralelo descrito na obra de Schellenberg (2006).
A Tabela 2 a seguir descreve um comparativo mais acurado entre essas entidades.
ARQUIVO BIBLIOTECA
Documentos textuais. Documentos impressos.

GÊNERO DOS
Audiovisual. Audiovisual.
DOCUMENTOS
Cartográfico. Cartográfico.
Os documentos são produzidos Os documentos são produzidos e

ORIGEM e conservados com objetivos conservados com objetivos cul-
funcionais. turais.
Os documentos não são objetos
Os documentos são coleciona-
de coleção; provêm tão só das
dos de fontes diversas, adquiri-
atividades públicas ou privadas,
dos por compra ou doação.
servidas pelo arquivo.
AQUISIÇÃO OU Os documentos são produzidos
Os documentos existem em nu-
CUSTÓDIA em um único exemplar ou em
merosos exemplares.
limitado número de cópias.
A significação do acervo não
Há significação orgânica entre
depende da relação que os docu-
os documentos.
mentos tenham entre si.
Preserva-se a documenta-
ção referente a uma atividade,
Aplica-se a unidades isoladas.
como um conjunto e não como
MÉTODO DE unidades isoladas.
Os julgamentos são finais e ir-
AVALIAÇÃO O julgamento revogável.
revogáveis.
O julgamento envolve questões
A documentação existe em via
de conveniência, e não de preser-
única.
vação ou perda total.
Estabelece classificação específi-
Utiliza métodos predetermina-
ca para cada instituição, ditada
dos (normas).
MÉTODO DE pelas suas particularidades.
CLASSIFICAÇÃO Exige conhecimento da relação Exige conhecimento do sistema,
entre as unidades, a organização do conteúdo e da significação
e o funcionamento dos órgãos. dos documentos a classificar.
Aplica-se a conjuntos de docu- Aplica-se a unidades discrimi-
mentos. nadas.
As séries (órgãos e suas subdi-
MÉTODO
visões, atividades funcionais ou As séries (anuários, periódicos,
DESCRITIVO
grupos documentais da mesma etc.) são unidades isoladas para
espécie) são consideradas catalogação.
unidades fins da descrição.
Tabela 2: comparativo entre arquivo e biblioteca [1].
1 em virtude da mudança da capital do Brasil do Rio de Janeiro para Brasília, durante o governo JK, a convite de José H. Ro-
drigues, na época diretor do Arquivo Nacional
5
Exercícios
01. Robert S. Martin afirma que há uma diferença fundamental entre usar, ler e ver documentos,
funções que caracterizariam, segundo ele, a postura típica que se tem perante os acervos de
a) museus, bibliotecas e arquivos.
b) bibliotecas, museus e arquivos.
c) museus, arquivos e bibliotecas.
d) arquivos, bibliotecas e museus.
e) arquivos, museus e bibliotecas.
02. Arquivos, bibliotecas e museus têm em comum a missão de
a) desenvolver regularmente projetos de extroversão de documentos.
b) reunir documentos mediante processo de recolhimento ou transferência.
c) cuidar de documentos cuja natureza é essencialmente contingente.
d) tornar acessível a informação contida nos respectivos acervos.
e) priorizar o conteúdo dos documentos nos respectivos programas descritivos.
03. Analise o texto abaixo:
.........................é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma pessoa ou instituição, no
exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução dos seus objetivos.
Já .........................é o conjunto de material, na sua maioria impresso e não produzido pela institui-
ção ao qual está inserido, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é consti-
tuída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compras ou doações […].
Assinale a alternativa que preenche correta e sequencialmente as lacunas do texto.
a) O suporte; o arquivo
b) O museu; a biblioteca
c) A biblioteca; a biblioteca
d) O arquivo; o documento
e) O arquivo; a biblioteca
Com relação à Arquivologia, julgue o item que se segue.
04. Os arquivos são preservados e mantidos indefinidamente por motivos culturais e históricos.
Certo ( ) Errado ( )
05. Durante um processo seletivo interno para o cargo de assistente administrativo de uma
empresa, uma das questões da prova teórica abordava as diferenças existentes entre arquivo e
biblioteca. Considerando essas diferenças, é correto afirmar:
a) Os documentos de arquivo existem em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um
único exemplar ou em limitado número de cópias.
b) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos culturais; os de bi-
blioteca, com objetivos funcionais.
c) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas; os de biblioteca não são
objeto de coleção.
d) Os documentos de arquivo são classificados por meio de métodos predeterminados e os de
biblioteca, pelas particularidades das instituições.
e) Os documentos de arquivo provêm tão só das atividades públicas e privadas e os da bibliote-
ca são adquiridos por compra, doação ou permuta.
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A respeito dos fundamentos da Arquivologia, julgue o item a seguir.

06. O conjunto material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa
e consulta pode ser chamado de arquivo.
07. Os arquivos nascem com a finalidade de serem celeiros da história.
08. São considerados órgãos de documentação, segundo Renato Valentini (2009), museus, centros
de informação, bibliotecas e arquivos.
Marque a alternativa que caracteriza, adequadamente, esses órgãos de documentação.
a) Centro de informação tem a finalidade de informar, com objetivo cultural, científico, fun-
cional ou jurídico, evitando reproduções audiovisuais ou virtuais, baseando-se em infor-
mações registradas exclusivamente em papel.
b) A biblioteca não se trata de um órgão colecionador. Seus conteúdos não podem, portanto,
ser unidos por seu conteúdo ou assunto.
c) No arquivo, a documentação referente a um assunto específico ou assuntos ligados entre si é
recomendada que seja preservada como atividades isoladas e não um conjunto.
d) Museu é uma instituição de interesse público. Seus documentos são peças e objetos de valor
cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões.
e) Nos arquivos, evita-se que os documentos sejam unidos pela proveniência ou origem.
09. Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta.
I. Arquivo e biblioteca trabalham com o mesmo objeto, mas possuem características que os
diferenciam. O arquivo guarda e organiza os documentos com objetivo funcional e a biblio-
teca organiza a informação para fins culturais.
II. As informações orgânicas são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto informa-
ções não orgânicas são conservadas nas bibliotecas.
a) Somente a afirmação I está correta.
b) Somente a afirmação II está correta.
c) Todas as afirmações estão corretas.
d) Nenhuma das afirmações está correta.
Exercícios Gabaritados e Comentados
01. Robert S. Martin afirma que há uma diferença fundamental entre usar, ler e ver documentos,
funções que caracterizariam, segundo ele, a postura típica que se tem perante os acervos de
a) museus, bibliotecas e arquivos.
b) bibliotecas, museus e arquivos.
c) museus, arquivos e bibliotecas.
d) arquivos, bibliotecas e museus.
e) arquivos, museus e bibliotecas.
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02. Arquivos, bibliotecas e museus têm em comum a missão de

a) desenvolver regularmente projetos de extroversão de documentos.
b) reunir documentos mediante processo de recolhimento ou transferência.
c) cuidar de documentos cuja natureza é essencialmente contingente.
d) tornar acessível a informação contida nos respectivos acervos.
e) priorizar o conteúdo dos documentos nos respectivos programas descritivos.
03. Analise o texto abaixo:

.........................é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma pessoa ou instituição, no
exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução dos seus objetivos.
Já .........................é o conjunto de material, na sua maioria impresso e não produzido pela institui-
ção ao qual está inserido, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é consti-
tuída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compras ou doações […].
Assinale a alternativa que preenche correta e sequencialmente as lacunas do texto.
a) O suporte; o arquivo
b) O museu; a biblioteca
c) A biblioteca; a biblioteca
d) O arquivo; o documento
e) O arquivo; a biblioteca
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04. Os arquivos são preservados e mantidos indefinidamente por motivos culturais e históricos.
05. Durante um processo seletivo interno para o cargo de assistente administrativo de uma
empresa, uma das questões da prova teórica abordava as diferenças existentes entre arquivo e
biblioteca. Considerando essas diferenças, é correto afirmar:
a) Os documentos de arquivo existem em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um
único exemplar ou em limitado número de cópias.
b) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos culturais; os de bi-
blioteca, com objetivos funcionais.
c) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas; os de biblioteca não são
objeto de coleção.
d) Os documentos de arquivo são classificados por meio de métodos predeterminados e os de
biblioteca, pelas particularidades das instituições.
e) Os documentos de arquivo provêm tão só das atividades públicas e privadas e os da bibliote-
ca são adquiridos por compra, doação ou permuta.

06. O conjunto material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa
e consulta pode ser chamado de arquivo.
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07. Os arquivos nascem com a finalidade de serem celeiros da história.
08. São considerados órgãos de documentação, segundo Renato Valentini (2009), museus, centros
de informação, bibliotecas e arquivos.
Marque a alternativa que caracteriza, adequadamente, esses órgãos de documentação.
a) Centro de informação tem a finalidade de informar, com objetivo cultural, científico, fun-
cional ou jurídico, evitando reproduções audiovisuais ou virtuais, baseando-se em infor-
mações registradas exclusivamente em papel.
b) A biblioteca não se trata de um órgão colecionador. Seus conteúdos não podem, portanto,
ser unidos por seu conteúdo ou assunto.
c) No arquivo, a documentação referente a um assunto específico ou assuntos ligados entre si é
recomendada que seja preservada como atividades isoladas e não um conjunto.
d) Museu é uma instituição de interesse público. Seus documentos são peças e objetos de valor
cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões.
e) Nos arquivos, evita-se que os documentos sejam unidos pela proveniência ou origem.
09. Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta.

I. Arquivo e biblioteca trabalham com o mesmo objeto, mas possuem características que os
diferenciam. O arquivo guarda e organiza os documentos com objetivo funcional e a biblio-
teca organiza a informação para fins culturais.
II. As informações orgânicas são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto informa-
ções não orgânicas são conservadas nas bibliotecas.
a) Somente a afirmação I está correta.
b) Somente a afirmação II está correta.
c) Todas as afirmações estão corretas.
d) Nenhuma das afirmações está correta.
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Bibliografia
PAES, M. L. Arquivo Teoria e Prática, 3. ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
[1]
Vargas, 2004, p. 228.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas, 6. ed., Rio de
[2]
Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 388.
BELLOTTO, H. L. Arquivos Permanentes: tratamento documental, 4. ed., Rio de
[3]
Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 320.
Arquivo Nacional. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de
[4]
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 232.
11
ÍNDICE
Conceitos Básicos��2
Arquivo - Lei 8.159/91��2
Polissemia da Palavra “Arquivo”��2
Arranjo��2
Arquivologia��3
Arquivologia – Arquivística – Estudo dos Arquivos��3
Profissional da Informação��3
Documento��4
Informação��4
Suporte��4
Características de um Documento de Arquivo��5
Outros Conceitos Importantes��5
Tipos de Arquivo��5
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística��6
1
Conceitos Básicos
Arquivo - Lei 8.159/91
Polissemia da Palavra “Arquivo”

O termo “arquivo” pode ser empregado em diversas circunstâncias, dentre as quais se destacam
as definidas em:[2].
1 - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada,
pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver
também fundo.
2 - Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o
acesso (1) a documentos.
3 - Instalações onde funcionam arquivos(2).
4 - Móvel destinado à guarda de documentos. (grifo nosso)
Arranjo
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um
arquivo (1) ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. [2]
O arranjo documental se baseia em dois métodos, estrutural e funcional, e sua aplicação tem
gerado controvérsias na literatura e na prática arquivística. Contudo, observa-se, tanto na literatu-
ra internacional quanto na nacional, que não há a adoção de um método puramente estrutural ou
funcional. Uma das dificuldades encontradas na aplicação do princípio da proveniência refere-se à
determinação das unidades administrativas que irão se constituir em fundos de arquivo. A escolha
desses fundos deverá obedecer a dois critérios: estrutural, quando constituído de documentos pro-
venientes de uma mesma fonte geradora de arquivos e funcional, quando constituído de documentos
provenientes de mais de uma fonte, reunidos pela semelhança de suas atividades, mantido, porém, o
princípio da proveniência.
As cópias de documento desvinculadas de dossiês podem ser descartadas, desde que o docu-
mento original esteja em boas condições fato comprovado pelo “Manual de Arranjo e Descrição
de Arquivos” da associação dos arquivistas holandeses que afirma que esta é uma das regras para
o arranjo dos documentos, tendo ainda: o método de arranjo deve se sempre baseado na organi-
zação primitiva; o arranjo original pode ser modificado para corrigir desvios; documentos que
não estavam originalmente juntos, só devem ser combinados se forem absolutamente da mesma
natureza; documentos originais não devem ser descartados, mesmo estragados ou fragmentados.
A atividade de arranjo é típica dos arquivos permanentes e é um processo de agrupamento de
documentos singulares em unidades significativas e de agrupamento. É, portanto, a ordenação dos
documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, caso necessário, dos itens docu-
mentais dentro das séries. A escolha das séries e subséries obedecerão à mesma orientação adotada
para os fundos, uma vez que se constituem em parte dos fundos. Nos arquivos intermediários não
existem métodos ou princípios específicos de arranjo, já que é mantido o feito no arquivo corrente.
2
A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das

eliminações, obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e ex-
ternamente. A associação dos arquivistas holandeses cita que, entre as várias regras para o arranjo,
deve ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária e, só depois de um levantamento,
deve-se fazer qualquer alteração. Esta, quando feita, deve ser para corrigir erros na estrutura geral do
conjunto documental e determinar se os desvios são atribuídos a enganos ou resultados de modifica-
ções temporárias de conservação de documentos.
Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. (...). No
arquivo corrente a documentação é recente e provém de setores próximos, que a utilizam com frequên-
cia. No arquivo permanente os documentos, procedentes dos arquivos correntes, já vêm ordenados,
(...), o arquivista se ocupa da ordenação de todos os documentos sob sua guarda e que provêm de múl-
tiplos órgãos. (...). Quanto aos arquivos intermediários, não existem métodos ou princípios específicos
de arranjo (...). [1].
Arquivologia
Arquivologia – Arquivística – Estudo dos Arquivos
O estudo da Arquivologia ou Arquivística tem por objetivo o conhecimento dos Arquivos e das
Teorias, Métodos e Técnicas na Constituição, Organização, utilização, Desenvolvimento e Conser-
vação de documentos e incluem ainda, em seus estudos, a Biblioteconomia e Museologia.
O seu estudo terá por base fornecer subsídios para a Gestão da Informação com a função de
auxiliar o gestor nos diferentes níveis hierárquicos a tomar decisões e ter acesso rápido e fácil à docu-
mentação necessária.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – encontramos as seguintes definições
para arquivo: um Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da
natureza do suporte; uma instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento
técnico, a conservação e o acesso a documento arquivístico. Salienta-se, ainda que Arquivo Digital é
o Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e
armazenada em suporte apropriado.
Por Arquivo, portanto, pode-se entender como sendo um Órgão de Documentação; um Conjunto
de Documentos ou o Móvel para guardar documentos.
Segundo o Arquivo Nacional (2006) p. 27: conjunto de documentos produzidos e acumulados por
uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, inde-
pendentemente da natureza do suporte.
Profissional da Informação
O Decreto n° 82.590/1978 regulamenta a profissão criada pela Lei 6.546/1978, que, pela evolução
em suas atribuições, passou a ser denominada de “gestão de documentos”. Ela é definida pela Lei
8.159/1991, em seu artigo 3º, como conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento do documento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Segundo o livro Arquivística,
Temas Contemporâneos, Vanderlei Batista dos Santos (org.), Editora Senac, 3ª edição, p. 188: (...) o
arquivista, ou o profissional da informação de forma geral, seja atuante no ciclo decisório que envolve
os objetivos institucionais. (...) Atuar de forma proativa significa antecipar demandas e elaborar ins-
trumentos que permitam aos clientes de informação concatenarem fontes e chegarem às suas próprias
decisões com base em insumos de alto valor agregado.
3
A Lei nº 6546 de 04/07/78, que regulamenta a profissão de arquivista, em seu artigo 2°, deter-
mina que são atribuições do arquivista: planejamento, organização e direção de serviços de arquivo;
planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; planejamento,
orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no pla-
nejamento de documentos e controle de multicópias; planejamento, organização e direção de serviços
e centros de documentação e informação constituídos e acervos arquivísticos e mistos; planejamento,
organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos e orientação do planeja-
mento da automação aplicada aos arquivos; orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de
documentos e orientação da avaliação e seleção de documentos para fins de preservação; adoção de
medidas necessárias à conservação de documentos; elaboração de pareceres e trabalhos de complexi-
dade sobre assuntos arquivísticos e assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-ad-
ministrativa; desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.
A mesma Lei, em seu Art. 3º, estabelece quais são as atribuições dos Técnicos de Arquivo: recebi-
mento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação; classificação,
arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos,
assim como prestação de informações relativas aos mesmos; preparação de documentos de arquivos
para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme; preparação de documentos de arquivo
para processamento eletrônico de dados. No Art. 4º da referida Lei temos, ainda, O exercício das pro-
fissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho
do Ministério do Trabalho. Vejamos o Decreto nº 93.480, de 1986. E o Art. 5º diz: Não será permitido
o exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos,
simplificados ou intensivos, de férias, por correspondência ou avulsos.
Documento
Como visto, um documento é toda e qualquer informação em um suporte material que seja útil
para consulta, estudo, prova ou pesquisa. Pode, ainda, comprovar ou atestar os fatos, fenômenos,
formas de vida e pensamento do gênero humano em determinada época ou lugar.
Documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos; recebidos por uma Instituição ou pessoa;
são acumulados.
Informação
É uma ideia ou conhecimento, um elemento de referência ou uma mensagem contida no documento.
Suporte
Material no qual são registradas as informações. [2].
→→ Exemplos de suporte:
˃˃ Papel
˃˃ Papel fotográfico
˃˃ Tecido
˃˃ Couro
˃˃ Pedra
˃˃ Filme
˃˃ Microfilme
˃˃ Fita magnética
˃˃ Película videográfica/filmográfica
˃˃ Negativo fotográfico
˃˃ Mídia eletrônica
˃˃ Dispositivo
4
Disco – Suporte circular plano, onde são gravados sons. [2]

Disco magnético – Suporte circular plano, revestido por camada magnetizada que permite o
armazenamento de dados. [2]
Disco ótico – Suporte circular plano, com grande capacidade de armazenamento, em que se regis-
tram sinais visuais, sonoros ou audiovisuais, por gravação digital. Também chamado “disco laser”.. [2]
Características de um Documento de Arquivo
a) Autenticidade – documentos devem possuir marcas, sinais ou símbolos que indicam sua
origem. Não confundir com veracidade. Informação pode ser falsa ou verdadeira.
b) Naturalidade – documentos são produzidos e/ou recebidos por instituição ou pessoa. Ativida-
de tem relação com finalidade. São acumulados em função do fluxo administrativo contínuo
e progressivo.
c) Unicidade – questão de economia (gastos). No arquivo não devem existir documentos com
a mesma finalidade. Cópia de documentos somente se anexada a um processo ou com outra
função. Eliminar cópias desnecessárias.
d) Imparcialidade – documentos só servem à administração. É isento de parcialidade.
e) Inter-relacionamento – documentos interagem entre si ao longo de seu ciclo vital.
Outros Conceitos Importantes
˃˃ Documento de Arquivo = Produção ou recebimento de documento em virtude de atividade
administrativa = acumulação contínua e progressiva = característica naturalidade.
˃˃ Documento autêntico apresenta valor que comprova sua origem. Não quer dizer que as infor-
mações sejam verdadeiras, e sim que a pessoa que está identificada é a autora do documento.
Processo de criação.
˃˃ VERACIDADE = verdadeiro ou falso. Qualidade da informação.
˃˃ FUNDO = conjunto documental de determinada instituição. Formado por um conjunto de do-
cumentos. Pode ser aberto ou fechado.
Tipos de Arquivo
˃˃ Arquivo administrativo: Arquivo (1) com predominância de documentos decorrentes do exer-
cício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em
oposição a arquivo técnico. [2].
˃˃ Arquivo central: Arquivo(2) responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplica-
dos aos arquivos(1) de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do arma-
zenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o arquivo
nacional [2]..
˃˃ Arquivo corrente: 1 Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor
primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua
administração. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo corrente(1) [2]..
˃˃ Arquivo de família: Arquivo privado de uma família ou de seus membros, relativo às suas ati-
vidades públicas e privadas, inclusive à administração de seus bens. Também chamado arquivo
familial ou arquivo familiar [2]..
˃˃ Arquivo de segurança: Conjunto de cópias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos
originais para garantir a integridade da informação. Ver também câmara de segurança e micro-
filme de segurança [2].
5
˃˃ Arquivo digital: integrado por documentos codificados em dígitos binários, acessível por meio de
sistema computacional. [2].
˃˃ Arquivo eletrônico: integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por
equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais [2].
˃˃ Arquivo especial: integrado por documentos em linguagem não textual, em suporte não conven-
cional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos espe-
cíficos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria
das vezes, de intermediação tecnológica [2].
˃˃ Arquivo especializado: Arquivo cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como
natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos docu-
mentos, entre outras.
˃˃ Arquivo estadual: Arquivo público mantido pela administração estadual, identificado como o
principal agente da política arquivística nesse âmbito.
˃˃ Arquivo federal: Arquivo público mantido pela administração federal. Em alguns países, a ex-
pressão designa o arquivo nacional.
˃˃ Arquivo intermediário: 1 Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso
pouco frequente, que aguarda destinação. 2 Arquivo responsável pelo arquivo intermediário.
Também chamado pré-arquivo. 3 Depósito de arquivos intermediários. [2].
˃˃ Arquivo municipal: Arquivo público mantido pela administração municipal, identificado como
o principal agente da política arquivística nesse âmbito.
˃˃ Arquivo nacional: Arquivo público mantido pela administração federal ou central de um país,
identificado como o principal agente da política arquivística em seu âmbito.
˃˃ Arquivo permanente: 1 Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função
de seu valor. 2 Arquivo responsável pelo arquivo permanente). Também chamado arquivo histó-
rico.
˃˃ Arquivo pessoal: Arquivo de pessoa física.
˃˃ Arquivo privado: Arquivo de entidade coletiva de direito privado, família ou pessoa. Também
chamado arquivo particular.
˃˃ Arquivo público: 1 Arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de
ação e do sistema de governo do país. 2 Arquivo integrante da administração pública.
˃˃ Arquivo setorial: 1 Arquivo de um setor ou serviço de uma administração. Arquivo responsável
pelo arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado. [2]
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

A seguir são apresentados conceitos destacados do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arqui-
vística (2005), não foram listados todos, embora sua leitura seja recomendada. Os grifos são do autor.
Alguns termos serão estudados a fundo em momento oportuno, deste modo alguns foram
listados e outros deixados para serem apresentados quando necessário.
˃˃ Acervo: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
˃˃ Acessibilidade: Condição ou possibilidade de acesso (1, 2) a serviços de referência, informação,
documentação e comunicação.
˃˃ Acesso: 1 Possibilidade de consulta a documentos e informações. 2 Função arquivística desti-
nada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização.
6
˃˃ Acondicionamento: Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso(1).

˃˃ Acumulação: Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de
uma entidade coletiva, pessoa ou família.
˃˃ Aditamento: Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigin-
do seu conteúdo.
˃˃ Administração de Arquivos: Direção, supervisão, coordenação, organização e controle das
atividades de um arquivo(2). Também chamada gestão de arquivos.
˃˃ Alienação: Transmissão formal da custódia ou propriedade de documentos ou arquivos(1).
˃˃ Anexação: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual
prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.
˃˃ Anexo: 1 Documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro documento ou
processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo. 2 Depósito(1) fora
da sede do arquivo(2).
˃˃ Anopistógrafo: Documento escrito ou impresso de um único lado. Ver também opistógrafo.
˃˃ Apensação: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria
tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.
˃˃ Apócrifo: Documento de autenticidade não reconhecida.
˃˃ Armazenamento: Guarda de documentos em depósito(1). Ver também acondicionamento.
˃˃ Armazenamento de dados: Guarda de documentos e informações em meio eletrônico.
˃˃ Arquivamento: 1 Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de
documentos. Ver também arranjo, método de arquivamento e sistema de arquivamento. 2 Ação
pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
˃˃ Arquivista: Profissional de nível superior, com formação em Arquivologia ou experiência reco-
nhecida pelo Estado.
˃˃ Arquivo administrativo: Arquivo(1) com predominância de documentos decorrentes do exer-
cício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Expressão usada em
oposição a arquivo técnico.
˃˃ Arquivo central: Arquivo(2) responsável pela normalização dos procedimentos técnicos apli-
cados aos arquivos(1) de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do arma-
zenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o arquivo
nacional. Ver também arquivo setorial.
˃˃ Arquivo corrente: 1 Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor
primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua
administração. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo corrente(1).
˃˃ Arquivo de família: Arquivo privado de uma família ou de seus membros, relativo às suas ati-
vidades públicas e privadas, inclusive à administração de seus bens. Também chamado arquivo
familial ou arquivo familiar.
˃˃ Arquivo de segurança: Conjunto de cópias arquivadas em local diverso daquele dos respecti-
vos originais para garantir a integridade da informação. Ver também câmara de segurança e
microfilme de segurança.
˃˃ Arquivo especializado: Arquivo(2) cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como
natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos docu-
mentos, entre outras.
7
˃˃ Arquivo estadual: Arquivo público(2) mantido pela administração estadual, identificado como
o principal agente da política arquivística nesse âmbito.
˃˃ Arquivo federal: Arquivo público mantido pela administração federal. Em alguns países, a ex-
pressão designa o arquivo nacional.
˃˃ Arquivo intermediário: 1 Conjunto de documentos originários de arquivos correntes(2), com
uso pouco frequente, que aguarda destinação. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo interme-
diário(1). Também chamado pré-arquivo. 3 Depósito(1) de arquivos intermediários(1).
˃˃ Arquivo municipal: Arquivo público(2) mantido pela administração municipal, identificado
como o principal agente da política arquivística nesse âmbito.
˃˃ Arquivo nacional: Arquivo público(2) mantido pela administração federal ou central de um
país, identificado como o principal agente da política arquivística em seu âmbito.
˃˃ Arquivo permanente: 1 Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função
de seu valor. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo permanente(1)). Também chamado arquivo
histórico.
˃˃ Arquivo pessoal: Arquivo(1) de pessoa física.
˃˃ Arquivo privado: Arquivo(1) de entidade coletiva de direito privado, família ou pessoa.
Também chamado arquivo particular.
˃˃ Arquivo público: 1 Arquivo(1) de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito
de ação e do sistema de governo do país. 2 Arquivo(2) integrante da administração pública.
˃˃ Arquivo setorial: 1 Arquivo(1) de um setor ou serviço de uma administração. 2 Arquivo(2)
responsável pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente
subordinado.
˃˃ Arquivo setorial: 1 Arquivo(1) de um setor ou serviço de uma administração. 2 Arquivo(2)
responsável pelo arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente su-
bordinado.
˃˃ Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos
de um arquivo(1) ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Ver
também método de arquivamento, nível de arranjo, quadro de arranjo e sistema de arranjo.
˃˃ Atividade-fim: Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.
Também chamada atividade finalística.
˃˃ Atividade-meio: Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição.
Também chamada atividade mantenedora.
˃˃ Autenticação: Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz
fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação.
→→ Cuidado para não confundir com o princípio Autenticidade.
˃˃ Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda
e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Ver também comissão de ava-
liação.
˃˃ Averbação: Anotação oficial em documento que o altera ou complementa.
˃˃ Backup: Cópia de segurança em meio eletrônico.
˃˃ Banco de dados: Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de
dados, gerenciado por programa específico.
8
˃˃ Base de dados: Conjunto de dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados

de acordo com uma sequência lógica que permite o acesso(2) a eles de forma direta, por meio de
programas de aplicação.
˃˃ Câmara de segurança: Local próprio para armazenamento dotado de condições especiais
visando restringir o acesso(1) e garantir a máxima segurança contra furtos e sinistros. Também
chamado caixa-forte, câmara forte ou cofre-forte.
˃˃ Conceito usado em microfilmagem.
˃˃ Catálogo: Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, ono-
másticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a
um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.
˃˃ Centro de documentação: Instituição ou serviço responsável pela centralização de documen-
tos e disseminação de informações.
˃˃ Centro de informação: Instituição ou serviço responsável pela centralização e disseminação de
informações.
˃˃ Ciclo vital dos documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da
sua produção à guarda permanente ou eliminação. Ver também teoria das três idades.
˃˃ Classe: Primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de classificação.
→→ Classificação
1 - Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação,
código de classificação ou quadro de arranjo.
2 - Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
3 - Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme
˃˃ Legislação específica. Também chamada classificação de segurança. Ver também desclassifi-
cação, documento classificado e documento sigiloso.
˃˃ Códice: 1 Livro de registro. 2 Conjunto encadernado de manuscritos avulsos
˃˃ Código: Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma conven-
ção, representam dados.
˃˃ Código de classificação: Código derivado de um plano de classificação.
˃˃ Código de referência: Código elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional de Des-
crição Arquivística –ISAD(G), destinado a identificar qualquer unidade de descrição.
˃˃ Coleção: Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente.
Alguns autores preconizam que tal termo deveria ser erradicado do universo arquivístico, por
causar confusão com as características de bibliotecas e museus.
Exercícios
01. Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e ata de reunião são exemplos, respectivamente, de
a) espécie, gênero, tipo, suporte e forma.
b) técnica de registro, formato, forma, tipo e espécie.
c) invólucro, formato, forma, espécie e técnica de registro.
d) gênero, forma, formato, tipo e suporte.
e) formato, técnica de registro, espécie, invólucro e tipo.
9
02. Os suportes dos documentos de arquivo incluem:

a) papel, papel fotográfico, película videográfica.
b) plantas, mapas, fotografias.
c) mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico.
d) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisual.
03. É a operação ao mesmo tempo intelectual e material: devem-se organizar os documentos uns em
relação aos outros; as séries, umas em relação às outras; os fundos, uns em relação aos outros;
dar número de identificação aos documentos (…). (Bellotto, 2007.)
No trecho anterior a autora está tratando sobre que tipo de operação arquivística?
a) Arranjo.
b) Avaliação.
c) Descrição.
d) Recolhimento.
04. Na Arquivologia, entende-se por arranjo:
a) a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, se ne-
cessário, dos itens documentais dentro das séries.
b) a ordenação dos documentos em códigos, a ordenação dos códigos em índices e, se necessá-
rio, dos itens documentais em fundos.
c) a produção de instrumentos de pesquisa como guia, inventário analítico e inventário sumário.
d) a classificação dos documentos em pastas, caixas, gavetas e estantes.
e) a análise da documentação de arquivos, visando a estabelecer a sua destinação, de acordo
com os valores primários e secundários.
Acerca dos arquivos correntes e intermediários, julgue
05. A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da or-
ganização como um todo.
06. Constituem exemplos de suporte:
a) fita magnética e disco óptico.
b) pergaminho e manuscrito.
c) filme e caixa-arquivo.
d) papiro e guia-fora.
e) livro e papel.
07. O arranjo no arquivo permanente corresponde
a) à estrutura interna dos fundos.
b) à sequência de documentos dentro da série.
c) à ordenação dos documentos dentro do dossiê.
d) à organização das séries dentro do fundo.
e) ao organograma funcional da produção documentária.
08. Os documentos de arquivo podem ser:
a) Registrados em qualquer suporte.
b) Registrados somente em suporte textual.
c) Registrados somente em suporte iconográfico.
d) Registrados somente em suporte audiovisual.
e) Não são registrados em suporte, pois o termo “suporte” é um acessório do arquivo.
10
09. A ordenação dos documentos em fundos é chamada de:

a) Arranjo.
b) Descrição.
c) Publicação.
d) Conservação.
10. Na organização de arquivos correntes, o processo que consiste em colocar ou distribuir os
documentos de acordo com o método de arquivamento previamente adotado é denominado
a) Coleção.
b) Dossiê.
c) Avaliação.
d) Arranjo.
Com relação às políticas públicas de arquivo e à legislação arquivística, julgue o item que se segue:
11. Os arquivos do Poder Judiciário estadual são considerados arquivos estaduais.
Gabarito
01 - E
02 - A
03 - A
04 - A
05 - Errado
06 - A
07 - D
08 - A
09 - A
10 - D
11 - Certo
Bibliografia
PAES, M. L. Arquivo Teoria e Prática, M. L. Paes, Arquivo Teoria e Prática, 3 ed., Rio
[1] 3. ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004, p.
Vargas, 2004, p. 228. 228.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos: Princí-
Modernos: Princípios e Técnicas, 6. pios e Técnicas, 6 ed., Rio de Janeiro: Fundação
[2]
ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Getúlio Vargas, 2006, p. 388.
Vargas, 2006, p. 388.
BELLOTTO, H. L. Arquivos Permanen- H. L. Bellotto, Arquivos Permanentes: tra-
tes: tratamento documental, 4. ed., Rio tamento documental, 4 ed., Rio de Janeiro:
[3]
de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 320.
2006, p. 320.
Arquivo Nacional. Dicionário brasilei- Arquivo Nacional, Dicionário brasileiro de ter-
[4] ro de terminologia arquivística. Rio de minologia arquivística, Rio de Janeiro: Arquivo
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 232. Nacional, 2005, p. 232.
11
ÍNDICE
Conceitos (Parte 2)��2
1
Conceitos (Parte 2)
˃˃ Comissão de avaliação e destinação: Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de do-
cumentos de um arquivo(1), responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.
˃˃ Cópia azul: Cópia obtida da impressão em tecido ou papel sensibilizado por sais de ferro, pro-
duzindo uma imagem em branco num fundo azul, normalmente utilizada para copiar mapas,
desenhos e plantas. Também chamada blueprint ou cópia blueprint.
˃˃ Cópia de segurança: Cópia feita com vistas a preservar as informações no caso de perda ou
destruição do original(1).
˃˃ Correspondência: Comunicação escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades
coletivas, pessoas ou famílias.
˃˃ Custódia: Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos(1), independentemente
de vínculo de propriedade.
˃˃ Desapensação: Separação de documento ou processo juntado por apensação.
˃˃ Descarte: Exclusão de documentos de um arquivo(2) após avaliação.
˃˃ Desclassificação: Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte,
documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.
˃˃ Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo
dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. Ver também nível de descrição e
unidade de descrição.
˃˃ Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para
guarda permanente, descarte ou eliminação. Ver também plano de destinação e tabela de tem-
poralidade.
˃˃ Diapositivo: Imagem fotográfica positiva sobre filme(1), normalmente emoldurada e apropria-
da para projeção. Também chamada eslaide ou slide.
˃˃ Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de
dispositivo apropriado, como um escâner.
˃˃ Diplomática: Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade
dos documentos.
˃˃ Documentação: 1 Conjunto de documentos. 2 Ato ou serviço de coleta, processamento técnico
e disseminação de informações e documentos.
˃˃ Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
˃˃ Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema
computacional.
˃˃ Documento eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou
somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e docu-
mentos digitais.
˃˃ Documento especial: Documento em linguagem não textual, em suporte não convencional,
ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos especí-
ficos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria
das vezes, de intermediação tecnológica.
˃˃ Documento oficial: Documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado
capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
2
˃˃ Documento ostensivo: Documento sem qualquer restrição de acesso.

˃˃ Documento pessoal: 1 Documento cujo teor é de caráter estritamente particular. 2 Documento
que serve à identificação de uma pessoa.
˃˃ Documento sigiloso: Documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso.
˃˃ Documento textual: Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografa-
dos ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e relató-
rios.
˃˃ Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar,
projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.
˃˃ Edital de ciência de eliminação: Ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo
anunciar e tornar pública a eliminação.
˃˃ Eliminação: Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor per-
manente. Também chamada expurgo de documentos.
˃˃ Emenda: 1 Adendo, supressão, aglutinação, substituição ou modificação feita em documento. 2
Junção, por colagem ou fusão, de pedaços de um mesmo suporte
˃˃ Entidade coletiva: Grupo de pessoas que age de maneira organizada e é identificado por um
nome específico, variando no seu grau e forma de organização, como movimentos sociais e po-
líticos, feiras, seminários, conferências, instituições econômicas, sociais, políticas e religiosas,
embarcações e aeronaves. Também chamado entidade corporativa.
˃˃ Entidade custodiadora: Entidade responsável pela custódia e acesso(2) a um acervo
˃˃ Espécie documental: Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu
formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, foto-
grafia, memorando, ofício, planta, relatório.
˃˃ Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da es-
trutura da informação e conteúdo de um documento.
˃˃ Formato de arquivo: Regras e padrões para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo
digital
˃˃ Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo(1).
˃˃ Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato
de a entidade produtora continuar em atividade.
˃˃ Fundo fechado: Fundo que, não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade
produtora não se encontrar mais em atividade.
˃˃ Gênero documental: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres
essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico especí-
fico e, por vezes, mediação técnica para acesso(1), como documentos audiovisuais, documentos
bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos,
documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais.
˃˃ Gestão de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento (1, 2) de documentos em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento(1, 2).. Também chamado administra-
ção de documentos.
˃˃ Guia: Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existen-
tes em um ou mais arquivos(2).
3
˃˃ Herança de Fundos: Transmissão de um fundo a outra entidade produtora, a título de conti-

nuidade administrativa ou funcional.
˃˃ Incorporação: Adição de documentos a um fundo ou coleção já sob custódia. Também
chamada acréscimo de acervo.
˃˃ Indexação: Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, pa-
lavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.
˃˃ Índice: Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em docu-
mentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.
˃˃ Informação: Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento.
˃˃ Instrumento de pesquisa: Meio que permite a identificação, localização ou consulta a docu-
mentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos per-
manentes(2). Ver também catálogo, guia, índice, inventário, listagem descritiva do acervo, re-
pertório e tabela de equivalência.
˃˃ Integridade arquivística: Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em
resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações indiscrimi-
nadas. Também chamado integridade do fundo.
˃˃ Inventário: Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de
arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica
que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.
˃˃ Item documental: 1 Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de
dossiês ou processos. 2 Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada peça.
˃˃ Juntada: 1 Apensação ou anexação de um processo a outro. 2 Junção de documentos a um
processo.
˃˃ Listagem de eliminação: Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade
competente. Também chamada lista de eliminação
˃˃ Metadados: Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar,
compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.
˃˃ Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente
reduzido. [2]
˃˃ Microfilme: Filme(1) resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens,
por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível
por meio d e leitor de microformas. [2]
˃˃ Microforma: termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.
˃˃ Minuta: Versão preliminar de documento sujeita à aprovação.
˃˃ Opistógrafo: Documento escrito ou impresso de ambos os lados. Ver também anopistógrafo.
˃˃ Original: 1 Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. 2 Versão final de
um documento, já na sua forma apropriada.
˃˃ Papel neutro: Papel de pH neutro ou ligeiramente alcalino, de degradação mais difícil.
˃˃ Plano de classificação: Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de
uma instituição e da análise do arquivo(1) por ela produzido. Expressão geralmente adotada em
arquivos correntes. Ver também código de classificação.
4
˃˃ Plano de destinação: Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.

˃˃ Prazo de eliminação: Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos
não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.
˃˃ Prazo de guarda: Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso,
em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente(2) ou no arquivo intermediá-
rio(2), ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo
de retenção
˃˃ Procedência: Termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do arquivo(1),
quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.
Conceito distinto do de proveniência.
˃˃ Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação adminis-
trativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver também dossiê
˃˃ Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação(2), distribuição,
controle da tramitação e expedição de documentos. Ver também arquivo corrente(2) e unidade
protocolizadora.
˃˃ Proveniência: Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou família produtora de
arquivo. Ver também entidade produtora e princípio da proveniência.
˃˃ Quadro de arranjo: Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo(1),
a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do
acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes(2).
˃˃ Rascunho: Esboço que serve de base para a elaboração final de um documento.
˃˃ Recolhimento: 1 Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes(2), com compe-
tência formalmente estabelecida. 2 Operação pela qual um conjunto de documentos passa do
arquivo intermediário(2) para o arquivo permanente(2).
˃˃ Repertório: Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, per-
tencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos.
˃˃ Seção: Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do
fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrati-
va(s) com competências específicas. Também chamada subfundo.
˃˃ Seleção: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação,
mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
˃˃ Série: Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos rela-
tivos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.
˃˃ Sinalética: Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações per-
tinentes ao conteúdo da microforma.
˃˃ Sistema de arquivamento: Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento
compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos(1),
bem como o acesso(1) às informações neles contidas.
˃˃ Sistema de arquivos: Conjunto de arquivos(2) que, independentemente da posição que ocupam
nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na per-
secução de objetivos comuns.
˃˃ Tabela de equivalência: Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações dife-
rentes
5
˃˃ Tabela de temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competen-

te, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento,
descarte ou eliminação de documentos.
˃˃ Tipo documental: Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características
comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.
São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem
número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
˃˃ Tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua
função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
˃˃ Transferência: Passagem de documentos do arquivo corrente(2) para o arquivo intermediário(2).
˃˃ Unitermo: Indexação por termos simples extraídos do conteúdo do documento. Também
chamada método unitermo.
˃˃ Valor administrativo: Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma
entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
˃˃ Valor primário: Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
˃˃ Valor probatório: Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo(1) servir de prova
legal. Ver também valor legal.
˃˃ Valor secundário: Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter
para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes
daqueles para os quais foi originalmente produzido.
Exercícios
01. A passagem de um conjunto de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediá-
rio, e a do arquivo intermediário para o arquivo permanente são denominadas, respectiva-
mente, de:
a) recolhimento e transferência.
b) transferência e recolhimento.
c) transferência e reintegração.
d) reintegração e transferência.
e) recolhimento e reintegração.
02. As sinaléticas servem para
a) medir o grau de acidez do microfilme, controlando sua longevidade.
b) alertar sobre a iminência de deterioração física dos filmes de sais de prata.
c) identificar cada fotograma inserido em jaquetas.
d) indicar a remoção temporária de um rolo de microfilme.
e) fornecer informações básicas sobre o documento microfilmado.
03. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) recomenda aos órgãos integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR) a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivís-
tica elaborado pelo Arquivo Nacional. Atendendo a essa recomendação, o conceito recurso de
comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações pertinentes ao conteúdo da
microforma, corresponde ao termo:
a) sinalética
b) selo
c) cifra
d) sigla
e) marca
6
04. É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o(a)
a) respeito à pertinência territorial.
b) gestão de documentos.
c) arranjo estrutural funcional.
d) respeito à proveniência.
Gabarito
01 - B
02 - E
03 - A
04 - D
Bibliografia
[1] PAES, M. L. Arquivo Teoria e M. L. Paes, Arquivo Teoria e Prática, 3 ed.,
Prática, 3. ed., Rio de Janeiro: Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas,
Fundação Getúlio Vargas, 2004, 2004, p. 228.
p. 228.
[2] SCHELLENBERG, T. R. Arquivos T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos:
Modernos: Princípios e Técnicas, Princípios e Técnicas, 6 ed., Rio de Janeiro:
6. ed., Rio de Janeiro: Fundação Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 388.
Getúlio Vargas, 2006, p. 388.
[3] BELLOTTO, H. L. Arquivos Per- H. L. Bellotto, Arquivos Permanentes: tra-
manentes: tratamento documen- tamento documental, 4 ed., Rio de Janeiro:
tal, 4. ed., Rio de Janeiro: Fundação Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 320.
Getúlio Vargas, 2006, p. 320.
[4] Arquivo Nacional. Dicioná- Arquivo Nacional, Dicionário brasilei-
rio brasileiro de terminologia ro de terminologia arquivística, Rio de
arquivística. Rio de Janeiro: Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 232.
Arquivo Nacional, 2005, p. 232.
7
ÍNDICE
Princípios Arquivísticos��2
Proveniência / Respeito aos Fundos��2
Ordem Original��2
Organicidade��2
Cumulatividade / Naturalidade��3
Indivisibilidade / Integridade��3
Unicidade��3
Territorialidade��3
Legalidade��3
Inalienabilidade��4
Imprescritibilidade��4
Princípio da Pertinência��4
Pertinência Territorial��4
Princípio da Reversibilidade��4
1
Princípios Arquivísticos
Os princípios arquivísticos surgem ao longo do tempo à medida que se mostraram necessários à
gestão de documentos, para que esta se mostrasse eficiente. Contudo, como veremos a seguir, não há
uma origem descritiva direta. A maioria dos princípios não é definida como tal, mas se compõe de
leituras doutrinárias.
Mesmo o princípio basilar, tomado como alicerce para o arranjo de documentos em um arquivo, não
consta com seu nome na legislação, mas sua essência é identificada nas entrelinhas dos textos legais.
Proveniência / Respeito aos Fundos

Princípio básico da Arquivologia, segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou família, não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. É também chamado
de princípio de respeito aos fundos (respect des fonds).
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado prin-
cípio do respeito aos fundos.
Vale destacar que um fundo1 pode ser aberto ou fechado:
˃˃ Fundo aberto: é o arquivo que continua a receber novos documentos. Fundo ao qual podem ser
acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em ativi-
dade.
˃˃ Fundo fechado: é o arquivo que não possui mais atividade de recebimento, pois a origem não
produz mais documentos, pois suas atividades cessaram. Fundo que, não recebe acréscimos de
documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade [2].
Palavra-chave: Fonte Geradora
Ordem Original
Também chamado de princípio da “santidade” ou ordem primitiva, o princípio ressalva que os
documentos devem ser mantidos na ordem original sem mudança de ordem, pois pode afetar a sua
compreensão no contexto.
relações estruturais e funcionais da origem dos arquivos. Fornece o caminho para a organização
interna do fundo .
Princípio segundo o qual o arquivo(1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva,
pessoa ou família que o produziu [2].
Organicidade
A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e
as atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. É a relação
natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
Os documentos refletem a estrutura, as funções e a atividades da instituição. Documentos não
devem ser misturados com de outras entidades produtivas. Relação natural entre documentos de um
arquivo(1) em decorrência das atividades da entidade produtora [2].
Palavras-chave: Orgânica, Reflete a estrutura da organização.
1 Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo(1) [2].
2
Cumulatividade / Naturalidade
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Os registros arquivísticos são acu-
mulados naturalmente nas administrações, em função do cumprimento dos seus objetivos práticos.
Eles se acumulam de maneira contínua e progressiva. Um arquivo não é composto por documentos
escolhidos aleatória ou artificialmente, como ocorre em museus e bibliotecas.
Este princípio é fundamentado pelas ideias do italiano Elio Lodolini ao afirmar que o arquivo é
uma informação espontânea, natural e sedimentar, já que o documento de arquivo é aquele que foi
produzido no transcurso de uma atividade administrativa.
Palavras-chave: acúmulo natural, sedimentar.
Indivisibilidade / Integridade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informação. Este princípio
alinha-se ao princípio da ordem original e da cumulatividade.
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005), define-se por Integridade Arqui-
vístiva ou integridade do fundo o objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em
resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações indiscriminadas.
Palavras-chave: Não alteração, não mutilação.
Unicidade
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção.
Não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter
único, em função de seu contexto de produção [3].
Territorialidade
Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição a que pertence cada documento,
de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e
recebido.
Abrangência territorial do documento. Os poderes de pertença, onde foi produzido e/ou recebido
(nacional, regional, institucional)
Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos(1) deveriam ser conser-
vados em serviços de arquivo(2) do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos
elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares [2].
Legalidade
Princípio que atribui aos documentos públicos a “fé pública”, conferindo-lhes valor legal e proba-
tório, como provas testemunhais, uma vez reveladas as circunstâncias de sua criação tem, portanto,
valor probatório.
Cuidado com a veracidade, pois pode ser considerada como princípio, pautada na legislação (Lei
7.115 de 1983) que confere a documentos de declaração de prova de vida, residência, pobreza, depen-
dência econômica, homonímia ou bons antecedentes a veracidade.
Lei 7.115, de 29 de agosto de 1983:
Art. 1º – A declaração destinada a fazer prova de vida, residência, pobreza, dependência econômica, ho-
monímia ou bons antecedentes, quando firmada pelo próprio interessado ou por procurador bastante, e
sob as penas da Lei, presume-se verdadeira.
3
Parágrafo único – O dispositivo neste artigo não se aplica para fins de prova em processo penal.
Art. 2º – Se comprovadamente falsa a declaração, sujeitar-se-á o declarante às sanções civis, administrati-
vas e criminais previstas na legislação aplicável.
Inalienabilidade
Documentos públicos, produzidos ou recebidos por instituições públicas ou privadas de interes-
se público, pertencem ao Estado e não podem ser cedidos a outros.
Princípio pelo qual é impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros [2].
Imprescritibilidade
Documentos públicos, produzidos ou recebidos por instituições públicas ou privadas de inte-
resse público, pertence, ao Estado para sempre, ou seja, não há prazo que permita que possam ser
alienados/cedidos.
Princípio pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos(1), sem limitação de
tempo, por serem estes considerados bens públicos inalienáveis. [2]
Princípio da Pertinência
Também chamado princípio temático, é o princípio segundo o qual os documentos deveriam ser
classificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original [2], denomina-se de
pertinência ou temático. Baseia-se na análise do conteúdo para definir a organização dos documen-
tos, é oposto ao princípio de respeito aos fundos. É um princípio depreciado, ou seja, pouco usado.
Pertinência Territorial
Conceito oposto ao de princípio da proveniência e segundo o qual documentos ou arquivos(1)
deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos(2) com jurisdição arquivística sobre o território
ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos [2].
Princípio da Reversibilidade
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessário [2].
Ao realizar procedimentos de restauração, estes devem objetivar a reversão ao estado anterior,
caso necessário.
Exercícios
01. A passagem de um conjunto de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, e a
do arquivo intermediário para o arquivo permanente são denominadas, respectivamente, de:
a) recolhimento e transferência.
b) transferência e recolhimento.
c) transferência e reintegração.
d) reintegração e transferência.
e) recolhimento e reintegração.
02. As sinaléticas servem para
a) medir o grau de acidez do microfilme, controlando sua longevidade.
b) alertar sobre a iminência de deterioração física dos filmes de sais de prata.
c) identificar cada fotograma inserido em jaquetas.
d) indicar a remoção temporária de um rolo de microfilme.
e) fornecer informações básicas sobre o documento microfilmado.
4
03. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) recomenda aos órgãos integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR) a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivís-
tica elaborado pelo Arquivo Nacional. Atendendo a essa recomendação, o conceito recurso de
comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações pertinentes ao conteúdo da
microforma, corresponde ao termo:
a) sinalética
b) selo
c) cifra
d) sigla
e) marca
04. É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o(a)
a) respeito à pertinência territorial.
b) gestão de documentos.
c) arranjo estrutural funcional.
d) respeito à proveniência.
Com relação aos arquivos permanentes, julgue o item.
05. O princípio que norteia o arranjo dos documentos nos arquivos permanentes é o princípio da
proveniência.
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
06. A aplicação do princípio da proveniência à classificação e ao agrupamento de documentos tem
como principal consequência prática o surgimento do fundo de arquivo.
07. Na ordenação interna do fundo de arquivo, aplica-se o princípio da reversibilidade.
08. O agrupamento dos documentos pela proveniência evita que eles sejam agrupados tematica-
mente.
09. Para garantir o vínculo arquivístico entre documentos oriundos da mesma atividade, é neces-
sário adotar o princípio da pertinência na classificação desses documentos.
10. A existência jurídica resultante de lei, decreto ou resolução, a subordinação firmada por
lei, a chefia com poder de decisão e a organização interna fixa da Secretaria de Estado
de Educação do DF (SEE/DF) caracterizam esse órgão como detentor de um fundo de
arquivo.
5
Gabarito
01 - B
02 - E
03 - A
04 - D
05 - Certo
06 - Certo
07 - Errado
08 - Certo
09 - Errado
10 - Certo
Bibliografia
[1] PAES, M. L. Arquivo Teoria e M. L. Paes, Arquivo Teoria e Prática, 3 ed.,
Prática, 3. ed., Rio de Janeiro: Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas,
Fundação Getúlio Vargas, 2004, p. 2004, p. 228.
228.
[2] SCHELLENBERG, T. R. Arquivos T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos:
Modernos: Princípios e Técnicas, 6. Princípios e Técnicas, 6 ed., Rio de Janeiro:
ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 388.
Vargas, 2006, p. 388.
[3] BELLOTTO, H. L. Arquivos Perma- H. L. Bellotto, Arquivos Permanentes: tra-
nentes: tratamento documental, 4. tamento documental, 4 ed., Rio de Janeiro:
ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 320.
Vargas, 2006, p. 320.
[4] Arquivo Nacional. Dicionário brasi- Arquivo Nacional, Dicionário brasilei-
leiro de terminologia arquivística. ro de terminologia arquivística, Rio de
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 232.
2005, p. 232.
6
ÍNDICE
Gestão de Documentos/Gestão Documental��2
Para que uma política de gestão de documentos?��2
O que é a gestão de documentos?��2
Objetivos��2
Fases��2
Atividades Desenvolvidas��3
Funções Arquivísticas��4
Criação/Produção��4
Avaliação��4
Aquisição��4
Conservação / Preservação��4
Classificação��5
Descrição��5
Difusão / Acesso��5
Níveis de Aplicação��5
1
Gestão de Documentos/Gestão Documental

Para que uma política de gestão de documentos?
Porque é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de
arquivo, como instrumento de apoio à Administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.
O que é a gestão de documentos?

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhi-
mento [2].
Lei 8.159/91 Art. 3º – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e inter-
mediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de PRODUÇÃO,

TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO de documentos em fase CORRENTE
E INTERMEDIÁRIA, visando à sua ELIMINAÇÃO ou ao seu RECOLHIMENTO para a guarda
permanente.
Objetivos
˃˃ EFICIÊNCIA: Garantir que todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arqui-
vísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) sejam realizados de
forma eficiente e prezando pela economicidade.
˃˃ DISPONIBILIDADE DAS INFORMAÇÕES: Garantir que as informações estejam disponí-

veis no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas.
˃˃ ELIMINAÇÃO SEGURA DOS DOCUMENTOS: Garantir a eliminação segura dos docu-

mentos destituídos de valor. Realizar a avaliação e a seleção dos conjuntos de documentos
que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuízo de
perda de informações substanciais
˃˃ USO ADEQUADO DE EQUIPAMENTOS: Garantir a adequada utilização dos equipamentos

disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos de gestão documental.
Fases
1) Produção
2) Utilização
3) Avaliação/Destinação
2
Produção Utilização Destinação

elaboração dos Fluxo percorrido Atividades de análise, seleção e
documentos em pelos documentos; fixação de prazos de guarda dos
razão das ativi- necessário para o documentos; deve-se decidir sobre
dades específicas cumprimento de sua quais documentos devem ser elimi-
de uma institui- função administrati- nados e quais serão preservados.
ção ou setor. É va. É a 2ª fase com as Deve-se avaliar e selecionar os do-
a 1ª fase com as seguintes caracterís- cumentos para determinar o seu
seguintes carac- ticas: envolve as ati- prazo de vida, de acordo com seus
terísticas: otimi- vidades de protocolo; valores informativo e probatório
zação na criação, classificação dos do- e, caso não os tenha, a eliminação.
evitar a reprodu- cumentos; controle Schellenberg (2006) ressalta que a
ção desnecessária de acesso e recupera- gestão na fase corrente tem como
de documentos. ção da informação. objetivo “ fazer com que os docu-
mentos sirvam aos propósitos de sua
criação, tanto econômica quanto
eficientemente possível, e realizar
sua adequada destinação depois
que tiverem atendido aos seus obje-
tivos”.
Ocorre na Fase Desenvolvida a Acontece no arquivo Corrente e
Corrente. gestão de Arquivos Intermediário.
Correntes e Inter-
mediários.
Atividades Desenvolvidas
→→ Produção:
˃˃ gestão de formulários e modelos;
˃˃ otimizar o uso dos recursos reprográficos e informáticos;
˃˃ difusão de diretrizes e normas para o bom desempenho institucional;
˃˃ definição de qual equipamentos e quem será pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas.
→→ Utilização
˃˃ Protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição;
˃˃ Organização e arquivamento dos documentos;
˃˃ Elaboração de normas de acesso;
˃˃ Recuperação de informações.
→→ Destinação
˃˃ Análise e avaliação das séries documentais, com vistas a estabelecer prazos de guarda;
˃˃ eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente;
˃˃ transferências e recolhimentos.
3
Funções Arquivísticas
De acordo com Santos (2008, P. 178), são sete as funções arquivísticas voltadas para a gestão de
documentos:
1) Criação / Produção
2) Avaliação
3) Aquisição
4) Conservação / Preservação
5) Classificação
6) Descrição
7) Difusão / acesso
Criação/Produção
Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção
dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e
trâmite. A execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição,
seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício
do negócio da instituição.
Avaliação
Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (elimina-
ção ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição. A avaliação
demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão,
objetivos e atividades geradoras de documentos.
Contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas
de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição
arquivística na esfera de competência.
Também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de do-
cumentos arquivísticos.
No âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digi-
talização de documento.
Nesta função se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostragem para
séries documentais elimináveis.
Aquisição
Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se
ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento do acervo. Cabe ao arqui-
vista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e
autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência.
Conservação / Preservação
Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos documentos ao longo
do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação; ao arquivista
cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas fragilidades e definir
políticas de preservação para cada um deles.
4
Nesta função estão inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de contingência

para minimizar a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres e sinistros e, mais
importante, salvar vidas.
Classificação
Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e
ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e inter-
mediária e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente.
A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura orga-
nizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos produzidos.
Também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como contato com os
setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento.
Descrição
A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus ele-
mentos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a que se refere e às necessidades
do usuário.
A indexação, componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de acesso
para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. A descrição compreende a criação e
utilização de índices e de vocabulários controlados.
Difusão / Acesso
Esta função não se restringe ao acesso às informações e aos documentos armazenados, mas à
difusão das práticas para que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções:
difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de trei-
namento para o seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o acesso ao
acervo e o respeito a direitos autorais, uso de imagens e ao sigilo; utilização de sistemas informatiza-
dos; formas de atendimento; permissão de reprodução ou impressão; elaboração de guias de acervo,
inventários e páginas web; planejamento e realização de exposições e concursos de pesquisas etc.
Níveis de Aplicação
Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser
desenvolvida em quatro níveis:
˃˃ Mínimo: Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e elimi-
nação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de
valor permanente.
˃˃ Mínimo ampliado: Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arqui-
vamento intermediário.
˃˃ Intermediário: O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo
ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elabora-
ção e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de corres-
pondência e documentos vitais etc.
˃˃ Máximo: O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e in-
termediário), complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência
e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.
5
Exercícios
01. A produção de documentos, no âmbito das instituições públicas ou privadas, não é arbitrária,
nem discricional. Ao contrário, é determinada
a) pelo quadro de arranjo adotado pelos setores de protocolo e arquivo.
b) por normas formuladas pelo Conselho Nacional de Arquivos.
c) por tabelas de temporalidade e planos de classificação aprovados pelos órgãos competentes.
d) pela legislação arquivística vigente em cada unidade da Federação.
e) pelas funções que lhes são atribuídas e pelas normas que as regulam.
02. Produção, uso, conservação e destinação final são fases da gestão de documentos.
03. Segundo Jardim (1987), a gestão documental perpassa por três etapas distintas: primeiramente
pela _______________ , que envolve o desenvolvimento e/ou padronização dos documentos
da instituição. Posteriormente, pela_______________ e_________________, caracteri-
zadas pelo controle do fluxo documental e sua preservação. Por fim a __________________,
responsável pelo desenvolvimento do “sistema” de avaliação documental, o qual determina
quais documentos possuem valores permanentes.
Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas.
a) Avaliação, classificação, conservação, preservação.
b) Produção, classificação, avaliação, preservação.
c) Avaliação, utilização, recolhimento, destinação.
d) Produção, utilização, conservação, destinação.
Julgue o próximo item, relativo ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos.
04. Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir, por meio da preservação do acervo, que
a documentação produzida esteja acessível em longo prazo.
Com relação à gestão de documentos, julgue o próximo item.
05. As principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente.
06. Responsável pelo controle do ciclo de vida dos documentos, cujo foco é o domínio das versões
destes, abrange todos os estágios de evolução dos documentos. Esse conceito refere-se a:
a) Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
b) Digital Imaging (Digitalização).
c) Workflow (Fluxo de trabalho).
d) Document Management (Gerenciamento de Documentos).
07. Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é INCORRETO afirmar que
a) a gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é divida em fases arquivísticas,
que, em seu conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos.
b) as fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a
produção, a utilização e a destinação.
c) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos.
d) identificar os documentos destituídos de valor por meio dos processos de avaliação docu-
mental é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos.
6
08. O “conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a

eficácia em produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivísticos cor-
rentes e intermediários de uma organização” denomina-se sistema de:
a) arquivamento.
b) informação.
c) gerenciamento arquivístico de documentos.
d) gerenciamento de operações.
e) gestão de arquivos.
09. Em relação aos instrumentos de gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um instru-
mento arquivístico resultante da
a) avaliação de documentos.
b) produção de documentos.
c) utilização de documentos.
d) tramitação de documentos.
10. As funções arquivísticas são, comumente, enumeradas em sete. De acordo com essa visão,
assinale a alternativa que contém somente funções arquivísticas.
a) Criação – Classificação – Preservação.
b) Avaliação – Gestão – Difusão.
c) Aquisição – Arquivamento – Conservação.
d) Produção – Reprografia – Descrição.
e) Eliminação – Acesso – Restauração.
Gabarito
01 - E
02 - Certo
03 - D
04 - Certo
05 - Errado
06 - D
07 - C
08 - C
09 - A
10 - A
Bibliografia
PAES, M. L. Arquivo Teoria e Prática, M. L. Paes, Arquivo Teoria e Prática, 3
[1] 3. ed., Rio de Janeiro: Fundação ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
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SCHELLENBERG, T. R. Arquivos T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos:
Modernos: Princípios e Técnicas, 6. Princípios e Técnicas, 6 ed., Rio de
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ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Janeiro: Fundação Getúlio Vargas,
Vargas, 2006, p. 388. 2006, p. 388.
BELLOTTO, H. L. Arquivos Perma- H. L. Bellotto, Arquivos Permanen-
nentes: tratamento documental, 4. tes: tratamento documental, 4 ed., Rio
[3]
ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas,
Vargas, 2006, p. 320. 2006, p. 320.
Arquivo Nacional. Dicionário bra- Arquivo Nacional, Dicionário brasilei-
sileiro de terminologia arquivísti- ro de terminologia arquivística, Rio de
[4]
ca. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 232.
2005, p. 232.
7
ÍNDICE
Gestão de Documentos��2
Principais Características da Gestão Documental��2
Tratamento dos Documentos nos Arquivos Intermediários:��2
Valor dos Documentos��3
Primário��3
Secundário��3
Outros conceitos��4
Instrumentos de Gestão Documental��4
Código de Classificação��5
Tabela de Temporalidade e Destinação Documentos (TTD)��6
Prazo de Guarda dos Documentos��6
Destinação Final dos Documentos��7
Exemplo de Tabela de Temporalidade de Documentos��7
1
Gestão de Documentos
Principais Características da Gestão Documental
Vale sempre ressaltar que a gestão documental ocorre apenas nas fases corrente e intermediária
dos arquivos.
Vantagens para as instituições:
˃˃ A gestão documental realizada corretamente possibilita que os documentos com informações
importantes e sensíveis sejam disponibilizados de forma mais rápida e eficaz, para os diversos
níveis de tomada de decisão (desde o estratégico ao operacional, passando inclusive pelo tático).
˃˃ Uma vez que o processo de gestão esteja nos conformes, o tempo gasto para localização e espaço
para armazenamento pode ser mais bem aproveitado, otimizando assim os recursos humanos,
materiais e orçamentários relacionados ao universo arquivístico.
˃˃ Estando os processos bem definidos, é possível mensurar com maior precisão as etapas e proce-
dimentos para a execução das atividades administrativas, desse modo contribuindo para uma
maior eficiência para alcançar aos resultados e metas propostas.
˃˃ A gestão documental, além de obrigação legal, tem por objetivo facilitar o acesso às informações,
pois permite que a busca e recuperação de informações e documentos se torne mais rápida e segura.
˃˃ Com a avaliação e destinação dos documentos, normalmente ainda na fase corrente, já são
identificadas as destinações finais dos documentos (eliminação ou guarda permanente) o que
conduz ao trato necessário aos documentos de guarda permanente, em prol da sua preservação
e conservação desde os “primeiros passos” de seu ciclo vital.
Destaca-se ainda que a gestão documental pode ser descentralizada apenas na fase corrente, logo,
na fase intermediária, ela é centralizada. Embora a gestão de documentos vigore apenas nos arquivos
corrente e intermediário, pode-se dizer que o trato documental na fase permanente é similar ao da
fase intermediária, ou seja, centralizada.
Tratamento dos Documentos nos Arquivos Intermediários:

Ao adquirir (receber) os arquivos pela transferência do arquivo corrente para o intermediário, é
realizada a LIMPEZA e, se necessário, a DESINFESTAÇÃO dos documentos.
A CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA aplicada aos documentos no Arquivo Corrente é
mantida no Arquivo Intermediário.
O Arquivo Intermediário é proposto para fins de economicidade. Logo, é comum que sua locali-
zação seja fora do prédio principal da empresa, muitas vezes em outras cidades. Assim, ele deverá ser
subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, de modo a evitar a propaga-
ção de mais depósitos e manter a política arquivística uniformemente organizada.
Os documentos presentes tanto no Arquivo Corrente como no Arquivo Intermediário perten-
cem à unidade produtora do documento. Desse modo, se outras unidades ou pessoas precisarem
acessar o documento, é necessário solicitar autorização aos proprietários.
2
Vale lembrar que documentos presentes no Arquivo Permanente são abertos ao acesso, sem ne-
cessidade de solicitação ao proprietário, uma vez que já se cumpriram os prazos administrativos.
Valor dos Documentos

Um documento de arquivo pode assumir o valor primário ou secundário.
Primário
O valor primário refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do do-
cumento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação
ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade do docu-
mento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais (grifo nosso) [2].
Outra definição para Valor Primário de documentos é a do Arquivo Nacional: Valor atribuído a
documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. (grifo nosso) [3].
Também podemos definir como valor primário dos documentos a sua própria existência como
um documento de arquivo, ou seja, os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os
quais um órgão foi criado – administrativos, fiscais, legais e executivos [4].
Secundário
Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e
outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi original-
mente produzido [3].
Schellenberg (2006) também aponta que documentos que sejam de interesse de outras institui-
ções ou pessoas diferentes daquelas que produziram o documento com a intenção de uso para fins
diferentes daqueles para os quais os documentos foram criados.
Por vezes, o valor secundário é mencionado em provas como valor permanente: Valor probatório
ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também
chamado valor arquivístico ou valor histórico [3].
Shellenberg (2006) propõe dois aspectos que caracterizam um documento como detentor de
valor secundário: probatório e informativo.
3
a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição que os

produziu. Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal [3];
b) Informativo – quando contém informações sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condi-
ções, etc. com que o órgão governamental haja tratado [4]. Valor que um documento possui pelas
informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório [3].
Outros conceitos
˃˃ Permanentes Vitais = conservados indefinidamente por serem de importância vital para a
organização.
˃˃ Permanentes = conservados indefinidamente, apesar de não serem vitais, a informação que
possuem deve ser preservada em caráter permanente.
˃˃ Temporários = podem ser descartados, após determinado prazo, quando cessa o valor do
documento.
Instrumentos de Gestão Documental

O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo são instrumentos de gestão.
A elaboração desses instrumentos é um processo multidisciplinar que envolve profissionais de
diversas áreas, sob a orientação de técnicos da Coordenação-Geral de Gestão de Documento do
Arquivo Nacional, obedecendo aos parâmetros técnicos e jurídicos.
A aplicação dos instrumentos técnicos de gestão de documentos permite a preservação dos con-
juntos documentais que possuem valor histórico, probatório e informativo, bem como eliminar,
com segurança, aqueles que já atenderam à sua finalidade, facilitando o acesso à informação e possi-
bilitando a melhoria dos serviços arquivísticos.
O Código de classificação de documentos de arquivo para a Administração Pública: atividades-
meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às ativida-
des-meio da Administração Pública foram elaborados por técnicos do Arquivo Nacional, (...) e consti-
tuem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e intermediários, permitindo acesso
aos documentos por meio da racionalização e controle eficazes das informações neles contidas [2].
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
relativos às atividades-fim são instrumentos técnicos de gestão de documentos complementares ao
Código de Classificação e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
relativos às atividades-meio da Administração Pública, aprovados por meio da Resolução nº 14, de 24
de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e de uso obrigatório pelas entidades
da Administração Pública Federal, conforme Decreto nº 4.073, de 2002.
4
Cabe ressaltar que, por refletirem as funções e atividades dos órgãos, o Código de classificação
de documentos de arquivo para a Administração Pública: atividades-meio e a Tabela básica de tem-
poralidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da Administração
Pública são dinâmicos. Sendo assim, requerem revisões e alterações periódicas, a fim de garantir sua
atualização frente às constantes transformações da Administração Pública [2].
Código de Classificação
O trecho a seguir apresenta a definição e a estruturação do Código de Classificação, Tempora-
lidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-meio da Administração
Pública do CONARQ.
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classi-
ficar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e ativida-
des. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema,
como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação,
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arqui-
vístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina
o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos
arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente de-
nominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e ativida-
des desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais
refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos,
partindo-se sempre do geral para o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio nome
indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em
dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são
representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divi-
didas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos,
seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
5
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à sub-
classe e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia
dos assuntos tratados.
O Código de classificação de documentos de arquivo para a Administração Pública: atividades-
meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMI-
NISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim do órgão. Estas
classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da insti-
tuição arquivística na sua esfera específica de competência.
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são
ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de classificação de documentos de arquivo, serão
apresentadas, a seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas subclasses. [2].
A elaboração deste instrumento tem por objetivo orientar as unidades da instituição para que
os seus documentos sejam classificados no momento de sua produção ou de seu recebimento. Esses
documentos deverão ser classificados no código específico referente ao seu descritor.
Para auxiliar a classificação desses documentos, pode ser utilizado o índice, que, alfabeticamente
ordenado, facilita a localização dos descritores no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade.
Tabela de Temporalidade e Destinação Documentos (TTD)

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo é o instrumento de desti-
nação, aprovado por autoridade competente, que determina os prazos de guarda e a destinação final
dos documentos, que podem ser a eliminação ou a guarda permanente.
A aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo permite evitar
o acúmulo desordenado e desnecessário de documentos e, principalmente, para que não se proceda
à eliminação de documentos sem critérios legais preestabelecidos, provocando lacunas irreparáveis
nos registros que constituem a história do órgão.
A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada órgão
público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relati-
vos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica aqui apresentada. Posteriormente,
esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio
de ato legal que lhe confira legitimidade [2].
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação. Seus objetivos são:
definir prazos de guarda (em anos ou condicionada, no arquivo corrente e intermediário) e a destinação
de documentos (recolhimento ou eliminação), com vista a garantir o acesso à informação [2].
Sua estrutura deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e rece-
bidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação [2].
Prazo de Guarda dos Documentos
O prazo de guarda dos documentos, constante na Tabela de Temporalidade, refere-se ao tempo
necessário para arquivamento dos documentos nas idades corrente e intermediária.
É expresso preferencialmente em anos, contudo, em alguns casos, ele poderá ser condicionado
a uma ação concreta que deverá, necessariamente, ocorrer em relação a um determinado conjunto
documental [2].
6
Determinantes na definição dos prazos de guarda:

˃˃ Frequência de uso;
˃˃ Normas;
˃˃ Outras fontes de informações;
˃˃ Prazos precaucionais.
Destinação Final dos Documentos
Na Tabela de Temporalidade, o campo reservado à destinação final dos documentos pode conter
as seguintes destinações: eliminação ou guarda permanente. Esses procedimentos podem ser siste-
matizados da seguinte forma [2]:
˃˃ ELIMINAÇÃO: destinação dada aos documentos que perderam o valor primário e não apre-
sentam valor secundário.
˃˃ GUARDA PERMANENTE: destinação dada aos documentos que possuem informações considera-
das importantes para fins de prova, informação e pesquisa, ou seja, fins culturais, sociais e científicos.
Exemplo de Tabela de Temporalidade de Documentos
A Tabela 3 ilustra uma parte da tabela de temporalidade e destinação de documentos da PRF.
Tabela 3: recorte da tabela de temporalidade – PRF.

7
Diante desse pequeno fragmento de Tabela de Temporalidade elaborado pela PRF e disponibi-
lizado para a Administração Pública federal, é possível fazer os seguintes apontamentos quanto às
suas subdivisões:
Exercícios
Com relação à Arquivologia, julgue os itens que se seguem.
01. A aplicação da tabela de temporalidade é feita para todos os documentos de arquivo, indepen-
dentemente do suporte documental.
02. A unidade utilizada para estabelecer, na tabela de temporalidade, o tempo de permanência dos
documentos na fase intermediária é o ano.
No que se refere à política nacional de arquivos públicos e privados, julgue o item subsequente.
03. Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados de acordo com as
tabelas de temporalidade e destinação aprovadas pelo Arquivo Nacional.
04. No Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos Área-Meio e Área-Fim
de Documentos, desenvolvido pelo Arquivo Público do Estado do Mato Grosso, a classe 800 é
destinada à área de Segurança Pública, Justiça e Direitos Humanos. Sobre o Plano de Classi-
ficação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo,
marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, por meio de códigos
predefinidos, viabiliza a recuperação dos documentos.
( ) O Código de Classificação de Documentos facilita as atividades como avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso.
( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo auxilia na definição
da organização física dos documentos arquivados.
( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo determina a validade
dos documentos durante o seu ciclo de vida.
( ) O Código de Classificação de Documentos estabelece os critérios para eliminação dos
documentos.
8
Assinale a sequência correta.

a) V, V, F, F, F
b) F, V, F, V, F
c) F, F, V, F, V
d) V, F, F, V, V
05. Em relação aos instrumentos de gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um instru-
mento arquivístico resultante da
a) avaliação de documentos.
b) produção de documentos.
c) utilização de documentos.
d) tramitação de documentos.
06. Um dos princípios básicos norteadores do trabalho de análise de documentos é a importância
do documento em relação aos seus valores:
a) corrente, histórico e perene.
b) vital, corrente e significativo.
c) informacional, histórico e temporário.
d) probatório, administrativo e informacional.
e) administrativo, probatório e histórico.
Gabarito
01 - Certo
02 - Certo
03 - Certo
04 - B
05 - A
06 - E
9
ÍNDICE
Ciclo Vital��2
Arquivo Corrente ou Arquivo de Primeira Idade��2
Características��2
Arquivo Intermediário��2
Arquivo Permanente��3
Transferência, Recolhimento e Eliminação dos Documentos��3
1
Ciclo Vital
Também chamado de Teoria das Três Idades.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o ciclo vital dos documentos
consiste em sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda
permanente ou eliminação.
Arquivo Corrente ou Arquivo de Primeira Idade

O arquivo corrente consiste na 1ª Idade do ciclo de vital.
Segundo o texto da Lei 8.159/91 Art. 8º § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
Compõe o arquivo corrente: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu
valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a
sua administração [1].
São arquivos que devem permanecer próximos aos produtores e ser de fácil acesso, pois existem
em função do cumprimento de sua finalidade administrativa.
Em regra, um documento de arquivo ao ser criado possui valor primário e, portanto, pertence à
fase corrente.
Características
˃˃ Primeira fase do ciclo de vida dos documentos.
˃˃ Documentos consultados frequentemente.
˃˃ Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas.
˃˃ Devem ser de fácil acesso.
˃˃ São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula.
˃˃ Consulta restrita ao órgão produtor.
˃˃ Uso de Armazenamento Vertical.
Arquivo Intermediário
Corresponde à 2ª Idade. Trata-se de conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, aguardam a sua elimina-
ção ou recolhimento para guarda permanente. Existe para fins de economicidade, de modo a diminuir o
volume de documentos presentes no arquivo corrente, uma vez que já não possuem mais uso tão frequente.
Os arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo” ou “purgatório”.
Características
˃˃ Segunda fase do ciclo de vida dos documentos.
˃˃ Documentos com baixa frequência de consulta.
˃˃ Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira.
˃˃ Aguardam a eliminação ou guarda permanente.
˃˃ Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata.
˃˃ Permanência transitória, por isso, também, são conhecidos como “limbo” ou “purgatório”.
2
˃˃ Consulta restrita ao órgão produtor.
Arquivo Permanente
Desse modo, jamais podem ser eliminados.

Essa representa a 3ª Idade e a última fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo.
É composta pelos conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que
devem ser definitivamente preservados pela instituição.
Nessa fase do ciclo vital, ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos, sociais
e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares acessíveis e
dotados de salas de pesquisas para atender ao público.
Características
˃˃ Terceira fase do ciclo de vida dos documentos.
˃˃ Conjuntos documentais de valor histórico, probatório e informativo.
˃˃ O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa.
˃˃ O documento permanente deve ser guardado definitivamente.
˃˃ Possui fins científicos, sociais e culturais.
˃˃ Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso.
˃˃ Consulta liberada ao público.
˃˃ Mais comum a adoção do Arquivamento Horizontal.
Transferência, Recolhimento e Eliminação dos Documentos

Atenção: estes conceitos são amplamente cobrados em provas de concursos e prezam pela
exatidão do emprego dos termos.
˃˃ TRANSFERÊNCIA: representa a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermediário.
O processo de transferência é realizado por meio da produção do termo de transferência, que é o
instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos.
˃˃ RECOLHIMENTO: representa a operação pela qual um conjunto de documentos passa para o
arquivo permanente.
O recolhimento pode ocorrer tanto a partir do arquivo corrente como oriundo do arquivo inter-
mediário.
O processo é realizado por meio da produção do termo de recolhimento, que é o instrumento
legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.
˃˃ ELIMINAÇÃO: é a destruição de documentos destituídos de valor primário e secundário,
cujos prazos de guarda já foram cumpridos.
Ela também é conhecida como expurgo de documentos.
3
Muito cuidado, por mais que a destinação final seja a eliminação, os documentos não podem ser
simplesmente jogados fora; é necessário formalizar, por meio da publicação do edital de ciência de
eliminação, que é um ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar
pública a eliminação.
§ 2° A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as
normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.
Portanto, a eliminação por meio de incineração fica condenada perante os aspectos de preserva-
ção do meio ambiente.
Exercícios
01. Arquivo corrente é aquele chamado de 1ª idade e é constituído por documentos em curso ou
consultados frequentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou produzi-
ram ou dependências próximas e de fácil acesso. Assinale a alternativa que indique uma carac-
terística não relacionada a esse tipo de arquivo.
a) É a fase em que os documentos são produzidos.
b) É constituído pelos documentos mais novos da instituição.
c) Apresenta grande frequência de consulta aos seus documentos.
d) Nessa fase, aguardam uma destinação final.
Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue o item que se segue.
02. Quando se envia documentos dos arquivos correntes para o arquivo intermediário, realiza-se
atividade de transferência.
03. O recolhimento consiste na saída de documentos dos arquivos correntes ou intermediários e
em seu envio ao arquivo permanente.
04. A organização dos acervos arquivísticos é fundamentada na teoria das três idades.
05. Os documentos públicos identificados como correntes são
a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto de seguidas consultas.
b) os que, por interesse administrativo, serão eliminados ou recolhidos definitivamente.
c) os que têm valor histórico, com reconhecimento internacional.
d) os eliminados e refeitos continuamente.
e) substituídos a qualquer momento.
4
06. Gestores e administradores devem manter documentos de alto valor primário nas proximi-
dades do seu local de uso, registrando-os no momento de sua criação, ou de seu recebimento.
Caso tenham de transferi-los para arquivos intermediários, deverão fazê-lo mediante registro
em um(a):
a) manifesto de mudança.
b) guia de situação.
c) registro de evolução.
d) listagem de transferência.
e) declaração de destino.
07. Após análise e avaliação dos documentos acumulados em arquivo, devem-se estabelecer os
prazos de guarda e determinar os que precisam ser eliminados. Além disso, selecionar os que
serão recolhidos ao arquivo permanente por apresentarem valor:
a) venal.
b) histórico.
c) intermediário.
d) primário.
e) secundário.
Gabarito
01 - D
02 - Certo
03 - Certo
04 - Errado
05 - A
06 - D
07 - E
5
ÍNDICE
Ciclo Vital (P2)��2
Avaliação��2
Vantagens do Processo de Avaliação��3
Objetivos da Avaliação de Documentos Arquivísticos��3
Plano de Destinação de Documentos��3
Eliminação de Documentos Arquivísticos��3
Passos para a Eliminação de Documentos Arquivísticos (Resolução nº 40 de 2014 – CONARQ)��3
1
Ciclo Vital (P2)
Avaliação
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida
em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que
momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o
valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade [2].
Processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece seus prazos de guarda e sua desti-
nação de acordo com os valores que lhes são atribuídos [3].
A avaliação de documentos, dentro do contexto de gestão documental, colabora para a redução
da massa documental, garantindo a eliminação dos documentos arquivísticos destituídos de valor
no prazo determinado.
A avaliação é a etapa em que são atribuídos aos documentos os prazos de guarda e dada sua destina-
ção final, de acordo com o que prescreve a tabela de temporalidade, principal instrumento da avaliação.
A avaliação de documentos é um trabalho complexo, uma vez que deve analisar um conjunto
de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo antes de se definir pelo
descarte ou pelo recolhimento de um conjunto ou série documental. Desse modo, a Comissão Per-
manente de Avaliação (CPAD) deve ser composta por equipes técnicas multidisciplinares para a
realização dessa atividade, que, ao seu término, dará origem ao instrumento de gestão documental
conhecido como Tabela de Temporalidade.
Composição recomendada pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – para instituição
de uma CPAD:
˃˃ Arquivista ou responsável pela guarda da documentação.
˃ ˃ Servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades
desempenhadas.
˃˃ Historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo.
˃˃ Profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos.
˃˃ Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (eco-
nomista, sociólogo, engenheiro, médico e outros).
˃˃ Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.
2
Vantagens do Processo de Avaliação

A avaliação de documentos permite ao servidor saber se o documento manuseado é destinado à
guarda permanente, assim indicando uma maior necessidade de seguir a política de preservação e con-
servação dos documentos de arquivo. A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das
três idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de
valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo [3].
Outra grande vantagem é a redução do volume de documentos acumulados: deve-se evitar a
transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente
avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente onerosas do
ponto de vista técnico e gerencial [3].
Objetivos da Avaliação de Documentos Arquivísticos
˃˃ Redução da massa documental.
˃˃ Agilidade na recuperação de documentos e informações.
˃˃ A conservação dos documentos de guarda permanente.
˃˃ A racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo.
˃˃ A eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espaço físico.
˃˃ A otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros. Incremento à pesquisa.
Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.
Plano de Destinação de Documentos

Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos [1].
Os planos de destinação de documentos são instrumentos que auxiliam o tratamento da massa
documental acumulada. Eles contêm informações sobre a tipologia documental existente, os prazos
de guarda definidos e as séries em que se dividiu o acervo.
Portanto, neles mesclam-se o plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade
usados nos arquivos correntes.
Eliminação de Documentos Arquivísticos

A eliminação de documentos arquivísticos no paradigma do arcabouço normativo vigente no
âmbito do Poder Executivo Federal segue os parâmetros apresentados nesta seção.
Nem todo documento produzido é um documento de arquivo, e mesmo dentre aqueles definidos
como documentos de arquivo não se faz necessário guardar todos. Assim, faz-se necessária uma
política de eliminação/descarte de documentos.
O descarte consiste na exclusão de documentos de um arquivo após avaliação [1]. Similarmente
também o conceito de eliminação é dado por destruição de documentos que, na avaliação, foram con-
siderados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos [1].
Passos para a Eliminação de Documentos Arquivísticos (Resolução nº 40 de
2014 – CONARQ)
1. Avaliar e selecionar os documentos. Esse procedimento será conduzido pelas respectivas Comissões Per-
manentes de Avaliação de Documentos – CPAD.
2. Registrar os documentos a serem eliminados em Listagem de Eliminação de Documentos.
3. Solicitar aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pela Comissão Permanente de Avalia-
ção de Documentos – CPAD e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar.
3
4. Submeter a Listagem de Eliminação de documentos aprovada à instituição arquivística pública, na sua espe-
cífica esfera de competência, para autorização da eliminação. Devem ser encaminhadas duas vias rubricadas.
5. Solicitar que a eliminação seja autorizada pela instituição arquivística pública na específica esfera de
competência.
6. Elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em periódico oficial, sendo que na
ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade
ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.
7. Encaminhar para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia
da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação
de Documentos foi publicado.
8. Eliminar os documentos autorizados. A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público
será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformata-
ção, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida. Todo o procedimento
deverá ser supervisionado. A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos
deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.
9. Elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas
ao ato de eliminação.
10. Encaminhar uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição arquivística
pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada.
Exercícios
01. A avaliação documental permite a definição dos prazos de guarda corrente e intermediária,
bem como a destinação final dos documentos, tendo por base seus valores
a) primários (arquivos correntes), secundários (arquivos intermediários) e terciários (arquivos
permanentes).
b) primários (que determinam os prazos de guarda corrente) e secundários (que definem o
prazo de guarda intermediário e o destino final dos documentos).
c) administrativo, jurídico, fiscal, histórico probatório e histórico informativo.
d) primários (administrativo, jurídico e legal) e secundários ou históricos (probatório e infor-
mativo).
e) administrativo, jurídico, legal, probatório e informativo.
Com relação aos arquivos permanentes, julgue o item.
02. A atividade de arranjo, desenvolvida nos arquivos permanentes, resume-se à avaliação
documental.
Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue os itens que se seguem.
03. A organização dos documentos nos arquivos correntes é feita com base no plano de destinação.
04. As massas documentais acumuladas são tratadas de maneira técnico-científica com instru-
mentos de pesquisa.
No que se refere à política nacional de arquivos públicos e privados, julgue o item subsequente.
05. A eliminação de documentos públicos é uma decisão autônoma dos órgãos e das entidades do
serviço público.
4
06. Tanto a tabela de temporalidade, quanto a lista de eliminação fazem parte dos instrumentos de:
a) avaliação.
b) descarte.
c) referência.
d) destinação.
e) seleção.
07. O conjunto de procedimentos por que passam os documentos de arquivo, da sua produção à
guarda permanente ou eliminação, é denominado:
a) ciclo vital dos documentos.
b) certificação vital dos documentos.
c) autenticação vital dos documentos.
d) custódia vital dos documentos.
08. A avaliação de documentos arquivísticos deverá ser realizada no momento da produção, pa-
ralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada. A avaliação
consiste fundamentalmente em:
a) analisar informações com a finalidade de reduzir a produção e a aquisição documental.
b) elaborar planos, códigos e tabelas de classificação e temporalidade.
c) definir intelectualmente os valores e prazos em formato multinível.
d) identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo.
09. Quanto ao ciclo de vida, os arquivos são classificados como:
a) Disponíveis, Semidisponíveis e Indisponíveis.
b) Atuais, Inertes e Definitivos.
c) Ativos, Reservados e Concluídos.
d) Correntes, Intermediários e Permanentes.
e) Em uso, Em espera e Terminais.
Gabarito
01 - C
02 - Errado
03 - Errado
04 - Errado
05 - Errado
06 - D
07 - A
08 - D
09 - D
5
ÍNDICE
Classificação de Arquivos e Classificação de Documentos - Parte 1��2
Classificação de Arquivos��2
Classificação quanto às Entidades Mantenedoras��2
Classificação quanto à natureza dos documentos��2
Classificação quanto aos Estágios de sua Rvolução��3
Classificação quanto à Extensão de sua Atuação��3
Classificação de Documentos��4
Classificação quanto ao Gênero��4
1
Classificação de Arquivos e Classificação de Documentos - Parte 1

Classificação de Arquivos
A compreensão dos arquivos, como conjunto e objeto de estudo e de trabalho, abrange classificá-los
segundo:
1) as entidades mantenedoras;
2) os estágios de evolução;
3) a extensão de atuação; e
4) a natureza dos documentos.
Classificação quanto às Entidades Mantenedoras
Esta classificação parte do entendimento acerca da origem dos documentos de arquivo, em face
das características das organizações. De acordo com Paes (2007, p.21), quanto à entidade mantene-
dora, os arquivos podem ser classificados da seguinte forma:
→→ Público:
˃˃ Federal:
»» Central;
»» Setorial;
˃˃ Estadual;
˃˃ DF;
˃˃ Municipal.
→→ Institucionais:
˃˃ Instituições Educacionais;
˃˃ Igrejas;
˃˃ Corporações não lucrativas;
˃˃ Sociedades e associações.
→→ Comerciais:
˃˃ Firmas;
˃˃ Companhias.
→→ Família ou pessoa.
Pela Lei 8.159/91 os arquivos são públicos ou privados:
˃˃ Públicos: são aqueles produzidos e mantidos por instituições públicas nas esferas federal,
estadual e municipal, no desempenho de suas atribuições administrativas, legislativas e/ou ju-
diciárias. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos.
˃˃ Privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebi-
dos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Classificação quanto à natureza dos documentos
Quanto à natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados como Especial ou Espe-
cializado.
→→ Cuidado: Natureza do Documento é diferente da Natureza do Assunto.
2
˃˃ Arquivo Especial: é constituído por documentos de diversos formatos que, devido às caracte-
rísticas físicas do suporte, merecem TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu armazenamen-
to e tratamento técnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO DIFERENCIADO no que se refere à
sua guarda e conservação.
Exemplos:
»» CD.
»» Fitas de Vídeo.
»» Fitas de Áudio.
»» Disquetes.
»» Fotografias.
»» Microfilmes.
»» Slides.
Documento em linguagem não textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em
formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico,
guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica [2].
˃˃ Arquivo Especializado: é o arquivo constituído por documentos resultantes do desenvolvi-
mento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO CONHECIMENTO HUMANO, inde-
pendentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. Também são conhecidos
como ARQUIVOS TÉCNICOS.
Exemplos:
»» Arquivos Médicos ou Hospitalares.
»» Arquivos de Imprensa.
»» Arquivos de Engenharia.
»» Arquivos de Arquitetura.
Classificação quanto aos Estágios de sua Rvolução
Quanto ao estágio de evolução, os arquivos são divididos em: arquivo corrente, arquivo intermediá-
rio e arquivo permanente. Esses três elementos da divisão apresentada representam as três fases/idades
constantes da Teoria do Ciclo Vital dos Documentos de Arquivo, que, devido à sua grande importância
para a resolução de questões de provas, será minuciosamente explorada em capítulo próprio.
Lei 8.159/91 Art. 8º:
Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º – Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, consti-
tuam objeto de consultas frequentes.
§ 2º – Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos pro-
dutores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
§ 3º – Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informati-
vo que devem ser definitivamente preservados. (grifo nosso)
Classificação quanto à Extensão de sua Atuação

Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser divididos em duas categorias:
setorial ou central/geral.
3
˃˃ Arquivo setorial: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo função
de arquivo corrente. A instituição que opta por organizar sua estrutura de gestão documen-
tal por meio da criação de arquivos setoriais, passa a ter arquivos instalados nas unidades de
trabalho do órgão, de forma descentralizada. Eles ficam responsáveis por apoiar as atividades
do dia a dia. Por exemplo:
»» Presidência.
»» Pessoal.
»» Material.
»» Patrimônio.
»» Tecnologia.
˃˃ Arquivo central ou geral: destina-se a receber os documentos correntes provenientes de
diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo
corrente.
Classificação de Documentos
Conforme suas características e elementos essenciais, os documentos podem ser classificados de
acordo com o gênero, a natureza do assunto, a forma, o formato, a espécie e a tipologia.
Classificação quanto ao Gênero
Gênero documental é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de
signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.
˃˃ TEXTUAL OU ESCRITO: gênero documental integrado por documentos manuscritos, dati-
lografados ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos e
relatórios.
˃˃ ICONOGRÁFICO: gênero documental integrado por documentos em suporte sintético, em
papel emulsionado ou não, que contêm imagens fixas (estáticas), impressas, desenhadas ou
fotografadas, como: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos.
˃˃ SONORO: gênero documental integrado por documentos com dimensões e rotações variáveis,
contendo registros fonográficos.
4
˃˃ FILMOGRÁFICO: gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em

movimento, com ou sem som, como filmes e fitas videomagnéticas. Também é conhecido
como documento cinematográfico.
˃˃ INFORMÁTICO OU DIGITAL: gênero documental integrado por documentos produzidos,
tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rígido, disco óptico).
˃˃ CARTOGRÁFICO: gênero documental integrado por documentos em formatos e dimensões
variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia, como:
mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas.
˃˃ MICROGRÁFICO: gênero documental integrado por documentos resultantes da microrre-
produção de imagens em microforma, mediante a utilização de técnicas específicas.
Exercícios
01. O instituto da delegação de competências foi sempre empregado pela administração estatal
no Brasil, seja pelo número insuficiente e pouco especializado de agentes públicos, em tempos
passados, seja pela vontade política de descentralização, mais recentemente. Os documentos
acumulados por uma empresa de direito privado, encarregada da prestação de serviços de ilu-
minação de uma cidade ou de uma região, constituem, do ponto de vista legal,
a) arquivos públicos.
b) arquivos privados de interesse público.
c) arquivos privados.
d) patrimônio histórico.
e) bens tombados.
No que se refere à Arquivística e a tipos de arquivamento, julgue o próximo item.
02. São considerados como arquivos públicos os arquivos mantidos pelos órgãos públicos das
esferas municipal, estadual e federal e pelas instituições privadas que tenham como objetivo
gerir os serviços públicos.
03. Arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física, pessoa
jurídica e por todo serviço de instituição pública ou privada no exercício de suas atividades.
Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos estabelecidos junto aos órgãos operacionais que
cumprem função corrente são classificados como:
a) setoriais.
b) centrais.
c) gerais.
d) correntes.
e) específicos.
04. Assinale a opção que apresenta corretamente as três características básicas dos arquivos.
a) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição; origem no curso
de suas atividades; caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.
b) Arquivos de primeira idade (intermediários); classificação pela natureza das entidades man-
tenedoras; caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.
c) Arquivos gerais ou centrais que recebem documentos provenientes dos diversos órgãos que
integram a estrutura de uma instituição; centralização exclusiva dos serviços; origem no
curso de suas atividades.
d) Arquivo em depósito, com guarda de arquivos permanentes sem pertencer ao acervo;
arquivo privado, produzido ou recebido por instituições não governamentais; arquivo
corrente, com documentos em curso ou de uso frequente.
e) Análise de dados coletados; planejamento através de um plano de coordenação dos serviços
de arquivos; definição do arranjo por assunto e cronológico.
5

05. Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente.
06. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Consideram-
se arquivos privados aqueles conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas:
a) como herança de ascendente brasileiro.
b) que conviveram com os fatos que cercam a história.
c) em decorrência de suas atividades.
d) reconhecidas pela dedicação histórica.
e) no campo das artes ou produção científica.
Julgue o item subsequente, relativo à legislação arquivística e a sistemas de arquivo.
07. Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por enti-
dades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos não são considerados arquivos públicos.
08. A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados, classificando os documentos públicos como correntes, intermediários e permanen-
tes. Os arquivos correntes são aqueles destinados aos documentos com valor primário, que
podem ser distinguidos pelo(a):
a) capacidade de gerar controvérsias.
b) facilidade de entendimento.
c) obsolescência prevista.
d) baixo nível de complexidade.
e) alto índice de uso.
09. Tendo por base noções elementares a respeito de Arquivologia no âmbito da Administração
Pública, assinale a alternativa INCORRETA.
a) Os arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por institui-
ções de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos
no exercício de suas atividades.
b) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas re-
ferentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e inter-
mediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
c) Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
d) Entende-se como arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da infor-
mação ou a natureza dos documentos.
6
Gabarito
01 - A
02 - Certo
03 - A
04 - A
05 - Errado
06 - C
07 - Errado
08 - E
09 - A
7
ÍNDICE
Classificação de Documentos��2
Classificação quanto à Natureza do Assunto��2
Graus/Níveis de Sigilo��2
Informações Pessoais��3
Classificação quanto à Forma ou Tradição Documental��3
Classificação quanto à Espécie e Tipologia Documental��4
Espécie Documental��4
Tipo Documental��5
Classificação quanto ao Formato��5
1
Classificação de Documentos
Classificação quanto à Natureza do Assunto
Quanto à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados de duas formas
distintas:
Ostensivo ou ordinário: documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é
prejudicial à Administração ou às partes.
Sigiloso: documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. Ou seja, é
aquele que fica temporariamente submetido à restrição de acesso público em razão de sua impres-
critibilidade para a segurança da sociedade e do Estado. Esse tipo de documento requer medidas
especiais de salvaguarda para sua custódia, divulgação e acesso.
Pela grande importância dessa matéria para a sociedade em geral, o sigilo e o acesso à informa-
ção são tratados em legislação específica (Lei 12.527/2012 – Lei de Acesso à Informação), que esta-
belece que uma informação pública somente deva ser classificada como sigilosa quando, de forma
inequívoca, for considerada imprescindível à segurança da sociedade (à vida, segurança ou saúde
da população) ou do Estado (soberania nacional, relações internacionais, atividades de inteligência).
Graus/Níveis de Sigilo
2
Informações Pessoais
Informações pessoais são aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável, cujo
tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e
imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
As informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo,
pelo prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Elas poderão ser aces-
sadas ou divulgadas pelos próprios indivíduos ou por terceiros, sendo que neste último caso deverá
haver previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que as informações se referirem.
O consentimento não será exigido quando as informações pessoais forem necessárias:
˃˃ À prevenção e ao diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e
para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico.
˃˃ À realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previs-
tas em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem.
˃˃ Ao cumprimento de ordem judicial.
˃˃ À defesa de direitos humanos.
˃˃ À proteção do interesse público e geral preponderante.
Classificação quanto à Forma ou Tradição Documental

Forma representa o estágio de preparação e transmissão dos documentos, podendo ser dividida
em minuta, original e cópia.
Minuta: forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto abrevia-
do ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado. Bellotto (2007,
p.105) ressalta que há diferença entre minuta e rascunho, sendo este sujeito a correções e rasuras,
supressões, acréscimos e substituições.
A autora considera a minuta em dois sentidos:
1) Como a forma diminuta, diminuída e abreviada do original, seria um escrito preparatório e
reduzido para que, a partir dele, se pudesse confeccionar o original, isto é, um conjunto de
dados essenciais para a redação definitiva do documento.
2) Em outro sentido, a minuta é o original, portanto, o rascunho já passado a limpo, porém, sem
os sinais de validação (assinaturas, carimbos, tintas, selos). Na verdade, sem validação, as
minutas não podem ter “fé”, não sendo levadas em conta do ponto de vista jurídico.
Não possui valor legal.
→→ MINUTA
˃˃ documento com características de futuro original;
˃˃ redação preparatória de um documento textual; e
˃˃ é o pré-original já concluído, não tendo apenas os sinais de validade que o tornariam o original.
→→ RASCUNHO
˃˃ redação preparatória do original, podendo conter rasuras, correções e supressões; e
˃˃ é anterior à minuta.
Original: representa a versão final de um documento, já na sua forma apropriada. Para Bellotto
(2007, p.106), o original é o documento feito por direta vontade dos autores e conservado em matéria
e formas genuínas sob as quais foi originalmente emitido.
3
Deve-se considerar no original:

1) O seu caráter de primeiro, de matriz;
2) O seu caráter de acabado, perfeito, limpo.
Elementos que distinguem os originais das minutas e das cópias: as assinaturas ou subscrições,
carimbos, selos, tintas etc., inseridos no documento no momento justamente em que ele se torna original.
Cópia: representa um documento formalmente idêntico a um original. Ela pode conviver com
seus originais ainda existentes ou pode vir a substituí-los.
Classificação quanto à Espécie e Tipologia Documental

Espécie Documental
Espécie documental diz respeito à estrutura do documento.
Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e
a natureza das informações nele contidas. É a espécie que identifica o modelo que servirá como base
jurídica ou consensualmente válida para que o conteúdo do documento arquivístico, correto em sua
estrutura semântica, torne-se legítimo/fidedigno/credível.
De acordo com a lista das espécies documentais elaborada por Bellotto (2002, p. 46 – 90), segue
quadro-resumo com alguns exemplos de espécies documentais:
CONCEITO DE CADA ESPÉCIE
Documento de solicitação coletiva dirigido a uma autoridade pública para ma-
ABAIXO-ASSINADO nifestar apoio a alguém, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para pedir
algo que diga respeito ao interesse comum.
Registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão,
ATA
assim como das decisões tomadas por seus membros.
Declaração, por autoridade governamental, civil, militar, eclesiástica ou notarial,
ATESTADO
a partir de uma realidade ou de um fato constatado.
Documento emanado de funcionário de fé pública, mediante o qual se trans-
CERTIDÃO creve algo já registrado em documento de assentamento, elaborado segundo
as normas notariais ou jurídico-administrativas.
Comunicação endereçada simultaneamente a vários destinatários, com
CIRCULAR
conteúdo idêntico e redação semelhante à carta ou ao aviso.
Parecer de especialista no qual se expõem observações e estudos a respeito de
LAUDO
um objeto sobre o qual se solicitou uma perícia.
Forma de correspondência interna, objetiva e simples, para assuntos rotinei-
MEMORANDO
ros, entre chefias de unidades de um mesmo órgão.
Meio de comunicação do serviço público. Forma padronizada de comunica-
OFÍCIO ção escrita entre subalternos e autoridades, entre os órgãos públicos e entre
estes e os particulares, em caráter oficial.
Determinação técnica ou administrativa expedida por escrito por autorida-
ORDEM DE SERVIÇO
de e dirigida aos responsáveis por serviços, tarefas ou obras, autorizando-os.
Opinião técnica ou científica sobre um ato, servindo de base para a tomada
PARECER
de decisão.
Instrumento pelo qual se solicita algo à autoridade pública sem se ter a
PETIÇÃO
certeza ou a segurança quanto ao amparo legal do pedido.
Reunião cumulativa de documentos que acompanham o desempenho dos inte-
PRONTUÁRIO ressados na sua atuação profissional em cursos, estágios, tratamentos médicos e
psicológicos, assim como em programas educativos e de lazer.
Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m) recebido
RECIBO
dinheiro ou objeto.
Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades reali-
RELATÓRIO zadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à autori-
dade superior.
4
Tipo Documental
Tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade
que a gerou. Ou seja, o tipo documental é formado quando agregamos à espécie documental as ativi-
dades, funções e competências da entidade produtora/acumuladora de documentos.
ESPÉCIE
FUNÇÃO/ATIVIDADE TIPO DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
Abaixo-assinado de soli-
ABAIXO-ASSINADO Solicitar providências.
citação de providências.
Ata de reunião do
ATA Reunião do conselho.
conselho.
ATESTADO Atestar óbito. Atestado de óbito.
Certidão de tempo de
CERTIDÃO Certificar tempo de serviço.
serviço.
Circular de convocação
CIRCULAR Convocar reunião.
de reunião.
Laudo de análise do
LAUDO Verificar a qualidade do solo.
solo.
Memorando de solicita-
MEMORANDO Solicitar material.
ção de material.
Ofício de requisição de
OFÍCIO Requisitar servidor.
servidor.
ORDEM DE Ordem de serviço de en-
Realizar encadernação de livros.
SERVIÇO cadernação de livros.
Parecer jurídico sobre le-
PARECER Verificar legalidade dos atos.
galidade os atos.
Petição de interrupção
PETIÇÃO Interromper contagem de prazo.
de contagem de prazo.
Atender paciente em clínica Prontuário de atendi-
PRONTUÁRIO
médica. mento médico.
Recibo de material de
RECIBO Receber material de expediente.
expediente.
Relatório de acompa-
RELATÓRIO Acompanhar atividades. nhamento de ativida-
des.
Classificação quanto ao Formato

Formato é a configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.
Exemplos:
˃˃ Códice
˃˃ Ficha
˃˃ Caderno
˃˃ Livro
5
Exercícios
01. Assinale a alternativa que não indica arquivos classificados quanto ao gênero.
a) Textuais
b) Cartográficos
c) Ostensivos
d) Filmográficos
Com relação aos arquivos permanentes, julgue os itens.
02. Independentemente dos gêneros documentais, os arquivos permanentes deverão ficar agrupa-
dos em um mesmo local (depósito).
03. Os arquivos permanentes armazenam os documentos sigilosos.
04. A classificação de documentos arquivísticos consiste em:
a) três métodos de classificação baseados nos valores que cada documento possui: administra-
tivo, jurídico ou fiscal.
b) uma operação técnica que irá determinar a ordenação física, por meio da aplicação de métodos
de arquivamento (alfabético, cronológico ou geográfico), dos conjuntos documentais.
c) uma atividade de ordenação intelectual de acervos arquivísticos, baseada em uma proposta
de hierarquização dos documentos e seus conjuntos.
d) uma técnica aplicada às massas documentais acumuladas que permite separar o que deve
ser arquivado e o que não requer tratamento imediato.
e) organização física dos documentos em séries e subséries, segundo métodos de arquivamen-
to padronizados.
05. A classificação adequada dos documentos de arquivo é feita de acordo com a espécie do docu-
mento.
06. O documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao
seu conteúdo poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos. Um documento sigiloso
classificado como “reservado” NÃO poderá manter este grau de sigilo por mais do que:
a) 5 anos.
b) 30 anos.
c) 15 anos.
d) 20 anos.
e) 10 anos.
07. Há temas relacionados à empresa que não devem ser do conhecimento do público em geral.
Assim, em vez de ter sua difusão liberada, receberá uma classificação sigilosa de menor inten-
sidade, que é:
a) secreto.
b) protegido.
c) reservado.
d) guardado.
e) ostensivo.
6
08. Para Sousa (2013), a classificação deve representar a atividade intelectual de construção de
instrumentos para
a) produção dos documentos de idade corrente ou intermediária.
b) organização documental, independente da idade a que os documentos pertençam.
c) ordenação dos documentos em idade intermediária e permanente.
d) descrição documental, independente da idade a que os documentos pertençam.
09. A Lei de Acesso à Informação define o tempo pelo qual os documentos classificados como
secretos deverão ficar restritos. Assinale a alternativa que indica, em anos, o tempo de restri-
ção dos referidos documentos.
a) 1
b) 5
c) 10
d) 15
e) 20
Em relação ao acesso e sigilo dos documentos públicos, analise a questão.
10. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à
intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como à liberdade e garantias indi-
viduais. As informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classificação
de sigilo, pelo prazo máximo de
a) 05 anos.
b) 25 anos.
c) 50 anos.
d) 75 anos.
e) 100 anos.
Com relação às funções arquivísticas de criação, classificação e avaliação de documentos, julgue
o item seguinte.
11. Documentos de um acervo que podem ser amplamente divulgados à sociedade são considera-
dos ostensivos quanto à natureza do assunto.
Gabarito
01 - C
02 - Errado
03 - Errado
04 - C
05 - Errado
06 - A
07 - C
08 - B
09 - D
10 - E
11 - Certo
7
ÍNDICE
Atividades de Protocolo��2
Recebimento��2
Plano de Classificação e Código de Classificação��3
Aspectos Importantes da Classificação Arquivística��4
Objetivos da Classificação Arquivística��4
Procedimento para a Classificação Arquivística��4
Registro��5
Controle da Tramitação��5
Distribuição��5
Expedição��6
Autuação de Documento Avulso para Formação de Processo��6
Outras Competências��6
Elementos da Autuação��6
1
Atividades de Protocolo
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribui-
ção, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de
processos, e os respectivos procedimentos decorrentes, sendo estas atividades aplicáveis a todos os
documentos, avulsos ou processos, independentemente do suporte.
De acordo com a definição apresentada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
(2005, p.140), o termo “protocolo” pode ser devidamente conceituado da seguinte forma: “Serviço
encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição
de documentos”
É uma unidade muito importante no âmbito das organizações, tendo em vista que responde pelo
rigoroso controle de toda a documentação recebida ou expedida.
Deve-se tomar muito cuidado com a polissemia do termo “protocolo”, pois ele também pode ser
utilizado para designar o número de registro dado ao documento ou, ainda, o nome atribuído ao
livro de registro de documentos recebidos e expedidos.
Recebimento
1) Atividade realizada no âmbito da unidade de protocolo. É acompanhada de uma série de proce-
dimentos importantes que devem ser rigorosamente observados com o intuito de efetuar a for-
malização dos documentos para que eles cumpram suas funções institucionais, a saber:
2) Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao órgão ou entidade, independente-
mente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo comprovante de rece-
bimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido. Caso
o mesmo não se destine ao órgão ou entidade, providenciar a sua devolução.
3) Verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro. Havendo danos no
invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade competente.
4) Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os de caráter
particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou entidade.
5) Separar os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial em ostensivos ou sigilosos. Os
documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de acordo com o
estabelecido pela legislação em vigor.
6) Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como “Urgente”, que precisa ser
priorizado para fins de classificação, registro e distribuição.
7) Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se
consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja
providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente.
8) Verificar se o documento avulso será objeto de autuação ou não, conforme regulamentação
interna do órgão ou entidade.
9) Classificar o documento, avulso ou processo.
10) Registrar o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente
em formulário, no qual constarão os seguintes dados identificadores:
a) a espécie/tipo do documento;
b) o número e a data de produção do documento;
c) a data de recebimento do documento;
2
d) o identificador de que o documento é avulso ou processo;

e) o Número Único de Protocolo – NUP;
f) o número de anexo(s);
g) o número de volume(s);
h) o código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o documento;
i) o remetente/interessado/representante legal; e
j) o destinatário. (grifo nosso)
Classificação
A classificação representa o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arqui-
vísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. É realizada a partir de um plano de classifica-
ção elaborado pelo órgão ou entidade e pode incluir ou não a atribuição de código aos documentos.
A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e
dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade.
Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e de-
termina o uso da informação nele contida. A classificação também define a organização física dos
documentos, constituindo-se em referencial básico para agilizar sua recuperação e facilitar tanto as
tarefas de destinação (eliminação ou recolhimento dos documentos) como as de acesso.
O Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p.49) apresenta mais de uma definição para o
termo classificação, o que nos força a ter que prestar bastante atenção quanto ao aspecto polissêmico
do termo:
1) Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual
sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
2) Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação
específica. Também chamada classificação de segurança.
Dos dois conceitos apresentados acima, o segundo conceito de classificação (atribuição de graus de
sigilo, conforme legislação específica) apresenta uma peculiaridade que é bastante cobrada em provas de
concursos. Destaca-se a existência do seu oposto “desclassificação” (ato pelo qual a autoridade compe-
tente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo).
Plano de Classificação e Código de Classificação

Um plano de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo
com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de
uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
A estruturação de um plano de classificação pode ser facilitada pela utilização de códigos (numé-
ricos ou alfanuméricos) para designar as classes, constituindo um código de classificação.
Seguem exemplos do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo elaborado pelo Conselho
Nacional de Arquivos para os órgãos e entidades que compõem a Administração Pública Federal.
3
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
CLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
CLASSE 020 PESSOAL
CLASSE 030 MATERIAL
CLASSE 040 PATRIMONIO
CLASSE 050 ORÇAMENTOS E FINANÇAS
CLASSE 060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
CLASSE 070 COMUNICAÇÕS
Aspectos Importantes da Classificação Arquivística

˃˃ Analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos.
˃˃ Selecionar a classe sob a qual serão recuperados.
˃˃ É realizada a partir de um plano de classificação.
˃˃ Determina o agrupamento de documentos.
˃˃ Toma por base o conteúdo do documento.
˃˃ Define a organização física dos documentos.
Objetivos da Classificação Arquivística

1) Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos.
2) Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo.
3) Auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função
ou atividade.
4) Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados
sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.
Procedimento para a Classificação Arquivística

1) Identificar a ação ou atividade registrada no/pelo documento.
2) Localizar a ação ou atividade no plano de classificação.
3) Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade
que gerou o documento.
4
Registro
As rotinas das unidades de protocolo são compostas por uma série de operações que objetivam
controlar os documentos produzidos e recebidos que estão em processo de tramitação na instituição,
garantindo eficiência máxima na localização, recuperação e acesso. Após efetuar o recebimento do
documento, a unidade de protocolo fará o registro de algumas informações básicas, a saber:
1) Identificação do documento por meio do Número Único de Protocolo.
2) Remetente/interessado/representante legal.
3) Destinatário.
4) Especificações do documento, avulso ou processo, encaminhado: espécie/tipo, número e data de
produção; identificador de que o documento é avulso ou processo; número de anexos e número de
volumes; código de classificação e o respectivo descritor ou o assunto a que se refere o documento.
5) Data do encaminhamento.
6) Identificação do responsável pelo encaminhamento.
7) Data do recebimento.
8) Identificação do responsável pelo recebimento.
9) Providências a serem implementadas, quando couber.
O registro consiste em formalizar o recebimento de determinado documento arquivístico
dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos por meio da atribuição de um número
identificador e de uma descrição informativa. Ele tem por objetivo precípuo demonstrar que
o documento foi produzido ou recebido e bem como facilitar sua localização, recuperação e
acesso. (grifo nosso)
Controle da Tramitação
O controle da tramitação de documentos, avulso ou processo, realizado por meio de sistema
próprio (informatizado ou manual), possibilita mapear o curso do documento desde a sua
produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa.
Para que essa atividade seja realizada de forma eficiente e possa produzir os resultados es-
perados, torna-se necessário que as etapas de recebimento e de registro tenham sido executadas
corretamente.
O controle da tramitação permitirá saber a exata localização do documento, bem como a data
de entrada na instituição, as unidades pelas quais o documento já tramitou, a pessoa que recebeu na
respectiva unidade, horário do recebimento etc., de forma a tornar sua recuperação ágil e precisa.
É vedada a tramitação de documento, avulso ou processo, sem o respectivo registro no instru-
mento de encaminhamento e de controle da tramitação, disponíveis em sistema informatizado ou
excepcionalmente em formulário.
Distribuição
É o procedimento de remessa dos documentos, avulsos ou processo, às unidades destinatárias.
Na distribuição, os documentos são entregues às unidades internas.
Distribuição: primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que
ocorre dentro do órgão ou entidade.
5
Expedição
É o procedimento de remessa das correspondências para outras instituições. As correspondências
serão encaminhadas por meio do protocolo central da instituição remetente. Poderão ser utilizados os
serviços da Empresa de Correios e Telégrafos ou meios próprios para a entrega ao destinatário.
Autuação de Documento Avulso para Formação de Processo

As atividades executadas no âmbito da Administração Pública, em determinados momentos,
exigem que os documentos avulsos passem a constituir processos, os quais deverão ser autuados
por uma unidade protocolizadora. A autuação de documentos avulsos para formação de proces-
sos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despa-
chos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública.
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p.11 e 62), processo pode ser
definido da seguinte maneira:
Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial,
que constitui uma unidade de arquivamento.
Outras Competências
Compete ainda ao protocolo indicar o tipo de correspondência:
˃˃ Interna.
˃˃ Externa.
˃˃ Oficial.
˃˃ Particular.
˃˃ Recebida.
˃˃ Expedida.
Também cabe ao protocolo realizar a numeração de folhas do processo, de forma devidamente
identificada.
Elementos da Autuação
˃˃ Despacho.
˃˃ Juntada:
»» Anexação;
»» Apensação.
˃˃ Desapensação.
˃˃ Desentranhamento: retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva,
mediante justificativa. Usado quando ocorreu anexação indevida.
˃˃ Desmembramento: retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva para a
formação de um novo processo.
Exercícios
01. Com relação a protocolo de documentos, considere as seguintes funções:
1. Recebimento.
2. Triagem.
3. Registro.
4. Distribuição.
6
São funções do protocolo:

a) 1 e 3 apenas.
b) 1 e 4 apenas.
c) 1, 2 e 3 apenas.
d) 2, 3 e 4 apenas.
e) 1, 2, 3 e 4.
02. Analise as afirmações sobre Protocolo de documentos e assinale a alternativa correta.
I. Classificar o documento de acordo com o seu assunto, buscando identificar o destinatário,
é uma tarefa de Protocolo.
II. Encaminhar os documentos aos respectivos destinatários internos ou externos é uma tarefa
de Protocolo.
Estão corretas as afirmativas:
a) I e II.
b) Nenhuma.
c) I, apenas.
d) II, apenas.
Com relação à Arquivologia, julgue os itens que se seguem.
03. As atividades de protocolo são desenvolvidas nos arquivos correntes.
04. A identificação de dados para controle e recuperação dos documentos é feita na atividade de
distribuição do protocolo.
Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue o item que se segue.
05. Os protocolos são responsáveis pela distribuição e pelo controle de tramitação de documentos
dentro da organização.
06. O Protocolo do Sistema de Arquivo da Secretaria de Segurança Pública do Mato Grosso é
responsável pelo recebimento, registro, controle da tramitação e expedição de documentos
dentro da instituição. A coluna da esquerda apresenta rotinas desenvolvidas nos Arquivos
Correntes e a da direita, setores de atividades onde essas rotinas são desenvolvidas. Numere a
coluna da direita de acordo com a da esquerda.
1 – Fazer a leitura da correspondência e verificar a existência de antecedentes.
2 – Preparar e utilizar o sistema de protocolo ou fichas, em duas vias, anotando o número
do protocolo, data da entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e
resumo do assunto.
3 – Receber a correspondência para envio (original e 3 cópias).
4 – Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a quando necessário.
( ) Registro e distribuição
( ) Expedição
( ) Arquivamento
( ) Recebimento
7
Assinale a sequência correta.

a) 4, 2, 3, 1
b) 3, 4, 1, 2
c) 2, 3, 4, 1
d) 1, 2, 4, 3
07. Com relação aos procedimentos gerais para as atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal, é correto afirmar que
a) o desentranhamento de documentos de um processo tem por objetivo a retirada de docu-
mentos de forma definitiva de um processo para a formação de um novo processo, quando
houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.
b) a juntada de processo pode ocorrer por meio da anexação, atividade a qual ocorre a juntada
de processo(s) a processo(s) ou de processo a documento(s) avulso(s )de forma temporária.
c) a juntada de processo pode ocorrer por meio da apensação, atividade na qual ocorre a
juntada de processo(s) a processo(s) de forma temporária.
d) depois da ocorrência de juntada por anexação de documento(s) avulsos a processo ou de
processo(s) a processo, não é mais possível o desmembramento ou desentranhamento de
folhas/documentos do processo.
08. É a denominação do protocolo responsável pela autuação de documentos:
a) sistema de recebimento.
b) unidade protocolizadora.
c) plano protocolar.
d) documento jurídico.
e) serviço de entrada.
09. O protocolo trabalha por processo. Assim, a partir do recebimento da correspondência,
deve-se, inicialmente, separar a correspondência oficial da correspondência particular para
poder, primeiramente, distribuir a correspondência:
a) sigilosa.
b) particular.
c) de maior grau de sigilo.
d) de menor grau de sigilo.
e) não identificada.
10. Referente aos serviços de protocolo, analise as afirmativas a seguir.
I. Os servidores do protocolo devem indeferir os documentos redigidos em desacordo às
normas de ortografia.
II. O protocolo não tem obrigação de encaminhar correspondências particulares de funcionários.
III. A autuação de processo se dará mediante despacho específico de autoridade competente.
IV. IV. A abertura de volumes facilita no manuseio, por isso é aconselhável que um processo
não ultrapasse 400 folhas.
Estão corretas apenas as afirmativas:
a) I e II.
b) I e III.
c) II e III.
d) II, III e IV.
8
Gabarito
01 - E
02 - A
03 - Certo
04 - Errado
05 - Certo
06 - C
07 - C
08 - B
09 - B
10 - C
9
ÍNDICE
Métodos de Arquivamento��2
Método Alfabético ou Onomástico��2
Vantagens��3
Desvantagem��3
Regras de Alfabetação��3
Método Geográfico��7
Vantagens��7
Desvantagem��7
Organização por Estado��7
Organização por Cidade��8
Correspondência por País��8
Métodos Numéricos��8
Numérico Simples��8
Numérico-Cronológico��9
Numérico Dígito-Terminal��10
Método Ideográfico��11
Alfabético – Dicionário��11
Alfabético – Enciclopédico��12
Ideográfico – Numérico��12
Numérico – Duplex��12
Numérico – Decimal��13
Unitermo��14
Métodos Padronizados��14
Variadex��14
Automático, Soundex, Rôneo e Mnemônico��15
Método Alfanumérico��15
1
Métodos de Arquivamento
Os métodos de arquivamento de documentos se dividem em dois grandes sistemas:
˃˃ Sistema Indireto: são aqueles que necessitam do uso de um instrumento/ferramenta interme-
diário para localizar um documento específico, como um índice ou código.
˃˃ Sistema Direto: neste se enquadram os métodos que utilizam elementos do próprio documento
para sua ordenação, não necessitado, assim, de instrumentos intermediários.
Podemos dividir os métodos de arquivamento existentes em duas grandes classes BÁSICOS e
PADRONIZADOS, conforme ilustrado nos esquemas a seguir.
Além dos métodos citados, existe o método ALFANUMÉRICO (combina letras e números); este
método pode ser considerado semi-indireto.
Método Alfabético ou Onomástico

O método alfabético é simples e no nome existente no documento para realizar a ordenação,
baseado na ordem alfabética (que pode ser letra por letra ou por palavra).
2
É um método direto, uma vez que a pesquisa é realizada diretamente no conjunto documental,
sem a necessidade de utilização de um índice para localizar qualquer documento.
Vantagens
˃˃ Rápido;
˃˃ Direto;
˃˃ Fácil;
˃˃ Barato.
Desvantagem
Grande possibilidade de erro quando o volume de documentos é muito grande, por conta do
cansaço visual e da variedade de grafia dos nomes.
Regras de Alfabetação
1) Nos nomes pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplos:
João Barbosa
Maria Luísa Vasconcelos
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa
2) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivos ou ligados por hífen não se separam.
Exemplos:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Paulo Monte Verde
Arquivam-se
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3) Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra anterior.
Exemplos:
Carlos São Paulo
Luciano Santo Cristo
Waldemar Santa Rita
3
Arquivam-se
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
4) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Exemplos:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José
5) Os artigos e preposições, tais como: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma não são considerados.
Exemplos:
Arnaldo do Couto
Lúcia da Câmara
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Arquivam-se
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são con-
siderados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfa-
bética.
7) Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de
distinção.
Exemplos:
Antônio Almeida Filho
Antônio Almeida Neto
Henrique Viana Neto
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Paulo Ribeiro Júnior
4
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Almeida Neto, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
8) Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
Exemplos:
Ministro Milton Campos
Professor Evandro Guedes
General André Arruda
Dr. Pedro Pablo
Arquivam-se:
Arruda, André (General)
Campos, Milton (Ministro)
Guedes, Evandro (Professor)
Pablo, Pedro (Dr.)
9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis
e orientais;
Exemplos:
Georges Aubert
Jorge Schmidt
Paul Müller
Winston Churchill
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
10) As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é consi-
derá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
Exemplos:
Charles Du Pont
Esteban De Penedo
Giulio di Capri
Gordon O’Brien
5
John Mac Adam

Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
de família do pai.
Exemplos:
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Francisco de Pina de Mello
José de Oviedo y Baños
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, Jose de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los
12) Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplos:
Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Li Yutang
13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposi-
ções que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colo-
cados entre parênteses após o nome.
Exemplos:
Álvaro Ramos & Cia.
A Colegial
Barbosa Santos Ltda.
Companhia Progresso de Guanabara
Embratel
The Library of Congress
6
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso de Guanabara
Embratel
Library of Congress (The)
14) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplos:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
Método Geográfico
Este método pertence ao sistema direto, ou seja, quando o usuário realizar uma busca, ela será
feita diretamente no documento, sem a necessidade do uso de um índice ou código.
É uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal elemento a ser consi-
derado em um documento é a procedência ou local.
Método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos.
Vantagens
˃˃ Direto
˃˃ Fácil
Desvantagem
Exige duas classificações – uma para a procedência e outra para o correspondente.
O método geográfico pode ser ordenado por estado, por cidade ou por país:
Organização por Estado

Na organização do arquivo por estado, a capital do estado deve ser ordenada em primeiro lugar,
mesmo que não fique na ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas
alfabeticamente na sequência.
7
As regras de alfabetação presentes no método alfabético continuam sendo necessárias e empre-

gadas para ordenar os nomes dos estados e cidades. Por exemplo:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Distrito Federal Brasília Orso, João Paulo Colet
Amazonas Manaus (Capital) Sobreira, Luísa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson
São Paulo Lorena Silva, Alberto
Observa-se que os estados estão ordenados alfabeticamente (Distrito Federal e Minas Gerais),
seguidos das respectivas capitais, que nessa metodologia aparecem em primeiro lugar. Na sequência,
aparecem as demais cidades, também ordenadas alfabeticamente.
Organização por Cidade
O principal elemento de identificação do documento é a cidade, e não o estado. Nesta forma, não
há destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Brasília Distrito Federal Orso, João Paulo Colet
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J.
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
A ordenação alfabética deve ser seguida à risca.

É imprescindível que as cidades sejam acompanhadas dos respectivos nomes dos estados, tendo
em vista a ocorrência de cidades com o mesmo nome em estados distintos. Por exemplo: Cascavel –
CE e Cascavel – PR.
Correspondência por País
O nome de países é elemento a ser considerado na ordenação da documentação.
Primeiramente, toma-se a ordem alfabética dos países e depois a ordenação das cidades segue
iniciando pela capital e as demais em ordem alfabética.
País Cidade Correspondente
França Paris (capital) Unesco
França Lorena Vadim, Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antônio
Métodos Numéricos
Método utilizado quando o principal elemento a ser considerado para arquivamento e busca de
um documento for o seu número. É subdividido em três categorias: simples, cronológico e dígito-
terminal. É considerado um método do sistema indireto, tendo em vista que para a recuperação dos
documentos deve-se fazer uso de um índice alfabético.
Numérico Simples
É materializado por meio da atribuição de um número único a cada correspondente, de acordo
com a ordem de ingresso na instituição ou de registro. Esse método dispensa o uso da ordenação al-
fabética, pois a seu uso será acompanhado da confecção de um índice alfabético remissivo.
8
→→ Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de arquivamento.
Exemplo de Método Simples
Exemplo de Índice Alfabético Remissivo

Nº da
Correspondente pasta
Barbosa, Heloisa 4
Guedes, Evandro 2
Lima, Ana 3
Orso, João 1
O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos, fotografias,
filmes, fitas sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, prontuá-
rios médicos, cadastros funcionais).
Numérico-Cronológico
Deve-se observar a numeração e a data atribuídas aos documentos. A atribuição de número e
data aos documentos é um método bastante difundido e utilizado pelas instituições públicas.
→→ Valores para ordenação: o número e a data dos documentos
Esse método toma o próprio documento para a ordenação ao invés de sua pasta. Após cada docu-
mento receber seu identificador único, ele será ordenado em ordem numérica.
Assim como o numérico simples, o numérico-cronológico caracteriza-se por ser um método do
sistema indireto, tendo em vista a necessidade de confecção de um índice auxiliar para ajudar na
localização e recuperação dos documentos.
Na autuação dos seus processos, o Poder Executivo Federal adota uma metodologia padronizada
e estabelecida pela Portaria Nº 3, de 16 de maio de 2003 do Ministério do Planejamento.
De acordo com a referida Portaria (aplicável aos órgãos do Poder Executivo Federal), o número
único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será constituído de quinze dígitos acrescido
de mais dois dígitos de verificação (DV), assim o número atribuído ao processo será composto por
dezessete dígitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo:
I – o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a cada
unidade protocolizadora e este código identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se inalte-
rado;
II – o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e determina o
registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano;
III – o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica
o ano de formação do processo; e
IV – o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica os dígitos
verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas. (grifo nosso)
9
Exemplo: 35041.000387/2000-19
Numérico Dígito-Terminal
Método de organização utilizado em instituições com grandes quantidades de documentos e que
adotaram o número como principal elemento de identificação.
O método dígito-terminal tem por eixo um código numérico dividido em grupos de dígitos,
lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos.
Os documentos devem receber numeração sequencial e sua leitura apresenta uma peculiaridade
que caracteriza o método – os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos
(SEMPRE) da direita para a esquerda formando pares. Por exemplo:
NÚMERO SEQUENCIAL DÍGITO-TERMINAL
963.256 96.32.56
Convertendo-se o número 963.256 para o método dígito-terminal, o responsável pela ordenação

terá o seguinte grupo: 96. 32. 56. A leitura é feita da direita para a esquerda e é dividida em grupos: o
número 56 pertence ao grupo primário, o número 32 pertente ao grupo secundário e o número 96
pertente ao grupo terciário.
Quando do arquivamento, os documentos serão armazenados levando-se em consideração
os grupos que compõem o número. Primeiramente, será considerado o grupo primário (56), em
seguida o grupo secundário (32) e, por fim, o grupo terciário (96).
Para que o usuário possa localizar o documento 96-32-56, arquivado com base no método dígi-
to-terminal, ele, primeiramente, deverá localizar onde se encontram as pastas terminadas em 56, em
seguida, localizar as pastas cujo grupo secundário é 32 e, por fim, a pasta desejada, 96.
Exemplo de ordenação baseada no método simples e no método dígito-terminal:
MÉTODO SIMPLES MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
(1°) 42.639 (1°) 36.95.21
(2°) 236.895 (2°) 04.26.39
(3°) 369.521 (3°) 99.01.56
(4°) 953.456 (4°) 95.34.56
(5°) 990.156 (5°) 23.68.95
Percebe-se que no método dígito-terminal, quando o número for composto por menos de cinco
dígitos, será colocado (0) zero à sua esquerda para sua complementação, a exemplo do que ocorreu
com o número 42.639, que passou a ter a seguinte composição: 04.26.39.
Observa-se, também, que a organização dos documentos é em ordem crescente, levando-se em
consideração, primeiramente, o grupo primário. Os demais grupos (secundário e terciário) serão
considerados para fins de ordenação quando mais de um documento tiver números idênticos ao do
grupo primário.
10
Método Ideográfico
Método de arquivamento de documentos que tem sua aplicação atrelada à interpretação do
assunto do documento em análise. Paes (2007, p. 77) defende que o método em estudo é mais acon-
selhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos, pois exige profundo
conhecimento das atividades institucionais.
→→ Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos do-
cumentos.
Alfabético – Dicionário
Os assuntos tratados por determinada instituição ou pessoa são dispostos alfabeticamente,
levando em consideração, somente, a sequência das letras.
→→ Disposição das entradas na sequência rigorosa das letras
Vejamos um exemplo de sua aplicação:
A instituição X realiza determinadas atividades que dão origem aos documentos que tratam dos
assuntos presentes na coluna A. Com a aplicação do método ideográfico alfabético dicionário,
todos os assuntos serão dispostos em ordem alfabética, seguindo a lógica de um dicionário comum.
O resultado da organização por meio deste método é o que consta da coluna B.
COLUNA – A (assuntos sem ordenação) COLUNA – B (assuntos ordenados)
Nomeação de servidor Administração de imóvel
Exoneração de servidor Administração de veículo
Aquisição de bem permanente Aquisição de bem permanente
Aquisição de material de consumo Aquisição de material de consumo
Administração de imóvel Elaboração da proposta orçamentária
Administração de veículo Elaboração do plano plurianual
Elaboração da proposta orçamentária Exoneração de servidor
Elaboração do plano plurianual Levantamento da produção documental
Levantamento da produção documental Nomeação de servidor
Transferência / recolhimento de documentos Transferência / recolhimento de documentos
11
Após a aplicação do método, observa-se que todos os assuntos constantes da coluna A foram
colocados na estrita ordem alfabética na coluna B. Esse é um exemplo de como aplicar o método al-
fabético dicionário em uma instituição.
Alfabético – Enciclopédico
No método alfabético enciclopédico, o responsável pela ordenação da documentação realiza o
agrupamento de assuntos correlatos por títulos gerais, ordenados conforme a sequência rigorosa
das letras, ou seja, a alfabetação. Por exemplo:
˃˃ Cursos
»» Especialização
»» Formação
»» Pós-graduação
• Doutorado
• Mestrado
˃˃ Pesquisas
»» Administração
»» Ciência política
»» Economia
• Custo de vida
• Desenvolvimento econômico
»» Psicologia
• Aplicada à educação
• Aplicada ao trabalho
˃˃ Publicações
»» Exposições
»» Impressão
• De livros
• De periódicos
»» Postos de vendas
Ideográfico – Numérico
A utilização dos métodos numéricos (duplex, decimal e unitermo) em conjunto com a classifi-
cação por assunto tem o intuito de facilitar o desenvolvimento da atividade de organização e arqui-
vamento dos documentos, tendo em vista a simplicidade de se trabalhar com números
Numérico – Duplex
Centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto. As classes gerais
podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços
de união.
Outra importante característica deste método é a possibilidade de abertura de quantidade
ilimitada de classes. Ou seja, não se torna necessária a previsibilidade de todas as atividades no
momento da construção do plano de classificação, pois novas classes poderão ser abertas de acordo
com a necessidade institucional.
12
Para facilitar o entendimento, será utilizado o exemplo do esquema de classificação apresentado

no método alfabético enciclopédico. Contudo, ele será incrementado com a metodologia de nume-
ração duplex.
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-1 Aplicada ao trabalho
1-1-2 Aplicada à educação
1-2 Ciência política
1-3 Administração
1-4 Economia
1-4-1 Desenvolvimento econômico
1-4-2 Custo de vida
1-4-2-1 No Rio de Janeiro
1-4-2-2 Em São Paulo
2 Cursos
2-1 Formação
2-2 Especialização
2-3 Pós-graduação
2-3-1 Mestrado
2-3-2 Doutorado
3 Publicações
3-1 Impressão
3-1-1 De periódicos
3-1-2 De livros
3-2 Postos de vendas
3-3 Exposições
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX
1 – Existência do traço de união, por exemplo: (1-1-2).
2 – Método dividido em classes, conforme os assuntos, partindo-se sempre do geral para o particular, por exemplo:
1 PESQUISAS(geral)
1-3-2-2 em São Paulo(particular).
3 – Possibilidade de abertura ilimitada de classes. O exemplo apresentado para o método duplex só apresenta cinco
classes, mas nada impede o crescimento ilimitado das classes e subclasses.
Numérico – Decimal
Baseia-se em um plano prévio de distribuição dos documentos limitado a dez grandes classes,
um podendo ser subdividida em dez subclasses e, assim, sucessivamente, partindo-se sempre do
geral para o particular.
13
Tendo em vista a quantidade limitada classes, Paes (2007, p.85) aponta que o mais complexo
na utilização deste método é a necessidade de determinação, quando da elaboração do plano de
classificação, das classes principais que compreendem em si toda e qualquer espécie de documentos
produzidos ou recebidos, o que torna necessária a previsão do desenvolvimento das atividades da
instituição.
SUBCLASSE 020 PESSOAL
GRUPO 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS.
SUBGRUPOS 024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS.
024.11 SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES.
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAÇÃO DO MÉTODO DECIMAL

1 – Separa-se o número em classe de três algarismos por ponto, por exemplo: (024.11).
2 – O método é dividido em classes, subclasses, grupos, subgrupos, conforme os assuntos, partindo-se sempre do
geral para o particular, por exemplo:
020 PESSOAL (geral)
024.11 Salários, vencimentos, proventos e remunerações (particular).
3 – Todos os assuntos referentes à determinada classe ficam juntos.
Unitermo
A utilização deste método consiste na atribuição, a cada documento ou grupo de documentos, de
um número em ordem crescente, de acordo com seu ingresso na unidade de arquivo (assinalado em
local visível e previamente determinado).
Após a realização da numeração, cada documento passará pelo processo de análise e indexação
por termos simples extraídos de seu conteúdo, de forma que as palavras indexadas servirão de base
à pesquisa posterior. Tais elementos deverão ser transcritos em uma ficha-índice sob a forma de pa-
lavras-chave.
Na ficha índice deverão constar ainda outras informações complementares sobre a apresentação
do documento e a quantidade. Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha (ficha de palavra-cha-
ve), dividida em 10 colunas e numeradas de 0 a 9. O número de registro é transcrito na ficha ou fichas
correspondentes às palavras-chaves.
A pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chaves, as quais devem ser consultadas
superpostas, uma vez que o método aqui descrito funciona à base da comparação.
O método unitermo é utilizado com êxito em arquivos especiais e especializados, não sendo re-
comendada sua aplicação em acervos convencionais.
Métodos Padronizados
Variadex
É o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores dife-
rentes. Para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos, decidiu-se atrelar cores ao
método alfabético já estudado anteriormente.
Haverá uma chave dividida em cinco cores: Letras
Letras Cores
A, B, C, D e abreviações Ouro
E, F, G, H e abreviações Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde
O, P, Q e abreviações Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações Palha
14
De acordo com o método, as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em
função da segunda letra do nome de entrada, e não da letra inicial, a qual indicará a seção alfabética
correspondente para sua ordenação.
Exemplo:
RELAÇÃO DE NOMES NOMES ORGANIZADOS EM ENTRADA
ORDEM ALFABÉTICA CORES
Júlio Cesar Andrade de Souza Andrade, Tatiane Moura d’ Andrade

Maurício Matias da Costa Verde
Tatiane Moura d’ Andrade Costa, Maurício Matias da Costa
Fernando Radamés Madureira Azul
Celso Neiva Testoni Madureira, Fernando Madureira
Leonardo Travassos Radamés Ouro
Souza, Júlio Cesar Andrade Souza
de Azul
Testoni, Celso Neiva Testoni
Rosa
Travassos, Leonardo Travassos
Palha
Os documentos devem ser arquivados nas letras A, C, M, S, T e T, conforme a ordenação alfabéti-

ca apresentada na segunda coluna. As notações estariam inscritas em projeções (etiquetas nas cores,
verde, azul, ouro, rosa e palha), conforme as associações entre a terceira e quarta coluna.
Por meio do método Variadex, é possível adotar todas as cinco cores para cada letra do alfabeto,
minimizando a possibilidade de arquivamento errado e agilizando a pesquisa. Por exemplo:
conforme o esquema de ordenação apresentado, os documentos organizados na letra “T” devem ser
colocados em pastas com projeções nas cores rosa e palha.
Automático, Soundex, Rôneo e Mnemônico
Não possui aplicação prática
AUTOMÁTICO
nos arquivos brasileiros.
Método de ordenação que tem por
eixo a fonética, e não a grafia dos
Não possui aplicação prática nomes. Reúne os nomes pela se-
SOUNDEX
nos arquivos brasileiros. melhança da pronúncia, apesar de
a grafia ser diferente. Busca sons
próximos e semelhantes.
É conhecido como método híbrido,
RÔNEO Obsoleto
pois faz o relacionamento de letras,
números e cores para fins de arquiva-
mento.
Usa-se, para a codificação dos
assuntos, a combinação de letras.
MNEMÔNICO Obsoleto
As letras são consideradas símbolos
com o intuito de auxiliar a memória
do arquivista, de forma a facilitar a
recuperação da informação.
Método Alfanumérico
É o método de ordenação de documentos arquivísticos que tem como característica principal a
combinação de letras e números, visando facilitar a atividade de arquivamento. Exemplo:
Projeções das pastas
DIVISÕES DO ALFABETO PREVIAMENTE NÚMERO DA PASTA
PLANEJADAS
Aa – Af 1
Ag – Al 2
Am – As 3
At – Az 4
Ba – Bl 5
Bm – Bz 6
(...) (...)
Za – Zz 100
15
Quando da utilização do método alfanumérico, o responsável pela gestão do acervo deve estudar
previamente o número de divisões alfabéticas que comporão a tabela, tendo em vista a grande inci-
dência de determinados nomes.
Exemplo de utilização do método alfanumérico:
Nomes Pastas
Acrísio, Paulo 1
Almeida. João 2
Amaral, Roberto 3
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) não se insere nas
classes de métodos básicos e padronizados.
Exercícios
01. A função principal dos arquivos é possibilitar o rápido acesso às informações nele armazena-
das. Para tanto, é necessário que as informações estejam arquivadas de forma organizada. São
exemplos de métodos de arquivamento ideográfico e numérico, nesta ordem:
a) Enciclopédico e Cronológico.
b) Variadex e Duplex.
c) Indexação Coordenada e Classificação Decimal.
d) Soundex e Unitermo.
02. Visando sua localização futura, documentos podem ser armazenados de quatro formas distin-
tas, de acordo com um dos seguintes métodos de arquivamento: alfabético, numérico, geográ-
fico ou ideográfico. Para que os documentos dos docentes de uma instituição de ensino sejam
arquivados em pastas, é necessário organizá-los de acordo com um desses critérios. Suponha
que a relação apresentada a seguir seja desses docentes e que suas pastas devam ser ordenadas
para fins de arquivamento pelo primeiro dos métodos anteriormente citados.
A – José Ouro Preto
B – Pedro da Silveira Neto
C – Heitor Villa-Lobos
D – Jesuína Santa Cruz
E – Antônio Teixeira
De acordo com as regras de alfabetação, essas pastas devem ser organizadas na seguinte ordem:
a) B–D–A–E–C
b) D–C–B–A–E
c) E–C–D–A–B
d) A–D–B–E–C
03. A Secretaria de Estado de Segurança Pública do Mato Grosso (SESP) iniciou a implementação
de um suporte tecnológico que possibilita o monitoramento e o combate ao crime no estado,
por meio de um banco de dados com 10.000 (dez mil) fotografias de criminosos. Em investi-
gação, a Perícia Oficial e Investigação Técnica (POLITEC) identificou três impressões digitais
de prováveis suspeitos na cena do crime. O Papiloscopista, ao verificar o sistema de banco de
dados, notou que esse sistema utiliza o método alfabético para armazenamento de dados. A
respeito do arquivamento nesse método dos nomes desses prováveis suspeitos, assinale a alter-
nativa correta.
a) Maçaneta, Robson Luiz Marceneiro / Porta, Daniel da Silva / Roça, Antônio Rosário da.
b) Santos, Pedro Flores dos / da Silva, José Arbusto / Silva Arvoredo, Felipe Babosa da.
c) Alexandre, Barbosa de Disquete / Pendrive, Luís Arroba Teixeira / da Rosa, Washington Teclado.
d) Caldeira, Anderson Panela de / Frigideira, Luís Concha de Almeida / Marcus Cozinha, dos
Santos e Foz.
16
04. Para facilitar e agilizar a localização das pastas em um arquivo, a secretária do Departamento
de Ciências Sociais fixou um índice onomástico na porta do armário, de forma que, quando
precisar retirar uma delas, basta identificar seu número na lista e efetuar a busca no arquivo, no
qual as pastas estarão arquivadas em ordem numérica crescente. Essa prática, muito comum
nos escritórios, utiliza o método de arquivamento
a) numérico cronológico.
b) numérico simples.
c) alfabético documental.
d) alfabético ideográfico.
05. O método de arquivamento pertencente ao sistema direto, ou seja, quando a busca será feita
diretamente no documento, sem a necessidade do auxílio de um índice ou código, e cuja meto-
dologia de arquivamento é bastante utilizada, quando o principal elemento a ser considerado
em um documento é a procedência ou local, é conhecido como método
a) Alfabético.
b) Geográfico.
c) Numérico.
d) Ideográfico.
06. Quanto ao método numérico simples, é correto afirmar que se trata de uma atribuição da (de)
a) ordem numérica, seguida de uma data.
b) ordem dicionária.
c) um tema para o documento.
d) número sequencial, disposto em grupos de três dígitos.
e) número a cada paciente.
07. O processo de arquivamento propõe vários métodos para que o profissional que trabalhe com
arquivos nas organizações possa padronizar e uniformizar suas atividades. Dentre os principais
métodos de arquivamento temos o alfabético, o numérico, o geográfico, o alfanumérico, o ideo-
gráfico. Um deles é aquele “utilizado quando o elemento principal a ser resgatado é o assunto
tratado pelo documento”. (PAES, 2005). Assinale a alternativa que corresponde a este método:
a) Alfabético.
b) Numérico.
c) Geográfico.
d) Alfanumérico.
e) Ideográfico.
08. Quando a procedência da informação é a base para o arquivamento e guarda de um documen-
to, utiliza-se o método
a) numérico.
b) alfabético.
c) geográfico.
d) ideográfico.
e) cronológico.
17
09. No tocante aos métodos de arquivamento, é correto afirmar que o método

a) alfabético exige a adoção de índice para que o documento seja localizado.
b) numérico é considerado como um sistema indireto de arquivar, devido à necessidade de
referências a um arquivo de fichas para buscar o número.
c) geográfico, organizado por cidade, separa-as por estado.
d) ideográfico, ao organizar os documentos por assunto e os temas gerais por códigos numéri-
cos, apresenta uma relação do particular para o geral.
e) vertical é indicado para arquivo permanente e o horizontal, para arquivo corrente.
10. O sistema de arquivamento que associa um grupo de palavras a um determinado padrão de
cores está relacionado ao método
a) Rôneo.
b) Variadex.
c) geográfico.
d) lexicográfico.
e) dígito-terminal.
Gabarito
01 - A
02 - D
03 - A
04 - B
05 - B
06 - E
07 - E
08 - C
09 - B
10 - B
18
19
ÍNDICE
Métodos de Ordenação (P2)��2
Métodos Numéricos��2
Numérico Simples��2
Numérico-Cronológico��2
Numérico Dígito-Terminal��3
Método Ideográfico – (Assunto)��4
Alfabético – Dicionário��4
Alfabético – Enciclopédico��5
Ideográfico – Numérico��5
Numérico – Duplex��5
Numérico – Decimal��6
Unitermo��7
Métodos Padronizados��7
Variadex��7
Automático, Soundex, Rôneo e Mnemônico��8
Método Alfanumérico��8
Operações de Arquivamento��9
Atividades de Arquivamento��9
Tipos Básicos de Instrumentos de Pesquisa��10
Instrumentos de Pesquisa Auxiliares��10
1
Métodos de Ordenação (P2)

Métodos Numéricos
Método utilizado quando o principal elemento a ser considerado para arquivamento e busca de
um documento for o seu número. É subdividido em três categorias: simples, cronológico e dígito-
terminal. É considerado um método do sistema indireto, tendo em vista que para a recuperação dos
documentos deve-se fazer uso de um índice alfabético.
Numérico Simples
É materializado por meio da atribuição de um número único a cada correspondente, de acordo
com a ordem de ingresso na instituição ou de registro. Esse método dispensa o uso da ordenação al-
fabética, pois o seu uso será acompanhado da confecção de um índice alfabético remissivo.
Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de arquivamento.
Exemplo de Método Simples
Exemplo de Índice Alfabético Remissivo

Nº da
Correspondente
pasta
Barbosa, Heloisa 4
Guedes, Evandro 2
Lima, Ana 3
Orso, João 1
O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos, fotografias,
filmes, fitas sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, prontuá-
rios médicos, cadastros funcionais).
Numérico-Cronológico
Deve-se observar a numeração e a data atribuídas aos documentos. A atribuição de número e
data aos documentos é um método bastante difundido e utilizado pelas instituições públicas.
Valores para ordenação: o número e a data dos documentos
Esse método toma o próprio documento para a ordenação ao invés de sua pasta. Após cada docu-
mento receber seu identificador único, ele será ordenado em ordem numérica.
Assim como o numérico simples, o numérico-cronológico caracteriza-se por ser um método do
sistema indireto, tendo em vista a necessidade de confecção de um índice auxiliar para ajudar na
localização e recuperação dos documentos.
Na autuação dos seus processos, o Poder Executivo Federal adota uma metodologia padronizada
e estabelecida pela Portaria Nº 3, de 16 de maio de 2003 do Ministério do Planejamento.
De acordo com a referida Portaria (aplicável aos órgãos do Poder Executivo Federal), o número
único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será constituído de quinze dígitos acrescido
de mais dois dígitos de verificação (DV), assim o número atribuído ao processo será composto por
dezessete dígitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo:
2
I – o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a cada
unidade protocolizadora e este código identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se inalte-
rado;
II – o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e determina o
registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano;
III – o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica
o ano de formação do processo; e
IV – o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica os dígitos
verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas. (grifo nosso)
Exemplo: 35041.000387/2000-19
Numérico Dígito-Terminal
Método de organização utilizado em instituições com grandes quantidades de documentos e que
adotaram o número como principal elemento de identificação.
O método dígito-terminal tem por eixo um código numérico dividido em grupos de dígitos,
lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos.
Os documentos devem receber numeração sequencial e sua leitura apresenta uma peculiaridade
que caracteriza o método – os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos
(SEMPRE) da direita para a esquerda formando pares. Por exemplo:
NÚMERO SEQUENCIAL DÍGITO-TERMINAL
963.256 96.32.56
Convertendo-se o número 963.256 para o método dígito-terminal, o responsável pela ordenação
terá o seguinte grupo: 96. 32. 56. A leitura é feita da direita para esquerda e é dividida em grupos: o
número 56 pertence ao grupo primário, o número 32 pertente ao grupo secundário e o número 96
pertente ao grupo terciário.
Quando do arquivamento, os documentos serão armazenados levando-se em consideração
os grupos que compõem o número. Primeiramente, será considerado o grupo primário (56), em
seguida o grupo secundário (32) e, por fim, o grupo terciário (96).
Para que o usuário possa localizar o documento 96-32-56, arquivado com base no método dígi-
to-terminal, ele, primeiramente, deverá localizar onde se encontram as pastas terminadas em 56, em
seguida, localizar as pastas cujo grupo secundário é 32 e, por fim, a pasta desejada, 96.
Exemplo de ordenação baseada no método simples e no método dígito-terminal:
MÉTODO SIMPLES MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
(1°) 42.639 (1°) 36.95.21
(2°) 236.895 (2°) 04.26.39
(3°) 369.521 (3°) 99.01.56
(4°) 953.456 (4°) 95.34.56
(5°) 990.156 (5°) 23.68.95
Percebe-se que no método dígito-terminal, quando o número for composto por menos de cinco
dígitos, será colocado (0) zero à sua esquerda para sua complementação, a exemplo do que ocorreu
com o número 42.639, que passou a ter a seguinte composição: 04.26.39.
3
Observa-se, também, que a organização dos documentos é em ordem crescente, levando-se em

consideração, primeiramente, o grupo primário. Os demais grupos (secundário e terciário) serão
considerados para fins de ordenação quando mais de um documento tiver números idênticos ao do
grupo primário.
Método Ideográfico – (Assunto)
Método de arquivamento de documentos que tem sua aplicação atrelada à interpretação do
assunto do documento em análise. Paes (2007, p. 77) defende que o método em estudo é mais acon-
selhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos, pois exige profundo
conhecimento das atividades institucionais.
Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos do-
cumentos.
Alfabético – Dicionário
Os assuntos tratados por determinada instituição ou pessoa são dispostos alfabeticamente,
levando em consideração, somente, a sequência das letras.
Disposição das entradas na sequência rigorosa das letras
Vejamos um exemplo de sua aplicação:
A instituição X realiza determinadas atividades que dão origem aos documentos que tratam dos
assuntos presentes na coluna A. Com a aplicação do método ideográfico alfabético dicionário,
todos os assuntos serão dispostos em ordem alfabética, seguindo a lógica de um dicionário comum.
O resultado da organização por meio deste método é o que consta da coluna B.
COLUNA – A (assuntos sem ordenação) COLUNA – B (assuntos ordenados)
Nomeação de servidor Administração de imóvel
Exoneração de servidor Administração de veículo
Aquisição de bem permanente Aquisição de bem permanente
Aquisição de material de consumo Aquisição de material de consumo
Administração de imóvel Elaboração da proposta orçamentária
Administração de veículo Elaboração do plano plurianual
Elaboração da proposta orçamentária Exoneração de servidor
Elaboração do plano plurianual Levantamento da produção documental
Levantamento da produção documental Nomeação de servidor
Transferência / recolhimento de documentos Transferência / recolhimento de documentos
Após a aplicação do método, observa-se que todos os assuntos constantes da coluna A foram
colocados na estrita ordem alfabética na coluna B. Esse é um exemplo de como aplicar o método al-
fabético dicionário em uma instituição.
4
Alfabético – Enciclopédico
No método alfabético enciclopédico, o responsável pela ordenação da documentação realiza o
agrupamento de assuntos correlatos por títulos gerais, ordenados conforme a sequência rigorosa
das letras, ou seja, a alfabetação. Por exemplo:
→→ Cursos
˃˃ Especialização
˃˃ Formação
˃˃ Pós-graduação
»» Doutorado
»» Mestrado
→→ Pesquisas
˃˃ Administração
˃˃ Ciência política
˃˃ Economia
»» Custo de vida
»» Desenvolvimento econômico
˃˃ Psicologia
»» Aplicada à educação
»» Aplicada ao trabalho
→→ Publicações
˃˃ Exposições
˃˃ Impressão
»» De livros
»» De periódicos
˃˃ Postos de vendas
Ideográfico – Numérico
A utilização dos métodos numéricos (Duplex, Decimal e Unitermo), em conjunto com a clas-
sificação por assunto, tem o intuito de facilitar o desenvolvimento da atividade de organização e
arquivamento dos documentos, tendo em vista a simplicidade de se trabalhar com números.
Numérico – Duplex
Centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto. As classes gerais
podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços
de união.
Outra importante característica deste método é a possibilidade de abertura de quantidade
ilimitada de classes. Ou seja, não se torna necessária a previsibilidade de todas as atividades no
momento da construção do plano de classificação, pois novas classes poderão ser abertas de acordo
com a necessidade institucional.
Para facilitar o entendimento, será utilizado o exemplo do esquema de classificação apresentado
no método alfabético enciclopédico. Contudo, ele será incrementado com a metodologia de nume-
ração Duplex.
5
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1.1Psicologia
1.1.1 Aplicada ao trabalho
1.1.2 Aplicada à educação
1.2 Ciência política
1.3 Administração
1.4 Economia
1.4.1 Desenvolvimento econômico
1.4.2 Custo de vida
1.4.2.1 No Rio de Janeiro
1.4.2.2 Em São Paulo
2 Cursos
2.1 Formação
2.2.Especialização
2.3.Pós-graduação
2.3.1 Mestrado
2.3.2 Doutorado
3 Publicações
3.1 Impressão
3.1.1 De periódicos
3.1.2 De livros
3.2. Postos de vendas
3.3 Exposições
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX
1 – Existência do traço de união, por exemplo: (1-1-2).
2 – Método dividido em classes, conforme os assuntos, partindo-se sempre do geral para o particular, por exemplo:
1 PESQUISAS (geral)
1-3-2-2 em São Paulo (particular).
3 – Possibilidade de abertura ilimitada de classes. O exemplo apresentado para o método Duplex só apresenta cinco
classes, mas nada impede o crescimento ilimitado das classes e subclasses.
Numérico – Decimal
Baseia–se em um plano prévio de distribuição dos documentos limitado a dez grandes classes,
um podendo ser subdividida em dez subclasses e, assim sucessivamente, partindo-se sempre do
geral para o particular.
Tendo em vista a quantidade limitada classes, Paes (2007, p.85) aponta que o mais complexo
na utilização deste método é a necessidade de determinação, quando da elaboração do plano de
classificação, das classes principais que compreendem em si toda e qualquer espécie de documentos
produzidos ou recebidos, o que torna necessária a previsão do desenvolvimento das atividades da
instituição.
6

SUBCLASSE 020 PESSOAL
GRUPO 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS.
SUBGRUPOS 024.1FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEI-
RAS.
024.11 SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E
REMUNERAÇÕES.
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAÇÃO DO MÉTODO DECIMAL
1 – Separa-se o número em classe de três algarismos por ponto, por exemplo: (024.11).
2 – O método é dividido em classes, subclasses, grupos, subgrupos, conforme os assuntos, partindo-se sempre do
geral para o particular, por exemplo:
020 PESSOAL (geral)
024.11 Salários, vencimentos, proventos e remunerações (particular).
3 – Todos os assuntos referentes a determinada classe ficam juntos.
Unitermo
A utilização deste método consiste na atribuição, a cada documento ou grupo de documentos, de
um número em ordem crescente, de acordo com seu ingresso na unidade de arquivo (assinalado em
local visível e previamente determinado).
Após a realização da numeração, cada documento passará pelo processo de análise e indexa-
ção por termos simples extraídos de seu conteúdo, de forma que as palavras indexadas servirão de
base à pesquisa posterior. Tais elementos deverão ser transcritos em uma ficha-índice sob a forma
de palavras-chave.
Na ficha índice deverão constar ainda outras informações complementares sobre a apresentação
do documento e a quantidade. Para cada palavra-chave, prepara-se uma ficha (ficha de palavra-cha-
ve), dividida em 10 colunas e numeradas de 0 a 9. O número de registro é transcrito na ficha ou fichas
correspondentes às palavras-chave.
A pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chave, as quais devem ser consultadas
superpostas, uma vez que o método aqui descrito funciona à base da comparação.
O método Unitermo é utilizado com êxito em arquivos especiais e especializados, não sendo
recomendada sua aplicação em acervos convencionais.
Métodos Padronizados
Variadex
É o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores dife-
rentes. Para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos, decidiu-se atrelar cores ao
método alfabético já estudado anteriormente.
Haverá uma chave dividida em cinco cores: Letras
Letras Cores
A, B, C, D e abreviações Ouro
E, F, G, H e abreviações Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde
O, P, Q e abreviações Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações Palha
De acordo com o método, as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em
função da segunda letra do nome de entrada, e não da letra inicial, a qual indicará a seção alfabética
correspondente para sua ordenação.
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Exemplo:
RELAÇÃO DE NOMES NOMES ORGANIZADOS EM ENTRADA
ORDEM ALFABÉTICA CORES
Júlio Cesar Andrade de Andrade, Tatiane Moura d’ Andrade

Souza Verde
Maurício Matias da Costa Costa, Maurício Matias da Costa
Tatiane Moura d’ Andrade Azul
Fernando Radamés Madu- Madureira, Fernando Madureira
reira Radamés Ouro
Celso Neiva Testoni
Leonardo Travassos Souza, Júlio Cesar Andrade Souza
de Azul
Testoni, Celso Neiva Testoni
Rosa
Travassos, Leonardo Travassos
Palha
Os documentos devem ser arquivados nas letras A, C, M, S, T e T, conforme a ordenação alfabéti-

ca apresentada na segunda coluna. As notações estariam inscritas em projeções (etiquetas nas cores,
verde, azul, ouro, rosa e palha), conforme as associações entre a terceira e quarta coluna.
Por meio do método Variadex, é possível adotar todas as cinco cores para cada letra do alfabeto,
minimizando a possibilidade de arquivamento errado e agilizando a pesquisa. Por exemplo:
conforme o esquema de ordenação apresentado, os documentos organizados na letra “T” devem ser
colocados em pastas com projeções nas cores rosa e palha.
Automático, Soundex, Rôneo e Mnemônico
Não possui aplicação prática
AUTOMÁTICO
nos arquivos brasileiros.
Método de ordenação que tem por
eixo a fonética, e não a grafia dos
Não possui aplicação prática nomes. Reúne os nomes pela se-
SOUNDEX
nos arquivos brasileiros. melhança da pronúncia, apesar de
a grafia ser diferente. Busca sons
próximos e semelhantes.
É conhecido como método híbrido,
RÔNEO Obsoleto.
pois faz o relacionamento de letras,
números e cores para fins de arquiva-
mento.
Usa-se, para a codificação dos
assuntos, a combinação de letras.
MNEMÔNICO Obsoleto.
As letras são consideradas símbolos
com o intuito de auxiliar a memória
do arquivista, de forma a facilitar a
recuperação da informação.
Método Alfanumérico
É o método de ordenação de documentos arquivísticos que tem como característica principal a
combinação de letras e números, visando facilitar a atividade de arquivamento. Exemplo:
Projeções das pastas
DIVISÕES DO ALFABETO PREVIAMENTE NÚMERO DA PASTA
PLANEJADAS
Aa – Af 1
Ag – Al 2
Am – As 3
At – Az 4
Ba – Bl 5
Bm – Bz 6
(...) (...)
Za – Zz 100
Quando da utilização do método alfanumérico, o responsável pela gestão do acervo deve estudar
previamente o número de divisões alfabéticas que comporão a tabela, tendo em vista a grande inci-
dência de determinados nomes.
8
Exemplo de utilização do método alfanumérico:

Nomes Pastas
Acrísio, Paulo 1
Almeida. João 2
Amaral, Roberto 3
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) não se insere nas
classes de métodos básicos e padronizados.
Operações de Arquivamento
Algumas atividades devem ser executadas no arquivamento dos documentos, visando preser-
var a memória da instituição no tempo e no espaço e fornecer ao usuário, de forma eficiente, as
informações necessárias
Atividades de Arquivamento
1) Inspeção
É realizado o exame da documentação com a finalidade de se verificar se ela, de fato, está destinada
ao arquivamento. Tal condição poderá ser verifica mediante a presença de despacho de arquivamento,
por exemplo: arquive-se.
2) Estudo
Leitura minuciosa do documento com o objetivo de se verificar a entrada que lhe deverá ser
atribuída, a existência de antecedentes e a necessidade de referências cruzadas.
3) Classificação
É realizado o procedimento de classificação ou ratificação/retificação da classificação recebida
pelo documento com base em um esquema de distribuição de documentos em classes, elaborado a
partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produ-
zido. Para isso, é indispensável conhecer bem o funcionamento das atividades desempenhadas pelo
órgão. A classificação para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento (Plano de
Classificação). Tem como fundamento o Princípio de Respeito aos Fundos (Proveniência), segundo
o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualida-
de, não sendo misturados aos de origem diversa.
É uma atividade intelectual de construção de instrumentos para organização dos documentos,
independente da idade à qual eles pertençam.
4) Codificação
Aposição, nos documentos, dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado:
letras, números, letras e números e corres. É uma atividade intelectual.
5) Ordenação
É a disposição metódica dos documentos dentro da unidade de classificação.
A definição do método de ordenação depende do uso que é dado aos documentos, podendo ser:
Ordenação alfabética – sequência das letras do alfabeto;
Ordenação cronológica – sucessão temporal (data);
Ordenação geográfica – unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros etc.); e
Ordenação numérica – sequência numérica atribuída aos documentos.
9
6) Arquivamento
É a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientadas pelo esquema de
classificação e pela ordenação definida.
Por fim, o Arquivamento pode ser Vertical ou Horizontal.
Tipos Básicos de Instrumentos de Pesquisa
→→ Guia – Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que
integram o acervo de um arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se
propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo.
→→ Inventário –
a) Sumário: as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas
e descritas sucintamente; e
b) Analítico: as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas
detalhadamente.
→→ Catálogo – Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, ono-
mástico ou geográfico, incluindo todos os documentos, pertencentes a um ou mais fundos, são
descritos de forma sumária ou pormenorizada.
→→ Repertório – Descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencen-
tes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.
Pressupõe um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinados documentos.
Instrumentos de Pesquisa Auxiliares
→→ Índice – É uma lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento
ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto.
→→ Tabela de Equivalência ou Concordância – É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equi-
valência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de altera-
ções no sistema de arranjo.
Exercícios
01. A sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou
coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade é um método que deverá
ser executado pelo Técnico em Arquivo no seu dia a dia. Este método é denominado
a) ordenação.
b) classificação.
c) arquivamento.
d) eliminação.
e) notação.
02. O processo de arquivamento de documentos tem início na operação de inspeção do documen-
to e finaliza na sua guarda. Entre essas duas etapas são realizadas as operações a seguir:
I. Codificação – inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II. Classificação – análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
III. Estudo – leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
IV. Ordenação – disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação
dadas.
10
A ordem correta em que essas operações são realizadas é:

a) I, II, IV e III
b) II, III, I e IV
c) III, II, I e IV
d) IV, II, III e I
GABARITO
01 - C
02 - C
11
ÍNDICE
Microfilmagem��2
Conceitos Importantes��2
Microfilmagem��2
Condições Básicas Ddo Local de Armazenamento dos Microfilmes��3
Vantagens da Microfilmagem��3
Legislação Anotada��3
Sinaléticas��5
Tratamento da Documentação a Ser Microfilmada��6
Lei Nº 5.433, de 8 de Maio de 1968.��7
Decreto Nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.��7
1
Microfilmagem
Conceitos Importantes
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) apresenta os seguintes conceitos
importantes ao contexto da microfilmagem:
→→ Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente
reduzido. [2]
→→ Microfilme: Filme (1) resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens,
por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível
por meio d e leitor de microformas. [2]
→→ Microfilme de complemento: Microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou suplementar
acervo. [2]
→→ Microfilme de preservação: Microfilme que serve à preservação de documentos, protegendo-os
do uso e manuseio constantes.
→→ Microfilme de segurança: Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser armazenado
em local distinto daquele dos originais (1), de preferência em câmara de segurança.
→→ Microfilme de substituição: Microfilme que serve à preservação das informações contidas em
documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
→→ Microforma: Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens.
→→ Micrografia: Conjunto de técnicas e procedimentos usados para o registro de informações
em microformas.
→→ Sinalética: Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações
pertinentes ao conteúdo da microforma.
→→ Imagem de abertura: Conjunto de informações técnicas e outros dados considerados úteis,
localizado no início de um rolo de microfilme. [2]
→→ Imagem de encerramento: Conjunto de informações técnicas e outros dados considerados úteis,
localizado no fim de um rolo de microfilme. [2]
Microfilmagem
A microfilmagem é uma técnica fotográfica que surgiu em meados de 1870 durante a Guerra
Prussiana. Esta técnica permite a substituição do original por representar uma cópia fiel à fonte
primária.
O microfilme é um material translúcido, flexível e estável, contendo microimagens para projeção
ótica. É considerada uma tecnologia estabelecida, possui padrões e técnicas definidas e tem validade
legal como prova, ou seja, é juridicamente amparado, tendo o mesmo valor legal do documento
original (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996).
Os documentos são microfilmados em rolo de filme de sais de prata, podendo ser reduzidos até
cinquenta vezes o tamanho do original. É composto por uma sucessão de imagens/fotogramas, ou
seja, microimagens, reproduções exatas e fiéis de um documento original, bastando a sua ampliação
para se conseguir a leitura.
Tendo em vista que a microfilmagem é um processo técnico comprovado laboratorialmente,
alguns autores estimam uma garantia de vida de cerca de 500 anos, se a produção, o manuseamento
e o armazenamento forem feitos em condições adequadas.
2
É uma tecnologia que está estabilizada e normalizada, além disso, os documentos microfilma-
dos possuem valor de documento original. Dessa forma, a microfilmagem adquiriu um estatuto de
grande credibilidade, sendo um processo fiável e reconhecido mundialmente.
Os microfilmes são criados com poliéster e corantes de halogeneto de prata em uma gelatina
dura. Esta mistura permite-lhes manter a sua função durante longos períodos.
Os microfilmes de gelatina de prata com base de poliéster são os únicos apropriados para pro-
pósitos de preservação. Se processados apropriadamente, armazenados sob condições arquivísticas
ideais e inspecionados regularmente, possuirão expectativa de vida de aproximadamente 500 anos.
Condições Básicas Ddo Local de Armazenamento dos Microfilmes
→→ afastado de locais onde existam canalizações de água, gás ou ar quente;
→→ longe de depósitos de produtos químicos e inflamáveis;
→→ não ser utilizado como local de trabalho;
→→ temperatura e humidade relativa do ar constantes; e
→→ local limpo.
Vantagens da Microfilmagem
→→ Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e preservado de forma correta.
→→ Diminuição do espaço de armazenamento do acervo.
→→ Possui valor legal: Lei 5.433 de 08/05/1968 e Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao
microfilme o mesmo valor legal do documento original.
→→ Confiável quanto à sua autenticidade, pois não permite alterações.
→→ Os documentos microfilmados podem ser digitalizados.
→→ Dificulta ação dos falsificadores.
→→ Favorece o sigilo das informações.
→→ Acesso rápido e fácil, quando bem catalogado e indexado, em comparação com o suporte em papel.
→→ Devido ao volume reduzido, permite seu armazenamento em caixas-fortes (arquivos de segurança).
→→ Integridade do arquivo.
→→ Facilidade de reversão ao papel.
Legislação Anotada
A microfilmagem é um procedimento respaldado pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e pelo
Decreto n° 1.799, de janeiro de 1996, que, resumidamente, trazem os seguintes e importantes apon-
tamentos sobre o procedimento:
A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de
1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, bem como a dos documentos particulares ou
privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
As cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses docu-
mentos, possuem efeitos legais.
Os microfilmes resultam do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens,
por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informa-
ções, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
3
Tanto o filme original como o filme cópia terá, na sua parte superior, área reservada à titulação, à
identificação e à numeração sequencial legíveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados
à indexação.
A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução.
Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.
Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do
original como para a extração de cópias.
O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a
qualidade de reprodução.
Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico
do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição
de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por
superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Cada série microfilmada deverá possuir imagem de abertura, imagem de encerramento.
Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microfil-
magem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por
problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no
filme original. A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação.
É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização
dos documentos.
Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao
filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua
inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração
de filme cópia.
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver
prevista na tabela de temporalidade do órgão.
Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eli-
minados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação
ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade com-
petente detentora do filme original.
Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser
emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme
original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios.
A autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios. A cópia em
papel poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a
sua fidelidade e qualidade de leitura.
4
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados, que deverão
requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida.
As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros, for-

necerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: que a microfilmagem foi exe-
cutada de acordo com o disposto com as normas vigentes, que se responsabilizam pelo padrão de
qualidade do serviço executado e que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação
das microformas.
Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou
fora dele, quando: autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem reconhecida pela
autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado e
forem acompanhados de tradução oficial.
As infrações, às normas, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça
sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do
registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.
Sinaléticas
Tendo em vista a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos seja realiza-
da dentro de padrões e normas internacionais, resolveu-se adotar o uso de sinaléticas que transmi-
tam informação o mais acessível possível aos futuros leitores e que, ao mesmo tempo, contribuam na
execução do trabalho por parte do técnico de microfilmagem.
O uso de sinaléticas na execução de um microfilme tem que estar de acordo com todos os padrões
de qualidade e integridade de imagem, e o técnico de microfilmagem deve compreender bem onde
as inserir.
Obrigatórias em todos os rolos:

Início de rolo
Sinalética que deve constar em todos os rolos para que não restem dúvidas quanto ao início do
filme.
Fim do rolo
Sinalética que deve constar em todos os rolos para que não restem dúvidas quanto ao fim do filme.
Obrigatórias em todos os rolos; caso o documento seja microfilmado em mais de um rolo:

Continua em outro rolo
Sinalética usada para informar que documentos do mesmo conjunto
documental encontram-se microfilmados noutro rolo.
Continuação de outro rolo

Sinalética usada para informar que os documentos que precedem os que serão
microfilmados encontram-se em outro rolo.
5
Outras sinaléticas:
Essas devem ser apresentadas sobre a imagem do documento (em um dos cantos) a fim de indicar
sua condição de acordo com cada sinalética.
Original ilegível
Sinalética usada para indicar as omissões e problemas de legibilidade.
Texto deteriorado
Sinalética usada para indicar texto deteriorado problema na
encadernação.
Numeração incorreta
Sinalética usada para indicar erro na numeração das páginas ou
datas.
Original colorido
Sinalética usada para indicar que o documento original é
colorido.
Repetição de imagem
Sinalética usada sempre que houver repetição de imagem.
Páginas e/ou números em falta

Sinalética usada para indicar a falta de página ou número do documento.
Tratamento da Documentação a Ser Microfilmada

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o procedimento de microfilmagem de documen-
tos arquivísticos não elimina o tratamento prévio da documentação, em termos de classificação do
acervo e da ordenação de suas séries.
Microfilmar acervos arquivísticos sem o devido tratamento prévio, na desordem em que fre-
quentemente se apresentam nos arquivos institucionais, em vez de agilizar e facilitar a recuperação
das informações, pode até mesmo dificultar o processo.
Analisar e preparar a documentação objeto do projeto de microfilmagem é uma das atividades
mais relevantes de todo o trabalho de microrreprodução das imagens. Todos os documentos devem
ser classificados, ordenados e indexados, o que torna imprescindível o conhecimento das técnicas de
organização de arquivos para o profissional que atua em projetos dessa natureza.
Não basta adquirir modernos equipamentos e programas, nem aprender a operar o maquinário;
é preciso que a preparação da documentação e o acompanhamento do processo contenha orientação
e a participação de profissionais com conhecimentos arquivísticos.
Quando da realização de um projeto de microfilmagem, também se devem levar em conside-
ração os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manutenção de um sistema micrográfico e,
sobretudo, dos recursos humanos necessários ao preparo da documentação.
MICROFILMAGEM DE COMPLEMENTO: Microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou su-
plementar acervo.
6
MICROFILMAGEM DE PRESERVAÇÃO: Microfilme que serve à preservação de documentos originais,

protegendo-os do uso e manuseio constantes
MICROFILMAGEM DE SEGURANÇA: Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser arma-
zenado em local distinto dos documentos originais, de preferência em câmara de segurança (caixa-forte).
MICROFILMAGEM DE SUBSTITUIÇÃO: Microfilme que serve à preservação das informações contidas
em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. Ou
seja, substituir, em situações específicas, grandes volumes de documentos de guarda transitória.
Lei Nº 5.433, de 8 de Maio de 1968.

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e
oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou
fora dele.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por inci-
neração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante
lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do
arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante
lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de
seu arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfil-
mados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Art. 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartição detentora dos mesmos.
Art. 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e
certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capaci-
tados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a micro-
filmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a
fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e
certidões originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a
autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.
Art. 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
Decreto Nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.

Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e
dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constitui-
ção, e tendo em vista o disposto na art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968,
7
DECRETA:
Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968,
abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e re-
cebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta
da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de
pessoas físicas ou jurídicas.
Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação
desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este
Decreto.
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em
filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de
redução.
Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações,
sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste
Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identi-
ficação e à numeração sequencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original,
como para a extração de cópias.
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a
qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a re-
petição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por
superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os se-
guintes elementos:
I – identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II – número do microfilme, se for o caso;
III – local e data da microfilmagem;
IV – registro no Ministério da Justiça;
V – ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI – menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da
série contida em microfilme anterior;
VII – identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;
VIII – nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos
a serem microfilmados;
IX – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediata-
mente após o último documento, com os seguintes elementos:
I – identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II – informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
8
III – termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV – menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme
posterior;
V – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
Art. 9° Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microfilma-
gem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema
técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.
§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes
elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos
documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série
de documentos deverá ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao
filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inu-
tilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme
cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela
de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o
disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser elimina-
dos após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preser-
vados pelo próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente
detentora do filme original.
§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser
emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja
autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação
far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especifi-
cados no artigo seguinte.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio
de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos
deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a
que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério
da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no
presente Decreto.
9
Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, forne-
cerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I – que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II – que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III – que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora
dele, quando:
I – autenticados por autoridade estrangeira competente;
II – tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os
houver autenticado;
III – forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos
à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que
estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Minis-
tério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou
suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado defini-
tivamente.
Exercícios
01. De acordo com o Decreto n° 1.799/1996,
a) para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e os cartórios deverão
requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização deste organismo.
b) os traslados, as certidões e as cópias de documentos microfilmados produzem efeitos legais,

em juízo ou fora dele, dispensando a autenticação dos detentores do filme original.
c) os originais de grande formato devem ser comprimidos, para que cada página caiba num
único fotograma.
d) uma vez microfilmados com padrão de qualidade, os documentos públicos originais
podem ser eliminados, independentemente dos prazos de vigência estabelecidos em
tabelas de temporalidade.
e) na microfilmagem de qualquer espécie deve-se utilizar filme original, com o mínimo de 180
linhas por centímetro de definição, de modo a garantir a qualidade da imagem e sua reprodução
Quanto às tecnologias aplicadas aos arquivos, julgue os próximos itens.
02. A vantagem da microfilmagem é permitir o múltiplo uso, isto é, que vários pesquisadores
possam ver um documento ao mesmo tempo.
03. Uma das grandes vantagens do microfilme é a possibilidade de substituição do original.
GABARITO
01 - A
02 - Errado
03 - Certo
10
ÍNDICE
Digitalização��2
Por Que Digitalizar?��2
Parâmetros Para a Obtenção de Qualidade da Imagem Digital��3
Formatos dos Arquivos dos Representantes Digitais��4
Matriz Digital��4
Formatos de Acesso��4
Geração de Matrizes Digitais��4
Metadados Técnicos��5
Controle de Qualidade no Processamento Técnico de Captura Digital��5
Formas de Obtenção e Verificação da Qualidade:��6
Etapas do Processo de Digitalização de Documentos��6
Acesso��6
Extração de Conteúdos��7
OCR (Optical Character Recognition) – Reconhecimento Óptico de Caracteres��7
ICR (Intelligent Character Recognition) – Reconhecimento Inteligente de Caracteres��7
OMR (Optical Mark Recognition) – Reconhecimento Óptico de Marcas��7
HCR (Handwritten Character Recognition) – Reconhecimento de Caracteres Manuscritos��7
Aspectos Gerais para Segurança, Armazenamento e Preservação das Imagens Digitais��7
Armazenamento��7
1
Digitalização
A digitalização de acervos tem-se tornado um dos procedimentos essenciais ao acesso e à
difusão dos documentos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que
restringe o manuseio dos documentos originais. Por isso, o uso da tecnologia digital traz grandes
perspectivas de trabalho para os arquivos e bibliotecas, instituições por excelência mantenedoras
de fontes primárias de informação.
Constitui-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus
representantes digitais.
Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento arquivístico
para o formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação
das informações, com a visualização instantânea das imagens dos documentos.
Diversos dispositivos tecnológicos (hardwares) e programas de computadores (softwares) poderão
ser utilizados para converter o documento original para o formato digital. No entanto, o produto dessa
conversão não permite a eliminação automática do documento original. A digitalização, portanto, é
dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com
o disposto na legislação pertinente.
O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenti-
cidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Por Que Digitalizar?

Contribui para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e
Comunicação. O documento em suporte de papel limita o acesso e manuseio a apenas um usuário por vez, sendo que
um documento digitalizado fica disponível, em ambiente virtual, podendo ser visualizado e acessado simultaneamen-
te por diferentes usuários.
Permite o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas.
Promove a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do
formato original.
Incrementa a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais, por restringir seu manuseio. O docu-
mento em suporte de papel, por sua fragilidade, possui tendência maior a desgastar-se com o manuseio, podendo ser,
também, alterado, extraviado ou destruído.
Redução do tempo das atividades que requerem análise de documentos.
Redução no tempo de recuperação e duplicação dos documentos. Na microfilmagem, a leitura do documento é se-
quencial, sujeita a avanço físico. Os documentos digitalizados permitem a localização por “acesso direto”, propiciando
maior rapidez e precisão na busca e recuperação da informação.
A digitalização permite o incremento na segurança por meio da restrição de acesso a usuários autorizados. Os meios
de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição
indevidas. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se
necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Redução do custo de reprodução e recuperação do documento.
A digitalização não substitui a cópia original. O produto da digitalização, a imagem digital, não substitui legalmente a
informação armazenada no suporte original.
Antes de iniciar o projeto de digitalização de documentos arquivísticos, é importante que o

acervo tenha sido avaliado, selecionado, higienizado, identificado e organizado.
A captura digital da imagem deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fideli-
dade entre o representante digital gerado e o documento original, possibilitando a identificação do
menor caractere possível (linha, traço, ponto, mancha de impressão). Recomenda-se a digitalização das
capas, contracapas e envoltórios, bem como de páginas sem impressão (frente e verso) especialmente
quando contiverem sinalização gráfica de numeração e outras informações.
2
A digitalização deve observar os parâmetros que possam significar riscos ao documento original,
a saber: condições de manuseio, definição dos equipamentos de captura, tipo de iluminação, estado
de conservação, valor intrínseco do documento original, etc.
É necessário que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital de um documento
arquivístico de forma a garantir a geração de um representante digital que reproduza, no mínimo, a
mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1, sem qualquer tipo de processamento posterior
por meio de softwares de tratamento de imagem.
Para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, deve-se observar os
tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas
de cada tipo de documento, pois isso reduzirá os riscos à integridade física do documento original.
O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações das institui-
ções detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a pos-
sibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio. Recomenda-se a digita-
lização de conjuntos documentais integrais, como fundos/coleções ou séries. No entanto, é possível
digitalizar itens documentais isolados, devido à frequência de uso, ao estado de conservação, ou ao alto
valor intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem, entretanto, descontextualizá
-los do conjunto a que pertencem.
A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o
minucioso exame do suporte original, considerando suas características físicas e estado de conser-
vação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relação aos do-
cumentos originais, sem comprometer o estado de conservação deste.
Parâmetros Para a Obtenção de Qualidade da Imagem Digital

A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores:
1 Da resolução óptica adotada no escaneamento.
2 Da resolução óptica adotada no escaneamento.
3 Da profundidade de bit (é uma medida do número de bits utilizados para definir cada pixel). Quanto maior o
número de bits para compor cada pixel, maior será a escala de tonalidades de cinza. Quando só se utiliza um bit por
pixel denominamos de bitonal, ou seja, há apenas o preto e o branco.
4 Dos processos de interpolação (quando utilizados) e dos níveis de compressão.
5 Das características dos próprios equipamentos.
6 Das técnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no objeto digital.
A resolução linear é determinada pelo número de pixels. Quanto maior o número de pixels uti-
lizados no processo de captura digital de imagem, mais elevada será a resolução linear e, portanto,
a possibilidade de representar a imagem original com a riqueza de detalhes do documento original.
A compressão de formato de imagem digital é um recurso amplamente utilizado, tanto para ar-
mazenamento quanto para a transmissão de dados, pois tornam as imagens menores em volume de
bits. Existem formatos de compressão sem perda de qualidade aparente (lossless), ou de compressão
com perdas (lossy). A compressão não deve afetar a qualidade da imagem digital em relação à sua
fidelidade com o original na recomendada escala 1:1.
Outro fator a ser considerado são as condições de iluminação direta e indireta do local de
trabalho. Deve-se obter um ambiente com controle das fontes de luminosidade, sejam os refleto-
res utilizados para iluminar diretamente o documento seja as condições do local destinado a essa
atividade (tipos e posicionamento), adequando-o aos requisitos técnicos necessários, como cor de
paredes e piso, controle de aberturas (janelas e portas). O uso de roupas de cores fortes deve ser
evitado no local onde é realizada a operação de captura digital.
3
Formatos dos Arquivos dos Representantes Digitais

Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a
adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preser-
vação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware. O formato mais utilizado
para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta
elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de represen-
tantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes. Também pode
ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable Network Graphics – PNG29
e o formato JPEG 200030.
O processo de captura digital, a partir dos documentos originais, deverá, necessariamente, gerar
representantes digitais de alta e baixa resoluções, denominados respectivamente, Matrizes e derivadas:
Matriz Digital
Os representantes digitais denominados como tal deverão ter alta qualidade de captura (resolu-
ção óptica em dpi e profundidade de bit) e ser armazenados e gerenciados por profissionais altamente
qualificados em Tecnologia da Informação; o acesso deverá ser restrito e sob nenhuma hipótese au-
torizado a usuários não credenciados. O armazenamento desta matriz deverá ser feito em ambiente
altamente protegido e fora dos sistemas e redes de dados para acesso remoto.
Formatos de Acesso
São os representantes digitais de acesso para visualização em tela de navegação, de impressão e
para download e que são gerados a partir das Matrizes Digitais para diferentes usos e, sempre que
possível, de acordo com a demanda dos usuários finais.
A partir da Matriz Digital, serão criados um ou mais representantes digitais, que denomina-
mos nessa recomendação como Derivadas de Acesso, com compressão e menor resolução linear,
facilitando o seu acesso, disseminação e uso. As derivadas de acesso podem receber tratamento de
imagem a fim de permitir melhor visualização ou impressão. Sempre que possível, deverão ser uti-
lizados preferencialmente formatos abertos para a geração dessas derivadas, e recomendamos os
formatos JPEG e PNG. No entanto, pode ser necessária a utilização de outros formatos de arquivo
digitais, até mesmo proprietários, em virtude de concepção de acesso por parte dos provedores e
custodiadores dos representantes digitais. O formato de arquivo digital Portable Document Format
– PDF ou PDF/A também é recomendado, embora possua uma taxa de compressão menor. Esse
formato digital permite dar acesso ao usuário final uma representação fiel do documento original,
em um único arquivo digital, especialmente quando esse é formado por múltiplas páginas e contiver
também imagens fixas.
Geração de Matrizes Digitais
Recomendações para a captura digital, de acordo com o tipo de documento original, indicando o
tipo de reprodução (modo de cor), formato de arquivo digital e resolução mínima em dpi.
TIPO DE DOCU- TIPO DE REPRO- FORMATO RESOLUÇÃO MÍNIMA, MODO DE COR E OBSERVA-
MENTO DUÇÃO DE ARQUIVO ÇÕES
DIGITAL
Textos impressos, Bitonal (**) TIFF38 sem Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem preta
sem ilustração, preto compressão de 0,2 cm ao redor do documento, 4 bits, modo bitonal (**)
e branco. (*) sem
manchas
Textos impressos, Tons de cinza (***) TIFF sem com- Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem preta
com ilustração e pressão de 0,2 cm ao redor do documento, 8 bits, modo tons de cinza
preto e branco. (*) (***)
com manchas
Textos impressos, Cor TIFF sem com- Resolução mínima de 300 dpi , escala 1:1, com margem preta
com ilustração e cor pressão de 0,2 cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits por canal de
cor), modo RGB (****)
4
Manuscritos sem a Tons de cinza TIFF sem com- Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem preta
presença de cor pressão de 0,2cm ao redor do documento, 8 bits, modo tons de cinza
(***)
Manuscritos com a Cor TIFF sem com- Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem preta
presença de cor pressão de 0,2 cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits por canal de
cor), modo RGB (****)
Fotografias (Preto e Cor TIFF sem com- Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem preta
Branco e Cor) (**) pressão de 0,2 cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits por canal
de cor), modo RGB, com carta de cinza para ajuste de níveis
(preferencialmente)
Negativos fotográfi- Cor TIFF sem com- Resolução mínima de 3000 dpi, 24 bits (8 bits por canal de
cos e diapositivos (a) pressão cor), modo RGB (****)
Documentos carto- Cor TIFF sem com- Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem preta
gráficos pressão de 0,2cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits por canal
de cor), modo RGB, com carta de cinza para ajuste de níveis
(preferencialmente) (****)
Plantas Preto e branco TIFF Resolução mínima de 600 dpi, 8 bits, com possibilidade de
modo tons de cinza (****)
Microfilmes e mi- Tons de cinza (***) TIFF sem com- Resolução mínima de 300 dpi, 8 bits, modo tons de cinza
crofichas pressão (***)
Gravuras, cartazes Cor TIFF sem com- Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem preta
e desenhos (Preto e pressão de 0,2cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits por canal de
Branco e Cor) cor), modo RGB, com carta de cinza ou cores para ajuste de
níveis (preferencialmente) (****)
(*) Sem manchas / com manchas.

(**) Bitonal: captura de imagem onde não há gradação entre o claro e o escuro. Recomenda-se o seu
uso somente para textos impressos e/ou datilografados monocromáticos e muito homogêneos, sem
presença de manchas ou escurecimento do suporte original.
(***) Tons de Cinza / Escala de cinza: (Greyscale) – Recomenda-se o uso de escala de cinza para evitar
que pequenas manchas interfiram na leitura final do representante digital. Da mesma forma, para a
digitalização de microformas, caso tenham as características assinaladas acima.
(****) Modo de cor: RGB (Red-Green-Blue). Padrão de cores. RGB é a abreviatura do sistema de cores
aditivas formado por Vermelho (Red), Verde (Green) e Azul (Blue). Este sistema é constituído por
projeções de luz como monitores de vídeo e projetores (data displays), em contraposição ao sistema
substrativo, formado por impressões (CMYK). O padrão RGB é padrão para apresentação de cores
na internet e seu uso é recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informações
relevantes em cor e fotografias de modo geral.
Metadados Técnicos
Os metadados técnicos descrevem as características do representante digital no que diz respeito
ao processo de captura digital, em que deve ser descrito e registrado o ambiente tecnológico (software
e hardware), bem como algumas das características físicas do documento, tais como tipo e dimensão.
Estes metadados devem preferencialmente estar inseridos ou encapsulados no representante digital
e também descritos e registrados em planilhas em banco de dados. A maior parte dos metadados
discriminados abaixo é produzida e inserida automaticamente, seja no próprio representante digital
ou em planilha de banco de dados.
Controle de Qualidade no Processamento Técnico de Captura Digital

O controle de qualidade no processamento técnico de captura digital de imagem deve ser reali-
zado pelos responsáveis da captura digital da imagem, um conjunto de procedimentos técnicos com
o propósito de efetuar a verificação da fidelidade do representante digital em relação ao documento
original, e se foram obtidas as características técnicas requeridas como resolução, modo de cor e
registro de metadados técnicos.
5
Recomenda-se a amostragem quando forem grandes volumes (quantidade de itens individuais)

e com características muito homogêneas. Recomenda-se o exame individual nos casos em que os
documentos possuam grande valor intrínseco.
Formas de Obtenção e Verificação da Qualidade:

NA TELA (MONITOR CALIBRADO)
Os monitores devem ser calibrados e estar bem posicionados no ambiente, levando-se em consideração eventuais
reflexos na tela.
Ver a imagem em escala 1:1 – 100 %.
Uso de escala para avaliar escala de cinza ou modo de cor.
Uso de escalas de resolução e histogramas para avaliar a resolução espacial e a reprodução tonal.
POR IMPRESSÃO
Exame pelo olho humano, de cópias impressas para avaliar a qualidade da captura digital comparando com o documen-
to original.
CONTROLE DE QUALIDADE DO ESCÂNER E/OU DA CÂMERA DIGITAL
Seguir os manuais dos equipamentos.
Utilizar as escalas de cinza e cores padrões para a calibração.
Verificar em amostras em tela e por impressão, e por comparação com o original.
Utilizar softwares específicos para calibração de escâneres.
Observar o perfil de Cor pelo Padrão ICC. Especificações para sistemas de cores em formatos e plataformas abertas.
Cada equipamento deve ser calibrado e gerado o seu ajuste individual denominado de ICC Profile.
CALIBRAÇÃO DE MONITORES
Recomenda-se o uso de espectrofotômetros para calibragem dos monitores e a criação de perfis de cor para que sejam
equivalentes às visualizações no monitor e na impressão.
VALIDAÇÃO E CONFORMIDADE
Verificar se os formatos de arquivo digitais gerados (Matrizes e derivadas de acesso) estão de acordo com as especifica-
ções técnicas.
Etapas do Processo de Digitalização de Documentos

→→ 1º. Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitali-
zação (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do do-
cumento ao scanner, desmontagem das pastas, desamassar documentos dobrados ou amas-
sados, recuperação documentos rasgados, separação dos documentos manchados, etc.).
→→ 2º. Digitalização dos documentos. Deve ser feita a escolha da resolução, cor e formatos deseja-
dos. Recomenda-se que a escolha dos formatos leve em consideração a necessidade de preserva-
ção de longo prazo que recai sobre determinados tipos de documentos.
→→ 3º. Indexação dos documentos. Contribuem para a precisa localização, agrupamento e gerencia-
mento das imagens geradas durante a digitalização, permitindo a posterior conferência da regu-
laridade das etapas do processo adotado.
→→ 4º. Controle de qualidade dos representantes virtuais. Análise minuciosa das imagens para veri-
ficar se estão de acordo com as especificações do projeto de digitalização.
→→ 5º. Disponibilização dos representantes virtuais para acesso e pesquisa. O projeto de digita-
lização deverá permitir que as imagens capturadas possam ser visualizadas em microcompu-
tadores convencionais, podendo ser ampliadas para melhor leitura de detalhes, reduzidas para
oferecer uma visão total da imagem, rotacionadas, impressas por impressoras gráficas ou mesmo
transmitidas via comunicação de dados.
Acesso
Os representantes digitais, que serão colocados em acesso à própria organização e aos usuários
finais deverão estar à disposição por meio de algum sistema eletrônico de acesso: (intranet e internet),
para pesquisa, busca e recuperação, acesso, visualização, e download (se couber). Recomenda-se que
os formatos digitais destinados para uso de usuários finais (download ou cópia por demanda), sejam
preferencialmente em formato digital aberto, e disponibilizados em variados tamanhos.
6
Extração de Conteúdos
OCR (Optical Character Recognition) – Reconhecimento Óptico de Caracteres
Tecnologia para reconhecimento óptico de caracteres a partir de um arquivo de imagem. Por
meio do OCR, é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável,
de forma a permitir, por exemplo, alteração e pesquisa no conteúdo do texto.
ICR (Intelligent Character Recognition) – Reconhecimento Inteligente de

Caracteres
Forma avançada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar
o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres ma-
nuscritos.
OMR (Optical Mark Recognition) – Reconhecimento Óptico de Marcas

Detecta presença ou ausência de marcas em áreas definidas. Usado para processar questionários,
testes padronizados, cédulas, gabaritos etc. Os documentos a serem processados são semelhantes e
preenchidos à mão.
HCR (Handwritten Character Recognition) – Reconhecimento de Carac-

teres Manuscritos
Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para conversão em código
ACSII, ou seja, conversão do manuscrito ou letras em caracteres de texto.
Aspectos Gerais para Segurança, Armazenamento e Preservação das

Imagens Digitais
Armazenamento
Para o armazenamento de representantes digitais de acervos de grandes dimensões e que
envolvam grande quantidade de dados e, portanto, maiores dimensões de volume em bytes reco-
menda-se preferencialmente a utilização de memórias secundárias e terciárias.
Para matrizes digitais: discos rígidos (HD) e fitas magnéticas do tipo LTO (permitem o arma-
zenamento off-line de grandes volumes de documentos digitais com custo mais baixo que os Hds).
Para as derivadas de acesso: os representantes digitais para acesso pelo usuário final (internos
ou externos), deverão estar disponíveis por meio de unidades de HD ou mesmo em juke-box de CDs/
DVDs, concebidas especificamente para esse fim. Quando se pretender disponibilizar os represen-
tantes digitais em sistemas de acesso externo (sítios da internet), esses devem estar armazenados em
dispositivos próprios, como os citados acima, mas não interligados (on-line) ao sistema de armaze-
namento e segurança das Matrizes Digitais.
Cópias de segurança: devem ser criadas ao menos duas matrizes digitais de segurança, e uma
matriz com processamento de imagem (se for gerada). Essas cópias devem estar armazenadas fora de
linha (off-line), ou seja, sem conexão física na rede de dados e recomenda-se que uma cópia esteja em
armazenamento off-site (armazenada em condições adequadas em instalação diversa e afastada da
organização detentora do acervo). Recomenda-se a geração e manutenção também de cópias de se-
gurança dos representantes digitais (derivadas) para acesso. Cada tipo de cópia, matriz ou derivada
deve ser armazenada em dispositivo específico.
7
Exercícios
Com relação à Arquivologia, julgue os itens seguintes.
01. A digitalização, assim como a microfilmagem, tem respaldo legal, o que permite a eliminação
do original do documento digitalizado.
02. O processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de um dispositivo
apropriado é conhecido como digitalização.
03. A digitalização é mais indicada para acervos documentais com necessidade de muitos acessos.
04. Com relação ao uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito
dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional,
é correto afirmar que
a) o certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP
Brasil) não permite aferir que os documentos e assinaturas do processo administrativo ele-
trônico possuem autoria, autenticidade e integridade.
b) a classificação de informação quanto ao sigilo dos processos administrativos eletrônicos
diverge dos dispostos na Lei de Acesso à Informação, Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011.
c) os documentos originais ou as cópias autenticadas em cartório, quando digitalizadas e não
devolvidas ao interessado, podem ser descartadas.
d) é indispensável, no ato de digitalização de documentos produzidos ou recebidos pelos
órgãos e entidades públicas, a conferência da integridade do documento digitalizado.
GABARITO
01 - Errado
02 - Certo
03 - Certo
04 - D
8
ÍNDICE
Preservação, Conservação e Restauração (P1)��2
Áreas de Armazenamento��2
Áreas Externas��2
Áreas Internas��3
Depósitos Especiais��3
Fatores de Deterioração��3
Fatores Ambientais��3
Temperatura e Umidade Relativa��4
Radiação da Luz��5
Qualidade do Ar��5
Agentes Biológicos��6
Fungos��6
Bactérias��6
Roedores��7
Baratas��7
Brocas��7
Cupins��7
Traça��7
1
Preservação, Conservação e Restauração (P1)
→→ PRESERVAÇÃO: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política

e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos
materiais. Ex.: leis, campanhas, congressos etc.
→→ CONSERVAÇÃO: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo
de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos
específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
→→ RESTAURAÇÃO: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de
danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo
de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
Áreas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais
apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de
temporalidade e destinação.
Áreas Externas
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra
perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
→→ INUNDAÇÕES;
→→ MARGENS DE RIOS SUBSOLOS;
→→ ÁREAS DE RISCO DE INCÊNDIOS;
→→ ÁREAS COM ALTOS ÍNDICES DE POLUIÇÃO ATMOSFÉRICA;
→→ PROXIMIDADE COM O MAR;
→→ LOCAIS SUJEITOS A INUNDAÇÕES;
→→ TERRENOS E SUBSOLOS ÚMIDOS;
2
→→ ÁREAS DE INTENSO TRÁFEGO SUJEITAS À TREPIDAÇÃO;

→→ RUÍDO;
→→ POLUIÇÃO;
→→ ÁREAS DE RISCO DE VENDAVAIS.
Áreas Internas
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalida-
de e conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes
das demais.
Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:
A ÁREA DOS DEPÓSITOS NÃO Os espaços menores e compactos são mais eficientes quanto à manutenção das condições
DEVE EXCEDER A 200 M2 ambientais, necessárias à preservação.
A CONSTRUÇÃO SUBTERRÂ- As condições de umidade que, geralmente, apresentam os solos não são adequadas para a
NEA NÃO É RECOMENDADA guarda de documentos.
VENTILAÇÃO A ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial com soluções de baixo custo
deve ser estimulada, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a
facilitar o fluxo do ar.
No edifício para arquivo, com vários serviços, a área destinada aos depósitos deve ser em torno
de 60% da área construída. Da área restante, 15% deverão ser destinados aos trabalhos técnicos e
administrativos e 25% para o público.
É, também, importante prever o crescimento do acervo e a necessidade futura, dentro de um
prazo médio de cinquenta anos, de ampliação das áreas de depósito.
Depósitos Especiais
Para o armazenamento de fotografias, filmes, discos, registros eletrônicos, fitas de áudio e video-
magnéticas, são necessárias condições especiais de armazenamento, que irão influir nos requisitos
arquitetônicos relativos à termoestabilidade, luminosidade e estática. Ou seja, os documentos espe-
ciais devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades,
pois demandam parâmetros climáticos de preservação mais rigorosos.
Fatores de Deterioração
Agentes de deterioração dos acervos são aqueles que levam os documentos a um estado de ins-
tabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência. Eles são clas-
sificados em: fatores ambientais, fatores biológicos, intervenções impróprias, agentes biológicos,
furtos e vandalismo.
Fatores Ambientais
Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo:
→→ Temperatura
→→ Umidade
→→ Radiação da luz
→→ Qualidade do ar
Em um levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo,
é possível identificar facilmente as consequências desses fatores, quando não controlados dentro de
uma margem de valores aceitável.
3
Condições Ambientais
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas,
que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição
aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta.
A adoção dos parâmetros recomendados de temperatura e de umidade exige, nos locais com
climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de
investimento em equipamentos, manutenção e energia.
Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de
ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de micro-organismos,
que aumentam as proporções dos danos.
Temperatura e Umidade Relativa
As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais para
prolongar a sobrevivência dos registros.
Se os níveis de umidade relativa (UR) são muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das fibras e
esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. Para pergaminhos e encadernações em couro, a UR
abaixo de 40% é perigosa e o papel também sofre abaixo desses níveis. Já na faixa de UR acima de
65% crescem micro-organismos e ocorrem reações químicas danosas.
De acordo com o CONARQ, por meio da Recomendação para Construção de Arquivos, (2000, p. 14),
o controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve obedecer aos seguintes parâmetros:
DOCUMENTOS EM SUPORTES TRA- TEMPERATURA UMIDADE RELATIVA DO AR
DICIONAIS
DOCUMENTOS EM SUPORTE-PAPEL 20° C com variação de ± 1°C Entre 45% e 55% com variação de ± 5%
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve estar relacionado.

As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os
índices superiores aos considerados ideais, desde que estáveis e constantes.
DOCUMENTOS ESPECIAIS TEMPERATURA UMIDADE RELATIVA DO AR
FOTOGRAFIA EM PRETO E BRANCO 12° C com variação de ± 1° C 35% com variação de ± 5%
FOTOGRAFIA COLORIDA 5° C com variação de ± 1° C 35% com variação de ± 5%
FILMES 18° C com variação de ± 1° C 40% com variação de ± 5%
REGISTROS MAGNÉTICOS E ÓPTICOS 18° C com variação de ± 1° C 40% com variação de ± 5%
No caso de não existir a possibilidade de se instalar um sistema de climatização, a instalação de

umidificadores, desumidificadores, exaustores e ventiladores pode surtir bons resultados.
O sistema de climatização deve ser independente para as áreas de depósitos, pois devem atender às
necessidades de preservação dos documentos ali armazenados e manter condições estáveis, exigindo
que os equipamentos funcionem sem interrupção. Ele deve ficar em funcionamento durante as 24
horas do dia, tornando os custos iniciais de instalação e os de manutenção muito altos. Algumas
instituições, por exemplo, só podem arcar com os custos de manter o sistema operando durante o
horário de expediente, razão suficiente para contraindicar a sua adoção.
O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos, prin-
cipalmente quando em suporte-papel. O calor acelera a deterioração e a umidade relativa alta
proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais.
Evidências de temperatura e umidade relativa altas são detectadas com a presença de colônias de
fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixas transparecem em documentos distorcidos
e ressecados.
4
É importante destacar que parte dos acervos é formada por materiais higroscópicos, isto é,
absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as va-
riações de temperatura e umidade relativa do ar. Essas variações dimensionais aceleram o processo
de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas,
ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos etc.
A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da
temperatura e umidade relativa elevadas.
Radiação da Luz
As radiações luminosas podem causar sérios danos pelas reações físico-químicas que desenca-
deiam nos materiais. A radiação produz um efeito cumulativo. Isso quer dizer que o dano causado
pela radiação se relaciona à intensidade e ao tempo de exposição. O papel se torna frágil, quebra-
diço, amarelecido, escurecido e as tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos
documentos textuais, dos iconográficos e das encadernações.
O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). Ela é invisível e
constitui a forma mais energética e destrutiva da luz, devendo, no que se refere à conservação de do-
cumentos, ser evitada ao máximo. Entretanto, as radiações visíveis também podem causar danos e,
portanto, os níveis de luminosidade devem ser sempre controlados.
A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lâmpadas incandescentes
(tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Em áreas muito ensolaradas são necessárias per-
sianas ou outros recursos para reduzir a entrada da luz solar. Recomenda-se, especialmente, o uso de
filtros contra a radiação ultravioleta invisível.
Para o controle da radiação UV emitida pelas lâmpadas fluorescentes, recomenda-se o uso de
filtros ou absorventes de radiação UV.
O sistema de iluminação setorizado e controlado, que desliga a fonte de luz artificial após um
período predeterminado, reduz o tempo de exposição dos documentos às radiações. Não é permitido o
uso de lâmpadas de mercúrio ou sódio, devido a sua intensa emissão de radiação ultravioleta.
ALGUMAS MEDIDAS PODEM SER TOMADAS PARA PROTEÇÃO DOS ACERVOS CONTRA A RADIAÇÃO DA LUZ
1 As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol.
2 Uso de filtros produzidos com filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, tanto nos
vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes.
Qualidade do Ar
Os poluentes são classificados como externos e internos.
O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases.
As partículas que compõem a parte sólida dos poluentes são de dimensões microscópicas. Reúnem
especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos micro-organismos.
A poeira é composta por partículas em suspensão que penetram nas fibras do papel. Quando este
é manuseado, faz-se sentir sua ação cortante.
Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos, contribuindo
pesadamente para a deterioração dos suportes.
Os poluentes externos são, principalmente, o dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio
(NO e NO2) e o ozônio (O3). São gases que provocam reações químicas, com formação de ácidos
que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais, pois possuem comprovada ação destrutiva.
O papel fica quebradiço e descolorido, o couro perde a pele e deteriora.
As partículas sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e desfiguram
os documentos.
5
Os agentes poluentes também podem ter origem no próprio ambiente do acervo, como no caso
de aplicação de vernizes, madeiras, adesivos, tintas etc., que liberam gases prejudiciais à conservação
de todos os materiais.
Agentes Biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições
ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimenta-
ção. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e
umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc.
Os livros e documentos, além da celulose do papel, contêm proteínas e carboidratos sob forma de
encolagem, adesivos, couros e outras substâncias orgânicas, que atraem insetos. Ambientes quentes
e úmidos, escuros e mal ventilados favorecem a presença e o desenvolvimento de insetos.
Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos que atuam em diferentes ambientes,
atacando diversos substratos. No caso dos acervos de arquivos, são mais comuns aqueles que vivem
dos nutrientes encontrados nos documentos.
Os fungos são organismos que se reproduzem por meio de esporos e de forma muito intensa e
rápida dentro de determinadas condições. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento
e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provém dos papéis, amidos (colas), couros, pig-
mentos, tecidos etc.. A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua
proliferação.
Essa umidade é encontrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na própria colônia
de fungos. Além da umidade e nutrientes, outras condições contribuem para o crescimento das
colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e falta de higiene.
Os fungos, além de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de coloração
diversas e intensas de difícil remoção. A proliferação se dá por meio dos esporos que, em circunstâncias
propícias, se reproduzem de forma abundante e rápida.
MEDIDAS IMPORTANTES CONTRA OS FUNGOS:
1 Estabelecer política de controle ambiental, principalmente, temperatura, umidade relativa e ar circulante,
mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas.
2 Praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e técnicas adequadas.
Bactérias
Das bactérias que vivem sobre os livros, umas se alimentam da celulose, outras de substâncias
colantes e outras, de substâncias de origem animal. As secreções que esses micro-organismos apre-
sentam provocam as principais alterações nas matérias das publicações, degradação da celulose
manchas de várias cores e intensidades.
6
Roedores
Habitantes frequentes dos velhos edifícios, os ratos exercem uma ação mecânica destrutiva sobre
o papel que roem. A profilaxia se faz controlando a temperatura e a umidade relativa e realizando a
higienização periódica do local.
Baratas
Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. O ataque tem características bem
próprias, revelando-se, principalmente, por perdas de superfície e manchas de excrementos.
São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura e umidade elevadas, resíduos de
alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo.
Brocas
São insetos que causam danos imensos em acervos. Exigem vigilância constante, devido ao tipo
de ataque que exercem. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. Para combatê-lo,
torna-se necessário conhecer sua natureza e comportamento. As brocas têm um ciclo de vida em 4
fases: ovos – larva – pupa – adulta. A fase de ataque ao acervo é a de larva. Esse inseto se reproduz
por acasalamento, que ocorre no próprio acervo. Uma vez instalado, ataca não só o papel e seus deri-
vados, como também a madeira do mobiliário, portas, pisos e todos os materiais à base de celulose.
As brocas precisam encontrar condições especiais que, como todos os outros agentes biológicos,
são temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienização periódica
no local e no acervo.
A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em contato com o documento. Este
pó contém saliva, excrementos, ovos e resíduos de cola, papel etc.
Cupins
Os cupins representam risco não só para os documentos como para o prédio em si. Vivem em socie-
dades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem.
Na grande maioria das vezes, sua presença só é detectada depois de terem causado grandes danos.
Os cupins chegam aos acervos em ataques massivos, por meio de estantes coladas às paredes,
caixas de interruptores de luz, assoalhos etc.
Os ninhos não precisam, obrigatoriamente, estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos.
Podem estar a muitos metros de distância, inclusive, na base de árvores ou outros prédios.
Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em ambien-
tes com índices de temperatura e umidade relativa elevados, ausência de boa circulação de ar, falta de
higienização e pouco manuseio dos documentos.
A principal fonte alimentar dos cupins é a celulose, presente no papel, no tecido e na madeira.
Quando de posse do documento eles não param enquanto não devoram todo o papel, deixando no
fim uma massa onde antes havia páginas impressas.
Traça
Inseto de corpo mole, cor cinzenta e brilho prateado, reconhecido facilmente pelas antenas largas
e pontiagudas. Foge da luz e se movimenta com rapidez. Come os materiais de origem vegetal, em
particular o papel.
7
Exercícios
01. É por meio do controle das condições de acondicionamento, armazenamento e climatização,
aliadas às propriedades materiais dos suportes, que se obtêm documentos com
a) dispositivo de segurança.
b) valor probatório
c) valor permanente.
d) proteção de dados.
e) qualidade arquivística.
02. São exemplos de agentes extrínsecos de degradação dos acervos documentais
a) a baixa qualidade da celulose (com breu-alúmen) e a poluição atmosférica.
b) todos os agentes químicos de deterioração.
c) a acidez e a alcalinidade.
d) luz UV e os ratos.
e) a acidez e os micro-organismos.

03. Um grande risco à segurança dos acervos arquivísticos está relacionado a incidentes com água
e fogo — os sinistros. Em relação a esses agentes de degradação, é correto afirmar que
a) a proteção adequada contra o fogo começa no projeto arquitetônico — grandes espaços abertos
e escadarias podem atuar como inibidoras do espalhamento do fogo em casos de incêndios.
b) os danos provocados pelo uso de água, durante o combate a incêndios, podem ocasionar
mais destruição do que o próprio fogo.
c) os sistemas de detecção automática de incêndios mais adequados são os de detecção de fumaça
dos tipos ionização e fotoelétrico, cujo principal papel é a extinção do fogo no seu princípio.
d) a presença de extintores manuais à base de dióxido de carbono, água ou pó químico nas
áreas de depósito de documentos é dispensável caso o arquivo possua sistema de detecção de
incêndios e de extintores automáticos.
e) os extintores automáticos do tipo sprinklers são os mais recomendados para depósitos de
documentos, pois liberam uma fina névoa de água, que não causa danos aos documentos;
em caso de incêndio, devem ser acionados em toda área de guarda, mesmo naquelas que não
estejam sendo atingidas pelo fogo, para evitar que o incêndio se espalhe.
GABARITO
01 - E
02 - D
03 - B
8
ÍNDICE
Preservação, Conservação e Restauração (P2)��2
Principais Atividades de Conservação��2
Desinfestação��2
Congelamento��2
Limpeza��2
Alisamento��2
Restauração��2
Banho de Gelatina��2
Tecido��3
Silking��3
Laminação��3
Laminação Manual��3
Encapsulação��3
1
Preservação, Conservação e Restauração (P2)

Principais Atividades de Conservação
Desinfestação
É o processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. O método de combate aos insetos
mais eficiente é a fumigação. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por
testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação.
Fumigação: exposição de documentos a vapores químicos, geralmente, em câmaras especiais, a
vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros micro-organismos. A fumigação de docu-
mentos não é mais recomendada, em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos (gases
letais) poderem mudar as propriedades físicas e químicas do papel, do pergaminho e do couro.
Existem câmaras especiais para a fumigação (autoclave). O processo consiste em introduzir os
documentos na câmara, onde se faz o vácuo, aplica-se o produto químico e submetem-se os docu-
mentos à ação do fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida, repete-se o
vácuo, insufla-se o ar e retiram-se os documentos. Com a fumigação, os insetos adultos, as larvas e
os ovos são completamente destruídos.
Congelamento
Método que, embora possa ser 100% eficaz, deve-se tomar cuidado na sua execução. Existe uma
série de regras que se não forem rigidamente seguidas, podem levar o resultado final ao fracasso.
1 Os documentos devem ser embalados em películas ou bolsas hermeticamente vedadas/seladas.
2 Não se devem empilhar objetos.
3 Congelamento rápido, saindo da temperatura ambiente até 0°C em 4 horas, alcançando – 20°C em 8 horas e – 30/°C em 72
horas.
4 Descongelamento gradual: cuidado com objetos congelados! As peças devem ser lentamente descongeladas (0°C em 8 horas e
depois devolvidas à temperatura ambiente).
5 Cuidado com objetos de materiais “compostos” que podem ter coeficientes de contração e dilatação diferentes.
6 Objetos frágeis não devem ser congelados.
Vantagens do congelamento: rápido e relativamente simples, absolutamente atóxico, econômico

e ecológico.
Desvantagens do congelamento: possibilidade de danos devido a diferentes coeficientes de
contração e dilatação.
Limpeza
Fase posterior à fumigação. Na falta de instalações adequadas, usa-se um pano macio, uma
escova ou um aspirador de pó.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandeja de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com
forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em
seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em
estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de
equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro.
Restauração
Banho de Gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua
resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios
ultravioleta e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é manual,
tornam-se suscetíveis aos ataques dos insetos e dos fungos.
2
Tecido
Reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o
ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioleta e infravermelhos, além de
reduzir a legibilidade e flexibilidade.
Silking
Utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda), mas devido ao uso de
adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibili-
dade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioleta e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no
entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo.
Laminação
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra
de acetato de celulose, colocando-o em uma prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8kg/cm e
temperatura entre 145 a 155°C. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento,
juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes
do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de
fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. O volume
do documento é reduzido, mas o peso duplica. O material empregado na restauração não impede
a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Assim, as características da laminação são que
mais se aproximam do método ideal.
Laminação Manual
Utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem
pressão, que são substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o
em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda.
Encapsulação
É considerado um meio seguro e eficaz de se proteger um documento. Permite visualizar e ma-
nipular um documento sem expô-lo a elementos perigosos. O processo envolve o posicionamento de
um documento entre duas lâminas de poliéster, fixadas nas margens externas por fita adesiva de
dupla face; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto
dentro das duas lâminas. A reversibilidade da encapsulação se dá ao momento em que se cortam as
bordas do poliéster para liberar o documento.
Quando um documento é encapsulado, está a salvo de sujeira, poluição e impressões digitais.
No entanto, não está protegido contra os perigos da radiação ultravioleta, temperatura e umidade
relativa do ar (caso o documento encapsulado seja guardado em clima quente e úmido, pode ocorrer
um mini efeito estufa no sistema).
Exercícios
01. Associe os termos apresentados na coluna à esquerda aos conceitos apresentados na coluna à
direita.
(1) Laminação
(2) Cartonagem
(3) Velatura
(4) Reintegração
3
( ) Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer

face de uma folha.
( ) Processo de restauração que consiste no uso de uma suspensão de fibras para reparar
documentos danificados por perda de suporte, também chamado obturação.
( ) Processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, co-
locando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semissin-
tético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas.
A sequência correta é
a) 1 – 4 – 3.
b) 2 – 3 – 4.
c) 3 – 4 – 1.
d) 4 – 1 – 2.
e) 3 – 4 – 2.
Acerca de preservação e conservação de documentos, julgue os itens.
02. O alisamento é um dos métodos utilizados para a restauração de documentos.
03. A técnica chamada de laminação consiste em envolver o documento com uma folha de papel
de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o em uma prensa hidráulica.
04. A técnica de restauração de documentos, que consiste na aplicação de reforço de papel ou
tecido em qualquer face de uma folha com o uso de cola metilcelulose a fim de conferir-lhe
maior resistência física, refere-se à(ao):
a) Lux.
b) Velatura.
c) Reencolagem.
d) Encapsulação.
GABARITO
01 - C
02 - Errado
03 - Certo
04 - B
4
ÍNDICE
Gestão Eletrônica de Documentos��2
Tecnologias Relacionadas a Gestão Eletrônica de Documentos��2
Gestão de Documentos Eletrônicos��2
1
Gestão Eletrônica de Documentos

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão eletrônica de Documentos é um
conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos em forma digital, auxiliando
a produção, o controle, a armazenagem, o compartilhamento e a recuperação de suas informações.
Tecnologias Relacionadas a Gestão Eletrônica de Documentos

1) Gerenciamento da Imagem dos Documentos (Document Imaging – DI): conversão de documentos
do meio físico para o digital.
Não se deve confundir digitação com digitalização.
2) Gerenciamento de Documentos (Document Management – DM): gerenciar a criação, a revisão, a
aprovação e o descarte de documentos eletrônicos de forma eficiente e eficaz.
3) Fluxo de Trabalho (Workflow – BPM): controla e gerencia processos para garantir que as tarefas
sejam executadas por pessoas corretas, em tempo hábil, com objetividade e segurança.
4) Gerenciamento da Informação e das Gravações (Records and Information Management – RIM):
é o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, não importando a mídia em que se
encontre. Por meio desse sistema, ocorre o gerenciamento da criação, do armazenamento, do
processamento, da manutenção, da disponibilização e do descarte de documentos sob controle
de categorização e da tabela de temporalidade. Fonte: Arquivologia, George Melo Rodrigues, 2ª
Edição, Editora Juspodivm, Salvador, 2012.
GPE – Gerenciamento de Produtos Eletrônicos = gestão de documentos criados em meio eletrô-
nico e cujo original permanece neste meio, embora também englobe os documentos digitalizados.
Gestão de Documentos Eletrônicos

Automação = transposição do suporte inicial para um suporte digital por meio de computado-
res. A digitalização tem como fundamentos principais: diminuição do tamanho do acervo; preser-
vação dos documentos; possibilidade de acesso; maior agilidade.
GDE – Gerenciamento de Documentos Eletrônicos visa ao gerenciamento de documentos pro-
duzidos exclusivamente em meio eletrônico. É de grande auxílio para políticas de recuperação de
documentos e manutenção das atividades da empresa em caso de acidente e facilita as atividades que
envolvem colaboração entre pessoas e equipes.
O GED e o GDE permitem acesso rápido às informações desejadas pelo fato de que os documen-
tos podem ser acessados de qualquer lugar simultaneamente.
A principal preocupação em se adotar uma ferramenta de gestão eletrônica está na preservação
dos dados e informações armazenados devido às constantes atualizações de softwares e hardwares.
Exatamente como os documentos arquivísticos convencionais, os eletrônicos se constituem em
elementos que podem ser identificados e avaliados por meio da diplomática – estudo da estrutu-
ra formal e da autenticidade dos documentos. Os documentos podem e devem ser identificados
por seus constituintes formais, e não pela informação que transmitem. Em relação ao suporte que
contém o documento, os convencionais não existem até que sejam afixados em um suporte; já nos
eletrônicos o suporte é uma parte física separada do conteúdo. Documentos eletrônicos não têm no
suporte um elemento significativo, mas um simples carregador físico. Assim sendo, em cada repro-
dução de um documento eletrônico em que a única alteração é o suporte, o documento continua
sendo idêntico ao que foi reproduzido.
2
Em relação à Forma ou Estrutura, sua forma física consiste em atributos que determinam a sua
forma externa e, no caso, dos documentos eletrônicos. Tais atributos são: o texto escrito (tipo de
fonte, tamanho, formato, cores, idioma, existência de anexos, logomarca, assinatura digital etc.) mais
a tecnologia associada ao documento, que não interessa ao usuário. Os atributos físicos de um do-
cumento eletrônico, quando alterados, geram um documento diferente, diferentemente do suporte.
Nos documentos convencionais, a existência de data e assinatura é suficiente para que sejam
considerados completos; o mesmo não ocorre com os documentos eletrônicos, que necessitam de
complementos como: à data do documento é necessário acrescentar a hora de sua transmissão; a fa-
cilidade de se digitar uma assinatura torna necessário o nome do autor no cabeçalho do documento,
que é feito automaticamente pelo sistema ou por meio de uma assinatura eletrônica (uso pelo com-
putador de qualquer símbolo adotado ou autorizado) ou assinatura digital (baseada em métodos
criptográficos de autenticação do originador, podem ser verificados a identidade de quem assina e a
integridade do dado).
A idoneidade de um sistema eletrônico é garantida pela prevenção e pela verificação. A preven-
ção inclui a limitação de acesso à tecnologia por meio de senhas, cartões magnéticos etc. e definição
de regras de workflow (conjunto de regras formais que são definidas para melhorar a eficiência de
um processo específico – Sawaya, 1999) que definem o que será feito e como será feito. Por verifica-
ção, temos a trilha de auditoria, que é um mecanismo que permite registrar todas as intervenções
feitas no documento, garante a autenticidade do documento arquivístico.
Segundo MacNeil, 2000, autenticidade é a capacidade de se provar que um documento arquivístico é
o que diz ser. Fonte: Rosely Curi Rondinelli, Gerenciamento Arquivístico de documentos eletrônicos, 4ª
edição, Editora FGV, rio de Janeiro 2005, páginas 55 a 67.
Exercícios
“A mensagem de correio eletrônico considerada como um documento arquivístico precisa ser
declarada como tal, ou seja, incorporada ao conjunto de documentos do órgão ou entidade, a fim de
manter sua autenticidade, confiabilidade e acessibilidade pelo tempo que for necessário.”
(Conselho Nacional de Arquivos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio
Eletrônico Corporativo. P. 14.)
01. Referente às mensagens de correio eletrônico, consideradas como documentos arquivísticos,

analise as afirmativas a seguir, marque V para as verdadeiras e F para as falsas.
( ) Mensagem cujo conteúdo inicia, autoriza ou completa uma ação de um órgão.
( ) Mensagem cujo conteúdo é de caráter pessoal.
( ) Mensagem cujo conteúdo refere-se à pauta ou registro de reunião.
( ) Mensagem cujo conteúdo é nota, relatório final ou recomendação para uma ação.
( ) Mensagem com material de referência ou documentos usados apenas para subsídio teórico
de uma atividade.
A sequência está correta em:
a) V, F, F, F, F.
b) F, V, V, V, V.
c) F, F, V, F, F.
d) V, F, V, V, F.
02. Em relação às Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos
Digitais, assinale a alternativa INCORRETA.
a) A autenticação é a qualidade de o documento ser verdadeiro, ou seja, ser exatamente aquele
que foi produzido.
3
b) Em longo prazo, a assinatura digital não garante a autenticidade do documento em razão da

necessidade de conversões.
c) A assinatura digital é resultado de um cálculo matemático que envolve a cadeia de bits do
documento e a chave da assinatura digital.
d) Um sistema informatizado tem que ser confiável e deve incluir trilhas de auditoria e controle
de acesso de usuários para garantir a integridade dos documentos.
03. Assinale a alternativa correta quanto à preservação de documentos digitais.
a) O backup impede a preservação do documento digital no futuro.
b) A obsolescência tecnológica diminui o risco de danos aos hardwares.
c) A dependência de hardware específico garante maior possibilidade de preservação de conteúdo.
d) A replicação dos documentos digitais em locais fisicamente separados garante maior
segurança contra perdas.
GABARITO
01 - D
02 - A
03 - D
4
ÍNDICE
SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos )�� 2
Captura��2
Registro��3
Indexação��3
Atribuição de Restrição de Acesso��3
Arquivamento��3
Avaliação, Temporalidade e Destinação��3
Pesquisa, Localização e Apresentação dos Documentos��4
Segurança: Controle de Acesso, Trilhas de Auditoria e Cópias de Segurança��4
Controle de Acesso��4
Uso e Rastreamento��4
Trilha de Auditoria��5
Cópias de Segurança��5
Segurança da Infraestrutura��5
Armazenamento��5
Workflow��6
Preservação Digital��7
Hardware��8
Software��8
Migração��8
Backup��10
Lixo digital��10
Autenticidade Dos Documentos Digitais��10
1
SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Ar-

quivística de Documentos )
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam ao controle do ciclo de vida dos
documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística
de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a
confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja,
seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.
Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação,
controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e proce-
dimentos que garantam o acesso e a preservação em médio e longo prazo de documentos arquivísticos
digitais e não digitais.
Um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou
entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio
eletrônico, páginas web, bases de dados.
É um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção
tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.
REQUISITOS ARQUIVÍSTICOS QUE CARACTERIZAM UM SIGAD
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos.
Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos.
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos.
Integração entre documentos digitais e convencionais.

Manutenção da autenticidade dos documentos.
Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente.
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação.
Gestão de preservação dos documentos.
O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um programa
de gestão arquivística de documentos. O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os
documentos digitais e os convencionais.
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos
e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD.
Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre outras funções da gestão
arquivística de documentos.
Captura
Captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando ele passa a
seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento pode ser incluído
em um fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado.
Em um SIGAD, o documento pode ser produzido tanto diretamente dentro do sistema e então
capturado, como fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de registro, a
captura pode prever a introdução de outros metadados, tais como data e hora da produção, da trans-
missão e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do redator e do destinatário,
entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhamento, dependendo
das necessidades geradas pelos procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico-ad-
ministrativo. Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de maneira
inequívoca e mostrar sua relação com os outros documentos.
2
Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gestão arqui-
vística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um
SIGAD, essa descrição informativa corresponde à atribuição de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado
pelo sistema de gestão arquivística de documentos, assim como facilitar sua recuperação.
Após o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o registro, atribuindo-lhes
número e data de entrada, anotando o código de classificação e o assunto, e procedendo à distribui-
ção dos documentos nas unidades destinatárias.
Classificação
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos
e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de
classificação elaborado pelo órgão ou entidade e que pode incluir ou não a atribuição de código aos
documentos. A classificação deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que
o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação também define a organização
física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
OBJETIVOS DA CLASSIFICAÇÃO:
Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos.
Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo.
Auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade.
Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhi-
dos ou eliminados em conjunto.
Indexação
Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controla-
do e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. Ela tem como objetivo ampliar
as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, e pode ser feita de forma manual
ou automática.
Atribuição de Restrição de Acesso
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja,
se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislação estabelece graus de
sigilo a serem atribuídos a cada documento.
Arquivamento
A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos docu-
mentos convencionais porque nestes o arquivamento é ao mesmo tempo uma operação lógica e física,
como, por exemplo, arquivar um relatório na pasta Relatórios. No documento digital, como suporte
e conteúdo são entidades separadas e o documento é constituído por um objeto físico (suporte),
lógico (software e formato) e conceitual (apresentação), a operação de arquivar significa armazenar o
objeto digital, mantendo sua identificação única e os ponteiros para outros objetos digitais.
Avaliação, Temporalidade e Destinação
É o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos de guarda e
a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de
guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação
do órgão ou entidade. A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de
documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediá-
ria, facilitando a constituição dos arquivos permanentes.
3
O sistema de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve

identificar a temporalidade e a destinação previstas para o documento no momento da captura e do
registro, de acordo com os prazos e ações estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação do
órgão ou entidade. Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento.
O sistema de gestão arquivística de documentos também deve identificar os documentos que
já cumpriram sua temporalidade, para implementar a destinação prevista. Se for um SIGAD, esse
sistema deve ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de
temporalidade e destinação.
Pesquisa, Localização e Apresentação dos Documentos
O sistema de gestão arquivística deve permitir a pesquisa, a localização e a apresentação dos do-
cumentos e informações neles contidas, de forma a facilitar a condução das atividades e satisfazer os
requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade. Em um SIGAD, a pesquisa se faz por meio
de parâmetros predefinidos, selecionados entre as informações coletadas no momento do registro
do documento e entre os metadados a ele associados.
Segurança: Controle de Acesso, Trilhas de Auditoria e Cópias de
Segurança
O sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e procedimentos de segurança
que garantam a integridade dos documentos. Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso
de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e ca-
racterísticas de acesso aos dados, e a manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de
segurança.
Controle de Acesso
O sistema de gestão arquivística precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos por usuário
e/ou grupos de usuários.
O controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes funções:
→→ restrição de acesso aos documentos;
→→ exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados somente aos usuários autorizados;
→→ uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados.
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja,
se são considerados ostensivos ou sigilosos.
O sistema deve impedir que usuários não autorizados tenham acesso aos documentos classifica-
dos como sigilosos, isto é, submetidos às categorias de sigilo previstas em lei, bem como àqueles tidos
como originalmente sigilosos.
Uso e Rastreamento
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos meta-
dados. A gestão desse uso inclui:
→→ identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, do que cada um pode acessar;
→→ identificação da precaução de segurança e da categoria de sigilo dos documentos;
→→ garantia de que somente os indivíduos autorizados tenham acesso aos documentos sigilosos;
→→ registro de todos os acessos, tentativas de acesso e uso dos documentos (visualização, impressão,
transmissão e cópia para a área de transferência), com identificação de usuário, data, hora e, se
possível, estação de trabalho;
4
→→ revisão periódica das classificações de acesso a fim de garantir sua atualização.

O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é uma medida de segurança que tem
por objetivo verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle
de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do órgão ou
entidade e dos documentos produzidos.
Trilha de Auditoria
A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de in-
tervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no sistema.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro
de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recupe-
ração da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a data e a
hora, e as ações realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cum-
primento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade.
OBJETIVOS DA TRILHA DE AUDITORIA:
Identificar os autores de cada operação realizada nos documentos.
Prevenir a perda de documentos.
Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD.
Garantir a segurança e a integridade do SIGAD.
Cópias de Segurança
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos ar-
quivísticos e dos seus metadados. Deve também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda
devido a sinistro, falha no sistema, contingência, quebra de segurança ou degradação do suporte.
Esses mecanismos devem seguir a política de segurança da informação do órgão ou entidade.
O SIGAD deve prover meios de realização de cópias de segurança (backup). Esse processo
consiste na realização de cópias periódicas das informações com o propósito de restauração poste-
rior, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidentes. O processo reverso
ao backup é a restauração (restore), que consiste em recuperar as informações para o ambiente de
produção do SIGAD em um estado consistente.
Segurança da Infraestrutura
A natureza das medidas de segurança da infraestrutura de instalações do acervo digital diz
respeito a requisitos operacionais e não é muito diferente daquela do acervo convencional. Essas
medidas devem considerar os seguintes aspectos:
MEDIDAS DE SEGURANÇA DA INFRAESTRUTURA DE INSTALAÇÕES
As salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao armazenamento dos documentos digitais devem
ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e fornecimento estável de energia elétrica. Deve haver controle
contínuo para verificar se essas condições estão sendo atendidas.
Equipamentos contra incêndio devem estar presentes em toda a área de instalação e de acordo com as normas de segu-
rança estabelecidas.
Os equipamentos contra incêndio devem ser verificados periodicamente e substituídos antes do término da vida útil prevista.
O órgão ou entidade tem que prever instalações adequadas de para-raios, com procedimentos de manutenção periódica,
seguindo a legislação e as normas técnicas estabelecidas.
A área reservada à instalação do SIGAD deve ser compartimentada, com o objetivo de controlar o acesso às informações.
As salas de computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso.
Para acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de segurança têm de estar de acordo com as atribuições indivi-
duais e as regras de segurança do órgão ou entidade.
Armazenamento
As considerações e ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos convencio-
nais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade
e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.
5
Documentos de valor permanente, independentemente do formato, requerem um armazena-

mento criterioso desde o momento da sua produção, para garantir sua preservação no longo prazo.
No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de políticas
e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenti-
cidade, acessibilidade e utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as
mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos.
Os fatores mais importantes para a seleção das opções de armazenamento para documentos
digitais são:
→→ a capacidade dos dispositivos de armazenamento;
→→ segurança dos documentos: as instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, computado-
res) deverão prever a limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, o controle das
áreas de armazenamento e sistemas de detecção de entrada não autorizada. O depósito deve estar
localizado em área que não seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos
procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (cópias de segurança e
segurança da infraestrutura);
→→ características físicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, grau de conta-
minação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciam a adequação das condi-
ções de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos – como controle e veri-
ficação do tempo de vida útil e da estabilidade dos suportes – para prevenir danos aos documentos.
É importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e à
quantidade de documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude adequada, estabilidade de
temperatura e de níveis de umidade, proteção contra sinistro, contaminação (isótopos radioativos,
toxinas, mofo) e infestação de insetos ou micro-organismos. Os documentos digitais devem passar,
periodicamente, pela troca de suporte, isto é, as informações contidas em um suporte devem ser
transferidas para outro. Essa técnica é denominada atualização (refreshing).
Workflow
Workflow é uma tecnologia vocacionada para a automação de processos de trabalho. Este sistema
permite que vários utilizadores interajam entre si por meio em um fluxo de trabalho computorizado
e predefinido, melhorando os processos da instituição por meio da realização de tarefas de forma
coordenada e sequencial.
Os colaboradores terão a possibilidade de acompanhar a tramitação dos documentos e o desen-
volvimento das ações entre os vários participantes do fluxo, o que contribuirá para a melhoria na
realização das atividades, a identificação dos gargalos, o controle dos prazos e o ganho de qualidade
ao produto final.
O Workflow permite a execução de processos de forma estruturada e isso aumenta a confiança
na realização das tarefas e elimina incertezas na tramitação dos documentos.
O Workflow permite a gestão dos processos de negócio em uma instituição, levando os dados
corretos às pessoas adequadas e no momento oportuno. Os documentos, as informações e as ativi-
dades são transmitidos de um participante para outro para que estes desenvolvam ações respeitando
um conjunto de regras procedimentais e fluxos previamente estabelecidos.
Destaca-se uma série de vantagens na automação dos fluxos de trabalho:
→→ Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo.
→→ Rapidez na pesquisa de informações armazenadas.
→→ Informações dos responsáveis por cada atividade do processo, sempre atualizadas.
6
→→ Conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber quais os participantes

estão atuando, quais são os próximos a atuar, e quando etc.
→→ Coordenação e execução das atividades automaticamente com o uso de agendas e trocas de
mensagens eletrônicas com os participantes.
→→ Armazenamento das regras e dos procedimentos.
→→ Diminuição da necessidade circulação de documentos em papel e tramitação automática dos
documentos.
→→ Redução do espaço de armazenamento de informações.
→→ Divisão coordenada do trabalho.
→→ Padronização e melhoria dos processos.
→→ Realização das tarefas de acordo com regras preestabelecidas.
→→ Redução dos erros, custos e tempo de cada atividade. Eficiência melhorada. A automação de
processos de negócios resulta na eliminação de muitos passos desnecessários e na obtenção de
processos mais eficientes e simples.
→→ Controle das atividades do processo – monitoramento constante com emissão de alertas automáticos.
→→ Suporte à tomada de decisões.
→→ Qualidade no produto final e a consequente melhoria no atendimento ao cliente.
Preservação Digital
No final do século XX, a necessidade da implantação de programas de gestão arquivística de
documentos foi reforçada pela produção crescente de documentos arquivísticos exclusivamente
em formato digital – textos, mensagens de correio eletrônico, bases de dados, planilhas, imagens,
gravações sonoras, material gráfico, páginas da web etc.
Diante da crescente utilização da Tecnologia da Informação e Comunicação na produção de do-
cumentos arquivísticos, torna-se fundamental a preocupação com a preservação dos documentos
digitais gerados, uma vez que eles são bastante ameaçados pela fragilidade do suporte e pela obso-
lescência tecnológica.
As instituições precisam definir e implementar uma política de preservação digital, pois é esta
que vai possibilitar a preservação dos documentos digitais produzidos. Por outro lado, sua inexis-
tência terá como consequência a perda do acervo ao longo do tempo, tendo em vista que a ausência
de normas, padrões, modelos, ambientes e procedimentos deixará os profissionais sem uma diretriz
institucional a ser seguida nos momentos críticos.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade,
uma vez que é suscetível à degradação física dos seus suportes, à obsolescência tecnológica de
hardware, software e de formatos, e a intervenções não autorizadas, que podem ocasionar
adulteração e destruição.
Os documentos arquivísticos têm de se manter acessíveis e utilizáveis pelo tempo que for ne-
cessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Devem ser assegura-
das as características dos documentos, tais como autenticidade e acessibilidade, pela adoção de es-
tratégias institucionais e técnicas proativas de produção e preservação que garantam sua perenidade.
Para os documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode
implicar mudança de suporte e formato, bem como atualização do ambiente tecnológico.
A fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato
exigem intervenções periódicas.
7
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Prevenção da obsolescência tecnológica e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração, como atuali-
zação (refreshing) e conversão.
Emulação.
Encapsulamento.
Preservação da tecnologia.
Adoção de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservação recomendável e necessária.
Documentar os procedimentos e as estruturas de metadados.
Hardware
O hardware é um dos elementos básicos do documento digital sem o qual o documento não poderá
ser visualizado. Tendo em vista seu nível de importância neste contexto, o hardware utilizado para a
produção, gestão e preservação deve ser escolhido de forma absolutamente criteriosa (evitando de-
pendência a equipamentos específicos), pois a partir do momento em que escolhemos um tipo muito
específico e raro, a instituição poderá ficar “refém” de determinada tecnologia ou fabricante.
Quando da aquisição dos hardwares, os responsáveis pela compra devem observar se
a tecnologia que está sendo adquirida é compatível com a de diversos fornecedores, com
padrões internacionais e com arquitetura aberta. Isso garantirá o acesso à informação sem in-
terferência direta do fabricante. É recomendado o uso de tecnologias consolidadas, confiáveis
e compatibilizadas pelo mercado.
A obsolescência tecnológica do hardware é outro grande problema que deve ser levando em
consideração quando se pensa em preservação digital de longo prazo, pois há o risco de perda da
documentação digital simplesmente por não haver mais peças ou mão de obra para a manutenção do
equipamento. Desta forma, em algum momento será imprescindível a migração da tecnologia dos
documentos digitais.
Os hardwares são considerados frágeis quando comparados aos suportes convencionais e sua
degradação acontece com muita rapidez. Problemas com a manipulação, a frequência de acesso e os
defeitos de fabricação podem afetar a confiabilidade do suporte, diminuindo sua vida útil.
Software
Assim como acontece com o hardware, as instituições devem evitar dependência a softwares es-
pecíficos e de padrão fechado, tendo em vista que a dependência tecnológica e de fabricante é abso-
lutamente desaconselhável. A utilização de softwares com padrões abertos tem sido uma das alterna-
tivas para a conquista da independência em relação a um fabricante específico. Os padrões abertos
permitem um domínio maior sobre a tecnologia utilizada e sobre a documentação gerada.
Sendo o software um elemento primordial para a visualização do documento digital, sua escolha
deve ser bastante criteriosa. Assim como os hardwares, eles também sofrem com a rápida obsoles-
cência, o que torna obrigatória a adoção de uma política consistente da migração das informações.
A estabilidade no mercado também é fundamental, pois pode evitar a perda de acesso aos docu-
mentos em virtude da descontinuidade do produto. Nesse sentido, é aconselhável o uso de tecnologias
consolidadas, confiáveis e compatibilizadas pelo mercado.
Migração
Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem
acessados face às mudanças tecnológicas.
8
A MIGRAÇÃO CONSISTE NA:

Transferência de um objeto digital de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável
para um suporte mais novo.
Transferência de um objeto digital de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado.
Transferência de um objeto digital de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra
mais moderna.
Os suportes e os formatos dos documentos digitais não duram para sempre, ficando suscetíveis à
obsolescência tecnológica, à fragilidade e à perda de confiabilidade.
A rápida obsolescência dos hardwares e softwares deve ser considerada quando o assunto é pre-
servação digital. É preciso que se garanta a leitura do documento digital armazenado sem maiores
embaraços.
Além da obsolescência, a fragilidade do suporte digital também deve ser considerada quando da
elaboração de uma política de migração, pois os suportes digitais são frágeis e devem ter seu tempo
de vida útil estimado para que não exista o risco de perda de documentação digital por degradação
da mídia.
Para que a instituição possa assegurar a preservação dos documentos digitais, a acessibilidade
futura e a autenticidade, os padrões de formatos dos documentos digitais devem ser rigorosamente
planejados e implementados, tanto para a captura de documentos por meio de equipamentos de di-
gitalização, como para os documentos que já nasceram em meio digital.
CRITÉRIOS PARA A SELEÇÃO DOS PADRÕES DE FORMATOS
FORMATOS ABERTOS Possibilitar a independência do ambiente computacional
(hardware e software).
ACESSIBILIDADE Garantir o acesso ao documento, adotando padrões de
formatos abertos popularmente utilizados e que não ne-
cessitam de um software proprietário para seu acesso.
ESTABILIDADE Adotar formatos estáveis que permitam a atualização de
versões e garantam a compatibilidade.
SUPORTE A METADADOS Alguns formatos incluem campos de metadados que
serão importantes para a preservação e acessibilidade do
documento a longo prazo.
ESPECIFICIDADE DO FORMATO Deve-se definir bem o conjunto de características de cada
formato selecionado, evitando formatos não especifica-
dos, pois quanto mais complexo o formato, maior o nível
de controle e preservação.
INTEROPERABILIDADE Deve-se garantir a interação de documentos digitais entre
diferentes sistemas tecnológicos.
AUTENTICIDADE O formato deve preservar os dados, a estrutura do docu-

mento e toda a informação contextual.
PROCESSABILIDADE É a capacidade de processamento (edição) do documento.

É necessário manter uma versão processável.
APRESENTAÇÃO O formato deve manter as características inerentes à

apresentação do documento digital, pois pode ter valor
significativo para a informação; portanto, a preservação
de suas fontes, cores e lay-outs deve ser considerada.
CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO DOS PADRÕES DE SUPORTES
COMPATIBILIDADE Ser compatível com as diversas tecnologias disponíveis no
mercado.
ESTABILIDADE Adotar suportes estáveis, que permitam atualizações e
garantam a compatibilidade.
ACESSIBILIDADE Suporte que possa ser comprado sem dificuldade de
vários fabricantes, marcas e modelos.
CONFIABILIDADE Ser confiável de forma a garantir o armazenamento e
acesso da informação por longos períodos de tempo. Deve
ser verificada periodicamente, pois o frágil suporte digital
sofre degradação física, o que pode colocar em risco a
documentação digital.
QUALIDADE Ser constituído por matéria-prima de boa qualidade, ter
um processo de produção confiável e ter sua marca reco-
nhecida pelo mercado.
CAPACIDADE Ser compatível com a quantidade de informação a ser
armazenada.
A migração dependerá de análises periódicas dos formatos, suportes e confiabilidade dos do-
cumentos digitais, pois a partir do momento em que for identificado que o suporte ou formato está
ficando obsoleto é necessário fazer a seleção criteriosa de novos formatos e suportes.
9
Backup
Backup é a cópia de dados de um dispositivo para o outro com o objetivo de recuperá-los no caso
de perda dos originais por motivo de pane, sinistro ou desgaste nos equipamentos.
A política de backup é o primeiro passo para a preservação dos documentos digitais, pois garante,
de forma íntegra e confiável, a restauração dos documentos digitais, sistemas informatizados e bases
de dados. O backup é considerado um dos pilares da segurança e confiabilidade da informação e
é uma ferramenta obrigatória para todas as áreas de Informática. Sua ausência pode causar sérios
danos ao acervo digital quando da ocorrência de falhas em equipamentos, sistemas e no próprio
suporte de armazenamento.
ELEMENTOS PARA DEFINIÇÃO DA POLÍTICA DE BACKUP
EQUIPE RESPONSÁVEL Definição da equipe responsável pela elaboração, imple-
mentação, revisão e manutenção das rotinas de backup.
ACERVO DIGITAL Definição de todo o conteúdo que fará parte da política
de backup.
NORMAS E PROCEDIMENTOS Elaboração de normas e procedimentos técnicos para a
realização, manutenção da confiabilidade e recuperação
do backup.
CONSCIENTIZAÇÃO DO USUÁRIO Programa de conscientização dos usuários em relação à
importância de respeitar as regras estabelecidas.
IMPLEMENTAÇÃO Colocação em prática de todas as regras e normas estabe-
lecidas pela política de backup.
REVISÃO PERIÓDICA Revisão da política levando em consideração adaptações,
a realidade da empresa, os acervos e evolução tecnológi-
ca.
As instituições devem fazer o backup da documentação digital e providenciar para que o backup
e os arquivos originais fiquem alocados em prédios distintos. Essa ação evitará a perda integral da
documentação em caso de catástrofes (incêndio, roubo, alagamentos etc.).
É considerado um erro grave manter todo o acervo digital armazenado em um único espaço
físico. Contudo, há que se ressaltar que o ambiente de replicação deve ter no mínimo o mesmo nível
de segurança dos depósitos digitais principais.
As instituições devem definir uma periodicidade para o armazenamento das cópias, um nível de
confiabilidade, um nível de segurança e uma forma de recuperação dos depósitos digitais casa haja
algum tipo de problema.
Lixo digital
Devido à proliferação da documentação em formato digital nos últimos anos, uma grande quantida-
de de lixo digital (documento desprovido de valor) está sendo armazenada nos servidores, microcompu-
tadores e mídias em geral.
O lixo digital pode sobrecarregar os servidores de armazenamento, de forma a colocar em risco a
performance, a rede informatizada e a confiabilidade dos dados.
Assim como funciona para os documentos em suportes convencionais, a eliminação dos docu-
mentos arquivísticos digitais deve contar com a participação de arquivistas e com o uso da Tabela de
Temporalidade de Documentos, que assegurará a eliminação dos documentos desprovidos de valor
(primário e secundário) e resguardará os documentos de valor histórico (valor secundário).
Autenticidade Dos Documentos Digitais

A garantia da autenticidade dos documentos digitais, desde o momento da sua produção até sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente), é fundamental para a qualidade da documen-
tação digital a ser preservada.
10
ELEMENTOS FUNDAMENTAIS PARA A GARANTIA DA AUTENTICIDADE

TRILHA DE AUDITORIA Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentati-
vas de intervenções feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro
de um sistema, informando quem operou, a data e a hora, e as ações realizadas, contribuindo
para:
identificar os autores de cada operação realizada nos documentos;
prevenir a perda de documentos;
monitorar todas as operações realizadas no sistema;
garantir a segurança e a integridade do sistema.
No caso de procedimentos que exijam prazo a ser cumprido pelo órgão
ou entidade, devem ser implementadas ações de rastreamento, de forma a:
determinar os passos a serem dados em resposta às atividades ou ações registradas no docu-
mento;
atribuir a uma pessoa a responsabilidade por cada ação;
registrar a data em que uma ação deve ser executada e a data em que ocorreu.
CONTROLE DE ACESSO Deve limitar ou autorizar o acesso ao acervo digital por usuário e/ou grupos de usuários.
O controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes funções:
restrição de acesso aos documentos;
exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados somente aos usuários
autorizados;
uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados.
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou
seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos.
METADADOS DE PRESER- Deve garantir a preservação das informações funcionais sobre o documento digital, possibi-
VAÇÃO litando o entendimento da tecnologia utilizada na sua produção e manutenção, assim como
todo o seu histórico de acesso, migrações, rejuvenescimento, mídias, sistemas etc.
EXPOSIÇÃO MÍNIMA DO O acervo deve ser acessado somente quando necessário.
DOCUMENTO DIGITAL
FERRAMENTAS DE O estabelecimento de rotinas de rejuvenescimento e rotinas de migração deve levar em consi-
MIGRAÇÃO deração o hardware, o software e os sistemas informatizados. Devem garantir a compatibiliza-
ção da tecnologia legada para a tecnologia-alvo.
Exercícios
01. Analise as afirmativas a seguir relativas ao SIGAD, previsto no e-ARQ Brasil.
I. Ao longo do ciclo de vida, uma série de eventos ocorre no documento digital, e eles devem
ser registrados no SIGAD.
II. Todo documento arquivístico digital é composto por um ou mais componentes digitais.
III. Os documentos arquivísticos digitais relacionam-se formando agregações conceituais.
Estão corretas as afirmativas
a) I, II e III.
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
d) II e III, apenas.
02. Em relação ao Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD),
assinale a alternativa correta.
a) O sucesso do SIGAD dependerá, opcionalmente, da implementação prévia de um programa
de gestão informatizada de documentos.
b) O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os eletrônicos.
c) SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de
gestão arquivística de documentos, processado por computador.
d) Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir
a confiabilidade, a autenticidade, o acesso e a eliminação ao longo do tempo, aos documentos
arquivísticos, ou seja, seu prazo como fonte de prova das atividades do órgão produtor.
e) O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e
documentos digitalizados.
GABARITO
01 - A
02 - C
11
ÍNDICE
NOBRADE��2
Elementos de Descrição��3
Área de identificação��3
Área de contextualização��4
Área de condições de acesso e uso��5
1
NOBRADE
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) prevê a existência de oito áreas com-
preendendo 28 elementos de descrição. Em relação à ISAD(G), possui mais uma área (área 8) e dois
elementos de descrição (6.1 e 8.1), ficando assim constituída:
1) Área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição;
2) Área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e a custódia da
unidade de descrição;
3) Área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da
unidade de descrição;
4) Área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição;
5) Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante
relação com a unidade de descrição;
6) Área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra
informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores;
7) Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a
descrição foi elaborada;
8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registram os termos selecionados para
localização e recuperação da unidade de descrição.
Todos os elementos de descrição apresentam:
a) título;
b) objetivo;
c) regra(s) geral(is) aplicável(is);
d) comentários, em que são fornecidas informações sobre a importância e o funcionamento do
elemento de descrição;
e) procedimentos, que detalham a(s) regra(s) geral(is);
f) exemplos ilustrativos de maneiras de uso do elemento e de interpretação de sua(s) regra(s).
Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber:
→→ código de referência;
→→ título;
→→ data(s);
→→ nível de descrição;
→→ dimensão e suporte;
→→ nome(s) do(s) produtor(es);
→→ condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).
Essa Norma deve ser aplicada à descrição de qualquer documento, independentemente de seu
suporte ou gênero. Informações específicas para determinados gêneros de documentos podem e
devem, sempre que necessário, ser acrescidas.
2
Elementos de Descrição
Área de identificação
Código de referência
Objetivo: identificar a unidade de descrição.
Regra(s): registre, obrigatoriamente, o código do país (BR), o código da entidade custodiadora e o
código específico da unidade de descrição.
Este elemento de descrição é obrigatório.
O código de referência constitui um dos principais pontos de acesso à unidade de descrição.
Composto de três partes principais, duas delas são determinadas a priori, na sua configuração, pela
Norma Internacional, e devem se fazer presentes em todos os níveis de descrição. São elas: código do
país 23 e código da entidade custodiadora. Caso a entidade custodiadora permita acesso em mais de
um endereço, deve-se registrar um código específico para cada subunidade custodiadora existente.
A parte correspondente à especificidade da unidade de descrição deve ser convencionada,
cabendo à entidade custodiadora decidir se utilizará no código de referência um código indicativo
do fundo ou coleção ao qual a unidade descrita pertence e um código correspondente a cada um dos
níveis de descrição que se possa promover, ou alguma outra convenção.
Título
Objetivo: identificar nominalmente a unidade de descrição.
Regra(s): registre o título da unidade de descrição.
Deve-se registrar o título original. Caso isso não seja possível, deve-se atribuir um título elabora-
do a partir de elementos de informação presentes na unidade que está sendo descrita, obedecidas as
convenções previamente estabelecidas.
Nos níveis de descrição 4 e 5, o elemento título pode conter indicações de responsabilidade, tais
como autor, destinatário, emissor, requerente, outorgado e outorgante.
Data(s)
Objetivo: informar a(s) data(s) da unidade de descrição.
Regra(s): forneça obrigatoriamente a(s) data(s) de produção da unidade de descrição. Opcional-
mente, registre outras datas crônicas pertinentes, como data(s) de acumulação ou data(s)-assunto.
Caso seja relevante, registre também a(s) data(s) tópica(s) de produção da unidade de descrição.
Este elemento de descrição é obrigatório no que tange à data crônica.
Em âmbito nacional, a obrigatoriedade recai sobre a(s) data(s) de produção. Datas de acumulação
e datas-assunto podem ser também registradas, sendo devidamente qualificadas como tais. Pode-se,
neste elemento, trabalhar com períodos, ou seja, datas-limite. Opcionalmente, quando considerado
relevante, pode(m)-se informar a(s) data(s) tópica(s) de produção da unidade de descrição.
Nível de descrição
Objetivo: identificar o nível da unidade de descrição em relação às demais.
Regra(s): registre o nível da unidade de descrição.
São considerados seis principais níveis de descrição, a saber:
3
nível 0 = acervo da entidade custodiadora;

nível 1 = fundo ou coleção;
nível 2 = seção;
nível 3 = série;
nível 4 = dossiê ou processo;
nível 5 = item documental.
São admitidos níveis intermediários, representados da seguinte maneira:
acervo da subunidade custodiadora = nível 0,5;
subseção = nível 2,5;
subsérie = nível 3,5.
Dimensão e suporte
Objetivo: identificar as dimensões físicas ou lógicas e o suporte da unidade de descrição.
Regra(s): registre a dimensão física ou lógica da unidade de descrição, relacionando esse dado ao
respectivo suporte.
Constitui informação estratégica para planos de pesquisa e gestão do acervo. O registro nor-
malizado das dimensões permite obter somatórios, propiciando políticas e ações de reprodução, de
conservação e de organização de acervos. As dimensões tornam-se mais precisas quando associadas
a informações relativas ao gênero, espécie ou tipo de documentos.
Área de contextualização
Nome(s) dos produtor(es)
Objetivo: identificar o(s) produtor(es) da unidade de descrição.
Regra(s): registre a(s) forma(s) normalizada(s) do(s) nome(s) da(s) entidade(s) produtora(s) da
unidade de descrição.
A indicação do nome do produtor corresponde à afirmação do princípio da proveniência,
devendo apresentar-se em consonância com outros elementos de descrição utilizados, como Data
(1.3), História administrativa ou biografia (2.2) e Âmbito e conteúdo (3.1), por exemplo.
Na medida em que uma entidade pode incorporar material arquivístico por alteração de compe-
tências, heranças etc., um fundo pode conter mais de um produtor.
Este elemento de descrição é fundamental para o estabelecimento da relação com parcelas do
mesmo fundo ou coleção que se achem sob a custódia de outrem, subordinadas a fundos e coleções
de outros produtores e, também, para o relacionamento entre produtores diferentes. Além disso,
constitui elemento especial para o relacionamento entre a descrição de material arquivístico e o
registro do produtor como autoridade arquivística, conforme prescrito pela norma ISAAR (CPF).
Unidades de descrição hierarquicamente relacionadas e com o mesmo produtor dispensam a
repetição da indicação do produtor. O produtor é a entidade singular ou coletiva responsável, em
última instância, pela acumulação do acervo. Ao longo do seu tempo de atividade, o produtor, seja
uma entidade coletiva, pessoa ou família, pode ter seu nome modificado.
Apesar de o produtor do acervo poder ser autor de boa parte dos documentos que o integram,
produtor e autor devem ser considerados figuras distintas. A figura do autor, seja ela uma pessoa
ou uma entidade corporativa (coletiva) é um subelemento do elemento de descrição Título (1.2),
indicado nos níveis de descrição 4 (dossiê/processo) e 5 (item).
4
Recomenda-se que se proceda, à parte, ao registro de autoridade arquivística da entidade produ-

tora, conforme prescrito pela ISAAR(CPF), estabelecendo as relações pertinentes com este elemento
de descrição e com a História administrativa ou biografia (2.2).
Área de condições de acesso e uso
Condições de acesso
Objetivo: fornecer informação sobre as condições de acesso à unidade de descrição e, existindo
restrições, em que estatuto legal ou outros regulamentos se baseiam.
Regra(s): informe se existem ou não restrições de acesso à unidade de descrição. Em caso afirma-
tivo, indique o tipo de restrição, a norma legal ou administrativa em que se baseia e, se for o caso, o
período de duração da restrição.
Quando a restrição for relativa a uma parte da unidade que está sendo descrita, identifique, ainda
que sumariamente, a parcela que sofre restrição.
Este elemento de descrição é obrigatório nos níveis 0 e 1.
Recomenda-se a padronização dos tipos de restrição. Os mais comuns são: acessível somente por
microfilme, acessível somente por meio eletrônico, documentos sigilosos, estado de conservação,
necessidade de autorização, necessidade de organização, em processamento técnico, necessidade
de prévio aviso, necessidade de titulação, necessidade de vinculação acadêmica ou institucional do
usuário, razões judiciais ou condições impostas na doação, transferência ou recolhimento.
Exercícios
Com relação às disposições da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), julgue
o item seguinte.
01. A NOBRADE tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível,
sendo um de seus princípios a relação entre descrições.
o item seguinte.
02. É exigência da NOBRADE que todos os níveis de descrição sejam implementados.
o item seguinte.
03. Entre as oito áreas de descrição, a de fontes relacionadas corresponde àquela em que se registra
informação sobre a existência de unidades de descrição relacionadas.
o item seguinte.
04. Na elaboração de uma descrição com base na NOBRADE, é obrigatório que se inclua o
elemento nome do produtor.
Gabarito
01 - Certo
02 - Errado
03 - Certo
04 - Certo
5
ÍNDICE
Órgãos e Competências��2
Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002.��2
Capítulo I – do Conselho Nacional de Arquivos��2
Capítulo II – Do Sistema Nacional de Arquivos��3
Capítulo V – Da Declaração de Interesse Público e Social De Arquivos Privados��3
1
Órgãos e Competências
Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002.
Regulamenta a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.
Capítulo I – do Conselho Nacional de Arquivos
Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional,
criado pelo art. 26 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional
de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à
proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 2º Compete ao CONARQ:
I – estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, visando à
gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II – promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à
integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III – revogado;
III – propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à imple-
mentação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430,
de 2011) Vigência
IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos públicos;
V – estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executi-
va, legislativa e judiciária;
VI – subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
política nacional de arquivos públicos e privados;
VII – estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário
da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;
VIII – estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX – identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei n° 8.159,
de 1991;
X – revogado;
X – propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de
interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
XI – estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas
instituições integrantes do SINAR;
XII – recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de
arquivos públicos e privados;
XIII – promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desen-
volver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV – manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas
ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e
encadear ações;
XV – articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de
educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.
2
Art. 3º São membros conselheiros do CONARQ:

I – o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;
II – dois representantes do Poder Executivo Federal;
III – dois representantes do Poder Judiciário Federal;
IV – dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V – um representante do Arquivo Nacional;
VI – dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII – dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;
VIII – um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX – um representante de associações de arquivistas;
X – três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino,
pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
Art. 4º Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ.
Capítulo II – Do Sistema Nacional de Arquivos

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados,
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I – o Arquivo Nacional;
II – os arquivos do Poder Executivo Federal;
III – os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV – os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V – os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI – os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII – os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
Capítulo V – Da Declaração de Interesse Público e Social De Arquivos Privados

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para
a história, a cultura e desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por
decreto do Presidente da República.
§ 1º A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do res-
pectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de
seus detentores pela guarda e a preservação do acervo.
§ 2º São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social:
I – os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;
II – os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3º da Lei n° 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III – os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei n°
3.071, de 1º de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n° 8.159, de 1991. (grifo nosso)
Exercícios
01. Referente ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), previsto no Decreto nº 4.073, de 03
de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei Federal nº 8159/1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos, assinale a alternativa INCORRETA.
a) Os arquivos das câmaras municipais integram o Sistema Nacional de Arquivo.
3
b) Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ.

c) O SINAR tem por finalidade estimular a integração e modernização dos arquivos
públicos e privados.
d) Aos integrantes do SINAR compete garantir a guarda e o acesso aos documentos de
valor permanente.
02. São competências do CONARQ, a(o)
a) promoção do inter-relacionamento entre os arquivos públicos e civis.
b) definição de normas específicas para o Serviço Nacional de Arquivos (SENAR).
c) subsídio para a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento de arquivos públicos
e privados.
d) zelo pelo cumprimento dos dispositivos legais relativos aos arquivos privados.
e) estímulo a programas de preservação de documentos no âmbito federal.
03. Uma das competências do Sistema Nacional de Arquivos é
a) zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento
e o acesso aos arquivos públicos.
b) estimular a integração e a modernização dos arquivos públicos e privados.
c) subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades
da política nacional de arquivos públicos e privados.
d) promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos.
e) implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação
e ao acesso aos documentos de arquivo.
GABARITO
01 - C
02 - C
03 - E
4

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Arquivo, Museu e Biblioteca

Paralelo entre Arquivo e Biblioteca

Documentos textuais. Documentos impressos.

Os documentos são produzidos Os documentos são produzidos e

A respeito dos fundamentos da Arquivologia, julgue o item a seguir.

02. Arquivos, bibliotecas e museus têm em comum a missão de

03. Analise o texto abaixo:

Com relação à Arquivologia, julgue o item que se segue.

A respeito dos fundamentos da Arquivologia, julgue o item a seguir.

A respeito dos fundamentos da Arquivologia, julgue o item a seguir.

09. Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta.

Polissemia da Palavra “Arquivo”

A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das

Disco – Suporte circular plano, onde são gravados sons. [2]

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

˃˃ Acondicionamento: Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso(1).

˃˃ Base de dados: Conjunto de dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados

02. Os suportes dos documentos de arquivo incluem:

09. A ordenação dos documentos em fundos é chamada de:

˃˃ Documento ostensivo: Documento sem qualquer restrição de acesso.

˃˃ Herança de Fundos: Transmissão de um fundo a outra entidade produtora, a título de conti-

˃˃ Plano de destinação: Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.

˃˃ Tabela de temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competen-

Proveniência / Respeito aos Fundos

Gestão de Documentos/Gestão Documental

O que é a gestão de documentos?

Lei 8.159/91 Art. 3º – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de PRODUÇÃO,

˃˃ DISPONIBILIDADE DAS INFORMAÇÕES: Garantir que as informações estejam disponí-

˃˃ ELIMINAÇÃO SEGURA DOS DOCUMENTOS: Garantir a eliminação segura dos docu-

˃˃ USO ADEQUADO DE EQUIPAMENTOS: Garantir a adequada utilização dos equipamentos

Produção Utilização Destinação

˃˃ gestão de formulários e modelos;

˃˃ otimizar o uso dos recursos reprográficos e informáticos;

˃˃ difusão de diretrizes e normas para o bom desempenho institucional;

˃˃ Protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição;

˃˃ Organização e arquivamento dos documentos;

˃˃ Elaboração de normas de acesso;

˃˃ eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente;

Nesta função estão inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de contingência

08. O “conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a

Tratamento dos Documentos nos Arquivos Intermediários:

Valor dos Documentos

a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição que os

Instrumentos de Gestão Documental

Tabela de Temporalidade e Destinação Documentos (TTD)

Determinantes na definição dos prazos de guarda:

Tabela 3: recorte da tabela de temporalidade – PRF.

Assinale a sequência correta.

Arquivo Corrente ou Arquivo de Primeira Idade

˃˃ Consulta restrita ao órgão produtor.

Desse modo, jamais podem ser eliminados.

Transferência, Recolhimento e Eliminação dos Documentos

Ciclo Vital (P2)

Vantagens do Processo de Avaliação

Plano de Destinação de Documentos

Eliminação de Documentos Arquivísticos

Classificação de Arquivos e Classificação de Documentos - Parte 1

Classificação quanto à Extensão de sua Atuação

˃˃ FILMOGRÁFICO: gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em

A respeito dos fundamentos da Arquivologia, julgue o item a seguir.

Classificação quanto à Forma ou Tradição Documental